Μην αποθηκεύετε απλώς τις πληροφορίες σας, διαχειριστείτε τις

Transcript

1 Διαχείριση αρχείων Μην αποθηκεύετε απλώς τις πληροφορίες σας, διαχειριστείτε τις Εξοικονόμηση χώρου Αύξηση αποδοτικότητας Ασφάλεια πληροφοριών Ψηφιοποίηση εγγράφων

2 72% Το ποσοστό των εταιρειών που υποστηρίζουν ότι είναι δυσκολότερο να βρουν πληροφορίες που τους ανήκουν, παρά πληροφορίες τρίτων. Πηγή: Ένωση Διαχείρισης Πληροφοριών και Εικόνων ΟΤΑΝ ΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΣΑΣ ΕΙΝΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΣ, ΤΟ ΙΔΙΟ ΑΣΦΑΛΕΙΣ ΕΙΣΤΕ ΚΙ ΕΣΕΙΣ Η αποθήκευση πληροφοριών ακούγεται εύκολη υπόθεση. Ωστόσο, οι απαιτήσεις είναι πολύ περισσότερες από αυτές που φαίνονται με την πρώτη ματιά. Για παράδειγμα, ο χώρος αποθήκευσης πρέπει να είναι οικονομικός. Η ασφάλεια πρέπει να είναι του υψηλότερου δυνατού επιπέδου. Η πρόσβαση στα έγγραφα και στα ψηφιακά αρχεία πρέπει να είναι άμεση για βέλτιστη αποτελεσματικότητα. Ακόμη και η συμμόρφωση με το νομικό πλαίσιο αποτελεί ένα βασικό παράγοντα, καθώς το μέγιστο πρόστιμο για παραβίαση της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων ανέρχεται στο ποσό των Αυτό που χρειάζεται είναι εξειδίκευση στη διαχείριση αρχείων και αυτό δεν ισχύει πάντα. Ως μία από τις κορυφαίες εταιρείες παροχής υπηρεσιών διαχείρισης πληροφοριών, η Iron Mountain έχει την απαραίτητη εξειδίκευση ώστε να παρέχει υπηρεσίες που σας επιτρέπουν να αξιοποιείτε στο μέγιστο τα δεδομένα σας, τα οποία προστατεύονται με τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας. Είτε πρόκειται για την ασφαλή αποθήκευση, τη σάρωση, την άμεση πρόσβαση ή την προγραμματισμένη καταστροφή εγγράφων, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε σε κάθε στάδιο. 43% 35% Το ποσοστό χρόνου που ξοδεύουν οι εργαζόμενοι για την αναζήτηση πληροφοριών. Πηγή: IDC Το ποσοστό των εταιρειών που δεν επιβιώνουν λόγω καταστροφικής απώλειας δεδομένων. Πηγή: Πανεπιστήμιο του Τέξας Το μέγιστο πρόστιμο για παραβίαση της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων. Δεν επαρκεί ο χώρος σας; Χρησιμοποιήστε το δικό μας Η ανεύρεση χώρου είναι συνήθως μια δαπανηρή και αρκετά χρονοβόρα διαδικασία, ειδικά στα μεγάλα αστικά κέντρα. Γιατί να ξοδεύετε ένα μεγάλο μέρος του προϋπολογισμού σας για την αποθήκευση εγγράφων στο δικό σας χώρο, όταν η Iron Mountain έχει κάνει ήδη αυτήν την επένδυση για εσάς; Διαθέτουμε περισσότερες από εγκαταστάσεις παγκοσμίως, που σημαίνει ότι μπορείτε να βρείτε σίγουρα κάποια που να εξυπηρετεί την επιχείρησή σας. Αποθηκεύουμε περισσότερα από 12 εκατομμύρια κυβικά μέτρα έντυπου υλικού σε όλο τον κόσμο. Ταυτόχρονα, κάθε κιβώτιο ή φάκελος διαθέτει ένα μοναδικό αριθμό ευρετηρίου, ώστε να μπορεί να ανακτηθεί και να παραδοθεί πρωτότυπο ή να σαρωθεί προκειμένου να σταλεί σε ψηφιακή μορφή. " Αποθηκεύουμε περισσότερα από 12 εκατομμύρια