Διαχείριση Αυτοματοποιημένων Συστημάτων Βιβλιοθηκών. ΣΤ Εξάμηνο. Σημειώσεις μαθήματος

Transcript

1 Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Τμήμα Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων Πληροφόρησης Διαχείριση Αυτοματοποιημένων Συστημάτων Βιβλιοθηκών ΣΤ Εξάμηνο Σημειώσεις μαθήματος Μιχάλης Γερόλιμος Γιώργος Χριστοδούλου Θεσσαλονίκη

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή...3 Η αρχή των υπολογιστικών συστημάτων...5 Οι πρώτες εφαρμογές στις βιβλιοθήκες παράλληλη πορεία...7 Αυτοματοποίηση βιβλιοθηκών - Πρώτη φάση...9 Γενικά χαρακτηριστικά εξέλιξης αυτοματισμού στις βιβλιοθήκες...14 Η online εποχή των βιβλιοθηκών...16 Πρώτη φάση αυτοματισμού: Ανάπτυξη λογισμικού από μεμονωμένους οργανισμούς...17 Δεύτερη φάση αυτοματισμού: Συνεργατικά σχήματα...18 Τρίτη φάση αυτοματισμού: «Με το κλειδί στο χέρι»...19 Τέταρτη φάση αυτοματισμού: Ολοκληρωμένα Συστήματα Αυτοματοποίησης.20 Βασικά χαρακτηριστικά ολοκληρωμένων συστημάτων αυτοματισμού...22 Διαδικασία επιλογής ενός αυτοματοποιημένου συστήματος από μία βιβλιοθήκη23 Κριτήρια επιλογής λογισμικού...24 Πιθανά προβλήματα κατά την εγκατάσταση...26 Παρουσίαση βασικών υποσυστημάτων (modules) των συστημάτων αυτοματισμού...27 Υποσύστημα καταλογογράφησης (cataloguing ή cataloging module)...27 Υποσύστημα προσκτήσεων (acquisitions module)...28 Υποσύστημα περιοδικών εκδόσεων (serials module)...29 Υποσύστημα κίνησης υλικού (circulation module)...31 Online κατάλογος (OPAC)...32 Αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών σε ένα πληροφοριακό σύστημα...35 Μέθοδοι αναζήτησης και ανάκτησης δεδομένων...38 Αξιολόγηση συστημάτων ανάκτησης πληροφοριών...39 Ανάλυση συστήματος...40 Μελέτη σκοπιμότητας...41 Αίτηση προσφοράς...42 Εγκατάσταση του νέου συστήματος...43 Συμβολής της υπολογιστικής τεχνολογίας στην εξέλιξη των υπηρεσιών που προσφέρει η βιβλιοθήκη...46 Πρότυπα καταγραφής, ανταλλαγής και αναζήτησης βιβλιογραφικών δεδομένων48 MARC και ISO ISO MARC...48 Z Διαδανεισμός (Interlibrary Loan ILL)

3 Εισαγωγή 1 Το συμβατικό περιβάλλον πληροφόρησης (ή των βιβλιοθηκών), όπως αυτό διαμορφώθηκε κυρίως τον 18 ο και 19 ο αι. έως και τον 2 ο Παγκόσμιο Πόλεμο, διέρχεται μια περίοδο διαρκούς αλλαγής και διαφοροποίησης με την εισαγωγή τεχνολογικών καινοτομιών στην υποστήριξη των συμβατικών λειτουργιών της βιβλιοθήκης, και, κυρίως, με τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών. Οι αλλαγές αυτές επηρέασαν εκ βάθρων τη δομή του συμβατικού μοντέλου παροχής συλλογών και πληροφοριών από τους παραδοσιακούς οργανισμούς πληροφόρησης (βιβλιοθήκες, αρχεία, κέντρα τεκμηρίωσης κλπ.) Η χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών, η ενσωμάτωση τεχνολογιών τηλεπικοινωνιών στην καθημερινή λειτουργία της βιβλιοθήκης, η ένταξη σε δίκτυα υπολογιστών, η ψηφιοποίηση και η ηλεκτρονική χρήση τεκμηρίων, η δημιουργία του Διαδικτύου και η εφεύρεση του Παγκόσμιου Ιστού είναι μερικές από τις τεχνολογικές εξελίξεις που άλλαξαν την παγιωμένη, έπειτα από εξέλιξη αιώνων, μορφή της συμβατικής βιβλιοθήκης και της υπηρεσίας πληροφόρησης σε μια προσπάθεια να μετακινηθεί αυτή, από το ρόλο του απλού μεσάζοντα κατά τη διακίνηση της πληροφορίας, σε αυτό του ουσιαστικού διακινητή της. Αυτό που, πάντως, είναι καλό να έχουμε υπόψη μας είναι ότι η χρήση της τεχνολογίας, γενικά, υπήρξε ζητούμενο για τις βιβλιοθήκες πολύ καιρό πριν εμφανιστούν οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές και το Διαδίκτυο. Για παράδειγμα, όταν η γραφομηχανή άρχισε να χρησιμοποιείται από τις βιβλιοθήκες, στο τέλος του 19ου αιώνα, θεωρήθηκε μια επαναστατική εξέλιξη. Η είσοδος των ηλεκτρονικών υπολογιστών στις βιβλιοθήκες έχει προκαλέσει ποικίλες συζητήσεις για το μέλλον βιβλιοθηκών, συζητήσεις που, αργότερα, εντάθηκαν όταν οι βιβλιοθήκες έγιναν κομμάτι του νέου ψηφιακού περιβάλλοντος. Αυτές μπορεί να αφορούν μια μικρή αξιοποίηση του ηλεκτρονικού περιβάλλοντος από τις βιβλιοθήκες και επομένως με την προοπτική ότι οι βιβλιοθήκες θα διατηρήσουν σε ένα μεγάλο βαθμό την «παραδοσιακή» τους μορφή έως, βέβαια, την πλήρη εφαρμογή και είσοδο των τεχνολογικών καινοτομιών στο εσωτερικό μιας βιβλιοθήκης, η οποία και θα αλλάξει πλήρως όχι μόνο μορφή αλλά ρόλο και 1 Για τη συγγραφή των σημειώσεων του μαθήματος χρησιμοποιήθηκαν, κατά βάση, τα εξής τεκμήρια: L. A. Tedd, An Introduction to Computer-based Library Systems, London: Heyden, 1980, Dennis Reynolds, Library Automation: Issues and Applications, New York: Bowker, 1985 και Γ. Δ. Μπώκος, Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφόρησης, Αθήνα: Παπασωτηρίου,

4 λειτουργία. Ορισμένοι βιβλιοθηκονόμοι δέχτηκαν την πρόκληση της Τεχνολογίας με ενθουσιασμό, αρκετοί με σκεπτικισμό, ενώ κάποιοι εγκατέλειψαν το επάγγελμα ακριβώς λόγο της εισαγωγής της Τεχνολογίας στις βιβλιοθήκες 2. Είναι, παράλληλα, σημαντικό να έχουμε διαρκώς υπόψη μας τρία στοιχεία, τα οποία είναι βασικά συστατικά στη διαδικασία που είναι γνωστή, γενικά, ως αυτοματοποίηση βιβλιοθηκών. Πρώτον, ορισμένα συστατικά των συστημάτων αυτοματοποίησης παρουσιάζουν μεγαλύτερο «ενδιαφέρον» αλλά και, ίσως, πολυπλοκότητα από την ίδια την «Τεχνολογία». Για παράδειγμα, παρόλο που η τεχνολογία στο εσωτερικό των βιβλιοθηκών, που σχετίζεται με τη χρήση υλικού (hardware) και λογισμικού (software) αλλάζει διαρκώς, υπάρχουν ζητήματα διαχείρισης και ανάλυσης των δεδομένων και των πραγματικών καταστάσεων σε μία βιβλιοθήκη σχετικά με την αξιολόγηση, την επιλογή, την αγορά, την ενσωμάτωση και τη διαρκή χρήση των αυτοματοποιημένων υπολογιστικών συστημάτων, ζητήματα που υπέρκεινται των εξελίξεων σχετικά με την «τελευταία λέξη της τεχνολογίας» των υπολογιστών σε κάποια δεδομένη χρονική στιγμή. Δεύτερον, πολλά από τα ζητήματα ανάλυσης και διαχείρισης μπορούν, επίσης, να αφορούν ένα σημαντικό αριθμό διαφορετικών εφαρμογών για τις οποίες τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορεί να χρησιμοποιηθούν. Πιο απλά, αν και η ενασχόληση του προσωπικού με επιμέρους συστήματα/εφαρμογές που έχουν ή πρόκειται να αυτοματοποιηθούν (π.χ. καταλογογράφηση, δανεισμός, περιοδικά κλπ.) είναι μια απαραίτητη διαδικασία προκειμένου να εξασφαλιστεί η επιτυχημένη ενσωμάτωση και χρήση των συστημάτων αυτών, είναι σημαντικό να δοθεί, παράλληλα, έμφαση στην ανάλυση των επιλογών που πρέπει να γίνουν, τον προσεκτικό σχεδιασμό και την εξέταση των επιπτώσεων που θα επιφέρουν οι αλλαγές στον άνθρωπο που διαχειρίζεται τις εφαρμογές αυτές. Τρίτον, θα ήταν, ίσως, πιο αποδοτικό για την κατανόηση της αυτοματοποίησης των βιβλιοθηκών, αν αυτή η διαδικασία τοποθετούνταν σε ένα ευρύτερο πλαίσιο - τεχνολογικό, επιστημονικό και επαγγελματικό το οποίο επηρεάζει, εξ ορισμού, τα ίδια τα αυτοματοποιημένα συστήματα. Για παράδειγμα, τα συνεργατικά σχήματα βιβλιοθηκών (bibliographic utilities ή co-operatives) μπορούν να εξεταστούν μέσα από μία καθαρά τεχνολογική θεώρηση, δηλαδή το σύνολο των τεχνολογικών εξελίξεων (ηλεκτρονικοί υπολογιστές, δίκτυα υπολογιστών, δυνατότητες μεταφοράς 2 Reynolds, Dennis, Library Automation, σ. 3. 4

5 δεδομένων κλπ.) οι οποίες και κατέστησαν δυνατή την υλοποίηση δικτύων μεταξύ τους. Ωστόσο, η εξέλιξη αυτών των δικτύων, δεν υπήρξε, μονάχα, το αποτέλεσμα των εξελίξεων στην Τεχνολογία, αλλά το αποτέλεσμα διεργασιών που είχαν ξεκινήσει αρκετές δεκαετίες νωρίτερα, με την υλοποίηση φυσικών δικτύων συνεργασίας μεταξύ βιβλιοθηκών, αλλά, ταυτόχρονα, και το αποτέλεσμα συγκεκριμένων συνθηκών που επικράτησαν τη δεδομένη χρονική στιγμή στο χώρο της Βιβλιοθηκονομίας (π.χ. ερευνητικό ενδιαφέρον, χρηματοδότηση των προσπαθειών, αύξηση του κόστους διατήρησης φυσικών συλλογών κλπ.). 3 Καθ όλη τη διάρκεια της δεκαετίας του 1960, γίνεται αντιληπτή η «κατάρρευση» των χειροκίνητων συστημάτων στις βιβλιοθήκες, κυρίως λόγω της ιδιαίτερα αυξημένης κίνησης στο δανεισμό και την πρόσκτηση νέου υλικού (ορισμένες μεγάλες ειδικές/ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες κατέγραφαν περισσότερους από 1000 δανεισμούς τεκμηρίων την ημέρα). Παράλληλα, το ίδιο χρονικό διάστημα, ο ηλεκτρονικός υπολογιστής υπεισέρχεται, ως εργαλείο αλλά και ως τεχνολογική εξέλιξη, σε ένα ευρύτερο κοινωνικό στρώμα δραστηριοτήτων. Έτσι, η κατάρρευση των χειροκίνητων συστημάτων δανεισμού, σε συνδυασμό με την εμφάνιση της τεχνολογίας των υπολογιστών, έδωσε την ευκαιρία στις βιβλιοθήκες να συνειδητοποιήσουν αρκετά ενωρίς την ευκαιρία που παρουσιαζόταν από την αξιοποίηση του νέου μέσου. Παρ όλο που οι υπολογιστές, αργά αλλά σταθερά, αξιοποιήθηκαν σε διάφορα τμήματα της βιβλιοθήκης (δανεισμός, καταλογογράφηση, προσκτήσεις, περιοδικές εκδόσεις κλπ.) και βελτίωσαν, ή ακόμα και άλλαξαν, ορισμένα βασικά στοιχεία στον τρόπο που εκτελούνταν οι εργασίες σε αυτές τις υπηρεσίες, ο βασικός αντίκτυπος των ηλεκτρονικών υπολογιστών κατά τα πρώτα χρόνια ενσωμάτωσής τους στις βιβλιοθήκες ήταν ότι βοήθησαν να εκτελούνται οι ίδιες ακριβώς λειτουργίες πιο γρήγορα και με μικρότερη ανθρώπινη προσπάθεια. 4 Η αρχή των υπολογιστικών συστημάτων Οι αναλύσεις που σχετίζονται με τη χρήση της τεχνολογίας των υπολογιστών, κυρίως τα πρώτα χρόνια χρήσης της σχετικής τεχνολογίας, αλλά και της τεχνολογίας των δικτύων, με τη χρήση και την αξιοποίηση της αυτοματοποίησης στις βιβλιοθήκες αποτελούν μέρος μίας γενικότερης συζήτησης που, παραδοσιακά, αφορά τις 3 Reynolds, Library Automation, σσ Reynolds, Library Automation, σ

6 βιβλιοθήκες: την περιγραφή, παροχή και πρόσβαση στην καταγεγραμμένη γνώση. Η αυτοματοποίηση στις βιβλιοθήκες υπήρξε ένας σημαντικός παράγοντας στην ενίσχυση των δυνατοτήτων των βιβλιοθηκών να παρέχουν ευρύτερη και ευκολότερη πρόσβαση σε ορισμένες «παραδοσιακές» μορφές υλικού που περιέχουν πληροφορίες 5. Άλλωστε, δεν πρέπει να παραγνωριστεί το γεγονός ότι η παροχή πρόσβασης αλλά και η βελτίωσή της στην καταγεγραμμένη γνώση, και κατ επέκταση στην πληροφορία, υπήρξε το ζητούμενο για τις βιβλιοθήκες για πολλές δεκαετίες πριν την εμφάνιση των υπολογιστών. Βέβαια, οι βιβλιοθήκες δεν υπήρξαν οι μόνοι οργανισμοί που επιδίωξαν και προσέφεραν αυτή την υπηρεσία παροχή πληροφοριών και τεκμηρίων αλλά, παρ όλα αυτά κατάφεραν να εγκαθιδρύσουν τους εαυτούς τους έως έναν από τους βασικούς παράγοντες της διαδικασίας της προσφοράς ελεύθερης πληροφόρησης σε δυνητικούς χρήστες. Η υπολογιστική τεχνολογία εισέρχεται στην επιστημονική και κοινωνική πραγματικότητα, ουσιαστικά στο δεύτερο μισό της δεκαετίας του 40, αν και οι τεχνολογικές εξελίξεις που οδήγησαν στη δημιουργία των πρώτων ηλεκτρονικών υπολογιστών είχαν ξεκινήσει αρκετά νωρίτερα. Αρκεί να αναλογιστούμε ότι πρόγονος των σημερινών μηχανών μπορεί να θεωρηθεί ο άβακας, μια μηχανή που, πιθανώς, χρησιμοποιήθηκε περίπου το 2200 π.χ. Εικόνα 1. Ρωμαϊκός άβακας από τους Βαβυλώνιους ή και ακόμη νωρίτερα στην κοιλάδα του Τίγρη - Ευφράτη από το 3500 π.χ.. 5 Reynolds, Library Automation, σ. 4. 6

