Α ΔΚΠΑΗΓΔΤΣΗΚΖ ΔΗΡΑ ΣΜΖΜΑ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΣΔΛΗΚΖ ΔΡΓΑΗΑ

Transcript

1 Α ΔΚΠΑΗΓΔΤΣΗΚΖ ΔΗΡΑ ΣΜΖΜΑ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΣΔΛΗΚΖ ΔΡΓΑΗΑ ΘΔΜΑ: ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΑΠΟΘΔΜΑΣΧΝ ΚΑΗ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΑΠΟΘΖΚΧΝ ΣΟΤ ΓΖΜΟΤ: ΔΡΔΤΝΑ Δ ΟΜΑΓΑ ΓΖΜΧΝ ΣΖ ΑΣΣΗΚΖ Σεο ζπνπδάζηξηαο: Όιγαο αξαθίδνπ Δπηβιέπσλ: θ. Καξαγηιάλεο ηπιηαλόο ΣΑΤΡΟ 2007

2 ηνπο γνλείο κνπ 2

3 Δπραξηζηίεο: Κακία εξγαζία δελ κπνξεί λα νινθιεξσζεί από έλα θαη κόλν άηνκν. Έηζη γηα ηελ παξνύζα εξγαζία νθείισ λα επραξηζηήζσ νξηζκέλνπο αλζξώπνπο πνπ ζπλέβαιαλ ζηελ πξαγκαηνπνίεζε ηεο, είηε βνεζώληαο ζηε ζπιινγή ησλ πιεξνθνξηώλ, είηε απιώο εθθξάδνληαο ηελ πνιύηηκε γλώκε ηνπο. Δπραξηζηώ ηνπο Γηώξγν Κνπξνπβαθάιε θαη Γηάλλε Πάιιε γηα ηνλ Γήκν Εσγξάθνπ, Μάξθν Ενπγαλέιε γηα ηνλ Γήκν Ταύξνπ, Γηώξγν Γνπιηέικν, Γηάλλε Μόξηε θαη Νίθε Γεκαθνπνύινπ γηα ηνλ Γήκν Αζελαίσλ, Τνλ Νίθν Αιακπάλν γηα ηε ζπιινγή ησλ ηζνινγηζκώλ ησλ Γήκσλ Καη ηε Γέζπνηλα Φαληδή γηα ηηο πνιύηηκεο ζπκβνπιέο ηεο. 3

4 ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΑ Πεξηερόκελα 4 Πεξίιεςε..7 Δηζαγσγή.. 9 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 1 Ο ΓΖΜΟ Χ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΜΟΝΑΓΑ ΖΜΔΡΑ 1.1 Ο ΟΣΑ σο ηδηαίηεξε νηθνλνκηθή νληόηεηα Ζ νηθνλνκηθή θαηάζηαζε ησλ Γήκσλ ζήκεξα θαη πώο επηδξά ε Γηαρείξηζε ησλ Τιηθώλ Έζνδα Γαπάλεο Ο ξφινο ησλ νηθνλνκηθψλ ππεξεζηψλ ησλ Ο.Σ.Α 17 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 2 ΓΗΟΗΚΖΖ ΔΦΟΓΗΑΣΗΚΖ ΑΛΤΗΓΑ Δ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΔ ΜΟΝΑΓΔ ΣΟΤ ΗΓΗΧΣΗΚΟΤ ΚΑΗ ΓΖΜΟΗΟΤ ΣΟΜΔΑ (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) 2.1 Γεληθά γηα ηα Logistics θαη ηε Γηνίθεζε Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο Γξαζηεξηόηεηεο ησλ Logistics Ζ ζεκαζία ησλ Logistics Γνκή ησλ Logistics..25 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 3 ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΑΠΟΘΔΜΑΣΧΝ 3.1 Υξεζηκόηεηα απνζεκάησλ ηνηρεία ειέγρνπ απνζεκάησλ ηνηρεία θόζηνπο απνζεκάησλ Κφζηνο Κεθαιαίνπ ζε Δπέλδπζε Απνζεκάησλ (Capital Cost) Κφζηνο δηαηήξεζεο απνζέκαηνο (Carrying Cost) Κφζηνο παξαγγειηψλ (Ordering Cost) Κφζηνο έιιεηςεο αγαζψλ (shortage cost, stock out cost) Γνκή πζηήκαηνο Διέγρνπ Απνζεκάησλ Πξφβιεςε ηεο δήηεζεο Αλάγθε γηα πξόβιεςε Σηνηρεία θαη κέζνδνη πξόβιεςεο Μνληέια Απνζεκάησλ Βαζηθέο θαηεγνξηνπνηήζεηο ησλ κνληέισλ απνζεκάησλ Οηθνλνκηθή Πνζόηεηα Παξαγγειίαο (ΟΠΠ) ABC Αλάιπζε Φηινζνθίεο δηνίθεζεο απνζεκάησλ..43 4

5 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 4 Ζ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΣΖ ΑΠΟΘΖΚΖ ΚΑΗ Ζ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΤΛΗΚΧΝ Δ ΔΝΑΝ ΓΖΜΟ 4.1 Σν ζεζκηθό πιαίζην δηαρείξηζεο απνζεκάησλ θαη ιεηηνπξγίαο απνζεθώλ Ζ δηαηήξεζε απνζεκάησλ πιηθψλ θαη εθνδίσλ Ζ δηαρείξηζε απνζεκάησλ Ζ ιεηηνπξγία ηεο απνζήθεο Σα απνζέκαηα ζηα πιαίζηα ηνπ θπθινθνξνύληνο ελεξγεηηθνύ Ο ξόινο ηεο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ θαη ηεο νξγαλσκέλεο απνζήθεο ζηελ νηθνλνκηθή δηαρείξηζε ηνπ Γήκνπ Ζ νηθνλνκηθή πιεπξά Ζ ειεγθηηθή πιεπξά Ζ αμία θηήζεο ησλ πιηθώλ Ζ θνζηνιόγεζε ησλ πιηθώλ Πφηε ηα απνζέκαηα απνηεινχλ θφζηνο γηα ηνλ Οξγαληζκφ Ζ θνζηνιφγεζε ησλ πιηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ θαηαζθεπή ησλ έξγσλ (α χιεο-ινγαξ.24) Ζ θνζηνιφγεζε ησλ αλαισζίκσλ πιηθψλ θαη ησλ αληαιιαθηηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ ζπληήξεζε ησλ παγίσλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ (ινγ. 25, 26) Σν βηβιίν απνζήθεο θαη ε ηήξεζή ηνπ Ζ κνξθή ηνπ βηβιίνπ απνζήθε Ο ηφπνο ηήξεζεο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο Ο ρξφλνο δηαθχιαμεο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο Ο έιεγρνο νξζφηεηαο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο Ζ ρξήζε θσδηθψλ ζην βηβιίν απνζήθεο Δηδηθέο πεξηπηψζεηο Γηαρείξηζε ησλ εξγαιείσλ Σθάξηα πιηθά Καηαζηξνθέο πιηθώλ Γηαρείξηζε δεηγκάησλ θαη εηδώλ ππό δνθηκή Μηθξν-πιηθά Δίδε ζπζθεπαζίαο πξνο επηζηξνθή Αγαζά επί παξαθαηαζήθε Υιηθά πνπ δελ εηζέξρνληαη θπζηθά ζηελ απνζήθε Φπζηθή δηαθίλεζε ησλ πιηθώλ ηεο απνζήθεο (εηζαγσγή-εμαγσγή) Δηζαγσγή πιηθψλ ζηελ απνζήθε Δμαγσγή πιηθψλ απφ ηελ απνζήθε πλνδεπηηθά έγγξαθα ησλ απνζεκάησλ Γειηίν εηζαγσγήο Γειηίν εμαγσγήο Γειηίν εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο (ΓΔΓ) Γειηίν απνζηνιήο Ζ απνγξαθή θαη ε απνηίκεζε ησλ απνζεκάησλ Μέζνδνη απνηίκεζεο Μέζνδνο ηνπ κέζνπ ζηαζκηθνχ θφζηνπο Μέζνδνο ηνπ θπθινθνξηαθνχ κέζνπ φξνπ ή ησλ δηαδνρηθψλ ππνινίπσλ FIFO First In - First Out (πξψηε εηζαγσγή-πξψηε εμαγσγή) LIFO Last In - First Out (ηειεπηαία εηζαγσγή-πξψηε εμαγσγή) 71 5

6 4.9.2 Γηαδηθαζηηθά ζέκαηα ηεο απνγξαθήο ησλ απνζεκάησλ Δηδηθά ζέκαηα ηεο απνγξαθήο ησλ απνζεκάησλ Πιεξνθνξηαθό ύζηεκα.73 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 5 ΜΔΛΔΣΖ ΠΔΡΗΠΣΧΖ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΑΠΟΘΖΚΧΝ ΣΟΤ ΓΖΜΟΤ ΑΘΖΝΑΗΧΝ, ΣΑΤΡΟΤ ΚΑΗ ΕΧΓΡΑΦΟΤ 5.1 θνπόο ηεο κειέηεο πεξίπησζεο Δξγαιεία έξεπλαο Γήκνο Αζελαίσλ Οη απνζήθεο ηνπ Γήκνπ Αζελαίσλ Σν Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα ηνπ Γήκνπ Αζελαίσλ Σππνπνίεζε δηαδηθαζηψλ θαη ζπλεξγαζία κε ην Σκήκα Πξνκεζεηψλ Γηαδηθαζία παξαιαβήο πιηθψλ απφ πξνκεζεπηή Γηαδηθαζία εμαγσγήο πιηθψλ απφ ηελ απνζήθε πκπεξάζκαηα -Πξνηάζεηο γηα ην Γήκν Αζελαίσλ Γήκνο Σαύξνπ Οη απνζήθεο ηνπ Γήκνπ Σαχξνπ Σν Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα ηνπ Γήκνπ Σαχξνπ Σππνπνίεζε δηαδηθαζηψλ θαη ζπλεξγαζία κε ην Σκήκα Πξνκεζεηψλ πκπεξάζκαηα Πξνηάζεηο Γήκνο Εσγξάθνπ Οη απνζήθεο ηνπ Γήκνπ Εσγξάθνπ Σν Π ηνπ Γήκνπ Εσγξάθνπ Σππνπνίεζε δηαδηθαζηψλ θαη ζπλεξγαζία κε ην Σκήκα Πξνκεζεηψλ πκπεξάζκαηα-πξνηάζεηο.95 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 6 ΣΔΛΗΚΑ ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ...96 ΒΗΒΛΗΟΓΡΑΦΗΑ 98 ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ Δξσηεκαηνιόγην Πξόηππα έγγξαθα δηαρείξηζεο απνζήθεο Πίλαθαο εηθνλνγξάθεζεο.114 Πίλαθαο ζπληνκνγξαθηώλ 116 6

7 ΠΔΡΗΛΖΦΖ Ζ παξνχζα εξγαζία απνηειείηαη απφ δχν κέξε. Σν πξψην κέξνο είλαη ην ζεσξεηηθφβηβιηνγξαθηθφ πνπ πεξηιακβάλεη ηα θεθάιαηα 1 έσο 4. Σν δεχηεξν κέξνο πεξηιακβάλεη ηελ κειέηε πεξίπησζεο θαη πεξηγξάθεηαη ζηα θεθάιαηα 5 θαη 6. ην ζεσξεηηθφ θνκκάηη γίλεηαη αλαθνξά ζηελ νηθνλνκηθή θαηάζηαζε ησλ δήκσλ κε ζθνπφ λα γίλνπκε αθξηβείο γλψζηεο ηεο πξαγκαηηθφηεηαο πνπ ηζρχεη ζηελ Σνπηθή Απηνδηνίθεζε ζήκεξα. Σαπηφρξνλα επηρεηξείηαη ε ζεσξεηηθή παξνπζίαζε ηεο Γηνίθεζεο Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο (Supply Chain Management) θαη ησλ Logistics, θαη γίλεηαη νξηνζέηεζε ηνπ ηη ηειηθά ζεκαίλνπλ νη παξαπάλσ φξνη γηα έλαλ ΟΣΑ. Αθνινχζσο αλαιχεηαη ην θαηεμνρήλ θνκκάηη ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο πνπ αθνξά ηνπο Γήκνπο, ην νπνίν είλαη ε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ. Παξνπζηάδνληαη πξαθηηθέο, κέζνδνη θαη εξγαιεία πνπ εθαξκφδνληαη θαη απνδίδνπλ ζηνλ Ηδησηηθφ Σνκέα θαη εμεηάδεηαη ππφ πνηεο ζπλζήθεο κπνξνχλ λα εθαξκνζηνχλ ζηελ πεξίπησζε ησλ ΟΣΑ. Αθφκε κειεηνχληαη ηα νθέιε πνπ κπνξνχλ λα πξνθχςνπλ σο απνηέιεζκα θαιήο δηαρείξηζεο ησλ παληφο είδνπο πιηθψλ πνπ έρεη έλαο Γήκνο. Ζ κειέηε πεξίπησζεο ζηνπο Γήκνπο Αζελαίσλ, Σαχξνπ θαη Εσγξάθνπ επηβεβαηψλεη, φηη ε απνπζία νινθιεξσκέλεο δηαρείξηζεο θνζηίδεη πνηθηινηξφπσο ζηνπο ΟΣΑ, φκσο φπνπ εθαξκφδεηαη, απνδεηθλχεηαη πνιχηηκν εξγαιείν εμνηθνλφκεζεο πφξσλ θαη πξναγσγήο ηεο απνδνηηθήο ιεηηνπξγίαο ησλ Γήκσλ. SUMMARY This thesis contains two parts. The first four chapters are the theoretical part and the following two part parts present the case study of the three municipalities of Athens, Tavros and Zografou including the final results. In the beginning the financial situation of the First Level Of Local Government (LG) is presented according to facts and figures that were collected from KEDKE and ITA. This was necessary in order to be understood the circumstances under which LG has to accomplish its goals not only at the present but also in the future. In the following Chapter the terms of Logistics and Supply Chain Management are presented and explained according to the needs of LG. In Chapter 3 we analyze the crucial role that Inventory Management and Materials Planning play as a more specific part of the Supply Chain. It becomes clear that LG can 7

8 benefit from their implementation. The three case Studies in the pre-mentioned Municipalities prove that the lack of Logistics Management in LG causes maladministration following from a number of other various problems. On the other hand when there is good will and efficient effort to implement these strategies, the municipalities then obtain a very useful and precious tool that helps them in cost reduction and effective administration. 8

9 ΔΗΑΓΧΓΖ ηφρνο ηεο παξνχζαο εξγαζίαο είλαη λα αλαδείμεη ηελ ρξεζηκφηεηα θαη ηελ αλαγθαηφηεηα ηεο δηνίθεζεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο θαη ηεο δηαρείξηζεο ησλ απνζεκάησλ ζηνπο ζχγρξνλνπο ΟΣΑ. θνπφο είλαη λα παξνπζηαζηνχλ νη σθέιεηεο απφ ηελ εθαξκνγή ηεο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ θαη ηεο νξζήο ιεηηνπξγίαο ησλ απνζεθψλ ζηελ Σνπηθή Απηνδηνίθεζε, ιακβάλνληαο ππφςε ηνπο ιφγνπο γηα ηνπο νπνίνπο ε ζηξαηεγηθή απηή έρεη επηθξαηήζεη πιένλ παγθνζκίσο ζηνλ ηδησηηθφ ηνκέα. Δπηπιένλ επηρεηξείηαη ε απνηχπσζε ηεο θαηάζηαζεο πνπ επηθξαηεί ηελ πεξίνδν απηή ζηελ δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ θαη ζηε ιεηηνπξγία ησλ απνζεθψλ ζε ηξεηο Γήκνπο ηεο Αηηηθήο, ησλ πξνβιεκάησλ πνπ δεκηνπξγεί ε κε ρξεζηκνπνίεζε ησλ αξρψλ ηνπο θαη ησλ δηεπθνιχλζεσλ πνπ δεκηνπξγεί ε αμηνπνίεζε ηνπο ζηελ γεληθφηεξε δηαρείξηζε ελφο Γήκνπ. Ζ έξεπλα πνπ πξαγκαηνπνηήζεθε ζηνπο Γήκνπο Αζελαίσλ, Σαχξνπ θαη Εσγξάθνπ ήηαλ πνηνηηθή. Γηα ηελ ζπιινγή ησλ πιεξνθνξηψλ ρξεζηκνπνηήζεθε ελδεηθηηθφ εξσηεκαηνιφγην, ην νπνίν παξαηίζεηαη ζην Παξάξηεκα θαη ζχκθσλα κε ην νπνίν πξαγκαηνπνηήζεθαλ νη ζπλεληεχμεηο κε ηνπο αξκνδίνπο ησλ απνζεθψλ ησλ δήκσλ. ην πξψην θεθάιαην απνηππψλεηαη ε νηθνλνκηθή θαηάζηαζε ησλ δήκσλ ζχκθσλα κε επίζεκα ζηνηρεία ηεο Κεληξηθήο Έλσζεο Γήκσλ θαη Κνηλνηήησλ Διιάδνο θαη ηνπ Ηλζηηηνχηνπ Σνπηθήο Απηνδηνίθεζεο. Παξνπζηάδνληαη νη δπζθνιίεο πνπ αληηκεησπίδνπλ νη ΟΣΑ ζην παξφλ θαη πνπ ζα ζπλερίδνπλ λα αληηκεησπίδνπλ θαη ζην κέιινλ. Με απηήλ ηελ δεδνκέλε πξαγκαηηθφηεηα αλαδεηνχληαη ιχζεηο απφ λέεο κεζφδνπο θαη εξγαιεία, φπσο ε δηνίθεζε εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο (Supply Chain Management-Logistics), πνπ παξνπζηάδνληαη ζχληνκα ζην δεχηεξν θεθάιαην. ην ηξίην θεθάιαην εμεηδηθεχνπκε ηελ αλαθνξά καο ζε έλα πην ζπγθεθξηκέλν εξγαιείν ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο πνπ αθνξά πεξηζζφηεξν ζηνπο ΟΣΑ, ζηελ δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ. Παξνπζηάδνληαη απηά πνπ εθαξκφδνληαη σο βέιηηζηε ηαθηηθή ζηνλ ηδησηηθφ ηνκέα, κε ηελ πξννπηηθή πσο κπνξνχλ λα αμηνπνηεζνχλ θαη ζηνλ δεκφζην θαη πην εηδηθά ζηνλ ρψξν ηεο Σνπηθήο Απηνδηνίθεζεο. ην ηέηαξην θεθάιαην παξνπζηάδνληαη αλαιπηηθά ηα φζα ηζρχνπλ θαη εθαξκφδνληαη κέρξη ηψξα ζε έλαλ ΟΣΑ ζρεηηθά κε ηελ δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ, ηελ ιεηηνπξγία ηεο απνζήθεο, ηελ ηήξεζε ηνπ βηβιίνπ ηεο απνζήθεο θα. ην πέκπην θεθάιαην γίλεηαη ε παξνπζίαζε ησλ δήκσλ πνπ έιαβε 9

10 ρψξα ε έξεπλα (Γήκνο Αζελαίσλ, Σαχξνπ θαη Εσγξάθνπ). Διέγρεηαη ηφζν ε νξγάλσζε ηνπ απνζεθεπηηθνχ ρψξνπ ηνπο, φζν θαη ε ιεηηνπξγία θαη αμηνπνίεζε ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο πνπ πηζαλφλ ρξεζηκνπνηνχλ, θαζψο επίζεο θαη νη δηαδηθαζίεο πνπ ηεξνχληαη γηα ηελ νξζή δηαρείξηζε ησλ πάζεο θχζεσο πιηθψλ πνπ δηαζέηεη έλαο δήκνο (εηζαγσγή, εμαγσγή πιηθψλ, θνζηνιφγεζε ππεξεζηψλ, θα). Ζ ππφζεζε ηεο έξεπλαο ζρεηηθά κε ην θαηά πφζν κπνξνχλ λα βνεζήζνπλ νη κεζνδνινγίεο ηνπ ζχγρξνλνπ Supply Chain Management ηελ ιεηηνπξγία ησλ ΟΣΑ κπνξνχκε λα ππνζηεξίμνπκε πσο ζε κεγάιν βαζκφ επαιεζεχηεθε, ηφζν απφ ηελ πεξίπησζε ηνπ Γήκνπ Αζελαίσλ πνπ θηλείηαη ζην πλεχκα ηεο δηνίθεζεο Logistics θαη απνιακβάλεη θαιχηεξεο δηαρείξηζεο ησλ απνζεκάησλ ηνπ, φζν θαη απφ ηνπο δχν άιινπο δήκνπο, φπνπ ε απνπζία ησλ αξρψλ ηεο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ δεκηνπξγεί αξθεηά πξνβιήκαηα. 10

11 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 1 Ο ΓΖΜΟ Χ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΜΟΝΑΓΑ ΖΜΔΡΑ «Οη νξγαληζκνί ηνπηθήο απηνδηνίθεζεο έρνπλ δηνηθεηηθή θαη νηθνλνκηθή απηνηέιεηα.» χληαγκα ηεο Διιάδνο, (άξζξν 102, παξ. 2) «Οη δεκνηηθέο θαη θνηλνηηθέο αξρέο θαηά ηελ άζθεζε ησλ αξκνδηνηήησλ ηνπο ζα πξέπεη λα ιακβάλνπλ ππόςε: Τνπο δηαζέζηκνπο πόξνπο γηα ηελ θάιπςε ηεο αξκνδηόηεηαο ηνπο θαη ηελ αλάγθε λα δηαζθαιηζζεί ε επσθειήο, ε απνηειεζκαηηθή ρξήζε θαη ε ηζόξξνπε θαηαλνκή ηνπο». Κψδηθαο Γήκσλ θαη Κνηλνηήησλ (Άξζξν 76, παξ. 1, εδ. γ) 1.1 Ο ΟΣΑ σο ηδηαίηεξε νηθνλνκηθή νληόηεηα Ζ νηθνλνκηθή απηνηέιεηα ησλ Οξγαληζκψλ Σνπηθήο Απηνδηνίθεζεο (ΟΣΑ), φπσο θαηνρπξψλεηαη απφ ην ίδην ην χληαγκα, έρεη ηελ έλλνηα ηεο νηθνλνκηθήο αλεμαξηεζίαο ηνπ απηνδηνηθνχκελνπ νξγαληζκνχ. Οη ΟΣΑ κπνξνχλ λα έρνπλ δηθή ηνπο πεξηνπζία θαη δηθά ηνπο έζνδα, λα δηαρεηξίδνληαη θαη λα δηαζέηνπλ απηά θαηά βνχιεζε, ζπληάζζνληαο δηθφ ηνπο πξνυπνινγηζκφ, κε ζηφρν ηελ εθπιήξσζε ηνπ ζθνπνχ ιεηηνπξγίαο ηνπο, αζθψληαο ηαπηφρξνλα δηθφ ηνπο δεκνζηνλνκηθφ απηνέιεγρν. ( Μπέζηια-Βήθα, 2003) Θα κπνξνχζακε λα πνχκε, φηη νη ΟΣΑ απνηεινχλ κηα εηδηθή θαηεγνξία νηθνλνκηθήο κνλάδαο. Γελ έρνπλ βέβαηα ηνλ ίδην ζηφρν κε ηηο νηθνλνκηθέο κνλάδεο ηεο ηδησηηθήο νηθνλνκίαο, δειαδή ηε δεκηνπξγία θέξδνπο, γηαηί απφ ηε θχζε ηνπο δελ είλαη θεξδνζθνπηθέο. Κχξηνο ζθνπφο ηνπο είλαη ε παξαγσγή θνηλσληθνχ έξγνπ ζε ηνπηθή θιίκαθα. Απνηεινχλ δειαδή ηδηφκνξθε νηθνλνκηθή κνλάδα γηα ηελ γεληθφηεξε εχξπζκε ιεηηνπξγία ηεο θνηλσλίαο (αλάπηπμε, πνιηηηζκφο, πνηφηεηα δσήο, πεξηβάιινλ, παηδεία, απαζρφιεζε, θνηλσληθή πξνζηαζία θιπ.). 11

12 Μηα επηπιένλ ηδηνκνξθία πνπ παξνπζηάδνπλ είλαη, φηη επεξεάδνληαη νηθνλνκηθά απφ έλαλ εμσηεξηθφ θχθιν «εηζξνψλ», πνπ έρεη λα θάλεη κε ηηο επηρνξεγήζεηο πνπ δέρνληαη απφ ηνλ θξαηηθφ θνξέα θαζψο θαη απφ άιινπο ζεζκνζεηεκέλνπο πφξνπο (Δηθ.1), αλ θαη νη πφξνη απηνί ζπρλά αδπλαηνχλ λα θαιχςνπλ ηηο αλάγθεο ηνπο. Τιηθά έμνδα ΟΣΑ Τπεξεζίεο έξγα ρξήκαηα Πσιήζεηο Απαηηήζεηο δεκόηεο επηρνξεγήζεηο Φόξνη-ηέιε θξάηνο Δηθφλα 1.1: Ο εζσηεξηθφο θχθινο ιεηηνπξγίαο ελφο ΟΣΑ θαη ν εμσηεξηθφο θχθινο «εηζξνψλ» (Πεγή: Καξαγηιάλεο, 2007,ζει. 8) Δπηπιένλ αο κελ παξαιείςνπκε ην γεγνλφο, φηη νη ΟΣΑ σο θνξείο άζθεζεο δεκφζηαο εμνπζίαο ππφθεηληαη ζε πεξηζζφηεξνπο πεξηνξηζκνχο σο πξνο ηελ ιεηηνπξγία ηνπο. Απηφ πεξηνξίδεη αξθεηά ηνλ ηξφπν δξάζεο ηνπο, ν νπνίνο πξέπεη πάληα λα θηλείηαη ζηα πιαίζηα ηνπ «ηη πξνβιέπεηαη απφ ην λφκν». Έηζη δελ έρνπλ ηελ ειεπζεξία θηλήζεσλ πνπ έρνπλ νη ηδησηηθέο επηρεηξήζεηο, φπσο γηα παξάδεηγκα ζηνλ ηνκέα ησλ πξνκεζεηψλ. Βέβαηα απφ ηελ άιιε πιεπξά δελ πξέπεη λα δηαθεχγεη ην γεγνλφο, πσο θαη νη ΟΣΑ δξνπλ κέζα ζην πιαίζην ηνπ γεληθφηεξνπ νηθνλνκηθνχ ζπζηήκαηνο θαη επεξεάδνληαη απφ απηφ (πρ επηηφθηα θαηαζέζεσλ, πιεζσξηζκφο θα). Αθφκε νξηζκέλα ραξαθηεξηζηηθά ηα νπνία δηέπνπλ ηε ιεηηνπξγία ησλ κνλάδσλ ηνπ ηδησηηθνχ ηνκέα, αλαγθαζηηθά πξέπεη λα δηέπνπλ θαη ηε δηθή ηνπο ιεηηνπξγία. πσο γηα παξάδεηγκα είλαη νξζφ ε κνλάδα ηνπ ηδησηηθνχ ηνκέα λα παξαθνινπζεί ηα θνζηνιφγηά ηεο, έηζη πξέπεη λα θάλεη θαη έλαο ΟΣΑ. Σν ζχλεζεο φκσο είλαη, ν θνξέαο απηφο λα ηα αγλνεί θαη λα δηέπεηαη άιινηε απφ ηε ινγηθή ηεο πξνζθνξάο εξγαζίαο γηα ηε κείσζε ηεο αλεξγίαο, θαη άιινηε απφ δηάθνξεο κεζφδνπο πνπ θακία ζρέζε δελ έρνπλ κε ηε νξζνινγηθή δηαρείξηζε, πνπ πξέπεη λα ραξαθηεξίδεη αθφκα θαη έλαλ κε 12

13 θεξδνζθνπηθφ νξγαληζκφ απηνχ ηνπ είδνπο. ηαλ φλησο έηζη ζπκβαίλεη είλαη κε καζεκαηηθή αθξίβεηα βέβαην, πσο νη ΟΣΑ δπζθνιεχνληαη λα πξνγξακκαηίζνπλ θαη λα ην πινπνηήζνπλ κε απνηειεζκαηηθφ θαη απνδνηηθφ ηξφπν ην έξγν ηνπο. Κηλδπλεχνπλ λα βξεζνχλ εγθισβηζκέλνη ζε νηθνλνκηθά αδηέμνδα. Μήπσο φκσο απηή δελ είλαη ε πξαγκαηηθφηεηα ζήκεξα γηα ηνπο πεξηζζφηεξνπο απφ απηνχο; Γηα ηνλ ιφγν απηφ πξέπεη πιένλ νη ΟΣΑ λα αληηκεησπίδνληαη εθηφο απφ θνξείο άζθεζεο θνηλσληθνχ έξγνπ θαη σο νηθνλνκηθέο νληφηεηεο, πνπ επηβάιιεηαη λα είλαη βηψζηκνη, λα ιεηηνπξγνχλ εχξπζκα,θαη ηνπιάρηζηνλ λα κελ είλαη δεκηνγφλνη θαη ειιεηκκαηηθνί. Ο ηνκέαο ηεο ηδησηηθήο νηθνλνκίαο έρεη λα πξνζθέξεη πιήζνο παξαδεηγκάησλ θαη θαιψλ πξαθηηθψλ πνπ ζα κπνξνχζαλ, φζν απηφ είλαη εθηθηφ ζηα πιαίζηα ησλ λνκηθψλ δεζκεχζεσλ πνπ ραξαθηεξίδνπλ ηελ Σνπηθή Απηνδηνίθεζε (ΣΑ), λα εθαξκνζηνχλ ζηελ πεξίπησζε ησλ ΟΣΑ. Ήδε ε εθαξκνγή ηνπ Γηπινγξαθηθνχ Λνγηζηηθνχ πζηήκαηνο θηλείηαη πξνο απηήλ ηελ θαηεχζπλζε. κσο ππάξρνπλ θαη άιια εξγαιεία θαη κέζνδνη πνπ ζα κπνξνχζαλ, πξνζαξκνζκέλα ζηηο αλάγθεο ηεο ΣΑ, λα εθαξκνζηνχλ θαη λα βνεζήζνπλ ζηελ εθπιήξσζε ηνπ ζθνπνχ ηεο. Έλα απφ απηά είλαη ε νινθιεξσκέλε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ. 1.2 Ζ νηθνλνκηθή θαηάζηαζε ησλ Γήκσλ ζήκεξα 1 θαη πώο επηδξά ε Γηαρείξηζε ησλ Τιηθώλ Έζνδα Σα έζνδα ηεο ΣΑ είλαη ίζσο ν κεγαιχηεξνο αζζελήο ησλ νηθνλνκηθψλ ηεο. Σν πεξηνξηζκέλν ζπλνιηθφ χςνο ηνπο, ε αζζελήο ζρέζε ησλ ίδησλ εζφδσλ επηρνξεγήζεσλ, ηα ζεκάδηα θφπσζεο ησλ ΚΑΠ θαη άιια, είλαη νξηζκέλα κφλν απφ ηα δεηήκαηα πνπ ηαιαηπσξνχλ ηα νηθνλνκηθά ησλ ΟΣΑ. Ωζηφζν ηα ηειεπηαία ρξφληα παξαηεξείηαη κηα πξνζπάζεηα αχμεζεο απηψλ ησλ εζφδσλ, ηδηαίηεξα γηα πεξηπηψζεηο πφξσλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα αλαπηπμηαθά έξγα, φπσο κέζσ ηνπ πξνγξάκκαηνο «Θεζέαο». χκθσλα κε ζηνηρεία ηνπ ΤΠΔΓΑΑ κέρξη ηηο ζε ζχλνιν 4957 δεκνηηθψλ θαη 1 Μέρξη πξφζθαηα ήηαλ ζρεδφλ αδχλαην λα παξνπζηαζηνχλ ζπγθεληξσηηθά ζηαηηζηηθά απνηειέζκαηα γηα ηνπο ΟΣΑ ηεο ρψξαο. Ωζηφζν ε ΚΔΓΚΔ ζε ζπλεξγαζία κε ην ΗΣΑ πξνρψξεζε ζε κηα πξψηε, αμηφινγε θαηαγξαθή ρξήζηκσλ πιεξνθνξηψλ πνπ αθνξνχλ δηάθνξεο πηπρέο ησλ ΟΣΑ α βαζκνχ, κία εμ απηψλ είλαη θαη ε νηθνλνκηθή ηνπο θαηάζηαζε. Πνιιά απφ ηα ζηνηρεία πνπ παξαηίζεληαη είλαη απφ ηελ πξφζθαηε εξγαζία ησλ παξαπάλσ θνξέσλ «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο». 13

14 δηαδεκνηηθψλ έξγσλ, δηαηέζεθαλ πεξίπνπ 481 εθαη. (ηππηθή θαηαλνκή), ελψ ππνιείπεηαη αθφκε πξνο δηάζεζε ην πνζφ ησλ 893 εθαη. γηα εγθεθξηκέλεο πξνεληάμεηο ( ζνλ αθνξά ζηηο αληαπνδνηηθέο ππεξεζίεο παξαηεξείηαη, φηη εθηφο απφ ηελ ππεξεζία θαζαξηφηεηαο θαη ηα θνηκεηήξηα, φιεο νη ππφινηπεο είλαη ειιεηκκαηηθέο. (Γηάγξακκα 1.1) Απηφ πξαθηηθά ζεκαίλεη, πσο νη ΟΣΑ δπζθνιεχνληαη λα θνζηνινγήζνπλ ζσζηά ηηο αληαπνδνηηθέο ηνπο ππεξεζίεο θαη ηαπηφρξνλα λα εμαζθαιίζνπλ, φηη ηα αληαπνδνηηθά ηέιε πιεξψλνληαη απφ φινπο ηνπο ρξήζηεο ησλ ππεξεζηψλ απηψλ. Ζ δπζθνιία ζηελ θνζηνιφγεζε κπνξεί λα αληηκεησπηζηεί κε ηελ δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ. ηαλ έλαο Γήκνο γλσξίδεη αθξηβψο ηα πιηθά πνπ δηαζέηεη (πάγηα θαη αλαιψζηκα), ην θφζηνο ηνπο θαζψο θαη ηηο ππεξεζίεο πνπ ηα ρξεζηκνπνηνχλ, ηφηε κέζσ ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο κπνξεί λα θνζηνινγήζεη ηηο πξνζθεξφκελεο ππεξεζίεο θαη αλάινγα λα ηηκνινγήζεη ηα αληαπνδνηηθά ηέιε, ψζηε λα κελ παξνπζηάδνληαη ειιείκκαηα. Γηάγξακκα 1.1:Έζνδα-Έμνδα αληαπνδνηηθψλ ππεξεζηψλ (Πεγή: ΚΔΓΚΔ-ΗΣΑ, «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο», ζει. 43) Οη ΟΣΑ ζπρλά ζηξέθνληαη ζηνλ δαλεηζκφ γηα άληιεζε πφξσλ. Κχξηα αηηία γηα απηφ ήηαλ ε κέρξη πξφζθαηα θαζπζηέξεζε ηνπ θξάηνπο λα απνδψζεη ηα πνζά πνπ φθεηιε ζηελ ΣΑ 2, αιιά θαη ην γεγνλφο πσο νη πφξνη απηνί ζε ζρέζε κε ηηο αλάγθεο πνπ έπξεπε λα θαιχςνπλ ήηαλ, θαη παξακέλνπλ λα είλαη, πεξηνξηζκέλνη. Βαζηθή πεγή δαλεηζκνχ γηα ηνπο ΟΣΑ είλαη ην Σακείν Παξαθαηαζεθψλ θαη Γαλείσλ. Ωζηφζν δελ πξέπεη λα ακθηζβεηήζνπκε ην γεγνλφο, φηη ζπρλά δελ γίλεηαη ζσζηφο νηθνλνκηθφο πξνγξακκαηηζκφο θαη πνιιέο θνξέο νη 2 χκθσλα κε εθηηκήζεηο ηνπ ΓΛΚ κέρξη ην 2004 νη παξαθξαηεζέληεο πφξνη απφ ηνπο ΚΑΠ έθηαλαλ ζην πνζφ ησλ , ελψ ην έιιεηκκα ρξεκαηνδφηεζεο κεηαθεξζεηζψλ αξκνδηνηήησλ γηα ην 2004 θαη ην 2005 αλήιζε ζηα πνζά ησλ θαη αληίζηνηρα. (Πεγή: ΚΔΓΚΔ,-ΗΣΑ, «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο», ζει 47) 14

