Μάθηµα 8 ηµιουργία φορµών Μέσω των φορµών µπορούµε να εµφανίσουµε και να τροποποιήσουµε δεδοµένα από πίνακες και ερωτήµατα ή να εισαγάγουµε δεδοµένα σε πίνακες. Επίσης έχουµε τη δυνατότητα να καθορίζουµε τη ροή µιας εφαρµογής, να τυπώνουµε δεδοµένα ή να εµφανίζουµε διάφορα µηνύµατα. Η φόρµα αποτελείται από την ενότητα Λεπτοµέρειες (detail section) στο οποίο εµφανίζονται περισσότερα δεδοµένα (πεδία πινάκων, ερωτηµάτων) και τα οποία αλλάζουν σε κάθε εγγραφή. Υπάρχει ακόµα η ενότητα κεφαλίδα (header) και το υποσέλιδο φόρµας (footer). Σε αυτές τις ενότητες οι πληροφορίες εµφανίζονται σε όλες τις εγγραφές. Αν τα δεδοµένα είναι πολλά και δεν χωρούν σε µία οθόνη έχουµε τη δυνατότητα να χρησιµοποιήσουµε το πλήκτρο Page Down ή τη ράβδο κύλισης. Όλα τα δεδοµένα της φόρµας περιέχονται µέσα σε στοιχεία ελέγχου (controls). Τα στοιχεία ελέγχου µπορεί να είναι δεσµευµένα (π.χ. ένα πεδίο) ή µη δεσµευµένα (unbound). Σε µία φόρµα µπορούν να υ- πάρχουν πλαίσια ελέγχου, κουµπιά, πλαίσια καταλόγων, αντικείµενα OLE (π.χ. εικόνες) κλπ. Κατηγορίες φόρµας Οι φόρµες διακρίνονται βασικά σε δύο κατηγορίες: Ως προς τον τρόπο προβολής των δεδοµένων Ως προς τον τρόπο χρήσης τους Κατηγορίες φόρµας ως προς τον τρόπο προβολής των δεδοµένων Μονή φόρµα (single form): είναι η πιο συνηθισµένη µορφή προβολής των δεδοµένων σε µία φόρµα. Εµφανίζει τα δεδοµένα µιας µόνον εγγραφής κάθε φορά. Προσφέρει ασφάλεια και λειτουργικότητα. Συνεχόµενες φόρµες (continuous form): µας βοηθάει να εµφανίζουµε πολλές εγγραφές κάθε φορά. Φύλλο δεδοµένων (datasheet): εµφανίζει τα δεδοµένα όπως στην προβολή φύλλου δεδοµένων ενός πίνακα. Κατηγορίες φορµών ως προς τον τρόπο χρήσης τους Οι κυριότερες κατηγορίες είναι: Φόρµες αναζήτησης, εµφάνισης και τροποποίησης δεδοµένων: οι περισσότερες φόρµες ανήκουν σε αυτή την κατηγορία. Φόρµες αναζήτησης και εµφάνισης δεδοµένων µόνον ανάγνωσης: µέσω αυτής της κατηγορίας φορµών µπορούµε να αναζητήσουµε κάποια δεδοµένα από πίνακες ή ερωτήµατα καθώς και να τα δούµε. εν έχουµε όµως τη δυνατότητα της τροποποίησης τους. Φόρµες εισαγωγής - καταχώρησης δεδοµένων: µέσω αυτών των φορµών έχουµε τη δυνατότητα εισαγωγής - καταχώρησης νέων δεδοµένων, δίχως όµως να µπορούµε να δούµε τα υπόλοιπα δεδοµένα για λόγους προστασίας των δεδοµένων. 53
ευτερεύουσες φόρµες: οι φόρµες αυτές ενσωµατώνονται µέσα σε άλλες φόρµες και χρησι- µοποιούνται για την εµφάνιση αναλυτικών δεδοµένων από πίνακες ή ερωτήµατα µε σχέση τύπου "ένα προς πολλά". Η κύρια και η δευτερεύουσα φόρµα (υποφόρµα) συνδέονται µεταξύ τους, έτσι ώστε η δευτερεύουσα φόρµα να εµφανίζει τις εγγραφές εκείνες που έχουν σχέση µόνο µε την τρέχουσα εγγραφή της κύριας φόρµας. Φόρµες καθορισµού ροής της εφαρµογής: Με τη βοήθεια πλήκτρων εντολών καθορίζουµε τη ροή µιας εφαρµογής. Όταν πατάµε κάποιο πλήκτρο σε µία φόρµα µπορεί να ανοίξει µία άλλη φόρµα, να εκτελεστεί ένα ερώτηµα ή να ανοίξει µία έκθεση σε προεπισκόπηση. ηµιουργία φόρµας Από το παράθυρο της Β.. πατάµε το πλήκτρο Φόρµες και κατόπιν το πλήκτρο ηµιουργία. 1. Από το εµφανιζόµενο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουµε Προβολή σχεδίασης, ενώ από το πτυσσόµενο πλαίσιο επιλέγουµε τον πίνακα Φοιτητές. Επιλέγουµε τον πίνακα Φοιτητές διότι θέλουµε µέσω της φόρµας να εµφανίζουµε τα δεδοµένα του πίνακα αυτού. 2. Εµφανίζεται το παράθυρο µιας νέας φόρµας σε προβολή σχεδίασης. Λίστα πεδίων Εργαλειοθήκη Ενότητα Λεπτοµέρειες 54
