ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε:

Μέγεθος: px
Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε:"

Transcript

1

2 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

3 Copyright 2008 Learning Plan, Αζαλάζηνο Ν. ηακνχιεο Δθδφζεηο Learning Plan Καιαπνζάθε Θεζζαινλίθε Σει Απαγνξεχεηαη ε νιηθή ή κεξηθή αλαπαξαγσγή ηνπ βηβιίνπ. ISBN Σα παξαδείγκαηα έξγσλ ηνπ βηβιίνπ κπνξνχλ λα θαηεβνχλ απφ ηνλ δηθηπαθφ ηφπν

4 Πρόλογος Ζ Learning Plan είλαη κηα εηαηξία παξαγσγήο πξνζαξκνζκέλνπ, θαηά παξαγγειία, software, εθδφζεσλ, παξνρήο ππεξεζηψλ εθπαίδεπζεο θαη παξνρήο ζπκβνπιεπηηθψλ ππεξεζηψλ ζηνλ ηνκέα ηεο δηνίθεζεο έξγσλ θαη ηεο δηνίθεζεο επηρεηξήζεσλ. Με ην βηβιίν απηφ, ε Learning Plan επειπηζηεί λα δψζεη ζηνπο αλαγλψζηεο ηηο βαζηθέο γλψζεηο ζηε δηνίθεζε έξγσλ, ζε ζπλδπαζκφ κε ηε βέιηηζηε ρξήζε ηνπ Microsoft Office Project. Γηα λα θαιπθηνχλ νη αλάγθεο ησλ ρξεζηψλ ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ πξνγξάκκαηνο θαη ζε επίπεδν πηζηνπνηήζεσλ ηεο Microsoft, ππάξρνπλ ηξία θεθάιαηα αζθήζεσλ ζε εκβφιηκα ζεκεία. Δπεηδή ην ζπγθεθξηκέλν ζέκα είλαη ηεξάζηην θαη ζα κπνξνχζε θαλείο πξαγκαηηθά λα ραζεί ζηνλ φγθν ησλ πιεξνθνξηψλ θαη ησλ γλψζεσλ, έγηλε ηδηαίηεξε πξνζπάζεηα νη γλψζεηο απηέο λα δνζνχλ ζπκππθλσκέλα θαη απνηειεζκαηηθά ζε έλα εχρξεζην βηβιίν ρακεινχ φγθνπ.

5 Πεξηερόκελα 1. Δηζαγσγή... 1 Γηνίθεζε έξγνπ (Project Management)... 1 Κξίζηκε δηαδξνκή (Critical Path Method)... 2 Οη δηεξγαζίεο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ... 2 ρεδηαζκφο (Planning)... 3 Πψο βνεζά έλαο ππνινγηζηήο ζην ζρεδηαζκφ θαη ηε δηαρείξηζε έξγνπ... 6 Ση πξνζθέξεη ην Microsoft Office Project... 8 Δίδε αξρείσλ ηνπ Microsoft Office Project... 9 Πσο νξγαλψλεη ηηο πιεξνθνξίεο ην Microsoft Office Project Οη εθδφζεηο ηνπ Microsoft Office Project Οη γλσζηηθέο πεξηνρέο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ θαη ην MS Project Πνηφηεηα Φπζηθφ αληηθείκελν Υξφλνο Κφζηνο Αλζξψπηλν δπλακηθφ Κίλδπλνη Δπηθνηλσλία Πξνκήζεηεο Οη εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Γεληθέο νδεγίεο γηα ηελ εμέηαζε MOS Γεληθέο νδεγίεο γηα ηελ εμέηαζε MCTS Γεληθά ζηνηρεία λένπ έξγνπ H πξνβνιή ππνδνρήο, Γξάθεκα Gantt Γεκηνπξγία λένπ έξγνπ Δηζαγσγή γεληθψλ πιεξνθνξηψλ γηα ην έξγν Δπηινγέο αζθάιεηαο Γηακφξθσζε εκεξνινγίνπ Παξάκεηξνη εκεξνινγίνπ Τπνδηαίξεζε ηνπ έξγνπ ζε εξγαζίεο θαη νξφζεκα... 31

6 Δηζαγσγή εξγαζηψλ θαη νξφζεκσλ Δηζαγσγή εξγαζηψλ ζην δηάγξακκα Network Απνζήθεπζε ηνπ έξγνπ κίθξπλζε θαη κεγέζπλζε ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt Ρχζκηζε ηεο θιίκαθαο ρξφλνπ ζην γξάθεκα Gantt Αιιαγή ηεο πξνεπηιεγκέλεο πξνβνιήο Δκθάληζε γξακκήο πξνβνιψλ Αιιαγή πνιιαπιψλ εξγαζηψλ ζε νξφζεκα Αιιαγή κηαο εξγαζίαο, πνπ έρεη δηάξθεηα, ζε νξφζεκν Μεηαθίλεζε θαη αληηγξαθή εξγαζηψλ Δπηζήκαλζε αιιαγψλ Οδεγφο ζρεδηαζκνχ (Planning Wizard) Δπηινγή πίλαθα Οξγάλσζε ησλ εξγαζηψλ θαη ησλ νξφζεκσλ Γεκηνπξγία δηάξζξσζεο κε ηελ κέζνδν Top-Down Πξνζζήθε παξαγξάθσλ θαη ζπκβφισλ ζηελ δηάξζξσζε Δηζαγσγή δεδνκέλσλ Γηάξθεηα θαη κέζνδνη πξνγξακκαηηζκνχ εξγαζηψλ Δθηίκεζε ρξνληθήο δηάξθεηαο εξγαζηψλ Δηζαγσγή δηάξθεηαο εκεηψζεηο, γηα ηηο πξνυπνζέζεηο ζηελ εθηίκεζε δηάξθεηαο θάζε εξγαζίαο.. 48 Δθηίκεζε δηάξθεηαο κε ηελ ηερληθή PERT Μέζνδνη πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ Οξηζκφο ηεο κεζφδνπ πξνγξακκαηηζκνχ εξγαζηψλ Δπηζεκάλζεηο ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ εξγαζηψλ Δηζαγσγή ζηειψλ ζηελ πξνβνιή Γξάθεκα Gantt Δμαξηήζεηο εξγαζηψλ εηξά εθηέιεζεο εξγαζηψλ Οξηζκφο ζπζρεηίζεσλ κεηαμχ εξγαζηψλ Finish to start (Απφ ιήμε ζε έλαξμε) Finish to finish (Απφ ιήμε ζε ιήμε) Start to start (Απφ έλαξμε ζε έλαξμε) Start to finish (Απφ έλαξμε ζε ιήμε) Καζπζηέξεζε θαη επηθάιπςε Πεξηνξηζκνί ηνπ έξγνπ Πξνζεζκίεο Πεξηνξηζκνί Ζκεξνιφγηα εξγαζηψλ Πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ Οξηζκφο εκεξνκελίαο έλαξμεο ή ιήμεο κηαο εξγαζίαο Πξνζδηνξηζκφο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο, εμάξηεζεο θαη ρξφλνπ επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο Δηζαγσγή ζπλδέζεσλ ζε πξνβνιή Task Sheet... 70

7 Δηζαγσγή ζπλδέζεσλ ζην δηάγξακκα δηθηχνπ Γεκηνπξγία λένπ θφκβνπ Δηζαγσγή πεξηνξηζκψλ Γηαθνπή ιεηηνπξγίαο κηαο εξγαζίαο Δηζαγσγή πεξηνδηθήο εξγαζίαο Πξνζζήθε εξγαζίαο ζχλνςεο ηνπ έξγνπ Δηζαγσγή γεληθψλ εξγαζηψλ πλδέζεηο ζπγθεληξσηηθψλ εξγαζηψλ ή ππνεξγαζηψλ Δθηχπσζε ηνπ ζρεδίνπ Δθρψξεζε πφξσλ θαη θνζηνιφγεζε εξγαζηψλ Πξνζέγγηζε αλαγθψλ ζε πφξνπο Πξνζέγγηζε θφζηνπο Υξεζηκνπνηψληαο ην MS Project Πσο πξνγξακκαηίδεη ηνπο πφξνπο ην MS Project Fixed Units (ηαζεξέο κνλάδεο) Fixed Units & Effort driven (ηαζεξέο κνλάδεο & Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) Fixed Work (ηαζεξή εξγαζία) Fixed duration (ηαζεξή δηάξθεηα) Fixed duration & Effort driven (ηαζεξή δηάξθεηα & Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) Ζκεξνκελίεο απαζρφιεζεο Γεληθέο παξαηεξήζεηο γηα ηνλ ηχπν εξγαζίαο θαη ηελ θαζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο Δηζαγσγή λέσλ πφξσλ Σν ζχκβνιν λνκίζκαηνο Δηζαγσγή πφξσλ ζην θχιιν πφξσλ Δηζαγσγή πφξσλ ζηελ θφξκα πφξσλ Δθρψξεζε πφξσλ ζε εξγαζίεο Δθρψξεζε πφξσλ ζην γξάθεκα Gantt ή ζην θχιιν εξγαζίαο Δθρψξεζε πφξσλ ζε θχξηεο εξγαζίεο (ζπγθεληξσηηθέο) Μήλπκα ηζνζηάζκηζεο (Level Message) Πξνζζήθε θφζηνπο γηα έλα λέν πφξν Δπηζεκάλζεηο γηα ηηο κέγηζηεο κνλάδεο Αιιαγή ηνπ φγθνπ εξγαζίαο ελφο πφξνπ Έιεγρνο ηεο πξνζζήθεο πφξσλ ζηε ιίζηα πφξσλ Αιιαγή εκεξνινγίνπ πφξνπ Δηζαγσγή ζηαζεξνχ θφζηνπο γηα κηα εξγαζία Πξνζζήθε πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ (Customize fields) Πξνυπνινγηζκνί έξγνπ Τπεπζπλφηεηεο Δμάζθεζε ζηελ εθρψξεζε πφξσλ θαη ζηνπο ππνινγηζκνχο Δθρψξεζε πφξσλ κε ελεξγνπνηεκέλν ην Effort driven

8 Δθρψξεζε πφξσλ κε απελεξγνπνηεκέλν ην Effort driven Γηαγξαθή εθρψξεζεο πφξνπ Δθηχπσζε ηεο δνπιεηάο Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS Δθηίκεζε ηνπ ζρεδίνπ δηνίθεζεο έξγνπ Οη εκεξνκελίεο ηνπ έξγνπ θαη ε θξίζηκε δηαδξνκή Αδξάλεηα (πεξηζψξην ρξφλνπ) θαη κε θξίζηκεο εξγαζίεο Βαζηθνί έιεγρνη ζην MS Project Έιεγρνο ηεο εκεξνκελίαο ιήμεο θαη ησλ εμφδσλ Διέγμηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο Κξίζηκε δηαδξνκή ζε γξάθεκα Gantt Κξίζηκεο εξγαζίεο ζην θχιιν εξγαζίαο Διέγμηε ηα πεξηζψξηα ρξφλνπ Αδξάλεηα ζηελ πξνβνιή Task Sheet Αδξάλεηα ζηελ πξνβνιή Detail Gantt Διέγμηε ηηο πξνζεζκίεο Διέγμηε ηελ πιεξφηεηα ηνπ δηθηχνπ Διέγμηε ηελ ζεηξά εξγαζηψλ, ηηο ζπλδέζεηο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο Διέγμηε ηνπο πφξνπο Διέγμηε ηελ ρξήζε ησλ πφξσλ Διέγμηε ηελ εθρψξεζε πφξσλ ζε εξγαζίεο Διέγμηε ηελ ρξήζε ησλ πφξσλ ζε γξαθηθή παξάζηαζε Διέγμηε ηελ θαηαλνκή εξγαζίαο ησλ πφξσλ Διέγμηε ηελ ζπλέρεηα ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο Υξεζηκνπνηήζηε ηα πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ Έιεγρνο εμφδσλ Διέγμηε ην θφζηνο θάζε εξγαζίαο Διέγμηε ηα θφζηε θάζε πφξνπ Πεηξακαηηζκφο κε ην ζρέδην δηνίθεζεο έξγνπ Μείσζε ηεο δηάξθεηαο ηνπ έξγνπ Γηάζεζε επηπιένλ πφξσλ Πξνζζήθε βάξδηαο Μείσζε θφζηνπο Αιιαγή εθρψξεζεο πφξσλ Ηζνζηάζκηζε πφξσλ Πάγσκα θαη απνζήθεπζε ηεο γξακκήο βάζεο (Βaseline) Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS Πξνζαξκνγή θαη Μνξθνπνίεζε Μνξθνπνίεζε ζηνηρείσλ νζφλεο

9 Αληηθείκελα, ζηνηρεία θαη ραξαθηεξηζηηθά Μνξθνπνίεζε ξάβδσλ θαη θεηκέλνπ ζην δηάγξακκα Gantt Μνξθνπνίεζε θεηκέλνπ πξνβνιψλ Μνξθνπνίεζε γξακκψλ πιέγκαηνο Μνξθνπνίεζε δηάηαμεο ζπλδέζεσλ θαη ξάβδσλ Δηζαγσγή αληηθεηκέλσλ ζην δηάγξακκα Gantt θαη ζηηο ζεκεηψζεηο Γεκηνπξγία πξνηχπσλ Γεκηνπξγία θαη κεηαβνιή πεδίσλ, πηλάθσλ θαη ηχπσλ Πεδία Πίλαθεο Δηζαγσγή πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ θεηκέλνπ χλδεζε πεδίσλ Γεκηνπξγία λένπ πίλαθα Γεκηνπξγία ηχπσλ Γεκηνπξγία θαη κεηαβνιή θίιηξσλ θαη νκάδσλ Γεκηνπξγία λένπ θίιηξνπ ή νκάδαο Δθαξκνγή απηφκαηνπ θίιηξνπ Γεκηνπξγία θαη κεηαβνιή πξνζαξκνζκέλσλ πξνβνιψλ Γεκηνπξγία ζπλδπαζκέλσλ πξνβνιψλ Καηαγξαθή καθξνεληνιήο θαη πξνζαξκνγή γξακκήο εξγαιείσλ Οξγάλσζε αληηθεηκέλσλ Γεκηνπξγία αλαθνξψλ θαη επηθνηλσλία Βαζηθέο αλαθνξέο Καηεγνξίεο βαζηθψλ αλαθνξψλ Overview (Δπηζθφπεζε) Current Activities (Σξέρνπζεο δξαζηεξηφηεηεο) Costs (Σηκέο θφζηνπο) Assignments (Αλαζέζεηο) Workload (Φφξηνο εξγαζίαο) Custom (Πξνζαξκνγή) Πξνβνιέο θαη εθηχπσζε Δπηινγέο εθηχπσζεο Πξνβιήκαηα εθηχπσζεο Παξαδείγκαηα εθηππψζεσλ πγθεληξσηηθά γηα ην έξγν πγθεληξσηηθέο εξγαζίεο θαη εκεξνκελίεο Δξγαζίεο θαη θξίζηκε δηαδξνκή ιεο νη εξγαζίεο θαη ε ζεηξά ηνπο Λίζηα εξγαζηψλ κε εκεξνκελίεο θαη πφξνπο Σηο εξγαζίεο κε ηηο ζεκεηψζεηο ηνπο Δξγαζίεο θαη θφζηε Σνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ Μεληαίν εκεξνιφγην εξγαζηψλ

10 Λίζηα πφξσλ Σε ρξήζε ησλ πφξσλ Σελ απαζρφιεζε θαη ην θφζηνο ησλ πφξσλ Σνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ αλαζέζεσλ Σνλ πξνυπνινγηζκφ ησλ εξγαζηψλ Σε ξεπζηφηεηα ρξήκαηνο Δμαγσγή δεδνκέλσλ ηνπ έξγνπ Οδεγφο εμαγσγήο (Export Wizard) Δμαγσγή δεδνκέλσλ κέζσ νπηηθψλ αλαθνξψλ Οπηηθέο αλαθνξέο Καηεγνξίεο πξνηχπσλ νπηηθψλ αλαθνξψλ Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ) Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) Assignment Usage (Υξήζε αλάζεζεο) Task Summary (χλνςε εξγαζίαο) Resource Summary (χλνςε πφξνπ) Assignment Summary (χλνςε αλάζεζεο) Αληηγξαθή εηθφλαο Αληηγξαθή εηθφλαο ζηνλ νδεγφ ηνπ Office Απνζηνιή Παξαθνινχζεζε ηεο πξνφδνπ ηνπ έξγνπ θαη ελεκέξσζε ζρεδίνπ Γξακκέο βάζεο Πξνζζήθε λέσλ εξγαζηψλ ζηε γξακκή βάζεο Δλδηάκεζα πιάλα χγθξηζε δηαθνξεηηθψλ εθδφζεσλ ηνπ έξγνπ Πνζνζηά νινθιήξσζεο Πνζνζηφ νινθιήξσζεο Πνζνζηφ νινθιήξσζεο απαζρφιεζεο Πνζνζηφ θπζηθήο νινθιήξσζεο Σχπνη ππνινγηζκνχ πιινγή πιεξνθνξηψλ Ση πξέπεη λα ζπιιερζεί Δηζαγσγή δεδνκέλσλ εμέιημεο ζην MS Project Δπηινγή κεζφδνπ ελεκέξσζεο Αληηγξαθή ησλ πξνγξακκαηηζκέλσλ εκεξνκεληψλ ζηηο αληίζηνηρεο πξαγκαηηθέο Δηζαγσγή πνζνζηνχ νινθιήξσζεο Αιιαγή ηνπ πνζνζηνχ νινθιήξσζεο κε ην πνληίθη Αιιαγή ηνπ πνζνζηνχ νινθιήξσζεο ζην πιαίζην δηαιφγνπ Update Tasks Αιιαγή πνζνζηνχ νινθιήξσζεο ζην θχιιν εξγαζηψλ Δηζαγσγή πξαγκαηηθψλ εκεξνκεληψλ έλαξμεο θαη ιήμεο Δηζαγσγή πξαγκαηηθψλ εκεξνκεληψλ ζην πιαίζην δηαιφγνπ

11 Update Tasks Δηζαγσγή πξαγκαηηθψλ εκεξνκεληψλ ζην θχιιν εξγαζηψλ Δηζαγσγή πξαγκαηηθψλ εκεξνκεληψλ έλαξμεο κε ην πνληίθη Δηζαγσγή ζηνηρείσλ δηάξθεηαο Δηζαγσγή πξαγκαηηθήο θαη ππνιεηπφκελεο δηάξθεηαο Αιιαγή πξνγξακκαηηζκέλεο δηάξθεηαο Δηζαγσγή πξαγκαηηθήο απαζρφιεζεο θαη εμφδσλ Έιεγρνο ηνπ έξγνπ Έιεγρνο ηεο εκεξνκελίαο ιήμεο ηνπ έξγνπ θαη ηνπ ζπλνιηθνχ θφζηνπο Έιεγρνο πνζνζηνχ νινθιήξσζεο ησλ βαζηθψλ θάζεσλ Έιεγρνο εξγαζηψλ σο πξνο ηελ εκεξνκελία θαηάζηαζεο Λίζηα εξγαζηψλ πνπ έπξεπε λα έρνπλ μεθηλήζεη χγθξηζε ηεο ηξέρνπζαο δηάξθεηαο κε ηε γξακκή βάζεο Γξακκέο πξνφδνπ Γηαθχκαλζε εκεξνκεληψλ Γηαθχκαλζε απαζρφιεζεο Γηαθχκαλζε θφζηνπο Έιεγρνο αδξάλεηαο ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ Λίζηα εξγαζηψλ πνπ έρνπλ θαζπζηεξήζεη Αλάιπζε απνθιίζεσλ Κφζηνο εξγαζηψλ ή απαζρφιεζεο Απνθιίζεηο θφζηνπο θαη απαζρφιεζεο πφξσλ Γεδνπιεπκέλε αμία - Earned Value Μείσζε δηαθπκάλζεσλ Μείσζε δηαθχκαλζεο θφζηνπο Μείσζε δηαθχκαλζεο δηάξθεηαο Ζ αμία ησλ δηδαγκάησλ πνπ πήξακε Γηαρείξηζε πνιιαπιψλ έξγσλ Κνηλή ρξήζε πφξσλ Πξνηεξαηφηεηα Δλεκέξσζε ρψξνπ ζπγθέληξσζεο πφξσλ Γηαθνπή κνηξάζκαηνο πφξσλ Κχξηα έξγα θαη ππνέξγα Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS πλνπηηθφ επξεηήξην

12 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

13 1. Δηζαγσγή Γηνίθεζε έξγνπ (Project Management) Έλα έξγν (project) είλαη έλα ζχλνιν απφ δξαζηεξηφηεηεο θαη δηαδηθαζίεο, νη νπνίεο εθηεινχληαη κηα θαη κνλαδηθή θνξά θαη έρνπλ έλα ζπγθεθξηκέλν ρξνληθφ νξίδνληα. Έλα έξγν εκθαλίδεηαη φηαλ πξέπεη λα επηηεπρζεί θάηη κε θαζεκεξηλφ. Σα ραξαθηεξηζηηθά ελφο έξγνπ είλαη : Ζ Μνλαδηθφηεηα. Έλα ζχλνιν απφ κε ζπλεζηζκέλεο εξγαζίεο, πνπ εθηεινχληαη κε κία ζπγθεθξηκέλε ζεηξά πξνηεξαηφηεηαο θαη νδεγνχλ ζ έλα κνλαδηθφ ζηφρν (πξντφλ ή ππεξεζία). Ζ Πξνζσξηλφηεηα. Μηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία έλαξμεο θαη κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία ιήμεο. Ζ Πξννδεπηηθή αλάπηπμε. Ξεθηλάεη απφ κηα γεληθή πεξηγξαθή θαη ζηαδηαθά πξνζδηνξίδεηαη θαη ζρεδηάδεηαη. Οη Πεξηνξηζκνί. Ζ χπαξμε πεξηνξηζκέλσλ πφξσλ, πξνυπνινγηζκνχ θαη ρξφλνπ. Γηνίθεζε έξγνπ, ζχκθσλα κε ην εγρεηξίδην Project Management Body of Knowledge (PMBOK ) πνπ εθδίδεη ην Project Management Institute (PMI ), είλαη ε εθαξκνγή γλψζεσλ, ηθαλνηήησλ, εξγαιείσλ θαη ηερληθψλ, ζηηο δξαζηεξηφηεηεο ελφο έξγνπ, πξνθεηκέλνπ λα επηηεπρζνχλ νη απαηηήζεηο ηνπ. Βαζηθά ζπζηαηηθά ζηελ Γηνίθεζε έξγνπ είλαη ν νξηζκφο, ν ζρεδηαζκφο, ν πξνγξακκαηηζκφο θαη ν έιεγρνο ησλ εξγαζηψλ, πνπ πξέπεη λα νινθιεξσζνχλ γηα λα νδεγήζνπλ ζηελ επίηεπμε ηνπ ζηφρνπ, θαζψο θαη ε δηαζθάιηζε ησλ αλαγθαίσλ πφξσλ γηα ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ απηψλ. Ο νξηζκφο θαη ν ζρεδηαζκφο είλαη απαξαίηεηνη γηα λα γλσξίδεηαη ηη επηζπκείηε λα πεηχρεηε. Ο πξνγξακκαηηζκφο είλαη απαξαίηεηνο γηα λα γλσξίδεηε πφηε ζα εθηειεζηνχλ νη εξγαζίεο. Ο έιεγρνο είλαη απαξαίηεηνο γηαηί πνηέ ηα πξάγκαηα δελ γίλνληαη φπσο έρνπλ πξνγξακκαηηζηεί.

14 Γηα λα επηηεπρζεί ν ζηφρνο ζαο πξέπεη λα είζηε ζε ζέζε λα αληηιεθζείηε άκεζα ηηο αιιαγέο πνπ πξέπεη λα γίλνπλ θαη ηελ θαηάιιειε ζηηγκή πνπ πξέπεη λα γίλνπλ. Απηφ ζεκαίλεη δηαξθή παξαθνινχζεζε, έιεγρν θαη επαλαπξνγξακκαηηζκφ θαηά ηελ δηάξθεηα ηεο εθηέιεζεο ηνπ έξγνπ. Πεηπρεκέλνο είλαη ν Manager πνπ κπνξεί λα ηθαλνπνηήζεη ηηο απαηηήζεηο ηνπ πειάηε ηνπ ή ηεο επηρείξεζήο ηνπ θαη λα εθπιεξψζεη ηνπο ζηφρνπο ηνπ έξγνπ κέζα ζηνλ πξνζρεδηαζκέλν ρξφλν θαη κέζα ζηα πεξηζψξηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ ηνπ έξγνπ. Κξίζηκε δηαδξνκή (Critical Path Method) Ζ θξίζηκε δηαδξνκή ρξεζηκνπνηείηαη γεληθά ζην Project Management ελφο έξγνπ. Δίλαη κηα δηαδηθαζία κνληεινπνίεζεο, ε νπνία νξίδεη φιεο ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ελφο έξγνπ. Κξίζηκεο εξγαζίεο ζεσξνχληαη απηέο πνπ απαξαίηεηα πξέπεη λα εθηειεζηνχλ ζε πξνζδηνξηζκέλν ρξνληθφ δηάζηεκα θαη δελ επηδέρνληαη θαζπζηεξήζεηο, γηαηί κηα πηζαλή θαζπζηέξεζή ηνπο θαζπζηεξεί θαη νιφθιεξν ην έξγν. Μηα θξίζηκε εξγαζία δελ πξέπεη λα ππεξβεί ην ρξφλν πνπ ζα ηεο απνδνζεί, ελψ κηα κε θξίζηκε εξγαζία δηαζέηεη πεξηζψξην ρξφλνπ ( Αδξάλεηα, Slack time, Float). Σν πιενλέθηεκα κε ηε κέζνδν απηή είλαη φηη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δνθηκάζεηε δηαθνξεηηθά ρξνληθά φξηα ζηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ηα νπνία πξνθαλψο επηηαρχλνπλ ηελ απνπεξάησζε ηνπ έξγνπ θαη λα δείηε ηηο επηπηψζεηο ζε πφξνπο θαη ρξήκα, έηζη ψζηε λα απνθαζίζεηε αλ ζαο ζπκθέξεη. Οη δηεξγαζίεο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ Οη δηεξγαζίεο πνπ ρξεηάδεηαη λα εθηειεζηνχλ ζηελ δηνίθεζε έξγνπ, ρσξίδνληαη ζε πέληε νκάδεο, πνπ αιιειεπηδξνχλ, ζχκθσλα κε ην παξαθάησ δηάγξακκα.

15 Γιεργαζίες Δκκίνηζης Γιεργαζίες Στεδιαζμού Γιεργαζίες Παρακολούθηζης και Δλέγτοσ Γιεργαζίες Δκηέλεζης Γιεργαζίες Κλειζίμαηος ηελ νκάδα ηεο εθθίλεζεο, ην έξγν απνθηά ηελ ηαπηφηεηά ηνπ, κέζσ ηεο αλαγλψξηζεο ηεο χπαξμήο ηνπ, ηνπ ζθνπνχ θαη ησλ ζηφρσλ ηνπ, ηελ δεκηνπξγία ηνπ θαηαζηαηηθνχ ηνπ θαη θπζηθά ηνπ νξηζκνχ ηνπ αλζξψπνπ πνπ ζα δηνηθήζεη ην έξγν. ηελ νκάδα ηνπ ζρεδηαζκνχ, γίλεηαη έλαο ιεπηνκεξήο ζρεδηαζκφο ησλ ζηφρσλ θαη πξνγξακκαηίδεηαη ε απαηηνχκελε πνξεία δξάζεο. ηελ νκάδα ηεο εθηέιεζεο, πινπνηείηαη ην ζρέδην ηεο δηνίθεζεο έξγνπ, ελζσκαηψλνληαο ην αλζξψπηλν δπλακηθφ θαη ηνπο ππφινηπνπο ζπληειεζηέο παξαγσγήο. ηελ νκάδα παξαθνινχζεζεο θαη ειέγρνπ, γίλνληαη κεηξήζεηο θαη παξαθνινπζείηαη ε πξφνδνο ηνπ έξγνπ έηζη ψζηε αλ ππάξμνπλ απνθιίζεηο λα γίλνπλ δηνξζσηηθέο θηλήζεηο ζηνλ ζρεδηαζκφ. ηελ νκάδα θιεηζίκαηνο, γίλεηαη ε ηππηθή απνδνρή ηνπ πξντφληνο ή ηεο ππεξεζίαο πνπ παξήγαγε ην έξγν, αξρεηνζεηνχληαη νη πιεξνθνξίεο ηνπ έξγνπ, απνδεζκεχεηαη ην αλζξψπηλν δπλακηθφ θαη ην έξγν νδεγείηαη ζε έλα θπζηθφ ηεξκαηηζκφ. Οη πέληε απηέο νκάδεο δηεξγαζηψλ κπνξνχλ λα εθαξκφδνληαη θαη ζε θάζε θάζε δσήο ηνπ έξγνπ. Οη πέληε απηέο νκάδεο, ζχκθσλα κε ην PMBOK, απνηεινχληαη απφ 44 δηεξγαζίεο νη νπνίεο θαιχπηνπλ ελλέα γλσζηηθέο πεξηνρέο, ζχκθσλα κε ηνλ πίλαθα 1.

16 Γηεξγαζίεο Γλσζηηθώλ πεξηνρώλ Γηαρείξηζε Οινθιήξσζεο έξγνπ Γηαρείξηζε Φπζηθνύ αληηθεηκέλνπ ηνπ έξγνπ Γηαρείξηζε ρξόλνπ ηνπ έξγνπ Γηαρείξηζε Κόζηνπο έξγνπ Γηαρείξηζε Πνηόηεηαο έξγνπ Γηαρείξηζε Αλζξώπηλνπ Γπλακηθνύ έξγνπ Γηαρείξηζε Δπηθνηλσληώλ έξγνπ Γηαρείξηζε Κηλδύλσλ έξγνπ Γηαρείξηζε Πξνκεζεηώλ έξγνπ Οκάδα εθθίλεζεο Αλάπηπμε θαηαζηαηηθνχ. Αλάπηπμε πξνθαηαξθηηθήο έθζεζεο θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Οκάδεο δηεξγαζηώλ δηνίθεζεο έξγνπ Οκάδα Οκάδα παξαθνινύζεζεο Οκάδα ζρεδηαζκνύ εθηέιεζεο θαη ειέγρνπ Αλάπηπμε ζρεδίνπ δηνίθεζεο έξγνπ. ρεδίαζε θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Οξηζκφο θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Γεκηνπξγία WBS. Οξηζκφο δξαζηεξηνηήησλ. Αθνινπζία δξαζηεξηνηήησλ. Δθηίκεζε πφξσλ δξαζηεξηνηήησλ. Δθηίκεζε δηάξθεηαο δξαζηεξηνηήησλ. Αλάπηπμε ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Δθηίκεζε θφζηνπο. Πξνυπνινγηζκφο θφζηνπο. ρεδηαζκφο πνηφηεηαο. Πξνγξακκαηηζκφο αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ. ρεδηαζκφο επηθνηλσληψλ. ρεδηαζκφο δηαρείξηζεο θηλδχλσλ. Πξνζδηνξηζκφο θηλδχλσλ. Πνηνηηθή αλάιπζε θηλδχλσλ. Πνζνηηθή αλάιπζε θηλδχλσλ. ρεδηαζκφο απφθξηζεο ζε θίλδπλνπο. ρεδηαζκφο αγνξψλ θαη απνθηήζεσλ. ρεδηαζκφο ζπκβάζεσλ. Γηνίθεζε θαη δηαρείξηζε ηεο εθηέιεζεο. Δθηέιεζε δηαζθάιηζεο πνηφηεηαο. Απφθηεζε νκάδαο έξγνπ. Αλάπηπμε νκάδαο έξγνπ. Γηαλνκή πιεξνθνξηψλ. Αίηεζε απαληήζεσλ πξνκεζεπηψλ. Δπηινγή πξνκεζεπηψλ. Παξαθνινχζεζε θαη έιεγρνο εξγαζηψλ. Οινθιεξσκέλνο έιεγρνο αιιαγψλ. Δπαιήζεπζε θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Έιεγρνο θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Έιεγρνο ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Έιεγρνο θφζηνπο. Δθηέιεζε ειέγρνπ πνηφηεηαο. Γηνίθεζε νκάδαο έξγνπ. Αλαθνξά απφδνζεο. Γηνίθεζε ζπκκέηνρσλ. Παξαθνινχζεζε θαη έιεγρνο θηλδχλσλ. Γηαρείξηζε ζπκβάζεσλ. Οκάδα θιεηζίκαηνο Κιείζηκν έξγνπ. Πεξάησζε ζπκβάζεσλ. Πίλαθαο 1. Οη δηεξγαζίεο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ

17 ρεδηαζκόο (Planning) Έλα απφ ηα πιένλ ζεκαληηθά θαη ρξνλνβφξα βήκαηα, είλαη ν αξρηθφο ζρεδηαζκφο ελφο έξγνπ πξηλ απηφ μεθηλήζεη. Έλα ζρέδην (plan) πξνζνκνηάδεη ην έξγν θαη θαηαγξάθεη ηη πξφθεηηαη λα γίλεη. Δίλαη έλα κνληέιν πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί γηα λα πξνβιεθζεί ην κέιινλ. Ζ δεκηνπξγία ζρεδίνπ ζπκπεξηιακβάλεη ηξία βήκαηα: 1. Πξνζδηνξίδεηε ηη πξφθεηηαη λα γίλεη, νξίδνληαο ηηο εξγαζίεο (tasks), πνπ πξφθεηηαη λα νινθιεξσζνχλ, γηα ηελ επίηεπμε ηνπ ζηφρνπ ζαο. 2. Πξνζδηνξίδεηε πφηε πξφθεηηαη λα εθηειεζηνχλ νη εξγαζίεο θαη δεκηνπξγείηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπο (scheduling). ηελ πξαγκαηηθφηεηα, ν ππνινγηζηήο θάλεη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ. Δζείο απιά ηνπ δίλεηαη ηελ ζεηξά ησλ εξγαζηψλ, ηηο εμαξηήζεηο (ζπζρεηίζεηο) πνπ ππάξρνπλ κεηαμχ ηνπο θαη, αλ ππάξρεη, ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία έλαξμεο θαη ιήμεο θάζε εξγαζίαο. 3. Πξνζδηνξίδεηε πσο ζα εθηειεζηνχλ νη εξγαζίεο, εθρσξψληαο ζηειερηαθφ δπλακηθφ, εξγαιεία, πιηθά θαη ρξεκαηνδφηεζε γηα ηελ δηεθπεξαίσζε ησλ εξγαζηψλ. Ο ππνινγηζηήο, εθκεηαιιεπφκελνο ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο, ζα δεκηνπξγήζεη ην ρξνλνπξφγξακκα πνπ πξέπεη λα αθνινπζήζεηε. Έλαο αξρηθφο ζρεδηαζκφο ελφο έξγνπ επηδέρεηαη πάληα αιιαγέο θαη ηξνπνπνηήζεηο. Αλ δεηήζεηε ηελ ζπλδξνκή ησλ ζπλεξγαηψλ, πνπ πξφθεηηαη λα δνπιέςνπλ ζην έξγν, ζηνλ ζρεδηαζκφ ηνπ έξγνπ, είλαη ζρεδφλ ζίγνπξν φηη ζα πεηχρεηε έλα θαιχηεξν ζρέδην θαη κηα εθ ησλ πξνηέξσλ ππνζηήξημε ηεο νκάδαο. Έλα ζρέδην καδί κε ην ρξνλνδηάγξακκα ησλ εξγαζηψλ ελφο έξγνπ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί θαη λα ζαο βνεζήζεη ζε πνιιά επίπεδα : Ξεθαζαξίδεη ζηνπο ππφινηπνπο ηεο εηαηξείαο ζαο, ηη πξφθεηηαη λα πινπνηήζεηε. αο παξέρεη ππνζηήξημε απφ ηνπο ζπλεξγάηεο ζαο., ηδηαίηεξα αλ ζπκκεηείραλ ζηνλ ζρεδηαζκφ. Κεξδίδεη ηελ απνδνρή ηνπ έξγνπ θαη δηθαηνινγεί ηηο αλάγθεο, ζηελ δηεχζπλζε. Παξνπζηάδεη ζηνλ πειάηε ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ζα ηνπ παξέρεηαη ην πξντφλ ή ηελ ππεξεζία. Αλαδεηθλχεη ηελ πηζαλή αλάγθε γηα πξφζζεην αλζξψπηλν δπλακηθφ.

18 εκεηψλεη ηηο αλάγθεο ζε ξεπζηφηεηα ρξήκαηνο. Καηαγξάθεη ηελ πνξεία ελφο έξγνπ, ε νπνία κπνξεί λα ζπγθξηζεί κε ην αξρηθφ ζρέδην (γξακκή βάζεο) θαη λα πξνζθέξεη πνιχηηκεο εκπεηξίεο ζηνλ νξζφηεξν αξρηθφ ζρεδηαζκφ κειινληηθψλ παξφκνησλ έξγσλ. ζν πεξηζζφηεξν αζρνιείζηε κε ην ζρεδηαζκφ ελφο έξγνπ ηφζν πεξηζζφηεξν γλσξίδεηε ηη θαιείζηε λα πινπνηήζεηε, πφηε ζα γίλεη απηφ θαη πφζν ζα θνζηίζεη. Έρνληαο έλα ζρέδην, επηηξέπεηε ζηνλ θαζέλα λα γλσξίδεη πνηνο θαη πφηε ρξεηάδεηαη λα θάλεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εξγαζία, βνεζά ηελ επηθνηλσλία, γλσζηνπνηεί ζηνλ θαζέλα ηα νξφζεκα θαη ηηο deadlines θαη εμαιείθεη ηελ αβεβαηφηεηα. Ζ παξαθνινχζεζε ηεο πξνφδνπ ελφο έξγνπ θαη ε ζχγθξηζή ηεο κε ην αξρηθφ ζρέδην, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δείηε ηηο απνθιίζεηο θαη ηα πξνβιήκαηα θαη έηζη λα δηνξζψζεηε φπνηεο θαζπζηεξήζεηο ππάξρνπλ πξηλ απηέο γίλνπλ ζνβαξέο. Έρνληαο έλα ζρέδην απμάλεηε ζεκαληηθά ηηο πηζαλφηεηεο επηηπρνχο πεξάησζεο ηνπ έξγνπ. Πώο βνεζά έλαο ππνινγηζηήο ζηνλ ζρεδηαζκό θαη ηελ δηαρείξηζε ελόο έξγνπ Έλαο ππνινγηζηήο κε έλα ζρέδην δηνίθεζεο έξγνπ κπνξνχλ λα ζαο βνεζήζνπλ ζεκαληηθά ζηελ δηαρείξηζε ελφο έξγνπ. αο παξέρεη επίθαηξεο πιεξνθνξίεο θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα παίμεηε εθ ηνπ αζθαινχο κε δηάθνξεο ηδέεο θαη ζελάξηα, παξνπζηάδνληάο ζαο, ηηο επηπηψζεηο ηνπο ζην ζρεδηαζκφ θαη ην θφζηνο ηνπ έξγνπ. Τπνινγίδεη γηα ινγαξηαζκφ ζαο ην ρξνλνπξφγξακκα πινπνίεζεο ηνπ έξγνπ. Δίλαη γλσζηφ φηη ν ππνινγηζκφο ηεο εκεξνκελίαο έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ εξγαζηψλ, φηαλ κάιηζηα επηδηψθεηαη ην βέιηηζην ρξνλνδηάγξακκα, είλαη κηα ρξνλνβφξα δηαδηθαζία. Άλλα Πλεονεκτήματα Σν πξφγξακκα εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ θαηαξηίδεηε ζχληνκα θαη δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα εθηηκεζεί άκεζα ν πξνγξακκαηηζκφο ησλ πφξσλ θαη ηα θφζηε έηζη ψζηε λα ππάξρεη ε δπλαηφηεηα αιιαγήο πξνγξακκαηηζκνχ θαη ε δνθηκή θάπνηνπ άιινπ απνδνηηθφηεξνπ ζρεδηαζκνχ.

19 Μπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί θαη λα παξνπζηάζεη ηελ θαηάζηαζε ηεο εηαηξείαο ζε απαζρφιεζε θαη αλάγθεο, κηαο θαη ην ίδην εξγαιείν ρξεζηκνπνηείηαη γηα φια ηα έξγα πνπ πινπνηεί ζπγρξφλσο ε εηαηξεία. Οη εθηππψζεηο θαη νη αλαθνξέο γίλνληαη πάληα κε ηνλ ίδην, εχθνιν θαη ζαθή ηξφπν, δεκηνπξγψληαο πξφηππα παξνπζίαζεο. ινη έρνπλ πξφζβαζε ζηηο πιεξνθνξίεο, κε πνιινχο ηξφπνπο παξνπζίαζήο ηνπο, θαη έηζη έρνπλ ηελ δπλαηφηεηα λα πάξνπλ απνθάζεηο. ηαλ ρξεζηκνπνηείηε έλα ππνινγηζηή γηα λα πξνγξακκαηίζεηε έλα έξγν πξέπεη λα εηζάγεηε : ιεο ηηο απαξαίηεηεο εξγαζίεο. Σελ δνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ (Work Breakdown Structure, WBS) Σελ ζεηξά κε ηελ νπνία πξέπεη λα εθηειεζηνχλ, θαη ηηο πηζαλέο αιιειεμαξηήζεηο ηνπο. Σνπο πφξνπο θάζε εξγαζίαο θαη ην θφζηνο ηνπο. Πιεξνθνξίεο εκεξνινγίνπ, φπσο ηηο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ην σξάξην πνπ επηζπκείηε λα αθνινπζήζνπλ νη ζπκκεηέρνληεο ζην έξγν. Ζ εθαξκνγή ππνινγίδεη απηφκαηα ην πξφγξακκα, ηηο εκεξνκελίεο, ηνλ νιηθφ ρξφλν πινπνίεζεο ησλ εξγαζηψλ θαη ηα θφζηε. ηε ζπλέρεηα, απνζεθεχεηε ηηο πιεξνθνξίεο απηέο ζαλ κηα βάζε αλαθνξάο (γξακκή βάζεο, baseline), ψζηε λα ηε ζπγθξίλεηαη κε ηελ πξφνδν ηνπ έξγνπ. ηε θάζε ηεο παξαθνινχζεζεο ηνπ έξγνπ, εηζάγεηαη πιεξνθνξίεο ζρεηηθέο κε ηελ πξφνδν θάζε εξγαζίαο. Πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο. Πνζνζηά νινθιήξσζεο ηξερνπζψλ εξγαζηψλ. Πξαγκαηηθφ φγθν εξγαζίαο (actual work), πνπ εθηειέζηεθε (ζε ψξεο). Δπίθαηξα θφζηε (πξαγκαηηθά). Έρνληαο εηζάγεη ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ εθαξκνγή γηα: Να ζπγθξίλεηε ηηο πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο κε απηέο ηεο γξακκήο βάζεο θαη λα επηζεκάλεηε πηζαλέο θαζπζηεξήζεηο. Να ειέγμεηε ηελ πξαγκαηηθή δηάζεζε ησλ πφξσλ θαη πηζαλά λα αιιάμεηε πξνγξακκαηηζκφ. Να ζπγθξίλεηε ηελ απαζρφιεζε (work) θαη ην θφζηνο κε απηά ηεο γξακκήο βάζεο ψζηε λα δηαπηζηψζεηε εχθνια, αλ πινπνηείηε νξζά ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ.