15 Γήκνη έρνπλ θαηεγνξεζεί γηα νηθνλνκηθή θαθνδηαρείξηζε (Έθζεζε πλεγφξνπ ηνπ Πνιίηε 2006, ζει ). Ζ ζπκβνιή ηεο νινθιεξσκέλεο δηαρείξηζεο ησλ πιηθψλ είλαη πνιχ ζεκαληηθή ζηνλ ηνκέα απηφ, γηαηί απνθαιχπηεη πνηεο είλαη νη πξαγκαηηθέο αλάγθεο ελφο νξγαληζκνχ. ηαλ δελ γλσξίδνπκε ηη έρνπκε ζηηο απνζήθεο καο θαη ηη ρξεηαδφκαζηε γηα λα παξάγνπκε θάπνην έξγν, είλαη πνιχ δχζθνιν λα θαζνξίζνπκε ηη ζα πξνκεζεπηνχκε απφ ηελ αγνξά. Ζ δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ αθελφο καο ελεκεξψλεη γηα ην ηη ππάξρεη ήδε θαη αθεηέξνπ καο βνεζά λα πξνβιέςνπκε ηη ζα ρξεηαζηνχκε επηπιένλ γηα θάπνηα ππεξεζία πνπ παξείρακε ζην παξειζφλ, ιακβάλνληαο ππφςε ζηνηρεία παιαηνηέξσλ εηψλ. κσο αθφκα θαη γηα έξγα πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη γηα πξψηε θνξά, ε δηαρείξηζε απνζεκάησλ έρεη ηα απαξαίηεηα εξγαιεία γηα λα βνεζήζεη ζηελ φζν ην δπλαηφλ θαιχηεξε πξφβιεςε ησλ αλαγθαίσλ πιηθψλ Γαπάλεο πσο είλαη ήδε γλσζηφ, κε ηνλ λέν Κψδηθα Γήκσλ θαη Κνηλνηήησλ (ΚΓΚ) νη ΟΣΑ θαινχληαη λα αλαιάβνπλ δξάζε ζε έλα πιήζνο ηνκέσλ πνπ αθνξνχλ ζηελ ηνπηθή θνηλσλία. κσο, φπσο πξνθχπηεη θαη απφ ηα αθφινπζα δηαγξάκκαηα, είλαη ιίγνη νη πφξνη πνπ δηαζέηνπλ γηα ην ζθνπφ απηφ. Μηα κεγάιε αλειαζηηθή δαπάλε πνπ θαινχληαη λα θαιχςνπλ, είλαη ε κηζζνδνζία. Σν χςνο απηήο ηεο δαπάλεο ζπρλά θηάλεη ή μεπεξλά ηα πνζά γηα επελδχζεηο (Γηάγξακκα 1.2), ελψ νχηε ε Σαθηηθή Δπηρνξήγεζε επαξθεί γηα ηελ θάιπςε ηεο δαπάλεο απηήο (Γηάγξακκα 1.3). Απηφ πξαθηηθά ζεκαίλεη, πσο πνιιά απφ ηα επηρνξεγνχκελα θεθάιαηα είλαη δεζκεπκέλα γηα αλάγθεο ησλ ΟΣΑ πνπ δελ έρνπλ άκεζε ζρέζε κε αλαπηπμηαθή δξαζηεξηφηεηα. Δπνκέλσο πψο ζα βξεζνχλ νη πφξνη γηα ηελ πινπνίεζε ησλ δξάζεσλ πνπ αλαθέξεη ν ΓΚΚ; Γηάγξακκα 1.2 (Πεγή: ΚΔΓΚΔ-ΗΣΑ, «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο», ζει. 52) 15

16 Γηάγξακκα 1.3 (Πεγή: ΚΔΓΚΔ-ΗΣΑ, «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο, ζει. 53») πσο ήδε αλαθέξζεθε ζηελ πξνεγνχκελε παξάγξαθν 1.2.1, ν δαλεηζκφο απνηειεί ηελ εχθνιε ιχζε γηα ηνπο Γήκνπο ζηελ πξνζπάζεηα εμεχξεζεο πφξσλ, ζπζζσξεχνληαο φκσο πιήζνο ρξεψλ. Μέρξη πξηλ απφ ιίγα ρξφληα 100 ηνπιάρηζηνλ Γήκνη βξίζθνληαλ ζε θαηάζηαζε ρξενθνπίαο θαη 250 αθφκα δήισλαλ πσο δελ κπνξνχζαλ λα θαιχςνπλ ηηο ιεηηνπξγηθέο ηνπο δαπάλεο (ΣΔΓΚ Αηηηθήο, 2003). ην ζχλνιφ ηνπο φκσο νη Γήκνη ρξεηάδεηαη λα δηαζέζνπλ έλα πνιχ ζεκαληηθφ πνζνζηφ ηεο ηαθηηθήο ηνπο επηρνξήγεζεο πξνθεηκέλνπ λα αληαπεμέιζνπλ ζηηο πηζηνιεπηηθέο ηνπο ππνρξεψζεηο. πσο θαίλεηαη απφ ην Γηάγξακκα 1.4 ην πνζνζηφ απηφ ηα ηειεπηαία ρξφληα απμάλεηαη. Αλ ην 30% ηεο Σαθηηθήο Δπηρνξήγεζεο πεγαίλεη ζηελ εμππεξέηεζε ηεο δεκφζηαο πίζηεο, ηφηε νη ΟΣΑ ζα πξέπεη λα αλαηξέμνπλ ζε άιιεο πεγέο εζφδσλ γηα λα θαιχςνπλ ηφζν ηηο ιεηηνπξγηθέο φζν θαη ηηο επελδπηηθέο ηνπο αλάγθεο. Γηάγξακκα 1.4 (Πεγή: ΚΔΓΚΔ-ΗΣΑ, «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο, ζει. 55») 16

17 Σν επηθείκελν ΔΠΑ ζα πξνζθέξεη αξθεηά ρξήκαηα ζηελ Πεξηθέξεηα θαη ζηελ Σνπηθή Απηνδηνίθεζε. κσο ε κέρξη ηψξα πξαγκαηηθφηεηα ησλ ΟΣΑ θαλεξψλεη πσο έρνπλ ιίγα δηαζέζηκα ρξήκαηα γηα έξγα θαη ππεξεζίεο επηπέδνπ. Απηφ ζεκαίλεη πσο πξέπεη, αθφκα θαη απηνχο ηνπο πεξηνξηζκέλνπο πφξνπο, λα ηνπο δηαρεηξίδνληαη κε ηνλ πιένλ απνδνηηθφηεξν ηξφπν. Γηαηί αλ ηψξα - πνπ βξίζθνληαη ζε απηήλ ηελ δχζθνιε ζέζε απφ άπνςε ρξεψλ - δελ δεκηνπξγήζνπλ ηηο θαηάιιειεο δνκέο γηα νξζνινγηθή δηαρείξηζε ησλ νηθνλνκηθψλ ηνπο, ηφηε αθφκα θαη αλ ζην εγγχο κέιινλ αληιήζνπλ πφξνπο απφ ηελ ΔΔ, δελ ζα έρνπλ νχηε ηελ δπλαηφηεηα αιιά νχηε θαη ηελ ηθαλφηεηα λα ηνπο ρξεζηκνπνηήζνπλ ζσζηά. Έλαο ηξφπνο γηα εμαζθάιηζε πφξσλ, εθηφο ηνπ δαλεηζκνχ, είλαη ε κείσζε ηνπ θφζηνπο ιεηηνπξγίαο ηνπο. ε απηφ ζπκβάινπλ ηδηαίηεξα ηα Logistics. Πξάγκαηη νη εηαηξίεο ηνπ ηδησηηθνχ ηνκέα έρνπλ απφ θαηξφ αληηιεθζεί, φηη εθηφο απφ ηελ πξνεγκέλε ηερλνινγία, ην θφζηνο κεηψλεηαη επίζεο κε ηελ εθαξκνγή νινθιεξσκέλσλ ζπζηεκάησλ δηαρείξηζεο πφξσλ (Logistics). Ξεθηλψληαο απφ ηηο πξνκήζεηεο θαη θαηαιήγνληαο ζηηο απνζήθεο θαη ζηελ εμππεξέηεζε πειαηψλ (Customer Service) κπνξνχκε λα πνχκε, φηη ηα Logistics εμνξζνινγίδνπλ ηηο δηαδηθαζίεο, θνζηνινγνχλ ηα πιηθά, κεηψλνπλ ηηο άζθνπεο δαπάλεο θαη θξνληίδνπλ λα ππάξρεη ζε θάζε ππεξεζία απηφ αθξηβψο πνπ ρξεηάδεηαη γηα ηελ ζσζηή ιεηηνπξγία ηεο θαη ηελ ηθαλνπνίεζε ηνπ πειάηε. Γπζηπρψο φκσο παξαηεξείηαη ην θαηλφκελν ηεο θαθήο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη ζε άιινπο ηνκείο, κε δεκνηηθέο αξρέο λα πξνζιακβάλνπλ πξνζσπηθφ πέξαλ ησλ νηθνλνκηθψλ ηνπο δπλαηνηήησλ, λα δεκνπξαηνχλ έξγα ρσξίο ηελ εμαζθάιηζε ησλ απαηηνχκελσλ πφξσλ, κε απνηέιεζκα ιφγσ ησλ κεγάισλ ρξεψλ νη δήκνη λα αδπλαηνχλ λα αληαπεμέιζνπλ ζηηο ζηνηρεηψδεηο ππεξεζίεο ηνπο. Έηζη ε θαθή νηθνλνκηθή δηαρείξηζε νξηζκέλσλ δήκσλ δίλεη ηελ αθνξκή λα δέρεηαη ε Απηνδηνίθεζε ζην ζχλνιφ ηεο ηα ππξά πεξί αδηαθάλεηαο θαη απζαηξεζίαο. (αξάθνγινπ, 2003) Ζ δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ, ζε κηα πην δηεπξπκέλε έλλνηα, ζα κπνξνχζε λα βνεζήζεη κε ηελ κνξθή ηεο Γηαρείξηζεο Πφξσλ, θαη πην ζπγθεθξηκέλα ησλ αλζξψπηλσλ πφξσλ, ζπκβάιινληαο ζηνλ θαζνξηζκφ ησλ αλαγθψλ ζε πξνζσπηθφ, ζε βάξδηεο, νκάδεο εξγαζίαο θαη άιια. Ωζηφζν ην αληηθείκελν ηεο παξνχζαο εξγαζίαο πεξηνξίδεηαη ζηελ δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ Ο ξφινο ησλ νηθνλνκηθψλ ππεξεζηψλ ησλ Ο.Σ.Α. Λακβάλνληαο ππφςε ηα παξαπάλσ ζηνηρεία πνπ παξνπζηάζηεθαλ κπνξνχκε λα ππνζηεξίμνπκε, φηη νη ΟΣΑ έρνπλ κεησκέλα έζνδα θαη ηαπηφρξνλα απμεκέλεο αλειαζηηθέο δαπάλεο. Σαπηφρξνλα κε ηελ ςήθηζε ηνπ λένπ Κψδηθα Γήκσλ θαη Κνηλνηήησλ (ΚΓΚ) βξίζθνληαη κπξνζηά ζηελ πξφθιεζε λα αλαιάβνπλ έλα πιήζνο λέσλ αξκνδηνηήησλ γηα λα 17

18 εληζρχζνπλ ηηο ηνπηθέο θνηλσλίεο. κσο ε εμεχξεζε ησλ αλαγθαίσλ γηα ην ζθνπφ απηφ πφξσλ δελ απνηειεί εχθνιε ππφζεζε. Πιένλ ρξεηάδεηαη λα γίλεη θαηαλνεηφ, φηη νη ΟΣΑ δελ πξέπεη λα πεξηκέλνπλ έηνηκεο ιχζεηο γηα ηα πξνβιήκαηά ηνπο απνθιεηζηηθά απφ θνξείο έμσ απφ απηνχο - είηε απφ ηελ εθάζηνηε θπβέξλεζε είηε απφ ηελ Δπξσπατθή Έλσζε είηε απφ νπνηνδήπνηε άιιν νξγαληζκφ. Υξεηάδεηαη ηαπηφρξνλα λα δεκηνπξγεζνχλ νη θαηάιιειεο δνκέο πνπ ζα εμνξζνινγήζνπλ θαη ζα εληζρχζνπλ ηφζν ηελ άληιεζε φζν θαη ηελ δηάζεζε ησλ πφξσλ απηψλ, ψζηε πξαγκαηηθά ηα φπνηα ρξήκαηα δηαρεηξίδεηαη ε ΣΑ λα δξνκνινγνχληαη ζηελ ζσζηή θαηεχζπλζε θαη λα απνθέξνπλ θαξπνχο εκαληηθφ ξφιν ζηελ εθπιήξσζε απηνχ ηνπ ζθνπνχ παίδεη ε ζσζηή νηθνλνκηθή δηαρείξηζε. Απαξαίηεηε πξνυπφζεζε φκσο είλαη κηα αλαβαζκηζκέλε νηθνλνκηθή ππεξεζία κε εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ θαη εμειηγκέλα «δηαρεηξηζηηθά εξγαιεία». Ο ηέσο Πξφεδξνο ηεο ΚΔΓΚΔ Πάξηο Κνπθνπιφπνπινο αλαθέξεη ραξαθηεξηζηηθά ζηνλ πξφινγν ηεο κειέηεο «Οη ΟΣΑ ζε αξηζκνχο»: «Ζ Σνπηθή Απηνδηνίθεζε βξίζθεηαη κπξνζηά ζε έλα θξίζηκν ζηαπξνδξφκη. Ζ αχμεζε ηνπ βηνηηθνχ επηπέδνπ ησλ πνιηηψλ πξνθαιεί δήηεζε γηα λέεο θαη θαιχηεξεο πνηφηεηαο ηνπηθέο δεκφζηεο ππεξεζίεο. Παξάιιεια ε δεκνζηνλνκηθή ζηελφηεηα πεξηνξίδεη ηηο παξαδνζηαθέο ρξεκαηνδνηηθέο επηινγέο ησλ ΟΣΑ. Ζ πξνζπάζεηα ηεο ΣΑ λα αληαπεμέιζεη ζηελ απμεκέλε απηή δήηεζε ζην πιαίζην ησλ ρξεκαηνδνηηθψλ πεξηνξηζκψλ απαηηεί λέεο ζχγρξνλεο, ξεμηθέιεπζεο θαη απνηειεζκαηηθέο πνιηηηθέο.» Ση ζθνπνχο φκσο θαινχληαη λα εθπιεξψζνπλ νη νηθνλνκηθέο ππεξεζίεο; Να δηαρεηξηζηνχλ ηα νηθνλνκηθά ηνπ Γήκνπ, δειαδή λα πξνγξακκαηίζνπλ (πξνυπνινγηζκφο), λα δηαρεηξηζηνχλ ηα έζνδα (θαηαγξαθή, βεβαίσζε θαη είζπξαμε), λα δαπαλήζνπλ λφκηκα (πξνκήζεηα αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ) θαη λα πιεξψζνπλ (ηακεηαθέο ιεηηνπξγίεο). ηα παξαπάλσ πιαίζηα εληάζζνληαη επίζεο ε ηήξεζε ησλ απαξαίηεησλ βηβιίσλ, ε έθδνζε ησλ απαηηνχκελσλ ζηνηρείσλ (δηθαηνινγεηηθά) θαη ε απφδνζε ινγαξηαζκνχ (απνινγηζκφηζνινγηζκφ θαη γεληθφηεξα νηθνλνκηθέο θαηαζηάζεηο). Παξά φια απηά, ν κέρξη ζήκεξα ξφινο ησλ ππεξεζηψλ, σο «ζεκαηνθχιαθεο» ησλ λφκσλ θαη ησλ εγθπθιίσλ, φζν θη αλ απηφ δελ πξέπεη λα ππνηηκεζεί, πξέπεη λα αλαβαζκηζηεί. Ζ νηθνλνκηθή ππεξεζία πξέπεη λα έρεη θαη ξφιν ζπκβνχινπ ζηνλ νηθνλνκηθφ ζρεδηαζκφ θαη ζηελ πινπνίεζε ηνπ θνηλσληθνχ έξγνπ. Έηζη ρξεηάδεηαη λα παξαθνινπζεί ηα νηθνλνκηθά ζηνηρεία, λα επεμεξγάδεηαη ηα δεδνκέλα, λα δηακνξθψλεη πξνηάζεηο πνπ ζα ζηεξίδνληαη ζε κία Οηθνλνκηθή Γηνίθεζε πνπ λα κπνξεί λα αληαπνθξηζεί ζηελ παξνρή νινθιεξσκέλεο πιεξνθνξίαο. (Καξαγηιάλεο, 2007) Πην ζπγθεθξηκέλα ν λένο ξφινο ησλ νηθνλνκηθψλ ππεξεζηψλ ζηνρεχεη θαη ζηα αθφινπζα: 18

19 Αλάγθε πξνγξακκαηηζκνχ ησλ πεγψλ ρξεκαηνδφηεζεο. ηηο ζεκεξηλέο ζπλζήθεο πξέπεη λα εμεηαζηνχλ νη ελαιιαθηηθέο δπλαηφηεηεο ρξεκαηνδφηεζεο, φπσο: ε ρξεζηκνπνίεζε ίδησλ πφξσλ ε δαλεηνδφηεζε ε ρξεζηκνπνίεζε ηξαπεδηθψλ πξντφλησλ, νη πκπξάμεηο Γεκφζηνπ-Ηδησηηθνχ Σνκέα (ΓΗΣ) 3 νη επηρνξεγήζεηο απφ ην ΔΠΑ. Ζ επηινγή ηεο θαηάιιειεο πεγήο απαηηεί ηελ δπλαηφηεηα επεμεξγαζίαο ζηνηρείσλ πνπ ζα πξέπεη λα δψζεη ην νηθνλνκηθφ δηαρεηξηζηηθφ ζχζηεκα ηνπ θνξέα, ζηεξηδφκελν ζε κία ζχγρξνλε ινγηζηηθή κέζνδν. κσο ε χπαξμε ησλ ζηνηρείσλ δελ αξθεί, ρξεηάδνληαη θαη νη άλζξσπνη πνπ ζα ηα δηαρεηξηζηνχλ. Σα νηθνλνκηθά ζηειέρε πξέπεη λα έρνπλ ηελ δπλαηφηεηα λα ηα επεμεξγάδνληαη. Παξαθνινχζεζε ηνπ θφζηνπο ιεηηνπξγίαο ησλ ππεξεζηψλ Υξεηάδεηαη έλα ζχζηεκα πνπ λα κπνξεί λα ζπγθεληξψλεη ηα ζηνηρεία θφζηνπο θαη ζα δηακνξθψλεη ηελ εηθφλα ηνπ απνηειέζκαηνο ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηεο θάζε ππεξεζίαο. Γηα λα αληαπνθξηζεί ην πξνζσπηθφ ζηελ πξνζπάζεηα απηή, ρξεηάδεηαη - πέξαλ ηεο χπαξμεο ελφο νηθνλνκηθνχ- δηαρεηξηζηηθνχ ζπζηήκαηνο, γλψζε θαη δνκεκέλε ιεηηνπξγία ζην Γήκν. ην ζεκείν απηφ ε νιηθή δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ έξρεηαη λα πξνζθέξεη ζεκαληηθή βνήζεηα. Νέα εξγαιεία ειέγρνπ ηεο λνκηκφηεηαο ησλ δαπαλψλ Σα εξγαιεία απηά είλαη απαξαίηεηα, πέξαλ ηεο θιαζζηθήο κεζφδνπ πνπ ηζρχεη ζήκεξα θαη πεξηνξίδεηαη ζηε ηήξεζε ηνπ ζεζκηθνχ πιαηζίνπ θαη ζηελ θαηά γξάκκα εμέηαζε ηήξεζεο ησλ δηαδηθαζηψλ. Οη Δπξσπατθνί θαη εγρψξηνη ειεγθηηθνί κεραληζκνί επεθηείλνληαη πιένλ ζηελ νπζία ηεο δηαρείξηζεο (αλ φρη ηεο ζθνπηκφηεηαο) θαη εμεηάδνπλ ηε πεξηνπζία ησλ Γήκσλ, ηε θαηάιεμε ησλ πφξσλ πνπ δηαηέζεθαλ. Ο έιεγρνο ηεο λνκηκφηεηαο πεξλά πιένλ ζε άιιν αλψηεξν επίπεδν. (Καξαγηιάλεο, 2007) 3 Δηδηθφηεξα νη ΓΗΣ απαηηνχλ θαιή πξνεηνηκαζία, νηθνλνκηθφ πξνγξακκαηηζκφ, ψζηε νη ΟΣΑ λα κελ απνηειέζνπλ ην «θησρφ ζπγγελή» ησλ λέσλ απηψλ νηθνλνκηθψλ ζρέζεσλ. 19

20 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 2 ΓΗΟΗΚΖΖ ΔΦΟΓΗΑΣΗΚΖ ΑΛΤΗΓΑ Δ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΔ ΜΟΝΑΓΔ ΣΟΤ ΗΓΗΧΣΗΚΟΤ ΚΑΗ ΓΖΜΟΗΟΤ ΣΟΜΔΑ (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) 2.1 Γεληθά γηα ηα Logistics θαη ηε Γηνίθεζε Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο Ζ δηαρείξηζε ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο ήηαλ ε μεραζκέλε δηνηθεηηθή επηζηήκε. Σνπο φξνπο ηεο ή θαη παξφκνηνπο ρξεζηκνπνηνχζαλ κφλν νη ζηξαηησηηθνί, ελψ ήηαλ άγλσζηε ζην κεγαιχηεξν κέξνο ηνπ εκπνξηθνχ θφζκνπ, πφζν κάιινλ ζηελ Γεκφζηα Γηνίθεζε. Σα ηειεπηαία ηξηάληα ρξφληα σζηφζν έρνπλ γίλεη ηεξάζηηεο αιιαγέο ζηνλ ηνκέα απηφ, ηδηαίηεξα απφ ηε ζηηγκή πνπ νη ππεχζπλνη κεγάισλ πνιπεζληθψλ εηαηξηψλ θαη αλεξρφκελσλ επηρεηξήζεσλ ηνπ ηδησηηθνχ ηνκέα αληηιήθζεθαλ ηελ ζπνπδαηφηεηα ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο, θέξλνληαο ηελ ζηελ πξψηε γξακκή ηνπ επηρεηξεζηαθνχ πξνγξακκαηηζκνχ (Καθνχξεο, 2007). ήκεξα ηα Logistics δελ απνηεινχλ κφλν εξγαιείν ηνπ ζηξαηνχ, αιιά εθαξκφδνληαη επξέσο ηφζν ζηελ βηνκεραλία, ην εκπφξην, ηνλ ηνπξηζκφ, ηα λνζνθνκεία, ηελ εθπαίδεπζε φζν θαη ζηελ θαζεκεξηλή δσή. Γελ είλαη πιένλ δπλαηή ε παξαγσγή πξντφλησλ ή ππεξεζηψλ ρσξίο ηελ εθαξκνγή ησλ βαζηθψλ αξρψλ ησλ Logistics. (ηθληψηεο, 1997) ε απηήλ ηελ εμέιημε ζεκαληηθφ ξφιν έπαημε ε αλάπηπμε ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ. ηελ εηθφλα 2.1 παξνπζηάδεηαη ε πνξεία αλάπηπμεο απηνχ ηνπ θιάδνπ απφ ην 1960 κέρξη ζήκεξα. Απφ ηελ εηθφλα απηή γίλεηαη θαλεξή ε εμέιημε απφ ηελ απιή δηαρείξηζε πιηθψλ θαη ηελ θπζηθή δηαλνκή, ζηα ζεκεξηλά Logistics θαζψο θαη ε ζπλέλσζε απηψλ κε βαζηθέο ιεηηνπξγίεο κηαο επηρείξεζεο,, φπσο ν ζηξαηεγηθφο ζρεδηαζκφο, ην marketing θαη νη πσιήζεηο ζε έλα εληαίν ζχζηεκα, απηφ ηνπ Supply Chain Management. Ση ελλννχκε, φκσο, φηαλ αλαθεξφκαζηε ζηελ «Γηνίθεζε ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο» (Supply Chain Management - SCM); χκθσλα κε ηελ Διιεληθή Δηαηξία Logistics «Ζ Γηαρείξηζε Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο αλαθέξεηαη ζην ζρεδηαζκφ θαη ηε δηαρείξηζε φισλ ησλ ελεξγεηψλ-δξαζηεξηνηήησλ πνπ ζρεηίδνληαη κε ηηο δηαδηθαζίεο πξνκήζεηαο, ηελ παξαγσγή- 20

21 κεηαπνίεζε θαη φιεο ηηο δξαζηεξηφηεηεο ηεο δηαλνκήο. Δπηπιένλ, ζπκπεξηιακβάλεη ην ζπληνληζκφ θαη ηε ζπλεξγαζία κε φινπο ηνπο εηαίξνπο ηνπ θαλαιηνχ εθνδηαζκνχ, πνχ κπνξεί λα είλαη πξνκεζεπηέο, κεζάδνληεο, εηαηξείεο παξνρήο ππεξεζηψλ Third Party Logistics (3PL) θαη πειάηεο. Καη νπζία, ε Γηαρείξηζε Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο ελνπνηεί θαη νινθιεξψλεη ην ζρεδηαζκφ, ηηο πξνκήζεηεο, ηελ παξαγσγή, ηελ απνζήθεπζε, ηε κεηαθνξά θαη ηηο πσιήζεηο ηφζν κέζα ζηηο επηρεηξήζεηο φζν θαη κεηαμχ απηψλ.» ( Δηθφλα 2.1: Πνξεία πξνο ηα logistics θαη ην Supply Chain Management «Logistics είλαη εθείλν ην ηκήκα ηεο Γηαρείξηζεο Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο πνπ ζρεδηάδεη, πινπνηεί θαη ειέγρεη ηελ απνδνηηθή θαη απνηειεζκαηηθή -θαλνληθή θαη αληίζηξνθε- ξνή θαη απνζήθεπζε ησλ πξντφλησλ, ππεξεζηψλ θαη ησλ ζρεηηθψλ πιεξνθνξηψλ απφ ην ζεκείν πξνέιεπζεο ηνπο έσο ην ζεκείν θαηαλάισζεο ηνπο, ψζηε λα ηθαλνπνηεζνχλ νη απαηηήζεηο ησλ πειαηψλ.» ( Σα Logistics ζθνπφ έρνπλ λα θέξνπλ ζηνλ θαηαλαισηή ην θαηάιιειν πξντφλ, ζηνλ θαηάιιειν ηφπν, ζηνλ θαηάιιειν ρξφλν, ζηελ ζσζηή πνζφηεηα κε ηελ απαηηνχκελε πνηφηεηα, ζην κηθξφηεξν θφζηνο γηα ηελ επηρείξεζε. Αμίδεη λα αλαθέξνπκε, φηη ζπρλά ην SCM θαη ηα Logistics ρξεζηκνπνηνχληαη γηα λα εθθξάζνπλ ηελ ίδηα έλλνηα θαη απφ πνιινχο επηζηήκνλεο ηνπ θιάδνπ επηθξαηεί ε άπνςε, φηη δελ ππάξρεη νπζηαζηηθή δηαθνξά κεηαμχ ηνπο. Οη παξαπάλσ νξηζκνί, φπσο είλαη εχθνια αληηιεπηφ, αλαθέξνληαη ζε παξαγσγηθέο, κεηαπνηεηηθέο, εκπνξηθέο επηρεηξήζεηο θαζψο θαη ζε επηρεηξήζεηο παξνρήο ππεξεζηψλ. Οη 21

22 ΟΣΑ θαη ην επξχηεξν Γεκφζην κπνξεί λα κελ έρνπλ ηέηνηνπ είδνπο δξαζηεξηφηεηεο, παξέρνπλ φκσο θνηλσληθφ έξγν, φπνπ πειάηεο ηνπο δελ είλαη κηα κεξίδα ηνπ θαηαλαισηηθνχ θνηλνχ, αιιά ην ζχλνιν ηνπ πιεζπζκνχ κηα πεξηνρήο. Έλα ηέηνην ζχζηεκα ινηπφλ βνεζά ζην λα παξέρνληαη πςεινχ επηπέδνπ ππεξεζίεο κε ρακειφ θφζηνο, νξγαλψλνληαο φ,ηη έρεη ζρέζε κε ηηο πξνκήζεηεο, ηελ δηαρείξηζε θαη ηελ δηάζεζε ησλ απνζεκάησλ. Μάιηζηα νη νξγαληζκνί ηνπ Γεκνζίνπ πνπ έρνπλ ήδε αξρίζεη λα θάλνπλ βήκαηα ζε ζέκαηα νινθιεξσκέλσλ ζπζηεκάησλ Logistics είλαη ηα λνζνθνκεία. 2.2 Γξαζηεξηόηεηεο ησλ Logistics Οη δξαζηεξηφηεηεο πνπ πεξηιακβάλνπλ ηα Logistics πνηθίινπλ απφ νξγαληζκφ ζε νξγαληζκφ, αλάινγα κε ηελ νξγαλσηηθή δνκή θαη ηελ θξηζηκφηεηα θάπνησλ δξαζηεξηνηήησλ ζηελ θάζε επηρείξεζε. Ωζηφζν κπνξνχλ λα ρσξηζηνχλ ζε δχν κεγάιεο θαηεγνξίεο: ηηο Βαζηθέο θαη ηηο Βνεζεηηθέο Γξαζηεξηφηεηεο Βαζηθέο Γξαζηεξηφηεηεο Δμππεξέηεζε Πειαηψλ (Customer Service) Μεηαθνξέο (Transportation) Γηαρείξηζε απνζεκάησλ (Inventory Management) Ρνή πιεξνθνξηψλ θαη παξαγγειηνιεςία (Information flows & order picking) Βνεζεηηθέο δξαζηεξηφηεηεο Απνζήθεπζε (Warehousing) Γηαρείξηζε πιηθψλ (Materials Handling) Πξνκήζεηεο (Purchasing) πζθεπαζία (Packaging) πλεξγαζία κε παξαγσγή (Production) πιινγή πιεξνθνξηψλ (Information Maintenance) Ο ιφγνο πνπ ππάξρεη απηφο ν δηαρσξηζκφο είλαη γηαηί θάπνηεο δξαζηεξηφηεηεο ιακβάλνπλ ρψξα ζε θάζε δίθηπν logistics, ελψ άιιεο εκθαλίδνληαη θαηά πεξίπησζε αλάινγα ηνλ νξγαληζκφ. (Ballou R., 2004) 22

23 Ωζηφζν εχθνια κπνξνχκε λα δηαπηζηψζνπκε, φηη ζηελ πεξίπησζε ησλ Γήκσλ ηζρχεη κηα δηαθνξεηηθή θαηεγνξηνπνίεζε, αθνχ θάπνηεο ιεηηνπξγίεο δελ εκθαλίδνληαη θαζφινπ. Έηζη ζε έλαλ ΟΣΑ καο απαζρνινχλ: Δμππεξέηεζε Πειαηψλ (Πνιηηψλ) Μεηαθνξέο Γηαρείξηζε απνζεκάησλ Ρνή θαη ζπιινγή πιεξνθνξηψλ Απνζήθεπζε Γηαρείξηζε πιηθψλ Πξνκήζεηεο Ζ εμππεξέηεζε πειαηψλ έρεη δηπιή ζεκαζία, αλάινγα κε ην πνηνο ζεσξείηαη θάζε θνξά ν πειάηεο. Έηζη αλ ν πειάηεο είλαη ν θάζε δεκφηεο, ηφηε ε εμππεξέηεζε πειαηψλ έξρεηαη λα θαζνξίζεη ηηο αλάγθεο ησλ δεκνηψλ πνπ πξέπεη λα θαιπθζνχλ, ην επίπεδν εμππεξέηεζεο πνπ πξέπεη λα παξέρεηαη, θαζψο θαη ηελ αμηνιφγεζε γηα ην πψο αληηιακβάλνληαη νη πνιίηεο ηηο παξερφκελεο ππεξεζίεο. κσο ε εμππεξέηεζε πειαηψλ κπνξεί λα αθνξά θαη εζσηεξηθνχο πειάηεο, δειαδή θάπνηα ππεξεζία κέζα ζην ίδην ηνλ Γήκν. ηελ πεξίπησζε απηή ηζρχνπλ νη ίδηεο αξρέο, δηφηη γηα λα παξαρζεί γξήγνξα θαη ζσζηά θνηλσληθφ έξγν πξνο φθεινο ησλ πνιηηψλ, είλαη αλαγθαίν νη ππεξεζίεο ηνπ ΟΣΑ λα ιεηηνπξγνχλ ζπλερψο θαη ρσξίο ειιείςεηο κε πςειφ επίπεδν εμππεξέηεζεο. Οη κεηαθνξέο θαη ε δηαρείξηζε απνζεκάησλ είλαη νη πιένλ θνζηνβφξεο δξαζηεξηφηεηεο, θαζψο ππνινγίδεηαη, φηη θαιχπηνπλ έσο θαη ηα 2/3 ηνπ θφζηνπο ησλ logistics ζηνλ ηδησηηθφ ηνκέα. Ωζηφζν, φηαλ αλαθεξφκαζηε ζε κεηαθνξέο ελλννχκε ηελ δηαδηθαζία κεηαθίλεζεο ησλ πξψησλ πιψλ ζην εξγνζηάζην παξαγσγήο, ηελ δηαθίλεζε ησλ εκη-έηνηκσλ πξντφλησλ ζηελ απνζήθε, ηελ απνζηνιή ησλ έηνηκσλ πξντφλησλ ζηνπο πειάηεο θα. Οη κεηαθνξέο φκσο ζε έλαλ Γήκν δελ πεξηιακβάλνπλ ηελ κεηαθίλεζε αγαζψλ πξνο ηνπο πνιίηεο, αιιά νχηε θαη πιηθψλ πξνο ηηο απνζήθεο ηνπ, γηαηί απηφ αλαιακβάλνπλ σο επί ην πιείζηνλ λα ην θάλνπλ νη πξνκεζεπηέο. Ίζσο κε ηελ επξχηεξε έλλνηα ηνπ φξνπ λα κπνξνχζακε λα ζπκπεξηιάβνπκε ηελ Γεκνηηθή πγθνηλσλία, ηελ Τπεξεζία Καζαξηφηεηαο, θαζψο θαη άιιεο ππεξεζίεο πνπ πεξηιακβάλνπλ κεηαθίλεζε. Ωζηφζν ζηελ παξνχζα εξγαζία θξίλεηαη ζθφπηκν λα κελ εμεηαζηνχλ εμαληιεηηθά νη παξαπάλσ ππεξεζίεο κε ην αληίζηνηρνο θφζηνο ηνπο ζηελ δηαδηθαζία ησλ logistics, αιιά κφλν ε δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ. Σα απνζέκαηα είλαη εμίζνπ ζεκαληηθά, γηαηί έξρνληαη λα θαιχςνπλ ην θελφ αλάκεζα ζηελ δήηεζε θαη ηελ πξνζθνξά ησλ εθάζηνηε πιηθψλ, ψζηε λα κπνξνχλ λα παξαδίδνληαη άκεζα φπνπ θαη φπνηε ρξεηάδεηαη. Κάζε πιηθφ αλάινγα ηελ ζεκαληηθφηεηα ηνπ (ABC 23