Η λίστα πεδίων εµφανίζει όλα τα πεδία ενός πίνακα ή ερωτήµατος. Ο πίνακας ή το ερώτηµα καθορίζεται από την ιδιότητα Προέλευση δεδοµένων της φόρµας. Είναι δυνατό να κρύψουµε ή να εµφανίσουµε τη λίστα πεδίων πατώντας το πλήκτρο Λίστα πεδίων της γραµµής εργαλείων. Για την εισαγωγή ενός πεδίου µέσα στη φόρµα, πρώτα το επιλέγουµε από τη λίστα πεδίων και στη συνέχεια το σύρουµε µε το ποντίκι και το αφήνουµε µέσα στην περιοχή σχεδίασης της φόρµας, στο σηµείο που επιθυµούµε. Περιγραφή εργαλείων Επιλογή αντικειµένων: Χρησιµοποιείται για να επιλέγουµε ένα αντικείµενο, να το µετακινούµε ή να αλλάζουµε το µέγεθος του. Οδηγοί στοιχείων ελέγχου (Wizard): Πρέπει να είναι ενεργοποιηµένο σχεδόν πάντα. Ετικέτα (Label): ηµιουργεί στοιχεία ελέγχου ετικετών. Πλαισίου κειµένου (Text Box): ηµιουργούµε στοιχεία ελέγχου πλαισίων κειµένου µε σκοπό την εµφάνιση κειµένου, αριθµών ή ηµεροµηνιών. Μπορούµε να εµφανίσουµε το αποτέλεσµα ενός υπολογισµού. Οµάδα Επιλογών (Option Group): ηµιουργεί στοιχεία ελέγχου οµάδων επιλογών, τα οποία µπορούν να περιέχουν κουµπιά εναλλαγής (διακόπτες), πλαίσια ελέγχου ή κου- µπιά επιλογών. Κουµπί εναλλαγής (Toggle Button): Λειτουργεί ως διακόπτης. Χρησιµοποιείται όταν θέλουµε να δηλώσουµε τιµές όπως: Ενεργό/Ανενεργό, Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευθές. Κουµπί Επιλογής (Option Button): Ονοµάζεται και ραδιοπλήκτρο (radio button). Χρησιµοποιείται συνήθως σε οµάδες επιλογών. Σε µία οµάδα επιλογών ο χρήστης µπορεί να επιλέξει µόνο ένα κουµπί επιλογής κάθε φορά. Χρησιµοποιείται και αυτό για να καταχωρούµε τιµές όπως: Ενεργό/Ανενεργό, Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευθές. Όταν είναι επιλεγµένο παίρνει την τιµή 1, ενώ όταν δεν είναι επιλεγµένο παίρνει την τιµή 0. Πλαίσιο ελέγχου (check box): Χρησιµοποιείται για να καταχωρούµε τιµές όπως: Ενεργό/Ανενεργό, Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευθές. Όταν είναι επιλεγµένο παίρνει την τιµή 1, ενώ όταν δεν είναι επιλεγµένο παίρνει την τιµή 0. Εάν υπάρχουν πολλά πλαίσια ελέγχου, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει ένα ή και περισσότερα από αυτά. Σύνθετο πλαίσιο (Combo Box): Χρησιµοποιείται για να δηµιουργήσουµε ένα πτυσσό- µενο πλαίσιο καταλόγου από το οποίο µπορούµε να αναζητήσουµε ή να επιλέγουµε τι- µές, οι οποίες είναι συνδεδεµένες µε έναν πίνακα ή ερώτηµα. Πρόκειται για ένα πολύ χρήσιµο εργαλείο, το οποίο θα χρησιµοποιούµε πολύ συχνά. Πλαίσιο καταλόγου (List Box): ηµιουργεί ένα πλαίσιο καταλόγου (λίστα τιµών) στο οποίο εµφανίζονται όλες οι πιθανές τιµές. Όπως και στο σύνθετο πλαίσιο, χρησιµοποιείται για την εύρεση και επιλογή τιµών. Κουµπί εντολής (Command Button): Είναι ένα κουµπί το οποίο όταν πατηθεί ενεργοποιεί µία µακροεντολή ή µία συνάρτηση. Εικόνα (Image): Χρησιµεύει για την εισαγωγή µιας στατικής εικόνας. 55
