Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων του HEAL-Link. Λογισμικό NILDE 4.0: Εγχειρίδιο Χρήσης

Transcript

1 Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων του HEAL-Link Λογισμικό NILDE 4.0: Εγχειρίδιο Χρήσης Μάιος 2013

2 Περιεχόμενα 1. Ορισμοί Επισημάνσεις για την εύρυθμη λειτουργία του συστήματος NILDE Εισαγωγή Αρχική Σελίδα της «Υπηρεσίας» Εισαγωγή στο σύστημα NILDE Εγγραφή στο σύστημα Ανάκτηση λογαριασμού πρόσβασης Λογαριασμός (προφίλ) «Βιβλιοθήκης» Επεξεργασία στοιχείων επικοινωνίας της «Βιβλιοθήκης» Διαχείριση λογαριασμών «Τελικών Χρηστών» Υποβολή αιτημάτων στην «Υπηρεσία» Προώθηση αιτημάτων των «Τελικών Χρηστών» της «Βιβλιοθήκης» προς την «Υπηρεσία» Κατάσταση των αιτημάτων Διεκπεραίωση αιτημάτων από την «Υπηρεσία» Επιτυχής Διεκπεραίωση Αιτήματος Απόρριψη αιτήματος από την «Υπηρεσία» Παραλαβή ψηφιακών αντιγράφων επιστημονικών άρθρων Λογαριασμός (προφίλ) «Τελικού Χρήστη» Επεξεργασία προσωπικών στοιχείων Δημιουργία και διαχείριση βιβλιογραφικών αναφορών Υποβολή αιτημάτων στην «Υπηρεσία» Ενημέρωση για την κατάσταση των αιτημάτων ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Αναζήτηση βιβλιογραφικών αναφορών

3 1. Ορισμοί «HEAL-Link» (Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ΣΕΑΒ) Ο Σύνδεσμος των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ HEAL-Link) θεσμοθετήθηκε στις 27 Οκτωβρίου 2005 (Ν. 3404, ΦΕΚ 260 Τεύχ. Α, ). Ξεκίνησε το 1997 ως ένα υποέργο του έργου ΕΠΕΑΕΚ της Οριζόντιας Δράσης των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών στο πλαίσιο του Β ΚΠΣ, ενώ η δικτυακή πύλη 1 των Ηλεκτρονικών Πηγών του Συνδέσμου λειτουργεί από το Μέσω της δικτυακής πύλης τα ιδρύματα-μέλη του Συνδέσμου έχουν πρόσβαση - ύστερα από σύναψη συμβάσεων με διεθνείς εκδοτικούς οίκους - στο πλήρες κείμενο επιστημονικών ηλεκτρονικών πηγών ( περίπου τίτλους ηλεκτρονικών επιστημονικών περιοδικών όλων των ειδικοτήτων, περισσότερους από τίτλους ηλεκτρονικών περιοδικών ανοιχτής πρόσβασης). Μέλη του HEAL-Link είναι όλα τα Ακαδημαϊκά και Ερευνητικά Ιδρύματα που χρηματοδοτούνται από το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού. Το κόστος των συμβάσεων για το ηλεκτρονικό περιεχόμενο του HEAL- Link καλύπτεται από τις Δημόσιες Επενδύσεις του Υπουργείου. «Υπηρεσία» Η Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων του HEAL-Link δίνει τη δυνατότητα στις «Βιβλιοθήκες» και στους «Τελικούς Χρήστες» των Δημοσίων Οργανισμών και Φορέων να αιτούνται το πλήρες κείμενο των επιστημονικών άρθρων που θεωρούν απαραίτητα για τη διεξαγωγή της ερευνητικής τους δραστηριότητας. Η «Υπηρεσία» εντοπίζει και αποστέλλει το υλικό στους ενδιαφερόμενους, μέσω ενός Λογισμικού Διαδανεισμού και Ασφαλούς Αποστολής Εγγράφων που διασφαλίζει τα πνευματικά δικαιώματα (copyright) που το διέπουν 1 2

4 (όπως προβλέπεται στις συμφωνίες που έχουν υπογραφεί με τους εκδότες/παρόχους του υλικού). «NILDE» Η «Υπηρεσία» παρέχεται διαδικτυακά μέσω του λογισμικού Ασφαλούς Αποστολής Εγγράφων «NILDE» 2. Το «NILDE» (Network for Inter-Library Document Exchange) αποτελεί λογισμικό ανοικτού κώδικα. Αναπτύχθηκε το 2001 από την Library of the Area of CNR 3 (Italian National Research Council) in Bologna στο πλαίσιο του CNR BiblioMIME project. Από τότε χρησιμοποιείται από ένα συνεχώς αυξανόμενο δίκτυο βιβλιοθηκών που ενθαρρύνει τη συνεχή ανάπτυξή του και τη δημιουργία καινοτόμων χαρακτηριστικών. «Βιβλιοθήκη» Βιβλιοθήκες ή Τμήματα ή Υπεύθυνοι Επικοινωνίας των Δημοσίων Οργανισμών και Φορέων που έχουν εγγραφεί στο σύστημα και θα χρησιμοποιήσουν την «Υπηρεσία». Οι «Βιβλιοθήκες» έχουν την υποχρέωση να εξυπηρετούν τους «Τελικούς Χρήστες» τους και να διεκπεραιώνουν τα αιτήματά τους. «Τελικοί Χρήστες» Οι χρήστες/μέλη/προσωπικό μιας «Βιβλιοθήκης» ή ενός Οργανισμού που υποβάλλουν αιτήματα προς την «Υπηρεσία» για την απόκτηση αντιγράφων επιστημονικών άρθρων. «Διαχειριστής της Υπηρεσίας» Υπεύθυνος για την εύρυθμη λειτουργία του λογισμικού και την επίλυση τεχνικών προβλημάτων

