ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ «ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΑΝΟΙΧΤΟ ΧΩΡΟ» ΤΗΣ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ

Transcript

1 Ref. Ares(2013) /07/2013 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I ΤΗΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ «ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΑΝΟΙΧΤΟ ΧΩΡΟ» ΤΗΣ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ ΑΝΟΙΧΤΗ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Αριθ. PO/ /CYP

2 Περιεχόμενα 1. ΤΙΤΛΟΣ ΤΗΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΣΤΟΧΟΣ ΚΑΙ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Απαιτούμενες υπηρεσίες Εκθέσεις ΕΚΤΑΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΣΥΜΒΑΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΠΟΚΛΕΙΣΜΟΥ Υπεύθυνη δήλωση και δικαιολογητικά Προσφορές υποβαλλόμενες από κοινοπραξίες Προσφορές με υπεργολαβία ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Ικανότητα του υποψηφίου Συμπληρωματικές απαιτήσεις για κοινές προσφορές Συμπληρωματικές απαιτήσεις για προσφορές με υπεργολαβία ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ Τεχνική αξιολόγηση Οικονομική αξιολόγηση Ανάθεση της σύμβασης

3 1. ΤΙΤΛΟΣ ΤΗΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Παροχή υπηρεσιών για τον «Ευρωπαϊκό Ανοιχτό Χώρο» της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Κύπρο. (Πρόσκληση αριθ. PO/ /CYP) 2. ΣΤΟΧΟΣ ΚΑΙ ΠΛΑΙΣΙΟ Στο πλαίσιο των ενημερωτικών και επικοινωνιακών της δραστηριοτήτων, η Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (εφεξής καλούμενη «Αντιπροσωπεία») στην Κύπρο διατηρεί στις εγκαταστάσεις της «Ευρωπαϊκό Ανοιχτό Χώρο (ΕΑΧ) στην υπηρεσία των πολιτών, ο οποίος συστεγάζεται με το Γραφείο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (εφεξής καλούμενο «ΓΕΚ»). Στον ΕΑΧ λειτουργούν ένα κέντρο πληροφόρησης και μια βιβλιοθήκη ευρωπαϊκών εκδόσεων, όπου παρέχονται καθημερινά υπηρεσίες πληροφόρησης στους πολίτες. Το προσωπικό του ΕΑΧ απαρτίζεται από έναν συντονιστή, ο οποίος αποτελεί το αντικείμενο της παρούσας διαδικασίας. Σε αυτό το πλαίσιο, η Αντιπροσωπεία αναζητεί ανάδοχο ο οποίος θα παρέχει υπηρεσίες ειδικευμένου και έμπειρου συντονιστή ΕΑΧ στην Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Κύπρο. 3. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Μία από τις βασικές αρμοδιότητες της Αντιπροσωπείας είναι να παρέχει στο ευρύ κοινό, στους φορείς χάραξης πολιτικής και στα μέσα ενημέρωσης ολοκληρωμένη πληροφόρηση σχετικά με τις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Στο πλαίσιο των ενημερωτικών και επικοινωνιακών του δραστηριοτήτων, ο συντονιστής ΕΑΧ βοηθά στην άμεση επαφή με το ευρύ κοινό και στην επιτόπια κάλυψη των αναγκών πληροφόρησής του. Αντικείμενο της σύμβασης είναι η παροχή υπηρεσιών διοργάνωσης εκδηλώσεων εντός και εκτός του ΕΑΧ εξατομικευμένης υποστήριξης, συμβουλών και βοήθειας στους επισκέπτες του ΕΑΧ κατά τις ακόλουθες ώρες λειτουργίας: ευτέρα έως Παρασκευή από τις 10:00 έως τις 16:00 (τοπική ώρα) Το ωράριο λειτουργίας ισχύει για ολόκληρο το ημερολογιακό έτος, με εξαίρεση τις δημόσιες αργίες που αναφέρονται στο παράρτημα VI και τον μήνα Αύγουστο, κατά τον οποίο ο «Ευρωπαϊκός Ανοιχτός Χώρος» παραμένει κλειστός. Το ωράριο εργασίας του συντονιστή που θα αναλάβει τις υπηρεσίες είναι: ευτέρα έως Παρασκευή από τις 09:00 έως τις 17:00 (τοπική ώρα) Η Αντιπροσωπεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιήσει το ωράριο λειτουργίας κατά τη διάρκεια της σύμβασης, τηρώντας τα ίδια ημερήσια όρια και το διάστημα 08:00 20:00 (τοπική ώρα). Οι τροποποιήσεις συμφωνούνται με τον αντισυμβαλλόμενο τουλάχιστον 3 εβδομάδες νωρίτερα. Ο συντονιστής ΕΑΧ πρέπει επίσης να είναι παρών στις εκδηλώσεις που διοργανώνει στον ΕΑΧ (βλ. σημείο ), ακόμη και εάν αυτές πραγματοποιούνται εκτός του ωραρίου εργασίας που αναφέρεται παραπάνω. εν προβλέπεται ειδικός μηχανισμός αποζημίωσης για τις περιπτώσεις αυτές. 3

