ΜΗΤΡΩΟ ΕΙ ΙΚΩΝ ΕΜΠΕΙΡΟΓΝΩΜΟΝΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ ΚτΠ Α.Ε.

Transcript

1 ΜΗΤΡΩΟ ΕΙ ΙΚΩΝ ΕΜΠΕΙΡΟΓΝΩΜΟΝΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ ΚτΠ Α.Ε. ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Υµηττός, Μάρτιος 2012 ΕΡΓΟ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΟΥΜΕΝΟ ΑΠΟ: ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΩΝΙΚΟ ΤΑΜΕΙΟ (ΕΚΤ) ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ (ΕΤΠΑ) ΚΑΤΑ 85% ΚΑΙ ΑΠΟ ΕΘΝΙΚΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ ΚΑΤΑ 15%

2 Περιεχόµενα Σελ. 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΧΟΙ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ Σκοπός και στόχοι Επιχειρησιακά οφέλη ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Γενικές Αρχές ιαδικασίες διαχείρισης ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ιαδικασία 1: ηµιουργία Μητρώου ιαδικασία 2: Ένταξη µελών στο µητρώο ιαδικασία 3: Επιλογή µελών για παροχή εµπειρογνωµοσύνης/ συµµετοχή σε Οµάδες Εργασίας ιαδικασία 4: Αναστολή-διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων Αρχικής Αίτησης

3 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν εγχειρίδιο αφορά στη σύσταση και διαχείριση Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε. Το εν λόγω Μητρώο θα υποστηρίξει: Την εκτέλεση επί µέρους εργασιών στο πλαίσιο λειτουργίας Οµάδων Εργασίας που συγκροτούνται για την υλοποίηση των έργων που αναλαµβάνει η ΚτΠ Α.Ε., τη διασφάλιση διαρκούς διαθεσιµότητας εξειδικευµένων προσόντων και δεξιοτήτων για να καλυφθούν επί µέρους ανάγκες εξειδικευµένων εργασιών στο πλαίσιο των κάθε είδους δραστηριοτήτων της ΚτΠ Α.Ε., η ενίσχυση των υφιστάµενων διαδικασιών επιλογής εξωτερικών συνεργατών/ εµπειρογνωµόνων που εφαρµόζονται στην ΚτΠ Α.Ε. και ο εµπλουτισµός τους µε νέες δυνατότητες. Επισηµαίνεται ότι, σύµφωνα µε το ισχύον θεσµικό πλαίσιο που αφορά στη σύναψη Συµβάσεων Μίσθωσης Έργου στην ΚτΠ Α.Ε.: η συµµετοχή στο Μητρώο δεν έχει υποχρεωτικό χαρακτήρα προκειµένου να συναφθεί Σύµβαση Μίσθωσης Έργου µεταξύ της ΚτΠ Α.Ε. και τρίτου φυσικού προσώπου, η ΚτΠ Α.Ε. διατηρεί αναλλοίωτη τη διακριτική ευχέρεια σύναψης Συµβάσεων Μίσθωσης Έργου µε φυσικά πρόσωπα/ εµπειρογνώµονες που δεν είναι µέλη του υπό σύσταση Ε.Μ.Ε., ιδιαίτερα δε σε περιπτώσεις κατά τις οποίες η απαιτούµενη ειδικότητα/ δεξιότητα δεν εµπίπτει σε εκείνες που καλύπτονται από το Μητρώο µετά από σχετικές Προσκλήσεις Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος της ΚτΠ Α.Ε. οι απαιτούµενες κατά περίπτωση δεξιότητες καλύπτονται πληρέστερα από φυσικά πρόσωπα που δεν έχουν υποβάλει αίτηση εγγραφής στο Μητρώο. Λαµβάνοντας υπόψη τα ανωτέρω, το παρόν εγχειρίδιο περιγράφει τη µεθοδολογική προσέγγιση για τη σύσταση και διαχείριση του Μητρώου. 2. ΣΤΟΧΟΙ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ 2.1 Σκοπός και στόχοι Σκοπός του Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε. είναι η δηµιουργία, η διαχείριση και ο διαρκής εµπλουτισµός µιας ικανής βάσης εµπειρογνωµόνων δυνητικών εξωτερικών συνεργατών, ώστε: αφενός οι Οµάδες Εργασίας που συστήνονται για οποιοδήποτε λόγο στην ΚτΠ Α.Ε. να εµπλουτίζονται/ ενισχύονται µε την κατάλληλη κατά περίπτωση 2

