ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ. «Η ΟΡΓΑΝΩΣΕ ΤΟΥ ΤΜΙΙΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΣΕ ΜΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ i

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ: ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ* ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ «Η ΟΡΓΑΝΩΣΕ ΤΟΥ ΤΜΙΙΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΣΕ ΜΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ i ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΠΙΠ1ΛΙΑΓΚΟΠΟΥΑΟΣ ΜΙΧΑΑΗΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ ΚΟΣΚΙΝΑ ΑΙΚΑΤΕΡΙΝΗ ΚΑΒΑΛΑ, ΜΑΙΟΣ 1997

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΑΗ: ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ «Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΣΕ ΜΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ»... -- 1 ο ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΠΙΠΙΑΙΑΓΚΟΠΟΥΛΟΣ ΜΙΧΑΛΗΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ ΚΟΣΚΙΝΑ ΑΙΚΑΤΕΡΙΝΗ ΚΑΒΑΛΑ. ΜΑΙΟΣ 1997

I. ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΝ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ σελ. 1 2. Η ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ σελ. 2 2.1 ΟΙ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΦΟΔΙΑΣΜΟΥ σελ. 4 2.1.1 Διαπίστωση και Αναγνώριση της ανάγκης για υλικά σελ. 4 2.1.2 Αναζήτηση πηγών υλικών και συγκέντρωση προσφορών σελ. 4 2.1.2.1 Προδιαγραφές και κριτήρια προσφοράς σελ. 4 2.1.3 Αξιολόγηση προσφορών σελ. 6 2.1.4 Παραλαβή και διαφύλαξη υλικών σελ. 6 2.1.5 Αξιολόγηση των προμηθευτών σελ. 6 2.1.5.1 Κριτήρια αξιολόγησης προμηθευτών σελ. 6 3. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ σελ. 9 3.1 Καθορισμός ποιοτικών επιπέδων κατά είδος σελ. 9 3.2 Καθορισμός ποσοτικών επιπέδων σελ. 10 3.3 Καθορισμός των επιπέδων τιμών σελ. 12 4. ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΓΟΡΑΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ σελ. 13 4.1 Αγορά με συμβόλαιο σελ. 13 4.2 Αγορά με προσφορές σελ. 13 4.3 Αγορά τοις μετρητοίς σελ. 14 5. ΜΕΘΟΔΟΙ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ σελ. 16 5.1 Προμήθεια προϊόντος για πρώτη φορά σελ. 16 5.2 Επαναλαμβανόμενη διαδικασία προμήθειας προϊόντος σελ. 16 6. ΠΑΡΑΛΑΒΗ σελ. 17 6.1 Τυφλή παραλαβή σελ. 17 7. ΔΙΑΝΟΜΗ σελ. 25 7.1 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ σελ. 25 7.2 ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΙΤΙΕΣ ΦΘΟΡΑΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ σελ. 29 7.2.1 Κανόνες λειτουργίας της αποθήκης σελ. 29 8. ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ σελ. 33 8.1 ΤΥΠΟΙ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ σελ. 33 8.1.1 Ανοικτή Απογραφή σελ. 33 8.1.2 Μηνιαία Απογραφή σελ. 33 8.1.3 Διαρκή Απογραφή σελ. 34

ΜΕΡΟΣ Β 1. ΓΕΝΙΚΑ σελ. 36 2. ΣΧΕΣΕΙΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΜΕ ΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΤΜΗΜΑΤΑ σελ. 38 3. ΠΡΟΣΟΝΤΑ - ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΤΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ σελ. 38 4. Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ σελ. 40 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.3 ΑΓΟΡΑ ΤΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΝΑΓΚΩΝ Καθημερινές ανάγκες τμήματος Περιοδικές ανάγκες τμήματος Αγορές από το εξωτερικό Αγορές από το εσωτερικό σελ. 41 σελ. 41 σελ. 41 σελ. 41 σελ. 41 σελ. 43 6. ΤΜΗΜΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ σελ. 44 7. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ σελ. 45 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ σελ. 47

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΣΧΕΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ 1.1 Η λειτουργία του τμήματος των ττρομηθειών σελ. 8 1.2 Δελτίο Παραγγελίας σελ. 19 1.3 Τιμολόγιο σελ. 20 1.4 Ημερολόγιο Παραλαβών σελ. 21 1.5 Δελτίο Εισαγωγής Αποθήκης σελ. 22 1.6 Πιστωτικό Σημείωμα σελ. 23 1.7 Σημείωμα Διόρθωσης Λάθους σελ. 24 1.8 Δελτίο Μεταφοράς Τροφίμων & Ποτών σελ. 27 1.9 Καρτέλα Αποθήκης σελ. 28 1.10 Βιβλίο Απογραφής Αποθήκης σελ. 35 1.11 Οργανόγραμμα της αλυσίδας Goody s σελ. 37

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΠΙΝΑΚΩΝ 1.1. Πίνακας ημερήσιας κατανάλωσης αναλωσίμων σελ. 10 1.2 Πίνακας optimum θερμοκρασίας συντήρησης ττροϊόντων σελ. 32

I I. Π ρ ό λ ο γ ο ς Οι προμήθειες είναι ένας κλάδος ο οποίος χαρακτηρίζεται τόσο από την πολυπλοκότητα όσο και από την σπουδαιότητά του για μια επιχείρηση. Κατ' αρχήν είναι πολύπλοκος και εξαιρετικά ευρύς τομέας μια και αντικείμενό του δεν είναι μόνο η λειτουργία της προμήθειας των ά υλών ή προϊόντων αλλά περιλαμβάνει κι όλες εκείνες τις δραστηριότητες που καλύτπουν το φάσμα από την έρευνα αγοράς, την μελέτη και τον προγραμματισμό της προμήθειας προϊόντων, συνεχίζεται με την εξεύρεση πηγών εφοδιασμού και τελειώνει με την παραλαβή τους και την αποθήκευση ή την παράδοσή τους στην λειτουργία παραγωγής. Η σπουδαιότητα του τμήματος των προμηθειών έγκειται στο γεγονός ότι αντιπροσωπεύει ένα μεγάλο μέρος της ροής του κόστους μιας επιχείρησης και η σωστή οργάνωσή του παίζει σημαντικό ρόλο τόσο στον κύκλο ελέγχου όσο και στην βιωσιμότητα της επιχείρησης. Το βασικό στοιχείο μιας επιχείρησης είναι οι εισροές. Το πρόγραμμα ανεφοδιασμού της με τις απαραίτητες εισροές της θα ενεργοποιήσει κι όλα τα άλλα προγράμματα της επιχείρησης. Υπερεπάρκεια αποθεμάτων σημαίνει άγονη δέσμευση κεφαλαίου. Ανεπάρκεια αποθεμάτων, οδηγεί σε διακοπή της εργασίας ορισμένων τμημάτων ή και όλης της επιχείρησης, με τις ευνόητες βαριές συνέπειες μιας τέτοιας διακοπής εργασιών. Η προσεκτική και ορθολογική κατάρτιση ετήσιου προγράμματος ανεφοδιασμού της επιχείρησης με όλα τα στοιχεία της εισροής της περιορίζει στο ελάχιστο τους κινδύνους που αναφέρθηκαν παραπάνω. Μαζί καθορίζει και τις υποχρεώσεις, τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες της αντίστοιχης λειτουργίας εφοδιασμού και ιδιαίτερα τις εργασίες και τα καθήκοντα του τμήματος αγορών της επιχείρησης. Πιστεύω πως η παρουσίαση της ύλης γίνεται περισσότερο κατανοητή με την χρησιμοποίηση πινάκων και σχεδιαγραμμάτων. Θα ήθελα τέλος,να ευχαριστήσω όλους όσους με βοηθήσαν στη συγγραφή αυτής της εργασίας, και ιδιαίτερα την οικογένεια μου για την ηθική συμπαράσταση και την βοήθεια που μου προσέφερε.

1. Εισαγωγή Η δραστηριότητα του τμήματος προμηθειών ως ένα μέρος, είναι να προβλέπει τις ανάγκες της επιχείρησης σε υλικά και μέσα που θα χρειαστούν στην παραγωγική διαδικασία και να εφοδιάζει μ' αυτά τα τμήματα στα οποία παρουσιάζονται οι ανάγκες. Πρώτιστο καθήκον της λειτουργίας του εφοδιασμού αποτελεί ο προγραμματισμός των αναγκών σε υλικά. Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει την χρονική κατανομή των αγορών, τα είδη, τις ποσότητες και τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των υλικών. Η επιτυχία του τμήματος παραγωγής μιας επιχείρησης εξαρτάται κατά μεγάλο μέρος από τον σωστό εφοδιασμό με πρώτες ύλες. Το τμήμα πωλήσεων μιας επιχείρησης έχει προοπτικές επιτυχίας μόνο αν είναι εξασφαλισμένος ο έγκαιρος εφοδιασμός της με τα κατάλληλα εμπορεύματα. Τα παραπάνω απαιτούν ορθολογική οργάνωση της λειτουργίας εφοδιασμού και η ορθολογική οργάνωση με την σειρά της, απαιτεί προγραμματισμό. Ο προγραμματισμός έχει αναγνωρισθεί σαν ένα από τα πιο αποτελεσματικά μέσα για την ορθολογική διοίκηση της επιχείρησης. Συυπεοασυατικά: Στην λειτουργία εφοδιασμού γίνεται προγραμματισμός εφοδιασμού της επιχείρησης με τα αγαθά εκείνα που απαιτεί η δράση της. Πραγματοποιείται η λήψη της επιχειρησιακής απόφασης εφοδιασμού και στην συνέχεια πραγματοποιείται η αγορά τους. Δηλαδή, επιλέγεται ο προμηθευτής, γίνεται η παραγγελία, πραγματοποιείται η παραλαβή των αγαθών και η εναποθήκευσή τους και τέλος μεταβάλλεται η αξία τους, σύμφωνα με τους όρους της συμφωνίας που έχει γίνει μεταξύ της επιχείρησης και του προμηθευτή για την παραγγελία. Απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή και σωστός έλεγχος κατά την διαβίβαση της παραγγελίας και κατά την παραλαβή των αγαθών. Βασικό στοιχείο της λειτουργίας του εφoδιασ4jdύ, ο προγραμματισμός εφοδιασμού αγαθών δίχως υπερεπάρκεια ή ανεπάρκεια τους.