κυβικά μέτρα έντυπου υλικού ". Πλήρης συμμόρφωση με χαμηλό κόστος Η διαχείριση των αρχείων της επιχείρησής σας ελέγχεται τώρα περισσότερο από ποτέ. Οι νόμοι και οι κανονισμοί γίνονται ολοένα και πιο περίπλοκοι, ενώ τα πρόστιμα για μη συμμόρφωση πολύ ακριβότερα, όπως ακριβώς αυξάνεται και η ανάγκη για χαμηλότερο κόστος. Το πρόβλημα είναι η εύρεση μιας συμβιβαστικής λύσης μεταξύ αυτών των παραγόντων. Στην Iron Mountain δεσμευόμαστε να συμβάλλουμε στη διασφάλιση της συμμόρφωσης για την επιχείρησή σας, διατηρώντας πάντα το κόστος σε χαμηλά επίπεδα. Το έμπειρο προσωπικό μας γνωρίζει τα θέματα που αντιμετωπίζει κάθε κλάδος, γεγονός που μας δίνει τη δυνατότητα να σας βοηθήσουμε να αξιοποιήσετε στο μέγιστο τις πληροφορίες σας, να μειώσετε το κόστος και να ελαχιστοποιήσετε τους κινδύνους. " Αξιοποιήστε στο μέγιστο τις πληροφορίες σας, ενώ ελαχιστοποιείτε τους κινδύνους" Εύκολη πρόσβαση, ασφαλής αποθήκευση Οι πληροφορίες σας αποθηκεύονται σε εγκαταστάσεις υψηλής ασφάλειας της Iron Mountain, στις οποίες μπορείτε να έχετε πρόσβαση ανά πάσα στιγμή. Οι εγκαταστάσεις αποθήκευσης της εταιρείας μας διαθέτουν ορισμένα από τα πιο εξελιγμένα συστήματα προστασίας της αγοράς, ενώ τα αρχεία μεταφέρονται με οχήματα υψηλής ασφάλειας. Όλοι οι εργαζόμενοί μας ελέγχονται και εκπαιδεύονται συστηματικά, ώστε να τηρούν τα αυστηρότερα πρότυπα ασφάλειας και να επικεντρώνονται διαρκώς στις ανάγκες των πελατών μας. Γνωρίζουμε ότι δεν χειριζόμαστε απλά έγγραφα, αλλά διαχειριζόμαστε και προστατεύουμε τα πιο ζωτικά στοιχεία της επιχείρησής σας. Για να ζητήσετε τις πληροφορίες σας, μπορείτε απλά να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας, μέσω μιας εύχρηστης διαδικτυακής πύλης ή να καλέσετε το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών της εταιρείας μας. Οποιονδήποτε τρόπο και αν επιλέξετε, θα έχετε γρήγορη και αξιόπιστη πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζεστε. " Δεν χειριζόμαστε απλά έγγραφα. Διαχειριζόμαστε τα πιο ζωτικά στοιχεία της επιχείρησής σας". Έλεγχος πληροφοριών και κόστους Σύμφωνα με τη Forrester Research, ο μη δομημένος όγκος περιεχομένου αυξάνεται κατά περισσότερο από 200% κάθε χρόνο. Με τόσα πολλά έντυπα έγγραφα και ψηφιακά αρχεία, το κόστος ενδοεταιρικής αποθήκευσης και διαχείρισης αρχείων είναι συνήθως αρκετά υψηλό. Με την Iron Mountain, οι πληροφορίες σας διατηρούνται στο δικό μας ασφαλές κέντρο εγγράφων, ενώ μέσω της εύχρηστης διαδικτυακής μας πύλης έχετε τον πλήρη έλεγχο όλων των αρχείων σας. Με αυτόν τον τρόπο γνωρίζετε πάντα που ακριβώς βρίσκονται οι πληροφορίες σας και, κάθε φορά που χρειάζεστε κάτι, μπορείτε να το ζητήσετε. Απλά καλέστε μας ή χρησιμοποιήστε τη διαδικτυακή μας πύλη. Λιγότερη αναζήτηση σημαίνει περισσότερος διαθέσιμος χρόνος εργασίας. " λιγότερη αναζήτηση σημαίνει περισσότερος διαθέσιμος χρόνος εργασίας".

