ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ SoftOne SoftOne ΒΑΣΙΚΕΣ ΒΑΣΙΚΕΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΧΡΗΣΗΣ & ΧΡΗΣΗΣ

Transcript

1 ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ SoftOne SoftOne ΒΑΣΙΚΕΣ ΒΑΣΙΚΕΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΧΡΗΣΗΣ & ΧΡΗΣΗΣ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΣΕ ΑΠΛΑ ΒΗΜΑΤΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Ο ΗΓΟΥ 1. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 3 2. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΒΑΣΕΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ 8 Ποιός είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος για να δηµιουργήσω βάσεις δεδοµένων πολλαπλών εταιρειών; 8 3. ΓΕΝΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΒΙΒΛΙΩΝ Α, Β ΚΑΙ Γ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ 8 ΒΗΜΑ 1Ο : ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ MENU 8 Πως θα λειτουργώ το πρόγραµµα µε τη χρήση πληκτρολόγιου και σύµφωνα µε τις προσωπικές µου συνήθειες 8 Τι πρέπει να προσέξω ιδιαιτέρως στο µενού Εργαλεία συστήµατος 9 Πως µπορώ να δηµιουργήσω εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας (Backup) 14 Πως µπορώ να επαναφέρω στο σύστηµά µου ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ 19 ΒΗΜΑ 1O : ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΩΝ ΕΤΑΙΡΙΩΝ 19 Ποιός είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος να δηµιουργήσω µια νέα εταιρεία 19 Πως θα διαγράψω µια εταιρεία 22 Πως θα εισάγω στην εταιρεία που έχω δηµιουργήσει όλα τα χαρακτηριστικά της (Υποκαταστήµατα, Αποθ. Χώρους, Λογιστικό σχέδιο κ.τ.λ) 22 ΒΗΜΑ 2 Ο : ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕ ΙΟ 25 Πως θα αντιγράψω/ ηµιουργήσω ένα λογιστικό σχέδιο 25 Πως θα δηλώσω στο σύστηµα ανά εταιρεία λογιστικό σχέδιο 25 Πως µπορώ να εισάγω ένα λογιστικό σχέδιο 26 ΒΗΜΑ 3 Ο : ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ 31 Πως θα καταχωρήσω εγγραφές άρθρων Γ.Λ 31 Πως θα ανοίξω ένα νέο λογαριασµό Γενικής Λογιστικής 31 Πως θα επιταχύνω την διαδικασία καταχώρησης λογιστικών άρθρων 31 Πως θα πάρω καθηµερινές εκτυπώσεις έλεγχου 32 ΒΗΜΑ 4O : ΠΕΡΙΟ ΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ 32 Πως θα οριστικοποιήσω άρθρα λογιστικής 32 Πως θα εκτυπώσω θεωρηµένα έντυπα 33 Πως θα υπολογίσω και θα εκτυπώσω έντυπα Φ.Π.Α ΕΣΟ Α-ΕΞΟ Α 35 ΒΗΜΑ 1 Ο : ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΩΝ ΕΤΑΙΡΙΩΝ. 36 Ποιος είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος να δηµιουργήσω µια νέα εταιρεία. 36 Πως θα διαγράψω µια εταιρεία 37 ΒΗΜΑ 2 Ο : ΣΤΗΛΕΣ ΒΙΒΛΙΩΝ 37 Πως θα δηµιουργήσω βιβλία Εσόδων - Εξόδων 37 ΒΗΜΑ 3 Ο : ΣΧΕ ΙΟ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ 38 Πως θα ανοίξω ένα νέο λογαριασµό 38 ΒΗΜΑ 4 Ο : ΜΟΝΑ ΙΚΟΙ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΕΣ ΚΑΘΑΡΟΥ ΚΕΡ ΟΥΣ 39 Πως θα εισάγετε και θα διαχειριστείτε Μοναδικούς Συντελεστές Καθαρού Κέρδους. 39 ΒΗΜΑ 5 Ο : ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ. 41 Πως θα καταχωρίσω έγγραφες εσόδων και εξόδων. 41 Πως θα διαγράψω εγγραφές σε περίπτωση λάθους. 42 Πως θα επιµερίζω τα έσοδα και θα παρακολουθώ ΜΣΚΚ µιας εταιρείας χωρίς να χρειαστεί να ανοίξω ξεχωριστούς λογαριασµούς για την παρακολούθησή τους 42 ΒΗΜΑ 6 Ο : ΠΕΡΙΟ ΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ 44 Πως µπορώ να δηµιουργήσω δικούς µου τύπους παραστατικών Εσόδων/εξόδων 44 Πως θα εκτυπώσω θεωρηµένα έντυπα 44 Πως θα υπολογίσω και θα εκτυπώσω έντυπα Φ.Π.Α ΠΕΡΙΟ ΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΟΙΝΕΣ ΣΤΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΤΑ ΈΣΟ Α-ΈΞΟ Α. 47 Πως θα υπολογίσω αρχεία ΚΕΠΥΟ 47 Σε ποιες περιπτώσεις και πως µπορώ να εκτελώ πολυεταιρικές εργασίες 49 Soft One Technologies A.E. Σελίδα 1 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

2 7. ΠΑΓΙΑ 51 Εισαγωγή 51 Πώς µπορώ να καθορίσω τον τρόπο παρακολούθησης των παγίων; 51 Πως θα εισάγω εγγραφές στο αρχείο παγίων; 52 Πως θα διαχειριστώ τις αγορές και τις πωλήσεις των παγίων; 52 Πως θα παρακολουθώ τις βελτιώσεις/προσθήκες των παγίων; 53 Πώς θα υπολογίζω αποσβέσεις παγίων; 53 Πώς θα γίνει η σύνδεση των παγίων µε Γενική Λογιστική / Έσοδα Έξοδα; 54 Πώς θα κάνω import παγίων και οντοτήτων παγίων; 55 Σηµείωση Οι διαδροµές των επιλογών menu που περιέχονται στο συγκεκριµένο οδηγό προϋποθέτουν ότι έχει γίνει είσοδος στην εφαρµογή µε χρήστη <LOG>. Για περαιτέρω διευκόλυνση, σε όσες περιπτώσεις υπάρχει απόκλιση, δίπλα από τη διαδροµή στο menu χρήστη <LOG> εµφανίζονται οι αντίστοιχες διαδροµές στο default menu που εµφανίζεται κατά την είσoδο µε Χρήστη <Admin>. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 2 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

3 1. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Περιεχόµενα CD Λογισµικό χρήσης (application software) SoftOne Αδειοδότης προϊόντων SoftOne (License Manager) Βάση δεδοµένων Microsoft MSDE 2000 εδοµένα επίδειξης (demo data) που περιλαµβάνονται στη βάση δεδοµένων Microsoft MSDE 2000 Φάκελος \Tools: Βοηθητικά προγράµµατα και εργαλεία Σε περίπτωση κατά την οποία θέλετε ως βάση δεδοµένων να χρησιµοποιηθεί η MSDE που περιέχεται στο CD εγκατάστασης ακολουθείστε τις οδηγίες της Περίπτωσης Α Σε περίπτωση κατά την οποία θέλετε ως βάση δεδοµένων να χρησιµοποιηθεί SQL Server ή Oracle που έχουν ήδη προεγκατασταθεί στο σύστηµα, τότε ακολουθείστε τις οδηγίες της Περίπτωσης Β Περίπτωση Α Χρήση βάσης δεδοµένων Microsoft MSDE 2000 που περιέχεται στο CD εγκατάστασης Α1: Μία θέση εργασίας Τοποθετείστε το CD στη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας και επιλέξτε από την εισαγωγική σελίδα την εγκατάσταση της εφαρµογής. Αν η σελίδα δεν εµφανιστεί αυτόµατα, επιλέξτε την εργασία Start (Έναρξη), ακολούθως την επιλογή Run (Εκτέλεση), πληκτρολογήστε d:\setup, όπου d είναι το γράµµα που αντιπροσωπεύει τη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας και πιέστε OK. Όταν εµφανιστεί η οθόνη επιλογής του Είδους της Εφαρµογής (εικ.1), επιλέξτε την πλήρη Εγκατάσταση (υπολογιστής Server), η οποία θα εγκαταστήσει στο PC το λογισµικό χρήσης (application software της SoftOne), τον Αδειοδότη προϊόντων SoftOne (License Manager), τη βάση δεδοµένων Microsoft MSDE και τα πρότυπα δεδοµένα επίδειξης (demo data). Εικόνα 1 Εκτελώντας το πρόγραµµα για πρώτη φορά, η εφαρµογή σας εισάγει σε βάση µε δεδοµένα επίδειξης, η οποία παρέχεται ΜΟΝΟ για εκπαιδευτικούς λόγους. Προκειµένου να χρησιµοποιήσετε την εφαρµογή µε τα κλειδιά ενεργοποίησης και εγγραφής που παρέχονται µε τη Σύµβαση Παραχώρησης Άδειας Χρήσης και να ξεκινήσετε να εργάζεστε κανονικά θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω: Στο βασικό µενού της εφαρµογής πηγαίνετε στην εργασία Αρχείο / ιαχείριση Συνδέσεων και πιέστε «Νέα Σύνδεση». ηµιουργήστε τη νέα σύνδεση µε τη βάση δεδοµένων ως εξής: Soft One Technologies A.E. Σελίδα 3 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

4 I. Η εφαρµογή προβάλλει την παρακάτω οθόνη που περιέχει όλες τις παραµέτρους της υπό δηµιουργία σύνδεσης Εικόνα 2 II. Επιλέγοντας <Αυτόµατη δηµιουργία> και <Επόµενο> µεταφέρεστε στην οθόνη που περιέχει τα στοιχεία αδειοδότησης. Εισάγετε το Serial Number καθώς επίσης και registration & activation keys που έχουν αποσταλεί από τη SoftOne. Αν σας έχουν δοθεί τα κλειδιά σε µορφή αρχείου.txt επιλέξτε «Φόρτωµα από αρχείο» για να προστεθούν εύκολα και σωστά (Εικόνα 3) και στη συνέχεια επιλέξτε < ηµιουργία>. III. Στο σηµείο αυτό υπάρχουν δύο περιπτώσεις: a. Εάν υπάρχει ήδη η βάση δεδοµένων, η εφαρµογή θα δηµιουργήσει τη σύνδεση µε αυτή. b. Εάν δεν υπάρχει η βάση δεδοµένων, η εφαρµογή θα τη δηµιουργήσει βάσει των παραµέτρων της οθόνης του βήµατος ΙΙΙ. Εικόνα 3 Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία µπορείτε να εισέλθετε στη βάση δεδοµένων που δηµιουργήθηκε, επιλέγοντας τη σύνδεση που δηµιουργήσατε προηγουµένως. Α2: Περισσότερες της µίας θέσεις εργασίας σε τοπικό δίκτυο Στην περίπτωση αυτή, κατ αρχήν επιλέξετε τον υπολογιστή που θα χρησιµοποιηθεί ως server, στον οποίο θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της περίπτωσης Α1. Στη συνέχεια, κάνετε το φάκελο της εφαρµογής κοινόχρηστο (share), ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτό οι υπόλοιποι υπολογιστές του δικτύου. ηµιουργείστε συντοµεύσεις (shortcuts) στην επιφάνεια εργασίας κάθε Soft One Technologies A.E. Σελίδα 4 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

5 υπολογιστή, οι οποίες θα «βλέπουν» το αρχείο xplorer.exe που θα βρίσκεται στον κοινόχρηστο φάκελο του server υπολογιστή. Με την εκτέλεση του shortcut, εκτελείτε την εφαρµογή. Σηµείωση: εάν στους υπόλοιπους, πλην του server υπολογιστές, βρίσκονται εγκατεστηµένα τα κάτωθι λειτουργικά συστήµατα: Windows 98 Second Edition Windows ME Windows 2000 Windows XP τότε δεν απαιτείται καµµία επιπλέον ενέργεια για την επικοινωνία των υπολογιστών µε τη βάση δεδοµένων. Εάν υπάρχει κάποιο άλλο παλαιότερο λειτουργικό σύστηµα, πχ. Windows 98, θα πρέπει να εγκατασταθούν στους υπολογιστές αυτούς τα κατάλληλα για την εκάστοτε έκδοση των Windows Microsoft Data Access Components (MDAC), τα οποία βρίσκονται διαθέσιµα για download στη δικτυακή τοποθεσία της Microsoft Περίπτωση Β Χρήση βάσης δεδοµένων που εγκαθίσταται ανεξάρτητα από το λογισµικό SOFTONE (MS SQL SERVER / ORACLE ). Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να προηγηθεί η εγκατάσταση της εφαρµογής της βάσης δεδοµένων σύµφωνα µε τις οδηγίες του κατασκευαστή της. Ακολούθως, πάντα µέσω των εργαλείων διαχείρισης της βάσης δεδοµένων, θα δηµιουργήσετε µία νέα, κενή βάση, η οποία και θα χρησιµοποιηθεί από την εφαρµογή. Β1: Μία θέση εργασίας Τοποθετείστε το CD στην µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας και ακολουθείστε τις οδηγίες που εµφανίζονται στην οθόνη. Αν η εφαρµογή εγκατάστασης δεν εκτελεστεί αυτόµατα, επιλέξτε την εργασία Start (Έναρξη), ακολούθως την επιλογή Run (Εκτέλεση), πληκτρολογήστε d:\setup, όπου d είναι το γράµµα που αντιπροσωπεύει τη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας και πιέστε OK. Όταν εµφανιστεί η οθόνη επιλογής του Είδους της Εφαρµογής (εικ.1), επιλέξτε την Εγκατάσταση των βασικών αρχείων και του αδειοδότη προϊόντων, η οποία θα εγκαταστήσει στο PC το λογισµικό χρήσης (application software της SoftOne) και τον Αδειοδότη προϊόντων SoftOne (License Manager). Ακολουθείστε τις οδηγίες ώστε να ολοκληρωθεί η εγκατάσταση. Προκειµένου να χρησιµοποιήσετε την εφαρµογή µε τα κλειδιά ενεργοποίησης και εγγραφής που παρέχονται µε τη Σύµβαση Παραχώρησης Άδειας Χρήσης και να ξεκινήσετε να εργάζεστε κανονικά, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω: Από το βασικό µενού της εφαρµογής πηγαίνετε στην εργασία Αρχείο / ιαχείριση Συνδέσεων και πιέστε «Νέα Σύνδεση». ηµιουργήστε τη νέα σύνδεση µε τη βάση δεδοµένων ως εξής: I. Στην οθόνη που προβάλλεται επιλέξτε την παράµετρο <Βήµα-Βήµα> και στη συνέχεια <Επόµενο>. II. Στο επόµενο παράθυρο συµπληρώνετε τις παραµέτρους ως εξής: Εικόνα 1 Ονοµασία: Η εφαρµογή προτείνει το όνοµα της σύνδεσης αλλά µπορείτε να το µεταβάλλετε εάν θέλετε Soft One Technologies A.E. Σελίδα 5 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

