ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ KAI ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ημερ: 14/05/2018

Transcript

1 ΑΔΑΜ: ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ KAI ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ημερ: 14/05/2018 Καρόλου 27, Αθήνα Πληροφορίες: Γενικών Όρων : Προβοπούλου Δάφνη (Τηλ. : ) Ειδικών Όρων : Σαββόπουλος Αλέξανδρος (Τηλ : ) ΣΥΝΟΠΤΙΚΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ (ΥΠ ΑΡΙΘ.10304) ΘΕΜΑ: «Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την σύνταξη Μελέτης συμμόρφωσης της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 (GDPR) ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ ΑΠΡΙΛΙΟΣ

2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η Εταιρεία «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» έχουσα υπ όψιν: Τον ν.4412/2016 «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)» ως ισχύει, διενεργεί συνοπτικό διαγωνισμό, συμφώνως προς τα οριζόμενα στο άρθρον 327 του ν.4412/2016 ως ισχύει, για την «Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την σύνταξη Μελέτης συμμόρφωσης της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 (GDPR) (CPV ). ΑΡΘΡΟ 1: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ- ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΑΝΑΘΕΣΗΣ 1.1. Αντικείμενο του παρόντος συνοπτικού διαγωνισμού είναι η «Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την σύνταξη Μελέτης συμμόρφωσης της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 (GDPR), όπως περιγράφεται εκτενώς στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α - ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ της παρούσης Ο συνολικός προϋπολογισμός της παρούσης παροχής ανέρχεται σε ευρώ, πλέον Φ.Π.Α Η εν λόγω δαπάνη θα καλυφθεί από τις λειτουργικές δαπάνες της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» για το Το κριτήριο ανάθεσης της παρούσης παροχής υπηρεσιών είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά αποκλειστικώς μόνον βάσει τιμής σε Ευρώ, συμφώνως προς τα οριζόμενα στο άρθρο 311 του ν.4412/ Αναθέτων Φορέας είναι η «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε», Καρόλου 27, 10437, Αθήνα, τηλ , φαξ ΑΡΘΡΟ 2: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ - ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 2.1. Ο συνοπτικός διαγωνισμός θα διεξαχθεί την 01 Iουνίου 2018, ημέρα Παρασκευή και ώρα 11:00 π.μ. ακριβώς, στον 2 ο όροφο του κτιρίου της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», αίθουσα 221, Καρόλου 27, Αθήνα Οι ενδιαφερόμενοι οφείλουν να καταθέσουν τις σφραγισμένες προσφορές τους με τους εξής τρόπους: 2

3 Κατάθεση της προσφοράς απευθείας στην αρμόδια Επιτροπή Διαγωνισμού κατά την ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού, στο κτίριο της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», από ώρας έως Κατάθεση της προσφοράς στο Πρωτόκολλο της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» (γραφείο 414), επί της οδού Καρόλου 27, το αργότερο μέχρι την 11:00 π.μ. της ημερομηνίας διεξαγωγής του διαγωνισμού Αποστολή της προσφοράς με συστημένη ταχυδρομική επιστολή, στην διεύθυνση: Προς «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», Πρόεδρο Επιτροπής Διαγωνισμού, για τον διαγωνισμό με θέμα την «Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την σύνταξη Μελέτης συμμόρφωσης της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 (GDPR)», Αρ. Διακήρυξης 10304, (Καρόλου 27, Αθήνα, ΤΚ 10437», η οποία θεωρείται εμπρόθεσμη, εφόσον έχει αφιχθεί και πρωτοκολληθεί στο Πρωτόκολλο της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» (γραφείο 414), επί της οδού Καρόλου 27, με ευθύνη του προσφέροντος, το αργότερο μέχρι την π.μ. της ημερομηνίας διεξαγωγής του διαγωνισμού Μετά την λήξη των ανωτέρω προθεσμιών, ουδεμία προσφορά θα γίνεται δεκτή και θα απορρίπτεται χωρίς να αποσφραγισθεί, ως εκπρόθεσμη. ΑΡΘΡΟ 3: ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ 3.1. Δικαίωμα συμμετοχής (άρθρο 255 του ν. 4412/2016) στον παρόντα διαγωνισμό έχουν τα φυσικά και νομικά πρόσωπα, καθώς και οι ενώσεις φυσικών ή νομικών προσώπων (άρθρο 254 του ν. 4412/2016) που υποβάλλουν κοινή προσφορά, εφ όσον πληρούν τους όρους οι οποίοι καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη και δραστηριοποιούνται αποδεδειγμένως στο αντικείμενο του παρόντος διαγωνισμού Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να έχει ολοκληρώσει μία τουλάχιστον σύμβαση παρόμοια με τη ζητούμενη παροχή υπηρεσιών και δη ως ανάδοχος ή μέλος αναδόχου κοινοπραξίας, ενώ θα πρέπει απαραιτήτως να διαθέτει συμβουλευτική Ομάδα Έργου, η οποία να απαρτίζεται από: Νομικούς/Εξειδικευμένους δικηγόρους σε θέματα διαχείρισης ιδιωτικότητας και προσωπικών δεδομένων 3