4 3.1. Απαιτούμενες υπηρεσίες Ο αντισυμβαλλόμενος αναλαμβάνει τις παρακάτω συγκεκριμένες υπηρεσίες: ιοργάνωση εκδηλώσεων ιοργάνωση εκδηλώσεων με ευρωπαϊκό χαρακτήρα: συνέδρια, σεμινάρια, συζητήσεις, στρογγυλές τράπεζες, διαγωνισμοί, προβολές ταινιών και πολιτιστικές / καλλιτεχνικές εκδηλώσεις. Οι εκδηλώσεις αυτές μπορεί: να διοργανώνονται από τον ΕΑΧ: εκδηλώσεις που διοργανώνονται αποκλειστικά από τον ΕΑΧ ή σε συνεργασία με άλλους εταίρους, ΜΚΟ ή ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτές επιβλέπονται είτε από το ΓΕΚ είτε από την Αντιπροσωπεία (υπεύθυνος σύμβασης), αλλά ο ΕΑΧ φροντίζει για τη συνεκτική και ομοιόμορφη εικόνα προς τα έξω. να φιλοξενούνται από τον ΕΑΧ: εκδηλώσεις που διοργανώνονται εξ ολοκλήρου από τρίτους, όπου ο ΕΑΧ παρέχει τον χώρο, αλλά έχει περιορισμένη συμμετοχή στην ανάπτυξη του περιεχομένου και περιορισμένη οικονομική συμμετοχή. Ο συντονιστής ΕΑΧ είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία της αίθουσας διασκέψεων και του απαραίτητου εξοπλισμού για κάθε εκδήλωση που πραγματοποιείται στο Σπίτι της ΕΕ, περιλαμβανομένων των καθισμάτων, του τεχνικού εξοπλισμού (φορητού υπολογιστή, προβολέα, μικροφώνων, ηχείων, κλιματισμού, νερού για τους ομιλητές), πάντα σε επικοινωνία με τον αρμόδιο υπάλληλο του ΓΕΚ / της Αντιπροσωπείας. Ο συντονιστής ΕΑΧ διοργανώνει επίσης εξωτερικές εκδηλώσεις, εκτός του Σπιτιού της ΕΕ «ο ΕΑΧ στον χώρο σας» σε συνεργασία με τρίτα μέρη. Για το περιεχόμενο της εκδήλωσης είναι υπεύθυνη η Αντιπροσωπεία και/ή το ΓΕΚ (ανάλογα με το ποιος είναι ο υπεύθυνος σύμβασης). Ο αντισυμβαλλόμενος θα δημιουργήσει ένα εργαλείο αξιολόγησης με το οποίο θα κρίνει κάθε εκδήλωση. Οι εκδηλώσεις που δεν θα ικανοποιούν τους τεθειμένους στόχους θα κατατάσσονται ως εκδηλώσεις δεύτερης προτεραιότητας για μελλοντικό σχεδιασμό Επιτόπια απάντηση σε ερωτήματα Ο συντονιστής ΕΑΧ λειτουργεί ως πρώτο άμεσο σημείο επαφής για τους πολίτες που ζητούν πληροφορίες ή θέλουν να υποβάλουν καταγγελία ή ερώτηση για την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) και την ευρωπαϊκή ολοκλήρωση είτε τηλεφωνικά, είτε με γραπτό αίτημα, είτε με ερώτημα επιτόπου. Ο συντονιστής ΕΑΧ οφείλει να απαντά καταλλήλως, με επαγγελματισμό και επάρκεια. Εάν κάποια ερώτηση δεν εμπίπτει σε αυτό το πεδίο, ο ερωτών παραπέμπεται στην υπηρεσία (θεσμικό όργανο της ΕΕ ή τοπικό όργανο) που είναι κατά πάσα πιθανότητα αρμόδια να χειριστεί το προκείμενο ζήτημα. Ο συντονιστής ΕΑΧ πρέπει να διατηρεί κατάλογο συχνών ερωτήσεων και απαντήσεων στα τηλεφωνικά, γραπτά ή επιτόπια αιτήματα. 4