6 Όνοµα Αρχείου: το όνοµα του αρχείου της σύνδεσης προτείνεται αυτόµατα βάσει της ονοµασίας της σύνδεσης που θέσατε στην προηγούµενη παράµετρο. Τύπος βάσης εδοµένων: επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο της βάσης δεδοµένων ανάµεσα σε: Oracle MS SQL Server MySQL III. Επιλέγοντας <Επόµενο> ακολουθεί η οθόνη όπου συµπληρώνετε τις παραµέτρους της βάσης δεδοµένων ως εξής: Εικόνα 2 DB server: επιλέγετε το όνοµα του server της βάσης δεδοµένων από την λίστα των διαθέσιµων υπολογιστών του δικτύου, Όνοµα χρήστη: ορίζετε το όνοµα του χρήστη για τη βάση δεδοµένων (και όχι για την εφαρµογή) Κλειδί: ορίζετε το κλειδί για τον χρήστη της βάσης δεδοµένων. Εάν εισάγετε λάθος το όνοµα χρήστη ή το κλειδί, µόλις επιλέξτε <Επόµενο>, θα εµφανιστεί το ακόλουθο µήνυµα: Εικόνα 3 IV. Στην οθόνη που ακολουθεί, ορίζετε την τοποθεσία του License manager και τα στοιχεία αδειοδότησης δηλαδή το Serial Number και τα registration & activation keys που σας έχουν δοθεί από τη SoftOne. Αν τα κλειδιά σας έχουν αποσταλλεί σε µορφή αρχείου.txt επιλέξτε «Φόρτωµα από αρχείο» για να εισαχθούν εύκολα και σωστά. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 6 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

7 Εικόνα 4 V. Στην οθόνη που ακολουθεί επιλέγοντας <Επόµενο>, επιλέγετε το όνοµα µιας υπάρχουσας βάσης δεδοµένων µε την οποία θέλετε να συνδεθείτε. Εάν η βάση δεδοµένων δεν υπάρχει, µπορείτε να τη δηµιουργήσετε, θέτοντας <Ναι> στην παράµετρο < ηµιουργία νέας βάσης δεδοµένων>. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει επιπλέον να καθορίσετε: a. Τη γλώσσα βάσης (Collation) όπου θα επιλέξετε τα Ελληνικά και b. Τα πρότυπα δεδοµένα που θα χρησιµοποιηθούν για τη δηµιουργία των αρχείων της νέας βάσης δεδοµένων, επιλέγοντας µια από τις διαθέσιµες πρότυπες βάσεις Εικόνα 5 Όταν εγκαθιστούµε την εφαρµογή σε λογιστικά γραφεία, θα πρέπει να επιλέγουµε πάντα Πρότυπη βάση για λογιστικά γραφεία-μεταφορές δεδοµένων c. Επιλέγοντας < ηµιουργία> ολοκληρώνεται η διαδικασία και προβάλλεται η παρακάτω οθόνη: Soft One Technologies A.E. Σελίδα 7 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

8 Εικόνα 6 Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, µπορείτε να εισέλθετε στη βάση δεδοµένων που δηµιουργήθηκε, επιλέγοντας τη σύνδεση που δηµιουργήσατε προηγουµένως. Β2: Περισσότερες της µίας θέσεις εργασίας σε τοπικό δίκτυο Στην περίπτωση αυτή, κατ αρχήν επιλέγετε τον υπολογιστή που θα χρησιµοποιηθεί ως server, για τον οποίο θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της περίπτωσης Β1. Στη συνέχεια, κάνετε το φάκελο (folder) της εφαρµογής κοινόχρηστο (share), ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτό οι υπόλοιποι υπολογιστές του δικτύου. ηµιουργείστε συντοµεύσεις (shortcuts) στην επιφάνεια εργασίας κάθε υπολογιστή, τα οποία θα «βλέπουν» το αρχείο xplorer.exe που θα βρίσκεται στον κοινόχρηστο φάκελο του server υπολογιστή. Με την εκτέλεση του shortcut, εκτελείτε την εφαρµογή. Σηµείωση: Στους υπόλοιπους, πλην του server υπολογιστές, θα πρέπει να εγκατασταθούν τα client tools της βάσης δεδοµένων σύµφωνα µε τις οδηγίες του κατασκευαστή της. Σε περίπτωση αποµακρυσµένου τερµατικού δεν απαιτείται η εγκατάσταση των client tools της βάσης δεδοµένων γιατί θα χρησιµοποιηθεί το client/server µοντέλο της εφαρµογής. 2. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΒΑΣΕΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ Ποιός είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος για να δηµιουργήσω βάσεις δεδοµένων πολλαπλών εταιρειών; Για τα λογιστικά γραφεία συνίσταται η δηµιουργία δυο βάσεων δεδοµένων, µία βάση δεδοµένων για τα βιβλία Β και Α κατηγορίας και µια βάση δεδοµένων για τα Γ κατηγορίας. 3. ΓΕΝΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΒΙΒΛΙΩΝ Α, Β ΚΑΙ Γ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ ΒΗΜΑ 1ο : ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ MENU Εικόνα 1 Πως θα λειτουργώ το πρόγραµµα µε τη χρήση πληκτρολόγιου και σύµφωνα µε τις προσωπικές µου συνήθειες Από το menu στο επάνω µέρος της οθόνης, επιλέγουµε Εργαλεία/Ρυθµίσεις συστήµατος (εικόνα 1). Με την επιλογή αυτή, εµφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 2. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 8 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

9 Εικόνα 2 Επιλέγοντας τη σελίδα «Πληκτρολόγιο» µπορούµε να καθορίσουµε ποια πλήκτρα θα χρησιµοποιήσουµε για κάθε λειτουργία, σύµφωνα µε τις έως τώρα συνήθειές µας. Απλά κινούµαστε µε τα βελάκια στο πληκτρολόγιο µας, πάνω ή κάτω, µετακινώντας έτσι τη µπλε ενεργή µπάρα στην ένδειξη της λειτουργίας που θέλουµε να αλλάξουµε και πιέζουµε το πλήκτρο ή το συνδυασµό των πλήκτρων µε τον οποίο επιθυµούµε να εκτελείται η συγκεκριµένη λειτουργία. Επιλέξτε τη λειτουργία:,ώστε να µπορεί το πλήκτρο Εnter στο πληκτρολόγιο σας να χρησιµοποιείται όπως το πλήκτρο Τab και να σας δίνει το πλεονέκτηµα να κινείστε µε αυτό στα διάφορα πεδία χωρίς τη χρήση του πλήκτρου Tab. Επιλέξτε για να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες του πληκτρολόγιου. Τι πρέπει να προσέξω ιδιαιτέρως στο µενού Εργαλεία συστήµατος Από το menu στο επάνω µέρος της οθόνης επιλέγουµε Εργαλεία/Ρυθµίσεις συστήµατος και µεταβαίνουµε στην οθόνη της εικόνας 2 Soft One Technologies A.E. Σελίδα 9 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

10 Εικόνα 2 Συνίσταται να ρυθµίσετε τις παραµέτρους ακριβώς όπως εµφανίζονται στην παρακάτω οθόνη: Σύντοµη επεξήγηση παραµέτρων Οι ρυθµίσεις έχουν µεγάλη σηµασία στην επιτάχυνση των χειρισµών - ειδικά αυτών που αφορούν σε καταχώρηση παραστατικών Γενικής Λογιστικής και Εσόδων-Εξόδων: Redirection σε ενεργές εργασίες Soft One Technologies A.E. Σελίδα 10 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

11 Ρυθµίζετε εάν η προβολή µιας εργασίας µέσω των hyperlinks θα οδηγεί σε Modal ή Modeless window (δείτε τι σηµαίνουν οι όροι αυτοί στη σχετική παράγραφο του αρχείου βοήθειας). Με δυό λόγια: εάν επιλέξετε την παράµετρο, τότε οι εργασίες που καλούνται µέσω των hyperlinks παρατάσσονται και συµµετέχουν στις ενεργές εργασίες στο κάτω αριστερό µέρος της οθόνης. εάν δεν επιλέξετε την παράµετρο, τότε οι εργασίες που καλούνται µέσω των hyperlinks προβάλλονται σε παράθυρο που επιτρέπει εργασία αποκλειστικά σε αυτό (το παράθυρο). εξιά στοίχιση πεδίων τίτλων Ρυθµίζετε εάν οι τίτλοι των πεδίων στις οθόνες εργασίας θα έχουν δεξιά στοίχιση. Απόκρυψη τίτλων Τoolbar Ρυθµίζετε εάν στις επικεφαλίδες των ευρετηρίων τα εικονίδια (δεν) θα έχουν επεξηγηµατικό τίτλο. εν συνίσταται να αποκρύψετε τους τίτλους αυτούς εάν είστε νέοι χειριστές. Βέλτιστο πλάτος στηλών πλέγµατος Ρυθµίζετε εάν στα πλέγµατα οι στήλες θα έχουν το ιδανικό πλάτος (ίσο µε το µεγίστο περιεχόµενό τους). Επιβεβαίωση διαγραφών σε πλέγµατα Ρυθµίζετει εάν θα προβάλλεται µήνυµα επιβεβαίωσης σε χειρισµούς διαγραφής γραµµών πλέγµατος (π.χ. γραµµές τιµολογίων). Web Like Menu Style (& Web Like Menu with Folder Icons) Όλες οι ρυθµίσεις web like menus τελούν υπό αναθεώρηση Επανάληψη τιµών µε tab Αυτοµατισµός χρησιµεύει σε διαδοχική καταχώρηση οµοειδών εγγραφών (πχ Ειδών Αποθήκης) και ο οποίος χρησιµοποιεί το tab για να εγγράψει σε κάθε πεδίο ακριβώς τις ίδιες ενδείξεις µε αυτές της προηγούµενης εγγραφής που καταχωρήθηκε. Άνοιγµα επιλογών menu µε ένα click: Ρυθµίζετε εάν προτιµάτε να ενεργοποιούνται οι επιλογές του folder menu µε ένα κλικ αντί για δύο. Αν όµως επιλέξετε τη µονή ρύθµιση, µη κάνετε κλικ στα σταυρουδάκια αλλά µόνο στους τίτλους των folders. Αυτόµατη προσαρµογή µεγέθους εκτύπωσης Προσαρµογή εκτύπωσης σε Laser printer. Ελληνικό ορθόδοξο ηµερολόγιο Ρυθµίζετε εάν το ηµερολόγιο που διατίθεται στα πεδία ηµεροµηνίας θα έχει θρησκευτικό εορτολόγιο. Όχι αναδίπλωση (wrap text) αλφαριθµητικών Εξαιρεί τα αλφαριθµητικά πεδία από το µηχανισµό αναδίπλωσής τους (που εφαρµόζεται όταν η ένδειξη ενός πεδίου είναι µεγαλύτερη του διαθεσίµου µήκους του) Αυτόµατο άνοιγµα επιλογέων κατά την πληκτρολόγηση Ρύθµιση που ανοίγει αυτόµατα το παράθυρο επιλογής εγγραφών όταν πληκτρολογείτε µία ένδειξη σε πεδία αναζήτησης (πχ. Περιγραφές, Επωνυµίες κλπ). Ο µηχανισµός επιταχύνει αναζητήσεις Ειδών, Πελατών κλπ Soft One Technologies A.E. Σελίδα 11 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