2. Η ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Η διαδικασία της προμήθειας των υλικών μέσων και ιδιαίτερα των εμπορεύσιμων δεν έχει την ίδια σημασία για όλες τις επιχειρήσεις. Για τον λόγο αυτό δεν κρίνεται αναγκαίο κάθε επιχείρηση να διαθέτει λειτουργία εφοδιασμού ως αυτοτελή οργανωτική μονάδα, αλλά αυτό εξαρτάται από τις συνθήκες κάτω από τις οποίες αυτή λειτουργεί και από τις ιδιαίτερες ανάγκες οργάνωσης και διοίκησης των δραστηριοτήτων εφοδιασμού, τις οποίες παρουσιάζει κάθε συγκεκριμένη περίπτωση. Η ύπαρξη διεύθυνσης προμηθειών, η έκταση και η συγκρότησή της, εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησης, το βαθμό της λειτουργίας της ανάπτυξης και το επίπεδο οργάνωσής της. Οι επιχειρήσεις μικρού μεγέθους, δεν διαθέτουν συνήθως αυτοτελή λειτουργία εφοδιασμού, διότι οι ποσότητες των υλικών που τους είναι απαραίτητα, είναι σχετικά μικρές. Εξάλλου η διατήρηση ενός τμήματος εφοδιασμού με ιδιαίτερο προσωπικό και ιδιαίτερη υλικοτεχνική υποδομή, είναι οικονομικά ασύμφορη. Στην περίπτωση μικρών επιχειρήσεων, η δραστηριότητα της προμήθειας υλικών διεξάγεται είτε από τον ίδιο τον επιχειρηματία, είτε από άτομα επιφορτισμένα και με άλλα καθήκοντα και πάντα κάτω από την επίβλεψη του επιχειρηματία. Στις μικρές επιχειρήσεις είναι συνήθης η περίπτωση όπου το τμήμα προμηθειών αποτελεί μέρος της λειτουργίας της παραγωγής. Αντίθετα στις μεγάλες επιχειρήσεις είναι απαραίτητο να διατηρούν αυτοτελή λειτουργία εφοδιασμού με κατάλληλα επανδρωμένο προσωπικό και μηχανικό εξοπλισμό. Η συνήθης σύνθεση του προσωπικού του τμήματος προμηθειών σε μία μεγάλη επιχείρηση είναι: - Υπεύθυνος ή Διευθυντής προμηθειών - Υπεύθυνος παραλαβών - Υπεύθυνος αποθήκης - Βοηθητικό προσωπικό Απαραίτητη προϋπόθεση για την επαρκή οργάνωση και λειτουργία του τμήματος, θεωρείται η εξασφάλιση ικανού προσωπικού και κυρίως η εξασφάλιση εξειδικευμένου Υευθύνου ή Διευθυντή προμηθειών με παράλληλη ορθολογική οργάνωση του τμήματος γενικότερα. 'Υλικά που προορίζονται για μεταπώληση είτε μετά από σχετική επεξεργασία τους σε προϊόντα, όπως είναι οι α' ύλες, είτε χωρίς επεξεργασία όπως συμβαίνει με τα αγαθά που προμηθεύονται για μεταπώληση οι εμπορικές επιχειρήσεις. ^ Βλ. Φλώρος, 1993, Σελ. 314-315 Ο όρος Υπεύθυνος ή Διευθυντής Προμηθειών, χρησιμοποιείται ανάλογα με το σύστημα οργάνωσης του προσωπικού της επιχείρησης από το οποίο επίσης εξαρτώνται και καθορίζονται τα όρια των αρμοδιοτήτων του. Βλ. Δερβιτσιώτης, 1991, σελ 58-59

Θα πρέπει εδώ να τονιστεί ότι συνήθως το 10 % από τα συνολικά έσοδα μιας επιχείρησης διατίθεται στο τμήμα προμηθειών το οποίο όμως αποφέρει κέρδη συνήθως 40% των συνολικών εσόδων. Τα παραπάνω βρίσκουν αντίκρυσμα μόνον μέσα από την σωστή χρήση των γενικών αρχών της διοίκησης που είναι ο σχεδιασμός, η οργάνωση, η πρόβλεψη ο συντονισμός και ο έλεγχος. Όσον αφορά την οργάνωση των δραστηριοτήτων προμήθειας υλικών μέσων, αυτές μπορεί να ασκούνται από μια λειτουργία μόνο, ή να είναι κατανεμημένες μεταξύ πλειόνων λειτουργιών. Συνήθης είναι η περίπτωση κατά την οποία το ονομαζόμενο τμήμα εφοδιασμού, ή τμήμα προμηθειών, ή τμήμα αγορών, ασχολείται με την προμήθεια των εμπορεύσιμων υλικών και η προμήθεια άλλων κατηγοριών, ανατίθεται σε άλλα τμήματα. Ό τμήμα προσωπικού, ή τα υλικά ετπσκευής στο τμήμα

2.1 ΟΙ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΕΦΟΔΙΑΣΜΟΥ Οι επιμέρους δραστηριότητες της λειτουργίας του τμήματος των προμηθειών όπως φαίνεται και από το Σχεδ. 1.1 σελ. 8, είναι οι εξής παρακάτω: 2.1.1 Διαπίστωση και Αναγνώριση της ανάγκης για υλικά. Η διαπίστωση της ανάγκης για παραγγελία των προϊόντων αποτελεί την αφετηρίσ της διαδικασίας για προμήθεια. Η διαπίστωση αναγκών σε υλικά έχει άμεση σχέση με την παραγωγή και επομένως είναι έργο της λειτουργίας της παραγωγής. Παρά το γεγονός ότι το τμήμα προμηθειών είναι ένα πλήρες, οργανωμένο τμήμα ωστόσο δεν μπορεί να λειτουργήσει απομονωμένα. Η επιτυχία του τμήματος εξαρτάται σημαντικά από τον βαθμό εναρμόνισής του με τα υπόλοιπα τμήματα. Ουσιαστικά οι προμήθειες λειτουργούν σαν ένα υποσύστημα, μέσα σ' ένα μεγαλύτερο σύστημα παραγωγής και Μ3ΓΚβ1ίη9 και η συνάφεια τόσο εμφανής, γγαυτό συχνά η λειτουργία των προμηθειών σε πολλές επιχειρήσεις πραγματοποιείται, όπως ανέφερα και προηγουμένως από τους προϊσταμένους των τμημάτων παραγωγής, προσωπικού, ελέγχου ή και λογιστηρίου. 2.1.2 Αναζήτηση πηγών υλικών και συγκέντρωση προσφορών Για να είναι διασφαλισμένη η ομαλή ροή υλικών μέσα στην επιχείρηση, η λειτουργία του εφοδιασμού οφείλει να επισημαίνει έγκαιρα τις πηγές των υλικών, ώστε να είναι σε θέση να συγκεντρώνει στην κατάλληλη στιγμή, σχετικές προσφορές. Προσφορά είναι η δήλωση του κατόχου των κατά περίτπωση υλικών ότι είναι διατεθειμένος να πωλήσει υπό ορισμένους όρους. 2.1.2.1 Προδιαγραφές και Κριτήρια προσφοράς Μία προσφορά μπορεί να είναι σταθερή ή και ευμετάβλητη, ανάλογα με τα είδη των υλικών. Μπορεί ακόμη να είναι είτε προφορική είτε γρατττή. Η προφορική προσφορά πλεονεκτεί στο ότι ανταποκρίνεται στην ανάγκη για ταχεία διεξαγωγή των συναλλαγών. Η γραπτή προσφορά αντιθέτως, μειονεκτεί ως προς το θέμα της ταχύτητας, έχει όμως το πλεονέκτημα ότι εξασφαλίζει βεβαιότητα και σαφήνεια ως προς το περιεχόμενό της. Καθιστά δηλαδή δυνατή την απόδειξη των συμφωνουμένων όρων της σχετικής συναλλαγής και διευκολύνει τον καταλογισμό ευθυνών για ενδεχόμενη αποζημίωση σε περιπτώσεις αθέτησής τους. Συγκέντρωση προσφορών απαιτείται κάθε φορά που παρίσταται ανάγκη προμήθειας κάποιων σημαντικών ποσοτήτων υλικών.

Συνήθης μέθοδος συγκέντρωσης προσφορών είναι η τηλεφωνική επικοινωνία με τους υποψήφιους προμηθευτές για τα ζητούμενα υλικά και στη συνέχεια η δημιουργία συγκριτικών πινάκων. Βεβαίως δεν αποκλείεται και κάθε άλλος πρόσφορος τρόπος επικοινωνίας με τους υποψήφιους προμηθευτές, όπως είναι η επιστολή ή η πρόσκληση τους μέσω των μέσων μαζικής ενημέρωσης. Το σύνηθες περιεχόμενο μιας τέτοιας προσφοράς περιλαμβάνει την ποσότητα των προσφερομένων υλικών, την ποιότητα, την τιμή, τον χρόνο και τον τόπο παράδοσης, τον τρόπο εξόφλησης του τμήματος, την τυχόν έκπτωση και την συμφωνία κάποιας "ειδικής" μεταχείρισης του πελάτη.