4 Συμβούλους με εμπειρία στη συγγραφή και εφαρμογή κανόνων και διαδικασιών ιδιωτικότητας Μηχανικούς Πληροφορικής με εξειδίκευση στην Ασφάλεια και εμπειρία σε περιβάλλοντα Πληροφοριακών Συστημάτων και Επικοινωνιών και Επιθεωρητές Συστημάτων Τεχνολογιών Πληροφοριών και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) Οι κοινοπραξίες/ενώσεις επιχειρήσεων, οι οποίες θα συμμετάσχουν στον διαγωνισμό δεν υποχρεούνται να λάβουν ορισμένη νομική μορφή, προκειμένου να υποβάλουν προσφορά. Η επιλεγείσα κοινοπραξία ή ένωση επιχειρήσεων είναι δυνατόν να υποχρεωθεί να περιβληθεί συγκεκριμένη νομική μορφή, εάν της ανατεθεί η σύμβαση, εφόσον η περιβολή αυτής της νομικής μορφής είναι αναγκαία για την ορθή εκτέλεση της συμβάσεως. Τα μέλη της κοινοπραξίας/ένωσης θα ευθύνονται έναντι του Αναθέτοντος Φορέως, έκαστος αλληλεγγύως και εις ολόκληρον, για το σύνολον της υπηρεσίας. ΑΡΘΡΟ 4: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές θα κατατεθούν σε ένα σφραγισμένο φάκελο στον οποίο θα αναγράφονται ευκρινώς τα κάτωθι: α) Η λέξη ΠΡΟΣΦΟΡΑ. β) Ο πλήρης τίτλος της Διεύθυνσης που διεξάγει τον διαγωνισμό ήτοι: «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ». γ) Ο αριθμός Διακήρυξης και η ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού και δ) Τα πλήρη στοιχεία του προσφέροντος ήτοι πλήρης επωνυμία, ταχυδρομική διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, e mail. Στον ανωτέρω φάκελο θα περιέχονται απαραιτήτως οι ακόλουθοι τρεις (3) σφραγισμένοι υποφάκελοι με τα εξής στοιχεία : 4

5 Α. ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ 1. Ο κάθε προσφέρων εντός του σφραγισμένου υποφακέλου με την ένδειξη «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ» θα συμπεριλάβει τα εξής έγγραφα: 1.1. Αντίγραφο του ΦΕΚ με το Καταστατικό της εταιρείας και την νόμιμη εκπροσώπησή της (για Α.Ε. & Ε.Π.Ε.), ή αντίγραφο καταστατικού (κωδικοποιημένου) για Ο.Ε. & Ε.Ε. και Ι.Κ.Ε. ή το έγγραφο έναρξης επιτηδεύματος από την αρμόδια Οικονομική Εφορία για φυσικά πρόσωπα Υπεύθυνη Δήλωση του ν.1599/1986, στην οποία θα αναφέρονται τα κάτωθι: Ότι ο υποψήφιος αποδέχεται όλους τους όρους της παρούσης Διακηρύξεως. Ότι ο υποψήφιος είναι ασφαλιστικώς και φορολογικώς ενήμερος. Ότι δεν υπάρχει εις βάρος του τελεσίδικη καταδικαστική απόφαση για κάποιο αδίκημα από τα αναφερόμενα στην παρ.1 του άρθρου 73 του ν.4412/2016. Η υποχρέωση αυτή αφορά, επίσης, κατά περίπτωση: στους διαχειριστές των Εταιρειών Περιορισμένης Ευθύνης (ΕΠΕ) και προσωπικών εταιρειών (ΟΕ, ΕΕ και ΙΚΕ), τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου των Ανωνύμων Εταιρειών (ΑΕ). Ότι δεν έχει αθετήσει τις υποχρεώσεις του, όσον αφορά στην καταβολή φόρων ή εισφορών κοινωνικής ασφάλισης (συμφώνως προς την παρ. 2 του άρθρου 73 του ν. 4412/2016). Ότι δεν τελεί υπό πτώχευση ή δεν έχει υπαχθεί σε διαδικασία εξυγίανσης ή ειδικής εκκαθάρισης ή δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση από εκκαθαριστή ή από το δικαστήριο ή δεν έχει υπαχθεί σε διαδικασία πτωχευτικού συμβιβασμού ή δεν έχει αναστείλει τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες ή δεν ευρίσκεται σε οποιαδήποτε ανάλογη κατάσταση προκύπτουσα από παρόμοια διαδικασία, προβλεπομένη σε εθνικές διατάξεις νόμου (συμφώνως προς την περ. β παρ. 4 του άρθρου 73 του ν. 4412/2016). 5

6 Ότι είναι εγγεγραμμένος στο οικείο Επιμελητήριο ή Μητρώο και κατέχει όλες τις νόμιμες άδειες ίδρυσης και λειτουργίας, τις οποίες μπορεί να θέσει στη διάθεση του αναθέτοντος φορέως, μόλις του ζητηθούν. Η ανωτέρω Υπεύθυνη Δήλωση, εάν ο υποψήφιος είναι εταιρεία, θα υπογράφεται από τον νόμιμο εκπρόσωπο της και, εάν είναι σύμπραξη, από τους νομίμους εκπροσώπους των εταιρειών-μελών της. Κατά τα λοιπά ισχύουν τα αναφερόμενα στο άρθρο 73 του ν.4412/2016. Β. ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ Ο κάθε προσφέρων, εντός του σφραγισμένου υποφακέλου με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», θα υποβάλει: 1, Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/86, με την οποία δηλώνει ότι: αποδέχεται όλους τους όρους της Διακηρύξεως και των προδιαγραφών οι οποίες παρατίθενται στο «ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α -ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ» της υπ αριθ Διακηρύξεως. 2. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/86, με την οποία δηλώνει ότι πληροί τις απαιτήσεις του άρθρου 3 παρ.2 της παρούσας, αναφέροντας επιπλέον για τουλάχιστον ένα (1) παρόμοιο έργο : την επωνυμία του φορέα υλοποίησης, χρονική διάρκεια (από- έως), τον υπεύθυνο του φορέα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου. 3. Βιογραφικά των στελεχών της Συμβουλευτικής Ομάδας Έργου που θα απασχολήσει για την εκτέλεση της ζητούμενης υπηρεσίας. Γ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ Ο κάθε προσφέρων, επί ποινή αποκλεισμού, εντός του σφραγισμένου υποφακέλου με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», θα υποβάλει μία τιμή χωρίς ΦΠΑ, που θα περιλαμβάνει κάθε έξοδο που αφορά στην υλοποίηση της συμβουλευτικής υπηρεσίας και την σύνταξη της σχετικής μελέτης, με βάση τα περιγραφόμενα στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ. Η «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε» διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει από τους συμμετέχοντες στοιχεία απαραίτητα για την τεκμηρίωση του κανονικού ή μη των προσφερομένων τιμών, πριν αποφασίσει την αποδοχή ή την απόρριψη της προσφοράς τους, οι δε υποψήφιοι ανάδοχοι υποχρεούνται να τα παρέχουν. 6