12 καθώς αρχίζει να ερευνά τις εγγραφές συγχρόνως µε την πληκτρολόγησή σας. Ο αριθµός χαρακτήρων πληκτρολόγησης µετά από τον οποίο ανοίγει το παράθυρο επιλογής καθορίζεται στην επόµενη παράµετρο:.. µετά από χαρακτήρες... Θέτετε τον αριθµό χαρακτήρων που θα πρέπει να έχετε πληκτρολογήσει πριν ανοίξει αυτόµατα το παράθυρο επιλογής εγγραφών. Μία καλή ρύθµιση είναι ο αριθµός 3. Small Buffers auto popup Ρύθµιση που εάν ενεργοποιηθεί, προβάλλει το παράθυρο µε τις "Συνήθεις" και "Πρόσφατες" εγγραφές ενός αρχείου όταν κάνετε κλικ σε πεδία ανεύρεσης του αρχείου αυτού (συνηθέστατα εφαρµόζεται για Πελάτες στα πεδία ανεύρεσής τους στα τιµολόγια). Εάν δεν ενεργοποιήσετε τη ρύθµιση, τότε το παράθυρο µε µε τις "Συνήθεις" και "πρόσφατες" εγγραφές προβάλλεται µε δεξί κλικ στο βιβλιαράκι - όχι αυτόµατα. Προτείνουµε να έχετε off την ρύθµιση και να αξιοποιείτε το µηχανισµό "κατά περίπτωση" µε το συµβατικότερο δεξί κλικ. Bold επιλογές menu Ρυθµίζεται εάν όταν κάνετε κλικ σε µιά εργασία του menu αυτή θα γίνεται bold. (Βεβαίως αν έχετε ενεργοποιήσει την παράµετρο <Άνοιγµα επιλογών menu µε ένα click> δεν θα προλαβαίνετε να δείτε bold την εργασία καθώς αυτή θα ενεργοποιείται αµέσως µε την επιλογή της). Τoolbar στο κάτω µέρος της οθόνης Ρυθµίζεται εάν τα εικονίδια που βρίσκονται ως επικεφαλίδες των ευρετηρίων θα εµφανίζονται στο κάτω µέρος της οθόνης των ευρετηρίων αντί στο άνω µέρος. Προεπιλεγµένο κείµενο πεδίων Ρυθµίζεται εάν το κλικ επί των δεδοµένων ενός πεδίου µε το ποντίκι (πχ ιεύθυνση Πελάτη) θα συνεπάγεται και επιλογή (selection) των δεδοµένων αυτών ή όχι. Η ρύθµιση αποσκοπεί να επιταχύνει "µεταβολές" σε ενδείξεις πεδίων. Εµφάνιση µηδενικών σε πλέγµατα Ρυθµίζεται εάν στα πλέγµατα θα προβάλλονται οι µηδενικές τιµές ή εάν τα σχετικά πεδία θα παραµένουν κενά. Επιλογή 1ης στήλης σε πλέγµατα Ρυθµίζεται εάν στα πλέγµατα θα επιβάλλεται υποχρεωτικά έναρξη καταχώρησης από την πρώτη στήλη - ασχέτως του εάν γίνει κλικ σε δεξιότερη στήλη της γραµµής. Προώθηση cursor κατόπιν επιλογής Ρυθµίζεται εάν ο cursor θα κινείται αυτόµατα στο "επόµενο πεδίο" πχ Βάσει Συµπεριφορά λογαριασµού λογιστικής (Συνήθως πιστώνεται) ο κέρσορας θα πηγαίνει αυτόµατα στην πίστωση. Popup προβολή εγγραφών Έκτακτη ρύθµιση που αλλάζει την φυσιογνωµία µε την οποία προβάλλεται το zoom µιάς εγγραφής (πελάτη, παραστατικού, είδους κλπ) όταν αυτή επιλέγεται από ένα ευρετήριο. Χρησιµεύει σε ειδικές περιπτώσεις "ξεφυλλίσµατος" αρχείου αλλά γενικά δεν µπορεί να είναι µόνιµη ρύθµιση. Καθαρισµός οθόνης κατόπιν καταχώρησης Ρυθµίζεται εάν µετά το πέρας µιάς καταχώρησης (είδους, πελάτη, παραστατικού κλπ) η οθόνη θα "αδειάζει" προκειµένου να εισαχθεί µιά νέα εγγραφή ή εάν τα στοιχεία θα παραµένουν στην οθόνη ως είχαν τη στιγµή της καταχώρησης. Ο καθαρισµός είναι συµπεριφορά στην οποία έχουν ιστορικά συνηθίσει οι χειριστές στις DOS Εµπορικές εφαρµογές. Ο µη καθαρισµός είναι συµπεριφορά που µοιάζει µε επεξεργασία Office αρχείων (Word, Excel κλπ): το "αρχείο" παραµένει διαθέσιµο για συνέχεια επεξεργασίας µετά την Αποθήκευση, ή για Αποθήκευση Ως. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 12 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

13 Αναζήτηση κατά την πληκτρολόγηση... Καθορίζει εάν µετά το άνοιγµα του παραθύρου επιλογής εγγραφών, η εφαρµογή θα εφαρµόζει αναζήτηση συγχρόνως µε την πληκτρολόγηση ενδείξεων. Small Buffer Size Καθορίζει τον αριθµό των "προσφάτων" εγγραφών που θα τηρούνται στο παραθυράκι διευκόλυνσης αναζητήσεων (µε δεξί κλικ στο βιβλιαράκι ανευρέσεων). Στον αριθµό δεν περιλαµβάνονται οι "Συνήθεις" εγγραφές που προβάλλονται πάντοτε όλες στο σχετικό παράθυρο. AutoShowGridEditor Ρυθµίζεται εάν η πρόσβαση µε το ποντίκι σε ένα πεδίο πλέγµατος θα συνεπάγεται κατ' ευθείαν και δυνατότητα edit του πεδίου ή όχι (αν όχι απαιτείται και δεύτερο κλικ - το πρώτο κλικ επιλέγει γραµµή το δεύτερο edit). Μορφή αριθµών Επιλέγετε τον τρόπο εµφάνισης των αριθµών στην εφαρµογή. Μορφή ηµεροµηνιών Επιλέγετε τον τρόπο εµφάνισης των ηµεροµηνιών στην εφαρµογή. Περιβάλλον - χρώµα Επιλέγετε το γενικό αισθητικό "θέµα" του περιβάλλοντος εργασίας. Number dot in strings Παράµετρος που καθορίζει τον χαρακτήρα που θα εγγράφεται µε τη χρήση του πλήκτρου <. Del> του αριθµητικού πληκτρολογίου, όταν η καταχώρηση γίνεται σε πεδία πλην αριθµητικών. Σε αριθµητικά πεδία το πλήκτρο αντιπροσωπεύει πάντα την υποδιαστολή - όπως αυτή έχει οριστεί να προβάλλεται βάσει των regional settings. Ενεργοποίηση scheduler - µηνυµάτων Παράµετρος που ενεργοποιεί τον scheduler Soft One Technologies A.E. Σελίδα 13 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

14 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ BACKUP Πως µπορώ να δηµιουργήσω εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας (Backup) Από την αρχική οθόνη της εφαρµογής, επιλέγετε Εργαλεία/Εργασίες αρχείων/ ηµιουργία εφεδρικού αντιγράφου (Εικόνα 1). Εικόνα 1 Μόλις επιλέξουµε δηµιουργία εφεδρικού αντιγράφου, µεταβαίνουµε σε µια οθόνη όπως αυτή που εµφανίζεται στην εικόνα 2. Εικονα2 Στο αριστερό µέρος του παραθύρου που εµφανίζεται, προβάλλονται οι συνδέσεις, δηλαδή τα ονόµατα των βάσεων δεδοµένων που έχουµε δηµιουργήσει. Επιλέγουµε το όνοµα της σύνδεσης (βάσης) της οποίας επιθυµούµε να πάρουµε εφεδρικό αρχείο αντιγράφου (Backup). Soft One Technologies A.E. Σελίδα 14 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

15 Εικόνα 3 Με κλικ στο πλήκτρο εµφανίζεται το δενδρογράφηµα του σκληρού δίσκου σας (εικόνα 4) Εικόνα 4 ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Πριν πάρετε το πρώτο σας Backup, δηµιουργήστε ένα φάκελο, στον οποίο θα αποθηκεύετε τα Backup στο σκληρό δίσκο, ώστε να είναι εύκολο να τον αναζητήσετε ανά πάσα στιγµή και από τον οποίο θα µπορείτε, εάν θέλετε, να αντιγράφετε τα Backup σε κάποιο άλλο µέσο αποθήκευσης. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 15 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

16 Εικόνα 5 Στη διαδροµή του σκληρού δίσκου που εµφανίζεται θα πρέπει στο τέλος να προσθέσετε το όνοµα του αρχείου που θα αποθηκευτεί το Backup. Π.χ. \backup Εισάγετε οποιοδήποτε όνοµα θέλετε ως όνοµα του αρχείου. Στη συγκεκριµένη περίπτωση, έχουµε ονοµάσει το αρχείο του αντιγράφου ασφάλειας ως backup και δίπλα την ηµεροµηνία που λάβαµε το backup δηλαδή Επιλέγοντας, η εργασία ολοκληρώνεται. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 16 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

17 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ RESTORE Πως µπορώ να επαναφέρω στο σύστηµά µου ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας Πριν προχωρήσετε στην επαναφορά του αντιγράφου ασφαλείας, θα πρέπει πρώτα να εξασφαλίσετε ότι βρίσκεστε ΕΚΤΟΣ της σύνδεσης(βάσης) στην οποία θέλετε να επαναφέρετε το αντίγραφο ασφαλείας..από το menu στο επάνω µέρος της οθόνης, επιλέγετε Εργαλεία> Εργασίες αρχείων>επαναφορά εφεδρικού αντιγράφου (εικόνα 1) Εικόνα 1 Από την οθόνη διαλόγου που εµφανίζεται, επιλέγετε από το αριστερό µέρος την σύνδεση (βάση ), στην οποία έχετε επιλέξει να επαναφέρετε το αντίγραφο backup. Πιέζοντας στη συνέχεια το πλήκτρο εµφανίζεται το δενδρογράφηµα του σκληρού δίσκου σας (Εικόνα 4) Στο κάτω µέρος της οθόνης διαλόγου δηλώστε την τοποθεσία στην οποία είναι αποθηκευµένο το αντίγραφο ασφαλείας. Αναζητούµε στο δενδρογράφηµα το φάκελο που περιέχει το επιθυµητό αρχείο backup. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 17 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

18 Ολοκληρώνοντας και αυτό το βήµα, επιλέξτε Εκτέλεση ώστε να ενηµερωθεί η βάση που έχετε επιλέξει. Σηµείωση: Κατά την εκκίνηση της εκτέλεσης, θα ζητηθεί κωδικός, όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσετε τη λέξη softone (µε µικρά λατινικά). Soft One Technologies A.E. Σελίδα 18 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

19 4. ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΒΗΜΑ 1 Ο : ηµιουργία νέων εταιριών. Ποιος είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος να δηµιουργήσω µια νέα εταιρεία Πως θα διαγράψω µια εταιρεία ΒΗΜΑ 2 Ο : Λογιστικό σχέδιο Πως θα αντιγράψω το λογιστικό σχέδιο της πρότυπης εταιρείας Πως θα δηλώσω ανά εταιρεία λογιστικό σχέδιο Πως µπορώ να εισάγω ένα λογιστικό σχέδιο ΒΗΜΑ 3 Ο : Καθηµερινές εργασίες. Πως θα καταχωρούνται εγγραφές Πως θα δηµιουργήσω, µεταβάλλω, διαγράψω λογαριασµούς Γενικής Λογιστικής Πως θα επιταχύνω την διαδικασία καταχώρησης λογιστικών άρθρων Πως θα πάρω καθηµερινές εκτυπώσεις ελέγχου ΒΗΜΑ 4 Ο : Περιοδικές εργασίες. Πως θα οριστικοποιήσω άρθρα λογιστικής Πως θα εκτυπώσω θεωρηµένα έντυπα Πως θα υπολογίσω, εκτυπώσω έντυπα Φ.Π.Α ΒΗΜΑ 1o : ηµιουργία νέων εταιριών Ποιός είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος να δηµιουργήσω µια νέα εταιρεία Στο σηµείο αυτό θα πρέπει να επισηµάνουµε ότι προτείνεται η τήρηση δυο βάσεων δεδοµένων, µια για τα βιβλία και στοιχεία Γ κατηγορίας και µια για τα Β & Α Κατηγορίας. Ακολουθώντας την παραπάνω πρακτική µε τις δυο βάσεις δεδοµένων, θα πρέπει αρχικά να εισέλθετε στη βάση δεδοµένων που αναφέρεται στα Γ κατηγορίας. Τα δεδοµένα µίας νέας εταιρείας βασίζονται πάντα στην πρότυπη εταιρεία. Επιλέγοντας από menu Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες Εταιριών > Αντιγραφή (χρήστης <Admin> Εργασίες συντήρησης> Εταιρίας> Αντιγραφή εταιρίας) µεταβαίνουµε στην οθόνη της Εικόνας 1. <Από εταιρεία> Επιλέγετε την υφιστάµενη εταιρεία βάσει της οποίας θα δηµιουργηθεί η νέα εταιρεία(στη συγκεκριµένη περίπτωση την Πρότυπη Εταιρεία) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 19 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

20 <Σε εταιρεία> Καθορίζετε τον αριθµητικό κωδικό της νέας εταιρείας που θα προκύψει από την αντιγραφή. Θα πρέπει να είναι µία λογική αριθµητική ένδειξη και να µην έχει χρησιµοποιηθεί για υφιστάµενη εταιρεία. Ο κωδικός αυτός δεν επιδέχεται µεταβολής µετά την δηµιουργία. <Επωνυµία εταιρείας> Εισάγετε την επωνυµία της νέας εταιρίας που θα δηµιουργηθεί από την αντιγραφή (η ένδειξη επιδέχεται µεταβολής αργότερα από την εργασία ) Επιλογές Τύπου Αντιγραφής: <Τύπος Αντιγραφής> Υπάρχουν 3 επιλογές που διαφοροποιούνται αναλόγως της έκτασης παραµέτρων και των δεδοµένων που θα αντιγραφούν. Προτείνεται στην επιλογή του τύπου αντιγραφής η Πλήρη Αντιγραφή. είτε παρακάτω αναλυτική τεκµηρίωση των 3 επιλογών. Βασική Αντιγραφή Η βασική αντιγραφή χρησιµοποιεί τα δεδοµένα των παρακάτω πινάκων ACCPPRMS PPRMS BRANCH BUSUNITS COMPANY FISCPRD PERIOD SOCASH WHOUSE WHOUSEBIN Γενικές παράµετροι λογιστικής Γενικές παράµετροι προγράµµατος Υποκαταστήµατα εταιρίας Business Units Εταιρίες Χρήσεις Περίοδοι χρήσης Ταµεία Αποθηκευτικοί χώροι Θέσεις αποθήκευσης Αντιγραφή Παραµέτρων Η αντιγραφή παραµέτρων αντιγράφει όλους τους πίνακες που περιλαµβάνονται στη Βασική Αντιγραφή (δείτε παραπάνω) και επιπλέον: ACNJRNL ACNUJRNL CHEQUESTATES CHQTPRMS COMMENTS FLAYOUT FPRMS GLTEMPLATES INTRASTAT MATURE RESTMODE SERIES TEMPLATES TPRMS Θεωρηµένα ηµερολόγια λογιστικής Οριζόµενα ηµερολόγια λογιστικής Καταστάσεις αξιόγραφων Κινήσεις αξιόγραφων Συνήθεις αιτιολογίες Σχεδιαζόµενες στήλες παραστατικών Τύποι παραστατικών Σχεδιασµός άρθρων λογιστικής Κωδικοί Intrastat Ζώνες οµαδοποίησης Ποσοτικές εκκρεµότητες Σειρές παραστατικών Φόρµες εκτύπωσης Κινήσεις Πλήρης Αντιγραφή: (Προτεινόµενη Επιλογή από SoftΟne) Η πλήρης αντιγραφή περιλαµβάνει όλους τους πίνακες της Πρότυπης εταιρείας ΕΚΤΟΣ από τους παρακάτω: FINDOC TRDTRN TRDBALSHEET TRDFINDATA Συναλλαγές Κινήσεις συναλλασσοµένων Αναλυτικά στοιχεία Τρέχουσα οικονοµική εικόνα Soft One Technologies A.E. Σελίδα 20 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