24 Analysis) έρεη δηαθνξεηηθή πνιηηηθή απνζεκαηνπνίεζεο. Δπίζεο ρξεηάδεηαη λα γίλνπλ ε απαξαίηεηεο πξνβιέςεηο ζηε δήηεζε ησλ πιηθψλ θαζψο θαη λα θαζνξηζηνχλ ζηξαηεγηθέο ρξήζεο απηψλ (JIT, push, pull strategies). ην ζέκα απηφ θαζψο θαη ζηελ απνζήθεπζε θαη ηελ δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ ζα αλαθεξζνχκε αλαιπηηθφηεξα παξαθάησ. Γελ πξέπεη φκσο λα παξαιεθζεί ν ζεκαληηθφο ξφινο πνπ παίδνπλ νη πξνκήζεηεο ζηα logistics, εηδηθά ζην Γεκφζην Σνκέα, φπνπ ηζρχνπλ δηαθνξηθνί θαλφλεο απφ ηνλ Ηδησηηθφ. πρλά νη ρξνλνβφξεο δηαδηθαζίεο αίηεζεο, πξνκήζεηαο θαη παξαιαβήο νδεγνχλ ζηελ δηαηήξεζε πςειψλ επηπέδσλ απνζεκάησλ ή αθφκε ρεηξφηεξα ζηελ απνζεκαηνπνίεζε απαμησκέλσλ πιηθψλ.(αλδξηαλφπνπινο η., 2002) ηνλ ζσζηφ πξνγξακκαηηζκφ ησλ πξνκεζεηψλ ειπίδνπκε λα ζπκβάιινπλ ηα ηεηξαεηή επηρεηξεζηαθά πξνγξάκκαηα θαη εηήζηα πξνγξάκκαηα δξάζεο πνπ ζα πξέπεη πιένλ λα ππνβάινπλ νη ΟΣΑ. Ζ ξνή θαη ζπιινγή απαξαίηεησλ πιεξνθνξηψλ έξρεηαη λα ζπκβάιιεη ζε φιεο ηηο δξαζηεξηφηεηεο ησλ logistics θαζψο ρσξίο απηέο είλαη αδχλαην λα γίλεη ν ζρεδηαζκφο αιιά θαη ν έιεγρνο ηνπ ζπζηήκαηνο. Δπηπιένλ θαζνξίδνληαη νη δηαδηθαζίεο εηζαγσγήο θαη εμαγσγήο πιηθψλ απφ ηελ απνζήθε, πνηνη κπνξνχλ λα δεηνχλ πιηθά απφ ηελ απνζήθε, θα. 2.3 Ζ ζεκαζία ησλ Logistics Σα logistics ρξεζηκνπνηνχληαη γηα λα δεκηνπξγήζνπλ αμία ζε έλα πξντφλ ή κηα ππεξεζία. Δίλαη γεληθά παξαδεθηφ, φηη ππάξρνπλ ηέζζεξηο ηχπνη αμίαο: κνξθή, ρξόλνο, ηόπνο θαη θηήζε. Ζ κνξθή ελφο πξντφληνο δεκηνπξγείηαη απφ ηελ παξαγσγή, ελψ ε θηήζε απφ ην marketing θαη ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά, πνπ αλαιακβάλνπλ κέζσ ηεο δηαθήκηζεο θαη ησλ πηζησηηθψλ δηεπθνιχλζεσλ λα βνεζήζνπλ ηνπο πειάηεο λα απνθηήζνπλ ηα αγαζά. Σα logistics δεκηνπξγνχλ ηνπο ππφινηπνπο δχν ηχπνπο αμίαο: δειαδή ηνλ ηφπν θαη ηνλ ρξφλν. Πξντφληα θαη ππεξεζίεο δελ έρνπλ θακία αμία, αλ δελ παξέρνληαη ζηνπο πειάηεο, φηαλ (ρξφλνο) θαη φπνπ (ηφπνο) εθείλνη επηζπκνχλ λα ηα ρξεζηκνπνηήζνπλ (Ballou R., 2004). Έηζη πρ ηα Γειηία θνηλσληθνχ ηνπξηζκνχ δελ έρνπλ θακία αμία γηα ηνπο πνιίηεο κηαο επαξρηαθήο πφιεο πρ. ηεο Καβάιαο, αλ απηά παξέρνληαη κφλνλ ζηα θεληξηθά γξαθεία ηεο Δξγαηηθήο Δζηίαο ζηελ Αζήλα κία κφλν κέξα πξηλ ηελ ιήμε ππνβνιήο δήισζεο ελδηαθέξνληνο. Γηαηί φκσο ηα logistics ζεσξνχληαη, φηη δεκηνπξγνχλ αμία ζε έλαλ νξγαληζκφ; χκθσλα κε ην Γηεζλέο Ννκηζκαηηθφ Σακείν ην θφζηνο logistics αγγίδεη πεξίπνπ ην 12% ηνπ παγθφζκηνπ ΑΔΠ. Αλ ην θφζηνο απηφ κεησζεί κε ηνπο θαηάιιεινπο ρεηξηζκνχο, 24

25 ηφηε θεξδίδνπλ αθελφο νη θαηαλαισηέο, πνπ πεηπραίλνπλ θαιχηεξεο ηηκέο, αθεηέξνπ νη επηρεηξήζεηο, γηαηί απμάλνπλ ηα πεξηζψξηα θέξδνπο ηνπο, γίλνληαη πην αληαγσληζηηθέο θαη κπνξνχλ λα επελδχζνπλ ηα ρξήκαηα απηά ζε έξεπλα ή ζε άιιεο αλαπηπμηαθέο δξαζηεξηφηεηεο. «Σα Logistics απμάλνπλ ηνλ βαζκφ εμππεξέηεζεο ησλ παξαγσγηθψλ θαη κεηαθνξηθψλ κέζσλ θαη κεηψλνπλ ηα δηαηεξνχκελα απνζέκαηα, απνδεζκεχνληαο θεθάιαην γηα άιιεο ρξήζεηο.» (Βηδάιεο, 2007, ζει. 2) Γηα απηφλ αθξηβψο ηνλ ιφγν νη ΟΣΑ κπνξνχλ λα επσθειεζνχλ απφ ην SCM. Γηφηη κπνξνχλ λα εμνηθνλνκήζνπλ πφξνπο απφ ηνπο ιηγνζηνχο, πνπ φπσο είδακε ζην Κεθ. 1 δηαζέηνπλ, γηα λα πξνζθέξνπλ πεξηζζφηεξα θαη θαιχηεξα έξγα θαζψο θαη ππεξεζίεο ζηνπο πνιίηεο,. Δπηπιένλ δελ πξέπεη λα ιεζκνλνχκε, φηη πνιιέο πνιπεζληθέο, αιιά θαη ειιεληθέο επηρεηξήζεηο ρξεζηκνπνηνχλ ψξηκα πιένλ ζπζηήκαηα logistics πνπ κπνξνχλ ηαρχηαηα θαη κε αθξίβεηα λα πινπνηνχλ ηηο απαηηήζεηο ηνπ θαηαλαισηηθνχ θνηλνχ ζε πιηθά θαη ππεξεζίεοαπφ ηα fast-food θαη ηα ATM, κέρξη ηηο απζεκεξφλ παξαδφζεηο πξντφλησλ. Μάιηζηα νη θαηαλαισηέο πεξηκέλνπλ αθφκα κηθξφηεξνπο ρξφλνπο απφθξηζεο. Έηζη ην ράζκα αλάκεζα ζηνλ γξήγνξα απνθξηλφκελν ηδησηηθφ ηνκέα θαη ζηνλ βξαδπθίλεην θαη αλαπνηειεζκαηηθφ δεκφζην ηνκέα γίλεηαη αθφκα κεγαιχηεξν. Σν ίδην κεγάιε φκσο γίλεηαη θαη ε απαίηεζε ησλ πνιηηψλ λα ηνπο παξέρνληαη αληίζηνηρνπ επηπέδνπ ππεξεζίεο απφ ηνπο Γεκφζηνπο Φνξείο. ηαλ φινη θηλνχληαη πξνο ηελ θαηεχζπλζε ηνπ SCM, δελ κπνξεί ην Γεκφζην λα παξακείλεη ζηάζηκν ζε απαξραησκέλεο πξαθηηθέο. 2.4 Γνκή ησλ Logistics χκθσλα κε ηηο αξρέο ηνπ management, ε νξζή δηνίθεζε ελφο ζπζηήκαηνο πεξηιακβάλεη ηα ζηάδηα ηνπ ζρεδηαζκνχ, ηεο νξγάλσζεο θαη ηνπ ειέγρνπ. Ωζηφζν ε θάζε ηνπ ζρεδηαζκνχ είλαη απηή πνπ θαηαλαιψλεη ηνλ πεξηζζφηεξν ρξφλν ησλ managers. Γηα λα γίλεη απνηειεζκαηηθφο ζρεδηαζκφο ρξεηάδεηαη ην φξακα ησλ ζηφρσλ ηνπ νξγαληζκνχ, θαζψο επίζεο ηα πιαίζηα, νη αξρέο θαη ηα δηαρεηξηζηηθά εξγαιεία ζηα νπνία ζα βαζηζηεί ν manager γηα λα επηηχρεη ηνπο ζηφρνπο απηνχο. Δηδηθά γηα ην management ησλ logistics ν ζρεδηαζκφο ζηεξίδεηαη ζε κηα ππξακίδα ηξηψλ παξαγφλησλ: ηνπνζεζία, απνζέκαηα θαη κεηαθνξέο κε ηελ εμππεξέηεζε πειαηώλ λα βξίζθεηαη ζην θέληξν σο απνηέιεζκα ησλ απνθάζεσλ απηψλ ησλ ηξηψλ παξαγφλησλ (Δηθφλα 2.2). Ο ζρεδηαζκφο επηρεηξεί λα απαληήζεη ζηηο εξσηήζεηο ηη, πφηε θαη πσο. Γηαθξίλεηαη δε ζε 25

26 ηξία επίπεδα: ζηξαηεγηθφο, ηαθηηθφο θαη ιεηηνπξγηθφο ζρεδηαζκφο. Ζ βαζηθή δηαθνξά αλάκεζα ηνπο είλαη ν ρξνληθφο νξίδνληαο ζρεδηαζκνχ. (Ballou R., 2004) Αλαιπηηθφηεξα: Σηξαηεγηθόο ζρεδηαζκόο: είλαη καθξνρξφληνο, θαη αλαθέξεηαη ζε ρξνληθή πεξίνδν κεγαιχηεξε ηνπ ελφο έηνπο. Δπηπιένλ δελ απαηηεί κεγάιε αθξίβεηα ζηα ζηνηρεία πνπ επεμεξγάδεηαη. Πεξηιακβάλεη: θαζνξηζκφ επηπέδνπ εμππεξέηεζεο, επηινγή πξνκεζεπηψλ, θαζνξηζκφο δηθηχνπ, κέζνδνη κεηαθνξάο. Ταθηηθόο ζρεδηαζκόο: αλαθέξεηαη ζε κηα ελδηάκεζε ρξνληθή πεξίνδν- κέρξη έλα έηνο. Πεξηιακβάλεη: ηχπνη, κέγεζνο θαη αξηζκφο νρεκάησλ, ζρεδηαζκφο απνζήθεο, κέζνδνη δηαρείξηζεο, έιεγρνο απνζεκάησλ. Λεηηνπξγηθόο ζρεδηαζκόο: είλαη ν πιένλ βξαρπρξφληνο θαζψο αλαθέξεηαη ζε απνθάζεηο πνπ ιακβάλνληαη ζε θαζεκεξηλή βάζε. Δδψ απαηηνχληαη απφιπηα αθξηβή ζηνηρεία. Πεξηιακβάλεη: παξαιαβή πιηθψλ, πξνγξακκαηηζκφο εξγαζηψλ, ζπληήξεζε, πξνγξακκαηηζκφο πξνζσπηθνχ, επηζηξνθέο, θα. Στπατηγική Αποθεμάτων Πποβλέτειρ Ππομήθειερ Αποθάζειρ αποθεμάηυν Απσέρ αποθήκεςζηρ Αποθάζειρ αποθήκεςζηρ Στόσοι εξςπ. Πελατών Πποφόν Υπηπεζίερ logistics Πληποθοπια -κό ζύζηημα Στπατηγική Μεταυοπών Απσέρ και Αποθάζειρ μεηαθοπών Στπατηγική Χώπος Αποθάζειρ συποθέηηζηρ Σσεδιαζμόρ δικηύος Σσεδιαζμόρ Οπγάνυζη Έλεγσορ Δηθφλα 2.2 Ζ ππξακίδα ηνπ ζρεδηαζκνχ θαη νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ SCM (Πεγή: Ballou R, 2004, ζει. 29. Σξνπνπνίεζε: αξαθίδνπ Όιγα, 2007) 26

27 Οη αλσηέξσ απνθάζεηο αλαδεηθλχνπλ ηελ πνιππινθφηεηα ησλ logistics, γηα απηφ επηβάιιεηαη θαηάιιεινο ζρεδηαζκφο θαη έιεγρνο ιφγσ ηεο αιιειεμάξηεζεο θαη ηεο ζπλερνχο αιιαγήο πνιιψλ δηαδηθαζηψλ. Έλα βαζηθφ πιαίζην ζρεδηαζκνχ θαη ειέγρνπ ηνπ φινπ ζπζηήκαηνο είλαη θαη ην αθφινπζν (βι. εηθφλα 2.3). Απνηειείηαη απφ ηέζζεξηο θάζεηο: 1 ε θάζε: Πνχ βξηζθφκαζηε; (SWOT Αλάιπζε) 2 ε θάζε: Πνχ ζέινπκε λα θηάζνπκε; (ηίζεληαη νη ζηφρνη) 3 ε θάζε: Γηαδηθαζία ζρεδηαζκνχ (πεξηιακβάλεη ηα ηξία επίπεδα ζρεδηαζκνχ) 4 ε θάζε: Έιεγρνο θαη κέηξεζε ηεο απνδνηηθφηεηαο ηνπ ζπζηήκαηνο ζε ζρέζε κε ηνπο αξρηθνχο ζηφρνπο (Βηδάιεο, 2007). Δηθφλα 2.3: Σν βαζηθφ πιαίζην ζρεδηαζκνχ θαη ειέγρνπ ηνπ φινπ ζπζηήκαηνο logistics (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2007, ζει. 2) Ση εθαξκνγή κπνξεί λα έρνπλ ηα παξαπάλσ ζηνπο ΟΣΑ; ζνλ αθνξά ζηελ ζηξαηεγηθή ηνπ ρώξνπ θαη ησλ κεηαθνξώλ (Δηθ. 2.2) κπνξνχκε λα ζεκεηψζνπκε ηα εμήο: Ο ζρεδηαζκφο ησλ logistics ζηελ πεξίπησζε απηή δελ ρξεηάδεηαη λα δψζεη κεγάιε βαξχηεηα ζηελ ηνπνζεζία. Ο ΟΣΑ απφ ηελ θχζε ηνπ πεξηνξίδεηαη ζε κηα ζπγθεθξηκέλε πεξηνρή. Απηφ ζεκαίλεη, φηη ε απνζήθε ηνπ πεξηνξίδεηαη σο επί ην πιείζηνλ ζηα φξηα ηνπ Γήκνπ. Δπηπιένλ ην θφζηνο κεηαθνξψλ είλαη κεησκέλν ζε ζρέζε κε ηνλ ηδησηηθφ ηνκέα, αθνχ δελ δηαθηλεί πξντφληα. Καη αλ απηφ ρξεηάδεηαη λα ζπκβεί, ζίγνπξα δελ κπνξεί λα θηάζεη ην θφζηνο κηαο εζληθήο ή κηαο παγθφζκηαο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο. πσο φκσο αλαθέξακε, ζηηο κεηαθνξέο εληάζζνληαη ε Γεκνηηθή πγθνηλσλία θαη ε Τπεξεζία Καζαξηφηεηαο θα, ηα νπνία δελ εμεηάδνληαη εμαληιεηηθά ζηελ παξνχζα εξγαζία. Άξα απηφ πνπ θχξηα θαζνξίδεη ην θφζηνο 27

28 ζρεδηαζκνχ logistics ζε έλαλ ΟΣΑ είλαη ε Γηαρείξηζε ησλ Απνζεκάησλ, ε νπνία θαη αλαιχεηαη ζην επφκελν θεθάιαην. 28

29 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 3 ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΑΠΟΘΔΜΑΣΧΝ 3.1 Υξεζηκόηεηα απνζεκάησλ Ζ αλάιπζε θαη ν έιεγρνο ησλ απνζεκάησλ απνηεινχλ κηα απφ ηηο πιένλ δεκνθηιείο θαη ζεκαληηθέο ιεηηνπξγίεο ζηε ζεσξία ησλ απνζεκάησλ. Ο ιφγνο είλαη φηη φινη νη ηχπνη επηρεηξήζεσλ θαη νξγαληζκψλ έρνπλ απνζεθεπκέλν πιηθφ, ην νπνίν ιακβάλεη ηελ κνξθή έηνηκσλ πξντφλησλ, πξψησλ πιψλ ή αθφκα θαη ρξεκαηηθψλ θεθαιαίσλ. θνπφο ηεο απνζήθεπζεο πιηθψλ δελ είλαη κφλν ε ηθαλνπνίεζε ηεο δήηεζεο. Τπάξρνπλ θαη άιινη ιφγνη, φπσο ε πξνζηαζία απφ ηηο απεξγίεο ή απφ κηα μαθληθή άλνδν ησλ ηηκψλ. (βι. Δηθφλα 3.1) Δηθφλα 3.1.: Λφγνη απνζήθεπζεο πιηθψλ (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2006, ζει. 6) 29

30 Δπηπιένλ ε δηαηήξεζε απνζεκάησλ είλαη απαξαίηεηε γηα λα επηηεπρζνχλ νηθνλνκίεο θιίκαθαο ζηελ παξαγσγή, ζηηο κεηαθνξέο, αιιά θαη γηα λα ππάξρεη ε δπλαηφηεηα εθκεηάιιεπζεο πνζνηηθψλ εθπηψζεσλ απφ κεγάιεο παξαγγειίεο. Αθφκε ηα απνζέκαηα βνεζνχλ κηα επηρείξεζε λα μεπεξάζεη ηα θελά ρξφλνπ πνπ δεκηνπξγνχληαη απφ ηελ παξαγγειία ελφο πιηθνχ κέρξη ηελ παξάδνζε θαη ρξήζε ηνπ, θαζψο θαη γηα ηελ θάιπςε απμεκέλσλ επνρηαθψλ αλαγθψλ. (Κπξηαδφπνπινο, 1999) 3.2. ηνηρεία ειέγρνπ απνζεκάησλ Αμίδεη λα δνχκε θάπνηνπο βαζηθνχο νξηζκνχο: Απνζήθε (warehouse): «είλαη θάζε αλεμάξηεηε επαγγεικαηηθή εγθαηάζηαζε, ζηελ νπνία δελ εθδειψλεηαη θακία ζπλαιιαθηηθή ή παξαγσγηθή δξαζηεξηφηεηα, αιιά ρξεζηκνπνηείηαη απνθιεηζηηθά γηα ηελ θχιαμε θαη απνζήθεπζε ησλ αγαζψλ.» (Κψδηθαο Βηβιίσλ θαη ηνηρείσλ). Ο νξηζκφο απηφο δελ απνθιείεη ην ελδερφκελν λα ππάξρνπλ πνιιέο κηθξφηεξεο απνζήθεο ζε έλαλ νξγαληζκφ, πξνθεηκέλνπ λα δηεπθνιπλζεί ε ιεηηνπξγία ηνπ θαη κε ηελ παξαδνρή, φηη δελ ιεηηνπξγνχλ αλεμάξηεηα κεηαμχ ηνπο, αιιά σο εληαίν ζχζηεκα, παξέρνληαο πιεξνθνξίεο ηφζν γηα ηελ θάζε κία μερσξηζηά φζν θαη γηα ην ζχλνιφ ηνπο. Απφζεκα (inventory): είλαη κηα πνζφηεηα πξντφλησλ πνπ θπιάζζνληαη απφ έλαλ νξγαληζκφ γηα ηελ θάιπςε κηαο κειινληηθήο αλάγθεο. Σν Δληαίν Γεληθφ Λνγηζηηθφ ρέδην (ΔΓΛ) νξίδεη σο απνζέκαηα ηα πιηθά πνπ αλήθνπλ ζηελ νηθνλνκηθή κνλάδα θαη ηα νπνία: Πξννξίδνληαη λα πσιεζνχλ θαηά ηελ ζπλήζε πνξεία ησλ εξγαζηψλ ηεο. Βξίζθνληαη ζηε δηαδηθαζία ηεο παξαγσγήο θαη πξννξίδνληαη λα πσιεζνχλ, φηαλ πάξνπλ ηε κνξθή ησλ έηνηκσλ πξντφλησλ. Πξννξίδνληαη λα αλαισζνχλ γηα ηελ θαιή ιεηηνπξγία, ηε ζπληήξεζε ή επηζθεπή, θαζψο θαη ηελ ηδηνπαξαγσγή παγίσλ ζηνηρείσλ, Πξννξίδνληαη λα ρξεζηκνπνηεζνχλ γηα ηε ζπζθεπαζία ησλ αγαζψλ πνπ πξννξίδνληαη γηα πψιεζε. Εήηεζε (demand): είλαη ε επηζπκία ησλ πειαηψλ λα αγνξάζνπλ έλα πξντφλ ή κηα ππεξεζία απφ ηνλ νξγαληζκφ. Φξόλνο παξάδνζεο (lead time): είλαη ε ρξνληθή πεξίνδνο πνπ κεζνιαβεί απφ ηελ παξαγγειία κέρξη ηελ παξάδνζε ελφο πξντφληνο. 30

31 Κπθιηθό απόζεκα (cyclical inventory): ζε ζπλζήθεο ζηαζεξήο δήηεζεο θαη ζηαζεξνχ ρξφλνπ παξάδνζεο είλαη ην ζηαζεξφ απφζεκα πνπ εηζέξρεηαη ζηελ απνζήθε απφ ηνπο πξνκεζεπηέο ή ηελ παξαγσγή αλά ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα. Απόζεκα αζθαιείαο (safety stock): είλαη επηπιένλ απνζεθεπκέλε πνζφηεηα πξντφλησλ (εθηφο ησλ θπθιηθψλ απνζεκάησλ), ε νπνία ρξεζηκνπνηείηαη γηα λα απνθεπρζνχλ βξαρπρξφληεο απνθιίζεηο ζηελ δήηεζε θαη ζηνπο ρξφλνπο παξάδνζεο, ψζηε λα κελ παξαηεξεζεί έιιεηςε. Έιιεηςε απνζέκαηνο (stock out): είλαη ε θαηάζηαζε ζηελ νπνία βξίζθεηαη έλαο νξγαληζκφο, φηαλ δελ έρεη ηνλ απαξαίηεην αξηζκφ πξντφλησλ ζηελ απνζήθε γηα ηελ ηθαλνπνίεζε ηεο δήηεζεο. Νεθξό απόζεκα (dead stock): είλαη ην πεπαιαησκέλν απφζεκα, πνπ δελ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί πνπζελά. Ο φξνο φκσο πεξηιακβάλεη θαη ηα απνζέκαηα πνπ θαηαζηξέθνληαη, θιέβνληαη ή ράλνληαη.(κπξηαδφπνπινο, 1999) 3.3 ηνηρεία θόζηνπο απνζεκάησλ Έλα ζπρλφ θαηλφκελν πνπ παξαηεξείηαη θαηά ηελ θνζηνιφγεζε ησλ απνζεκάησλ, είλαη λα ζεσξείηαη σο θφζηνο κφλν ε ηηκή αγνξάο ηνπ πξντφληνο. Απηφ φκσο δελ είλαη πιήξσο ζσζηφ. Σν θφζηνο αγνξάο είλαη ε θνξπθή ηνπ παγφβνπλνπ (βι. Δηθφλα 3.2) θαζψο κε ηελ αγνξά νπνηνπδήπνηε πιηθνχ εκθαλίδνληαη πιήζνο άιια ζηνηρεία θφζηνπο πνπ ζπρλά δελ γίλνληαη αληηιεπηά θαη ηα νπνία αλαιχνληαη παξαθάησ. Έηζη είλαη πιένλ απαξαίηεην λα ππνινγίδεηαη ην ζπλνιηθφ θφζηνο ηδηνθηεζίαο θαη φρη απιψο ε ρακειφηεξε ηηκή αλά ηηκή κνλάδνο πνπ πξνζθέξεη ν πξνκεζεπηήο. Με βάζε ην θξηηήξην ηνπ νιηθνχ θφζηνπο ρξεηάδεηαη αθελφο λα αμηνινγνχληαη νη πξνκεζεπηέο, θαη αθεηέξνπ λα ιεηηνπξγεί κέζα ζηνλ νξγαληζκφ ε εθνδηαζηηθή αιπζίδα. 31

32 Δηθφλα 3.2 Οιηθφ θφζηνο ηδηνθηεζίαο 4 (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2007, ζει 6) Κφζηνο Κεθαιαίνπ ζε Δπέλδπζε Απνζεκάησλ (Capital Cost) Ζ δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ δεζκεχεη ρξήκαηα πνπ ζα κπνξνχζαλ λα είραλ επελδπζεί δηαθνξεηηθά. Έηζη δεζκεχεη είηε ηα εζσηεξηθά θεθάιαηα ηνπ νξγαληζκνχ είηε ηα εμσηεξηθά πξνεξρφκελα (δάλεηα, επηδνηήζεηο). πλεπψο ην θφζηνο επθαηξίαο ηνπ θεθαιαίνπ κηαο εηαηξίαο (δειαδή ε απφδνζε πνπ κπνξεί λα πξνέιζεη απφ δηαθνξεηηθή ρξήζε ηνπ), ζα δείμεη ην αιεζηλφ θφζηνο. Ηδηαίηεξα ζε πεξηπηψζεηο νξγαληζκψλ πνπ αληηκεησπίδνπλ ζηελφηεηα θεθαιαίνπ ε ειάρηζηε ηηκή ηεο απφδνζεο λέσλ επελδχζεσλ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ θφζηνο θεθαιαίνπ..(κπξηαδφπνπινο, 1999) ηελ πεξίπησζε απηή ε κείσζε ησλ απνζεκάησλ απνηειεί ρξήζηκε ηαθηηθή γηα εμνηθνλφκεζε πφξσλ θαη απνηειεί εξγαιείν πξνο αμηνπνίεζε θαη γηα ηνπο ΟΣΑ. 4 πνπ θφζηνο απνζέκαηνο ελλνείηαη ην θφζηνο θεθαιαίνπ, φπνπ θφζηνο ζπληήξεζεο θαη θπξηφηεηαο ην θφζηνο δηαηήξεζεο απνζέκαηνο, φπνπ θφζηνο δηαλνκήο ην θφζηνο κεηαθνξάο θαη φπνπ θφζηνο απφθηεζεο ην θφζηνο παξαγγειηνιεςίαο. Σν θφζηνο αρξεζηίαο εθθξάδεη ηνλ θίλδπλν ην πξντφλ λα κείλεη αλαμηνπνίεην ζηελ απνζήθε θαη ηειηθά λα απαμησζεί. Ζ δηαθνξά ζηελ νλνκαζία ησλ ζηνηρείσλ θφζηνπο νθείιεηαη ζηελ δηαθνξεηηθή βηβιηνγξαθηθή πξνέιεπζε. Ωζηφζν ε Δηθφλα 3.2 αληηθαηνπηξίδεη ηελ νπζία ηνπ ζέκαηνο πνπ παξνπζηάδνπκε ζηελ παξάγξαθν απηή θαη γηα απηφ ρξεζηκνπνηήζεθε. 32

33 3.3.2 Κφζηνο δηαηήξεζεο απνζέκαηνο (Carrying Cost) Δίλαη ην θφζηνο δηαηήξεζεο νξηζκέλνπ αξηζκνχ εηνίκσλ πξντφλησλ ζηελ απνζήθε. Οη δαπάλεο δηαηήξεζεο δελ είλαη ζηαζεξέο, αιιά θπκαίλνληαη αλάινγα κε ηνλ φγθν ησλ πξντφλησλ πνπ είλαη απνζεθεπκέλα θαη θαηά πεξίπησζε κε ην ρξνληθφ δηάζηεκα θαηά ην νπνίν βξίζθνληαη ζηελ απνζήθε. ζν κεγαιχηεξα ηα επίπεδα απνζέκαηνο ηφζν κεγαιχηεξν ην θφζηνο δηαηήξεζεο. Σν θφζηνο απηφ κπνξεί λα αλαιπζεί ζηηο εμήο κνξθέο δαπαλψλ: Κφζηνο ελνηθίνπ, ζέξκαλζεο, ςχμεο, θσηηζκνχ, θχιαμεο, ςπγείσλ, ινγηζηηθήο δηαρείξηζεο (πάγην θφζηνο) Κφζηνο αζθάιηζεο πξντφλησλ Κφζηνο κείσζεο ηεο αμίαο ηνπ απνζέκαηνο ιφγσ ρξφλνπ Κφζηνο δηάξξεμεο απνζήθεο ή θινπήο πξντφλησλ Κφζηνο θαηαζηξνθήο πξντφλησλ Κφζηνο ιφγσ θφξσλ ηελ πεξίπησζε ησλ ΟΣΑ ηα ζηνηρεία θφζηνπο πνπ θχξηα εκθαλίδνληαη είλαη ην πάγην θφζηνο, ην θφζηνο κείσζεο ηεο αμίαο ηνπ απνζέκαηνο ιφγσ ρξφλνπ, ην θφζηνο δηάξξεμεο απνζήθεο ή θινπήο πξντφλησλ θαη ην θφζηνο θαηαζηξνθήο πξντφλησλ. Απηφ ζπκβαίλεη, γηαηί νη ΟΣΑ δελ αζθαιίδνπλ ηα απνζέκαηα θαη θπζηθά δελ πιεξψλνπλ θφξνπο γηα απηά. Δπηπιένλ νη απνζήθεο ησλ Γήκσλ δελ ζπλήζσο είλαη ελνηθηαδφκελεο, αιιά ηδηφθηεηεο, νπφηε νη ΟΣΑ απαιιάζζνληαη απφ ην θφζηνο ηνπ ελνηθίνπ Κφζηνο παξαγγειηψλ (Ordering Cost) Δίλαη ην θφζηνο πνπ ζπζρεηίδεηαη κε ηελ αλαπιήξσζε ησλ πξντφλησλ πνπ απνηεινχλ ην απφζεκα. Σν θφζηνο παξαγγειίαο είλαη αλεμάξηεην απφ ην κέγεζνο ηεο παξαγγειίαο αιιά εμαξηάηαη απφ ην πιήζνο ησλ παξαγγειηψλ. Μπνξεί λα αλαιπζεί ζηηο εμήο κνξθέο: Κφζηνο αγνξάο πξντφληνο Κφζηνο αγνξάο πλεπκαηηθψλ δηθαησκάησλ Κφζηνο κεηαθνξάο Κφζηνο παξάδνζεο, παξαιαβήο θαη ηνπνζέηεζεο ηεο παξαγγειίαο ζηνλ απνζεθεπηηθφ ρψξν Κφζηνο ινγηζηηθήο εγγξαθήο παξαγγειίαο Σα παξαπάλσ ζηνηρεία θφζηνπο είλαη δχζθνιν λα κεηξεζνχλ. Γεληθά φκσο νη δαπάλεο παξαγγειηψλ είλαη αληηζηξφθσο αλάινγεο πξνο ηηο δαπάλεο δηαηήξεζεο, γηαηί φζν απμάλεηαη ην κέγεζνο ησλ παξαγγειηψλ, απαηηνχληαη ιηγφηεξεο παξαγγειίεο, άξα κεηψλεηαη ην εηήζηνο θφζηνο παξαγγειηψλ, απμάλεηαη φκσο ην θφζηνο δηαηήξεζεο. 33

34 ηνπο ΟΣΑ ζα κπνξνχζακε λα πνχκε, φηη ην θφζηνο απηφ ζρεηίδεηαη άκεζα κε ηελ δηαδηθαζία ησλ πξνκεζεηψλ, θαζψο θαη ηνπο θαλφλεο πνπ ηελ δηέπνπλ. Οη λνκηθέο επηηαγέο γηα ηηο πξνκήζεηεο ηνπ Γεκνζίνπ απμάλνπλ θαηά ην πνιχ ην θφζηνο πξνκήζεηαο-παξαγγειίαο ησλ πξντφλησλ, ηα νπνία απαηηνχλ απμεκέλνπ επηπέδνπ δηαρείξηζε Κφζηνο έιιεηςεο αγαζψλ (shortage cost, stock out cost) Ζ δαπάλε απηή ιακβάλεη ρψξα, φηαλ ε δήηεζε ησλ πειαηψλ δελ κπνξεί λα ηθαλνπνηεζεί, γηαηί ππάξρεη αλεπαξθέο απφζεκα δηαζέζηκν πξνο πψιεζε. Σν θφζηνο έιιεηςεο εκπνξεπκάησλ κπνξεί λα αλαιπζεί ζηηο αθφινπζεο κνξθέο δαπαλψλ: Κφζηνο απψιεηαο πσιήζεσλ Κφζηνο κε ηθαλνπνίεζεο πειαηψλ θαη απψιεηαο θαιήο ζέιεζεο, πνπ κπνξεί λα νδεγήζεη ζηελ νξηζηηθή απψιεηα ησλ πειαηψλ θαη ζηελ απψιεηα ησλ θεξδψλ ηεο επηρείξεζεο ε κεξηθέο πεξηπηψζεηο ππάξρεη ε επηβνιή ηηκσξίαο ππφ ηε κνξθή πνηληθήο ξήηξαο γηα ηελ κε εκπξφζεζκε παξάδνζε ησλ παξαγγειηψλ ηαλ ε δήηεζε ησλ πξντφλησλ είλαη εζσηεξηθή (αληαιιαθηηθά, εμαξηήκαηα θηι), ε έιιεηςε κπνξεί λα πξνθαιέζεη δηαθνπέο εξγαζηψλ ζηε δηαδηθαζία παξαγσγήο θαη πξφθιεζε θαζπζηεξήζεσλ, κε απνηέιεζκα λα πθίζηαηαη θφζηνο δηαθνπήο ιεηηνπξγίαο κεραλψλ θαη θφζηνο απψιεηαο παξαγσγήο. Οη δαπάλεο έιιεηςεο είλαη αληηζηξφθσο αλάινγεο πξνο ηηο δαπάλεο δηαηήξεζεο ησλ απνζεκάησλ. ηελ πεξίπησζε ησλ ΟΣΑ κπνξεί λα κελ ππάξρεη θφζηνο απψιεηαο πσιήζεσλ, σζηφζν ε έιιεηςε ζε ζπγθεθξηκέλα πξντφληα κπνξεί λα αλαθφςεη ηελ πνξεία ελφο έξγνπ ή ηελ παξνρή θάπνηαο ππεξεζίαο γηα κεγάιν ρξνληθφ δηάζηεκα. Πξνθαλψο ην θφζηνο έιιεηςεο αγαζψλ έρεη θπξίσο θνηλσληθέο πξνεθηάζεηο ζηνπο ΟΣΑ, ρσξίο απηφ λα ζεκαίλεη, φηη απνθιείεηαη λα δεκηνπξγεζνχλ πξνβιήκαηα ηερληθήο θχζεσο. Έηζη ζηελ πεξίπησζε απηή δεκηνπξγείηαη θφζηνο κε ηθαλνπνίεζεο «πνιηηψλ» θαη εκθαλίδεηαη απψιεηα θαιήο ζέιεζεο, ηα νπνία κπνξεί λα κελ νδεγήζνπλ ζε νξηζηηθή απψιεηα πειαηψλ, εηδηθά φηαλ πξφθεηηαη γηα ππεξεζίεο πνπ κφλν ν Γήκνο ηηο παξέρεη, φπσο πρ ε απνθνκηδή ησλ απνξξηκκάησλ, αιιά ζε απψιεηα ςήθσλ. Κιαζζηθφ παξάδεηγκα είλαη ε απνπζία αληαιιαθηηθψλ ζηα απνξξηκκαηνθφξα. ηαλ παξνπζηαζηεί κηα βιάβε ζε έλα ηέηνην φρεκα, ην απνξξηκκαηνθφξν κπνξεί λα κείλεη αθηλεηνπνηεκέλν κέρξη θαη 40 κέξεο, εηδηθά ζε πεξίπησζε πνπ ρξεηαζηεί λα γίλεη αιιαγή αληαιιαθηηθνχ θαη απηφ δελ ππάξρεη ζηηο απνζήθεο ηνπ Γήκνπ. Οη θαζπζηεξήζεηο νθείινληαη 34