4 εξειδίκευση και τεχνογνωσία προκειµένου να υλοποιηθούν συγκεκριµένες εργασίες και να ενισχυθεί το έργο τους, αφετέρου να διασφαλιστεί η διαρκής διαθεσιµότητα εξειδικευµένων προσόντων και δεξιοτήτων, άµεσα αξιοποιήσιµων για να καλυφθούν εξειδικευµένες εργασίες στο πλαίσιο των κάθε είδους δραστηριοτήτων της ΚτΠ Α.Ε. Περαιτέρω, στόχοι του Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε. είναι: η διασφάλιση της επιχειρησιακής ετοιµότητας του µηχανισµού υλοποίησης έργων της ΚτΠ Α.Ε. η διαµόρφωση µίας ολοκληρωµένης µεθοδολογίας σύστασης και διαχείρισης Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών, η οποία θα αποτελέσει ένα "καλό υπόδειγµα" διαχείρισης έργων στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ. 2.2 Επιχειρησιακά οφέλη Με την κατάρτιση του Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών αναµένεται να προκύψουν µια σειρά από οφέλη, όπως: Ενίσχυση της αποτελεσµατικότητας των Οµάδων Εργασίας που συστήνονται µε Απόφαση της ΚτΠ Α.Ε., Επιλογή εξωτερικών συνεργατών µε αντικειµενικά και αξιοκρατικά κριτήρια που επικεντρώνονται στην καταλληλότητα και τις δεξιότητες τους, Μεγιστοποίηση της ποιότητας αλλά και της ταχύτητας των διαδικασιών, Ενίσχυση της διαχείρισης µε βάση την παραγόµενη αξία (value based management), Εύκολη πρόσβαση σε πηγές πληροφοριακού περιεχοµένου και άµεση διαθεσιµότητα στοιχείων, Μείωση του διαχειριστικού κόστους υλοποίησης των έργων της ΚτΠ Α.Ε. 3. ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 3.1 Γενικές Αρχές Για την κατάρτιση και διαχείριση του Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε. είναι επιβεβληµένο: να υιοθετηθεί µια συγκεκριµένη µεθοδολογία πρόσκλησης, επιλογής και αξιοποίησης των εµπειρογνωµόνων που θα διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα για συµµετοχή στο Μητρώο να υιοθετηθεί µία αντίστοιχα συγκεκριµένη µεθοδολογία αναφορικά µε διεργασίες οργανωτικού, διαχειριστικού και διεκπεραιωτικού χαρακτήρα, όπως 3

5 δηµοσιοποίηση της πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος προς τα δυνητικά µέλη του Μητρώου, αξιολόγηση των αιτήσεων, υποβολή εισηγήσεων προς το ιοικητικό Συµβούλιο της ΚτΠ Α.Ε κλπ να δηµιουργηθεί µια αποδοτική πληροφοριακή εφαρµογή, µε την οποία θα διασφαλίζεται η αποδοτικότητα και η ιχνηλασιµότητα των παραπάνω διεργασιών. 3.2 ιαδικασίες διαχείρισης Για τη δηµιουργία και διαχείριση του Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε. ορίζονται οι ακόλουθες διακριτές διαδικασίες:.1 ηµιουργία Μητρώου. 