2.1.3 Αξιολόγηση προσφορών. Εφ' όσον γίνει η έρευνα - συγκέντρωση προσφορών, η οποία περιλαμβάνει την προσέλκυση προσφορών, συλλογή αυτών από ειδικό κατάλογο προμηθευτών, προς τους οποίους αποστέλλεται κατάσταση με τις προδιαγραφές των υλικών για προμήθεια και τον καθορισμό του είδους, της ποσότητας και της ποιότητας της ύλης ή του υλικού που πρόκειται να αγορασθεί, καταλήγουμε στην αξιολόγηση των προσφορών. Ύστερα από προσεκτική μελέτη και σύγκριση των όρων μεταξύ των διαφόρων προφορών, επιλέγεται η περισσότερο συμφέρουσα. Για την προμήθεια μιας συγκεκριμένης ποσότητας ενός υλικού δεν αποκλείεται να προκρίνονται περισσότερες από μία προσφορές. Μετά την επιλογή της κατάλληλης προσφοράς, επακολουθεί η κατάρτιση και η υπογραφή της οριστικής σύμβασης προμήθειας. Βέβαια, στην πρακτική των καθημερινών συναλλαγών, η έγγραφη κατάρτιση σύμβασης για κάθε περίπτωση προμήθειας, θα αποτελούσε γραφειοκρατική υπερβολή, γγ αυτό και περιορίζεται σε εκείνες μόνο τις περιπτώσεις όπου το αντικείμενο της συναλλαγής είναι αρκετά σημαντικό, ή η προμήθεια, λόγω του αντικειμένου της, χαρακτηρίζεται από χρονική διάρκεια (π.χ. προμήθεια τροφίμων για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα). 2.1.4 Παραλαβή και διαφύλαξη υλικών Μεταξύ των καθηκόντων της λειτουργίας εφοδιασμού, περιλαμβάνεται και η ποσοτική και ποιοτική παραλαβή των αγοραζομένων υλικών, καθώς και η μέριμνα για την ασφαλή αποθήκευση και συντήρησή τους για τα οποία γίνεται εκτενέστερη αναφορά παρακάτω. 2.1.5 Αξιολόγηση των προμηθευτών Μετά την τελική παραλαβή των υλικών και τον έλεγχο αυτών, αξιολογείται και η αξιοπιστία και η ικανότητα του προμηθευτή για την εκτέλεση παρομοίων παραγγελιών. Τα αποτελέσματα του ελέγχου της αξιολόγησης των προμηθευτών- που πρέπει να γίνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα- θα επιτρέψουν στην επιχείρηση να συνεχίσει την συνεργασία της εφ' όσον ο προμηθευτής απέδειξε ότι μπορεί και προσφέρει υλικά σύμφωνα με τις προδιαγραφές και η προσφορά του ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης 2.1.5.1 Κριτήρια Αξιολόγησης Προμηθευτών Η αξιολόγηση ενός προμηθευτή επηρεάζεται από 3 βασικούς παράγοντες: Την ποιότητα των προϊόντων που εφοδιάζει την επιχείρηση. Την προσφερόμενη τιμή η οποία συγκρίνεται με τις τιμές άλλων προμηθευτών για την ίδια κατηγορία προϊόντων και την ίδια χρονική περίοδο.

Τις υπηρεσίες του προμηθευτή. Αυτές αξιολογούνται με βάση τις εγγυήσεις που δίνει για τα προϊόντα του, το "όνομα" που έχει στην αγορά, την ικανότητα εξυπηρέτησης της επιχείρησης σε περιόδους αιχμής και δυσκολιών στην αγορά, και την δυνατότητα παράδοσης των προϊόντων στο συμφωνημένο χρόνο Για την ολοκλήρωση των σκέψεων όσον αφορά τις δραστηριότητες της λειτουργίας του εφοδιασμού, σημειώνω ότι είναι σκόπιμη η δημιουργία ενός κύκλου προμηθευτών - συνεργατών, με βάση την πείρα που προκύπτει απ την μακροχρόνια συνεργασία μαζί τους. Η επιλογή και η αποκλειστική συνεργασία με έναν μόνο προμηθευτή έστω κι αν αυτός προσφέρει τους καλύτερους όρους, ίσως αποδειχθεί επιζήμια τακτική για το μέλλον. Η συνεργασία συνεπώς με διευρυμένο κύκλο πηγών υλικών μέσων, προφυλάσσει την επιχείρηση από μελλοντικές δυσάρεστες εκπλήξεις. ΒΑ. Ψωίνος, 1990 σελ. 4 Ο χρόνος που μεσολαβεί απ την στιγμή της παραγγελίας μέχρι την δυνατότητα διάθεσης του αποθέματος, καλείται χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας Βλ. Ντομάλη,1982, σελ.58

Πηγή: Επεξεργασία στοιχείων απ' τον συγγραφέα Σχεδ. 1.1 Η λειτουργία του τμήματος των προμηθειών

3. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Προκειμένου η λειτουργία του τμήματος να είναι αποτελεσματική, επιβάλλεται η εφαρμογή μιας διαδικασίας ελέγχου, με την οποία οι διευθυντές θα ρυθμίζουν και θα καθοδηγούν τις ενέργειες των εργαζομένων με σκοπό την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Τα βασικά στάδια των τεχνικών ελέγχου είναι τα ακόλουθα; Καθορισμός προτύπων Εκπαίδευση του προσωπικού για να είναι σε θέση να εφαρμόσει τα πρότυττα. Σύγκριση των αποτελεσμάτων με τα καθορισμένα πρότυπα Λήψη διορθωτικών μέτρων όπου κι αν χρειάζεται. Επομένως απαραίτητη προϋπόθεση για την ορθολογική λειτουργία του τμήματοςτου οποίου οι βασικές αρχές είναι η συνεχής αγορά ικανοποιητικών ποσοτήτων προϊόντων σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης, καθένα απ' αυτά στην κατάλληλη ποιότητα, ανάλογα με την χρήση για την οποία προορίζεται, στην πλέον συμφέρουσα τιμή- είναι ο καθορισμός: - Ποιοτικών επιπέδων αγορών προϊόντων (πρότυπα ποιότητας) - Ποσοτικών επιπέδων αγορών προϊόντων (πρότυπα ποσότητας) - Επιπέδων των τιμών για τις αγορές (πρότυπα τιμών) 3.1 Καθορισμός Ποιοτικών Επιπέδων Κατά Είδος (Quality Standards) Πριν από οποιαδήποτε αγορά θα πρέπει ο υπεύθυνος των προμηθειών να προσδιορίσει τα είδη που απαιτούνται. Η διαδικασία δεν είναι τόσο εύκολη, όσο ακούγεται. ΓΓ αυτό κάθε φορά θα πρέπει να προσδιορίζεται το είδος, η συσκευασία, το μέγεθος του προϊόντος, ανάλογα με τον σκοπό της χρήσης του. Για παράδειγμα η πατάτα κυκλοφορεί στο εμπόριο σε διάφορες μορφές. Όταν μια επιχείρηση την προορίζει για πουρέ, δεν υπάρχει λόγος να αγοράσει πατάτες πρώτης διαλογής. Είναι λοιπόν προφανές ότι τα ποιοτικά κριτήρια σχετίζονται κυρίως με την καταλληλότητα του προϊόντος, ανάλογα με τον σκοπό που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί. Παράγοντες που προσδιορίζουν και διαφοροποιούν την ποιότητα: - ο τύπος και η κατηγορία της επιχείρησης - ο ανταγωνισμός - το εδεσματολόγιο και η τιμολογιακή πολιτική της επιχείρησης - το είδος της πελατείας που απευθύνεται - οι δυνατότητες αποθήκευσης - ο εξοπλισμός και οι δυνατότητες του προσωπικού των τμημάτων παραγωγής - η δυνατότητα ή όχι επιλογής διαφόρων ποιοτήτων για κάθε συγκεκριμένο προϊόν U) στο οποίο θα συγκριθούν τα

Στα τυποποιημένα προϊόντα επιτυγχάνεται ευκολότερα "σωοτή ποιότητα" σε αντίθεση με τα φρέσκα προϊόντα όπου η ποιότητά τους μεταβάλλεται καθημερινά. Ο παράγοντας "ποιότητα" μπορεί να επηρρεαστεί από παράγοντες έξω από την σφαίρα των αρμοδιοτήτων του υπευθύνου προμηθειών, όπως ελλείψεις στην αγορά, βλάβες στα ψυγεία αποθήκευσης κλπ. 3.2 Καθορισμός Ποσοτικών Επιπέδων (Quantity Standards) Τα αποθέματα και οι αγορές προϊόντων, σε μια επιχείρηση αφορούν πολλές κατηγορίες ειδών, πολλά εκ των οποίων παρουσιάζουν ιδιαιτερότητες στην αποθήκευσή τους. Βασικός στόχος στην διαδικασία των προμηθειών είναι η αποφυγή μεγάλων αποθεμάτων και ο καθορισμός των κατάλληλων ποσοτικών επιπέδων του αποθέματος ανά είδος. Τα ποσοτικά επίπεδα είναι αντικείμενο συνεχούς αναθεώρησης σε αντίθεση με τα ποιοτικά επίπεδα που καθορίζονται μια δεδομένη χρονική στιγμή και να αναθεωρούνται περιστασιακά. Τα τρόφιμα καταστρέφονται με το χρόνο, μερικά γρηγορότερα από άλλα και είναι ευθύνη του υπεύθυνου των προμηθειών να εφαρμόσει ένα σύστημα για την διασφάλιση της προμήθειας απαραίτητων ποσοτήτων για τις καθημερινές, εβδομαδιαίες ανάγκες της επιχείρησης με την βοήθεια πινάκων όπως για παράδειγμα ο πίνακας 1.1 ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΝΑΛΩΣΙΜΩΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ... Προμηθευτής Είδος Μπούτι Κοτόπουλο Ζαμπόν Πάρμας Λουκάνικα Τόνος Καρότα Λάχανο Αγγούρια Μήλα Απόθεμα Ζητούμενη Ποσότητα Συνολική Ποσότητα α β Υ Πίνακας 1.1 Πίνακας 1.1 Ημερήσια Κατάσταση Αναλωσίμων