3 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΙΤΕ ΤΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΣΑΣ ΣΕ ΕΝΤΥΠΗ ΜΟΡΦΗ, ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΑ Ή ΚΑΤΟΠΙΝ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ Οι υπηρεσίες διαχείρισης πληροφοριών που παρέχουμε μπορούν να προσαρμοστούν εύκολα στο δικό σας αποκλειστικό πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων. Από τη δημιουργία ευρετηρίου έως την ασφαλή αποθήκευση, την εύκολη πρόσβαση και τη σάρωση των πληροφοριών σας, θα σας βοηθήσουμε να διαμορφώσετε ένα πρόγραμμα που ανταποκρίνεται απόλυτα στις καθημερινές σας διεργασίες και προσδίδει μεγαλύτερη αξία στην επιχείρησή σας. Οργανωθείτε Το πρώτο βήμα είναι να σας βοηθήσουμε να διαμορφώσετε ένα αποκλειστικό πρόγραμμα αποθήκευσης πληροφοριών που θα καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες σας. Θα σας βοηθήσουμε να εντοπίσετε τον τύπο των εγγράφων που διαθέτετε και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Θα σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα καταστροφής εγγράφων και να εφαρμόσετε ένα σύστημα διαχείρισης το οποίο θα εξασφαλίζει χαμηλότερο κόστος και θα ικανοποιεί τις απαιτήσεις συμμόρφωσης με το σχετικό νομικό πλαίσιο Αποθήκευση προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας Είμαστε σε θέση να σας προσφέρουμε επιλογές αποθήκευσης που καλύπτουν όλες τις ανάγκες σας. Η αποθήκευση σε κλειστά κιβώτια είναι ιδανική για έγγραφα που πρέπει να τηρείτε, αλλά τα οποία δεν χρειάζεστε τακτικά. Η αποθήκευση σε ανοιχτά ράφια ενδείκνυται για έγγραφα που χρειάζεστε τακτικά, όπως αρχεία υπαλλήλων ή ιατρικούς φακέλους. Μπορείτε, επίσης, να επιλέξετε τη σάρωση παρτίδας ιδανική λύση για μια ανέξοδη και τακτική πρόσβαση σε συγκεκριμένη ομάδα εγγράφων ή για την πρόσβαση στα ίδια έγγραφα από πολλαπλούς χρήστες. Ανάκτηση πληροφοριών ανά πάσα στιγμή Προσφέρουμε διάφορες επιλογές ανάκτησης. Εάν ένα έγγραφο έχει ήδη σαρωθεί, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό μέσω της εύχρηστης διαδικτυακής μας πύλης. Εναλλακτικά, μπορείτε να ζητήσετε τη σάρωση του εγγράφου και την αποστολή του είτε αυθημερόν, είτε την επόμενη ημέρα. Η προβολή και η κοινοποίηση των ψηφιακών εγγράφων είναι πολύ πιο άμεση, ενώ παράλληλα μειώνετε το ανθρακικό αποτύπωμα της εταιρείας σας. Μπορούμε, φυσικά, να σας παραδώσουμε και τα πρωτότυπα έγγραφα, η μεταφορά των οποίων πραγματοποιείται με οχήματα υψηλής ασφάλειας. Με τον έναν ή τον άλλο τρόπο, θα έχετε αυτό που χρειάζεστε, ακριβώς τη στιγμή που το χρειάζεστε Απαράμιλλη ποιότητα υπηρεσιών και εγκατάστασης Η συνεργασία με την Iron Mountain είναι ευκολότερη από ό, τι νομίζετε. Η έμπιστη ομάδα των εξειδικευμένων υπαλλήλων μας λειτουργεί ως αξιόπιστος συνεργάτης για τον οργανισμό σας. Σας βοηθάμε να ορίσετε τη νέα πολιτική διαχείρισης πληροφοριών και σας στηρίζουμε κατά την εφαρμογή της. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εντοπίζετε και να αντιμετωπίζετε ευκολότερα οποιοδήποτε πρόβλημα προκύψει. Η παρουσία μας θα είναι εξαιρετικά διακριτική. Η διαφορά, όμως, θα είναι εμφανής από την πρώτη στιγμή.

