ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΗΣ ΣΥΜΠΡΑΞΗΣ «ΠΡΑΣΙΝΗ ΠΟΛΙΤΕΙΑ»

Transcript

1 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΗΣ ΣΥΜΠΡΑΞΗΣ «ΠΡΑΣΙΝΗ ΠΟΛΙΤΕΙΑ» ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΞΗ: «ΠΡΑΣΙΝΗ ΠΟΛΙΤΕΙΑ : ΤΟΠΙΚΗ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΡΟΜΑ ΔΥΤΙΚΗΣ ΑΤΤΙΚΗΣ» Η Πράξη «Πράσινη Πολιτεία: Τοπική πρωτοβουλία απασχόλησης και επιχειρηματικότητας των Ρομά Δυτικής Αττικής» υλοποιείται στο πλαίσιο της δράσης 3:«Τοπικές δράσεις κοινωνικής ένταξης για ευάλωτες ομάδες» της Κατηγορίας Παρέμβασης 1:«Πρόληψη και αντιμετώπιση του κοινωνικού αποκλεισμού ευπαθών ομάδων του πληθυσμού» του Θεματικού Άξονα Προτεραιότητας 4:«Πλήρης ενσωμάτωση του συνόλου του ανθρώπινου δυναμικού σε μια κοινωνία ίσων ευκαιριών», του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού » που συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ). 1

2 Πίνακας Περιεχομένων 1. Εισαγωγή 3 2. Όργανα Εσωτερική Λειτουργία Α.Σ Διαδικασίες Διαχείρισης Έργου Πιστοποίηση Φυσικού & Οικονομικού Αντικειμένου- Διαχειριστής Υποχρεώσεις εταίρων τήρηση αρχείου 19 2

3 1. Εισαγωγή Η κατάρτιση του Εσωτερικού Κανονισμού της Α.Σ. «Πράσινη Πολιτεία» προκύπτει από την ανάγκη ύπαρξης ενός πλαισίου Διαχείρισης και Υλοποίησης του Έργου με τίτλο «Πράσινη Πολιτεία : Τοπική Πρωτοβουλία απασχόλησης και επιχειρηματικότητας των Ρομά Δυτικής Αττικής», έτσι ώστε να ρυθμίζονται ζητήματα που αφορούν την οργάνωση και λειτουργία της Αναπτυξιακής Σύμπραξης «Πράσινη Πολιτεία», καθώς και την διαχείριση, υλοποίηση, εσωτερική αξιολόγηση και πιστοποίηση της Πράξης. Μέσω του Εσωτερικού Κανονισμού ορίζεται το Σύστημα Ελέγχου και Πιστοποίησης του Φυσικού Αντικειμένου του Έργου, προκειμένου κάθε εταίρος της Αναπτυξιακής Σύμπραξης να είναι σε θέση να γνωρίζει με σαφήνεια τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντά του βάσει των δεσμεύσεων που έχει αναλάβει μέσω της συμμετοχής τους στην Αναπτυξιακή Σύμπραξη προς το Υπουργείο Εργασίας & Κοινωνικής Ασφάλισης και την αρμόδια Ειδική Υπηρεσία για την Κοινωνική Ένταξη και την Κοινωνική Οικονομία. Υπεύθυνος Φορέας για την εκπόνηση του παρόντος Εσωτερικού Κανονισμού είναι η Πανελλήνια Ομοσπονδία Σωματείων Ελλήνων ΡΟΜ (Π.Ο.Σ.Ε.Ρ) ως Συντονιστής Εταίρος της Αναπτυξιακής Σύμπραξης «Πράσινη Πολιτεία». 2. Όργανα Εσωτερική Λειτουργία Α.Σ. Για την Υλοποίηση και Διαχείριση του Έργου έχει συσταθεί Αστική Μη Κερδοσκοπική Εταιρεία. Βάσει του καταστατικού της Σύμπραξης τα Όργανα Διοίκησης της Αναπτυξιακής Σύμπραξης είναι: 3

4 Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ.) των Εταίρων Ο Συντονιστής Εταίρος Ο Διαχειριστής- Φυσικό Πρόσωπο Επικουρικά προς τα παραπάνω όργανα διοίκησης θα λειτουργήσουν: ο Πρόεδρος του Δ.Σ. η Διοικούσα Επιτροπή, η οποία συνεπικουρεί τον πρόεδρο της ΑΣ στο έργο του η Νομική Υπηρεσία ο Υπεύθυνος παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ ο Υπεύθυνος παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.Σ. ο Υπεύθυνος Δημοσιότητας ο Υπεύθυνος Διακρατικότητας Επιστημονικές ομάδες Δράσεων Όργανα Διοίκησης Εταίρου: Τμήμα Σχεδιασμού Τμήμα Υλοποίησης Τμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης η Επιτροπή Πιστοποίησης Φυσικού Αντικειμένου Παρακάτω περιγράφονται και εξειδικεύονται οι αρμοδιότητες κάθε οργάνου και υπευθύνου. Διοικητικό Συμβούλιο Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ) αποτελείται από ισάριθμα με τους εταίρους μέλη. Κάθε εταίρος ορίζει από ένα τακτικό και ένα αναπληρωματικό μέλος για το Διοικητικό Συμβούλιο, το οποίο κατά τη διάρκεια λειτουργίας των Αναπτυξιακών Συμπράξεων μπορεί να αντικατασταθεί από τον φορέα, τον 4