7 Διατύπωση σχολίων ή ρητών επιφυλάξεων σχετικώς με την Οικονομική Προσφορά, θεωρείται ως επιφύλαξη επί των όρων της Διακηρύξεως και συνιστά λόγο απόρριψης της Οικονομικής Προσφοράς του υποψηφίου. Ο προσφέρων με την προσφορά του δηλώνει ρητώς και ανεπιφυλάκτως, ότι παραιτείται από κάθε δικαίωμα και απαίτηση που έχει σχέση με τη μεταβολή των τιμών ή απορρέει από αυτές ή για λύση της συμβάσεως για οιονδήποτε λόγο, ήτοι ενδεικτικώς από τις περιπτώσεις των άρθρων 178, 179, 696, 697 και 388 του Αστικού Κώδικα, δοθέντος ότι τον κίνδυνο της απροόπτου μεταβολής των οικονομικών συνθηκών τον θεωρεί ο προσφέρων ως ενδεχόμενο και τον αποδέχεται. Προσωρινός μειοδότης θα αναδειχθεί ο προσφέρων την χαμηλότερη τιμή. Ο οριστικός μειοδότης θα αναδειχθεί μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας των άρθρων 7 έως 10 της παρούσης. ΑΡΘΡΟ 5: ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΙΜΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους προσφέροντες για εκατόν είκοσι (120) ημερολογιακές ημέρες από την επομένη ημέρα της διενεργείας του διαγωνισμού (ημερομηνία κατάθεσης προσφορών). Προσφορές που αναφέρουν χρόνο ισχύος μικρότερο των εκατόν είκοσι (120) ημερολογιακών ημερών απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Η ισχύς των προσφορών μπορεί να παραταθεί πριν από την λήξη τους, εφόσον ζητηθεί από την «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», εάν εντός του ανωτέρω διαστήματος δεν έχουν ολοκληρωθεί οι διαδικασίες για την ανάδειξη του οριστικού μειοδότη. Οι προσφερόμενες τιμές θα παραμείνουν σταθερές και αμετάβλητες και δεν θα υπόκεινται σε αναθεώρηση ή/και αναπροσαρμογή για οιονδήποτε λόγο ή αιτία, τόσον κατά την διάρκεια ισχύος των προσφορών, όσον και κατά την διάρκεια ισχύος της σχετικής συμβάσεως, που θα υπογραφεί. ΑΡΘΡΟ 6: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 6.1. Η Επιτροπή Διενεργείας Διαγωνισμού συνέρχεται σε δημοσία συνεδρίαση, μισή ώρα πριν την ώρα λήξεως της προθεσμίας του άρθρου 2 της παρούσης. Κηρύσσεται η έναρξη της παραλαβής των προσφορών, παραλαμβάνονται οι κατατιθέμενοι ενώπιον της φάκελοι προσφοράς και την ώρα π.μ. ακριβώς κηρύσσεται η λήξη της παραλαβής Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Διενεργείας Διαγωνισμού επικοινωνεί με την υπηρεσία του πρωτοκόλλου, για να διαπιστώσει αν έχουν αφιχθεί ταχυδρομικώς προσφορές και, σε 7

8 καταφατική περίπτωση, μεταβαίνει μέλος της, κατ εντολή του Προέδρου της και παραλαμβάνει τις προσφορές, για να τηρηθεί η υπόλοιπη διαδικασία του διαγωνισμού. Η αποσφράγιση των φακέλων των δικαιολογητικών συμμετοχής και των οικονομικών προσφορών μπορούν να γίνουν σε μία δημόσια συνεδρίαση, κατά την κρίση της Επιτροπής, συμφώνως προς τα οριζόμενα στο άρθρο 327 του ν.4412/ Αμέσως μετά την αποσφράγιση των προσφορών, έχουν δικαίωμα οι υποψήφιοι να λάβουν γνώση των προσφορών των λοιπών συμμετεχόντων, παρουσία της Επιτροπής Σε κάθε στάδιο του διαγωνισμού, από την αποσφράγιση των προσφορών μέχρι την κατακύρωση, δικαιούται να παρευρίσκεται ο προσφέρων ή ο νόμιμος εκπρόσωπος του, νομίμως εξουσιοδοτημένος, παραδίδων στην αρμοδία Επιτροπή Διενεργείας Διαγωνισμού την βεβαίωση εκπροσώπησης. ΑΡΘΡΟ 7: ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 7.1. Η αξιολόγηση των προσφορών γίνεται από την αρμοδία Επιτροπή Διενεργείας του Διαγωνισμού, η οποία συντάσσει σχετικό Πρακτικό για την αποδοχή ή την απόρριψη των προσφορών, συμφώνως προς τα οριζόμενα στα άρθρα 315 και 100 του ν.4412/2016 και σε περίπτωση που κρίνει, ότι απαιτείται αποσαφήνιση ή συμπλήρωση των δικαιολογητικών, προκειμένου να προβεί στην αποδοχή ή την απόρριψη προσφορών, ακολουθεί την οριζομένη στο άρθρο 310 του ν.4412/2016 διαδικασία Σε περίπτωση που η αποσφράγιση των προσφορών γίνει σε ένα στάδιο, συντάσσεται κοινό Πρακτικό Αποσφραγίσεως και Αξιολογήσεως των Προσφορών (με την αποδοχή ή την απόρριψη των προσφορών), στο οποίο προτείνεται η συνέχιση του διαγωνισμού, ήτοι η ανάδειξη του προσωρινού μειοδότη, μετά την κατάθεση εκ μέρους του των δικαιολογητικών κατακύρωσης του άρθρου 9 της παρούσης Διακηρύξεως. Το Πρακτικό και ο σχετικός φάκελος του διαγωνισμού διαβιβάζεται στην αρμοδία Διεύθυνση Συμβάσεων και Προμηθειών, για έγκριση από το αρμόδιο όργανο της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» Σε περίπτωση που η αποσφράγιση γίνει σε δύο στάδια, τότε συντάσσονται δύο ξεχωριστά Πρακτικά και ακολουθείται σε κάθε στάδιο η περιγραφομένη στο προηγούμενο εδάφιο διαδικασία. 8