5 «Προσωπικό της Υπηρεσίας» Υπεύθυνο για την επικοινωνία με τις «Βιβλιοθήκες», τη διεκπεραίωση των αιτημάτων, την εκπαίδευση των «Χρηστών» και την παροχή υπηρεσιών. Στοιχεία επικοινωνίας με την «Υπηρεσία»: Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων του HEAL-Link Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Βιβλιοθήκη Τμημάτων Φυσικής και Πληροφορικής Τ.Κ Θεσσαλονίκη Υπεύθυνος επικοινωνίας «Υπηρεσίας»: Ασημάκης Μπούτλας Τηλ.: Fax: Διαχειριστής συστήματος «NILDE»: Λεωνίδας Πισπιρίγγας «Εγχειρίδια Χρήσης» Ηλεκτρονικό ή/και έντυπο υλικό ενημέρωσης και εκπαίδευσης σχετικά με τη λειτουργία της «Υπηρεσίας» και του λογισμικού. «Υπηρεσίες NILDE» Υπηρεσίες και εργαλεία που παρέχονται μέσω του λογισμικού «NILDE» για τη διευκόλυνση της χρήσης της «Υπηρεσίας» από όλους τους συμμετέχοντες. 2. Επισημάνσεις για την εύρυθμη λειτουργία του συστήματος NILDE Για την εύρυθμη λειτουργία του συστήματος «Nilde 4.0» συνιστάται να χρησιμοποιείτε τον φυλλομετρητή (browser) Mozilla Firefox 4. Όσον αφορά στον Microsoft Internet Explorer 5 προτείνεται να χρησιμοποιούνται οι νεότερες εκδόσεις

6 του (8,9,10). Άλλοι φυλλομετρητές (π.χ. Google Chrome, Safari, Opera) είναι μερικώς συμβατοί και γι αυτό μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στην εμφάνιση του γραφικού περιβάλλοντος του συστήματος. 3. Εισαγωγή Η Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων του HEAL-Link παρέχεται μέσω του Συστήματος Ασφαλούς Αποστολής Εγγράφων (Secure Electronic Document Delivery System) «NILDE» 6. Πρόκειται για ένα λογισμικό ανοικτού κώδικα που αναπτύχθηκε από τη Library of the CNR 7 (National Research Council) Research Area of Bologna. Εξυπηρετεί την υπηρεσία διαδανεισμού μεταξύ βιβλιοθηκών και κοινοπραξιών βιβλιοθηκών της Ιταλίας εδώ και δέκα χρόνια και χρησιμοποιείται από περισσότερες από 700 βιβλιοθήκες και πάνω από τελικούς χρήστες. Η πρόσβαση στο σύστημα για τη χρήση της «Υπηρεσίας» γίνεται διαδικτυακά. Οι συμμετέχουσες «Βιβλιοθήκες» και οι «Τελικοί Χρήστες» τους εγγράφονται στο σύστημα και δημιουργούν λογαριασμό, μέσω του οποίου μπορούν να αποστέλλουν αιτήματα προς την «Υπηρεσία». 4. Αρχική Σελίδα της «Υπηρεσίας» Στην αρχική σελίδα (εικ. 1) του ιστοτόπου της «Υπηρεσίας» 8 παρέχονται κάθε είδους πληροφορίες για την «Υπηρεσία» και το σύστημα «NILDE». Από εκεί επίσης δίνεται και η δυνατότητα σύνδεσης στους λογαριασμούς των εκάστοτε «Βιβλιοθηκών» και «Τελικών Χρηστών» με τη χρήση Username και Password

7 Εικ. 1: Αρχική σελίδα Υπηρεσίας Σημαντική - κυρίως κατά την περίοδο της πιλοτικής λειτουργίας - είναι η προβολή ανακοινώσεων, μιας και θα αποτελέσουν το κύριο μέσο ενημέρωσης των συμμετεχόντων για όλες τις εξελίξεις που αφορούν στην «Υπηρεσία». 5. Εισαγωγή στο σύστημα NILDE Η σύνδεση (εικ. 2) στο σύστημα «NILDE» τόσο για τις «Βιβλιοθήκες», όσο και για τους «Τελικούς Χρήστες» γίνεται με τη χρήση αναγνωριστικών πρόσβασης (Username και Password). Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η εγγραφή τους στο σύστημα 9 και η δημιουργία λογαριασμού. Εικ. 2: Σύνδεση στο σύστημα 9 6