Πλαίσιο µη δεσµευµένου αντικειµένου (Unbound Object Frame): Χρησιµοποιείται για να εισάγουµε ένα αντικείµενο στη φόρµα, το οποίο έχει δηµιουργηθεί από κάποια άλλη εφαρµογή, αρκεί αυτό να υποστηρίζει την τεχνική OLE. Πλαίσιο δεσµευµένου αντικειµένου (Bound Object Frame): Χρησιµοποιείται για να συνδέσουµε ένα αντικείµενο OLE σε µία φόρµα από τα δεδοµένα ενός πίνακα ή ερωτή- µατος π.χ. εικόνες ή διαγράµµατα. Αλλαγή σελίδας (Page Break): Χρησιµοποιείται για τη δηµιουργία µιας διακοπής σελίδας σε µία φόρµα. Καρτέλα (Tab): ηµιουργία δύο ή περισσοτέρων καρτελών σε µία φόρµα µε σκοπό την καλύτερη εµφάνιση των δεδοµένων. ευτερεύουσα φόρµα/έκθεση (Subform/Subreport): Χρησιµοποιείται για την ενσω- µάτωση µιας δευτερεύουσας φόρµας µέσα στην τρέχουσα φόρµα. Γραµµή (Line): Χρησιµοποιείται για τη δηµιουργία γραµµών σε µία φόρµα. Ορθογώνιο (Rectangle): Χρησιµοποιείται για τη δηµιουργία ορθογωνίων µέσα σε µία φόρµα. Περισσότερα στοιχεία ελέγχου (More Controls): Εµφανίζει ένα µενού µε όλα τα χειριστήρια Active X που είναι εγκατεστηµένα στον υπολογιστή µας. Πιθανώς κάποια αντικείµενα Active X να µη δουλεύουν µε την Access. Στοιχεία ελέγχου (Controls) Πρόκειται για αντικείµενα µέσω των οποίων η Access εµφανίζει τα δεδοµένα ή εκτελεί µία ενέργεια. Λειτουργούν ως χειριστήρια και τοποθετούνται µέσα σε φόρµες ή εκθέσεις. Έτσι σε µία φόρµα είναι δυνατόν, µε ένα πλαίσιο κειµένου, να εµφανίσουµε το ονοµατεπώνυµο του πελάτη ή µε ένα πλήκτρο εντολής να ανοίξουµε µία άλλη φόρµα. Τα στοιχεία ελέγχου είναι δεσµευµένα ή αδέσµευτα. εσµευµένο στοιχείο ελέγχου (Bound control): Πρόκειται για ένα στοιχείο ελέγχου, το ο- ποίο είναι συνδεδεµένο και εµφανίζει τα περιεχόµενα από ένα πεδίο πίνακα ή ερωτήµατος. Η ιδιότητα η οποία καθορίζει ποιο πεδίο θα εµφανίζεται σε ένα στοιχείο ελέγχου, είναι η Προέλευση στοιχείου ελέγχου. Αδέσµευτο ή µη δεσµευµένο στοιχείο ελέγχου (Unbound control): Είναι ένα στοιχείο ελέγχου το οποίο δεν συνδέεται µε κανένα πεδίο, ούτε εµφανίζει το αποτέλεσµα κάποιας παράστασης. Η ιδιότητα του µη δεσµευµένου στοιχείου ελέγχου: Προέλευση στοιχείου ελέγχου, είναι κενή. Θα χρησιµοποιήσουµε αρκετές φορές στη συνέχεια ένα µη δεσµευµένο στοιχείο ελέγχου για να δηµιουργήσουµε ένα νέο υπολογιζόµενο πεδίο µέσα σε µία φόρµα ή έκθεση. Φύλλο ιδιοτήτων Οι φόρµες, οι ενότητες και τα στοιχεία ελέγχου διαθέτουν ένα µεγάλο αριθµό ιδιοτήτων. Μία φόρµα µπορεί να διαθέτει περίπου 80 ιδιότητες. Ο καθορισµός των ιδιοτήτων ενός αντικειµένου γίνεται µέσα από το φύλλο ιδιοτήτων. Επειδή όµως οι ιδιότητες είναι πολλές, η Access τις χωρίζει σε διάφορες οµάδες. Μπορούµε να δούµε τις διάφορες οµάδες ιδιοτήτων πατώντας την αντίστοιχη καρτέλα του φύλλου ιδιοτήτων. Η καρτέλα Όλα περιέχει όλες τις ιδιότητες ενός αντικειµένου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να εµφανίσουµε το φύλλο ιδιοτήτων ενός αντικειµένου. 56