9 Για την έγκριση των ανωτέρω πρακτικών εκδίδεται μία απόφαση σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 100 παρ.4 του ν.4412/2016 ως ισχύει. ΑΡΘΡΟ 8: ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η απόρριψη προσφοράς γίνεται με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», μετά από γνωμοδότηση (μέσω του σχετικού Πρακτικού) της Επιτροπής Διενεργείας Διαγωνισμού. Η προσφορά του συμμετέχοντος απορρίπτεται ως απαράδεκτη, ενδεικτικώς, αν συντρέχουν μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες περιπτώσεις: α) Προσφορά η οποία αποκλίνει από τα άρθρα 92 έως 100 και 102 έως 104 του ν. 4412/2016 ή υπεβλήθη κατά παράβαση των απαράβατων όρων περί σύνταξης και υποβολής της προσφοράς, όπως οι όροι αυτοί ορίζονται στα έγγραφα της συμβάσεως. β) Προσφορά η οποία περιέχει ατέλειες, ελλείψεις, ασάφειες ή σφάλματα, εφόσον αυτά δεν επιδέχονται συμπλήρωσης ή διόρθωσης ή, εφόσον επιδέχονται συμπλήρωσης ή διόρθωσης, δεν έχουν αποκατασταθεί κατά την αποσαφήνιση και τη συμπλήρωσή της, συμφώνως προς το άρθρο 310 του ν. 4412/2016. γ) Προσφορά, για την οποία ο προσφέρων δεν έχει παράσχει τις απαιτούμενες εξηγήσεις εντός της προκαθορισμένης προθεσμίας, ή η εξήγηση δεν είναι αποδεκτή από τον Αναθέτοντα Φορέα, συμφώνως προς το άρθρο 310 του ν.4412/2016. δ) Προσφορά εναλλακτική. ε) Προσφορά υπό αίρεση. στ) Προσφορά, η οποία θέτει όρο αναπροσαρμογής. ζ) Προσφορά, της οποίας το τίμημα υπερβαίνει την προϋπολογισθείσα δαπάνη. 9

10 ΑΡΘΡΟ 9: ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ (ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ) Μετά την αξιολόγηση των προσφορών, ο αναθέτων φορέας ειδοποιεί εγγράφως τον προσφέροντα, στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση («προσωρινό ανάδοχο»), να υποβάλει, εντός προθεσμίας καθοριζομένης στο σχετικό έγγραφο, η οποία δεν μπορεί να είναι μικρότερη των δέκα (10) ούτε μεγαλύτερη των είκοσι (20) ημερών από την κοινοποίηση της σχετικής έγγραφης ειδοποίησης σε αυτόν, σε πρωτότυπα ή αντίγραφα που εκδίδονται, συμφώνως προς τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν.4250/2014, τα κατωτέρω δικαιολογητικά (άρθρο 80 του ν. 4412/2016), ως αποδεικτικά στοιχεία για την μη συνδρομή των λόγων αποκλεισμού των άρθρων 73 και 74 του ν. 4412/2016. Ειδικότερα, υποβάλλονται: 1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου, έκδοσης τουλάχιστον του τελευταίου τριμήνου, από το οποίον προκύπτει, ότι δεν έχει καταδικασθεί για αδίκημα σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής του δραστηριότητας. Σε περίπτωση που το απόσπασμα ποινικού μητρώου αναφέρει καταδικαστικές αποφάσεις, ο υποψήφιος θα πρέπει να επισυνάπτει τις αναφερόμενες σε αυτό καταδικαστικές αποφάσεις. Σε περιπτώσεις υποβολής προσφοράς από νομικό πρόσωπο, το απόσπασμα ποινικού μητρώου αφορά στους διαχειριστές για τις εταιρείες Περιορισμένης Ευθύνης (Ε.Π.Ε) και τις προσωπικές εταιρείες (Ο.Ε, Ε.Ε και ΙΚΕ), στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και όλα τα μέλη του Διοικητικού τους Συμβουλίου για τις ανώνυμες εταιρείες (Α.Ε) και εν γένει στους νομίμους εκπροσώπους της και, σε κάθε άλλη περίπτωση νομικού προσώπου, στους νόμιμους εκπροσώπους του. 2. Πιστοποιητικό αρμοδίας δικαστικής ή διοικητικής αρχής, από το οποίον να προκύπτει ότι δεν τελεί υπό πτώχευση, ειδική εκκαθάριση, αναγκαστική διαχείριση, πτωχευτικό συμβιβασμό ή άλλη ανάλογη κατάσταση και, επίσης, ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση ή έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκκαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συμβιβασμού ή υπό άλλη ανάλογη διαδικασία προβλεπόμενη σε εθνικές διατάξεις νόμου. 3. Πιστοποιητικό εκδιδόμενο από αρμοδία κατά περίπτωση αρχή, από το οποίο να προκύπτει, ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις φορολογικές του υποχρεώσεις (φορολογική ενημερότητα) και τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης (ασφαλιστική ενημερότητα) το οποίο να ευρίσκεται σε ισχύ κατά την υποβολή του. 10