8 6. Εγγραφή στο σύστημα Η διαδικασία εγγραφής και δημιουργίας λογαριασμού στο σύστημα «NILDE» τόσο για τις «Βιβλιοθήκες», όσο και για τους «Τελικούς Χρήστες» τους είναι εύκολη και ολοκληρώνεται σε ελάχιστα βήματα: «Βιβλιοθήκες» Επιλέξτε «Δημιουργία Λογαριασμού Βιβλιοθήκης». 10 Συμπληρώστε την αίτηση εγγραφής. Συγχαρητήρια! Ο λογαριασμός σας στο σύστημα «NILDE» δημιουργήθηκε επιτυχώς. Παρακαλούμε περιμένετε μέχρι να ενεργοποιηθεί από την «Υπηρεσία». Όταν ενεργοποιηθεί θα ενημερωθείτε αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έπειτα μπορείτε να συνδεθείτε στο σύστημα «NILDE» χρησιμοποιώντας τα αναγνωριστικά πρόσβασης (Username και Password) που δηλώσατε κατά την εγγραφή σας. Μέσω του λογαριασμού σας μπορείτε να υποβάλλετε αιτήματα προς την «Υπηρεσία», να ενεργοποιείτε και να διαχειρίζεστε τους λογαριασμούς των «Τελικών Χρηστών» σας, να προωθείτε στην «Υπηρεσία» τα αιτήματα που υποβλήθηκαν από τους «Τελικούς Χρήστες» σας, να παραλαμβάνετε τα αντίγραφα των επιστημονικών άρθρων, να τα εκτυπώνετε, να ενημερώνετε τους «Τελικούς Χρήστες» σας για την διεκπεραίωση των αιτημάτων τους. Τέλος μπορείτε να εκδίδετε στατιστικές αναφορές για την αξιολόγηση της «Υπηρεσίας». «Τελικοί Χρήστες» Επιλέξτε «Δημιουργία Λογαριασμού Χρήστη». 11 Συμπληρώστε την αίτηση εγγραφής

9 Συγχαρητήρια! Ο λογαριασμός σας στο σύστημα «NILDE» δημιουργήθηκε. Παρακαλούμε περιμένετε μέχρι να ενεργοποιηθεί από τη «Βιβλιοθήκη» σας. Όταν ενεργοποιηθεί θα ενημερωθείτε αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έπειτα μπορείτε να συνδεθείτε στο σύστημα «NILDE» χρησιμοποιώντας τα αναγνωριστικά πρόσβασης (Username και Password) που δηλώσατε κατά την εγγραφή σας. Μέσω του λογαριασμού σας μπορείτε να επεξεργαστείτε τα προσωπικά σας στοιχεία, να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε τις βιβλιογραφικές αναφορές που είναι χρήσιμες για την ερευνητική σας δραστηριότητα, να υποβάλλετε αιτήματα στη Βιβλιοθήκη σας, ώστε εκείνη να τα προωθήσει στην «Υπηρεσία», να ενημερώνεστε για την πορεία των αιτημάτων σας. 7. Ανάκτηση λογαριασμού πρόσβασης Αν δεν μπορείτε να συνδεθείτε στο σύστημα λόγω απώλειας των αναγνωριστικών πρόσβασης (Username και Password) μπορείτε να τα ανακτήσετε αυτόματα από την «Υπηρεσία»: Επιλέξτε «Ανάκτηση λογαριασμού πρόσβασης» 12 και ακολουθήστε τις οδηγίες. 8. Λογαριασμός «Βιβλιοθήκης» Η «Βιβλιοθήκη» μέσω του λογαριασμού της στο σύστημα «NILDE» έχει τη δυνατότητα: o να επεξεργάζεται τα στοιχεία επικοινωνίας της (σελ. 9)

10 o να ενεργοποιεί και να διαχειρίζεται τους λογαριασμούς των «Τελικών Χρηστών» της (σελ. 10) o να υποβάλλει αιτήματα προς την «Υπηρεσία» (σελ. 12) o να προωθεί στην «Υπηρεσία» τα αιτήματα που υποβλήθηκαν από τους «Τελικούς Χρήστες» της (σελ. 14) o να ενημερώνεται για την εξέλιξη των αιτημάτων (σελ. 15) o να παραλαμβάνει τα ψηφιακά αντίγραφα των επιστημονικών άρθρων και να τα εκτυπώνει (σελ. 16) o να ενημερώνει τους «Τελικούς Χρήστες» της για την διεκπεραίωση των αιτημάτων τους (σελ. 17, 18) 8.1 Επεξεργασία στοιχείων επικοινωνίας της «Βιβλιοθήκης» Από την «Αρχική σελίδα» του λογαριασμού της «Βιβλιοθήκης» επιλέξτε το «βελάκι» και έπειτα «Επεξεργασία». (εικ. 3) Επεξεργαστείτε τα προσωπικά σας στοιχεία (Αλλαγή Password, Στοιχεία επικοινωνίας κλπ). Εικ. 3: Πρόσβαση στα στοιχεία επικοινωνίας της «Βιβλιοθήκης» Δηλώστε το URL του ηλεκτρονικού σας καταλόγου (αν υπάρχει). 9

11 Επιλέξτε τις ημερομηνίες παύσης λειτουργίας της «Υπηρεσίας» (περίοδοι εορτών και διακοπών) από το μενού «Προσωρινή αναστολή λειτουργίας της Υπηρεσίας». (εικ. 4) Επιλέξτε «Αποθήκευση» για να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Επιλέξτε πάλι το «βελάκι» για να κλείσετε την καρτέλα. Εικ. 4: Επεξεργασία στοιχείων «Βιβλιοθήκης» 8.2 Διαχείριση λογαριασμών «Τελικών Χρηστών» Επιλέξτε την καρτέλα «Χρήστες». (εικ. 5) Στη λίστα εμφανίζονται τα ονόματα των τελικών χρηστών που συμπλήρωσαν επιτυχώς την αίτηση εγγραφής στην «Υπηρεσία» και συνδέθηκαν με τη «Βιβλιοθήκη» σας. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τους λογαριασμούς των «Τελικών Χρηστών» σας επιλέγοντας το όνομά τους και πατώντας «Ενεργ.» ή «Απενεργ.» αντίστοιχα. 10