7 Στην πρώτη γενιά υπολογιστών ανήκουν μοντέλα όπως ο ABC, ο ENIAC (εικ. 2) και ο EDSAC 6. Ο τελευταίος αποτέλεσε μια ακόμα σημαντική ανακάλυψη στην αλυσίδα εξέλιξης των ηλεκτρονικών υπολογιστών, αφού αποτέλεσε τον πρώτο υπολογιστή με αποθηκευτικά μέσα και χρησιμοποιήθηκε ευρέως για την ανάπτυξη τεχνικών προγραμματισμού. Εικόνα 2. ENIAC Τους ογκώδεις και δυσλειτουργικούς αυτούς υπολογιστές διαδέχονται οι, λεγόμενοι, υπολογιστές δεύτερης γενιάς 7. Θα ακολουθήσουν και άλλες γενιές υπολογιστών, σε κάθε μία από τις οποίες θα πραγματοποιούνται σημαντικά βήματα εξέλιξης και αναβάθμισης των λειτουργικών και επεξεργαστικών δυνατοτήτων τους. Η Βιβλιοθηκονομία, η Επιστήμη των Πληροφοριών και η Επιστήμη της Πληροφόρησης, επιστήμες συγγενείς μεταξύ τους, 8 διέβλεψαν αρκετά νωρίς τις δυνατότητες που προσέφερε το, τότε, νέο αυτό τεχνολογικό επίτευγμα, και προσπάθησαν, να εξερευνήσουν τις δυνατότητες που προσέφερε η υπολογιστική τεχνολογία στην αναβάθμιση και επέκταση των εργασιών μιας βιβλιοθήκης. Οι πρώτες εφαρμογές στις βιβλιοθήκες παράλληλη πορεία Οι εξελίξεις στην εφαρμογή των υπολογιστικών συστημάτων στις βιβλιοθήκες, ακολουθούν, σε γενικές γραμμές, τις εξελίξεις στην ίδια την υπολογιστική 6 Για την ιστορία της εμφάνισης και εξέλιξης των υπολογιστών βλέπε, μεταξύ άλλων, Michael R. Williams, A History of Computing Technology, Los Alamitos, Calif.: IEEE Computer Society Press 1997, Paul E. Ceruzzi, A History of Modern Computing, Cambridge, MA: MIT Press, 1998 και Martin Campbell-Kelly [and] William Aspray, Computer: A History of the Information Machine (2 nd ed), Westview Press, Η μεγάλη διαφοροποίηση από τους υπολογιστές που προηγήθηκαν είναι η χρήση των τρανζίστορ στη θέση των λυχνιών. Με την αντικατάσταση αυτή το μέγεθος των ηλεκτρονικών υπολογιστών έγινε μικρότερο, η ταχύτητα εκτέλεσης μεγαλύτερη και τα σφάλματα από μηχανικά αίτια ελαχιστοποιήθηκαν καθώς χρησιμοποιήθηκαν κυκλώματα προσδιορισμού και διόρθωσης, ενώ ο προγραμματισμός γίνεται με γλώσσες υψηλού επιπέδου (FORTEAN, ALGOL, COBOL κλπ.) 8 Αναλυτική εξήγηση και ορισμοί σχετικά με τρεις αυτούς όρους (καθώς και άλλων όπως π.χ. Τεκμηρίωση) βλέπε Γ. Δ. Μπώκος, Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφόρησης, Αθήνα: Παπασωτηρίου, 2001, σσ

8 τεχνολογία. Αυτό που, όμως, παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τη Βιβλιοθηκονομία είναι τα γενικά χαρακτηριστικά αυτής της εξέλιξης, όπως μπορούν να εξεταστούν μέσα από μια ιστορική ματιά. Ένα από τα πιο αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά αυτής της διαδρομής είναι η σταδιακή και ολοένα επιταχυνόμενη ισχύς των υπολογιστικών συστημάτων που είναι διαθέσιμα στον χρήστη. 9 Μεγαλύτερη επεξεργαστική ισχύς συνεπάγεται και αύξηση των δυνατοτήτων επεξεργασίας δεδομένων, βασικό χαρακτηριστικό της ενσωμάτωσης των ηλεκτρονικών υπολογιστών στο χώρο λειτουργίας της βιβλιοθήκης. Τα αποθηκευτικά μέσα, από τις δισκέτες 5.25 ιντσών μέχρι και τους πιο πρόσφατους δίσκους Blue-Ray, διαμόρφωσαν μια νέα πραγματικότητα για τη συμβατική βιβλιοθήκη σε ό,τι αφορά τόσο τα εργαλεία πρόσβασης στις συλλογές της, όσο και τα ίδια τα τεκμήρια, καθώς η διακίνηση και η διαχείριση τους εξαρτάται και επηρεάζεται από το χώρο που διατίθεται για την καταχώρισή τους. Η δυνατότητα επεξεργασίας, αποθήκευσης και διαχείρισης μεγάλου όγκου πρωτογενών τεκμηρίων, δεδομένων και μεταδεδομένων με την είσοδο της υπολογιστικής τεχνολογίας στη βιβλιοθήκη έγινε γρήγορα αντιληπτό ότι προσέφερε πολλαπλά πλεονεκτήματα, και άλλαξε, σταδιακά τη δομή της λειτουργίας της. Ειδικά τα τελευταία χρόνια, η εξέλιξη των υπολογιστών και η εισχώρησή τους σε όλους σχεδόν του τομείς της επιστήμης, τεχνολογίας και καθημερινής ζωής οδήγησαν στην εισαγωγή του όρου "Τεχνολογίες Πληροφοριών" (Information Technologies, IT), που αναφέρεται στη σύζευξη της Πληροφορικής 10 με συναφείς κλάδους, όπως π.χ. οι τηλεπικοινωνίες, ο αυτοματισμός γραφείων κ.ά., αλλά και με κάθε άλλο κλάδο της επιστήμης της βιομηχανίας, της οικονομίας, κλπ. που επιζητεί την αποδοτική 9 Το 1965 ο Gordon E.Moore διατύπωσε αυτό που έχει μείνει γνωστό ως «ο νόμος του Moore» (Moore s Law). Σύμφωνα με αυτόν, στην αναθεωρημένη του εκδοχή, η ισχύς των υπολογιστικών συστημάτων θα διπλασιάζεται κάθε 18 μήνες, κάτι που εφαρμόστηκε για πολλές δεκαετίες, μέχρι και σήμερα. Πλέον, έχει ήδη διατυπωθεί η άποψη, από τον ίδιο τον Moore, ότι ο υπολογισμός του έχει ξεπεραστεί. Το αρχικό άρθρο είναι διαθέσιμο σε ηλεκτρονική μορφή στη διεύθυνση: ftp://download.intel.com/museum/moores_law/articles- Press_Releases/Gordon_Moore_1965_Article.pdf 10 Ως πληροφορική ορίζεται συνοπτικά η επιστήμη που ασχολείται με την ορθολογική μηχανική επεξεργασία της πληροφορίας, η οποία θεωρείται η θεμελιώδης βάση των ανθρώπινων γνώσεων στους επιστημονικούς, τεχνικούς, οικονομικούς και κοινωνικούς τομείς Είναι, δηλαδή, η επιστήμη της επεξεργασίας πληροφοριών, δηλαδή των μεθόδων καταγραφής, χειρισμού και ανάκτησης πληροφοριών. Αποτελεί μετάφραση του γαλλικού όρου informatique, που, με τη σειρά του, προκύπτει από τη σύντμηση των λέξεων information + automatique και χρησιμοποιείται κύρια στις κεντρικές ευρωπαϊκές χώρες, ενώ στις αγγλοσαξονικές και ΗΠΑ χρησιμοποιείται ο όρος "επιστήμη υπολογιστών" (Computing science ή computing). Στις πρώην ΕΣΣΔ χρησιμοποιείται ο όρος "κυβερνητική" (cybernetics). 8

9 χρήση των σύγχρονων υπολογιστικών τεχνικών στην επίλυση πολύπλοκων πρακτικών προβλημάτων του. 11 Αυτοματοποίηση βιβλιοθηκών - Πρώτη φάση Ο όρος «αυτοματοποίηση» είναι απόλυτα συνδεδεμένος με τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές, καθώς, η είσοδός τους στο χώρο των βιβλιοθηκών αναδιάρθρωσε εκ βάθρων όλο το υπάρχον συμβατικό μοντέλο διαχείρισης και διακίνησης τεκμηρίων. Επισημαίνεται, ακόμα, ότι με τον όρο αυτοματοποίηση βιβλιοθηκών εννοείται η επαναχρησιμοποίηση των δεδομένων και η ευελιξία στην επεξεργασία τους. Αυτό το προσέφεραν ακόμα και οι μηχανές ανάγνωσης διάτρητων καρτών και φυσικά οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές, σε αντίθεση με τα φωτοτυπικά μηχανήματα, ηλεκτρονικά συστήματα ασφαλείας, κλπ. που δεν εμπίπτουν σε αυτή την κατηγορία και δεν εξετάζονται ως συστατικά στην εξέλιξη της αυτοματοποίησης των βιβλιοθηκών. Ωστόσο, η προοπτική της αυτοματοποίησης θα έπρεπε, ίσως, να εξεταστεί μέσα από μια ευρύτερη θεώρηση, μία εξέταση δηλαδή που δε θα θεωρεί ως μοναδικό παράγοντα εξέλιξης μόνο της μηχανές αλλά θα συμπεριλαμβάνει, στην εξίσωση αυτή, και τον ανθρώπινο παράγοντα ως αξιόλογο παράγοντα και θα εξετάζει και τον άνθρωπο ως βασικό συστατικό της εξέλιξης στο κομμάτι της αυτοματοποίησης. Και αυτό γιατί ακόμα και το πιο εξελιγμένο υπολογιστικό σύστημα προσφέρει μία σταθερή βάση εκκίνησης για τη διαδικασία της μεταφοράς των λειτουργιών μιας βιβλιοθήκης από το χειροκίνητο στο αυτοματοποιημένο σύστημα. Εξίσου σημαντικοί παράγοντες για μία επιτυχημένη διαδικασία αυτοματοποίησης είναι και τα ανθρώπινα στοιχεία που αφορούν την επιδέξια επιλογή της τεχνολογίας, την εισαγωγή της σε ένα προϋπάρχον σύστημα, καθώς και τους τρόπους με τους οποίους αυτή η τεχνολογία θα χρησιμοποιηθεί Ηλίας Λυπιτάκης, Εισαγωγή στην Επιστήμη των Υπολογιστών, Πάτρα: Ελληνικό Ανοιχτό Πανεπιστήμιο, 2000, σ Reynolds, Library Automation, σσ

10 Εικόνα 3. Υπολογιστής 2ης γενιάς. Από τις, λεγόμενες, γενιές υπολογιστών, αυτή που έχει ιδιαίτερη σημασία σε μια προσπάθεια ιστορικής θεώρησης της αυτοματοποίησης των βιβλιοθηκών είναι η δεύτερη. Ο υπολογιστής, ένα τεχνολογικό επίτευγμα με ιδιαίτερα μεγάλο κόστος, θα αποκτηθεί, κυρίως, από μεγάλους οργανισμούς (όπως πανεπιστήμια) και εταιρείες και σε αυτό το σημείο ξεκινάει η προσπάθεια αξιοποίησης των δυνατοτήτων ενός υπολογιστή στην καθημερινή λειτουργία των βιβλιοθηκών 13. Ωστόσο, οι πρώτοι αυτοί υπολογιστές εξακολουθούν να είναι ιδιαίτερα ακριβοί, και το κόστος αγοράς, εγκατάστασης και συντήρησης παρέμενε απαγορευτικό για τις περισσότερες βιβλιοθήκες, με αποτέλεσμα, στην πραγματικότητα, οι βιβλιοθήκες να χρησιμοποιούν τον ηλεκτρονικό υπολογιστή του Ιδρύματος, του οποίου αποτελούσαν τμήμα, για εκείνο το χρονικό διάστημα που δε χρησιμοποιούνταν, ο υπολογιστής, για κάποιον άλλο λόγο. Συνήθως, ο χρόνος που είχε στη διάθεσή της η βιβλιοθήκης ήταν περιορισμένος. Πρόκειται, πάντως, για μια περίοδο, γενικά, δύσκολη όσον αφορά την ενσωμάτωση και αποδοχή των υπολογιστικών συστημάτων στις ποικίλες κοινωνικές δραστηριότητες καθώς η ανεπάρκεια της τεχνολογίας να καλύψει συγκεκριμένες ανάγκες, η αδυναμία κατανόησης των δυνατοτήτων ενός υπολογιστικού συστήματος από αυτούς που καλούνταν να το χρησιμοποιήσουν, αλλά και η γενικευμένη αντίληψη των ανθρώπων της πληροφορικής επάνω στις ανάγκες που οι βιβλιοθήκες είχαν από τη χρήση των υπολογιστών, οδήγησαν σε συγκρούσεις και αποτυχίες. Ανάλογη υπήρξε και η εμπειρία στο χώρο των βιβλιοθηκών ωστόσο η κατάσταση 13 Μερικές σημαντικές επιρροές εκτός από την ίδια την τεχνολογία, ενέργησαν ως πρόσθετα κίνητρα για τη μηχανοργάνωση των εργασιών στις βιβλιοθήκες. Για παράδειγμα, οι αυξανόμενες εγγραφές σπουδαστών που συνδυάστηκαν με τη σχετική ευημερία στην εκπαίδευση και τις κοινωνικές υπηρεσίες κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του '60 οδήγησαν σε περισσότερους χρήστες βιβλιοθηκών και περισσότερα κεφάλαια για την απόκτηση υλικού. 10

11 βελτιώθηκε αρκετά γρήγορα, 14 κάτι που οδήγησε σε ολοένα διευρυμένη χρήση υπολογιστικών συστημάτων στις βιβλιοθήκες 15. Η βιβλιοθήκη, όπως έχει ήδη αναφερθεί, στην πρώιμη αυτή περίοδο, είχε τη δυνατότητα να χρησιμοποιεί το υπολογιστικό σύστημα του ιδρύματος στο οποίο ανήκε, όπου φυσικά υπήρχε ένα τέτοιο σύστημα, κυρίως, κατά τις ώρες που δε χρησιμοποιούνταν για άλλες λειτουργίες του ίδιου του ιδρύματος, συνηθέστερα κατά τις βραδινές ώρες. Επισημαίνεται εδώ ότι οι περιορισμένες αυτές βιβλιοθηκονομικές εργασίες δε γίνονται σε πραγματικό χρόνο, αλλά σε μορφή μαζικής επεξεργασίας (batch mode). Οι πρώτες λειτουργίες που προσπαθεί να υποστηρίξει το υπολογιστικό σύστημα είναι αυτές που είναι από τη φύση τους πολύπλοκες, χρονοβόρες και διαρκώς επαναλαμβανόμενες. Δηλαδή ο δανεισμός και η καταλογογράφηση. Ο δανεισμός, ειδικά για μια μεγάλη βιβλιοθήκη, είναι μια διαδικασία που διαρκώς επαναλαμβάνεται, ενώ υπεισέρχονται και ζητήματα ασφάλειας και ελέγχου της συλλογής. Επιπρόσθετα, πρόκειται για μια εργασία ιδιαίτερα τυποποιημένη εισόδου εξόδου του υλικού, γεγονός θετικό για την ανάπτυξη εφαρμογών και την ενσωμάτωση των υπολογιστικών συστημάτων στη βιβλιοθήκη, καθώς παρόμοιες λειτουργίες ήταν ήδη γνωστές, και, επομένως, κατανοητές στον ευρύτερο εμπορικό και επιχειρηματικό χώρο. Ελάχιστη προσπάθεια απαιτούνταν από τον χρήστη και τον υπάλληλο για τον δανεισμό - επιστροφή του υλικού, ενώ η ταχύτητα επεξεργασίας των ηλεκτρονικών υπολογιστών και των εκτυπωτών σήμαινε ότι ολόκληρο το αρχείο δανεισμού της βιβλιοθήκης μπορούσε να ανανεώνεται καθημερινά 16 και, συγχρόνως, αποβάλλονταν τα ογκώδη αρχεία καρτών και μειώνονταν η συμφόρηση που παρατηρούνταν στο τμήμα δανεισμού από τη συντήρησή τους 17. Παράλληλα, ο ηλεκτρονικός υπολογιστής μείωσε σημαντικά το χρόνο που χρειαζόταν το προσωπικό για να ανακαλύψει 14 Μια σχετική έρευνα της ALA έδειξε ότι στα μέσα της '60, 80 βιβλιοθήκες στις ΗΠΑ χρησιμοποιούσαν υπολογιστικά συστήματα για το δανεισμό, ενώ μια σχετική έρευνα το 1971 αναφέρει ότι ο αριθμός των βιβλιοθηκών που χρησιμοποιούν υπολογιστικά συστήματα ανέρχεται στις 506. Στοιχεία από τα δημοσιεύματα Dennis Reynolds, Library Automation: issues and applications, N.Y: Bowker, 1985, σ. 26 και L. A. Tedd, An Introduction to Computer-based Library Systems, London: Heyden, 1980, σ.2 αντίστοιχα. 15 Μπώκος, Τεχνολογία, ό.π., σ Για παράδειγμα, η βιβλιοθήκη του University of California εκτύπωσε τη λίστα των περιοδικών εκδόσεων που είχε στην κατοχή της μέσα σε 5 λεπτά, κάτι που με τη χρήση της προηγούμενης τεχνολογίας των unit - record θα απαιτούσε περισσότερες από 27 ώρες. 17 Την περίοδο αυτή τα χειροκίνητα συστήματα δανεισμού κατέρρεαν λόγω της διαρκώς αυξανόμενης δραστηριότητας στο δανεισμό και τις προσκτήσεις. Την ίδια στιγμή, η χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών αυξανόταν σε όλα τα κοινωνικά τμήματα. 11