5 Εξυπηρέτηση επισκεπτών που αναζητούν πληροφορίες Ο συντονιστής ΕΑΧ καθοδηγεί τους πολίτες στην έρευνά τους, παρέχοντας εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιούν για να εντοπίζουν τις πληροφορίες που αναζητούν, όπως διαθέσιμες δημοσιεύσεις και ενημερωτικό υλικό, καθώς και το διαδίκτυο. Πιθανά θέματα ενδιαφέροντος για τους πολίτες είναι: Η χρηματοδότηση σχεδίων από την ΕΕ σε διάφορους τομείς πολιτικής Το πρόγραμμα Erasmus / χρηματοδοτήσεις για φοιτητές Οι θέσεις εργασίας / πρακτικής άσκησης στην ΕΕ ή στο Σπίτι της ΕΕ Οι καταγγελίες για μη εφαρμογή του δικαίου της ΕΕ Μέριμνα για τη διαθεσιμότητα εκδόσεων / ενημερωτικού υλικού Ο συντονιστής ΕΑΧ φροντίζει να υπάρχουν πάντα στον εσωτερικό χώρο αποθήκευσης επαρκή αντίτυπα των εκδόσεων και του ενημερωτικού υλικού που έχει συμφωνηθεί με την Αντιπροσωπεία και το ΓΕΚ, να είναι εύκολα προσβάσιμα και να είναι κατάλληλα διατεταγμένα στον ΕΑΧ. Όταν χρειάζονται νέες προμήθειες, ο αντισυμβαλλόμενος ενημερώνει σε εύθετο χρόνο τον αρμόδιο υπάλληλο της Αντιπροσωπείας και/ή του ΓΕΚ, ο οποίος παραγγέλνει καινούρια αντίτυπα με έξοδα της Αντιπροσωπείας / του ΓΕΚ Αναλυτική περιγραφή δραστηριοτήτων Το άτομο ή τα άτομα που θα παρέχουν τις υπηρεσίες δεν θα έχουν συναλλαγή με τα ΜΜΕ ούτε θα δίνουν απαντήσεις σε ερωτήσεις πολιτικής φύσης ή ευαίσθητου χαρακτήρα ούτε θα χρειάζεται να παρέχουν εξειδικευμένες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές της ΕΕ. Οι ερωτήσεις αυτού του τύπου παραπέμπονται στον αρμόδιο ή στους αρμόδιους υπαλλήλους της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και/ή του ΓΕΚ. Ο ΕΑΧ θα συνεργάζεται ενεργά με το δίκτυο των κέντρων πληροφόρησης Europe Direct και με τα Ευρωπαϊκά Κέντρα Τεκμηρίωσης, για τα οποία πληροφορίες διατίθενται στον δικτυακό τόπο καθώς και με άλλες ΜΚΟ, εκπροσώπους της κοινωνίας των πολιτών, πανεπιστήμια, οργανώσεις νέων, φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης, ευρωπαϊκά κινήματα και κοινωνικούς εταίρους. Οι δραστηριότητες 1 έως 8 που περιγράφονται παρακάτω διοργανώνονται όλες στο πλαίσιο των διοργανικών επικοινωνιακών προτεραιοτήτων της ΕΕ, οι οποίες για το διάστημα είναι οι εξής: α) η οικονομική ανάκαμψη, β) το Ευρωπαϊκό Έτος Πολιτών 2013 και γ) οι ευρωεκλογές του Καφές με ευρωβουλευτές ή Επιτρόπους Κατά την επίσκεψη ευρωβουλευτών και Επιτρόπων στην Κύπρο, ο ΕΑΧ διοργανώνει εκδηλώσεις σχετικές με ζητήματα της επικαιρότητας, όπου δίνεται η ευκαιρία ανταλλαγής ιδεών με Κύπριους πολίτες για επιμέρους θέματα. Οι εκδηλώσεις αυτές πραγματοποιούνται είτε το πρωί είτε το απόγευμα και σερβίρεται καφές. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό, φορείς λήψης αποφάσεων, ομάδες συμφερόντων Χρονική περίοδος: όλο το έτος 5

6 2. ικοινοτική διάσταση ιοργάνωση σειράς εκδηλώσεων με στόχο την προώθηση του διαλόγου και την ανταλλαγή ιδεών και εμπειριών μεταξύ των δύο κοινοτήτων της Κύπρου. Ο ΕΑΧ μπορεί να διοργανώνει τις εκδηλώσεις αυτές στην πράσινη γραμμή σε συνεργασία με εταίρους από αμφότερες τις κοινότητες. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό, ομάδες συμφερόντων, κοινωνία των πολιτών Χρονική περίοδος: όλο το έτος 3. Η δυναμική μετά την προεδρία Ο ΕΑΧ συνεργάζεται με τα υπουργεία της Κυπριακής ημοκρατίας, πάντα από κοινού με τον καθ ύλην αρμόδιο υπάλληλο της Αντιπροσωπείας και/ή του ΓΕΚ, και διοργανώνει ένα σεμινάριο ανά υπουργείο, με στόχο την ενημέρωση της κοινωνίας των πολιτών για τα αποτελέσματα της προεδρίας, μέσα από επιμέρους θέματα ενδιαφέροντος από κάθε υπουργείο. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό, κοινωνία των πολιτών Χρονική περίοδος: μία φορά τον μήνα καθ όλη τη διάρκεια του έτους 4. Πολίτες - ευρωεκλογές 2014 Ο ΕΑΧ συνεργάζεται με δήμους, οργανώσεις νέων και ακαδημαϊκούς και διοργανώνει μία εκδήλωση τον μήνα με σκοπό την ενημέρωση του κοινού για το όραμα της ΕΕ, την ιθαγένεια, τα δικαιώματα και τις ευκαιρίες, καθώς και για τη σημασία των ευρωεκλογών του Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό, νέοι, άτομα που ψηφίζουν για πρώτη φορά και άτομα που απέχουν Χρονική περίοδος: μία φορά τον μήνα καθ όλη τη διάρκεια του έτους 5. Προβολή της Ευρώπης στους νέους ιοργάνωση, σε συνεργασία με πανεπιστήμια και συναφείς τοπικές οργανώσεις, σειράς διαλέξεων και συζητήσεων στρογγυλής τραπέζης για την κρίση στην Ευρωζώνη, προσελκύοντας πολλούς νέους. Οι εκδηλώσεις αυτές μπορούν επίσης να εστιάζουν σε διάφορες προτάσεις της Επιτροπής σχετικά με το επόμενο πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο και, γενικότερα, στο τι έχει κάνει η ΕΕ για την Κύπρο και τους πολίτες της. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό, νέοι Χρονική περίοδος: μία φορά τον μήνα καθ όλη τη διάρκεια του έτους 6. Άλλες δραστηριότητες ιοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων σε συνεργασία με ΜΚΟ, δήμους και εκπροσώπους της κοινωνίας των πολιτών στο πλαίσιο Ευρωπαϊκών Ημερών (π.χ. Ευρωπαϊκό Έτος Πολιτών 2013) και άλλων εμβληματικών εκδηλώσεων της ΕΕ, όπως η Ημέρα της Ευρώπης, η Εβδομάδα Κινητικότητας, η Πράσινη Εβδομάδα, η Εβδομάδα Βιώσιμης Ενέργειας. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό, νέοι Χρονική περίοδος: όλο το έτος 7. Πολιτιστική πολυμορφία Ο ΕΑΧ συνεργάζεται με διάφορες πρεσβείες στην Κύπρο και διοργανώνει μία δράση ανά χώρα, π.χ. έκθεση, παρουσίαση βιβλίου, προβολή ταινίας ή σεμινάριο, εστιάζοντας σε ένα επιμέρους θέμα σχετικό με την ΕΕ. Προσκαλείται επίσης μία προσωπικότητα από την εκάστοτε χώρα, ενώ προωθούνται και οι πολιτιστικές δράσεις της ΕΕ. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό Χρονική περίοδος: όλο το έτος 6

7 8. ραστηριότητες διάδοσης του ΕΑΧ Εδώ εντάσσεται η παραγωγή διαφημιστικού υλικού, καθώς και οι δραστηριότητες διάδοσης του ΕΑΧ. Κοινό-στόχος: ευρύ κοινό Χρονική περίοδος: όλο το έτος Κόστος των δραστηριοτήτων Ο αντισυμβαλλόμενος παρέχει τις υπηρεσίες που περιγράφονται παραπάνω. Το κόστος των δραστηριοτήτων, όπως η τροφοδοσία, η εκτύπωση διαφημιστικού υλικού, η διερμηνεία των συνεδρίων, καλύπτεται από τον προϋπολογισμό της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Κύπρο. Το κόστος αυτό αναλαμβάνεται, αποφασίζεται και καταβάλλεται απευθείας από το προσωπικό της Αντιπροσωπείας, κατόπιν έγκρισης από τον επικεφαλής της Αντιπροσωπείας Εκθέσεις Κάθε μήνα, μαζί με το μηνιαίο τιμολόγιο, ο αντισυμβαλλόμενος υποβάλλει στην Αντιπροσωπεία έκθεση στα αγγλικά σχετικά με τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν κατά τον προηγούμενο μήνα. Κάθε έκθεση περιλαμβάνει: Περιγραφή του έργου που επιτελέσθηκε Στατιστικά στοιχεία σχετικά με τους επισκέπτες, τις εκδόσεις που διανεμήθηκαν και τη συμμετοχή σε εκδηλώσεις Τυχόν σχόλια σχετικά με τη δραστηριότητα του ΕΑΧ Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στις εκθέσεις μπορούν να δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο της Επιτροπής. Ο αντισυμβαλλόμενος παραχωρεί τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας στην Επιτροπή. 4. ΕΚΤΑΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η σύμβαση θα έχει αρχικά διάρκεια 1 έτους και μπορεί να ανανεωθεί αυτόματα έως 3 φορές, κάθε φορά για διάστημα ενός έτους, σύμφωνα με τις διατάξεις του επισυναπτόμενου σχεδίου σύμβασης. Ο ενδεικτικός προϋπολογισμός για τον παρόντα διαγωνισμό κυμαίνεται από ευρώ έως για 1 έτος, χωρίς ΦΠΑ. 5. ΣΥΜΒΑΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ Οι υπηρεσίες που περιγράφονται παραπάνω αποτελούν αντικείμενο σύμβασης απευθείας παροχής υπηρεσιών που συνάπτεται μεταξύ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εκπροσωπούμενης