12 Η κατάσταση του εκάστοτε «Τελικού Χρήστη» επισημαίνεται ως εξής: Κίτρινο ανθρωπάκι Πράσινο ανθρωπάκι Γκρι ανθρωπάκι Σε εκκρεμότητα (Αναμένεται η ενεργοποίηση του λογαριασμού από τη «Βιβλιοθήκη»). Ενεργοποιημένος «Χρήστης» (Ο λογαριασμός ενεργοποιήθηκε, ο «Τελικός Χρήστης» ενημερώθηκε αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορεί να συνδεθεί στο σύστημα «NILDE» χρησιμοποιώντας τα αναγνωριστικά πρόσβασης). Απενεργοποιημένος «Χρήστης» (Ο λογαριασμός απενεργοποιήθηκε από τη «Βιβλιοθήκη», η πρόσβαση στο σύστημα «NILDE» διακόπηκε και ο «Τελικός Χρήστης» πρέπει να επικοινωνήσει με τη «Βιβλιοθήκη» του για την επίλυση του προβλήματος). Εικ. 5: Καρτέλα «Χρήστες» Δημιουργήστε «Τμήματα» και κατηγοριοποιήστε τους «Τελικούς Χρήστες» σας ανάλογα με τις ανάγκες σας. Η διαδικασία αυτή είναι χρήσιμη για την έκδοση στατιστικών αναφορών και την παρακολούθηση του ιστορικού χρήσης της «Υπηρεσίας». (εικ. 6) Εκτυπώστε έναν κατάλογο με τα στοιχεία των «Τελικών Χρηστών» σας επιλέγοντας το εικονίδιο 11

13 Εικ. 6: Δημιουργία «Τμημάτων» για κατηγοριοποίηση χρηστών 8.3 Υποβολή αιτημάτων στην «Υπηρεσία» (από τη «Βιβλιοθήκη») Από την καρτέλα «Αιτήματα» επιλέξτε «Υποβολή νέου αιτήματος». Επιλέξτε «Άρθρο» και μεταβείτε στον αλφαβητικό κατάλογο του HEAL-Link 13 για να εντοπίσετε τα στοιχεία του άρθρου που σας ενδιαφέρει. (εικ. 7) Συμπληρώστε τα στοιχεία του άρθρου που σας ενδιαφέρει. Εικ. 7: Συμπλήρωση φόρμας αιτήματος 13 (για οδηγίες σχετικά με τον τρόπο αναζήτησης συμβουλευτείτε το ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α στο τέλος του εντύπου) 12

14 Τα στοιχεία που πρέπει οπωσδήποτε να συμπληρώσετε είναι ο Τίτλος του Περιοδικού, το Έτος Δημοσίευσης και η Αρχική Σελίδα του άρθρου. «Υπηρεσία» μόνο από σας Επιλέξτε «Συνέχεια» Επιλέξτε την «Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων» Συμπληρώστε «Σημειώσεις σχετικές με το αίτημα» που απευθύνονται στην Συμπληρώστε «Σημειώσεις για εσωτερική χρήση» που είναι αναγνώσιμες Επιλέξτε «Υποβολή αιτήματος» για να υποβάλετε το αίτημα (εικ. 8) Εικ. 8: Υποβολή αιτήματος στην «Υπηρεσία» Το αίτημά σας υποβλήθηκε στην «Υπηρεσία» και εμφανίζεται στην αρχική σελίδα του λογαριασμού σας στην καρτέλα «Αιτήματα». Η παραπάνω διαδικασία αφορά σε «Βιβλιοθήκες» που εξυπηρετούν «Τελικούς Χρήστες» που δεν έχουν δημιουργήσει λογαριασμό στο σύστημα «NILDE». Στην περίπτωση αυτή, οι «Τελικοί Χρήστες» συμπληρώνουν τα στοιχεία του αιτήματος σε μία έντυπη φόρμα που προμηθεύονται από τη «Βιβλιοθήκη» τους και η «Βιβλιοθήκη» με τη σειρά της εισάγει τα στοιχεία στην ηλεκτρονική φόρμα για να υποβάλει το αίτημα. 13