Επιλέγουµε πρώτα το αντικείµενο και στη συνέχεια πατάµε το πλήκτρο Ιδιότητες από τη γραµµή ιδιοτήτων. Επιλέγουµε από τα µενού την εντολή Προβολή / Ιδιότητες. Κάνουµε διπλό κλικ πάνω στο αντικείµενο. Κάνουµε κλικ µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και επιλέγουµε την εντολή Ιδιότητες από το αναδυόµενο µενού. Όταν επιλέγουµε ορισµένες ιδιότητες από το φύλλο ιδιοτήτων, εµφανίζεται στα δεξιά το πλήκτρο. Κάνοντας κλικ πάνω σε αυτό ανοίγει ένας πτυσσόµενος κατάλογος µε διάφορες τιµές από τις ο- ποίες επιλέγουµε µία. Σε άλλες πάλι ιδιότητες εµφανίζεται το πλήκτρο δόµησης εκφράσεων. Πατώντας πάνω σε αυτό έχουµε τη δυνατότητα, ανάλογα µε την ιδιότητα, να δηµιουργήσουµε διάφορες εκφράσεις όπως τη δηµιουργία ενός ερωτήµατος, µιας µακροεντολής ή τη δηµιουργία κώδικα. Ακολουθούν µερικές από τις κυριότερες ιδιότητες της φόρµας. Προέλευση εγγραφών: η πηγή προέλευσης από την οποία παίρνει τα δεδοµένα η φόρµα (Πίνακας ή Ερώτηµα). Προεπιλεγµένη προβολή: Η προκαθορισµένη όψη µε την οποία θα εµφανίζονται τα δεδοµένα (Μονή φόρµα, Συνεχόµενες φόρµες, Φύλλο δεδοµένων). Η εξ ορισµού προβολή είναι η Μονή φόρµα. υνατότητα επεξεργασίας, υνατότητα διαγραφής, υνατότητα προσθήκης (Default Editing): Μπορούµε να επιλέξουµε Ναι ή Όχι. Καταχώρηση δεδοµένων (Data Entry): η προκαθορισµένη τιµή είναι Όχι. Εάν η τιµή της ι- διότητας αυτής είναι Ναι, τότε η φόρµα ανοίγει ως φόρµα εισαγωγής και µπορούµε µόνο να εισάγουµε καταχωρούµε δεδοµένα. εν έχουµε δηλαδή τη δυνατότητα να δούµε τις εγγραφές που υπάρχουν ήδη στον πίνακα. Εισαγωγή πεδίων στη φόρµα Μετά από αυτή την παρένθεση ας γυρίσουµε εκ νέου στη φόρµα, η οποία παραµένει ανοικτή σε προβολή σχεδίασης. Πριν ξεκινήσουµε την εισαγωγή των πεδίων στη φόρµα, θα πρέπει προηγουµένως να µεγαλώσουµε την επιφάνεια της ενότητας Λεπτοµέρειες της φόρµας. Έτσι σύρουµε το κάτω µέρος της ενότητας Λεπτοµέρειες έως ότου διπλασιάσουµε το ύψος της επιφάνειας σχεδίασης. 57
1. Επιλέγουµε το πρώτο πεδίο Κωδικός Φοιτητή από τη λίστα πεδίων. 2. Το σύρουµε µέσα στην επιφάνεια σχεδίασης της ενότητας λεπτοµερειών. Θα δούµε ότι ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει και από βέλος µετατρέπεται σε εικονίδιο πεδίου. 3. Αφήνουµε το εικονίδιο πεδίου, έτσι ώστε η επάνω αριστερή γωνία του να βρίσκεται στο ση- µείο το οποίο απέχει πέντε εκατοστά δεξιά και ένα εκατοστό κάτω από το σηµείο έναρξης των αξόνων (πάνω αριστερή γωνία της ενότητας Λεπτοµέρειες). 4. Εµφανίζεται ένα πλαίσιο κειµένου, το οποίο περιέχει την ονοµασία Κωδικός Φοιτητή. Ταυτόχρονα στα αριστερά του εµφανίζεται και η ετικέτα του πλαισίου κειµένου µε όνοµα Κωδικός Φοιτητή. 