4 ΕΥΚΟΛΟΣ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΑΣ ΣΕ ΟΠΟΙΟΔΗΠΟΤΕ ΣΤΑΔΙΟ Η γρήγορη και αξιόπιστη πρόσβαση στις πληροφορίες σας είναι ζωτικής σημασίας. Για το λόγο αυτό, χρησιμοποιούμε τις πιο αυστηρές λειτουργικές διαδικασίες προκειμένου να διασφαλίζουμε ότι η επεξεργασία των εγγράφων γίνεται με ακρίβεια και έτσι μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα και εύκολα. Από την παραλαβή έως την αποθήκευση, κάθε στοιχείο ελέγχεται επανειλημμένα, ώστε να διατηρείται η ασφαλέστερη δυνατή αλυσίδα φύλαξης. Όταν το στοιχείο σας επιστραφεί σε εμάς, επαναλαμβάνουμε ακριβώς την ίδια διαδικασία, έχοντας πάντα ως γνώμονα την ασφάλεια. προς αποθήκευση Αποστολή σε εσάς Αίτηση αποθήκευσης εγγράφων Ασφαλής μεταφορά εγγράφων Πείτε μας τι χρειάζεστε Σάρωση και αποστολή Για να συλλέξουμε τα αρχεία σας, επικοινωνήστε μαζί μας μέσω της διαδικτυακής μας πύλης ή τηλεφωνικώς. Ο οδηγός μας σαρώνει τους κωδικούς barcode των κιβωτίων κατά την άφιξή του και σας ζητάει να υπογράψετε ηλεκτρονικά την επιβεβαίωση της παραλαβής. Το πρώτο στάδιο είναι η διατήρηση της μέγιστης ασφάλειας μέσω τακτικού ελέγχου των εγγράφων. Τα κιβώτια τοποθετούνται σε φορτηγά υψηλής ασφάλειας με συστήματα κλειδώματος, συναγερμούς προσέγγισης οδηγού, διακόπτες μίζας με διπλό κλειδί και συστήματα ασύρματης επικοινωνίας, ώστε οι παραγγελίες να εντοπίζονται σε πραγματικό χρόνο. Υποβάλετε την αίτησή σας μέσω της ασφαλούς διαδικτυακής μας πύλης ή τηλεφωνικώς. Προκειμένου να διασφαλίζουμε την αξιοπιστία των διαδικασιών μας, ελέγχουμε δύο φορές τον αριθμό αναφοράς της παραγγελίας σας και τον κωδικό barcode του αρχικού έντυπου αρχείου, ώστε να ανακτήσουμε το σωστό έγγραφο. Εάν χρειάζεστε απλώς ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο, θα ανακτήσουμε το έντυπο αρχείο και θα το σαρώσουμε για εσάς. Εάν το έγγραφο έχει ήδη σαρωθεί, μπορείτε να το δείτε αμέσως, εξοικονομώντας χρόνο και μειώνοντας το ανθρακικό αποτύπωμα που σας αναλογεί. Ασφαλής αποθήκευση υψηλών προδιαγραφών Επεξεργασία ή/και σάρωση εγγράφων Ή μεταφορά με φορτηγό Δεν χρειάζεστε το έγγραφο; Αναλαμβάνουμε την ασφαλή καταστροφή του Την ώρα που τα κιβώτια τοποθετούνται στα ασφαλή vault μας, σαρώνουμε ακόμη μία φορά τον κωδικό barcode για να διατηρήσουμε την αλυσίδα φύλαξης. Ταυτόχρονα, χάρη στα υπόλοιπα μέτρα που λαμβάνουμε, όπως συναγερμούς ανίχνευσης εισβολών και συστήματα πυρανίχνευσης και πυρόσβεσης, μπορείτε να είστε ήσυχοι και σίγουροι ότι τα αρχεία σας είναι πιο ασφαλή από ποτέ. Κατά την άφιξη στις ασφαλείς μας εγκαταστάσεις, όλα τα έγγραφα ταξινομούνται, κατατάσσονται σε ευρετήρια και επισημαίνονται με ένα κωδικό barcode για γρηγορότερη ανάκτηση. Εάν χρειάζεστε να σαρωθούν κάποια έγγραφα για