35 ζην ρξφλν πνπ ζα ρξεηαζηεί γηα ηελ δηάγλσζε ηνπ πξνβιήκαηνο, γηα ηελ εχξεζε ηνπ απαηηνχκελνπ αληαιιαθηηθνχ θαη ηελ αγνξά απηνχ. Δπίζεο ζα ρξεηαζηεί ρξφλνο γηα λα νδεγεζεί ην φρεκα ζην ζπλεξγείν θαη λα αληηθαηαζηαζεί ην αληαιιαθηηθφ. Αθφκα πξέπεη λα ιάβνπκε ππφςε θαη ηελ απαξαίηεηε γξαθεηνθξαηία πνπ ζπλνδεχεη ηηο παξαπάλσ ελέξγεηεο. Με βάζε ηα παξαπάλσ είδε θφζηνπο, ν ζθνπφο ηεο Γηαρείξηζεο Απνζεκάησλ (Inventory Management) κπνξεί λα νξηζζεί, σο έλα ζχζηεκα ειέγρνπ απνζεκάησλ, ην νπνίν ζα πξνζδηνξίδεη πνηα πνζφηεηα πξντφληνο ζα παξαγγειζεί θαη πφηε, ψζηε λα ειαρηζηνπνηνχληαη ηα είδε ησλ δαπαλψλ πνπ αλαθέξζεθαλ πξνεγνπκέλσο. (Φξάγθνο, 2006) 3.4 Γνκή πζηήκαηνο Διέγρνπ Απνζεκάησλ Έλα ζχζηεκα ειέγρνπ απνζεκάησλ εθηειεί ηηο αθφινπζεο ιεηηνπξγίεο: πξνβιέπεη ηε δήηεζε, πξνζδηνξίδεη ην αλαγθαίν απφζεκα αζθαιείαο, πξνζδηνξίδεη ηελ πνζφηεηα θαη ηνλ ρξφλν επαλαπαξαγγειίαο, κειεηά ηηο ζπλέπεηεο ησλ κεηαθνξηθψλ θαη πνζνηηθψλ εθπηψζεσλ θαη ππνινγίδεη ηα πξνζδνθψκελα απνηειέζκαηα απφ ηνλ ζρεδηαζκφ ησλ απνζεκάησλ Πξφβιεςε ηεο δήηεζεο Αλάγθε γηα πξφβιεςε Ο έιεγρνο θαη ε ηήξεζε ησλ απνζεκάησλ είλαη έλα πξφβιεκα ζπλεζηζκέλν γηα φιεο ηηο εηαηξίεο. κσο δελ ππάξρεη αθφκα θάπνην ζχζηεκα δηαρείξηζεο απνζεκάησλ ην νπνίν λα ιεηηνπξγεί ηθαλνπνηεηηθά ρσξίο ηελ χπαξμε ελφο αμηφπηζηνπ ζπζηήκαηνο πξφβιεςεο πσιήζεσλ. (Γηαλλάθαηλαο, 2003) Ζ πξφβιεςε ηεο δήηεζεο είλαη κηα απφ ηηο ζεκαληηθφηεξεο δξάζεηο ελφο νξγαληζκνχ, πξνθεηκέλνπ λα ηνλ βνεζήζεη λα αληηκεησπίζεη ηηο εμειίμεηο πην απνηειεζκαηηθά θαη ρσξίο εθπιήμεηο. Απηή ζα θαζνξίζεη ηηο πνζφηεηεο θαη ηα είδε ησλ πξντφλησλ πνπ ζα αγνξαζηνχλ, ζα παξαρζνχλ θαη ζα κεηαθεξζνχλ ζηηο απνζήθεο ή ζηα ζεκεία πψιεζεο/ρξήζεο. Έηζη έλαο θαηαζθεπαζηήο δελ πεξηκέλεη λα παξαγγείιεη έλα πξντφλ, φηαλ ζα ην ρξεηαζηεί, γηαηί ε αλακελφκελε θαζπζηέξεζε ζηελ παξάδνζή ηνπ ζα θαζπζηεξήζεη φιν ην έξγν, δεκηνπξγψληαο ζεκαληηθά πξνβιήκαηα ζηελ επηβίσζε ηεο εηαηξίαο.(μαξηλάθεο θαη ζπλ., 2007) Καηά αληίζηνηρν ηξφπν έλαο ΟΣΑ δελ πξέπεη λα πεξηκέλεη πφηε ζα εκθαληζηεί κηα αλακελφκελε αλάγθε, γηα λα πξνρσξήζεη ζηελ ρξνλνβφξα 35

36 δηαδηθαζία πξνκήζεηαο, αιιά ρξεηάδεηαη λα έρεη ηα απαξαίηεηα δηαρεηξηζηηθά εξγαιεία, ψζηε λα πξνβιέςεη έγθαηξα ηελ αλάγθε απηή θαη έγθαηξα λα πξνκεζεπηεί ηα πιηθά πνπ ρξεηάδεηαη, ψζηε λα απνθχγεη ηηο θαζπζηεξήζεηο πνπ βιέπνπκε ζηα πάζεο θχζεσο έξγα ηνπ επξχηεξνπ Γεκφζηνπ Σνκέα. Ζ ηθαλφηεηα ελφο νξγαληζκνχ λα κπνξεί λα πξνβιέπεη φζν ην δπλαηφλ θαιχηεξα ηε κειινληηθή δήηεζε, ηνπ δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα κπνξεί λα ειέγμεη θαιχηεξα ην θφζηνο ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο, αθνχ ζα κπνξεί λα δηαηεξήζεη ζσζηφηεξα επίπεδα απνζέκαηνο αλά πιηθφ ειαρηζηνπνηψληαο ηνλ θίλδπλν πνπ ζα πξνέθππηε είηε απφ ηελ έιιεηςε είηε απφ ηελ ππεξπιεζψξα απνζεκάησλ ηνηρεία θαη κέζνδνη πξφβιεςεο Οη πξνβιέςεηο απνηεινχλ αξηζκεηηθνχο ππνινγηζκνχο ησλ κειινληηθψλ επηπέδσλ ησλ πσιήζεσλ, ηεο δήηεζεο, ησλ επελδχζεσλ, ησλ ηηκψλ γηα θάζε νηθνλνκηθή κνλάδα. Ο ζθνπφο ηεο πξφβιεςεο είλαη λα βνεζήζεη ηνλ νξγαληζκφ ζηνλ ζσζηφ πξνγξακκαηηζκφ ησλ απαηηήζεσλ ζε πξψηεο χιεο, παξαγσγή αιιά θαη αλζξψπηλν δπλακηθφ. Οη έμππλεο, επηζηεκνληθέο θαη θαιά πξνεηνηκαζκέλεο πξνβιέςεηο ζα πξέπεη λα είλαη αξθεηά αθξηβείο ψζηε λα βνεζήζνπλ ηφζν ζηνλ ζσζηφ ζρεδηαζκφ, φζν θαη ζηνλ ζσζηφ έιεγρν. Έηζη κεηψλνληαη νη απψιεηεο πνπ νθείινληαη ζε απνχιεηα ή αρξεζηκνπνίεηα απνζέκαηα. Έλα πνιχ ζεκαληηθφ ζεκείν πνπ ζα πξέπεη λα ιεθζεί ππφςε είλαη ν ρξνληθφο νξίδνληαο ησλ πξνβιέςεσλ, ν νπνίνο δελ πξέπεη λα είλαη κεγαιχηεξνο απφ ηνλ θχθιν δσήο ηνπ πξντφληνο. Γεληθφηεξα ε καθξνπξφζεζκε πξφβιεςε δελ είλαη ηφζν αθξηβήο φζν ε πξφβιεςε κηθξήο ρξνληθήο πεξηφδνπ. Οη ζρεδηαζηέο ζπζηεκάησλ πξφβιεςεο ζα πξέπεη λα έρνπλ πξφζβαζε φρη κφλν ζε παξειζνληηθά δεδνκέλα απφ ηηο πσιήζεηο, αιιά θαη ζε νπνηνδήπνηε δηαθεκηζηηθφ, επηρεηξεζηαθφ ή παξαγσγηθφ πιάλν πνπ ππάξρεη ζηελ εηαηξία. Απηφ ζεκαίλεη, φηη φια ηα ηκήκαηα ηεο εηαηξίαο πνπ εκπιέθνληαη ζηελ πξφβιεςε (κάξθεηηλγθ, πσιήζεηο, παξαγσγή, νηθνλνκηθφ ηκήκα), ζα πξέπεη λα ζπληνλίδνληαη ζχκθσλα κε ζηφρνπο ηεο εηαηξίαο. (Μαξηλάθεο θαη ζπλ., 2007). Καηά αληίζηνηρν ηξφπν ζε έλαλ ΟΣΑ πξέπεη λα ζπλεξγαζηνχλ φιεο νη Τπεξεζίεο ηνπ γηα ηε πξφβιεςε ησλ αλαγθψλ θαη κάιηζηα ε αηξεηή Γεκνηηθή/Κνηλνηηθή αξρή είλαη εθείλε πνπ κέζσ ησλ ηεηξαεηψλ θαη εηήζησλ επηρεηξεζηαθψλ πξνγξακκάησλ ζα δψζεη ηελ θαηεχζπλζε, ζηελ νπνία ζα πξνζαλαηνιηζηεί ν δήκνο/θνηλφηεηα γηα λα θαηαζηξψζεη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ πξνκεζεηψλ θαη ησλ θαη επέθηαζε ησλ απαηηνχκελσλ πιηθψλ. 36

37 Δηθφλα 3.3 Μηα παξάδνμε κέζνδνο πξφβιεςεο «Σκήκα Πξνβιέςεσλ Logistics: Κάλνπκε θαη αλάγλσζε παιάκεο!» (Πεγή: Digital Equipment Corporation Logistics Manual) Τπάξρνπλ αξθεηέο κέζνδνη πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ πξφβιεςε ηεο κειινληηθήο δήηεζεο. Οη πην γλσζηέο είλαη νη αθφινπζεο: Κξηηηθή πξνζέγγηζε (judgmental approach): ε πξνζέγγηζε απηή ζηεξίδεηαη ζηελ γλψκε, ηελ θξίζε θαη ηελ εκπεηξία εμεηδηθεπκέλνπ πξνζσπηθνχ γηα ηελ πξφβιεςε ηεο κειινληηθήο δήηεζεο. Πεηξακαηηθή πξνζέγγηζε (experimental approach): ρξεζηκνπνηείηαη, φηαλ έλα λέν πξντφλ κπαίλεη ζηελ αγνξά θαη δελ μέξνπκε πψο ζα ην ππνδερηνχλ νη θαηαλαισηέο. Κάησ απφ απηέο ηηο ζπλζήθεο, έλα πείξακα ζρεηηθά κε ηε δήηεζε πξαγκαηνπνηείηαη ζε έλα κηθξφ ζχλνιν ηνπ πιεζπζκνχ θαη κεηά επεθηείλεηαη ζε κηα κεγαιχηεξε νκάδα γηα λα ιεθζνχλ ηα απνηειέζκαηα. Σρεζηαθή πξνζέγγηζε (relational approach): βαζίδεηαη ζηελ παξαδνρή, φηη ππάξρεη έλαο ζπγθεθξηκέλνο ιφγνο γηα ηνλ νπνίν ππάξρεη δήηεζε γηα θάπνην πξντφλ. Έηζη, γίλεηαη κηα πξνζπάζεηα λα θαηαλνεζνχλ νη ιφγνη γηα ηνπο νπνίνπο θάπνην πξντφλ ζα είλαη αλαγθαίν. Πξνζέγγηζε ρξνλνζεηξώλ (time series approach): ππνζέηεη, φηη ε δήηεζε αθνινπζεί έλα ζπγθεθξηκέλν πξφηππν κέζα ζηνλ ρξφλν, ην νπνίν 37

38 επαλαιακβάλεηαη- ή ηνπιάρηζηνλ επαλαιακβάλεηαη πξνζεγγηζηηθά- θαηά ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα. Αλ απηφ ην ζπγθεθξηκέλν πξφηππν κπνξέζεη λα πεξηγξαθεί καζεκαηηθά θαη λα κνληεινπνηεζεί, ζηε ζπλέρεηα ε δήηεζε κπνξεί λα πξνβιεθζεί κε αξθεηή αθξίβεηα, αλ αθνινπζεί ην ίδην πξφηππν θαη ζην κέιινλ. Οη κέζνδνη πξφβιεςεο πνπ απαζρνινχληαη κε ηελ παξαγσγή αξηζκεηηθψλ εθηηκήζεσλ πνηθίινπλ απφ ζρεηηθά απιέο έσο πνιχ ζχλζεηεο θαη απαηηεηηθέο ηερληθέο. ηελ πιεηνςεθία ηνπο νη ηερληθέο απηέο είλαη πνζνηηθέο. Τπάξρνπλ, φκσο θαη ρξήζηκεο πνηνηηθέο πξνζεγγίζεηο. Σα πνζνηηθά κνληέια εθαξκφδνληαη, φηαλ πιεξνχληαη ηξεηο βαζηθέο πξνυπνζέζεηο (Δηθφλα 3.4): Δηθφλα 3.4: Οη ηξεηο πξνυπνζέζεηο γηα ηελ εθαξκνγή πνζνηηθψλ κνληέισλ πξφβιεςεο (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2007, ζει. 6) Μνληέια Απνζεκάησλ Έλα απνηειεζκαηηθφ ζχζηεκα δηαρείξηζεο ησλ απνζεκάησλ ζπλεπάγεηαη εμνηθνλφκεζε πφξσλ γηα κηα νηθνλνκηθή κνλάδα (κηθξφηεξν θφζηνο πξνκήζεηαο, κεγαιχηεξα δηαζέζηκα θεθάιαηα θίλεζεο, ρακειφηεξεο δαπάλεο πξνζσπηθνχ, κεηαθνξηθψλ θα) θαη θαιχηεξε εμππεξέηεζε ζηνπο πειάηεο. Δμαηηίαο ινηπφλ ηεο ζεκαζίαο ηεο ιεηηνπξγίαο ηεο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ έρνπλ αλαπηπρζεί ηερληθέο θαη ζπζηήκαηα πνπ αμηνπνηνχλ ηηο δπλαηφηεηεο πνπ παξέρεη ε Δπηρεηξεζηαθή Έξεπλα θαη ε Πιεξνθνξηθή ελψ ε ιεηηνπξγία απηή ζπγθεληξψλεη ηελ πξνζνρή ησλ ζχγρξνλσλ ζπζηεκάησλ δηνίθεζεο. Παξαθάησ παξνπζηάδνληαη ζπλνπηηθά νξηζκέλα βαζηθά καζεκαηηθά ππνδείγκαηα (κνληέια) απνζεκάησλ, ηα νπνία βειηηζηνπνηνχλ ηα ζπζηήκαηα δηαρείξηζεο απνζεκάησλ Βαζηθέο θαηεγνξηνπνηήζεηο ησλ κνληέισλ απνζεκάησλ Μηα βαζηθή δηάθξηζε ησλ κνληέισλ απνζεκάησλ είλαη ζε απηά πνπ ππνινγίδνπλ ηνλ επηρεηξεκαηηθφ θίλδπλν θαη ηελ αβεβαηφηεηα θαη ζε απηά πνπ δελ ιακβάλνπλ ππφςε ηνπο δχν πξνεγνχκελνπο παξάγνληεο. Σα πξψηα κνληέια ζηεξίδνληαη ζηηο πηζαλφηεηεο θαη θαινχληαη 38

39 πηζαλνινγηθά ή ζηνραζηηθά κνληέια (stochastic models). Σν δεχηεξα θαινχληαη πξνζδηνξηζηηθά κνληέια (deterministic models). Πηζαλνινγηθά Μνληέια: Ο επηρεηξεκαηηθφο θίλδπλνο θαη ε αβεβαηφηεηα ππεηζέξρνληαη ζηε αλάιπζε απνζεκάησλ δηα κέζνπ πνιιψλ κεηαβιεηψλ, νη επηθξαηέζηεξεο απφ ηηο νπνίεο είλαη νη δηαθπκάλζεηο ζηε δήηεζε θαη ζηνλ ρξφλν παξάδνζεο (lead time). ηαλ ε δήηεζε γηα έλα απφζεκα δελ είλαη επαθξηβψο γλσζηή, ηφηε ν πξνζδηνξηζκφο απηήο γίλεηαη κέζσ ησλ πηζαλνηήησλ. ηελ πηζαλνινγνχκελε δήηεζε αληί λα ειαρηζηνπνηείηαη ην θφζηνο, ειαρηζηνπνηείηαη ην αλακελφκελν θφζηνο. Πξνζδηνξηζηηθά κνληέια: Σα κνληέια απηά δηαθξίλνληαη ζε: πζηήκαηα αγνξάο ζηαζεξψλ πνζνηήησλ πζηήκαηα ζηαζεξνχ δηαζηήκαηνο κεηαμχ ησλ παξαγγειηψλ. Σν ζχζηεκα ζηαζεξνχ δηαζηήκαηνο κεηαμχ παξαγγειηψλ είλαη έλα ζχζηεκα απνζεκάησλ πνπ βαζίδεηαη ζηνλ παξάγνληα ρξφλν. Γχν κφλν κεηαβιεηέο πξέπεη λα ππνινγηζηνχλ: ε ζηαζεξή πεξίνδνο αλαζεψξεζεο θαη ην κέγηζην επίπεδν απνζεκάησλ, απφ ην νπνίν ππνινγίδνληαη φιεο νη παξαγγειίεο αλαπιήξσζεο. Γηα θάζε είδνο θαζνξίδεηαη έλα κέγηζην επίπεδν απνζεκάησλ. Αθνχ πεξάζεη κηα ζηαζεξή ρξνληθή πεξίνδνο, ππνινγίδεηαη ε πνζφηεηα θάζε είδνπο ζε απνζέκαηα θαη δίλεηαη κηα παξαγγειία γηα ηελ αλαπιήξσζή ηνπ. Σν κέγεζνο ηεο παξαγγειίαο γηα θάζε είδνο ηζνχηαη κε ηε δηαθνξά κεηαμχ ηνπ κέγηζηνπ επηπέδνπ απνζεκάησλ ηνπ θαη ηεο κέηξεζεο ηνπ επηπέδνπ ησλ απνζεκάησλ ζηελ απνζήθε ζηε ζηηγκή εθείλε. Ο ρξφλνο κεηαμχ ησλ παξαγγειηψλ είλαη ζηαζεξφο (πρ θάζε βδνκάδα). Οη πνζφηεηεο ησλ παξαγγειηψλ πνηθίινπλ αλάινγα κε ηηο δηαθπκάλζεηο πνπ παξαηεξνχληαη ζηε ρξήζε ηνπ πξντφληνο. πζηήκαηα κεηαβιεηνχ κεγέζνπο παξαγγειίαο. Σα ζπζηήκαηα απηά πξνζδηνξίδνπλ ηηο βέιηηζηεο ιχζεηο γηα ην επίπεδν παξαγγειηψλ ζε πεξηπηψζεηο κε ζηαζεξήο δήηεζεο, φπσο γηα παξάδεηγκα ζπκβαίλεη κε επνρηαθά πξντφληα. (Γαξδίθεο, 2001) πλερή ζπζηήκαηα απνζήθεπζεο ηα ζπζηήκαηα απηά, φηαλ ην απφζεκα κεησζεί ζε έλα ζπγθεθξηκέλν επίπεδν, ην νπνίν ιέγεηαη «ζεκείν εθ λένπ παξαγγειίαο» (re-order point), κηα λέα παξαγγειία δίλεηαη γηα λα αλαπιεξψζεη ηα ηεκάρηα ηνπ απνζέκαηνο.(φξάγθνο, 2007) 39

40 Σα παξαπάλσ κνληέια πξφβιεςεο δελ είλαη απαξαίηεην λα εθαξκνζηνχλ ζε φια ηα είδε ησλ απνζεκάησλ, αιιά κφλν ζε απηά πνπ ζεσξνχκε θξίζηκα, φπσο ζα δνχκε παξαθάησ ζηελ ABC Αλάιπζε. ηελ πεξίπησζε ησλ ΟΣΑ σζηφζν πξέπεη λα ιάβνπκε ππφςε ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν γίλνληαη νη πξνκήζεηεο. Γελ είλαη εχθνιν λα πξνθεξχζζεηαη δηαγσληζκφο ζε ζχληνκα ρξνληθά δηαζηήκαηα, γηαηί απηφ ζα αχμαλε ην θφζηνο δηαρείξηζεο ησλ ζπκβάζεσλ. Ωζηφζν κηα ιχζε ζα κπνξνχζε λα είλαη ε ππνγξαθή αμηαθήο ζχκβαζεο. Πξνκεζεπηήο θαη ΟΣΑ ζπκθσλνχλ ζε έλα νξηζκέλν πνζφ κε βάζε έλαλ ζηαζεξφ ηηκνθαηάινγν πξντφλησλ, θαη ν πξνκεζεπηήο αλαιακβάλεη ηελ ππνρξέσζε λα παξαδίδεη κέζα ζε ζπγθεθξηκέλν ζχληνκνρξνληθφ δηάζηεκα ηα φπνηα πιηθά δεηά ν Γήκνο. Ωζηφζν ε πεξίπησζε απηή ρξεηάδεηαη αξθεηή πξνζνρή, ψζηε λα ηεξνχληαη νη αξρέο ηεο δηαθάλεηαο θαη ηεο αμηνθξαηίαο θαηά ηελ επηινγή ηνπ πξνκεζεπηή Οηθνλνκηθή Πνζφηεηα Παξαγγειίαο (ΟΠΠ) Ζ θαιχηεξε πνιηηηθή παξαγγειηψλ πξνζδηνξίδεηαη απφ ηελ ειαρηζηνπνίεζε ηνπ ζπλνιηθνχ θφζηνπο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ (θφζηνο θεθαιαίνπ, δηαηήξεζεο, έιιεηςεο εκπνξεπκάησλ) θαη ηνπ θφζηνπο παξαγγειίαο, ρξεζηκνπνηψληαο ην κνληέιν Οηθνλνκηθήο Πνζφηεηαο Παξαγγειίαο (Economic Order Quantity-EOQ). Ζ EOQ ζε κνλάδεο ππνινγίδεηαη απφ ηνλ ηχπν: EOQ = (2PD/CV)½, φπνπ Ρ= Σν θφζηνο παξαγγειίαο (ρξήκαηα αλά παξαγγειία) D= Δηήζηα δήηεζε ή ρξήζε ηνπ Πξντφληνο (αξηζκφο κνλάδσλ) C= Δηήζην θφζηνο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ (πνζνζηφ ηνπ θφζηνπο ή ηεο αμίαο πξντφληνο) V= Μέζν θφζηνο ή αμία κηαο κνλάδαο απνζέκαηνο Σν κνληέιν EOQ απέθηεζε ηεξάζηηα ζεκαζία θαη ρξήζε ζηε βηνκεραλία. Ωζηφζν έρεηο αξθεηνχο πεξηνξηζκνχο: 1. Γηαξθείο, ζηαζεξνί θαη γλσζηνί ξπζκνί δήηεζεο 2. ηαζεξφο θαη γλσζηφο ρξφλνο αλαπιήξσζεο (lead time) 3. ηαζεξή ηηκή αγνξάο πνπ είλαη αλεμάξηεηε απφ ηελ πνζφηεηα ή ηνλ ρξφλν ηεο παξαγγειίαο 4. ηαζεξφ θφζηνο κεηαθνξάο πνπ είλαη αλεμάξηεην απφ ηελ πνζφηεηα ή ηνλ ρξφλν ηεο παξαγγειίαο 5. Ηθαλνπνίεζε φιεο ηεο δήηεζεο (φρη ειιείςεηο) 6. Γελ ππάξρεη απφζεκα ζε κεηαθνξά 40

41 7. πγθεθξηκέλνο ρξνληθφο νξίδνληαο 8. Μνλάρα έλα πξντφλ ζε απφζεκα 9. Καλέλαο πεξηνξηζκφο ζηελ δηαζεζηκφηεηα θεθαιαίνπ. ρήκα 3.1: Απαηηνχκελεο εμηζνξξνπήζεηο θφζηνπο γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ηεο Οηθνλνκηθήο Πνζφηεηαο Παξαγγειίαο (Πεγή: Κπξηαδφπνπινο, 1999, ζει. 359) Αλ θαη είλαη εμαηξεηηθά ζπάλην λα βξεζνχλ θαηαζηάζεηο πνπ λα ηζρχνπλ νη παξαπάλσ πξνυπνζέζεηο, σζηφζν ε εμίζσζε απηή ηξνπνπνηείηαη ζχκθσλα κε καζεκαηηθνχο θαλφλεο αλάινγα κε ηηο ζπλζήθεο πνπ ηζρχνπλ θάζε θνξά, βξίζθνληαο κεγάιε εθαξκνγή ζηνλ ηδησηηθφ ηνκέα. Σν ζεηηθφ είλαη πσο ε EOQ δελ είλαη ηδηαίηεξα επαίζζεηε ζε κηθξέο αιιαγέο ζηα εηζεξρφκελα ζηνηρεία. Απηφ αθξηβψο απνθαιχπηεη ην παξαθάησ ζρήκα 3.1, φπνπ ε θακπχιε ηνπ ζπλνιηθνχ θφζηνπο εκθαλίδεηαη ζρεηηθά επίπεδε γχξσ απφ ην ζεκείν επίιπζεο, δειαδή ην Διάρηζην πλνιηθφ Κφζηνο.(Κπξηαδφπνπινο, 1999) ABC Αλάιπζε Μηα ζπλήζεο πξαθηηθή ζηνλ έιεγρν ησλ απνζεκάησλ είλαη λα θαηεγνξηνπνηνχληαη ηα πξντφληα ζε πεξηνξηζκέλν αξηζκφ νκάδσλ θαη ζηελ ζπλέρεηα λα εθαξκφδεηαη δηαθνξεηηθφο έιεγρνο απνζεκάησλ ζε θάζε θαηεγνξία. Απηφ είλαη πνιχ ινγηθφ, γηαηί φια ηα πξντφληα ηεο απνζήθεο δελ είλαη ηεο ίδηαο ζπνπδαηφηεηαο. Έηζη γηα κηα εκπνξηθή επηρείξεζε δελ θέξλνπλ φια ηα πξντφληα ην ίδην θέξδνο, νχηε έρνπλ φια ηελ ίδηα δήηεζε, δελ είλαη φια εμίζνπ αληαγσληζηηθά, νχηε έρνπλ φια ην ίδην κεξίδην ζηελ αγνξά. Δθαξκφδνληαο δηαθνξεηηθέο πνιηηηθέο απνζέκαηνο αλάινγα ηελ θαηεγνξία ηνπ πξντφληνο, είλαη επθνιφηεξν λα 41

42 επηηεπρζνχλ νη ζηφρνη ηεο δηαρείξηζεο απνζεκάησλ δηαηεξψληαο ρακειφηεξα επίπεδα ζηα απνζέκαηα θαη ηαπηφρξνλα θξαηψληαο ηελ εμππεξέηεζε πειαηψλ ςειά. (Ballou R., 2004) ρήκα 3.2: Ζ θακπχιε θαη ε ΑΒC Αλάιπζε ησλ πξντφλησλ κηαο ηππηθήο απνζήθεο. (Πεγή: Ballou R., 2004, p. 69) Ο θαλφλαο Pareto ηζρχεη θαη ζηα απνζέκαηα. Έηζη ην 20% ησλ πξντφλησλ κηαο επηρείξεζεο ζπλεηζθέξεη ζην 80% ηνπ θέξδνπο ηεο εηαηξίαο. Ο θαλφλαο απηφο κε κηθξέο ή ιίγν κεγαιχηεξεο απνθιίζεηο ηζρχεη ζηελ πιεηνςεθία ησλ πεξηπηψζεσλ. ια ηα πξντφληα ρσξίδνληαη ζε ηξεηο ζπλήζσο θαηεγνξίεο κε βάζε ηνλ θαλφλα απηφ. ηελ θαηεγνξία Α αλήθνπλ ηα πξντφληα κε ηελ κεγαιχηεξε θηλεηηθφηεηα ζηελ απνζήθε θαη ηελ κεγαιχηεξε ζπλεηζθνξά ζηα θέξδε (20% ησλ πξντφλησλ). ηελ θαηεγνξία Β είλαη ηα πξντφληα κεζαίαο θηλεηηθφηεηαο (30% ησλ πξντφλησλ) θαη ζηελ C απηά πνπ πην ζπάληα δεηνχληαη (50% ησλ πξντφλησλ). (βι. ζρήκα 3.1). ε θάπνηεο πεξηπηψζεηο ππάξρεη θαη θαηεγνξία D, κε πξντφληα πνπ δελ θηλνχληαη θαζφινπ. Γελ ππάξρεη θάπνηνο ζπγθεθξηκέλνο θαλφλαο γηα ην πφζεο ζα είλαη νη θαηεγνξίεο ή γηα ην πνηα πξντφληα ζα αλήθνπλ ζηελ θάζε κία, γηαηί απηφ ην θαζνξίδεη ν θάζε νξγαληζκφο μερσξηζηά. πρλά ηα πξντφληα αιιάδνπλ θαηεγνξία, φηαλ ππάξρνπλ αιιαγέο ζηε δήηεζε. κσο ε θαηεγνξηνπνίεζε απηή είλαη αλαγθαία γηα λα ππάξρεη ζσζηφηεξνο ρεηξηζκφο ζηα απνζέκαηα θάζε θαηεγνξίαο. Έηζη αλ ην 20% ησλ πξντφλησλ ζπκβάιιεη ζην 80% ησλ ζπλνιηθψλ δαπαλψλ, ηφηε ηα πξντφληα απηά ζα πξέπεη λα παξαθνινπζνχληαη θαζεκεξηλά (νκάδα Α). Γηα απηά ηεο νκάδαο Β ζα γίλεηαη πρ. εβδνκαδηαίνο έιεγρνο, ελψ γηα ηελ νκάδα C ζα ρξεηαζηεί αθφκα κηθξφηεξε πξνζνρή. 42

43 Ζ παξαπάλσ θαηεγνξηνπνίεζε είλαη ρξήζηκε θαη γηα ηηο πξνκήζεηεο. Οη πξνκεζεπηέο ησλ πξψησλ πιψλ ησλ πξντφλησλ πνπ καο ελδηαθέξνπλ πεξηζζφηεξν ζα πξέπεη λα έρνπλ δηαθνξεηηθή αληηκεηψπηζε απφ ηνπο ππφινηπνπο, γηαηί καο ελδηαθέξεη κηα ζηελφηεξε θαη απνδνηηθφηεξε ζπλεξγαζία καδί ηνπο, θαζψο απφ απηνχο θξίλεηαη ε επηηπρία ησλ πην θεξδνθφξσλ πξντφλησλ ηεο επηρείξεζεο. Δπίζεο ηα ζπκβφιαηα γηα ηα πξντφληα απηά ζα πξέπεη λα είλαη πην απζηεξά, απαηηψληαο ζχληνκνπο ρξφλνπο παξάδνζεο κε απφιπηε ζπλέπεηα θαη πςειά επίπεδα πνηφηεηαο. Υξεηάδεηαη λα εμαζθαιίδνπλ πιήξσο ηνλ νξγαληζκφ, γηαηί νπνηαδήπνηε αζηνρία ησλ ζπγθεθξηκέλσλ πιηθψλ, ζα έρεη κεγάιε επίπησζε ζηα θέξδε ηεο εηαηξίαο. Ζ ABC Αλάιπζε είλαη εμίζνπ ρξήζηκε ζηνπο ΟΣΑ. Σα πξντφληα πνπ ππάξρνπλ ζηελ απνζήθε κπνξνχλ λα θαηεγνξηνπνηεζνχλ ζηηο αληίζηνηρεο νκάδεο αλάινγα κε ηελ ζεκαληηθφηεηα ηνπο, ην θφζηνο απφθηεζεο, ηελ ρξήζε ηνπο θα. Σα θαίξηα πξντφληα (νκάδα Α) ζα πξέπεη λα δηαρεηξίδνληαη κε πην απζηεξφ ηξφπν θαη σο πξνο ηελ απνζήθεπζε θαη ηε θχιαμε, αιιά θαη σο πξνο ηνλ ηξφπν δηάζεζεο θαη ρξήζεο. Γειαδή ζα πξέπεη λα ππάξρεη ζαθήο έιεγρνο γηα ην πνηνο θαη πνχ ζα ηα ρξεζηκνπνηήζεη. Δπηπιένλ ε δηαδηθαζία ησλ πξνκεζεηψλ ηνπο κπνξεί λα γίλεη πην απζηεξή θαη απαηηεηηθή. Γηαηί φρη, αλ απηφ θξίλεηαη ζθφπηκν, λα κελ γίλνληαη έξεπλεο αγνξάο γηα ηα πιηθά ηεο νκάδαο Α; Δπηπιένλ ζεκαληηθφ ξφιν παίδεη ε πξφβιεςε ηεο δήηεζεο ηνπο, ψζηε κε ην ζσζηφ πξνγξακκαηηζκφ λα κελ ππάξρεη θίλδπλνο stock-out θαη άξα θαζπζηεξήζεηο ζηελ εμέιημε ησλ έξγσλ ή ηεο δηνηθεηηθήο δηαδηθαζίαο. 3.5 Φηινζνθίεο δηνίθεζεο απνζεκάησλ Ζ δηνίθεζε ησλ απνζεκάησλ αλαπηχζζεηαη γχξσ απφ δχν βαζηθέο θηινζνθίεο: ην ζχζηεκα push θαη ην ζχζηεκα pull. Σν ζχζηεκα Push είλαη ην παξαδνζηαθά ρξεζηκνπνηνχκελν ζχζηεκα, φπνπ ππάξρεη έλα πξνθαζνξηζκέλν πξφγξακκα παξαγσγήο γηα θάζε ζέζε εξγαζίαο. Μφιηο κηα ζέζε εξγαζίαο νινθιεξψζεη ην έξγν ηεο, «ζπξψρλεη» ην πξντφλ ζηελ επφκελε ζέζε εξγαζίαο. Αληίζεηα ζην ζχζηεκα pull, φηαλ κηα ζέζε εξγαζίαο Α ρξεηάδεηαη θάπνηα πξντφληα απφ κηα πξνεγνχκελε ζέζε Β, ηφηε δίλεη ζηε Β εληνιή γηα λα μεθηλήζεη ε παξαγσγή. Σν κνληέιν απηφ απαηηεί πνιχ θαιή ζπλεξγαζία θαη δελ είλαη πάληα εχθνιν λα πινπνηεζεί. Ωζηφζν κε ηε κέζνδν απηή επηηπγράλεηαη αθξηβήο έιεγρνο ησλ απνζεκάησλ, θάηη πνπ είλαη δπζθνιφηεξν λα επηηεπρζεί κε ην push ζχζηεκα. Δπηπιένλ 43

44 παξέρεηαη ε δπλαηφηεηα λα δηαηεξνχληαη ηα απνζέκαηα ζε ρακειά επίπεδα. Πνιιέο θνξέο ζε παξαγσγηθέο κνλάδεο γίλεηαη ζπλδπαζκφο θαη ησλ δχν κεζφδσλ. (Ballou R., 2004)ζηνπο ΟΣΑ ζπλήζσο εθαξκφδεηαη ην ζχζηεκα PUSH, φπνπ κηα εξγαζία πξαγκαηνπνηείηαη αλεμάξηεηα απφ ην αλ είλαη ρξήζηκε, θαη πξνσζείηαη ζηελ επφκελε θάζε. Σν ζχζηεκα PULL δπζηπρψο ρξεζηκνπνηείηαη ζε πεξηπηψζεηο πνπ ιφγσ έιιεηςεο θάπνησλ πιηθψλ, δίλεηαη θαζπζηεξεκέλα ε εληνιή, λα μεθηλήζεη ε παξαγγειία ηνπο. Βαζηζκέλν ζηα ζπζηήκαηα push είλαη θαη ην ζχζηεκα Καηάιιειεο ηηγκήο ή φπσο είλαη επξέσο γλσζηφ Just-In-Time System. Σν ηαπσληθφ απηφ ζχζηεκα, πνπ πξψηε εθάξκνζε ε Toyota, ζηφρν έρεη ηε ζπλερή βειηίσζε, ψζηε λα κεδεληζζνχλ νη νπνηεζδήπνηε απψιεηεο ζε φιε ηελ εθνδηαζηηθή αιπζίδα. (εηθφλα 3.5). Απνζθνπεί ζην λα ππάξρεη ην θαηάιιειν πξντφλ, ζηνλ θαηάιιειν ηφπν, ζηνλ θαηάιιειν ρξφλν. Ζ θηινζνθία ηνπ JIT έξρεηαη ζε πιήξε αληίζεζε κε ηελ θηινζνθία δηαηήξεζεο απνζεκάησλ JIC- Just-in Case (ζε πεξίπησζε πνπ ρξεηαζηνχλ). Πεξηνξίδεη ζην ειάρηζην φιεο ηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ δελ πξνζζέηνπλ αμία ζην πξντφλ θαη βαζίδεηαη ζηελ ζηελή ζπλεξγαζία φισλ ησλ επηπέδσλ ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο θαζψο θαη ζηελ νξζνινγηθή ρξήζε αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ θαη εμνπιηζκνχ. (Παππήο, Μηρηψηεο, 2005) Ση είλαη JIT: Φηινζνθία θαη φρη ηερληθή χζηεκα έιμεο (PULL) Ση πξνϋπνζέηεη ηαζεξφ πεξηβάιινλ εβαζκφ ζηνπο αλζξψπνπο Ση απαηηεί πλερή βειηίσζε Οιηθφ έιεγρν Πνηφηεηαο Παξηίδεο κηθξνχ κεγέζνπο Ση επηηπγράλεη Δμάιεηςε ζπαηάιεο Απνηειεζκαηηθή παξαγσγή Δηθφλα 3.5: Ζ παξαγσγή Just-In-Time (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2006, ζει. 6) χκθσλα κε ηνπο Hallihan, Sackett & Williams ππάξρνπλ επηά θαηεγνξίεο ζπαηάιεο: ππεξπαξαγσγή, θίλεζε, κεηαθνξά, απφζεκα, αλακνλή, δηαδηθαζία, απφξξηςε. (πίλαθαο 3.1) Ο παξαθάησ πίλαθαο 3.1 παξαζέηεη ηηο θαηεγνξίεο απηέο καδί κε παξαδείγκαηα θαη αηηίεο γηα λα γίλνπλ θαηαλνεηέο. 44