5 οποίο εκπροσωπεί. Οι αρμοδιότητες του Διοικητικού Συμβουλίου είναι οι ακόλουθες: εκλέγει τον Διαχειριστή της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, θεσπίζει εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας, αποφασίζει για το μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης των πράξεων της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, καθώς και για τις εσωτερικές διαδικασίες επαλήθευσης των δαπανών αυτής και είναι αρμόδιο για κάθε ζήτημα που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Συντονιστή Εταίρου και του Διαχειριστή. Οι αποφάσεις του Δ.Σ. λαμβάνονται με την απόλυτη πλειοψηφία του συνόλου των μελών του, εκτός εάν άλλως ορίζεται στο καταστατικό. Ο Πρόεδρος του Δ.Σ. που εκλέγεται εκ των μελών του, εκπροσωπεί την Αναπτυξιακή Σύμπραξη ενώπιον κάθε δικαστικής ή διοικητικής αρχής και ενώπιον κάθε τρίτου. Το Διοικητικό Συμβούλιο συνεδριάζει τακτικά στην έδρα της Αναπτυξιακής Σύμπραξης και συγκαλείται τουλάχιστον μία φορά κάθε τρίμηνο και έκτακτα όταν οι υποθέσεις της Αναπτυξιακής Σύμπραξης το απαιτούν. Δύναται δε να συγκληθεί στην έδρα οριζόμενου εταίρου της Αναπτυξιακής Σύμπραξης. Σε τακτική συνέλευση συνέρχονται οι εταίροι, μετά από προηγούμενη πρόσκληση του Συντονιστή Εταίρου. Έκτακτα το Διοικητικό Συμβούλιο συγκαλείται μετά από προηγούμενη πρόσκληση του Συντονιστή Εταίρου για λήψη αποφάσεων σε στρατηγικά ζητήματα υλοποίησης του έργου καθώς και μετά από αίτηση προς τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου των 2/5 των εταίρων στην οποία θα αναγράφεται και το προς συζήτηση θέμα. Στην περίπτωση που δεν επιτυγχάνεται απαρτία, η συνεδρίαση του Δ.Σ. επαναλαμβάνεται ύστερα από πρόσκληση του προέδρου του Δ.Σ. εντός 5

6 πέντε (5) ημερών. Κατά τη νέα αυτή συνεδρίαση οι αποφάσεις λαμβάνονται με απόλυτη πλειοψηφία των παριστάμενων μελών. Την ημερήσια διάταξη καθορίζει ο Συντονιστής Εταίρος στην οποία μπορεί να συμπεριληφθεί σχετικό με τη λειτουργία της εταιρίας και του Έργου θέμα με αίτημα κάθε Εταίρου της Α.Σ. Το Διοικητικό Συμβούλιο έχει δικαίωμα να λαμβάνει αποφάσεις «εκ περιφοράς» όταν συντρέχουν λόγοι που δεν επιτρέπουν στο ΔΣ να συνεδριάσει, όπως για παράδειγμα υπάρχει μεγάλη πίεση χρόνου, όταν μια λήψη απόφασης επηρεάζει την πορεία υλοποίησης του έργου της ΑΣ, κλπ Συντονιστής Εταίρος Οι αρμοδιότητες του Συντονιστή εταίρου είναι οι ακόλουθες: έχει το γενικό συντονισμό των ενεργειών που απαιτούνται για την άρτια εκτέλεση της Πράξης έναντι της Ειδικής Υπηρεσίας που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, φέρει την ευθύνη για την απρόσκοπτη υλοποίηση της Πράξης και εισηγείται προς το Δ.Σ. τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες εφόσον απαιτούνται, είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία και τη συνεργασία με την Ειδική Υπηρεσία που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, μεριμνά ώστε οι δαπάνες που υποβάλλονται από τους εταίρους να έχουν πραγματοποιηθεί για το σκοπό της υλοποίησης της Πράξης και να αντιστοιχούν στις δραστηριότητες που συμφωνήθηκαν μεταξύ τους, ενημερώνει τους εταίρους ως προς τα αναγκαία έγγραφα και τις οδηγίες της Ειδικής Υπηρεσίας που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, των αρμόδιων εθνικών οργάνων και των αρμόδιων οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 6