από την Αντιπροσωπεία στην Κύπρο, και του υποψηφίου στον οποίο θα ανατεθεί η σύμβαση. Το σχέδιο σύμβασης επισυνάπτεται στο παράρτημα II της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Κατά την κατάρτιση της προσφοράς του, ο υποψήφιος πρέπει να έχει υπόψη τις διατάξεις του σχεδίου σύμβασης και κυρίως: I.4 τις ρυθμίσεις που αφορούν τις πληρωμές I.8 την εκμετάλλευση των αποτελεσμάτων II.10 την κυριότητα των αποτελεσμάτων πνευματική και βιομηχανική ιδιοκτησία II.15 τις εκθέσεις και τις πληρωμές 7

8 6. ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η προσφορά του υποψηφίου πρέπει να περιλαμβάνει: Υπεύθυνη δήλωση σχετικά με τα κριτήρια αποκλεισμού, δεόντως υπογεγραμμένη και συμπληρωμένη, χρησιμοποιώντας το έντυπο στο παράρτημα III Όλα τα έγγραφα που αφορούν τα κριτήρια επιλογής και απαριθμούνται στο σημείο 10 Τεχνική προσφορά, όπως προσδιορίζεται στο σημείο 7, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του σημείου 3 Οικονομική προσφορά, σύμφωνα με το σημείο 8, καλύπτουσα άπασα τη συγγραφή υποχρεώσεων, χρησιμοποιώντας τον πίνακα του παραρτήματος IV, ο οποίος πρέπει να συμπληρωθεί και να υπογραφεί από τον υποψήφιο. 7. ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ Οι υποψήφιοι πρέπει να συμπεριλάβουν στην προσφορά τους ένα τεχνικό τμήμα, στο οποίο θα αναλύουν τον τρόπο με τον οποίο θα διεκπεραιώσουν τις εργασίες που προβλέπει η σύμβαση, σύμφωνα με όλες τις απαιτήσεις της συγγραφής υποχρεώσεων. Η τεχνική προσφορά ακολουθεί την ίδια δομή με το αντικείμενο της σύμβασης (βλ. σημείο 3). Η τεχνική προσφορά πρέπει να περιλαμβάνει: Αναλυτική περιγραφή του τρόπου με τον οποίο ο υποψήφιος σκοπεύει να διεκπεραιώσει τις εργασίες που προβλέπει η σύμβαση. Πρόταση σχετικά με την προώθηση του ΕΑΧ. Προτεινόμενες γραπτές απαντήσεις στις γραπτές ερωτήσεις που αναφέρονται στο παράρτημα V. Η τεχνική προσφορά δεν πρέπει να περιλαμβάνει τα έγγραφα που αναφέρονται στα κριτήρια αποκλεισμού ή επιλογής ούτε να αναφέρεται σε θέματα που ήδη καλύπτονται από τα κριτήρια αποκλεισμού και επιλογής. Η τεχνική προσφορά θα αξιολογηθεί υπό το φως των ποιοτικών κριτηρίων ανάθεσης που απαριθμούνται στο σημείο ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ Η οικονομική προσφορά διατυπώνεται χρησιμοποιώντας το επισυναπτόμενο έντυπο του παραρτήματος IV, δεόντως υπογεγραμμένο και με συμπληρωμένη ημερομηνία. Η τιμή της προσφοράς είναι συνολική και καλύπτει όλα τα εξόδα που σχετίζονται με την εκτέλεση της σύμβασης, όπως περιγράφεται παραπάνω. 9. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΠΟΚΛΕΙΣΜΟΥ Οι προσφορές υποψηφίων οι οποίοι δεν πληρούν τα κριτήρια αποκλεισμού που αναφέρονται στα άρθρα 106 και 107 του δημοσιονομικού κανονισμού 1 δεν θα αξιολογηθούν

9 9.1. Υπεύθυνη δήλωση και δικαιολογητικά Οι υποψήφιοι υποβάλλουν υπεύθυνη δήλωση, δεόντως υπογεγραμμένη και με συμπληρωμένη ημερομηνία, δηλώνοντας ότι δεν συντρέχει κάποια από τις περιπτώσεις αποκλεισμού, χρησιμοποιώντας το έντυπο του παραρτήματος III της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Ο υποψήφιος στον οποίο προτείνεται η ανάληψη της σύμβασης υποβάλλει, εντός προθεσμίας που προσδιορίζεται από την αναθέτουσα αρχή και πριν από την υπογραφή της σύμβασης, τα απαραίτητα δικαιολογητικά προς στήριξη της υπεύθυνης δήλωσής του. Τα δικαιολογητικά αυτά πρέπει να είναι έγκυρα κατά την καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών και, σε κάθε περίπτωση, πρέπει να έχουν εκδοθεί τους 12 τελευταίους μήνες πριν από την