15 8.4 Προώθηση αιτημάτων των «Τελικών Χρηστών» της «Βιβλιοθήκης» προς την «Υπηρεσία» Η «Βιβλιοθήκη» μπορεί να δει τα αιτήματα που υποβλήθηκαν από τους «Τελικούς της Χρήστες» στην καρτέλα «Αιτήματα». (εικ. 9) Εικ. 9: Προβολή αιτημάτων «Τελικών Χρηστών» Επιλέξτε το αίτημα, ελέγξτε τα βιβλιογραφικά στοιχεία του άρθρου (να είναι συμπληρωμένα τα απαραίτητα πεδία: Τίτλος περιοδικού, Έτος δημοσίευσης και Αρχική σελίδα του άρθρου) και επιλέξτε «Συνέχεια». (εικ. 10) Εικ. 10: Έλεγχος στοιχείων αιτήματος Επιλέξτε την «Υπηρεσία Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων». Συμπληρώστε «Σημειώσεις σχετικές με το αίτημα» που απευθύνονται στην «Υπηρεσία». Συμπληρώστε «Σημειώσεις για εσωτερική χρήση» που είναι αναγνώσιμες μόνο από σας. Επιλέξτε «Υποβολή αιτήματος» για να υποβάλετε το αίτημα. (εικ. 11) Το αίτημά σας υποβλήθηκε στην «Υπηρεσία» και εμφανίζεται στην αρχική σελίδα του λογαριασμού σας στην καρτέλα «Αιτήματα». 14

16 Εικ.11: Υποβολή αιτήματος Η παραπάνω διαδικασία αφορά σε Βιβλιοθήκες των οποίων οι «Τελικοί Χρήστες» έχουν ήδη δημιουργήσει λογαριασμό στο σύστημα NILDE και έχουν συνδεθεί με το λογαριασμό της «Βιβλιοθήκης» τους. Στην περίπτωση αυτή οι «Τελικοί Χρήστες» συνδέονται στο σύστημα, συμπληρώνουν τα στοιχεία του αιτήματος στην ηλεκτρονική φόρμα και υποβάλουν το αίτημα στη «Βιβλιοθήκη» τους. Εκείνη με τη σειρά της το προωθεί στην «Υπηρεσία». 8.5 Κατάσταση των αιτημάτων Η «Βιβλιοθήκη» ενημερώνεται για την εξέλιξη των αιτημάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και μέσω του λογαριασμού της στο σύστημα «NILDE». Στο σύστημα εμφανίζονται 4 διαφορετικές επισημάνσεις, δίπλα στο εκάστοτε άρθρο, ανάλογα με την κατάστασή του: Άσπρο κύκλος Πορτοκαλί κύκλος Πράσινος κύκλος Κόκκινος κύκλος Αίτημα «Τελικού Χρήστη» σε εκκρεμότητα (δεν έχει προωθηθεί ακόμα στην «Υπηρεσία»). Αίτημα υπό επεξεργασία (έχει υποβληθεί στην «Υπηρεσία» και αναμένεται απάντηση). Το αίτημα έχει διεκπεραιωθεί επιτυχώς (η «Βιβλιοθήκη» μπορεί να εκτυπώσει το αντίγραφο και να το παραδώσει στον «Τελικό Χρήστη»). Το αίτημα απορρίφθηκε από την «Υπηρεσία» (επιλέξτε το για να δείτε το λόγο απόρριψης). 15

17 8.6 Διεκπεραίωση αιτημάτων από την «Υπηρεσία» Το «Προσωπικό της Υπηρεσίας» παραλαμβάνει το αίτημα της «Βιβλιοθήκης» (είτε αποτελεί νέο αίτημα «Βιβλιοθήκης», είτε προώθηση αιτήματος του «Τελικού της Χρήστη») μέσω του συστήματος «NILDE» και προχωρά στη διεκπεραίωσή του. Επιτυχής Διεκπεραίωση Αιτήματος Όταν το άρθρο εντοπιστεί από την «Υπηρεσία», αποστέλλεται μέσω του συστήματος στη «Βιβλιοθήκη» ενημερώνοντάς την αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η «Βιβλιοθήκη» συνδέεται στο σύστημα «NILDE», επιλέγει τον «πράσινο κύκλο» και στη συνέχεια «Άνοιγμα και εκτύπωση» για να εκτυπώσει το άρθρο και να το παραδώσει στον ενδιαφερόμενο. Μετά την εκτύπωση επιλέγει «Συνέχεια» και ακολουθούν οι εξής διαδικασίες: 1. Στην περίπτωση που το αίτημα έχει υποβληθεί από την ίδια τη «Βιβλιοθήκη» εμφανίζεται η επιλογή «Αρχείο» και «Διαγραφή αιτήματος». Η πρώτη επιλογή αποθηκεύει την αναφορά στο αρχείο, ενώ η δεύτερη τη διαγράφει. Μετά τη διαγραφή του αιτήματος, αυτό εμφανίζεται εκ νέου στην καρτέλα «Αιτήματα», με «άσπρο κύκλο» (ως μη προωθημένο προς την «Υπηρεσία»). Από κει και πέρα μπορεί είτε να υποβληθεί για δεύτερη φορά στην «Υπηρεσία», είτε να αποθηκευθεί στο αρχείο. (εικ. 12) Η παραπάνω δυνατότητα προσφέρεται για τις σπάνιες περιπτώσεις που το έγγραφο δεν έχει εκτυπωθεί σωστά, οπότε και πρέπει να ξαναζητηθεί από την «Υπηρεσία» μιας και το ψηφιακό αντίγραφο ήδη έχει διαγραφεί από τον server που το φιλοξενούσε. 16

