TEI ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ - ΣΕΡΡΩΝ ΥΠΟΕΡΓΟ 1 «Ιδρυματικό Αποθετήριο / Ψηφιακές Υπηρεσίες / RFID Smart Cards»

TEI ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ - ΣΕΡΡΩΝ ΥΠΟΕΡΓΟ 1 «Ιδρυματικό Αποθετήριο / Ψηφιακές Υπηρεσίες / RFID Smart Cards» ΤΕΧΝΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ Υπηρεσία 2: Δημιουργία Ιδρυματικού Αποθετηρίου/Καταθετηρίου για τη Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας Σερρών

Πίνακας Περιεχομένων Εισαγωγή... 3 1. Υλικό προς απόθεση... 4 2. Το λογισμικό DSpace... 4 2.1 Προαπαιτούμενα Εγκατάσταση... 4 2.2 Επιλογή έκδοσης... 5 2.3 Ασφάλεια σύνδεσης χρηστών... 8 2.3.1 Διασύνδεση με υπηρεσία LDAP του Ιδρύματος... 8 2.3.2 Δημιουργία εφεδρικών αρχείων... 8 3. Λειτουργίες Ιδρυματικού Αποθετηρίου... 9 3.1 Απόθεση... 9 3.1.1 Διαδικασία κατάθεσης και ροή υποβολής υλικού... 9 3.1.2 Πολιτική Υποβολής υλικού εκ μέρους των καταθετών... 10 3.1.3 Σχήμα μεταδεδομένων... 10 3.1.4 Πολιτική Προβολής υλικού στους τελικούς χρήστες... 11 3.1.5 Πνευματικά δικαιώματα... 14 3.2 Προβολή... 14 3.2 Πλοήγηση Αναζήτηση... 16 4. Πρόοδος Υλοποίησης Διαδραστική παραμετροποίηση... 17 5. Πιλοτική Λειτουργία Αρχική Απόθεση Υλικού... 18 ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 2

Εισαγωγή Στο πλαίσιο του παρόντος έργου θα γίνει η εγκατάσταση του προσφερθέντος λογισμικού DSpace και η παραμετροποίησή του. Το ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας Σερρών, έχοντας μελετήσει τις ανάγκες δημοσίευσης του υλικού του Ιδρυματικού του Αποθετηρίου συνέταξε ένα κείμενο Αρχών που διαμορφώνει τις πολιτικές και τις ροές υλοποίησης του Ιδρυματικού Αποθετηρίου. Συνοψίζοντας τις διατυπωμένες αυτές Αρχές, στόχος της δημιουργίας του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας Σερρών είναι η συγκέντρωση, η κωδικοποίηση και διάθεση του πνευματικού έργου του Ιδρύματος στο Διαδίκτυο για τα μέλη της κοινότητας του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας, αλλά και για την υπόλοιπη επιστημονική κοινότητα. Έτσι λοιπόν η Βάση του Ιδρυματικού Αποθετηρίου θα προβάλλεται στην Ακαδημαϊκή Κοινότητα μέσω Web εφαρμογής που προβλέπεται από το DSpace, στην οποία η πρόσβαση θα είναι ελεύθερη ως προς την αναζήτηση και διαβαθμισμένη ως προς την ανάκτηση του ψηφιακού περιεχομένου. Η απόθεση των πτυχιακών και διπλωματικών εργασιών θα πραγματοποιείται αποκλειστικά από τους βιβλιοθηκονόμους του Ιδρύματος, ενώ η απόθεση των ερευνητικών επιστημονικών δημοσιεύσεων από τους καθηγητές. ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 3