11 4. Πιστοποιητικό του οικείου Επιμελητηρίου ή ανάλογου επαγγελματικού Μητρώου, με το οποίο θα πιστοποιείται η εγγραφή του Υποψηφίου σε αυτό και το ειδικό επάγγελμά του, καθώς και ότι είναι, κατά την ημέρα υποβολής της προσφοράς, εγγεγραμμένος σε αυτό. 5. Πιστοποιητικό - Βεβαίωση εταιρικών μεταβολών, το οποίο θα πρέπει να έχει εκδοθεί από το αρμόδιο Γ.Ε.Μ.Η., καθώς, επίσης, και τα ΦΕΚ, στα οποία έχουν δημοσιευθεί οι αντίστοιχες μεταβολές, εάν πρόκειται για Α.Ε. και Ε.Π.Ε. 6. Το ΦΕΚ, στο οποίο δημοσιεύθηκε το ισχύον Δ.Σ. και η εκπροσώπησή της, σε περίπτωση Ανώνυμης Εταιρείας (Α.Ε.) ή των διαχειριστών αυτής σε περίπτωση εταιρείας περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.) και το δημοσιευθέν στο ΓΕΜΗ Καταστατικό, από το οποίον προκύπτει η εκπροσώπησή της για Ο.Ε., Ε.Ε. και Ι.Κ.Ε. Τα δικαιολογητικά υποβάλλονται στην «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» σε σφραγισμένο φάκελο, ο οποίος παραδίδεται στην Επιτροπή Διενεργείας Διαγωνισμού. Αν δεν προσκομισθούν τα παραπάνω δικαιολογητικά ή υπάρχουν ελλείψεις σε αυτά που υποβλήθηκαν, παρέχεται προθεσμία στον προσωρινό προμηθευτή να τα προσκομίσει ή να τα συμπληρώσει εντός πέντε (5) ημερών από την κοινοποίηση σχετικής έγγραφης ειδοποίησης σε αυτόν. Η «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», μπορεί να παρατείνει την ως άνω προθεσμία, εφόσον αιτιολογείται αυτό επαρκώς και κατ ανώτατο όριο για δεκαπέντε (15) επιπλέον ημέρες. Κατά τα λοιπά ισχύουν τα οριζόμενα στο άρθρο 103 του ν. 4412/2016. ΑΡΘΡΟ 10: ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ-ΑΝΑΓΓΕΛΙΑ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ 1. Εφόσον προσκομισθούν από τον προσωρινό μειοδότη τα ζητούμενα από το προηγούμενο άρθρο 9 δικαιολογητικά κατακύρωσης, προσηκόντως και νομοτύπως, η Επιτροπή Διενέργειας του Διαγωνισμού συντάσσει το Πρακτικό και διαβιβάζει τον φάκελο στην αρμοδία Διεύθυνση Συμβάσεων και Προμηθειών, η οποία τον προωθεί για την λήψη αποφάσεως (άρθρα 103, 316 και 317 του ν.4412/2016) από το αποφαινόμενο όργανο του Φορέως. Τα αποτελέσματα του ελέγχου των παραπάνω δικαιολογητικών επικυρώνονται με την απόφαση κατακυρώσεως. 2. Η Διεύθυνση Συμβάσεων και Προμηθειών, κοινοποιεί αμέσως την απόφαση κατακυρώσεως, μαζί με αντίγραφο όλων των Πρακτικών της διαδικασίας ελέγχου και αξιολόγησης των προσφορών, σε κάθε προσφέροντα, εκτός από τον προσωρινό μειοδότη, με κάθε πρόσφορο τρόπο, όπως με τηλεομοιοτυπία, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κ.λπ., επί αποδείξει. 11

12 3. Η Διεύθυνση Συμβάσεων και Προμηθειών κοινοποιεί την απόφαση κατακυρώσεως στον προσωρινό μειοδότη, εφ όσον συντρέξουν σωρευτικώς τα εξής: α) παρέλθει άπρακτη η προθεσμία άσκησης των προβλεπομένων ενστάσεων και β) ο προσωρινός μειοδότης υποβάλει επικαιροποιημένα όσα εκ των κατακυρωτικών δικαιολογητικών χρήζουν επικαιροποίησης, κατόπιν σχετικής προσκλήσεως. 4. Μετά την επέλευση των εννόμων αποτελεσμάτων της απόφασης κατακύρωσης, ο Αναθέτων Φορέας προσκαλεί τον ανάδοχο να προσέλθει για την υπογραφή της συμβάσεως. Με την ανακοίνωση, η σύμβαση θεωρείται ως συναφθείσα, το δε έγγραφο της συμβάσεως, το οποίο θα συνταχθεί ακολούθως, έχει αποδεικτικό μόνον χαρακτήρα. ΑΡΘΡΟ 11: ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ Κατά της Διακηρύξεως του διαγωνισμού, της συμμετοχής υποψηφίου σε αυτόν και της διενέργειάς του, έως και την κατακυρωτική απόφαση, επιτρέπεται ένσταση για λόγους νομιμότητας και ουσίας, συμφώνως προς τα οριζόμενα στα άρθρα 100 παρ. 4, 315 και 127 του ν.4412/2016. Για το παραδεκτό της άσκησης ενστάσεως, απαιτείται, με την κατάθεση της ενστάσεως, η καταβολή παραβόλου υπέρ του Δημοσίου, ποσού ίσου με το ένα επί τοις εκατόν (1%) της εκτιμωμένης αξίας της συμβάσεως. Το παράβολο αυτό αποτελεί δημόσιο έσοδο. Το παράβολο επιστρέφεται με πράξη του Αναθέτοντος Φορέως, εάν η ένσταση γίνει δεκτή από το αποφασίζον όργανο της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.». ΑΡΘΡΟ 12: ΜΑΤΑΙΩΣΗ - ΑΝΑΒΟΛΗ- ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Η «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», δεν δεσμεύεται για την τελική ανάθεση της Συμβάσεως και δικαιούται να ματαιώσει, αναβάλει ή επαναλάβει την διαγωνιστική διαδικασία, χωρίς υποχρέωση καταβολής αποζημίωσης εξ αυτού του λόγου στους υποψηφίους. Ματαίωση του Διαγωνισμού μπορεί να γίνει με ειδικώς αιτιολογημένη απόφαση της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» για τους αναφερομένους στο άρθρο 317 του ν.4412/2016 λόγους. Η συμμετοχή των προσφερόντων στον διαγωνισμό συνεπάγεται αυτομάτως, ότι παραιτούνται από κάθε δικαίωμα αποζημίωσής τους για την οποιαδήποτε σχετική απόφαση της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», ιδίως περί της επαναλήψεως, καταργήσεως, ματαιώσεως, συνεχίσεως κλπ. του διαγωνισμού, κατά τα προεκτεθέντα. 12