45 Πίλαθαο 3.1: Πξαθηηθά παξαδείγκαηα ησλ επηά αηηηψλ ζπαηάιεο (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2006, ζει. 7) Παξαθάησ αλαθέξνληαη νη 7 ζηφρνη ηνπ JIT πνπ απνβιέπνπλ ζηνλ κεδεληζκφ ηεο ζπαηάιεο: (βι. εηθφλα 3.6) 1. Μεδεληθφ απφζεκα 2. Μεδεληθφο ρξφλνο πξνεηνηκαζίαο γηα ηελ παξαγσγή 3. Μεδεληθφ κέγεζνο παξηίδαο αλαλέσζεο 4. Μεδέλ δηαθνπέο ιεηηνπξγίαο 5. Μεδέλ πιηθά δηαρείξηζεο 6. Μεδεληθφο ρξφλνο αληαπφθξηζεο 7. Μεδέλ μαθληθέο αιιαγέο Πξνθαλψο ην ζχζηεκα JIT δελ είλαη εχθνιν, ίζσο νχηε θαη απαξαίηεην, λα εθαξκνζηεί ζηνπο ΟΣΑ. κσο πνιιά ζηνηρεία απφ ηελ θηινζνθία ηνπ, φπσο ν πξνζδηνξηζκφο ησλ ζεκείσλ πνπ ππάξρνπλ απψιεηεο, κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ, γηα λα βειηηψζνπλ ηελ φιε αληηκεηψπηζε θαη λννηξνπία πνπ επηθξαηεί ζην ζέκα ησλ πξνκεζεηψλ θαη ηεο δηαηήξεζεο ησλ απνζεκάησλ. Σα επηκέξνπο ζηνηρεία ηνπ JIT απνθαιχπηνπλ ζε θάζε νξγαληζκφ, πνχ πξέπεη λα ζηξέςεη ηελ πξνζνρή ηνπ γηα λα κεηψζεη ηηο ηπρφλ ζπαηάιεο ζε ρξεκαηηθνχο, πιηθνχο θαη αλζξψπηλνπο πφξνπο. Δπηπιένλ ζπκβάιιεη ζηελ θαιχηεξε αμηνπνίεζε ησλ παγίσλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ θαη ζηελ κέγηζηε ρξεζηκνπνίεζε φισλ ησλ επηκέξνπο κνλάδσλ. 45

46 Δηθφλα 3.6: Σα ραξαθηεξηζηηθά ηνπ ζπζηήκαηνο Just-In-Time (Πεγή: Αλνηρηφ ΜΒΑ, ΣΑ ΝΔΑ, 2006, ζει. 7) 46

47 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 4 Ζ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΣΖ ΑΠΟΘΖΚΖ ΚΑΗ Ζ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΤΛΗΚΧΝ Δ ΔΝΑΝ ΓΖΜΟ 4.1 Σν ζεζκηθό πιαίζην δηαρείξηζεο απνζεκάησλ θαη ιεηηνπξγίαο απνζεθώλ Παξαηίζεληαη νη δηαηάμεηο ησλ άξζξσλ 63 θαη 111 ηνπ ππφ έθδνζε ΠΓ γηα ηελ Οηθνλνκηθή Γηνίθεζε θαη ην Λνγηζηηθφ ζρεηηθά κε ηελ δηαηήξεζε απνζεκάησλ θαη ηελ ιεηηνπξγία ησλ απνζεθψλ. Πην ζπγθεθξηκέλα έρνπκε: Ζ δηαηήξεζε απνζεκάησλ πιηθψλ θαη εθνδίσλ (άξζξν 63 ηνπ ΠΓ) 1. Κάζε δήκνο, αλάινγα κε ηηο αλάγθεο ησλ ππεξεζηψλ ηνπ, κπνξεί λα έρεη θαη λα δηαηεξεί απνζέκαηα πιηθψλ θαη εθνδίσλ 2. Σν δεκνηηθφ ζπκβνχιην εγθξίλεη ηνλ πίλαθα ησλ πιηθψλ θαη εθνδίσλ πνπ κπνξεί λα δηαηεξνχληαη ζε απνζέκαηα ιακβάλνληαο ππφςε: ρεηηθή αηηηνινγεκέλε εηζήγεζε ηεο αξκφδηαο γηα ηα πιηθά ή εθφδηα ππεξεζίαο. Σηο θξαηνχζεο ζπλζήθεο ζηελ αγνξά θαη άιιεο ζρεηηθέο πιεξνθνξίεο ή ζηνηρεία. Σν θφζηνο ιεηηνπξγίαο ηεο απνζήθεο θαη ην πξφγξακκα έξγσλ θαη εξγαζηψλ ηνπ Γήκνπ. 3. Ζ παξαθνινχζεζε ησλ απνζεκάησλ γίλεηαη ζχκθσλα κε ηνπο ηζρχνπζεο δηαηάμεηο πεξί ησλ ηεξεηέσλ απφ ηνπο ΟΣΑ βηβιίσλ Ζ δηαρείξηζε απνζεκάησλ Ζ ιεηηνπξγία ηεο απνζήθεο. (άξζξν 111 ηνπ ΠΓ) 1. Οη ΟΣΑ πξψηνπ βαζκνχ, πνπ εθαξκφδνπλ ην Κιαδηθφ Λνγηζηηθφ ρέδην (Π.Γ. 315/1999), αιιά δελ έρνπλ ηηο πξνυπνζέζεηο γηα ηελ εθαξκνγή ηεο αλαιπηηθήο ινγηζηηθήο εθκεηαιιεχζεσο, ππνρξενχληαη λα ηεξνχλ βηβιίν απνζήθεο θαηά πνζφηεηα θαη πξναηξεηηθά 47

48 θαη αμία, ην νπνίν ελεκεξψλεηαη κε βάζε ηα εθδηδφκελα δειηία εηζαγσγήο θαη δειηία εμαγσγήο. 2. Οη ινηπνί ΟΣΑ πξψηνπ βαζκνχ πνπ δελ ππνρξενχληαη ζηελ ηήξεζε ηνπ Κιαδηθνχ Λνγηζηηθνχ ρεδίνπ (Π.Γ. 315/1999), ππνρξενχληαη ζηελ ηήξεζε βηβιίνπ απνζήθεο ηνπιάρηζηνλ θαηά πνζφηεηα θαη πξναηξεηηθά θαη αμία, εθαξκνδνκέλσλ θαη αλαινγία ησλ νξηδνκέλσλ ζηελ πξνεγνχκελε παξάγξαθν σο πξνο ην ππφδεηγκα ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο θαη ηνλ ηξφπν ηήξεζεο απηνχ. 3. Ζ ηήξεζε ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο ζε θάζε πεξίπησζε γίλεηαη απφ ηε ινγηζηηθή ππεξεζία θάζε ΟΣΑ. Αλεμάξηεηα απφ ηελ ινγηζηηθή ππεξεζία ηνπ ΟΣΑ, ν ππφινγνο δηαρεηξηζηήο ηεο απνζήθεο κπνξεί λα ηεξεί θαξηέιεο ή βηβιίν απνζήθεο θαηά πνζφηεηα γηα λα παξαθνινπζεί ηελ δηαρείξηζε θάζε πιηθνχ ηεο απνζήθεο. 4. Σν δεκνηηθφ ζπκβνχιην κε απφθαζή ηνπ, θαηά ηα νξηδφκελα ζην άξζξν 63 ηνπ ΠΓ, θαζνξίδεη ηα πιηθά πνπ πξέπεη λα απνζεθεχνληαη θαη ζπλεπψο λα παξαθνινπζνχληαη ζην βηβιίν απνζήθεο, θαηά ηα νξηδφκελα ζην παξφλ άξζξν. Σα θαχζηκα, ιηπαληηθά, αληαιιαθηηθά παγίσλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ ζπκπεξηιακβαλνκέλσλ θαη ησλ αληαιιαθηηθψλ κεηαθνξηθψλ κέζσλ παξαθνινπζνχληαη ππνρξεσηηθά ζην βηβιίν απνζήθεο. Σν ειάρηζην απφζεκα αζθαιείαο θάζε πιηθνχ νξίδεηαη κε απφθαζε ηνπ δεκνηηθνχ ζπκβνπιίνπ, θαηά ηε δηαδηθαζία ηνπ άξζξνπ 63 ηνπ ΠΓ γηα ηελ Οηθνλνκηθή Γηνίθεζε θαη ην Λνγηζηηθφ. 5. Σν δειηίν εηζαγσγήο εθδίδεηαη εηο ηξηπινχλ. Δίλαη πξναξηζκεκέλν θαη αλαγξάθνληαη ζε απηφ φια ηα εηζαγφκελα ζηελ απνζήθε πιηθά θαηά πνζφηεηα, ηηκή κνλάδαο θαη ζπλνιηθή αμία. ην δειηίν εηζαγσγήο αλαγξάθνληαη ν θσδηθφο αξηζκφο ηνπ πιηθνχ φπσο θαζνξίδεηαη απφ ην ζρέδην ησλ ινγαξηαζκψλ θαηά ηελ ειαρηζηνβάζκηα αλάιπζε γηα φζνπο εθαξκφδνπλ ην Κιαδηθφ Λνγηζηηθφ ρέδην ησλ ΟΣΑ (Π.Γ. 315/1999). Γηα ηνπο ινηπνχο ΟΣΑ ε θσδηθνπνίεζε ησλ πιηθψλ ηεο απνζήθεο γίλεηαη θαηά ηνλ πιένλ γηα απηνχο πξφζθνξν ηξφπν, αξθεί θάζε θσδηθφο αξηζκφο λα αληηζηνηρεί ζηε ζπγθεθξηκέλε ηαπηφηεηα ελφο πιηθνχ. Δπίζεο, αλαγξάθεηαη ν θσδηθφο αξηζκφο ηνπ πξνκεζεπηή, ζχκθσλα κε ην ζρέδην ησλ ινγαξηαζκψλ. Σν δειηίν εηζαγσγήο ππνγξάθεηαη απφ ηνλ ππεχζπλν ηεο αξκφδηαο ππεξεζίαο πνπ ην εμέδσζε. Σν πξσηφηππν δειηίν εηζαγσγήο, ζπλνδεπφκελν απφ αληίγξαθν ηνπ δειηίνπ παξαγγειίαο, εθφζνλ εθδίδεηαη δειηίν παξαγγειίαο, αθνχ πξνεγνπκέλσο έρεη ππνγξάςεη απηφ ν ππφινγνο απνζεθάξηνο γηα ηελ παξαιαβή θαη ζπλεπψο γηα ηελ εηζαγσγή ηνπ πιηθνχ 48

49 ζηελ απνζήθε, δηαβηβάδεηαη ζηελ ππεξεζία ινγηζηεξίνπ γηα λα ελεκεξσζεί ζρεηηθά ην «Βηβιίν απνζήθεο». Σν πξψην αληίγξαθν ηνπ δειηίνπ εηζαγσγήο παξαδίδεηαη ζηνλ ππφινγν ηεο απνζήθεο, γηα δηθή ηνπ ρξήζε ή θαη ελεκέξσζε ησλ ηεξνπκέλσλ απφ απηψλ θαξηειψλ ή βηβιίνπ απνζήθεο θαηά πνζφηεηα. Σν ηξίην αληίγξαθν παξακέλεη σο ζηέιερνο ζηελ ππεξεζία πνπ ην εμέδσζε. 6. Σν δειηίν εμαγσγήο εθδίδεηαη εηο ηεηξαπινχλ θαη είλαη πξναξηζκεκέλν. Σελ έθδνζε ηνπ δειηίνπ εμαγσγήο κπνξεί λα δεηήζεη θάζε αξκφδηα ππεξεζία ηνπ ΟΣΑ πξνθεηκέλνπ λα εθνδηαζηεί κε ην αηηνχκελν πιηθφ. ην δειηίν εμαγσγήο αλαγξάθνληαη ηα πιηθά θαηά πνζφηεηα φπσο επίζεο θαη νη αληίζηνηρνη θσδηθνί αξηζκνί απηψλ. Σν δειηίν εμαγσγήο ππνγξάθεηαη απφ ηνλ ππεχζπλν ηεο αξκφδηαο ππεξεζίαο πνπ ην εμέδσζε, θαζψο θαη απφ απηφλ πνπ παξέιαβε ηα πιηθά θαη ηνλ ππφινγν απνζεθάξην. Σν πξσηφηππν δειηίν εμαγσγήο, κε ηηο πξναλαθεξφκελεο ππνγξαθέο δηαβηβάδεηαη ζην ινγηζηήξην γηα ηελ ελεκέξσζε ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο. Ζ ηηκή κνλάδαο θαη ζπλνιηθή αμία ηνπ πιηθνχ ζπκπιεξψλνληαη απφ ηελ αξκφδηα νηθνλνκηθή ππεξεζία. Σν πξψην αληίηππν ηνπ δειηίνπ εμαγσγήο δηαβηβάδεηαη ζηνλ ππφινγν απνζεθάξην γηα δηθή ηνπ ρξήζε ή θαη ελεκέξσζε ησλ ηεξνπκέλσλ απφ απηψλ θαξηειψλ ή βηβιίσλ απνζήθεο θαηά πνζφηεηα. Σν δεχηεξν αληίηππν ηνπ δειηίνπ εμαγσγήο απνζηέιιεηαη ζηελ ππεξεζία πνπ παξαθνινπζεί ην θφζηνο ηνπ εθηεινχκελνπ έξγνπ, αλ θπζηθά ζπληξέρεη πεξίπησζε θαη ην ηξίην αληίηππν παξακέλεη σο ζηέιερνο ζηελ ππεξεζία πνπ ην εμέδσζε. 7. Γηα ηελ νξγάλσζε ησλ πξνκεζεηψλ θάζε ΟΣΑ, είλαη δπλαηή ε θαζηέξσζε δειηίνπ παξαγγειίαο, εθφζνλ ηνχην θξίλεηαη απαξαίηεην απφ ηα αξκφδηα φξγαλα απηνχ. 4.2 Σα απνζέκαηα ζηα πιαίζηα ηνπ θπθινθνξνύληνο ελεξγεηηθνύ Σν θπθινθνξνχλ ελεξγεηηθφ απνηειείηαη απφ ηα κε πάγηα πεξηνπζηαθά ζηνηρεία κηαο νηθνλνκηθήο κνλάδαο, δειαδή ηα απνζέκαηα, ηηο απαηηήζεηο, ηα ρξεφγξαθα θαη ηα δηαζέζηκα, φπσο θαίλνληαη ζηνλ επφκελν πίλαθα 4.1. Σα πιηθά, πνπ αλαθέξνληαη σο απνζέκαηα ζηε ινγηζηηθή γιψζζα, απνηεινχλ έλα απφ ηα βαζηθά ζηνηρεία θφζηνπο ζηε παξαγσγηθή θαη ιεηηνπξγηθή δηαδηθαζία ηνπ Γήκνπ. Ωο πεξηνπζηαθά ζηνηρεία παξαθνινπζνχληαη ηδηαίηεξα, γηαηί απνηεινχλ έλα κέξνο ηνπ θπθινθνξφληνο ελεξγεηηθνχ. Σν θπθινθνξνχλ ελεξγεηηθφ απνηειείηαη απφ ζηνηρεία ε ρξήζε 49

50 ησλ νπνίσλ γίλεηαη κέζα ζε ζχληνκν ρξνληθφ δηάζηεκα (κηθξφηεξν ηνπ έηνπο) ζηα πιαίζηα ηεο ιεηηνπξγηθήο θαη παξαγσγηθήο δηαδηθαζίαο ηεο νηθνλνκηθήο κνλάδαο. ΔΝΔΡΓΖΣΗΚΟ ΠΑΘΖΣΗΚΟ Πάγην ελεξγεηηθφ Ίδηα θεθάιαηα Κπθινθνξνχλ ελεξγεηηθφ Απνζέκαηα Απαηηήζεηο Μαθξνπξφζεζκεο ππνρξεψζεηο Σξέρνπζεο ππνρξεψζεηο Υξεκαηηθά δηαζέζηκα Πίλαθαο 4.1 : Σα απνζέκαηα ζηνηρείν ηνπ ελεξγεηηθνχ Σα πιηθά πνπ ρξεζηκνπνηεί έλαο ΟΣΑ θαηεγνξηνπνηνχληαη ζηηο εμήο νκάδεο: Τιηθά πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ θαηαζθεπή ηερληθψλ έξγσλ θαη ηελ ζπληήξεζε εγθαηαζηάζεσλ (παγίσλ ή θνηλνρξήζησλ). Απηά πεξηιακβάλνληαη ζηνπο ππνινγαξηαζκνχο ηνπ 24 ηεο δεχηεξεο νκάδαο ηνπ θιαδηθνχ ινγηζηηθνχ ζρεδίνπ (ΚΛ). Αλαιψζηκα πιηθά, γηα ηελ εμαζθάιηζε ηεο ιεηηνπξγίαο ησλ ππεξεζηψλ ηνπ Γήκνπ. Σα πιηθά απηά αλαθέξνληαη ζηνλ ινγαξηαζκφ 25 ηεο δεπηεξεο νκάδαο ηνπ ΚΛ. Αληαιιαθηηθά γηα ηα πάγηα πεξηνπζηαθά ζηνηρεία, πνπ εκθαλίδνληαη ζην ινγαξηαζκφ 26 ηεο δεχηεξεο νκάδαο ηνπ ΚΛ. Αγαζά πνπ απνθηψληαη θαη ηα εκπνξεχεηαη ν Γήκνο απηνχζηα, φπσο είλαη ην λεξφ, ηα νπνία παξαθνινπζεί ζην ινγαξηαζκφ 20 ηεο δεχηεξεο νκάδαο ηνπ ΚΛ. Πξντφληα ηα νπνία, πηζαλφλ, παξάγεη θαη εκπνξεχεηαη, θαη ηα παξαθνινπζεί ζην ινγαξηαζκφ 21 ηεο δεχηεξεο νκάδαο ηνπ ΚΛ. Σέινο, είδε ζπζθεπαζίαο, ηα νπνία πηζαλφλ λα πξνκεζεχεηαη γηα ηηο αλάγθεο θαη ηα νπνία παξαθνινπζεί, επίζεο ζηε δεχηεξε νκάδα ηνπ ΚΛ ζην ινγαξηαζκφ 28. Μέζσ ηνπ επφκελνπ πίλαθα 4.2 παξνπζηάδεηαη ε θπθινθνξία ησλ απνζεκάησλ ζηελ νηθνλνκηθή δξαζηεξηφηεηα ηνπ Γήκνπ: 50

51 Κπθινθνξία απνζέκαηνο Τιηθά- πξψηεο χιεο Κνηλσληθφ έξγν- Γεκφζηα αγαζά. Παξνρή ππεξεζηψλ πξνο ηνπο Πνιίηεο. Υξεκαηηθέο απαηηήζεηο απφ ηνπο πνιίηεο. Δηζπξάμεηο απφ ηνπο πνιίηεο. Παξαηεξήζεηο O Γήκνο πξνκεζεχεηαη απνζέκαηα γηα λα παξάγεη θνηλσληθφ έξγν-δεκφζηα αγαζά. Υξήζε απνζεκάησλ Σν Κνηλσληθφ έξγν παξέρεηαη πξνο ηνπο πνιίηεο. ε νξηζκέλεο πεξηπηψζεηο ην δεκφζην αγαζφ πιεξψλεηαη, είηε παξέρεηαη σο δηθαίσκα, είηε παξέρεηαη σο ηέινο θαη ζε αξθεηέο πεξηπηψζεηο κε ηε δηεπξπκέλε έλλνηα ηνπ θφξνπ. Ζ απαίηεζε απφ ηνπο πνιίηεο κεηαηξέπεηαη ζε κεηξεηά (κε ηηο εηζπξάμεηο). Πίλαθαο 4.2: Ζ θπθινθνξία ησλ απνζεκάησλ (Πεγή: Καξαγηιάλεο, 2007, ζει. 217) 4.3 Ο ξόινο ηεο δηαρείξηζεο απνζεκαηώλ θαη ηεο νξγαλσκέλεο απνζήθεο ζηελ νηθνλνκηθή δηαρείξηζε ηνπ Γήκνπ Ζ νηθνλνκηθή πιεπξά. Σν θφζηνο ησλ πιηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηεί έλαο Ο.Σ.Α. είλαη αξθεηέο θνξέο ζεκαληηθφ θαη θαιχπηεη κέξνο ηνπ ζπλνιηθνχ θφζηνπο ιεηηνπξγίαο ηνπ. Ζ δηαρείξηζή ηνπ φκσο παξνπζηάδεη ζνβαξά πξνβιήκαηα ζήκεξα κε απνηέιεζκα ην θφζηνο απηφ λα δηνγθψλεηαη. Δπηπιένλ νη ιηγνζηνί δηαζέζηκνη πφξνη θαη ηαπηφρξνλα νη απμεκέλεο δαπάλεο-ιακβάλνληαο ππφςε ηελ αλειαζηηθή δαπάλε ηεο κηζζνδνζίαο θαη ηελ εμφθιεζε ρξεψλ ιφγσ ζχλαςεο δαλείσλ- δελ αθήλνπλ πεξηζψξηα ζηνπο ΟΣΑ γηα ζπαηάιε ρξεκάησλ ζε άρξεζηα πιηθά. Ζ ζχληαμε ηνπ εηήζηνπ πξνυπνινγηζκνχ πξνκεζεηψλ γίλεηαη, ηηο πεξηζζφηεξεο θνξέο, ρσξίο πξνγξακκαηηζκφ, απιψο αλαπξνζαξκφδνληαο ηα λνχκεξα ηεο πξνεγνχκελεο ρξνληάο. Καζνξίδνληαη γεληθά πνζά πξνκεζεηψλ θαη φρη, φπσο είλαη ζσζηφ νη πνζφηεηεο ησλ ζπγθεθξηκέλσλ αγαζψλ πνπ απαηηνχληαη. Ζ χπαξμε θαη ιεηηνπξγία νξγαλσκέλεο απνζήθεο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα είλαη γλσζηή ε πνζφηεηα ησλ πιηθψλ πνπ ππάξρνπλ θαζψο θαη εθείλσλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ ηελ πξνεγνχκελε νηθνλνκηθή πεξίνδν. Με βάζε απηά ηα 51

52 ζηνηρεία κπνξεί λα γίλεη αθελφο πξφβιεςε ησλ κειινληηθψλ αλαγθψλ, ιακβάλνληαο θπζηθά ππφςε ηα έξγα πνπ ζθνπεχνπλ λα γίλνπλ ζηα πιαίζηα ηνπ λένπ εηήζηνπ επηρεηξεζηαθνχ πξνγξάκκαηνο, θαη αθεηέξνπ λα θαζνξηζηνχλ ηα πξαγκαηηθά επίπεδα ησλ πξνκεζεηψλ γηα ηελ λέα ρξνληά, δίλνληαο ηδηαίηεξε πξνζνρή ζηα πιηθά ηεο θαηεγνξίαο Α (ΑΒC Αλάιπζε). Έηζη ν πξνυπνινγηζκφο ζα αληαπνθξίλεηαη ζηηο πξαγκαηηθέο αλάγθεο ηνπ ΟΣΑ. Δπίζεο πξέπεη λα εμεηαζηεί ε ινγηζηηθή πιεπξά ηνπ ζέκαηνο, θαζψο θαηά ηε ζχληαμε ησλ νηθνλνκηθψλ θαηαζηάζεσλ, είλαη ζπρλφ ην θαηλφκελν λα πξνζδηνξίδεηαη ην θφζηνο ησλ πιηθψλ θαηά πξνζέγγηζε, αθξηβψο γηαηί ν Γήκνο δελ γλσξίδεη ηα πιηθά πνπ έρεη ζην ηέινο ηνπ έηνπο. Σέινο είλαη αλέθηθηε ε εθαξκνγή ηεο θνζηνιφγεζεο ησλ δξαζηεξηνηήησλ θαη ε ηήξεζε ηεο αλαιπηηθήο ινγηζηηθήο ρσξίο ηε γλψζε ηνπ θφζηνπο ησλ πιηθψλ Ζ ειεγθηηθή πιεπξά. Ζ έιιεηςε δηαρείξηζεο θαη ηα ζνβαξά πξνβιήκαηα πνπ δεκηνπξγεί, απνηεινχλ ηειεπηαία, αληηθείκελν ειέγρνπ ησλ ειεγθηηθψλ κεραληζκψλ ηνπ Γεκνζίνπ (πξνιεπηηθφο έιεγρνο, επηζεσξεηέο δεκφζηαο δηνίθεζεο, νηθνλνκηθνί επηζεσξεηέο θιπ). ε νξηζκέλεο πεξηπηψζεηο είλαη αλαγθαίν νη ειεγρφκελεο ππεξεζίεο λα απνδεηθλχνπλ ηα απηνλφεηα, ρσξίο φκσο λα δηαζέηνπλ ηα αλάινγα εξγαιεία πρ λα απνδείμνπλ πψο δηαηέζεθαλ ηα πιηθά, γηαηί ήηαλ αλαγθαία γηα ηε θάιπςε αλαγθψλ ηνπ Γήκνπ κηα ζπγθεθξηκέλσλ πξνκήζεηα κεγάιεο δαπάλεο θιπ. Μάιηζηα, κε ηδηαίηεξε έληαζε αλαδεηείηαη ηειεπηαία απφ ηνπο ειεγθηηθνχο κεραληζκνχο ην θφζηνο ζπληήξεζεο ησλ κεηαθνξηθψλ κέζσλ θαζψο θαη ε θαηαλάισζε θαπζίκσλ. Οπφηε είλαη πξνθαλέο πσο γηα ηελ θαηεγνξία απηψλ ησλ πιηθψλ θαζίζηαηαη αλαγθαία ε νξζνινγηθή δηαρείξηζε ηνπο. (Καξαγηιάλεο, 2007) 4.4 Ζ αμία θηήζεο ησλ πιηθώλ. Ζ αμία θηήζεο ησλ απνζεκάησλ πνπ απνθηψληαη έηνηκα, πεξηιακβάλεη ηελ ηηκνινγηαθή αμία θαη ηα εηδηθά έμνδα αγνξψλ θαη αλαθέξεηαη ζαλ θφζηνο θηήζεο ησλ πιηθψλ. ρεκαηηθά ην βιέπνπκε σο εμήο: Κόζηορ Τιμολογιακή Ειδικά έξοδα + = απόκηηζηρ Αξία αγοπών ςλικών ρήκα 4.1: Πψο πξνθχπηεη ην θφζηνο απφθηεζεο πιηθψλ 52

53 Αμία θηήζεο ησλ απνζεκάησλ νλνκάδεηαη ην πνζφ πνπ απαηηήζεθε γηα ηελ νινθιήξσζε ηεο απφθηεζήο ηνπο. Ζ αμία θηήζεο επηδξά ζηα απνηειέζκαηα θαη ζηελ απνγξαθή, φπσο ζα εμεηαζηεί παξαθάησ θαη πεξηιακβάλεη: ηελ ηηκνινγηαθή αμία: είλαη ε αμία πνπ αλαγξάθεηαη ζην ηηκνιφγην αγνξάο κεησκέλε κε ηηο ηπρφλ ρνξεγνχκελεο εθπηψζεηο. ηα εηδηθά έμνδα αγνξάο: είλαη ηα άκεζα έμνδα αγνξάο πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη κέρξη ηα αγαζά λα παξαιεθζνχλ θαη απνζεθεπηνχλ απφ ην Γήκν. Σέηνηα έμνδα είλαη νη δαζκνί εηζαγσγήο, ηα έμνδα κεηαθνξάο, ηα αζθάιηζηξα, νη πξνκήζεηεο πνπ θαηαβάιινληαη γηα ηελ αγνξά θιπ. Αμίδεη λα αλαθέξνπκε, φηη ε εκθάληζε εηδηθψλ εμφδσλ γηα ηελ αγνξά πιηθψλ ζε έλα ΟΣΑ εμαξηάηαη απφ ηνπο φξνπο πνπ πεξηιακβάλεη ε ζχκβαζε πνπ έρεη ππνγξαθεί κεηαμχ ηνπ ΟΣΑ θαη ηνπ πξνκεζεπηή. Σν ζχλεζεο είλαη κέζα ζηνπο φξνπο ηεο ζχκβαζεο λα πεξηιακβάλνληαη ζηελ ηηκνινγηαθή ηηκή φια ηα ζρεηηθά εηδηθά έμνδα αγνξψλ, φπσο κεηαθνξέο, αζθάιηζηξα θα. κσο ζηελ πεξίπησζε πνπ απηά δελ πεξηιακβάλνληαη ζηελ ππνγξαθείζα ζχκβαζε, ηφηε είλαη αλαγθαίν ζηελ αμία θηήζεο θάπνηνπ πιηθνχ λα πξνζηεζνχλ θαη φια ηα ππφινηπα ζηνηρεία θφζηνπο πνπ ην ζπλνδεχνπλ. πλήζσο πξφζζεηα εηδηθά έμνδα εκθαλίδνληαη, φηαλ γίλνληαη αγνξέο απφ ην εμσηεξηθφ θαη θπξίσο απφ ρψξεο εθηφο ΔΔ, θαζψο ζηε δψλε ηνπ επξψ φια ηα πξντφληα αληηκεησπίδνληαη σο εγρψξηα. Έηζη ζηελ ηηκνινγηαθή αμία ησλ πιηθψλ πνπ εηζάγνληαη απφ ην εμσηεξηθφ (εθηφο ΔΔ) πξνζηίζεληαη νη δαπάλεο γηα ηνλ εθηεισληζκφ, ηελ απνζήθεπζε ζε ηεισλεηαθνχο ρψξνπο, ηα ηξαπεδηθά έμνδα πνπ έγηλαλ γηα ηελ εηζαγσγή, ηα κεηαθνξηθά απφ ηνλ πξνκεζεπηή κέρξη ην ηεισλείν ηνπ πξννξηζκνχ θαη άιια ζπλαθή έμνδα 5. ε πεξίπησζε πνπ, θαηά ηε δηάξθεηα ηεο ρξήζεσο, πεξηέξρνληαη ζην Γήκν ηηκνιφγηα πξηλ απφ ηελ παξαιαβή ησλ αληίζηνηρσλ αγαζψλ δελ δηελεξγνχληαη εγγξαθέο, νπφηε γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ηεο αμίαο θηήζεο ησλ εηζαγνκέλσλ αγαζψλ ζα πξέπεη λα έρεη νινθιεξσζεί ε παξαιαβή ηνπο Ζ αμία θηήζεο πνπ πξνζδηνξίδεηαη ζηελ ηδηνπαξαγσγή απνζεκάησλ, είλαη ην θφζηνο παξαγσγήο ηνπο. Σα πνζά ηνπ Φφξνπ Πξνζηηζέκελεο Αμίαο πνπ ηπρφλ θαηαβάιινληαη ελζσκαηψλνληαη ζηελ αμία θηήζεο. Ο ΦΠΑ δελ ζπκςεθίδεηαη, ζχκθσλα κε ηε θνξνινγηθή 5 Ζ αμία ησλ εηζαγνκέλσλ, απφ ηξίηεο ρψξεο, πιηθψλ εμαξηάηαη θαη απφ ηνλ ηξφπν, ηε ζπκθσλία κε ηελ νπνία απνθηψληαη ηα πιηθά απφ ηνλ νίθν ηνπ εμσηεξηθνχ. Αλαθέξνληαη νη φξνη FOB θαη CIF. Αμία FOB είλαη ε ηηκή πψιεζεο, φηαλ ζε απηή πεξηιακβάλεηαη ε ππνρξέσζε ηνπ πσιεηή λα παξαδψζεη ην εκπφξεπκα επί ηνπ θαηαζηξψκαηνο ηνπ πινίνπ ζην ιηκέλα φπνπ ζα γίλεη ε θφξησζε, ζπζθεπαζκέλν θαη ειεχζεξν απφ θάζε εμαγσγηθφ δαζκφ. Αμία CIF είλαη ε ηηκή πψιεζεο, φηαλ ζε απηή πεξηιακβάλεηαη ην θφζηνο ηνπ εκπνξεχκαηνο, ηα αζθάιηζηξα, ηα κεηαθνξηθά κέρξη ην ιηκάλη ηνπ πξννξηζκνχ θαη ν λαχινο. 53

54 λνκνζεζία, εθηφο εάλ ν Γήκνο αζθεί δξαζηεξηφηεηα ππαγφκελε ζην ΦΠΑ, νπφηε ν θφξνο πνπ εηζπξάηηεη ζπκςεθίδεηαη κε ην θφξν πνπ θαηαβάιιεη γηα ηελ άζθεζε ηεο ππαγφκελεο δξαζηεξηφηεηαο. Δηδηθά αληηκεησπίδνληαη ηα αγαζά ηα νπνία ζην ηέινο ηεο ρξήζεο δελ έρνπλ παξαιεθζεί, αιιά έρνπλ θνξησζεί γηα ινγαξηαζκφ θαη κε επζχλε ηνπ Γήκνπ. ηηο πεξηπηψζεηο απηέο, πηζηψλεηαη κε ηελ αμία ηνπο ν ινγαξηαζκφο ηνπ πξνκεζεπηή κε ρξέσζε ηνπ ππνινγαξηαζκνχ «αγνξέο ππφ παξαιαβή». Ο ινγαξηαζκφο ηαθηνπνηείηαη ζηελ επφκελε ρξήζε, θαηά ηελ παξαιαβή ησλ αγαζψλ, κε ρξέσζε ησλ νηθείσλ ινγαξηαζκψλ ηεο νκάδαο 2. ηηο εηδηθέο απηέο πεξηπηψζεηο ε αμία θηήζεο ησλ αγαζψλ πξνζδηνξίδεηαη κε βάζε ηα ζηνηρεία ηηκνιφγεζεο πνπ έρνπλ ιεθζεί. Ζ αμία θηήζεο ησλ αγαζψλ φηαλ ππάξρνπλ επηζηξνθέο επί ησλ αγνξαδφκελσλ αγαζψλ, πξνζδηνξίδεηαη φπσο ε αμία θηήζεο πνπ ππνινγίδεηαη επί ηεο αγνξάο, αθνχ αθαηξεζνχλ νη επηζηξνθέο (πνζφηεηα θαη αμία). ε θάζε πεξίπησζε ην ππάξρνλ ζεζκηθφ πιαίζην πξνκεζεηψλ, δελ πξνβιέπεη ηελ χπαξμε επηζηξνθψλ παξά κφλν εάλ ππάξρνπλ πιηθά πνπ δελ πιεξνχλ ηνπο φξνπο ηεο πξνκήζεηαο θαη ηα νπνία βεβαίσο αληηθαζίζηαληαη ή αθπξψλεηαη νιφθιεξε ε πξνκήζεηα. Ζ αμία ησλ απνζεκάησλ πνπ δσξίδνληαη ζην Γήκν εκθαλίδεηαη κε ηηο ηξέρνπζεο ηηκέο ηεο αγνξάο, ρσξίο λα γίλεηαη θαηαρψξηζε ηεο αμίαο ζηνπο ινγαξηαζκνχο ησλ αγνξψλ (νκάδα 2), αιιά θαηαρσξείηαη ζηελ πίζησζε ηνπ ινγαξηαζκνχ «έζνδα απφ δσξεέο θιεξνλνκηέο, θιεξνδνζίεο». Έηζη θαη ζηηο πεξηπηψζεηο απηέο γίλεηαη πξνζδηνξηζκφο ηεο αμίαο θηήζεο κε βάζε ηελ ηξέρνπζα αμία. (Καξαγηιάλεο, 2007) 4.5 Ζ θνζηνιόγεζε ησλ πιηθώλ ηαλ έλαο ΟΣΑ αγνξάδεη πιηθά, θάπνηα ηα απνζεθεχεη θαη ηα αλαιψλεη ζηαδηαθά θαη θάπνηα άιια ηα αλαιψλεη ακέζσο. Σίζεηαη, ινηπφλ, ην εξψηεκα πψο ζα θνζηνινγεζνχλ ινγηζηηθά ηα πιηθά απηά ζηηο παξαπάλσ δηαθνξεηηθέο πεξηπηψζεηο; Πφηε ηα απνζέκαηα απνηεινχλ θφζηνο γηα ηνλ Οξγαληζκφ. Παξφιν πνπ φπσο αλαθέξζεθε ζην Κεθάιαην 2 ηα απνζέκαηα ζπλνδεχνληαη απφ δηάθνξα ζηνηρεία θφζηνπο (δηαρείξηζεο, θεθαιαίνπ, παξαγγειηνιεςίαο θα), σζηφζν ινγηζηηθά ηα απνζέκαηα απνηεινχλ κε ηελ πξνκήζεηά ηνπο ελ δπλάκεη θφζηνο γηα ηνλ 54