12 καθυστερήσεις στην επιστροφή τεκμηρίων και την επιβολή προστίμων. Ο δανεισμός αποτελεί την πρώτη, ίσως, μορφή αυτοματοποίησης των λειτουργιών μιας βιβλιοθήκης 18. Μια δεύτερη λειτουργία της συμβατικής βιβλιοθήκης είναι αυτή που, γενικά, αποκαλείται «καταλογογράφηση», και αφορά την επεξεργασία του υλικού της βιβλιοθήκης ώστε να μπορεί ο χρήστης να έχει πρόσβαση στις συλλογές της. Αν και η πνευματική εργασία που περιλαμβάνεται στην καταλογράφηση είναι πολύ χρονοβόρα και δύσκολα αυτοματοποιήσιμη, οι βιβλιοθήκες από καιρό προσπαθούσαν να μειώσουν το χρόνο και την προσπάθεια που κατέβαλαν για την υλοποίησή της. Εφόσον υπάρχει ένα συγκεκριμένο ποσοστό επικάλυψης ανάμεσα στις συλλογές των βιβλιοθηκών, υπάρχουν προφανή πλεονεκτήματα στη συνεργασία, ώστε το βάρος της πνευματικής εργασίας να μη χρειάζεται να επαναλαμβάνεται σε κάθε ίδρυμα. Αρκούσε η δουλειά να γίνει μια μόνο φορά για κάθε δημοσίευμα. Αν μια βιβλιοθήκη καταλογογραφήσει ένα συγκεκριμένο τεκμήριο και οι υπόλοιπες βιβλιοθήκες που κατέχουν το ίδιο τεκμήριο μπορούν να χρησιμοποιήσουν την έτοιμη εγγραφή, τότε το πρόβλημα της διαρκούς επανάληψης εξαλείφεται. 19 Πρέπει, ωστόσο, να γνωρίζουμε ότι μια βασική διαδικασία στον αυτοματισμό είναι να μπορούν να κατηγοριοποιηθούν αντικείμενα της βιβλιοθήκης (π.χ. βιβλία) ώστε να μπορούν να έχουν την ίδια αντιμετώπιση κατά την επεξεργασία του υλικού. Αυτό το στάδιο της κοινής αντιμετώπισης του υλικού υπήρξε και ένα από τα βασικά προβλήματα κατά τα πρώτα χρόνια της αυτοματοποίησης στις βιβλιοθήκες. Αυτό συνέβη διότι η επεξεργασία υλικού στο στάδιο που ονομάζουμε «καταλογογράφηση» είναι, κατά βάση, μία πνευματική εργασία. Έτσι, παρ όλο που υπάρχει ένα σύνολο από βιβλιογραφικά δεδομένα/πληροφορίες που μπορεί να αποτελέσουν τα στοιχεία περιγραφής ενός τεκμηρίου (π.χ. τίτλος, συγγραφέας, χρονολογία έκδοσης κλπ.), η τελική επιλογή αυτών των δεδομένων και η συσχέτισή τους με ένα συγκεκριμένο τεκμήριο της βιβλιοθήκης είναι μία διαδικασία που εξαρτάται αποκλειστικά από τις επιλογές που θα κάνει ο βιβλιοθηκονόμος και δεν υπάρχει κάποιος τρόπος να διασφαλίσουμε ότι όλοι οι βιβλιοθηκονόμοι θα κάνουν τις ίδιες ακριβώς επιλογές Η προσπάθεια, πάντως, δημιουργίας ενός συστήματος ανταλλαγής βιβλιογραφικών δεδομένων 20, στο πλαίσιο του οποίου θα υπήρχε μεγαλύτερη 18 Μπώκος, Τεχνολογία, ό.π., σ Μπώκος, Τεχνολογία, ό.π., σ Μπορεί να αναφερθεί και ως «καταλογογράφηση με αντιγραφή», γνωστή στην αγγλόφωνη ορολογία ως copy cataloguing. 12

13 ταχύτητα ανταλλαγής, συμβατότητα των δεδομένων και αξιόπιστη παραγωγή καταλόγων, οδήγησε περισσότερες βιβλιοθήκες όχι μόνο στην προσπάθεια αξιοποίησης των υπολογιστικών συστημάτων, αλλά και στην υιοθέτηση συνεργατικών σχημάτων για την αποτελεσματικότερη αντιμετώπιση του ζητήματος. Πρέπει να διευκρινιστεί εδώ ότι οι βιβλιοθήκες είχαν βιβλιογραφικά δεδομένα σε μηχαναγνώσιμη μορφή πριν τη χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Τέτοια δεδομένα ήταν, βασικά, όσα αφορούσαν τον χρήστη που δανείζεται υλικό (π.χ. Ονοματεπώνυμο) και το τεκμήριο που δανείζεται (π.χ. ο τίτλος). Ωστόσο, κατά τη διαδικασία αυτοματοποίησης των λειτουργιών της, μια βιβλιοθήκη κλήθηκε να μεταφέρει σε αρχεία ηλεκτρονικού υπολογιστή το σύνολο των δεδομένων που περιείχε, με κύριο, φυσικά, αντικείμενο μετατροπής τα βιβλιογραφικά δεδομένα που περιέχονταν στους δελτιοκαταλόγους. Αν και ορισμένες βιβλιοθήκες επέλεξαν τη λύση της αναπαραγωγής κειμένου μέσω scanner, η μεγάλη πλειοψηφία των βιβλιοθηκών μετέφερε τα βιβλιογραφικά δεδομένα στο υπολογιστικό σύστημα με τη μέθοδο της δακτυλογράφησης. Πάντως, η ολική μετατροπή των έντυπων δεδομένων αυτών, ανεξάρτητα από τη μέθοδο που τελικά επιλέχθηκε, σε μηχαναγνώσιμη μορφή υπήρξε μια διαδικασία εξαιρετικά χρονοβόρα και δαπανηρή για το σύνολο των βιβλιοθηκών. 21 Ίσως το βασικότερο δίδαγμα που μπορεί να πάρει κανείς αν μελετήσει την ιστορία της αυτοματοποίησης των βιβλιοθηκών, είναι ότι αν και υπήρξε μια επαναστατική διαδικασία, ήταν, παράλληλα, επίπονη και απότομη, ενώ, συχνά, υπήρχαν στάδια επικάλυψης στην εξέλιξή της. Τα βασικά στοιχεία εξέλιξης, όσον αφορά το κομμάτι της εισαγωγής δεδομένων σε ένα υπολογιστικό σύστημα, σε μια περίοδο που καλύπτει μερικές δεκαετίες πριν αλλά και μετά τον Β Παγκόσμιο Πόλεμο είναι τρία: Στις βιβλιοθήκες εισάγονται ηλεκτρομηχανικές συσκευές (unit record equipment) όπως οι μηχανές διάτρητων καρτών, μηχανές υπολογισμού (tabulating machines) και μηχανές ηλεκτρικού υπολογισμού (electric accounting machines, EAM) πριν τη χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών Οι βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν ηλεκτρονικούς υπολογιστές, αλλά η επεξεργασία γίνεται σε μη πραγματικό χρόνο (off line) με τη μορφή μαζικής παραγωγής (batch mode) 21 Reynolds, Library Automation, σ

14 Οι εργασίες πραγματοποιούνται διαδραστικά (interactive) και σε πραγματικό χρόνο (online) Όπως είναι φυσικό, υπήρξαν διαφοροποιήσεις ανάλογα με την περιοχή, τις οικονομικές συνθήκες και το κοινωνικό σύνολο στο οποίο λειτουργούσε μια βιβλιοθήκη, αλλά, σε γενικές γραμμές, η πορεία της εξέλιξης είχε κοινές συνισταμένες για το χώρο των βιβλιοθηκών 22 των ανεπτυγμένων χωρών. Το ενδιαφέρον για τις εφαρμογές των υπολογιστών, το οποίο ξεκίνησε κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1950, έφτασε σε ένα ευρύτερο επίπεδο τη δεκαετία του 1960 και κορυφώθηκε με την πραγματική ενσωμάτωση των υπολογιστικών συστημάτων στις βιβλιοθήκες. Κατά τη διάρκεια αυτής της δεκαετίας υπήρξε μεγαλύτερη υιοθέτηση των υπολογιστικών συστημάτων απ ότι υπήρξε τις τρεις προηγούμενες δεκαετίες για τα μηχανήματα διάτρητων καρτών, γεγονός που μπορεί να εξηγηθεί από τη διαφορά στις τεχνολογικές δυνατότητες των δύο συστημάτων. Γενικά χαρακτηριστικά εξέλιξης αυτοματισμού στις βιβλιοθήκες Ο τρόπος με τον οποίο υλοποιήθηκε η διαδικασία του αυτοματισμού στις βιβλιοθήκες, μέσα σε μια περίοδο που διήρκησε περισσότερες από τρεις δεκαετίες (1960 έως 1980), έχει μερικά βασικά χαρακτηριστικά που, σε κάποιο βαθμό, ακόμη και σήμερα, επηρεάζουν την εξέλιξη και την πορεία των σχετικών εξελίξεων 23. Ο αρχικός προϋπολογισμός για τον αυτοματισμό δεν ανταποκρίνεται, συχνά, στο τελικό κόστος, καθώς, συνήθως η βιβλιοθήκη δαπανά περισσότερα χρήματα. Ωστόσο, όσο η αγορά και εγκατάσταση των ηλεκτρονικών υπολογιστών και του λογισμικού γινόταν πιο φθηνή, τόσο μειώνονταν και το συνολικό κόστος του αυτοματισμού. Οι βιβλιοθηκονόμοι συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα επικοινωνίας με τους πληροφορικούς. Ειδικά τα πρώτα χρόνια, κατά τα οποία οι βιβλιοθήκες χρησιμοποιούσαν τον ηλεκτρονικό υπολογιστή του πατρικού οργανισμού, τα προβλήματα «συνεννόησης» μεταξύ βιβλιοθηκονόμων και πληροφορικών ήταν συνηθισμένο φαινόμενο. Οι βιβλιοθηκονόμοι δεν έχουν πάντα την καλύτερη δυνατή συνεννόηση με τους προμηθευτές των συστημάτων. 22 Reynolds, Library Automation, σ Reynolds, Library Automation, σ

15 Ορισμένοι προμηθευτές σταματούν να υποστηρίζουν τα συστήματά τους, κυρίως λόγω χρεοκοπίας, με αποτέλεσμα οι βιβλιοθήκες να χάνουν την τεχνική υποστήριξη των συστημάτων που έχουν ήδη αγοράσει. Η ανάπτυξη, η παράδοση και ενσωμάτωση των αυτοματοποιημένων συστημάτων συνήθως γίνεται αργότερα από τον αρχικό σχεδιασμό και το σχετικό χρονοδιάγραμμα που είχε θέσει η βιβλιοθήκη. Μια απαραίτητη διαδικασία είναι η μεταφορά των βιβλιογραφικών δεδομένων από το χειροκίνητο/έντυπο σύστημα στο αυτοματοποιημένο. Άρα, η βιβλιοθήκη πρέπει να λάβει σοβαρά υπόψη της αυτή τη χρονοβόρα διαδικασία κατά τον αρχικό σχεδιασμό και το χρονοδιάγραμμα που θα θέσει. Τα υπολογιστικά συστήματα δε δουλεύουν διαρκώς, καθώς μπορεί να χαλάσουν. Επομένως, πρέπει να υπάρχει ένα εναλλακτικό σχέδιο λειτουργίας σε αυτή την περίπτωση. Τα υπολογιστικά συστήματα στις βιβλιοθήκες έχουν συγκεκριμένες δυνατότητες και δε μπορούν να εκτελέσουν όλες τις εντολές και τα «καθήκοντα» που θα ήθελαν οι βιβλιοθηκονόμοι. Θα υπάρχει πάντοτε ένα νέο σύστημα που θα είναι βελτιωμένο, πιο γρήγορο, πιο αποδοτικό και φθηνότερο από αυτό που μόλις αγόρασε η βιβλιοθήκη. Ορισμένοι άνθρωποι (χρήστες ή και βιβλιοθηκονόμοι) δεν επιθυμούν τη χρήση των υπολογιστών. Ο τρόπος που οι βιβλιοθήκες αξιοποιούν τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και, κυρίως, η δυνατότητα χρήσης αυτού του μέσου, εξαρτάται άμεσα από την αύξηση της δυνατότητας αποθήκευσης δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή, την ολοένα και μεγαλύτερη αύξηση της επεξεργαστικής ισχύς και, βασικά, από τη συνεχή μείωση των τιμών για την αγορά νέου υλικού. Δηλαδή, η αυτοματοποίηση στο χώρο των βιβλιοθηκών εξαρτάται άμεσα από το ίδιο το μέσο, τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Για παράδειγμα, όταν η δεκαετία του 1970 εμφανίστηκαν οι μινι-υπολογιστές, αρκετές βιβλιοθήκες είχαν τη δυνατότητα να αγοράσουν τους υπολογιστές αυτούς και να τους ενσωματώσουν στη καθημερινή τους λειτουργία. Έτσι, ένα μέρος του υλικού που χρησιμοποιείται από τις βιβλιοθήκες, ανήκει στην ίδια τη βιβλιοθήκη και, επομένως, η βιβλιοθήκη αποκτά λόγο στην αγορά του υλικού και του λογισμικού που θα χρησιμοποιήσει. 15