21 ACNBALSHEET ACNTRN ACNHEADER ACNHKEPYO TRDFLINES TRDTLINES CHEQUE MTRLINES MTRTRN SPCSTLNS MTRDOC VATANAL EXPANAL ASSDEPR ASSDEPRTRN MTRBALSHEET FINPAYTERMS DAYTRN PRDVAL CALCID SPCOSTANAL SXACNTEXP CSTFLDREST ACNEDIT MTRFINDATA MTRCPRICES CUSTLINES CSTFLDR CSTFINCST CSTFINEXP OPITEM CSTFLDRMAT ASSOPEN SNLINES SOKEPYO SOKEPYOD SPCS SPCLINES MTREXTDATA TRDEXTDATA PRDTEMP MTRLCOST PRDNMTRLCOST TEMPCST TMPSALESCOST RESTPUR APPLINES LFINDOC TMPCDIMTRN TMPCREDITH Ισοζύγιο λογαριασµών λογιστικής Κινήσεις λογιστικής Άρθρα λογιστικής Κινήσεις Κ.Ε.Π.Υ.Ο. Γραµµές ταµειακών συναλλαγών Γραµµές συναλλασσοµένων Αξιόγραφα Γραµµές υλικών Κινήσεις υλικών Γραµµές κοστολογικών στοιχείων προδιαγραφών Συναλλαγές υλικών Ανάλυση Φ.Π.Α. Ανάλυση εξόδων Αποσβενόµενες οντότητες Κινήσεις απόσβεσης παγίων Αναλυτικά στοιχεία Γραµµές διακανονισµού Κινήσεις ηµέρας Τιµές µισθολογικών στοιχείων περιόδου Κύκλοι υπολογισµών Γραµµές κοστολογικών στοιχείων παραγωγής Ειδικοί φόροι λογαριασµού Πρόβλεψη φακέλου κοστολόγησης Παραστατικά λογιστικής Οικονοµική εικόνα υλικών Υπολογιζόµενες τιµές κόστους/πώλησης Custom Γραµµές Κοστολόγηση (Εισαγωγών/Εξαγωγών) Παραστατικά προς κοστολόγηση Παραστατικά εξόδων κοστολόγησης Αντιστοίχηση παραστατικών Επιβάρυνση ειδών από φάκελο κοστολόγησης Απογραφή παγίων Serial Number στις γραµµές υλικών Αρχείο ΚΕ.Π.Υ.Ο. Αρχείο ΚΕ.Π.Υ.Ο. Προδιαγραφές Γραµµές υλικών προδιαγραφής Extra αθροιστές υλικών Extra αθροιστές συναλλασσοµένων Προσωρινός πίνακας παραγωγής Είδη που συµµετέχουν στην κοστολόγηση Παραγόµενα που συµµετέχουν στην κοστολόγηση Κοστολογικά στοιχεία που συµµετέχουν στην κοστολόγηση Προσωρινός πίνακας για εµπορική κοστολόγηση Γραµµές παραγγελιών-παραγοµένων ελλείψεων/αναγκών Γραµµές ραντεβού Σχέσεις παραστατικών Προσωρινός πίνακας χαρακτηριστικών Προσωρινός πίνακας πιστωτικών Soft One Technologies A.E. Σελίδα 21 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

22 TMPCREDITD MTRDATA TRDOPEN MTROPEN ACNOPEN CSTFINOTH BUDGETDATA APDHEADER APDPRSN APDLINES ASSCOSTLINES BGVATAUDIT BGVATLINES PRSLINES SELPAYPRD PRDVALCC SOACTION ACTLINES PRDVALDATES ACTSTATES SODOCDATA Προσωρινός πίνακας πιστωτικών Συγκεντρωτική εικόνα υλικών Προσωρινός πίνακας συναλλασσοµένων (Ειδικά παραστατικά-απογραφή) Προσωρινός πίνακας ειδών (Απογραφή) Προσωρινός πίνακας λογιστικής (Απογραφή-Κινήσεις από άλλο σύστηµα) Σχετικά παραστατικά φακέλου κοστολόγησης Στοιχεία προϋπολογισµού Γενικά στοιχεία Α.Π.. ΙΚΑ Στοιχεία εργαζοµένων Α.Π.. ΙΚΑ Γραµµές εργαζοµένων Α.Π.. ΙΚΑ Ανάλυση αποσβέσεων σε κέντρα κόστους ελτίο οικονοµικής κατάστασης (Βουλγαρία) Γραµµές δελτίου οικον.κατάστασης (Βουλγαρία) Γραµµές προσώπων Επιλεγµένη µισθολογική περίοδος ανά χρήση Τιµές µισθολογικών στοιχείων περιόδου ανά κέντρο κόστους Ενέργειες Γραµµές ενεργειών Ηµεροµηνιακή ανάλυση τιµών µισθ.στοιχείων περιόδου Χαρακτηρισµός ενεργειών Στοιχεία περιοδικής Πιέστε το πλήκτρο <Εκτέλεση> και περιµένετε µέχρι να ολοκληρωθεί η αυτοµατοποιηµένη διαδικασία. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μετά το πέρας της διαδικασίας αντιγραφής εταιρείας, θα πρέπει πάντα να εκτελείτε την εργασία αντιγραφής λογιστικού σχεδίου. Εάν παραλείψετε την αντιγραφή Λ/Σ, τότε η νέα εταιρεία θα χρησιµοποιεί το λογιστικό σχέδιο της πρότυπης, το οποίο χρησιµοποιείται κάθε φορά για την αντιγραφή λογιστικού σχεδίου σε νέες εταιρείες. ιατηρώντας το λογιστικό σχέδιο της πρότυπης εταιρείας, η σύνδεση των λογαριασµών µε τις µεταβλητές του Φ.Π.Α καθώς και τον αντισυµβαλλόµενο Φ.Π.Α. στους λογαριασµούς της οµάδος 2,6,7 θα είναι διαθέσιµη για όλες τις εταιρείες, χωρίς να χρειάζεται επιπλέον διαδικασία ενηµέρωσης. Η διαδικασία περιγράφεται αναλυτικά στο βήµα 2 ο του παρόντος εγχειριδίου Πως θα διαγράψω µια εταιρεία Η Εργασία αυτή εκτελεί πλήρη και αµετάκλητη διαγραφή εταιρείας. Οι χειρισµοί είναι απλοί - αρχικά θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε εισέλθει στην εταιρεία που θέλετε να διαγράψετε, αλλά έχετε συνδεθεί µε οποιαδήποτε άλλη. 1. Επιλέγετε από το menu Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες Εταιριών> ιαγραφή εταιρίας (χρήστης Admin: Εργασίες συντήρησης> Εταιρίας> ιαγραφή εταιρίας). 2. Επιλέγετε την προς διαγραφή εταιρεία (από τον επιλογέα εξαιρείται η εταιρεία στην οποία έχετε εισέλθει) 3. Πιέζετε το πλήκτρο <Εκτέλεση> Πως θα εισάγω στην εταιρεία που έχω δηµιουργήσει όλα τα χαρακτηριστικά της (Υποκαταστήµατα, Αποθ. Χώρους, Λογιστικό σχέδιο κ.τ.λ) Στην εργασία Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες Εταιριών> ιαχείριση εταιριών (χρήστης Admin: Ρυθµίσεις εφαρµογής> Βασικοί πίνακες> Εταιρίες), επιλέγουµε την εταιρεία της οποίας επιθυµούµε να µεταβάλουµε τα στοιχεία. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 22 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

23 Στην πρώτη σελίδα µε τον τίτλο Γενικά Στοιχεία καταχωρούµε όλα τα πληροφοριακά στοιχεία της εταιρείας. Στη σελίδα Φορολογικά στοιχεία (εικόνα 2) καταχωρούµε στοιχεία που αφορούν τον τύπο της εταιρείας και διάφορες άλλες πληροφορίες. Εικόνα 2 Επιλέγοντας τη σελίδα <Αποθηκευτικοί Χώροι> (εικόνα 3) µπορούµε να καταχωρίσουµε αποθηκευτικούς χώρους που ενδεχοµένως χρησιµοποιεί η εταιρεία. Εικόνα 3 Με κλικ στην αριστερή στήλη του πίνακα, εµφανίζεται η οθόνη στην οποία καταχωρούµε αναλυτικά τα στοιχεία του νέου αποθηκευτικού χώρου Soft One Technologies A.E. Σελίδα 23 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

24 Εικόνα 4 Επιλέγοντας <Υποκαταστήµατα> και πιέζοντας το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού µας στην αριστερή στήλη του πίνακα (όπως παραπάνω), εµφανίζεται η οθόνη στην οποία καταχωρούµε τα στοιχεία του νέου υποκαταστήµατος (Εικόνα 5). Εικόνα 5 Προσοχή! Στην περίπτωση που το υποκατάστηµα χρησιµοποιεί διαφορετικό αποθηκευτικό χώρο από τον κεντρικό, αυτός θα πρέπει να δηλωθεί εδώ. Πρέπει δηλαδή να «Επιλέξουµε» το κουτάκι στα αριστερά του ονόµατος του Αποθ. χώρου και µετά να επιλέξουµε το πλήκτρο 6). ώστε να καταχωρηθεί η επιλογή µας (εικόνα Εικόνα 6 Soft One Technologies A.E. Σελίδα 24 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

25 ΒΗΜΑ 2 Ο : Λογιστικό σχέδιο Πως θα αντιγράψω/ ηµιουργήσω ένα λογιστικό σχέδιο Από την επιλογή Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες εταιριών> ηµιουργία Λογιστικού Σχεδίου (χρήστης Admin: Ρυθµίσεις εφαρµογής> Βασικοί πίνακες> Μοντέλα Λ.Σ.) δηµιουργείτε ένα νέο Λογιστικό σχέδιο. Στον πίνακα αυτό καταχωρείτε έναν κωδικό αριθµό για το νέο µας λογιστικό σχέδιο, µια περιγραφή και στη συνέχεια το ορίζετε ως ενεργό. Επιλέγετε Καταχώρηση για να αποθηκευτεί η εγγραφή. Στην συνέχεια, επιλέξτε Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες εταιριών > Αντιγραφή Λογιστικού σχεδίου (χρήστης Admin: Εργασίες συντήρησης> Εταιρίας> Αντιγραφή λογιστικού σχεδίου) και συµπληρώστε τις παραµέτρους στην οθόνη διαλόγου ως εξής: Από µοντέλο ΛΣ: Επιλέξτε το λογιστικό µοντέλο της Πρότυπης Εταιρείας Σε µοντέλο ΛΣ. Επιλέξτε το µοντέλο το οποίο έχετε δηµιουργήσει για τη νέα εταιρεία Πως θα δηλώσω στο σύστηµα ανά εταιρεία λογιστικό σχέδιο Soft One Technologies A.E. Σελίδα 25 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

26 Στην εργασία Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες Εταιριών> ιαχείριση εταιριών (χρήστης Admin: Ρυθµίσεις εφαρµογής> Βασικοί πίνακες> Εταιρίες) επιλέγετε την εταιρεία που δηµιουργήσατε. Στη σελίδα µε τον τίτλο \ <Λογιστικές Χρήσεις>, ορίζετε ανά χρήση το λογιστικό σχέδιο. Πως µπορώ να εισάγω ένα λογιστικό σχέδιο Η εφαρµογή υποστηρίζει πλήρη εισαγωγή λογιστικού σχεδίου σε µορφή excel 1 ο βήµα Ας υποθέσουµε πως έχουµε σχεδιάσει στο excel ένα λογιστικό σχέδιο της παρακάτω µορφής : ΝΝ.ΝΝ.ΝΝ.ΝΝΝ Τα πεδία που πρέπει να συµπληρωθούν για να γίνει Επιτυχής Εισαγωγή λογιστικού σχεδίου είναι τα παρακάτω: Κωδικός Λογιστικής Περιγραφή Λογαριασµού Τύπος Λογαριασµού Συµπεριφορά Πελ Εσωτερικού Πελάτες Μικτός Βαθµός Επισηµαίνουµε τα εξής: Το πεδίο Τύπος Λογαριασµού αντιστοιχείται µε τις παρακάτω τιµές Τάξεως 10 Πάγια 11 Αποθέµατα 20 Πελάτες 30 Απαιτήσεις 33 Χρηµατικά ιαθέσιµα 38 Κεφαλαίο 40 Προµηθευτές 50 Υποχρεώσεις 55 Φόροι Τέλη 64 Έξοδα 60 Έσοδα 70 Αποτελέσµατα Χρήσης 80 Το πεδίο Συµπεριφορά αντιστοιχείται µε τις παρακάτω τιµές: Μικτός 1 Χρεωστικός 2 Πιστωτικός 3 Μικτός συνήθως χρεωστικός 4 Μικτός συνήθως πιστωτικός 5 Soft One Technologies A.E. Σελίδα 26 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

27 Το πεδίο βαθµός είναι ανάλογος µε την µορφή του Γενικού Λογιστικού σχεδίου. 2 ο βήµα 1 ο Βαθµός ΝΝ (τιµή Ascii) =1 2 ο Βαθµός ΝΝ.ΝΝ (τιµή Ascii) =2 3 ο Βαθµός ΝΝ.ΝΝ.ΝΝ (τιµή Ascii) =3 4 ο Βαθµός ΝΝ.ΝΝ.ΝΝ.ΝΝΝ (τιµή Ascii) =4 Η εργασία εκτελείται από το ανάλογο µενού που θέλουµε να εκτελέσουµε. Πχ Λογαριασµοί Λογιστικού σχεδίου. Μετά τη δηµιουργία και αποθήκευση του λογιστικού σχεδίου στο excel, επιλέγετε την εργασία Γενική λογιστική > Λογαριασµοί και µεταβαίνετε στην οθόνη της εικόνας 1 Έικονα1 Από το οριζόντιο menu στο επάνω µέρος της οθόνης, επιλέγετε Εργαλεία > import: διαχείριση λογαριασµών γενικής λογιστικής.> Σχεδιασµός > Νέα εγγραφή (Εικόνα 2) Εικόνα 2 Εµφανίζεται η οθόνη της Εικόνας 3 Soft One Technologies A.E. Σελίδα 27 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