7 προετοιμάζει και υποβάλλει την πρόταση χρηματοδότησης της πράξης, καθώς και όλα τα απαιτούμενα για της εξέλιξη της υλοποίησης και παρακολούθησης της πράξης έγγραφα, καταρτίζει και εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο το μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης της πράξης της Αναπτυξιακής Σύμπραξης με σκοπό την εξασφάλιση της ποιότητας υλοποίησης αυτής και του αποτελέσματος, καθώς και τις εσωτερικές διαδικασίες επαλήθευσης των δαπανών, που διασφαλίζουν τη νομιμότητα και κανονικότητά τους, παρακολουθεί τη λειτουργία των παραπάνω διαδικασιών, τηρεί όλα τα διοικητικά και χρηματοοικονομικά στοιχεία της πράξης, της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, τα στοιχεία υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και τα προϊόντα αυτής, καθώς και τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του επιχειρησιακού προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το έτος 2020, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Διαχειριστής Φυσικό Πρόσωπο Ο Διαχειριστής της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, φυσικό πρόσωπο, εκλέγεται από το Δ.Σ. με ομόφωνη απόφαση όλων των μελών, κατόπιν εισηγήσεως του εκπροσώπου του Συντονιστή Εταίρου και έχει τις εξής αρμοδιότητες: κατανέμει τη χρηματοδότηση της πράξης στον κάθε εταίρο ανάλογα με την εξέλιξη της υλοποίησής της παρέχει στοιχεία κίνησης του λογαριασμού στον φορέα που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης και στην Αρχή Πιστοποίησης του ν.3614/2007, όπως ισχύει καταρτίζει τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών, τα οποία επέχουν θέση Υπεύθυνης Δήλωσης, 7

8 πιστοποιεί τη νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών της πράξης και έχει την ευθύνη του Δημοσίου Υπολόγου κατά τα άρθρα 54 επ. του ν.2362/1995 (Α 247), όπως κάθε φορά ισχύει. Πρόεδρος Δ.Σ. Ο πρόεδρος, του Διοικητικού Συμβουλίου είναι το φυσικό πρόσωπο που έχει εκλεγεί από τα μέλη του Δ.Σ. κατά την πρώτη ιδρυτική συνάντηση, προέρχεται από το Συντονιστή Εταίρο και στο εξής έχει όλες τις αναφερόμενες στο Καταστατικό της Α.Σ. αρμοδιότητες στα πλαίσια λειτουργίας του διοικητικού οργάνου αυτής. Διοικούσα Επιτροπή Η Διοικούσα επιτροπή έχει συνεπικουρικό ρόλο στο έργου του Προέδρου του Δ.Σ. Η εκλογή της γίνεται από τα μέλη του Δ.Σ., στη συνέχεια της εκλογής του Προέδρου του Δ.Σ., και έχει ως σκοπό την ενίσχυση του ρόλου του Προέδρου του Δ.Σ. για την αρτιότερη και ομαλότερη υλοποίηση του έργου. Νομική Υπηρεσία Η Νομική Υπηρεσία απαρτίζεται από νομικούς συμβούλους που αναλαμβάνουν την επίλυση νομικών ζητημάτων και διαφορών που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου. Υπεύθυνος παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. Είναι φυσικό πρόσωπο που προέρχεται από το Συντονιστή Εταίρο και έχει την τελική αρμοδιότητα σε όλα τα θέματα που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου και ειδικότερα με το Φυσικό Αντικείμενο αυτού. 8

9 Ο Υπεύθυνος παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. έχει τις εξής αρμοδιότητες: Προετοιμάζει και υποβάλλει στην Ειδική Υπηρεσία τα Τεχνικά Δελτία και άλλα τυποποιημένα στοιχεία που ζητούνται για το φυσικό αντικείμενο του Έργου. Συμμετέχει σε συναντήσεις εργασίας, τεχνικές συσκέψεις και άλλες αντίστοιχες εκδηλώσεις που οργανώνει η Ειδική Υπηρεσία και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, για ενημέρωση και καθοδήγηση των Συντονιστών Έργων. Προετοιμάζει και διεκπεραιώνει όλα τα σχετικά με τις συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου και των Επιτροπών της Σύμπραξης και ενημερώνουν αντίστοιχα τους Εταίρους. Ενημερώνει τους Εταίρους της Σύμπραξης για οδηγίες και αποφάσεις της Ειδικής Υπηρεσίας και των αρμοδίων οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Συνεργάζεται με τους Εταίρους της Σύμπραξης για την ομαλή εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου του Έργου, παρέχοντάς τους όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, οδηγίες και διευκρινίσεις για θέματα που σχετίζονται με το φυσικό αντικείμενο. Μεριμνά για τη συγκέντρωση από τους Εταίρους της Σύμπραξης, όλων των στοιχείων που απαιτούνται για την παρακολούθηση και διαχείριση του φυσικού αντικειμένου (π.χ εκθέσεις προόδου, κλπ.). Μεριμνά για την ομαλή και αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των Εταίρων. Τηρεί στην έδρα του Συντονιστή, πλήρες αρχείο με τα παραδοτέα του Έργου (εθνικά, διακρατικά και δημοσιότητας). Συνεργάζεται στενά με τον Υπεύθυνο Διακρατικότητας και τον Υπεύθυνο Δημοσιότητας για θέματα των αρμοδιοτήτων τους, αλλά και με τον Διαχειριστή της Σύμπραξης για θέματα επιλεξιμότητας των δαπανών των Εταίρων ως προς το φυσικό αντικείμενο που υλοποιούν. 9

