Access 2. Φτιάχνοντας μια DB, πίνακες και εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων

Transcript

1 Access 2 Φτιάχνοντας μια DB, πίνακες και εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων

2 Στόχοι Σχεδιασμός βάσεων δεδομένων και τη ρύθμιση ιδιοτήτων πεδίων Προβάλετε και τροποποιήστε τους τύπους δεδομένων πεδίων και τη μορφοποίηση Δημιουργήστε έναν πίνακα στην προβολή σχεδίασης Καθορίστε πεδία και καθορίστε το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα Τροποποιήστε τη δομή ενός πίνακα 2

3 Στόχοι Εισαγωγή δεδομένων από φύλλο εργασίας του Excel Δημιουργήστε έναν πίνακα εισάγοντας μια υπάρχουσα δομή πίνακα Διαγράψτε, μετονομάστε και μετακινήστε πεδία Προσθήκη δεδομένων σε έναν πίνακα με εισαγωγή ενός αρχείου κειμένου Καθορίστε μια σχέση μεταξύ δύο πινάκων 3

4 Κατευθυντήριες γραμμές για το σχεδιασμό βάσεων δεδομένων Προσδιορίστε όλα τα πεδία που απαιτούνται για την παραγωγή των απαιτούμενων πληροφοριών Οργανώστε κάθε κομμάτι δεδομένων στο μικρότερο χρήσιμο μέρος του Ομαδοποίηση των πεδίων σε πίνακες Προσδιορίστε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα Συμπεριλάβετε ένα κοινό πεδίο σε σχετικούς πίνακες Αποφύγετε την επανάληψη των δεδομένων Προσδιορίστε τις ιδιότητες κάθε πεδίου 4

5 Ορισμός πεδίων στην Access Μορφή Κείμενο Αριθμός, Μεγάλος αριθμός Νομισματική μονάδα Ναι/Όχι Χρησιμοποιείται για να εμφανίσει Σύντομες, αλφαριθμητικές τιμές, όπως ένα επώνυμο ή μια διεύθυνση. Σημειώστε ότι, αρχίζοντας από την Access 2013, οι τύποι δεδομένων κειμένου έχουν μετονομαστεί σε Σύντομο κείμενο. Αριθμητικές τιμές, όπως αποστάσεις. Σημειώστε ότι υπάρχει ξεχωριστός τύπος δεδομένων για τις νομισματικές μονάδες. Νομισματικές τιμές. Τιμές "Ναι" και "Όχι" και τα πεδία που περιέχουν μόνο μία από τις δύο τιμές. Hμερομηνία/Ώρα Τιμές ημερομηνίας και ώρας για τα έτη 100 έως Εμπλουτισμένο κείμενο Πεδίο υπολογισμού Κείμενο ή συνδυασμούς κειμένου και αριθμών που μπορεί να είναι μορφοποιημένα με χρώμα και στοιχεία ελέγχου γραμματοσειράς. Αποτελέσματα ενός υπολογισμού. Ο υπολογισμός πρέπει να αναφέρεται σε άλλα πεδία στον ίδιο πίνακα. Χρησιμοποιήστε τη Δόμηση παραστάσεων για να δημιουργήσετε τον υπολογισμό. Σημειώστε ότι τα πεδία υπολογισμού παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά στην Access

6 Ορισμός πεδίων στην Access Μορφή Συνημμένο Υπερ-σύνδεση Υπόμνημα Αναζήτηση Χρησιμοποιείται για να εμφανίσει Συνημμένες εικόνες, αρχεία υπολογιστικών φύλλων, έγγραφα, γραφήματα και άλλους τύπους αρχείων που υποστηρίζονται στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας, παρόμοια με την επισύναψη αρχείων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κείμενο ή συνδυασμούς κειμένου και αριθμών που είναι αποθηκευμένοι ως κείμενο και χρησιμοποιούνται ως διεύθυνση υπερσύνδεσης. Μεγάλα μπλοκ κειμένου. Μια τυπική χρήση του πεδίου "Υπόμνημα" είναι μια λεπτομερής περιγραφή. Σημειώστε ότι, αρχίζοντας από την Access 2013, οι τύποι δεδομένων "Υπόμνημα" έχουν μετονομαστεί σε "Μεγάλο κείμενο". Εμφανίζει είτε μια λίστα με τιμές που ανακτώνται από έναν πίνακα ή ερώτημα ή ένα σύνολο τιμών που καθορίσατε κατά τη δημιουργία του πεδίου. Ξεκινά ο "Οδηγός αναζήτησης" και μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο αναζήτησης. Ο τύπος δεδομένων του πεδίου "Αναζήτηση" είναι "Κείμενο" ή "Αριθμός", ανάλογα με τις επιλογές που κάνετε στον οδηγό. Τα πεδία αναζήτησης διαθέτουν ένα επιπλέον σύνολο ιδιοτήτων πεδίου, οι οποίες βρίσκονται στην καρτέλα Αναζήτηση στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου. 6