5. Συνεχίζουµε µε τα υπόλοιπα πεδία, έτσι ώστε το τελικό αποτέλεσµα να είναι παρόµοιο µε αυτό της επόµενης εικόνας. Τα ονόµατα τα οποία υπάρχουν µέσα στα πλαίσια κειµένου δείχνουν την ιδιότητα προέλευσης του κάθε στοιχείου ελέγχου. Εισαγωγή κεφαλίδας και υποσέλιδου φόρµας Επιλέγουµε την εντολή Προβολή Κεφαλίδα/υποσέλιδο φόρµας. Στη φόρµα εµφανίζονται οι ενότητες της κεφαλίδας και του υποσέλιδου φόρµας. Θα χρησιµοποιήσουµε την ενότητα της κεφαλίδας φόρµας για να τοποθετήσουµε σε αυτήν µία ετικέτα. Επισήµανση Μερικές φορές ο χρήστης επιλέγει κατά λάθος αντί της εντολής Κεφαλίδα/υποσέλιδο φόρµας, την εντολή Κεφαλίδα/υποσέλιδο σελίδας και τοποθετεί στην Κεφαλίδα σελίδας ετικέτες και σύνθετα πλαίσια, ή πλήκτρα εντολών στο Υποσέλιδο σελίδας. Η συνέπεια αυτού του λάθους είναι ότι όταν πατάει το πλήκτρο Προβολή της γραµµής εργαλείων για να δει το τελικό αποτέλεσµα της φόρµας, να µην µπορεί να δει κανένα από αυτά τα αντικείµενα. Και αυτό διότι οι δύο αυτές ενότητες προορίζονται αποκλειστικά για εκτυπώσεις. Μπορούµε να αντιληφθούµε καλύτερα το λάθος αν πατήσουµε το πλήκτρο Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Επίσης δεν µπορούµε να δούµε τα αντικείµενα αυτά όταν ορίσουµε τη φόρµα σε προβολή φύλλου δεδοµένων. 1. Τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού ακριβώς πάνω σε ένα περιθώριο, αυτός αλλάζει µορφή και γίνεται διπλό κάθετο βέλος µε µία οριζόντια γραµµή στη µέση. Με αυτό τον τρόπο µπορούµε να µεταβάλλουµε το µέγεθος της φόρµας, της κεφαλίδας ή του υποσέλιδου. 58
Μετακινούµε λοιπόν προς τα πάνω και κλείνουµε το υποσέλιδα της φόρµας, διότι δεν µας χρειάζεται. 2. Πατάµε το πλήκτρο Ετικέτα της εργαλειοθήκης. Ο δείκτης του ποντικιού µετατρέπεται σε. Μετακινούµε το δείκτη στην περιοχή της ενότητας Κεφαλίδα, κάνουµε κλικ σε κάποιο σηµείο και σύρουµε το δείκτη οριζοντίως περίπου 4 εκατοστά. Εµφανίζεται το πλαίσιο της ετικέτας µε άσπρο φόντο µέσα στο οποίο πληκτρολογούµε τη φράση Φόρµα Φοιτητών. 3. Έχοντας επιλεγµένη την ετικέτα Φόρµα Φοιτητών, πατάµε το πλήκτρο Πλάτος γραµµής/ Περιγράµµατος και επιλέγουµε ως περίγραµµα. Πατάµε το πλήκτρο Ειδικό εφέ και επιλέγουµε Υπερυψωµένο. 4. Πατάµε το πλήκτρο Χρώµα γεµίσµατος/δεύτερου πλάνου και επιλέγουµε ένα χρώµα για να γεµίσουµε την ετικέτα. Πατάµε το πλήκτρο Χρώµα γραµµατοσειράς/πρώτου πλάνου και επιλέγουµε ένα χρώµα για τα γράµµατα της ετικέτας. 5. Αλλάζουµε το πλάτος ορισµένων στοιχείων ελέγχου και πατάµε το πλήκτρο Προβολή φόρ- µας για να δούµε το αποτέλεσµα. 59
Παρατηρούµε ότι µέσα στα στοιχεία ελέγχου εµφανίζονται τα δεδοµένα της πρώτης εγγραφής σε σύνολο 10. Μπορούµε να πατήσουµε τα πλήκτρα πλοήγησης για να δούµε όλες τις εγγραφές. Για να εισαγάγουµε µία νέα εγγραφή πατάµε το πλήκτρο. Είδη προβολής της φόρµας 1. Κάνουµε διπλό κλικ στο πλήκτρο επιλογής της φόρµας (πάνω αριστερά) και ανοίγουµε το φύλλο ιδιοτήτων της φόρµας. Αν είναι επιλεγµένο έχει ένα µαύρο τετράγωνο στο κέντρο. 2. Επιλέγουµε την ιδιότητα Προεπιλεγµένη προβολή και ανοίγουµε το πτυσσόµενο πλαίσιο καταλόγου το οποίο εµφανίζεται δεξιά. 