Βέβαια υπάρχει και το ενδεχόμενο, στις μεγάλες παραγγελίες να επιτευχθούν και συμφέρουσες τιμές. Άν για παράδειγμα αγοράσουμε 2.000 κουτάκια Coca Cola θα πληρώσουμε 50 δρχ / κουτάκι δηλ. 100.000 δρχ. Άν η προμήθεια για τα 2.000 κουτάκια γίνει σε 2 παραγγελίες η τιμή θα διαμορφωθεί ως εξής: α παραγγελία β παραγγελία Σύνολο 1000 κουτάκια χ 60 δρχ 60.000 1000 κουτάκια χ 65 δρχ 65.000 125.000 Το κέρδος που προκύπτει αν κάνουμε μαζική παραγγελία είναι: (125.000-100.000 ) = 25.000 δρχ Άν γίνουν δύο παραγγελίες με διαφορά 4 μηνών η δεύτερη από την πρώτη, τότε κερδίζουμε περίπου 10.000 δρχ από τους τόκους. Στην περίπτωση αυτή, συμφερότερη είναι η μαζική προμήθεια. Πέρα όμως από όλα αυτά θα πρέπει να λαμβάνονται υπ' όψιν και οι διαθέσιμοι αποθηκευτικοί χώροι. Σε γενικές γραμμές η επιτυχία του τμήματος προμηθειών στηρίζεται στην όσο το δυνατόν γρηγορότερη κατανάλωση και αντικατάσταση του αποθέματος μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Είναι αυτό που ονομάζεται ανακύκλωση του αποθέματος 6). Στις περιπτώσεις που υπάρχει αφθονία αγαθών στην αγορά, τότε η διατήρηση αποθεμάτων είναι λάθος. Το ίδιο ισχύει και όταν στην γενική κατάσταση της αγοράς επικρατεί σταθερότητα (π.χ. τάσεις τιμών). Τόσο η έλλειψη όσο και η υπερεπάρκεια αποθέματος έχουν οικονομικές συνέπειες για μια επιχείρηση. Συγκεκριμένα, η έλλειψη του αποθέματος συνεπάγεται απώλεια της ωφέλειας που θα είχε αν υπήρχε. Η υπερεπάρκεια αντιθέτως, δημιουργεί την οικονομική απώλεια που προέρχεται από την δέσμευση κεφαλαίου σε απόθεμα που δεν είναι απαραίτητο. Βλ, Κόντης, 1990,σελ,93 stock turnover: όσες φορές ο αριθμοδείκτης ανακύκλοοσης του οπτοθέματος αυξηθεί, την δεδομένη χρονική ττερίοδο, τόσες φορές η εττιχείρηση θα πραγματοποιήσει κέρδος κάνοντας προμήθειες με το ίδιο κεφάλαιο.

3.3 Καθορισμός των εττιττέδων τιμών (Standards for Price) Ο καθορισμός των επιπέδων τιμών στα προϊόντα βασίζεται στην αρχή ότι η χαμηλότερη τιμή και οι καλύτεροι όροι συμφωνίας είναι ουσιαστικά ασύμφοροι, αν η ποιότητα του προϊόντος δεν είναι η αναμενόμενη και κατάλληλη για την χρήση που προορίζεται. Πρέπει να αναφερθεί ότι υπάρχει δυσκολία εκτίμησης της τιμής αυτής καθ' αυτής. Άν δηλαδή ο υπεύθυνος αγορών θα πρέπει να λαμβάνει υπ' όψιν του την τιμή αγοράς ή την τιμή που έχει στοιχίσει το τρόφιμο μετά την προετοιμασία - παρασκευή σε τελικό προϊόν (π.χ. προτηγανισμένες πατάτες). Οι δυνατότητες επιλογής των κατάλληλων προμηθευτών είναι ένας ακόμη λόγος διαμόρφωσης των τιμών. Για παράδειγμα, η επιλογή ενός προμηθευτή ο οποίος θα προσφέρει και μια σειρά από υπηρεσίες όπως παράδοση των τροφίμων στην επιχείρηση, αποθήκευση της ποσότητας που έχει συμφωνηθεί στις αποθήκες του προμηθευτή χωρίς πρόσθετη επιβάρυνση, τμηματική παράδοση κ.α. θα κοστίσει σίγουρα περισσότερο από την επιλογή ενός άλλου προμηθευτή χωρίς καμία από τις ανωτέρω υπηρεσίες. Θα πρέπει λοιπόν οι υπεύθυνοι των τμημάτων να προβαίνουν σε αγορές προϊόντων με βάση την αρχή " η καλύτερη επιθυμητή ποιότητα στην χαμηλότερη τιμή". Βλ. Τζωρακοελευθεράκης, 1994, σελ. 43

4. Μέθοδοι Αγοράς Προϊόντων Οι μέθοδοι αγοράς προϊόντων ποικίλουν, και είναι δύσκολο να προσδιοριστεί για μία επιχείρηση, ποια μέθοδος αγοράς θα χρησιμοποιηθεί, γιατί εξαρτάται από παράγοντες όπως η ποσότητα παραγγελίας, το είδος του προϊόντος, η εποχικότητα του κ.ά. Οι πιο γνωστές μέθοδοι είναι οι εξής; 4.1. Αγορά με Συμβόλαιο Η μέθοδος αυτή εφαρμόζεται σε δύο περιτπώσεις: 4.1.1 Πρόκειται για την αγορά σταθερών παραγγελιών (standing order) Αυτή με την σειρά της διαιρείται σε δύο περιπτώσεις: 4.1.1.2 Γίνεται ένας διακανονισμός μεταξύ της επιχείρησης και του προμηθευτή. Εδώ πρόκειται για προϊόντα καθημερινής χρήσης, όπου ο προμηθευτής αναλαμβάνει να προμηθεύσει την επιχείρηση με τιμή η οποία είτε καθορίζεται στο συμβόλαιο είτε συμφωνείται να είναι αυτή της αγορανομίας. Η ποσότητα είναι προκαθορισμένη για χρονική περίοδο μέχρι ενός έτους. Σ' αυτό το διάστημα παραμένει ίδια, εκτός κι αν υπάρξει ανάγκη αναπροσαρμογής της. 4.1.1.3 Εδώ ο προμηθευτής είναι υποχρεωμένος σε ημερήσια βάση να συμπληρώνει το απόθεμα συγκεκριμένων προϊόντων, μέχρι ένα προκαθορισμένο-από την επιχείρηση- επίπεδο ασφαλείας. Τα αποθέματα ασφαλείας παρακολουθούνται με έντυπα ελέγχου για να αποφεύγονται οι υπερβάσεις των επιπέδων ασφαλείας ή οι ελλείψεις. 4.1.2. Στην δεύτερη περίτττωση, το συμβόλαιο αφορά την αγορά μεγάλης ποσότητας προϊόντων που πρόκειται να καλύψουν τις ανάγκες της επιχείρησης για μεγάλο χρονικό διάστημα. Συνήθως πρόκειται για αγορές κατεψυγμένων προϊόντων και ποτών. Ο προμηθευτής με την υπογραφή του συμβολαίου αναλαμβάνει την υποχρέωση να παραδώσει εξ' ολοκλήρου ή τμηματικά- την συμφωνηθείσα ποσότητα σε ημερομηνίες προκαθορισμένες. Τα πλεονέκτημα αυτού του τρόπου αγοράς είναι ότι εξασφαλίζεται ανελλειπής εφοδιασμός και σταθερές τιμές, με αποτέλεσμα να υπάρχουν ακριβή στοιχεία του κόστους τροφίμων και ποτών άρα δυνατότητα ακριβούς τιμολόγησης των γευμάτων. Βλ. Τζωρακοελευθεράκης, 1994, σελ 67-70

4.2. Αγορά με προσφορές. Σ' αυτήν την περίτπωση, η επιχείρηση έρχεται με διάφορους τρόπους σε επαφή με τους προμηθευτές, και επιλέγει αυτούς που προσφέρουν την ζητούμενη ποιότητα και ποσότητα στην καλύτερη τιμή. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται 1) για τις καθημερινές αγορές και 2) για τις αγορές που πραγματοποιούνται σε εβδομαδιαία βάση. 4.2.1 Οι καθημερινές αγορές αφορούν τα φρέσκα προϊόντα. Ο υπεύθυνος προμηθειών τηλεφωνεί στους εγκριμένους προμηθευτές με τους οποίους συνεργάζεται για τα είδη αυτά ^ και ζητά τις προσφορές τους. Στο τέλος δίνεται η παραγγελία σ' αυτόν που έδωσε καλύτερη τιμή. 4.2.2. Οι εβδομαδιαίες / δεκαπενθήμερες αγορές με προσφορά αφορούν προϊόντα που δέχονται αποθήκευση. Γίνονται συνήθως με ευθύνη του αποθηκάριου, με την παρακολούθηση και έλεγχο των αποθεμάτων σε συνδιασμό με την ποσοτική πρόβλεψη και τις "αιτήσεις προμήθειας" των τμημάτων. 4.3 Αγορά «τοις μετρητοίς» (Cash & Carry) Η μέθοδος αυτή χρησιμοποιείται όταν υπάρχουν στην περιοχή μεγάλα super markets που απευθύνονται μόνο σε επαγγελματίες. Τα πλεονεκτήματα της μεθόδου αυτής είναι: οι χαμηλές τιμές διαθέτουν μεγάλη ποικιλία αγαθών και ο υποψήφιος αγοραστής είναι σε θέση να βλέπει και να ενημερώνεται για τα προϊόντα αυτά και ειδικά για όλα τα νέα προϊόντα που κυκλοφορούν στην αγορά. οι προμήθειες μπορούν να προγραμματιστούν όσο συχνά θέλει η επιχείρηση. επιτρέπει την προμήθεια μικρών ποσοτήτων από ένα είδος, πράγμα που δίνει την δυνατότητα να δοκιμαστεί η ποιότητα και η απόδοση του προϊόντος με ελάχιστο κόστος. Τα μειονεκτήματα της μεθόδου είναι; ο αγοραστής πρέπει να διαθέτει μεταφορικό μέσο. να διαθέτει αρκετό χρόνο να πληρώνει τοις μετρητοίς υπάρχει πάντα ένα ποσοστό προϊόντων που δεν το καλύπτει το super market και για το οποίο θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί άλλη μέθοδος προμήθειας. (7) Έχουν ήδη γίνει γνωστές στους προμηθευτές οι προδιαγραφές των συγκεκριμένων προϊόντων