20 Να αλαδεηήζεηε ελαιιαθηηθέο ιχζεηο γηα ππνβνήζεζε ηνπ έξγνπ. Μηα εθαξκνγή Project Management είλαη έλα εξγαιείν δνπιεηάο. Γελ κπνξεί λα ζαο βνεζήζεη λα πξνζδηνξίζεηε ηηο εξγαζίεο θαη ηελ αιιειεμάξηεζή ηνπο ζ έλα έξγν, κπνξεί φκσο λα ζαο βνεζήζεη λα βειηηζηνπνηήζεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, λα κεηψζεηε ηνπο απαηηνχκελνπο ρξφλνπο θαη ηα απαηηνχκελα θφζηε. Ζ εθαξκνγή εθηειεί εχθνια θαη γξήγνξα φινπο ηνπο ππνινγηζκνχο πνπ απαηηνχληαη, πξνζθέξνληάο ζαο ηε δπλαηφηεηα λα δνθηκάζεηε πνιιαπιά ζελάξηα. Ση πξνζθέξεη ην Microsoft Office Project Σν ινγηζκηθφ Microsoft Office Project, πνπ ζην εμήο ζα απνθαινχκε MS Project, απινπνηεί θαη επηηαρχλεη ηηο παξαπάλσ δηαδηθαζίεο. αο δίλεη εχθνιε πξφζβαζε ζε ζεκαληηθέο πιεξνθνξίεο, έηζη ψζηε λα κπνξείηε λα πάξεηε απνθάζεηο φζν αθφκα ππάξρεη ρξφλνο γηα δηνξζσηηθέο θηλήζεηο. Δπίζεο ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα απνηππψζεηε έλα κνληέιν ηνπ έξγνπ ζηνλ ππνινγηζηή ζαο θαη λα ζρεδηάζεηε ηηο απαηηήζεηο ζαο ζε πφξνπο, έηζη ψζηε λα απνθχγεηε επηθαιχςεηο κε άιια έξγα. Απνζεθεχεη ηνλ αξρηθφ ζαο πξνγξακκαηηζκφ (γξακκή βάζεο, baseline) μερσξηζηά απφ ηελ επίθαηξε πξφνδν ησλ εξγαζηψλ (Current plan, πνπ εκπεξηέρεη απηά πνπ εθηειέζηεθαλ πξαγκαηηθά actual plan- θαη απηά πνπ απνκέλνπλ, φπσο έρνπλ δηακνξθσζεί) έηζη ψζηε λα ππάξρεη ηξφπνο ζχγθξηζεο. Παξαθνινπζεί ηελ πξφνδν ησλ εξγαζηψλ κε πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο-ιήμεο, πξαγκαηηθέο δηάξθεηεο, ελαπνκέλνπζεο δηάξθεηεο, πξαγκαηηθά θφζηε θαη πξαγκαηηθφ φγθν εξγαζίαο (απαζρφιεζεο). Γεζκεχεη πφξνπο ψζηε λα είλαη δηαζέζηκνη ηελ ψξα πνπ ρξεηάδνληαη. Γεκηνπξγεί εκεξνιφγηα εξγαζίαο γηα θάζε έξγν, γηα θάζε πφξν θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ηα ηξνπνπνηήζεηε πξνζαξκφδνληάο ηα ζηηο αλάγθεο θάζε πφξνπ ή θάζε εξγαζίαο. Γηαζπλδέεη δπλακηθά ηηο πιεξνθνξίεο κεηαμχ δηαθφξσλ έξγσλ, έηζη ψζηε θάζε αιιαγή ζε έλα έξγν λα αληηθαηνπηξίδεηαη θαη ζε άιια πνπ εκπιέθνληαη. Αιιάδεη ηνλ ηξφπν πξνβνιήο (view), αλάινγα κε ηνλ ηξφπν πνπ ζέιεη θαλείο λα δεη ή λα παξνπζηάζεη ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ. Αιιάδεη ην είδνο ησλ πιεξνθνξηψλ (tables), πνπ εκθαλίδνληαη ζε κηα πξνβνιή (view) ψζηε λα ζαο παξέρεη εχθνια ηελ πιεξνθνξία πνπ ζέιεηε. π.ρ. κπνξείηε λα βιέπεηε κηα ιίζηα κε ηηο εξγαζίεο ελφο έξγνπ, κε ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο ιήμεο θαη κε κία θίλεζε λα δείηε ηε ιίζηα ησλ εξγαζηψλ κε ηνπο πφξνπο θαη ηα θφζηε, πνπ έρνπλ δεζκεπζεί γηα θάζε εξγαζία.

21 αο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα θηιηξάξεηε ηελ πιεξνθφξεζε, έηζη ψζηε λα εκθαλίδεηαη κφλν απηή πνπ ζαο ελδηαθέξεη, βάζεη ζπγθεθξηκέλσλ θξηηεξίσλ π.ρ. λα εκθαλίζεηε κφλν ηηο εξγαζίεο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ έλα ζπγθεθξηκέλν πφξν. αο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα νκαδνπνηήζεηε ηελ πιεξνθφξεζε κε πνιιαπινχο ηξφπνπο. αο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα πάξεηε έηνηκεο ή πξνζαξκνζκέλεο εθηππψζεηο θαη αλαθνξέο. αο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα επηθνηλσλήζεηε εχθνια κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ. Δίδε αξρείσλ ηνπ Microsoft Office Project Έλα έξγν πνπ δεκηνπξγήζαηε κε ην MS Project απνζεθεχεηαη ζπλήζσο ζε έλα αξρείν κε φλνκα ηεο επηινγήο ζαο θαη επέθηαζε.mpp (Microsoft Project Plan). Μπνξείηε αλ ζέιεηε λα ην απνζεθεχζεηε ζαλ πξφηππν. ηελ πεξίπησζε απηή ε επέθηαζή ηνπ ζα είλαη.mpt (Microsoft Project Template). Τπάξρεη έλα γεληθφ πξφηππν κε φλνκα Global.mpt, πνπ ρξεζηκνπνηείηαη απφ ην MS Project, φπνπ είλαη απνζεθεπκέλα φια ηα ηππηθά αληηθείκελα, φπσο νη πξνβνιέο, νη πίλαθεο, ηα εκεξνιφγηα, ηα θίιηξα θαη νη γξακκέο εξγαιείσλ. Να έρεηε ππφςε ζαο, φηη αλ αιιάμεηε θάηη ζην αξρείν απηφ, ε αιιαγή απηή ζα ζπλνδεχεη ζηελ ζπλέρεηα ην MS Project. Να έρεηε ππφςε ζαο φηη φηαλ επεξεάδεηε ηηο επηινγέο ελφο έξγνπ κέζσ ηνπ κελνχ Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ), φηη θάπνηεο απφ απηέο αλήθνπλ ζην ζπγθεθξηκέλν έξγν, ελψ θάπνηεο ζην Global.mpt. Απηέο πνπ αλήθνπλ ζην ζπγθεθξηκέλν έξγν, βξίζθνληαη νκαδνπνηεκέλεο θάησ απφ ην φλνκά ηνπ.

22 Δπηινγέο πνπ αθνξνχλ ην ζπγθεθξηκέλν έξγν Δπηινγέο πνπ απνζεθεχνληαη ζην Global.mpt Δπηινγέο πνπ αθνξνχλ ην ζπγθεθξηκέλν έξγν Πσο νξγαλώλεη ηηο πιεξνθνξίεο ην Microsoft Office Project Σν MS Project απνζεθεχεη ηηο πιεξνθνξίεο πνπ αθνξνχλ ην έξγν ζε κηα ζρεζηαθή βάζε δεδνκέλσλ. Κάζε έξγν έρεη ηξείο ιίζηεο. Μία κε φιεο ηηο εξγαζίεο, κία κε φινπο ηνπο πφξνπο θαη κηα πνπ θξαηάεη πιεξνθνξίεο γηα ηελ εθρψξεζε ησλ πφξσλ ζηηο εξγαζίεο.

23 Λίζηα εξγαζηώλ Έλαξμε έξγνπ ρεδηαζκφο ηεο κεηαθνξάο Πξνκήζεηα θηβσηίσλ Παθεηάξηζκα ζπζθεπψλ Παθεηάξηζκα απνζήθεο Μεηαθνξά θηβσηίσλ Λίζηα πόξσλ Απνζηφινπ Νηθφιανο Γεσξγηάδεο Απφζηνινο Μεηαθνξείο Φνξηεγφ Γεξαλφο ηαλ εηζάγεηε κηα εξγαζία ζην MS Project, δεκηνπξγνχληαη πάλσ απφ 100 πεδία γηα λα θξαηήζνπλ πιεξνθνξίεο πνπ ηελ αθνξνχλ. Λεηηνπξγεί ζαλ έλα κεγάιν θχιιν εξγαζίαο (spreadsheet). ID Name Duration Start Finish Milestone Fixed Work... Cost 5 Start Packing 1d 17/1/09 17/1/09 No 100 8h... Σα πεδία απηά παίξλνπλ ηηκέο ή κέζσ θαηαρψξηζεο απφ εζάο ή κέζσ ππνινγηζκψλ πνπ εθηειεί ην MS Project. ηαλ εηζάγεηε κηα ιίζηα πφξσλ, ην MS Project δεκηνπξγεί πάλσ απφ 30 πεδία γηα θάζε πφξν. Οη δχν ιίζηεο ζπλδένληαη κεηαμχ ηνπο φηαλ εθρσξείηε θάπνηνπο πφξνπο ζε θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίεο. Σν MS Project δηαζέηεη ηξία βαζηθά εξγαιεία κέζσ ησλ νπνίσλ κπνξείηε λα δείηε ηηο εξγαζίεο, ηνπο πφξνπο θαη ηελ εθρψξεζε ησλ πφξσλ. Πίλαθεο (Tables), πνπ πξνζδηνξίδνπλ πηα πεδία ζα βιέπεηε. Φίιηξα (Filters), πνπ νξίδνπλ πνίεο εξγαζίεο ζα βιέπεηε. ιεο ή θάπνην ππνζχλνιν, πνπ εζείο νξίδεηε βάζεη θάπνησλ θξηηεξίσλ. Πξνβνιέο (Views), πνπ εκθαλίδνπλ ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ έξγνπ κε πνιιαπινχο ηξφπνπο αλάινγα κε ην ηη επηζπκείηε. Οη πιεξνθνξίεο κπνξνχλ λα εκθαληζηνχλ ζαλ θχιιν εξγαζίαο, ζαλ θφξκα (κία εξγαζία ή έλαο πφξνο), ζαλ γξάθεκα, ζαλ εκεξνιφγην ή ζαλ θφξκα εθηχπσζεο. Κάπνηεο πξνβνιέο δείρλνπλ πιεξνθνξίεο γηα ηα έξγα, άιιεο γηα ηνπο πφξνπο θαη άιιεο θαη γηα ηα δχν θαη γηα ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν εμαξηψληαη. Σν MS Project δηαζέηεη παξαιιαγέο πηλάθσλ, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ην

24 κελνχ View Table (Πποβολή Πίνακαρ), ελψ ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε θαη δηθέο ζαο. Γηαζέηεη παξαιιαγέο πξνβνιψλ γηα εξγαζίεο θαη παξαιιαγέο πξνβνιψλ γηα πφξνπο, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ην κελνχ View (Πποβολή) θαη πηζαλά More views (Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ), ελψ ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε θαη δηθέο ζαο. Δπίζεο, αλ ε πξνβνιή πνπ ρξεζηκνπνηείηαη είλαη θφξκα, κπνξείηε λα επηιέμεηε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζέιεηε λα βιέπεηε απφ ην κελνχ Format Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ). Σσνοπτικά : Γεληθά ην MS Project δηαζέηεη πξνβνιέο γηα λα παξνπζηάδεη κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν ηηο πιεξνθνξίεο πνπ δηαζέηεη. ε θάζε πξνβνιή κπνξεί λα εθαξκνζηεί έλα πιήζνο απφ πίλαθεο (Tables). Κάζε πίλαθαο πξνζδηνξίδεη έλα δηαθνξεηηθφ ζχλνιν ζηειψλ πξνο πξνβνιή. Σν ζχλνιν ησλ ζηειψλ κπνξεί λα αιιάμεη θαη απφ ηελ επηινγή Format Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ) ηαλ ε πξνβνιή αλαθέξεηαη ζαλ θφξκα (Form), παξνπζηάδεη αλαιπηηθά πιεξνθνξίεο γηα κία νληφηεηα πρ. κία εξγαζία ή έλα πφξν. Αλ αλαθέξεηαη ζαλ θχιιν (Sheet) παξνπζηάδεη, ζε γξακκέο, πιεξνθνξίεο γηα πνιιέο νληφηεηεο ίδηνπ ηχπνπ. Σν MS Project, θαη γηα ηα ηξία βαζηθά ηνπ εξγαιεία, πέξα απφ ηηο έηνηκεο παξαιιαγέο πνπ δηαζέηεη, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε πίλαθεο, θίιηξα θαη πξνβνιέο ζχκθσλα κε ηηο δηθέο ζαο πξνζσπηθέο αλάγθεο. Οη εθδόζεηο ηνπ Microsoft Office Project Ζ ηππηθή έθδνζε (MS Project standard edition) ρξεζηκνπνηείηαη ζε αηνκηθφ επίπεδν θαη δελ κπνξεί λα επηθνηλσλήζεη κε ηνλ Project server. Ζ επαγγεικαηηθή έθδνζε (MS Project Professional edition), επηθνηλσλεί κε ηνλ Project server, κέζσ ηνπ Web Access. Ο Project server είλαη κηα ιχζε βαζηζκέλε ζην internet, πνπ επηηξέπεη ηελ ζπλεξγαζία πνιιαπιψλ έξγσλ θαη ηελ παξνρή θνηλψλ πιεξνθνξηψλ.

25 Σν Web Access είλαη έλα interface, πνπ βαζίδεηαη ζηνλ internet explorer θαη δίλεη ηελ δπλαηφηεηα δηεπαθήο κε ηνλ Project server. Με έλαξμε ηελ έθδνζε 2007, ε Microsoft Hellas δηαζέηεη θαη έλα εξγαιείν πνπ ζαο επηηξέπεη λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην MS Project εθαξκφδνληαο ηελ Διιεληθή γιψζζα. Απηφ ζεκαίλεη φηη φια ηα κελνχ, νη ηίηινη ησλ ζηειψλ, ηα πιαίζηα δηαιφγνπ, ηα κελχκαηα θαη ε βνήζεηα εκθαλίδνληαη ζηα Διιεληθά. ην βηβιίν απηφ ρξεζηκνπνηνχκε ηελ Αγγιηθή έθδνζε θαη φπνπ ρξεηάδεηαη δίλνπκε ζε παξελζέζεηο ηηο αληίζηνηρεο Διιεληθέο εθδνρέο. Οη γλσζηηθέο πεξηνρέο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ θαη ην MS Project πσο αλαθέξακε ζηελ εηζαγσγή, ην Project Management Institute νξίδεη φηη ε δηνίθεζε έξγνπ αθνξά ηελ βέιηηζηε ιεηηνπξγία ησλ δηεξγαζηψλ ζε 9 γλσζηηθέο πεξηνρέο. Οη νθηψ απφ απηέο ηηο γλσζηηθέο πεξηνρέο νξίδνπλ 8 παξάγνληεο, πνπ αιιεινεπεξεάδνληαη. Σελ πνηφηεηα, ην θπζηθφ αληηθείκελν, ηνλ ρξφλν, ην θφζηνο, ην αλζξψπηλν δπλακηθφ, ηνπο θηλδχλνπο, ηηο επηθνηλσλίεο θαη ηηο πξνκήζεηεο. Ζ νινθιεξσκέλε θαη ζπληνληζκέλε δηαρείξηζε ησλ παξαγφλησλ απηψλ, ζπλζέηεη ηελ έλαηε γλσζηηθή πεξηνρή ηελ «Γηαρείξηζε νινθιήξσζεο έξγνπ». Πνηόηεηα Ζ πνηφηεηα ησλ παξαδνηέσλ πξέπεη λα ζπκβαδίδεη κε ηηο πξνδηαγξαθέο ηνπο θαη ηηο πξνζδνθίεο ησλ ζπκκεηερφλησλ. Δίλαη κηα δηαδηθαζία πνπ παίξλεη κέξνο ζε νιφθιεξν ην έξγν. Σν MS Project ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα πξνγξακκαηίζεηε ηηο εξγαζίεο πνπ αθνξνχλ ηελ πνηφηεηα, αιιά δελ είλαη έλα ζχζηεκα παξαθνινχζεζεο ηεο πνηφηεηαο. Γειαδή δελ εκπεξηέρεη εηδηθά εξγαιεία γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ απαηηήζεσλ, πξνδηαγξαθψλ θαη θξηηεξίσλ απνδνρήο ησλ παξαδνηέσλ. Μπνξείηε λα εθκεηαιιεπηείηε πεδία ζηα νπνία κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ζεκεηψζεηο θαη δηαζπλδέζεηο πξνο εμσηεξηθά έληππα. Φπζηθό αληηθείκελν Σν θπζηθφ αληηθείκελν, πεξηγξάθεηαη απφ ηελ δνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή.

26 Υξόλνο Ζ δηαρείξηζε ηνπ ρξφλνπ, κέζσ εμαξηήζεσλ θαη θαηαιεθηηθψλ εκεξνκεληψλ (deadlines) γίλεηαη κέζσ ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Κόζηνο Ζ δηαρείξηζε ηνπ θφζηνπο είλαη αλαγθαία γηα λα παξακείλνπλ ηα έμνδα εληφο πξνυπνινγηζκνχ. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Αλζξώπηλν δπλακηθό Σν έξγν ζα πξέπεη λα εθκεηαιιεπηεί ην αλζξψπηλν δπλακηθφ κε ηέηνην ηξφπν πνπ λα παίξλεη ππφςε ηελ δηαζεζηκφηεηά ηνπ θαη λα θξνληίδεη ν θφξηνο εξγαζίαο λα είλαη θαηαλεκεκέλνο ηζφηηκα. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Βέβαηα νη πεξηνξηζκνί πνπ πξνέξρνληαη απφ ηνπο πφξνπο, φπσο ε δηαζεζηκφηεηα θαη ε εμεηδίθεπζε κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ έληνλα ηνλ πξνγξακκαηηζκφ θαη ηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ. Ο Project server δίλεη αθφκα πεξηζζφηεξεο δπλαηφηεηεο ζηελ αλάπηπμε ζελαξίσλ ρξήζεο επηρεηξεκαηηθψλ πφξσλ κε δηαθνξεηηθά επίπεδα εμεηδίθεπζεο θαη παξαγσγηθφηεηαο. Κίλδπλνη Ο πξνζδηνξηζκφο, ε εθηίκεζε θαη ν ηξφπνο αληηκεηψπηζεο ησλ θηλδχλσλ πνπ κπνξνχλ λα εκθαληζηνχλ ζε έλα έξγν είλαη κηα δηαδηθαζία πνπ παίξλεη κέξνο ζε νιφθιεξν ην έξγν. Σν MS Project ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα ζπκπεξηιάβεηε ζην πξφγξακκά ζαο εξγαζίεο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ δηαρείξηζε ησλ θηλδχλσλ, αιιά δελ δηαζέηεη εηδηθά εξγαιεία γηα πξνζδηνξηζκφ θηλδχλσλ, γηα πνηνηηθή θαη πνζνηηθή αλάιπζε ησλ θηλδχλσλ, κέζα απφ πξνζνκνηψζεηο ηεο πηζαλφηεηαο εκθάληζεο ελφο θηλδχλνπ θαη ηεο επίδξαζεο πνπ ζα έρεη ζην έξγν. Ο Project server δηαζέηεη θάπνηεο ηερληθέο γηα εθηίκεζε ηεο ζνβαξφηεηαο ελφο θηλδχλνπ κέζσ ηεο ηερληθήο πηζαλφηεηαο-επίδξαζεο, θαζψο θαη εξγαιεία δηαρείξηζεο δεηεκάησλ (issues). Δπηθνηλσλία Έλαο δηνηθεηήο έξγνπ αζρνιείηαη 90% ηνπ ρξφλνπ ηνπ γηα λα επηθνηλσλήζεη κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ. Σν MS Project, ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα παξάγεηε πιεζψξα εθηππψζηκσλ ή on line αλαθνξψλ θαη λα ηηο απνζηείιεηε ζε φπνηνλ ζπκκέηνρν επηζπκείηαη ζχκθσλα κε ην ζρέδην επηθνηλσληψλ πνπ έρεηε

27 εθπνλήζεη. Ζ δπλαηφηεηεο απηέο απμάλνληαη κέζσ ηνπ Project Server θαη ηεο ρξήζεο ηνπ internet. Ο Project Server δηαζέηεη επίζεο έλα ζχζηεκα δηαρείξηζεο εληχπσλ, πνπ ζρεηίδνληαη κε ην έξγν. Πξνκήζεηεο Έλαο δηνηθεηήο έξγνπ ζα πξέπεη λα παίξλεη ζνβαξά ππφςε ηνπ ηηο ζπκβάζεηο πνπ έρνπλ γίλεη κε εμσηεξηθνχο πξνκεζεπηέο ή εμσηεξηθέο πεγέο παξνρήο ππεξεζηψλ. Ζ πνηφηεηα θαη έγθαηξε παξάδνζή ηνπο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ έληνλα ηελ έθβαζε ηνπ έξγνπ. ην MS Project ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα ζπκπεξηιάβεηε ζην πξφγξακκά ζαο εξγαζίεο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ δηαρείξηζε πξνκεζεηψλ, ζε θακηά πεξίπησζε φκσο δελ κπνξεί λα ζεσξεζεί ζαλ ζχζηεκα δηαρείξηζεο ζπκβάζεσλ. Οη εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Ζ Microsoft ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα πηζηνπνηεζείηε ζην MS Project, ζε δχν επίπεδα. αλ Microsoft Office Specialist (MOS), πνπ αθνξά ηελ έθδνζε MS Project 2002 θαη ζαλ Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS), πνπ αθνξά ηηο εθδφζεηο απφ MS Project 2007 θαη πάλσ (θσδηθφο εμέηαζεο Microsoft: ). ηελ εμέηαζε Microsoft Office Specialist, ε Microsoft εμεηάδεη θχξηα ηηο δεμηφηεηέο ζαο ζηελ ρξήζε θαη ζηελ επίιπζε πξνβιεκάησλ κε ην MS Project, δίλνληαο ηδηαίηεξε έκθαζε ζηελ παξαθνινχζεζε ηνπ έξγνπ. ηελ εμέηαζε Microsoft Office Project 2007, Managing Projects, πνπ βαζίδεηαη ζε εξσηήζεηο πνιιαπιψλ επηινγψλ, ε Microsoft εμεηάδεη ηηο ηθαλφηεηέο ζαο ζηελ δηακφξθσζε ηνπ MS Project θαη ζηελ δηαρείξηζε έξγσλ, πξνζπαζψληαο λα πιεζηάζεη ηελ ηππνπνίεζε φξσλ πνπ νξίδεη ην PMI (Project Management Institute). ην βηβιίν απηφ ζα ζαο παξνπζηάζνπκε κηα πιεζψξα απφ εξσηήζεηο γηα ηηο ζπγθεθξηκέλεο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο κε ζηφρν ηελ παξνπζίαζε ηνπ θιίκαηνο θαη ηελ δηεπθφιπλζή ζαο ζηελ πεξίπησζε πνπ ρξεηαζηεί λα πηζηνπνηεζείηε. Οη εξσηήζεηο είλαη γεληθφηεξα ρξήζηκεο γηα ηελ εμάζθεζή ζαο ζην MS Project. Δπεηδή νη εμεηάζεηο δίλνληαη ζηα Αγγιηθά, ηα παξαδείγκαηα εξσηήζεσλ πνπ παξνπζηάδνληαη ζην βηβιίν, είλαη ζηελ Αγγιηθή γιψζζα.

28 Γεληθέο νδεγίεο γηα ηελ εμέηαζε MOS Ζ εμέηαζε απηή δηαξθεί 60 ιεπηά θαη δίλεηε ζε πηζηνπνηεκέλα θέληξα εμεηάζεσλ ζε ππνινγηζηή. Σίζεληαη 21 εξσηήζεηο ζηα Αγγιηθά, πνπ πξνζνκνηάδνπλ ην Microsoft Office Project. Κάζε εξψηεζε απνηειείηαη απφ επί κέξνπο εξσηήζεηο πνπ απαηηνχλ θάπνηεο ελέξγεηεο πνπ πξέπεη λα θάλεηε. Οη ελέξγεηεο απηέο απνηεινχληαη απφ επηινγέο κελνχ, επηινγέο πξνβνιψλ, επηινγέο πηλάθσλ, ελεκέξσζε πεδίσλ, θαηαρψξηζε ηηκψλ θαη φηη γεληθφηεξα θάλεη θαλείο φηαλ ρξεζηκνπνηεί ην MS Project. ηαλ ζαο δεηά λα θαηαρσξήζεηε κηα ηηκή, π.ρ. έλα φλνκα, πξέπεη λα γλσξίδεηαη φηη ε θαηαρψξηζε πξέπεη λα γίλεη φπσο αθξηβψο ζαο δίλεηαη. Αθφκε θαη έλαο ιάζνο ραξαθηήξαο πνπ αληί γηα θεθαιαίνο κπήθε πεδφο ή έλα θελφ πνπ δελ πιεθηξνινγήζαηε, ζεσξείηαη ιάζνο. Ζ θαηαρψξηζε ησλ εκεξνκεληψλ πξέπεη λα γίλεηαη κε ηελ κνξθή πνπ ζαο δίλεηαη (ζπλήζσο Ακεξηθάληθε). Αλ ε εκεξνκελία πνπ ζαο δίλεηαη είλαη πξνεγνχκελσλ εηψλ, είλαη πην γξήγνξν λα ηελ πιεθηξνινγήζεηε φπσο αθξηβψο ζαο δίλεηαη, απφ ην λα ηελ εηζάγεηε απφ ην αλαδηπινχκελν εκεξνιφγην. ηελ εμέηαζε, παιεχεηαη κε ηνλ ρξφλν. Πξέπεη λα είζαζηε ζπγθεληξσκέλνη θαη ραιαξνί. Γηαβάδεηε πξνζεθηηθά ηηο εξσηήζεηο γηα λα θαηαιάβεηε ηη αθξηβψο δεηνχλ θαη κεηά ελεξγήζηε κε ηαρχηεηα. Δίλαη ζεκαληηθφ λα δηαβάδεηε πξνζεθηηθά ηηο επί κέξνπο εξσηήζεηο. Ζ πξψηε παξάγξαθνο ηεο εξψηεζεο, πνπ ζέηεη ην πιαίζην ζην νπνίν θηλείηαη ε εξψηεζε, δελ ζα πξέπεη λα ζαο ηξψεη πνιχ ρξφλν, ζπλήζσο είλαη γεληθφινγε θαη δελ αθνξά ηηο ελέξγεηεο πνπ πξέπεη λα θάλεηε. ε θάζε εξψηεζε, εκθαλίδνληαη ηξία θνπκπηά, πνπ ζαο επηηξέπνπλ λα θαηαζέζεηε ηελ απάληεζε θαη λα πξνρσξήζεηε ζηελ επφκελε (Next), λα μαλαδψζεηε ηελ απάληεζε απφ ηελ αξρή (Reset) ή λα αθήζεηε ηελ εξψηεζε γηα ην ηέινο (Skip). Δπεηδή ν ρξφλνο είλαη πνιχ πεξηνξηζκέλνο θαη ζε ειάρηζηεο πεξηπηψζεηο αξθεί γηα λα επαλεμεηάζεηε εξσηήζεηο, απηέο πνπ λνκίδεηαη φηη ηηο απαληήζαηε έζησ θαη κεξηθψο λα ηηο ππνβάιεηε. Μηα εξψηεζε πνπ έρεη θαηαηεζεί κε next δελ κπνξεί λα επαλεμεηαζηεί.

29 Γεληθέο νδεγίεο γηα ηελ εμέηαζε MCTS Ζ εμέηαζε απηή, δελ εκθαλίδεη θαζφινπ ην MS Project. Απνηειείηαη απφ 55 εξσηήζεηο πνιιαπιψλ επηινγψλ ζε ππνινγηζηή θαη δηαξθεί 2 ψξεο. Κάζε εξψηεζε κπνξεί λα καξθαξηζηεί γηα επαλεμέηαζε, θαη έρεηε δηθαίσκα ζηνλ δηαζέζηκν ρξφλν λα επαλεμεηάζεηε θαη λα αιιάμεηε ηελ απάληεζε ζε νπνηαδήπνηε εξψηεζε. Πξέπεη λα είζηε ζπγθεληξσκέλνη θαη γξήγνξνη. Δίλαη ζεκαληηθφ λα κελ αθήζεηε αλαπάληεηεο εξσηήζεηο έζησ θαη αλ ρξεηαζηεί ε επηινγή ζαο λα είλαη ηπραία. Μηα εθαξκνγή εθπαίδεπζεο θαη πξνζνκνίσζεο ηεο εμέηαζεο απηήο, κε πεξηζζφηεξεο απφ 200 εξσηήζεηο, δηαηίζεηαη απφ ηελ Learning Plan ζηνλ δηθηπαθφ ηφπν

30 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

31 2. Γεληθά ζηνηρεία λένπ έξγνπ H πξνβνιή ππνδνρήο, Γξάθεκα Gantt ηαλ αλνίγεηαη ην MS Project, βξίζθεζηε ζηελ πξνεπηιεγκέλε (default) πξνβνιή Γξάθεκα Gantt. Ζ πξνβνιή απηή δηαζέηεη φια ηα ραξαθηεξηζηηθά θαη εξγαιεία, ησλ εθαξκνγψλ ηεο Microsoft θαη ρσξίδεηαη ζε δχν θάζεηα βαζηθά ηκήκαηα, έλα πνπ κνηάδεη κε θχιιν ηνπ Excel, φπνπ κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε πιεξνθνξίεο ζε θειηά, θαη έλα πνπ εκθαλίδεη εκεξνινγηαθά ηηο ξάβδνπο ησλ εξγαζηψλ ζε γξάθεκα Gantt. Γξακκή δηαίξεζεο ηεο πξνβνιήο. Οδεγφο έξγνπ View bar. Γηαζέηεη ηηο ζπλεζέζηεξεο πξνβνιέο. Αλ δελ εκθαλίδεηαη επηιέμηε View View bar (Πποβολή Πποβολή γπαμμήρ).

32 πσο παξαηεξείηε, πέξα απφ ηα θιαζηθά κελνχ θαη θνπκπηά, ππάξρνπλ θαη εμεηδηθεπκέλεο επηινγέο θαη θνπκπηά ηα νπνία ζα πεξηγξάςνπκε ηελ ζηηγκή πνπ ζα ηα ρξεηαζηνχκε. Ο νδεγφο έξγνπ κπνξεί λα ζαο βνεζήζεη ζρεδφλ ζε φια ηα βήκαηα ζρεδηαζκνχ θαη παξαθνινχζεζεο ελφο έξγνπ. ην βηβιίν απηφ δελ ρξεζηκνπνηείηαη ν νδεγφο έξγνπ αιιά νη εληνιέο κελνχ θαη θνπκπηψλ. Ζ γξακκή δηαίξεζεο ηεο πξνβνιήο κπνξεί λα κεηαθηλεζεί κε ην πνληίθη ψζηε λα εκθαλίζεη πεξηζζφηεξεο ζηήιεο. Γεκηνπξγία λένπ έξγνπ ηαλ αλνίγεηαη ην MS Project, βξίζθεζηε ζηελ πξνεπηιεγκέλε (default) πξνβνιή Γξάθεκα Gantt, θαη κπνξείηε λα αξρίζεηε ηελ θαηαρψξηζε ησλ εξγαζηψλ ζαο. Σν MS Project, δηαζέηεη κηα πιεζψξα, απφ πξφηππα έξγα (templates). Αλ ζέιεηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα λέν έξγν, βαζηζκέλν ζε θάπνην πξφηππν, επηιέμηε File New (Απσείο Δημιοςπγία). Αλ ε επηρείξεζή ζαο έρεη αλαπηχμεη θάπνην δηθφ ηεο, πξνζαξκνζκέλν νδεγφ έξγνπ, πνπ εθαξκφδεη ηα πξφηππα δηνίθεζεο έξγνπ ηεο επηρείξεζεο, κπνξείηε λα ηνλ επηιέμεηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Options θαη ζηελ θαξηέια Interface. Δπηιέμηε Tools Options θαη ηελ θαξηέια Interface.

33 Μέζσ ησλ ζπλδέζκσλ Templates on Office Online, On computer θαη On Web sites, κπνξείηε λα βξείηε θαη λα αλνίμεηε ην πξφηππν πάλσ ζην νπνίν ζα βαζηζηεί ην λέν ζαο έξγν. Δηζαγσγή γεληθώλ πιεξνθνξηώλ γηα ην έξγν ηαλ δεκηνπξγείηε έλα θαηλνχξγην έξγν ην πιαίζην δηαιφγνπ Project Information (Πιεξνθνξίεο έξγνπ) είλαη πάξα πνιχ ρξήζηκν. Μπνξείηε γεληθά λα ελεξγνπνηήζεηε ην πιαίζην απηφ απφ ην κελνχ Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος). Σν πιαίζην απηφ είλαη ηδηαίηεξα ζεκαληηθφ, γηαηί πιεξνθνξεί ην MS Project κε πνην ηξφπν ζα ρξεζηκνπνηήζεη ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο ή ιήμεο ηνπ έξγνπ. Γψζηε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ. ηαλ νξίδεηε κηα εκεξνκελία έλαξμεο γηα ην έξγν, ην MS Project πξνγξακκαηίδεη ηελ εμέιημε ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ απφ ηελ εκεξνκελία απηή θαη πξνο ην κέιινλ, ζέηνληαο θάζε εξγαζία λα μεθηλήζεη φζν γίλεηαη πην ζχληνκα. Αλ αληίζεηα νξίζεηε κηα επηζπκεηή εκεξνκελία ιήμεο γηα ην έξγν, ην MS Project πξνγξακκαηίδεη πξνο ηα πίζσ, μεθηλψληαο απφ απηή ηελ εκεξνκελία ιήμεο κε θάζε εξγαζία λα μεθηλά φζν αξγφηεξα γίλεηαη. Ζ πεξίπησζε απηή είλαη ρξήζηκε

34 φηαλ ζέιεηε λα ππνινγίζεηε πφζν αξγά γίλεηαη λα μεθηλήζεηε ην έξγν, γλσξίδνληαο πφηε ζέιεηε λα είζηε έηνηκνη. Γελ κπνξείηε λα νξίζεηε θαη εκεξνκελία έλαξμεο θαη εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ ζπγρξφλσο. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ ησλ ηδηνηήησλ ηνπ έξγνπ, γηα λα πξνζδηνξίζεηε ζηνηρεία πνπ έρνπλ λα θάλνπλ κε πιεξνθνξίεο νη νπνίεο εκθαλίδνληαη ζηηο εθηππψζεηο ή είλαη ρξήζηκεο γηα ηελ αξρεηνζέηεζε θαη αλαδήηεζε ηνπ έξγνπ. Μπνξείηε λα ελεξγνπνηήζεηε ην πιαίζην απηφ απφ ην κελνχ File Properties (Απσείο Θδιόηηηερ). Ζ επηινγή Save preview picture (Απνζήθεπζε πξνεπηζθφπεζεο εηθφλαο), δίλεη ηελ

35 δπλαηφηεηα λα εκθαλίδνληαη ζρφιηα (tips), φηαλ ζε επίπεδν ιεηηνπξγηθνχ ζπζηήκαηνο κεηαθηλείηε ην πνληίθη πάλσ ζην εηθνλίδην ηνπ αξρείνπ ηνπ έξγνπ. ηελ θαξηέια Custom (Πξνζαξκνζκέλεο) κπνξείηε λα νξίζεηε επηπιένλ πεδία πιεξνθνξηψλ θαη λα ζπλδέζεηε κε άιια πεδία ηνπ έξγνπ. Δπηιέμηε ηίηιν πιεξνθφξεζεο πνπ ζέιεηε λα πξνζζέζεηε ζηηο γεληθέο πιεξνθνξίεο ηνπ έξγνπ. Αλ ην Link to content είλαη καξθαξηζκέλν κπνξείηε λα επηιέμεηε πεδίν ζχλδεζεο. Αλ δελ είλαη, κπνξείηε λα πιεθηξνινγήζεηε ηηκή. Παηήζηε Add, γηα λα πξνζζέζεηε ην λέν πεδίν γεληθψλ πιεξνθνξηψλ ζηηο ηδηφηεηεο. Δπηινγέο αζθάιεηαο Οη επηινγέο απηέο, πνπ εκθαλίδνληαη απφ ην κελνχ Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Security (Αζθάιεηα) πξνζδηνξίδνπλ αλ ην MS Project 2007 κπνξεί λα αλνίμεη αξρεία πξνεγνχκελσλ εθδφζεσλ θαη αξρεία δηαθνξεηηθψλ κνξθψλ φπσο Excel, Access θαη CSV (Comma Separated Values). Μπνξείηε λα επεξεάζεηε ηξεηο επηινγέο πνπ αθνξνχλ κνξθέο παιαηνχ ηχπνπ: Do Not Open/Save File. Prompt When Loading Files. Allow loading files.

36 Γηακόξθσζε εκεξνινγίνπ ην MS Project, ηα εκεξνιφγηα πξνζδηνξίδνπλ ηηο εξγάζηκεο ψξεο θαη εκέξεο, πνπ αθνξνχλ ην ζπγθεθξηκέλν έξγν. Σν MS Project ζα πξνγξακκαηίζεη ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ ζχκθσλα κε ηηο ψξεο θαη εκέξεο εξγαζίαο ησλ εκεξνινγίσλ, πνπ αθνξνχλ ην ζπγθεθξηκέλν έξγν. Σα εκεξνιφγηα είλαη ηξηψλ εηδψλ. Σα βαζηθά εκεξνιφγηα, ηα εκεξνιφγηα πφξσλ θαη αλ ρξεηαζηεί κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε εηδηθά εκεξνιφγηα γηα θάπνηεο εξγαζίεο. Σα εμνξηζκνχ βαζηθά εκεξνιφγηα είλαη ηα Standard, 24 Hours θαη Night Shift (Σππηθφ, 24 ψξεο θαη Νπρηεξηλή βάξδηα). Οη πιεξνθνξίεο θάζε εκεξνινγίνπ πφξνπ, φπσο νη εκέξεο δηαθνπψλ, νη εξγάζηκεο κέξεο θαη ψξεο, βαζίδνληαη ζην βαζηθφ εκεξνιφγην. Αιιάδεηε ηηο πιεξνθνξίεο εκεξνινγίνπ πφξνπ αλ ν πφξνο έρεη θάπνην δηαθνξεηηθφ ηξφπν εξγαζίαο (ψξεο, κέξεο, δηαθνπέο) απφ ηνλ βαζηθφ ηεο εηαηξείαο, θαηά ηελ δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. ηαλ πξνγξακκαηίδνληαη εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρνπλ εθρσξεζεί θάπνηνη πφξνη, ην MS Project ρξεζηκνπνηεί ηα εκεξνιφγηα ησλ πφξσλ. ηαλ νη εξγαζίεο είλαη αλεμάξηεηεο ησλ πφξσλ ηφηε ρξεζηκνπνηείηαη ην βαζηθφ εκεξνιφγην. Μπνξείηε λα έρεηε πνιιαπιά βαζηθά εκεξνιφγηα αλ π.ρ. ππάξρνπλ νκάδεο εξγαδνκέλσλ ζηελ επηρείξεζε ζαο, πνπ έρνπλ θνηλέο ψξεο θαη εκέξεο εξγαζίαο (π.ρ. βάξδηεο). Ζ δηαρείξηζε ησλ εκεξνινγίσλ ζηελ έθδνζε 2007 άιιαμε ζεκαληηθά. Γηα λα αιιάμεηε π.ρ. ην standard (ηππηθφ) εκεξνιφγην, επηιέμηε Tools Change Working Time (Επγαλεία Αλλαγή σπόνος επγαζίαρ). ηηο παιηφηεξεο εθδφζεηο παξνπζηάδεηαη ην παξαθάησ πιαίζην δηαιφγνπ.

37 Δπηιέμηε ηνλ ηίηιν ηεο εκέξαο, γηα λα αιιάμεηε ηελ εκέξα απηή ζε φιεο ηηο εβδνκάδεο. Δπηιέμηε Nondefault working time γηα λα γίλνπλ νη εκέξεο πνπ επηιέμαηε εξγάζηκεο. Δπηιέμηε Nonworking time γηα λα γίλνπλ αξγίεο. Δπηιέμηε κία ή πεξηζζφηεξεο εκέξεο, γηα λα αιιάμεηε κφλν απηέο. Γηα λα αιιάμεηε ηηο εξγάζηκεο ψξεο ησλ εκεξψλ πνπ επηιέμαηε, δψζηε κηα ψξα έλαξμεο γηα θάζε πεξίνδν ζην πεδίν From θαη κηα ψξα ιήμεο ζην πεδίν To. ηε λέα έθδνζε παξνπζηάδεηαη ην παξαθάησ πιαίζην δηαιφγνπ.

38 Ζ δηαρείξηζε ησλ αξγηψλ θαη ησλ σξαξίσλ γίλεηαη κέζσ εμαηξέζεσλ (exceptions) θαη ησλ εξγάζηκσλ εβδνκάδσλ (work weeks). ηαλ δελ ζαο ηαηξηάδεη ην standard εκεξνιφγην ή θάπνην απφ ηα βαζηθά εκεξνιφγηα κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα αληίγξαθν φπνηνπ εκεξνινγίνπ ζέιεηε κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Create New Calendar (Γεκηνπξγία λένπ εκεξνινγίνπ). Μπνξείηε λα ηξνπνπνηήζεηε έλα εκεξνιφγην κέζσ ησλ θαξηειψλ Exceptions (Δμαηξέζεηο) θαη Work Weeks (Δξγάζηκεο εβδνκάδεο). Αλ π.ρ. ζέιεηε ην έξγν λα κε ιεηηνπξγεί ηηο Γεπηέξεο θαη ην θαζεκεξηλφ ηνπ σξάξην λα είλαη 8 πκ. κε 14 κκ., ζηελ θαξηέια ησλ Work Weeks, επηιέμηε ηελ

39 γξακκή Default (Πξνεπηινγή) θαη παηήζηε ην Details (Λεπηνκέξεηεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ, πνπ εκθαλίδεηαη, κπνξείηε λα νξίζεηε ηηο Γεπηέξεο ζαλ αξγίεο (Set days to nonworking time, Οξηζκφο εκεξψλ ζε κε εξγάζηκν ρξφλν) θαη ζηελ ζπλέρεηα λα επηιέμεηε ηηο εκέξεο απφ Σξίηε κέρξη Παξαζθεπή, λα επηιέμεηε Set day(s) to these specific working times (Οξηζκφο εκεξψλ ζηηο ζπγθεθξηκέλεο ψξεο εξγαζίαο) θαη λα ζέζεηε ην επηζπκεηφ σξάξην. ηελ θαξηέια Work Weeks, κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε θαη άιιεο γξακκέο κε δηαζηήκαηα εκεξνκεληψλ θαη κέζσ ηνπ Details, λα νξίζεηε δηαθνξεηηθά σξάξηα ιεηηνπξγίαο γηα ην δηάζηεκα απηφ. ηαλ θάλεηε αιιαγέο ζηελ θαξηέια Work Weeks, νξίδεηαη ζηελ νπζία ην πιαίζην ιεηηνπξγίαο θαη φρη θάπνηα εμαίξεζε. Αλ π.ρ. ζέιεηε γηα θάπνην δηάζηεκα λα έρεηε αξγίεο ή π.ρ. λα θιείλεηε λσξίο ηηο Παξαζθεπέο γηαηί ζέιεηε λα πεγαίλεηε ζην εμνρηθφ ζαο, κπνξείηε λα ην ζέζεηε ζαλ κηα εμαίξεζε ζηελ θαξηέια Exceptions, κε ζπγθεθξηκέλν δηάζηεκα θαη κέζσ ηνπ Details, λα νξίζεηε δηαθνξεηηθά σξάξηα ιεηηνπξγίαο γηα ην δηάζηεκα απηφ θαη γηα ηηο εκέξεο πνπ επηζπκείηε.

40 Αλ δεκηνπξγήζεηε θάπνην δηθφ ζαο εκεξνιφγην θαη ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ εκεξνιφγην έξγνπ, ζα πξέπεη λα ην επηιέμεηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Project Information. Παξάκεηξνη εκεξνινγίνπ Σν MS Project ρξεζηκνπνηεί θάπνηεο πξνθαζνξηζκέλεο ηηκέο γηα ηηο παξακέηξνπο ηνπ εκεξνινγίνπ, γηα λα κπνξεί λα θάλεη ππνινγηζκνχο δηάξθεηαο θαη απαζρφιεζεο. Π.ρ. ζεσξεί φηη κηα εξγάζηκε εκέξα απνηειείηαη απφ 8 ψξεο, κηα εβδνκάδα απφ 40 εξγάζηκεο ψξεο θαη έλαο κήλαο απφ 20 εξγάζηκεο εκέξεο. ηελ πεξίπησζε πνπ αιιάμεηε ηηο εξγάζηκεο ψξεο θαη εκέξεο ηνπ ρξεζηκνπνηνχκελνπ εκεξνινγίνπ, ζα πξέπεη λα αιιάμεηε θαη ηηο πξνθαζνξηζκέλεο επηινγέο ηνπ εκεξνινγίνπ, ψζηε λα ζπκθσλνχλ. Δπηιέμηε ην κελνχ Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια

41 Calendar (Ζκεξνιφγην). Αλ ην νηθνλνκηθφ ζαο έηνο δελ αξρίδεη ηνλ Ηαλνπάξην, ζηελ επηινγή Fiscal year starts in (Σν νηθνλνκηθφ έηνο μεθηλά ζηηο), κπνξείηε λα επηιέμεηε ηνλ κήλα πνπ επηζπκείηε. Πξνζέμηε φηη φηαλ ην νηθνλνκηθφ έηνο δελ ζπκπίπηεη κε ην εκεξνινγηαθφ έηνο, ζηα ζεκεία πνπ ην MS Project ρξεζηκνπνηεί έηνο, ρξεζηκνπνηεί ην έηνο πνπ ηειεηψλεη ην νηθνλνκηθφ έηνο. Αλ ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηεί ην έηνο πνπ αξρίδεη ην νηθνλνκηθφ έηνο, καξθάξεηε ην Use starting year for FY numbering (Υξήζε έηνπο έλαξμεο γηα ηελ αξίζκεζε ΦΔ).