55 Οξγαληζκφ, φπσο θαη γηα θάζε νηθνλνκηθή κνλάδα. Ζ ζπγθέληξσζε ζηηο απνζήθεο απμάλεη ηελ πεξηνπζία ηνπ Γήκνπ θαη εκθαλίδεηαη ζην Δλεξγεηηθφ ηνπ. Γηα λα απνηειέζεη, φκσο, θφζηνο, ζα πξέπεη λα αλαισζεί ζηελ παξαγσγή θνηλσληθνχ έξγνπ, ζηελ θαηαζθεπή έξγσλ. ηαλ ηα πιηθά αλαισζνχλ, ηφηε ε αμία ησλ αλαισζέλησλ αγαζψλ πξνζηίζεηαη ζηα έμνδα ηνπ Γήκνπ θαη αθαηξνχκελα απφ ηα έζνδα δηακνξθψλνπλ ην νηθνλνκηθφ απνηέιεζκα (πιεφλαζκα ή έιιεηκκα). ηε δηακφξθσζε θαη ηε κέηξεζε ηνπ θφζηνπο ησλ αλαισζέλησλ πιηθψλ ζπκβάιιεη ε νξγαλσκέλε ιεηηνπξγία ησλ απνζεθψλ, ε νπνία είλαη ζε ζέζε λα κεηξά ηελ πνζφηεηα θαη ηελ αμία ησλ αλαισζέλησλ. Σα πιηθά φκσο ηα νπνία αλαιψλνληαη ακέζσο κεηά ηελ αγνξά ηνπο, φπσο εθείλα ηα νπνία ηνπνζεηνχληαη άκεζα ζηα έξγα, αληηκεησπίδνληαη δηαθνξεηηθά. Σα πιηθά απηά επεηδή δελ ρξεηάδεηαη λα εηζαρζνχλ θπζηθά ζηνλ ρψξν ηεο απνζήθεο, ζεσξνχληαη άκεζα αλαισζέληα, άξα ην πνζφλ ηεο αγνξάο ηνπο απνηειεί απηνκάησο θφζηνο γηα ηνλ Οξγαληζκφ. Ζ κέρξη ζήκεξα ιεηηνπξγία ηνπ ινγηζηηθνχ ζηνπο Γήκνπο δελ επέηξεπε λα δηακνξθψλεηαη κία ζσζηή αληίιεςε γηα ην θφζηνο ησλ πιηθψλ, γηαηί ζεσξνχληαλ σο έμνδν ε αμία ηεο αγνξάο ησλ πιηθψλ. ήκεξα φκσο κε ηελ νινθιεξσκέλε ρξεζηκνπνίεζε ησλ πζηεκάησλ Πξνγξακκαηηζκνχ Δπηρεηξεζηαθψλ Πφξσλ 6 (ERP Systems) δίλεηαη ε δπλαηφηεηα ζε κηα νηθνλνκηθή κνλάδα λα «ζπιιάβεη» φια ηα απαξαίηεηα ζηνηρεία γηα ηνλ ππνινγηζκφ ησλ ζπλνιηθψλ δαπαλψλ. (Καθνχξεο, 2007) Ζ θνζηνιφγεζε ησλ πιηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ θαηαζθεπή ησλ έξγσλ (α χιεο-ινγαξ.24). Ωο ηέηνηα αλαθέξνληαη ηα πιηθά πνπ πξννξίδνληαη λα ρξεζηκνπνηεζνχλ γηα ηε θαηαζθεπή έξγσλ. ηελ θαηεγνξία απηή δελ πεξηιακβάλνληαη ηα πιηθά πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη απφ ηνπο εξγνιάβνπο ησλ έξγσλ θαη ηα νπνία είλαη δηθή ηνπο ηδηνθηεζίαο. Γηα ηε θνζηνιφγεζε απηψλ ησλ πιηθψλ απαηηείηαη: Ζ γλψζε ηε πνζφηεηαο ησλ πιηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ γηα ηελ θαηαζθεπή ή γηα ηελ ζπληήξεζε θάπνηνπ έξγνπ, ηελ παξνρή θάπνηαο ππεξεζίαο ή ηελ ιεηηνπξγία ησλ ππνζηεξηθηηθψλ ππεξεζηψλ. Ζ γλψζε ηεο αμίαο ησλ πιηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ. Σέινο ε γλψζε ηνπ πξννξηζκνχ ησλ πιηθψλ (γηα πνην έξγν, πνηα ππεξεζία θιπ) 6 Σα ζπζηήκαηα ERP απνηεινχλ νινθιεξσκέλα ζπζηήκαηα πξνγξακκαηηζκνχ πφξσλ, φπνπ φιεο νη ππεξεζίεο ελφο νξγαληζκνχ ειέγρνληαη θαη επηθνηλσλνχλ άκεζα κέζα απφ ηα ζπζηήκαηα απηά. Απνηεινχλ ηζρπξά ινγηζκηθά εξγαιεία γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ παγθφζκηνπ SCM θαη φρη κφλν. 55

56 Ζ γλψζε ηεο πνζφηεηαο ησλ πιηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ πξνζδηνξίδεηαη κε δχν ηξφπνπο, αλάινγα ηελ πεξίπησζε. Πην ζπγθεθξηκέλα: α)ηα πιηθά πνπ εμάγνληαη θπζηθά απφ ηνλ ρψξν ηεο απνζήθεο αλαθέξνληαη ζε «δειηίν εμαγσγήο πιηθψλ» πνπ εθδίδεη ν απνζεθάξηνο πνπ ηα δηαρεηξίδεηαη. Ζ εμαγσγή ησλ πιηθψλ γίλεηαη κε βάζε ηελ κνλάδα κέηξεζεο πνπ ρξεζηκνπνηήζεθε θαηά ηελ εηζαγσγή ησλ πιηθψλ ζηελ απνζήθε (αλαγξάθεηαη ζην ηηκνιφγην) β) ηελ πεξίπησζε πνπ ηα πιηθά αλαιψζεθαλ ρσξίο λα εηζαρζνχλ θπζηθά ζηνλ ρψξν ηεο απνζήθεο, φπσο ζπκβαίλεη κε ηα νηθνδνκηθά πιηθά, ζα πξέπεη ινγηζηηθά λα εηζαρζνχλ θαη λα εμαρζνχλ ηαπηφρξνλα. Δίλαη απαξαίηεην λα γλσζηνπνηείηαη ζηνλ απνζεθάξην απηή ε θίλεζε ησλ αγαζψλ, ψζηε λα ελεκεξψζεη ηα βηβιία ηνπ. Γηα ηνλ ππνινγηζκφ ηεο αμίαο ησλ πιηθψλ πνπ αλαιψζεθαλ ρξεηάδεηαη λα ρξεζηκνπνηεζεί θάπνηα απφ ηηο απνδεθηέο κεζφδνπο (Βι. παξάγξαθν 4.9) πνπ ζα ππνινγίζεη ηελ αμία ησλ πιηθψλ πνπ εμάγνληαη (FIFO, LIFO, κέζν ζηαζκηθφ θιπ.). Ο ππνινγηζκφο πξέπεη λα γίλεηαη ζε θάζε πεξίπησζε εμαγσγήο απφ ηελ απνζήθε, πξάγκα ην νπνίν δελ είλαη δπλαηφλ λα πξαγκαηνπνηείηαη δίρσο ηελ ρξήζε ελφο «αμηνπξεπνχο» κεραλνγξαθηθνχ ζπζηήκαηνο. Σέινο ε γλψζε ηνπ πξννξηζκνχ ησλ πιηθψλ είλαη απνιχησο αλαγθαία. Θα πξέπεη λα πξνζδηνξίδεηαη θάζε θνξά ην έξγν ή ε ππεξεζία γηα ηελ νπνία πξννξίδεηαη λα ρξεζηκνπνηεζεί ην πιηθφ, έηζη ψζηε λα είλαη δπλαηή ε ρξέσζε ηνπ θέληξνπ θφζηνπο (92), ηνπ ελδηάκεζνπ θνξέα θφζηνπο (91) ή ηνπ έξγνπ (93) γηα ην νπνίν ζα αλαισζεί ε πξψηε χιε. Ζ ρξέσζε κπνξεί λα γίλεηαη απηφκαηα κέζσ ηνπ ζπζηήκαηνο κεραλνγξάθεζεο. Έηζη ζην ηέινο ηεο πεξηφδνπ ρξήζεο ν ΟΣΑ ζα κπνξεί λα έρεη ζηνηρεία πνπ λα ππνδειψλνπλ, ηη πνζά αλαιψζεθαλ ζε θάζε ππεξεζία, ψζηε ηελ επφκελε ρξνληά λα πεξηνξίζεη ή λα απμήζεη ηηο δαπάλεο ησλ ππεξεζηψλ πνπ ηνλ ελδηαθέξνπλ πεξηζζφηεξν Ζ θνζηνιφγεζε ησλ αλαισζίκσλ πιηθψλ θαη ησλ αληαιιαθηηθψλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ ζπληήξεζε ησλ παγίσλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ (ινγ. 25, 26) ηελ πεξίπησζε απηή ηζρχνπλ ηα ίδηα πνπ αλαθέξζεθαλ γηα ηελ θνζηνιφγεζε ησλ πξψησλ πιψλ, φπσο ε γλψζε ησλ θνζηνινγηθψλ ζηνηρείσλ (πνζφηεηα, αμία, πξννξηζκφο). Ζ ηδηνκνξθία πνπ ππάξρεη θαη πξέπεη λα ιεθζεί ππ φςε, αθνξά ζηελ παξαθνινχζεζε ησλ αλαισζίκσλ κέζσ ηεο απνζήθεο. χκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο ηνπ Κ.Β.. (Π.Γ. 186/92) δελ ππάξρεη ππνρξέσζε παξαθνινχζεζεο ησλ αλαιψζηκσλ πιηθψλ θαηά είδνο, παξά κφλν θαηά αμία (ζπλνιηθά ή θαηά νκάδεο). Ζ δηάηαμε απηή ηνπ Κ.Β.. παίξλεη ππ φςε ην θαζεζηψο ηνπ ηδησηηθνχ ηνκέα, φπνπ ηα αλαιψζηκα πιηθά είλαη θαηά ηεθκήξην κεδακηλά κπξνζηά ζηνλ φγθν ησλ πξψησλ πιψλ. Ο Κ.Β.. αθφκα θαη ηηο επηρεηξήζεηο παξνρήο 56

57 ππεξεζηψλ, πνπ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηνχλ αξθεηά αλαιψζηκα, ηηο απαιιάζζεη απφ ηελ ηήξεζε βηβιίνπ απνζήθεο. Θεσξείηαη φκσο, αδηαλφεην γηα έλα Γήκν, λα κελ παξαθνινπζεί ηα αλαιψζηκα (ινγ.25), πνπ απνηεινχλ αμηφινγν φγθν ησλ ρξεζηκνπνηνχκελσλ πιηθψλ. Δπηπιένλ ππάξρνπλ κία ζεηξά κηθξν-πιηθά ηα νπνία είλαη αδχλαηνλ θαη ίζσο άλεπ ζεκαζίαο λα παξαθνινπζνχληαη αλαιπηηθά θαηά είδνο, ελψ κπνξνχλ λα νκαδνπνηεζνχλ θαη λα παξαθνινπζνχληαη θαηά αμία. Δθείλν πνπ ρξεηάδεηαη, ινηπφλ είλαη λα πξνζδηνξηζηνχλ πνηα αλαιψζηκα ζα παξαθνινπζνχληαη αλαιπηηθά θαηά είδνο θαη πνηα ζα νκαδνπνηεζνχλ. ε απηφ βνεζά ε ABC Αλάιπζε. (Καξαγηιάλεο, 2007) 4.6 Σν βηβιίν απνζήθεο θαη ε ηήξεζή ηνπ. πσο θάζε ινγηζηηθή πξάμε απνηππψλεηαη ζε ινγηζηηθφ βηβιίν, έηζη θαη νη νηθνλνκηθέο πξάμεηο πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη ζηελ απνζήθε, απνηππψλνληαη ζε εηδηθφ βηβιίν, ην βηβιίν απνζήθεο. Σν βηβιίν ηεο απνζήθεο αλήθεη ζηα θαζνιηθά ινγηζηηθά βηβιία. Καηαγξάθεη ηηο νηθνλνκηθέο πξάμεηο θαηά είδνο πιηθνχ. Πην ζπγθεθξηκέλα θάζε θαζνιηθφ - θαξηέια- αλαθέξεη ηηο πξάμεηο κηαο κεξίδαο απνζήθεο, δειαδή ελφο είδνπο ηεο απνζήθεο. Με ηνλ ηξφπν απηφ είλαη φιεο νη κεξίδεο απνζήθεο ζπγθεληξσκέλεο ζε έλα βηβιίν, ην βηβιίν απνζήθεο. Ζ ρξεζηκφηεηα ηνπ βηβιίνπ απηνχ είλαη κεγάιε. Δκθαλίδεη αλά πάζα ζηηγκή ηα ππφινηπα ησλ κεξίδσλ απνζήθεο, ησλ εηδψλ ηεο απνζήθεο. Δκθαλίδεη ηελ αμία ησλ πιηθψλ ηα νπνία ππάξρνπλ ζηελ απνζήθε ηνπ Γήκνπ. ιεο νη πιεξνθνξίεο πνπ αλαθέξνληαη είλαη άκεζεο, ρσξίο ηελ αλάγθε λα γίλεηαη θάζε θνξά απνγξαθή ησλ πιηθψλ. Οη παξαπάλσ πιεξνθνξίεο βνεζνχλ ζηνλ γεληθφηεξν νηθνλνκηθφ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ Γήκνπ ζην ζρεδηαζκφ ησλ πξνκεζεηψλ, ζηε βειηίσζε ηεο δηαρείξηζεο ησλ θπθινθνξφλησλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ ηνπ Γήκνπ, ζην πξνζδηνξηζκφ ηνπ θφζηνπο ησλ πιηθψλ πνπ αλαιψλνληαη. Πνηνη Γήκνη είλαη ππφρξενη ζηε ηήξεζε ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο; Σν ΠΓ 315/99 δελ αλαθέξεηαη ξεηά ζε φξνπο ή πξνυπνζέζεηο γηα ηε ηήξεζε ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο. Ο θ.καξαγηιάλεο εξκελεχεη: «ππφρξενη ζηε ηήξεζε βηβιίνπ απνζήθεο είλαη απαξαίηεηα νη Γήκνη πνπ ππάγνληαη ζηελ ππνρξεσηηθή ηήξεζε ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο 7.» Δίλαη πηζαλφλ 7 χκθσλα κε ην άξζξν 3 ηνπ ΠΓ 315/99, ππφρξενη ζηε ηήξεζε ηεο αλαιπηηθήο ινγηζηηθήο είλαη νη Γήκνη κε πιεζπζκφ θαηνίθνπο θαη άλσ ή (δηαδεπθηηθά) νη Γήκνη πνπ έρνπλ ηαθηηθά έζνδα (απνινγηζηηθά) απφ 500 εθ. δξαρκέο θαη άλσ. 57

58 θάπνηνο Γήκνο λα ππνρξεσζεί ζηε ηήξεζε βηβιίνπ απνζήθεο απφ άιιεο δηαηάμεηο, φπσο ε άζθεζε δξαζηεξηφηεηαο ππαγφκελεο ζην Φφξν Πξνζηηζεκέλεο Αμίαο (ΦΠΑ) θαη ην χςνο εηεζίσλ εζφδσλ. ηηο πεξηπηψζεηο απηέο ε ηήξεζε ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο ζα γίλεη γηα ηε ζπγθεθξηκέλε δξαζηεξηφηεηα θαη κε ηνπο φξνπο πνπ νξίδνληαη ζηνλ ΚΒ. Γεληθφηεξα ε ηήξεζε ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο πξέπεη λα αληηκεησπηζηεί φρη σο ππνρξέσζε, αιιά σο δπλαηφηεηα αλαβάζκηζεο ηεο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο ηνπ Γήκνπ Ζ κνξθή ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο Κάζε ζειίδα ηνπ βηβιίνπ είλαη ε θαξηέια (θαζνιηθφ) ελφο ζπγθεθξηκέλνπ είδνπο. ηηο ζηήιεο ηνπ αλαθέξνληαη: Ζ εκεξνκελία ηεο πξάμεο (αγνξά- αλάισζε θιπ.). Ο αξηζκφο ηνπ παξαζηαηηθνχ βάζεη ηνπ νπνίνπ πξνζδηνξίδεηαη ε πξάμε (Γειηίν Απνζηνιήο-Σηκνιφγην-δειηίν εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο). Σα ζηνηρεία ηνπ πξνκεζεπηή. Αηηηνινγία (αγνξά-επηζηξνθή-πξννξηζκφο εμαγσγήο θιπ). Ζ πνζφηεηα ηνπ πιηθνχ πνπ εηζάγεηαη ή εμάγεηαη απφ ηελ απνζήθε. Ζ κνλάδα κέηξεζεο ηνπ πιηθνχ. Σα ππφινηπα ησλ πνζνηήησλ θαη ησλ αμηψλ ηνπ πιηθνχ. Οη εηζαγσγέο, νη εμαγσγέο θαη ηα ππφινηπα ησλ πιηθψλ (πνζφηεηα θαη αμία) θαηαρσξνχληαη ζε δηαθνξεηηθέο κεηαμχ ηνπο ζηήιεο Ο ηφπνο ηήξεζεο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο. Σν βηβιίν απνζήθεο ηεξείηαη ζηελ έδξα ηνπ Γήκνπ απφ ην ινγηζηήξην. Δθ φζνλ νη απνζεθεπηηθνί ρψξνη είλαη δηάζπαξηνη, ε εληαία ιεηηνπξγία ηνπο εμαζθαιίδεηαη κε ηελ χπαξμε θεληξηθήο ειεθηξνληθήο κνλάδαο, ε νπνία ελεκεξψλεηαη on-line κε ηε πξαγκαηνπνίεζε θάζε πξάμεο πνπ γίλεηαη ζηνλ θάζε μερσξηζηφ ρψξν. Γελ ππάξρεη ππνρξέσζε ηήξεζεο μερσξηζηνχ βηβιίνπ απνζήθεο γηα θάζε απνζεθεπηηθφ ρψξν. Σν βηβιίν απνζήθεο είλαη εληαίν θαη βεβαίσο ππάξρεη ε δπλαηφηεηα λα ιακβάλνληαη εθηππψζεηο αλά απνζεθεπηηθφ ρψξν Ο ρξφλνο δηαθχιαμεο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο. Ηζρχνπλ νη ίδηεο δηαηάμεηο πνπ δηέπνπλ ηε δηαθχιαμε ησλ ινγηζηηθψλ βηβιίσλ ηνπ Γήκνπ. Οη θαξηέιεο ησλ εηδψλ πξέπεη λα δηαθπιάζζνληαη, γηαηί πξνζθέξνπλ ζεκαληηθή 58

59 ζηαηηζηηθή πιεξνθνξία γηα έλα κεγάιν ρξνληθφ δηάζηεκα. Δπηπιένλ, φηαλ ν Γήκνο δελ έρεη ειεγρζεί απφ ηνλ θαηαζηαιηηθφ έιεγρν δελ κπνξνχλ λα θαηαζηξαθνχλ ηα ινγηζηηθά βηβιία θαη βεβαίσο ην βηβιίν απνζήθεο, κέρξη ηνλ νξηζηηθφ έιεγρν ησλ ρξήζεσλ Ο έιεγρνο νξζφηεηαο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο. Ο έιεγρνο νξζφηεηαο ηνπ βηβιίνπ απνζήθεο είλαη ζηελ ίδηα ινγηθή ηνπ ειέγρνπ ησλ ινγηζηηθψλ βηβιίσλ. Ζ δηαπίζησζε ηεο νξζφηεηαο είλαη πιήξεο κφλν ζην βαζκφ πνπ ηα ππφινηπα ησλ εηδψλ, φπσο αλαθέξνληαη ζην κεληαίν ηζνδχγην ησλ εηδψλ, ηαπηίδνληαη κε ηα θπζηθά ππφινηπα. Σέηνηα ζπκθσλία είλαη εθ ησλ πξαγκάησλ αδχλαηνλ λα πξαγκαηνπνηείηαη ζε κεληαία βάζε, γηαηί πξνυπνζέηεη θπζηθή απνγξαθή. Δλδηάκεζν επίπεδν ειέγρνπ είλαη ν πεξηνδηθφο δεηγκαηνιεπηηθφο έιεγρνο ησλ εηδψλ (ζπκθσλία ινγηζηηθνχ ππνινίπνπ θαη θπζηθψλ ππνινίπσλ). Καηά ηε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ κπνξεί λα δηαπηζησζνχλ πιενλάζκαηα ή ειιείκκαηα ζηα πιηθά ηεο απνζήθεο. Ωο έιιεηκκα απνζήθεο αλαθέξεηαη ε δηαθνξά ηεο πνζφηεηαο ηνπ πιηθνχ κεηαμχ πξαγκαηηθήο θαη ινγηζηηθήο απνζήθεο, θαη πην ζπγθεθξηκέλα φηαλ ε πνζφηεηα ηεο ινγηζηηθήο απνζήθεο (θαξηέια) εκθαλίδεη κεγαιχηεξε πνζφηεηα πιηθνχ απφ ηελ ππάξρνπζα. Ωο πιεόλαζκα απνζήθεο αλαθέξεηαη ε δηαθνξά ηεο πνζφηεηαο ηνπ πιηθνχ κεηαμχ πξαγκαηηθήο θαη ινγηζηηθήο απνζήθεο, θαη ζπγθεθξηκέλα, φηαλ ε πνζφηεηα ηεο ινγηζηηθήο απνζήθεο (θαξηέια) εκθαλίδεη κηθξφηεξε πνζφηεηα πιηθνχ. Ζ εκθάληζε πιενλάζκαηνο ή ειιείκκαηνο απνζήθεο δείρλεη δηαρεηξηζηηθά πξνβιήκαηα θαη ζε θάζε πεξίπησζε ε δηαπίζησζή ηνπ, απαηηεί δηνηθεηηθή αληηκεηψπηζε ηνπ ζέκαηνο, ηδηαίηεξα φηαλ εκθαλίδεηαη ζε κεγάιεο πνζφηεηεο. Μπνξεί επίζεο λα νθείιεηαη ζε θινπή πιηθψλ. Λνγηζηηθά ε δηαπίζησζε ειιεηκκάησλ ή πιενλαζκάησλ θαηαγξάθεηαη ζην βηβιίν απνζήθεο, ψζηε λα ππάξμεη δηφξζσζε ησλ ππνινίπσλ ησλ απνζεκάησλ. Έλα δεχηεξν επίπεδν ζπκθσλίαο είλαη ν έιεγρνο ηνπ ηζνδπγίνπ θαη ε ηκεκαηηθή δηαπίζησζε ηεο νξζφηεηαο ησλ πεξηερνκέλσλ ηνπ (έιεγρνο χπαξμεο αξλεηηθψλ ππνινίπσλ ή ππεξκεγεζψλ ππνινίπσλ θιπ). Ζ χπαξμε αζπκθσλίαο ζηα δεδνκέλα νδεγεί ζηε ζπλέρεηα ζηνλ έιεγρν ηεο κεξίδαο θαη ζηελ αληηπαξαβνιή ηεο κε ηα δειηία εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο, φπσο θαη κε ηα δειηία πνζνηηθήο παξαιαβήο Ζ ρξήζε θσδηθψλ ζην βηβιίν απνζήθεο Γελλάηαη πνιιέο θνξέο ην εξψηεκα εάλ είλαη δπλαηή ε ρξήζε ζπγθεθξηκέλεο θσδηθνπνίεζεο ησλ εηδψλ αληί γηα ηελ αλαγξαθή ηεο πεξηγξαθήο ηνπ είδνπο ζηα έληππα θαη ζην βηβιίν απνζήθεο. Ζ δηαδηθαζία απηή είλαη ήδε επηηξεπηή ζηηο επηρεηξήζεηο πνπ 59

60 ππάγνληαη ζηε θνξνινγία εηζνδήκαηνο θαη ηνλ θνξνινγηθφ έιεγρν, ππφ ζπγθεθξηκέλνπο φξνπο ( φπσο ε εθηχπσζε ησλ θσδηθψλ ζε ζεσξεκέλν βηβιίν θιπ). Γηα ηνπο ΟΣΑ ε ρξήζε θσδηθψλ πξέπεη λα εμαζθαιίδεη ηελ πιεξνθφξεζε θαη λα κε δεκηνπξγεί ζπγρχζεηο θαη πξνβιήκαηα ζηε δηαρείξηζε ησλ πιηθψλ. Πιένλ φκσο ε ρξήζε θσδηθψλ ζεσξείηαη επηβεβιεκέλε θαη απηνλφεηε, θαζψο δηεπθνιχλεη πάξα πνιχ φια ηα ζέκαηα πνπ αθνξνχλ ζηε δηαρείξηζε. ηελ θσδηθνπνίεζε πξέπεη λα ππάξρεη αληηζηνηρία κεηαμχ ησλ θσδηθψλ ηεο απνζήθεο, ηεο γεληθήο ινγηζηηθήο θαη ηεο αλαιπηηθήο ινγηζηηθήο. ια ηα απνζέκαηα κπνξνχλ λα ρσξηζηνχλ ζε νκάδεο πρ αλαιψζηκα, πξψηεο χιεο, εκπνξεχκαηα, αληαιιαθηηθά παγίσλ θα, φπνπ θάζε νκάδα ζα έρεη μερσξηζηφ θσδηθφ (α βαζκφο αλάιπζεο). ηελ ζπλέρεηα θάζε νκάδα ζα αλαιχεηαη ζε δεχηεξν βαζκφ ζε θαηεγνξίεο, θαη αθνινχζσο θάζε θαηεγνξία ζα αλαιχεηαη ζε ηξίην βαζκφ ζε ππνθαηεγνξίεο, αλάινγα πάληα κε ηηο αλάγθεο θάζε Γήκνπ. Ζ θσδηθνπνίεζε πνπ αθνινπζείηαη ζηα απνζέκαηα, βνεζάεη λα είλαη, ε ίδηα κε ηνλ ηξηηνβάζκην ινγαξηαζκφ ηεο Γεληθήο ή ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο, φπσο θαίλεηαη ζηνλ αθφινπζν πίλαθα. Κσδηθόο Κσδηθόο Πεξηγξαθή ινγαξηαζκνύ Κσδηθόο Γ.Λ. Α.Λ. απνζήθεο Υλικά κατασκεςήρ και επισκεςήρ τεσνικών έπγων οικοδομικά ςλικά έπγυν ςδπαςλικά ςλικά έπγυν ηλεκηπολογικά ςλικά έπγυν ςλικά οδοποιίαρ λοιπά ςλικά έπγυν Αλαιώζηκα πιηθά Μηθξά εξγαιεία Καχζηκα-ιηπαληηθά γηα θίλεζε κεηαθ.κέζσλ Καχζηκα-ιηπαληηθά γηα θίλεζε αληιηνζηαζίσλ Καχζηκα γηα ζέξκαλζε θαη θσηηζκφ Καχζηκα-ιηπαληηθά γηα άιιεο αλάγθεο Δίδε ζεκαηνζηνιηζκνχ θαη θσηαγσγήζεσλ πφξνη-θπηά θαη δελδξχιιηα Δίδε θαζαξηφηεηαο θαη εππξεπηζκνχ Τγεηνλνκηθφ θαη θαξκαθεπηηθφ πιηθφ

61 Κηεληαηξηθφ πιηθφ Φπηνπαζνινγηθφ πιηθφ Υεκηθφ πιηθφ Λνηπά είδε πγηεηλήο θαη θαζαξηφηεηαο Τιηθά ζπληήξεζεο θαη επηζθεπήο θηηξίσλ Τιηθά ζπληήξεζεο θαη επηζθεπήο κνλίκσλ Γξαθηθή χιε εγθαηαζηάζεσλ Βηβιία θαη έληππα ππεξεζηψλ Λεμηαξρηθά βηβιία, κεηξψα θαη είδε Γεκνηνιφγηα, κεηξψα αξέλσλ θαη ππνδπγίσλ θαη θνξηεγψλ απηνθηλήησλ Αληαιιαθηηθά παγίσλ θηεκαηνιφγηα Αληαιιαθηηθά κεραλεκάησλ Αληαιιαθηηθά κεηαθνξηθψλ κέζσλ Πίλαθαο 4.3: Σππηθή Κσδηθνπνίεζε γηα έλαλ Γήκν αληαιιαθηηθά: ην ζρήκα 4.4 παξνπζηάδεηαη ν ηξφπνο αλάπηπμεο ηεο θσδηθνπνίεζεο, πρ. γηα ηα Αλάπηπμε θσδηθνπνίεζεο Γηακνξθώλνπκε ηελ κνξθή ηεο θσδηθνπνίεζεο αλάινγα κε ηηο αλάγθεο πιεξνθόξεζεο 26 ΑΝΣΑΛΛΑΚΣΗΚΑ ΠΑΓΊΧΝ 26 ΥΥ Γεληθή θαηεγνξία παγίσλ 26 ΥΥ ΦΦ Δηδηθή θαηεγνξία πγθεθξηκέλν 26 ΥΥ ΦΦ 001 είδνο Πίλαθαο 4.4 Αλάπηπμε θσδηθνπνίεζεο Κάησ απφ ηελ νκάδα 26 «αληαιιαθηηθά παγίσλ», κπνξεί λα ππάξρεη ε θαηεγνξία «αληαιιαθηηθά κεηαθνξηθψλ κέζσλ» θαη αθνινχζσο ε ππνθαηεγνξία «αληαιιαθηηθά απνξξηκκαηνθφξσλ mercedes», θαη κε πεξαηηέξσ αλάιπζε ζε ζπγθεθξηκέλν είδνο «δίζθνη απνξξηκκαηνθφξσλ Mercedes». Μέζα απφ ηνλ επφκελν πίλαθα 4.5, θαίλεηαη πψο κπνξεί λα θσδηθνπνηεζεί ην πξνεγνχκελν παξάδεηγκα κε ηα αληαιιαθηηθά παγίσλ. 61

62 Ομάδα Καηηγοπία Υποκαηηγοπία Είδορ Ανηαλλακηικά Αποππιμμαηοθόπα μεηαθοπικών mercedes μέζυν Ανηαλλακηικά παγίυν Δίζκοι αποππιμμ. mercedes Πίλαθαο 4.5: Κσδηθνπνίεζε είδνπο Έηζη ν θσδηθφο δηακνξθψλεηαη ζε Δηδηθέο πεξηπηψζεηο Καηά ηε δηαδηθαζία δηαρείξηζεο πεξηπηψζεηο, νη νπνίεο εμεηάδνληαη παξαθάησ: ησλ απνζεκάησλ παξνπζηάδνληαη εηδηθέο Γηαρείξηζε ησλ εξγαιείσλ Οη αλάγθεο παξαθνινχζεζεο ησλ κηθξνεξγαιείσλ θαηά ηε ρξήζε ηνπο, έρνπλ δεκηνπξγήζεη απαηηήζεηο δηαρείξηζήο ηνπο απφ ηηο απνζήθεο ηνπ Γήκνπ. Ζ δηαρείξηζε ησλ εξγαιείσλ απηψλ δελ επηδξά ινγηζηηθά ζηα βηβιία ηνπ Γήκνπ. Έλα κηθξνεξγαιείν παξαθνινπζείηαη ινγηζηηθά ζηα κεραλήκαηα θαη είλαη θαηαρσξεκέλν ζην κεηξψν παγίσλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ ηνπ Γήκνπ ή παξαθνινπζείηαη ζηα απνζέκαηα ζε εηδηθφ ινγαξηαζκφ γηα κηθξά εξγαιεία. Καη ζηε κία θαη ζηελ άιιε πεξίπησζε ινγηζηηθά ππνινγίδεηαη: α) ε απφζβεζή ηνπ εάλ είλαη πάγην ή β) ε πξψηε αλάισζή ηνπ εάλ είλαη κηθξφ εξγαιείν. Με ηελ πξψηε ρξήζε ηνπ θαη ηελ εμαγσγή απφ ηε κεξίδα ηνπ κηθξνχ εξγαιείνπ αλαιψλεηαη θαη κεηαηξέπεηαη ζε έμνδν. ηε ζπλέρεηα ν απνζεθάξηνο αλνίγεη μερσξηζηή δηαρεηξηζηηθή θαξηέια γηα ηελ παξαθνινχζεζε ηεο ρξήζεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ εξγαιείνπ. Ζ θαξηέια απηή παξαθνινπζεί κφλν ηελ εηζαγσγή θαη εμαγσγή ηνπ εξγαιείνπ απηνχ κε ηε πιεξνθνξία ηνπ ρεηξηζηή, ν νπνίνο ην ρξεψλεηαη θαη ζηε ζπλέρεηα ην επηζηξέθεη. Ζ θαξηέια απηή δελ αλήθεη θαη δελ ελεκεξψλεη ην βηβιίν απνζήθεο, έρεη μερσξηζηφ θσδηθφ απφ απηφλ πνπ έρεη ην ζπγθεθξηκέλν πιηθφ, φηαλ εηζάγεηαη ζηελ απνζήθε πξνεξρφκελν απφ αγνξά. Σν κεραλνγξαθηθφ ζχζηεκα ηνπ Γήκνπ πξέπεη λα έρεη ηε δπλαηφηεηα παξαθνινχζεζεο ησλ ζπγθεθξηκέλσλ εξγαιείσλ σο βνεζεηηθψλ πιηθψλ. Σέηνηεο πεξηπηψζεηο είλαη δηάθνξα ζεη εξγαιείσλ πνπ ρξεψλνληαη ζηα ζπλεξγεία ηνπ Γήκνπ, κηθξά θνκπξεζέξ, δξάπαλα θαη άιια κηθξά εξγαιεία. 62

63 θάξηα πιηθά Δίλαη πηζαλφλ ζε νξηζκέλεο παξαιαβέο πιηθψλ λα εκθαλίδνληαη ζθάξηα πιηθά. χκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο πεξί πξνκεζεηψλ ζα πξέπεη ε επηηξνπή παξαιαβήο λα κελ ηα παξαιάβεη θαη λα ηα επηζηξέςεη ζηνλ πξνκεζεπηή. Ωζηφζν αξθεηέο θνξέο ε αθαηαιιειφηεηα ησλ πιηθψλ δηαπηζηψλεηαη αξθεηά κεηαγελέζηεξα απφ ηελ παξαιαβή. Παξαθάησ παξνπζηάδνληαη ηξφπνη αληηκεηψπηζεο αλάινγα ηελ πεξίπησζε. ηαλ ηα ζθάξηα πιηθά θαιχπηνληαη απφ εγγχεζε ζχκθσλα κε ηνπο φξνπο ηεο πξνκήζεηαο πνπ ππνγξάθηεθαλ ζηε ζχκβαζε, ηφηε επηζηξέθνληαη ζηνλ πξνκεζεπηή θαη εμάγνληαη απφ ηε κεξίδα απνζήθεο κφλν σο πξνο ηε πνζφηεηα. ηαλ ηα πιηθά απηά δελ θαιχπηνληαη απφ εγγχεζε, αιιά έρνπλ δπλαηφηεηα επηζθεπήο, ηφηε απνζηέιινληαη πξνο επηζθεπή εμαγφκελα απφ ηελ απνζήθε (κφλν σο πξνο ηε πνζφηεηα). Καηά ηελ επηζηξνθή ηνπο ελεκεξψλεηαη πνζνηηθά ην βηβιίν απνζήθεο. ηαλ ηα ζθάξηα πιηθά δελ θαιχπηνληαη απφ εγγχεζε θαη δελ έρνπλ δπλαηφηεηα επηζθεπήο, ηφηε, δηαθξίλνπκε δχν πεξηπηψζεηο: α) εάλ κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ελ κέξεη, αλνίγεηαη λέα κεξίδα απνζήθεο (ζθάξησλ πιηθψλ) θαη κεηαθέξνληαη εθεί. Ζ κεηαθνξά ζε λέα θαξηέια γίλεηαη γηα λα ππάξρεη ζαθήο εηθφλα ησλ δηαζέζηκσλ θαη άξηησλ πιηθψλ. β) εάλ δελ κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ραξαθηεξίδνληαη σο «πιηθά πξνο θαηαζηξνθή» θαη αθνινπζείηαη ε δηαδηθαζία θαηαζηξνθήο απφ ηελ αξκφδηα επηηξνπή Καηαζηξνθέο πιηθψλ. Ζ δηαπίζησζε πσο νξηζκέλα πιηθά δελ είλαη ρξεζηκνπνηήζηκα είηε ιφγσ θζνξάο είηε ιφγσ απαμίσζεο, νδεγεί ζηε δηαδηθαζία ηεο θαηαζηξνθήο θαη ηεο έθδνζεο πξσηνθφιινπ θαηαζηξνθήο. Σν πξσηφθνιιν απηφ εθδίδεηαη απφ αξκφδηα επηηξνπή ηνπ Γεκνηηθνχ πκβνπιίνπ. Με ηελ έθδνζε ηνπ πξσηνθφιινπ θαηαζηξνθήο ελεκεξψλεηαη ε κεξίδα ησλ πιηθψλ ηα νπνία ηίζεληαη ππφ θαηαζηξνθή θαη θαηαγξάθνληαη ζηε ζηήιε ησλ εμαγσγψλ. Δάλ ηα πξνο θαηαζηξνθή πιηθά πξνηίζεηαη ν Γήκνο λα ηα εθπνηήζεη, ηφηε κπνξεί λα αλνίμεη εηδηθή κεξίδα ζην βηβιίν απνζήθεο γηα ηελ παξαθνινχζεζή ηνπο. Σν θφζηνο πνπ αλαινγεί ζηα πιηθά πνπ θαηαζηξέθνληαη ή ππνηηκψληαη βαξχλεη ηα αλφξγαλα έμνδα ηεο ρξήζεο Γηαρείξηζε δεηγκάησλ θαη εηδψλ ππφ δνθηκή. ηαλ ιακβάλνληαη πιηθά κε ηε κνξθή δεηγκάησλ ή εηδψλ ππφ δνθηκή δελ ελεκεξψλεηαη ε κεξίδα απνζήθεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ πιηθνχ, αιιά αλνίγεηαη μερσξηζηή 63