16 Η online εποχή των βιβλιοθηκών Στις αρχές της δεκαετίας του 70 το θέμα της αυτοματοποίησης των εργασιών μιας βιβλιοθήκης, παρουσιάζει μια σχετική εξέλιξη, προερχόμενη τόσο από τη σχετική εμπειρία εφαρμογής αυτοματοποιημένων συστημάτων τα προηγούμενα χρόνια αλλά κυρίως, από τις τεχνολογικές εξελίξεις στην Επιστήμη, με κυριότερη αυτή της Τεχνολογίας των Επικοινωνιών, με την ανάπτυξη δικτύων υπολογιστών. Οι εξελίξεις αυτές, σε συνδυασμό με την είσοδο του υπολογιστή στο χώρο της βιβλιοθήκης, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, εγκαινιάζουν την online εποχή στο χώρο των βιβλιοθηκών. Με τον όρο online εννοείται ότι η επεξεργασία γίνεται σε πραγματικό χρόνο, σε αντίθεση με τα off line συστήματα, όπου δίνεται μια εντολή στον υπολογιστή και ενόσω εκτελείται αυτή η εντολή ο χρήστης δε μπορεί να «διαδράσει» με τον ηλεκτρονικό υπολογιστή. Επίσης, με τον όρο online, αυτή την περίοδο δεν εννοούμε τη σύνδεση στο Διαδίκτυο. Η ανάπτυξη online βιβλιοθηκονομικών συστημάτων, σε μια περίοδο που φτάνει έως και σήμερα παρουσιάζει, γενικά, τέσσερεις φάσεις. Πρώτη φάση αυτοματισμού: Ανάπτυξη λογισμικού από μεμονωμένους οργανισμούς Η πρώτη 24 φάση αφορούσε την ανάπτυξη πρωτοποριακών εγχειρημάτων στο εσωτερικό ενός οργανισμού, όπως π.χ. συστήματα δανεισμού 25. Την ίδια περίοδο σχεδιάζονται online συστήματα για τις προσκτήσεις, τον έλεγχο των περιοδικών εκδόσεων και την καταλογογράφηση όπως για παράδειγμα το BALLOTS Πληροφορίες σχετικά με την περιόδους εξέλιξης παρέχει ο Frederick G. Kilgour, History of Library Computerization, Journal of Library Automation, Vol. 3, No. 3, Sept 1970, σσ Μια πρώτη προσπάθεια ήταν αυτή στο Πανεπιστήμιου του Illinois το 1966 για την αυτοματοποίηση του συστήματος δανεισμού. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιήθηκε ο κεντρικός υπολογιστής του ιδρύματος, ενώ ο εξοπλισμός της βιβλιοθήκης περιελάβανε έναν εκτυπωτή και ένα μηχάνημα ανάγνωσης καρτών. Το πρωτοποριακό του όλου εγχειρήματος ήταν ότι αντί να παράγει κάρτες για τις συναλλαγές ή να καταγράφει τις συναλλαγές σε κασέτες, τα δεδομένα αποστέλλονταν απευθείας στον υπολογιστή. 26 Επρόκειτο για ένα online ολοκληρωμένο σύστημα επεξεργασίας δεδομένων, στο Stanford University (Bibliographic Automation of Large Library Operation using a Time-sharing System). Η υιοθέτηση του από το Research Libraries Group, RLG, αργότερα, είχε ως αποτέλεσμα να επηρεάσει όσο κανένα άλλο σύστημα σχεδιασμένο από ένα μόνο Ίδρυμα την αμερικάνικη βιβλιοθηκονομία. Μια πειραματική έκδοση άρχισε να λειτουργεί το 1969, αλλά το 1972, μετά από επανασχεδιασμό και μετατροπές, άρχισε η πλήρης υλοποίησή του. Επρόκειτο για αυτοματοποιημένο σύστημα προσκτήσεων και καταλογογράφησης. 16

17 Χαρακτηριστικό αυτής της φάσης είναι οι περιορισμένες λειτουργικές δυνατότητες του αυτοματοποιημένου συστήματος, καθώς η έλλειψη σχετικής εμπειρίας, το αυξημένο κόστος εγκατάστασης, διαχείρισης και συντήρησης του συστήματος, η απροθυμία, πολλές φορές, του προσωπικού να κατανοήσει και να χρησιμοποιήσει τη νέα τεχνολογία και η, ουσιαστική, έλλειψη δυνατότητας ανταλλαγής βιβλιογραφικών δεδομένων με άλλα, συναφή, συστήματα, λόγω του τοπικού χαρακτήρα του όλου εγχειρήματος, καθιστούν τα πρώτα αυτά συστήματα πρωτοποριακά, μεν, αλλά στην πρακτική τους εφαρμογή προβληματικά και δυσλειτουργικά. Έτσι, παρόλο που η αυτοματοποίηση έφερε πλεονεκτήματα όπως η γρήγορη επανατοποθέτηση των βιβλίων στα ράφια και o εύκολος εντοπισμός καθυστερήσεων επιστροφής, τα πρώτα χρόνια εφαρμογής online συστημάτων δανεισμού, για παράδειγμα, η έλλειψη αξιόπιστων συστημάτων αντιγράφων ασφαλείας (back up), η απειρία στη χρήση τους και η συνεχής εξάρτηση από λίστες δανεισμού τα κατέστησαν "λιγότερο επαναστατικά" σε σχέση με την εξυπηρέτηση του κοινού. Σε μερικές περιπτώσεις, βιβλιοθήκες εγκατέλειψαν το online σύστημα και επέστρεψαν στο χειροκίνητο, όπως η Simon Freser University Library. Εικόνα 4. Το περιβάλλον εργασίας ενός OPAC πρώτης γενιάς. Δεύτερη φάση αυτοματισμού: Συνεργατικά σχήματα Μετά τις πρώτες προσπάθειες, όπου αντιμετωπίστηκε μονομερώς το ζήτημα της αυτοματοποίησης, οι βιβλιοθήκες θα περάσουν στη αναζήτηση συνεργατικών σχημάτων ώστε, από κοινού, να αναζητήσουν λύσεις και να καρπωθούν τα πλεονεκτήματα της νέας τεχνολογίας. Οι οργανισμοί πληροφόρησης συνειδητοποιούν τα πολλαπλά πλεονεκτήματα που προσφέρει η συνεργατική αντιμετώπιση του 17

18 προβλήματος, καθώς μπορεί να δώσει λύση στο αυξημένο κόστος προμήθειας εξοπλισμού, στο στρατηγικό σχεδιασμό ανάπτυξης λογισμικού, στην ασυμβατότητα επεξεργασίας βιβλιογραφικών δεδομένων από σύστημα σε σύστημα, και, κυρίως, στη διαρκή επανάληψη εργασιών όπως η καταλογογράφηση στο εσωτερικό του κάθε ιδρύματος. Τέτοια σχήματα σημαίνουν ότι οι βιβλιοθήκες που συμμετέχουν εργάζονται από κοινού για την προμήθεια του υλικού και την ανάπτυξη του λογισμικού που απαιτείται για την υποστήριξη συγκεκριμένων λειτουργιών, και στη συνέχεια, τα αποτελέσματα αυτής της συνεργασίας χρησιμοποιούνται από όλες τις βιβλιοθήκες. 27 Τα συνεργατικά αυτά σχήματα, γνωστά ως Bibliographic Utilities 28 στις ΗΠΑ και co-operatives στο Ηνωμένο Βασίλειο, θα γνωρίσουν μεγάλη άνθηση τη δεκαετία του 70. Το πιο γνωστό συνεργατικό σχήμα στις ΗΠΑ είναι εκείνο του OCLC 29. Επρόκειτο για ένα σύστημα που βασίστηκε στην ιδέα ότι, με κάποιες τοπικές διαφοροποιήσεις, τα καταλογογραφικά δεδομένα για ένα συγκεκριμένο αντικείμενο είναι ουσιωδώς ίδια από βιβλιοθήκη σε βιβλιοθήκη. Σε αντίθεση με τη Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου όπου οι ταινίες MARC δίνονταν στα ιδρύματα που ήταν συνδρομητές, και το καθένα από αυτά φόρτωνε τα δεδομένα και τα επεξεργαζόταν στους δικούς του υπολογιστές, η βασική ιδέα υλοποίησης του OCLC ήταν ότι σε ένα κεντρικό αρχείο ενός υπολογιστικού συστήματος μπορούσαν να διατηρηθούν καταλογογραφικά δεδομένα που θα μπορούσαν να είναι προσβάσιμα μέσα από τερματικά που θα συνδέονται με τον κεντρικό υπολογιστή. Άλλες σημαντικές σχετικές υλοποιήσεις και με ανάλογη δραστηριότητα είναι, ενδεικτικά, το UTLAS (University of Toronto Library Automated System), το RLIN (Research Libraries Information Network), το WLN 30 bibliographic system (Washington State Library) κλπ. 27 Μπώκος, Τεχνολογία, σ Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε, μεταξύ άλλων Kenneth Futura, The impact of automation on professional catalogers, Information Technology and Libraries, Vol. 9, no. 3 (1990), , William Saffady, Introduction to Automation for librarians (4 th ed.), Chicago: ALA, Αρχικά το ακρωνύμιο αναλυόταν σε Ohio Collge Library Center, αργότερα άλλαξε σε Online Computer Library Center, για να καταδείξει τη μεγάλη δραστηριότητα που ανέπτυξε, η οποία ξεπέρασε τα τοπικά όρια, ακόμα και αυτά των ΗΠΑ, διαδραματίζοντας σημαντικό ρόλο στα βιβλιοθηκονομικά πεπραγμένα για πολλές δεκαετίες έως σήμερα. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ρόλο που αναπτύσσει σήμερα, τις δραστηριότητες και τις υπηρεσίες που προσφέρει μπορεί να έχει ο ενδιαφερόμενος στη διεύθυνση URL: 30 Το 1999 το WLN συγχωνεύτηκε με το OCLC Pacific, ένα παρακλάδι του OCLC, και, πλέον αποτελούν το OCLC Western Service Center. Βλέπε σχετικά στην ιστοσελίδα του οργανισμού στη διεύθυνση 18

19 Τρίτη φάση αυτοματισμού: «Με το κλειδί στο χέρι» Στην επόμενη φάση, η οποία αρχίζει, ουσιαστικά από το δεύτερο μισό της δεκαετίας του 70 έως και, περίπου, τα μέσα της επόμενης, το υπολογιστικό σύστημα περνάει εξ ολοκλήρου στην ιδιοκτησία της βιβλιοθήκης, ενώ την ίδια περίοδο ορισμένες εταιρίες θα αρχίσουν τη διάθεση ολοκληρωμένων πακέτων εξοπλισμού και λογισμικού. Την ίδια περίοδο, αρκετές βιβλιοθήκες αρχίζουν να εκμεταλλεύονται εμπορικά συστήματα που οι ίδιες ανέπτυξαν και να τα διαθέτουν εμπορικά σε άλλες βιβλιοθήκες. Τα συστήματα αυτά παρουσιάζονται ως μια λύση την οποία μια μέση βιβλιοθήκη έχει τη δυνατότητα, από οικονομική άποψη, να αγοράσει και να διαχειριστεί. Οι εταιρίες τα προωθούσαν ως συστήματα έτοιμα για λειτουργία, χωρίς να απαιτείται από τη βιβλιοθήκη και το προσωπικό της κάποια ειδική τεχνογνωσία και πείρα στην ανάπτυξη εφαρμογών, καθώς όλο το σύστημα και τα υποσυστήματά του είναι έτοιμα για λειτουργία, αρκεί κάποιος να «γυρίσει το κλειδί». Πρόκειται για τα γνωστά turnkey systems (μια σχετική ελληνική απόδοση του όρου μπορεί να είναι «συστήματα με το κλειδί στο χέρι»). Μερικά γνωστά συστήματα ήταν τα CLSI, LIBRIS, BIBNET, Geac, ALIS, ALS κλπ. Τέταρτη φάση αυτοματισμού: Ολοκληρωμένα Συστήματα Αυτοματοποίησης Η ανάπτυξη εφαρμογών που κάλυπταν μέρος των εργασιών σε μια βιβλιοθήκη, αποδείχθηκε, στην πορεία των πραγμάτων, και μέσα σε μια εξελικτική περίοδο δεκαετιών, αναποτελεσματική καθώς σήμαινε την εγκατάσταση, παραμετροποίηση, χρήση και συντήρηση διαφορετικών συστημάτων, κυρίως από άποψη λογισμικού, γεγονός που δημιουργούσε προβλήματα συμβατότητας, ευελιξίας, εκπαίδευσης του προσωπικού και εύρεσης οικονομικών πόρων για την αγορά και εγκατάσταση. Τη λύση για τη δημιουργία βιβλιοθηκονομικών υπολογιστικών συστημάτων που θα υποστήριζαν περισσότερες από μια λειτουργίες στο εσωτερικό της ήρθαν να δώσουν τα «ολοκληρωμένα» συστήματα» (integrated library systems). Ο όρος «ολοκληρωμένο» σύστημα δηλώνει δύο σημαντικές διαφοροποιήσεις που αυτά τα συστήματα έχουν σε σχέση με εκείνες που προηγήθηκαν. Η πρώτη αφορά τη δυνατότητα που είχαν τα συστήματα αυτά να υποστηρίξουν πολλαπλές λειτουργίες της βιβλιοθήκης (ή το σύνολο των λειτουργιών της). Η δεύτερη, και ίσως η πιο σημαντική, είναι ότι πλέον υπάρχει η δυνατότητα οι πολλαπλές αυτές λειτουργίες να υποστηρίζονται από μια ενιαία βιβλιογραφική βάση δεδομένων. Η δεύτερη αυτή ιδιότητα αποτελεί και το χαρακτηριστικό γνώρισμα αυτών των συστημάτων που 19

20 ονομάστηκαν «ολοκληρωμένα» και τα οποία αποτελούν και την τελευταία φάση εξέλιξης του θέματος αυτοματοποίηση της βιβλιοθήκης 31. Μερικά από τα πρώτα προγράμματα αυτοματοποίησης που ενσωμάτωσαν αυτές τις ιδιότητες, δηλαδή, μπορούν να χαρακτηριστούν ως «ολοκληρωμένα» ήταν τα DOBIS/LIBIS, ILS, VTLS, ενώ στην περίπτωση της Ελλάδας, οι βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν, κατά βάση, τα ΑΒΕΚΤ (Αυτοματισμός Βιβλιοθηκών Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης), Horizon και Advance. Οι σχετικές πρώιμες υλοποιήσεις μπορούσαν να περιέχουν περιορισμένο αριθμών λειτουργιών, αλλά σταδιακά αναπτύσσονταν εφαρμογές που περιλάμβαναν ολοένα και περισσότερες λειτουργίες. Έτσι, ο τύπος του «ολοκληρωμένου» συστήματος, 32 όπως αυτό διαμορφώθηκε από τα μέσα της δεκαετίας του 1980 έως και σήμερα, βασισμένο σε μία ενιαία βάση δεδομένων, υποστηρίζει το σύνολο των λειτουργιών στο εσωτερικό μιας βιβλιοθήκης, και, σε γενικές γραμμές, αποτελείται από τα εξής υποσυστήματα: Προσκτήσεις Καταλογογράφηση Δανεισμός Διαχείριση περιοδικών OPAC (Online Public Access Catalogue) ILL (Interlibrary Loan) Γεννήτρια αναφορών (Report Generator) 31 Μπώκος, Τεχνολογία σ Παραδείγματα «ολοκληρωμένων» συστημάτων υπάρχουν πολλά. Εμπορικές εφαρμογές, όπως Ex Libris Aleph, Endeavor Voyager, Talis κλπ., καθώς και δωρεάν εφαρμογές, όπως PYTHEAS, Avanti, Koha κλπ. 20