42 Αλ ζέιεηε νη επηινγέο ζαο λα ηζρχνπλ θαη γηα ηα επφκελα έξγα πνπ ζα δηαρεηξηζηείηε κε ην MS Project, παηήζηε ην θνπκπί Set as Default (Οξηζκφο σο πξνεπηινγήο).

43 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

44 3. Τπνδηαίξεζε ηνπ έξγνπ ζε εξγαζίεο θαη νξόζεκα Μεηά ηηο δηεξγαζίεο εθθίλεζεο ηνπ έξγνπ πεξλάκε ζηηο δηεξγαζίεο ζρεδηαζκνχ. Αξρηθφο καο ζηφρνο είλαη λα θαηαγξάςνπκε ηηο εξγαζίεο πνπ ζα εθηειεζηνχλ ζην έξγν θαη λα ηηο δηαζπάζνπκε ζε κηα ηεξαξρεκέλε ινγηθή δνκή πνπ αληαπνθξίλεηαη ζηα παξαδνηέα ηνπ έξγνπ θαη ζηηο ππνεξγαζίεο πνπ πξέπεη λα ηα απαξηίδνπλ γηα λα επηηεπρζεί ν ζηφρνο ηνπ έξγνπ. Σν έξγν νξγαλψλεηαη ζε ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο θαη ηηο ππνεξγαζίεο πνπ ηηο απαξηίδνπλ. Γηα λα δείμεηε ζεκεία ζεκαληηθψλ ζπκβάλησλ φπσο απνθάζεηο, εγθξίζεηο, εκεξνκελίεο ζηφρσλ θαη ενξηαζκψλ ρξεζηκνπνηείηαη νξφζεκα. Δξγαζίεο πνπ έρνπλ κεδεληθή δηάξθεηα θαη θφζηνο. Μηα γεληθή θαηεχζπλζε πνπ κπνξείηε λα αθνινπζήζεηε, είλαη λα νξγαλψζεηε θάζε παξαδνηέν ηνπ έξγνπ ζε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, θαη ζην ηέινο ηεο ιίζηαο ησλ εξγαζηψλ πνπ απαξηίδνπλ ηελ ζπγθεληξσηηθή εξγαζία λα ζέηεηε έλα νξφζεκν πνπ δείρλεη ηελ ηππηθή νινθιήξσζε ηνπ παξαδνηένπ. Δηζαγσγή εξγαζηώλ θαη νξόζεκσλ ηαλ έρεηε ππνδηαηξέζεη ην έξγν θαη έρεηε έηνηκε ηελ ιίζηα ησλ εξγαζηψλ (tasks) θαη ησλ νξφζεκσλ (milestones), κπνξείηε πιένλ λα ηα θαηαρσξήζεηε ζην MS Project. Ζ δνπιεηά απηή ζην MS Project είλαη αξθεηά απιή. Σν MS Project φηαλ αλνίγεη, εκθαλίδεη έλα θελφ γξάθεκα Gantt έηνηκν λα δερζεί ηελ επσλπκία ηεο πξψηεο εξγαζίαο ηνπ έξγνπ ζαο. (Ζ κέζνδνο παξνπζίαζεο Gantt αλαπηχρζεθε ην1917 απφ ηνλ Henry L. Gantt) ηελ αξρηθή θάζε, φπνπ θαηαγξάθεηε απιά φιεο ηηο εξγαζίεο ηνπ έξγνπ, ην MS Project ππνζέηεη φηη φιεο νη εξγαζίεο ζα εθηειεζηνχλ ηαπηφρξνλα θαη φηη θάζε κία ζα δηαξθεί κηα κέξα (1d, 1ε). Σν πξψην πεδίν έρεη ηελ εζηίαζε γηα λα κπνξέζεηε λα δψζεηε ην φλνκα ηεο πξψηεο εξγαζίαο.

45 Ζ εηζαγσγή ελφο νξφζεκνπ γίλεηε κε ηνλ ίδην ηξφπν κε ηνλ νπνίν γίλεηε ε εηζαγσγή κηαο εξγαζίαο, κφλν πνπ ε δηάξθεηά ηνπ νξίδεηε κεδεληθή ( 0d, 0ε ). Γψζηε ην φλνκα ηνπ νξφζεκνπ. ην πεδίν Duration δψζηε 0. Αθνχ παηήζεηε Enter, ε ξάβδνο Gantt αιιάδεη ζε ξφκβν γηα λα δείμεη φηη πξφθεηηαη γηα νξφζεκν. Δηζαγσγή εξγαζηώλ ζην δηάγξακκα Network Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε εξγαζίεο θαη νξφζεκα ζην MS Project ρξεζηκνπνηψληαο ην δηάγξακκα Network. Επιλέξηε View Network diagram (Πποβολή Διάγπαμμα δικηύος) ή επηιέμηε ην απφ ηελ εξγαιεηνζήθε. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε κηα λέα εξγαζία, παηήζηε θαη ηξαβήμηε δηαγψληα ην πνληίθη. Γψζηε ην φλνκα ηνπ νξφζεκνπ ή ηεο εξγαζίαο. Αλ πξφθεηηαη γηα νξφζεκν, δψζηε 0 Απνζήθεπζε ηνπ έξγνπ Καζψο εξγάδεζηε κε ην MS Project πξέπεη λα ζψλεηε ηελ εξγαζία ζαο ζε ηαθηά δηαζηήκαηα γηα λα κελ ηε ράζεηε. Δπηιέμηε File Save (Απσείο Αποθήκεςζη). Αλ ζέιεηε ε απνζήθεπζε λα γίλεηαη απηφκαηα απφ ην MS Project ζε ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Save (Απνζήθεπζε), ψζηε λα ξπζκίζεηε ηηο επηζπκεηέο επηινγέο.

46 ηηο εθδφζεηο πξηλ ηελ 2007, αλ νη βνεζνί ζρεδηαζκνχ (Planning Wizard) είλαη ελεξγνί, εκθαλίδεηε πιαίζην δηαιφγνπ πνπ ζαο ξσηά αλ επηζπκείηε λα ζσζεί ην έξγν ζαο, ζαλ γξακκή βάζεο (baseline), δειαδή ζαλ αξρηθφ ζρέδην. Δπηιέμηε Save Without A Baseline θαη παηήζηε ΟΚ. Θα απνζεθεχζεηε ην έξγν ζαλ γξακκή βάζεο φηαλ ζα πάξεη θάπνηα κνξθή. ην πιαίζην δηαιφγνπ Save (Απνζήθεπζε) ή Save as (Απνζήθεπζε σο) ησλ Windows, ην θνπκπί Tools (Δξγαιεία) θαη ε επηινγή General options (Γεληθέο επηινγέο) δίλεη ηελ δπλαηφηεηα πξνζδηνξηζκνχ Password (Κσδηθφο πξφζβαζεο) θαη ραξαθηεξηζκνχ ηνπ αξρείνπ πξνο απνζήθεπζε (Μφλν γηα αλάγλσζε). κίθξπλζε θαη κεγέζπλζε ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt ηελ πεξίπησζε πνπ ζέιεηε λα δείηε δηαθνξεηηθφ ηκήκα ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt, κπνξείηε λα αιιάμεηε ηελ θιίκαθα ηνπ ρξφλνπ κε ηα θνπκπηά Zoom out (Μεγέζπλζε) θαη Zoom in (κίθξπλζε). Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ επηινγή View Zoom (Πποβολή Ζοςμ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Zoom, αλ επηζπκείηε λα δείηε νιφθιεξν ην έξγν, επηιέμηε Entire Project (Οιφθιεξν ην έξγν). Αλ επηζπκείηε λα επαλαθέξεηε ην κέγεζνο ζηελ αξρηθή ηνπ θαηάζηαζε, παηήζηε Reset (Δπαλαθνξά). Αλ είζηε ζην ρψξν εξγαζηψλ ηεο πξνβνιήο Gantt θαη νη ξάβδνη ησλ εξγαζηψλ δελ είλαη νξαηνί, επηιέμηε ηελ εξγαζία θαη παηήζεηε ην θνπκπί Scroll to Task (Μεηαθίλεζε ζηελ εξγαζία). Αλ ζέιεηε λα πάηε ζε κηα ζπγθεθξηκέλε εξγαζία θαη ην Gantt λα εκθαλίζεη κε απηφκαην scroll ηελ αληίζηνηρε ξάβδν, παηήζηε Ctrl+G ή επηιέμηε Edit Goto (Επεξεπγαζία Μεηάβαζη) θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ, πνπ εκθαλίδεηαη, δψζηε ην ID (Αλαγλσξηζηηθφ) ηεο εξγαζίαο. Αλ δψζεηε εκεξνκελία γίλεηε scroll ηεο πεξηνρήο ηνπ γξαθήκαηνο (timescale) ψζηε λα εκθαληζηεί ε ζπγθεθξηκέλε ζηήιε ρξφλνπ. Ρύζκηζε ηεο θιίκαθαο ρξόλνπ ζην γξάθεκα Gantt Ζ θιίκαθα ρξφλνπ (timescale) ζην γξάθεκα Gantt, ρσξίδεηαη ζε 3 ζεηξέο. Σελ επάλσ ζεηξά (top), ηελ κεζαία ζεηξά (middle) θαη ηελ θάησ ζεηξά (bottom). Ζ ξχζκηζή ηνπο κπνξεί λα γίλεη αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ πάλσ ηνπο.

47 Γηπιφ θιηθ ζηελ θιίκαθα, γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην Timescale (Κιίκαθα ρξφλνπ) Αιιαγή ηεο πξνεπηιεγκέλεο πξνβνιήο Σν MS Project ρξεζηκνπνηεί ην γξάθεκα Gantt ζαλ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή, ε νπνία ελεξγνπνηείηαη κε ηελ εθθίλεζή ηνπ. Ζ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή κπνξεί λα αιιάδεη. Δπηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ). ηελ θαξηέια View (Πξνβνιή) θαη ζην πεδίν Default View (Πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή) επηιέμηε ηελ πξνβνιή πνπ ζπλήζσο ρξεζηκνπνηείηε θαη ζέιεηε λα απνηειεί ηελ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή, δειαδή ηελ πξνβνιή πνπ ζα παξνπζηάδεη ην MS Project φηαλ αλνίγεηε ην ζπγθεθξηκέλν έξγν. Δκθάληζε γξακκήο πξνβνιώλ Γηα ηελ δηεπθφιπλζή ζαο, ην MS Project δηαζέηεη κηα θάζεηε γξακκή κε εηθνλίδηα επηινγήο ησλ ζπλεζέζηεξσλ πξνβνιψλ. Γηα λα ηελ εκθαλίζεηε ή λα ηελ απνθξχςεηε επηιέμηε View View bar (Πποβολή Πποβολή γπαμμήρ).

48 ηαλ δελ έρεηε πξνβνιή ηεο γξακκήο, ζηελ κπιε αξηζηεξή θάζεηε ισξίδα εκθαλίδεηαη ν ηίηινο ηεο πξνβνιήο, ελψ κε δεμί θιηθ κπνξείηε απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο λα επηιέμεηε εχθνια ηελ πξνβνιή πνπ επηζπκείηε. Αιιαγή πνιιαπιώλ εξγαζηώλ ζε νξόζεκα Αλ επηζπκείηε λα αιιάμεηε, ζπγρξφλσο, πεξηζζφηεξα απφ έλα έξγα ζε νξφζεκα, ηφηε επηιέμηε ηα έξγα πνπ επηζπκείηε, θξαηψληαο παηεκέλν ην πιήθηξν Ctrl θαη παηήζηε ζην θνπκπί Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) ή επηιέμηε Project Task Information (Έπγο Πληποθοπίερ επγαζίαρ). ην πεδίν Duration (Γηάξθεηα) πιεθηξνινγήζηε 0 θαη παηήζηε ΟΚ. Αιιαγή κηαο εξγαζίαο, πνπ έρεη δηάξθεηα, ζε νξόζεκν ην MS Project κπνξείηε κηα εξγαζία, πνπ έρεη κε κεδεληθή δηάξθεηα, λα ηελ νξίζεηε ζαλ νξφζεκν. Δπηιέμηε ηελ θαη παηήζηε ην θνπκπί Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο). Δπηιέμηε ηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) θαη ζεκεηψζεηε ηελ επηινγή Mark Task As Milestone (ήκαλζε εξγαζίαο σο νξφζεκνπ). Μεηαθίλεζε θαη αληηγξαθή εξγαζηώλ ηαλ ζέιεηε λα επηιέμεηε κηα νιφθιεξε εξγαζία (γξακκή), λα θάλεηε θιηθ ζην πεδίν ηεο αξίζκεζεο (Αλαγλσξηζηηθφ, ID). Μπνξείηε λα αιιάμεηε ηελ ζεηξά θαηαγξαθήο ησλ εξγαζηψλ, πνπ ππάξρνπλ ζην έξγν ή λα επαλαιάβεηε θάπνηεο εξγαζίεο. Απηφ κπνξεί λα γίλεη κε ηηο δηαδηθαζίεο Cut (Απνθνπή), Copy (Αληηγξαθή) θαη Paste (Δπηθφιιεζε) πνπ είλαη δηαζέζηκεο ηφζν ζαλ θνπκπηά ζηελ βαζηθή γξακκή εξγαιείσλ, φζν θαη ζαλ επηινγέο ζην κελνχ Edit (Δπεμεξγαζία) ή ζην κελνχ ζπληφκεπζεο ην νπνίν εκθαλίδεηε κε πάηεκα ηνπ δεμηνχ πιήθηξνπ ηνπ πνληηθηνχ. Μεηαθίλεζε θαη αληηγξαθή εξγαζηψλ κπνξεί λα γίλεη θαη κε ην πνληίθη, κε ηελ δηαδηθαζία drag and drop. Παηήζηε θαη ηξαβήμηε πάλσ ζην πεδίν αξίζκεζεο ησλ εξγαζηψλ. Αλ θξαηάηε παηεκέλν ην πιήθηξν Ctrl, ε εξγαζία αληηγξάθεηαη. Δπηζήκαλζε αιιαγώλ Μηα λέα δπλαηφηεηα ηνπ MS Project, είλαη ε επηζήκαλζε αιιαγψλ. ηαλ αιιάδεηε ή εηζάγεηε θάηη θαη απηφ επεξεάδεη θάπνηα πεδία, ηα πεδία απηά ζεκεηψλνληαη κε δηαθνξεηηθφ ρξψκα θφληνπ. Ζ δπλαηφηεηα απηή, ζε ζπλδπαζκφ κε ηηο πνιιαπιέο

49 αλαηξέζεηο πνπ δηαζέηεη ε λέα έθδνζε, ζαο επηηξέπεη λα θάλεηε δηάθνξεο αιιαγέο θαη λα δείηε ηελ επίδξαζή ηνπο, θαη ζηελ πεξίπησζε πνπ δελ ζαο ηθαλνπνηνχλ λα ηηο αλαηξέζεηε. Αλ ζέιεηε λα κελ επηζεκαίλνληαη νη αιιαγέο απελεξγνπνηήζηε απφ ην κελνχ View Hide Change Highlighting (Πποβολή Απόκπςτη επιζήμανζηρ αλλαγών) Οδεγόο ζρεδηαζκνύ (Planning Wizard) Καζψο εξγάδεζηε, κπνξεί λα εκθαληζηεί ην πιαίζην ηνπ Οδεγνχ ζρεδηαζκνχ γηα λα ζαο πιεξνθνξήζεη θαη λα ζαο βνεζήζεη ζε ζρέζε κε ηελ εξγαζία πνπ εθηειείηε. Π.ρ. αλ εηζάγεηε ηελ ίδηα πιεξνθνξία ηξεηο θνξέο, ίζσο εκθαληζηεί κηα ζπκβνπιή γηα εηζαγσγή θαηά νκάδεο. Μπνξείηε λα απελεξγνπνηήζεηε απηέο ηηο απηφκαηεο ζπκβνπιεπηηθέο παξεκβάζεηο ηνπ MS Project επηιέγνληαο Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ). ηελ θαξηέια General (Γεληθά) ππάξρνπλ ηα πεδία, πνπ ίζσο επηζπκείηε λα απελεξγνπνηήζεηε. Δπηινγή πίλαθα Οη πίλαθεο, φπσο έρνπκε αλαθέξεη, καο δίλνπλ ηελ δπλαηφηεηα λα εκθαλίζνπκε δηαθνξεηηθέο ζηήιεο πεδίσλ ζε κηα πξνβνιή ηχπνπ θχιινπ (sheet). ηαλ κεηαθηλείηε ηνλ δείθηε ζην θειί νιηθήο επηινγήο, πνπ είλαη ην πξψην πάλσ απφ ηελ αξίζκεζε ησλ εξγαζηψλ, εκθαλίδεηαη ζχληνκν κήλπκα πνπ δείρλεη ηελ πξνβνιή θαη ηνλ πίλαθα πνπ ρξεζηκνπνηείηαη. Γηα λα αιιάμεηε πίλαθα επηιέμηε View Table (Πποβολή Πίνακαρ) θαη ηνλ πίλαθα πνπ επηζπκείηε. Δλαιιαθηηθά, θάληε δεμί θιηθ ζην θειί νιηθήο επηινγήο θαη επηιέμηε ηνλ πίλαθα πνπ ζαο ελδηαθέξεη.

50 Κειί νιηθήο επηινγήο Οξγάλσζε ησλ εξγαζηώλ θαη ησλ νξόζεκσλ ην MS Project, κπνξείηε λα νξγαλψζεηε ηηο εξγαζίεο ζαο ρξεζηκνπνηψληαο δηαξζξψζεηο (Outline) ή κηα ηεξαξρηθή δνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ (Work Breakdown Structure, WBS). ηαλ δεκηνπξγείηε κηα δηάξζξσζε, ην MS Project δεκηνπξγεί ζπγρξφλσο θαη κηα WΒS. Γηαζπάηε ηηο εξγαζίεο ζε πεξηζζφηεξεο ππνεξγαζίεο (δεπηεξεχνπζεο) κέρξη λα

51 θηάζεηε ζε έλα επίπεδν κνλάδαο εξγαζίαο (work package), ηέηνην πνπ λα κπνξείηε λα εθηηκήζεηε ηελ δηάξθεηά ηνπ θαη ην θφζηνο ηνπ. Ζ δηάξζξσζε παξνπζηάδεη ηηο εξγαζίεο ζηνηρεκέλεο αλάινγα κε ην πνπ αλήθνπλ. Ζ δηάξζξσζε είλαη κηα ηδηαίηεξα ρξήζηκε ηδηφηεηα ηνπ MS Project. αο βνεζά ζην λα: Δηζάγεηε θαη λα νξγαλψζεηε ηηο εξγαζίεο θαη ηα νξφζεκα. Να ζπξξηθλψζεηε ή λα αλαδηπιψζεηε ηελ ιίζηα ησλ εξγαζηψλ ζαο θαη λα δείηε δηαθνξεηηθά επίπεδα ιεπηνκεξεηψλ. Να παξνπζηάζεηε αζξνηζηηθνχ επηπέδνπ πιεξνθνξίεο ζ φηη αθνξά θφζηε, φγθν εξγαζίαο θαη δηάξθεηα. ε κηα δηάξζξσζε νη εξγαζίεο ρσξίδνληαη ζε δχν θαηεγνξίεο, ζε ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο (ή θχξηεο εξγαζίεο ή εξγαζίεο ζχλνςεο) θαη ζε δεπηεξεχνπζεο. Κάζε δεπηεξεχνπζα αλήθεη ζε θάπνηα θχξηα εξγαζία. Κάζε θχξηα εξγαζία: Έρεη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο (ππνεξγαζίεο) ζηνηρεκέλεο θάησ απφ απηή. Αζξνίδεη ηα θφζηε, ηνλ φγθν εξγαζίαο (απαζρφιεζε) θαη ηελ δηάξθεηα φισλ ησλ ππνεξγαζηψλ ηεο. Μπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε κηα δηάξζξσζε ρξεζηκνπνηψληαο ηελ κέζνδν Top- Down, φπνπ θαηαγξάθεηε ηηο θχξηεο θάζεηο ηνπ έξγνπ θαη ζηελ ζπλέρεηα εηζάγεηε ηηο δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο, πνπ θάζε θάζε απαηηεί. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ κέζνδν Bottom-Up, φπνπ θαηαγξάθεηε πξψηα φιεο ηηο εξγαζίεο θαη ζηε ζπλέρεηα ηηο νκαδνπνηείηε ζε θαηεγνξίεο έηζη ψζηε λα θζάζεηε ζε επίπεδν θπξίσλ θάζεσλ ηνπ έξγνπ. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε κηα δηάξζξσζε, πξνζδίδεηε ζηηο εξγαζίεο θαη ηα νξφζεκα ην επίπεδν πνπ επηζπκείηε, ζηνηρίδνληαο ηα νλφκαηά ηνπο έλα επίπεδν πξνο ηα δεμηά θάησ απφ ηελ θχξηα εξγαζία πνπ αλήθνπλ. Γηα λα πεηχρεηε ηηο ζηνηρίζεηο ρξεζηκνπνηείηε ηα θνπκπηά δηάξζξσζεο Indent (Δζνρή) θαη Outdent (Πξνεμνρή) ή ηηο εληνιέο ηνπ κελνχ Project Outline (Έπγο Διάπθπυζη). Μπνξείηε επίζεο λα ζχξεηε ηα νλφκαηα ζην επίπεδν πνπ επηζπκείηε. Αλ θαη ην MS Project ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα δηάξζξσζεο ζε δέθα επίπεδα, κηα δηάξζξσζε κέρξη ηξία επίπεδα είλαη πην εχθνιε ζηελ δηαρείξηζή ηεο.

52 Γεκηνπξγία δηάξζξσζεο κε ηελ κέζνδν Top-Down Δθαξκφζηε ηε κέζνδν απηή θαηαγξάθνληαο πξψηα ηηο θχξηεο θάζεηο ηνπ έξγνπ θαη ζηε ζπλέρεηα θαηαγξάθνληαο ηηο ιεπηνκέξεηεο. Γψζηε φιεο ηηο θχξηεο θάζεηο ηνπ έξγνπ. ιεο ζα είλαη θχξηεο (ζπγθεληξσηηθέο) εξγαζίεο. Γηα λα εηζάγεηε λέεο εξγαζίεο θάησ απφ κηα θχξηα θάζε επηιέμηε ην πιήζνο ησλ γξακκψλ πνπ ζέιεηε λα εηζάγεηε μεθηλψληαο απφ ηελ γξακκή θάησ απφ ηελ νπνία ζα γίλεη ε εηζαγσγή. Γηα λα αλνίμεηε ρψξν θαη λα δψζεηε ηηο ππνεξγαζίεο θάησ απφ ηελ Φάζε έξεπλαο, επηιέμηε ίδην πιήζνο γξακκψλ κε απηφ ησλ εξγαζηψλ πνπ επηζπκείηε λα εηζάγεηε. Π.ρ. γηα λα πξνζζέζεηε 9 εξγαζίεο θάησ απφ ηελ «Φάζε έξεπλαο», επηιέμηε ηηο 9 γξακκέο θάησ απ απηήλ. Δπηιέμηε Insert New Task (Ειζαγυγή Νέα επγαζία) ή παηήζηε ην πιήθηξν Insert. Πιεθηξνινγήζηε ηηο εξγαζίεο, ζηηο θελέο γξακκέο πνπ έρνπλ δεκηνπξγεζεί.

53 Δπηιέμηε φιεο ηηο εξγαζίεο πνπ κφιηο εηζάγαηε, έηζη ψζηε λα ηηο ζηνηρίζεηε έλα επίπεδν δεμηά θάησ απφ ηελ θχξηα εξγαζία Φάζε έξεπλαο, ζηελ νπνία αλήθνπλ. Γηα λα ζηνηρίζεηε ηηο επηιεγκέλεο εξγαζίεο έλα επίπεδν δεμηά, παηήζηε ζην θνπκπί Indent (εζνρή). Μπνξείηε λα κεηαθηλήζηε θαη λα ζηνηρίζεηε ηηο εξγαζίεο δεμηά ή αξηζηεξά ρξεζηκνπνηψληαο ην πνληίθη. Παηήζηε ζην αξηζηεξφ άθξν ηνπ νλφκαηνο κηαο εξγαζίαο φηαλ ν δείθηεο είλαη δηπιφ βέινο. Σξαβήμηε πξνο ηελ θαηεχζπλζε πνπ ζέιεηε λα ζηνηρίζεηε ηελ εξγαζία. Οη ππνεξγαζίεο είλαη ηψξα ζηνηρεκέλεο έλα επίπεδν θάησ απφ ηελ θχξηα εξγαζία ηνπο Φάζε έξεπλαο.

54 Αλ νη ζηνηρίζεηο δελ εκθαλίδνληαη, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ). ηελ θαξηέια View (Πξνβνιή) θαη ζην ηκήκα Outline Options (Δπηινγέο δηάξζξσζεο), καξθάξεηε ην πεδίν Indent Name (Δζνρή νλφκαηνο). Μηα εξγαζία πνπ δηαζέηεη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο θαιείηαη θχξηα εξγαζία ή ζπγθεληξσηηθή εξγαζία ή εξγαζία ζχλνςεο. Ζ δηάξθεηα κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο είλαη ν νιηθφο ρξφλνο κεηαμχ ηεο ππνεξγαζίαο, πνπ μεθηλά πξψηε θαη απηήο πνπ ηειεηψλεη ηειεπηαία. ηαλ έρεηε δεκηνπξγήζεη ηελ δηάξζξσζε ηνπ έξγνπ είλαη εχθνιν λα ην αλαδηαξζξψζεηε. ηαλ κεηαθηλείηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία κεηαθηλνχληαη θαη νη ππνεξγαζίεο ηεο. ηαλ δηαγξάθεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία δηαγξάθνληαη θαη νη ππνεξγαζίεο ηεο. Αλ ζέιεηε λα δηαγξάςεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, ρσξίο λα δηαγξαθνχλ νη ππνεξγαζίεο ηεο, πξέπεη πξψηα λα θαηαξγήζεηε ηελ ζηνίρηζε ησλ ππνεξγαζηψλ. Μηα δηάξζξσζε κπνξεί λα ζπξξηθλσζεί ψζηε λα δείρλεη κφλν ηηο ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο, φπσο επίζεο κπνξεί λα αλαπηπρζεί θαη λα δείρλεη πάιη φιεο ηηο ιεπηνκέξεηεο ηνπ έξγνπ. Ζ ζπξξίθλσζε ή αλάπηπμε ηεο δηάξζξσζεο κπνξεί λα γίλεη γηα φιν ην έξγν ή ηκήκαηά ηνπ (ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο). ηαλ ζπξξηθλψλεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία απνθξχπηνληαη νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο. ηαλ ηελ αλαπηχζζεηαη, ηφηε νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο, δειαδή νη εξγαζίεο ελφο επηπέδνπ θάησ, επαλεκθαλίδνληαη.

55 Σν πεξίγξακκα πξψηα ζπξξηθλψζεθε ψζηε λα δείρλεη κφλν ηηο θχξηεο θάζεηο. ηε ζπλέρεηα, επηιέρζεθε ε εξγαζία Φάζε έξεπλαο θαη αλαπηχρζεθε. Γηα λα ζπξξηθλψζεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, επηιέμηε ηελ θαη παηήζηε ην θνπκπί Hide Subtasks (Απφθξπςε δεπηεξεπνπζψλ εξγαζηψλ). Μπνξείηε επίζεο λα επηιέμεηε Project Outline Hide Subtasks (Έπγο Διάπθπυζη Απόκπςτη δεςηεπεςοςζών επγαζιών). Γηα λα αλαπηχμεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία ππάξρεη ην αληίζηνηρν θνπκπί ή ε επηινγή κελνχ Project Outline Show Subtasks (Έπγο Διάπθπυζη Εμθάνιζη δεςηεπεςοςζών επγαζιών). Γηα λα αλαπηχμεηε φιεο ηηο ζπξξηθλσκέλεο εξγαζίεο ηνπ έξγνπ θαη λα δείηε φιεο ηηο ιεπηνκέξεηεο παηήζηε ζην θνπκπί Show (Δκθάληζε) θαη ζην αλαπηπζζφκελν κελνχ παηήζηε ην θνπκπί All Subtasks (ιεο νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο) ή επηιέμηε Project Outline Show All Subtasks. Πξνζζήθε παξαγξάθσλ θαη ζπκβόισλ ζηελ δηάξζξσζε Σν MS Project κπνξεί λα εκθαλίζεη ηηο εξγαζίεο πξνζζέηνληαο πξηλ απφ ηα νλφκαηά ηνπο αξηζκνχο παξαγξάθσλ θαη ππνπαξαγξάθσλ, θαζψο θαη ην ζχκβνιν +,- γηα ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο, ππνβνεζψληαο ζαο κε απηφ ηνλ ηξφπν λα θαηαλνήζεηε ηελ ππνδηαίξεζε ησλ εξγαζηψλ ζαο ζε δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο. Απηφ γίλεηε επηιέγνληαο : Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ζηε ζπλέρεηα ζηελ θαξηέια View (Πξνβνιή), καξθάξεηε ηα πεδία Show Outline Numbers

56 (Δκθάληζε αξηζκνχ δηάξζξσζεο) θαη Show Outline Symbols (Δκθάληζε ζπκβφινπ δηάξζξσζεο). Οη αξηζκνί παξαγξάθσλ έρνπλ δεκηνπξγεζεί απφ ην MS Project. Υξεζηκεχνπλ θαη ζαλ αξηζκνί WBS. Σν ζχκβνιν + δείρλεη φηη ε εξγαζία είλαη ζπγθεληξσηηθή, απνηειείηαη απφ ππνεξγαζίεο πνπ δελ εκθαλίδνληαη. Σν ζχκβνιν - δείρλεη φηη ε εξγαζία είλαη ζπγθεληξσηηθή θαη κπνξεί λα ζπξξηθλσζεί. Μπνξείηε λα παηήζεηε ζηα ζχκβνια +,- γηα λα αλαπηχμεηε ή λα ζπξξηθλψζεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία. ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) ν αξηζκφο δηάξζξσζεο κηαο εξγαζίαο εκθαλίδεηαη θαη ζην πεδίν WBS code ( Κσδηθφο WBS). Βέβαηα ν θσδηθφο WBS είλαη ηειείσο δηαθνξεηηθφ πεδίν θαη κπνξεί λα αιιάμεη ή λα κνξθνπνηεζεί κε ηέηνην ηξφπν πνπ λα δείρλεη ηελ ζχλδεζε ηεο εξγαζίαο κε θάπνην άιιν ζχζηεκα φπσο νη ινγαξηαζκνί ηνπ ινγηζηεξίνπ ή ην είδνο ηεο θαηεγνξία ηεο εξγαζίαο.

57 Οη αξηζκνί ζηελ δηάξζξσζε θαη ζην πεδίν WBS, είλαη ίδηνη. Μπνξείηε λα εηζάγεηε ηνλ δηθφ ζαο αξηζκφ WBS, ζην πεδίν WBS code. Αλ ζέιεηε λα νξίζεηε ηνλ δηθφ ζαο πξνζαξκνζκέλν ηξφπν θσδηθνπνίεζεο WBS επηιέμηε Project WBS Define Code (Έπγο Δομή ανάλςζηρ επγαζίαρ Οπιζμόρ κυδικού) θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ νξίζηε ηελ κνξθή ηνπ θσδηθνχ κε ζπλδπαζκφ γξακκάησλ θαη ςεθίσλ πνπ επηζπκείηε. Δηζαγσγή δεδνκέλσλ Ζ εηζαγσγή δεδνκέλσλ κεηαθέξεη πιεξνθνξίεο απφ θάπνην άιιν αξρείν δηαθνξεηηθήο κνξθήο ζην έξγν ζαο, επηηξέπνληάο ζαο λα θεξδίζεηε ρξφλν. Αλ ινηπφλ δηαζέηεηε κηα ιίζηα εξγαζηψλ ζε Excel ή ζην Outlook κπνξείηε λα ηελ εηζάγεηε. Δάλ ζέιεηε λα εηζάγεηε εξγαζίεο πνπ έρεηε πξνγξακκαηίζεη ζην Outlook, επηιέμηε Tools Import Outlook Tasks (Δξγαιεία Δηζαγσγή εξγαζηψλ ηνπ Outlook), θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε ηηο εξγαζίεο πνπ ζέιεηε λα εηζαρζνχλ. Ζ εηζαγσγή απφ ην Excel ή άιια πξνγξάκκαηα, γίλεηαη κέζσ ηνπ νδεγνχ εηζαγσγήο (Import Wizard), πνπ ελεξγνπνηείηαη αλ πάηε λα αλνίμεηε (File open),

58 θάπνην αξρείν πνπ δελ είλαη ηχπνπ mpp ή mpt. Μέζσ ηνπ νδεγνχ ζα ζαο δεηεζεί λα αληηζηνηρίζεηε (map) ηα πεδία πρ. ηνπ Excel κε ηα αληίζηνηρα ηνπ έξγνπ, ψζηε λα γίλεη νξζά ε εηζαγσγή. Τπάξρνπλ θαη έηνηκεο αληηζηνηρίζεηο θαζψο επίζεο θαη ε δπλαηφηεηα ε εηζαγσγή λα γίλεη ζε λέν έξγν ή λα γίλεη πξνζάξηεζε (append) ησλ πιεξνθνξηψλ ζην ελεξγφ έξγν ή λα γίλεη ζπγρψλεπζε (merge) ησλ πιεξνθνξηψλ ζην ελεξγφ έξγν.

59 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

60 4. Γηάξθεηα θαη κέζνδνη πξνγξακκαηηζκνύ εξγαζηώλ Δθηίκεζε ρξνληθήο δηάξθεηαο εξγαζηώλ Τπάξρνπλ ηξεηο δηαθεθξηκέλεο πιεξνθνξίεο πνπ εηζάγεηε γηα θάζε εξγαζία: Δθηίκεζε δηάξθεηαο. εκεηψζεηο γηα ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ παίξλεηε ππφςε ζηελ εθηίκεζε ηεο ρξνληθήο δηάξθεηαο. Σε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ, πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί. Ζ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο κηαο εξγαζίαο είλαη ζεκαληηθή γηαηί είζηε ππφινγνη γηα απηή. Μπνξείηε λα ζπκβνπιεπηείηε: Αξρεηαθέο πιεξνθνξίεο απφ παιαηφηεξα αλάινγα έξγα. Τπνινγηζκνχο απφ άηνκα πνπ ζα εθηειέζνπλ ηελ εξγαζία. Δθηηκήζεηο εηδηθψλ πνπ έρνπλ δηαρεηξηζηεί παξφκνηα έξγα. Δπαγγεικαηηθνχο ή βηνκεραληθνχο νξγαληζκνχο πνπ ζρεηίδνληαη κε παξφκνηα έξγα. Δηζαγσγή δηάξθεηαο ηαλ εηζάγεηε κηα δηάξθεηα ζην MS Project, πιεθηξνινγείηε έλα αξηζκφ αθνινπζνχκελν απφ ηελ κνλάδα κέηξεζεο ηνπ ρξφλνπ. Ζ κνλάδα κπνξεί λα εθθξάδεηε ζε ιεπηά (m), ζε ψξεο (h), ζε εκέξεο (d) ζε εβδνκάδεο (w), ζε κήλεο (mo) ζε παξεξρφκελα ιεπηά (em, elapsed minutes), ζε παξεξρφκελεο ψξεο (eh), ζε παξεξρφκελεο εκέξεο (ed), ζε παξεξρφκελεο εβδνκάδεο (ew) ή ζε παξεξρφκελνπο κήλεο (emo, κπ). Οη αληίζηνηρεο κνλάδεο γηα ηελ ειιεληθή έθδνζε είλαη ι, σ, ε, ε, κ, ιπ, σπ, επ, επ θαη κπ. Ζ πξνεπηιεγκέλε κνλάδα δηάξθεηαο, είλαη εκέξεο (d). Αλ ζέιεηε λα ηελ αιιάμεηε επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα) αιιάμηε ηελ κνλάδα ζην πεδίν Duration is entered in (Ζ δηάξθεηα εηζάγεηαη ζε).

61 Γψζηε ηελ δηάξθεηα ησλ εξγαζηψλ ζηε ζηήιε απηή. Οη κνλάδεο παξεξρφκελνπ (παξειζφληνο, ζπλερνχο) ρξφλνπ ρξεζηκνπνηνχληαη φηαλ ε πάξνδνο θάπνηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ζπλερφκελνπ ρξφλνπ γηα κηα εξγαζία παίδεη ζεκαληηθφηεξν ξφιν απ φηη ν ρξφλνο εξγαζίαο πνπ απαηηείηε γηα λα εθηειεζηεί. Π.ρ. ρξεζηκνπνηείζηε παξειζνχζα δηάξθεηα γηα λα παξνπζηάζεηε ην πιήζνο ησλ ζπλερφκελσλ σξψλ πνπ απαηηνχληαη γηα λα δέζεη ην ζθπξφδεκα πξηλ λα κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί. ηελ πεξίπησζε απηή δελ ζαο ελδηαθέξνπλ ηα εκεξνιφγηα σο πξνο ηηο εξγάζηκεο κέξεο θαη ηα σξάξηα. Ζ παξειζνχζα δηάξθεηα είλαη βαζηζκέλε ζε 24 ψξεο αλά εκέξα, 7 εξγάζηκεο εκέξεο ηε βδνκάδα θαη φρη ζηηο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο. Γχν εκέξεο ζεκαίλεη 48 ψξεο. Ζ θαηαρψξεζε εξσηεκαηηθνχ ζηελ δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, π.ρ. 10d?, δίλεη έκθαζε θαη ραξαθηεξίδεη ηελ δηάξθεηα ζαλ εθηηκψκελε (αλ θαη φιεο νη δηάξθεηεο είλαη θαη εθηίκεζε). Μπνξείηε λα αλαδεηήζεηε ηηο εξγαζίεο κε εθηηκψκελε δηάξθεηα απφ ηελ επηινγή Project Filter For Tasks With estimated Duration (Έπγο Φιληπαπιζμένο για Επγαζίερ με διάπκεια καηά πποζέγγιζη). εκεηώζεηο, γηα ηηο πξνϋπνζέζεηο ζηελ εθηίκεζε δηάξθεηαο θάζε εξγαζίαο Δίλαη θαιή ζπλήζεηα λα θξαηάηε ζεκεηψζεηο, πνπ αθνξνχλ ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ ζέζαηε ζηελ εθηίκεζε δηάξθεηαο θάζε εξγαζίαο. Γηα λα ην θάλεηε απηφ επηιέμηε Project Task Notes (Έπγο Σημειώζειρ επγαζίαρ) ή παηήζηε ζην θνπκπί Task Notes (εκεηψζεηο εξγαζίαο) ή παηήζηε ζην θνπκπί Task Information (ή δηπιφ θιηθ ζηελ εξγαζία) θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information, πνπ εκθαλίδεηαη, παηήζηε ζηελ θαξηέια Notes (εκεηψζεηο).

62 ηαλ θξαηάηε ζεκεηψζεηο, έρεηε ηελ δπλαηφηεηα λα ζπκάζηε ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ ζέζαηε φηαλ θάλαηε εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο, δειαδή ηη πεξηκέλαηε λα ζπκβεί φηαλ θάλαηε ηελ εθηίκεζε. Απηφ ζαο βνεζά λα θαηαιάβεηε θαη λα αλαιχζεηε γηαηί θάπνηα εξγαζία παίξλεη πεξηζζφηεξν ή ιηγφηεξν ρξφλν απ φηη εθηηκήζεθε. Γξάςηε ηηο ζεκεηψζεηο, πνπ αθνξνχλ ηελ επηιερζείζα εξγαζία. Δθηίκεζε δηάξθεηαο κε ηελ ηερληθή PERT Ζ ηερληθή εθηίκεζεο ηεο δηάξθεηαο πνπ εθαξκφζαηε παξαπάλσ, νλνκάδεηαη εθηίκεζε ελφο ζεκείνπ θαη εθαξκφδεηαη θχξηα ζηελ κέζνδν CPM φπνπ ε έκθαζε δίλεηαη ζην θφζηνο. Αλ ζέιεηε λα δψζεηε κεγαιχηεξε έκθαζε ζηελ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ κέζνδν PERT (Program Evaluation and Review Technique), πνπ είλαη κηα εθηίκεζε ηξηψλ ζεκείσλ.

63 Ζ PERT ρξεζηκνπνηεί ηνλ ηχπν D=[O + P + (4*E)]/6, γηα λα ππνινγίζεη ηελ δηάξθεηα. πνπ E ε πηζαλφηεξε πξνβιεπφκελε δηάξθεηα (Most likely ή Expected), Ο ε πην αηζηφδνμε πξνβιεπφκελε δηάξθεηα (Optimistic) θαη Ρ ε πην απαηζηφδνμε πξνβιεπφκελε δηάξθεηα (Pessimistic). Γηα λα δνπιέςεηε κε ηελ PERT, θάληε δεμί θιηθ ζε έλα θελφ ρψξν ζηηο γξακκέο εξγαιείσλ θαη ζην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε ηελ γξακκή PERT Analysis (Αλάιπζε PERT), ψζηε λα εκθαληζηεί ε αληίζηνηρε γξακκή εξγαιείσλ. Σν ίδην κπνξεί λα γίλεη κε ηελ επηινγή κελνχ View Toolbars PERT Analysis (Πποβολή Γπαμμέρ επγαλείυν Ανάλςζη PERT) Σν θνπκπί Pert Entry Sheet (Φχιιν θαηαρψξεζεο PERT) εκθαλίδεη θχιιν φπνπ κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ηηο αηζηφδνμεο (Optimistic), αλακελφκελεο (Expected) θαη απαηζηφδνμεο (Pessimistic) πξνβιέςεηο δηάξθεηαο ησλ εξγαζηψλ. Αθνχ ηηο θαηαρσξήζεηε παηήζηε ην θνπκπί Calculate PERT (Τπνινγηζκφο PERT), γηα λα ππνινγηζηεί ην πεδίν ηεο δηάξθεηαο βάζεη ηνπ παξαπάλσ ηχπνπ. Πξνζνρή αλ δελ έρεηε παηήζεη Enter γηα ηελ ηειεπηαία θαηαρψξεζε δηάξθεηαο θαη παηήζεηε ην θνπκπί ππνινγηζκνχ, ππάξρεη πηζαλφηεηα λα ππάξμεη ζθάικα (bug) ζηελ εθηέιεζε ηνπ MS Project. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηνπο δείθηεο ζηάζκηζεο (1, 4, 1) ηνπ ηχπνπ ππνινγηζκνχ ηεο δηάξθεηαο, ρξεζηκνπνηείζηε ην θνπκπί Set PERT Weights (Οξηζκφο δεηθηψλ ζηάζκηζεο PERT) θαη ηελ αληίζηνηρε θφξκα πνπ εκθαλίδεηαη. Να ζπκάζηε φηη ην άζξνηζκά ηνπο πξέπεη λα είλαη 6. Μπνξείηε λα δείηε ην Gantt γηα θάζε κία απφ ηηο αηζηφδνμε, απαηζηφδνμε θαη αλακελφκελε δηάξθεηα ρξεζηκνπνηψληαο ηα ππφινηπα ηξία θνπκπηά. εκεηψζηε φηη ε PERT ρξεζηκνπνηεί ηα ειεχζεξα πεδία Duration1,2,3 Start1,2,3 θαη Finish1,2,3 γηα λα απνζεθεχζεη ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδνληαη.