28 Εικόνα 3 Επιλέγετε την πηγή δεδοµένων, η οποία στην συγκεκριµένη περίπτωση είναι το ms- excel. Κατόπιν, ορίζετε ποια είναι η πρώτη ωφέλιµη γραµµή στο αρχείο excel που έχουµε δηµιουργήσει, δηλαδή την πρώτη γραµµή η οποία περιέχει δεδοµένα και όχι τίτλους στηλών κ.τ.λ. Η επιλογή Γραµµές ανά εγγραφή αναφέρεται στον τρόπο που έχει δηµιουργηθεί το αρχείο στο excel - συνήθως δηµιουργούµε πίνακες µε εγγραφές σε µια γραµµή. Στη συνέχεια, πληκτρολογείται το όνοµα της εγγραφής Import που θα δηµιουργηθεί. Στη συνέχεια µετακινήστε στη σελίδα µε τον τίτλο <Αντιστοίχηση> (εικόνα 4) Εικόνα 4 Επιλέγοντας <Πεδία>, προβάλλεται το παράθυρο µε τα πεδία από τα οποία θα επιλέξετε να συνδέσετε τις πέντε στήλες του excel µε αντίστοιχα πεδία της εφαρµογής (εικόνα 4) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 28 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

29 Εικόνα 5 ηµιουργείτε την αντιστοιχία των πεδίων του Excel µε τα αντίστοιχα πεδία της εφαρµογής. ΣΤΗΛΗ a ΣΤΗΛΗ b ΣΤΗΛΗ c ΣΤΗΛΗ d ΣΤΗΛΗ e Κωδικός Λογιστικής Περιγραφή Λογαριασµού Τύπος Λογαριασµού Συµπεριφορά Πελ Εσωτερικού Πελάτες Μικτός Βαθµός Στο excel έχουµε δηµιουργήσει ένα πίνακα όπως ο παραπάνω πίνακας. Συνεπώς, στο πεδίο <κωδικός>(εικόνα 5) αντιστοιχούµε την στήλη Α του πίνακα (εικόνα 6). Μόλις ολοκληρώσετε την εισαγωγή του πεδίου, στην έκφραση τιµής θα εισάγετε το γράµµα της στήλης του excel, χρησιµοποιώντας ακριβώς τη σύνταξη που εµφανίζεται στη στήλη Έκφραση τιµής στην εικόνα 6. Εικόνα 6 Επιλέξτε < Αποθήκευση ως > και πληκτρολογήστε το όνοµα µε το οποίο θα αποθηκευτεί το αρχείο import. Τέλος, εκτελείτε την εργασία από το παρακάτω µενού (εικόνα 7) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 29 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

30 Εικόνα 7 Στην οθόνη που προβάλλεται, επιλέξτε Εισαγωγή νέων και στη συνέχεια Εκτέλεση (εικόνα 8) Εικόνα 8 Επιλέγουµε το όνοµα, µε το οποίο στο προηγούµενο βήµα αποθηκεύσαµε το αρχείο του excel. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 30 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

31 ΒΗΜΑ 3 Ο : Καθηµερινές εργασίες Πως θα καταχωρήσω εγγραφές άρθρων Γ.Λ Η καταχώριση άρθρων λογιστικής γίνεται από την εργασία Γενική Λογιστική > Κινήσεις ( χρήστης Admin: Γενική λογιστική> Άρθρα) Εάν επιλέξετε Ναι, τότε µετά από κάθε καταχώρηση άρθρου οι γραµµές του παραστατικού θα παραµένουν συµπληρωµένες µε µηδενισµένα τα πεδία των αριθµών και έτοιµα για την επόµενη καταχώρηση. Η λειτουργία αυτή επιταχύνει σηµαντικά τη διαδικασία καταχώρησης άρθρων Γ.Λ Πως θα ανοίξω ένα νέο λογαριασµό Γενικής Λογιστικής Με την επιλογή Γενική λογιστικοί > Λογαριασµοί > Νέα δηµιουργούµε τους Λογαριασµούς λογιστικής. Οι περιγραφές των υποχρεωτικών πεδίων εµφανίζονται µε έντονο µαύρο χρώµα, ώστε να είναι διακριτά κατά την συµπλήρωσή τους. Εικόνα 1 Πως θα επιταχύνω την διαδικασία καταχώρησης λογιστικών άρθρων Αυτό είναι εφικτό µε τη δηµιουργία εγγραφών µε χρήση των Υποδειγµάτων άρθρων. Τα υποδείγµατα άρθρων είναι έτοιµες εγγραφές λογιστικής µε τύπο υπολογισµού, (Προτεινόµενους λογαριασµούς), ώστε να είναι πιο εύκολη η καταχώρηση των άρθρων λογιστικής. Τα Υποδείγµατα Άρθρων είναι διαθέσιµα στις Σχετικές Εργασίες (F10) στην οθόνη διαχείρισης άρθρων. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 31 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

32 Στην (εικόνα 1) απεικονίζεται ο τρόπος ανεύρεσης των Υποδειγµάτων. Εικόνα 1 Εικό Σηµείωση : Η εφαρµογή παρέχει τη δυνατότητα της επαναλαµβανόµενης οµοειδούς εγγραφής και όταν χρησιµοποιείτε υποδείγµατα άρθρων. Πως θα πάρω καθηµερινές εκτυπώσεις έλεγχου Στην επιλογή Γενική Λογιστική> Εκτυπώσεις είναι διαθέσιµες όλες οι εκτυπώσεις λογιστικής (Αναλυτικό Καθολικό, Ισοζύγιο, Οριζόµενα ηµερολόγια) µε τις οποίες µπορείτε να εκτελείτε καθηµερινούς ελέγχους. Τα φίλτρα των εκτυπώσεων είναι διαθέσιµα ώστε να ορίζεται το χρονικό διάστηµα και οι λογαριασµοί για τους οποίους θα εκτελεστούν οι εκτυπώσεις. ΒΗΜΑ 4o : Περιοδικές εργασίες Πως θα οριστικοποιήσω άρθρα λογιστικής Χρησιµοποιείστε την εργασία Γενική λογιστική> Μηνιαίες Εργασίες > Οριστικοποίηση προσωρινών ( χρήστης Admin :Γενική λογιστική> Εργασίες > Ενηµέρωση προσωρινών) (Εικόνα 1) Εικονα1 Επιλέξτε <Ηµερολόγιο> και <Ηµερολογιακό διάστηµα> και στη συνέχεια Εκτέλεση. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 32 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

33 Εικόνα 2 Μόλις η εργασία ολοκληρωθεί, εµφανίζεται ο πίνακας µε τα αποτελέσµατα. Για να βεβαιωθείτε για την επιτυχή εκτέλεση της εργασίας, ελέγξτε εάν τα άρθρα στο επιλεγµένο χρονικό διάστηµα έχουν έχουν λάβει αριθµό ηµερολογίου. Πως θα εκτυπώσω θεωρηµένα έντυπα Επιλέγοντας Γενική λογιστική >Θεωρηµένες καταστάσεις> Αναλυτικό ισοζύγιο, προβάλλεται η οθόνη της εικόνας 1 Εικονα1 Συµπληρώστε τις παραµέτρους του διαλόγου, ως εξής: <Περίοδος> - Επιλέξτε την Ηµερολογιακή Περίοδο <Από κωδικό έως κωδικό> - Χρησιµοποιήσετε τα φίλτρα για να περιορίσετε τους λογαριασµούς που θα περιληφθούν <Υποκαταστήµατα> - Αντίστοιχα, επιλέξτε συγκεκριµένα υποκαταστήµατα- <Βαθµός λογαριασµού>- Καθορίστε το βαθµό ανάλυσης σύµφωνα µε το βαθµό των λογαριασµών. <Προσωρινές κινήσεις > - επιλέγοντας Ναι παίρνουµε ισοζύγιο το οποίο θα περιέχει και προσωρινές κινήσεις, επιλέγοντας Όχι θα πάρουµε το ισοζύγιο µόνο µε οριστικές κινήσεις. <Αναλυτικά> - Εάν επιλέξοετε Ναι στο ισοζύγιο θα εµφανιστούν και οι κινήσεις των λογαριασµών. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 33 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

34 <Άθροιση απογραφών στην περίοδο εισαγωγής τους>- ηλώνοντας Ναι, θα εµφανιστούν τα υπόλοιπα των λογαριασµών που έχουν κινηθεί στην περίοδο Απογραφής, στην περίοδο που έχετε επιλέξει το ισοζύγιο <Λογαριασµοί που δεν κινήθηκαν στο διάστηµα> Επιλέγετε µια από τις τρεις διαθέσιµες επιλογές <Απογραφή µε µορφή υπόλοιπου στους ανώτερους βαθµούς> - Μεταφέρει µε µορφή υπολοίπου στον ανώτερο βαθµό τη διαφορά της χρέωσης- πίστωσης των κατώτερων βαθµών. <Απο/σε µεταφορά πρωτοβαθµίων> - Αφορά τα γενικά σύνολα των σελίδων. <Αναλυτικά οι λογαριασµοί πελατών-προµηθευτών> - επιλέξτε αναλυτικά την εµφάνιση των λογαριασµών αυτών ή όχι. <Επόµενος αριθµός σελίδας>- Αφορά την εκτύπωση του θεωρηµένου εντύπου. Καταχωρήστε εδώ τον επόµενο αριθµό της σελίδας του θεωρηµένου έντυπου. Η εργασία ολοκληρώνεται επιλέγοντας <Εκτέλεση> και το τελικό αποτέλεσµα της εκτύπωσης εµφανίζεται στην οθόνη. Πως θα υπολογίσω και θα εκτυπώσω έντυπα Φ.Π.Α [1] Έντυπο περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α ( Φ.2) Στην εργασία Γενική Λογιστική>Έντυπα> Περιοδική Φ.Π.Α επιλέξτε εικόνας ώστε να προβληθεί η οθόνη της Εικόνα 1 Εισάγετε την περιγραφή και την ηµεροµηνία υποβολής. Ακολούθως, επιλέγοντας <Υπολογισµός>, προβάλλεται το παράθυρο της εικόνας 4 Soft One Technologies A.E. Σελίδα 34 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

35 Επιλέξτε <Ναι > εάν θέλετε να υπολογιστεί ο Φ.Π.Α από µη οριστικοποιηµένες κινήσεις. Επιλέξτε την περίοδο χρήσης Επιλέξτε τον τύπο δήλωσης Περιοδική ΦΠΑ Εισάγετε το προηγούµενο πιστωτικό υπόλοιπο εάν υπάρχει Καταχωρήστε το χρεωστικό υπόλοιπο της αρχικής δήλωσης Καταχωρήστε το Φ.Π.Α εισροών που πρέπει να µειωθεί βάσει prorata Μεταφέρει το πιστωτικό υπόλοιπο στην κυψέλη 502 του εντύπου. Ποσοστό προσαύξησης σε εκπρόθεσµη δήλωση Εικόνα 4 Επιλέξτε εάν τα έξοδα θα υπολογισθούν τεκµαρτά Με κλικ στο, το έντυπο υπολογίζεται αυτόµατα. Το σύστηµα επιτρέπει να επέµβετε και να διορθώσετε κελιά του έντυπου χειρόγραφα εκ των υστέρων. Επιλέγοντας, το έντυπο θα αποθηκευτεί. Αντίστοιχα, επιλέγοντας το έντυπο θα εκτυπωθεί σε image εκτυπωτή 5. ΕΣΟ Α-ΕΞΟ Α ΒΗΜΑ 1 Ο : ηµιουργία νέων εταιριών. Ποιος είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος να δηµιουργήσω µια νέα εταιρεία και γιατί Πως θα διαγράψω µια εταιρεία ΒΗΜΑ 2 Ο : Στήλες βιβλίων Πως θα δηµιουργήσω βιβλία Εσόδων-Εξόδων ΒΗΜΑ 3 Ο : Σχέδιο λογαριασµών και Μ.Σ.Κ.Κ Πως θα ανοίξω µεταβάλλω - διαγράψω ένα λογαριασµό Πως θα εισάγετε και θα διαχειριστείτε Μοναδικούς Συντελεστές Καθαρού Κέρδους. ΒΗΜΑ 4 Ο : Καθηµερινές εργασίες. Πως θα κάνω εγγραφές εσόδων και εξόδων Πως θα διαγράψω εγγραφές σε περίπτωση λάθους Soft One Technologies A.E. Σελίδα 35 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

36 Πως θα µειώσω το χρόνο καταχώρησης των παραστατικών Πως θα εκτυπώνω καθηµερινές καταστάσεις και εκτυπώσεις έλεγχου ΒΗΜΑ 5 Ο : Περιοδικές Εργασίες. Πως µπορώ να δηµιουργήσω δικούς µου τύπους παραστατικών εσόδων. Πως θα εκτυπώσω θεωρηµένα έντυπα. Πως θα υπολογίσω και θα εκτυπώσω έντυπα Φ.Π.Α. ΒΗΜΑ 1 Ο : ηµιουργία νέων εταιριών. Ποιος είναι ο ενδεδειγµένος τρόπος να δηµιουργήσω µια νέα εταιρεία. Α.ΤΡΟΠΟΣ Για να δηµιουργηθεί µια νέα εταιρεία που τηρεί βιβλία Β κατηγορίας, εισέλθετε στη βάση δεδοµένων στην οποία χειρίζεστε τα βιβλία και στοιχεία Β κατηγορίας Στην εργασία Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου> Εργασίες Εταιριών >, επιλέξτε ηµιουργία Εταιρείας (χρήστης Admin : Εργασίες Συντήρησης > Εταιρίας > ηµιουργία Εταιρίας) Εικόνα 1 Οι προφανείς ενδείξεις ( ιευθύνσεις, Τηλέφωνα, ΟΥ ) πρέπει να συµπληρωθούν µε ορθά στοιχεία διότι οποτεδήποτε χρειαστούν, (πχ σε εργασίες ηλεκτρονικής υποβολής αρχείων ή σε έκδοση επισήµων καταστάσεων κλπ)η εφαρµογή θα τις χρησιµοποιεί ως ακριβείς χωρίς άλλη ειδοποίηση. Με την επιλογή <Εκτέλεση>, η διαδικασία ολοκληρώνεται. Η δηµιουργία εταιρείας προσφέρει την δυνατότητα αυτόµατης δηµιουργίας των σειρών παραστατικών και των λογαριασµών Εσόδων Εξόδων µε βάση την πρότυπη εταιρεία.στην έκδοση που κυκλοφορεί, ως πρότυπη εταιρεία θεωρείται η εταιρεία µε το µικρότερο αριθµό (ID). Μόλις ολοκληρώσετε τη δηµιουργία όλων των εταιρειών, έχετε τη δυνατότητα πληκτρολογώντας τον κωδικό σειράς, στην οθόνη διαχείρισης παραστατικών, να µεταφέρεται αυτόµατα ο σχεδιασµός της σειράς και του τύπου παραστατικού από την πρότυπη εταιρεία στην εταιρεία που εργάζεστε. Αντίστοιχα, αν πληκτρολογηθούν πλήρως οι λογαριασµοί των Εσόδων-Εξόδων, τότε µεταφέρονται από την πρότυπη εταιρεία. Β.ΤΡΟΠΟΣ Αντιγραφή εταιρείας: Η αντιγραφή εταιρείας θα µπορούσε να χρησιµοποιηθεί για τους πελάτες που θέλουν να χρησιµοποιούν τα παραστατικά και την παραµετροποίηση της πρότυπης εταιρείας αλλά όχι τους λογαριασµούς. Έάν θέλετε επιπλέον να µεταφερθούν και οι λογαριασµοί της πρότυπης εταιρείας, απλά πληκτρολογήστε τον πλήρη κωδικό τους στην οθόνη διαχείρισης λογαριασµών (όπως αναφέρεται και παραπάνω). Soft One Technologies A.E. Σελίδα 36 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