21 Βασικά χαρακτηριστικά ολοκληρωμένων συστημάτων αυτοματισμού Τα διαφορετικά χαρακτηριστικά του κάθε συστήματος σε συνδυασμό με τις ιδιαίτερες συνθήκες που επικρατούν σε κάθε βιβλιοθήκη καθιστούν την αγορά ενός αυτοματοποιημένου συστήματος μια μοναδική διαδικασία για κάθε βιβλιοθήκη. Ωστόσο, υπάρχουν κάποια χαρακτηριστικά, τα οποία είναι θεμιτό να διαθέτουν αυτά τα συστήματα στο σύνολό τους για το σύνολο των λειτουργιών που εκτελούνται στο εσωτερικό μιας βιβλιοθήκης. Στρατηγικές αναζήτησης. Η ευελιξία του συστήματος στην αναζήτηση τεκμηρίων από τον χρήστη (π.χ. αν επιτρέπει το σύστημα την αποκοπή λέξεων ή αν μία λέξη δεν βρίσκεται στην αρχή του τίτλου να ανακτάται το τεκμήριο κλπ.). Σημεία πρόσβασης. Δηλαδή με ποια πεδία μπορεί να κάνει αναζήτηση ένας χρήστης για να εντοπίσει ένα τεκμήριο. Συνήθως χωρίζονται στους προσδιοριστές (αριθμητικά πεδία, όπως ISBN, ISSN, ταξινομικός αριθμός κλπ.) και βιβλιογραφικά στοιχεία (αλφαβητικά πεδία, όπως συγγραφέας, τίτλος, θέμα κλπ.). Εκτυπώσεις- Αναφορές στατιστικών στοιχείων. Έμφαση πρέπει να δοθεί σε επιμέρους στοιχεία, π.χ. να μπορούν να εκτυπωθούν τα τεκμήρια που έχουν δανειστεί για ένα συγκεκριμένο θέμα ή ανά θεματική κατηγορία, οι καθυστερήσεις επιστροφής, κ.λπ. Παροχή βοήθειας από το σύστημα κατά τη χρήση. Π.χ. αν υπάρχει στην οθόνη του υπολογιστή επιλογή για «βοήθεια», σε περίπτωση που ο χρήστης δε μπορεί να κατανοήσει κάτι όπως, σύνθετη αναζήτηση ή περιορισμούς. Βοηθητικό αρχείο. Σε περίπτωση που η βιβλιοθήκη εκπαιδεύει διαρκώς προσωπικό, π.χ. φοιτητές, τότε είναι καλό να υπάρχει ένα «βοηθητικό αρχείο» στο οποίο θα φορτώνονται οι εγγραφές πριν περάσουν στον κυρίως κατάλογο, ώστε να μπορεί να γίνει έλεγχος από τους βιβλιοθηκονόμους. Λογικά βήματα από το σύστημα. Π.χ. αν ένα τεκμήριο έχει καθυστερήσει, τότε το σύστημα να μπορεί να υπολογίσει αυτόματα το ποσό του προστίμου. 21

22 Διαδικασία επιλογής ενός αυτοματοποιημένου συστήματος από μία βιβλιοθήκη 33 Η αγορά ενός αυτοματοποιημένου συστήματος αποτελεί μια πολύπλοκη διαδικασία, η οποία περικλείει ένα σύνολο από αποφάσεις για επιμέρους ζητήματα (ανάλυση των λειτουργιών της βιβλιοθήκης, αξιολόγηση του συστήματος, κόστος αγοράς και συντήρησης, εκπαίδευση προσωπικού και χρηστών κλπ.), το σύνολο των οποίων αποφάσεων οδηγεί, τελικά, στην επιλογή του συστήματος εκείνου που θα καλύπτει, κατά το δυνατόν, καλύτερα τις ανάγκες της συγκεκριμένης βιβλιοθήκης. Τα βήματα που, σε γενικές γραμμές, πρέπει να ακολουθεί μια βιβλιοθήκη πριν την αγορά ενός τέτοιου συστήματος είναι: Ανάλυση των τρεχουσών λειτουργιών εντός της βιβλιοθήκης και των απαιτήσεων που αυτές έχουν (π.χ. η λειτουργία του δανεισμού μπορεί να έχει κάποιες ιδιαιτερότητες λόγω της φύσης του υλικού που θέλει να δανείσει η βιβλιοθήκη ή του εκτεταμένου διαδανεισμού μεταξύ βιβλιοθηκών της ίδιας περιοχής). Ανάλυση των προδιαγραφών του νέου συστήματος. Στόχος του νέου συστήματος είναι να βοηθήσει το προσωπικό και τους χρήστες να εκτελούν πιο γρήγορα, πιο εύκολα και πιο αποδοτικά την εργασία τους εντός (ή και εκτός) της βιβλιοθήκης. Η βιβλιοθήκη πρέπει να καθορίσει αρκετά νωρίς στη διαδικασία της αγοράς ενός αυτοματοποιημένου συστήματος τα στοιχεία/προδιαγραφές που θέλει να έχει αυτό. Η διαδικασία πρέπει να διαχωρίζει τις προδιαγραφές σε: i. Απαραίτητες ii. Επιθυμητές Επίπεδο υποστήριξης που θα προσφέρει ο προμηθευτής μετά την αγορά του συστήματος σε περιπτώσεις όπως συντήρηση του υλικού και του λογισμικού, ανανέωση ή αναβάθμιση του λογισμικού, εγκατάσταση του συστήματος σε νέο κτήριο κλπ. Κόστος του συστήματος. Αυτή η διαδικασία δεν αφορά μόνο το αρχικό κόστος αγοράς και τον τρόπο που αυτό θα εξοφληθεί, αλλά και οι οφειλές που θα προκύψουν προς τον προμηθευτή κατά τη χρήση και λειτουργία του συστήματος (συμβόλαια ετήσιας συντήρησης και αναβαθμίσεων). Επίσης, 33 Reynolds, Library Automation, σ

23 πρέπει να διερευνηθεί από τη βιβλιοθήκη το κόστος που πιθανώς θα έχει η χρήση επιπλέον συστημάτων/προδιαγραφών του συστήματος. Αξιοπιστία του προμηθευτή. Η βιβλιοθήκη μπορεί κατά την έρευνα αγοράς να διερευνήσει το επίπεδο ικανοποίησης άλλων βιβλιοθηκών που αγόρασαν το αυτοματοποιημένο σύστημα από τον ίδιο προμηθευτή. Επίσης, η αγορά από έναν διεθνώς αναγνωρισμένο εμπορικό συνεργάτη μπορεί να διασφαλίσει ότι η βιβλιοθήκη δε θα μείνει χωρίς υποστήριξη για το σύστημα που αγόρασε, σε περίπτωση που ο προμηθευτής χρεοκοπήσει ή αποφασίσει ότι δε θέλει να υποστηρίξει/αναβαθμίσει το συγκεκριμένο σύστημα. Δυνατότητες για αναβάθμιση. Η μορφή του σύγχρονου τεχνολογικού περιβάλλοντος «απαιτεί» τη διαρκή αναβάθμιση σε επίπεδο υλικού και λογισμικού. Θα πρέπει να εξασφαλιστεί ότι οι αναβαθμίσεις θα γίνονται από την εταιρεία υποστήριξης σε ένα συμφωνημένο κόστος (ή χωρίς κόστος) και χωρίς προβλήματα δυσλειτουργίας κατά την μετάβαση στη νέα έκδοση. Αυτή τη διαδικασία πρέπει να λάβει υπόψη της μια βιβλιοθήκη κατά την αγορά ενός συστήματος αυτοματοποίησης. Επίσης, σε περίπτωση αναβάθμισης του λογισμικού, θα μπορέσει το υλικό (hardware) να «τρέξει» το νέο σύστημα; Μέτρηση επιδόσεων. Η βιβλιοθήκη μπορεί να ζητήσει από τον προμηθευτή να δοκιμάσει τις δυνατότητες του συστήματος σε πραγματικές συνθήκες εργασίας πριν από την αγορά, ώστε να βεβαιωθεί ότι θα μπορέσει να ανταποκριθεί στις συνθήκες λειτουργίας εντός της βιβλιοθήκης. Εκπαίδευση του προσωπικού. Η βιβλιοθήκη πρέπει να διασφαλίσει ότι ο προμηθευτής θα φροντίσει, σε ένα βαθμό, για την εκπαίδευση του προσωπικού στο νέο σύστημα και ότι θα είναι σε θέση να διευκρινίσει και να επιλύσει όποιες απορίες ή προβλήματα θα προκύψουν κατά τη διαδικασία αυτή. Κριτήρια επιλογής λογισμικού 34 Κατά τη διαδικασία επιλογής του λογισμικού αυτοματισμού, μια βιβλιοθήκη μπορεί να ακολουθήσει ορισμένα βασικά-γενικά κριτήρια προκειμένου να θέσει κάποιους βασικούς κανόνες που θα διασφαλίσουν την ποιότητα του τελικού προϊόντος. 34 Tedd, An Introduction, σ

24 Γενικά κριτήρια Αν το λογισμικό αυτοματοποίησης χρησιμοποιείται από άλλους πληροφοριακούς οργανισμούς και ποια είναι η εμπειρία τους από τη χρήση αυτή. Το κόστος αγοράς του λογισμικού πακέτου. Ποιος είναι οργανισμός που έχει την ευθύνη παραγωγής και διάθεσης του λογισμικού (π.χ. εμπορική εταιρία, μια άλλη βιβλιοθήκη, συνεργαζόμενες βιβλιοθήκες κλπ.), καθώς το κύρος του εκάστοτε οργανισμού μπορεί να αποτελέσει σημαντικό κριτήριο κατά την επιλογή αγοράς ενός αυτοματοποιημένου συστήματος για μία βιβλιοθήκη. Τεχνικά κριτήρια Αν η «γλώσσα» που χρησιμοποιεί το λογισμικό είναι γνωστή (π.χ. Oracle, C+ +) και υποστηρίζεται από τα γνωστά λειτουργικά συστήματα Αν το λειτουργικό πρόγραμμα που χρειάζεται για να «τρέξει» το αυτοματοποιημένο σύστημα είναι διαθέσιμο ή δυνατόν να εγκατασταθεί στον κεντρικό υπολογιστή μας (Server). Π.χ. αν το λογισμικό της βιβλιοθήκης απαιτεί τη χρήση Linux, να μπορούμε να το εγκαταστήσουμε στον υπολογιστή μας χωρίς να επηρεάζει άλλες εφαρμογές). Αν το λογισμικό απαιτεί τη σύνθεση συγκεκριμένου υλικού (hardware), π.χ. αν απαιτεί να υπάρχει ελάχιστη μνήμη RAM 1gb. Αν απαιτείται η χρήση άλλων προγραμμάτων πριν από την εγκατάσταση του λογισμικού αυτοματοποίησης προκειμένου να «τρέξει», π.χ. να πρέπει να τρέξει στον εξυπηρετητή (server) Apache. Αν το πρόγραμμα μπορεί να τρέξει σε περιβάλλον Windows ή και σε περιβάλλον Mac. Υποστήριξη Το είδος της τεκμηρίωσης που συνοδεύει το λογισμικό (π.χ. εγχειρίδιο χρήσης) Αν ο προμηθευτής θα προσφέρει βοήθεια και υποστήριξη κατά την εγκατάσταση και παραμετροποίηση του προγράμματος Αν ο προμηθευτής θα εκπαιδεύσει το προσωπικό της βιβλιοθήκης στη χρήση του προγράμματος Πώς θα παραλάβει η βιβλιοθήκη τις μελλοντικές αναβαθμίσεις Νομικά κριτήρια 24

25 Αν υπάρχει εγγύηση καλής λειτουργίας Χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης της εγκατάστασης και της μεταφοράς των δεδομένων Αν η νομική υπηρεσία του οργανισμού που ανήκει η βιβλιοθήκη εγκρίνει το συμβόλαιο Πιθανά προβλήματα κατά την εγκατάσταση Τα βασικά προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει μία βιβλιοθήκη κατά την εγκατάσταση ενός αυτοματοποιημένου συστήματος είναι: Προβλήματα με το υλικό (hardware), όπως ότι ο προμηθευτής του υλικού δεν κατόρθωσε να παραδώσει το υλικό στη προσυμφωνημένη ημερομηνία και τιμή ή το υλικό να είναι ακατάλληλο για την εργασία που προορίζεται. Προβλήματα με το λογισμικό. Αυτά μπορεί να προκύψουν αν το προς εγκατάσταση λογισμικό δεν έχει σχεδιαστεί, ενσωματωθεί και δοκιμασθεί επαρκώς, αν το υλικό δεν είναι σχεδιασμένο για να αντεπεξέλθει στις απαιτήσεις του λογισμικού ή οι πιθανές αναβαθμίσεις του λογισμικού δημιουργήσουν προβλήματα στη λειτουργία του συστήματος. Προβλήματα με τους χρήστες. Στην περίπτωση αυτή μπορεί η υλοποίηση του συστήματος να δημιουργεί προβλήματα στη χρήση του από τους χρήστες, αν δεν έχει, για παράδειγμα, σχεδιαστεί μία φιλική και εύκολη στη χρήση επιφάνεια χρήσης. Προβλήματα μπορεί να προκύψουν, παράλληλα, και με τη χρήση από τους βιβλιοθηκονόμους, αν δεν είναι εκείνοι που υποδεικνύουν στους πληροφορικούς την κατεύθυνση, τη λογική και το στόχο του συστήματος κατά την εγκατάσταση/αναβάθμισή του (παραμετροποίηση). Προβλήματα οικονομικής φύσεως. Η αγορά ενός αυτοματοποιημένου συστήματος σημαίνει ότι η βιβλιοθήκη πρέπει να διαθέτει διαρκώς χρήματα για την εκπαίδευση του προσωπικού, την αγορά εξοπλισμού και την αναβάθμιση του λογισμικού. Όμως τα τελευταία χρόνια, τα λογισμικά ανοικτού κώδικα (π.χ. Koha) φιλοδοξούν να μειώσουν σε σημαντικό βαθμό το κόστος συντήρησης ενός συστήματος 35 με τη δυνατότητα αυτοδιαχείρισης και εξέλιξης από την ίδια τη βιβλιοθήκη. 35 Tedd, An Introduction, σ

26 Μια βασική διαφορά ανάμεσα στο υλικό και το λογισμικό είναι ότι ενώ το πρώτο, με το πέρασμα των δεκαετιών έγινε πιο προσιτό από οικονομικής άποψης, το κόστος αγοράς του εξειδικευμένου λογισμικού δε γνώρισε αντίστοιχη μείωση. Αυτό οφείλεται, βασικά, στο γεγονός ότι ένα λογισμικό γράφεται από ανθρώπους, η εργασία των οποίων πρέπει να αμείβεται, συχνά με αυξανόμενο κόστος ανάλογα με το βαθμό δυσκολίας και τις απαιτήσεις από το συγκεκριμένο πρόγραμμα. Παρουσίαση βασικών υποσυστημάτων (modules) των συστημάτων αυτοματισμού Υποσύστημα καταλογογράφησης (cataloguing ή cataloging module) 36 Ως καταλογογράφηση μπορεί, γενικά, να οριστεί η πνευματική διαδικασία που έχει ως τελικό στόχο τη δημιουργία ενός καταλόγου. Ο κατάλογος μιας βιβλιοθήκης αποτελεί το βασικό εργαλείο που προσφέρει στους χρήστες της προκειμένου να τους βοηθήσει να εντοπίσουν το υλικό που διαθέτει στις συλλογές της και να τους δείξει τα περιεχόμενα των συλλογών της, με τελικό, πάντα, στόχο την ικανοποίηση των πληροφοριακών αναγκών που οι χρήστες έχουν ή είναι πιθανόν ότι θα έχουν. Το υποσύστημα της καταλογογράφησης αποτελεί, στη σύγχρονη εποχή, το πρόγραμμα μέσω του οποίου υλοποιείται η «παραδοσιακή» διαδικασία της καταλογογράφησης, μια διαδικασία για την οποία είναι απαραίτητη η εφαρμογή πληθώρας κανόνων και προτύπων (AACR2, MARC, ISBD, DDC κλπ.), με τελικό, πάντα στόχο τη δημιουργία ενός καταλόγου των περιεχομένων της βιβλιοθήκης. Ένα τυπικό υποσύστημα καταλογογράφησης πρέπει να περιλαμβάνει: 37 Online πρόσβαση στη βάση εγγραφών καταλόγου της βιβλιοθήκης (κατά προτίμηση μέσω Web interface) Χρήση του πρωτοκόλλου Z39.50 προκειμένου να διευκολυνθεί η ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδομένων και η βιβλιοθήκη να μπορεί να ανακτήσει εγγραφές από τις βάσεις άλλων βιβλιοθηκών Πρόσβαση στα περιεχόμενα του καταλόγου με διάφορους τρόπους (π.χ. μέσω του τίτλου, του ταξινομικού αριθμού, του ISBN κλπ.) 36 Tedd, An Introduction, σ Bryant, P., Progress in documentation: the catalogue, Journal of Documentation, 36, 2 (1980), pp Η πληροφορία προήλθε από το, Tedd, An Introduction, σ