18 Εικ.12: Αποθήκευση διεκπεραιωμένου αιτήματος 2. Στην περίπτωση που το αίτημα έχει υποβληθεί από τον «Τελικό Χρήστη» και έχει προωθηθεί από τη «Βιβλιοθήκη» στην «Υπηρεσία» εμφανίζεται η επιλογή «Επιτυχής διεκπεραίωση αιτήματος». Επιλέγοντας «Επιτυχής διεκπεραίωση αιτήματος» ενημερώνεται αυτόματα ο «Τελικός Χρήστης» ότι το αίτημα ολοκληρώθηκε επιτυχώς και πρέπει να επισκεφθεί τη «Βιβλιοθήκη» του για να παραλάβει το εκτυπωμένο αντίγραφο του επιστημονικού άρθρου. (εικ. 13) Εικ. 13: Επιτυχής διεκπεραίωση αιτήματος 17

19 Απόρριψη αιτήματος από την «Υπηρεσία» Αν το άρθρο δεν εντοπιστεί από την «Υπηρεσία» (λανθασμένη/ελλειπής αναφορά, αδυναμία πρόσβασης κλπ) το αίτημα απορρίπτεται. Η «Βιβλιοθήκη» ενημερώνεται αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέεται στο σύστημα «NILDE», επιλέγει τον «κόκκινο κύκλο» και ενημερώνει τον ενδιαφερόμενο. Ανοίγοντας το αίτημα έχει τη δυνατότητα να διαβάσει τον λόγο απόρριψης. 1. Στην περίπτωση που το αίτημα έχει υποβληθεί από την ίδια τη «Βιβλιοθήκη» εμφανίζεται η επιλογή «Αποθήκευση ως απορριφθέν αίτημα» και «Εκ νέου υποβολή αιτήματος». Η πρώτη επιλογή αποθηκεύει το αίτημα στο αρχείο, ενώ η δεύτερη οδηγεί στην επανάληψη της υποβολής του αιτήματος προς την «Υπηρεσία» (χρησιμοποιείται κυρίως στην περίπτωση λανθασμένης αναφοράς, όπου η «Βιβλιοθήκη» έχει τη δυνατότητα να τη διορθώσει και να υποβάλει το αίτημα εκ νέου). 2. Στην περίπτωση που το αίτημα έχει υποβληθεί από τον «Τελικό Χρήστη» και έχει προωθηθεί από τη «Βιβλιοθήκη» στην «Υπηρεσία» εμφανίζεται η επιλογή «Απόρριψη αιτήματος» και «Εκ νέου υποβολή αιτήματος». Με την πρώτη επιλογή ενημερώνεται αυτόματα ο «Τελικός Χρήστης» ότι το αίτημα του απορρίφθηκε, ενώ η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιείται με τον τρόπο που περιγράφηκε προηγουμένως. (εικ. 14) Εικ. 14: Απόρριψη αιτήματος 18

20 8.7 Παραλαβή ψηφιακών αντιγράφων επιστημονικών άρθρων Το «NILDE» επιτρέπει την ηλεκτρονική αποστολή ενός ψηφιακού εγγράφου σε μορφή.tiff ή.pdf. Ουσιαστικά με τη χρήση του «NILDE» το έγγραφο αποθηκεύεται στον εξυπηρετητή (server) του «HEAL-Link». Η πρόσβαση σ αυτό επιτρέπεται ΜΟΝΟ μέσω του λογαριασμού της αιτούσας «Βιβλιοθήκης». Το έγγραφο φιλοξενείται στον εξυπηρετητή (server) για διάστημα 15 ημερών. Μετά το πέρας του διαστήματος αυτού το έγγραφο διαγράφεται μόνιμα από τον εξυπηρετητή (server) και δεν είναι πια διαθέσιμο. Το έγγραφο διαγράφεται επίσης όταν η «Βιβλιοθήκη» το αποθηκεύσει ή το εκτυπώσει. Η «Βιβλιοθήκη» δεσμεύεται να συμμορφωθεί με τους όρους για την προστασία των πνευματικών δικαιωμάτων του διαθέσιμου υλικού, όπως αυτοί περιγράφονται στις συμφωνίες που έχει συνάψει ο HEAL-Link με τους εκδότες/παρόχους των ηλεκτρονικών πηγών 14. Δεσμεύεται δε να παραδώσει στον αιτούντα «Τελικό Χρήστη» ΜΟΝΟ ένα εκτυπωμένο αντίγραφο του επιστημονικού άρθρου και να καταστρέψει άμεσα όλα τα αντίγραφα της ψηφιακής λήψης. Η «Βιβλιοθήκη» είναι υποχρεωμένη να ενημερώνει επαρκώς τους «Τελικούς Χρήστες» της σχετικά με τους όρους χρήσης του υλικού που παρέχεται μέσω της «Υπηρεσίας». 14 Όροι εκδοτών: Ειδικότερα, αλλά όχι μόνο: Η χρήση της Υπηρεσίας Παροχής Αντιγράφων Επιστημονικών Άρθρων του HEAL-Link επιτρέπεται σε εξουσιοδοτημένους χρήστες της (Δημόσιους Οργανισμούς και μη κερδοσκοπικούς-μη εμπορικούς Φορείς) για την ικανοποίηση των προσωπικών εκπαιδευτικών, διδακτικών ή ερευνητικών τους αναγκών και μόνο. Η παροχή αντιγράφων επιτρέπεται μόνο μέσω συμβατικού ταχυδρομείου, φαξ ή ενός συστήματος ασφαλούς αποστολής ηλεκτρονικών εγγράφων (όπως το NILDE), όπου το ηλεκτρονικό έγγραφο διαγράφεται αυτόματα από το διακομιστή (server) που το φιλοξενεί, αμέσως μετά την εκτύπωσή του. Η «Βιβλιοθήκη» δεσμεύεται να παραδώσει στον αιτούντα «Τελικό Χρήστη» ΜΟΝΟ ένα εκτυπωμένο αντίγραφο του επιστημονικού άρθρου και να καταστρέψει άμεσα όλα τα αντίγραφα της ψηφιακής λήψης. 19