Κρίνω απαραίτητο να τονίσω πώς τελικά όποια κι αν είναι η μέθοδος που θα επιλέξει η επιχείρηση για να προμηθεύεται τα προϊόντα, θα πρέπει η συμφωνία να είναι ξεκάθαρη ως προς την τιμή του προϊόντος και τους υπόλοιπους χρηματοοικονομικούς όρους ' Επίσης ο υπεύθυνος-του τμήματος προμηθειών θα πρέπει να γνωρίζει πώς δεν είναι δυνατόν να υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις στις προσφορές που κάνει κατά την διαπραγμάτευση ένας σοβαρός προμηθευτής. Πρόκειται για τον τρόπο πληρωμής kc

5. ΜΕΘΟΔΟΙ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Τη συνολική διαδικασία των προμηθειών, μπορούμε να την παρουσιάσουμε σε δύο περιτπώσεις με στόχο την καλύτερη κατανόηση: 5.1 Προμήθεια προϊόντος για πρώτη φορά. Η ανάγκη για προμήθειες προϊόντων που χρησιμοποιούνται για πρώτη φορά, παρουσιάζεται όταν: η επιχείρηση ή τμήμα αυτής λειτουργεί για πρώτη φορά. η επιχείρήση ή τμήμα της, βρίσκεται σε λειτουργία αλλά απαιτείται η προμήθεια νέων προϊόντων. Όταν για παράδειγμα σε μία σε μία επιχείρηση προστίθονται κάποια νέα προϊόντα τα οποία ενδεχομένως να απαιτούν νέες α' ύλες. 5.2. Επαναλαμβανόμενη διαδικασία προμήθειας προϊόντος. Η ανάγκη για προμήθειες νέων προϊόντων που έχουν χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν, παρουσιάζεται όταν: η επιχείρηση ή τμήμα της βρίσκεται σε λειτουργία. η επιχείρηση ή τμήμα της επαναλειτουργεί μετά από διακοπή λίγων μηνών (λόγω εποχικότητας). Στην πρώτη περίπτωση, οι ανάγκες του τμήματος γνωστοποιούνται στον υπεύθυνο προμηθειών με την Αίτηση Προμήθειας που συντάσσεται και υπογράφεται από τον προϊστάμενο του κάθε τμήματος. Ενδεχομένως οι ανάγκες αυτές να μπορούν να καλυφθούν από τα αποθέματα της αποθήκης, ή αλλιώς να ξεκινήσει η διαδικασία της προμήθειας. Στην δεύτερη περίπτωση ο υπεύθυνος των προμηθειών σε συνεργασία με τους υπεύθυνους των τμημάτων, προβαίνουν στον καθορισμό των αναγκών της επιχείρησης. Αυτό που επιβάλλεται, αμέσως μόλις διαπιστωθεί η ανάγκη για προμήθεια, είναι να γίνει ένας προλητπίκός έλεγχος για να διαπιστωθεί αν οι διαδικασίες και οι μέθοδοι που χρησιμοποιήθηκαν σε προηγούμενες αγορές ίδιων ειδών, κρίνονται ικανοποιητικές. Βλ. Τζωρακοελευθεράκης, 1994, σελ. 45-49

6. ΠΑΡΑΛΑΒΗ Ένα από τα βασικότερα στάδια στον κύκλο της προμήθειας των προϊόντων είναι η διαδικασία της παραλαβής. Στόχος της είναι ο έλεγχος των εμπορευμάτων μέσω των αντιγράφων από τα δελτία πσραγγελίας (Σχ. 1.2 σελ 19) των προδιαγραφών των προϊόντων που έχει συντάξει η επιχείρηση και της ημερήσιας κατάστασης αγορών. Η καλή οργάνωση και η λειτουργία του τμήματος παραλαβών, εξασφαλίζει πως η ποσότητα, ποιότητα και τιμή κάθε είδους που παραλαμβάνεται συμφωνεί με την παραγγελία. Σε κάθε άλλη περίπτωση, αν το τμήμα δεν-λειτουργεί αποτελεσματικά, είναι σχεδόν σπατάλη χρόνου για τον υπεύθυνο προμηθειών να ετοιμάζει προδιαγραφές προϊόντων και να διαπραγματεύεται τιμές με τους προμηθευτές γιατί είναι φανερό, ότι αποτελεί το αδύνατο σημείο στον κύκλο του ελέγχου και αχρηστεύει όλες σχεδόν τις προσπάθειες. Γϊ αυτό λοιπόν βασικό έργο του τμήματος παραλαβής είναι να πραγματοποιεί: έλεγχο της ποσότητας, ζυγίζοντας ή μετρώντας τα προϊόντα για να ελέγχεται αν η ποσότητα που παραγγέλθηκε συμφωνεί με την ποσότητα που παραλήφθηκε. έλεγχο της ποιότητας, για να διαπιστωθεί εάν ταιριάζει με τις προδιαγραφές ποιότητας που έχει καθορίσει η επιχείρηση (ελέγχεται η ημερομηνία λήξεως, το μέγεθος, η συσκευασία) έλεγχο των τιμών εφαρμογή και διεκπεραίωση όλων των γραφειοκρατικών διαδικασιών και ειδικότερα: έλεγχος και σφράγισμα των τιμολογίων Σχ. 1.3, σελ. 20. η καταχώρηση των τιμολογίων στο ημερολόγιο παραλαβών Σχ. 1.4, σελ. 21. παραλαβή εμπορευμάτων χωρίς τιμολόγιο και τέλος διανομή όλων των παραληφθέντων εμπορευμάτων στις αποθήκες ή στα τμήματα παραγωγής, ανάλογα με το είδος του προϊόντος εφόσον έχει προβεί στις σχετικές δοκιμές για το αν το προϊόν είναι σύμφωνο με τις προδιαγραφές Σχ. 1.5, σελ. 22. Σε περίπτωση όπου η ποιότητα είναι κατώτερη απ' αυτή που παραγγέλθηκε ή η ποσότητα είναι μεγαλύτερη, ή οι τιμές δεν είναι αυτές που έχουν συμφωνηθεί τότε, επιστρέφονται τα εμπορεύματα και εκδίδεται πιστωτικό σημείωμα (Σχ. 1.6, σελ.23) ή σημείωμα διόρθωσης λάθους (Σχ.1.7 σελ.24). 6.1 Τυφλή Παραλαβή Σύμφωνα με αυτή την μέθοδο, οι προμηθευτές στέλνουν τα τιμολόγια κατευθείαν στο τμήμα ελέγχου, ενώ τα εμπορεύματα αποστέλλονται στο τμήμα των παραλαβών με ένα συνοδευτικό έντυπο στο οποίο αναφέρονται μόνο τα είδη. Βλ. ΨωΙνος, 1990, σελ. 89-90

ο υπάλληλος των παραλαβών είναι υποχρεωμένος να κάνει προσεκτικό έλεγχο των εμπορευμάτων και στη συνέχεια να συμπληρώσει το ημερολόγιο παραλαβών. Στην συνέχεια γίνεται σύγκριση των τιμολογίων με το ημερολόγιο παραλαβών. Όταν όλα ελεγχθούν και βρεθούν σωστά, τότε κινούνται οι διαδικασίες για πληρωμή. Αξιοπρόσεκτο σημείο στο τμήμα παραλαβής είναι ότι όλες οι αγορές της ημέρας πρέπει να καταγράφονται στο ημερολόγιο παραλαβής γιατί μέσω αυτού υπολογίζεται το καθημερινό κόστος των άμεσων αγορών και των αγορών αποθήκης. Απαραίτητη προϋπόθεση για οποιαδήποτε παράδοση, είναι να έχει προηγηθεί Αίτηση Προμήθειας που βοηθά στον υπολογισμό του κόστους των αποθεμάτων που εξάχθηκαν στα τμήματα.

Προς: Επωνυμία Διευθύνση Ημερομηνία Παραγγελίας Ημερομηνία Παράδοσης Κωδικός Ποσότητα Τιμή Μονάδας ΔΕΛΤΙΟ Π Α ΡΑΓΓΕΛΙΑ Σ Περιγραφή Αριθ.. Ημερ Όροι Οι παραδόσεις πραγματοποιούνται μεταξύ των ωρών... Τα εμπορεύματα συνοδεύονται από Τιμολόγιο ή Δελτίο Αποστολής εμπορεύματα παραλαμβάνονται με την ετηφύλαξη ποιοτικού και ποσοπκού ελέγχου Η αποδοχή της παραγγελίας συνεπάγεται αποδοχή των παραπάνω όρων Τμήμα Οικ. Διευθυντής Γεν. Διευθυντής Δελτίο Παραγγελίας Σχεδ. 1.2 Δελτίο Παραγγελίας Στο έντυπο αυτό πρέπει να αναφέρονται η παραγγελόμενη ποσότητα, η περιγραφή του προϊόντος, η συμφωνηθείσα τιμή, το ονοματεπώνυμο του προμηθευτή, η διεύθυνσή του, η ημερομηνία παράδοσης, η ημερομηνία παραγγελίας και η υπογραφή του παραγγέλοντος. Το Δελτίο Παραγγελίας βγαίνει σε τέσσερα (4) αντίγραφα. Ένα πηγαίνει στο λογιστήριο για να συγκριθεί αργότερα με το τιμολόγιο του προμηθευτή. Το δεύτερο πηγαίνει στο τμήμα παραλαβής για να γίνει ο έλεγχος των προϊόντων κατά την παραλαβή. Το τρίτο αντίγραφο δίνεται στον προμηθευτή για να πραγματοποιήσει την παραγγελία και τέλος ένα παραμένει στο τμήμα προμηθειών. Πηγή: Επεξεργασία στοιχείων αι