2 Ένταξη µελών στο µητρώο. 3 Επιλογή µελών για παροχή εµπειρογνωµοσύνης/ συµµετοχή σε Οµάδες Εργασίας. 4 Αναστολή-διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων Αρχικής Αίτησης 4. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ 4.1 ιαδικασία 1: ηµιουργία Μητρώου Ενέργειες Έκδοση Απόφασης σύστασης του Μητρώου.1. Ορισµός Επιτροπής ιαχείρισης Μητρώου (Ε ΙΜΕΕ) Ενέργειες δηµοσιότητας Έκδοση Απόφασης Σύστασης του Μητρώου Το Σ της ΚτΠ ΑΕ ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας εκδίδει απόφαση σύστασης Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών. Με την απόφαση σύστασης εγκρίνονται και οι παρούσες διαδικασίες κατάρτισης και διαχείρισης του εν λόγω µητρώου. 4

6 Τροποποιήσεις επί των διαδικασιών κατάρτισης/ διαχείρισης του Μητρώου µπορεί να πραγµατοποιούνται µε νεότερες αποφάσεις του ανωτέρω οργάνου Ορισµός Επιτροπής ιαχείρισης Μητρώου (Ε ιμεε) Το Σ της ΚτΠ ΑΕ ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας εκδίδει απόφαση σύστασης και συγκρότησης Επιτροπής ιαχείρισης Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών (Ε ιμεε), που υποστηρίζει τις διαδικασίες λειτουργίας/ διαχείρισης του Μητρώου. Το Σ της ΚτΠ ΑΕ ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας, µε νεώτερες αποφάσεις του, µπορεί να τροποποιεί τη σύνθεση της Ε ιμεε. Η Ε ιμεε έχει τις εξής αρµοδιότητες: Έλεγχος της εγκυρότητας των αιτήσεων µε βάση τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις ένταξης στο Μητρώο. Συντονισµός όλων των ενεργειών για την αποτελεσµατική ολοκλήρωση του κύκλου ροής/ διακίνησης της αίτησης, Αξιολόγηση των αιτήσεων και εισήγηση στο.σ. για κατά περίπτωση έγκριση/απόρριψη Αποστολή ενηµερωτικού σηµειώµατος σε όσους υπέβαλλαν αίτηση που τους κοινοποιεί την έγκριση από το.σ της ΚτΠ Α.Ε. και την εγγραφή στο Μητρώο ή αιτιολογεί την απόρριψή τους. Επικαιροποίηση της Βάσης εδοµένων σε τακτά χρονικά διαστήµατα και όταν προκύπτουν καταστάσεις µεταβολών δεδοµένων. Επικοινωνία µε τα Μέλη του Μητρώου όποτε προκύπτει αναγκαιότητα. Εισήγηση στο αρµόδιο όργανο της ΚτΠ ΑΕ για την αναστολή της ιδιότητας µέλους του Μητρώου ή τη διαγραφή του από αυτό. Τα µέλη της Ε ιμεε θα πρέπει: Να είναι καλά ενηµερωµένα για τις διαδικασίες συµπλήρωσης της αίτησης, των κριτηρίων και των προϋποθέσεων υποβολής και τις διαδικασίες αξιολόγησης των αιτήσεων σύµφωνα µε τις αρχές που θέτει η ΚτΠ Α.Ε. Να µεριµνούν για την τήρηση αντιγράφων ασφάλειας (backup) και την προστασία της πληροφοριακής εφαρµογής από µη εξουσιοδοτηµένους χρήστες. Η τεχνική υποστήριξη της παραπάνω Επιτροπής πραγµατοποιείται από την ΚτΠ Α.Ε Ενέργειες ηµοσιότητας Η ΚτΠ Α.Ε. µετά τη σύσταση του Μητρώου, δηµοσιεύει πρόσκληση υποβολής αιτήσεων για εγγραφή Φυσικών Προσώπων σε αυτό και υλοποιεί εκτενείς δράσεις ενηµέρωσης, πληροφόρησης και δηµοσιότητας. 5