27 Χρήση του MARC (UNIMARC ή MARC21). Η δυνατότητα θεωρείται πλέον δεδομένη στα σύγχρονα ολοκληρωμένα προγράμματα αυτοματοποίησης των βιβλιοθηκών. Έλεγχος καθιερωμένων ονομάτων και θεμάτων. Η βιβλιοθήκη πρέπει να μπορεί να διατηρεί το δικό της αρχείο καθιερωμένων ονομάτων και θεμάτων ακόμα και αν το αυτοματοποιημένο σύστημα εξυπηρετεί ένα δίκτυο βιβλιοθηκών. Υποσύστημα προσκτήσεων (acquisitions module) 38 Η αγορά υλικού αντιστοιχεί, τουλάχιστον στο εξωτερικό, σε ένα σημαντικό κομμάτι του συνολικού προϋπολογισμού μιας βιβλιοθήκης. Οι βασικές λειτουργίες του υποσυστήματος των προσκτήσεων περιλαμβάνουν προτάσεις για αγορά υλικού αλλά και εξακρίβωση ότι το συγκεκριμένο υλικό δεν έχει ήδη παραγγελθεί, προετοιμασία σημειωμάτων προς τους προμηθευτές για τις επερχόμενες παραγγελίες, δημιουργία αιτήσεων (claims) προς τον προμηθευτή για υλικό που έχει καθυστερήσει, διατήρηση αρχείου για τα προς παραγγελία τεκμήρια και τη εκτύπωση/εμφάνιση στατιστικών. Τα βασικά συστατικά ενός υποσυστήματος προσκτήσεων περιλαμβάνουν: 39 Δυνατότητα για αναζήτηση, μέσα από διαφορετικά σημεία πρόσβασης, της βιβλιογραφικής βάσης του συστήματος ώστε να μπορεί να καθοριστεί, ανά πάσα στιγμή η κατάσταση (status) ενός συγκεκριμένου τεκμηρίου (π.χ. έχει παραγγελθεί αλλά δεν έχει παραληφθεί) Δυνατότητα να παραγγελθούν επιπλέον αντίτυπα για υλικό που έχει ήδη παραγγελθεί στο παρελθόν Πρόσβαση σε προμηθευτές προκειμένου να διαπιστωθεί η κατάσταση ενός τεκμηρίου, π.χ. αν έχουν εξαντληθεί τα αντίτυπα, αν έχει εκδοθεί ή όχι κλπ. Παραγγελία σε πραγματικό χρόνο (online) με αυτόματη ενημέρωση του αρχείου προϋπολογισμού (π.χ. να αφαιρεθεί το ποσό της παραγγελίας από το διαθέσιμο ποσό για αγορά υλικού) Παροχή πληροφοριών σχετικά με τον προϋπολογισμό της βιβλιοθήκης με διαφορετικούς τρόπους (π.χ. παραγγελίες ανά κατηγορία υλικού, δεσμευμένο 38 Tedd, An Introduction, σ Boss, R. W. and D. B. Marcum, Online Acquisitions Systems for Libraries, Library Technology Reports, 17, 2 (1981), pp Η πληροφορία προήλθε από το Tedd, An Introduction, σ

28 χρηματικό ποσό για παραγγελίες, χρηματικό ποσό που έχει ήδη πληρωθεί στους προμηθευτές κλπ.) Δυνατότητα διαχείρισης όλων των ειδών τεκμηρίων, π.χ. μονογραφίες, περιοδικές εκδόσεις, ηλεκτρονικά αρχεία κλπ. Το σύστημα να διαχειρίζεται όχι μόνο τις αγορές υλικού αλλά και άλλες μορφές πρόσκτησης όπως δωρεές, ανταλλαγές, δωρεάν υλικό κλπ. Να μπορεί ο βιβλιοθηκονόμος να μεταφέρει τα (βιβλιογραφικά) δεδομένα για ένα τεκμήριο από το υποσύστημα της πρόσκτησης στο υποσύστημα της καταλογογράφησης προκειμένου να μη χρειαστεί να εισάγει εκ νέου τα δεδομένα. Το σύστημα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στον βιβλιοθηκονόμο να παρακολουθεί ανά πάσα στιγμή την εξέλιξη της παραγγελίας (π.χ. αν έχει σταλεί, αν το παρέλαβε η βιβλιοθήκη, αν ακυρώθηκε κλπ.) και να αλλάζει κάποια δεδομένα αν χρειαστεί (π.χ. τον αριθμό των αντιτύπων). Η διαχείριση του προϋπολογισμού να γίνεται σε πραγματικό χρόνο για το σύνολο του υλικού που έχει παραγγείλει η βιβλιοθήκη από όλους τους προμηθευτές της. Να διατηρεί αρχείο των παραγγελιών ώστε να αποφευχθούν διπλόπαραγγελίες Υποσύστημα περιοδικών εκδόσεων (serials module) Ως περιοδική έκδοση νοείται μια έκδοση σε οποιοδήποτε μέσο, η οποία δημοσιεύεται σε διαδοχικά μέρη με την προσδοκία αυτή η έκδοση να συνεχιστεί επ αόριστο. Περιλαμβάνονται τα περιοδικά, οι εφημερίδες, οι ετήσιες αναφορές, πρακτικά συνεδρίων κλπ. Τα βασικά προβλήματα που προκύπτουν κατά τη διαχείριση των περιοδικών εκδόσεων από ένα υπολογιστικό σύστημα είναι: 40 Η «τάση» να αλλάζει ο τίτλος τους, να χωρίζονται σε δύο ή και περισσότερες περιοδικές εκδόσεις, να σταματά η έκδοσή τους, να αλλάζει η συχνότητα ή να παραμένουν ανενεργές για αρκετά χρόνια Η δυσκολία να εξακριβωθεί ποιο τεύχος δεν έχει φτάσει στη βιβλιοθήκη, παρ όλο που έχει εκδοθεί και άρα να γνωρίζει η βιβλιοθήκη αν πρέπει ή όχι να στείλει αίτημα υπενθύμισης (claim) στον προμηθευτή Η πιθανή αλλαγή του εκδότη της περιοδικής έκδοσης 40 Tedd, An Introduction, σ

29 Η εμφάνιση ειδικών τευχών, ευρετηρίων κλπ. Το γεγονός ότι ορισμένα τεύχη περιοδικών δεν αγοράζονται, ειδικά στις ειδικές βιβλιοθήκες, αλλά προέρχονται από δωρεές Το πρόβλημα αποθήκευσης και κυκλοφορίας των έντυπων τευχών Να γνωρίζει η βιβλιοθήκη πότε έχουν παραληφθεί όλα τα τεύχη ενός τόμου προκειμένου να τα στείλει για βιβλιοδεσία Παρακολούθηση της βιβλιοδεσίας κάθε περιοδικού ξεχωριστά: ποιά τεύχη βρίσκονται σε βιβλιοδεσία, στοιχεία για τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά βιβλιοδεσίας του κάθε περιοδικού (χρώμα εξωφύλλου, ετικέτα, κ.λπ. Το υποσύστημα των περιοδικών εκδόσεων πρέπει να μπορεί να υποστηρίζει τις εξής λειτουργίες: Τη δημιουργία παραγγελιών, αλλά και την ειδοποίηση αυτόματα όταν μία συνδρομή πρόκειται να λήξει Την οικονομική διαχείριση των περιοδικών που αγοράζει η βιβλιοθήκη με την χρέωση των αντίστοιχων κωδικών του προϋπολογισμού Τη δημιουργία ημερολογίου πρόβλεψης τευχών που αναμένονται Την αποστολή ειδοποιήσεων για καθυστερημένα τεύχη (claims) Να περιγράφονται με λεπτομέρεια τα τοπικά δεδομένα (holdings) που αφορούν τα τεύχη και τους τόμους για κάθε περιοδική έκδοση (π.χ. ταξιθετικό αριθμό, barcode, ημερομηνία έναρξης της συνδρομής, ημερομηνία παραλαβής τεύχους, συλλογή που ανήκει κλπ.) Να επιτρέπει να δανείζονται επιμέρους τεύχη σε χρήστες και να παρακολουθεί την κυκλοφορία των τευχών (ή τόμων) σε άλλες υπηρεσίες της βιβλιοθήκης Να εμφανίζεται διαρκώς η κατάσταση των τευχών/τόμων (π.χ. αν κάποια τεύχη έχουν σταλεί για βιβλιοδεσία ή αν έχουν καθυστερήσει) Τα online υποσυστήματα για τις περιοδικές εκδόσεις ήταν τα τελευταία που εμφανίστηκαν ως αυτοματοποίηση των χειροκίνητων διαδικασιών μέσα στις βιβλιοθήκες, καθώς η πολυπλοκότητα και η ιδιομορφία του υλικού, σε συνδυασμό με τις, μάλλον, περιορισμένες δυνατότητες επεξεργασίας δεδομένων των πρώτων αυτοματοποιημένων συστημάτων, είχαν ως αποτέλεσμα οι σχετικές εξελίξεις να παρουσιαστούν, σε μια πιο ολοκληρωμένη μορφή, ουσιαστικά τη δεκαετία του

30 Υποσύστημα κίνησης υλικού (circulation module) 41 Ως κίνηση υλικού (circulation) μπορούμε να ορίσουμε τη διαδικασία με την οποία η βιβλιοθήκη, προμηθεύει τον χρήστη με το υλικό που επιθυμεί. Οι βιβλιοθήκες προσπάθησαν με διάφορους τρόπους όχι μόνο να διατηρούν ένα οργανωμένο αρχείο των δανεισμών που πραγματοποιούν, αλλά και να μειώσουν το χρόνο που απαιτεί αυτή η διαδικασία εισόδου-εξόδου υλικού από τη βιβλιοθήκη (για παράδειγμα, κάποιες βιβλιοθήκες προτίμησαν να βγάζουν φωτογραφία τη σελίδα τίτλου ενός βιβλίου μαζί με την κάρτα του χρήστη, αντί να συμπληρώνουν την καρτέλα δανεισμού!). Η είσοδος των υπολογιστών στη λειτουργία δανεισμούεπιστροφής του υλικού της βιβλιοθήκης έγινε στις αρχές τις δεκαετίας του 1960 στις Η.Π.Α. Το υποσύστημα της κίνησης του υλικού πρέπει να περιλαμβάνει τις εξής βασικές λειτουργίες: Να προσδιορίζεται εύκολα και γρήγορα ποια τεκμήρια βρίσκονται εντός της βιβλιοθήκης και σε ποιο σημείο της συλλογής Ο δανεισμός και η επιστροφή του υλικού να γίνεται γρήγορα και με ακρίβεια Να γίνεται αυτόματα έλεγχος αν ο χρήστης έχει δικαίωμα δανεισμού Να μπορεί ο βιβλιοθηκονόμος εύκολα να προσδιορίσει το καθυστερημένο υλικό ανά κατηγορία υλικού, χρηστών και ημερομηνία επιστροφής Να είναι δυνατή η αποστολή ειδοποιήσεων στους χρήστες για καθυστερημένο υλικό (κατά προτίμηση σήμερα μέσω SMS και ) Να είναι δυνατή η κράτηση υλικού και να αποστέλλονται ειδοποιήσεις (στον βιβλιοθηκονόμο και τον χρήστη) όταν επιστρέφεται κάποιο τεκμήριο, για το οποίο έχει γίνει κράτηση Να ειδοποιεί το σύστημα όταν ένας χρήστης έχει υπερβεί το όριο των τεκμηρίων που μπορεί να δανειστεί Να μπορεί να ενημερωθεί ένας χρήστης για τον αριθμό και τα στοιχεία των τεκμηρίων που έχει δανειστεί Να μπορεί να γίνει εύκολα ανανέωση της ημερομηνίας επιστροφής, μετά από αίτημα του χρήστη. Να υπολογίζει και να εμφανίζει αυτόματα τα πρόστιμα 41 Tedd, An Introduction, σ

31 Να παρέχει εύκολα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τους δανεισμούς (π.χ. ανά ομάδες χρηστών, ανά κατηγορία υλικού κλπ.) Προκειμένου να λειτουργήσει αποτελεσματικά το υποσύστημα του δανεισμού είναι απαραίτητο να περιέχει δύο ειδών εγγραφές, εγγραφές τεκμηρίων και εγγραφές χρηστών. Ειδικά για τους χρήστες, οι εγγραφές με τα στοιχεία τους (όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο κλπ.) πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως: Το σύνολο των τεκμηρίων που έχει δανειστεί Το σύνολο των τεκμηρίων που έχει καθυστερήσει να επιστρέψει Το σύνολο των τεκμηρίων στα οποία έχει κάνει κράτηση Λίστα με τα πρόστιμα που έχει πληρώσει ή πρέπει να πληρώσει Ιστορικό δανεισμού Δυνατότητα για επισήμανση του χρήστη ώστε να μη του γίνεται δανεισμός για λόγους που σχετίζονται με την πολιτική της βιβλιοθήκης (π.χ. λήξη κάρτας, όριο τεκμηρίων ανά κατηγορία χρήστη, κ.λπ.) Ημερομηνία τελευταίου δανεισμού Online κατάλογος (OPAC) Ο δημόσιος αυτοματοποιημένος (online) κατάλογος μιας βιβλιοθήκης αποτέλεσε μία πιο πρόσφατη εξέλιξη των αυτοματοποιημένων συστημάτων, σε σχέση με άλλα βασικά υποσυστήματα όπως αυτά του δανεισμού και της καταλογογράφησης. Αν και οι σχετικές προσπάθειες είχαν ξεκινήσει από τη δεκαετία του 1960, θεωρείται, βασικά, υλοποίηση της δεκαετίας του Το 1983, περισσότερες από 100 βιβλιοθήκες στην Αμερική χρησιμοποιούσαν OPAC για να προσφέρουν υπηρεσίες καταλόγου στους χρήστες τους. 42 Για την υλοποίηση του αυτοματοποιημένου καταλόγου μίας βιβλιοθήκης μπορούμε να εξετάσουμε διάφορες παραμέτρους, όπως, για παράδειγμα, ο αριθμός των τερματικών (υπολογιστών) που πρέπει να έχει μια βιβλιοθήκη για ελεύθερη πρόσβαση στις συλλογές της ή η δυνατότητα ελεύθερης πρόσβασης μέσω Web από οπουδήποτε το είδος και το πλήθος των πληροφοριών που θα συμπεριλαμβάνονται στον κατάλογο, αλλά και ο τρόπος που αυτές οι πληροφορίες θα εμφανίζονται στην οθόνη του υπολογιστή. Παρ όλα αυτά πρέπει να έχουμε υπ όψιν μας ότι ο online κατάλογος, όπως και όλες οι λοιπές μορφές καταλόγου επηρεάζουν τη λειτουργία 42 Reynolds, Library Automation, σ