64 κεξίδα ζην βηβιίν απνζήθεο. Δάλ κεηά απφ ζπκθσλία κε ηνλ πξνκεζεπηή πξαγκαηνπνηεζεί θαλνληθά ε πξνκήζεηα ηνπ αγαζνχ, θιείλεη ε κεξίδα απνζήθεο πνπ είρε αλνίμεη σο είδνο ππφ δνθηκή θαη ελεκεξψλεηαη ε θαλνληθή κεξίδα απνζήθεο. Οη ελεκεξψζεηο γίλνληαη κε ηε πξαγκαηνπνίεζε ηεο πξνκήζεηαο Μηθξν-πιηθά (9-22). Αξθεηά απφ ηα ρξεζηκνπνηνχκελα πιηθά ηνπ Γήκνπ είλαη επηεινχο αμίαο θαη ζε κεγάιεο πνζφηεηεο (κηθξν-πιηθά). Ζ παξαθνινχζεζή ηνπο αλαιπηηθά (θαηά πνζφηεηα θαη αμία) δελ είλαη δπλαηή ή εάλ γίλεη, έρεη αλαίηην θφζηνο (ABC Αλάιπζε-Καηεγνξία C). Ζ παξαθνινχζεζε απηψλ ησλ πιηθψλ πξνηείλεηαη λα γίλεηαη ζην βηβιίν απνζήθεο νκαδνπνηεκέλα ζε γεληθφηεξεο θαηεγνξίεο πιηθψλ (πρ βίδεο) θαη κφλν θαηά αμία αγνξάο. Οη αλαιψζεηο ησλ πιηθψλ απηψλ δελ είλαη δπλαηφλ λα παξαθνινπζνχληαη ινγηζηηθά. Σν δε θφζηνο ησλ αλαιψζεσλ κπνξεί λα πξνζδηνξίδεηαη κε πεξηνδηθή απνγξαθή θαη παξαθνινχζεζε ζηαηηζηηθψλ ζηνηρείσλ, φπσο ν ρξφλνο θαη νη πνζφηεηεο παξαγγειίαο πνπ κπνξεί λα πξνζδηνξίζνπλ ηε κέζε αλάισζή ηνπο. Γηα παξάδεηγκα ε αλάισζε ζε έλα έηνο πνζνηήησλ ζπλνιηθήο αμίαο επξψ πξνζδηνξίδνπλ κεληαία αλάισζε επξψ Δίδε ζπζθεπαζίαο πξνο επηζηξνθή. ηαλ ρξεζηκνπνηνχληαη εηδηθά πιηθά σο είδε ζπζθεπαζίαο (φπσο είλαη νη παιέηεο), νη πξνκεζεπηέο ρξεψλνπλ ην Γήκν κε εγγχεζε γηα ηελ επηζηξνθή ησλ εηδψλ απηψλ. Σν βηβιίν απνζήθεο ελεκεξψλεηαη κε ηα επηζηξεθφκελα είδε ζπζθεπαζίαο (κε άλνηγκα θαξηέιαο ζε εηδηθή κεξίδα). Ζ κεξίδα ρξεψλεηαη (ζηήιε εηζαγσγήο) κε ηε πνζφηεηα θαη ηελ αμία ησλ εηδψλ πνπ εηζάγνληαη ζηηο απνζήθεο ηνπ Γήκνπ θαη πηζηψλεηαη (ζηήιε εμαγσγήο) κε ηε πνζφηεηα θαη ηελ αμία ησλ εηδψλ πνπ επηζηξέθνληαη, δίλεη δε ηε πιεξνθνξία ησλ εηδψλ ζπζθεπαζίαο πνπ ππνιείπνληαη πξνο επηζηξνθή. Οη αμίεο πνπ αλαθέξνληαη ζηε κεξίδα απνζήθεο δελ επηδξνχλ ινγηζηηθά ζην απνηέιεζκα ηεο ρξήζεο, παξά κφλν ζηε πεξίπησζε πνπ ιφγσ ππαηηηφηεηαο ηνπ Γήκνπ θαηαζηξαθνχλ ηα είδε ζπζθεπαζίαο θαη ν Γήκνο θαηαβάιιεη απνδεκίσζε ζηνλ πξνκεζεπηή Αγαζά επί παξαθαηαζήθε. ηαλ ν Γήκνο παξαιακβάλεη θάπνηα αγαζά επί παξαθαηαζήθε (ζεκαηνθχιαθαο) απφ θάπνην πξνκεζεπηή ηνπ Γήκνπ (παξαθαηαζέηεο), ηφηε ελεκεξψλεη εηδηθή θαξηέια ζην βηβιίν απνζήθεο (ζηε θαηεγνξία αγαζά ηξίησλ πξνο θχιαμε). Σέηνηεο πεξηπηψζεηο κπνξεί λα ππάξρνπλ φηαλ ιακβάλεη κηθξνκεραλήκαηα ή ζπζθεπέο (πρ ρξεζηκνπνίεζεο εκθηαισκέλνπ 64

65 λεξνχ). Οη κεξίδεο απνζήθεο ελεκεξψλνληαη κφλν σο πξνο ηε πνζφηεηα θαηά ηελ εηζαγσγή ζην Γήκν θαη ηελ επηζηξνθή ηνπο ζηνλ πξνκεζεπηή Τιηθά πνπ δελ εηζέξρνληαη θπζηθά ζηελ απνζήθε. Τπάξρνπλ πνιιά πιηθά πνπ πξννξίδνληαη λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζε εξγνηάμηα ηνπ Γήκνπ ρσξίο λα γίλεη θπζηθή εηζαγσγή ηνπο ζηελ απνζήθε- αθνχ παξαδίδνληαη θαηεπζείαλ ζηνλ ηφπν θαηαζθεπήο ηνπ έξγνπ πρ άκκνο, άζθαιηνο, ραιίθη θα. πσο είλαη ινγηθφ, πξέπεη θαη απηά ηα πιηθά λα παξαθνινπζνχληαη ινγηζηηθά ζην βηβιίν απνζήθεο, ψζηε λα είλαη γλσζηέο νη πνζφηεηεο θαη νη αμίεο ηνπο. ηαλ παξαιακβάλεηαη ηέηνην πιηθφ ελεκεξψλεηαη ε απνζήθε ηνπ Γήκνπ θαη θαηαγξάθεη ην πιηθφ σο εηζαγφκελν θαη ηαπηφρξνλα εμαγφκελν απφ ηελ απνζήθε. Παξφκνηεο είλαη νη πεξηπηψζεηο, φπνπ ν Γήκνο πξνκεζεχεηαη θαχζηκα απφ ζπκβαιιφκελν πξαηήξην. Σα νρήκαηα ηνπ Γήκνπ πξνκεζεχνληαη θαχζηκα, ν πξνκεζεπηήο εθδίδεη δειηίν απνζηνιή θαη ζην ηέινο ηνπ κήλα εθδίδεη έλα ζπγθεληξσηηθφ ηηκνιφγην κε ην ζχλνιν ησλ θαπζίκσλ κε ηα νπνία πξνκήζεπζε ην Γήκν. Δίλαη απαξαίηεην, ε απνζήθε ηνπ Γήκνπ λα παξαθνινπζεί ηηο πνζφηεηεο απηέο αλεμάξηεηα απφ ην γεγνλφο, φηη ηα θαχζηκα δελ εηζάγνληαη ζηελ απνζήθε. Ζ θαηαρψξηζε ησλ θαπζίκσλ ζην βηβιίν απνζήθεο δίλεη ηε πιεξνθνξία ησλ πνζνηήησλ πνπ θαηαλαιψζεθαλ απφ ηα νρήκαηα ηνπ Γήκνπ θαη εηδηθά φηαλ ηεξείηαη ε αλαιπηηθή ινγηζηηθή θνζηνινγείηαη ην θάζε φρεκα μερσξηζηά. (Καξαγηιάλεο, 2007) 4.7 Φπζηθή δηαθίλεζε ησλ πιηθώλ ηεο απνζήθεο (εηζαγσγή-εμαγσγή) Πξνθεηκέλνπ λα ιεηηνπξγήζεη νκαιά θάζε ππεξεζία είλαη αλαγθαίν λα απνηππσζνχλ αλαιπηηθά φιεο νη δηαδηθαζίεο γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε ησλ εθάζηνηε ελεξγεηψλ. Έηζη, φζνλ αθνξά ζηε ιεηηνπξγία ηεο απνζήθεο ελφο ΟΣΑ πξέπεη ζε πξψην επίπεδν λα νξγαλσζεί ε δηαδηθαζία ζχκθσλα κε ηελ νπνία ζα εηζέξρνληαη θαη ζα εμέξρνληαη ηα απνζέκαηα ζηηο απνζήθεο ηνπ Γήκνπ. ηελ πξνζπάζεηα απηή πξέπεη λα ιεθζεί ππ φςε ην λνκηθφ θαζεζηψο κε ην νπνίν θαζνξίδνληαη ηα έληππα θαη γεληθφηεξα ηα δηθαηνινγεηηθά έγγξαθα γηα ηελ παξαιαβή πιηθψλ απφ ηνλ Γήκν. Βέβαηα πξέπεη λα ηνληζηεί εμ αξρήο φηη ην ζεζκηθφ πιαίζην δηαρείξηζεο πιηθψλ είλαη ζε εκβξπαθφ επίπεδν, θαζψο ην κφλν πνπ θαζνξίδεη είλαη ην δηθαηνινγεηηθφ έγγξαθν ηεο παξαιαβήο ησλ πιηθψλ (πξσηφθνιιν παξαιαβήο) πνπ ππνγξάθεη ε Δπηηξνπή Παξαιαβήο, πνπ έρεη νξηζηεί απφ ην Γεκνηηθφ πκβνχιην. 65

66 Παξαθάησ γίλεηαη πξνζπάζεηα λα νξηζηνχλ αλαιπηηθά ηα βήκαηα γηα ηελ εηζαγσγή θαη εμαγσγή ησλ πιηθψλ ζηελ απνζήθε. Πεξηγξάθεηαη κηα ηππηθή αιιά απιή δηαδηθαζία εηζαγσγήο θαη εμαγσγήο Δηζαγσγή πιηθψλ ζηελ απνζήθε Με ηελ έθζεζε αλάιεςεο ηεο δαπάλεο έρεη δνζεί ε παξαγγειία γηα ηελ πξνκήζεηα θάπνηνπ πιηθνχ απφ ηνλ Γήκν. Σν γξαθείν πξνκεζεηψλ έρεη θάλεη ηελ επηινγή ηνπ πξνκεζεπηή, ζχκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο πνπ νξίδεη ε ζρεηηθή λνκνζεζία. Αθνχ έρεη ππνγξαθεί ε ζρεηηθή ζχκβαζε κε ηνλ πξνκεζεπηή θαη έξζνπλ ηα πιηθά ζηνλ Γήκν, ζα πξέπεη λα παξαιεθζνχλ απφ ηα αξκφδηα φξγαλα. Σα φξγαλα απηά είλαη ζε πξψηε θάζε ν απνζεθάξηνο θαη ζηελ ζπλέρεηα ή παξάιιεια ε επηηξνπή παξαιαβήο πιηθνχ. Ο απνζεθάξηνο κε ηελ παξαιαβή ηνπ πιηθνχ ζα πξέπεη λα κεηξήζεη ηα πιηθά, λα ηα ζπκθσλήζεη κε ην ζπλνδεπηηθφ έγγξαθν ηνπ πξνκεζεπηή (δειηίν απνζηνιήο ή ζπλελσκέλν ηηκνιφγην κε δειηίν απνζηνιήο.) λα ηα εηζάγεη ζηελ απνζήθε θαη λα ηα θαηαρσξήζεη ζηα βηβιία ηνπ. Ζ θαηαρψξεζε ηνπ παξαζηαηηθνχ αγνξάο ζα γίλεη ζην κεραλνγξαθηθφ ζχζηεκα κφλν θαηά πνζφηεηα. Ο απνζεθάξηνο, πξνηείλεηαη ζε θάζε πεξίπησζε εηζαγσγήο πιηθψλ απφ αγνξά λα εθδίδεη ηαπηφρξνλα θαη δειηίν πνζνηηθήο παξαιαβήο. Παξάιιεια κε ηελ παξαιαβή ησλ πιηθψλ απφ ηνλ απνζεθάξην ζα πξέπεη λα γίλεη ε παξαιαβή ησλ πιηθψλ απφ ηελ επηηξνπή παξαιαβήο. Ζ δηαδηθαζία απηή παίξλεη ζπλήζσο ηππηθφ ραξαρηήξα (βάδνληαο ε επηηξνπή ηππηθά ηελ ππνγξαθή ηεο ζην ζρεηηθφ έληππν). κσο ζα πξέπεη λα ππάξρεη έλα ππεξεζηαθφ θέληξν πνπ ζα ειέγρεη ηελ πνηφηεηα ησλ πιηθψλ, ηελ ζπκθσλία ησλ ηηκψλ κε ηε ζχκβαζε, ηελ ζπκθσλία ηεο πνζφηεηαο ησλ παξαδνζέλησλ κε ηελ παξαγγειία. Ο απνζεθάξηνο θαηά ηελ παξαιαβή ησλ πιηθψλ θαη ηελ εηζαγσγή ηνπο ζηελ απνζήθε ειέγρεη, αλ ε πνζφηεηα πνπ παξαδίδεηαη είλαη απηή πνπ αλαγξάθεη ην Γειηίν Απνζηφιεο ή ην ηηκνιφγην, φρη αλ είλαη απηή πνπ έρεη ππνγξαθεί ζηε ζχκβαζε. Σνλ ξφιν απηφ ζα ηνλ παίμεη ζηελ νπζία ην γξαθείν πξνκεζεηψλ, κηαο θαη απηφ έρεη ζηα ρέξηα ηνπ ηελ αξκνδηφηεηα θαη ηα ζρεηηθά έγγξαθα γηα λα δηαπηζηψζεη ηελ ζπκθσλία ηεο παξαιαβήο ησλ πιηθψλ κε ηελ ζχκβαζε πνπ έρεη ππνγξαθεί κε ηνλ πξνκεζεπηή. Έηζη, ινηπφλ, ην γξαθείν πξνκεζεηψλ ζπκπιεξψλεη ζην δηαρεηξηζηηθφ ζχζηεκα δίπια ζηα ζηνηρεία ηεο πνζνηηθήο παξαιαβήο πνπ έρνπλ εηζαρζεί ζηελ απνζήθε απφ ηνλ απνζεθάξην, ηηο αμίεο θαη ηέινο ζπγθξίλεη ηηο πνζφηεηεο θαη ηηο αμίεο πνπ αλαγξάθνληαη ζην ηηκνιφγην κε εθείλεο πνπ έρνπλ ζπκθσλεζεί κε ηνλ πξνκεζεπηή. 66

67 4.7.2 Δμαγσγή πιηθψλ απφ ηελ απνζήθε Γηα θάζε πιηθφ πνπ ζα εμαρζεί απφ ηελ απνζήθε πξέπεη λα ζπληαρζεί απφ ηελ ππεξεζία πνπ ην ρξεηάδεηαη κηα «αίηεζε-εληνιή ρνξήγεζεο πιηθνχ», ε νπνία θαη παξαδίδεηαη ζηνλ απνζεθάξην. Γηα ιφγνπο ειέγρνπ, ε αίηεζε απηή ζα πξέπεη λα πεξηιακβάλεη, εθηφο απφ ην φλνκα ηνπ αηηνχληνο, ν νπνίνο κπνξεί λα είλαη ν νπνηνζδήπνηε ππάιιεινο ηνπ ΟΣΑ, ηελ έγθξηζε ηνπ πξντζηακέλνπ ηεο ππεξεζίαο πνπ δεηά ην πιηθφ. Γηα ην ιφγν, απηφ ηελ εληνιή ρνξήγεζεο πιηθνχ ηελ ππνγξάθεη θαη ν πξντζηάκελνο ηεο ππεξεζίαο. Αθνχ ν απνζεθάξηνο παξαιάβεη ζηα ρέξηα ηνπ ηελ «αίηεζε-εληνιή ρνξήγεζεο πιηθνχ», αξρηθά πξέπεη λα ειέγμεη ηε δηαζεζηκφηεηα ηνπ πιηθνχ πνπ δεηείηαη. Με ηελ δηαπίζησζε ηεο δηαζεζηκφηεηαο ηνπ απνζέκαηνο ν απνζεθάξηνο παξαιακβάλεη ηελ αίηεζε, παξαδίδεη ην πιηθφ θαη ηαπηφρξνλα εθδίδεη δειηίν εμαγσγήο πιηθψλ πξνο αλάισζε απφ ηελ απνζήθε. ηα πξναλαθεξζέληα πεξηγξάθνληαη ζπλνπηηθά νη απιέο δηαδηθαζίεο εηζαγσγήο θαη εμαγσγήο πιηθψλ απφ ηελ απνζήθε. ηελ πξαγκαηηθφηεηα φκσο ππάξρνπλ πεξηζζφηεξεο θαη πην πνιχπινθεο πεξηπηψζεηο δηαθίλεζεο πιηθψλ. (Καξαγηιάλεο, 2007) 4.8 πλνδεπηηθά έγγξαθα ησλ απνζεκάησλ ηα πιαίζηα ηεο νξγάλσζεο ηεο δηαθίλεζεο ησλ πιηθψλ πξέπεη λα αληηκεησπηζζεί ην ζέκα ηεο ζπκπιήξσζεο νξηζκέλσλ εληχπσλ ηα νπνία ζα ηππνπνηνχλ ηηο δηαδηθαζίεο δηαθίλεζεο. Ο ξφινο ησλ εληχπσλ απηψλ είλαη δηηηφο, αθ ελφο γηα ιφγνπο δηαρείξηζεο, ψζηε λα δίλεηαη ε δπλαηφηεηα ειέγρνπ ζε ηξίηνπο βάζεη ησλ δηθαηνινγεηηθψλ ηα νπνία ζα απνηππψλνπλ ηε θίλεζε ησλ πιηθψλ θαη αθ εηέξνπ γηα ινγηζηηθνχο ιφγνπο, νη νπνίνη επηηξέπνπλ ηελ απνηχπσζε ησλ δηαθηλήζεσλ ησλ πιηθψλ ζην βηβιίν απνζήθεο θαη θαη επέθηαζε ζην αλαιπηηθφ θαζνιηθφ ηνπ ινγαξηαζκνχ Γειηίν εηζαγσγήο Σν δειηίν εηζαγσγήο: Δίλαη ην έληππν βάζεη ηνπ νπνίνπ γίλεηαη ε εηζαγσγή ησλ πιηθψλ ζηελ απνζήθε. Οη πεξηπηψζεηο ζηηο νπνίεο δηαθξίλεηαη σο εηζαγσγή ζηελ απνζήθε είλαη: 67

68 Δηζαγσγή κε ηελ απφθηεζε ηνπ πιηθνχ (αγνξά). Λακβάλεη ηε κνξθή Γειηίνπ Πνζνηηθήο Παξαιαβήο. Δπηζηξνθή, πνπ θαιχπηεη θάπνηα εμαγσγή πιηθνχ, ην νπνίν εμήρζε πξνεγνχκελα απφ ηελ απνζήθε θαη επηζηξέθεηαη (θαηά κέξνο ή ζπλνιηθά) γηαηί δελ ρξεζηκνπνηήζεθε. Δπηζηξνθή πιηθνχ, ην νπνίν είρε εμαρζεί θαη είρε ζηαιεί ζε ηξίηνπο (πξνο επηζθεπή, πξνο θχιαμε, πξνο αληηθαηάζηαζε) Γειηίν εμαγσγήο Σν δειηίν εμαγσγήο είλαη ην έληππν βάζεη ηνπ νπνίνπ γίλεηαη ε εμαγσγή ησλ πιηθψλ απφ ηελ απνζήθε. Οη πεξηπηψζεηο πνπ δηαθξίλνληαη είλαη: Δμαγσγή πιηθψλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζε έξγα ή ζε ππεξεζίεο ηνπ Γήκνπ. Δμαγσγή πιηθψλ κε ζθνπφ ηελ επηζηξνθή ηνπο ζην πξνκεζεπηή, ιφγσ αθαηαιιειφηεηαο ηεο παξαιακβαλφκελεο πνζφηεηαο. Δμαγσγή πιηθψλ κε ζθνπφ ηελ απνζήθεπζή ηνπο ζε ηξίηνπο εθηφο ηνπ Γήκνπ. Δμαγσγή πιηθψλ κε ζθνπφ ηελ ζπληήξεζε ή ηελ επηζθεπή ηνπο Γειηίν εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο (ΓΔΓ) Σν δειηίν εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο, είλαη ην δηθαηνινγεηηθφ ζηνηρείν δηαθίλεζεο ησλ πιηθψλ εληφο ησλ ππεξεζηψλ ηνπ Γήκνπ. Σν δειηίν εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο εκθαλίδεη: Σν είδνο θαη ηελ πνζφηεηα ησλ πιηθψλ πνπ δηαθηλνχληαη. Σν ρψξν πξνέιεπζεο θαη ην ρψξν πξννξηζκνχ ησλ πιηθψλ. Σελ εκεξνκελία ζηελ νπνία πξαγκαηνπνηήζεθε ε δηαθίλεζε Σν ΓΔΓ παίξλεη δηάθνξεο κνξθέο, αλάινγα κε ηηο ρξήζεηο ηνπ, φπσο δειηίν δηαθίλεζεο κεηαμχ απνζεθψλ, δειηίν επηζηξνθήο ζηνλ πξνκεζεπηή 8, θα Γειηίν απνζηνιήο Σν δειηίν απνζηνιήο είλαη ην θνξνινγηθφ ζηνηρείν βάζεη ηνπ νπνίνπ γίλεηαη ε δηαθίλεζε αγαζψλ κεηαμχ νηθνλνκηθψλ κνλάδσλ, πνπ ππφθεηληαη ζηε θνξνινγία εηζνδήκαηνο. Σα Γειηία απνζηνιήο δελ αθνξνχλ ζην Γήκν, ζην βαζκφ πνπ ν Γήκνο δελ 8 ηηο πεξηπηψζεηο απηέο εθδίδεηαη δειηίν απνζηνιήο, αιιά επεηδή δελ ππνρξενχηαη ν Γήκνο ζηελ έθδνζε ΓΑ θαιφ είλαη λα εθδίδεη απηφ ην εηδηθφ δειηίν εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο 68

69 ππφθεηηαη ζε θνξνινγία εηζνδήκαηνο 9, θαη άξα δελ κπνξεί λα εθδίδεη Γειηία Απνζηνιήο. ηηο πεξηπηψζεηο απηέο θαη γηα ιφγνπο ηάμεο, ζπλεζίδεηαη λα εθδίδεη ππεξεζηαθό ζεκείσκα (εηδηθό δειηίν) δηαθίλεζεο πιηθώλ. Με Γειηίν Απνζηνιήο ή Σηκνιφγην Αγνξάο πξέπεη λα ζπλνδεχνληαη φια ηα αγαζά πνπ έξρνληαη απφ ηνπο πξνκεζεπηέο γηα λα ηνπνζεηεζνχλ ζην ρψξν ηεο απνζήθεο. ην Παξάξηεκα παξνπζηάδνληαη ππνδείγκαηα εληχπσλ, ηα νπνία ρξεζηκνπνηνχληαη ζηε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ, ηε ιεηηνπξγία ησλ απνζεθψλ θαη ηε ηήξεζε ησλ δηαδηθαζηψλ δηαθίλεζεο. (Καξαγηιάλεο, 2007) 4.9 Ζ απνγξαθή θαη ε απνηίκεζε ησλ απνζεκάησλ. Ζ απνγξαθή απνηειεί κία απφ ηηο ζεκαληηθφηεξεο ελέξγεηεο ζηε ινγηζηηθή απεηθφληζε ηεο πεξηνπζίαο ηεο νηθνλνκηθήο κνλάδαο θαη ζηνλ πξνζδηνξηζκφ ηνπ νηθνλνκηθνχ απνηειέζκαηνο. Ζ έλλνηα ηεο απνγξαθήο είλαη κηα γεληθφηεξε έλλνηα θαη αθνξά ζηελ θαηαγξαθή θαη απνηίκεζε ηεο πεξηνπζίαο ηεο νηθνλνκηθήο κνλάδαο. ηελ πεξίπησζε απηή ζα εμεηαζηεί ε απνγξαθή θαη νη δηαδηθαζίεο ηεο ζε φ,ηη ζρεηίδεηαη κε ηελ απνγξαθή ησλ πιηθψλαπνζεκάησλ. Ζ βαξχηεηα ηεο δηαδηθαζίαο ηεο απνγξαθήο επηβάιιεη λα εμεηαζηεί κε βάζε ηνπο φξνπο πνπ πξέπεη λα ηε δηέπνπλ. Ζ βάζε ησλ φξσλ απηψλ είλαη νξηζκέλεο ζεκαληηθέο ινγηζηηθέο αξρέο, φπσο: Ζ αξρή ηνπ ηζηνξηθνχ θφζηνπο, ε νπνία επηβάιιεη ηελ απνηίκεζε ησλ πιηθψλ ζηελ αμία θφζηνπο. Ζ αξρή ηεο ζπληεξεηηθφηεηαο, ε νπνία επηβάιιεη λα επηιέγεηαη σο ηηκή θηήζεο ε ρακειφηεξε κεηαμχ εθείλσλ, νη νπνίεο κπνξνχλ λα ηε πξνζδηνξίζνπλ. Ζ αξρή ηεο ζπλέπεηαο, ε νπνία απαγνξεχεη ηε κεηαβνιή ηεο κεζφδνπ απνηηκήζεσο απφ ρξήζε ζε ρξήζε. ηελ έλλνηα ηεο απνγξαθήο αλαθέξνληαη δηάθνξα λνκνζεηήκαηα ηα ζπνπδαηφηεξα ησλ νπνίσλ είλαη ν Ν.2190/1920, ην Δληαίν Γεληθφ Λνγηζηηθφ ρέδην (Δ.Γ.Λ..) θαη ν Κψδηθαο Βηβιίσλ θαη ηνηρείσλ (Κ.Β..). 9 Ο Γήκνο εάλ αζθεί δξαζηεξηφηεηα ππαγφκελε ζην Φφξν Πξνζηηζεκέλεο Αμίαο, είλαη ππνρξεσκέλνο λα ηεξεί βηβιία θαη ζηνηρεία ηνπ ΚΒ. Έλα ηεξεί ηέηνηα ζηνηρεία, ζαθψο θαη ζα εθδίδεη Γειηίν Απνζηνιήο. 69

70 χκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο ηνπ Κ.Β.. (άξζξν 27) «Ζ πνζνηηθή θαηακέηξεζε ησλ απνζεκάησλ θαη ε θαηαγξαθή ηνπο ζην βηβιίν απνγξαθψλ ή ζε θαηαζηάζεηο ζην ηέινο ηεο δηαρεηξηζηηθήο πεξηφδνπ γίλεηαη δηαθεθξηκέλα γηα θάζε απνζεθεπηηθφ ρψξν. Ζ θαηαρψξεζε, ε νπνία πεξηιακβάλεη ην είδνο, ηε κνλάδα κέηξεζεο θαη ηελ πνζφηεηα, γίλεηαη κε κία εγγξαθή γηα νιφθιεξε ηελ πνζφηεηα θάζε είδνπο αγαζνχ, γηα θάζε απνζεθεπηηθφ ρψξν. Μέρξη ηελ εκεξνκελία ζχληαμεο ηνπ ηζνινγηζκνχ θαηαρσξείηαη ε θαηά κνλάδα αμία, ζηελ νπνία απνηηκήζεθε θάζε είδνο, ζχκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο ηνπ άξζξνπ 28 ηνπ Κψδηθα απηνχ, θαζψο θαη ε ζπλνιηθή ηνπ αμία..» Μέζνδνη απνηίκεζεο. Σα απνζέκαηα θαηακεηξνχληαη θαη πξνζδηνξίδεηαη ε αμία ηνπο. Γηαρεηξηζηηθά ππεξηεξεί ε ζπκθσλία ησλ πνζνηήησλ θαη εηδηθά ησλ ππνινίπσλ πνπ απνκέλνπλ ζην ηέινο ηεο ρξήζεο. Ζ αμία, φκσο ησλ πιηθψλ πνπ έκεηλαλ, φπσο θαη ε αμία ησλ πιηθψλ πνπ αλαιψζεθαλ ζηε δηαδηθαζία ηεο παξαγσγηθήο ιεηηνπξγίαο ηνπ Γήκνπ, είλαη θαζνξηζηηθή ζην πξνζδηνξηζκφ ηνπ απνηειέζκαηνο είηε απηφ είλαη ην γεληθφ νηθνλνκηθφ απνηέιεζκα ηεο ρξήζεο είηε ην αλαιπηηθφ απνηέιεζκα θαηά ππεξεζία θαη έξγν. Ζ απνηίκεζε ησλ απνζεκάησλ αθνινπζεί κία ζπγθεθξηκέλε κέζνδν θαη φπσο αλαθέξζεθε ζηηο ινγηζηηθέο αξρέο πξέπεη λα αθνινπζείηαη ζηαζεξά ε ίδηα. Μέζνδν απνηίκεζεο νλνκάδνπκε ηνλ ηξφπν πξνζδηνξηζκνχ ηεο αμίαο πνπ έρνπλ ηα αγαζά πνπ έρνπλ κείλεη θαη απνγξαθεί ζηηο 31/12/ΥΥΥΥ. Οη βαζηθέο κέζνδνη απνηίκεζεο είλαη νη αθφινπζνη: Μέζνδνο ηνπ κέζνπ ζηαζκηθνχ θφζηνπο Πξνζδηνξίδεηαη κε ηνλ αθφινπζν ηχπν: Αμία απνζέκαηνο έλαξμεο πεξηφδνπ + Αμία αγνξψλ πεξηφδνπ ζηελ ηηκή θηήζεο Πνζφηεηα απνζέκαηνο έλαξμεο πεξηφδνπ + Πνζφηεηα πνπ αγνξάδεηαη ζηελ πεξίνδν Ζ κέζνδνο απηή ρξεζηκνπνηείηαη επξχηεξα, ηδηαίηεξα κε ηε ζεκεξηλή δηαδεδνκέλε ρξήζε ησλ ππνινγηζηψλ γίλεηαη επθνιφηεξε. Έρεη έλα βαζκφ αληηθεηκεληθφηεηαο θαη ειαρηζηνπνηεί ηελ επίδξαζε ησλ αθξαίσλ ηηκψλ ηεο αγνξάο. Γηαθξίλεηαη ζε εηήζηα θαη ζε κηθξφηεξνπ ρξνληθνχ δηαζηήκαηνο (κεληαία θπξίσο, αιιά θαη ηξηκεληαία θιπ.). Ζ δπζθνιία πνπ εκθαλίδεη πξνέξρεηαη απφ ην γεγνλφο πσο ν ππνινγηζκφο ηεο πξνυπνζέηεη ηελ χπαξμε 70

71 φισλ ησλ αγνξψλ ηεο πεξηφδνπ, εηδηθά εάλ ηεξείηαη ην βηβιίν απνζήθεο θαη πξνζδηνξίδεηαη ε απνγξαθή θαη ην θφζηνο ζπλερψο (δηαξθήο απνγξαθή). Δάλ ν Γήκνο ζέιεη λα θνζηνινγήζεη ηα πιηθά ηνπ ζα πξέπεη λα πεξηκέλεη λα θαηαρσξεζνχλ φιεο νη αγνξέο ηνπ κήλα Μέζνδνο ηνπ θπθινθνξηαθνχ κέζνπ φξνπ ή ησλ δηαδνρηθψλ ππνινίπσλ Πξνζδηνξίδεηαη κε ηνλ ηχπν: Αμία πξνεγνπκέλνπ ππνινίπνπ + Αμία λέαο αγνξάο ζηελ ηηκή θηήζεο πνζφηεηα πξνεγνπκέλνπ ππνινίπνπ + Πνζφηεηα λέαο αγνξάο Ζ κέζνδνο απηή έρεη νκνηφηεηεο κε ηε πξνεγνχκελε θαη θαιχπηεη ην θελφ ηεο, σο πξνο ηελ θαηαρψξηζε θαη ηηκνιφγεζε φισλ ησλ αγνξψλ ηεο πεξηφδνπ, ψζηε λα πξνζδηνξηζηεί ην θφζηνο θηήζεο. Σν κέζν θφζηνο ηεο κεζφδνπ απηήο πξνζδηνξίδεηαη ακέζσο κεηά απφ θάζε αγνξά. Δίλαη θαλεξφ πσο νη ηηκέο θηήζεο ηεο κεζφδνπ απηήο πιεζηάδνπλ πξνο ηηο ηξέρνπζεο ηηκέο FIFO First In - First Out (πξψηε εηζαγσγή-πξψηε εμαγσγή). Με ηε κέζνδν απηή ζεσξείηαη φηη, ε πξψηε εηζαγσγή εμάγεηαη πξψηε θαη φηη ηα απνζέκαηα απνγξαθήο ιήμεο πξνέξρνληαη απφ ηηο ηειεπηαίεο αγνξέο ηεο ρξήζεο. Ζ κέζνδνο απηή γίλεηαη ζχκθσλα κε ηε ζεηξά εηζαγσγήο ηνπο θαη γη απηφ νλνκάδεηαη «κέζνδνο ηεο ζεηξάο εμαληιήζεσο ησλ απνζεκάησλ» LIFO Last In - First Out (ηειεπηαία εηζαγσγή-πξψηε εμαγσγή). Με ηελ κέζνδν απηή ζεσξείηαη, φηη ε πξψηε εμαγσγή πξνέξρεηαη απφ ηελ ηειεπηαία εηζαγσγή θαη φηη ηα απνζέκαηα απνγξαθήο ιήμεο πξνέξρνληαη απφ ηηο παιαηφηεξεο αγνξέο ηεο ρξήζεο. Ζ κέζνδνο απηή είλαη ε αθξηβψο αληίζεηε απφ ηε FIFO. Γηα ηνπο Ο.Σ.Α. πξνηείλεηαη ε κέζνδνο ηνπ κέζνπ ζηαζκηθνχ (απφ ην ΠΓ 315/99). Παξ φια απηά επηηξέπεηαη ν Γήκνο λα επηιέγεη κία απφ ηηο παξαδεθηέο κεζφδνπο απνηίκεζεο, αξθεί απηή ε κέζνδνο λα ηεξείηαη παγίσο. 71