64 Μέζνδνη πξνγξακκαηηζκνύ ησλ εξγαζηώλ Σν MS Project πξνζθέξεη δχν κεζφδνπο πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ. Ζ κία κέζνδνο θαιείηε Effort-driven Scheduling (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο). Ζ κέζνδνο απηή βαζίδεηε ζηνπο δηαζέζηκνπο πφξνπο θάζε εξγαζίαο. Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο επαλαυπνινγίδεηαη θάζε θνξά πνπ αιιάδεηε ηηο κνλάδεο ησλ πφξσλ ή ηελ πνζφηεηα ηεο απαζρφιεζεο (εξγαζία, work) κηαο νκάδαο πφξσλ, πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζηελ ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Δίλαη ε πξνεπηιεγκέλε κέζνδνο ηνπ MS Project. Ζ δεχηεξε κέζνδνο δελ παίξλεη ππφςε ηεο ηνπο πφξνπο ηεο εξγαζίαο θαηά ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηεο εξγαζίαο. ηαλ ρξεζηκνπνηείηε Effort-driven Scheduling, ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο κεηψλεηε, θαζψο ηεο πξνζζέηεηε επί πιένλ πφξνπο. Π.ρ. Έλα θηήξην βάθεηε ζε ιηγφηεξεο κέξεο αλ ρξεζηκνπνηήζεηε ηξεηο βαθείο απ φηη έλαλ. Με ρξεζηκνπνηείηε ηελ κέζνδν Effort-driven γηα ηηο εξγαζίεο, πνπ δελ πξφθεηηαη λα γίλνπλ ζπληνκφηεξα ιφγσ εθρψξεζεο επηπιένλ πφξσλ. Π.ρ. ην ζθπξφδεκα δελ κπνξεί λα δέζεη ζε ιηγφηεξν ρξφλν άζρεηα κε ηνπο πφξνπο, πνπ ζα ηνπ εθρσξήζεηε. Ζ νιηθή εμέηαζε ελφο Marketing Plan είλαη ζηαζεξή ζε ρξφλν, άζρεηα κε ην πφζνη ζα ηελ θάλνπλ, κηαο θαη ν θαζέλαο είλαη ππνρξεσκέλνο λα θάλεη φιε ηελ εμέηαζε απφ ηελ αξρή κέρξη ην ηέινο. Αλ δελ εθρσξήζεηε πφξνπο ζηηο εξγαζίεο, δελ είζηε ππνρξεσκέλνη λα πξνζδηνξίζεηε θάπνηα κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ. Σν MS Project ζα ρξεζηκνπνηήζεη ηελ δηάξθεηα, πνπ πιεθηξνινγήζαηε θαη δελ ζα θάλεη θάπνηνπο ππνινγηζκνχο θαη επαλαυπνινγηζκνχο. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηελ πξνεπηιεγκέλε κέζνδν ηνπ MS Project επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα) αιιάμηε ην πεδίν New tasks are effort driven (Οη λέεο εξγαζίεο θαζνδεγνχληαη κέζσ πξνζπάζεηαο). Οξηζκόο ηεο κεζόδνπ πξνγξακκαηηζκνύ εξγαζηώλ Γηα λα αιιάμεηε ηελ κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ κηαο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίαο, ρξεζηκνπνηήζηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο), ηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) θαη κεηαβάιεηε ην πεδίν Task type (Σχπνο εξγαζίαο) ή Effort driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο).

65 Αλ ζέιεηε, κπνξείηε εδψ λα αιιάμεηε ηελ κέζνδν. Μπνξείηε επίζεο ζηελ θφξκα εξγαζίαο (Task form), πνπ εκθαλίδεηαη αλ επηιέμεηε Window Split (Παπάθςπο Διαίπεζη), λα κεηαβάιεηε ην πεδίν Task type ή Effort driven. Αλ έρεηε πνιιέο εξγαζίεο γηα ηηο νπνίεο ζέιεηε λα αιιάμεηε ηε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ, κπνξείηε λα ην επηηχρεηε γηα φιεο καδί. Δπηιέμηε ηηο εξγαζίεο θαη ζηε ζπλέρεηα παηήζηε ζην θνπκπί Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Multiple Task Information (Πιεξνθνξίεο γηα πνιιέο εξγαζίεο) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) κεηαβάιεηε ην πεδίν Task Type ή Effort driven. Πεξηζζφηεξα γηα ηελ Effort driven θαη ηελ Task type ζα αλαθέξνπκε ζηελ εθρψξεζε πφξσλ. Μεηά ηελ εηζαγσγή ηεο δηάξθεηαο ησλ εξγαζηψλ ην MS Project παξνπζηάδεη ηελ παξαθάησ εηθφλα. Οη ξάβδνη ζην γξάθεκα Gantt παξνπζηάδνπλ ηελ δηάξθεηα ησλ εξγαζηψλ, ρξεζηκνπνηψληαο ηηο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο ησλ εκεξνινγίσλ.

66 Δπεηδή δελ έρεηε αζρνιεζεί αθφκε κε ηηο εμαξηήζεηο ησλ εξγαζηψλ κεηαμχ ηνπο, φιεο νη εξγαζίεο είλαη πξνγξακκαηηζκέλεο λα αξρίζνπλ φζν πην ζχληνκα γίλεηαη. Αλ ζέιεηε λα θάλεηε κηα πξψηε παξνπζίαζε ησλ εξγαζηψλ θαη ηεο δηάξθεηάο ηνπο, εθηππψζηε ην θχιιν εξγαζίαο. Δπηιέμηε View More Views (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ). ην πεδίν Views (Πξνβνιέο) επηιέμηε Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο). Παηήζηε ζην θνπκπί Apply (Δθαξκνγή). Δπηιέμηε File Print (Απσείο Εκηύπυζη) ή παηήζηε ζην θνπκπί Print (Δθηχπσζε). Δπηζεκάλζεηο ζηνλ πξνγξακκαηηζκό εξγαζηώλ Έλα έξγν πνπ έρεη ραξαθηεξηζηεί λα ππνινγίδεηαη κε βάζε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο, αιιάδεη ζπλερψο απφ ην MS Project, βάζεη ησλ εκεξνινγίσλ, ηεο εμάξηεζεο (ζρέζεο) κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ, ηεο εθρψξεζεο πφξσλ, θαη ησλ πεξηνξηζκψλ πνπ ραξαθηεξίδνπλ θάπνηεο εξγαζίεο. ηαλ θαηαγξάθνπκε ηηο εξγαζίεο ηηο απνδίδνπκε θαη εθηηκψκελε δηάξθεηα. ηελ

67 ζπλέρεηα πξνζδηνξίδνπκε εμαξηήζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ. Πνηα ζα αξρίζεη πξψηε, πνηα αθνχ ηειεηψζεη θάπνηα άιιε, πνηεο καδί θιπ. Σν MS Project παίξλνληαο ππφςε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, απηφκαηα ππνινγίδεη ηελ εκεξνκελία έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ εξγαζηψλ αθνχ γλσξίδεη ηελ δηάξθεηα, ηηο εξγάζηκεο κέξεο θαη ψξεο θαη ηελ ζπζρέηηζε κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ. Οη εκεξνκελίεο απηέο κεηαθηλνχληαη απηφκαηα (ππνινγίδνληαη μαλά) γηα φιεο ηηο ζπζρεηηζκέλεο εξγαζίεο φηαλ αιιάδεη ε δηάξθεηα θάπνηαο εξγαζίαο ζε κηα αιπζίδα. Αλ δελ ππάξρνπλ ππνρξεσηηθνί πεξηνξηζκνί ζε θάπνηεο εξγαζίεο, ε κεηαθίλεζε απηή είλαη εχθνιε θαη δίλεη επειημία ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ έξγνπ. Ο πξνγξακκαηηζκφο ζεσξείηαη δπλακηθφο, γηαηί φια αλαπξνζαξκφδνληαη απηφκαηα φηαλ αιιάμεη ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο. Αλ θάπνηα εξγαζία πξέπεη λα αξρίζεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία είλαη ζαθέο φηη ην MS Project δελ πξέπεη λα αιιάδεη ηελ εκεξνκελία απηή θαη έηζη ε αιπζίδα απνθηά έλα ζηαζεξφ (θνιιεκέλν) θξίθν, πνπ ηεο πεξηνξίδεη ζε κεγάιν βαζκφ ηελ δπλαηφηεηα επαλαυπνινγηζκνχ ησλ εκεξνκεληψλ ησλ εξγαζηψλ πνπ ηελ απαξηίδνπλ. Λέκε φηη ε εξγαζία απηή έρεη πεξηνξηζκφ. Ζ χπαξμε πεξηνξηζκψλ θαζηζηνχλ ην πξφγξακκα ζηαηηθφ θαη δχζθνιν ζηελ ελεκέξσζή ηνπ. Πξέπεη λα μεδηαιχλεηε ηη ζεκαίλεη δηάξθεηα. Ζ δηάξθεηα έρεη άκεζε ζρέζε κε ηα εκεξνιφγηα. ηαλ ιέκε φηη κηα εξγαζία έρεη δηάξθεηα 2d, ζεκαίλεη 2 εξγάζηκεο εκέξεο ζχκθσλα κε ην εκεξνιφγην βάζεη ηνπ νπνίνπ πξνγξακκαηίδεηαη (αλήθεη). Αλ ινηπφλ ε έλαξμή ηεο είλαη Παξαζθεπή θαη ην εκεξνιφγην έρεη αξγίεο ηα αββαηνθχξηαθα, ε ιήμε ηεο ζα είλαη ηελ Γεπηέξα ζηελ ιήμε ηνπ σξαξίνπ, πνπ επίζεο πξνζδηνξίδεηαη απφ ην εκεξνιφγην. Ζ εξγαζία ζα έρεη έλα φγθν εξγαζίαο (απαζρφιεζεο) ζε ψξεο. Απηφο ζα είλαη 2*Δξγάζηκεο_ψξεο_αλά_εκέξα. Θα δνχκε αξγφηεξα φηη ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, αλ απηή εμαξηάηαη απφ ηνπο πφξνπο κπνξεί λα αιιάδεη φηαλ ηεο εθρσξνχκε πφξνπο. Μεξηθέο εξγαζίεο γίλνληαη γξεγνξφηεξα αλ ηηο αλαιάβνπλ πεξηζζφηεξα άηνκα. ηαλ ιέκε φηη κηα εξγαζία έρεη δηάξθεηα 14h, αλ ην εκεξνιφγηφ ηεο είλαη πξνγξακκαηηζκέλν γηα νθηάσξε εκεξήζηα απαζρφιεζε, ζεκαίλεη φηη ζα αξρίζεη κηα εξγάζηκε κέξα θαη ζα ηειεηψζεη ηελ επφκελε εξγάζηκε, 2 ψξεο πξηλ ηελ θαλνληθή ιήμε ηνπ σξαξίνπ. Δδψ ζπκπίπηεη ε δηάξθεηα κε ηελ απαζρφιεζε.

68 Δηζαγσγή ζηειώλ ζηελ πξνβνιή Gant Θα ζαο δηεπθφιπλε ίζσο φηαλ θαηαρσξείηε ηηο δηάξθεηεο λα κπνξείηε λα επεξεάζεηε ή λα ειέγμεηε ηελ κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ηεο εξγαζίαο. Δίλαη ινηπφλ ρξήζηκν ζηελ πξνβνιή Gantt λα εηζάγεηε ηηο ζηήιεο Type (Σχπνο) θαη Effort Driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο). Γηα λα ην πεηχρεηε θάληε δεμί θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα ηεο ζηήιεο δίπια απφ ηελ νπνία ζέιεηε λα εηζαρζεί ε λέα ζηήιε θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Insert Column (Ειζαγυγή ζηήληρ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Column Definition (Οξηζκφο ζηήιεο) θαη ζηελ ιίζηα Field Name (λνκα πεδίνπ), αλ πιεθηξνινγήζεηε θάπνηα γξάκκαηα, ζαο πάεη θαηεπζείαλ ζην πεδίν πνπ ην φλνκά ηνπ αξρίδεη κε απηά. Οη ζηήιεο κπνξνχλ λα αθαηξεζνχλ απφ ηελ πξνβνιή, κέζσ ηεο επηινγήο ηνπ κελνχ ζπληφκεπζεο Hide Column (Απόκπςτη ζηήληρ).

69 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

70 5. Δμαξηήζεηο εξγαζηώλ Πξνο ην παξφλ φιεο νη εξγαζίεο αξρίδνπλ ζπγρξφλσο. Σν επφκελν βήκα ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ είλαη λα πξνζδηνξηζηεί ε ζεηξά κε ηελ νπνία ζα εμειηρζνχλ νη εξγαζίεο, ε εμάξηεζε (ζχλδεζε) πνπ ππάξρεη κεηαμχ ηνπο θαη ην αλ είλαη πεξηνξηζκέλεο απφ θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο εκεξνκελίεο ή deadlines. Τπάξρνπλ ηέζζεξηο πιεξνθνξίεο, πνπ κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε γηα θάζε εξγαζία, ψζηε λα πξνγξακκαηηζηεί ζην ζσζηφ ρξφλν. Ζ ζεηξά ηεο εξγαζίαο (Task sequence). Πνηεο εξγαζίεο πξέπεη λα πξνεγεζνχλ ηεο ζπγθεθξηκέλεο. Σελ εμάξηεζε ηεο εξγαζίαο. Πσο νη εξγαζίεο δηαζπλδένληαη κεηαμχ ηνπο. Σν ρξφλν θαζπζηέξεζεο ή επηθάιπςεο (Lag-Lead time). Αλ ζέιεηε επηθάιπςε ή θαζπζηέξεζε κεηαμχ δχν εξγαζηψλ. Σελ πεξηνξηζκφ. Αλ θάπνηα εξγαζία πξέπεη νπσζδήπνηε λα αξρίζεη ή λα ηειεηψζεη, πξηλ ή κεηά κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία. ιεο νη πιεξνθνξίεο απηέο είλαη γλσζηέο ζαλ Task dependences. Ζ ζπληήξεζε ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο κπνξεί λα είλαη ηδηαίηεξα επίπνλε. Ο ρξφλνο απηφο πάλησο κπνξεί λα κεησζεί ζεκαληηθά αλ νξίζεηε κηα θαηάιιειε ζεηξά εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ θαη δελ ρξεζηκνπνηήζεηε ζηαζεξέο εκεξνκελίεο έλαξμεο ή ιήμεο ησλ εξγαζηψλ (hard date). Μηα θαηάιιειε ζεηξά εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ, κέζσ ζπλδέζεσλ θαη εμαξηήζεσλ, είλαη γλσζηή ζαλ δπλακηθφο ρξνλνπξνγξακκαηηζκφο. εηξά εθηέιεζεο εξγαζηώλ Γηα λα απνθαζίζεηε γηα ηελ ζεηξά εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ, απαληήζηε ζηηο επφκελεο εξσηήζεηο. Απφ πνηεο εξγαζίεο εμαξηάηαη ε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Π.ρ. πνηεο εξγαζίεο πξέπεη λα ηειεηψζνπλ ψζηε λα κπνξεί λα μεθηλήζεη ε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία? Πνηεο εξγαζίεο εμαξηψληαη απφ ηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Π.ρ. πνηεο εξγαζίεο δελ κπνξνχλ λα αξρίζνπλ πξηλ ε ζπγθεθξηκέλε αξρίζεη ή ηειεηψζεη? Μηα εξγαζία, πνπ απνηειεί πξνυπφζεζε γηα θάπνηα άιιε εξγαζία π.ρ. κία πνπ πξέπεη λα ηειεηψζεη πξηλ αξρίζεη ε άιιε, νλνκάδεηαη πξνεγνχκελε ή πξναπαηηνχκελε εξγαζία (Predecessor task).

71 Μηα εξγαζία, πνπ εμαξηάηαη απφ κηα άιιε π.ρ. κηα πνπ δελ κπνξεί λα μεθηλήζεη αλ ε άιιε δελ ηειεηψζεη, νλνκάδεηαη εμαξηψκελε ή επφκελε ή δηάδνρνο εξγαζία (Successor task). ηαλ απνθαζίδεηε γηα ηηο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κηαο επίθαηξεο, θαηαγξάςηε κφλν απηέο, πνπ άκεζα επεξεάδνπλ ηελ επίθαηξε. Π.ρ. επεηδή πξέπεη λα θηίζεηε ηνπο ηνίρνπο πξηλ ηνπο βάςεηε, ε εξγαζία θηίζηκν ηνίρσλ, είλαη πξναπαηηνχκελε ηεο εξγαζίαο βάςηκν. Ζ ζρεδίαζε ηνπ θηεξίνπ πξέπεη ζίγνπξα λα γίλεη πξηλ ην θηίζηκν ησλ ηνίρσλ, απηφ φκσο δελ ζεκαίλεη φηη είλαη άκεζα πξναπαηηνχκελε ηεο εξγαζίαο βάςηκν. Οξηζκόο ζπζρεηίζεσλ κεηαμύ εξγαζηώλ Δίλαη ρξήζηκν λα ζθέπηεζηε πάληα φηη νη εμαξηήζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ δελ είλαη ε ρξνλνινγηθή ηνπο ζεηξά (αλ θαη ζε πνιιέο πεξηπηψζεηο ζπκπίπηεη), αιιά ε έλλνηα ηεο αηηίαο θαη ηνπ απνηειέζκαηνο. Ζ πξναπαηηνχκελε εξγαζία νδεγεί ηελ εμαξηψκελε. Predecessor, δελ ζεκαίλεη απαξαίηεηα φηη ε πξνεγνχκελε εξγαζία ζα εθηειεζηεί ρξνληθά πξηλ ηελ επφκελε (successor). Οη εξγαζίεο δελ είλαη απαξαίηεην λα εθηεινχληαη δηαδνρηθά δειαδή λα ηειεηψλεη ε πξνεγνχκελε θαη λα αξρίδεη ε επφκελε. Ίζσο δχν εξγαζίεο λα κπνξνχλ λα πξνρσξήζνπλ ζπγρξφλσο. ην MS Project έρεηε ηέζζεξηο δηαθνξεηηθνχο ηξφπνπο γηα λα ζπζρεηίζεηε ηηο εξγαζίεο κεηαμχ ηνπο. Finish to start (Από ιήμε ζε έλαξμε) Ζ αξρή ηεο επφκελεο εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ην ηέινο ηεο πξνεγνχκελήο ηεο (πξναπαηηνχκελεο). Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα αξρίζεη αλ δελ ηειεηψζεη ε πξψηε. Π.ρ. κηα πξφηαζε Marketing δελ κπνξεί λα εμεηαζηεί πξηλ νινθιεξσζεί. Μεηαμχ ησλ δχν εξγαζηψλ Prepare Marketing Proposal θαη Distribute Proposal For Review ε ζπζρέηηζε είλαη Finish to start. Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες Η B δεν μπορεί να αρχίζει αν η A δεν ηελειώζει Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες

72 Finish to finish (Από ιήμε ζε ιήμε) Σν ηέινο ηεο επφκελεο (εμαξηεκέλεο) εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ην ηέινο ηεο πξνεγνχκελήο ηεο. Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα ηειεηψζεη αλ δελ ηειεηψζεη ε πξψηε. Ζ ζπζρέηηζε απηή είλαη ρξήζηκε φηαλ ζέιεηε δχν εξγαζίεο λα ηειεηψζνπλ ζπγρξφλσο. Π.ρ. ε εζσηεξηθή δηαθφζκεζε ζπγρξφλσο κε ην βάςηκν ησλ ηνίρσλ, ηα ειεθηξνινγηθά καδί κε ηα πδξαπιηθά. Α 11 ημέρες FF Η B δεν μπορεί να ηελειώζει αν δεν ηελειώζει η A Β 5 ημέρες Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 11 ημέρες, βέληιζηα Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες, χείριζηα Start to start (Από έλαξμε ζε έλαξμε) Ζ έλαξμε ηεο επφκελεο εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ηελ έλαξμε ηεο πξνεγνχκελήο ηεο. Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα αξρίζεη αλ δελ αξρίζεη θαη ε πξψηε. Δίλαη ρξήζηκε φηαλ νη εξγαζίεο κπνξνχλ λα αξρίζνπλ ζπγρξφλσο. Π.ρ. Μπνξεί λα ζέιεηε ε πξνκήζεηα ησλ πιηθψλ λα γίλεη ζπγρξφλσο κε ηελ εθπφλεζε ησλ ηειηθψλ ζρεδίσλ ηεο νηθνδνκήο. Ζ κεηαθνξά ησλ ρσκάησλ δελ κπνξεί λα αξρίζεη αλ δελ αξρίζεη ε εθζθαθή ησλ ζεκειίσλ.

73 Α 11 ημέρες H B δεν μπορεί να αρχίζει αν δεν αρχίζει η A SS Β 5 ημέρες Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 11 ημέρες, βέληιζηα Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες, χείριζηα Start to finish (Από έλαξμε ζε ιήμε) Σν ηέινο ηεο επφκελεο εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ηελ αξρή ηεο πξνεγνχκελήο ηεο. Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα ηειεηψζεη αλ δελ αξρίζεη ε πξψηε. Π.ρ. νη ζχκβνπινη πιεξνθνξηθήο πξέπεη λα αξρίζνπλ ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ software γηα λα νινθιεξσζεί ν έιεγρνο ησλ PCs. Οη ζπνπδαζηέο ζρεδηάδνπλ ηελ πεξίνδν ηεο κειέηεο ηνπο λα ηειεηψζεη αθξηβψο πξηλ αξρίζεη ε πεξίνδνο εμεηάζεσλ, φπνπ νη εμεηάζεηο είλαη πξνεγνχκελε ηεο κειέηεο γηα λα ηελ θαζνδεγεί. Ζ ζρέζε απηή ιεηηνπξγεί κε ηελ ινγηθή ηνπ just in time. Ζ πξνεγνχκελε πξέπεη λα μεθηλήζεη γηα λα κπνξέζεη λα ηειεηψζεη ε επφκελε. Αλ ινηπφλ γηα θάπνην ιφγν θαζπζηεξεί ε έλαξμε ηεο πξνεγνχκελεο, ε επφκελε δελ κπνξεί λα ζεσξεζεί ηειεησκέλε.

74 Α 11 ημέρες SF Η A πρέπει να αρχίζει για να μπορέζει να ηελειώζει η B Β 5 ημέρες Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 11 ημέρες, βέληιζηα Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες, χείριζηα Καζπζηέξεζε θαη επηθάιπςε Μπνξνχλ ινηπφλ δχν εξγαζίεο λα εθηειεζηνχλ ζπγρξφλσο ή κπνξνχλ λα επηθαιχπηνληαη. Μπνξεί επίζεο λα επηζπκείηαη λα ππάξρεη κηα ζπγθεθξηκέλε θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπ ηέινπο κηαο εξγαζίαο θαη ηελ αξρή ηεο επφκελεο ηεο. Γηα λα δείμεηε ηελ επηθάιπςε ή ηελ θαζπζηέξεζε κεηαμχ εξγαζηψλ ρξεζηκνπνηήζηε ηνλ ρξφλν επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο (Lead-Lag Time). Π.ρ. Έζησ φηη έρεηε λα θάλεηε κηα έξεπλα αγνξάο. Αξρίδεηε λα επεμεξγάδεζηε ηα ζηνηρεία ηεο έξεπλαο πξηλ απηή ηειεηψζεη. Πάλησο δελ κπνξείηε λα επεμεξγαζηείηε πιήξσο ηα ζηνηρεία αλ δελ ηειεηψζεη ε έξεπλα. Ζ ινγηθή ζπζρέηηζε κεηαμχ ησλ δχν εξγαζηψλ είλαη Finish to Start αιιά κε ρξφλν επηθάιπςεο (Lead time) έηζη ψζηε ε επφκελε εξγαζία λα αξρίζεη πξηλ ε πξνεγνχκελε (πξναπαηηνχκελε) ηειεηψζεη απφιπηα. Ή κπνξεί, κηαο θαη επεμεξγάδεζηε ηα δεδνκέλα ζπγρξφλσο, ε θαιχηεξε ζπζρέηηζε λα είλαη Finish to Finish κε κηα εκέξα θαζπζηέξεζε (Lag time) κεηαμχ ηνπ ηέινπο ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο (έξεπλαο) θαη ηνπ ηέινπο ηεο επφκελεο εξγαζίαο

75 (επεμεξγαζία), επεηδή γλσξίδεηε φηη δνπιεχνληαο ζπγρξφλσο ηηο δχν εξγαζίεο ρξεηάδεζηε κφλν κηα κέξα κεηά ηελ ιήμε ηεο έξεπλαο γηα λα επεμεξγαζηείηε θαη ηα ηειεπηαία απνηειέζκαηα. Ίζσο ζα ζέιαηε λα θάλεηε ηελ έξεπλά ζαο ηαρπδξνκηθά θαη λα αθήζεηε θάπνην ρξφλν ψζηε λα επηζηξαθνχλ ηα εξσηεκαηνιφγηα πξηλ αξρίζεηε επεμεξγαζία ησλ εξσηεκαηνινγίσλ. Δδψ ε ζπζρέηηζε κπνξεί λα είλαη Finish to Start κε έλα κήλα θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπ ηέινπο ηεο έξεπλαο θαη ηελ έλαξμε ηεο επεμεξγαζίαο. Ο ρξφλνο θαζπζηέξεζεο δίλεηαη πάληα ζαλ ζεηηθφο αξηζκφο, ελψ ν ρξφλνο επηθάιπςεο ζαο αξλεηηθφο αξηζκφο ζε κνλάδεο ρξφλνπ. Ο ρξφλνο θαζπζηέξεζεο ή επηθάιπςεο κπνξεί επίζεο λα δνζεί ζαλ πνζνζηφ επί ηνπ ρξφλνπ ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο. Απηφ ηνλ θάλεη λα απμνκεηψλεηαη δπλακηθά φηαλ ε δηάξθεηα ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο αιιάδεη. Σελ πεξίπησζε απηή ηελ ρξεζηκνπνηείηαη φηαλ ε θαζπζηέξεζε ή ε επηθάιπςε δελ ζέιεηε λα είλαη ζηαζεξή αιιά ε ηηκή ηεο λα εμαξηάηαη απφ ηελ πξνεγνχκελε εξγαζία. Αλ πρ. έρεηε κηα θαζπζηέξεζε 50% κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ «ηέγλσκα ηνίρσλ» θαη «Βάςηκν ηνίρσλ» θαη ε δηάξθεηα ηεο πξψηεο είλαη 8 εκέξεο, ηφηε ε θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπο είλαη 4 εκέξεο. Αλ αιιάμεηε ηελ δηάξθεηα ηεο πξψηεο ζε 10 κέξεο, ηφηε ε θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπο απμάλεηαη θαη πάεη ζηηο 5 εκέξεο. Οη επηθαιχςεηο θαη νη θαζπζηεξήζεηο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ άκεζα ηελ έθβαζε ηνπ έξγνπ. Πεξηνξηζκνί ηνπ έξγνπ Σα έξγα πνπ πινπνηνχληαη ζε έλα νξγαληζκφ δελ ιεηηνπξγνχλ ζε έλα απνκνλσκέλν πεξηβάιινλ θαη ζα πξέπεη λα αληαπνθξίλνληαη ζηηο επίθαηξεο ζπλζήθεο φπσο απηέο δηακνξθψλνληαη γχξσ ηνπο. Σελ επζχλε γηα ηνλ εληνπηζκφ θάζε θαηάζηαζεο, πνπ κπνξεί λα επεξεάζεη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηνπ έξγνπ, ηελ έρεη ν δηνηθεηήο ηνπ έξγνπ. Ηδηαίηεξα πξέπεη λα εληνπίζεη θαη λα παξαθνινπζήζεη πεξηνξηζκνχο πνπ αθνξνχλ ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίεο θαη νη νπνίνη ζπλήζσο πξνέξρνληαη απφ ην εζσηεξηθφ πεξηβάιινλ ηνπ έξγνπ.

76 Πάλησο ππάξρνπλ θαη πεξηνξηζκνί εξγαζηψλ πνπ εκπίπηνπλ ζε εμσηεξηθνχο παξάγνληεο θαη γηα ηνπο νπνίνπο ν δηνηθεηήο έξγνπ ζα πξέπεη λα δηαζέηεη έλα κεραληζκφ ειέγρνπ. Σν MS Project δηαζέηεη ηξείο ηέηνηνπο κεραληζκνχο ειέγρνπ θαη παξαθνινχζεζεο εμσηεξηθψλ πεξηνξηζκψλ: Σηο πξνζεζκίεο (deadlines), ηνπο πεξηνξηζκνχο (constraints) θαη ηα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ. Πξνζεζκίεο Ζ απινχζηεξε κέζνδνο γηα λα παξαθνινπζήζεηε εμσηεξηθνχο πεξηνξηζκνχο εξγαζηψλ είλαη ε ρξήζε πξνζεζκηψλ (deadlines). Οη πξνζεζκίεο είλαη απιέο θαη απνηειεζκαηηθέο γηα ζχλδεζε κηαο εξγαζίαο κε κηα εκεξνκελία ζηφρνπ, ρσξίο λα θιεηδψλεηαη ην ρξνλνπξφγξακκα. Πεξηνξηζκνί Οη πεξηνξηζκνί είλαη έλαο πινχζηνο κεραληζκφο ζχλδεζεο κηαο εξγαζίαο κε κηα εκεξνκελία εμσηεξηθήο εμάξηεζεο, βαζηζκέλε ζε νθηψ δηαθνξεηηθνχο ηχπνπο πεξηνξηζκνχ, νη νπνίνη πεξηγξάθνληαη παξαθάησ. εκεηψζηε φηη νη πεξηνξηζκνί έρνπλ πξνηεξαηφηεηα ζε ζρέζε κε φιεο ηηο ππφινηπεο δηεξγαζίεο πνπ θαζνδεγνχλ ηελ εξγαζία. Ηκεξνιόγηα εξγαζηώλ Μηα κνλαδηθή κέζνδνο γηα ηελ παξαθνινχζεζε θαη ηνλ έιεγρν εμσηεξηθψλ πεξηνξηζκψλ ησλ εξγαζηψλ είλαη ηα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ. πσο έρνπκε ήδε αλαθέξεη κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε εηδηθά εκεξνιφγηα, πνπ πεξηγξάθνπλ ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ζέιεηε λα πεξηνξίδεηαη κηα ή πεξηζζφηεξεο εξγαζίεο εκεξνινγηαθά θαη ζηελ ζπλέρεηα λα ζπλδέζεηε ην εκεξνιφγην απηφ κε ηελ εξγαζία πνπ επηζπκείηε. εκεηψζηε ηηο παξαθάησ ιεπηνκέξεηεο πξηλ ηα ρξεζηκνπνηήζεηε: Σα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ δεκηνπξγνχληαη ζπλήζσο ζαλ αληίγξαθα ησλ βαζηθψλ εκεξνινγίσλ θαη ζηε ζπλέρεηα ηξνπνπνηνχληαη κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Change Working Time (Αιιαγή ρξφλνπ εξγαζίαο). Δθαξκφδνληαη ζηελ επηζπκεηή εξγαζία κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο), ηεο θαξηέιαο Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) θαη ηνπ πεδίνπ Calendar (Ζκεξνιφγην).

77 Μπνξείηε λα εθαξκφζεηε έλα εκεξνιφγην εξγαζίαο ζε φζεο εξγαζίεο επηζπκείηε. ηαλ εθαξκφδεηαη ζε κηα εξγαζία ην MS Project αγλνεί ην εκεξνιφγην ηνπ έξγνπ θαη ρξεζηκνπνηεί ην εκεξνιφγην ηεο εξγαζίαο γηα λα ηελ ρξνλνπξνγξακκαηίζεη. Αλ ην εθαξκφζεηε ζε κηα εξγαζία ζηελ νπνία έρνπλ ήδε εθρσξεζεί πφξνη, ε εξγαζία ρξνλνπξνγξακκαηίδεηαη πξψηα κε βάζε ην εκεξνιφγηφ ηεο θαη κεηά σο πξνο ην εκεξνιφγην ησλ πφξσλ. Αλ ζέιεηε λα ρξνλνπξνγξακκαηίζεηε ηελ εξγαζία ρξεζηκνπνηψληαο κφλν ην εκεξνιφγηφ ηεο θαη φρη ησλ πφξσλ ηεο, ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο), ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) καξθάξεηε ην πεδίν Schedule Ignoring Resource Calendar (Σν ρξνλνδηάγξακκα αγλνεί ην εκεξνιφγην πφξσλ). Αλ εθαξκφζεηε έλα εκεξνιφγην εξγαζίαο θαη αξγφηεξα εθρσξήζεηε πφξνπο ζηελ εξγαζία, ηφηε ην ρξνλνπξφγξακκά ηεο ζα επεξεαζηεί απφ ηηο κε εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο ησλ πφξσλ. Πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηώλ Έλα λέν εξγαιείν πνπ νλνκάδεηαη Πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ (Task drivers), ζαο βνεζά ηδηαίηεξα ζην λα εληνπίδεηαη θαη λα ειέγρεηε ηνπο παξάγνληεο πνπ επεξεάδνπλ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο θάζε εξγαζίαο, Γηα λα ην εκθαλίζεηε επηιέμηε ην κελνχ Project Task Drivers (Έπγο Ππογπάμμαηα οδήγηζηρ επγαζιών), ή θάληε θιηθ ζην αληίζηνηρν θνπκπί Οξηζκόο εκεξνκελίαο έλαξμεο ή ιήμεο κηαο εξγαζίαο ηαλ ρξεζηκνπνηείηε ην MS Project νη εξγαζίεο πξνγξακκαηίδνληαη κε βάζε ηελ ζεηξά εθηέιεζήο ηνπο θαη ησλ εμαξηήζεσλ πνπ ππάξρνπλ. Μεξηθέο θνξέο φκσο ζέιεηε ε εθηέιεζε κηαο εξγαζίαο λα γίλεη ζε θάπνην ζπγθεθξηκέλν ρξφλν. Αλ έρεηε θάπνηα εξγαζία, πνπ πξέπεη λα αξρίζεη ή λα ηειεηψζεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, κπνξείηε λα νξίζεηε φηη απηή ε εκεξνκελία πξέπεη λα ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηελ εξγαζία θαη φρη εθείλε, πνπ ζα παξήγαγαλ νη ππνινγηζκνί ηνπ MS Project. ηαλ δέλεηε κηα εξγαζία κε κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία έλαξμεο ή ιήμεο, δεκηνπξγείηε κηα πεξηνξηζηηθή εκεξνκελία (constraint date) πνπ ην ζχζηεκα πξέπεη λα πάξεη ππφςε ηνπ. Ζ εκεξνκελία απηή κπνξεί λα θέξεη γεληθή αλαζηάησζε ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, γη απηφ λα ρξεζηκνπνηείηαη κε πξνζνρή. Π.ρ. αλ πξνζδηνξίζεηε φηη κηα εξγαζία πξέπεη λα αξρίζεη ζε κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία θαη νη πξνεγνχκελέο ηεο εξγαζίεο (πξναπαηηνχκελεο)

78 είλαη πξνγξακκαηηζκέλεο λα ηειεηψζνπλ δχν εβδνκάδεο λσξίηεξα, ίζσο βξεζείηε κε δχν εβδνκάδεο λεθξφ ρξφλν. Ή αληίζηξνθα, έλαο πεξηνξηζκφο ηνπ ηχπνπ must start on λα κελ αθήλεη πεξηζψξην ρξφλνπ ζηηο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο λα νινθιεξσζνχλ. Υξεζηκνπνηήζηε ινηπφλ ηηο ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο κφλν φηαλ είλαη απαξαίηεηεο θαη ππνβνεζνχλ ζηελ γξήγνξε εμέιημε ηνπ έξγνπ θξνληίδνληαο λα ξπζκίζεηε θαη ηελ εμέιημε ησλ πξναπαηηνχκελσλ εξγαζηψλ, πνπ επεξεάδνληαη απφ ηελ εκεξνκελία απηή. Ίζσο ελαιιαθηηθά κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ Deadline, πνπ απιά ζέηεη έλα βέινο ζην ρξνλνδηάγξακκα θαη ζαο ελεκεξψλεη φηαλ ηελ ππεξβείηε ρσξίο λα παγηψλεη ηελ εξγαζία. Οη πεξηνξηζκνί πνπ κπνξείηε λα ζέζεηε είλαη : As Soon As Possible (Σν ηαρχηεξν δπλαηφ) : Ζ εξγαζία ζα αξρίζεη φζν γξήγνξα ηεο επηηξέπνπλ νη πξναπαηηνχκελεο ηεο (πξνεπηιεγκέλε επηινγή). As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ) : Ζ εξγαζία ζα μεθηλήζεη φζν πην αξγά γίλεηαη, επηηξέπνληαο ηηο επφκελέο ηεο (εμαξηεκέλεο) εξγαζίεο λα πινπνηεζνχλ. Must Start On (Τπνρξεσηηθή έλαξμε ζηηο) : Πξνζδηνξίδεηε ηελ ππνρξεσηηθή εκεξνκελία έλαξμεο ηεο εξγαζίαο. Must Finish On (Τπνρξεσηηθή ιήμε ζηηο) : Πξνζδηνξίδεηε ηελ ππνρξεσηηθή εκεξνκελία ιήμεο ηεο εξγαζίαο. Start No Later Than (Έλαξμε φρη αξγφηεξα απφ) : Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, πνπ δελ πξέπεη λα ππεξβεί ε έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Δίλαη ρξήζηκνο π.ρ. ζε πεξηπηψζεηο πνηληθψλ ξεηξψλ σο πξνο ηελ έλαξμε θάπνηαο εξγαζίαο. Finish No Later Than (Λήμε φρη αξγφηεξα απφ): Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, πνπ δελ κπνξεί λα ππεξβεί ε νινθιήξσζε κηαο εξγαζίαο. Δίλαη ρξήζηκνο π.ρ. ζε πεξηπηψζεηο πνηληθψλ ξεηξψλ σο πξνο ηελ νινθιήξσζε θάπνηαο εξγαζίαο. Start No Earlier Than (Έλαξμε φρη λσξίηεξα απφ) : Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, κεηά ηελ νπνία πξέπεη λα μεθηλήζεη ε εξγαζία.

79 Finish No Earlier Than (Λήμε φρη λσξίηεξα απφ) : Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, κεηά ηελ νπνία πξέπεη λα ηειεηψζεη ε εξγαζία. Υξεζηκνπνηψληαο ην MS Project, κπνξείηε λα εηζάγεηε εχθνια, φιεο ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο γηα ηηο εξγαζίεο. Αλ νη πεξηζζφηεξεο εξγαζίεο ζαο έρνπλ κηα εμάξηεζε ηχπνπ Finish to Start κπνξείηε λα ηελ πεηχρεηε κε κηα κφλν εληνιή θαη ζηε ζπλέρεηα λα εηζάγεηε ρξφλνπο επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο, ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο θαη φηη άιιν ρξεηάδεηαη. Να ζπκάζηε φηη πνιιέο δνπιεηέο ζην MS Project κπνξνχλ λα γίλνπλ καδηθά. ε πξνβνιή γξάθεκα Gantt επηιέμηε ηηο εξγαζίεο πνπ ζέιεηε λα ζπλδέζεηε θαη παηήζηε ζην θνπκπί Link Tasks (πλδέζεηο κεηαμχ εξγαζηψλ) ή επηιέμηε Edit Link Tasks (Επεξεπγαζία Σςνδέζειρ μεηαξύ επγαζιών). Δπηιέμηε φιεο ηηο εξγαζίεο ηηο νπνίεο ζέιεηε λα ζπλδέζεηε κε εμάξηεζε finish to start. Παηήζηε ζην θνπκπί Link Tasks ή επηιέμηε Edit Link Tasks. Αθνχ ζπλδεζνχλ νη εξγαζίεο, νη ξάβδνη ηνπο, ζην γξάθεκα Gantt, κεηαθηλνχληαη θαη ζπλδένληαη έηζη ψζηε λα αληηθαηνπηξίδνπλ ηνπο ρξφλνπο ζηνπο νπνίνπο εκπίπηεη ν πξνγξακκαηηζκφο ηνπο βάζεη ηεο ζπζρέηηζεο κεηαμχ ηνπο.

80 Οη γξακκέο δείρλνπλ ηηο ζπλδέζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ. Κάληε δηπιφ θιηθ, αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηνλ ηχπν εμάξηεζεο ή λα δηαγξάςεηε ηειείσο ηελ εμάξηεζε. ηαλ επηιέγεηε εξγαζίεο γηα εμάξηεζε (ζχλδεζε), δελ ρξεηάδεηαη λα είλαη δηαδνρηθά θαηαγξακκέλεο δειαδή ε κηα θάησ απφ ηελ άιιε, αξθεί λα είλαη ζπζρεηηζκέλεο κε ηε ινγηθή Finish to Start. Μπνξείηε επίζεο λα ζπλδέζεηε κηα εξγαζία Υ, πνπ βξίζθεηαη παξαθάησ ζηελ ιίζηα ησλ εξγαζηψλ κε κηα Τ πνπ βξίζθεηαη παξαπάλσ, αξθεί λα επηιέμεηε πξψηα ηελ Υ θαη κεηά ηελ Τ. ην γξάθεκα Gantt νη ζπλδέζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ εκθαλίδνληαη κε γξακκέο θαη βέιε. Αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζε θάπνηα γξακκή εκθαλίδεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Dependency (Δμάξηεζε εξγαζίαο). Δδψ κπνξείηε λα αιιάμεηε ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο λα πξνζζέζεηε ρξφλν επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο ή λα δηαγξάςεηε ηελ εμάξηεζε. Αλ δελ ζέιεηε λα βιέπεηε ηηο γξακκέο εμάξηεζεο (ζχλδεζεο) ή ζέιεηε λα αιιάμεηε ηελ κνξθή ηνπο, επηιέμηε Format Layout (Μοπθή Διάηαξη). Πξνζδηνξηζκόο πξναπαηηνύκελεο εξγαζίαο, εμάξηεζεο θαη ρξόλνπ επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο Ζ πξνβνιή Task Entry (Καηαρψξηζε εξγαζίαο) είλαη ίζσο ε θαηαιιειφηεξε γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ παξαπάλσ πιεξνθνξηψλ γηαηί δηαζέηεη φια ηα αλάινγα πεδία. Γηα λα ηελ ελεξγνπνηήζεηε, επηιέμηε View More Views Task Entry (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Καηασώπιζη επγαζίαρ). Μπνξείηε επίζεο λα επηιέμεηε Window Split (Παπάθςπο Διαίπεζη). Ζ πξνβνιή Task Entry (Καηαρψξηζε εξγαζίαο) είλαη δηαηξεκέλε ζε δχν ηκήκαηα. Σν έλα είλαη ε γλσζηή πξνβνιή γξάθεκα Gantt θαη ην άιιν είλαη ε θφξκα εξγαζίαο (Task Form).

81 Αλ ε θφξκα Task Form, δελ έρεη ηελ παξαθάησ κνξθή, επηιέμηε ηελ θαη ζηε ζπλέρεηα επηιέμηε Format Details Resources & Predecessors (Μοπθή Λεπηομέπειερ Πόποι και πποαπαιηούμενερ επγαζίερ). Γηα λα εηζάγεηε έλαλ Predecessor κηαο εξγαζίαο, πνπ πξνεγνχκελα επηιέμαηε ζην γξάθεκα Gantt, κπνξείηε, ελψ βξίζθεζηε ζηε θφξκα εξγαζίαο, λα πιεθηξνινγήζεηε ηνλ αξηζκφ ηεο (ID, Αλαγλσξηζηηθφ) ή λα ηελ επηιέμεηε απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα ηεο ζηήιεο Predecessor Name (λνκα πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο). Δπηιέμηε πξψηα ηελ εξγαζία Δπηιέμηε κεηά ηελ θφξκα εξγαζίαο Δηζάγεηε ηνλ αξηζκφ ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο. Ή παηήζηε ζην πεδίν φλνκα ηνπ predecessor, ψζηε λα επηιέμεηε απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα. ηελ θφξκα εξγαζίαο θαη ζην πεδίν Type κπνξείηε λα εηζάγεηε ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο πνπ επηζπκείηε FF, FS, SF, SS, ε πξνεπηιεγκέλε εμάξηεζε είλαη FS (Finish to Start). ηελ ειιεληθή έθδνζε νη εμαξηήζεηο νξίδνληαη ζαλ ΛΛ, ΛΔ, ΔΛ θαη ΔΔ αληίζηνηρα. Ο ρξφλνο επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο εηζάγεηε ζηελ ζηήιε Lag θαη κπνξεί λα είλαη: Αξηζκφο ιεπηψλ, σξψλ, εκεξψλ, εβδνκάδσλ ή κελψλ. Παξεξρφκελα ιεπηά, ψξεο, εκέξεο, εβδνκάδεο ή κήλεο. Πνζνζηφ ηεο δηάξθεηαο ηεο πξνεγνχκελεο (πξναπαηηνχκελεο) εξγαζίαο. Πνζνζηφ επί ηνπ παξεξρφκελνπ ρξφλνπ ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο.