37 Πως θα διαγράψω µια εταιρεία Η Εργασία αυτή εκτελεί πλήρη και αµετάκλητη διαγραφή εταιρείας. Οι χειρισµοί είναι απλοί: Επιλέγοντας την εργασία Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Εργασίες Εταιριών > ιαγραφή εταιρίας ( χρήστης Admin : Εργασίες συντήρησης> Εταιρίας> ιαγραφή εταιρίας) εµφανίζεται η οθόνη της εικόνας 1 Εικονα1 Επιλέγετε την προς διαγραφή εταιρεία (από τον επιλογέα εξαιρείται η εταιρεία στην οποία εργάζεστε) ηλαδή όταν θέλετε να διαγράψετε µια εταιρία θα πρέπει να εισέρχεστε σε κάποια άλλη διαφορετική από αυτή που θέλετε να διαγράψετε. 1.Πιέζετε το πλήκτρο <Εκτέλεση> 2. Αναµένετε την ολοκλήρωση της εργασίας. ΒΗΜΑ 2 Ο : Στήλες βιβλίων Πως θα δηµιουργήσω βιβλία Εσόδων - Εξόδων Η δηµιουργία των στηλών γίνεται από Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Γενικές Ρυθµίσεις > Ρυθµίσεις Εσόδων Εξόδων > Στήλες βιβλίων εταιρίας (χρήστης Admin: Ρυθµίσεις εφαρµογής> Βοηθητικοί πίνακες> Στήλες βιβλίων). Στην Πρότυπη εταιρεία υπάρχουν διαθέσιµες στήλες. Σε όλες τις υπόλοιπες εταιρείες, κατά την δηµιουργία των λογαριασµών, µεταφέρονται και οι στήλες του εκάστοτε λογαριασµού. Υπάρχει ωστόσο δυνατότητα αλλαγής των στοιχείων της στήλης ανά εταιρεία. Η Πρότυπη εταιρεία έχει αποθηκευµένο ένα εκτεταµένο σχέδιο στηλών. Ο λογιστής χρηστής της εφαρµογής µπορεί να εξαιρέσει στήλες αφού για κάθε στήλη ρυθµίζεται εάν θα προβάλλεται στην οθόνη (παράµετρος <Ενεργή>) και εάν θα εκτυπώνεται στο θεωρηµένο Βιβλίο Εσόδων Εξόδων (παράµετρος <Εκτυπώνεται>). Soft One Technologies A.E. Σελίδα 37 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

38 Η σηµαντικότερη παράµετρος κάθε Στήλης είναι ο <Τύπος> της. Oι διαθέσιµοι "Τύποι" για χαρακτηρισµό Στηλών είναι: Έσοδα (υποδηλώνει ότι η Στήλη συγκεντρώνει ποσά Λογαριασµών µε τύπο "Εσόδων" ) Έξοδα (υποδηλώνει ότι η Στήλη συγκεντρώνει ποσά Λογαριασµών µε τύπο "Εξόδων") Ειδικών Φόρων Εσόδων (υποδηλώνει ότι η Στήλη συγκεντρώνει ποσά Λογαριασµών µε τύπο "Ειδικών Φόρων Εσόδων") Ειδικών Φόρων Εξόδων (υποδηλώνει ότι η Στήλη συγκεντρώνει ποσά Λογαριασµών µε τύπο "Ειδικών Φόρων Εξόδων") Φ.Π.Α. Εσόδων (υποδηλώνει ότι η Στήλη συγκεντρώνει ποσά Λογαριασµών µε τύπο "ΦΠΑ Εσόδων") Φ.Π.Α. Εξόδων (υποδηλώνει ότι η Στήλη συγκεντρώνει ποσά Λογαριασµών µε τύπο "ΦΠΑ Εξόδων") Ο χαρακτηρισµός των Στηλών αναλόγως του Τύπου τους είναι ταυτόσηµος µε τον χαρακτηρισµό των Λογαριασµών οι οποίοι επίσης χαρακτηρίζονται αναλόγως του Τύπου τους, βάσει του ιδίου πίνακα χαρακτηρισµών Εάν επιθυµεί ο χειριστής µπορεί να προσθέσει στήλες µε τον εξής τρόπο: Επιλέγετε την πρώτη κενή γραµµή του πίνακα και συµπληρώνετε τον κωδικό, την περιγραφή, το µήκος και τη θέση εκτύπωσης. Επιλέγοντας <Καταχώρηση>, οι νέες στήλες αποθηκεύονται. ΒΗΜΑ 3 Ο : Σχέδιο λογαριασµών Πως θα ανοίξω ένα νέο λογαριασµό Επιλέγοντας Εσοδα-έξοδα>Αρχείο λογαριασµών και στη συνέχεια <Νέα>, εµφανίζεται η οθόνη καταχώρισης λογαριασµού (εικόνα 1) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 38 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

39 Εικόνα 1 Εδώ πρέπει να καθορίσετε: Έναν κωδικό και µια περιγραφή για τον νέο λογαριασµό που θα δηµιουργηθεί, τον τύπο του λογαριασµού, δηλαδή αν είναι λογ\σµος εσόδου, εξόδου ή Φ.Π.Α και τη στήλη του βιβλίου που θα εκτυπώνεται. Αυτή ακριβώς η σύνδεση Λογαριασµών και Στηλών είναι ο µηχανισµός που κατά την εκτύπωση του Βιβλίου Εσόδων Εξόδων θα κατανείµει τα ποσά των διαφόρων Λογαριασµών στις ενδεδειγµένες Στήλες. Παρατηρείστε ότι για την αποφυγή σφαλµάτων, όταν επιλέγετε Στήλη Βιβλίου, προβάλλονται µόνον Στήλες του ιδίου Τύπου µε αυτόν που χαρακτηρίσατε το Λογαριασµό. Εδώ µπορείτε επίσης να δηλώσετε και τον λογαριασµό Φ.Π.Α µε τον οποίο θα συνδέεται ο λογαριασµός που δηµιουργείτε καθώς και οι ειδικοί φόροι που συνδέονται µε το λογαριασµό. Για τη σωστή παραµετροποίηση του εντύπου Φ.Π.Α θα πρέπει εδώ να δηλώσετε και το πεδίο της περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α που θα ενηµερώνεται από το λογαριασµό. ΒΗΜΑ 4 ο : Μοναδικοί Συντελεστές Καθαρού Κέρδους Πως θα εισάγετε και θα διαχειριστείτε Μοναδικούς Συντελεστές Καθαρού Κέρδους. Χρησιµοποιούνται για τον εξωλογιστικό υπολογισµό των καθαρών κερδών της επιχείρησης βάσει των ακαθάριστων εσόδων - πωλήσεων (εµπορευµάτων, προϊόντων & υπηρεσιών). Μπορείτε να προβάλλετε τον πλήρη πίνακα των Μ.Σ.Κ.Κ από την επιλογή Εργαλεία Λογιστικού Γραφείου > Γενικές ρυθµίσεις > Ρυθµίσεις Εσόδων Εξόδων > ΜΣΚΚ ( χρήστης Admin : Ρυθµίσεις εφαρµογής >Έσοδα-Έξοδα>ΜΣΣΚ ( Εικόνα 1) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 39 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

40 Εικονα1 Μέθοδοι Εφαρµογής (Παρακολούθησης) ΜΣΚΚ Περίπτωση Α Η δραστηριότητα της επιχείρησης υπάγεται σε ένα ΜΣΚΚ πωλήσεων. Στην περίπτωση αυτή, ο ΜΣΚΚ δηλώνεται στα σταθερά στοιχεία των λογαριασµών εσόδων-εξόδων. Περίπτωση Β Η δραστηριότητα της επιχείρησης υπάγεται σε περισσότερους από έναν ΜΣΚΚ πωλήσεων. Α. Εάν ενεργοποιηθεί η <Οµαδοποίηση ΜΣΚΚ> στις γενικές παραµέτρους, η καθαρή αξία ανά γραµµή παραστατικού εσόδων εξόδων µπορεί να επιµεριστεί σε περισσότερους από έναν ΜΣΚΚ (στον αντίστοιχο πίνακα που προβάλλεται ). Ουσιαστικά, αυτό σηµαίνει ότι ένας λογαριασµός µπορεί να συσχετισθεί µε περισσότερους από ένα ΜΣΚΚ. ΕΙΚΟΝΑ1 Επιλέγοντας οµαδοποίηση ΜΣΚΚ, τότε κάθε φορά που καταχωρείτε παραστατικά εσόδων, θα εµφανίζεται ένας πιίνακας στον οποίο θα επιµερίζετε την αξία που αντιστοιχεί σε κάθε ΜΣΚΚ. ( Εικόνα 2) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 40 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

41 Εικόνα 2 Άλλοι τρόποι παρακολούθησης. Γ. Στα στοιχεία των λογαριασµών δε δηλώνονται ΜΣΚΚ αλλά δηµιουργούνται Υποδείγµατα παραστατικών εσόδων, όπου ο ίδιος λογαριασµός συνδέεται µε διαφορετικούς ΜΣΚΚ ανά γραµµή. Στα παραστατικά που χρησιµοποιούν υπόδειγµα θα προτείνεται ο λογαριασµός και ο ΜΣΚΚ ανά γραµµή. ΒΗΜΑ 5 Ο : Καθηµερινές εργασίες. Πως θα καταχωρίσω έγγραφες εσόδων και εξόδων. Από το menu στο αριστερό µέρος της οθόνης επιλέξτε Έσοδα/Έξοδα > Κινήσεις Εσόδων (χρήστης Admin : Εσοδα/Εξοδα > Παραστατικά εσόδων). Θα µεταφερθείτε στην παρακάτω οθόνη (Εικόνα 1) Εικόνα 1 Επιλέγοντας, εµφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που ζητάει να επιλέξετε εάν θέλετε επαναλαµβανόµενες οµοειδείς εγγραφές Soft One Technologies A.E. Σελίδα 41 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

42 Εικόνα 2 Επιλέγοντας Ναι, τότε µετά από κάθε καταχώρηση παραστατικού εσόδου, οι γραµµές του παραστατικού θα παραµένουν συµπληρωµένες µε µηδενισµένα τα πεδία των αριθµών και έτοιµα για την επόµενη καταχώρηση. Η συγκεκριµένη λειτουργία σας επιτρέπει να επιταχύνετε τη διαδικασία καταχώρησης οµοειδών παραστατικών. Επιλέγοντας <Ναι> η <Όχι>, εισερχεστε στην οθόνη διαχείρισης στοιχείων λογαριασµών. Πως θα διαγράψω εγγραφές σε περίπτωση λάθους. Επιλέξτε ευρετήριο παραστατικών εσόδων και πληκτρολογήστε την κατάλληλη ηµεροµηνία. Επιλέγοντας, θα εµφανιστούν τα παραστατικά των εσόδων για την ηµεροµηνία. Επιλέξτε την εγγραφή στην οποία έχετε κάνει λάθος και στη συνέχεια ιαγραφή. Πως θα επιµερίζω τα έσοδα και θα παρακολουθώ ΜΣΚΚ µιας εταιρείας χωρίς να χρειαστεί να ανοίξω ξεχωριστούς λογαριασµούς για την παρακολούθησή τους Όπως αναφέραµε και στο βήµα 2, εάν η επιχείρηση υπάγεται σε παραπάνω του ενός ΜΣΚΚ δεν χρειάζεται να τους παρακολουθούµε σε ξεχωριστό λογαριασµό. Απλά, ρυθµίζοντας οµαδοποίηση ΜΣΚΚ, κάθε φορά που θα καταχωρείτε µια εγγραφή εσόδων τη στιγµή της καταχώρησης της αξίας στη γραµµή, προβάλλεται πίνακας στον οποίο επιµερίζετε την καθαρή αξία στον ανάλογο ΜΣΚΚ.(ΕΙΚΟΝΑ 1) Soft One Technologies A.E. Σελίδα 42 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

43 ΕΙΚΟΝΑ 1 Επιµερίζοντας την καθαρή αξία, ενηµερώνεται ο ανάλογος ΜΣΚΚ και καταχωρείτε την εγγραφή. Σηµείωση: Όταν εισάγετε εγγραφές µε παραστατικά που στο τύπο τους έχει δηλωθεί ότι είναι παραστατικά λιανικής, τότε ο πίνακας επιµερισµού αξίας κατά ΜΣΚΚ περιλαµβάνει και τη στήλη της µικτής αξίας. Ο κέρσορας κατευθύνεται αυτόµατα στη στήλη της µικτής αξίας όπου µπορείτε να καταχωρήσετε τη µικτή αξία του παραστατικού. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 43 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