1. Υλικό προς απόθεση Το υλικό που θα συγκεντρωθεί και θα δημοσιεύεται στο Ιδρυματικό Αποθετήριο είναι με σειρά κατάταξης βάσει πλήθους εγγραφών: (1) πτυχιακές και μεταπτυχιακές εργασίες σπουδαστών του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας, παλαιές και νέες. (2) άρθρα και δημοσιεύσεις μελών ΕΠ του Ιδρύματος. (3) συνοπτικά αποτελέσματα συμπεράσματα ερευνητικών προγραμμάτων (4) εισηγήσεις ημερίδων/πρακτικά συνεδρίων/προτάσεις σεμιναρίων (5) το διδακτικό υλικό όλων των καθηγητών του Ιδρύματος (6) δημοσιοποιήσιμα διοικητικά έγγραφα που αφορούν στη λειτουργία του Ιδρύματος (7) ψηφιοποιημένα παλαιά ή νεότερα περιοδικά ή συλλογές πολιτιστικού περιεχομένου που αφορούν στην πόλη και την ιστορία της περιοχής των Σερρών, καθώς και οι εκδόσεις του Τμήματος Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης του Ιδρύματος 2. Το λογισμικό DSpace 2.1 Προαπαιτούμενα Εγκατάσταση Ο υπολογιστικός και διαδικτυακός εξοπλισμός του Ιδρύματος και συνακόλουθα και αυτός της βιβλιοθήκης, στεγάζεται στις εγκαταστάσεις του Κέντρου Διαχείρισης Δικτύου και η συντήρηση και διαχείρισή του υποστηρίζεται από το Κέντρο Υποστήριξης Τεχνολογιών Επικοινωνιών και Πληροφορικής (ΚΥΤΕΠ) του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας Σερρών. Στα πλαίσια του παρόντος έργου για την Ανάπτυξη του Ιδρυματικού Αποθετηρίου αλλά και των υπολοίπων εφαρμογών το Ίδρυμα μέσω του έργου προμηθεύτηκε: Δύο διακομιστές δεδομένων με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: IBM Model x3650 M4, Rack mounted 2 x Intel Xeon 6C Processor Model E5-2640 2.5GHz / 1333MHz / 15MB ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 4

16 GB (2 x 8 GB) 1333 MHz LP RDIMM 4 x IBM 300 GB SAS HDD 4 x IBM System x 750W High Efficiency Platinum AC Power Supply SAS/SATA Controller IBM UltraSlim Enhanced SATA Multi-Burner Έναν έγχρωμο laser δικτυακό εκτυπωτή μοντέλο HP LaserJet Pro 400 Έναν έγχρωμο οπτικό σαρωτή μοντέλο HP ScanJet N6310 Για την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των πόρων των φυσικών μηχανημάτων αλλά και την ασφάλεια των εφαρμογών η εγκατάσταση θα γίνει σε εικονικά περιβάλλοντα με την χρήση του λογισμικού VmWare. Το λογισμικό DSpace χρειάζεται ως προαπαιτούμενο κάποια λογισμικά διαχείρισης, τα οποία είναι: - Apache Maven - Apache Ant - Apache Tomcat - PostgreSQL DBMS Για τη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης αποθετηρίου DSpace, απαιτείται η εγκατάσταση ενός πακέτου της αντικειμενοστρεφούς γλώσσας Java. Το DuraSpace Foundation προτείνει τη χρήση του πακέτου της Java που προσφέρεται, χωρίς χρέωση, από την εταιρία Oracle (SUN). Επιλέχτηκε λοιπόν η συγκεκριμένη έκδοση, την οποία όμως μπορεί να αντικαταστήσει, αν επιθυμεί το Εκπαιδευτικό Ίδρυμα, με την έκδοση openjdk. 2.2 Επιλογή έκδοσης Το ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ) είχε το δικαίωμα να επιλέξει τη φιλοξενία του Αποθετηρίου του στην ΕΔΕΤ, όπως προβλέπεται από σχετικό Υποέργο της Οριζόντιας Δράσης και να αξιοποιήσει την έκδοση του DSpace που έχει παραμετροποιήσει και διαθέτει η ΕΔΕΤ. Η εν λόγω έκδοση έχει προκύψει από παραμετροποίηση του λογισμικού DSpace έκδοσης 1.8. Η εταιρεία μας στην τεχνική της προσφορά προσέφερε την τελευταία σταθερή έκδοση του ανοιχτού λογισμικού DSpace, η οποία στο στάδιο της μελέτης αυτής είναι η έκδοση 4.2. ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 5