13 ΑΡΘΡΟ 13: ΥΠΟΓΡΑΦΗ - ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΩΣ ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΧΡΟΝΙΚΗΣ ΠΑΡΑΤΑΣΗΣ ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ - ΣΕΙΡΑ ΙΣΧΥΟΣ Ο ανάδοχος υποχρεούται να προσέλθει, εντός ημερομηνίας που θα καθορισθεί από τον Αναθέτοντα Φορέα, για την υπογραφή της σχετικής συμβάσεως Εάν ο ανάδοχος αρνείται να υπογράψει την σύμβαση ή δεν προσέρχεται να την υπογράψει εντός της ορισθείσης προθεσμίας, εφαρμόζονται οι διατάξεις της παραγράφου 5 του άρθρου 316 του ν.4412/ Στην σύμβαση δύναται να προσαρτηθούν παρατηρήσεις της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», οι οποίες σκοπό έχουν να καταστήσουν σαφέστερο και πληρέστερο το συμβατικό αντικείμενο Ο καθαρός χρόνος παροχής υπηρεσιών για την εκτέλεση των εργασιών, υποβολής και έγκρισης των παραδοτέων, ανέρχεται σε τριάντα έξι (36) εβδομάδες. Ειδικότερα ορίζεται σε : Οκτώ (8) εβδομάδες μετά την εκάστοτε εντολή για την παράδοση στην Επιτροπή Παραλαβής εκάστου παραδοτέου (για κάθε ένα εκ των τριών σταδίων). Τέσσερις (4) εβδομάδες για την έγκριση εκάστου παραδοτέου από την αρμόδια Επιτροπή Παραλαβής (για κάθε ένα εκ των τριών σταδίων). Ο ανωτέρω συνολικός χρόνος δύναται να παρατείνεται έως και είκοσι (24) επιπλέον εβδομάδες χωρίς καμία περαιτέρω οικονομική αξίωση του αναδόχου, σε περίπτωση που κριθεί απαραίτητο, είτε με μονομερή δήλωση της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», είτε κατόπιν έγκρισης της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.» σε σχετικό αίτημα του αναδόχου Η σύμβαση μπορεί να τροποποιηθεί ή συμπληρωθεί, χωρίς νέα διαδικασία σύναψης συμβάσεως, συμφώνως προς τα οριζόμενα στο άρθρο 337 του ν.4412/2016 και τους όρους της Διακηρύξεως Τα έγγραφα της συμβάσεως κατά το στάδιο εκτελέσεως της είναι κατά σειρά ισχύος τα ακόλουθα: - Η Σύμβαση. - Η παρούσα Διακήρυξη. - Η Οικονομική Προσφορά του μειοδότη. - Οι Ειδικοί Όροι (ΠΑΡΑΤΗΜΑ Α ) 13

14 ΑΡΘΡΟ 14: ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΟΙΟΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΠΟΣΟΤΙΚΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Η αρμοδία Επιτροπή Ποιοτικής και Ποσοτικής Παραλαβής, η οποία θα συσταθεί από την «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», θα προβεί στην ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του αντικειμένου της συμβάσεως, συμφώνως προς τα οριζόμενα στα άρθρα 200 έως 221 του ν. 4412/2016, συντάσσουσα το/ τα σχετικό/ά Πρωτόκολλο/α Ποσοτικής και Ποιοτικής Παραλαβής, η υποβολή των οποίων, μαζί με τα λοιπά δικαιολογητικά του αναδόχου, θα αποτελεί προϋπόθεση για την εξόφληση των σχετικών τιμολογίων του. Τα Πρωτόκολλα Ποσοτικής και Ποιοτικής Παραλαβής κοινοποιούνται από την Επιτροπή στον ανάδοχο. ΑΡΘΡΟ 15: ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ- ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ - ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ Τα στάδια υλοποίησης της σύμβασης είναι τρία και το καθένα ολοκληρώνεται με την παραλαβή από την Επιτροπή Ποιοτικής και Ποσοτικής Παραλαβής εκάστου παραδοτέου ανά στάδιο ( σύμφωνα με τα αναλυτικώς οριζόμενα στο Παράρτημα Α ). Για κάθε στάδιο που ολοκληρώνεται και παραλαμβάνεται θα καταβάλλονται τα παρακάτω ποσά : Μετά την ολοκλήρωση του πρώτου σταδίου: το 30% της συνολικής αξίας της σύμβασης. Μετά την ολοκλήρωση του δεύτερου σταδίου : το 30% της συνολικής αξίας της σύμβασης. Μετά την ολοκλήρωση του τρίτου σταδίου : το 40% της συνολικής αξίας της σύμβασης. Ειδικότερα, η πληρωμή των παρεχομένων υπηρεσιών εκάστου εκ των τριών σταδίων υλοποίησης, θα πραγματοποιείται εντός χρονικού διαστήματος τριάντα (30) ημερών από την αποστολή του σχετικού λογαριασμού στην Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών της «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε», που θα συνοδεύεται από τα ακόλουθα έγγραφα: α) Πρωτόκολλο Οριστικής Ποιοτικής και Ποσοτικής Παραλαβής υπογεγραμμένο από την Επιτροπή Ποιοτικής και Ποσοτικής Παραλαβής. β) Πιστοποιητικά φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας, συμφώνως προς τις κείμενες διατάξεις. γ) Τιμολόγιο του αναδόχου. 14