21 9. Λογαριασμός «Τελικού Χρήστη» Οι «Τελικοί Χρήστες» της «Υπηρεσίας», μέσω του λογαριασμού τους στο σύστημα «NILDE», έχουν τη δυνατότητα: o να επεξεργάζονται τα προσωπικά τους στοιχεία (σελ. 20) o να οργανώνουν και να διαχειρίζονται τις βιβλιογραφικές αναφορές που είναι χρήσιμες για την ερευνητική τους δραστηριότητα (σελ. 21, 22) o να υποβάλλουν αιτήματα στη Βιβλιοθήκη τους, ώστε εκείνη να τα προωθεί στην «Υπηρεσία». (σελ. 23) o να ενημερώνονται για την πορεία των αιτημάτων τους (σελ. 24) 9.1 Επεξεργασία προσωπικών στοιχείων Επιλέξτε το «βελάκι» και έπειτα «Επεξεργασία» για να επεξεργαστείτε τα προσωπικά σας στοιχεία (Αλλαγή Password, Ονοματεπώνυμο, E- mail, Τηλέφωνο κλπ). (εικ. 15) Εικ. 15: Επεξεργασία προσωπικών στοιχείων «Τελικού Χρήστη» Επιλέξτε «Αποθήκευση» για να αποθηκευτούν οι αλλαγές. 20

22 Επιλέξτε πάλι το «βελάκι» για να κλείσετε την καρτέλα. 9.2 Δημιουργία και διαχείριση βιβλιογραφικών αναφορών Επιλέξτε «Υποβολή νέου αιτήματος» ή «Νέο αίτημα». (εικ. 16) Εικ. 16: Δημιουργία βιβλιογραφίας Υποβολή νέου αιτήματος Επιλέξτε «Άρθρο». Συμπληρώστε τα στοιχεία του άρθρου που σας ενδιαφέρει. (εικ. 17) Συμπληρώστε σημειώσεις σχετικές με το συγκεκριμένο άρθρο («Προσωπικές σημειώσεις») που μπορούν να φανούν χρήσιμες στην έρευνά σας. Εικ. 17: Συμπλήρωση φόρμας αιτήματος 21

23 Συμπληρώστε την τοποθεσία στην οποία βρίσκεται το πλήρες κείμενο του άρθρου («Τοποθεσία»: φυσικός χώρος όπου είναι διαθέσιμο το υλικό, πχ. Βιβλιοθήκη, «URL»: διαδικτυακός τόπος όπου είναι διαθέσιμο το υλικό, π.χ. Google Scholar, «Αρχείο στον υπολογιστή μου»: άρθρο αποθηκευμένο στο σκληρό δίσκο του ηλεκτρονικού υπολογιστή). Για να αποθηκεύσετε τη βιβλιογραφική αναφορά επιλέξτε «Αποθήκευση». Για να υποβάλετε το αίτημα στην «Υπηρεσία» επιλέξτε «Υποβολή αιτήματος». Όλες οι βιβλιογραφικές αναφορές - είτε υποβλήθηκαν ως αιτήματα στην «Υπηρεσία», είτε απλώς αποθηκεύτηκαν στο λογαριασμό σας - εμφανίζονται κατά την είσοδό σας στο σύστημα. Κατηγοριοποιήστε τις δημιουργώντας «Ετικέτες». (εικ. 18) Εικ. 18: Κατηγοριοποίηση βιβλιογραφικών αναφορών Για να επεξεργαστείτε μια αναφορά επιλέξτε την και στην καρτέλα που εμφανίζεται επιλέξτε «Επεξεργασία». (εικ. 19) Εικ. 19: Επεξεργασία βιβλιογραφικής αναφοράς 22

24 Συμπληρώστε τα στοιχεία που θέλετε και επιλέξτε «Αποθήκευση» για να εφαρμοστούν οι αλλαγές που κάνατε. 9.3 Υποβολή αιτημάτων στην «Υπηρεσία» (από «Τελικό Χρήστη») Επιλέξτε «Υποβολή νέου αιτήματος» ή «Νέο αίτημα». (εικ. 16) Επιλέξτε «Άρθρο». Συμπληρώστε τα στοιχεία του άρθρου που σας ενδιαφέρει. (εικ. 17) Τα στοιχεία που πρέπει οπωσδήποτε να συμπληρώσετε στη «φόρμα αιτήματος» ώστε να συνεχιστεί η διαδικασία υποβολής αιτήματος είναι ο «Τίτλος του Περιοδικού», το «Έτος Δημοσίευσης» και «Αρχική Σελίδα του άρθρου». Συμπληρώστε σημειώσεις σχετικές με το συγκεκριμένο άρθρο («Προσωπικές σημειώσεις») που μπορούν να φανούν χρήσιμες στην έρευνά σας. Συμπληρώστε σημειώσεις σχετικές με το αίτημα («Μήνυμα προς τη Βιβλιοθήκη») που απευθύνονται στη «Βιβλιοθήκη» σας. Επιλέξτε «Υποβολή αιτήματος» για να υποβάλετε το αίτημα στη «Βιβλιοθήκη» σας. 9.4 Ενημέρωση για την κατάσταση των αιτημάτων Οι «Τελικοί Χρήστες» ενημερώνονται για την κατάσταση των αιτημάτων τους αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και μέσω του λογαριασμού τους στο σύστημα «NILDE». (εικ. 20) Εικ. 20: Κατάσταση αιτημάτων 23