Η εταιρεία αξιολόγησε την έκδοση DSpace 1.8 που θα διέθετε η ΕΔΕΤ και συνέκρινε την έκδοση αυτή με την standard έκδοση DSpace 4.2 Mirage την οποία προτείναμε να εγκατασταθεί στο Ίδρυμα για τις ανάγκες διαχείρισης του Ιδρυματικού Αποθετηρίου. Από την αξιολόγηση αυτή προκύπτουν οι ακόλουθοι λόγοι επιλογής της έκδοσης DSpace 4.2 Το DSpace είναι Open-source εφαρμογή η οποία ενημερώνεται συνεχώς. Βγαίνουν τουλάχιστον 2 ενημερώσεις τον χρόνο, άλλοτε μικρές άλλοτε μεγάλες. Θεωρούμε ότι όταν ένας φορέας είναι στη φάση της μελέτης και σχεδίασης ενός Ιδρυματικού Αποθετηρίου θα πρέπει να ξεκινήσει με την πιο πρόσφατη και σταθερή έκδοση που παρέχει ο προμηθευτής (εν προκειμένων η DuraSpace Foundation). Διαφορετικά υπάρχει πιθανότητα μέχρι να ολοκληρωθεί και να παραδοθεί το έργο η έκδοση που έχει χρησιμοποιηθεί να έχει ξεπεραστεί κατά πολύ. Υποδομή: Στην 4.2 χρησιμοποιείται η τελευταία έκδοση Java 1.7_xx, ενώ η 1.8 είναι συμβατή με την Java 1.6_xx, με ότι αυτό συνεπάγεται για την ασφάλεια του συστήματος. Υποστήριξη για security updates από την κοινότητα του DSpace: Η πολιτική της κοινότητας του DSpace για την προσθήκη νέων security updates είναι η εξής: Υποστηρίζονται οι τρεις (3) τελευταίες major εκδόσεις. Τον Οκτώβριο του 2014 αυτές είναι οι: 1.8.xx, 3.xx και 4.xx. Τον Δεκέμβριο του 2014 αναμένεται να διατεθεί η έκδοση 5.0, όποτε και θα πάψει να υποστηρίζεται (προσθήκη security updates) η 1.8 από την κοινότητα του DSpace. Υπάρχουν λειτουργίες που βρίσκονται υπό ανάπτυξη και ενδέχεται να μην λειτουργούν όπως αναμένεται. Η αναμονή της οριστικής έκδοσης θα έχει ως αποτέλεσμα άγνωστες και μη προβλεπόμενες καθυστερήσεις. Η βασική μεγάλη διαφορά στην έκδοση της οριζόντιας Heal-DSpace και του DSpace 4.2 είναι η υιοθέτηση του προτύπου HealMeta, ένα πρότυπο μεταδεδομένων της Οριζόντιας με πεδία Dublin Core, όπου έχουν ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 6

προστεθεί κάποια πεδία heal. ( Π.χ. heal.classification, όπου καταγράφεται η θεματική επικεφαλίδα. ) Η έκδοση DSpace 1.8.2 έχει ανασχεδιαστεί (δημιουργώντας ένα νέο branch στην 1.8.2) ώστε να υποστηρίζει το πρότυπο και κάπως έτσι δημιουργήθηκε το Heal-DSpace. Επιλέγοντας την έκδοση αυτή το ίδρυμα θα εξαρτάται για αναβαθμίσεις και προσθήκη νέων λειτουργιών αποκλειστικά από την Οριζόντια Δράση, και όχι από την διεθνή κοινότητα. Σε ότι αφορά τις όποιες λειτουργίες ενδέχεται να ζητηθούν από τον ανάδοχο, δεν μπορεί να διασφαλιστεί η προσθήκη και η ορθή τους λειτουργία, καθώς το σύστημα έχει τροποποιηθεί σημαντικά σε σύγκριση με αυτό της διεθνούς κοινότητας και δεν μπορεί να προβλεφθεί η ανταπόκριση του σε κάποια επέμβαση. Στο Heal-DSpace ακολουθούνται κάποιες συγκεκριμένες πρακτικές την καταχώρηση, με τις οποίες πρέπει να συμμορφωθεί το ίδρυμα. για Συμπέρασμα: Η εταιρεία μας ασχολείται με το DSpace από την έκδοση 1.6 και έχει εμπειρία εγκαταστάσεων σε πολλές εκδόσεις. Έχει ήδη υλοποιήσει αποθετήριο με την έκδοση 1.8 Heal-DSpace. Γνωρίζει τις πρακτικές της Οριζόντιας για τα αποθετήρια, γνωρίζει την έκδοση της Οριζόντιας καθώς και τις καθυστερήσεις και προβλήματα που μπορεί να δημιουργηθούν στην εξέλιξη του έργου. Προτείνουμε να επιλέξετε την έκδοση 4.2 διότι δεν επιθυμούμε να σας «κλειδώσουμε» σε μια έκδοση παλιά, εξαρτημένη από την ομάδα του Πολυτεχνείου-Οριζόντιας Δράσης. Η έκδοση 4.2 που θα παραμετροποιηθεί από εμάς για τις ανάγκες του ΤΕΙ, δεν θα σας αποκλείσει από την διεθνή κοινότητα του DSpace. Επίσης, όπως προαναφέραμε, λόγω της δυνατότητας έκδοσης των δεδομένων, μέσω του ΟΑΙ, με αντιστοίχιση HealMeta, δεν θα αποκοπείτε από την Οριζόντια Δράση και τους σχεδιασμούς της. Οι όποιες τροποποιήσεις μας καθώς και η πρόσβαση στους servers και στον κώδικα των εφαρμογών είναι απολύτως διαθέσιμα στους τεχνικούς σας. Διατηρούμε τον παραμετροποιημένο κώδικα του DSpace ανοιχτό, επεκτάσιμο και προσβάσιμο στο προσωπικό του ΤΕΙ που θα ασχοληθεί με το DSpace μελλοντικά, χωρίς να σας δεσμεύσουμε αναγκαστικά στην διάθεση των υπηρεσιών μας, μετά την λήξη του έργου. ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 7