7 Οι εν λόγω δράσεις σκοπεύουν στην ενηµέρωση και προσέλκυση του µεγαλύτερου δυνατού αριθµού δυνητικών µελών του Μητρώου. Η ΚτΠ Α.Ε µεριµνά για την δηµιουργία κατάλληλου συστήµατος διάδοσης των πληροφοριών σχετικά µε τις προϋποθέσεις και τη δυνατότητα εγγραφής στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών, µε απώτερο σκοπό τη διασφάλιση της επαρκούς ενηµέρωσης των δυνητικών υποψηφίων. Οι πληροφορίες αυτές περιλαµβάνουν σαφείς κατευθύνσεις και οδηγίες για την εγγραφή στο Μητρώο. Στις ενέργειες δηµοσιότητας διακρίνεται µε σαφήνεια: ο σκοπός και ο στόχος κατάρτισης Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε., καθώς και οι θεµατικές ενότητες που αφορούν: o στις ελάχιστες προϋποθέσεις και στα κριτήρια συµµετοχής, o στα απαραίτητα δικαιολογητικά κα o στις διαδικασίες επιλογής. Οι τρόποι διάχυσης των πληροφοριών σχετικά µε τη σύσταση Μητρώου Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε. και την πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για εγγραφή σε αυτό είναι κατ ελάχιστο οι ακόλουθοι: Καταχώρηση στο δικτυακό τόπο της ΚτΠ Α.Ε ( Καταχώρηση σε δικτυακούς τόπους τρίτων φορέων ( κλπ). Η πρόσκληση για την υποβολή αιτήσεων συµµετοχής στο Μητρώο θα είναι ανοιχτή, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα διαρκούς εµπλουτισµού του Μητρώου ενώ οι ενέργειες δηµοσιότητας µπορούν να επαναλαµβάνονται σε τακτά χρονικά διαστήµατα, επικαιροποιώντας το ενδιαφέρον της Εταιρίας για τον συνεχή εµπλουτισµό του ανθρώπινου δυναµικού του Μητρώου. Σε περιπτώσεις που τυχόν ενέργειες δηµοσιότητας παρουσιάζουν χρονική εγγύτητα µε την έναρξη της διαδικασίας επιλογής εµπειρογνωµόνων στο πλαίσιο κάλυψης σχετικής ανάγκης της ΚτΠ Α.Ε., µπορούν να συνοδεύονται από επισήµανση ότι εάν τα υποψήφια Μέλη του Μητρώου επιθυµούν να συµµετάσχουν στη συγκεκριµένη διαδικασία επιλογής, θα πρέπει να υποβάλουν τις αιτήσεις τους εντός συγκεκριµένης προθεσµίας που θα ορίζεται στην πρόσκληση. 4.2 ιαδικασία 2: Ένταξη µελών στο µητρώο Ενέργειες.2. Υποβολή αιτήσεων εγγραφής Κριτήρια ένταξης - επιλογής Εισήγηση, έγκριση/ απόρριψη ικαίωµα Συµµετοχής 6

8 ικαίωµα συµµετοχής στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών έχουν φυσικά πρόσωπα που: υποβάλουν αίτηση εγγραφής σύµφωνα µε τη διαδικασία της παραγράφου , πληρούν τις προϋποθέσεις της παραγράφου Υποβολή Αιτήσεων Εγγραφής Έπειτα από την δηµοσιοποίηση της πρόσκλησης για συµµετοχή στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε., οι ενδιαφερόµενοι καλούνται να συµπληρώσουν και να καταθέσουν Αίτηση Εγγραφής στο Μητρώο. Το πρότυπο της αίτησης εγγραφής διαµορφώνεται/ τροποποιείται, κατά τρόπο ώστε να: καλύπτει το σύνολο των απαιτούµενων πληροφοριών για τον έλεγχο των κριτηρίων, προσόντων και λοιπών στοιχείων που ορίζονται στην παρούσα διαδικασία. παρέχει επαρκείς πληροφορίες για τη διαχείριση των µελών του