καταληκτική ημερομηνία. Ανάλογα με την εθνική νομοθεσία της χώρας στην οποία εδρεύει ο υποψήφιος, τα απαραίτητα δικαιολογητικά αφορούν νομικά πρόσωπα και/ή φυσικά πρόσωπα, περιλαμβανομένων, όπου κρίνεται απαραίτητο από την αναθέτουσα αρχή, των διευθυντών της επιχείρησης ή οποιωνδήποτε άλλων ατόμων με εξουσίες εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου σε σχέση με τον υποψήφιο. Σε περίπτωση που τα εν λόγω αποδεικτικά στοιχεία έχουν ήδη κατατεθεί για τις ανάγκες κάποιου άλλου διαγωνισμού και υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει παρέλθει περισσότερο από ένα έτος από την ημερομηνία έκδοσής τους και είναι ακόμη έγκυρα, ο υποψήφιος δηλώνει υπεύθυνα ότι τα δικαιολογητικά έχουν ήδη κατατεθεί για προγενέστερο διαγωνισμό και βεβαιώνει ότι δεν έχουν επέλθει αλλαγές Προσφορές υποβαλλόμενες από κοινοπραξίες Προσφορές με υπεργολαβία Στην περίπτωση προσφορών υποβαλλόμενων από κοινοπραξίες ή ομάδες παρόχων υπηρεσιών, όλοι οι οικονομικοί φορείς που εμπλέκονται στην προσφορά τεκμηριώνουν ότι δεν ισχύει για την περίπτωσή τους κανένα από τα κριτήρια αποκλεισμού από τη συμμετοχή στη σύμβαση ή από την ανάληψη της σύμβασης, υποβάλλοντας υπεύθυνη δήλωση, υπογεγραμμένη δεόντως και με συμπληρωμένη ημερομηνία (παράρτημα III). Ο υποψήφιος στον οποίο ανατίθεται η σύμβαση υποβάλλει, εντός προθεσμίας που προσδιορίζεται από την αναθέτουσα αρχή και πριν από την υπογραφή της σύμβασης, τα απαραίτητα δικαιολογητικά που αναφέρονται παραπάνω και επιβεβαιώνουν το αληθές της υπεύθυνης δήλωσης, για κάθε μέλος της κοινοπραξίας ή της ομάδας των παρόχων υπηρεσιών. Στην περίπτωση προσφορών στην οποία εμπλέκονται υπεργολάβοι, και εφόσον ζητηθεί από την αναθέτουσα αρχή, ο υποψήφιος υποβάλλει υπεύθυνη δήλωση του αντίστοιχου υπεργολάβου, στην οποία δηλώνεται ότι δεν συντρέχει καμία από τις καταστάσεις που αναφέρονται στα άρθρα 106 και 107 του δημοσιονομικού κανονισμού. Σε περίπτωση αμφιβολίας για την υπεύθυνη δήλωση, η αναθέτουσα αρχή ζητά τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στο άρθρο 143 παράγραφοι 3 και 4 του δημοσιονομικού κανονισμού. Το άρθρο 143 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού ισχύει, κατά περίπτωση. 9

10 10. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Ικανότητα του υποψηφίου Ο υποψήφιος πρέπει να επιδείξει επαρκή οικονομική, χρηματοπιστωτική, τεχνική και επαγγελματική ικανότητα όσον αφορά τη διεκπεραίωση των καθηκόντων που προσδιορίζονται στο σημείο 3 της παρούσας συγγραφής υποχρεώσεων. Ένας οικονομικός φορέας μπορεί, κατά περίπτωση και για μια ορισμένη σύμβαση, να βασίζεται στην ικανότητα άλλων οντοτήτων, ανεξάρτητα από τη νομική φύση των δεσμών του με αυτές. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να αποδείξει στην αναθέτουσα αρχή ότι θα έχει στη διάθεσή του τους πόρους που είναι απαραίτητοι για την εκτέλεση της σύμβασης, για παράδειγμα παρουσιάζοντας σχετικές εγγυήσεις εκ μέρους των εν λόγω φορέων ότι θα του διαθέσουν τους επίμαχους πόρους (βλ. σημεία 10.2 και 10.3 παρακάτω). Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει από τον οικονομικό φορέα και τις παραπάνω οντότητες να αναλάβουν από κοινού την ευθύνη για την εκτέλεση της σύμβασης. Οι υποψήφιοι αποδεικνύουν την επαγγελματική, οικονομική, χρηματοπιστωτική και τεχνική τους ικανότητα επισυνάπτοντας στην προσφορά τα ακόλουθα έγγραφα και πληροφορίες. Νομική ικανότητα και τραπεζικά στοιχεία Ο υποψήφιος υποβάλλει φάκελο νομικής οντότητας και φάκελο τραπεζικού λογαριασμού, κατάλληλα συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο, μαζί με τα απαραίτητα παραρτήματα. Τα έντυπα που πρέπει να χρησιμοποιηθούν διατίθενται στις παρακάτω διευθύνσεις: _entities_en.cfm al_id_en.cfm Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα Ο υποψήφιος καταδεικνύει με πειστικό τρόπο την ικανότητά του να αναλάβει τα απαιτούμενα καθήκοντα. Επαγγελματική εμπειρία σε παρόμοιες υπηρεσίες: Ο υποψήφιος αποδεικνύει την εμπειρία του στον τομέα των υπηρεσιών παροχής πληροφόρησης και υποστήριξης σε διεθνείς ή πολυεθνικούς οργανισμούς ή επιχειρήσεις. Ως δικαιολογητικά, ο υποψήφιος καταθέτει τρεις (3) παρόμοιες συμβάσεις που συνάφθηκαν με δημόσιους και/ή ιδιωτικούς οργανισμούς τα τρία (3) τελευταία χρόνια, μαζί με τα ονόματα των πελατών, τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν και τη διάρκεια των συμβάσεων, καταδεικνύοντας την ικανότητά του στον τομέα των υπηρεσιών παροχής πληροφόρησης και βοήθειας, καθώς και στον τομέα συναφούς διοικητικής και τεχνικής υποστήριξης. 10

11 Αναγκαίο ανθρώπινο δυναμικό για την εκτέλεση της σύμβασης σύμφωνα με τις βέλτιστες επαγγελματικές πρακτικές: Για να επιλεγεί, ο υποψήφιος καταδεικνύει με πειστικό τρόπο την ικανότητά του να αναλάβει όλα τα καθήκοντα που προβλέπει η παρούσα πρόσκληση. Για να ικανοποιούνται τα κριτήρια επιλογής, ο υποψήφιος πρέπει να διαθέτει τα εξής προσόντα, δεξιότητες και εμπειρία: Πανεπιστημιακή ή αντίστοιχου επιπέδου εκπαίδευση στην επικοινωνία και/ή στις πολιτικές επιστήμες και/ή στις ευρωπαϊκές σπουδές. Τουλάχιστον τρία χρόνια εμπειρίας στον τομέα των πληροφοριών και των επικοινωνιών. Τουλάχιστον τρία χρόνια εμπειρίας στη διοργάνωση εκδηλώσεων. Τουλάχιστον τρία χρόνια επαγγελματικής εμπειρίας στο πεδίο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και του έργου των θεσμικών οργάνων της. Άνετη χρήση της ελληνικής και της αγγλικής γλώσσας. Η ικανότητα επικοινωνίας στην τουρκική γλώσσα θεωρείται πλεονέκτημα. Το άτομο ή τα άτομα που θα παράσχουν τις εξειδικευμένες υπηρεσίες πρέπει να διαθέτουν άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, υψηλό βαθμό υπευθυνότητας και ικανότητα ανάληψης πρωτοβουλιών. Επιπλέον, πρέπει να είναι εξυπηρετικά και να μπορούν να εργάζονται υπό πίεση. Πρέπει επίσης να έχουν την τεχνική ικανότητα να χειρίζονται οπτικοακουστικό εξοπλισμό, όπως προβολείς, ηλεκτρονικούς υπολογιστές, τηλεοράσεις, συσκευές αναπαραγωγής DVD κ.λπ. και να έχουν επαρκείς γνώσεις υπολογιστών και εις βάθος γνώση του Microsoft Office, ιδίως του Power Point. Ως δικαιολογητικά, ο υποψήφιος υποβάλλει αναλυτικό βιογραφικό σημείωμα με την εκπαίδευσή του, την εργασιακή του εμπειρία και τις υπόλοιπες δεξιότητες και τα προσόντα του Συμπληρωματικές απαιτήσεις για κοινές προσφορές Σε περίπτωση που η προσφορά υποβάλλεται από κοινοπραξία, κάθε μέλος της παρέχει στοιχεία για την οικονομική και χρηματοπιστωτική του κατάσταση (βλ. σημείο 10.1.β). Επιπλέον, στην προσφορά επισυνάπτονται τα παρακάτω στοιχεία: Έγγραφο με το όνομα της επιχείρησης που είναι εξουσιοδοτημένη να εκπροσωπεί την κοινοπραξία, με τα διαπιστευτήρια του ατόμου που έχει εξουσιοδοτηθεί για την υπογραφή της σύμβασης και/ή για να ενεργεί ως υπεύθυνος επικοινωνίας με την Επιτροπή, καθώς και με τα στοιχεία ενός κοινού τραπεζικού λογαριασμού στον οποίο θα κατατίθενται οι πληρωμές προς την κοινοπραξία (ο τραπεζικός λογαριασμός πρέπει να είναι ίδιος με αυτόν του σημείου 10.1.α). Έγγραφο όπου δηλώνεται με σαφήνεια η σύνθεση και η δομή του ομίλου ή της παρεμφερούς οντότητας (επιχείρηση / προσωρινή ένωση/ ), η νομική μορφή που θα λάβει η συνεργασία εάν ανατεθεί η σύμβαση και εάν αυτή η αλλαγή είναι απαραίτητη για την απρόσκοπτη εκτέλεση της σύμβασης. Επιστολή υπογεγραμμένη από κάθε μέλος, στην οποία δηλώνεται η δέσμευσή του για την εκτέλεση των υπηρεσιών της σύμβασης και επισημαίνεται με σαφήνεια ο ρόλος του, τα προσόντα του και η εμπειρία του. 11