2.3 Ασφάλεια σύνδεσης χρηστών 2.3.1 Διασύνδεση με υπηρεσία LDAP του Ιδρύματος Σε πολλές περιπτώσεις εγγραφών του Ιδρυματικού Αποθετηρίου υπάρχει η ανάγκη ελέγχου του χρήστη και της ομάδας στην οποία ανήκει (φοιτητής του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας, φοιτητής άλλου Εκπαιδευτικού Ιδρύματος, μέλος ΕΠ, προσωπικό Βιβλιοθήκης) και η κάθε μία από τις παραπάνω κατηγορίες έχει διαφορετικά δικαιώματα. Για να μπορέσει να γίνει ο κατάλληλος έλεγχος και η ανάλογη ανάθεση δικαιωμάτων, το λογισμικό του Ιδρυματικού Αποθετηρίου θα πρέπει να διασυνδεθεί με την Υπηρεσία ταυτοποίησης του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας, δηλαδή τον LDAP server. Σε συνεργασία με το Κέντρο Δικτύου του ΤΕΙ θα το δρομολογήσει η εταιρείας μας στα πλαίσια της παραμετροποίησης. 2.3.2 Δημιουργία εφεδρικών αρχείων Η εταιρεία μας, όπως ανέλυσε και στην Τεχνική της Προσφορά, θα δημιουργήσει μηχανισμούς αυτοματοποίησης της λήψης και αποθήκευσης εφεδρικών αρχείων. Συγκεκριμένα, κατά την έναρξη της Πιλοτικής Λειτουργίας, μόλις ξεκινήσει η εισαγωγή εγγραφών στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, θα προσθέσει στο λειτουργικό σύστημα της εικονικής μηχανής (Ubuntu) τα κατάλληλα crons, τα οποία θα αποθηκεύουν τα εφεδρικά αρχεία σε μηχανήματα που θα μας υποδειχθεί από το τεχνικό προσωπικό της βιβλιοθήκης ή/και του Κέντρου Διαχείρισης δικτύου. ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 8

3. Λειτουργίες Ιδρυματικού Αποθετηρίου 3.1 Απόθεση 3.1.1 Διαδικασία κατάθεσης και ροή υποβολής υλικού Το Κείμενο Αρχών που συνέταξε το προσωπικό του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας προβλέπει τα παρακάτω για την διαδικασία κατάθεσης του υλικού. Τα πρότυπα ροών υποβολής (ή «κατάθεσης» ή «απόθεσης») αρχείων στο Ιδρυματικό Αποθετήριο προσδιορίζουν τα επιμέρους στάδια προσθήκης επιστημονικού ή άλλου περιεχομένου. Αυτό γίνεται μέσω της συγκέντρωσης των απαραίτητων μεταδεδομένων (δηλαδή στοιχείων που περιγράφουν βιβλιογραφικά το υλικό), της διόρθωσης και αδειοδότησής τους από το εξειδικευμένο προσωπικό της Βιβλιοθήκης και της εν συνεχεία αρχειοθέτησης του κατατεθέντος υλικού. Τέλος, ακολουθούν όλοι οι απαραίτητοι έλεγχοι (πνευματικών δικαιωμάτων, ποιότητας της ηλεκτρονικής μορφής του κατατεθέντος έργου) πριν την τελική διάθεση του επιστημονικού υλικού στο ευρύ κοινό. Το λογισμικό του Ι.Α. του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας περιλαμβάνει υπηρεσία απόθεσης υλικού, που λειτουργεί διαδικτυακά. Κάνοντας χρήση αυτής της υπηρεσίας ο εξουσιοδοτημένος χρήστης υποβάλει το προς απόθεση αρχείο (πλήρες κείμενο, περίληψη, αρχείο διαφανειών κλπ) μαζί με τα απαραίτητα βιβλιογραφικά στοιχεία (μεταδεδομένα) που υπαγορεύονται από τη φόρμα υποβολής. Επίσης, ο χρήστης προσδιορίζει τον τύπο των αδειών ή των δεσμεύσεων σύμφωνα με τις οποίες υποβάλει το πλήρες κείμενο του τεκμηρίου στο Ι.Α. Εναλλακτικά, ο καταθέτης προσκομίζει το ηλεκτρονικό αρχείο στη Βιβλιοθήκη, με τη βοήθεια μέσου αποθήκευσης δεδομένων, και υποβάλει χειρογραφικά τα βιβλιογραφικά στοιχεία και τα στοιχεία των αδειών σε κατάλληλη φόρμα. Σε περίπτωση υποβολής τεκμηρίου που δεν υφίσταται σε κατάλληλη ηλεκτρονική μορφή, ο καταθέτης προσκομίζει το τεκμήριο στην πηγαία μορφή του. Στη συνέχεια, οι τυπικές διαδικασίες ροής και κατάθεσης υλικού περιλαμβάνουν τις εξής ενέργειες εκ μέρους της Βιβλιοθήκης: ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 9