10 Υπεύθυνος παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.Σ. Είναι φυσικό πρόσωπο που προέρχεται από το Συντονιστή Εταίρο και έχει την τελική αρμοδιότητα σε όλα τα θέματα που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου και ειδικότερα με το Οικονομικό Αντικείμενο αυτού. Ο Υπεύθυνος παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.Σ. έχει τις εξής αρμοδιότητες: Παρακολούθηση οικονομικού αντικειμένου κάθε δράσης εταίρων Συγκέντρωση Δελτίων Δηλώσεων Δαπανών Εταίρων με τα αντίστοιχα παραστατικά αυτών. Έλεγχος ορθότητας δικαιολογητικών δαπανών (πληρότητα, αντιστοίχιση οικονομικού και φυσικού αντικειμένου κλπ) Υποβολή δαπανών προς τον διαχειριστή Υπεύθυνος Δημοσιότητας Ο Υπεύθυνος Δημοσιότητας προέρχεται από το συντονιστή εταίρο και έχει την ευθύνη συντονισμού, επίβλεψης, παρακολούθησης και υποστήριξης, διαδικασιών και εργασιών σχετικών με τις δράσεις δημοσιότητας και πληροφόρησης της Πράξης. Ο Υπεύθυνος Δημοσιότητας, έχει την υποχρέωση να διασφαλίζει: Την τήρηση των κανόνων πληροφόρησης και δημοσιότητας σύμφωνα με τον σχετικό κανονισμό (1828/06) και όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει Τον ενιαίο χαρακτήρα και ομοιογένεια, στις επικοινωνιακές ενέργειες της Σύμπραξης και στο παραγόμενο υλικό πληροφόρησης και δημοσιότητας. Οι αρμοδιότητες του Υπευθύνου Δημοσιότητας είναι οι εξής: Κάνει κάθε ενέργεια δημοσιότητας της πρότασης 10

11 Ενημερώνει τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. για την πορεία υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου της Δράσης της Δημοσιότητας Συντάσσει Δελτία Τύπου Συνεργάζεται στενά με όλους τους Εταίρους της Σύμπραξης και τους ενημερώνει, καθοδηγεί και υποστηρίζει - μέσω συγκεκριμένων οδηγιών ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των κανόνων πληροφόρησης και δημοσιότητας αλλά και η μέγιστη δυνατή αποτελεσματικότητα των δράσεων. Μεριμνά για την τήρηση, στην έδρα του Συντονιστή Εταίρου, πλήρους αρχείου με όλα τα προϊόντα που αφορούν σε δράσεις πληροφόρησης και δημοσιότητας του έργου. Προετοιμάζει και υποβάλλει στην Εδική Υπηρεσία - μέσω του Συντονιστή Εταίρου - στοιχεία που ζητούνται σχετικά με τη δημοσιότητα και πληροφόρηση. Συνεργάζεται στενά με τον Υπεύθυνο Διακρατικότητας όταν πρόκειται για διακρατικές δράσεις που εμπεριέχουν και δράσεις δημοσιότητας. Υπεύθυνος Διακρατικότητας Ο Υπεύθυνος Διακρατικότητας προέρχεται από το συντονιστή εταίρο και έχει την ευθύνη επίβλεψης και συντονισμού του Διακρατικού Έργου. Συμμετέχει στις συνεδριάσεις και αποφάσεις της διακρατικής συμφωνίας. Πιο αναλυτικά οι αρμοδιότητες του Υπεύθυνου Διακρατικότητας είναι οι εξής: Συντονίζει όλες τις ενέργειες που αφορούν στη διακρατική συνεργασία της Σύμπραξης και παρακολουθεί την πορεία υλοποίησης των διακρατικών δράσεων. 11