25 Στο σύστημα εμφανίζονται 4 διαφορετικές επισημάνσεις δίπλα στο εκάστοτε άρθρο ανάλογα με την κατάστασή του: Άσπρο κύκλος Αίτημα που δεν έχει υποβληθεί στην «Υπηρεσία» (έχει αποθηκευθεί στο σύστημα ως απλή βιβλιογραφική αναφορά). Πορτοκαλί κύκλος Αίτημα που έχει υποβληθεί στην «Υπηρεσία» και βρίσκεται υπό επεξεργασία. Πράσινος κύκλος Κόκκινος κύκλος Αίτημα επιτυχώς διεκπεραιωμένο. Επισκεφθείτε τη «Βιβλιοθήκη» σας για να παραλάβετε το αντίγραφο του άρθρου. Αίτημα που απορρίφθηκε από την «Υπηρεσία». Επιλέξτε το για να δείτε το λόγο απόρριψης. 24

26 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Αναζήτηση βιβλιογραφικών αναφορών Για την υποβολή αιτημάτων στην «Υπηρεσία» απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η συμπλήρωση της βιβλιογραφικής αναφοράς (τίτλος περιοδικού και άρθρου, σελίδα, έτος δημοσίευσης) του άρθρου που σας ενδιαφέρει. Η «Υπηρεσία» εξυπηρετεί αιτήματα που αφορούν ΜΟΝΟ στις ηλεκτρονικές πηγές του HEAL-Link. Η αναζήτηση επιστημονικών άρθρων μπορεί να γίνει μόνο μέσα από τον αλφαβητικό κατάλογο του HEAL-Link. Για να αναζητήσετε τα στοιχεία των επιστημονικών άρθρων που σας ενδιαφέρουν: Επισκεφθείτε τον αλφαβητικό κατάλογο του HEAL-Link. 15 Αναζητήστε το περιοδικό που σας ενδιαφέρει αλφαβητικά ή πληκτρολογώντας τον τίτλο του στο πεδίο «Γρήγορη Αναζήτηση». (εικ. 21) Εικ. 21: Αλφαβητικός κατάλογος HEAL-Link

27 Στη λίστα αποτελεσμάτων προβάλλονται ο Τίτλος του Περιοδικού, ο Εκδοτικός Οίκος/Πάροχος του Περιοδικού και οι Χρονολογίες στις οποίες έχει πρόσβαση ο HEAL-Link. Επιλέξτε το περιοδικό που σας ενδιαφέρει, ώστε να οδηγηθείτε αυτόματα στoν ιστότοπο του εκδότη και συγκεκριμένα στην ιστοσελίδα των περιεχομένων του περιοδικού. (εικ. 22) Επιλέξτε ή αναζητήστε το άρθρο που σας ενδιαφέρει. Αντιγράψτε τα στοιχεία του (Τίτλος περιοδικού, Τίτλος άρθρου, Αρχική σελίδα, Έτος δημοσίευσης κλπ) στη φόρμα αιτήματος στο σύστημα «NILDE». Εικ. 22: Περιεχόμενα του περιοδικού (ιστοσελίδα εκδότη) Υποβάλετε το αίτημα στην «Υπηρεσία» Για να διεκπεραιωθεί επιτυχώς το αίτημα σας, δηλαδή να σας αποστείλει η «Υπηρεσία» το αντίγραφο του επιστημονικού άρθρου που σας ενδιαφέρει, πρέπει ο HEAL-Link να έχει εξασφαλίσει πρόσβαση σ αυτό. Για να γνωρίζετε σε ποια περιοδικά και σε ποια έτη δημοσίευσης έχει πρόσβαση ο HEAL-Link - σύμφωνα με τους όρους των συμβολαίων που έχουν υπογραφεί με διεθνείς εκδοτικούς οίκους - 26

28 σημειώστε τις ημερομηνίες που προβάλλονται δίπλα στους τίτλους των περιοδικών στον αλφαβητικό κατάλογο (μέσα στην παρένθεση). Δεν αποκλείεται σε ελάχιστες περιπτώσεις αυτές οι ημερομηνίες να μην αντιστοιχούν στην πραγματική άδεια πρόσβασης. Αυτό μπορεί να συμβεί λόγω τεχνικών προβλημάτων που προκύπτουν από την πλευρά των εκδοτών και επιλύονται άμεσα όταν γίνουν αντιληπτά από τον HEAL-Link. Ορισμένοι τίτλοι περιοδικών των εκδοτών/παρόχων Directory of Open Access Journals (DOAJ), HighWire Press, Hikari Ltd, NUMDAM και Project Euclid παρέχονται δωρεάν. Επομένως δεν είναι απαραίτητο να υποβληθεί αίτημα προς την «Υπηρεσία» μιας και η πρόσβαση στο πλήρες κείμενο τους είναι εφικτή μέσω του ιστοτόπου του HEAL-Link. 27