Αναγνώριση του νέου κατατιθέμενου υλικού Έλεγχος της καταλληλότητας των χρηστών της υπηρεσίας Έλεγχος των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας Επαλήθευση μεταδεδομένων Διευκρίνιση του τύπου της άδειας και των δικαιωμάτων προβολής πλήρους κειμένου του τεκμηρίου 3.1.2 Πολιτική Υποβολής υλικού εκ μέρους των καταθετών 1. Άμεση χρήση της διαδικτυακής υπηρεσίας απόθεσης γίνεται μόνον εκ μέρους των μελών Ε.Π. του Ιδρύματος και των πιστοποιημένων Βιβλιοθηκονόμων. 2. Οι σπουδαστές ή άλλα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (εκτός των μελών ΕΠ) προσκομίζουν και παραδίδουν το προς κατάθεση υλικό στη Βιβλιοθήκη. 3. Οι συγγραφείς και μόνο μπορούν να καταθέσουν την εργασία τους για αρχειοθέτηση. 4. Ο υπεύθυνος ελέγχου του Ι.Α. εξετάζει την πιστοποίηση του κάθε αποθέτη, την ορθή κατηγοριοποίηση του υλικού προς κατάθεση και την ορθή ψηφιακή του μορφή. 5. Η επιστημονική αξία και η αυθεντικότητα του περιεχομένου των προς κατάθεση αρχείων άρθρων είναι ευθύνη του συγγραφέα. 6. Η κατάθεση του υλικού είναι μία συνεχής διαδικασία, με την έννοια ότι ενεργείται διαρκώς ο έλεγχος για τη λήξη της περιόδου ισχύος των δεσμεύσεων που απορρέουν από πνευματικά δικαιώματα συγγραφέων-εκδοτών, οπότε αλλάζει και ο τρόπος προβολής (π.χ. από εκτεταμένη περίληψη αλλάζει σε προβολή πλήρους κειμένου). 7. Κάθε μορφή παραβίασης πνευματικών δικαιωμάτων είναι αποκλειστική ευθύνη του κάθε συγγραφέα καταθέτη. 8. Σε οποιαδήποτε περίπτωση διαπιστωμένης παραβίασης δεσμεύσεων περί πνευματικών δικαιωμάτων και πνευματικής ιδιοκτησίας, το σχετικό κατατεθέν υλικό αποσύρεται αμέσως. 3.1.3 Σχήμα μεταδεδομένων Η εταιρεία μας μετά από πολυετή εμπειρία σε πρότυπα μεταδεδομένων και μετά την επιτυχή ολοκλήρωση τριών Ιδρυματικών αποθετηρίων έχει καταλήξει σε ένα σχήμα μεταδεδομένων το οποίο εξασφαλίζει την διαλειτουργικότητας με τρίτες εφαρμογές. Πρόκειται για ένα ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 10