32 μιας βιβλιοθήκης. Επομένως, όσον αφορά τη λειτουργία της βιβλιοθήκης, πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι ο τελικός σκοπός ενός OPAC είναι η δημιουργία και η διαχείριση ενός καταλόγου των περιεχομένων μιας βιβλιοθήκης ή ενός συνόλου βιβλιοθηκών, ενώ, όσον αφορά τους χρήστες, πρέπει να λάβουμε υπόψη μας τον τρόπο που παρουσιάζονται οι πληροφορίες του καταλόγου και οι δυνατότητες χρήσης και αξιοποίησης που δίνονται στους χρήστες. Η βασική διαφοροποίηση του OPAC με τα άλλα υποσυστήματα ενός αυτοματοποιημένου συστήματος είναι ότι προορίζεται για τους χρήστες της βιβλιοθήκης. Επομένως, κατά το σχεδιασμό του online καταλόγου πρέπει να ληφθούν υπόψη παράγοντες όπως το διαφορετικό επίπεδο γνώσης στη χρήση του καταλόγου αλλά και των υπολογιστικών συστημάτων ανάμεσα στους χρήστες. Αποτελεί, τελικά, το μοναδικό υποσύστημα ενός αυτοματοποιημένου συστήματος με το οποίο ο χρήστης έρχεται σε επαφή, ενώ το σύνολο της εργασίας που απαιτείται για την εφαρμογή του παραμένει «αθέατο» σε αυτόν. Με μόνη, ίσως, εξαίρεση, την αυτοματοποίηση της διαδικασίας δανεισμού-επιστροφής του υλικού (material circulation), ο χρήστης είχε ελάχιστη επαφή με το αυτοματοποιημένο σύστημα μιας βιβλιοθήκης, ενώ και σε αυτές τις περιπτώσεις που το χρησιμοποιούσε, είχε, περισσότερο, το ρόλο του παρατηρητή και όχι του συμμετέχοντα 43. Από τις αρχές της δεκαετίας του , όταν δηλαδή οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές εισήλθαν στις βιβλιοθήκες ως εξοπλισμός που θα τις βοηθούσε στη λειτουργία τους, ο κατάλογος υπήρξε μία από τις πρώτες εκείνες «περιοχές» για μετατροπή από το χειροκίνητο στο αυτοματοποιημένο σύστημα. Οι λόγοι γι αυτή τη «βιαστική» μετάβαση υπήρξαν διάφοροι, όπως η ανάγκη για παροχή πρόσβασης σε έναν ολοκληρωμένο και ενημερωμένο κατάλογο μέσα από πολλαπλά σημεία εξυπηρέτησης, να προσφέρει η βιβλιοθήκη περισσότερα και βελτιωμένα σημεία πρόσβασης και επιλογές αναζήτησης, να παράγει συλλογικούς καταλόγους (union catalogues), να περιορίσει τις ανακρίβειες του δελτιοκαταλόγου και να μειώσει το κόστος συντήρησής του και, φυσικά, για να διαχειριστεί, η βιβλιοθήκη, το αίτημα για αλλαγή, όπως αυτό προκύπτει μέσα από την εξέλιξη της κοινωνίας και των απαιτήσεων που έχουν, ή πιθανόν να έχουν, οι χρήστες από αυτή. Βασικές εξελίξεις που επηρέασαν την πορεία αυτοματοποίησης του καταλόγου υπήρξαν: 43 Reynolds, Library Automation, σ Tedd, An Introduction, σ

33 Η υιοθέτηση των Αγγλο-Αμερικάνικων Κανόνων Καταλογογράφησης Η απόφαση πολλών βιβλιοθηκών (μεταξύ αυτών και της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσο) να σταματήσουν την ανάπτυξη και διαχείριση του δελτιοκαταλόγου Τα συνεργατικά σχήματα καταλογογράφησης που αναπτύχθηκαν (π.χ. OCLC) προκειμένου να μπορέσουν να μειώσουν οι βιβλιοθήκες το χρόνο που απαιτεί η καταλογογράφηση αλλά και να καταστεί πιο εύκολη η ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδομένων Η υιοθέτηση του προτύπου ISO 2709 ως βάση για την ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδομένων μεταξύ των βιβλιοθηκών και η ανάπτυξη των διαφόρων διατάξεων MARC, οι οποίες στηρίζονται σε αυτό ακριβώς το πρότυπο. Η διαρκής αύξηση των δυνατοτήτων των ηλεκτρονικών υπολογιστών σε επεξεργαστική ισχύ και η συνεχής μείωση του κόστους για απόκτησή τους Κατά την πρώτη περίοδο χρήσης των υπολογιστών στις βιβλιοθήκες, το σύστημα χρησιμοποιούνταν για την παραγωγή του καταλόγου σε έντυπη μορφή, κυρίως μέσα από τη διαδικασία της εκτύπωσης. Έτσι, το τελικό παράγωγο, ο κατάλογος ήταν σε διαφορετική μορφή από το σύστημα που το παρήγαγε. Αντίθετα, όταν εμφανίστηκαν τα online συστήματα πρόσβασης στις συλλογές της βιβλιοθήκης, η βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε ήταν ο ίδιος ο κατάλογος. Πέρα από τη δυνατότητα για μεγαλύτερη ακρίβεια στην κάλυψη της τρέχουσας πληροφορίας, τα online συστήματα στις βιβλιοθήκες επέτρεψαν τη σχεδόν αυτόματη ενημέρωση των περιεχομένων του καταλόγου, σε αντίθεση με το προηγούμενο σύστημα, κατά το οποίο οι βιβλιοθήκες έπρεπε να περιμένουν την εκτύπωση του νέου καταλόγου. Εικόνα 5. Ένας τυπικός δελτιοκατάλογος. 33

34 Ο online κατάλογος της βιβλιοθήκης προϋπόθετε και μια θεμελιώδη αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο ο χρήστης ερχόταν σε επαφή με τα περιεχόμενα του καταλόγου της βιβλιοθήκης. Με τις έντυπες μορφές καταλόγου, η αναζήτηση των τεκμηρίων από τον χρήστη ήταν μια διαδικασία που σχεδιάζονταν στο μυαλό του χρήστη, ενώ στη συνέχεια ο χρήστης χρησιμοποιούσε εκείνο το τμήμα του δελτιοκαταλόγου που πίστευε ότι θα τον εξυπηρετούσε καλύτερα, ανάλογα με τη στρατηγική που διάλεξε. Αντίθετα, με τον online κατάλογο, ο χρήστης είναι αναγκασμένος να «μετατρέψει» την πνευματική αυτή εργασία δηλαδή τις σκέψεις του για το πώς θα χρησιμοποιήσει τον κατάλογο σε μια μορφή που θα μπορεί να «καταλάβει» ένας ηλεκτρονικός υπολογιστής, προκειμένου να του εμφανίσει συγκεκριμένα αποτελέσματα. Σε αρκετές περιπτώσεις ο χρήστης είναι αναγκασμένος να μάθει συγκεκριμένους όρους (π.χ. τελεστές εγγύτητας, αποκοπή, τελεστές Boolean) προκειμένου να μπορεί να χρησιμοποιήσει το σύστημα. Επιπλέον, ένα βασικό στοιχείο διαφοροποίησης του online με τον offline κατάλογο σε μια βιβλιοθήκη ήταν ότι με τον πρώτο μπορούσε, θεωρητικά, οποιοδήποτε στοιχείο/πεδίο εισάγονταν στο σύστημα να αποτελέσει και σημείο πρόσβασης για τον χρήστη προκειμένου να εντοπίσει ένα τεκμήριο. Βέβαια, οι σχετικές δυνατότητες θα υλοποιηθούν, ουσιαστικά, μετά τη δεκαετία του 1980, με τα πρώτα online συστήματα στις βιβλιοθήκες να έχουν, όπως είναι φυσικό, περιορισμένες δυνατότητες 45. Αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών σε ένα πληροφοριακό σύστημα 46 Όταν στις βιβλιοθήκες μιλάμε για αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών, τότε αναφερόμαστε στην αποθήκευση και ανάκτηση των «λεπτομερειών» που αφορούν τα τεκμήρια και οι οποίες, λεπτομέρειες, περιέχουν πληροφορίες. Στη βιβλιοθηκονομική ορολογία, οι λεπτομέρειες που αφορούν τα τεκμήρια είναι γνωστές ως «βιβλιογραφικά δεδομένα» ή, μια πιο πρόσφατη επιστημονική εξέλιξη, τις αναφέρει ως «μεταδεδομένα». Τα τεκμήρια που περιέχονται στη συλλογή μιας βιβλιοθήκης (έντυπα και μη) συνήθως ευρετηριάζονται και ταξινομούνται, με στόχο να διευκολυνθεί η ανάκτησή τους από τους χρήστες της βιβλιοθήκης. Ένα τυπικό αρχείο υπολογιστή σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα βιβλιοθηκών αποτελείται από έναν αριθμό εγγραφών, τα επιμέρους στοιχεία των οποίων εγγραφών 45 Reynolds, Library Automation, σ Tedd, An Introduction, σ

35 ονομάζονται πεδία, π.χ. συγγραφέα, τίτλου, εκδότη κλπ. Το ποια πεδία θα συμπεριληφθούν έχει αποφασιστεί από τον κατασκευαστή του λογισμικού και συνήθως έχει τη μορφή που δίνεται από το πρότυπο MARC (π.χ. πεδίο 245 για τον τίτλο στο MARC21). Τα πεδία αυτά χρησιμοποιούνται, στη συνέχεια, από το υπολογιστικό σύστημα για τη δημιουργία ευρετηρίων για κάθε πεδίο και την αναζήτηση αποτελεσμάτων, σε μια τυπική διαδικασία αναζήτησης, προκειμένου να εμφανιστούν στην οθόνη του χρήστη αποτελέσματα που να ταιριάζουν στην αναζήτησή του. Είναι σημαντικό να καθοριστούν τα πεδία που θα χρησιμοποιηθούν, καθώς σε αντίθετη περίπτωση τα δεδομένα θα θεωρηθούν ως μία συνεχή αλληλουχία χαρακτήρων, χωρίς να μπορεί να γίνει διάκριση της έννοιας και της σημασίας τους. Για παράδειγμα τα δεδομένα για ένα τεκμήριο: Συγγραφέας: Σαίξπηρ, Ουίλιαμ Τίτλος: Ρωμαίος και Ιουλιέτα Χρονολογία έκδοσης: 1595 Θα εμφανίζονταν στην παρακάτω μορφή, αν εισάγονταν σε έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή χωρίς να γίνει προσδιορισμός των πεδίων. Είναι φανερή η αδυναμία καθορισμού της τιμής του κάθε πεδίου, γεγονός που, τελικά, οδηγεί σε απώλεια πληροφορίας, τόσο κατά την αναζήτηση, όσο και κατά, την πιθανή, ανάκτηση της συγκεκριμένης εγγραφής. Σαίξπηρ,ΟυίλιαμΡωμαίοςκαιΙουλιέτα1595 Η χρήση των πεδίων, λοιπόν, διασφαλίζει ότι η πληροφορία που εισάγεται σε κάθε πεδίο όχι μόνο θα εμφανίζεται με τρόπο κατάλληλο, αλλά και θα αποτελεί σημείο εισόδου κατά την αναζήτηση, ότι, δηλαδή, θα μπορούν να αναζητηθούν από το σύστημα Στην αρχική εμφάνιση των συστημάτων με την πιο απλή τους μορφή, τα πεδία στα οποία εισάγαμε δεδομένα είχαν προκαθορισμένη έκταση αλλά και οι χαρακτήρες που μπορούσαμε να εισάγουμε είχαν, επίσης, περιορισμένη έκταση. Ας υποθέσουμε, λοιπόν, ότι οι περιορισμοί έχουν ως εξής: Πεδίο συγγραφέα: 12 χαρακτήρες Πεδίο τίτλου: 16 χαρακτήρες Πεδίο χρονολογίας έκδοσης: 4 χαρακτήρες 35

36 Το σύστημα πλέον αναγνώριζε το κάθε πεδίο από την έκταση των χαρακτήρων. Έτσι, «γνώριζε» ότι οι πρώτοι δώδεκα χαρακτήρες αφορούσαν το συγγραφέα, οι επόμενοι δεκαέξι αφορούσαν τον τίτλο και, τέλος, οι τέσσερις τελευταίοι χαρακτήρες ήταν η χρονολογία έκδοσης. Σε αυτή την περίπτωση, η εγγραφή θα είχε αυτή την εμφάνιση: Σαίξπηρ, Ουί Ρωμαίος και Ιουλ 1595 Το εμφανές πρόβλημα με αυτή τη μέθοδο είναι ότι σε περίπτωση που θέλαμε να εισάγουμε περισσότερα δεδομένα από αυτά που επιτρέπει το σύστημα, τότε είχαμε απώλεια δεδομένων (π.χ. δε μπορούσαμε να γράψουμε ολόκληρο το όνομα του συγγραφέα ούτε και τον τίτλο) Τη λύση στο πρόβλημα της απώλειας δεδομένων αλλά και του καθορισμού των πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν με έναν ενιαίο τρόπο από όλες τις βιβλιοθήκες προκειμένου να είναι δυνατή η ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδομένων έδωσε το πρότυπο ISO 2709 και η διάταξη MARC. Το ISO 2709, προβλέπει τη χρήση του οδηγού μορφής (directory format) για την εισαγωγή των δεδομένων σε ένα υπολογιστικό σύστημα με τη χρήση των συμβόλων πεδίων (tags) 100: 1 $a Σαίξπηρ, Ουίλιαμ 245: 10 $a Ρωμαίος και Ιουλιέτα 260: $c 1595 Έτσι, λοιπόν, τα δεδομένα θα εισαχθούν με αυτή τη μορφή, με τρόπο που το αυτοματοποιημένο σύστημα μπορεί να «καταλάβει» όχι μόνο το είδος της πληροφορίας (δηλαδή αν είναι ο τίτλος, ο συγγραφέας, το θέμα, η χρονολογία έκδοσης κλπ.) αλλά και την έκταση που έχει το κάθε πεδίο (δηλαδή που αρχίζει και που τελειώνει η τιμή του κάθε πεδίου). Το σημαντικότερο, ωστόσο, χαρακτηριστικό που οφείλεται στη χρήση του MARC είναι ότι γίνεται εύκολη η ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδομένων (π.χ. μεταξύ δύο βιβλιοθηκών που χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα αυτοματοποίησης) καθώς τα πεδία έχουν την ίδια ακριβώς χρήση, έννοια και λειτουργία (για παράδειγμα, το πεδίο 245 δηλώνει «κύριος τίτλος» σε όλα τα αυτοματοποιημένα συστήματα που χρησιμοποιούν το πρότυπο MARC21). 36

37 Μέθοδοι αναζήτησης και ανάκτησης δεδομένων 47 Προκειμένου να ανακτηθούν τα δεδομένα (τόσο από τους χρήστες όσο και από τους βιβλιοθηκονόμους) που έχουν αποθηκευτεί σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα πρέπει να καθοριστεί μία μέθοδος αναζήτησης και ανάκτησης των δεδομένων αυτών. Το σύνολο των τεχνικών, των επιλογών και των εντολών που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο χρήστης ενός αυτοματοποιημένου συστήματος προκειμένου να «ρωτήσει» τη βάση δεδομένων που διαθέτει, ώστε να αποκτήσει την επιθυμητή πληροφορία είναι γνωστό ως «διεπαφή χρήστη» (user interface). Οι δύο πιο διαδεδομένοι τρόποι για την ενσωμάτωση και αξιοποίηση της διεπαφής του χρήστη είναι: Να γίνεται επιλογή από έναν προκαθορισμένο, από το διαχειριστή του συστήματος, κατάλογο διαθέσιμων επιλογών (π.χ. σύνθετη αναζήτηση, θησαυρός όρων κλπ.) Να γίνεται χρήση συγκεκριμένων εντολών που διαθέτει το σύστημα (π.χ. αποκοπή λέξεων, τελεστές εγγύτητας κλπ.) Η χρήση του καταλόγου επιλογών (menu) είναι η μορφή που έχουν, για παράδειγμα, οι περισσότεροι OPAC των σύγχρονων βιβλιοθηκών. Εικόνα 6. Το βασικό μενού επιλογών του OPAC της Βιβλιοθήκης του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Η χρήση του καταλόγου των επιλογών ενδείκνυται για χρήση κυρίως από τους εκείνους τους χρήστες που δε διαθέτουν εξειδικευμένες γνώσεις. Σε αυτή την περίπτωση το σύστημα τους «καθοδηγεί» καθ όλη τη διάρκεια της αναζήτησής τους. Αντίθετα, η τεχνική της χρήσης εντολών για την αναζήτηση αποτελεσμάτων είναι προτιμότερη από τους έμπειρους χρήστες, οι οποίοι συχνά δε βρίσκουν ικανοποιητική την «καθοδήγηση» από το αυτοματοποιημένο σύστημα. 47 Tedd, An Introduction, σ