44 ΒΗΜΑ 6 Ο : Περιοδικές Εργασίες Πως µπορώ να δηµιουργήσω δικούς µου τύπους παραστατικών Εσόδων/εξόδων Επιλέγοντας Εργαλεία Λογιστικού γραφείου > Ρυθµίσεις Εσόδων /Εξόδων> Παραστατικά εσόδων > Τύποι (χρήστης Admin : Ρυθµίσεις εφαρµογής> Εσοδα/Εξοδα> Παραστατικά εσόδων> Τύποι), εµφανίζεται το ευρετήριο των διαθέσιµων τύπων παραστατικών. Εικόνα 1 Με κλικ στο, οδηγείστε στην οθόνη σχεδιασµού του τύπου (εικόνα 2) Εικόνα 2 Στην οθόνη αυτή εισάγετε τα στοιχεία και καθορίζετε τη συµπεριφορά του παραστατικού. Με τον ίδιο απλό τρόπο µπορείτε να µεταβάλλετε τη συµπεριφορά των ήδη δηµιουργηµένων τύπων παραστατικών. Πως θα εκτυπώσω θεωρηµένα έντυπα Από το menu στο αριστερό µέρος της οθόνης επιλέξτε Έσοδα-Έξοδα>Θεωρηµένες Εκτυπώσεις> Βιβλίο Εσόδων- Εξόδων. Εµφανίζεται ο παρακάτω διάλογος: Soft One Technologies A.E. Σελίδα 44 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

45 Εικονα1 Συµπληρώστε το ηµερολογιακό διάστηµα και καθορίστε εάν η εκτύπωση θα γίνει σε θεωρηµένο έντυπο ή όχι, ρυθµίζοντας την παράµετρο: Μόλις η εκτύπωση εκτελεστεί, το σύστηµα κλειδώνει αυτόµατα τις ηµεροµηνίες (περίοδο) για την οποία λάβατε τη θεωρηµένη εκτύπωση. Πως θα υπολογίσω και θα εκτυπώσω έντυπα Φ.Π.Α. [1] Έντυπο περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α ( Φ.2) Επιλέγοντας οθόνη (εικόνα 1) στην εργασία Έσοδα-Έξοδα>Έντυπα> Περιοδική Φ.Π.Α Φ2 προβάλλεται η παρακάτω Soft One Technologies A.E. Σελίδα 45 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

46 Εικόνα 1 Εισάγετε την περιγραφή και την ηµεροµηνία υποβολής. Εικόνα 3 Ακολούθως επιλέγοντας <Υπολογισµός>, εµφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 4 Επιλέγετε τρίµηνο Επιλέγετε τύπο δήλωσης. Καταχωρείτε το προηγούµενο πιστωτικό υπόλοιπο εάν υπάρχει Καταχωρείτε το χρεωστικό υπόλοιπο της αρχικής δήλωσης Καταχωρείτε το Φ.Π.Α εισροών που πρέπει να µειωθεί βάσει prorata Μεταφέρει το πιστωτικό υπόλοιπο στην κυψέλη 502 του εντύπου. Εικόνα 4 Καταχωρείτε το Ποσοστό προσαύξησης Επιλέγοντας, το έντυπο υπολογίζεται και συµπληρώνεται αυτόµατα. Το σύστηµα επιτρέπει να επέµβετε και να διορθώσετε κελιά του έντυπου χειρόγραφα εκ των υστέρων. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 46 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

47 Επιλέξτε (σε image εκτυπωτή), για να αποθηκεύσετε το έντυπο. Εάν θέλετε να το εκτυπώσετε, επιλέξτε 6. ΠΕΡΙΟ ΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΟΙΝΕΣ ΣΤΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΤΑ ΈΣΟ Α-ΈΞΟ Α. Βήµα 1 ο Πως θα υπολογίσω αρχεία ΚΕΠΥΟ Επιλέγουµε ηµεροµηνία εισόδου στο αντίστοιχο οικονοµικό έτος υποβολής των καταστάσεων Κ.Ε.Π.Υ.Ο. π.χ Υπολογισµός ΚΕΠΥΟ για το έτος 2004 θα κάνουµε εισαγωγή στην εφαρµογή µε 31/12/2004. Βήµα 2 ο Εκτελούµε τον υπολογισµό από το παρακάτω µενού : Γενική Λογιστική > Ετήσιες Εργασίες >Υπολογισµός αρχείου ΚΕΠΥΟ (χρήστης Admin : Εργασίες Συντήρησης > Ετήσιες > Υπολογισµός αρχείου ΚΕ.Π.Υ.Ο) ( Εικόνα 1) Αν δεν συµπληρωθεί κάτι στα φίλτρα επιλογής ο υπολογισµός αφορά όλους τους συναλλασσόµενους. Στο φίλτρο Είδος Εγκατάστασης επιλέγουµε τα εξής : Σε περίπτωση που υποβάλλετε κατάσταση για την έδρα της επιχείρησης, επιλέξτε "0". Σε περίπτωση που η επιχείρηση έχει υποκαταστήµατα και θέλετε να υποβάλετε την κατάσταση για την Ε ΡΑ και ΟΛΑ τα υποκαταστήµατα επιλέξτε "Ε". Σε περίπτωση που υπάρχουν υποκαταστήµατα και θέλετε να υποβάλετε την κατάσταση για τα υποκαταστήµατα επιλέξτε τον κωδικό του υποκαταστήµατος. Επιλέγοντας Εκτέλεση η εργασία ολοκληρώνεται. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 47 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

48 Βήµα 3 ο Επιλέγοντας Ετήσιες Εργασίες >Αρχείο ΚΕΠΥΟ, µεταβαίνουµε στην οθόνη της εικόνας 2. Εδώ µπορούµε να δούµε το αρχείο που δηµιουργήθηκε κατά την εκτέλεση του προηγούµενου βήµατος (εικόνα 2) Με διπλό κλικ ή µε κλικ στο πλήκτρο «προβολή» εµφανίζεται το αρχείο, το οποίο περιλαµβάνει τα χρεωστικά και πιστωτικά υπόλοιπα των συναλλασσοµένων για το κύκλωµα των αγορών πωλήσεων. Τυχόν διορθώσεις µπορούν να γίνουν απευθείας από αυτό το σηµείο. Στην περίπτωση που τα στοιχεία υπολογισµού είναι λανθασµένα και το λάθος οφείλεται σε λάθος σχεδιασµό κινήσεων, θα πρέπει αφού εντοπιστούν και διορθωθούν τα λάθη να εκτελέσουµε την εργασία reupdate ΚΕΠΥΟ. Η εργασία εκτελείται από το παρακάτω µενού : (Εργασίες συντήρησης Αρχειακές Κ.Ε.Π.Υ.Ο.) Οι συνοδευτικές καταστάσεις τυπώνονται πατώντας στο πλήκτρο «Εκτύπωση» και επιλέγοντας την αντίστοιχη φόρµα. Βήµα 3 ο Γενική Λογιστική > Ετήσιες Εργασίες > ηµιουργία αρχείου ΚΕΠΥΟ (χρήστης Admin : Εργασίες συντήρησης > Ετήσιες > ηµιουργία αρχείου ΚΕ.Π.Υ.Ο) (εικόνα 3). Με Soft One Technologies A.E. Σελίδα 48 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

49 Επιλέγουµε το σηµείο αποθήκευσης του αρχείου π.χ c:\ και τσεκάρουµε την αντίστοιχη ένδειξη αν πρόκειται η υποβολή του αρχείου να γίνει µέσω internet. Τα αρχεία που δηµιουργούνται είναι δύο, το IL01.PIS και το IL01 Σε ποιες περιπτώσεις και πως µπορώ να εκτελώ πολυεταιρικές εργασίες Πολυεταιρικές εργασίες ονοµάζεται ο µηχανισµός που επιτρέπει την εκτέλεση µιάς εργασίας σε περισσότερες από µία εταιρείες της εγκατάστασης - δηλαδή και σε εταιρείες διαφορετικές αυτής που επιλέγχθηκε στην διαδικασία εισόδου στην εφαρµογή και άρα διαφορετικές αυτής που προβάλλεται στην toolbar. H πολυεταιρική εκτέλεση µιάς εργασίας σηµαίνει ότι η εργασία εκτελείται (και) σε εταιρείες διαφορετικές αυτής που προβάλλεται στην toolbar στο κάτω µέρος της οθόνης Η πολυεταιρική εκτέλεση εφαρµόζεται σε δύο κατηγορίες εργασιών: Α) Στις Εκτυπώσεις Β) Στις Batch Εργασίες. (Μηχανισµοί της εφαρµογής που εκτελούν διαδικασίες υπολογισµών ή δηµιουργίας δεδοµένων. Οι σχετικές διαδικασίες δεν είναι ενταγµένες στον γενικό on line µηχανισµό της εφαρµογής αλλά κινητοποιούνται µε εντολή του χειριστή. Οι batch εργασίες διακρίνονται από τις λοιπές από το εικονίδιο οδοντωτού τροχού που φέρουν προ του τίτλου τους. Συνήθως στο folder menu τίθενται υπό φάκελο µε ένδειξη <Εργασίες> Ο χειρισµός για πολυεταιρική εκτέλεση είναι η χρήση του πλήκτρου <Πολυεταρική> αντί του πλήκτρου <Εκτέλεση> Με την επιλογή του πλήκτρου προβάλλεται κατάλογος των εταιρειών της εγκατάστασης προκειµένου να υποδειχθεί από το χειριστή σε ποιές από αυτές θα εκτελεστεί η εργασία: = εν θα εκτελεστεί η εργασία = Θα εκτελεστεί η εργασία Soft One Technologies A.E. Σελίδα 49 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

50 H εντολή εκτέλεσης γίνεται µε το πλήκτρο Εκτέλεση. Ακολουθεί διαδοχική εκτέλεση της εργασίας για τις επιλεγµένες εταιρίες. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 50 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

51 7. ΠΑΓΙΑ Εισαγωγή Λογιστικός Ορισµός Παγίων Πάγια στοιχεία για τις επιχειρήσεις θεωρούνται τα κεφαλαιουχικά αγαθά τα οποία δηµιουργήθηκαν ή αγοράστηκαν από την επιχείρηση µε κύριο σκοπό την διαρκή χρήση τους άµεσα ή έµµεσα στην λειτουργία της επιχείρησης. ιαχείριση των παγίων από την εφαρµογή Βασικές έννοιες Πάγια (Αρχείο) Για την εφαρµογή, η ενότητα αυτή αφορά την διαχείριση των παγίων κατά κωδικό, έτσι ώστε να ενηµερώνεται το µητρώο παγίων κατά συντελεστή και µέθοδο απόσβεσης. Οντότητα παγίου Για τη βέλτιστη µηχανογραφική διαχείριση των παγίων στοιχείων, η εφαρµογή χρησιµοποιεί την έννοια της οντότητας παγίου. Η χρήση των οντοτήτων επιτρέπει κάθε πάγιο να αντιστοιχίζεται µε περισσότερες από µία οντότητες, οι οποίες περιλαµβάνουν τα στοιχεία βελτιώσεων ή προσθηκών του. Σηµείωση: ε θα πρέπει να γίνεται σύγχυση µε την έννοια της οντότητας ως δοµικό στοιχείο της εφαρµογής. Οι οντότητες των Παγίων αναφέρονται ως επεκτάσεις της έννοιας του παγίου και αφορούν στο κυρίως πάγιο, τις βελτιώσεις και τις προσθήκες. Μέθοδοι µηχανογραφικής παρακολούθησης παγίων Η εφαρµογή υποστηρίζει την παρακολούθηση των παγίων µε δυο τρόπους: 1. Ένα προς ένα, δηλαδή τα πάγια και οι Βελτιώσεις/ Προσθήκες παρακολουθούνται ως ξεχωριστά πάγια. Αποτελεί τον παραδοσιακό τρόπο µηχανογράφησης των παγίων που χρησιµοποιούσαν εφαρµογές παλαιότερης τεχνολογίας. 2. Οι βελτιώσεις/ προσθήκες των παγίων παρακολουθούνται µε τη χρήση της έννοιας της οντότητας, ως επεκτάσεις συνδεδεµένες µε το πάγιο στο οποίο αναφέρονται (και όχι ως διαφορετικός κωδικός παγίου). Η συγκεκριµένη µέθοδος παρασιάζει σηµαντικά πλεονεκτήµατα σε σχέση µε την προηγούµενη µέθοδο, καθώς εξασφαλίζει την κοινή διαχείριση και αποτύπωση του πάγιου και των βελτιώσεων/ προσθηκών του, καθώς και την παρακολούθηση της αγοραπωλησίας ή καταστροφής του κατά τµήµα. Πάγιο 1-1 µε οντότητα ιαφορετικός κωδικός στο αρχείο παγίων ανά πάγιο και οντότητα π.χ Πάγιο 100 / Κυρίως πάγιο Πάγιο 100 / Προσθήκη Πάγιο 100 / Βελτίωση κλπ. Πάγιο συνδεδεµένο µε πολλαπλές οντότητες Ένας κωδικός στο αρχείο παγίων για το πάγιο συνδεδεµένος µε πολλούς κωδικούς οντότητας π.χ Πάγιο Οντότητα προσθήκης Οντότητα βελτίωσης κλπ. Για να καθορίσετε τον τρόπο παρακολούθησης των παγίων, δείτε τις οδηγίες παρακάτω. Πώς µπορώ να καθορίσω τον τρόπο παρακολούθησης των παγίων; 1η περίπτωση - Για να καθορίσουµε παρακολούθηση παγίων 1-1 µε οντότητες : 1. Στο menu της εφαρµογής επιλέγουµε Ρυθµίσεις εφαρµογής> Πάγια> Γενικές παράµετροι 2. Στην παράµετρο <Πάγιο ένα προς ένα µε οντότητα> επιλέγουµε <Ναι> Soft One Technologies A.E. Σελίδα 51 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