82 Δπηιέμηε πξψηα ην πεδίν Lag. Γψζηε ην ρξφλν Lag θαη παηήζηε Enter. Ζ εξγαζία 6 είλαη ηψξα πξνγξακκαηηζκέλε λα μεθηλήζεη αθνχ εθηειεζηεί ην 75% ηεο εξγαζίαο 4. Μπνξείηε λα εηζάγεηε φζνπο predecessors ζέιεηε. Ο ρξφλνο επηθάιπςεο (Lead time) πξνζδηνξίδεηε κε αξλεηηθφ πξφζεκν, ελψ ν ρξφλνο θαζπζηέξεζεο (Lag time) κε ζεηηθφ πξφζεκν. Π.ρ. -2d, 4h, 2ed, -25%, 50%, 25e% Μπνξείηε λα δηαγξάςεηε κηα εμάξηεζε αλ δηαγξάςεηε ηελ Predecessor απφ ηε ιίζηα (πιήθηξν Del) ή αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζηελ γξακκή εμάξηεζεο θαη ζην

83 πιαίζην δηαιφγνπ Task Dependency (Δμάξηεζε εξγαζίαο) παηήζεηε Delete (Γηαγξαθή). Αλ ζέιεηε ζηε θφξκα εξγαζίαο λα βιέπεηε επφκελεο (εμαξηεκέλεο) εξγαζίεο, αληί ηηο πξναπαηηνχκελεο, επηιέμηε Format Details Resources & Successors (Μοπθή Λεπηομέπειερ Πόποι και εξαπηώμενερ επγαζίερ). Πάλησο δελ ρξεηάδεηαη λα πξνζδηνξίδεηε θαη πξναπαηηνχκελεο θαη εμαξηεκέλεο εξγαζίεο, αξθεί ην έλα απ ηα δχν. Δηζαγσγή ζπλδέζεσλ ζε πξνβνιή Task Sheet Μπνξείηε λα εηζάγεηε ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο θαη ζε πξνβνιή Task Sheet. Δπηιέμηε View More Views Task Sheet. Δηζάγεηε ην ID, ηεο εξγαζίαο πνπ ζαο ελδηαθέξεη λα είλαη πξνεγνχκελε ηεο 6. ηε ζηήιε Predecessors εηζάγεηε πξψηα ηνλ αξηζκφ ηεο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο π.ρ. 4, ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο π.ρ. FS (ΛΔ) θαη ηνλ ρξφλν επηθάιπςεο ή θαζπζηέξηζεο π.ρ. -25% (Lead time). Αλ ζέιεηε λα εηζάγεηε θαη δεχηεξν predecessor γξάθεηε έλα ραξαθηήξα δηαρσξηζκνχ, πνπ είλαη ε εκηπεξίνδνο (;) θαη ηνλ θαηαγξάθεηε κε ηνλ ίδην ηξφπν. ηελ ειιεληθή έθδνζε 4ΛΔ-25%;5. Πιεθηξνινγήζηε έλα ; θαη ζηε ζπλέρεηα ηνλ επφκελν predecessor. Αλ ρξεηάδεηαη δψζηε ηνλ ηχπν ζχλδεζεο θαη ηνλ ρξφλν θαζπζηέξεζεο.

84 Δηζαγσγή ζπλδέζεσλ ζην δηάγξακκα δηθηύνπ ια ηα παξαπάλσ κπνξείηε λα ηα πινπνηήζεηε θαη ζην δηάγξακκα δηθηχνπ. Δπηιέμηε View Network Diagram. Παηήζηε ζηνλ predecessor. Σξαβήμηε πξνο ηνλ successor. Κάληε δηπιφ θιηθ ζηελ γξακκή εμάξηεζεο γηα λα ξπζκίζεηε ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο θαη ηνλ ρξφλν Lag (Καζπζηέξεζε). Γεκηνπξγία λένπ θόκβνπ Γηα λα πξνζζέζεηε κηα θαηλνχξγηα εξγαζία, ζην δηάγξακκα δηθηχνπ, κε κηα εμάξηεζε Finish to Start (Απφ Λήμε ζε Έλαξμε), δείμηε θαη παηήζηε ζηνλ Predecessor θαη ηξαβήμηε ηνλ δείθηε έμσ απφ ηνλ θφκβν ηνπ Predecessor. ηνλ λέν θφκβν, πνπ δεκηνπξγείηαη, πιεθηξνινγήζηε ην φλνκα ηεο λέαο εξγαζίαο θαη ηελ δηάξθεηά ηεο. Αλ ρξεζηκνπνηείηε πξνβνιή, πνπ θαιχπηεηε πιήξσο απφ ην δηάγξακκα δηθηχνπ θαη ζέιεηε λα δείηε, ζε δηπιή πξνβνιή, θαί ηελ θφξκα εξγαζίαο, επηιέμηε Window Split (Παπάθςπο Διαίπεζη). Δηζαγσγή πεξηνξηζκώλ Αλαθέξακε φηη ν πξνζδηνξηζκφο ππνρξεσηηθψλ εκεξνκεληψλ ιήμεο ή έλαξμεο κηαο εξγαζίαο πξέπεη λα ρξεζηκνπνηνχληαη πξνζεθηηθά θαη κφλν φηαλ είλαη απαξαίηεηεο γηαηί κπνξεί λα καο δπζθνιέςνπλ ζηνλ νιηθφ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ έξγνπ. Σν MS Project, κέζσ ηνπ Planning Wizard ή κε μερσξηζηά κελχκαηα, θξνληίδεη λα ζαο πξνεηδνπνηεί γηα ηα πξνβιήκαηα, πνπ πηζαλά ππάξρνπλ, ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ. ηαλ έρεηε κηα νκάδα εξγαζηψλ, πνπ πξέπεη λα ηειεηψζνπλ θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, είλαη θαιά λα εηζάγεηε έλα νξφζεκν ζην ηέινο ησλ εξγαζηψλ θαη λα ρξεζηκνπνηήζηε έλα πεξηνξηζκφ Finish No Later Than, πάλσ ζην νξφζεκν.

85 Αλ δελ ππάξρεη αξθεηφο ρξφλνο γηα λα εθηειεζηνχλ νη πξνεγνχκελεο εκεξνκελίεο ηνπ νξφζεκνπ, ην MS Project ζα εκθαλίζεη ηνλ νδεγφ Planning Winzard ή κελχκαηα γηα ην πξφβιεκα. Έηζη ζα γλσξίδεηε φηη πξέπεη λα θάλεηε θάηη κε ηηο πξνεγνχκελεο εξγαζίεο ή κε ηελ εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ ηνπ νξφζεκνπ. Ο ηχπνο θαη ε εκεξνκελία ελφο πεξηνξηζκνχ κπνξεί λα εηζαρζεί ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) κηαο εξγαζίαο. Παηήζηε ζην θνπκπί ηεο ιίζηαο γηα λα δείηε ηνπο πεξηνξηζκνχο θαη πηζαλά λα επηιέμεηε θάπνηνλ. Γψζηε ηελ εκεξνκελία, πνπ αθνξά ηνλ πεξηνξηζκφ. Αλ δελ εηζάγεηε εκεξνκελία, ην MS Project ρξεζηκνπνηεί ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία ηνπ ζπζηήκαηφο ζαο. Αλ δελ εηζάγεηε ρξφλν ρξεζηκνπνηεί 8:00. ηαλ εηζάγεηε κηα εκεξνκελία, αλ πξφθεηηαη λα βξίζθεηε ζηελ ηξέρνπζα ρξνληά, κπνξείηε λα δψζεηε κφλν εκέξα θαη κήλα. αλ εκεξνκελία επίζεο κπνξείηε λα πιεθηξνινγήζεηε today ή tomorrow.

86 Γηαθνπή ιεηηνπξγίαο κηαο εξγαζίαο Αλ θάπνηα εξγαζία πξφθεηηαη λα δηαθνπεί π.ρ. γηαηί νη πφξνη πξέπεη λα απαζρνιεζνχλ ζε άιιν έξγν, ή π.ρ. ιφγσ θαηξηθψλ ζπλζεθψλ, κπνξείηε λα ην παξνπζηάζεηε ζην γξάθεκα Gantt. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία θαη παηήζηε ην θνπκπί Split (Γηαίξεζε εξγαζίαο). Ζ βνήζεηα νζφλεο, πνπ εκθαλίδεηε, ζαο βνεζά λα δηαζπάζεηε ηελ εξγαζία. Μεηαθηλήζηε ηνλ δείθηε πάλσ ζηελ αληίζηνηρε ξάβδν Gantt θαη ζηελ εκεξνκελία πνπ επηζπκείηε λα γίλεη ε δηαθνπή. πσο κεηαθηλείηε ηνλ δείθηε πάλσ ζηελ ξάβδν ε βνήζεηα νζφλεο ζαο δείρλεη ηελ εκεξνκελία πνπ ζα αξρίδεη ην δεχηεξν ηκήκα αλ παηήζεηε θιηθ. Παηήζηε θιηθ θαη ζχξεηε κέρξη ηελ εκεξνκελία πνπ ζέιεηε λα αξρίδεη ην δεχηεξν ηκήκα. Ζ δηαθνπή ηεο εξγαζίαο απεηθνλίδεηαη κε δηαθεθνκκέλε γξακκή θαη είλαη ζε κνλάδεο ρξφλνπ ζχκθσλα κε ηελ δεπηεξεχνπζα θιίκαθα ρξφλνπ. Μπνξείηε λα δηαηξέζεηε κηα εξγαζία ζε φζα ηκήκαηα ζέιεηε. Μπνξείηε λα ζχξεηε έλα ηκήκα αξηζηεξά ή δεμηά γηα λα αιιάμεηε ηελ δηάξθεηα ηεο δηαθνπήο. Ο ρξφλνο δηαθνπήο δελ ππνινγίδεηαη ζηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, εθηφο αλ είλαη ηχπνπ Fixed Duration (ηαζεξήο δηάξθεηαο). Αλ αιιάμεη ε δηάξθεηα κηαο δηαηξεκέλεο εξγαζίαο, αιιάδεη ην ηειεπηαίν ηκήκα ηεο. Αλ πξνγξακκαηηζηεί μαλά κηα δηαηξεκέλε εξγαζία, π.ρ. αιιάμεη ε εκεξνκελία έλαξμήο ηεο, ηφηε φια ηα ηκήκαηά ηεο πξνγξακκαηίδνληαη μαλά. Γηα λα ελψζεηε κηα δηαηξεκέλε εξγαζία, ζχξεηε ην έλα ηκήκα κέρξη λα αγγίμεη ην άιιν ηκήκα.

87 Δηζαγσγή πεξηνδηθήο εξγαζίαο Πνιιά έξγα ρξεηάδνληαη θάπνηεο εξγαζίεο, φπσο νη ζπζθέςεηο πξνζσπηθνχ, πνπ είλαη πεξηνδηθά επαλαιακβαλφκελεο. Σηο εξγαζίεο απηέο ηηο δεκηνπξγείηε ζαλ επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίεο (recurring tasks) απφ ηελ επηινγή Insert Recurring Task (Ειζαγυγή Επαναλαμβανόμενηρ επγαζίαρ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Recurring Task Information (Πιεξνθνξίεο επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίαο), δψζηε ην φλνκα ηεο πεξηνδηθήο εξγαζίαο θαη ηα ππφινηπα ζηνηρεία πνπ νξίδνπλ ηελ δηάξθεηα, ηελ εκέξα πινπνίεζεο θαη ηελ πεξηνδηθφηεηα ηεο εξγαζίαο. Παηήζηε ΟΚ. Ζ εξγαζία ραξαθηεξίδεηαη απηφκαηα ζπγθεληξσηηθή (ζχλνςεο) κφλν πνπ ε ξάβδνο δηαθέξεη απφ απηέο ησλ θιαζηθψλ θχξησλ εξγαζηψλ γηα λα δείμεη ηελ πεξηνδηθφηεηα. Αλ παηήζεηε ην +, βιέπεηε φιεο ηηο δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο πνπ δεκηνπξγήζεθαλ.

88 Πξνζζήθε εξγαζίαο ζύλνςεο ηνπ έξγνπ Ζ χπαξμε κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο ζηελ πξψηε γξακκή ηνπ πιάλνπ πνπ ζπγθεληξψλεη φιεο ηηο ππφινηπεο ηνπ έξγνπ, είλαη πνιιέο θνξέο ηδηαίηεξα ρξήζηκε, γηαηί δίλεη άκεζα ζπγθεληξσηηθέο πιεξνθνξίεο γηα φιν ην έξγν (δηάξθεηα έξγνπ, θφζηνο θιπ.) ρσξίο λα ρξεηάδεηαη λα αλαηξέρεηε ζε άιιεο πξνβνιέο ή πίλαθεο. Απηφ κπνξείηε λα ην θάλεηε κφλνη ζαο ή λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ δπλαηφηεηα ηνπ MS Project. Γηα λα εκθαλίζεηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ ζηελ γξακκή 0. Δπηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ). ηελ θαξηέια View (Πξνβνιή), θάησ απφ ηνλ ηίηιν Outline options (Δπηινγέο δηάξζξσζεο), επηιέμηε Show project summary task (Δκθάληζε εξγαζίαο ζχλνςεο ηνπ έξγνπ). Δηζαγσγή γεληθώλ εξγαζηώλ Οη γεληθέο εξγαζίεο είλαη απηέο πνπ είλαη ελεξγέο ζε νιφθιεξν ην ρξνληθφ δηάζηεκα ηνπ έξγνπ φπσο ε Γηνίθεζε ηνπ έξγνπ, ν Πνηνηηθφο έιεγρνο θαη ε Σερληθή ππνζηήξημε. Οη εξγαζίεο απηέο κπνξνχλ λα εηζαρζνχλ ζην ζρέδην είηε ζαλ επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίεο (recurring tasks), είηε ζαλ εξγαζίεο ίζεο δηάξθεηαο κε ην έξγν. Γηα λα πεηχρεηε λα έρεηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο Γηνίθεζε έξγνπ ίζε κε απηή ηνπ ππφινηπνπ έξγνπ θαη ζπγρξφλσο απηή ε δηάξθεηα λα αιιάδεη δπλακηθά φηαλ αιιάδεη ε δηάξθεηα ηνπ ππφινηπνπ έξγνπ, θάληε θιηθ ζην πεδίν ηεο δηάξθεηαο ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο Τπφινηπν έξγνπ θαη αληηγξάςηε ην πεδίν (copy). ηε ζπλέρεηα θάληε θιηθ ζην πεδίν ηεο δηάξθεηαο ηεο εξγαζίαο Γηνίθεζε έξγνπ θαη επηιέμηε Edit Paste Special (Επεξεπγαζία Ειδική επικόλληζη). ην πιαίζην δηαιφγνπ Paste Special (Δηδηθή επηθφιιεζε), επηιέμηε Paste Link (Δπηθφιιεζε ζχλδεζεο)

89 πλδέζεηο ζπγθεληξσηηθώλ εξγαζηώλ ή ππνεξγαζηώλ πσο δηαπηζηψζαηε κπνξείηε λα ζπλδέζεηε ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο κεηαμχ ηνπο, έηζη ψζηε ε κηα λα αθνινπζεί ηελ άιιε. Απηφ είλαη κηα εχθνιε δηαδηθαζία θαη θαληάδεη θπζηθή, ηδηαίηεξα φηαλ ην έξγν είλαη ρσξηζκέλν ζε θάζεηο. Δίλαη φκσο κηα ηερληθή πνπ δπζθνιεχεη ηνλ έιεγρν ηνπ ζρεδίνπ σο πξνο ηελ πιεξφηεηα ηνπ δηθηχνπ θαη κπνξεί λα απνθξχςεη εξγαζίεο ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο. Γηα ηνλ ιφγν απηφ είλαη θαιχηεξα λα δηαζπλδέεηαη πξαγκαηηθέο εξγαζίεο κεηαμχ ηνπο. Π.ρ. ηελ ηειεπηαία ππνεξγαζία ηεο θάζεο 1, κε ηελ πξψηε ππνεξγαζία ηεο θάζεο 2. Δθηππώζηε ην ζρέδην Δθηππψζηε ηελ δνπιεηά πνπ θάλαηε κέρξη ηψξα θαη κνηξάζηε ηελ ζηνπο ζπλεξγάηεο ζαο γηα λα γλσξίδνπλ θαη πηζαλψο λα ζαο βνεζήζνπλ ζηα ζρέδηα θαη ηηο ζθέςεηο ζαο. Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή πνπ ζαο ελδηαθέξεη θαη παηήζηε ζην θνπκπί Print (Δθηχπσζε).

90 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

91 6. Δθρώξεζε πόξσλ θαη θνζηνιόγεζε εξγαζηώλ Ζ θαηαγξαθή ησλ αηφκσλ, ησλ κεραλεκάησλ θαη ησλ πιηθψλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζην έξγν θαη ζηε ζπλέρεηα ε εθρψξεζή ηνπο ζηηο εξγαζίεο θαηά ηελ δηάξθεηα, ηνπ ζρεδηαζκνχ ηνπ έξγνπ, ζαο βνεζά κε πνιινχο ηξφπνπο. αο δείρλεη : Πνηνο πξφθεηηαη λα εθηειέζεη ηηο εξγαζίεο. Πφηε ρξεηάδνληαη νη πφξνη ζηελ δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Σελ πηζαλφηεηα νη πφξνη λα έρνπλ εθρσξεζεί ζε ππεξβνιηθά πνιιέο ή ππεξβνιηθά ιίγεο εξγαζίεο, έηζη ψζηε λα γλσξίδεηε πσο ζα ζρεδηάζεηε ηηο κειινληηθέο ζαο απαηηήζεηο ζε πφξνπο. Πξνγξακκαηίζηε ζσζηά ην εξγαηηθφ ζαο δπλακηθφ. Δίλαη απφιπηα απαξαίηεην γηα ηελ επηηπρία ηνπ έξγνπ. Οη πφξνη ηππηθά θαηαλαιψλνπλ ψξεο απαζρφιεζεο θαη ρξήκα. Υξεηάδεηαη λα ηνπο πξνκεζεπηείηε θαη λα ηνπο δηαρεηξηζηείηε. Τπάξρνπλ δχν ηχπνη αλζξψπηλσλ πφξσλ, νη επψλπκνη θαη νη γεληθνί. Παξάδεηγκα αλζξψπηλσλ πφξσλ απνηειεί ε νκάδα ηνπ έξγνπ θαη νη ζπκκέηνρνη. Ζ νκάδα ηνπ έξγνπ ελεξγεί κέζα ζην έξγν. Οη ζπκκέηνρνη είλαη φινη απηνί πνπ έρνπλ έλα ηδηαίηεξν ελδηαθέξνλ γηα ηελ έξγν, απφ ηνλ πειάηε κέρξη ηνλ ρξήζηε θαη πνπ ζπάληα δαπαλνχλ ρξφλν ή πξνζπάζεηα γηα ηνλ ζρεδηαζκφ θαη ηελ πινπνίεζή ηνπ. ηαλ γλσξίδεηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ πνπ πξφθεηηαη λα εθρσξήζεηε ζε κηα ή πεξηζζφηεξεο εξγαζίεο ηφηε ν πφξνο είλαη επψλπκνο. Αλ δελ γλσξίδεηαη αθξηβψο πνηνο ζα εθηειέζεη θάπνηεο εξγαζίεο αιιά γλσξίδεηαη ηελ εηδηθφηεηα θαη ηηο ηθαλφηεηεο πνπ πξέπεη λα έρεη, ηφηε ν πφξνο είλαη γεληθφο (generic). Οη πφξνη είλαη ε βαζηθή πεγή εμφδσλ γηα ην έξγν. Γηαηεξψληαο πιεξνθνξίεο γηα ηα θφζηε θάζε εξγαζίαο, ζαο δίλεηαη ε δπλαηφηεηα λα γλσξίδεηε ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ θαη λα πξνγξακκαηίζεηε ηελ ξεπζηφηεηα ρξήκαηνο πνπ ρξεηάδεηαη. Μπνξνχκε λα πνχκε φηη ηα έμνδα ρσξίδνληαη ζε δχν βαζηθέο θαηεγνξίεο, ζηα ζηαζεξά έμνδα θαη ζηα κεηαβιεηά. Σα ζηαζεξά έμνδα δελ κεηαβάιινληαη ζηελ

92 δηάξθεηα ηνπ ρξφλνπ πινπνίεζεο ηνπ έξγνπ, ηα κεηαβιεηά εμαξηψληαη απφ ηηο ρξνλνινγηθέο θάζεηο ηνπ έξγνπ. ην MS Project κπνξείηε λα εηζάγεηε πφξνπο, θφζηνο γηα ηνπο πφξνπο θαη ζηαζεξά έμνδα (Fixed cost) γηα θάζε εξγαζία. Μπνξείηε επίζεο λα πξνζδηνξίζεηε ηηο εκέξεο θαη ηηο ψξεο θαηά ηηο νπνίεο θάζε πφξνο είλαη δηαζέζηκνο γηα δνπιεηά, ρξεζηκνπνηψληαο ηα εκεξνιφγηα πφξσλ. Σν MS Project ζηηο πξνεγνχκελεο εθδφζεηο ηνπ ρεηξηδφηαλ δχν ήδε πφξσλ, ηνπο πφξνπο εξγαζίαο (work resources) θαη ηνπο πιηθνχο πφξνπο (material resources). Πφξνη εξγαζίαο είλαη ηα άηνκα θαη ν εμνπιηζκφο, πνπ ζα απαζρνιεζνχλ ζην έξγν. Απφ ηελ έθδνζε 2007, ην MS Project ρεηξίδεηαη θαη πφξνπο θφζηνπο (cost resources) Οη πφξνη θφζηνπο κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ γηα λα απνδψζνπλ ζηηο εξγαζίεο, γεληθά έμνδα, φπσο έμνδα ηαμηδηψλ, δηακνλήο θιπ. Δίλαη πφξνη αλεμάξηεηνη απφ ηελ δηάξθεηα ή ηελ απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο ζηελ νπνία εθρσξνχληαη. Μηα επίζεο λέα δπλαηφηεηα ηνπ MS Project είλαη ν ραξαθηεξηζκφο ελφο πφξνπ θφζηνπο ζαλ Πξνυπνινγηζκφο (Budget). Πφξνη πξνυπνινγηζκνχ κπνξνχλ λα απνδνζνχλ κφλν ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ θαη ρξεζηκεχνπλ γηα λα ζέζνπλ ηα φξηα ηνπ δηαζέζηκνπ πξνυπνινγηζκνχ γηα κία ή πεξηζζφηεξεο θαηεγνξίεο εμφδσλ θαη λα βνεζνχλ ζηνλ έιεγρν. Πξνζέγγηζε αλαγθώλ ζε πόξνπο ηαλ πξνζεγγίδεηε ηηο αλάγθεο ζε πφξνπο, κηαο εξγαζίαο, λα ζπκάζηε ηελ δηάξθεηα θαη ηελ νξηνζέηεζε ηεο εξγαζίαο. Θέζεηε ζην εαπηφ ζαο ηηο παξαθάησ εξσηήζεηο: Ση είδνπο άλζξσπνη ρξεηάδνληαη γηα ηελ εξγαζία? Ση επίπεδν ηθαλνηήησλ πξέπεη λα έρεη ν θαζέλαο? Μπνξεί θάζε εηδηθεπκέλνο ππάιιεινο λα εθηειέζεη ηελ εξγαζία ή ππάξρεη κφλν έλαο πνπ είλαη ηθαλφο. Πφζνπο αλζξψπνπο ρξεηάδεζηε γηα λα ηειεηψζεηε ηελ εξγαζία ζην ρξφλν, πνπ επηζπκείηε. Σελ θακπχιε κάζεζεο ησλ πφξσλ. Σν αλζξψπηλν δπλακηθφ απνδίδεη ιηγφηεξν ζηελ αξρή ηνπ έξγνπ απ φηη αξγφηεξα φηαλ εμνηθεησζεί κε απηφ. Ση άιινπο πφξνπο ρξεηάδεζηε? Ση εξγαιεία π.ρ. plotters

93 Έλαο ηξφπνο γηα λα αλαιχζεηε ηηο απαηηήζεηο ζε πφξνπο γηα κηα εξγαζία, είλαη λα αλαηξέμεηε ζε θάπνηα παξφκνηα εξγαζία παιαηνηέξνπ έξγνπ. Βέβαηα πξέπεη λα πάξεηε ζνβαξά ππφςε ηηο δηαθνξέο κεηαμχ ησλ δχν εξγαζηψλ, ηφζν ζην κέγεζνο (αλ είλαη δηαθνξεηηθνχ κεγέζνπο) φζν θαη ζηνπο πφξνπο (αλ π.ρ. ε εκπεηξία ησλ ζπκκεηερφλησλ ήηαλ δηαθνξεηηθή). πσο πάληα, επηηξέςηε ζ απηνχο πνπ γλσξίδνπλ ηελ εξγαζία λα ζπκκεηέρνπλ ζηελ πξνζέγγηζε ησλ πφξσλ, κπνξνχλ λα πξνζεγγίζνπλ ηηο αλάγθεο αθξηβέζηεξα. Καηά ην δηάζηεκα, πνπ πξνζεγγίδεηε ηηο αλάγθεο ζε πφξνπο, πηζαλά λα δηαπηζηψζεηε φηη κηα εξγαζία πξέπεη λα ζπάζεη ζε δεπηεξεχνπζεο γηα λα ζαο δψζεη θαιχηεξε δπλαηφηεηα πξνζέγγηζεο. Με δηζηάζεηε λα ην θάλεηε, θαη λα πξνζδηνξίζεηε δηάξθεηεο, εμαξηήζεηο θ.ι.π. γηα ηηο λέεο ππνεξγαζίεο. Πξνζέγγηζε θόζηνπο Σν θφζηνο ειέγρεη ηελ ηαρχηεηα κε ηελ νπνία εθηειείηαη κηα εξγαζία θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ρξεζηκνπνηνχληαη νη πφξνη, επηηξέπνληαο ή κε επηηξέπνληαο, επηπξφζζεηα έμνδα λα επηηαρχλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ. Π.ρ. κε ππεξσξίεο ή εμσηεξηθνχο ζπλεξγάηεο. Πνιιά θφζηε είλαη άκεζα ζπλδεδεκέλα κε ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ (ζηαζεξά θφζηε). Ο πξνυπνινγηζκφο ηνπ έξγνπ είλαη βαζηζκέλνο ζ απηά ηα θφζηε ζπλ ηα θφζηε ησλ πφξσλ. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε έλα πξνυπνινγηζκφ έξγνπ, απνδίδεηε έλα θφζηνο ζε θάζε πφξν θαη ζηελ ζπλέρεηα εηζάγεηε ην ζηαζεξφ θφζηνο ζε θάζε εξγαζία ε νπνία ίζσο ρξεηάδεηαη λα έρεη ηέηνηνπ είδνπο θφζηνο. ρεδηάδνληαο ηα θφζηε κπνξείηε : Να ειέγμεηε ηα πηζαλά πξνβιήκαηα ζε ξεπζηφηεηα θαη λα γλσξίδεηε πφζα ρξήκαηα ρξεηάδεζηε θαη πφηε κπνξείηε λα ηα μνδέςεηε. Να παίμεηε κε ηνπο πφξνπο, αλάινγα κε ην θφζηνο ηνπο, γηα λα κεηψζεηε ηα έμνδα. Να αλαζέζεηε ηελ επζχλε ηνπ θφζηνπο ζε θάπνην manager ή θάπνην ηκήκα, πνπ ζα παξαθνινπζήζεη ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγν, έηζη ψζηε νη θάζεηο ηνπ λα βξίζθνληαη ζηα πιαίζηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ.

94 Υξεζηκνπνηώληαο ην MS Project ην MS Project κπνξείηε λα εηζάγεηε πφξνπο θαη λα εθρσξήζεηε ηνπο πφξνπο ζε εξγαζίεο κε δχν βαζηθνχο ηξφπνπο. Να εηζάγεηε φινπο ηνπο πφξνπο καδί, θαη λα ηνπο εθρσξήζεηε ζηηο εξγαζίεο αξγφηεξα. Να εηζάγεηε θαηλνχξγηνπο πφξνπο, ζπγρξφλσο κε ηελ εθρψξεζή ηνπο ζε θάπνηα εξγαζία. Σν MS Project δηαηεξεί φινπο ηνπο πφξνπο ζε κηα δεμακελή πφξσλ (resource pool). Απηή κπνξεί λα κνηξαζηεί θαη κε άιια έξγα. Κάζε πφξνο έρεη ην δηθφ ηνπ εκεξνιφγην, πνπ θαη αξρή είλαη φκνην κε ην βαζηθφ ηνπ έξγνπ. ηαλ εηζάγεηε πφξνπο, κπνξείηε ζπγρξφλσο λα εηζάγεηε θαη ην θφζηνο ηνπο. Απφ ηα θφζηε απηά θαη ηα ζηαζεξά θφζηε θάζε εξγαζίαο, ζα ππνινγηζηνχλ ηα νιηθά θφζηε ηνπ έξγνπ. Πσο πξνγξακκαηίδεη ηνπο πόξνπο ην MS Project Έλα έξγν είλαη κηα κεγάιε εξγαζία, πνπ έρεη κηα ζπγθεθξηκέλε αξρή θαη έλα ζπγθεθξηκέλν ηέινο (ρξνλνδηάγξακκα, timeline), έλα ζπγθεθξηκέλν θπζηθφ αληηθείκελν (scope) θαη έλα ζπγθεθξηκέλν πξνυπνινγηζκφ (budget). Σα ηξία απηά ζπζηαηηθά θαινχληαη Σξίγσλν έξγνπ. Ζ ζρέζε κεηαμχ Γηάξθεηαο (Duration), Απαζρφιεζεο (Work) θαη Μνλάδσλ (Units), κηαο εξγαζίαο, κπνξεί άλεηα λα ραξαθηεξηζηεί Σξίγσλν ησλ Βεξκνχδσλ. Δίλαη ην ζεκείν πνπ νη πεξηζζφηεξνη ρξήζηεο δπζθνιεχνληαη ζηελ ρξήζε ηνπ MS Project, επεηδή δελ κπνξνχλ λα θαηαιάβνπλ, πσο ην MS Project θάλεη ηνπο ππνινγηζκνχο φηαλ θάπνηα απφ ηηο ηξεηο κεηαβιεηέο αιιάδεη. Σξεηο είλαη νη πίλαθεο πνπ παίξλνπλ κέξνο. Οη εξγαζίεο, νη πφξνη θαη ν πίλαθαο εθρψξεζεο πφξσλ. ηαλ εθρσξείηε έλα πφξν ζε κηα εξγαζία, εηζάγεηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ θαη ηηο κνλάδεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ πφξνπ (πιήζνο-πφζνη, ζε αξηζκφ ή πνζνζηηαία), πνπ ζα δνπιέςνπλ ζηελ εξγαζία. Σν MS Project ππνινγίδεη ην θφξην εξγαζίαο (απαζρφιεζεο) θάζε πφξνπ, πνπ

95 εθρσξείηαη ζηελ εξγαζία : Απαζρφιεζε = Γηάξθεηα * Μνλάδεο (Work=Duration*Units). Απαζρφιεζε κηαο εξγαζίαο, είλαη ην ζχλνιν ηεο απαζρφιεζεο φισλ ησλ πφξσλ, πνπ δηαηίζεληαη ζηελ ζπγθεθξηκέλε εξγαζία, π.ρ. αλ ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο Prepare market plan είλαη 40h θαη εηζάγεηε ηνπο παξαθάησ πφξνπο θαη ηηο κνλάδεο ηνπο, ε απαζρφιεζε ππνινγίδεηε φπσο παξαθάησ. λνκα Πφξνπ πνπ εθρσξείηαη Μνλάδεο (Units) Τπνινγηζκφο Απαζρφιεζεο Αλδξένπ 1 40h Τπάιιεινη ηνπ Marketing 3 120h Γεσξγίνπ h ινη νη πφξνη, ζην παξαπάλσ παξάδεηγκα, δηαηίζεληαη λα δνπιέςνπλ γηα φιε ηελ δηάξθεηα ηεο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίαο. Ο Γεσξγίνπ δνπιεχεη γηα ηελ εξγαζία κφλν γηα 1/4 ηεο εκέξαο (part time). Πξνζέμηε φηη απηφ ηζρχεη, αλ ε παξαπάλσ εθρψξεζε, γίλεη θαη γηα ηνπο 3 πφξνπο καδί ζηελ αξρηθή εθρψξεζε πφξσλ, πξνυπνζέηνληαο φηη δηαηεξήζεθε ε πξνεπηιεγκέλε ηηκή Fixed Work θαη Effort driven. Απφ εθεί θαη πέξα ηζρχνπλ απηά πνπ πεξηγξάθνληαη παξαθάησ. Ζ ζρέζε κεηαμχ ηνπ ηξηγψλνπ έξγνπ θαη ηνπ ηξηγψλνπ Απαζρφιεζε-Μνλάδεο- Γηάξθεηα είλαη άκεζε. Scope Work Project Assignment Budget Timeline Units Duration Ζ Απαζρφιεζε ζρεηίδεηαη κε ηελ έθβαζε. Ζ Απαζρφιεζε πξνζδηνξίδεη ηη ζα εθπιεξσζεί κέζσ ηεο εθρψξεζεο : 24 ψξεο βαςίκαηνο, 4 ψξεο κεηαθνξάο, 36 ψξεο εθπαίδεπζεο θ.ι.π. Ζ εθρψξεζε αλζξψπηλσλ Μνλάδσλ ή Μνλάδσλ εμνπιηζκνχ ζε κηα εξγαζία ππεηζέξρεηαη ζην θφζηνο. Ζ Γηάξθεηα είλαη ρξφλνο, πνπ ππεηζέξρεηαη ζηνλ ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ (ρξνλνινγηθή θάζε, timeline) ηνπ έξγνπ.

96 Οη φξνη είλαη δηαθνξεηηθνί, αιιά ε νπζία είλαη ίδηα. Μηα αιιαγή ζην θπζηθφ αληηθείκελν, απαηηεί απφ ηνλ manager, λα ξπζκίζεη μαλά ηνλ πξνυπνινγηζκφ ή ην ρξνλνπξφγξακκα. Μηα αιιαγή ζηνλ φγθν εξγαζίαο (Απαζρφιεζεο) ππνρξεψλεη ην MS Project λα ππνινγίζεη μαλά ηηο Μνλάδεο ή ηελ Γηάξθεηα (Απαζρφιεζε = Γηάξθεηα * Μνλάδεο). ηαλ πξνζεγγίδεηε ηελ δηάξθεηα θάζε εξγαζίαο επηιέγεηε θαη κηα κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ (Task type θαη Effort driven). Βξίζθεηε ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο). Οη ηξείο κεηαβιεηέο πνπ παίξλνπλ κέξνο ζηνπο απηφκαηνπο ππνινγηζκνχο πνπ θάλεη ην MS Project είλαη ε Γηάξθεηα, ε Απαζρφιεζε θαη νη Μνλάδεο. (Απαζρφιεζε= Γηάξθεηα * Μνλάδεο) Τπάξρνπλ 5 ζπλδπαζκνί : Fixed Units & Effort driven Fixed Units Fixed Work & Effort driven Fixed Duration Fixed Duration & Effort driven

97 ηαζεξά (Fixed), ζεκαίλεη φηη ε ηηκή ηεο κεηαβιεηήο ζα είλαη ζηαζεξά θαη δελ ζα ππνινγηζηεί απηφκαηα απφ ην MS Project φηαλ αιιάμεηε κηα απφ ηηο ππφινηπεο δχν κεηαβιεηέο. Γελ ζεκαίλεη φηη δελ έρεηε δηθαίσκα λα δηνξζψζεηε ηελ κεηαβιεηή πνπ είλαη ζηαζεξά. Γηα θάζε εξγαζία ζέηεηε ηνλ ηχπν ηεο, βαζηζκέλνη ζηε κεηαβιεηή πνπ ζέιεηε λα δηαηεξήζεηε ζηαζεξά (ειεγρφκελε). Δπηιέγεηαη Effort driven βαζηζκέλνη ζηελ θχζε ηεο εξγαζίαο. Αλ πξνζζέηνληαο επηπιένλ πφξνπο κεηψλνληαη νη εκέξεο ή νη ψξεο απφ ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο κέρξη ηελ νινθιήξσζή ηεο, ηφηε είλαη Effort driven. Αλ ε πξνζζήθε πφξσλ δελ επεξεάδεη ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο ηφηε δελ είλαη Effort driven. Αο εμεηάζνπκε ηνπο 5 ζπλδπαζκνχο. Fixed Units (ηαζεξέο κνλάδεο) ε κηα ηέηνηα εξγαζία, ηελ πξψηε θνξά πνπ αλαζέηεηε πφξνπο, ην MS Project, ππνινγίδεη ηελ πνζφηεηα ηεο εξγαζίαο (Απαζρφιεζεο) πνπ κπνξνχλ λα θάλνπλ νη πφξνη πνιιαπιαζηάδνληαο ηελ Γηάξθεηα κε ηηο Μνλάδεο. Μεηά ηελ αξρηθή εθρψξεζε, ην MS Project θξαηάεη ζηαζεξέο ηηο Μνλάδεο θαη ξπζκίδεη ηελ Γηάξθεηα φηαλ αιιάδεη ε Απαζρφιεζε ή νη Μνλάδεο. Αλ αιιάμεη ε Γηάξθεηα ππνινγίδεη ηελ Απαζρφιεζε. Γηα εξγαζίεο απηνχ ηνπ ηχπνπ, πνπ ζέιεηε λα ηειεηψζνπλ γξεγνξφηεξα : Απμήζηε ηηο Μνλάδεο. Σσνοπτικά: Αλ πξνζζέζεηε ε αθαηξέζεηε Μνλάδεο αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Αλ αιιάμεηε ην πνζνζηφ κηαο Μνλάδαο, αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Αλ ξπζκίζεηε Γηάξθεηα, αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Αλ αιιάμεηε Απαζρφιεζε αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Fixed Units & Effort driven (ηαζεξέο κνλάδεο & Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) Με Fixed Units ην MS Project δελ ππνινγίδεη Μνλάδεο. Με Fixed Units & Effort driven, κέλεη κφλν ε Γηάξθεηα πνπ κπνξεί λα ππνινγίδεηαη. Γηα εξγαζίεο απηνχ ηνπ ηχπνπ, πνπ ζέιεηε λα ηειεηψζνπλ γξεγνξφηεξα : Πξνζζέζηε πφξνπο.

98 Σσνοπτικά: Αλ πξνζζέζεηε ε αθαηξέζεηε Μνλάδεο αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Αλ αιιάμεηε ην πνζνζηφ κηαο Μνλάδαο, αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Αλ αιιάμεηε Γηάξθεηα, αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Αλ αιιάμεηε Απαζρφιεζε αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Fixed Work (ηαζεξή εξγαζία) ε κηα ηέηνηα εξγαζία, ηελ πξψηε θνξά πνπ αλαζέηεηε πφξν, ην MS Project, ππνινγίδεη ηηο Μνλάδεο πφξνπ πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ νινθιήξσζε ηεο εξγαζίαο δηαηξψληαο ηελ Απαζρφιεζε κε ηελ Γηάξθεηα. Μεηά ηελ αξρηθή εθρψξεζε, ην MS Project θξαηάεη ζηαζεξή ηελ Απαζρφιεζε. Αιιαγή ζηελ Γηάξθεηα επεξεάδεη ηηο Μνλάδεο Αιιαγή ζηηο Μνλάδεο επεξεάδεη ηελ Γηάξθεηα. Οη εξγαζίεο απηνχ ηνπ ηχπνπ είλαη πάληα Effort driven. Γηα εξγαζίεο απηνχ ηνπ ηχπνπ, πνπ ζέιεηε λα ηειεηψζνπλ γξεγνξφηεξα : Πξνζζέζηε πφξνπο. Αλ γλσξίδεηε πφζεο κέξεο έρεηε γηα λα ηειεηψζεη ε εξγαζία, κπνξείηε λα ζέζεηε ηελ Γηάξθεηα θαη ην MS Project λα ππνινγίζεη ηηο Μνλάδεο πνπ απαηηνχληαη. Θα δείηε ηελ δηαθνξά κεηαμχ εξγαζηψλ Fixed Work θαη ηνπ πξνεπηιεγκέλνπ ηχπνπ Fixed Units & Effort driven, αλ αιιάμεηε ηελ Γηάξθεηα. Με ηελ ηειεπηαία αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Με ηελ πξψηε αιιάδνπλ νη Μνλάδεο γαηί ην MS Project δελ ζέιεη λα αιιάμεη ηελ Απαζρφιεζε. Σσνοπτικά: Αλ πξνζζέζεηε ε αθαηξέζεηε έλα πφξν αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Αλ αιιάμεηε ην πνζνζηφ κηαο Μνλάδαο, αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Αλ αιιάμεηε Απαζρφιεζε, αιιάδεη ε Γηάξθεηα. Αλ αιιάμεηε Γηάξθεηα, αιιάδνπλ νη Μνλάδεο. Fixed duration (ηαζεξή δηάξθεηα) ε κηα ηέηνηα εξγαζία, ηελ πξψηε θνξά πνπ αλαζέηεηε πφξν, ην MS Project, ππνινγίδεη ηελ πνζφηεηα ηεο εξγαζίαο (Απαζρφιεζεο), πνπ κπνξεί λα θάλεη ν πφξνο πνιιαπιαζηάδνληαο ηελ Γηάξθεηα κε ηηο Μνλάδεο. Μεηά ηελ αξρηθή εθρψξεζε, ην MS Project θξαηάεη ζηαζεξή ηελ Γηάξθεηα. Έζησ θαη αλ πξνζζέζεηε πφξνπο ζηελ εξγαζία θαη κε ηνλ ηξφπν απηφ απμήζεηε ηελ Απαζρφιεζε, ε εξγαζία

99 ζα ηειεηψζεη ζην ίδην δηάζηεκα. Σσνοπτικά: Αλ πξνζζέζεηε ε αθαηξέζεηε πφξνπο αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Αλ αιιάμεηε ην πνζνζηφ κηαο Μνλάδαο, αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Αλ αιιάμεηε Απαζρφιεζε, αιιάδνπλ νη Μνλάδεο. Αλ αιιάμεηε Γηάξθεηα αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Fixed duration & Effort driven (ηαζεξή δηάξθεηα & Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) ε κηα ηέηνηα εξγαζία, δελ κπνξνχλ λα απμεζνχλ νχηε ε Γηάξθεηα νχηε ε Απαζρφιεζε. Αλ πξνζζέζεηε πφξνπο, ζεκαίλεη φηη ζα κεησζεί ην πνζνζηφ ηεο Μνλάδαο ηνπο. Θα δνπιεχνπλ ιηγφηεξεο ψξεο ζηελ εξγαζία θαη έηζη κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ αιινχ. Αλ αιιάμεηε ην πνζνζηφ Μνλάδαο ελφο πφξνπ ην MS Project αιιάδεη ηελ Απαζρφιεζε. Γηαρεηξίδεζηε ηέηνηνπ ηχπνπ εξγαζίεο, ξπζκίδνληαο ηελ Γηάξθεηα έηζη ψζηε λα εθηειεζηεί ε δνπιεηά κε ιηγφηεξνπο πφξνπο. Σσνοπτικά: Αλ πξνζζέζεηε ε αθαηξέζεηε Μνλάδεο αιιάδνπλ νη Μνλάδεο. Αλ αιιάμεηε ην πνζνζηφ κηαο Μνλάδαο, αιιάδεη ε Απαζρφιεζε. Αλ απμήζεηε Γηάξθεηα, αιιάδνπλ νη Μνλάδεο. Αλ αιιάμεηε Απαζρφιεζε, αιιάδνπλ νη Μνλάδεο. Ηκεξνκελίεο απαζρόιεζεο Ζ Γηάξθεηα θάζε πφξνπ δελ εκθαλίδεηαη πνπζελά ζην MS Project. Μπνξείηε λα ηελ ππνινγίζεηε δηαηξψληαο ηελ Απαζρφιεζε κε ην πιήζνο (Μνλάδεο). Μπνξείηε επίζεο λα δείηε ηελ πξνγξακκαηηζκέλε έλαξμε θαη ιήμε θάζε πφξνπ ζηελ θφξκα εξγαζηψλ, επηιέγνληαο Format Details Resource Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Φπονοδιάγπαμμα πόπυν).

100 Οιηθή Απαζρφιεζε γηα θάζε πφξν. Μπνξείηε λα αιιάμεηε ηηο ηηκέο πνπ ππνιφγηζε ην MS Project. Ζκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο θάζε πφξνπ πνπ έρεη εθρσξεζεί ζηελ εξγαζία. Τπνινγίδνληαη απφ ην MS Project. ηαλ εθρσξείηε πεξηζζφηεξνπο απφ έλαλ πφξνπο ζε κηα εξγαζία, ν πφξνο πνπ ζα ηειεηψζεη ηειεπηαίνο, πξνζδηνξίδεη θαη ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. Γεληθέο παξαηεξήζεηο γηα ηνλ ηύπν εξγαζίαο θαη ηελ θαζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο Ο πξνεπηιεγκέλνο ηχπνο εξγαζίαο είλαη Fixed Units θαη ελεξγφ ην Effort driven. ηελ αξρηθή θάζε ηνπ ζρεδηαζκνχ, θαιφ είλαη λα έρεηε ελεξγφ ηνλ ηχπν εξγαζίαο Fixed Duration θαη αλελεξγφ ην Effort driven. Οη παξαθάησ βαζηθνί θαλφλεο κπνξνχλ λα ζαο βνεζήζνπλ: Οξίζηε ηνλ ηχπν ηεο εξγαζίαο θαη ην Effort driven πξηλ θαηαρσξήζεηε εθηηκψκελε δηάξθεηα ή απαζρφιεζε. Δπηιέμηε Effort driven, κφλν γηα ηχπν εξγαζίαο Fixed Work. Καηαρσξήζηε εθηίκεζε γηα ηελ δηάξθεηα ή εθηίκεζε γηα ηελ απαζρφιεζε (εξγαζία). ρη θαη ηα δχν. Απνηειεί ηελ πξψηε κεηαβιεηή ζηνλ ηχπν Απαζρφιεζε=Μνλάδεο * Γηάξθεηα Κάληε πηζαλέο αιιαγέο ζηελ εθηηκψκελε δηάξθεηα ή απαζρφιεζε πξηλ εθρσξήζεηε πφξνπο. Δθρσξήζηε πφξνπο. Απνηεινχλ ηελ δεχηεξε κεηαβιεηή ζηνλ ηχπν. Παξαηεξήζηε ηελ ηηκή πνπ ππνινγίδεηαη γηα ηελ ηξίηε κεηαβιεηή ηνπ ηχπνπ. Αθνχ εθρσξήζεηε πφξνπο ζα πξέπεη λα είζηε πξνζεθηηθνί αλ πξέπεη λα αιιάμεηε θάπνηα απφ ηηο ηξείο κεηαβιεηέο: δηάξθεηα, κνλάδεο, απαζρφιεζε.