38 Εικόνα 7. Ο online κατάλογος της βιβλιοθήκης του Ohio State University με τη δυνατότητα αναζήτησης του καταλόγου επιλογών (menu) και εντολών αναζήτησης. Η αναζήτηση στον κατάλογο μιας βιβλιοθήκης πραγματοποιείται με τη δημιουργία «όρων αναζήτησης» μέσα στα ευρετήρια που έχουν δημιουργηθεί γι αυτόν ακριβώς το σκοπό. Μία βασική μέθοδος αναζήτησης στον online κατάλογο είναι αυτή τη χρήσης των τελεστών Boolean (and, or, not). Άλλοι τρόποι είναι: Αποκοπή λέξεων, συχνά με τη χρήση του συμβόλου «*» Χρήση ενός θησαυρού, π.χ. το θησαυρό της MESH (Medical Subject Headings) Περιορισμός της αναζήτησης ανά πεδίο (π.χ. αναζήτηση μόνο στο πεδίο του συγγραφέα ή των θεματικών επικεφαλίδων) Χρήση τελεστών εγγύτητας Περιορισμός μορφής τεκμηρίου, συλλογής, γλώσσας κ.λπ. Το σύνολο των εντολών που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας χρήστης ώστε να ανακτήσει δεδομένα που βρίσκονται στα αρχεία ή τη βάση δεδομένων ενός υπολογιστικού συστήματος (π.χ. σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα βιβλιοθηκών) ονομάζεται «γλώσσα ερωτήσεων» (query language). Αξιολόγηση συστημάτων ανάκτησης πληροφοριών Ένα σύστημα το οποίο περιέχει και αποθηκεύει πληροφορίες, όπως ο κατάλογος μιας βιβλιοθήκης, μπορεί να αξιολογηθεί ως προς την απόδοσή του με τα εξής κριτήρια: Kantor, P. B., Evaluation of and feedback in information storage and retrieval systems, Annual Review of Information Science and Technology, vol. 17 (1982), pp Η πληροφορία προήλθε από το: Tedd, An Introduction, σ

39 Διαθεσιμότητα, δηλαδή το κατά πόσο είναι πιθανό να διαθέτει η βιβλιοθήκη τα τεκμήρια προκειμένου να απαντηθεί με επιτυχία μια αναζήτηση Κόστος, δηλαδή το πόσο κοστίζει η υποστήριξη της διαδικασίας Καθυστέρηση, δηλαδή τα προβλήματα που πιθανόν θα προκύψουν καθ όλη τη διαδικασία χρήσης του καταλόγου Επιλογή, η διαδικασία επιλογής αντικειμένων ως απαντήσεις Ποσότητα, το πλήθος των υπηρεσιών που προσφέρονται Αξία ενός αντικειμένου, δηλαδή το «πόσο αξίζει» πληροφοριακά ένα συγκεκριμένο αντικείμενο Αξία του συνόλου, δηλαδή το «πόσο αξίζουν» πληροφοριακά όλα τα αντικείμενα που ανακτήθηκαν Προσβασιμότητα, δηλαδή η ευκολία ή η δυσκολία στο να δοθεί μία απάντηση Αποθέματα τεκμηρίων, δηλαδή το πώς επιλέγεται ποια αντικείμενα θα προστεθούν και ποια θα αφαιρεθούν από τη συλλογή Ευρετηρίαση, το είδος και το πλήθος των πληροφοριών που μπορούν να ανακτηθούν με τη χρήση των ευρετηρίων ενός συστήματος Ανάλυση συστήματος Οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την εγκατάσταση ενός συστήματος υπολογιστών ονομάζονται, συχνά, ως ανάλυση συστημάτων (systems analysis). Στην περίπτωση της εγκατάστασης ενός υπολογιστικού συστήματος στη βιβλιοθήκη, το προσωπικό της βιβλιοθήκης είναι καλό «να κάνει» ή «να μην κάνει» (do και do not) μία σειρά από εργασίες και διαδικασίες: 49 Να εμπλακεί ενεργά στη διαδικασία Να αναγνωρίσει ότι οι εμπορικές δοσοληψίες και ανταλλαγές (trade off) είναι μια φυσιολογική διαδικασία Να εξετάσει εκ νέου τις ανάγκες της αυτοματοποίησης στη βιβλιοθήκη Να συνομιλεί με συνάδελφους σε άλλες βιβλιοθήκες που διαθέτουν ανάλογη εμπειρία ή, ακόμα καλύτερα, με βιβλιοθήκες που έχουν εγκαταστήσει και χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα 49 Matthews, J. R., Choosing an Automated Library Systems: a Planning Guide, Chicago: American Library Association, Η πληροφορία προήλθε από το Tedd, An Introduction, σ

40 Να εμπλακούν στη διαδικασία, το σύνολο των τμημάτων της βιβλιοθήκης (π.χ. πρόσκτησης, καταλογογράφησης, δανεισμού κλπ.) Να αναζητεί τεχνική βοήθεια εκτός της βιβλιοθήκης, εάν αυτό εξυπηρετεί καλύτερα τη διαδικασία Να μην αναθέτει αρμοδιότητες σε προσωπικό «χαμηλότερης βαθμίδας» (μια διαδικασία που αφορά κυρίως χώρες όπως η Αμερική όπου υπάρχει διαφορετική διαβάθμιση αρμοδιοτήτων απ ότι π.χ. στην Ελλάδα) Να μην υποθέτει ότι όλα τα συστήματα ενός αυτοματοποιημένου συστήματος δημιουργούνται «ισότιμα» Να μην υποθέτει ότι η αυτοματοποίηση είναι η λύση σε όλα τα προβλήματα Να μην το επιχειρεί χωρίς τη βοήθεια και άλλων (π.χ. πληροφορικοί) Να μην επιτρέπει να το επιχειρήσουν λίγα άτομα από το προσωπικό της βιβλιοθήκης Να μην πιστεύουν ότι ένας προμηθευτής θα έχει όλες τις απαντήσεις Μελέτη σκοπιμότητας Πριν την εγκατάσταση ενός υπολογιστικού συστήματος σε μια βιβλιοθήκη είναι απαραίτητο να γίνει μια μελέτη σκοπιμότητας (feasibility study). Στόχος αυτής της διαδικασίας είναι να αξιολογηθεί αν πρέπει να εγκατασταθεί το νέο σύστημα, για πιο λόγο και, τελικά, να διαπιστωθεί η βιωσιμότητά του. Είναι προτιμότερο αυτή η έρευνα να πραγματοποιηθεί από μια ομάδα ανθρώπων προερχόμενων από διαφορετικές επιστήμες, π.χ. βιβλιοθηκονόμους και πληροφορικούς. Για τη διεκπεραίωση αυτής της διαδικασίας μπορούν αν χρησιμοποιηθούν ως εργαλεία για τη συγκέντρωση πληροφοριών εργαλεία όπως συνεντεύξεις, ερωτηματολόγια, παρατήρηση και καταγραφή. Μία μελέτη σκοπιμότητας για την αγορά και εγκατάσταση ενός νέου συστήματος αυτοματοποίησης για μία βιβλιοθήκη πρέπει να περιλαμβάνει 50 : Μία σύντομη περιγραφή του συστήματος που ήδη χρησιμοποιεί η βιβλιοθήκη Την καλύτερη μέθοδο για επίλυση προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν, και τουλάχιστον μία εναλλακτική πρόταση 50 Wainwright, J., Negotiating for a contract drawing up the technical specification, Program, 13, 4 (1979), pp Η πληροφορία προήλθε από το Tedd, An Introduction, σ

41 κ.ά. 51 Στην περίπτωση αυτής της διαδικασίας, οι πληροφορίες που πρέπει να Αναφορά στην επιπρόσθετη εργασία που μπορεί να χρειαστεί ώστε να μπορέσει η βιβλιοθήκη να προχωρήσει στην τελική επιλογή Το κόστος λειτουργίας του παλαιού συστήματος και ένα προβλεπόμενο κόστος λειτουργίας του προτεινόμενου συστήματος Τα πλεονεκτήματα που προσφέρει το νέο σύστημα έναντι του παλαιού, σε αριθμούς αν είναι αυτό δυνατό Ο βαθμός των επιπτώσεων στο προσωπικό, στο διαθέσιμο χώρο της βιβλιοθήκης και την πολιτική του ιδρύματος Ο χρόνος που θα χρειαστεί προκειμένου να συνταχθεί και να υποβληθεί η επόμενη μελέτη σκοπιμότητας Αίτηση προσφοράς Κατά τη διαδικασία επιλογής ενός αυτοματοποιημένου συστήματος σημαντική βοήθεια στην τελική επιλογή μπορεί να προσφέρει η «αίτηση για προσφορά» που μπορεί να υποβληθεί προς τον πιθανό προμηθευτή (στα αγγλικά είναι γνωστό ως Request for Proposal, RFP ή Invitation to Tender, ITT). Σε αυτή τη διαδικασία ο προμηθευτής καλείται να δώσει πληροφορίες σχετικά με την τιμή του προϊόντος, το χρονοδιάγραμμα εγκατάστασης και λειτουργίας, τις τεχνικές προδιαγραφές, την οικονομική του κατάσταση, την προηγούμενη εμπειρία στο συγκεκριμένο τομέα περιλαμβάνονται στην αίτηση προσφοράς που θα παραλάβει η βιβλιοθήκη είναι 52 : Μια εισαγωγή στην οποία θα παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία της προσφοράς και των δεδομένων που περιλαμβάνει Το είδος του εξοπλισμού που θα χρειαστεί προκειμένου να πραγματοποιηθεί η εγκατάσταση Χρονοδιάγραμμα για τη διάρκεια του συμβολαίου Μια λίστα με τις προϋποθέσεις, αναγκαίες και επιθυμητές, για τη λειτουργία του συστήματος (π.χ. αν πρέπει ο ηλεκτρονικός υπολογιστής που θα εγκατασταθεί να διαθέτει, για παράδειγμα, συγκεκριμένη υπολογιστική ισχύ και διαθέσιμη μνήμη) 51 Tedd, An Introduction, σ Wainwright, J, ό.π. Η πληροφορία προήλθε από το Tedd, An Introduction, σ

42 Λεπτομέρειες των πληροφοριών που θα χρειαστεί ο προμηθευτής και την ημερομηνία που πρέπει να δοθούν αυτές οι πληροφορίες (από τη βιβλιοθήκη) Μία γενική περιγραφή του συστήματος ή του εξοπλισμού που απαιτείται, σε ό,τι αφορά το παράρτημα των λεπτομερών προδιαγραφών, εφ όσον αυτές συμπεριληφθούν Εγκατάσταση του νέου συστήματος 53 Αφού αποφασιστεί η αγορά του νέου συστήματος, είναι σημαντικό να ξεκινήσει η εργασία της μετατροπής των εγγραφών του καταλόγου στη νέα μορφή που πρέπει να έχουν προκειμένου να «φορτωθούν» στο νέο σύστημα. Αυτή η διαδικασία είναι ιδιαίτερα χρονοβόρα, ειδικά αν οι εγγραφές είναι σε μορφή δελτιοκαταλόγου (εικ. 10). Στην περίπτωση που οι παλιές εγγραφές είναι συμβατές με το νέο σύστημα (π.χ. είναι σε MARC21 και το νέο σύστημα θα χρησιμοποιήσει και αυτό MARC21) τότε η βιβλιοθήκη θα αποφύγει ένα απαιτητικό, από την άποψη του χρόνου αλλά και του κόστους, στάδιο της αυτοματοποίησης του καταλόγου. Μία άλλη λύση για την αποφυγή της χρονοβόρας αυτής διαδικασίας είναι να σταλούν οι εγγραφές σε μία εταιρία που ειδικεύεται στη μετατροπή εγγραφών καταλόγου. Αν και είναι μια διαδικασία σχετικά δαπανηρή, μπορεί να θεωρηθεί αρκετά αποτελεσματική, στην περίπτωση, βέβαια, που η εταιρία διαθέτει εξειδικευμένο προσωπικό με γνώση των βιβλιοθηκονομικών πρακτικών και προτύπων. Για παράδειγμα, τη δεκαετία του 1990, ορισμένες ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες προτίμησαν να αναθέσουν το έργο της μετατροπής των δελτίων καταλόγου σε αρχεία υπολογιστή σε εταιρίες που διέθεταν, απλά, ανθρώπους που μπορούσαν να πληκτρολογούν γρήγορα, χωρίς καμία γνώση επάνω στην Επιστήμη της Βιβλιοθηκονομίας. Το αποτέλεσμα ήταν, οι εταιρίες αυτές που διέθεταν γραμματείς και όχι βιβλιοθηκονόμους, να προσφέρουν ένα ελκυστικά φθηνό προϊόν, το τελικό αποτέλεσμα του οποίου όμως, απείχε πολύ, σε ποιότητα, από αυτό που χρειάζονταν οι βιβλιοθήκες, με αποτέλεσμα να αναγκαστούν οι βιβλιοθήκες να διαθέσουν χρόνο και χρήμα προκειμένου να γίνει εκ νέου αναδρομική καταλογογράφηση του υλικού τους. 53 Tedd, An Introduction, σ

43 Εικόνα 8. Δελτία καταλόγου της βιβλιοθήκης του University of Graz. Αφού η βιβλιοθήκη προχωρήσει στη μετατροπή των εγγραφών και εγκατασταθεί το νέο σύστημα, ακολουθεί η διαδικασία της πραγματικής, σε συνθήκες εργασίας, χρήση του νέου αυτοματοποιημένου συστήματος. Σε αυτή τη φάση, υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις που μπορεί να ακολουθήσει μία βιβλιοθήκη προκειμένου να ενσωματώσει αποτελεσματικά, στην καθημερινή της λειτουργία, το νέο σύστημα. Αυτές οι προσεγγίσεις, γενικά, είναι: Ολική μετάβαση. Σε αυτή την περίπτωση, το παλαιό σύστημα αντικαθίσταται από το καινούριο σε μια προκαθορισμένη ημερομηνία. Αυτή η λογική είναι πιο εύκολο να υιοθετηθεί όταν το νέο σύστημα δεν είναι ιδιαίτερα πολύπλοκο Μερική μετάβαση. Σε αυτή την περίπτωση, το νέο σύστημα λειτουργεί τμηματικά, με το κάθε υποσύστημα να εγκαθίσταται ξεχωριστά. Αν αποδειχτεί ότι ένα υποσύστημα λειτουργεί αποτελεσματικά, τότε η βιβλιοθήκη περνάει στην εγκατάσταση του επόμενου. Αυτή η προσέγγιση βοηθά τη βιβλιοθήκη όταν ο όγκος της εργασίας που απαιτείται για τη μετάβαση είναι πολύ μεγάλος και χρονοβόρος Παράλληλη χρήση. Εδώ το παλαιό και το νέο σύστημα λειτουργούν εκ παραλλήλου, μέχρις ότου αποδειχθεί ότι το νέο σύστημα είναι έτοιμο να «αναλάβει» όλο τον εργασιακό φόρτο που προκύπτει από τη λειτουργία της βιβλιοθήκης. Το πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι προσφέρει πιο ομαλή μετάβαση στο νέο σύστημα, είναι ιδιαίτερα δαπανηρή, ενώ, συχνά, και οι εργαζόμενοι νιώθουν κούραση και καταπίεση, καθώς είναι υποχρεωμένοι να λειτουργούν ταυτόχρονα δύο συστήματα Δοκιμαστική χρήση. Εν προκειμένω, το νέο σύστημα εγκαθίσταται εξ ολοκλήρου σε ένα παράρτημα της βιβλιοθήκης, πριν εγκατασταθεί στην κεντρική. Με αυτό τον τρόπο, αρκετά από τα αρχικά προβλήματα και δυσχέρειες κατά τη λειτουργία του συστήματος μπορούν να αντιμετωπιστούν, χωρίς να επηρεαστούν όλοι οι χρήστες και το προσωπικό της βιβλιοθήκης. 43