12 Παρακολουθεί και αξιολογεί την πρόοδο του διακρατικού Έργου και δύναται να προτείνει στο Διοικητικό Συμβούλιο, αναμορφώσεις εφόσον πιστοποιηθεί ότι η πρόοδος του αντικειμένου δεν είναι ικανοποιητική και σύμφωνη, με τις προσδοκίες της Σύμπραξης και των διακρατικών εταίρων και τα αναμενόμενα από τη διακρατική συνεργασία οφέλη. Μεριμνά για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού του διακρατικού έργου και συνεργάζεται στενά με τους Εταίρους της Σύμπραξης που εμπλέκονται σε δράσεις Διακρατικότητας, προκειμένου να διασφαλίζεται η ενεργός συμμετοχή τους και η ανταπόκριση στις υποχρεώσεις που αναλαμβάνουν. Εποπτεύει τη μεταφορά προς όλους τους Εταίρους, εμπειριών και τεχνογνωσίας που αποκτώνται στο πλαίσιο της διακρατικής συνεργασίας. Προετοιμάζει και υποβάλλει στην Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης - μέσω του Συντονιστή Εταίρου - στοιχεία που ζητούνται για την πορεία του διακρατικού έργου. Συμμετέχει σε συναντήσεις του διακρατικού συντονιστικού οργάνου και σε εκδηλώσεις και συναντήσεις που αφορούν στο διακρατικό έργο. Συλλέγει και τηρεί όλα τα σχετικά με τη Διακρατικότητα έγγραφα και στοιχεία που αφορούν στο φυσικό αντικείμενο του διακρατικού έργου, μεταξύ των οποίων και τα προϊόντα και αποτελέσματα που προκύπτουν στη διάρκεια εκτέλεσης του διακρατικού έργου. Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. και τον Υπεύθυνο Δημοσιότητας (όταν πρόκειται για ενέργειες πληροφόρησης και δημοσιότητας που αφορούν στη διακρατική συνεργασία), αλλά και με τον Διαχειριστή, ειδικά για θέματα επιλεξιμότητας των δαπανών των Εταίρων ως προς το διακρατικό φυσικό αντικείμενο που υλοποιούν. Επιστημονικές ομάδες Δράσεων 12

13 Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. συγκροτεί Επιστημονικές ομάδες Δράσεων οι οποίες απαρτίζονται από τους Υπευθύνους Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου των εταίρων που συμμετέχουν στην εκάστοτε Δράση. Οι επιστημονικές ομάδες Δράσεων είναι υπεύθυνες για την παρακολούθηση και τη σωστή υλοποίηση των επιμέρους Δράσεων του Έργου και την αυστηρή τήρηση του χρονοδιαγράμματος αυτών. Η κάθε Επιστημονική ομάδα Δράσεων υποχρεούται να υποβάλει στον Υπεύθυνο παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. εκθέσεις αναφορές προόδου των Δράσεων. Διοικητικά όργανα Εταίρου: Τμήμα Σχεδιασμού: Το τμήμα σχεδιασμού κάθε Εταίρου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: Διαδικασία προετοιμασίας και διενέργειας των διαγωνισμών Προετοιμασία δημοσίευση προκήρυξης Οριστικοποίηση-δημοσίευση κλπ Σύσταση επιτροπών Παραλαβή προσφορών Διαδικασία αξιολόγησης προσφορών /ωφελουμένων και χειρισμού ενστάσεων Αποσφράγιση Αξιολόγηση Κατακύρωση Διαδικασία υπογραφής σύμβασης, ολοκλήρωσης διαγωνισμού Σχέδιο σύμβασης Συμβασιοποίηση Δράσης Τμήμα Υλοποίησης 13

14 Το τμήμα Υλοποίησης κάθε Εταίρου ορίζει τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου του Εταίρου και έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: Μεριμνά για την ομαλή υλοποίηση του φυσικού αντικείμενου του Φορέα του ή του Αναδόχου. Παρακολουθεί την εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου και ενημερώνει τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. με τριμηνιαίες εκθέσεις αναφοράς όπου παρουσιάζεται η εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου καθώς και αναφέρει τις ενέργειες που θα υλοποιηθούν στο επόμενο τρίμηνο αναφοράς, όποτε αυτός το ζητήσει. Ελέγχει την τήρηση των διαδικασιών παραγωγής και επιθεώρησης των προϊόντων. Συγκαλεί συναντήσεις με τον Υπεύθυνο παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. και τον Διαχειριστή εφόσον αυτό απαιτείται για την αντιμετώπιση σοβαρών προβλημάτων. Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες βελτίωσης ή διόρθωσης καθώς και στις προληπτικές ενέργειες που τυχόν απαιτηθούν σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. Συνεργάζεται με το τμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης του φορέα του για θέματα επιλεξιμότητας δαπανών (όπως αυτές αποτυπώνονται στα τεχνικά δελτία) σε σχέση με το φυσικό αντικείμενο. Μεριμνά για την τήρηση αρχείου στην έδρα του φορέα του με στοιχεία και αλληλογραφία που αποστέλλεται από το συντονιστή εταίρο. Έχει την ευθύνη για την τήρηση των προδιαγραφών που έχουν οριστεί για τα προϊόντα που παράγει ο φορέας του. Συμμετέχει στις επιστημονικές ομάδες Δράσεων Τμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης 14