101 Μελ αιιάδεηε ηελ κεηαβιεηή πνπ είλαη ραξαθηεξηζκέλε ζηαζεξή κέζσ ηνπ ηχπνπ εξγαζίαο. Αλ πξέπεη λα ηελ αιιάμεηε θξνληίζηε ην απνηέιεζκα λα είλαη πξνβιέςηκν. Μεηά ηελ αιιαγή κηαο κεηαβιεηήο απνδερηείηε ηελ αιιαγή (Enter) θαη κεηά πξνρσξήζηε ζηελ αιιαγή θάπνηαο άιιεο κεηαβιεηήο. Ηδηαίηεξα ζηελ θφξκα εξγαζίαο, απνδνρή αιιαγήο ζεκαίλεη λα θάλεηε θιηθ ζην OK. Αλ παξαηεξήζεηε φηη νη ππνινγηζκνί δελ είλαη νξζνί, αθαηξέζηε ηελ εθρψξεζε ησλ πφξσλ, θαη μαλαθάληε ηελ. Αλ ζπλερίδνπλ λα είλαη ιαλζαζκέλνη, αθαηξέζηε ηνπο πφξνπο, θαζαξίζηε ην κεηαβιεηφ πεδίν θαη θάληε ηα φια μαλά. ηαλ αιιάδεηε ηνλ ηχπν εξγαζίαο, ην MS Project ζα ηνλ πάξεη ππφςε ηνπ ζηνλ επφκελν ππνινγηζκφ πνπ ζα θάλεη. Γηα λα δηαιέμεηε πνηα κεηαβιεηή ζα θξαηήζεηε ζηαζεξά ειέγμηε: Αλ νη αλζξσπνψξεο είλαη ζηαζεξέο επηιέμηε Fixed work. Αλ ν ρξφλνο κεηαμχ έλαξμεο θαη ιήμεο είλαη ζηαζεξφο επηιέμηε Fixed duration. Αλ ην πιήζνο ησλ αηφκσλ είλαη ζηαζεξφ επηιέμηε Fixed units. Δηζαγσγή λέσλ πόξσλ Αλ έρεηε έηνηκε κηα ιίζηα πφξσλ, ν επθνιφηεξνο ηξφπνο γηα λα ηνπο εηζάγεηε φινπο καδί, είλαη λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην θχιιν πφξσλ (Resource Sheet) θαη ζηε ζπλέρεηα λα ηνπο εθρσξήζεηε ζηηο εξγαζίεο, επηιέγνληάο ηνπο απφ ιίζηα επηινγήο, ρξεζηκνπνηψληαο ην γξάθεκα Gantt ή ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet). Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε λένπο πφξνπο, ζηελ θφξκα πφξσλ (Resource Form), πνπ δείρλεη έλα πφξν θάζε θνξά. ηαλ εηζάγεηε λένπο πφξνπο πξέπεη ήδε λα γλσξίδεηε : Σν φλνκα ηνπ πφξνπ. Σν βαζηθφ εκεξνιφγην γηα ηνλ πφξν, αλ ρξεζηκνπνηείηε πεξηζζφηεξα απφ έλα ζην έξγν. Οη πφξνη κπνξεί λα είλαη άηνκα (Απνζηφινπ, Γεσξγίνπ, Γθφηζε), νκάδεο (Κηίζηεο, Μεραληθνί), εμνπιηζκφο, ή πιηθά (ζηελ έθδνζε 2007 θαη πφξνη θφζηνπο). Υξεζηκνπνηήζηε νκάδεο, φηαλ νη ζπκκεηέρνληεο δελ είλαη ζηαζεξνί. Αλ ν πφξνο δελ είλαη επψλπκνο αιιά θάπνηα νκάδα, πνπ ραξαθηεξίδεηαη απφ

102 ζπγθεθξηκέλε εμεηδίθεπζε, κπνξείηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Resource information (Πιεξνθνξίεο πφξνπ) θαη ηελ θαξηέια General (Γεληθά) λα ηνλ ραξαθηεξίζεηε Generic (Γεληθφ), γηα λα ηνλ μερσξίδεηαη απφ ηνπο επψλπκνπο πφξνπο. Αλ ελδηαθέξεζηε γηα ηα θφζηε ησλ πφξσλ, πξέπεη λα γλσξίδεηε : Σελ ζηαζεξή ακνηβή ηνπο αλά ψξα, εκέξα, βδνκάδα, κήλα ή ρξφλν. Σελ ππεξσξηαθή ηνπο ακνηβή, αλ εθαξκφδεηαη. Πφηε ηα θφζηε ηνπο ζπζζσξεχνληαη. ηαλ αξρίδεη ε εξγαζία, πξννδεπηηθά ή ζην ηέινο. ηαλ εηζάγεηε θφζηε γξάςηε ην πνζφ, έλα slash (/) θαη κεηά ηελ κνλάδα ηνπ ρξφλνπ. Π.ρ. 100/h ζεκαίλεη 100 EUR αλά ψξα εξγαζίαο. Ζ πξνεπηιεγκέλε κνλάδα είλαη ε ψξα. Οη κνλάδεο πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη είλαη m, h, d, w, mo, y. Πξνζέμηε φηη ην m είλαη γηα ιεπηά θαη φρη κήλεο. ηελ ειιεληθή έθδνζε ρξεζηκνπνηήζηε ι, σ, ε, ε, κ αληίζηνηρα. Σν ζύκβνιν Ννκίζκαηνο Σν ζχκβνιν λνκίζκαηνο, πνπ εκθαλίδεηαη ζηα θφζηε, κπνξείηε λα ην αιιάμεηε επηιέγνληαο Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) και ηην καπηέλα View (Πποβολή). Δηζαγσγή πόξσλ ζην θύιιν πόξσλ Γηα λα δνπιέςεηε κε ην θχιιν πφξσλ επηιέμηε : View Resource Sheet (Πποβολή Φύλλο πόπυν). ην πεδίν Resource Name, δψζηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ. ηε ζηήιε Max Units (Μεγ. Μνλάδεο) εηζάγεηε ην πιήζνο ησλ αηφκσλ (κνλάδσλ), πνπ ζπκκεηέρνπλ ζηνλ πφξν. Αλ ην δέρεηαη κε πνζνζηφ, γηα λα ην αιιάμεηε ζε δεθαδηθέο, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ ) ηελ θαξηέια Schedule

103 (Υξνλνδηάγξακκα) θαη ζην πεδίν Show assignment units as (Δκθάληζε κνλάδσλ αλάζεζεο σο) επηιέμηε Decimal (Γεθαδηθέο). 1 ή 100% ζεκαίλεη φηη ν Απνζηφινπ δηαζέηεη ην 100% ηνπ ρξφλνπ ηνπ γηα ηελ εξγαζία πνπ ζα ηνπ αλαηεζεί. Οη κέγηζηεο κνλάδεο απνηεινχλ ην φξην, πάλσ απφ ην νπνίν ν πφξνο ζεσξείηαη φηη έρεη ππεξ-αλαηεζεί. Σν MS Project ζα ζαο εηδνπνηήζεη αλ αλαζέζεηε ζηνλ Απνζηφινπ εξγαζίεο πνπ ππεξβαίλνπλ ην 100% ησλ δπλαηνηήησλ ηνπ ζχκθσλα κε ην εκεξνιφγηφ ηνπ (ππεξ-αλάζεζε). ην πεδίν Accrue At (Πξνζαχμεζε ζε) πνπ νξίδεη ηνλ ηξφπν ηεο ζπζζψξεπζεο εμφδσλ (ηξφπν πιεξσκήο), επηιέμηε Start (Έλαξμε) (ζηελ αξρή ηεο εξγαζίαο), Prorated (Πξνεθηίκεζε) (πξννδεπηηθά κε ηελ εμέιημε ηεο εξγαζίαο) ή End (Λήμε) (ζην ηέινο ηεο εξγαζίαο). Σν πεδίν Type (Σχπνο) πξνζδηνξίδεη αλ ζα είλαη πφξνο απαζρφιεζεο (εξγαζίαο), πιηθφ ή πφξνο θφζηνπο. Δδψ δίλεηε ηε κέζνδν ζπζζψξεπζεο ησλ εμφδσλ. Παηήζηε ζην θνπκπί ιίζηαο γηα λα δείηε ηηο ππφινηπεο ηηκέο, πνπ κπνξεί λα πάξεη ην πεδίν Accrue At. Καη εδψ κπνξεί λα γίλεη καδηθή αιιαγή πιεξνθνξηψλ, γηα πεξηζζφηεξνπο απφ έλα πφξνπο, κέζσ επηινγήο ηνπο θαη ζηε ζπλέρεηα ρξήζεο ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Multiple Resource Information (Πιεξνθνξίεο γηα πνιινχο πφξνπο). Δπηιέγεηε Project Resource Information (Έπγο Πληποθοπίερ πόπυν) ή παηάηε ην θνπκπί Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ). Δπίζεο κπνξεί λα γίλεη καδηθή θαηαρψξηζε γηα πεξηζζφηεξνπο απφ έλα πφξνπο, κέζσ ηεο επηινγήο Edit Fill Down (Επεξεπγαζία Σςμπλήπυζη Κάηυ). Δπηιέμηε ην πεδίν πνπ ζέιεηε λα αληηγξαθεί. ηε ζπλέρεηα, θάησ απ απηφ, επηιέμηε ηα θειηά, ζηελ ίδηα ζηήιε, ηα νπνία ζέιεηε λα γεκίζνπλ κε ηελ ίδηα ηηκή. Κάληε ηελ επηινγή Edit Fill Down. Σν ίδην γίλεηαη θαη απφ ην ρεηξηζηήξην απηφκαηνπ γεκίζκαηνο ελφο θειηνχ.

104 Οη ζηαζεξέο ακνηβέο θαη νη ακνηβέο ππεξσξηψλ είλαη πξνεπηιεγκέλα κεδέλ (0). Αλ ζέιεηε θάπνηα άιιε πξνεπηιεγκέλε ηηκή, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια General (Γεληθά). Δηζαγσγή πόξσλ ζηελ θόξκα πόξσλ Μπνξείηε λα εηζάγεηε ηνπο πφξνπο έλαλ, έλαλ ζηε θφξκα πφξσλ. Δπηιέμηε View More Views Resource form (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φόπμα πόπυν). Αθνχ εηζάγεηε πιεξνθνξίεο γηα έλαλ πφξν παηήζηε ΟΚ. Παηήζηε Enter ή ην θνπκπί Next (Δπφκελν) γηα λα πάηε ζε θελή θφξκα θαη λα εηζάγεηε λέν πφξν. Γψζηε φλνκα πφξνπ. Αιιάμηε ηε κέζνδν ζπζζψξεπζεο εμφδσλ, αλ ρξεηάδεηαη. Δθρώξεζε πόξσλ ζε εξγαζίεο Ζ εθρψξεζε θάπνηνπ πφξνπ ζε κηα εξγαζία, κπνξεί λα γίλεη ζε νπνηαδήπνηε πξνβνιή εξγαζηψλ. Ζ εθρψξεζε ηνπ πφξνπ γίλεηε κέζσ επηινγήο ηνπ απφ ηελ ιίζηα πφξσλ. Ζ ιίζηα εκθαλίδεηαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources (Δθρψξεζε πφξσλ). Δδψ κπνξείηε λα εηζάγεηε θαη λένπο πφξνπο. ηαλ εθρσξείηε πφξνπο ζε κηα εξγαζία πξέπεη λα γλσξίδεηε : Πνηνχο πφξνπο ζέιεηε λα εθρσξήζεηε. Πφζεο κνλάδεο (αξηζκφο ή πνζνζηφ) απφ θάζε πφξν ζέιεηε λα εθρσξήζεηε. Μπνξείηε λα εθρσξήζεηε ιηγφηεξν απφ κηα κνλάδα (100%) αλ ν πφξνο δνπιεχεη part-time ζηελ εξγαζία.

105 Πνία είλαη ε πνζφηεηα ηεο εξγαζίαο (απαζρφιεζεο), πνπ ζα θάλεη θάζε πφξνο γηα ηελ εξγαζία, αλ απηή είλαη ιηγφηεξε απφ ηελ ζπλνιηθή δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. Πφζνο ρξφλνο ζα πεξάζεη απφ ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο, γηα λα αξρίζεη λα δνπιεχεη ν πφξνο, αλ απηφ δελ ζπκπίπηεη κε ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Ο γξεγνξφηεξνο ηξφπνο γηα λα εθρσξήζεηε πφξνπο είλαη λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources (Δθρψξεζε πφξσλ). Δπηιέμηε ηελ εξγαζία ζηελ νπνία ζέιεηε λα δηαζέζεηε πφξνπο. Παηήζηε ζην θνπκπί Assign Resources. Παηήζηε ζηνλ πφξν πνπ ζέιεηε λα εθρσξήζεηε ή θαηαρσξήζηε θαηλνχξην. Γηα λα δηαζέζεηε πεξηζζφηεξεο ή ιηγφηεξεο απφ κηα κνλάδεο. Γψζηε κνλάδεο. Μπνξείηε λα επηιέμεηε πεξηζζφηεξνπο απφ έλαλ πφξνπο (ρξεζηκνπνηήζηε ctrl ή shift), γηα λα ηνπο εθρσξήζεηε ζπγρξφλσο ζηελ επηιεγκέλε εξγαζία.. ην πεδίν R/D (Αίη./Απ.), αλ ζέιεηε, θαηαρσξήζηε Request (Αίηεκα) ή Demand (Απαίηεζε). Μπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί απφ νδεγνχο (wizards) πνπ θάλνπλ αληηθαηαζηάζεηο πφξσλ ζηελ έθδνζε server. ηαλ επηιέμεηε ηνπο πφξνπο παηήζηε ην θνπκπί Assign (Αλάζεζε). Αληί λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην θνπκπί Assign (Αλάζεζε) κπνξείηε λα επηιέμεηε ηνπο πφξνπο θαη λα ηνπο ζχξεηε ζηελ εξγαζία πνπ επηζπκείηε λα εθρσξεζνχλ. ηαλ κεηαθηλείηε ηνλ δείθηε ζην αξηζηεξφ άθξν ησλ επηιεγκέλσλ πφξσλ,

106 κεηαηξέπεηε ζε κνλφ ή δηπιφ βέινο θαη ζαο δείρλεη φηη κπνξείηε λα ζχξεηε ηνπο επηιεγκέλνπο πφξνπο. Πξνζέμηε φηη ε αξρηθή εθρψξεζε πφξσλ, ζεσξείηε ε πξψηε θνξά πνπ παηάηε ην θνπκπί Assign (Αλάζεζε). Απφ εθεί θαη πέξα ην MS Project αξρίδεη λα αιιάδεη ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο φηαλ εθρσξείηε θαη άιινπο πφξνπο, αλάινγα κε ηνλ ηχπν ηεο εξγαζίαο θαη γεληθφηεξα ελεξγνπνηνχληαη νη απηφκαηνη ππνινγηζκνί. Αλ ινηπφλ ζέιεηε νη πφξνη λα δηαηεζνχλ έηζη ψζηε λα δνπιέςνπλ ζε νιφθιεξν ην αξρηθφ δηάζηεκα πνπ ζέζαηε ζηελ εξγαζία, πξέπεη πξψηα λα ηνπο επηιέμεηε θαη λα ηνπο εθρσξήζεηε φινπο καδί, κε έλα πάηεκα ζην θνπκπί Assign (Αλάζεζε). Δθρώξεζε πόξσλ ζην γξάθεκα Gantt ή ζην θύιιν εξγαζίαο Μπνξείηε λα επηιέμεηε πφξνπο γηα κηα εξγαζία ρξεζηκνπνηψληαο ηελ ζηήιε Resource Names (Ολφκαηα πφξσλ). Κπιήζηε ηελ πξνβνιή δεμηά γηα λα ην δείηε. Γηαρσξίζηε ηα νλφκαηα ησλ πφξσλ κε εκηπεξίνδν (;). Γηα λα εηζάγεηε θαη κνλάδεο πφξσλ, γξάςηε ηεο ζε αγθχιεο π.ρ. Σκήκα Marketing [200] ή Γεσξγίνπ[0.25]. Δθρώξεζε πόξσλ ζε θύξηεο εξγαζίεο (ζπγθεληξσηηθέο) ηαλ εθρσξείηε έλα πφξν ζε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, ν πφξνο εθρσξείηαη γηα λα δνπιέςεη γηα πιήξε πεξίνδν ηεο ζπγθεληξσηηθή εξγαζίαο. ηαλ αιιάδεη ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, αιιάδεη θαη ε πνζφηεηα απαζρφιεζεο ηνπ πφξνπ. Δίλαη θαιφ νη πφξνη λα εθρσξνχληαη ζε πξαγκαηηθέο εξγαζίεο θαη φρη ζπγθεληξσηηθέο. Με ηνλ ηξφπν απηφ αληηπξνζσπεχνπλ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε. Μήλπκα ηζνζηάζκηζεο (Level Message) ηαλ εθρσξείηε πφξνπο ζηηο εξγαζίεο, ίζσο εκθαληζηεί έλα κήλπκα, πνπ ζαο πιεξνθνξεί φηη ν πφξνο πξέπεη λα ηζνζηαζκηζηεί. Απηφ ζεκαίλεη φηη ν πφξνο έρεη ππεξ-αλαηεζεί (overallocated), δειαδή φηη πεξηζζφηεξεο κνλάδεο απ φηη είλαη δηαζέζηκεο (Max Units) έρνπλ εθρσξεζεί ζε εξγαζίεο. Ζ ξχζκηζε ηνπ επηπέδνπ ησλ πφξσλ (ηζνζηάζκηζε) κπνξεί φπσο ζα δείηε παξαθάησ λα γίλεη απηφκαηα απφ ην MS Project. Πξνζζήθε θόζηνπο γηα έλα λέν πόξν ηαλ εηζάγεηε έλα λέν πφξν ζην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources (Δθρψξεζε πφξσλ), είλαη εχθνιν λα εηζάγεηε ηα ππφινηπα ζηνηρεία ηνπ. Παηήζηε δηπιά ζην φλνκα ηνπ πφξνπ, πνπ κφιηο πιεθηξνινγήζαηε. Σν πιαίζην δηαιφγνπ Resource

107 Information (Πιεξνθνξίεο πφξνπ) εκθαλίδεηαη θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα εηζάγεηε ηα ππφινηπα ζηνηρεία. Δπηζεκάλζεηο γηα ηηο κέγηζηεο κνλάδεο πσο αλαθέξακε νη κέγηζηεο κνλάδεο απνηεινχλ ην θπζηθφ φξην ζχγρξνλεο εθρψξεζήο ηνπο ζε παξάιιειεο εξγαζίεο. Σν ζέκα είλαη, ηη ζπκβαίλεη αλ κεηά απφ θάπνηεο εθρσξήζεηο κεηψζεηε ηηο κέγηζηεο κνλάδεο ελφο πφξνπ. ηελ πεξίπησζε απηή, είλαη πηζαλφλ νη πφξνη ζε παιηφηεξεο εθρσξήζεηο λα βξεζνχλ κε ππεξ-αλάζεζε. Απηφ ζεκαίλεη φηη αλ είραηε θάλεη θάπνηεο αλαθνξέο παχνπλ λα είλαη έγθπξεο. ηαλ θάλεηε λέεο εθρσξήζεηο ελφο πφξνπ θαη νη κέγηζηεο κνλάδεο ηνπ είλαη κηθξφηεξεο ηεο κνλάδαο (ή ηνπ 100%) ε πξνηεηλφκελεο κνλάδεο εθρψξεζεο είλαη ίζεο κε ηηο κέγηζηεο κνλάδεο ηνπ πφξνπ. Αιιαγή ηνπ όγθνπ εξγαζίαο ελόο πόξνπ Γηα λα ειέγμεηε ηελ πνζφηεηα εξγαζίαο (απαζρφιεζεο) ησλ πφξσλ ρξεζηκνπνηείζηε ηελ θφξκα εξγαζίαο. Αλ δελ έρεη ηελ παξαθάησ κνξθή επηιέμηε Format Details Resource Work (Μοπθή Λεπηομέπειερ Επγαζία πόπυν). Παξαηεξήζηε ηελ απαζρφιεζε θάζε πφξνπ ζηελ ζπγθεθξηκέλε εξγαζία.

108 Αιιάμηε ηελ απαζρφιεζε γηα θάπνην πφξν πνπ επηζπκείηε. Παηήζηε ζην πεδίν Work (Δξγαζία). Γψζηε ηελ πνζφηεηα ηεο δνπιεηάο, πνπ ζα θάλεη ν πφξνο ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Αλ θάπνηνο πφξνο δελ ρξεηάδεηαη λα εθρσξεζεί γηα νιφθιεξε ηε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, κπνξείηε λα ην ξπζκίζεηε ζηε θφξκα εξγαζίαο. Π.ρ. αλ έλαο ηκεκαηάξρεο ρξεηάδεηαη λα δνπιέςεη κφλν ζην ηέινο γηα λα ειέγμεη ηα παξαδνηέα ηεο εξγαζίαο. Μπνξείηε λα ην νξίζεηε ρξεζηκνπνηψληαο ην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε). Σν πεδίν απηφ, γηα ηνπο πφξνπο, είλαη δηαζέζηκν ζηελ θφξκα εξγαζίαο επηιέγνληαο Format Details Resource Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Φπονοδιάγπαμμα πόπυν) ή ζηελ θφξκα πφξσλ επηιέγνληαο Format Details Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Φπονοδιάγπαμμα). ην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε), εηζάγεηε ηελ πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ ν πφξνο ζα πεξηκέλεη πξηλ μεθηλήζεη δνπιεηά. ηαλ ην Delay (Καζπζηέξεζε) είλαη 0h, ν πφξνο αξρίδεη δνπιεηά ζπγρξφλσο κε ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο. ηελ θφξκα εξγαζίαο (Task Form) επηιέμηε Format Details Resource Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Φπονοδιάγπαμμα πόπυν).

109 Παξαηεξήζηε ηα πεδία Start θαη Finish, γηα λα δείηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηεο εθρψξεζεο ηνπ πφξνπ Απνζηφινπ. Ζ ηηκή ζην πεδίν Work (Δξγαζία), γηα θάζε εθρψξεζε, δείρλεη πφζε δνπιεηά ζα θάλεη ν πφξνο. Ζ ηηκή ζην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε) δείρλεη πφζν ζα θαζπζηεξήζεη ε δνπιεηά απηή, ζε ζρέζε κε ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Έιεγρνο ηεο πξνζζήθεο πόξσλ ζηε ιίζηα πόξσλ ηαλ πιεθηξνινγείηε έλα λέν πφξν, ζην γξάθεκα Gantt ή ζην θχιιν εξγαζίαο ή ζηε θφξκα εξγαζίαο ζην αληίζηνηρν πεδίν, ν πφξνο πξνζηίζεηαη απηφκαηα ζην αξρείν ησλ πφξσλ. Μπνξεί λα κε ζέιεηε ν πφξνο απηφο λα πξνζηίζεηαη απηφκαηα ζηελ ιίζηα πφξσλ, αιιά λα δέρεζηε πξψηα κηα εξψηεζε επηβεβαίσζεο, έηζη ψζηε λα κε θαηαρσξεζεί θάπνηνο πφξνο απφ ιάζνο πιεθηξνιφγεζε. Γηα λα γίλεηαη απηφ επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια General (Γεληθά) αιιάμηε ην πεδίν Automatically add new resources and tasks (Απηφκαηε πξνζζήθε λέσλ πφξσλ θαη εξγαζηψλ). Αιιαγή εκεξνινγίνπ πόξνπ Σν MS Project γηα θάζε πφξν δεκηνπξγεί έλα εκεξνιφγην. Σν εκεξνιφγην απηφ αξρηθά είλαη βαζηζκέλν ζην βαζηθφ εκεξνιφγην ηνπ έξγνπ. Έρεηε ηελ δπλαηφηεηα λα αιιάμεηε ην εκεξνιφγην ελφο πφξνπ έηζη ψζηε λα απνδίδεη ηηο εξγαζηαθέο ζπλήζεηέο ηνπ. Αλ έρεηε πεξηζζφηεξα απφ έλα βαζηθά εκεξνιφγηα, φηαλ δεκηνπξγείηε λέν πφξν κπνξείηε λα νξίζεηε πην βαζηθφ εκεξνιφγην ζα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ βάζε γηα ην εκεξνιφγην ηνπ πφξνπ, ζηελ θφξκα πφξνπ ή ζηελ πξνβνιή Resource sheet (θχιιν πφξσλ θαη ηελ ζηήιε Base Calendar (Ζκεξνιφγην βάζεο). Μπνξείηε λα ην θάλεηε θαη απφ ην πιαίζην δηαιφγνπ Change Working Time (Αιιαγή ψξαο εξγαζίαο).

110 Γηα λα αιιάμεηε έλα εκεξνιφγην πφξνπ επηιέμηε Tools Change Working Time (Επγαλεία Αλλαγή σπόνος επγαζίαρ) Δπηιέμηε ην εκεξνιφγην πφξνπ, πνπ ζέιεηε λα αιιάμεηε. Δδψ επηιέγεηε ην εκεξνιφγην βάζεο. Αιιάμηε ηηο εξγάζηκεο ψξεο αλά πεξίνδν, φπσο ζα θάλαηε θαη κε έλα βαζηθφ εκεξνιφγην. Κνπκπί Details

111 Αλ αιιάμεηε ηηο κέξεο εξγαζίαο ή ηηο ψξεο θαη ζέιεηε λα επαλαθέξεηε απηέο πνπ ίζρπαλ ζην βαζηθφ εκεξνιφγην, επηιέμηε Use times from base calendar for these days (Υξήζε σξψλ απφ ην εκεξνιφγην βάζεο γηα απηέο ηηο εκέξεο) (Use Default γηα εθδφζεηο πξηλ ηελ 2007). Π.ρ. αλ έρεηε αιιάμεη ηηο ψξεο εξγαζίαο ηεο Παξαζθεπήο ψζηε λα είλαη εκηαξγία θαη ζέιεηε λα επαλαθέξεηε ηηο ψξεο ηνπ βαζηθνχ εκεξνινγίνπ, επηιέμηε ηελ Friday (ηνλ ηίηιν F ζηηο παιηέο εθδφζεηο) θαη επηιέμηε Use times from base calendar for these days (Use Default ζηηο παιηέο εθδφζεηο). Σν MS Project, φηαλ θάλεη ππνινγηζκνχο, παίξλεη ππφςε ηηο θνηλέο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο πνπ έρνπλ ην εκεξνιφγην ηεο εξγαζίαο θαη ην εκεξνιφγην ηνπ πφξνπ (ηνκή ησλ δχν εκεξνινγίσλ). Δηζαγσγή ζηαζεξνύ θόζηνπο γηα κηα εξγαζία ηαλ ππάξρεη έλα θφζηνο γηα ηελ εξγαζία, πνπ είλαη επηπξφζζεην ζην θφζηνο ησλ πφξσλ πνπ ηελ εμππεξεηνχλ, εηζάγεηε έλα ζηαζεξφ θφζηνο (Fixed Cost). Έλα ζηαζεξφ θφζηνο είλαη έλα ζπγθεθξηκέλν πνζφ, πνπ δελ εμαξηάηαη απφ ηελ πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ ή ηα άηνκα πνπ δηαηίζεληαη ζηελ εξγαζία. Γηα λα εηζάγεηε ζηαζεξφ θφζηνο ζηηο εξγαζίεο επηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Γηα λα εκθαλίζεηε ηα θφζηε, επηιέμηε View Table Cost (Πποβολή Πίνακαρ Κόζηορ). Φπζηθά ν πίλαθαο κπνξεί λα εθαξκνζηεί θαη ζηελ πξνβνιή Gantt. Πξψηα επηιέμηε ην πεδίν Fixed Cost, ηεο εξγαζίαο πνπ επηζπκείηε. Γψζηε ην ζηαζεξφ θφζηνο.

112 Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε έλα ζηαζεξφ θφζηνο γηα θάπνην πφξν. Π.ρ. κπνξεί λα ρξεζηκνπνηείηε έλαλ εμσηεξηθφ ζπλεξγάηε, γηα ηκήκα ηεο εξγαζίαο, κε ζπγθεθξηκέλε ακνηβή (θαη απνθνπή) θαη ζπγρξφλσο λα ρξεζηκνπνηείηε θαη ηνπο δηθνχο ζαο πφξνπο. Γηα λα ην θάλεηε απηφ ρξεζηκνπνηείηε ηελ πξνβνιή Resource sheet (Φχιιν πφξσλ). ην πεδίν Cost/Use, ε ηηκή πνπ δίλεηε, ζεσξείηαη ζηαζεξφ θφζηνο γηα ηνλ πφξν. ηαλ απνδίδεηαη ζε κηα εξγαζία έλα πφξν πνπ έρεη θαη Std. Rate (Σππ. Υξέσζε) θαη Cost/Use (Κφζηνο/Υξήζε), ηφηε ην θφζηνο πνπ πξνζζέηεη ν πφξνο ζηελ εξγαζία είλαη: (Work* Std. Rate) + (Cost/Use) Πξνζζήθε πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ (Customize fields) Οη πίλαθεο είλαη ην κέζν πνπ ρξεζηκνπνηεί ην MS Project γηα λα παξνπζηάζεη ζπγθεθξηκέλεο ζηήιεο πιεξνθφξεζεο ζε φιεο ηηο πξνβνιέο ηχπνπ θχιινπ (spreadsheet), αλάινγα κε ηελ επηζπκία ηνπ ρξήζηε. Πέξα απφ απηφ φκσο ζε φινπο ηνπο πίλαθεο ησλ πξνβνιψλ κπνξείηε λα πξνζζέζεηε επηπιένλ πεδία, ησλ νπνίσλ ηε ρξήζε κπνξείηε λα εμεηδηθεχζεηε αλάινγα κε ηηο αλάγθεο ζαο. Απηφ κπνξεί λα γίλεη κε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο) ζε νπνηαδήπνηε πξνβνιή ψζηε λα εηζάγεηε θάπνην απφ ηα ειεχζεξα πεδία πνπ δηαζέηεη ην MS Project. ηε ζπλέρεηα θάληε δεμί θιηθ ζηελ λέα ζηήιε γηα λα εκθαληζηεί ην αλαδηπινχκελν κελνχ θαη επηιέμηε Customize Fields (Πξνζαξκνγή πεδίσλ), ψζηε λα ην θέξεηε ζηα κέηξα ζαο. Σν πεδίν κπνξεί λα ηαθηνπνηεζεί θαη απφ ηελ επηινγή Tools Customize Fields (Επγαλεία Πποζαπμογή Πεδία).

113 πσο παξαηεξείηε κπνξείηε ζην πεδίν λα δηαζπλδέζεηε ιίζηα επηινγήο (Lookup, Αλαδήηεζε) ή ηχπν ππνινγηζκνχ (Formula, Σχπνο) ή λα ην δηαζπλδέζεηε κε θάπνην πεδίν ελφο άιινπ έξγνπ (Import Field, Δηζαγσγή πεδίνπ) ή λα ην θάλεηε λα δείρλεη θάπνην γξαθηθφ αλάινγα κε ηελ ηηκή ηνπ (Graphical Indicators, Γείθηεο γξαθηθψλ). ηελ παξαθάησ πξνβνιή, έρεη εηζαρζεί κηα λέα ζηήιε Cost1 (Κφζηνο1) θαη ζηε ζπλέρεηα έρεη πξνζαξκνζηεί έηζη ψζηε λα έρεη Formula =[Cost] (Σχπνο =[Κφζηνο]), ψζηε λα έρεη ίδηεο ηηκέο κε ην πεδίν Cost (Κφζηνο), θαη κέζσ ηνπ Graphical Indicators (Γείθηεο γξαθηθψλ), δείρλεη ηα αληίζηνηρα εηθνλίδηα ζε ζχγθξηζε κε ηελ ηηκή 200.

114

115 Πξνϋπνινγηζκνί έξγνπ Σα έμνδα πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηελ εθρψξεζε πφξσλ εξγαζίαο, πφξσλ πιηθψλ θαη πφξσλ θφζηνπο καδί κε ηα ζηαζεξά έμνδα ησλ εξγαζηψλ απνηεινχλ ηελ ζρεδηαζκέλε εθηίκεζε θφζηνπο ηνπ έξγνπ. Ζ δεκηνπξγία πξνυπνινγηζκψλ ηνπ έξγνπ ζηελ λέα έθδνζε ηνπ MS Project γίλεηαη κέζσ πφξσλ θφζηνπο, πνπ έρνπλ ραξαθηεξηζηεί Budget (Πξνυπνινγηζκφο) θαη έρνπλ εθρσξεζεί ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ. Δίλαη ηα πξνυπνινγηζκέλα έμνδα ηνπ έξγνπ αλά θαηεγνξία, πνπ ζα κπνξνχλ λα ζπγθξίλνληαη κε ηα εθηηκψκελα θαη ηα πξαγκαηηθά έμνδα ηνπ έξγνπ Γεκηνπξγήζηε πφξνπο θφζηνπο ζην θχιιν πφξσλ. Πφξνη θφζηνπο. ηνπο πφξνπο θφζηνπο πνπ ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε γηα λα δεκηνπξγήζεηε πξνυπνινγηζκνχο, δειαδή λα ηνπο εθρσξήζεηε ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, θάληε δηπιφ θιηθ ψζηε λα αλνίμεη ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ) θαη επηιέμηε ην πεδίν Budget (Πξνυπνινγηζκφο).

116 Ο πφξνο θφζηνπο, πνπ ραξαθηεξίδεηαη Budget, κπνξεί λα εθρσξεζεί κφλν ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ Απφ ηνπο παξαπάλσ πφξνπο θφζηνπο, ν πφξνο Έμνδα ηαμηδίσλ δελ ραξαθηεξίζηεθε σο πξνυπνινγηζκφο θαη κπνξεί λα εθρσξεζεί ζε νπνηαδήπνηε εξγαζία. Οη ππφινηπνη έρνπλ ραξαθηεξηζηεί σο πφξνη πξνυπνινγηζκνχ θαη κπνξνχλ λα εθρσξεζνχλ κφλν ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ. Γηα λα εκθαλίζεηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, ζηελ πξνβνιή Gantt, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια View (Πξνβνιή), καξθάξεηε ην πεδίν Show project summary task (Δκθάληζε εξγαζίαο ζχλνςεο ηνπ έξγνπ). Σν ραξαθηεξηζηηθφ ηεο εξγαζίαο απηήο είλαη φηη έρεη αλαγλσξηζηηθφ ID 0. Παξαηεξήζηε φηη φηαλ δεκηνπξγείηε πφξνπο θφζηνπο, δελ ζαο επηηξέπεηε λα θαηαρσξήζεηε κέγηζηεο κνλάδεο ή ηηκέο Cost/Use θιπ. Ζ ηηκή θφζηνπο γηα ηνλ πφξν θφζηνπο θαηαρσξείηαη, θαηά ηελ εθρψξεζή ηνπ ζηηο εξγαζίεο, ζην πεδίν Cost (Κφζηνο). Γηα ηνπο πφξνπο πξνυπνινγηζκνχ ε ηηκή ηνπ θφζηνπο πξνυπνινγηζκνχ θαηαρσξείηαη ζε πξνβνιή Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) ή Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ) ζην πεδίν, Budget Cost (Κφζηνο πξνυπνινγηζκνχ). ηελ πεξίπησζε πνπ ην πεδίν δελ ππάξρεη ζηνλ πίλαθα πνπ ρξεζηκνπνηείηαη κπνξείηε λα ην εηζάγεηε ζε λέα ζηήιε. ηηο πξνβνιέο απηέο κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ηα θφζηε πξνυπνινγηζκνχ θαη ηα θνηλά θφζηε ζε ρξνλνινγηθή θάζε δειαδή θφζηνο αλά εκέξα, αλ απφ ην κελνχ Format Detail Styles (Μοπθή Σηςλ λεπηομεπειών) εκθαλίζεηε ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ θαη επηιέμεηε ηελ εκθάληζε ηνπ πεδίνπ

117 Budget Cost (Κφζηνο πξνυπνινγηζκνχ) ζηελ θιίκαθα ρξφλνπ. ηε ζπλέρεηα, γηα λα κπνξείηε λα νκαδνπνηείηε ηα έμνδα αλά είδνο πξνυπνινγηζκνχ θαιφ ζα ήηαλ ζηελ πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ), λα εηζάγεηε έλα πξνζαξκνζκέλν πεδίν, κε ιίζηα επηινγήο ηνπ είδνπο ηνπ πξνυπνινγηζκνχ, έηζη ψζηε λα ραξαθηεξίζεηε ηνπο πφξνπο σο πξνο ην είδνο απηφ. ε πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ), θαη ζε ζέζε πνπ επηζπκείηε θάληε δεμί θιηθ ζηνλ ηίηιν πεδίνπ θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο, επηιέμηε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Column Definition (Οξηζκφο ζηήιεο) επηιέμηε ην πξνζαξκφζηκν πεδίν Outline Code1 (Κσδηθφο δηάξζξσζεο1). Κάληε δεμί θιηθ ζηελ ζηήιε Outline Code1 (Κσδηθφο δηάξζξσζεο1) θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Customize Fields (Πξνζαξκνγή πεδίσλ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Custom Fields (Πξνζαξκνζκέλα πεδία), κεηνλνκάζηε ην πεδίν ζε Δίδνο πξνυπνινγηζκνχ θαη κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Lookup (Αλαδήηεζε) δψζηε ηηο παξαθάησ ηηκέο.

118 ηε ζπλέρεηα κε ρξήζε ηεο πηπζζφκελεο ιίζηαο ελεκεξψζηε ηνπο πφξνπο σο πξνο ην πεδίν Δίδνο πξνυπνινγηζκνχ.

119 Τπεπζπλόηεηεο Οη ππεπζπλφηεηεο γηα ηα παξαδνηέα, ηππηθά νξγαλψλνληαη ζε έλα πίλαθα αλάζεζεο επζπλψλ (RAM, Responsibility Assignment Matrix). ην MS Project απηφ πνπ κπνξείηε λα θάλεηε είλαη λα εθρσξήζεηε θάζε ππεχζπλν ελφο παξαδνηένπ ζαλ πφξν πνπ φκσο δελ πξέπεη λα επηθέξεη θφζηνο ή απαζρφιεζε ζηελ εξγαζία. Αλ έρεηε νξγαλψζεη ηελ WBS κε ηέηνην ηξφπν πνπ θάζε παξαδνηέν είλαη κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, ε νπνία ζαλ ηειεπηαία ππνεξγαζία δηαζέηεη έλα νξφζεκν παξάδνζεο, ηφηε ν ππεχζπλνο πφξνο κπνξεί λα εθρσξεζεί ζην νξφζεκν, πνπ ιφγσ ηεο κεδεληθήο ηνπ δηάξθεηαο δελ ζα επηθέξεη θάπνην θφζηνο. Μπνξεί επίζεο λα εθρσξεζεί ζηελ ζπγθεληξσηηθή εξγαζία κε κεδεληθή ηηκή ζην πεδίν Units (Μνλάδεο), νπφηε πάιη δελ ζα επηθέξεη θάπνην θφζηνο ή απαζρφιεζε. Γηα λα εκθαλίδεηαη ην φλνκα ηνπ ππεχζπλνπ δίπια απφ ηελ ξάβδν ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο, επηιέμηε ηελ ξάβδν, θάληε δεμί θιηθ γηα λα εκθαληζηεί ην κελνχ ζπληφκεπζεο, επηιέμηε Format Bar (Γξακκή κνξθνπνίεζεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Format Bar θαη ζηελ θαξηέια Bar Text (Κείκελν γξακκήο), επηιέμηε ην πεδίν Resource names (Ολφκαηα πφξσλ)

120 Μπνξείηε επίζεο, ελαιιαθηηθά, λα πξνζαξκφζεηε θάπνην απφ ηα πξνζαξκφζηκα πεδία φπσο π.ρ. ην Text1 (Κείκελν1), γηα λα θαηαρσξείηε ην φλνκα ηνπ ππεχζπλνπ θαη λα κε δεκηνπξγήζεηε πφξνπο ππεπζχλσλ. Δμάζθεζε ζηελ εθρώξεζε πόξσλ θαη ηνπο ππνινγηζκνύο Ζ ηηκή ηνπ πεδίνπ effort driven (θαζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) επεξεάδεη ην ρξνλνδηάγξακκα κφλν φηαλ αλαζέηεηε ή δηαγξάθεηε πφξνπο ζε κηα εξγαζία. Ζ αιιαγή ηνπ ηχπνπ κηαο εξγαζίαο επεξεάδεη ηνπο πφξνπο πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζε απηήλ. Δθρώξεζε πόξσλ κε ελεξγνπνηεκέλν ην Effort driven ε έλα θαηλνχξην έξγν δεκηνπξγήζηε 3 εξγαζίεο. Δξγαζία 1 δηάξθεηαο 1w Δξγαζία 2 δηάξθεηαο 2w Δξγαζία 3 δηάξθεηαο 2d πλδέζηε ηηο εξγαζίεο κε εμάξηεζε FS (ΛΔ). ε πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ) δεκηνπξγήζηε 5 πφξνπο. ηελ πεξίπησζε πνπ ην ζχζηεκα εκθαλίδεη ηηο Max units (Μεγ. Μνλάδεο) κε πνζνζηφ %, αιιάμηε ην ζε Decimal (Γεθαδηθέο) απφ ηελ επηινγή Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα). Απνζηφινπ Max units 1 Νηθνιάνπ Max units 1 Υξήζηνπ Max units 0,75 Καπφγινπ Max units 0,5 Φξάγθνο Max units 1 ε πξνβνιή Task entry (Καηαρψξεζε εξγαζίαο) επηιέμηε ηελ Δξγαζία 1. Ζ πξνβνιή εκθαλίδεηαη αλ επηιέμεηε View More views Task entry (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Καηασώπηζη επγαζίαρ) Ζ πξνβνιή απηή παξνπζηάδεη ηελ νζφλε δηαηξεκέλε ζε δχν ηκήκαηα, ζην επάλσ ηκήκα ππάξρεη ε πξνβνιή γξάθεκα Gantt θαη ζην θάησ ηκήκα ε θφξκα εξγαζίαο.

121 ηελ πξνβνιή Gantt εηζάγεηε ηελ ζηήιε Work (Δξγαζία) πξηλ απφ ηελ ζηήιε Duration (Γηάξθεηα). Μπνξείηε λα ην θάλεηε απφ ην κελνχ Insert Column (Ειζαγυγή Ειζαγυγή ζηήληρ) ή δεμί θιηθ θαη επηινγή Insert column (Δηζαγσγή ζηήιεο) απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο. Μηα εξγαζία, πξηλ ηεο απνδψζεηε θάπνην πφξν, έρεη απαζρφιεζε 0. ηαλ ηεο απνδίδεηε γηα πξψηε θνξά έλα πφξν κε max units (Μεγ. Μνλάδσλ) 1, ηφηε ε απαζρφιεζε γίλεηαη φζε θαη ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. To MS Project ρξεζηκνπνηεί ηνλ ηχπν Γηάξθεηα*Μνλάδεο=Απαζρφιεζε γηα λα ππνινγίζεη ηελ απαζρφιεζε. ηελ θφξκα εξγαζίαο παηήζηε ζην πεδίν Resource Name (λνκα πφξνπ) θαη απφ ηελ ιίζηα ησλ πφξσλ επηιέμηε Απνζηφινπ θαη παηήζηε OK. Ζ απαζρφιεζε γηα ηελ εξγαζία 1 θαη γηα ηνλ πφξν Απνζηφινπ ππνινγίδεηαη ζε 40h. (5d*8h). 40 ψξεο δηάξθεηα *1 Μνλάδα πφξνπ = 40 ψξεο Απαζρφιεζε.