72 4.9.2 Γηαδηθαζηηθά ζέκαηα ηεο απνγξαθήο ησλ απνζεκάησλ. Φξόλνο απνγξαθήο: Σα ρξνληθά φξηα θαηαρψξηζεο ηεο απνγξαθήο ζηα βηβιία είλαη: πνζνηηθή: ηελ 20ε κέξα ηνπ κεζεπφκελνπ κήλα ηεο ιήμεο ηνπ δηαρεηξηζηηθνχ έηνπο (20/2) αμηαθά: ηελ ηειεπηαία εκέξα ηνπ 3νπ ή ηνπ 4νπ κήλα απφ ηε ιήμε ηεο δηαρείξηζεο Τν βηβιίν απνγξαθήο θαη ε ελεκέξσζή ηνπ. Σν βηβιίν απνγξαθήο είλαη απαξαίηεην λα πεξηιακβάλεη ηηο παξαθάησ πιεξνθνξίεο: Σν είδνο ηνπ αγαζνχ. Σε πνζφηεηα ηνπ αγαζνχ. Σε κνλάδα κέηξεζεο. Σελ αμία αλά κνλάδα κέηξεζεο. Σε ζπλνιηθή αμία ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ αγαζνχ Δηδηθά ζέκαηα ηεο απνγξαθήο ησλ απνζεκάησλ. Υιηθά πνπ αγνξάζηεθαλ θαη δελ παξαιήθζεθαλ κέρξη 31/12: Οξηζκέλα αγαζά απνθηψληαη απφ ην εμσηεξηθφ θαη ελψ έρεη ιεθζεί ην ηηκνιφγην ηνπ πξνκεζεπηή, ηα αγαζά βξίζθνληαη θαζ νδφλ. ηηο πεξηπηψζεηο απηέο εμεηάδεηαη ην θαζεζηψο ζχκθσλα κε ην νπνίν έρεη πξαγκαηνπνηεζεί ή φρη ε αγνξά Υιηθά πνπ 31/12 βξίζθνληαη ζηα ρέξηα ηξίησλ: Δάλ ζηηο 31/12 θάπνηα πιηθά ηνπ Γήκνπ παξακέλνπλ ζηα ρέξηα ηξίησλ (πξνκεζεπηψλ ή πξνο επηζθεπή, επεμεξγαζία), απηά θαηαγξάθνληαη θαη απνγξάθνληαη ζηε πεξηνπζία ηνπ Γήκνπ μερσξηζηά απφ ηα άιια αγαζά θαηά πνζφηεηα θαη αμία. Υιηθά ηξίησλ ηα νπνία 31/12 βξίζθνληαη ζηα ρέξηα ηνπ Γήκνπ: Σα αγαζά απηά είλαη πεξηνπζηαθά ζηνηρεία ηξίησλ, δελ αλήθνπλ ζηε πεξηνπζία ηνπ Γήκνπ, δελ απνγξάθνληαη σο πεξηνπζία, αιιά θαηαγξάθνληαη μερσξηζηά ζην βηβιίν απνγξαθψλ σο πεξηνπζηαθά ζηνηρεία ηξίησλ κε αμία κλείαο. (Καξαγηιάλεο, 2007) 72

73 4.10 Πιεξνθνξηαθό ύζηεκα Σν επίπεδν ηεο κεραλνξγάλσζεο ησλ απνζεθψλ θαη γεληθφηεξα ηεο δηαρείξηζεο ησλ πιηθψλ ηνπ Γήκνπ είλαη θεθαιαηψδνπο ζεκαζίαο γηα ην Γήκν. Ζ χπαξμε αμηνπξεπνχο κεραλνγξαθηθνχ ζπζηήκαηνο είλαη απαξαίηεηνο φξνο ζηε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ. ηελ πξνκήζεηα ησλ πιεξνθνξηαθψλ εθαξκνγψλ πξέπεη λα έρεη θχξην ιφγν ε δπλαηφηεηα δηαρείξηζεο απνζεθψλ. ηα πιαίζηα απηά ζεσξήζεθε ζθφπηκν λα γίλεη αλαθνξά ζε νξηζκέλεο minimum πξνυπνζέζεηο, ε χπαξμε ησλ νπνίσλ είλαη βαζηθφο φξνο γηα ηελ εχξπζκε ιεηηνπξγία ησλ απνζεθψλ θαη ηεο θνζηνιφγεζεο ησλ πιηθψλ. Σν ΤΠ.Δ.Γ.Γ.Α. ζε ζπλεξγαζία κε ηελ ΔΔΣΑΑ δηακφξθσζε ην θαινθαίξη ηνπ 2002 ζπγθεθξηκέλα θξηηήξηα-πξνδηαγξαθέο γηα ηηο εθαξκνγέο πνπ ιεηηνπξγνχλ ζην νηθνλνκηθφ δηαρεηξηζηηθφ ζχζηεκα ησλ Γήκσλ. Με βάζε απηέο ηηο πξνδηαγξαθέο πξαγκαηνπνηήζεθαλ ηεζη ζπκκφξθσζεο ησλ εηαηξεηψλ παξαγσγήο ινγηζκηθνχ γηα ηε δηαπίζησζε ηεο εθαξκνγήο θαη ζπκκφξθσζεο ησλ πξνγξακκάησλ κε ηηο πξνδηαγξαθέο απηέο, ην θαινθαίξη ηνπ Σν βαζηθφ ζθέινο ησλ πξνδηαγξαθψλ απηψλ πνπ αθνξά ηε ιεηηνπξγία θαη δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ-πιηθψλ, αλαθέξεηαη παξαθάησ: ηα ζηνηρεία ηνπ είδνπο λα πεξηγξάθνληαη: ν Κσδηθφο, ην είδνο εάλ είλαη ελεξγφ ή φρη, ε πεξηγξαθή ηνπ είδνπο, νη πνζφηεηεο, λα αλαθέξνληαη νη κνλάδεο κέηξεζεο αλά πνζφηεηα, νη ινγαξηαζκνί αγνξψλ ηεο Γ.Λνγηζηηθήο, νη ινγαξηαζκνί ησλ πσιήζεσλ (εάλ ην είδνο είλαη εκπνξεχζηκν), νη ινγαξηαζκνί ηεο Αλ. Λνγηζηηθήο, ε θαηεγνξία ζηελ νπνία αλήθεη ην είδνο (πιηθά, πξνηφληα θιπ ), λα είλαη δπλαηή ε επηινγή ηνπ ηξφπνπ ππνινγηζκνχ αμίαο θηήζεο ζχκθσλα κε ηηο απνδεθηέο κεζφδνπο, λα νξίδεηαη ν απνζεθεπηηθφο ρψξνο ζηνλ νπνίν αλήθεη. Ζ Γηαρείξηζε ππνινίπνπ ηνπ είδνπο λα δίλεη ηε δπλαηφηεηα νξηζκνχ φξησλ αζθαιείαο, φξησλ παξαγγειίαο, 73

74 ηηο επηζπκεηέο εκέξεο απνζέκαηνο Δπηπιένλ δφζεθαλ θαηεπζχλζεηο θαη γηα άιια ζέκαηα πνπ αθνξνχλ ηελ ιεηηνπξγία ηνπ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο ηεο απνζήθεο: Να εθδίδεηαη Γειηίν εηζαγσγήο- Γειηίν εμαγσγήο. Να γίλνληαη ππνινγηζκνί εηδψλ αλά απνζεθεπηηθφ ρψξν (αμίεο αλά απνζεθεπηηθφ ρψξν θιπ) Να εθηππψλνληαη θαη λα εκθαλίδνληαη: επξεηήξην ησλ εηδψλ, είδε κε εθθξεκή παξαζηαηηθά αγνξψλ, αγνξέο πξνκεζεπηψλ αλά είδνο, αγνξέο εηδψλ αλά πξνκεζεπηή, ηζηνξηθφ θφζηνο αλά είδνο (Αλαδεηήζεηο ζην Μεηξψν απνζήθεο,) Καηάζηαζε ηζνδπγίνπ εηδψλ, Λνγηζηηθέο εγγξαθέο αλά πεξηφδνπο πνπ αθνξνχλ ηα είδε ηεο απνζήθεο, Μεληαία θαηάζηαζε βηβιίνπ απνζήθεο, Αλαδεηήζεηο πξνκεζεπηψλ, Ζκεξνιφγην πσιήζεσλ θαη ηηο θαηαζηάζεηο ειέγρνπ, Δθηππψζεηο εηδψλ αλά απνζεθεπηηθφ ρψξν αιιά θαη ζπγθεληξσηηθά κέζα απφ ηελ δνκή δέλδξνπ.(ράθη, εηξά, Οκάδα θιπ), Μεληαίαο θαηάζηαζεο βηβιίνπ απνζήθεο (ππφδεηγκα ΠΓ 315/99), κε θηλεζέλησλ (είδε θηλήζεσλ - αγνξέο Πσιήζεηο), Έθζεζε απνγξαθήο ηεο απνζήθεο, Βηβιίνπ απνζήθεο ζην ηέινο ηνπ επφκελνπ κήλα εθείλνπ πνπ αθνξνχλ νη νηθνλνκηθέο πξάμεηο ή κία θνξά ζην ηέινο ηεο δηαρεηξηζηηθήο ρξήζεο κέζα ζηελ πξνζεζκία θιεηζίκαηνο ηνπ ηζνινγηζκνχ κε ηελ πξνυπφζεζε φηη κέρξη ην ηέινο ηνπ επφκελνπ κήλα εθείλνπ πνπ αθνξνχλ νη νηθνλνκηθέο πξάμεηο εθηππψλεηαη κεληαία θαηάζηαζε βηβιίνπ απνζήθεο, Ο πξνζδηνξηζκφο ηεο αμίαο θφζηνπο λα γίλεηαη ζχκθσλα κε ηελ κέζνδν απνηίκεζεο θαηά ηελ εμαγσγή ηνπ είδνπο απφ ηελ απνζήθε. Να είλαη δπλαηή ε νξγάλσζε ησλ εηδψλ θαη ησλ απνζεθεπηηθψλ ρψξσλ κε ηεξάξρεζε κνξθήο δέλδξνπ (πρ απνζήθε εξγαιείσλ). Να είλαη δπλαηή ε δηαρείξηζε δηαθίλεζεο απνζήθεο θαη δηαθηλήζεηο κεηαμχ απνζεθψλ. 74

75 Να ππάξρεη δπλαηφηεηα εηζαγσγήο είδνπο, κεηαβνιήο είδνπο, δηαγξαθήο είδνπο. Να κελ επηηξέπεηαη λα δηαγξαθεί έλα είδνο φηαλ έρεη θηλεζεί. Να είλαη δπλαηή ε ελεκέξσζε ησλ κεξίδσλ απνζήθεο θαη είδνο, πνζφηεηα θαη αμία θάησ απφ ην ινγαξηαζκφ 94 «Απνζέκαηα» ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο. Ζ εθαξκνγή λα ελεκεξψλεη ηηο κεξίδεο ηεο απνζήθεο φισλ ησλ ινγαξηαζκψλ ηνπ πξσηνβάζκηνπ 94 νη νπνίεο απνηεινχλ αλαιπηηθφ θαζνιηθφ θαη ελεκεξψλνληαη απφ ηα ζρεηηθά δηθαηνινγεηηθά. Να ππάξρεη δπλαηφηεηα ππνινγηζκνχ πξνβιέςεσλ Αγνξψλ θαη Πσιήζεσλ, ψζηε λα εμαζθαιίδεηαη ε πεξίπησζε πξνκήζεηαο πιηθψλ ρσξίο ηε ηαπηφρξνλε ιήςε ζηνηρείσλ αμίαο. Να κπνξεί λα γίλεη επηκεξηζκφο δηαθφξσλ επηβαξχλζεσλ ησλ ηηκψλ αγνξψλ πάλσ ζηηο ηηκέο θηήζεσο (ελλνείηαη απηφκαηα). Να γίλεηαη απηφκαηα ε ελεκέξσζε ηνπ πξνζδηνξηζκνχ θφζηνπο απνζεκάησλ κεηά απφ νπνηαδήπνηε κεηαβνιή ζηελ πνζφηεηα ή ηελ ηηκή ηνπο. Να είλαη ππνρξεσηηθή ε θαηαρψξεζε ηεο εκεξνκελίαο θαηά ηελ έθδνζε δειηίνπ. Να ππάξρεη δπλαηφηεηα επηινγήο ηνπ είδνπο ηεο απνζήθεο (πρ απφ ιίζηα), νπφηε θαη κε ηελ επηινγή ηνπ είδνπο εκθαλίδνληαη απηφκαηα ν θσδηθφο ηνπ, ε κνλάδα κέηξεζεο θαη ν θσδηθφο ηνπ απνζεθεπηηθνχ ρψξνπ φπνπ θπιάζζεηαη. Αλ ππάξρεη αληίζηνηρν ηηκνιφγην αγνξάο, κε ηελ εηζαγσγή ηνπ θσδηθνχ ηνπ αληίζηνηρνπ ηηκνινγίνπ αγνξάο, απηφκαηε εηζαγσγή πνζφηεηαο ηνπ εηζαγφκελνπ είδνπο θαη απαγφξεπζε κεηαηξνπήο ηεο απφ ην ρξήζηε. Αλ δελ ππάξρεη αληίζηνηρν ηηκνιφγην αγνξάο, λα εκθαλίδεηαη κήλπκα ππνρξεσηηθήο ζπκπιήξσζεο ηνπ πεδίνπ ηεο πνζφηεηαο ηνπ εηζαγφκελνπ είδνπο. Να ππάξρεη ελεκέξσζε ηνπ κεηξψνπ ηεο απνζήθεο γηα ηελ εηζαγσγή ησλ εηδψλ. Καηά ηε δηαρείξηζε ησλ πθηζηάκελσλ εγγξαθψλ λα γίλεηαη έιεγρνο χπαξμεο ησλ γεληθψλ θξηηεξίσλ ησλ παξαζηαηηθψλ. Να εκθαλίδεηαη κήλπκα ππνρξεσηηθήο ζπκπιήξσζεο ηνπ θέληξνπ θφζηνπο ή ηνπ έξγνπ φπνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί ην είδνο. Να εκθαλίδεηαη κήλπκα ππνρξεσηηθήο ζπκπιήξσζεο ηνπ πεδίνπ ηεο πνζφηεηαο ηνπ εμαγφκελνπ είδνπο. 75

76 Να είλαη δπλαηή ε αλαδήηεζε ησλ εηδψλ απνζήθεο κε δηάθνξνπο ζπλδπαζκνχο θξηηεξίσλ (παξνχζαο ρξήζεο ή/ θαη ηεο πξνεγνχκελεο) Οη αλαθεξφκελεο πξνδηαγξαθέο είλαη ην minimum ησλ δπλαηνηήησλ ηηο νπνίεο πξέπεη λα έρεη ην κεραλνγξαθηθφ ζχζηεκα, ψζηε λα θαιχπηεη ηηο αλάγθεο ιεηηνπξγίαο κίαο ζχγρξνλεο απνζήθεο κε ηαπηφρξνλε δηαρείξηζε ηνπ θφζηνπο ησλ πιηθψλ. 76

77 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 5 ΜΔΛΔΣΖ ΠΔΡΗΠΣΧΖ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΑΠΟΘΖΚΧΝ ΣΟΤ ΓΖΜΟΤ ΑΘΖΝΑΗΧΝ, ΣΑΤΡΟΤ ΚΑΗ ΕΧΓΡΑΦΟΤ 5.1 θνπόο ηεο κειέηεο πεξίπησζεο Ο ζθνπφο απηήο ηεο κειέηεο πεξίπησζεο είλαη πεξηζζφηεξν αληρλεπηηθφο. Πξάγκαηη, δελ ήηαλ γλσζηφ απφ ηελ αξρή ην ηη ζα αληηθξίδακε θαηά ηελ επίζθεςε καο ζηνπο ρψξνπο ησλ απνζεθψλ ησλ Γήκσλ ηεο Αζήλαο, ηνπ Σαχξνπ θαη ηνπ Εσγξάθνπ. Έρνληαο κηα ζρεηηθά κηθξή εκπεηξία απφ δηαρείξηζε απνζεκάησλ θαη ιεηηνπξγία απνζεθψλ ζηνλ ηδησηηθφ ηνκέα, ππήξρε ήδε ζρεκαηηζκέλε ε εηθφλα γηα ην πψο ιεηηνπξγεί απνηειεζκαηηθά κηα απνζήθε ζηελ πξάμε. κσο απφ ηελ άιιε, είλαη γλσζηφ, πσο ζε φηη αθνξά ζηνλ Γεκφζην Σνκέα δελ πξέπεη, ηνπιάρηζηνλ πξνο ην παξφλ, λα πεξηκέλνπκε επηδφζεηο αληίζηνηρεο κε ηνλ ηδησηηθφ. Απηή ε παξαδνρή επαιεζεχηεθε ελ κέξεη ζηελ πεξίπησζε απηήο ηεο κειέηεο πεξίπησζεο. Έηζη απηφ πνπ θχξηα καο απαζρφιεζε, ήηαλ λα γίλεη κηα πξψηε πνηνηηθή πξνζέγγηζε ζην θαζεζηψο θάησ απφ ην νπνίν ιεηηνπξγνχλ νη ζπγθεθξηκέλεο απνζήθεο. Ωζηφζν ε δηαδηθαζία απηή δελ ήηαλ ηφζν εχθνιε φζν θαηλφηαλ αξρηθά Ζ πξνζπάζεηα αλαδηνξγάλσζεο απηνχ ηνπ θαζεζηψηνο απαηηεί πνιχ πεξηζζφηεξε δνπιεηά θαη θφπν, εμεηδηθεπκέλα εξγαιεία, άκεζε ζπλεξγαζία κε αηξεηνχο θαη δηνηθεηηθνχο παξάγνληεο θαη θπζηθά πνιχ πεξηζζφηεξν ρξφλν. Γεγνλφο πάλησο είλαη, πσο νη ηξεηο Γήκνη παξνπζηάδνπλ ζεκαληηθέο δηαθνξέο κεηαμχ ηνπο. Κάζε πεξίπησζε ήηαλ μερσξηζηή. Απηφ δπζθφιεςε θαηά πνιχ ηελ παξνπζίαζε ησλ απνηειεζκάησλ νκαδηθά. Γηα ην ιφγν απηφ νη ηξεηο Γήκνη ζα παξνπζηαζηνχλ μερσξηζηά. Γηα θάζε Γήκν γίλεηαη ε πξνζπάζεηα λα ζπγθξηζνχλ ηα φζα νξίδεη ε ζεσξία ηεο δηαρείξηζεο ησλ απνζεκάησλ θαη αλαιχζεθαλ ζηα πξνεγνχκελα θεθάιαηα κε φζα αληηθξίζακε θαηά ηελ παξνπζία καο ζηνπο ρψξνπο ησλ απνζεθψλ ησλ Γήκσλ. Ζ ζχγθξηζε απηή καο νδεγεί ζε πνιχ ρξήζηκα ζπκπεξάζκαηα. Έγηλε πξνζπάζεηα λα ζπιιερζνχλ φζν ην δπλαηφλ πεξηζζφηεξεο πιεξνθνξίεο θαη ε αλάιπζε απηψλ ησλ δεδνκέλσλ λα πξνρσξήζεη ζε βάζνο. Οθείινπκε, φκσο λα παξαδερηνχκε, φηη ηφζν ν πεξηνξηζκέλνο δηαζέζηκνο ρξφλνο, φζν θαη ε δχζθνιε πεξίνδνο θαηά ηελ νπνία έπξεπε λα νινθιεξσζεί ε εξγαζία ελ κέζσ ζεξηλψλ δηαθνπψλ δελ 77

78 επλφεζαλ ηελ δηαδηθαζία ηεο έξεπλαο. Απφπεηξεο έξεπλαο έγηλαλ θαη ζε άιινπο Γήκνπο θαη πην ζπγθεθξηκέλα ζηνπο Γήκνπο Καιιηζέαο, Νέαο κχξλεο θαη Πεηξαηά. κσο ήηαλ δχζθνιν λα πξαγκαηνπνηεζνχλ νη επηζθέςεηο απηέο ιφγσ απνπζίαο ησλ αξκνδίσλ. 5.2 Δξγαιεία έξεπλαο Γηα ηελ ζπιινγή ησλ ζηνηρείσλ πνπ απαηηνχζε ε έξεπλα πξαγκαηνπνηήζεθαλ επηζθέςεηο ζηνπο ρψξνπο ησλ απνζεθψλ ησλ Γήκσλ. Γηα ηελ πην νξγαλσκέλε ζπιινγή πιεξνθνξηψλ ρξεζηκνπνηήζεθε ελδεηθηηθά έλα εξσηεκαηνιφγην πνπ θαηαξηίζηεθε γηα ην ζθνπφ απηφ θαη παξαηίζεηαη ζην παξάξηεκα. Έηζη νη ζπλεληεχμεηο κε ηνπο ππεχζπλνπο ησλ απνζεθψλ πξαγκαηνπνηήζεθαλ έρνληαο σο γλψκνλα ηε δνκή ηνπ εξσηεκαηνινγίνπ. Ζ δνκή ηνπ εξσηεκαηνινγίνπ απνηειείηαη απφ ηξία κέξε. ην πξψην κέξνο γίλεηαη αλαθνξά ζηα γεληθά ζηνηρεία ηεο απνζήθεο, δειαδή ζην πξνζσπηθφ, ζηελ νξγάλσζε ηνπ ρψξνπ ηεο απνζήθεο, ζηελ χπαξμε ησλ θαηάιιεισλ εξγαιείσλ, κεραλεκάησλ, θαη γεληθφηεξα δηεπθνιχλζεσλ πνπ βειηηψλνπλ ηελ ιεηηνπξγία ηεο απνζήθεο. ην δεχηεξν κέξνο δεηνχληαη πιεξνθνξίεο γηα ην Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα πνπ ρξεζηκνπνηεί ν θάζε ΟΣΑ, γηα ηελ θσδηθνπνίεζε ησλ απνζεκάησλ, ηελ απνγξαθή, ηα απνζέκαηα αζθαιείαο, ηηο ηπρφλ δπζθνιίεο πνπ κπνξεί λα παξνπζηάδνληαη θαηά ηελ κεραλνξγάλσζε. ην ηειεπηαίν κέξνο εμεηάδεηαη ε ξνή ησλ εξγαζηψλ, νη δηαδηθαζίεο πνπ αθνινπζνχληαη θαηά ηελ εηζαγσγή θαη εμαγσγή ησλ πιηθψλ, θαζψο θαη ε ζπλεξγαζία κε ην ηκήκα πξνκεζεηψλ. Ωζηφζν αλάινγα ηνλ Γήκν πνπ επηζθεπηφκαζηαλ, δηαπηζηψλακε, φηη ην εξσηεκαηνιφγην άιινηε δεηνχζε πιεξνθνξίεο πνπ ήηαλ αδχλαην λα παξαζρεζνχλ απφ ηνπο ππεπζχλνπο θαη άιινηε αδπλαηνχζε λα θαιχςεη ην πιήζνο ησλ πιεξνθνξηψλ θαη δηαδηθαζηψλ πνπ εθαξκφδνληαλ (ε δπζθνιία απηή εκθαλίζηεθε ζηελ πεξίπησζε ηνπ Γήκνπ ηεο Αζήλαο). 5.3 Γήκνο Αζελαίσλ Ο Γήκνο Αζελαίσλ είλαη ν κεγαιχηεξνο δήκνο ηεο Διιάδαο κε πιεζπζκφ θαηνίθνπο. Δπηπιένλ απνηειεί πξσηεχνπζα ηνπ θξάηνπο θαη δηνξγαλψηξηα πφιε ησλ Οιπκπηαθψλ Αγψλσλ ηνπ Ήηαλ ινηπφλ αλακελφκελν λα έρεη πξνρσξήζεη αξθεηά ζηελ νξγάλσζε ησλ απνζεθψλ ηνπ. Σν 2005 ν Γήκνο Αζελαίσλ ζηνλ ινγαξηαζκφ απνζεκάησλ 78

79 ηνπ ηζνινγηζκνχ ηνπ δήισζε ,61. ηελ πεξίπησζε απηή ν Γήκνο Αζελαίσλ καο εμέπιεμε επράξηζηα, απνδεηθλχνληαο πσο ππάξρνπλ θαη εμαηξέζεηο ζην Γεκφζην Σνκέα Οη απνζήθεο ηνπ Γήκνπ Αζελαίσλ ην Γήκν Αζελαίσλ ε δηαρείξηζε ησλ απνζεθψλ αλήθεη ζηελ Γηεχζπλζε Πξνκεζεηψλ θαη Γεληθψλ Απνζεθψλ. Πην ζπγθεθξηκέλα ππάξρνπλ δεθανθηψ απνζήθεο, θάπνηεο απφ ηηο νπνίεο ζπζηεγάδνληαη. Παξαθάησ παξνπζηάδνληαη κε ηελ θσδηθνπνίεζε πνπ έρνπλ ζην Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα ηνπ Γήκνπ: 10: Ζιεθηξνινγηθνχ πιηθνχ (Ραδεθφηζηθα) 20: Αληαιιαθηηθά κεραλψλ γξαθείνπ (πρ κειάληα θσηνηππηθψλ) θαη επηζθεπέο (ηαζκφο Λαξίζεο) 30: Ηκαηηζκνχ (ζηνιέο Γεκνηηθήο Αζηπλνκίαο θαη ππαιιήισλ θαζαξηφηεηαο) θαη ινηπψλ παξνρψλ ζε είδνο (Θεξκνππιψλ 26) 40: Αλαιψζηκα πιηθά θαζαξηφηεηαο ηξνραίνπ πιηθνχ (θηπάξηα, ζαθνχιεο, ζθνχπεο, θάδνη θα, αιιά φρη αληαιιαθηηθά) (Αγίαο Άλλεο θαη αιακηλίαο) 50: Απνζήθε δηαρείξηζεο αληαιιαθηηθψλ (επηβαηεγά νρήκαηα) (Ηεξά Οδφο 151) 60: Απνζήθε θαπζίκσλ (3 δεμακελέο -γηα super, diesel, ακφιπβδε- ζηελ Ηεξά Οδφ) 80: Αληαιιαθηηθά (βαξέσλ νρεκάησλ) Ενθξηάο 90: Καχζηκα (6 δεμακελέο κφλν πεηξέιαην) θαη ιηπαληηθά (φισλ ησλ εηδψλ, φρη κφλν γηα νρήκαηα) Ενθξηάο (βαξηά νρήκαηα) 120: Αλαισζίκσλ παηδηθψλ εμνρψλ Αγίνπ Αλδξένπ (είδε θαζαξηφηεηαο, ζθεχε, θαξκαθεπηηθφ πιηθφ) 130: Απνζήθε ηξνθίκσλ θαηαζθελψζεσλ (Άγηνο Αληξέαο) 140: Απνζήθε πξαζίλνπ θεπνηερλίαο (εξγαιεία, ιηπάζκαηα, κεραλήκαηα, ινπινχδηα θα) (Φπηψξην Γνπδή) 150: Γξαθηθή χιε (φρη βηβιία θαη έληππα) (Παιαηνιφγνπ 9) 160: εκαηψλ θαη παληνεηδνχο πιηθνχ (πρ πηλαθίδεο νδψλ) (Παιαηνιφγνπ 9) 170: Δληχπσλ βηβιίσλ θαη Γηαρεηξηζηηθψλ εληχπσλ (βηβιία ππεξεζηψλ, φπνπ γίλεηαη θαη ε ζθξάγηζε απηψλ) (Παιαηνιφγνπ 9) 180: Κπιηθείν θαηαζθήλσζεο (Άγηνο Αληξέαο) 190: Πιεξνθνξηθήο (αληαιιαθηηθά, κειάληα εθηππσηψλ) Ληνζίσλ 22 79

80 200: πληήξεζεο θαη απηεπηζηαζίαο (αξρηηεθηνληθά πιηθά, πιηθά νδνπνηίαο θαη πιηθά ζρνιηθψλ θηηξίσλ, φπσο άζθαιηνο, ραιίθηα, εξγαιεία, ρξψκαηα, πδξαπιηθά, πιαθάθηα θα) (Αγίαο Άλλεο θαη αιακηλίαο) 210: Πξνιεπηηθή ηαηξηθήο θαη πγείαο (αλαιψζηκα ηαηξηθψλ εξγαζηεξίσλ γηα ηα δεκνηηθά ηαηξεία) (Νένο Κφζκνο) (βι. εηθφλα 5.1) Δηθφλα 5.1: Ζ νξγάλσζε ησλ επηκέξνπο απνζεθψλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ηνπ Γήκνπ Αζελαίσλ Ωο επί ην πιείζηνλ νη απνζήθεο απηέο είλαη ηδηφθηεηεο θαη ζπζηεγάδνληαη κε ηηο ππεξεζίεο πνπ ηηο ρξεζηκνπνηνχλ άκεζα. Έηζη παξφιν πνπ ν δήκνο έρεη δηάζπαξηεο απνζήθεο ζε φιε ηελ έθηαζε ηνπ, ε γεσγξαθηθή θαηαλνκή ησλ απνζεθψλ ηαπηίδεηαη κε ηελ γεσγξαθηθή θαηαλνκή ησλ ππεξεζηψλ ηνπ. Γηα παξάδεηγκα ε Απνζήθε Πξαζίλνπ βξίζθεηαη ζηνπ Γνπδή, εθεί αθξηβψο φπνπ βξίζθεηαη ε Τπεξεζία Πξαζίλνπ. Σα αληαιιαθηηθά, ηα θαχζηκα θαη ηα ιηπαληηθά ησλ βαξέσλ νρεκάησλ (απνξξηκκαηνθφξα θα) βξίζθνληαη ζηελ Ενθξηά, εθεί φπνπ βξίζθεηαη ην γθαξάδ ησλ νρεκάησλ απηψλ. Αληίζηνηρα ζπκβαίλεη γηα ηα επηβαηεγά απηνθίλεηα θαη ηα κηθξφηεξνπ θπβηζκνχ νρήκαηα πνπ βξίζθνληαη ζηελ Ηεξά Οδφ. Με ηνλ ηξφπν απηφ πεξηνξίδνληαη νη άζθνπεο κεηαθηλήζεηο ησλ ππαιιήισλ ησλ δηεπζχλζεσλ πξνθεηκέλνπ λα πξνκεζεπηνχλ απφ ηελ απνζήθε ην πιηθφ πνπ ρξεηάδνληαη. Έηζη έρνπκε εμνηθνλφκεζε ρξφλνπ θαη ρξήκαηνο. 80

81 Οη απνζήθεο είλαη θπιαζζφκελεο, φκσο ηα απνζέκαηα δελ είλαη αζθαιηζκέλα. Απηφ πξαθηηθά ζεκαίλεη, πσο ζε πεξίπησζε θάπνηνπ πρ ππξθαγηάο, αλ θαηαζηξαθνχλ ηα απνζέκαηα, ν δήκνο δελ ζα εηζπξάμεη θαλέλα πνζφ απφ αζθαιηζηηθή εηαηξία. Σαπηφρξνλα κε ηα αλαιψζηκα πιηθά, ηα αληαιιαθηηθά ησλ παγίσλ θαη ηηο πξψηεο χιεο, ζηνπο ρψξνπο ηεο απνζήθεο θπιάζζνληαη επίζεο ηα θηλεηά πάγηα ζηνηρεία ηνπ δήκνπ, φπσο κηθξν-εξγαιεία (βι. εηθφλα 5.2), κεραλήκαηα θα, ψζηε νηηδήπνηε απαηηεί θχιαμε, λα βξίζθεηαη ζηνπο ρψξνπο ησλ απνζεθψλ. Γηαζέηνπλ ηα θαηάιιεια κεραλήκαηα δηαρείξηζεο απνζεκάησλ, φπνπ ρξεηάδεηαη, φπσο θιαξθ, πεξνλνθφξα, θα, ελψ ν δηαζέζηκνο ρψξνο θξίλεηαη απφ ηνπο ππεπζχλνπο επαξθήο. Δηθφλα 5.2: Δξγαιεία ρεηξφο θαηαρσξεκέλα ζηελ απνζήθε Σν Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα ηνπ Γήκνπ Αζελαίσλ Υξήζηκν θαη απαξαίηεην εξγαιείν γηα ηελ νξζή ιεηηνπξγία ησλ απνζεθψλ απνηειεί ην νινθιεξσκέλν Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα (Π) πνπ δηαζέηεη ν δήκνο θαη ην νπνίν αλαπηχρζεθε απφ ηελ Αλαπηπμηαθή Δηαηξία Γ.Α. ζε ζπλεξγαζία κε ηελ αξκφδηα Γηεχζπλζε Πξνκεζεηψλ θαη Γεληθψλ Απνζεθψλ ζηα ηέιε ηεο δεθαεηίαο ηνπ Έηζη απφ πνιχ λσξίο πξνρψξεζαλ ζε πιήξε θαη αλαιπηηθή θσδηθνπνίεζε φισλ ησλ εηδψλ ηεο απνζήθεο. Ζ θσδηθνπνίεζε αλαπηχρζεθε ζχκθσλα κε ηηο αλάγθεο ηνπ Γήκνπ θαη κε ηξφπν ψζηε λα 81

82 εμππεξεηεί ηελ εζσηεξηθή ηνπ ιεηηνπξγία, φκσο γηα θάζε θσδηθφ ππάξρεη ε αληηζηνίρεζε κε ηνλ θσδηθφ ηεο Γεληθήο Λνγηζηηθήο. Δηθφλα 5.3: Δχξεζε ππνινίπνπ απνζέκαηνο ζηηο επηκέξνπο απνζήθεο ηνπ Γήκνπ Σν Π πξνζθέξεη πιήζνο ρξήζηκσλ πιεξνθνξηψλ. Γηα θάζε θσδηθφ είλαη γλσζηφ ην απφζεκα πνπ ππάξρεη ηφζν ζην ζχλνιν, φζν θαη ζε θάζε επηκέξνπο απνζήθε ζε πεξίπησζε πνπ πξφθεηηαη γηα αλαιψζηκν πιηθφ ην νπνίν κπνξεί λα ππάξρεη ζε πεξηζζφηεξεο απφ κία απνζήθεο (βι. εηθφλα 5.3). Δπηπιένλ ππάξρεη ε δπλαηφηεηα γηα θαζνξηζκφ νξίνπ αζθαιείαο γηα θάζε θσδηθφ θαη γηα απηφκαηε ελεκέξσζε ησλ ππεπζχλσλ, φηαλ θάπνηνο θσδηθφο πέζεη θάησ απφ ην φξην απηφ. Μπνξεί λα παξέρεη φια ηα απαξαίηεηα ζηαηηζηηθά ζηνηρεία πξνθεηκέλνπ λα ππάξρεη δπλαηφηεηα πξφβιεςεο ηεο δήηεζεο. ην θαζνιηθφ ηεο κεξίδαο ζπκπιεξψλνληαη φιεο νη απαξαίηεηεο πιεξνθνξίεο, φπσο πνηνο ππάιιεινο αηηείηαη, πνηνο πξντζηάκελνο εγθξίλεη, πνην ην θφζηνο ηεκαρίνπ-ζπζθεπαζίαο, πνην ην θφζηνο ηεο εληνιήο ρνξήγεζεο πιηθνχ θα. Έηζη εθαξκφδνληαη νη θαλφλεο ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο θαη πξαγκαηνπνηείηαη θνζηνιφγεζε ησλ ππεξεζηψλ. 82

83 Δηθφλα 5.4: Καηαρψξεζε παξαζηαηηθνχ κε ζηνηρεία θφζηνπο Φπζηθή απνγξαθή πξαγκαηνπνηείηαη θάζε εμάκελν θαη ειέγρεηαη απφ αλεμάξηεηε εηαηξία νξθσηψλ ινγηζηψλ. Οη απνθιίζεηο κεηαμχ ηεο θπζηθήο θαη ηεο ινγηζηηθήο απνγξαθήο είλαη ειάρηζηεο. Δπηπιένλ γίλνληαη ηνπιάρηζηνλ δέθα δεηγκαηνιεπηηθνί έιεγρνη ην ρξφλν ζε δηαθνξεηηθά θάζε θνξά είδε. Σν Π έρεη ηελ δπλαηφηεηα λα εθδίδεη αλαιπηηθέο θαηαζηάζεηο κε ηηο θηλήζεηο θάζε θσδηθνχ (βι. εηθφλα 5.5), θαζψο θαη πιήζνο άιιεο νκαδνπνηεκέλεο πιεξνθνξίεο ζχκθσλα κε φζα αλαθέξζεθαλ ζηελ παξάγξαθν 4.9. Δηθφλα 5.5: πγθεληξσηηθή θαηάζηαζε γηα ηηο θηλήζεηο θσδηθνχ είδνπο 83