εμπλουτισμένο Qualified Dublin Core πρότυπο το οποίο επισυνάπτουμε στο ως αρχείο excel σε ξεχωριστό φύλλο εργασίας για κάθε τύπο υλικού. 3.1.4 Πολιτική Προβολής υλικού στους τελικούς χρήστες Κάθε απόθεση στο Ι.Α. συνοδεύεται αυτόματα από μια άδεια Creative Commons, εκτός αν ορίζεται αλλιώς από τον αποθέτη. Εναλλακτικές μορφές αδειών είναι αυτές με τις οποίες ο αποθέτης διατηρεί μέρος των δικαιωμάτων (ή και όλα τα δικαιώματα), οπότε θα πρέπει να αναφέρει ο ίδιος ρητά ποιά δικαιώματα παραχωρεί (π.χ. δικαίωμα χρήσης για το σκοπό της μελέτης και μόνον από συγκεκριμένη ομάδα χρηστών, χωρίς μεταβίβαση του δικαιώματος. δικαίωμα μελέτης του πλήρους κειμένου, χωρίς δικαίωμα αναπαραγωγής ή διάθεσης του κειμένου προς τρίτους. παραχώρηση δικαιώματος αναπαραγωγής μέρους ή όλου του κειμένου για εκπαιδευτικούς και μόνο σκοπούς κλπ.) Ο αποθέτης μπορεί να διατηρήσει το δικαίωμα της μη προβολής του κειμένου του για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα της επιλογής του (π.χ. για έξι μήνες από την ημερομηνία της απόθεσης). Στη συνέχεια, το κείμενο ελευθερώνεται αυτόματα και προβάλλεται προς τρίτους. Ο αποθέτης μπορεί να επιλέξει μόνον την προβολή εκτεταμένης περίληψης, οπότε το πλήρες κείμενο (αν και αποτίθεται για λόγους αρχειοθέτησης) δεν προβάλλεται. Η άδεια που συνοδεύει κάθε τεκμήριο δηλώνεται από τον αποθέτη σε ειδική φόρμα, (διαδικτυακή ή έντυπη, ανάλογα με τον τρόπο απόθεσης) όπου περιγράφονται οι τύποι αδειών. Σημειώνεται ότι τα μεταδεδομένα (δηλαδή η βιβλιογραφική τεκμηρίωση, όπως τίτλος, συγγραφέας, λέξεις κλειδιά, οντολογικές συσχετίσεις, περιλήψεις) που συνοδεύουν το κάθε τεκμήριο δεν υπόκεινται σε περιορισμούς και είναι υποχρεωτικά προσβάσιμα από όλους. Συμπληρωματική προς αυτή την παράγραφο είναι η παράγραφος 4.4 όπου περιγράφονται οι τρόποι κατάθεσης. Σημειώνεται ότι για την κατάθεση και προβολή των πτυχιακών εργασιών ισχύει ένας από τους τρόπους που αναφέρονται στην παράγραφο 4.4 (δ). Ο συγγραφέας της πτυχιακής εργασίας μπορεί να διατηρήσει δικαιώματα πάνω σε μέρος ή και το όλο του κειμένου του, με τη σύμφωνη γνώμη και της εξεταστικής επιτροπής, οπότε και υποβάλει την ειδική φόρμα, που προβλέπεται παραπάνω. Με βάση τις παραπάνω απαιτήσεις του υλικού και τις δυνατότητες της εφαρμογής η πολιτική απόθεσης που θα εφαρμοστεί στο Ιδρυματικό Αποθετήριο ανά κοινότητα που έχει δημιουργηθεί στο Ιδρυματικό ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 11