3. Υπάρχουν τρεις ρυθµίσεις από τις οποίες επιλέγουµε µία. Οι ρυθµίσεις αυτές είναι: Μονή φόρµα, Συνεχόµενες φόρµες και Φύλλο δεδοµένων. Ανάλογα µε τον τρόπο µε τον οποίο θέλουµε να προβάλουµε τα δεδοµένα µέσω της φόρµας επιλέγουµε την κατάλληλη ρύθµιση. Μονή φόρµα (Single form): Αυτή είναι και η πιο συνηθισµένη ρύθµιση σε µία φόρµα. Εµφανίζει µία εγγραφή κάθε φορά. Για να µετακινηθούµε µεταξύ των εγγραφών χρησιµοποιούµε τα πλήκτρα µετακίνησης των εγγραφών. Η µονή φόρµα µας προσφέρει ασφάλεια και λειτουργικότητα διότι κάθε φορά έχουµε να ασχοληθούµε µε µία µόνον εγγραφή. Συνεχόµενες φόρµες (Continuous forms): Εµφανίζει όσες εγγραφές χωρούν µέσα στο παράθυρο της φόρµας. Για τη µετακίνηση µεταξύ των εγγραφών χρησιµοποιούµε την κάθετη ράβδο κύλισης. Χρησιµοποιείται όταν θέλουµε να εµφανίσουµε αρκετές εγγραφές µαζί, οι οποίες όµως δεν πρέπει να έχουν πολλά πεδία. Οι συνεχόµενες φόρµες µπορούν ακόµα να χρησιµοποιηθούν και µέσα σε δευτερεύουσες φόρµες. Οι ετικέτες τους όµως θα πρέπει να µετακινηθούν στην κεφαλίδα. Στο κεφάλαιο µε τις δευτερεύουσες φόρµες θα εξετάσουµε τον τρόπο µε τον οποίο σχεδιάζουµε αυτού του είδους τις συνεχόµενες φόρµες. Φύλλο δεδοµένων (Datasheet): Σε αυτού του είδους την προβολή τα δεδοµένα εµφανίζονται ό- πως σε ένα φύλλο δεδοµένων. Έχουµε τη δυνατότητα να δούµε ταυτόχρονα πολλές εγγραφές µαζί. Για τη µετακίνηση µεταξύ των εγγραφών µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την οριζόντια και κάθετη ράβδο κύλισης. Φόρµα καταχώρησης δεδοµένων Η καταχώρηση-εισαγωγή δεδοµένων είναι µία από τις πλέον συχνές εργασίες τις πραγµατοποιεί ένας χρήστης σε µία Β.. Όταν όµως πρέπει να καταχωρούµε διαρκώς δεδοµένα, τότε η διαδικασία αυτή, θα πρέπει να γίνεται, για λόγους ασφάλειας των δεδοµένων, µέσω των φορµών καταχώρησης. Ας δούµε λοιπόν πώς µπορούµε να µετατρέψουµε τη φόρµα που δηµιουργήσαµε προηγουµένως σε φόρµα καταχώρησης δεδοµένων (Data Entry). 1. Κάνουµε διπλό κλικ στο πλήκτρο επιλογής της φόρµας και από το φύλλο ιδιοτήτων αλλάζουµε την ιδιότητα Καταχώρηση δεδοµένων από Όχι σε Ναι. 2. Κλείνουµε το φύλλο ιδιοτήτων της φόρµας και πατάµε το πλήκτρο Προβολή φόρµας για να δούµε το αποτέλεσµα. 3. Παρατηρούµε η φόρµα είναι κενή ενώ η ένδειξη εγγραφών δείχνει 1 από 1. ηλαδή µεταφερόµαστε στην τελευταία κενή εγγραφή του πίνακα προκειµένου να καταχωρήσουµε µία νέα εγγραφή, δίχως να έχουµε τη δυνατότητα να δούµε τις υπόλοιπες εγγραφές. 60
ηµιουργία ενός σύνθετου πλαισίου (Combo Box) Κατά την καταχώρηση µιας εγγραφής ενός νέου φοιτητή, µέσω της φόρµας, στον πίνακα Φοιτητές θα πρέπει να πληκτρολογήσουµε έναν κωδικό αριθµό στο πεδίο Κωδ. Τµήµατος. Αν οι κωδικοί τµηµάτων όµως είναι πάρα πολλοί προφανώς αυξάνεται ο βαθµός δυσκολίας της καταχώρησης ενός αριθµού καθώς και η πιθανότητα λάθους. Υπάρχει όµως ένας άλλος καλύτερος και ασφαλέστερος τρόπος για την καταχώρηση του Κωδικού Τµήµατος, ο οποίος βασίζεται στη χρήση του σύνθετου πλαισίου. Θα δηµιουργήσουµε λοιπόν στη θέση του πλαισίου κειµένου Κωδ. Τµήµατος, ένα σύνθετο πλαίσιο. Όταν θα κάνουµε κλικ σε αυτό, θα ανοίγει ένα πτυσσόµενο πλαίσιο καταλόγου και θα εµφανίζει τα ονόµατα όλων των τµηµάτων. Μέσα από αυτό θα επιλέγουµε ένα τµήµα, αλλά θα αποθηκεύεται ο κωδικός του. Ας δούµε όµως την όλη διαδικασία. 