Ημερομηνία Ώρα Έναρξης Αποστολής ή Παράδοσης ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ - ΤΙΜ Ο ΛΟΓΙΟ (ΓΙΑ ΠΩΛΗΣΗ ΑΓΑΘΩΝ) ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΕΛΑΤΗ Επωνυμία Διεύθυνση Πόλη Επάγγελμα Α.Φ.Μ. Δ.Ο.Υ. Τόπος Αποστολής Τόπος Προορισμού Ποσότητα Μ. Μ, ΕΙΔΟΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΟΣ ΤΙΜΗ Φ.Π.Α. % Ι φ.π.α ΜΟΝΑΔΟΣ ΣΥΝΟΛΟ ΠΟΣΟΤΗΤΑΣ ΟΛΟΓΡΑΦΩΣ... ΣΥΝΟΛΟ Φ.Π.Α 0 ΠΑΡΑΔΟΥΣ 0 ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ Σχεδ. 1.3 Τιμολόγιο Τιμολόγιο Το τιμολόγιο κρίνεται ως από τα πιο απαραίτητα έντυπα κατά την παραλαβή των εμπορευμάτων, γγ αυτό και όλες οι παραλαβές θα πρέπει να συνοδεύονται από τιμολόγιο. Ο υπεύθυνος των παραλαβών, αφού χτρώτα προβεί στον καθιερωμένο έλεγχο, στη συνέχεια, το τιμολόγιο του παραδίδεται εις διπλούν με την σφραγίδα παραλαβής. Συμπληρώνοντας την σφραγίδα παραλαβής βεβαιώνει ότι ο έλεγχος έγινε και φωτοαντίγραφο του τιμολογίου επιστρέφεται στον προμηθευτή σφραγισμένο και ελεγμένο. Πηγή: Επεξεργασία στοιχείων απ τον συγγραφέα

Η Μ Ε Ρ Ο Λ Ο ΓΙΟ Π Α Ρ Α Λ Α Β Ω Ν (R E C E IV IN G D A IL Y R E P O R T) Αριθμ.. Συμπληρώθηκε από:.. Παραλήφθηκε από:... Αριθμός εντολής αγοράς Τιμή Κωδ. Περιγραφή μον. αρ. είδους Αριθμ. τιμολ. Τιμή μον. Συνολ. τιμή (2) _ί5ι_ J6L JZL_ J8L _i?l iipi Αποθήκες Διανομής Ημερολόγιο Παραλαβών Σχεδ. 1.4 Ημερολόγιο Παραλαβών Σ'αυτό καταγράφονται καθημερινά, όλες οι παραλαβές που γίνονται, με βάση τα συνοδευτικά έντυπα των προϊόντων. Η πέμτπη στήλη αναφέρεται στην περιγραφή του είδους και πρέπει να συμφωνεί με την περιγραφή της εντολής αγοράς και του τιμολογίου. Εφ όσον κατά τον έλεγχο, δεν έχουν προκόψει διαφορές, οι ποσότητες που αναγράφονται στις στήλες 2 & 8 θα πρέπει να συμφωνούν με τις τιμές των στηλών 3 & 9. Όσον αφορά τις Αποθήκες Διανομής, δείχνουν πόσα από τα προϊόντα πηγαίνουν κατ' ευθείαν στις αποθήκες ημέρας των τμημάτων παραγωγής και τέλος πόσα στην κεντρική αποθήκη. Πηγή : Τζωρακοελευθεράκη Ζ, 1994, σελ. 94

ΔΕΛΤΙΟ ΕΙΣΑΓΩ ΓΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Αριθμ... Τα παραπάνω είδη εισάχθησαν την αποθήκη Τ + Π σύμφωνα με το υπ. αριθ... Τιμολόγιο του προμηθευτή... α/α Περιγραφή είδους Ποσότητα Τιμή Μονάδας Αξία Ο αποθηκάριος.. Ο ελεγκτής.. Σχεδ. 1.5 Δελτίο εισαγωγής αποθήκης Δελτίο Εισαγωγής Αποθήκης Στην πραγματικότητα, πρόκειται για το χειρόγραφο αντίγραφο του τιμολογίου, γγ αυτό και σήμερα πολλές επιχειρήσεις το έχουν καταργήσει και στην θέση του χρησιμοποιούν φωτοαντίγραφο του τιμολογίου. Συντάσσεται σε 3 αντίγραφα εκ των οποίων το ένα στέλνεται στο λογιστήριο, το δεύτερο για έλεγχο και ενημέρωση των καρτελλώνκαι το τρίτο δίδεται στο στέλεχος. Πηγή: Τζωρακοελευθεράκη Ζ. 1994, σελ. 1

ΠΙΣΤΟΤΙΚΟ T lm Q A O riq : Ημερ.. Αριθ... ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ Προς:... Διεύθυνση;. ΑΦΜ: ΔΟΥ:... ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΕΛΑΤΟΥ Διεύθυνση:... ΑΦΜ: ΔΟΥ: ΤΗΛΕΦΩΝΟ.. Αυξ. Αριθμ Αριθ. Παραστατικού Είδος Τιμή Μονάδος ΦΠΑ % Σύνολο ΟΑΟΓΡΑιΦΩΣ... ΣΥΝΟΛΟ Φ.Π.Α ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ Υπευθ. Παραλαβών No Θεωρήσεως: Σχεδ. 1.6 Έκδοση Πιστωτικού Σημειώματος Έκδοση Πιστωτικού Σημειώματος Το έντυπο αυτό συντάσσεται και υπογράφεται τόσο από τον υπάλληλο παραλαβών, όσο και απ τον υπάλληλο του προμηθευτή. Ένα αντίγραφο δίνεται στον τελευταίο και ένα επισυνάτπεται στο τιμολόγιο που στέλνεται στο Λογιστήριο. Πηγή: Επεξεργασία στοιχείων απ' τον συγγραφέα

ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΔΙΟΡΘΩΣΗΣ ΛΑΘΟΥΣ Προμηθευτής: ΔΟΥ ΑΦΜ Αριθ.... Ημερ,... Είδος Αιτιολογία- Αρχικό Ποσόν Χρέωσης Σωστό Ποσόν Διαφορά Τμήμα : 0 Υπεύθυνος; Αρχικό Σύνολο Σύνολο Διόρθωσης Ποσόν Εισπρακτέο / Πληρωτέο Σχεδ. 1.7 Σημείωμα Διόρθωσης Λάθους Σημείωμα Διόρθωσης Λάθους Το έντυπο αυτό συμπληρώνεται με βάση τις διορθώσεις που έγιναν στο τιμολόγιο που συνόδευε τα εμπορεύματα και δίνει την δυνατότητα και στον προμηθευτή να ελέγξει και να διορθώσει το δικό του αντίγραφο.

Αμέσως μετά την διαδικασία της παραλαβής και το πέρας των γραφειοκρατικών διαδικασιών, ακολουθεί η ασφαλής διανομή των προϊόντων στις κεντρικές αποθήκες και στα τμήματα παραγωγής, προκειμένου να αποφευχθούν αλλοιώσεις ή κλοπές μέσα στο διάστημα που ακολουθεί απ' την στιγμή που παραλαμβάνονται μέχρι και τη διανομή τους στις αποθήκες. 7.1 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ Αποθ^ήκευση είναι η διαδικασία που περιλαμβάνει την παραλαβή, εναπόθεση και διατήρηση των απαραίτητων αποθεμάτων που θα εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία των τμημάτων. Η αποθήκευση είναι συμπληρωματική λειτουργία των αγορών, της παραγωγής και της πώλησης. Κι αυτό γιατί: οι αγοραζόμενες ύλες πρέπει να παραληφθούν, εναποτεθούν, διατηρηθούν και προωθηθούν στην λειτουργία της παραγωγής. η λειτουργία της παραγωγής τροφοδοτείται από τις αποθήκες πρώτων και άλλων υλών για την κανονική απόδοσή της και τροφοδοτεί τις αποθήκες προϊόντων με το αποτέλεσμα της επεξεργασίας που κάνει. η λειτουργία της πώλησης εξυπηρετείται με την παραλαβή, εναπόθεση, διατήρηση και παράδοση των προϊόντων. Αναλυτικά η διαδικασία της αποθήκευσης έχει ως εξής: Ο προϊστάμενος κάθε τμήματος, όταν διαπιστώσει ανάγκη για συμπλήρωση αποθεμάτων, συμπληρώνει μια αίτηση προμήθειας η οποία δίδεται στον αποθηκάριο. Στην αίτηση πρέπει να αναφέρεται το τμήμα που υποβάλλει την αίτηση, η ημερομηνία, τα είδη, οι ποσότητες και να είναι υπογραμμένο από τον τμηματάρχη. Ο υπεύθυνος της αποθήκης με βάση την αίτηση, ετοιμάζει και παραδίδει τα ζητούμενα είδη αφού πρώτα συμπληρώσει το έντυπο Δελτίο Μεταφοράς Προϊόντων. Σχ. 1.8, σελ. 27. Τα αποθέματα των προϊόντων που βρίσκονται στις αποθήκες παρακολουθούνται μέσω της Καρτέλλας Αποθήκης Σχ. 1.9, σελ. 28. Συχνά, το απόθεμα του είδους που ζητήθηκε δεν επαρκεί και η προμήθειά του απ' την αγορά δεν είναι άμεση. Σ' αυτήν την περίπτωση ο υπεύθυνος της αποθήκης θα πρέπει να υποβάλλει αμέσως αίτηση αγοράς, για να προβεί στη συνέχεια το τμήμα αγορών στην παραγγελία. Η αίτηση προμήθειας συντάσσεται σε τρία αντίγραφα. Το ένα στέλνεται στον έλεγχο όπου γίνεται η πίστωση της αποθήκης και η χρέωση του τμήματος. Το δεύτερο στέλνεται στο λογιστήριο και το τρίτο αποστέλλεται στο τμήμα προμηθειών για την ενημέρωση των καρτελλών. Για την αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης πρέπει επίσης: Βλ. Χολέβας, 1989, σελ. 206

- δικαίωμα παραγγελίας προϊόντων να έχουν μόνο τα εξουσιοδοτημένα άτομα. - η συμπλήρωση της αίτησης προμήθειας να γίνεται έγκαιρα - ο αποθηκάριος να δίνει πρώτα τα παλαιότερα αποθέματα στα τμήματα (first in first out) - για κάθε εξαγωγή συντάσσει το έντυπο "δελτίο εξαγωγής αποθήκης" με βάση την αίτηση προμήθειας του τμήματος. - στο τέλος της ημέρας, ο αποθηκάριος πρέπει να είναι σε θέση να γνωρίζει την αξία όλων των εξαγωγών της ημέρας, για να εξαλείφεται ο κίνδυνος κλοπών και να διευκολύνεται ο υπολογισμός του κόστους των προϊόντων.