µητρώου (στοιχεία επικοινωνίας κλπ.). είναι συµβατή µε τα πληροφοριακά συστήµατα ηλεκτρονικής διαχείρισης/ επεξεργασίας που θα υποστηρίζουν την λειτουργία του Μητρώου. Η υποβολή αιτήσεων εγγραφής πραγµατοποιείται ηλεκτρονικά µέσω διαδικτύου, µε την υποστήριξη κατάλληλου πληροφοριακού συστήµατος. Σε κάθε περίπτωση µη διαθεσιµότητας του εν λόγω πληροφοριακού συστήµατος, η υποβολή αιτήσεων εγγραφής είναι εφικτό να υλοποιηθεί και σε έντυπη µορφή µέσω του πρωτοκόλλου της ΚτΠ Α.Ε Κριτήρια ένταξης - επιλογής Προτού οι ενδιαφερόµενοι (φυσικά πρόσωπα µόνο) συµπληρώσουν την Αίτηση, καλούνται να διαβάσουν προσεκτικά τις οδηγίες συµπλήρωσης καθώς και να βεβαιωθούν ότι πληρούν τα ελάχιστα κριτήρια εγγραφής που κατά περίπτωση θέτει η ΚτΠ Α.Ε. Επιπλέον των ελαχίστων κριτηρίων εγγραφής στο Μητρώο, δύναται να τίθενται συγκεκριµένα: πρόσθετα επιθυµητά προσόντα ή/ και ειδικά προσόντα-δεξιότητες, τα οποία λαµβάνονται υπόψη κατά τη διαδικασία επιλογής µελών του Μητρώου, για συµµετοχή σε Οµάδες Εργασίας ή ανάληψη άλλης δραστηριότητας. Πέραν των ανωτέρω, στην αίτηση εγγραφής οι υποψήφιοι θα πρέπει να δηλώνουν υπεύθυνα ότι: εν έχουν καταδικαστεί για κακούργηµα σε οποιαδήποτε ποινή 7

9 εν έχουν στερηθεί των πολιτικών τους δικαιωµάτων εν έχουν καταδικαστεί για κλοπή, υπεξαίρεση (κοινή και στην υπηρεσία), απάτη, εκβίαση, πλαστογραφία, δωροδοκία ή δωροληψία, απιστία περί την υπηρεσία, παράβαση καθήκοντος, συκοφαντική δυσφήµηση καθ υποτροπή ή εγκλήµατα γενετήσιας ελευθερία ή οικονοµικής εκµετάλλευσης της γενετήσιας ζωής. εν είναι υπόδικοι λόγω παραποµπής µε τελεσίδικο βούλευµα για κακούργηµα Αναλαµβάνουν την υποχρέωση να παράσχουν προς την ΚτΠ ΑΕ κάθε έγγραφο που θα τους ζητηθεί προκειµένου να τεκµηριωθεί η κάλυψη των κριτηρίων και των προϋποθέσεων εγγραφής τους στο Μητρώο. Με την αποστολή της αίτησης εγγραφής τους στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών παρέχουν στην ΚτΠ ΑΕ την άδεια για τη χρήση και την επεξεργασία των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν, αποκλειστικά για την εξυπηρέτηση των σκοπών του εν λόγω Μητρώου. Σε περίπτωση που θα επιλεγούν, θα κληθούν να υπογράψουν δήλωση εµπιστευτικότητας, ανεξαρτησίας και µη σύγκρουσης της ιδιότητας τους ως µέλη των Οµάδων Εργασίας µε κάθε άλλη δραστηριότητα τους. Επιπλέον, φέρουν αποκλειστικά την ευθύνη τήρησης της δήλωσης που υπογράφουν και υποχρεούνται να αρνηθούν να συµµετάσχουν σε Οµάδα Εργασίας ή να αναλάβουν οποιαδήποτε άλλη εργασία για λογαριασµό της ΚτΠ Α.Ε., εφόσον διαπιστώσουν ότι αντίκειται στην δήλωση που υπογράφουν. Οι ενδιαφερόµενοι, αφού βεβαιωθούν ότι πληρούν τις προαναφερόµενες προϋποθέσεις, καλούνται να ανακτήσουν το σχετικό ενηµερωτικό υλικό από το δικτυακό κόµβο της Κοινωνίας της Πληροφορίας Α.Ε ( και να υποβάλλουν ηλεκτρονική ή έντυπη αίτηση συµµετοχής στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών της ΚτΠ Α.