122 Απφ εδψ θαη πέξα επεηδή ε εξγαζία είλαη Effort driven θάζε εθρψξεζε επηπιένλ πφξνπ θξαηάεη ζηαζεξή ηελ απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο θαη αιιάδεη (κεηψλεη) ηελ δηάξθεηά ηεο. ηελ θφξκα εξγαζίαο θάησ απφ ηνλ Απνζηφινπ, επηιέμηε θαη απνδψζηε ζηελ εξγαζία 1 ηνλ πφξν Φξάγθνο. Ζ απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο παξακέλεη ζηαζεξή 40, αιιά κνηξάδεηαη ζε 2 πφξνπο. Ζ δηάξθεηά ηεο κεηψζεθε ζην κηζφ. Ζ απαζρφιεζε ησλ πφξσλ είλαη ηψξα 20 ψξεο γηα ηνλ θαζέλα, αθνχ ν θαζέλαο ζπκκεηέρεη κε κία (1) κνλάδα. Πξνζέμηε φηη ε αιιαγή ζηελ δηάξθεηα ηεο Δξγαζίαο 1, επεξέαζε ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ ζπλδεκέλσλ εξγαζηψλ. Αλ ζέιεηε ε αξρηθή εθρψξεζε πφξσλ λα ζπκπεξηιακβάλεη πεξηζζφηεξνπο απφ έλα πφξνπο θαη ε απαζρφιεζή ηνπο λα είλαη ίζε κε ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, πξέπεη ζηελ πξψηε απηή εθρψξεζε λα ηνπο αλαζέζεηε καδί θαη φρη έλαλ, έλαλ. Γηαγξάςηε ηνπο δχν πφξνπο θαη επαλαθέξεηε ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο 1 ζε 1w (1ε). ηελ θφξκα εξγαζίαο θαη ζην πεδίν Resource Name (λνκα πφξνπ) ρσξίο λα παηήζεηε OK, επηιέμηε ηνλ Απνζηφινπ θαη θάησ απφ απηφλ ηνλ Φξάγθν. Μεηά παηήζηε OK. Παξαηεξήζηε φηη ηψξα ε απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο, πνπ ζηε ζπλέρεηα ζα δηαηεξείηαη ζηαζεξά, είλαη 80 ψξεο θαη φρη 40, ελψ θάζε πφξνο έρεη απαζρφιεζε 40 σξψλ.

123 Δπηιέμηε ηελ Δξγαζία 2, δηάξθεηαο 2w. ηελ θφξκα εξγαζίαο απνδψζηε ηεο ηνλ πφξν Νηθνιάνπ θαη παηήζηε OK. Ζ απαζρφιεζε ηφζν ηεο Δξγαζίαο φζν θαη ηνπ πφξνπ ππνινγίδεηαη ζε 80h. Κάησ απφ ηνλ Νηθνιάνπ επηιέμηε Υξήζηνπ θαη παηήζηε OK. Ο πφξνο απηφο επεηδή είρε Max Units 0,75 νη ππνινγηζκνί βγάδνπλ θάπνηνπο δεθαδηθνχο αξηζκνχο. Ζ δηάξθεηα ηεο Δξγαζίαο 2 γίλεηαη 1,14 w (45,7 ψξεο) πνπ είλαη ην πειίθν ηεο δηαίξεζεο ηεο ζηαζεξήο απαζρφιεζεο (80 ψξεο) κε ην ζχλνιν ησλ κνλάδσλ (1,75). Ζ απαζρφιεζε ηνπ Νηθνιάνπ είλαη 1*Γηάξθεηα 45,7 σξψλ. Ζ απαζρφιεζε ηνπ Υξήζηνπ είλαη 0,75*45,7=34,28 ψξεο.

124 Δθρώξεζε πόξσλ κε απελεξγνπνηεκέλν ην Effort driven Αλ ην πεδίν Effort driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) κηαο εξγαζίαο είλαη απελεξγνπνηεκέλν, ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο παξακέλεη ζηαζεξή θαη αιιάδεη ε ζπλνιηθή απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο φηαλ πξνζηίζεληαη ή αθαηξνχληαη πφξνη. Δπηιέμηε ηελ Δξγαζία 3 θαη ζηελ θφξκα εξγαζίαο απελεξγνπνηήζηε ην πεδίν Effort driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο). Αλαζέζηε κε ηε ζεηξά, ηνπο πφξνπο Απνζηφινπ, Καπφγινπ θαη Νηθνιάνπ, παηψληαο ΟΚ ζε θάζε εθρψξεζε. Παξαηεξήζηε φηη ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο δελ αιιάδεη. Ζ ζπλνιηθή απαζρφιεζε ππνινγίδεηαη ζε 40 ψξεο. Πξάγκαηη ν ηχπνο ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ δίλεη: 16 ψξεο (=2d) Γηάξθεηα *2,5 ζχλνιν Μνλάδσλ = 40 ψξεο Απαζρφιεζε. Ζ απαζρφιεζε ησλ πφξσλ είλαη αλάινγε ησλ κνλάδσλ ηνπο θαη ηεο δηάξθεηαο ηεο εξγαζίαο. Γηαγξαθή εθρώξεζεο πόξνπ ηαλ δηαγξάθεηε έλα πφξν απφ ηελ εξγαζία πνπ ηνλ αλαζέζαηε, ηφηε αλ ε εξγαζία είλαη Effort driven, αιιάδεη ε δηάξθεηά ηεο (απμάλεηαη). Αλ δελ είλαη Effort driven αιιάδεη ε ζπλνιηθή απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο (κεηψλεηαη).

125 Δθηύπσζε ηεο δνπιεηάο Σψξα, πνπ νη πεξηζζφηεξεο πιεξνθνξίεο έρνπλ εηζαρζεί ζην MS Project, είλαη θαιφ λα ηηο επαλεμεηάζεηε δηαλέκνληαο θάπνηεο εθηππψζεηο ζηνπο ππφινηπνπο ζπλεξγάηεο ζαο. Δπηιέμηε ηηο πξνβνιέο, πνπ πηζαλά ζαο ελδηαθέξνπλ, φπσο νη παξαθάησ θαη εθηππψζηε ηηο. Resource Sheet Task Sheet Resource Sheet κε εθαξκνγή ηνπ πίλαθα Summary Table Gantt Chart Calendar

126 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

127 7. Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Σν έξγν ησλ εξσηήζεσλ έρεη δεκηνπξγεζεί κε βάζε ην πξφηππν Annual Report Preparation. Δξώηεζε 1 Manage a project s outline and cost schedule by: 1. Display a project summary task. 2. Set the project to start on 3/3/ Add a Fixed cost of 500 to task 36, Contact interview, and task 37, Build and review letter. Απάντηση 1. Δπηιέμηε απφ ην κελνχ Tools Options θαη ζηελ θαξηέια View καξθάξεηε ην Show project summary task θαη θιηθ ζην OK. 2. Δπηιέμηε Project Project Information θαη ζην πεδίν Start date πιεθηξνινγήζηε ηελ εκεξνκελία φπσο αθξηβψο ζαο ηελ δίλεη.

128 3. Γηα λα ην θάλεηε γξήγνξα, θάληε δεμί θιηθ ζην θειί νιηθήο επηινγήο θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε ηνλ πίλαθα Cost. Δλαιιαθηηθά επηιέμηε απφ ην κελνχ Views Table Cost. ηελ ζηήιε Fixed cost θαη ζηα πεδία πνπ αληηζηνηρνχλ ζηηο εξγαζίεο πνπ ζαο δεηά, πιεθηξνινγήζηε 500 θαη παηήζηε Enter (Return). Δξώηεζε 2 Manage a resource pool by: 1. Amend the calendar for resource 8, Mary Cain, so that 04/03/2009 is set as nonworking time. 2. Add a new resource to the end of the current resource list with the name MarketingTeam. Make this new resource a generic resource with an availability of 300%. Απάντηση Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή Resource Sheet. 1. Γηπιφ θιηθ ζηνλ πφξν 8 γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information. Κιηθ ζην θνπκπί Change Working Time γηα λα εκθαληζηεί ην εκεξνιφγην ηεο Mary Cain. Κπιήζηε ην εκεξνιφγην γηα λα βξείηε ηελ επηζπκεηή εκεξνκελία. Κιηθ ζηελ 04/03/2009 θαη επηινγή ηνπ Nonworking Time. Πξνζνρή, ε εκεξνκελία πνπ δεηείηαη είλαη 3 Απξηιίνπ Κάησ απφ ηνλ ηειεπηαίν πφξν θαη ζηελ ζηήιε Resource Name, πιεθηξνινγήζηε αθξηβψο MarketingTeam, ζην πεδίν Max. Units πιεθηξνινγήζηε 300. Γηπιφ θιηθ ζηνλ θαηλνχξην πφξν γηα λα αλνίμεη ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information. Μαξθάξεηε ην πεδίν Generic θαη παηήζηε ΟΚ.

129 Δξώηεζε 3 Create a detailed resource definition and edit an assignment by: 1. Amend resource 8, Mary Cain, so a cost of 200 is incurred per day and a cost of 50 is incurred every time the resource is assigned. 2. Change the availability of resource 8, Mary Cain, to 03/03/ Assign resource 8, Mary Cain, to task 36, Conduct Interview, so the assignment starts on 03/03/09. Απάντηση Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή Resource Sheet. 1. ηελ γξακκή 8 θαη ζηελ ζηήιε Std. Rate πιεθηξνινγήζηε 200/d, ελψ ζηελ ζηήιε Cost/Use πιεθηξνινγήζηε 50 θαη παηήζηε Return. 2. Γηπιφ θιηθ ζηνλ πφξν 8 γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information θαη νη πιεξνθνξίεο πνπ αθνξνχλ ηελ Mary Cain. ην πεδίν Available from πιεθηξνινγήζηε 3/3/9. 3. Πεξάζηε ζε πξνβνιή Gantt. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 36, θιηθ ζην θνπκπί Assign Resources, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources θαη εθρσξήζηε ηελ Mary Cain ζηελ εξγαζία. Ζ εθρψξεζε ηίζεηαη απφ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηεο εξγαζίαο θαη εθφζνλ ν πφξνο είλαη δηαζέζηκνο (available), πνπ ζηελ πεξίπησζή καο ηζρχεη. ηελ πεξίπησζε πνπ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηελ δηαζεζηκφηεηα ηεο εθρψξεζεο, θαη λα ηζρχεη θάπνηα άιιε εκεξνκελία έλαξμεο, ζα πξέπεη λα κεηαθεξζείηε ζε θάπνηα πξνβνιή πνπ δίλεη απηή ηελ δπλαηφηεηα, φπσο ε πξνβνιή Resource Usage ή Task Usage, λα δηπινπαηήζεηε ζηελ εθρψξεζε ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information θαη λα αιιάμεηε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηεο εθρψξεζεο.

130 Δξώηεζε 4 Manage a project s outline and schedule by: 1. Display a project summary task 2. Set the project to start on 3/3/ Delete task 1, Perform Initial Planning, without deleting any other tasks. Απάντηση 1. Δπηιέμηε ην κελνχ Tools Options θαη ζηελ θαξηέια View καξθάξεηε ην Show project summary task θαη θιηθ ζην OK. 2. Δπηιέμηε Project Project Information θαη ζην πεδίν Start date πιεθηξνινγήζηε ηελ εκεξνκελία φπσο αθξηβψο ζαο ηελ δίλεη. 3. ηαλ δηαγξάθεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, δηαγξάθνληαη θαη νη ππνεξγαζίεο ηεο. Γηα λα κε ζπκβεί απηφ καξθάξεηε ηηο εξγαζίεο 2 έσο 8, ζηνηρίζηε ηεο έλα επίπεδν αξηζηεξά (θνπκπί Outdent ηελ 1 θαη παηήζηε Delete. ) θαη κεηά επηιέμηε

131 Δξώηεζε 5 Manage a project s outline and fields by: 1. Add a fixed cost of 500 to both the Selection of Internal Auditors and Develop preliminary design and information requirements, to be incurred on the first day of each task. 2. Create a new task named Evaluate/Confirm Report Distribution Mechanisms to summarize tasks Customize the Text5 task field by renaming the field Description. Display the Description field within the Cost table. Απάντηση 1. Με δεμί θιηθ ζην πεδίν νιηθήο επηινγήο (απηφ πάλσ απφ ην 1), επηιέμηε ηνλ πίλαθα Cost. Γηα ηηο εξγαζίεο 7 θαη 11, ζην πεδίν Fixed cost θαηαρσξήζηε 500, ελψ ζην πεδίν Fixed cost Accrual επηιέμηε Start. 2. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 12 θαη παηήζηε Insert γηα λα αλνίμεη γξακκή. Πιεθηξνινγήζηε ην φλνκα ηεο λέαο εξγαζίαο αθξηβψο φπσο ζαο ηελ δίλεη. Μαξθάξεηε ηψξα ηηο εξγαζίεο 13 έσο 15 (έρνπλ κεηαθηλεζεί κηα γξακκή θάησ). Παηήζηε ζην θνπκπί Indent γηα λα ηηο θάλεηε ππνεξγαζίεο ηεο θαηλνχξηαο εξγαζίαο. 3. Δπηιέμηε Tools Customize Fields, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Customize Fields, επηιέμηε ην πεδίν Text5, θαη κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Rename, δψζηε ηνπ αθξηβψο ην δεηνχκελν φλνκα. Παηήζηε ΟΚ λα θιείζνπλ ηα πιαίζηα.

132 Κάληε δεμί θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα θάπνηαο ζηήιεο θαη επηιέμηε Insert Column. Απφ ηελ ιίζηα ησλ πεδίσλ πξνο εηζαγσγή επηιέμηε ην Text5 (Description). Σν ίδην ζα κπνξνχζε λα γίλεη επηιέγνληαο View Table More tables Cost θαη ζηε ζπλέρεηα κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Edit εηζάγαηε κηα λέα γξακκή ζηνλ νξηζκφ ηνπ πίλαθα, κε ην πεδίν Text5 (Description). Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS Δξώηεζε 6 You have a project plan in MS Project. You need to see the project start and finish dates and the task start and finish dates on the table side of the Gantt Chart view. What should you do? A. Generate the default project summary overview report. B. Display the project summary task. C. Display the Work table. D. Display the Schedule table. Απάντηση Ζ νξζή απάληεζε είλαη ε Β. Εεηάεη λα δείηε πιεξνθνξίεο ζην γξάθεκα Gantt. Καη ν πίλαθαο Entry θαη ν πίλαθαο Schedule δείρλνπλ ελάξμεηο θαη ιήμεηο. Γηα λα δείηε φκσο έλαξμε θαη ιήμε νιφθιεξνπ ηνπ έξγνπ πξέπεη λα εκθαλίζεηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ. Δπηινγή Tools Options θαξηέια View. Δξώηεζε 7 In MS Project, you are creating a project plan from a list of tasks you have captured on paper. You have entered twenty tasks in order and entered predecessors for all but the first task. You then notice that the tenth task should actually be between the seventh task and the eighth task. You need to put the tasks in the correct order. A. Set the tenth task type to Fixed Duration. B. Enter 10 in the Successor field of the eighth task. C. Activate the Autolink inserted or moved tasks option. D. Enter 7 in the Predecessor field of the tenth task. Απάντηση Ζ νξζή απάληεζε είλαη ε C. Σν κφλν πνπ έρεηε λα θάλεηε είλαη λα κεηαθηλήζεηε

133 ηελ εξγαζία 10 κε ην πνληίθη θαη λα ηελ βάιεηε κεηαμχ ησλ 7 θαη 8. Γηα λα γίλεη νξζά θαη ε ζχλδεζε ησλ εξγαζηψλ ζα πξέπεη λα είλαη καξθαξηζκέλε ε επηινγή Autolink inserted or moved tasks, απφ ην κελνχ Tools Options θαη ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα). Δξώηεζε 8 You use MS Project to manage project schedules. The fiscal year of your organization starts in September. You need to apply this fiscal year to all future projects by using the options. What should you do? A. Create a project plan template with the project start date set to August 31. B. Create a project plan template with the project start date set to September 1. C. Set September as the start of the fiscal year, and use the starting year for numbering. D. Set September as the start of the fiscal year, and make this the default. Απάντηση Ζ νξζή απάληεζε είλαη ε D. Πξέπεη λα ζέζεηε ηνλ κήλα έλαξμεο ηνπ νηθνλνκηθνχ έηνπο ζε επηέκβξην θαη κε ην θνπκπί Set as Default λα ηνλ θάλεηε λα ηζρχεη γηα ηα κειινληηθά έξγα πνπ ζα δηαρεηξηζηείηε κε ην MS Project. Δπηινγή κελνχ Tools Options, θαξηέια Calendar. Δξώηεζε 9 You use MS Project to manage a project schedule. You create 50 new tasks in the project plan. Each task has duration of 10 days, and you are entering 10 for each in the Duration field. After every third task you create, MS Project displays a message about alternative method of setting the task duration. You want to stop the message. What are two possible ways to stop the message? (Choose two.) A. Select the Task drivers from the Project menu B. In the general program options, disable the feature that provides advice about using Project. C. In the general program options, disable the feature that provides advice about scheduling. D. In the message box, select the Don't tell me about this again check box. E. Turn off the Project Guide.

134 Απάντηση Οξζέο είλαη νη απαληήζεηο Β θαη D. Σν κήλπκα έρεη λα θάλεη κε ηνλ ηξφπν πνπ ρξεζηκνπνηείηαη (using) ην MS Project. Οη Task drivers, είλαη κηα λέα δπλαηφηεηα απφ ηελ έθδνζε 2007, πνπ δείρλνπλ ηνπο πεξηνξηζκνχο πνπ επεξεάδνπλ ηελ έλαξμε κηαο εξγαζίαο θαη ζαο βνεζνχλ λα ηνπο αλαιχζεηε. Δξώηεζε 10 You want to make specific notes in your project file with a minimum of administrative effort. What should you do? A. Add a custom field in the Project Information dialog box, and type your notes in that field. B. Use the Update Project option to add the notes. C. Add a custom field in the Gantt Chart view, and type your specific notes for each task. D. Type your notes in the Comments field on the Summary tab of the project's Properties dialog box. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε D. Εεηάεη θαηαρψξηζε ζεκεηψζεσλ πνπ αθνξνχλ φιν ην έξγν. Οη ππφινηπεο ή δελ είλαη θαηάιιειεο ή απαηηνχλ κεγάιε πξνζπάζεηα.

135 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

136 8. Δθηίκεζε ηνπ ζρεδίνπ δηνίθεζεο έξγνπ Σν MS Project ήδε έρεη ππνινγίζεη έλα πιάλν ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ ζχκθσλα κε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ δέρζεθε κέρξη ζηηγκήο. Σψξα είλαη θαηξφο λα εμεηάζεηε θαη λα εθηηκήζεηε αλ απηφ ην πιάλν θαιχπηεη ηηο αλάγθεο ζαο. Να αλαθαιχςεηε ιάζε ή αλαθνινπζίεο ή αθφκε λα βειηηψζεηε θάπνηεο πεξηνρέο. Π.ρ. κπνξεί λα αλαθαιχςεηε εξγαζίεο, πνπ μεθηλνχλ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, γηαηί μεράζαηε λα πξνζδηνξίζεηε Predecessors. Ίζσο αλαθαιχςεηε εξγαζίεο ή πφξνπο, πνπ έρνπλ εηζαρζεί κε ιάζνο ζεηξά ή πφξνπο, πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζε ιάζνο εξγαζίεο. Διέγρνληαο ηα ιάζε, ειέγμηε θαη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ πνπ έθαλε ην MS Project. Διέγμηε αλ ην έξγν ηειεηψλεη πξηλ απφ ηελ εκεξνκελία πνπ απαηηεί ην έξγν. Αλ βξίζθεηαη ζηα φξηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ. Αλ νη πφξνη είλαη δηαζέζηκνη φπσο πξέπεη γηα φιεο ηηο εξγαζίεο. Ίζσο ρξεηάδεηαη λα βξείηε ηξφπνπο γηα λα επηηαρχλεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ ή λα κεηαθηλήζεηε πφξνπο ψζηε λα επαξθνχλ γηα φιεο ηηο εξγαζίεο. ηαλ θάλεηε εθηίκεζε ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ πξέπεη λα ειέγμεηε έμη βαζηθέο πεξηνρέο. Σελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ θαη ηηο εκεξνκελίεο ησλ εξγαζηψλ. Σηο θξίζηκεο εξγαζίεο θαη ηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Σν πεξηζψξην ρξφλνπ (Slack time). Σελ δηαδνρή ησλ εξγαζηψλ, ηηο ζπλδέζεηο κεηαμχ ηνπο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο (ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο). Σνπο πφξνπο. Σα θφζηε. Να έρεηε πάληα ζην κπαιφ ζαο ηηο πξνυπνζέζεηο πνπ έρεηε ζέζεη ζε θάζε εξγαζία. Αλ θάπνηεο πξνυπνζέζεηο έρνπλ αιιάμεη, ίζσο πξέπεη λα αιιάμεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ πνπ έρεη γίλεη. Διέγμηε αλ φινη νη ζηφρνη ηνπ έξγνπ ηθαλνπνηνχληαη. Οη εκεξνκελίεο ηνπ έξγνπ θαη ε θξίζηκε δηαδξνκή Οη εξγαζίεο, πνπ ζρεκαηίδνπλ ηελ θξίζηκε δηαδξνκή, πξνζδηνξίδνπλ θαη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Ζ θξίζηκε δηαδξνκή είλαη ην ζχλνιν ησλ δηαδνρηθψλ εξγαζηψλ, πνπ πξέπεη λα εθηειεζηνχλ ζην κέγηζην, αιιά απαξαίηεην, ρξφλν γηα λα νινθιεξσζεί ην έξγν.

137 Δπνκέλσο γηα λα κεηψζεηε ηελ νιηθή δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, πξέπεη λα επηθεληξσζείηε ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Μπνξείηε λα κεηψζεηε ηελ θξίζηκε δηαδξνκή αιιάδνληαο ηηο ζπλδέζεηο θαη ηηο εμαξηήζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ, θαζψο επίζεο κεηψλνληαο ηηο δηάξθεηεο ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Καηά ηελ κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ θξίζηκεο δηαδξνκήο, ν ππνινγηζκφο γίλεηε ζε δχν πεξάζκαηα. Πξψηα γίλεηαη έλα πέξαζκα πξνο ηα κπξνζηά (forward pass), μεθηλψληαο απφ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ. Σν πέξαζκα απηφ πξνζδηνξίδεη ηελ λσξίηεξα δπλαηή έλαξμε θαη ιήμε θάζε εξγαζίαο. Αλ π.ρ. έρεηε ηξεηο εξγαζίεο δηάξθεηαο κηαο εκέξαο ε θάζε κηα, ην πξψην πέξαζκα ζα δψζεη : Γεπηέξα Σξίηε Σεηάξηε Πέκπηε Δξγαζία Α Δξγαζία Β Δξγαζία Γ Νσξίηεξα δπλαηή Έλαξμε Νσξίηεξα δπλαηή Λήμε Δξγαζία Α Γε 8π.κ. Γε 5 κ.κ. Δξγαζία Β Σξ 8π.κ. Σξ 5κ.κ. Δξγαζία Γ Σε 8π.κ. Σε 5κ.κ. Σν δεχηεξν πέξαζκα γίλεηαη πξνο ηα πίζσ (backward pass) μεθηλψληαο απφ κηα εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ πνπ ζέιεηε ή απφ ηελ εκεξνκελία ιήμεο πνπ ππνινγίζηεθε ζην πξψην πέξαζκα. Σν πέξαζκα απηφ ππνινγίδεη ηελ αξγφηεξε δπλαηή έλαξμε θαη ιήμε θάζε εξγαζίαο π.ρ. αλ ε αξγφηεξε δπλαηή εκεξνκελία ιήμεο ηεο Δξγαζίαο Γ είλαη ε Παξαζθεπή ην πέξαζκα απηφ ζα δψζεη. Γεπηέξα Σξίηε Σεηάξηε Πέκπηε Παξαζθεπή Δξγαζία Α Δξγαζία Β Δξγαζία Γ Αξγφηεξε δπλαηή Έλαξμε Αξγφηεξε δπλαηή Λήμε Δξγαζία Α Σε 8π.κ. Σε 5 κ.κ. Δξγαζία Β Πε 8π.κ. Πε 5κ.κ. Δξγαζία Γ Πα 8π.κ. Πα 5κ.κ. Ζ δηαθνξά πνπ ππάξρεη κεηαμχ ησλ δχν ζπλφισλ ησλ εκεξνκεληψλ αληίζηνηρα, είλαη ην πεξηζψξην ρξφλνπ (Float, Slack time). ην παξάδεηγκα ν ρξφλνο απηφο είλαη δχν εκέξεο. Ζ θξίζηκε δηαδξνκή είλαη απηή ζηελ νπνία δελ ππάξρεη πεξηζψξην ρξφλνπ. Γηα ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο, ε λσξίηεξα δπλαηή θαη ε αξγφηεξα δπλαηή εκεξνκελία,

138 είλαη ίδηεο θαη γηα ηελ έλαξμε θαη γηα ηελ ιήμε ησλ εξγαζηψλ. Ζ κέζνδνο θξίζηκεο δηαδξνκήο ζαο πιεξνθνξεί γηα : Σελ λσξίηεξα θαη αξγφηεξε δπλαηή έλαξμε θαη ιήμε φισλ ησλ εξγαζηψλ. Υξεζηκνπνηήζηε απηή ηελ πιεξνθνξία γηα λα ξπζκίζηε ην επίπεδν ησλ πφξσλ. Πνηεο εξγαζίεο δελ γίλεηαη λα νιηζζήζνπλ, αλ δηαηίζεζηε λα ηεξήζεηε ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Αλ θάπνηα θξίζηκε εξγαζία νιηζζήζεη, πξέπεη λα βειηηψζεηε ηηο ππφινηπεο θξίζηκεο εξγαζίεο π.ρ. δηαζέηνληάο ηηο πεξηζζφηεξνπο πφξνπο, ψζηε ε θξίζηκε δηαδξνκή λα δηαηεξεζεί.. Ζ θξίζηκε δηαδξνκή επαλαυπνινγίδεηε θάζε θνξά πνπ αιιάδεηε ηηο πιεξνθνξίεο ησλ εξγαζηψλ. Αλ π.ρ. πξνζδψζεηε ζε κηα θξίζηκε εξγαζία επί πιένλ πφξνπο, κπνξεί λα πάςεη λα είλαη θξίζηκε, αιιά κπνξεί θάπνηα άιιε λα γίλεη θξίζηκε. Αδξάλεηα (πεξηζώξην ρξόλνπ) θαη κε θξίζηκεο εξγαζίεο ηαλ ππνινγίδεηαη ν πξνγξακκαηηζκφο ησλ εξγαζηψλ, ππνινγίδνληαη θαη ηα πεξηζψξηα ρξφλνπ. Αδξάλεηα ή πεξηζψξην είλαη ε πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ κπνξεί λα θαζπζηεξήζεη κηα εξγαζία ρσξίο λα επεξεάζεη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Οη κε θξίζηκεο εξγαζίεο έρνπλ αδξάλεηα. Τπάξρνπλ δχν ηχπνη αδξάλεηαο ρξφλνπ. Ζ νιηθή αδξάλεηα (total slack ή total float) θαη ε ειεχζεξε αδξάλεηα (free slack ή free float). Οιηθή αδξάλεηα ρξφλνπ είλαη ε πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ πνπ επηηξέπεηε λα θαζπζηεξήζεη κηα εξγαζία ρσξίο λα αιιάμεη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Δίλαη ε δηαθνξά κεηαμχ ηεο εκεξνκελίαο έλαξμεο ηεο εξγαζίαο θαη ηεο αξγφηεξα δπλαηήο εκεξνκελίαο έλαξμήο ηεο. Ζ νιηθή αδξάλεηα ζπκπεξηιακβάλεη φιε ηελ αδξάλεηα κεηαμχ ηεο εξγαζίαο θαη ηνπ ηέινπο ηνπ έξγνπ. Αλ εθκεηαιιεπηείηε ηελ νιηθή αδξάλεηα κηαο εξγαζίαο, ηελ θαζηζηάηε θξίζηκε. ηαλ ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο είλαη κεγαιχηεξε απφ ηνλ ρξφλν πνπ επηηξέπνπλ νη εκεξνκελίεο πεξηνξηζκψλ, ηφηε ε αδξάλεηα ρξφλνπ είλαη αξλεηηθή, πνπ ζεκαίλεη φηη δελ είλαη δπλαηφλ λα πξαγκαηνπνηεζεί. Διεχζεξε αδξάλεηα είλαη ε πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ επηηξέπεηε λα θαζπζηεξήζεη ε εξγαζία ρσξίο λα θαζπζηεξεί άιιεο εξγαζίεο. Διέγρνληαο ηηο αδξάλεηεο κπνξείηε λα εθκεηαιιεπηείηε θαιχηεξα ηνπο πφξνπο.

139 Βαζηθνί έιεγρνη ζην MS Project Γηα λα εθηηκήζεηε ηελ θαηάζηαζε ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ, πνπ έρεη γίλεη, ρξεζηκνπνηείζηε πξνβνιέο, πίλαθεο θαη θίιηξα, γηα λα δείηε αθξηβψο ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζαο ελδηαθέξνπλ. Διέγμηε : Σελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Σελ θξίζηκε δηαδξνκή θαη ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο. Σελ αδξάλεηα ησλ κε θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Σηο ζπλδέζεηο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο. Πσο ρξεζηκνπνηνχληαη νη πφξνη. Σα θφζηε. Έιεγρνο ηεο εκεξνκελίαο ιήμεο θαη ησλ εμόδσλ Δπηιέμηε Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος) θαη παηήζηε ην θνπκπί Statistics (ηαηηζηηθέο πιεξνθνξίεο) ή εκθαλίζηε ηελ γξακκή εξγαιείσλ Tracking (Παξαθνινχζεζε) θαη παηήζηε ζην θνπκπί Project Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία έξγνπ). Σν θνπκπί απηφ βξίζθεηε ζηελ γξακκή εξγαιείσλ παξαθνινχζεζεο (tracking) ηνπ έξγνπ. Αλ ε εξγαιεηνζήθε απηή δελ είλαη ελεξγή επηιέμηε View Toolbars Tracking (Πποβολή Γπαμμέρ επγαλείυν Παπακολούθηζη). Μπνξείηε εχθνια λα ελεξγνπνηήζεηε ή λα απελεξγνπνηήζεηε θάπνηα γξακκή εξγαιείσλ παηψληαο δεμί θιηθ πάλσ ζε θάπνηα εξγαιεηνζήθε. Δκθαλίδεηε κελνχ γξακκψλ εξγαιείσλ θαη επηιέγεηε.

140 Διέγμηε ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ Project. Διέγμηε ην ζπλνιηθφ θφζηνο ηνπ Project. Αλ ε εκεξνκελία ιήμεο δελ ζαο βνιεχεη ή ζέιεηε λα ηελ βειηηψζεηε θνηηάμηε ηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Διέγμηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο Μπνξείηε λα δνπιέςεηε κε ην γξάθεκα Gantt ή δηθηχνπ. Μπνξείηε επίζεο λα θνηηάμεηε ζηε ιίζηα ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ θαη νξφζεκσλ ζην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet). ην MS Project, φιεο νη εξγαζίεο πνπ έρνπλ ηνπο πεξηνξηζκνχο Must Start On ή Must Finish On είλαη θξίζηκεο. Αξρηθά ην MS Project πξνυπνζέηεη φηη θάζε εξγαζία κε κεδεληθφ ρξφλν αδξάλεηαο είλαη θξίζηκε. Απηφ κπνξεί λα αιιάμεη. Π.ρ. αλ έρεηε έλα έξγν δηάξθεηαο δχν εηψλ, ίζσο ζέιεηε θάζε εξγαζία πνπ έρεη ρξφλν αδξάλεηαο κηθξφηεξν ηεο κηαο εβδνκάδαο λα ζεσξεζεί θξίζηκε. Γηα λα αιιάμεηε ηελ πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ πνπ θαζηζηά κηα εξγαζία θξίζηκε, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Calculate (Τπνινγηζκφο). ην πεδίν Tasks are critical if is less than or equal to (Οη εξγαζίεο είλαη θξίζηκεο, εάλ ε αδξάλεηα είλαη κηθξφηεξε απφ ή ίζε κε), πιεθηξνινγήζηε ην πιήζνο ησλ εκεξψλ αδξάλεηαο πνπ κπνξεί λα έρεη κηα εξγαζία θαη παξφια απηά λα ζεσξεζεί θξίζηκε.

141 Κξίζηκε δηαδξνκή ζε γξάθεκα Gantt Υξεζηκνπνηήζηε ηνλ βνεζφ Gantt Chart Wizard (Οδεγφο γξαθήκαηνο Gantt), παηψληαο ην αληίζηνηρν θνπκπί (Μοπθή Οδηγόρ γπαθήμαηορ Gantt). ή επηιέγνληαο Format Gantt Chart Wizard ηελ δεχηεξε ζειίδα επηιέμηε Critical path (Κξίζηκε δηαδξνκή). ηαλ ηειεηψζεηε κε ηνλ βνεζφ, νη θξίζηκεο εξγαζίεο εκθαλίδνληαη θφθθηλεο. Με θξίζηκε εξγαζία. Οη θφθθηλεο εξγαζίεο είλαη θξίζηκεο θαη απνηεινχλ ηκήκα ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο. Δίλαη έλα ηκήκα πνπ πξέπεη λα εμεηάζεηε, αλ ζαο ελδηαθέξεη λα επηηαρχλεηε ην έξγν. Κξίζηκεο εξγαζίεο ζην θύιιν εξγαζίαο Τπάξρνπλ πνιινί ηξφπνη λα δείηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ζην Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο). Έλαο ηξφπνο είλαη λα αιιάμεηε ην ρξψκα ή ην ζηπι ησλ νλνκάησλ ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Δπηιέμηε Format Text Styles (Μνξθή ηπι θεηκέλνπ)

142 Δπηιέμηε Critical Tasks. Αλ ζέιεηε λα δείηε κηα ιίζηα κε κφλν ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο, εθαξκφζηε ην θίιηξν Critical ζην θχιιν εξγαζίαο. Σν θίιηξν βξίζθεηε ζηελ γξακκή εξγαιείσλ Formatting (Μνξθνπνίεζε) ή ζηελ επηινγή κελνχ Project Filtered For Critical (Έπγο Φιληπαπιζμένο για Κπίζιμη) Οη εξγαζίεο πνπ δελ εκθαλίδνληαη ζηελ ιίζηα, δελ είλαη θξίζηκεο. Αλ ζηε ζπλέρεηα ηαμηλνκήζεηε ηηο εξγαζίεο θαηά δηάξθεηα θαη ζε θζίλνπζα ζεηξά, νη θξίζηκεο εξγαζίεο ζα ηαμηλνκεζνχλ απφ ηελ πιένλ καθξφρξνλε σο ηελ

143 ζπληνκφηεξε. Έηζη κπνξείηε λα μέξεηε, πνπ πξέπεη λα επηθεληξψζεηε ηηο πξνζπάζεηέο ζαο, γηα λα ζπληνκεχζεηε ηηο εξγαζίεο. Δπηιέμηε Project Sort Sort By (Έπγο Ταξινόμηζη Ταξινόμηζη καηά) Δπηιέμηε Duration. Δπηιέμηε Descending. Παηήζηε Sort. Γηα λα εκθαληζηνχλ πάιη φιεο νη εξγαζίεο, επηιέμηε ην θίιηξν All Tasks (ιεο νη εξγαζίεο) θαη ηαμηλνκήζηε σο πξνο ID (Αλαγλσξηζηηθφ) θαη Ascending (Αχμνπζα). Αλ ζέιεηε λα δείηε ηελ θαηάζηαζε, φισλ ησλ εξγαζηψλ πξνζζέζηε κηα ζηήιε ζην θχιιν εξγαζίαο, ζηελ νπνία επηιέμηε λα εκθαλίδεηαη ην πεδίν Critical (Κξίζηκε). Γηα λα ην θάλεηε απηφ, επηιέμηε κηα ζηήιε. Παηήζηε δεμί θιηθ γηα λα εκθαληζηεί ην

144 κελνχ ζπληφκεπζεο θαη επηιέμηε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Column definition (Οξηζκφο ζηήιεο), πνπ εκθαλίδεηαη, επηιέμηε ην πεδίν Critical (Κξίζηκε). Άιινο ηξφπνο γηα λα ειέγμεηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο, είλαη λα εθαξκφζεηε ην θίιηξν Critical (Κξίζηκε), έηζη ψζηε λα θσηίδεη ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ψζηε λα μερσξίδνπλ απφ ηηο ππφινηπεο. Γηα λα ην θάλεηε απηφ επηιέμηε ην κελνχ Project Έπγο). Κξαηήζηε παηεκέλν ην πιήθηξν Shift θαη επηιέμηε Filtered For Critical (Φιληπαπιζμένο για Κπίζιμη). Μπνξείηε λα αιιάμεηε ην ρξψκα ησλ θσηηζκέλσλ εξγαζηψλ επηιέγνληαο Format Text Styles (Μοπθή Σηςλ κειμένος). Διέγμηε ηα πεξηζώξηα ρξόλνπ Μπνξείηε λα ειέγμεηε ηα πεξηζψξηα ρξφλνπ (Slack time) ρξεζηκνπνηψληαο ην γξάθεκα Gantt ή ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet). Σν MS Project ζαο πιεξνθνξεί φηαλ κηα εξγαζία έρεη αξλεηηθή αδξάλεηα, πνπ ζεκαίλεη φηη είλαη πξνγξακκαηηζκέλε λα πάξεη πεξηζζφηεξν ρξφλν απ φηη επηηξέπνπλ ε πξνεγνχκελε θαη ε επφκελή ηεο εξγαζία. Μπνξείηε λα θιείζεηε ην απηφκαην κήλπκα αξλεηηθήο αδξάλεηαο, πνπ εκθαλίδεηαη θάζε θνξά πνπ ην MS Project θάλεη επαλαυπνινγηζκνχο ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ εξγαζηψλ. Αλ ην κήλπκα πξνέξρεηαη απφ ηνλ βνεζφ Planning Wizard (Οδεγφο ζρεδηαζκνχ), επηιέμηε Don t Tell Me About This Again (Να κελ εκθαληζηνχλ μαλά πιεξνθνξίεο γηα απηφ ην ζέκα). Αλ ζέιεηε λα ζηακαηήζεη ην MS Project λα επαλαυπνινγίζεη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ φιε ηελ ψξα θαη λα ην θάλεη κφλν φηαλ ην ζέιεηε, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ). ηελ θαξηέια Calculation επηιέμηε Manual (Με απηφκαηε). Σψξα, φηαλ ζέιεηε λα γίλνπλ νη ππνινγηζκνί, επηιέμηε Tools Options Calculation (Επγαλεία Επιλογέρ Υπολογιζμόρ) θαη παηήζηε ην θνπκπί Calculate Now (Τπνινγηζκφο ηψξα). Αδξάλεηα ζην Task Sheet Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ

145 Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Δπηιέμηε View Table Schedule (Πποβολή Πίνακαρ Φπονοδιάγπαμμα) Διεχζεξε θαη νιηθή αδξάλεηα. Μεδεληθή νιηθή αδξάλεηα ππνδεηθλχεη θξίζηκε εξγαζία. Αδξάλεηα ζην γξάθεκα Detail Gantt Ζ παξαθάησ εηθφλα, δείρλεη ηηο αδξάλεηεο ζε πξνβνιή Detail Gantt. Ζ αδξάλεηα εκθαλίδεηαη κε αρλή ξάβδν, κε ηνλ ρξφλν γξακκέλν δεμηά ηεο. Γηα λα ην δείηε, επηιέμηε View More Views Detail Gantt (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Detail Gantt). Ράβδνο αδξάλεηαο γηα ηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Διέγμηε ηηο πξνζεζκίεο πσο αλαθέξακε νη πξνζεζκίεο (deadlines), απνηεινχλ ηνλ πην εχθνιν ηξφπν γηα λα ειέγμεηε αλ θάπνηνη εμσηεξηθνί ρξνληθνί πεξηνξηζκνί θαιχπηνληαη.

146 Απφ ηελ γξακκή εξγαιείσλ Formating (Μνξθνπνίεζε), επηιέμηε ην θίιηξν Tasks With Deadlines (Δξγαζίεο κε πξνζεζκίεο), βξείηε θαη λα δηεπθνιπλζείηε ζηνλ έιεγρν. γηα λα ηηο Δίλαη ζεκαληηθφ λα θαηαιάβεηε, ηελ επίδξαζε πνπ έρνπλ νη πξνζεζκίεο ζην ρξνλνδηάγξακκα θαη ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ. Αλ θαη νη πξνζεζκίεο δελ έρνπλ ηφζν κεγάιε επίδξαζε φζν νη πεξηνξηζκνί, γλσξίδνληαο πσο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ ην ρξνλνδηάγξακκα, κπνξείηε λα απνθχγεηε θάπνηα πξνβιήκαηα. πλήζσο νη πξνζεζκίεο δελ επεξεάδνπλ ην ρξνλνδηάγξακκα. Απιά δείρλνπλ κηα θαηαιεθηηθή εκεξνκελία ζηφρνπ ηεο εξγαζίαο. Ζ εξγαζία ρξνλνπξνγξακκαηίδεηαη φπσο θάζε άιιε απιή εξγαζία θαη αλ ε εκεξνκελία ιήμεο ηεο μεπεξάζεη ηελ πξνζεζκία, ζηελ ζηήιε ησλ δεηθηψλ (indicators), παξνπζηάδεηαη δείθηεο πνπ επηζεκαίλεη ηελ ππέξβαζε. Μηα πξνζεζκία κπνξεί λα επεξεάζεη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ αλ έρεη νξηζηεί γηα κηα εξγαζία ε νπνία έρεη ζπγρξφλσο έλα πεξηνξηζκφ As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ). ηελ πεξίπησζε απηή ε εξγαζία πξνγξακκαηίδεηαη λα ηειεηψζεη ηελ εκεξνκελία πξνζεζκίαο. Φπζηθά κπνξεί ε εκεξνκελία ιήμεο ηεο λα ππεξβεί ηελ πξνζεζκία, αλ ηελ αλαγθάζεη θάπνηα θαζπζηέξεζε ηεο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο. Οη πεξηνξηζκνί κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ ηελ ζπλνιηθή αδξάλεηα πνπ πξνζδηνξίδεη ηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Αλ ε εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ πέθηεη κέζα ζηελ ζπλνιηθή αδξάλεηα ηεο εξγαζίαο, ηφηε ν ππνινγηζκφο ηεο ζπλνιηθήο αδξάλεηαο παίξλεη ππφςε ηελ εκεξνκελία ηνπ πεξηνξηζκνχ θαη φρη ηελ αξγφηεξε δπλαηή ιήμε ηεο εξγαζίαο. Έηζη αλ ε νιηθή αδξάλεηα κεδεληζηεί ε εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ θαζηζηά ηελ εξγαζία θξίζηκε ελψ ζηελ πξαγκαηηθφηεηα κπνξεί λα δηαζέηεη νιηθή αδξάλεηα. εκεηψζηε φηη ην ζχκβνιν (βειάθη), πνπ δείρλεη ην ρξνληθφ ζεκείν ηεο πξνζεζκίαο είλαη νξαηφ κφλν ζε πξνβνιή Gantt. Διέγμηε ηελ πιεξόηεηα ηνπ δηθηύνπ Σν δίθηπν ηνπ έξγνπ ζεσξείηαη πιήξεο φηαλ φιεο νη εξγαζίεο είλαη ζπλδεκέλεο ηνπιάρηζηνλ κε κηα άιιε εξγαζία ηνπ δηθηχνπ. Απηφ δηαζθαιίδεη ην δπλακηθφ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηνπ δηθηχνπ, πνπ ζεκαίλεη φηη νπνηαδήπνηε αιιαγή ζε κηα εξγαζία ζα ελεκεξψζεη απηφκαηα θαη ηηο ζπλδεκέλεο εξγαζίεο ζε φιν ην θάζκα ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο.