15 Το Τμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης κάθε εταίρου ορίζει τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου του Εταίρου ο οποίος παρακολουθεί και διαχειρίζεται το οικονομικό αντικειμένου των Δράσεων που συμμετέχει. Πιο αναλυτικά αναλαμβάνει τη συγκέντρωση και υποβολή δαπανών προς τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.Σ., ακολουθώντας της Οδηγίες του Διαχειριστή αναφορικά με την κανονικότητα και νομιμότητα των δαπανών. Επιτροπή Πιστοποίησης Φυσικού Αντικειμένου Για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος διαχείρισης και υλοποίησης του έργου, συγκροτείται Επιτροπή Πιστοποίησης Φυσικού Αντικειμένου με απόφαση του Δ.Σ., η οποία ασκεί συνεχή έλεγχο, αξιολογεί την υλοποίηση των Δράσεων και πιστοποιεί την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου βάσει των ποσοτικών και ποιοτικών προδιαγραφών που έχουν οριστεί για κάθε επιμέρους δράση του έργου. Κατά τα ανωτέρω, την Επιτροπή, κατόπιν σχετικής πρότασης του Συντονιστή και με τη σύμφωνη γνώμη των λοιπών εταίρων της Α.Σ. ορίσθηκε να αποτελούν σε μόνιμη βάση τα ακόλουθα τρία (3) φυσικά πρόσωπα: Δύο (2) Εκπρόσωποι των Φορέων του εταιρικού σχήματος. Ένας (1) Εξωτερικός εμπειρογνώμονας 3. Διαδικασίες Διαχείρισης Έργου Οι διαδικασίες που ακολουθούνται για τη διαχείριση του Έργου είναι οι εξής: 1. Ορισμός Υπευθύνου Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου Εταίρου: 15

16 Με την έγκριση του Οριστικού Σχεδίου Δράσης της πράξης από την Ειδική Υπηρεσία, ξεκινάει η υλοποίηση του Έργου από τους εταίρους. Το τμήμα υλοποίησης κάθε εταίρου ορίζει τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου του εταίρου, ο οποίος είναι υπεύθυνος για όλες τις δράσεις στις οποίες εμπλέκεται ο εκάστοτε εταίρος. 2. Ορισμός Υπευθύνου Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου Εταίρου: Με την έναρξη του Έργου το Τμήμα Οικονομικής και Διοικητικής Διαχείρισης του κάθε εταίρου ορίζει τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου του εταίρου, ο οποίος είναι αρμόδιος για την οικονομική διαχείριση των δράσεων που υλοποιεί. 3. Διαδικασίες Διαχείρισης του Υπεύθυνου Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου κάθε Εταίρου: Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου κάθε Εταίρου είναι αρμόδιος για τα εξής: Πληροφόρηση του Υπεύθυνου Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. για την εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου με εκθέσεις αναφοράς προόδου. Αποστολή προϊόντων που παράχθηκαν σε κάθε Δράση στον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. Συμμετοχή σε επιστημονικές ομάδες των δράσεων που υλοποιεί. 4. Διαδικασίες Διαχείρισης του Υπεύθυνου Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου κάθε Εταίρου: Αποστολή Δελτίων Δήλωσης Δαπανών με τα παραστατικά αυτών στον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.Σ. 16

17 5. Διαδικασίες Διαχείρισης του Υπεύθυνου Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. ακολουθεί τις εξής διαδικασίες: Έλεγχος Δράσεων και Προϊόντων αυτών Σύνταξη πινάκων αποτύπωσης εξέλιξης της πορείας του φυσικού αντικειμένου. Αποστολή στη διαχειριστική αρχή προϊόντων και λοιπού υποστηρικτικού υλικού. 6. Διαδικασίες Διαχείρισης του Υπεύθυνου Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.Σ. Προέλεγχος πληρότητας Δελτίων Δήλωσης Δαπανών και αντίστοιχων παραστατικών Υποβολή των ανωτέρω στο Διαχειριστή. 4. Πιστοποίηση Φυσικού & Οικονομικού Αντικειμένου- Διαχειριστής 1. Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ.: Προς το σκοπό της πιστοποίησης του Φυσικού Αντικειμένου ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ ακολουθεί τις ακόλουθες διαδικασίες: Έλεγχος παραχθέντων προϊόντων o Σύνταξη έκθεσης αναφοράς την οποία κοινοποιεί στους εμπλεκόμενους εταίρους για τυχόν ελλείψεις που έχουν προκύψει με τις διορθωτικές κινήσεις τις οποίες πρέπει να ακολουθήσουν για την διόρθωση αυτών ή o Σύγκλιση Επιτροπής Πιστοποίησης Φυσικού Αντικειμένου η οποία και πιστοποιεί την πρόοδό του Έργου. 17