Δ Ε Λ Τ ΙΟ Μ Ε ΤΑ Φ Ο Ρ Α Σ ΤΡΟΦΙΜΩΝ / ΠΟΤΩΝ N o... Ποσότητα Περιγραφή είδους Τιμή μονάδας Ώρα... Σύνολο I Σύνολο J Σχεδ. 1.8 Δελτίο Μεταφοράς Τροφ'ίμων / Ποτών

Κ Α Ρ Τ Ε Λ Λ Α Α Π Ο Θ Η ΚΗ Σ Ε ΙΔ Ο Σ ; Κωδικός: Συσκευασία: Προμηθευτής: Ανώτατο όριο: Όριο ασφαλείας: Ημερ Παραγγελία Σχεδ. 1.9 Καρτέλλα Αποθήκης Καρτέλλα Αποθήκης Οι πρακτικές που εφαρμόζονται προκειμένου να παρακολουθούνται τα αποθέματα, διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση. Η συνηθέστερη είναι η Καρτέλλα Αποθήκης. Συχνά την συναντάμε και ως Καρτέλλα Συνεχούς Απογραφής. Χρησιμοποιείται απ' την επιχείρηση για να καταγράφεται κάθε είδος προϊόντων και συσκευασία. Μια τέτοιου είδους καρτέλλα θα πρέπει να αναφέρει: είδος, συσκευασία, κωδικό, όλα τα στοιχεία του προμηθευτή όπως επίσης όλες τις εισαγωγές του είδους στην αποθήκη κατά ημερομηνία και όλες τις εξαγωγές στα τμήματα παραγωγής. Τέλος για μεγαλύτερη διευκόλυνση των ατόμων που χειρίζονται αυτές τις καρτέλλ^καλό θα είναι να αναφέρονται το ανώτατο όριο του αποθέματος καθώς και το όριο ασφαλείας.

7.2 Βασικές Αιτίες Φθοράς Προϊόντων Απ'την στιγμή που τα προϊόντα μένουν στις αποθήκες για αρκετό χρονικό διάστημα, είναι λογικό να διαπιστωθούν αλλοιώσεις και φθορές. Οι βασικές αιτίες φθοράς των προϊόντων είναι οι εξής; Ακατάλληλες θερμοκρασίες αποθήκευσης. Θα πρέπει να δίνεται προσοχή στην θερμοκρασία και υγρασία των αποθηκευτικών χώρων ανάλογα με το είδος και την αντοχή του προϊόντος. Η έλειψη σωστού εξαερισμού Η σωστή τοποθέτηση των προϊόντων αφήνει περιθώρια κυκλοφορίας του αέρα. Παρ' ότι το άμεσο αποτέλεσμα του μη σωστού εξαερισμού δεν είναι η αλλοίωση των προϊόντων, ωστόσο ευνοείται η προσέλκυση εντόμων και η ανάτττυξη μικροοργανισμών. Μεγάλη περίοδος αποθήκευσης - Ανεπαρκής υγιεινή. Το πιο άμεσο σημάδι φθοράς λόγω της μεγάλης παραμονής του προϊόντος στην αποθήκη, είναι η άσχημη μυρωδιά. Η παρακολούθηση της ανακύκλωσης των τροφίμων με την τοποθέτηση ετικετών και την χρησιμοποίηση καταλόγου για τα είδη που δεν κινούνται συχνά, βοηθά στην αποφυγή της αλλοίωσης. Μη σωστός διαχωρισμός των εμπορευμάτων. Παίζει πολύ σπουδαίο ρόλο η σωστή κατάτμηση των προϊόντων κατά είδος. Καθυστέρηση μεταξύ παραλαβής και αποθήκευσης. Όταν παραλαμβάνεται μια παραγγελία ευαίσθητων προϊόντων, η αποθήκευσή τους πρέπει να γίνεται αμέσως. Όταν κάποιο εμπόρευμα καταστραφεί απ οποιαδήποτε αιτία, ο υπεύθυνος της αποθήκης συμπληρώνει ένα δελτίο Καταστροφής με λεπτομέρειες πάνω στο εμπόρευμα και το κόστος του. Το δελτίο στέλνεται στο λογιστήριο, για να γίνει η σχετική πίστωση των εμπορευμάτων. Επειδή όμως υπάρχει περίπτωση το δελτίο να χρησιμοποιηθεί ως μέσο εξαπάτησης της επιχείρησης, πρέπει πάντοτε να ελέγχεται το κατεστραμμένο προϊόν. 7.2.1. Κανόνες λειτουργίας της αποθήκης. Η αποθήκευση και η ορθολογική οργάνωση των αποθηκών πρέπει να διέπονται απ τους παρακάτω ειδικούς κανόνες: Όι αποθηκευτικοί χώροι πρέπει να είναι στεγνοί και καθαροί. Τα εμπορεύματα που έχουν καθορισμένη διάρκεια ζωής πρέπει να παρακολουθούνται συστηματικά. Τα ψυγεία καταψύκτες πρέπει να βρίσκονται σε καλή κατάσταση. Όι καταψύκτες θα πρέπει να έχουν σύστημα συναγερμού, το οποίο θα λειτουργεί όταν η θερμοκρασία ανεβαίνει πάνω από 9 C Διατήρηση κατάλληλων θερμοκρασιών. Πίνακας 1.2 σελ. 32 Σωστή αποθήκευση των εμπορευμάτων. Αναλυτικότερα: 7.2.1.1 Ως προς την αποστολή της αποθήκης: Να εκπληρώνει το σκοπό για τον οποίο χρησιμοποιείται, προσαρμοζόμενη στο είδος, τις ανάγκες και τις συνθήκες της επιχείρησης και του προϊόντος και να εξασφαλίζει την διάθεση της απαιτούμενης ποσότητας και ποιότητας υλών ή προϊόντων, στον ορισμένο χώρο και χρόνο.

7.2.1.2 Ως προς τον χώρο: Γ ενικά: 1) να προηγείται μελέτη της θέσης της κάθε αποθήκης μέσα στο εργοστάσιο, 2) οι κεντρικές εγκαταστάσεις των αποθηκευτικών χώρων να εναρμονίζονται προς το εναποθηκευόμενο είδος, από τη μια και προς το σύνολο των εγκαταστάσεων της επιχείρησης, από την άλλη 3) να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην δυνατότητα μελλοντικών επεκτάσεων και 4) να διευκολύνεται ο χειρισμός των υλικών και των χρησιμοποιούμενων μέσων από την διαρρύθμιση. 7.2.1.3 Ως προς την εναπόθεση, διατήρηση και διακίνηση των υλικών ή προϊόντων. Για την εναπόθεση και διατήρηση πρέπει: 1) να διευκολύνεται με τεχνικά μέσα η εισαγωγή τους στην αποθήκη, 2) η παραλαβή να γίνεται μετά από έλεγχο, 3) η τοποθέτηση στην αποθήκη να είναι μεθοδική, ώστε κάθε αντικείμενο να βρίσκεται στην θέση του, 4) να εφαρμόζονται συγχρονισμένες τεχνικές για την εναπόθεση και διατήρηση των υλικών, 5) να είναι εύκολη η εντόπιση και 'εύρεση - με την ταξινόμηση, τα σύμβολα και την χρήση πινάκων-των αφόρων ειδών. Γ ια την διακίνηση των υλών και προϊόντων : να είναι τέτοια, ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας τη σταθερή ροή της παραγωγής με τα υλικά και την κανονική τροφοδοσία της πώλησης με τα προϊόντα..2.1.4 Ως προς την τήρηση στοιχείων. 1) η διαχείριση της αποθήκης αναθέτεται σε υπεύθυνο αποθηκάριο, που είναι υποχρεωμένος να τηρεί ορισμένα στοιχεία, 2) η αποθήκη θεωρείται σαν αυτοτελής μονάδα μέσα στην επιχείρηση και τηρεί δική της λογιστική, που συνδέεται άμεσα με την κεντρική λογιστική λειτουργία, 3) για κάθε εισαγωγή ή εξαγωγή στην αποθήκη πρέπει να υπάρχουν έγκυρα δικαιολογητικά, 4) εφαρμογή με δελτία ή computer του συστήματος της «διαρκούς απογραφής», 5) διενέργεια επαληθεύσεων με περιοδικές φυσικές απογραφές, 6) τα τηρούμενα στοιχεία πρέπει να παρέχουν σε κάθε στιγμή τλήρη εικόνα της κατάστασης της αποθήκης/) να γίνεται συχνά έλεγχος ^α βιβλία και τα στοιχεία που τηρεί η αποθήκη, 8) χρησιμοποίηση ' outer για την διαπίστωση της κατάστασης και της κίνησης της αποθήκης. 7.2.1.5 Ως προς τα αποθέματα. 1) να επιδιώκεται η διατήρηση του επιθυμητού κάθε φορά,αποθέματος, σε ύλες, υλικά και προϊόντα, 2) οπωσδήποτε να διατηρείται το αναγκαίο απόθεμα, 3) να εφαρμόζεται ο προγραμματισμός των αποθεμάτων, 4) η τοποθέτηση των αγαθών να γίνεται κατά τρόπον ώστε να μην δυσχεραίνεται η κίνηση των παλαιότερων αποθεμάτων, 5) να ελαττώνονται τα αποθέματα των μη χρησιμοποιούμενων ειδών και 6) να ρυθμίζεται ορθολογικά η διάρκεια της αποθήκευσης και η ταχύτητα κυκλοφορίας των αποθεμάτων. 7.2.1.6 Ως προς την ασφάλεια της ςρτοθήκης: να προσλαβαίνονται και να περιορίζονται στο ελάχιστο οι κίνδυνοι από κλοπές, απώλειες, σπατάλες, αλλοιώσεις και υπέρμετρες απομειώσεις (φύρες).