Ε.. Η αναλυτική παρουσίαση της µεθοδολογίας υποβολής της αίτησης αναρτάται στο δικτυακό τόπο της ΚτΠ Α.Ε Εισήγηση, Έγκριση/ Απόρριψη Αφού η Ε ιμεε παραλάβει και αξιολογήσει τις αιτήσεις βάσει των κριτηρίων που έχουν τεθεί στην παράγραφο εισηγείται στο ιοικητικό Συµβούλιο της ΚτΠ Α.Ε. ή στο εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας για την εγγραφή µέλους στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών (ή την τεκµηριωµένη απόρριψη αίτησης που δεν καλύπτει τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις εγγραφής). Η Ε ιμεε µεριµνά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης των αιτήσεων και υποβολής σχετικής εισήγησης στο.σ. της ΚτΠ Α.Ε. ή στο εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας: εντός 20 ηµερών από τη λήξη της προθεσµίας υποβολής των αιτήσεων, εάν έχει τεθεί τέτοια προθεσµία, 8

10 είτε εντός τριών (3) µηνών από την υποβολή των εκάστοτε αιτήσεων, σε περίπτωση ανοικτής πρόσκλησης (χωρίς προθεσµία υποβολής). Το ιοικητικό Συµβούλιο της Εταιρίας ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας, έπειτα από λεπτοµερή εξέταση της νοµιµότητας, εγκυρότητας και ορθότητας των στοιχείων που αναφέρονται σε εκάστη των αιτήσεων αποφαίνεται σχετικά µε την εγγραφή του αιτούντος στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών ή την απόρριψη της αίτησης. Το ιοικητικό Συµβούλιο της Εταιρίας ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας µετά από τεκµηριωµένη εισήγηση της Ε ιμεε, µπορεί να εγκρίνει τη ενσωµάτωση στο Μητρώο Ειδικών Εµπειρογνωµόνων Εξωτερικών Συνεργατών µελών άλλων µητρώων της ΚτΠ Α.Ε. ή τρίτων φορέων, εφόσον τα συγκεκριµένα µέλη πληρούν τους όρους προϋποθέσεις εγγραφής. 4.3 ιαδικασία 3: Επιλογή µελών για παροχή εµπειρογνωµοσύνης/ συµµετοχή σε Οµάδες Εργασίας Ενέργειες.3. Αρχικός καθορισµός αριθµού µελών Προεπιλογή Επιλογή Αρχικός καθορισµός αριθµού µελών Ο αριθµός των µελών που αξιοποιούνται από το Μητρώο, ποικίλει ανάλογα µε τις ανάγκες του εκάστοτε έργου που υλοποιεί η ΚτΠ Α.Ε. Για τον προσδιορισµό των µελών που θα κληθούν να συµµετάσχουν σε Οµάδα Εργασίας ή να αξιοποιηθούν για την κάλυψη συγκεκριµένης ανάγκης της ΚτΠ Α.Ε., η Επιτροπή ιαχείρισης Μητρώου συνεργάζεται µε τα κατά περίπτωση αρµόδια στελέχη της ΚτΠ Α.Ε. και καθορίζει τις τρέχουσες ανάγκες, λαµβάνοντας υπόψη παραµέτρους όπως το αντικείµενο απασχόλησης, τυχόν περιορισµούς που οφείλονται στη δυνατότητα διοικητικής υποστήριξης από την εταιρία, οι διαφορετικές κατηγορίες εξειδίκευσης που απαιτούνται κλπ. Η επιλογή από τα µέλη του Μητρώου για σύναψη Σύµβασης Μίσθωσης Έργου πραγµατοποιείται σε δύο στάδια: προεπιλογή και επιλογή. 9