15 δ) Πέραν των ανωτέρω δικαιολογητικών, οι αρμόδιες υπηρεσίες, οι οποίες διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή, μπορούν να ζητήσουν και οποιοδήποτε άλλο δικαιολογητικό, εφόσον προβλέπεται στην κείμενη νομοθεσία Εάν οι πληρωμές δεν γίνονται στην Ελλάδα, τότε τα τραπεζικά έξοδα θα βαρύνουν τον ανάδοχο Συμφώνως προς τον ν.4412/2016, παρακρατείται υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων ποσοστό 0,06% εφάπαξ από την πρώτη πληρωμή κάθε συμβάσεως συνολικής αξίας άνω των 2.500, χωρίς ΦΠΑ Επίσης, παρακρατείται υπέρ της Α.Ε.Π.Π. (άρθρο 350 παρ. 3 του ν.4412/2016), ποσοστό 0,06% επί της συνολικής αξίας κάθε αρχικής, τροποποιητικής ή συμπληρωματικής δημόσιας συμβάσεως, προ φόρων και κρατήσεων. Σημειώνεται, ότι επί των ποσών των κρατήσεων υπολογίζεται χαρτόσημο 3% και ΟΓΑ χαρτοσήμου 20%. ΑΡΘΡΟ 16: ΠΟΙΝΙΚΕΣ ΡΗΤΡΕΣ ΕΚΠΤΩΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ- ΑΝΩΤΕΡΑ ΒΙΑ Σε περίπτωση μη προσηκούσης εκτελέσεως των όρων της συμβάσεως, με υπαιτιότητα του αναδόχου, θα επιβληθούν ποινικές ρήτρες, συμφώνως προς τα οριζόμενα στο άρθρο 218 του ν.4412/2016. Ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος, στις ακόλουθες περιπτώσεις: Εάν δεν εκπληρώσει τις συμβατικές του υποχρεώσεις ή δεν συμμορφωθεί προς τις εντολές της υπηρεσίας, που είναι σύμφωνες με την σύμβαση ή τις κείμενες διατάξεις. Εάν υπερέβη υπαιτίως την συνολική προθεσμία εκτελέσεως της συμβάσεως, λαμβανομένων υπ όψιν των παρατάσεων. Στις περιπτώσεις αυτές, ο Αναθέτων Φορέας κοινοποιεί στον ανάδοχο ειδική όχληση, η οποία μνημονεύει τις διατάξεις του άρθρου 203 του ν.4412/2016 και περιλαμβάνει συγκεκριμένη περιγραφή των ενεργειών, στις οποίες οφείλει να προβεί ο ανάδοχος και του θέτει προθεσμία για την συμμόρφωσή του. Η προθεσμία πρέπει να είναι εύλογη και ανάλογη της διάρκειας της συμβάσεως και πάντως όχι μικρότερη των δεκαπέντε (15) ημερών. Αν η τεθείσα με την ειδική όχληση προθεσμία παρήλθε, χωρίς ο ανάδοχος να συμμορφωθεί, κηρύσσεται έκπτωτος εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών από την άπρακτη πάροδο της προθεσμίας συμμόρφωσης, με απόφαση του Αναθέτοντος Φορέως. 15

16 Στην απόφαση προσδιορίζονται οι λόγοι της μη συμμόρφωσης του αναδόχου προς την ειδική όχληση και αιτιολογείται η έκπτωση, με αναφορά στους λόγους που οδήγησαν σε αυτήν. Ο ανάδοχος δεν κηρύσσεται έκπτωτος, όταν συντρέχουν λόγοι ανωτέρας βίας, συμφώνως προς το άρθρο 204 του ν.4412/2016. ΑΡΘΡΟ 17: ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ-ΚΥΡΙΟΤΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΩΝ- ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΕΧΕΜΥΘΕΙΑΣ Όλα τα έγγραφα και στοιχεία που θα δοθούν από την ΕΡΓΟΣΕ στον ανάδοχο θα φυλαχθούν ως εμπιστευτικά από αυτόν, θα χρησιμοποιηθούν μόνο για την εκτέλεση της σχετικής σύμβασης και θα επιστραφούν με την παροχή των οφειλόμενων υπηρεσιών και την ολοκλήρωση της σύμβασης. ΑΡΘΡΟ 18: ΕΦΑΡΜΟΣΤΕΟΝ ΔΙΚΑΙΟΝ Ο ανάδοχος και η «ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε.», θα προσπαθούν να ρυθμίζουν με καλή πίστη κάθε διαφορά, που τυχόν προκύψει στις μεταξύ τους σχέσεις εκ της παρούσης συμβάσεως καθ όλη την διάρκεια ισχύος της Ο παρών διαγωνισμός διενεργείται συμφώνως προς τον ν.4412/16 «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)». Αποκλειστικώς αρμοδία για οποιαδήποτε διαφορά προκύψει από την εκτέλεση του παρόντος διαγωνισμού ή/και της συμβάσεως, που θα υπογραφεί, είναι τα δικαστήρια των Αθηνών, εφαρμοστέον δε δίκαιον είναι πάντοτε το Ελληνικό.. ΕΚ ΤΗΣ ΕΡΓΟΣΕ Α.Ε. 16

17 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 17

18 Στο συμβατικό αντικείμενο του υποψήφιου Ανάδοχου/Συμβούλου θα περιλαμβάνονται τα ακόλουθα τρία στάδια: 1 ο Στάδιο: Έναρξη έργου Οργάνωση, καταγραφή και συγκέντρωση δεδομένων Δράσεις Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα υποβάλει πρόγραμμα εργασιών και αναλυτικό Χρονοδιάγραμμα Υλοποίησης Δημιουργία Αρχείου Απογραφής Προσωπικών Δεδομένων (Personal Data Inventory) εντός του οργανισμού. Μεταξύ άλλων, το Αρχείο θα καταγράφει με σαφή τρόπο, όπως απαιτεί ο ΓΚΠΔ, τον τόπο, τον τρόπο και το υλικό υπόστρωμα (χαρτί ή ηλεκτρονική βάση δεδομένων, server, data center κλπ) όπου τηρούνται δεδομένα, οι αρμόδιοι χειριστές τους ανά τμήμα, οι αποδέκτες τους εντός και εκτός του οργανισμού, οι διαδικασίες τήρησης και ο σκοπός της κάθε επιμέρους επεξεργασίας Υποστήριξη για τη συγγραφή λεκτικών συγκατάθεσης και ενημέρωσης των Στελεχών της εταιρείας (Ομάδας Έργου) ως προς τη διαδικασία συλλογής και τήρησης προσωπικών δεδομένων. Ο Σύμβουλος θα συνεργαστεί προς τούτο με το αρμόδιο προσωπικό της ΕΡΓΟΣΕ Παραδοτέα 1ου Σταδίου Υποβολή απλουστευμένου εκπαιδευτικού υλικού περί προστασίας Προσωπικών δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή Αναφορές με προσωπικά δεδομένα που εντοπίστηκαν στα συστήματα προς ανάλυση Data Inventory and Data Flow Mapping που θα καλύπτουν την απαίτηση του ΓΚΠΔ σχετικά με το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων και θα περιέχουν όλες τις επιπλέον απαραίτητες πληροφορίες, ώστε να απεικονίζεται πλήρως η τρέχουσα κατάσταση ως προς τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων και να είναι εφικτός ο εντοπισμός κενών ως προς τις απαιτήσεις του θεσμικού πλαισίου (διαγράμματα ροής δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, με κρίσιμες πληροφορίες). Βασική εκπαίδευση των Στελεχών (Ομάδας Έργου) των εμπλεκόμενων Δ/νσεων και Τμημάτων σε ομάδες με διάρκεια ως 2 ώρες 18