7.2.1.7 Ως προς τις συνθήκες του περιβάλλοντος : Αυτές (θερμοκρασία, υγρασία, ξηρασία, φωτισμός, αερισμός κλπ) να είναι εκείνες που ταιριάζουν στο είδος, το χώρο και την εποχή. Γενικά για τις ενέργειες της αποθήκευσης: Πρέπει να καταστρώνεται και να. εφαρμόζεται μια ορθή πολιτική για την αποθήκευση και να τηρείται η αρχή ότι η φύλαξη και η διάθεση των υλικών εξομοιώνεται με τη φύλαξη και διάθεση του χρήματος. Βλ. Λέτσα, 1968, σελ. 140-1

ΠΙΝΑΚΑΣ OPTIMUM Θ ΕΡΜ Ο ΚΡΑΣΙΑΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ A Β Γ Δ Βερύκοκα * Μήλα * Αγγούρια ** Πατάτες ** Κονσέρβες φρούτων Αλεύρι Καταψυγμένα κρέατα Κατεψυγμένα ψάρια Λάχανο * Βούτυρο * Καρότα * Τυρί * Κεράσια * Καλαμπόκι * Αυγά Μαρούλι * Μανιτάρια * Πορτοκάλια * Ροδάκινα * Πιπεριές * Κοτόπουλα Τομάτες ** Λεμόνια A 0 μέχρι 2.5 C Β + 4.5 μέχρι + 7.2 C Γ +10 μέχρι +15 C Δ -17 μέχρι 13 C * Καταστρέφονται σε θερμοκρασία κάτω των - 18 C ** Καταστρέφονται σε θερμοκρασία κάτω των + 4.5 C Πίνακας 1.2 Πίνακας optimum θερμοκρασίας συντήρησης προϊόντων. Ππγή: Επεξεργασία στοιχείων αττ τον συγγραφέα

8. ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ Οι βασικοί στόχοι της διαδικασίας της απογραφής είναι: Να προσδιοριστεί η αξία του διαθέσιμου αποθέματος. Αυτό θα δείξει αν το ύψος των αποθεμάτων που διατηρούνται στους αποθηκευτικούς χώρους είναι μεγάλο ή μικρό και αν η συνολική τους αξία είναι στα καθορισμένα επίπεδα της επιχείρησης. Να προσδιοριστεί η τιμή ανακύκλωσης των αποθεμάτων για τις διάφορες κατηγορίες τροφίμων και ποτών. Να διαπιστωθεί αν και κατά πόσο λειτουργεί σωστά η αποθήκη. Επίσης αν υπάρχουν απώλειες να διερευνηθούν οι αιτίες. 8.1 ΤΥΠΟΙ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ Έχουμε τους εξής τύπους απογραφών: 8.1.1. Την ανοικτή απογραφή. Η ανοικτή απογραφή αφορά τα προϊόντα που βρίσκονται στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Τα τμήματα δεν είναι δυνατόν να ελεχθούν από τις καρτέλλες της αποθήκης Σχεδ. 1.9, σελ. 28, κι αυτό γιατί δεν μπορεί η αποθήκη να γνωρίζει τον χρόνο και τον τρόπο χρησιμοποίησης των εξαχθέντων προϊόντων από τα τμήματα. Βέβαια η ανοικτή απογραφή πρέπει να ισούται με το σύνολο των εξαγωγών από τις αποθήκες μείον τις καταναλώσεις. 8.1.2. Την Μηνιαία Απογραφή των Κεντρικών Αποθηκών. Μια φορά τον μήνα επιβάλλεται η πραγματική απογραφή για να μπορούν να ελεχθούν τα διαθέσιμα εμπορεύματα, τα αποθέματα ασφαλείας και η σωστή διαδικασία στην διακίνησή τους. Ο τύπος αυτός της απογραφής απαιτεί την καταμέτρηση των ειδών της αποθήκης και την καταγραφή τους στο βιβλίο απογραφής Σχ.1.10 σελ. 35. Τα είδη πρέπει να γράφονται με την σειρά που είναι τοποθετημένα στις αποθήκες, ανάλογα με τον αριθμό των προϊόντων που υπάρχουν σε απόθεμα. Τυχόν παραλαβές εμπορευμάτων κατά την διάρκεια της απογραφής πρέπει να μένουν χωριστά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Στο τέλος, υποβάλλεται αναφορά-έκθεση, προς την διεύθυνση με τα συνολικά αποτελέσματα της απογραφής. Η πμή αυτή είναι ο αριθμός που δείχνει πόσες φορές το απόθεμα έχει καταναλιυθεί και ανπκατασταθεί σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Πρόκειται για τον δείκτη ταχύτητας κυκλοφορίας των εμπορευμάτων Βλ. Τζωρακοελευθεράκη, 1994, σελ. 124

8.1.3 Την Διαρκή Απογραφή. Η λογιστική αποθήκης ανήκει στην βοηθητική λογιστική και συνίσταται κυρίως στην τήρηση του βιβλίου αποθήκης. Σήμερα στη λογιστική αποθήκης εφαρμόζεται η μέθοδος της «διαρκούς απογραφής». Η μέθοδος αυτή συνίσταται στα εξής: Τηρείται ειδικός λογαριασμός κατά το είδος του υλικού, που χρεώνεται με κάθε εισαγωγή και πιστώνεται με κάθε εξαγωγή, το δε χρεωστικό υπόλοιπο επιτρέπει να γνωρίζουμε κάθε στιγμή, κατά τρόπο διαρκή, το υπόλοιπο-απόθεμα- των ειδών που είναι στην αποθήκη, στην ποσότητα και την αξία τους. Η τήρηση των λογαριασμών με την μέθοδο αυτή, σήμερα επιτυγχάνεται με την'βοήθεια των ηλεκτρονικών υπολογιστών που δίνουν ανά πάσα στιγμή το πραγματικό υπόλοιπο της αποθήκης. Η κανονική τήρηση την δελτίων διαρκούς απογραφής επιβάμει αναγραφή ποσοτήτων ανά μονάδες, όγκο ή βάρος,διακριτικά σημεία των υλικών, χρονολογίες εισαγωγών και εξαγωγών, τιμές κατά μονάδες και αξίες, των εισαγωγών, των εξαγωγών και του αποθέματος που μένει. Παράλληλα προς την τήρηση της διαρκούς απογραφής πρέπει να γίνονται επαληθεύσεις των λογιστικών στοιχείων με φυσικές απογραφές. Εκτός όμως από αυτή την απογραφή πρέπει να γίνονται και περιοδικές φυσικές απογραφές για επαλήθευση των στοιχείων της διαρκούς απογραφής. ' * Η Φυσική Απογραφή αφορά τις πραγμαπκές καταμετρήσεις» II γίνεται οπωσδήποτε στο τέλος πις χρήσης με την αποτίμηση, για την κατάρτιση του ισολογισμού. Βλ. Χολέβας, 1989, σελ. 207

ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΜΗΝΟΣ:. Ημερομηνία απογραφής.. 4 η Είδος,Ποάότητα - ^ ΐ Γ ι μ ή ; ^. ^ Σ θ ν ο λ &».. Πραγματοποιήθηκε από.. (υπογραφή). Σχεδ. 1.10 Βιβλίο απογραφής αποθήκης

1. ΓΕΝΙΚΑ Στην προσπάθεια μου, να δώσω πιο σαφέστερη εικόνα για το τμήμα προμηθειών, έκανα κάποιες επισκέψεις στα κεντρικά γραφεία του Ομίλου Εταιρειών Goody s. Σε συνάντηση που είχα με την υπεύθυνο προμηθειών κα Βάρφη, και του υπεύθυνο του τμήματος Marketing Κο Κονταξιάν, προέκυψαν τα εξής στοιχεία : Ο όμιλος εταιρειών Goody s ιδρύθηκε πριν από 21 χρόνια στην Θεσσαλονίκη. Ανήκει μέχρι και αυτή την στιγμή στους αρχικούς 4 εταίρους. Αρκετά αργότερα ανοίχτηκε το πρώτο κατάστημα Goody s στην Αθήνα, στην Σόλωνος. Σήμερα λειτουργούν 104 Goody s εκ των οποίων το τελευταίο ανοίχτηκε στην Αλεξανδρούπολη και τον Μάρτιο έγινε και το πρώτο βήμα, επέκτασης της αλυσίδας εκτός Ελλάδας, και συγκεκριμένα στην Κύπρο. Η Hellenic Catering η οποία είναι μέλος του ομίλου εταιρειών Goody s είναι σήμερα η μοναδική Ελληνική εταιρεία που καλύτπει της ανάγκες τροφοδοσίας σε διάφορους χώρους μαζικής εστίασης σε όλη την Ελλάδα. Η δραστηριότητα της Hellenic άρχισε στην Αθήνα στα τέλη του 90. Μέχρι τότε οι προμήθειες των Goody s γίνονταν από την Θεσσαλονίκη. A if την συζήτηση προέκυψε πώς το εμπορικό κομμάτι των Goody s δηλ. το τμήμα προμηθειών, ανήκει στην Hellenic. Βλ Κορφιότης,1996,σελ.64, 107