52 Σηµείωση: Η επιλογή <Πάγιο ένα προς ένα µε οντότητα> επιδρά µόνο στη συµπεριφορά των παραστατικών που καταχωρούνται από την ενότητα των παγίων και όχι τα παραστατικά των Αγορών - Πωλήσεων 2η περίπτωση - Για να καθορίσουµε παρακολούθηση παγίων συνδεδεµένων µε οντότητες : 1. Στο menu της εφαρµογής επιλέγουµε Ρυθµίσεις εφαρµογής> Πάγια> Γενικές παράµετροι 2. Στην παράµετρο <Πάγιο ένα προς ένα µε οντότητα> επιλέγουµε <Ναι> 3. Στην παράµετρο <Μορφή κωδικού οντότητας> καθορίζετε τη µορφή που θα έχουν οι κωδικοί των οντοτήτων των παγίων. Πως θα εισάγω εγγραφές στο αρχείο παγίων; Εγγραφές παγίων στο αρχείο µπορείτε να καταχωρήσετε µε τους εξής τρόπους: 1. Άµεσα στο αρχείο παγίων, επιλέγοντας <Νέα εγγραφή> και εισάγοντας τα σταθερά στοιχεία του παγίου 2. Από την ενότητα των Αγορών, κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού αγορών παγίων, χρησιµοποιώντας το σχετικό hyperlink, εισάγετε νέα εγγραφή στο αρχείο παγίων. 3. Από την ενότητα των Παγίων, κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού αγορών, χρησιµοποιώντας το σχετικό hyperlink, εισάγετε νέα εγγραφή στο αρχείο παγίων. Για µαζική καταχώρηση εγγραφών στο αρχείο παγίων, δείτε τις σχετικές οδηγίες που αφορούν στο import παγίων & οντοτήτων παγίων Πως θα διαχειριστώ τις αγορές και τις πωλήσεις των παγίων; Η διαχείριση των αγορών - πωλήσεων των παγίων γίνεται µε την καταχώρηση σχετικών παραστατικών, είτε από την ενότητα των Παγίων είτε από τις αντίστοιχες ενότητες Αγορών - Πωλήσεων. Αγορά Παγίων Αγορά πάγιου στοιχείου θεωρείται η ενέργεια της επιχείρησης, κατά την οποία ένα πάγιο περιέρχεται στην νόµιµη κυριότητα της επιχείρησης. Ανάλογα µε τη µέθοδο που χρησιµοποιείται για την παρακολούθηση των παγίων της εταιρείας (δηλαδή είτε 1 προς 1 µε τις οντότητες είτε πάγια και οντότητες συνδεδεµένα µεταξύ τους), οι αγορές των παγίων καταχωρούνται είτε από την ενότητα των αγορών είτε από την ενότητα των πωλήσεων. Σηµείωση: Στην περίπτωση που δεν τηρείτε πάγια και οντότητες 1 προς 1, η σειρά που θα επιλέξετε για την καταχώρηση παραστατικού αγοράς παγίου, θα πρέπει στον τύπο της να έχει κίνηση παγίου που ο τύπος της να έχει την ένδειξη <Κυρίως παγίου> Πώληση Πάγιων Ως πώληση παγίων ορίζεται το σύνολο των ενεργειών της επιχείρησης που έχει ως αποτέλεσµα την αλλαγή της νόµιµης κυριότητας εµπράγµατης πάγιας αξίας, η οποία ευρισκόταν στην κατοχή της εταιρείας. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 52 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

53 Αντίστοιχα, όπως και για τις αγορές, οι πωλήσεις παγίων µπορούν να παρακολουθούνται είτε από την ενότητα των Παγίων είτε από την ενότητα των Πωλήσεων. Πως θα παρακολουθώ τις βελτιώσεις/προσθήκες των παγίων; Βελτιώσεις Παγίων Ως βελτίωση πάγιων στοιχείων θεωρείται το σύνολο των ενεργειών που δηµιουργούν υπεραξία στο πάγιο είτε οικονοµική είτε χρήσεως είτε και τα δύο. Ανάλογα µε τον τρόπο που τηρούµε τα πάγια της εταιρείας (δηλαδή 1 προς 1 µε τις οντότητες είτε πάγια και οντότητες συνδεδεµένα µεταξύ τους), οι βελτιώσεις των παγίων µπορούν να καταχωρούνται ως ξεχωριστά πάγια είτε ως οντότητες παγίων συνδεδεµένες µε το πάγιο που αναφέρονται. Παρακολούθηση παγίων 1-1 Η περίπτωση αυτή δεν παρουσιάζει καµία ιδιαιτερότητα, καθώς οι βελτιώσεις των παγίων εισάγονται σαν πάγια σε παραστατικά αγοράς που καταχωρούνται είτε από τις Αγορές είτε από τα Πάγια. Παρακολούθηση παγίων συνδεδεµένων µε οντότητες Και σε αυτή την περίπτωση, η βελτίωση καταχωρείται µέσα από ένα παραστατικό αγοράς (είτε από τα παραστατικά Παγίων είτε από τα παραστατικά Αγορών), χρησιµοποιώντας την οντότητα παγίου τύπου βελτίωσης. Εργαστείτε ως εξής: 1. Στις γραµµές του παραστατικού αγοράς, αναζητήστε τον κωδικό του παγίου στο οποίο αναφέρεται η βελτίωση. 2. Στη στήλη <Τύπος> επιλέξτε < Βελτίωση παγίου > 3. Στη στήλη <Κωδ.οντότητας>, καταχωρείστε ένα νέο κωδικό οντότητας που θα αποτελέσει τη βελτίωση του υφιστάµενου παγίου. Προσθήκες Παγίων Οι προσθήκες καθώς και οι επεκτάσεις των παγίων στοιχείων αυξάνουν το µέγεθος (αξία κτήσης ή ποσότητα) των παγίων και τη δυναµικότητά τους. Μπορεί να είναι είτε νέα πάγια τα οποία δε συνδέονται άρρηκτα µε τα υπάρχοντα πάγια, είτε αναπόσπαστα και αδιαίρετα µέρη των υφισταµένων παγίων. Οµοίως µε τις βελτιώσεις (βλ. παραπάνω) µπορείτε να χειριστείτε και τις προσθήκες των παγίων. Πώς θα υπολογίζω αποσβέσεις παγίων; Μέθοδοι Υπολογισµού Αποσβέσεων Οι βασικότερες µέθοδοι υπολογισµού αποσβέσεων είναι δύο: Γραµµική (Σταθερή ή Εφάπαξ απόσβεση) Επιλέγοντας τη συγκεκριµένη µέθοδο, η αποσβεστέα αξία κατανέµεται ισόποσα στα έτη της ωφέλιµης ζωής του παγίου. Φθίνουσα Με τη συγκεκριµένη µέθοδο, το µέγεθος της ετήσιας απόσβεσης µειώνεται σταδιακά από χρήση σε χρήση. Η µέθοδος που χρησιµοποιείται για τον υπολογισµό των αποσβέσεων κάθε παγίου ορίζεται στα σταθερά στοιχεία του. Επιπλέον, επιλέγοντας τη λογιστική κατηγορία του παγίου, υπάρχει δυνατότητα αυτόµατης συµπλήρωσης της µεθόδου, των συντελεστών αποσβέσεων καθώς και των στοιχείων σύνδεσης µε την ενότητα της Λογιστικής ή/και των Εσόδων - Εξόδων (Λογαριασµοί Λογιστικής ή Εσόδων-Εξόδων) στα στοιχεία του παγίου. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 53 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

54 Υπολογισµός Αποσβέσεων Η διαδικασία υπολογισµού αποσβέσεων για τα πάγια εκτελείται αυτόµατα µε την batch εργασία <Υπολογισµός αποσβέσεων>. Ο χειριστής επιλέγει το χρονικό διάστηµα για το οποίο θα υπολογιστούν αποσβέσεις και τη σειρά που θα χρησιµοποιηθεί για την αυτόµατη δηµιουργία του παραστατικού αποσβέσεων. Σηµειώστε ότι η συγκεκριµένη σειρά θα πρέπει στο σχεδιασµό της να έχει επιλεγµένες τις παραµέτρους <Αυτόµατη αρίθµηση> και <Σύνθεση κωδ.παραστατικού>. Μόλις ολοκληρωθεί η εκτέλεση της εργασίας, καταχωρείται αυτόµατα ένα παραστατικό αποσβέσεων και ενηµερώνονται τα οικονοµικά στοιχεία των παγίων µε τις αξίες των αποσβέσεων. Πώς θα γίνει η σύνδεση των παγίων µε Γενική Λογιστική / Έσοδα Έξοδα; Η ενηµέρωση των Εσόδων-Εξόδων και της Γενικής Λογιστικής γίνεται αυτόµατα µε τη χρήση γέφυρας είτε από την ενότητα των αγορών είτε από την ενότητα των παγίων. Για να ολοκληρωθεί η ενηµέρωση των Εσόδων - Εξόδων και της Γενικής Λογιστικής µε τα στοιχεία των παγίων, θα πρέπει στον τύπο της σειράς παραστατικών (Αγορών / Πωλήσεων / Παγίων ) να έχει καθορισθεί η γέφυρα σύνδεσης που θα χρησιµοποιηθεί. Ενδεικτική γέφυρα σύνδεσης µε Έσοδα-Έξοδα Σηµείωση: Εάν οι αγορές των παγίων καταχωρούνται από την ενότητα των παγίων, θα πρέπει να συµπληρώνεται ο συναλλασσόµενος στο παραστατικό αγοράς παγίων. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 54 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

55 Ενδεικτική γέφυρα σύνδεσης µε Γενική Λογιστική Σηµείωση: Εάν οι αγορές των παγίων καταχωρούνται από την ενότητα των παγίων, θα πρέπει να συµπληρώνεται ο λογαριασµός λογιστικής στο παραστατικό αγοράς παγίων. ιευκρίνιση που αφορά την ενηµέρωση Κ.Ε.Π.Υ.Ο 1. Εάν οι αγορές παγίων καταχωρούνται µε παραστατικά παγίων, θα πρέπει, σε κάθε περίπτωση, ο τύπος τους να ενηµερώνει ποσοτικά & αξιακά το Κ.Ε.Π.Υ.Ο. 2. Στην περίπτωση που καταχωρούνται µε παραστατικά αγορών, τότε θα πρέπει κατά περίπτωση να ορίζεται η ενηµέρωση Κ.Ε.Π.Υ.Ο, ώστε να αποφευχθεί η περίπτωση διπλής ενηµέρωσης (από τα παραστατικά και τους λογαριασµούς λογιστικής). Πώς θα κάνω import παγίων και οντοτήτων παγίων; Για να εισάγετε εγγραφές στο αρχείο παγίων µέσω διαδικασίας import από αρχείο excel, συνίσταται να χρησιµοποιήσετε δύο διαφορετικά αρχεία - ένα για να ενηµερωθεί το αρχείο παγίων και ένα για να ενηµερωθεί το αρχείο οντοτήτων παγίων. Η διαδικασία µπορεί να εκτελεστεί χρησιµοποιώντας µόνο ένα αρχείο ωστόσο για λόγους απλοποίησης, οι παρακάτω οδηγίες αφορούν import µε χρήση 2 αρχείων excel. Σηµαντική σηµείωση: Ανεξάρτητα από τη µέθοδο παρακολούθησης των παγίων που θα επιλέξετε στην συνέχεια, πριν προχωρήσετε στην εκτέλεση του import θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι ΕΝ είναι επιλεγµένη η παράµετρος <Πάγια ένα προς ένα µε οντότητα> στις Γενικές Παραµέτρους Παγίων. Στην περίπτωση που θέλετε να παρακολουθείτε τα πάγια χρησιµοποιώντας τη συγκεκριµένη µέθοδο, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την παράµετρο, ΜΕΤΑ την ολοκλήρωση της διαδικασίας import. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 55 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

56 1. Αρχικά δηµιουργήστε ένα αρχείο της µορφής xls µε γραµµογράφηση όπως εµφανίζεται στην παρακάτω εικόνα, και συµπληρώστε τα στοιχεία των παγίων που θέλετε να εισάγετε: 2. Εισάγετε- µε διπλό κλικ - στο πρόγραµµα, το αρχείο cst που σας έχει δοθεί. 3. Επιλέξτε (αφού έχετε εισέλθει στο πρόγραµµα µε κλειδί Admin) την εργασία Πάγια > Αρχείο παγίων ώστε να βρεθείτε σε ένα ευρετήριο παγίων 4. Από το system menu επιλέξτε την εργασία Εργαλεία > Import : ιαχείριση παγίων >Εκτέλεση > Import παγίων 5. Στο πεδίο <Όνοµα αρχείου> αναζητήστε το αρχείο xls µε τα στοιχεία των παγίων που έχετε δηµιουργήσει προηγουµένως και στη συνέχεια επιλέξτε <Εκτέλεση> ώστε να εισαχθούν τα στοιχεία των παγίων στο σύστηµα 6. Στη συνέχεια δηµιουργήστε ένα δεύτερο αρχείο xls µε τα στοιχεία των οντοτήτων παγίων µε την παρακάτω γραµµογράφηση Soft One Technologies A.E. Σελίδα 56 από 58 Βασικές Οδηγίες ver

57 7. Στη συνέχεια, θα πρέπει να εµφανίσουµε τον πίνακα assopen στο menu του χειριστή ώστε να ενηµερωθεί το αρχείο οντοτήτων των παγίων. Για να εµφανίσετε τον πίνακα ως επιλογή στο menu, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Με δεξί κλικ στον κενό χώρο κάτω από το δένδρο του menu επιλέξτε <Νέα εργασία>. Στην οθόνη που εµφανίζεται, επιλέξτε <Επεξεργασία αρχείου> ως <Τύπο εργασίας> και πληκτρολογήστε "assopen" στην παράµετρο <Αρχείο> 2. Επιλέγοντας <ΟΚ>, θα εµφανισθεί, στο κάτω µέρος του δένδρου του menu, η εργασία που αναφέρεται στον πίνακα assopen 8. Επιλέξτε την παραπάνω εργασία ώστε να εµφανιστεί το ευρετήριο. 9. Από το system menu επιλέξτε την εργασία : Import: Καταχώρηση οντοτήτων απογραφής >Εκτέλεση >Import Οντότητες Παγίων 10. Στην οθόνη που εµφανίζεται, επιλέξτε το path στην κατάληξη του οποίου έχετε αποθηκεύσει το xls αρχείο µε τα στοιχεία των οντοτήτων και στη συνέχεια <Εκτέλεση>. 11. Μόλις ολοκληρωθεί και το δεύτερο import, επιλέξτε την εργασία <Έναρξη παγίων> 12. Μόλις η διαδικασία ολοκληρωθεί, θα δηµιουργηθεί αυτόµατα ένα παραστατικό έναρξης παγίων και ένα παραστατικό µε τις συσσωρευµένες αποσβέσεις αυτών. Soft One Technologies A.E. Σελίδα 57 από 58 Βασικές Οδηγίες ver