Αποθετήριο είναι η εξής. (1) Πτυχιακές και Μεταπτυχιακές εργασίες Η απόθεση γίνεται από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης, το οποίο βασιζόμενο στην βαθμολογία που έχει λάβει η εργασία από την εξεταστική επιτροπή επιλέγει αν θα προβάλλεται το πλήρες κείμενο της εργασίας ή μόνο τα μεταδεδομένα της (συμπεριλαμβανομένης της περίληψης). Ο αποθέτης καταχωρεί τις πληροφορίες στις δύο σελίδες της φόρμας απόθεσης και στην τρίτη σελίδα ανεβάζει το ψηφιακό αρχείο που περιέχει το πλήρες κείμενο της εργασίας. Εάν η εξεταστική επιτροπή έχει επιλέξει να μην δημοσιευτεί το πλήρες κείμενο της εργασίας ο αποθέτης πρέπει να θέσει εμπάργκο στην προβολή του αρχείου είτε για συγκεκριμένο χρόνο είτε για πάντα. Του δίνεται επίσης η δυνατότητα να εφαρμόσει την απαγόρευση προβολής (εμπάργκο) μόνο σε κάποιες ομάδες χρηστών. Σε κάθε περίπτωση το ανέβασμα του ψηφιακού αρχείου στο Ιδρυματικό Αποθετήριο κρίνεται απαραίτητο για λόγους αποθήκευσης και συντήρησης, ακόμα και εάν παραμείνει για πάντα «κλειδωμένο». Μετά την ολοκλήρωση της υποβολής το σύστημα αποδίδει αυτόματα την αυστηρότερη άδεια Creative commons «Αναφορά στον αρχικό δημιουργό, Απαγόρευση εμπορικής χρήσης του έργου, Απαγόρευση δημιουργίας παραγώγων έργων». Στην συγκεκριμένη συλλογή κατά την καταχώρηση οι αποθέτες θα εισάγουν Θεματικές Επικεφαλίδες που έχουν προκύψει από προηγούμενο έργο αυτεπιστασίας του ΤΕΙ και θα ενσωματωθούν με την μορφή ελεγχόμενου λεξιλογίου στην διαδικασία απόθεσης των εργασιών. Επιπλέον είναι η μοναδική συλλογή στην οποία θα συμπληρώνεται ταξινoμικός αριθμός Dewey. (2) Άρθρα και Δημοσιεύσεις μελών ΕΠ του Ιδρύματος και Συνοπτικά Αποτελέσματα Συμπεράσματα Ερευνητικών Προγραμμάτων Η απόθεση γίνεται από τους ίδιους τους συγγραφείς, δηλαδή από το εκπαιδευτικό προσωπικό του Ιδρύματος. Η φόρμα απόθεσης είναι απλή, κατανοητή και καταγράφει μόνο την απαιτούμενη πληροφορία. Στη συνέχεια της απόθεσης, όπως και στην προηγούμενη κατηγορία υλικού ο συγγραφέας καλείται να ανεβάσει το ψηφιακό αρχείο που περιλαμβάνει το πλήρες κείμενο της δημοσίευσης του. Στην περίπτωση που δεν είναι ο κάτοχος των πνευματικών δικαιωμάτων της δημοσίευσης μπορεί να μην ανεβάσει το αρχείο και να προχωρήσει στην ολοκλήρωση της υποβολής όπου θα δημοσιεύονται μόνο τα μεταδεδομένα της δημοσίευσης. Εάν ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 12

παρόλα αυτά επιλέξει να ανεβάσει το αρχείο πλήρους κειμένου της δημοσίευσης έχει τη δυνατότητα να ορίσει απαγόρευση πρόσβασης για ορισμένο χρονικό διάστημα (ή ακόμα και για πάντα) και για ορισμένη ομάδα χρηστών. Επιπλέον, λόγω της ιδιαιτερότητας των πνευματικών δικαιωμάτων του συγκεκριμένου υλικού, προστίθενται δύο ακόμα βήματα: i) η επιλογή άδειας Creative Commons και ii) η αποδοχή των όρων δημοσίευσης της εργασίας. Η εργασία δημοσιεύεται μόλις ολοκληρωθεί η υποβολή. (3) Περιοδικές εκδόσεις του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας και Πρακτικά Επιστημονικών Συναντήσεων, Ημερίδων, Σεμιναρίων και Συνεδρίων που έλαβαν χώρα στο Τ.Ε.Ι. Κεντρικής Μακεδονίας Η απόθεση γίνεται από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης. Καταχωρούνται οι απαραίτητες πληροφορίες και το ανέβασμα του ψηφιακού αρχείου δεν είναι υποχρεωτικό. Εφόσον ο αποθέτης ανεβάσει κάποιο ψηφιακό αρχείο του δίνεται η δυνατότητα να επέμβει στο είδος πρόσβασης σε αυτό, επιβάλλοντας χρονικούς περιορισμούς (εμπάργκο) ή απαγόρευση πρόσβασης για συγκεκριμένες ομάδων χρηστών. (4) Διδακτικό Υλικό Το διδακτικό υλικό θα καταχωρείται από το Εκπαιδευτικό Προσωπικό του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας με τις διαδικασίες απόθεσης που θα χρησιμοποιηθούν και για τις δημοσιεύσεις των μελών ΕΠ του Ιδρύματος. Η απόθεση θα γίνεται στην εφαρμογή Πύλης Διδακτικού Υλικού που αποτελεί ξεχωριστή Υπηρεσία του παρόντος έργου και θα υλοποιηθεί με το ίδιο λογισμικό (DSpace). Η δημοσίευση του Διδακτικού Υλικού θα γίνεται μέσω και των δύο Υπηρεσιών, του Ιδρυματικού Αποθετηρίου αλλά και της Πύλης Διδακτικού Υλικού. (5) Συλλογή Ψηφιοποιημένων περιοδικών Η απόθεση των Ψηφιοποιημένων περιοδικών θα γίνεται από το προσωπικό της βιβλιοθήκης, σύμφωνα με την ροή υποβολής που εφαρμόζεται και για τις περιοδικές εκδόσεις του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας. (6) Διοικητικά έγγραφα Στην πορεία εμπλουτισμού του Ιδρυματικού αποθετηρίου θα διαμορφωθεί και η διαδικασία υποβολής των Διοικητικών εγγράφων του ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 13