1. Έχοντας ανοικτή τη φόρµα σε προβολή σχεδίασης, επιλέγουµε το πεδίο Κωδ. Τµήµατος και το διαγράφουµε. 2. Πατάµε το πλήκτρο Σύνθετο πλαίσιο της εργαλειοθήκης και σχεδιάζουµε ένα νέο σύνθετο πλαίσιο. Ενεργοποιείται ο οδηγός για σύνθετα πλαίσια. Σε περίπτωση που δεν ενεργοποιηθεί, θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της εργαλειοθήκης. 61
3. Κάνουµε κλικ στην επιλογή Οι τιµές για το σύνθετο πλαίσιο θα αναζητούνται σε πίνακα ή ερώτηµα. Πατάµε κατόπιν το πλήκτρο Επόµενο. 4. Στο επόµενο βήµα επιλέγουµε τον πίνακα Τµήµατα και πατάµε Επόµενο. 5. Επιλέγουµε τα δύο πεδία και πατάµε το πλήκτρο µε το διπλό βέλος για να τα µεταφέρουµε στο διπλανό πλαίσιο. Πατάµε το πλήκτρο Επόµενο. 6. Αυξάνουµε το πλάτος της στήλης Τµήµα ενώ αφήνουµε επιλεγµένο το πλαίσιο ελέγχου Απόκρυψη της στήλης κλειδιού. Με αυτόν τον τρόπο όταν ανοίγει το σύνθετο πλαίσιο, θα εµφανίζει τις τιµές µόνον του πεδίου Τµήµα και όχι και του πεδίου Κωδικός Τµήµατος, το οποίο έτσι και αλλιώς δεν έχει ουσιαστικά για το χρήστη κανένα νόηµα. 62
7. Επιλέγουµε Να αποθηκεύεται η τιµή στο πεδίο, ενώ από το πτυσσόµενο πλαίσιο επιλέγου- µε το πεδίο Κωδικός Τµήµατος του πίνακα Φοιτητές στο οποίο θα αποθηκεύεται. Ίσως κάποιος αναρωτηθεί πού βρέθηκε ο πίνακας Φοιτητές. Η απάντηση είναι ότι αυτός είναι ο πίνακας στον οποίο βασίστηκε η δηµιουργία της φόρµας.. Πατάµε το πλήκτρο Επόµενο. 8. Στο τελευταίο βήµα αλλάζουµε αν θέλουµε τον τίτλο της λεζάντας και πατάµε το πλήκτρο Τέλος. 9. Πατάµε το πλήκτρο Προβολή φόρµας για να δούµε το τελικό αποτέλεσµα. 10. Κάνοντας κλικ στο πτυσσόµενο πλαίσιο Τµήµα ο χρήστης ο οποίος θα καταχωρεί ένα νέο φοιτητή, θα επιλέγει ένα τµήµα αλλά στον πίνακα Φοιτητές θα αποθηκεύεται ο Κωδικός Τµή- µατος. 11. Αποθηκεύουµε τη φόρµα ως Φόρµα Εισαγωγής Φοιτητών. 63
Φόρµα ανεισµού Βιβλίων Πρόκειται για µία από τις σηµαντικότερες φόρµες της δανειστικής βιβλιοθήκης. Μέσω της φόρ- µας αυτής θα καταχωρείται κάθε βιβλίο το οποίο θα δανείζεται ο φοιτητής. Πρόκειται για µία φόρµα εισαγωγής καταχώρησης νέων δεδοµένων η οποία βασίζεται στον πίνακα ανεισµός Βιβλίων (επό- µενη εικόνα). 1. Επιλέγουµε την ιδιότητα της φόρµας Καταχώρηση δεδοµένων και αλλάζουµε την τιµή της σε Ναι. 2. Αντικαθιστούµε το πεδίο Κωδικός Φοιτητή µε το σύνθετο πλαίσιο Ονοµατεπώνυµο. Από αυτό το σύνθετο πλαίσιο ο χρήστης θα επιλέγει ένα Ονοµατεπώνυµο, αλλά θα αποθηκεύεται ο Κωδικός Φοιτητή. 3. Οµοίως αντικαθιστούµε το πεδίο Κωδικός Βιβλίου µε το σύνθετο πλαίσιο Τίτλος Βιβλίου. Ο χρήστης θα επιλέγει έναν Τίτλο Βιβλίου, αλλά θα αποθηκεύεται ο Κωδικός Βιβλίου. 64