18 2. Επιτροπή Πιστοποίησης Φυσικού Αντικειμένου: Η Επιτροπή Πιστοποίησης λαμβάνοντας υπόψη : Τους πίνακες αποτύπωσης εξέλιξης του έργου από τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ. Τα προϊόντα βάσει των προδιαγραφών που είχαν αρχικά τεθεί και σε σχέση με τις τυχόν αναμορφώσεις/ διορθώσεις πιστοποιεί την πρόοδο / ολοκλήρωση του φυσικού και συντάσσει σχετικό Πρακτικό Πιστοποίησης. Στη συνέχεια το Πρακτικό Πιστοποίησης κοινοποιείται από τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ στην Διοικούσα Επιτροπή και στο Διαχειριστή και στη συνέχεια στο ΔΣ της ΑΣ μαζί με τα τελικά προϊόντα της κάθε Δράσης. 3. Διαχειριστής: Ο Διαχειριστής λαμβάνοντας υπόψη: Το εγκεκριμένο τμήμα του Έργου που έχει αναλάβει ο κάθε εταίρος Την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου Τη σχέση μεταξύ υλοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου Τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών των Εταίρων Τα αντίστοιχα παραστατικά των Δελτίων των Εταίρων Ακολουθεί τις εξής διαδικασίες: Σύνταξη Δελτίου Δήλωσης Δαπανών Σύνταξη Λογιστικών Καταστάσεων Σύνταξη Συγκεντρωτικής Δαπάνης Υποβολή στην Διαχειριστική Αρχή των ανωτέρω Πληρωμές εταίρων 18

19 5. Υποχρεώσεις εταίρων τήρηση αρχείου Κάθε Εταίρος, εκτός από τις ειδικές υποχρεώσεις του που προβλέπονται στο Οριστικό Σχέδιο Σύμπραξης σε ότι αφορά την υλοποίηση των επιμέρους δράσεις του Έργου, έχει επίσης τις εξής υποχρεώσεις καθ όλη τη διάρκεια του Έργου: Να παρέχει ενημέρωση για την πορεία και πρόοδο των εργασιών του Εταίρου και να υποβάλλει, έγκαιρα και έγκυρα, όλα τα απαιτούμενα στοιχεία που ζητούνται από τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου της Α.Σ και τον Διαχειριστή, για τη συμπλήρωση Δελτίων Παρακολούθησης των Δράσεων στις οποίες εμπλέκεται, τα οποία θα πρέπει να ταυτίζονται απόλυτα με τα στοιχεία που η λογιστική μερίδα του Εταίρου απεικονίζει. Να μεριμνά για την προσαρμογή του περιεχομένου των δράσεων και του χρονοδιαγράμματος υλοποίησής τους, σύμφωνα με τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου, της Διοικούσας Επιτροπής και τις υποδείξεις της Ειδικής Υπηρεσίας. Να μεριμνά για την ενεργό συμμετοχή του σε συναντήσεις του Διοικητικού Συμβουλίου, αλλά και σε συναντήσεις σχετικές με την θεματική δικτύωση, τη διακρατικότητα και την διάδοση των καλών πρακτικών. Να μεριμνά για την τήρηση των κανονισμών και των οδηγιών της Ειδικής Υπηρεσίας, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του Συντονιστή Εταίρου, σχετικά με την υλοποίηση δράσεων δημοσιότητας. Να μεριμνά για την παράδοση στον Συντονιστή Εταίρο, αντιγράφων των παραδοτέων και προϊόντων όλων των δράσεων που υλοποιεί στο πλαίσιο του έργου. Να τηρεί όλα τα στοιχεία του φυσικού αντικειμένου για το μέρος των πράξεων που υλοποιεί, σε ειδικό φάκελο. 19

20 Να εφαρμόζει και να τηρεί στα γραφεία της έδρας του, στοιχεία και αλληλογραφία που αποστέλλεται από τον Συντονιστή Εταίρο Πιο αναλυτικά στο αρχείο κάθε εταίρου πρέπει να τηρούνται: ΦΥΣΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Οριστικό Σχέδιο Δράσης Τα στοιχεία του φυσικού αντικειμένου του μέρους του έργου που υλοποιούν Τα προϊόντα του μέρους του έργου που υλοποιούν. Τις εκθέσεις προόδου Φυσικού Αντικειμένου για το μέρος που υλοποιούν Υλικό Δημοσιότητας Υλικό Διακρατικότητας Απολογιστικές Εκθέσεις του Έργου ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Οδηγός Υλοποίησης και Διαχείρισης του έργου. Οδηγίες/ διευκρινίσεις σχετικά με την οικονομική διαχείριση έργου από τον Συντονιστή Εταίρο. Αντίγραφο Καταστατικού της ΑΣ Απόφαση Ένταξης Τεχνικό Δελτίο Έργου Συμβάσεις έργου με κάθε Φυσικό Πρόσωπο για την εκτέλεση δραστηριοτήτων στα πλαίσια κάποιας δράσης. Τα πρωτότυπα παραστατικά με σφραγίδα του Έργου-ΑΣ. Τα έγγραφα που αφορούν τη μεταβίβαση επιχορήγησης από την ΑΣ προς τον εταίρο. Αντίγραφο Πρακτικών και αποφάσεων της ΑΣ. 20