11 4.3.2 Προεπιλογή Η Ε ιμεε καλείται να προ-επιλέξει από το σύνολο των εγκεκριµένων µελών όσους πληρούν τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια για να καλύψουν την εκάστοτε διαπιστωµένη ανάγκη (συµµετοχή σε Οµάδα Εργασίας, παροχή εµπειρογνωµοσύνης, κάλυψη άλλης ανάγκης), βάσει της τεχνολογικής και θεµατικής συνάφειας των ακαδηµαϊκών τίτλων και της εργασιακής τους εµπειρίας µε τις απαιτήσεις της εκάστοτε προς ανάθεση εργασίας. ιακρίνονται οι εξής περιπτώσεις: Σε περίπτωση κατά την οποία ο προϋπολογισµός της υπό ανάθεση Σύµβασης Μίσθωσης Έργου είναι µικρότερος ή ίσος των ,00 πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ: Η Ε ιμεε ελέγχει τα στοιχεία των µελών του Μητρώου και δηµιουργεί κατάλογο µελών που καλύπτουν το σύνολο των απαιτήσεων της προς ανάθεση εργασίας. Η Ε ιμεε επικοινωνεί εγγράφως µε το σύνολο των µελών του Μητρώου που καλύπτουν τις απαιτήσεις της προς ανάθεση εργασίας, προκειµένου να τους απευθύνει σχετική πρόσκληση για ανάληψη της υπό ανάθεση εργασίας. Στη σχετική πρόσκληση περιγράφεται τόσο το φυσικό αντικείµενο όσο και ο προϋπολογισµός της υπό ανάθεση Σύµβασης Μίσθωσης Έργου και ζητείται, εντός συγκεκριµένης προθεσµίας: o η επιβεβαίωση της δυνατότητας των προεπιλεγµένων µελών να αναλάβουν τη συγκεκριµένη προς ανάθεση εργασία, o η διαθεσιµότητα των ανωτέρω να φέρουν εις πέρας τη συγκεκριµένη προς ανάθεση εργασία εντός του προδιαγεγραµµένου χρονοδιαγράµµατος. Η Ε ιμεε υποβάλει σχετική εισήγηση ανάθεσης προς το Σ της εταιρίας, στην οποία συµπεριλαµβάνεται το σύνολο των µελών του Μητρώου που έχουν ανταποκριθεί θετικά στην ως άνω πρόσκληση Σε περίπτωση κατά την οποία ο προϋπολογισµός της υπό ανάθεση Σύµβασης Μίσθωσης Έργου είναι µεγαλύτερος των ,00 πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ: Η Ε ιμεε ελέγχει τα στοιχεία των µελών του Μητρώου και δηµιουργεί κατάλογο µελών που καλύπτουν τις απαιτήσεις της προς ανάθεση εργασίας. Η Ε ιμεε επικοινωνεί εγγράφως µε το σύνολο των µελών του Μητρώου που καλύπτουν τις απαιτήσεις της προς ανάθεση εργασίας, προκειµένου να τους απευθύνει σχετική πρόσκληση για ανάληψη της υπό ανάθεση εργασίας. Στη σχετική πρόσκληση περιγράφεται τόσο το φυσικό αντικείµενο όσο και ο προϋπολογισµός της υπό ανάθεση Σύµβασης Μίσθωσης Έργου και ζητείται, εντός συγκεκριµένης προθεσµίας: o η επιβεβαίωση της δυνατότητας των προεπιλεγµένων µελών να αναλάβουν τη συγκεκριµένη προς ανάθεση εργασία, o η διαθεσιµότητα των ανωτέρω να φέρουν εις πέρας τη συγκεκριµένη προς ανάθεση εργασία εντός του προδιαγεγραµµένου χρονοδιαγράµµατος, 10

12 o η υποβολή σχετικής προσφοράς (η οποία σύµφωνα µε τα ειδικότερα χαρακτηριστικά της προς ανάθεση εργασίας µπορεί να είναι οικονοµική ή τεχνικοοικονοµική). Σε περίπτωση που ζητηθεί τεχνικοοικονοµική προσφορά, η σχετική πρόσκληση συµπεριλαµβάνει τα κριτήρια αξιολόγησης και τις σχετικές βαρύτητες αυτών. Η Ε ιμεε προβαίνει σε αξιολόγηση των προσφορών των υποψήφιων εξωτερικών συνεργατών και σε φθίνουσα κατάταξη αυτών, σύµφωνα µε το κατά