ευκολότερη πρόσβαση ή ως αντίγραφα ασφαλείας, μπορούμε να σαρώσουμε μια παρτίδα εγγράφων πριν την αποθήκευση των πρωτότυπων. Τα κιβώτια σφραγίζονται με ταινία ασφαλείας, σαρώνονται για δεύτερη φορά και τοποθετούνται σε οχήματα ασφαλείας. Κατά την παραλαβή τους από εσάς, ο οδηγός τα σαρώνει ακόμη μία φορά (διατηρώντας την αλυσίδα φύλαξης ξανά) και σας ζητάει να υπογράψετε ηλεκτρονικά. Αυτό ήταν! Η σωστή και έγκαιρη καταστροφή πληροφοριών δεν είναι απλά μια έξυπνη κίνηση, ενδέχεται να αποτελεί και νομική υποχρέωση. Συνεργαζόμαστε μαζί σας για να διαμορφώσουμε από κοινού ένα πρόγραμμα καταστροφής, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Σε κάθε περίπτωση, διατηρείτε τον πλήρη έλεγχο και την ιδιοκτησία των πληροφοριών σας. Εμείς μπορούμε να σας συμβουλέψουμε σχετικά με τον προγραμματισμό, αλλά η τελική απόφαση είναι πάντα δική σας.

5 ΓΙΑΤΙ ΝΑ ΕΠΙΛΕΞΕΤΕ ΤΗΝ IRON MOUNTAIN; Απλώς δείτε τα αποτελέσματα Εδώ και 58 χρόνια, η Iron Mountain είναι ο συνεργάτης που εμπιστεύονται οι περισσότερες μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις (η συνεργασία με τον πρώτο πελάτη μας ξεκίνησε το 1951 και συνεχίζεται έως και σήμερα). Πάνω από το 95% των εταιρειών του Fortune 1000 και περισσότεροι από οργανισμοί σε 39 χώρες επιλέγουν την Iron Mountain για τη διαχείριση των εγγράφων τους. Στις εγκαταστάσεις μας υπάρχουν μοναδικά αρχεία και έγγραφα, όπως οι διαθήκες της Πριγκίπισσας Νταϊάνα, του Ντίκενς και του Δαρβίνου, η πατέντα του 1959 για τα μήλα Red Delicious και οι αυθεντικές ηχογραφήσεις του Φρανκ Σινάτρα. " Ένα μεγάλο πλεονέκτημα της Iron Mountain είναι η ασφαλής διαδικτυακή πύλη μέσω της οποίας μπορούμε να ανακτήσουμε αρχεία γρήγορα και εύκολα, με διαφανείς διαδικασίες και εύκολη πρόσβαση για το προσωπικό μας". Όμιλος εταιρειών Omnicom " Η Iron Mountain μας βοηθά να διατηρήσουμε την ανεκτίμητη συλλογή των ηχογραφήσεών μας. Ανακτούμε καθημερινά εκατοντάδες μαγνητοταινίες πρόκειται για ένα πρόγραμμα καταλογογράφησης τεραστίων διαστάσεων". Sony " Σε οργανωτικό επίπεδο, το πρόγραμμα λειτούργησε άψογα. Η Iron Mountain ανέλαβε τη συλλογή των αρχείων, την πλήρη μετατροπή τους σε ηλεκτρονική μορφή και την παράδοσή τους. Εμείς δεν χρειάστηκε να κάνουμε σχεδόν τίποτα". JellinekMentrum Επικοινωνία Για περισσότερες πληροφορίες, επισκεφθείτε την τοποθεσία ή καλέστε στον αριθμό Iron Mountain Hellas A.E. Λ. Μεσογείων 2-4 Πύργος Αθηνών, Κτήριο Β , Αθήνα 2010 Iron Mountain Incorporated. Με την επιφύλαξη παντός δικαιώματος. Η επωνυμία Iron Mountain και το γραφικό σχέδιο που αναπαριστά ένα βουνό είναι εμπορικά σήματα κατατεθέντα της Iron Mountain Incorporated. Όλα τα υπόλοιπα εμπορικά σήματα αποτελούν ιδιοκτησία των αντίστοιχων κατόχων τους. GR-RM gr