19 2 ο Στάδιο: Μελέτη ανάλυσης ελλείψεων και αποκλίσεων (Gap Analysis Report) Δράσεις Ανάλυση βάσει αναλυτικών κριτηρίων (Πίνακας- Matrix) συμμόρφωσης με τις 10 αρχές, τα 8 δικαιώματα του ατόμου και τις διαδικασίες του Κανονισμού. Ειδικότερα, θα συνταχθεί ένας αναλυτικός πίνακας με πολλαπλές στήλες με τίτλους όπως: απαίτηση κανονισμού, σημερινή κατάσταση, απαιτούμενες ενέργειες, υπεύθυνος εντός εταιρίας, προγραμματισμός ενεργειών κλπ. Ανάλυση σε συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη της εταιρείας των διαδικασιών διαχείρισης δεδομένων ανά Δ/νση, των υπεύθυνων, των ρόλων και αρμοδιοτήτων βάσει οργανογράμματος, των υπαρχόντων Πληροφοριακών Συστημάτων, έλεγχος ασφαλείας της εταιρικής Πληροφοριακής Υποδομής και Εφαρμογών, θα εντοπιστούν τυχόν ελλείψεις και θα προταθούν, μέσω εμπιστευτικής έκθεσης (Internal Gap Analysis Report) προς τη Διοίκηση τη εταιρίας, μέτρα και διαδικασίες στοχευμένης αντιμετώπισης αυτών με το ελάχιστο οικονομικό και διοικητικό κόστος για τον οργανισμό. Υποβολή προτάσεων και καταγραφή Πολιτικών Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων Παραδοτέα 2ου Σταδίου Έκθεση ελλείψεων-αποκλίσεων και έκθεση συμμόρφωσης (Gap Analysis) ως προς τις απαιτήσεις του Κανονισμού Προσδιορισμός του ρόλου του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) και των απαιτούμενων για τον μελλοντικό ορισμό του 3 ο Στάδιο: Διενέργεια εκτίμησης επιπτώσεων στα προσωπικά δεδομένα (Data Protection Impact Assessment) και ανάπτυξη σχεδίου διορθωτικών ενεργειών Δράσεις Διενέργεια εκτίμησης επιπτώσεων στα προσωπικά δεδομένα (Data Protection Impact Assessment) με βάση έγκυρες πρακτικές και μεθοδολογίες οι οποίες καλύπτουν: συνοπτικά τους κινδύνους για τα συστήματα, τις διαδικασίες, τις πηγές των δεδομένων που διακινούνται εντός και εκτός του οργανισμού, τις πρακτικές πρόσβασης, διατήρησης, διαβίβασης και διαμοιρασμού τους (data sharing), τις επιχειρηματικές διαδικασίες και τις τεχνολογικές παραμέτρους των εφαρμογών, καθώς και τις διαδικασίες και τους ρόλους των εμπλεκομένων μερών. Για κάθε διακριτό τύπο δεδομένων θα αποτυπώνει τους πιθανούς κινδύνους και θα προσδιορίζει τον αντίκτυπο και η πιθανή ζημία που θα προκύψει για την εταιρία σε περίπτωση διαρροής, απώλειας, αθέμιτης πρόσβασης κλπ. Διαδικασίες ενημέρωσης της αρχής (ΑΠΔΠΧ) σε περίπτωση παραβίασης Υποστήριξη των Δ/νσεων και της Ομάδας Έργου της ΕΡΓΟΣΕ στη συγγραφή των πρόσθετων κειμένων που αφορούν όλους τους συνεργαζόμενους με την εταιρεία Φορείς στους οποίους αποστέλλονται προσωπικά δεδομένα (βλ. προμηθευτές και Ανάδοχοι, Υπουργείο, Δημόσιο, εποπτικές αρχές) Σύνταξη αναλυτικής και σαφούς έκθεσης αξιολόγησης συμμόρφωσης στο οποίο θα: προσδιορίζονται συγκεκριμένες ενέργειες και εργασίες, ώστε να βελτιωθεί κατά το δυνατόν 19

20 συντομότερα το επίπεδο συμμόρφωσης και θα περιλαμβάνονται προτάσεις με σκοπό τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ Παραδοτέα 3ου Σταδίου Εκτίμηση επιπτώσεων στα προσωπικά δεδομένα (Data Protection Impact Assessment) Έκθεση Αξιολόγησης Συμμόρφωσης Σχεδίαση του προτεινόμενου προγράμματος συμμόρφωσης με στόχο την πλήρη προσαρμογή της ΕΡΓΟΣΕ Ο υποψήφιος Ανάδοχος, ο οποίος θα επωμιστεί την υλοποίηση των προαναφερθέντων συμβουλευτικών υπηρεσιών καθώς και την σύνταξη σχετικής Μελέτης θα πρέπει: με το ρόλο του συμβούλου να έχει ολοκληρώσει ένα τουλάχιστον παρόμοιο έργο παροχής ενώ θα πρέπει απαραιτήτως να διαθέτει συμβουλευτική Ομάδα Έργου, η οποία να απαρτίζεται από: Νομικούς/Εξειδικευμένους δικηγόρους σε θέματα διαχείρισης ιδιωτικότητας και προσωπικών δεδομένων Συμβούλους με εμπειρία στη συγγραφή και εφαρμογή κανόνων και διαδικασιών ιδιωτικότητας Μηχανικούς Πληροφορικής με εξειδίκευση στην Ασφάλεια και εμπειρία σε περιβάλλοντα Πληροφοριακών Συστημάτων και Επικοινωνιών και Επιθεωρητές Συστημάτων Τεχνολογιών Πληροφοριών και Επικοινωνίας (ΤΠΕ). 20