4. Επιλέγουµε το πεδίο Ηµεροµηνία ανεισµού και ανοίγουµε το φύλλο ιδιοτήτων του. Στην ι- διότητα Προεπιλεγµένη τιµή ορίζουµε την τιµή: =Date(). Πρόκειται για µία συνάρτηση η οποία εµφανίζει την τρέχουσα ηµεροµηνία. 5. ηµιουργούµε και δύο κουµπιά εντολών. Το ένα θα κλείνει τη φόρµα και το άλλο θα εισάγει µία νέα κενή εγγραφή. 6. Τέλος ανοίγουµε το φύλλο ιδιοτήτων του σύνθετου πλαισίου Τίτλος Βιβλίου και κάνουµε επιλέγουµε την ιδιότητα Προέλευση γραµµής. Κάνουµε κλικ στο εµφανιζόµενο πλήκτρο. 7. Προσθέτουµε στο ερώτηµα τον πίνακα ανεισµός Βιβλίων. Τοποθετούµε στο ερώτηµα το πεδίο Ηµεροµηνία Επιστροφής και ορίζουµε ως κριτήριο τον τελεστή Is Not Null (να µην είναι κενό). Με το κριτήριο αυτό (επόµενη εικόνα) δεν επιτρέπουµε να εµφανίζεται στο σύνθετο πλαίσιο ένα βιβλίο το οποίο είναι δανεισµένο διότι δεν µπορεί να δανειστεί εκ νέου. Έτσι αποφεύγουµε τον κίνδυνο να δανείσουµε κατά λάθος δύο φορές το ίδιο βιβλίο. Με απλά λόγια για να εµφανίζεται κάποιο βιβλίου στο σύνθετο πλαίσιο θα πρέπει να έχει επιστραφεί, δηλαδή η Ηµεροµηνία Επιστροφής να είναι συµπληρωµένη. 65
8. Αποθηκεύουµε το ερώτηµα και τη φόρµα. Πατάµε το πλήκτρο Προβολή φόρµας για να δού- µε το αποτέλεσµα. Φόρµα Επιστροφής Βιβλίων 1. ηµιουργούµε αρχικά το Ερώτηµα Επιστροφής Βιβλίου. Στη στήλη Ηµεροµηνία Επιστροφής ορίζουµε ως κριτήριο Is Null προκειµένου να εµφανίζει µόνο τις ηµεροµηνίες οι οποίες είναι κενές, δηλαδή για τα βιβλία εκείνα τα οποία έχουν δανειστεί αλλά δεν έχουν επιστραφεί. 66
2. Στη συνέχεια δηµιουργούµε τη Φόρµα Επιστροφής Βιβλίων η οποία θα βασίζεται στο Ερώτη- µα Επιστροφής Βιβλίου. Στη φόρµα αντικαθιστούµε το πεδίο Κωδικός Βιβλίου µε ένα άλλο πλαίσιο κειµένου το οποίο θα είναι Μη δεσµευµένο. Με αυτή τη ρύθµιση θα είµαστε σε θέση να πληκτρολογούµε έναν Κωδικό Βιβλίου για να αναζητούµε την εγγραφή του δανεισµένου βιβλίου. Αν ο χρήστης πληκτρολογήσει κάποιον Κωδικό Βιβλίου του οποίου η Ηµεροµηνία Επιστροφής δεν είναι κενή, η φόρµα θα παραµείνει κενή. 3. Επιλέγουµε την Ηµεροµηνία Επιστροφής και ανοίγουµε το φύλλο ιδιοτήτων. Στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης πληκτρολογούµε >=Ηµεροµηνία ανεισµού Or Is Null. Με αυτό τον κανόνα η Access δεν θα αποδεχθεί µία Ηµεροµηνία Επιστροφής η οποία θα είναι µικρότερη από την Ηµεροµηνία ανεισµού. Επίσης στην ιδιότητα Κείµενο επικύρωσης πληκτρολογού- µε το κατάλληλο προειδοποιητικό µήνυµα "Η ηµεροµηνία επιστροφής δεν µπορεί να είναι µικρότερη από την ηµεροµηνία δανεισµού". 67
Αποθηκεύουµε τις αλλαγές και πατάµε το πλήκτρο Προβολή φόρµας. Πληκτρολογούµε τον κωδικό ενός δανεισµένου βιβλίου και κατόπιν συµπληρώνουµε την Ηµεροµηνία Επιστροφής για να ολοκληρώσουµε τη διαδικασία δανεισµού ενός βιβλίου. Σε περίπτωση που ο χρήστης κάνει κάποιο λάθος και επιθυµεί να ακυρώσει την καταχώρηση µπορεί να πατήσει 1-2 φόρες το πλήκτρο Esc. Άσκηση ηµιουργήστε τη φόρµα Εισαγωγή Νέου Βιβλίου η οποία θα πρέπει να είναι φόρµα εισαγωγής νέων βιβλίων. Στη φόρµα θα υπάρχει ένα σύνθετο πλαίσιο από το οποίο ο χρήστης θα µπορεί να επιλέγει µία Κατηγορία, αλλά θα αποθηκεύεται ο Κωδικός Κατηγορίας. 68