12 10.3. Συμπληρωματικές απαιτήσεις για προσφορές με υπεργολαβία Στην περίπτωση προσφοράς στην οποία συμμετέχουν υπεργολάβοι, ο υποψήφιος προσκομίζει στοιχεία για την οικονομική και χρηματοπιστωτική κατάσταση (βλ. σημείο 10.1.β) κάθε υπεργολάβου του οποίου τα καθήκοντα αναλογούν σε περισσότερο από το 20% της σύμβασης σε αξία. Επιπλέον, στην προσφορά επισυνάπτονται τα παρακάτω στοιχεία: Έγγραφο όπου δηλώνονται με σαφήνεια η ταυτότητα, οι ρόλοι, οι δραστηριότητες και οι αρμοδιότητες του υπεργολάβου ή των υπεργολάβων, προσδιορίζεται ο όγκος / η αναλογία των καθηκόντων του (κάθε) υπεργολάβου και περιγράφονται τα μέτρα ελέγχου ποιότητας που θα εφαρμοστούν στα καθήκοντα που θα διεκπεραιωθούν από τον (κάθε) υπεργολάβο. ήλωση προθέσεων του (κάθε) υπεργολάβου, όπου δηλώνεται η αμετάθετη δέσμευσή του να συνεργαστεί με τον υποψήφιο εάν γίνει ανάθεση της σύμβασης, καθώς και η έκταση των πόρων που θα διαθέσει στον υποψήφιο για την εκτέλεση της σύμβασης. Σε διαφορετική περίπτωση, υποβάλλεται έγγραφο στο οποίο δηλώνεται ότι ο υποψήφιος δεν προτίθεται να αναθέσει εργασίες σε υπεργολάβους και ότι θα ενημερώσει την Επιτροπή σε περίπτωση που αυτό αλλάξει. Η Επιτροπή διατηρεί το δικαίωμα να αποφασίσει εάν μια τέτοια αλλαγή θα γίνει αποδεκτή. 11. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ Οι προσφορές υποψηφίων που δεν ικανοποιούν τα κριτήρια αποκλεισμού/επιλογής δεν θα λαμβάνονται υπόψη για την ανάθεση της σύμβασης. Οι υποψήφιοι που πληρούν τα κριτήρια αποκλεισμού και επιλογής θα αξιολογηθούν με βάση τα κριτήρια ανάθεσης. Η σύμβαση θα ανατεθεί στον υποψήφιο που προσφέρει την καλύτερη σχέση ποιότητας-τιμής με βάση τα ακόλουθα κριτήρια: Κριτήρια αξιολόγησης Αριθ. Κριτήριο αξιολόγησης Μέγιστη βαθμολογί α 1 Συνολική παρουσίαση της προσφοράς, δομή, 10 σαφήνεια και αρτιότητα της προσφοράς 2 Ποιότητα, συνάφεια και αρτιότητα της τεχνικής 30 προσφοράς, όπου καταδεικνύεται ότι ο υποψήφιος θα διεκπεραιώσει τα καθήκοντα σύμφωνα με τις απαιτήσεις της συγγραφής υποχρεώσεων 3 ημιουργικότητα ως προς την προώθηση του 30 ΕΑΧ 4 Ποιότητα των προτεινόμενων γραπτών απαντήσεων στις γραπτές ερωτήσεις του παραρτήματος V 30 12

13 Συνολική βαθμολογία Τεχνική αξιολόγηση Η τεχνική προσφορά που θα υποβληθεί στο πλαίσιο της προσφοράς (βλ. σημείο 7) θα αξιολογηθεί με βάση τα κριτήρια αξιολόγησης 1), 2) και 3) (βλ, σημείο 11). Το αποτέλεσμα της τεχνικής αξιολόγησης συνίσταται στο άθροισμα της βαθμολογίας που θα δοθεί κατόπιν αξιολόγησης κάθε κριτηρίου. Μόνο οι προσφορές που λαμβάνουν τουλάχιστον 60% για κάθε κριτήριο και θα συγκεντρώσουν συνολική βαθμολογία τουλάχιστον 70 βαθμών θα εξεταστούν για την ανάθεση της σύμβασης Οικονομική αξιολόγηση Για το οικονομικό σκέλος της προσφοράς, ο υποψήφιος συμπληρώνει τον πίνακα του παραρτήματος IV. Οποιαδήποτε παράλειψη ή τροποποίηση του αρχικού πίνακα τιμών θα καταστήσει την προσφορά άκυρη Ανάθεση της σύμβασης Η σύμβαση θα ανατεθεί στον υποψήφιο που θα επιτύχει την υψηλότερη βαθμολογία βάσει του ακόλουθου τύπου: Βαθμολογία προσφοράς X = Χαμηλότερη τιμή Τιμή του προσφέροντος X * Συνολική βαθμολογία της ποιότητας (με άριστα το 100) για όλα τα κριτήρια της προσφοράς X 13