21 ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΗ ΣΥΜΠΡΑΞΗ: «Πράσινη Πολιτεία» ΑΣΤΙΚΗ ΜΗ ΚΕΡΔΟΣΚΟΠΙΚΗ ΕΤΑΙΡΙΑ ΕΡΓΟ: «Πράσινη Πολιτεία : Τοπική Πρωτοβουλία απασχόλησης και ΕΤΑΙΡΟΙ Α.Σ.: 1. Πανελλήνια Ομοσπονδία Σωματείων Ελλήνων ΡΟΜ (ΠΟΣΕΡ)- Συντονιστής 2. Κοινωφελής Επιχείρηση Δήμου Μάνδρας- Ειδυλλίας 3. Δήμος Ιλίου 4. Ευρωπαϊκό Πολιτιστικό & Ερευνητικό Κέντρο Αθηνών (Ε.Π.Ε.Κ.Α)- Φορέας Παροχής Συνοδευτικών Υποστηρικτικών Υπηρεσιών 5. ΚΕΚ ΔΙΟΝ Ευρωπαϊκό Πολιτιστικό και Ερευνητικό Κέντρο Ανάπτυξης 6. ΑΡΒΙΣ Περιβαλλοντικές Επιχειρήσεις Ελλάδος Α.Ε. 7. Πράσινο Ινστιτούτο 8. Σύνδεσμος Κοινωνικών Λειτουργών Ελλάδος (Σ.Κ.Λ.Ε.) 9. Θ. Αλεξανδρίδης & ΣΙΑ Ε.Ε. - Ωmega Technology 21

22 Δικαιούχος: Αναπτυξιακή Σύμπραξη (Α.Σ.) «Πράσινη Πολιτεία: Τοπική Πρωτοβουλία απασχόλησης και Διεύθυνση: Γληνού και Νάξου 14, Αγία Βαρβάρα Τ.Κ Τηλέφωνο: , Εταίροι Α.Σ.: Πανελλήνια Ομοσπονδία Σωματείων Ελλήνων Ρομ (Π.Ο.Σ.Ε.Ρ.) (Συντονιστής) Διεύθυνση: Γληνού και Νάξου 14, Αγία Βαρβάρα Τ.Κ , τηλέφωνο: , , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Κοινωφελής Επιχείρηση Δήμου Μάνδρας-Ευδυλλίας Διεύθυνση: Θεμιστοκλέους 10, Μάνδρα Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Δήμος Ιλίου Διεύθυνση: Κάλχου 48-50, Ίλιον Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Ευρωπαϊκό Πολιτιστικό & Ερευνητικό Κέντρο Αθηνών (Ε.Π.Ε.Κ.Α.) Διεύθυνση: Κανάρη 20, Αθήνα Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Κ.Ε.Κ. ΔΙΟΝ Διεύθυνση: X. Μούσκου 18, Α.Ιλίσια Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: ΑΡΒΙΣ-Περιβαλλοντικές Επιχειρήσεις Ελλάδος-ΑΡΒΙΣ Α.Ε. Διεύθυνση: Μάρνη 4, Αθήνα Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Πράσινο Ινστιτούτο Διεύθυνση: Πλ. Ελευθερίας 14, Αθήνα Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Σύνδεσμος Κοινωνικών Λειτουργών Ελλάδος (Σ.Κ.Λ.Ε.) Διεύθυνση: Τοσίτσα 19, Αθήνα Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Θ. Αλεξανδρίδης & ΣΙΑ Ε.Ε. OMEGA TECHNOLOGY Διεύθυνση: Ελ. Βενιζέλου 4, Καλλιθέα Τ.Κ , τηλέφωνο: , ηλεκτρον. ταχυδρομείο: ιστοχώρος: Η Πράξη «Πράσινη Πολιτεία: Τοπική πρωτοβουλία απασχόλησης και επιχειρηματικότητας των Ρομά Δυτικής Αττικής» υλοποιείται στο πλαίσιο της δράσης 3:«Τοπικές δράσεις κοινωνικής ένταξης για ευάλωτες ομάδες» της Κατηγορίας Παρέμβασης 1:«Πρόληψη και αντιμετώπιση του κοινωνικού αποκλεισμού ευπαθών ομάδων του πληθυσμού» του Θεματικού Άξονα Προτεραιότητας 4:«Πλήρης ενσωμάτωση του συνόλου του ανθρώπινου δυναμικού σε μια κοινωνία ίσων ευκαιριών», του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού » που συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ). 22