147 Γηα λα ειέγμεηε ηελ πιεξφηεηα ηνπ δηθηχνπ ηνπ έξγνπ: Διέγμηε ην πεδίν Predecessors (Πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο) φισλ ησλ εξγαζηψλ. ιεο νη εξγαζίεο πξέπεη λα έρνπλ θάπνηα πξναπαηηνχκελε θαη λα κελ έρνπλ θελφ πεδίν, εθηφο απφ ηηο ζπγθεληξσηηθέο θαη απηέο πνπ μεθηλνχλ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ. Διέγμηε ην πεδίν Successors (Δμαξηψκελεο εξγαζίεο) φισλ ησλ εξγαζηψλ. ιεο νη εξγαζίεο πξέπεη λα έρνπλ θάπνηα εμαξηψκελε θαη λα κελ έρνπλ θελφ πεδίν, εθηφο απφ ηηο ζπγθεληξσηηθέο θαη απηέο πνπ ηειεηψλνπλ ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Διέγμηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, γηα λα δηαπηζηψζεηε αλ νη εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο πνπ ππνινγίζηεθαλ είλαη νξζέο. Διέγμηε ηηο ζπλδέζεηο ηχπνπ Start to Start θαη Finish to Finish αλ φλησο έρνπλ πινπνηεζεί κέζσ ζπλδέζεσλ. Δηζάγεηε ην πεδίν Total slack (πλνιηθή αδξάλεηα) ζε φπνηα πξνβνιή ζαο βνιεχεη. Αλ βξείηε εξγαζίεο κε κεγάιε ζπλνιηθή αδξάλεηα πηζαλά λα κελ είλαη ζπλδεκέλεο. Διέγμηε ηελ ζεηξά εξγαζηώλ, ηηο ζπλδέζεηο θαη ηνπο πεξηνξηζκνύο Ίζσο κπνξείηε λα δηαπηζηψζεηε φηη αιιάδνληαο ηελ ζεηξά ησλ εξγαζηψλ, ηηο θαζπζηεξήζεηο (lags) ή αθαηξψληαο πεξηνξηζκνχο, κεηψλεηε ηελ νιηθή δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Σν ίδην ηζρχεη κε ηνπο πφξνπο θαη ηα θφζηε. Ζ ηερληθή επηηάρπλζεο ηνπ έξγνπ, κεηαηξέπνληαο ην ρξνλνδηάγξακκα έηζη ψζηε δχν εξγαζίεο πνπ είραηε ζρεδηάζεη λα εθηειεζηνχλ ε κία κεηά ηελ άιιε λα εθηειεζηνχλ νιηθά ή κεξηθά παξάιιεια νλνκάδεηαη, ηαρεία εθηέιεζε (fast tracking). ηαλ εθαξκφδεηε ηελ ηερληθή απηή θαιά ζα θάλεηε λα εθηηκάηε θαη ηνπο θηλδχλνπο πνπ ειινρεχεη. πσο αλαθέξακε νη πεξηνξηζκνί επεξεάδνπλ ζεκαληηθά ην ρξνλνδηάγξακκα θαη ηνπο παξάγνληεο πνπ ην νδεγνχλ. Οη ειαζηηθνί πεξηνξηζκνί As Soon As Possible (Σν ηαρχηεξν δπλαηφ) θαη As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ) ζηελ νπζία δελ είλαη πεξηνξηζκνί θαη δελ ππεξβαίλνπλ άιινπο παξάγνληεο νδήγεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο φπσο ηα εκεξνιφγηα θαη ηηο ζπλδέζεηο. Οη εκη-ειαζηηθνί πεξηνξηζκνί Start No Earlier Than (Έλαξμε φρη λσξίηεξα απφ)

148 θιπ. κπνξνχλ λα ππεξβνχλ άιινπο παξάγνληεο νδήγεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο φπσο ηα εκεξνιφγηα θαη ηηο ζπλδέζεηο. Οη αλειαζηηθνί πεξηνξηζκνί, Must Start On (Τπνρξεσηηθή έλαξμε ζηηο) θαη Must Finish On (Τπνρξεσηηθή ιήμε ζηηο), ππεξβαίλνπλ πάληα ηνπο άιινπο παξάγνληεο νδήγεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο φπσο ηα εκεξνιφγηα θαη ηηο ζπλδέζεηο. Πξνζέμηε φηη θάπνηνη πεξηνξηζκνί κπνξνχλ λα κπνπλ ζην πιάλν ζαο απφ αηχρεκα. Απηφ ζπλήζσο ζπκβαίλεη φηαλ δηαρεηξίδεζηε ηηο εξγαζίεο θαη ηηο ξάβδνπο ηνπο κε ηελ ηερληθή ηνπ Drag and Drop. Σν MS Project εηζάγεη εκηειαζηηθνχο πεξηνξηζκνχο ζηηο εξγαζίεο ρσξίο λα ην αληηιακβάλεζηε, φηαλ πρ. θαηαρσξείηε θαηεπζείαλ ηηκή ζηα πεδία εκεξνκελίαο έλαξμεο ή ιήμεο κηαο εξγαζίαο. Δπίζεο εηζάγεη πεξηνξηζκφ αλ ρξεζηκνπνηήζεηε ην πνληίθη γηα λα δεκηνπξγήζεηε κε ηξάβεγκα κηα λέα εξγαζία ζην γξάθεκα Gantt, ή αλ ηξαβήμεηε κε ην πνληίθη ηελ ξάβδν κηαο εξγαζίαο γηα λα απμνκεηψζηε ηελ δηάξθεηά ηεο. Ο πξνεπηιεγκέλνο πεξηνξηζκφο (κε πεξηνξηζκφο) πνπ εηζάγεηαη ζηηο εξγαζίεο είλαη As Soon As Possible (Σν ηαρχηεξν δπλαηφ) αλ ν πξνγξακκαηηζκφο γίλεηαη κε βάζε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, ή As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ) αλ ν πξνγξακκαηηζκφο γίλεηαη κε βάζε ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. ην πεδίν δεηθηψλ (indicators), εκθαλίδνληαη πάληα ελδείμεηο γηα ηνπο εκηειαζηηθνχο θαη αλειαζηηθνχο πεξηνξηζκνχο ησλ εξγαζηψλ. ρη γηα ηνλ πξνεπηιεγκέλν ή ηνπο ειαζηηθνχο πεξηνξηζκνχο. ηαλ νη πεξηνξηζκνί έρνπλ δεκηνπξγεζεί απφ αηχρεκα ή παχνπλ λα είλαη απαξαίηεηνη πξέπεη λα αθαηξνχληαη. Απφ ηελ γξακκή εξγαιείσλ Formating (Μνξθνπνίεζε), επηιέμηε ην θίιηξν Tasks With Fixed Dates (Δξγαζίεο κε θαζνξηζκέλεο εκεξνκελίεο), γηα λα ηηο βξείηε θαη λα δηεπθνιπλζείηε ζηνλ έιεγρν Μπνξείηε επίζεο λα δηεπθνιπλζείηε ζηνλ έιεγρν αλ ζηελ πξνβνιή, πνπ επηζπκείηε, εθαξκφζεηε ηνλ πίλαθα Constraint Dates (Ζκεξνκελίεο πεξηνξηζκψλ), ή αλ κέζσ ηνπ εξγαιείνπ νκαδνπνίεζεο ηεο βαζηθήο γξακκήο εξγαιείσλ, εθαξκφζεηε ηελ νκαδνπνίεζε Constraint Type (Σχπνο πεξηνξηζκνχ)

149 ηγνπξεπηείηε φηη πξάγκαηη ρξεηάδνληαη νη πεξηνξηζκνί. ηαλ ειέγρεηε ηνπο πεξηνξηζκνχο, ίζσο βξείηε θάπνηνπο πνπ λα κε ζπκάζηε φηη ηνπο εηζάγεηε. Κάζε θνξά πνπ εηζάγεηε ή ηξνπνπνηείηε κηα πξνγξακκαηηζκέλε εκεξνκελία έλαξμεο ή ιήμεο π.ρ. ζηε θφξκα εξγαζίαο, ην MS Project ζέηεη έλα πεξηνξηζκφ Start No Erlier Than. Αιιάμηε ηνπο πεξηνξηζκνχο, πνπ δελ ρξεηάδνληαη. Διέγμηε ηνπο πόξνπο Οη πφξνη παίδνπλ θπξίαξρν ξφιν ζην ζρεδηαζκφ θαη ηελ εθηέιεζε ηνπ έξγνπ. Ηδηαίηεξα γηα ηνπο πφξνπο εξγαζίαο, ζα πξέπεη λα γλσξίδεηαη ηηο δπλαηφηεηεο θαηαρψξηζεο δεδνκέλσλ πνπ ζαο δίλεη ην MS Project, θαζψο θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ππνινγίδεη ηελ ππεξ-αλάζεζή ηνπο. εκαληηθφ ξφιν παίδνπλ νη κέγηζηεο κνλάδεο δηαζεζηκφηεηαο θάζε πφξνπ, ην εκεξνιφγηφ ηνπ πνπ πξνζδηνξίδεη ηνπο ρξφλνπο πνπ είλαη δηαζέζηκνο θαη ε θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ζηελ δηάξθεηα θάζε εξγαζίαο. Κάζε πφξνο εξγαζίαο πέξα απφ ην εκεξνιφγηφ ηνπ, κπνξεί λα δηαζέηεη πιεξνθνξίεο γηα ηελ δηαζεζηκφηεηα κνλάδσλ ηνπ ζε δηαθνξεηηθέο ρξνληθέο πεξηφδνπο κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ).

150 Κάζε πφξνο εξγαζίαο κπνξεί λα δηαζέηεη πιεξνθνξίεο δηαθνξεηηθήο ακνηβήο γηα δηαθνξεηηθέο ρξνληθέο πεξηφδνπο θαζψο θαη πνιιαπινχο πίλαθεο ακνηβψλ, κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ). Σν MS Project, γηα θάζε πφξν δίλεη ηελ δπλαηφηεηα θαηαρψξηζεο πέληε δηαθνξεηηθψλ πηλάθσλ ρξέσζεο (ηηκνθαηαιφγσλ).

151 ηαλ εθρσξείηε πφξνπο ρξεζηκνπνηείηαη ν πξψηνο πίλαθαο ρξέσζεο θάζε πφξνπ. Αλ επηζπκείηε γηα κηα ζπγθεθξηκέλε εξγαζία ε εθρψξεζε ηνπ πφξνπ θαη επνκέλσο ε απαζρφιεζή ηνπ λα ακεηθηεί βάζεη δηαθνξεηηθνχ ηηκνθαηαιφγνπ ιφγσ δηαθνξεηηθήο θχζεο ηεο εξγαζίαο, κπνξείηε ζε πξνβνιή Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) ή Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ), λα εκθαλίζεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information (Πιεξνθνξίεο αλάζεζεο) θαη λα επηιέμεηε δηαθνξεηηθφ πίλαθα ρξεψζεσλ. Δπηιέμηε δηαθνξεηηθφ πίλαθα ρξέσζεο ηνπ πφξνπ ζηελ ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. ηαλ εθρσξείηε έλα πφξν ζε κηα εξγαζία, κε θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο κνλάδεο, ε απαζρφιεζή ηνπ ππνινγίδεηαη βάζεη ηνπ ηχπνπ: Work = Duration Assignment Units Σν MS Project αζξνίδεη ηελ ζπλνιηθή απαζρφιεζε ηνπ πφξνπ καδί κε απηέο πνπ έρεη ζε άιιεο εξγαζίεο ζην ίδην δηάζηεκα, γηα λα γλσξίδεη αλ ν πφξνο έρεη ππεξαλαηεζεί ή φρη θαη λα γλσξίδεη ην ππφινηπν ηεο δηαζεζηκφηεηαο κνλάδσλ ηνπ πφξνπ, ζηελ πεξίπησζε ηεο ππν-αλάζεζεο, βάζεη ηνπ ηχπνπ: Remaining Availability = Availability Work Οη πφξνη εξγαζίαο κπνξνχλ λα εθρσξεζνχλ κε ππέξβαζε ησλ κέγηζησλ κνλάδσλ δηαζεζηκφηεηάο ηνπο γηα θάπνηα ρξνληθή πεξίνδν εθφζνλ ην εκεξνιφγηφ ηνπο, ηνπο επηηξέπεη εξγαζία ζην ζπγθεθξηκέλν δηάζηεκα. ηελ πεξίπησζε απηή είλαη ππεξαλαηεζεηκέλνη

152 Ζ δηαζεζηκφηεηα ελφο πφξνπ εξγαζίαο γηα κηα ζπγθεθξηκέλε εκέξα, ππνινγίδεηαη απφ ην MS Project βάζεη ελφο απφ ηνπο παξαθάησ δχν ηχπνπο. Percentage of Maximum Units Availability Standard Calendar Hours per Day Percentage of Maximum Units Availability Resource Calendar Hours per Day Αλ ε ζπλνιηθή ηνπ απαζρφιεζε ζηελ ζπγθεθξηκέλε ρξνληθή πεξίνδν ππεξβαίλεη ηελ δηαζέζηκε, ν πφξνο δείρλεη ππεξ-αλάζεζε Βέβαηα εδψ ζπδεηάκε ηελ απαζρφιεζε ηνπ πφξνπ ζην ζπγθεθξηκέλν έξγν θαη κφλν. Αλ ν πφξνο απαζρνιείηαη θαη ζε άιια έξγα κπνξεί λα είλαη ππεξαλαηεζεηκέλνο θαη λα κε ην δείρλεη.. Σν πξφβιεκα απηφ ιχλεηαη κε ηελ θνηλή ρξήζε πφξσλ θαη ηελ δηαρείξηζε πνιιαπιψλ, έξγσλ φπσο ζα δνχκε ζην αληίζηνηρν θεθάιαην. Υξεζηκνπνηήζηε ηηο πξνβνιέο πφξσλ γηα λα ειέγμεηε ηνπο πφξνπο ζαο. Διέγμηε ηε δεμακελή πφξσλ θαη αλαθαιχςηε ηνπο πφξνπο πνπ έρνπλ ππεξαλαηεζεί, ειέγμηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ πφξσλ θαη δψζηε πξνζνρή ζηηο κέγηζηεο θαη ειάρηζηεο ρξήζεηο. Γηα λα δείηε κηα ιίζηα φισλ ησλ πφξσλ ηεο δεμακελήο, επηιέμηε View Resource Sheet (Πποβολή Φύλλο πόπυν). ηελ ζπλέρεηα εθαξκφζηε θαηάιιειν πίλαθα επηιέγνληαο View Table Summary (Πποβολή Πίνακαρ Σύνοτη). Οη πφξνη κε ππεξ-αλάζεζε εκθαλίδνληαη θφθθηλνη ή ηνληζκέλνη. Ζ ζηήιε Peak δείρλεη ηε κέγηζηε κνλάδα εθρψξεζεο ηνπ πφξνπ ζην έξγν.

153 ηαλ ε ηηκή ζηελ ζηήιε Peak (Κνξχθσζε) είλαη κεγαιχηεξε ηεο ηηκήο ηεο ζηήιεο Max Units (Μέγ. Μνλάδεο), ζεκαίλεη φηη ν πφξνο έρεη ππεξ-αλαηεζεί, γηαηί έρνπλ εθρσξεζεί πεξηζζφηεξεο κνλάδεο ζηηο εξγαζίεο, απφ απηέο πνπ ππάξρνπλ, γηα θάπνηα ρξνληθή ζηηγκή. Αλ ζέιεηε λα δείηε κφλν ηνπο πφξνπο νη νπνίνη έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί, επηιέμηε ην θίιηξν, Overallocated Resources (Τπεξ-αλάζεζε πφξσλ) ή επηιέμηε Project Filterered For Overallocated Resources (Έπγο Φιληπάπιζμα για Υπεπ-ανάθεζη πόπυν). Μπνξείηε επίζεο λα ηαμηλνκήζεηε ηελ ιίζηα ζχκθσλα κε ην θφζηνο θάζε πφξνπ. Δπηιέμηε Project Sort Sort By (Έξγν Σαμηλφκεζε Σαμηλφκεζε θαηά ) θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Sort (Σαμηλφκεζε) επηιέμηε ην πεδίν Cost (Κφζηνο). Δπηιέμηε επίζεο Descending (Φζίλνπζα) ψζηε λα εκθαληζηνχλ κε ζεηξά κέγηζηνπ θφζηνπο. Διέγμηε ηελ ρξήζε ησλ πόξσλ Ζ πξνβνιή Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) ζαο παξνπζηάδεη ηελ ρξήζε ησλ πφξσλ ζηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Γείρλεη ηηο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη εθρσξεζεί ν θάζε πφξνο νκαδνπνηεκέλα θαηά πφξν. Ζ πξνβνιή απηή, κε δηαθνξεηηθέο κνξθέο, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ην κελνχ Format Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ) κπνξεί λα ζαο δψζεη πνιιαπιέο πιεξνθνξίεο γηα ηελ ρξήζε ησλ πφξσλ. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην κελνχ Format Detail Styles (Μοπθή Σηςλ λεπηομεπειών) θαη λα πξνζαξκφζεηε ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο έσο θαη 69 δηαθνξεηηθά πεδία. Πάλησο πάξηε ππφςε φηη φηαλ πξνζζέηεηε πεδία ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο, απμάλεηαη ην χςνο ησλ γξακκψλ θαη ίζσο γίλεηαη δχζθνιε ε εξκελεία ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ παξνπζηάδνληαη. Μπνξείηε λα ειέγμεηε ηνπο πφξνπο, πνπ έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί θαη απηνχο, πνπ ρξεηάδνληαη πεξηζζφηεξε δνπιεηά. Δπηιέμηε View Resource Usage (Πποβολή Φπήζη πόπυν)

154 Οη πφξνη πνπ έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί είλαη κε θφθθηλα ή έληνλα γξάκκαηα θαη δηαζέηνπλ θαη θαηάιιειν δείθηε. Γηα λα αιιάμεηε ηνλ ηχπν ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ εκθαλίδεηαη, ρξεζηκνπνηήζηε ηελ επηινγή Format Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ). Π.ρ. γηα λα δείηε ην πνζφ ηεο ππνιεηπφκελεο δηαζεζηκφηεηαο, ησλ πφξσλ, επηιέμηε Format Details Remaining Availability (Μοπθή Λεπηομέπειερ Υπόλοιπη διαθεζιμόηηηα). Αλ αλαδηπιψζεηε ηνπο πφξνπο βιέπεηε θαη ηηο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρνπλ εθρσξεζεί. Ρπζκίζηε ηηο ππεξ-αλαζέζεηο. Αλ δηαγξάςεηε ηελ εθρψξεζε ελφο πφξνπ απφ θάπνηα εξγαζία θαη γηα ηελ εθρψξεζε απηή είραηε ξπζκίζεη θάπνηεο πιεξνθνξίεο ρξνλνινγηθήο θάζεο, νη πιεξνθνξίεο απηέο ράλνληαη γηαηί ζηελ νπζία θαηαξγείηε ηελ φιε εθρψξεζε.

155 Γηα λα ιχζεηε ηελ ππεξ-αλάζεζε, πξνζπαζήζηε λα αιιάμεηε θάπνηα απφ ηηο εξγαζίεο, ψζηε λα εθηειεζηεί λσξίηεξα ή αξγφηεξα απφ ηηο άιιεο. Δπίζεο κπνξείηε λα δηαζέζεηε επηπιένλ πφξνπο ζηηο εξγαζίεο, γηα λα απνθνξηίζεηε ηνλ ππεξ-αλαηεζεηκέλν πφξν. Μπνξείηε λα αιιάμεηε ηελ θιίκαθα ρξφλνπ, δηπινπαηψληαο πάλσ ηεο, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Timescale (Κιίκαθα ρξφλνπ). Οη πξνεπηιεγκέλε κνλάδα απαζρφιεζεο, είλαη ψξεο (h). Αλ ζέιεηε λα ηελ αιιάμεηε, επηιέμηε Tools Options (Επγαλεία Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα), ζην πεδίν Work is entered in επηιέμηε ηελ κνλάδα απαζρφιεζεο πνπ επηζπκείηαη. Διέγμηε ηελ εθρώξεζε πόξσλ ζε εξγαζίεο Ζ πξνβνιή Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ) ζαο παξνπζηάδεη ηελ ρξήζε ησλ εξγαζηψλ ζηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Γείρλεη ηνπο πφξνπο πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζε θάζε εξγαζία νκαδνπνηεκέλα θαηά εξγαζία. Ζ πξνβνιή απηή, κε δηαθνξεηηθέο κνξθέο, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ην κελνχ Format Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ) κπνξεί λα ζαο δψζεη πνιιαπιέο πιεξνθνξίεο γηα ηελ ρξήζε ησλ εξγαζηψλ. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην κελνχ Format Detail Styles (Μοπθή Σηςλ λεπηομεπειών) θαη λα πξνζαξκφζεηε ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο έσο θαη 74 δηαθνξεηηθά πεδία. Πάλησο πάξηε ππφςε φηη φηαλ πξνζζέηεηε πεδία ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο, απμάλεηαη ην χςνο ησλ γξακκψλ θαη ίζσο γίλεηαη δχζθνιε ε εξκελεία ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ παξνπζηάδνληαη. Ηδηαίηεξα ρξήζηκε είλαη θαη ε πξνβνιή Resource Form (Φφξκα πφξσλ). ηελ θφξκα πφξσλ (Resource Form) κπνξείηε λα δείηε ηελ ιίζηα ησλ εξγαζηψλ ζηελ νπνία έρεη δηαηεζεί θάζε έλαο πφξνο μερσξηζηά. Δπηιέμηε View More Views Resoure Form (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φόπμα πόπυν) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Γηα λα εκθαληζηνχλ ηα πεδία ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ, επηιέμηε Format Details Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Φπονοδιάγπαμμα).

156 Οη εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη δηαηεζεί ν πφξνο Σκήκα Marketing. Διέγμηε ηηο εκεξνκελίεο, πνπ έρνπλ πξνγξακκαηηζηεί γηα ηνλ πφξν, ζε θάζε εξγαζία. Διέγμηε ηελ ρξήζε ησλ πόξσλ ζε γξαθηθή παξάζηαζε Δπηιέμηε View Resource Graph (Πποβολή Γπάθημα πόπυν) ή επηιέμηε ηελ απφ ηελ γξακκή πξνβνιψλ. Ζ πξνβνιή Resource Graph (Γξάθεκα πφξσλ) δείρλεη έλα ηζηφγξακκα ησλ

157 κνλάδσλ θνξχθσζεο (Peak Units). Μπνξείηε λα δείηε ην ηζηφγξακκα άιισλ κεγεζψλ φπσο ηελ ππφινηπε δηαζεζηκφηεηα ή ην αζξνηζηηθφ πνζφ εξγαζίαο επηιέγνληαο απφ ην κελνχ Format Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ). Μπνξείηε επίζεο λα αιιάμεηε δξαζηηθά ηηο πιεξνθνξίεο θαη ηελ κνξθή ησλ ξάβδσλ, κέζσ ηεο επηινγήο Format Bar Styles (Μοπθή Σηςλ γπαμμών) Διέγμηε ηελ θαηαλνκή εξγαζίαο ησλ πόξσλ Ζ θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ελφο πφξνπ ζε κηα εξγαζία, κπνξεί λα ξπζκηζηεί ρεηξνθίλεηα κε ρξήζε ησλ πξνβνιψλ Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) θαη Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ), γηαηί δηαζέηνπλ πεδία γηα θαηαρσξήζεηο πιεξνθνξηψλ ρξνλνινγηθήο θάζεο (κέξα κε ηε κέξα). Σν πεδίν Work Contour (Κακπχιε εξγαζίαο) αιιάδεη ζεκαληηθά ηελ θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ηνπ πφξνπ κέζα ζηελ εξγαζία.). Μπνξείηε λα ην βξείηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information (Πιεξνθνξίεο αλάζεζεο) ε νπνία εκθαλίδεηαη κφλν ζηηο παξαπάλσ πξνβνιέο φηαλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζηελ εθρψξεζε. Μπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε κηα απφ ηηο θαηαλνκέο πνπ θαίλνληαη ζηελ παξαθάησ εηθφλα θαη λα ειέγμεηε ηελ επίδξαζή ηεο ζηελ θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ηνπ πφξνπ ζηελ ζπγθεθξηκέλε εθρψξεζε θαη ηελ γεληθφηεξε επίδξαζε ζην ρξνλνδηάγξακκα.

158 Οη θαηαλνκέο πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα, Κακπχιε εξγαζίαο, ζηελ ειιεληθή έθδνζε, αλαθέξνληαη ζαλ: Οκνηφκνξθε θαηαλνκή θφξηνπ Αηρκή θφξηνπ θαηά ηελ ιήμε Αηρκή θφξηνπ θαηά ηελ έλαξμε Γηπιή θνξχθσζε Πξψηκε θνξχθσζε Κνξχθσζε πξνο ηελ ιήμε Αηρκή θφξηνπ ζηε κέζε Αηρκή θφξηνπ ζηε κέζε κε ζεηηθή θιηκάθσζε ζηελ αξρή θαη αξλεηηθή θιηκάθσζε ζην ηέινο Διέγμηε ηελ ζπλέρεηα ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο Ζ θξίζηκε δηαδξνκή θαηά πξνηίκεζε ζα πξέπεη λα είλαη ζπλερήο. Απηφ ζεκαίλεη φηη ζα πξέπεη λα δηαζέηεη κφλν θξίζηκεο εξγαζίεο θαη λα κελ έρεη θελά, κεηαμχ ηεο εκεξνκελίαο έλαξμεο θαη ιήμεο ηνπ έξγνπ. Θα παξαηεξήζεηε φηη κεξηθέο θνξέο ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ εκθαλίδνληαη θελά θαη εξγαζίεο πνπ δελ είλαη θφθθηλεο, δειαδή πνπ δελ ζεσξνχληαη θξίζηκεο. Απηή είλαη κηα θαηάζηαζε κε ζπλερνχο θξίζηκεο δηαδξνκήο πνπ θαιφ ζα είλαη λα απνθεχγεηαη. Γλσξίδνληαο ηνπο ιφγνπο πνπ κπνξνχλ λα πξνθαιέζνπλ θελά ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή, κπνξείηε λα ηα απνθχγεηε. Πηζαλέο αηηίεο γηα δηαθνπηφκελε θξίζηκε δηαδξνκή κπνξεί λα είλαη: Οη πεξηνξηζκνί θαη νη πξνζεζκίεο. ηαλ έλαο πεξηνξηζκφο ή κηα πξνζεζκία (deadline) πεξηνξίδεη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ κηαο εξγαζίαο έηζη ψζηε λα κε κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, κηα πξναπαηηνχκελε εξγαζία ίζσο απνθηήζεη αδξάλεηα θαη λα ζεσξεζεί κε θξίζηκε. Σα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ. ηαλ ην εκεξνιφγην κηαο εξγαζίαο πεξηνξίδεη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηεο έηζη ψζηε λα κε κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, κηα πξναπαηηνχκελε εξγαζία ίζσο απνθηήζεη αδξάλεηα θαη λα ζεσξεζεί κε θξίζηκε. Οη παξεξρφκελεο δηάξθεηεο (elapsed durations). ηαλ κηα εξγαζία κε παξεξρφκελε δηάξθεηα ηειεηψλεη ζε ρξνληθή ζηηγκή πνπ πέθηεη ζε κε εξγάζηκν ρξφλν ηνπ έξγνπ, θάζε εμαξηψκελε εξγαζία, πξνσζείηαη λα αξρίζεη ηελ επφκελε εξγάζηκε ρξνληθή ζηηγκή. Με ηνλ ηξφπν απηφ, ε επίθαηξε εξγαζία, κε παξεξρφκελε δηάξθεηα, απνθηά αδξάλεηα θαη ζεσξείηαη κε θξίζηκε. Δμσηεξηθέο πξναπαηηνχκελεο. ηαλ γηα κηα εξγαζία ππάξρεη εμσηεξηθή πξναπαηηνχκελε εξγαζία, δειαδή κηα εξγαζία πνπ πξνέξρεηαη απφ άιιν

159 έξγν, θαη ηελ αλαγθάδεη λα κε κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ απφ θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, ηφηε νη ππφινηπεο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κπνξνχλ λα απνθηήζνπλ αδξάλεηα θαη λα κε ζεσξνχληαη θξίζηκεο αλ θαη ζηελ πξαγκαηηθφηεηα κπνξεί λα αλήθνπλ ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Ζ ηζνζηάζκηζε πφξσλ. ηαλ ηζνζηαζκίδνληαη νη πφξνη, θάπνηεο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη εθρσξεζεί ν πφξνο κεηαθηλνχληαη ρξνληθά πξνο ην κέιινλ έηζη ψζηε λα αξρίδνπλ φηαλ ν πφξνο ζα είλαη δηαζέζηκνο. Με ηνλ ηξφπν απηφ, νη πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κπνξνχλ λα απνθηήζνπλ αδξάλεηα θαη λα κε ζεσξνχληαη θξίζηκεο. Ζ δηαζεζηκφηεηα ησλ πφξσλ. ηαλ έλαο πφξνο είλαη δηαζέζηκνο ζπγθεθξηκέλα ρξνληθά δηαζηήκαηα, νη εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη εθρσξεζεί, πξνγξακκαηίδνληαη λα αξρίδνπλ φηαλ ν πφξνο ζα είλαη δηαζέζηκνο. Με ηνλ ηξφπν απηφ, νη πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κπνξνχλ λα απνθηήζνπλ αδξάλεηα θαη λα κε ζεσξνχληαη θξίζηκεο. Υξεζηκνπνηήζηε ηα πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηώλ πσο έρνπκε αλαθέξεη ε λέα δπλαηφηεηα ηνπ MS Project, ηα πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ (task drivers), ζαο δίλνπλ πιεξνθνξίεο γηα ηηο παξακέηξνπο πνπ νδεγνχλ θαη επεξεάδνπλ ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, θαη είλαη πνιχηηκα φηαλ ην πιάλν κεγαιψζεη. Γηα λα ηα εκθαλίζεηε ζε εηδηθφ ηκήκα ηνπ παξάζπξνπ, παηήζηε ην θνπκπί Task drivers (Πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ). Σα Task Drivers παξνπζηάδνπλ θαη ζαο δίλνπλ ηελ δπλαηφηεηα άκεζεο δηαρείξηζεο φισλ ησλ παξαγφλησλ πνπ νδεγνχλ ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηεο επηιερζείζαο εξγαζίαο. Πέξα απφ ηηο θιαζηθέο πιεξνθνξίεο κε ην φλνκα ηεο εξγαζίαο θαη ηελ εκεξνκελία έλαξμεο, παξνπζηάδνπλ θαη πνιχηηκεο πιεξνθνξίεο θάησ απφ θαηάιιειεο επηθεθαιίδεο φπσο: Actual Start and Assignments (Πξαγκαηηθή έλαξμε θαη εθρσξήζεηο). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ πξαγκαηηθά δεδνκέλα ιφγσ πξαγκαηηθήο έλαξμήο ηεο, ηφηε παξνπζηάδεηαη ε εκεξνκελία πξαγκαηηθήο έλαξμεο θαη πιεξνθνξίεο πνπ ηελ αθνξνχλ. Levelling Delay (θαζπζηέξεζε ηζνζηάζκηζεο). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνηα ππεξ-αλάζεζε πφξσλ θαη θαζπζηεξεί γηα ηελ ηζνζηάζκηζή ηνπο, παξνπζηάδεηαη ν ρξφλνο θαζπζηέξεζεο. Constraint Type and Constraint Date (Σχπνο πεξηνξηζκνχ θαη εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνην πεξηνξηζκφ,

160 παξνπζηάδεηαη ν ηχπνο θαη ε εκεξνκελία ηνπ πεξηνξηζκνχ. Summary Task (πγθεληξσηηθή εξγαζία). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνην πεξηνξηζκφ, πνπ πξνήιζε απφ ηελ ζπγθεληξσηηθή εξγαζία ζηελ νπνία αλήθεη, παξνπζηάδεηαη ην φλνκα ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο. Predecessor Tasks (Πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνηεο πξναπαηηνχκελεο, παξνπζηάδνληαη νη εξγαζίεο απηέο καδί κε ηνπο πεξηνξηζκνχο ηνπο θαη ηνπο ρξφλνπο θαζπζηέξεζεο (lag) θαη επηθάιπςεο (lead). Subtasks (ππνεξγαζίεο). Αλ ε εξγαζία είλαη ζπγθεληξσηηθή (summary task), παξνπζηάδνληαη νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο. Calendars (εκεξνιφγηα). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνηα εκεξνιφγηα, παξνπζηάδνληαη ηα νλφκαηά ηνπο. Οη πεξηζζφηεξεο πιεξνθνξίεο παξνπζηάδνληαη ζαλ ζχλδεζκνη (links). Αλ θάλεηε θιηθ αλνίγνπλ ηα αληίζηνηρα πιαίζηα δηαιφγνπ. Αλ νη πιεξνθνξίεο πνπ παξνπζηάδνπλ ηα πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ δελ είλαη νξζέο, παηήζηε F9 γηα λα επαλαυπνινγηζηνχλ. Έιεγρνο εμόδσλ Τπάξρνπλ πνιινί ηξφπνη γηα λα ειέγμεηε ηα έμνδα, ζην MS Project. Μπνξείηε λα ειέγμεηε ηα έμνδα πξννδεπηηθά (Comulative), νιηθά γηα θάζε εξγαζία, θαη γηα θάζε πφξν αλά εξγαζία. Διέγμηε ην θόζηνο θάζε εξγαζίαο Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). ηε ζπλέρεηα επηιέμηε View Table Cost (Πποβολή Πίνακαρ Κόζηορ). Διέγμηε ηα θόζηε θάζε πόξνπ Υξεζηκνπνηήζηε δηπιή πξνβνιή. Πάλσ λα ππάξρεη ην θχιιν εξγαζίαο (Task

161 Sheet) θαη θάησ ε θφξκα εξγαζίαο κε πιεξνθνξίεο γηα ηα θφζηε ησλ πφξσλ (Format Details Resource Cost). Δπηιέμηε ηε εξγαζία γηα ηελ νπνία ελδηαθέξεζηε λα δείηε ηα θφζηε. Δδψ βιέπεηε ην θφζηνο θάζε πφξνπ ζηελ εξγαζία πνπ επηιέμαηε.

162 Learning Plan Information Systems Athanasios Stamoulis Kalapothaki Thessaloniki Greece Tel Mob ΓΔΙΣΔ ΣΗΝ ΔΛΙΓΑ ΜΑ Αλάπηπμε εθαξκνγώλ θαηά παξαγγειία, γηα λα θαιχςεηε εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο Λεηηνπξγηψλ θαη Μάλαηδκελη ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ ζαο, πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηα έηνηκα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Παξνρή ππεξεζηψλ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο ζε: Γηνίθεζε έξγσλ o Project Management Professional (PMI) o Agile Project Management (PMI) o Professional Business Analysis (PMI) o PRINCE2 (Axelos) Γηνίθεζε ππεξεζηψλ πιεξνθνξηθήο: o ITIL ζε φια ηα επίπεδα κέρξη Expert (Axelos) Γηαρείξηζε πνηφηεηαο θαη βειηίσζε δηαδηθαζηψλ o Lean Six Sigma Green & Black Belt (IASSC)

163 9. Πεηξακαηηζκόο κε ην ζρέδην δηνίθεζεο έξγνπ ην ζηάδην απηφ κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην MS Project γηα λα πεηξακαηηζηείηε κε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ. Μπνξείηε λα πξνζζέζεηε πφξνπο, λα αιιάμεηε ηελ πνζφηεηα ηεο δνπιεηάο, λα ξπζκίζεηε ηα εκεξνιφγηα θ.ι.π. Κάζε θνξά πνπ αιιάδεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ, κπνξείηε λα βιέπεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Project Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία έξγνπ), ψζηε λα θξίλεηε αλ ην παξφλ ζρέδην είλαη θαιχηεξν απφ θάπνην πξνεγνχκελν. Παηήζηε ζην θνπκπί Project Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία έξγνπ) ζηελ γξακκή εξγαιείσλ Traking (Παξαθνινχζεζε) ή επηιέμηε Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος) θαη παηήζηε ζην θνπκπί Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία). Διέγμηε ηελ αιιαγή ζηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ Διέγμηε ηελ αιιαγή ζην θφζηνο ηνπ έξγνπ. Μείσζε ηεο δηάξθεηαο ηνπ έξγνπ Γηάζεζε επηπιένλ πόξσλ Έλαο ηξφπνο γηα λα ηειεηψζνπλ γξεγνξφηεξα νη θξίζηκεο εξγαζίεο, είλαη λα ηηο απνδψζεηε πεξηζζφηεξνπο πφξνπο, αλ απηέο νη εξγαζίεο εμαξηψληαη απφ ηνπο

164 πφξνπο ηνπο (Effort driven). Ζ ηερληθή απηή είλαη γλσζηή ζαλ ζπκπίεζε (crashing). Ζ εθρψξεζε επηπιένλ πφξσλ, κε φπνην ηξφπν θαη λα γίλεη, επηθέξεη θάπνην επηπιένλ θφζηνο. Καηά ηελ ηερληθή απηή πξέπεη πξψηα λα εθηηκήζεηε πνηα εξγαζία ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο ζαο ζπκθέξεη λα ζπκπηέζεηε. πλήζσο θαηά ζεηξά πξνηεξαηφηεηαο ζπκπηέδεηε ηηο εξγαζίεο πνπ έρνπλ κηθξφηεξν θφζηνο ζπκπίεζεο θαη δίλνπλ θαιχηεξε ζπκπίεζε ρξφλνπ. Σν πιήζνο ησλ κνλάδσλ πξέπεη λα απμεζεί γηα εθείλν ην πφξν πνπ πξφθεηηαη λα ηειεηψζεη ηειεπηαίνο ζηελ ζπγθεθξηκέλε θξίζηκε εξγαζία. ηελ θφξκα εξγαζίαο επηιέμηε Format Details Resource Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Επγαζία πόπυν). ην παξαθάησ παξάδεηγκα, o πφξνο Σκήκα Marketing έρεη πξνγξακκαηηζηεί λα ηειεηψζεη ηελ εξγαζία Πξνεηνηκαζία ζρεδίνπ Πξνψζεζεο ηειεπηαίνο ζηηο 19/5/2009. Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο είλαη 70h. Ο ππνινγηζκφο γίλεηαη δηαηξψληαο ηελ δνπιεηά ηνπ Σκήκα Marketing (140h) δηα δχν κνλάδεο. Σν Σκήκα Marketing έρεη πξνγξακκαηηζηεί λα ηειεηψζεη ηειεπηαίν, γηα ην ιφγν απηφ είλαη ν πφξνο ζηνλ νπνίν πξέπεη λα πξνζζέζεηε κνλάδεο. Γηα λα κεηψζεηε ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, πξέπεη λα πξνζζέζεηε κνλάδεο ζην Σκήκα Marketing. Πξνζζέζηε 4 κνλάδεο (ζχλνιν 6). Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο αιιάδεη ζε 36,7 ψξεο γηαηί ηψξα είλαη ν πξψηνο πφξνο (Απνζηφινπ), πνπ ηειεηψλεη ηειεπηαίνο ζηελ εξγαζία.

165 Πξνζζέζηε 4 κνλάδεο ζηνλ πφξν Σκήκα Marketing. Ζ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ, αιιάδεη ζε 12/05/09 Ζ λέα δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο είλαη 36,7h, ππνινγηζκέλε απφ ηνλ πφξν Απνζηφινπ. O Απνζηφινπ πξνζδηνξίδεη ηψξα ηελ δηάξθεηα. Ζ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ, είλαη ε αξγφηεξε. Αλ πξνζζέζεηε λένπο πφξνπο ζηελ εξγαζία, αληί λα απμήζεηε ηνπ ππαξθηνχο, πξέπεη λα αιιάμεηε ην πνζφ ηεο απαζρφιεζεο γηα ηνπο ππαξθηνχο πφξνπο, αλ ζέιεηε λα πεηχρεηε κείσζε ηεο δηάξθεηαο ηεο εξγαζίαο π.ρ. έζησ φηη πξνζζέζαηε ηνλ πφξν Πεηξφπνπινο, ν νπνίνο ζα βνεζήζεη ηνλ Απνζηφινπ, αλαιακβάλνληαο 10 ψξεο απφ ηελ δνπιεηά ηνπ. Αιιάμηε ηελ απαζρφιεζε ηνπ Απνζηφινπ απφ 36,7 ζε 26,7 ψξεο. Πξνζζέζηε ηνλ Πεηξφπνπιν, κε 10 ψξεο απαζρφιεζεο. Μεηψζηε ηηο ψξεο ηνπ Απνζηφινπ ζε 26,7, γηαηί ηηο 10 ψξεο ζα ηηο δνπιέςεη ν Πεηξφπνπινο. Ζ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ Απνζηφινπ έξρεηαη λσξίηεξα. Οη ηξείο απηνί πφξνη είλαη πνπ νδεγνχλ ηελ εξγαζία ηψξα, γηαηί ηειεηψλνπλ ηειεπηαίνη. Μπνξείηε λα εθκεηαιιεπηείηε ην MS Project γηα λα θάλεη θαηαλνκή ηνπ ρξφλνπ απαζρφιεζεο ζε θάζε πφξν. Υξεζηκνπνηήζηε έλα ζπλδπαζκφ πξνβνιψλ. Πάλσ λα βξίζθεηε ην θχιιν εξγαζηψλ θαη θάησ ε θφξκα εξγαζηψλ. Δθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Work (Δξγαζία) ζην θχιιν εξγαζίαο. Αθνχ πξνζζέζεηε ηνπο λένπο πφξνπο, εηζάγεηε ην νιηθφ πνζφ απαζρφιεζεο, μαλά ζην πεδίν Work (Δξγαζία) ηνπ θχιινπ εξγαζίαο. Σν MS Project ζα επαλαυπνινγίζεη ηελ απαζρφιεζε (Δξγαζία) γηα θάζε πφξν. Γηα πφξνπο πνπ επεξεάδνπλ άκεζα ηελ δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, κπνξείηε λα ηνπο

166 δψζεηε πεξηζζφηεξν ρξφλν απαζρφιεζεο, είηε κε ππεξσξίεο είηε απμάλνληαο ηνλ ρξφλν απηφ ζηα εκεξνιφγηά ηνπο. Πξνζνρή, νη ππεξσξίεο θαηαρσξνχληαη ζε εηδηθφ πεδίν, αλ δνζνχλ ζαλ ψξεο πέξαλ ηνπ ρξφλνπ ηνπ εκεξνινγίνπ ηνπ πφξνπ, ηφηε ν πφξνο εκθαλίδεηαη κε ππεξ-αλάζεζε, ελψ δελ είλαη. Απηνχ ηνπ πφξνπ, πξέπεη λα αιιάμεηε ηηο ψξεο εξγαζίαο, γηαηί ηειεηψλεη ηειεπηαίνο. Τπεξσξηαθή απαζρφιεζε ζεκαίλεη φηη πξέπεη λα δψζεηε ηηκή ζην πεδίν Overtime Work (γθνο ππεξσξηψλ). Απηφ κπνξεί λα γίλεη ζηηο πξνβνιέο Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) θαη Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ) αλ εηζάγεηε κηα ζηήιε γηα ην πεδίν απηφ. Μπνξεί λα γίλεη θαη ζηελ θφξκα εξγαζίαο. Γηα λα εηζάγεηε ππεξσξηαθή απαζρφιεζε, ζηε θφξκα εξγαζίαο, επηιέμηε Format Details Resource Work (Μοπθή Λεπηομέπειερ Επγαζία πόπυν) Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο ππνινγίδεηε ζαλ : Γηάξθεηα = (Απαζρφιεζε -Τπεξσξηαθή απαζρφιεζε) / Μνλάδεο. Γψζηε ηνλ ρξφλν ππεξσξηψλ. Ο ρξφλνο απηφο αθαηξείηαη απφ ηνλ ρξφλν απαζρφιεζεο, πξηλ ππνινγηζηεί ε δηάξθεηα. Ζ δηάξθεηα είλαη ηψξα 13,75d. Γηα λα πξνζζέζεηε σξηαία ακνηβή γηα ηηο ππεξσξίεο, δηπινπαηήζηε ζηνλ πφξν ή

167 επηιέμηε ηνλ πφξν θαη παηήζηε ζην θνπκπί Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ) ή επηιέμηε Project/Resource Information (Έπγο Πληποθοπίερ πόπυν). Γψζηε σξηαία ακνηβή γηα ππεξσξηαθή απαζρφιεζε. Γηα λα εηζάγεηε ππεξσξηαθή απαζρφιεζε θαη ππεξσξηαθή ακνηβή ζηελ θφξκα πφξσλ Resource Form (Φφξκα πφξσλ), εθαξκφζηε πξψηα ηελ πξνβνιή θαη κεηά επηιέμηε Format Details Work (Μοπθή } Λεπηομέπειερ Επγαζία)

168 Γψζηε ηελ ππεξσξηαθή σξηαία ακνηβή. Γψζηε ηηο ψξεο ππεξσξηψλ εδψ. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηηο ψξεο εξγαζίαο ελφο πφξνπ γηα θάπνηα ζπγθεθξηκέλε πεξίνδν ή γηα φιε ηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, κπνξείηε λα ην θάλεηε ζην εκεξνιφγηφ ηνπ. ηελ πεξίπησζε απηή, ε ακνηβή ηνπ πφξνπ ππνινγίδεηαη βάζε ηεο θαλνληθήο ηνπ ακνηβήο θαη φρη ηεο ππεξσξηαθήο ηνπ ακνηβήο. Πξνζζήθε βάξδηαο Έλαο άιινο ηξφπνο γηα λα κεηψζεηε ηελ δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, είλαη λα πξνζζέζεηε κηα επηπιένλ βάξδηα πφξσλ ζηηο θξίζηκεο εξγαζίεο. Π.ρ. αλ έρεηε επηπιένλ άηνκα, ηα νπνία κπνξείηε λα δηαζέζεηε ζηηο εξγαζίεο αιιά δελ δηαζέηεηε θαη ηα αλάινγα εξγαιεία ψζηε λα κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ηαπηνρξφλσο απφ ηνπο πφξνπο, κπνξείηε λα πξνζζέζεηε κηα βάξδηα. Γηα λα ην θάλεηε απηφ κπνξείηε λα θάλεηε ηξία πξάκαηα : Σνπνζεηήζηε ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet) πάλσ απφ ηελ θφξκα εξγαζίαο (Tas