7 Περισσότερες πληροφορίες 7

8 Ορισμός Ιδιοτήτων Field Το πεδίο Field Size ορίζεται το μέγιστο μέγεθος για πεδία Text, Number, και AutoNumber Byte Integer Long Integer Single Double Replication ID Decimal 8

9 Προβολή και τροποποίηση τύπων πεδίων δεδομένων και μορφοποίησης 9

10 Δημιουργία πίνακα σε προβολή σχεδίασης 10

11 Ορισμός πεδίου σε προβολή σχεδίασης Στο πεδίο Όνομα πεδίου (Field Name), πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Tab Αποδεχτείτε τον προεπιλεγμένο τύπο δεδομένων κειμένου ή κάντε κλικ στο βέλος και επιλέξτε έναν διαφορετικό τύπο δεδομένων για το πεδίο. Πατήστε το πλήκτρο Tab Εισαγάγετε μια προαιρετική περιγραφή για το πεδίο, αν είναι απαραίτητο Χρησιμοποιήστε το παράθυρο Ιδιότητες πεδίου για να πληκτρολογήσετε ή να επιλέξετε άλλες ιδιότητες πεδίου, ανάλογα με την περίπτωση 11

12 Ορισμός πεδίου σε προβολή σχεδίασης 12

13 Καθορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού στην προβολή σχεδίασης Στο παράθυρο "Πίνακας" στην προβολή "Σχεδίαση", κάντε κλικ στη σειρά για το πεδίο που έχετε επιλέξει ως κύριο κλειδί. Εάν το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από δύο ή περισσότερα πεδία, κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμών για το πρώτο πεδίο, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμών για κάθε πρόσθετο πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού Στην ομάδα Εργαλεία στην καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Πρωτεύον κλειδί 13

14 Καθορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού στην προβολή σχεδίασης 14

15 Moving a Field Για να μετακινήσετε ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να το σύρετε σε μια νέα θέση στο παράθυρο "Πίνακας" στην προβολή "Σχεδίαση" 15

16 Προσθέτοντας ένα πεδίο μεταξύ δύο υπαρχόντων πεδίων Στο παράθυρο "Πίνακας" στην προβολή "Σχεδίαση", επιλέξτε τη γραμμή για το πεδίο πάνω από το οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο Στην ομάδα Εργαλεία στην καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή σειρών Ορίστε το νέο πεδίο εισάγοντας το όνομα πεδίου, τον τύπο δεδομένων, την προαιρετική περιγραφή και τις προδιαγραφές ιδιότητας 16

17 Εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel Η διαδικασία εισαγωγής σάς επιτρέπει να αντιγράψετε τα δεδομένα από μια πηγή χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε το αρχείο προέλευσης Κάντε κλικ στην επιλογή Εξωτερικά δεδομένα στη κορδέλα Κάντε κλικ στο κουμπί "Excel" στην ομάδα "Εισαγωγή" για να ξεκινήσετε τον οδηγό 17

18 Εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel

19 Εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel

20 Εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel 20

21 Δημιουργία πίνακα με εισαγωγή μιας υπάρχουσας δομής πίνακα Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα είναι η ενεργή καρτέλα της Κορδέλας Στην ομάδα "Εισαγωγή", κάντε κλικ στο κουμπί "Πρόσβαση" Κάντε κλικ στο κουμπί Περιήγηση Πλοηγηθείτε στο αρχείο Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τον πίνακα Εισαγωγή, ερωτήματα, φόρμες, αναφορές, μακροεντολές και ενότητες στο τρέχον κουμπί επιλογής βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές 21

22 Δημιουργία πίνακα με εισαγωγή μιας υπάρχουσας δομής πίνακα

23 Διαγραφή πεδίου από δομή πίνακα Στην προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε την επικεφαλίδα της στήλης για το πεδίο που θέλετε να διαγράψετε Στην ομάδα Πεδία & στήλες στην καρτέλα "Φύλλο δεδομένων", κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ή Στην προβολή Σχεδίαση, κάντε κλικ στο πλαίσιο Όνομα πεδίου για το πεδίο που θέλετε να διαγράψετε Στην ομάδα Εργαλεία στην καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή γραμμών 23

24 Διαγραφή πεδίου από δομή πίνακα 24

25 Προσθήκη δεδομένων σε πίνακα; Εισαγωγή αρχείου κειμένου Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στη Κορδέλα Στην ομάδα "Εισαγωγή", κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο κειμένου" Κάντε κλικ στο κουμπί Περιήγηση Πλοηγηθείτε στο αρχείο Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ενός αντιγράφου των εγγραφών στο κουμπί επιλογής πίνακα Επιλέξτε τον πίνακα Κάντε κλικ στο κουμπί OK 25

26 Προσθήκη δεδομένων σε πίνακα; Εισαγωγή αρχείου κειμένου 26