περίπτωση κριτήριο επιλογής (χαµηλότερη τιµή ή οικονοµικά συµφέρουσα προσφορά). Η Ε ιμεε υποβάλει σχετική εισήγηση ανάθεσης προς το Σ της εταιρίας, στην οποία συµπεριλαµβάνεται το σύνολο των µελών του Μητρώου που έχουν ανταποκριθεί θετικά στην ως άνω πρόσκληση, σε φθίνουσα κατάταξη, σύµφωνα µε τη βαθµολόγηση των υποβληθεισών προσφορών Επιλογή Η επιλογή από τα µέλη του Μητρώου για τη σύναψη Σύµβασης Μίσθωσης Έργου πραγµατοποιείται µε απόφαση του ιοικητικού Συµβουλίου της ΚτΠ Α.Ε. ή του εξουσιοδοτηµένου από το.σ. της ΚτΠ Α.Ε. οργάνου µετά από σχετική εισήγηση της Ε ιμεε. ιακρίνονται οι εξής περιπτώσεις: Σε περίπτωση κατά την οποία το οικονοµικό αντικείµενο της υπό ανάθεση Σύµβασης Μίσθωσης Έργου είναι µικρότερο ή ίσο των ,00 πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ: Το Σ της εταιρίας επιλέγει το φυσικό πρόσωπο το οποίο θα υλοποιήσει την προς ανάθεση εργασία µετά από κλήρωση. Με την ίδια διαδικασία επιλέγονται οι επιλαχόντες που ενδέχεται να αξιοποιηθούν σε κάθε περίπτωση που διαπιστωθεί αδυναµία ή ανακύψει κώλυµα του αρχικά επιλεχθέντος µετά από κλήρωση φυσικού προσώπου να αναλάβει την προς ανάθεση εργασία. Σε περίπτωση κατά την οποία το οικονοµικό αντικείµενο της υπό ανάθεση Σύµβασης Μίσθωσης Έργου είναι µεγαλύτερο των ,00 πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ: Το Σ της εταιρίας επιλέγει το καταλληλότερο φυσικό πρόσωπο σύµφωνα µε την κατάταξη των φυσικών προσώπων, όπως αυτή έχει προκύψει κατά τη διαδικασία αξιολόγησης της προηγούµενης παραγράφου από την Ε ιμεε. 4.4 ιαδικασία 4: Αναστολή-διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων Αρχικής Αίτησης Ενέργειες.6. Αναστολή ιαγραφή Τροποποίηση στοιχείων 11

13 4.4.1 Αναστολή - ιαγραφή Ένα εγκεκριµένο µέλος του Μητρώου µπορεί να τεθεί σε αναστολή ή να διαγραφεί, οπότε και θεωρείται µη ενεργό µέλος χωρίς δικαίωµα σύναψης Σύµβασης Μίσθωσης Έργου, για τους εξής λόγους: Έχει ζητήσει οικειοθελώς τη µη συµµετοχή του σε διαδικασία επιλογής για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα. Σε αυτήν την περίπτωση υποβάλλεται Αίτηση Αναστολής. Μετά την παρέλευση του χρονικού διαστήµατος Αναστολής, αυτόµατα θεωρείται ενεργό µέλος του Μητρώου. Με απόφαση του αρµοδίου οργάνου της ΚτΠ Α.Ε. είτε γιατί έπαυσε να ισχύει έστω και µία από τις προϋποθέσεις εγγραφής είτε γιατί ως µέλος του Μητρώου δεν ανταποκρίθηκε στις υποχρεώσεις του Τροποποίηση Στοιχείων Τα µέλη του Μητρώου, ακολουθώντας διαδικασία παρόµοια µε αυτήν της αρχικής αίτησης εγγραφής, µπορούν µε νεότερες δηλώσεις τους να ενηµερώνουν τα τηρούµενα στο Μητρώο προσωπικά τους στοιχεία στην περίπτωση τροποποίησης κάποιων δεδοµένων σε σχέση µε την αρχική τους αίτηση. Η Επιτροπή ιαχείρισης του Μητρώου επανεξετάζει τις τροποποιήσεις των στοιχείων επιβεβαιώνοντας ότι δεν έχουν µεταβληθεί οι όροι/ ελάχιστα κριτήρια αρχικής ένταξης. 12