Ιδρύματος. 3.1.5 Πνευματικά δικαιώματα Σε ότι αφορά τα πνευματικά δικαιώματα των τεκμηρίων που θα αποτεθούν στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, έχει γίνει εκτενέστατη μελέτη στο Κείμενο Αρχών του Ι.Α. που συνέθεσε το προσωπικό του Ιδρύματος επομένως εμείς στην τεχνική μας αναφορά συνοψίζουμε την υλοποίηση τους ανά είδος υλικού. 3.2 Προβολή Το σύνολο του υλικού του Ιδρυματικού Αποθετηρίου θα εμφανίζεται χωρισμένο σε Κοινότητες και Συλλογές ως εξής: ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 14

Κάθε εγγραφή θα εμφανίζεται στην απλή της μορφή με τα βασικά 6 πεδία μεταδεδομένων. Το/Τα ψηφιακό/ά αρχείο/α, καθώς και οι άδειες Creative Commons εμφανίζονται κάτω από τα μεταδεδομένα. Ενώ για την προβολή όλων των πεδίων μεταδεδομένων που έχουν αποθηκευθεί, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει την πλήρη εμφάνιση της εγγραφής ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 15

3.2 Πλοήγηση Αναζήτηση Οι χρήστες έχουν την δυνατότητα να ανακτούν υλικό είτε κάνοντας αναζήτηση είτε με πλοήγηση. Πλοήγηση μπορεί να κάνει ο χρήστης i) ανά Κοινότητα/Συλλογή με βάση τον τίτλο της εγγραφής ii) με πλοήγηση σε κάποια ευρετήρια. Επιπλέον των ευρετηρίων ο χρήστης μπορεί να ανακτήσει εγγραφές από τις φασέτες. Κατά την παραμετροποίηση θα δημιουργηθούν ευρετήρια τα οποία θα ανταποκρίνονται στις ιδιαιτερότητες του υλικού του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας. Στο πρώτο στάδιο της παραμετροποίησης τα ευρετήρια κρίνουμε πως πρέπει να είναι τα εξής: Ενώ οι φασέτες είναι οι εξής: ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 16

4. Πρόοδος Υλοποίησης Διαδραστική παραμετροποίηση Η εταιρεία μας με την εμπειρία των στελεχών της στην υλοποίηση Ιδρυματικών Αποθετηρίων έχει καταλήξει σε κάποιες κοινές πρακτικές για την παραμετροποίηση και σχεδίαση του, λαμβάνοντας πάντα υπόψιν τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε Ιδρύματος. Παρόλα αυτά το προσωπικό του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας είναι σε θέση να γνωρίζει καλύτερα τις εσωτερικές του διαδικασίες, την ιεραρχία του προσωπικού κτλ και θα ήταν πολύτιμος συνεργάτης στην ολοκλήρωση της υλοποίησης της Υπηρεσίας. Για την αποτελεσματικότερη συνεργασία του προσωπικού της εταιρείας μας και του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας, θα προγραμματιστούν εβδομαδιαίες τηλεδιασκέψεις, κατά τις οποίες το προσωπικό της Elidoc αρχικά θα παρουσιάσει το περιβάλλον του λογισμικού του Ιδρυματικού Αποθετηρίου και στη συνέχεια θα αναλύει τα αναπτυχθέντα χαρακτηριστικά του. Στην πορεία των συνεδριών αυτών οι μηχανικοί μας είναι σε θέση να δέχονται οδηγίες για διορθώσεις, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες ή και προτάσεις για νέες λειτουργίες στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Η πρώτη τηλεδιάσκεψη θα προγραμματιστεί μόλις το ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας καταλήξει στην έκδοση που επιθυμεί να εγκατασταθεί και ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 17

μόλις οι μηχανικοί της Elidoc έχουν ολοκληρώσει την εγκατάσταση σε δοκιμαστικό server κατά προτίμηση της εταιρείας. 5. Πιλοτική Λειτουργία Αρχική Απόθεση Υλικού Η πιλοτική λειτουργία απόθεσης δοκιμαστικού υλικού θα ξεκινήσει μόλις η εταιρεία παραδώσει εγκατεστημένο τον κώδικα της εφαρμογής στον παραγωγικό server στις εγκαταστάσεις του ΤΕΙ Κεντρικής Μακεδονίας. ELiDOC Τεχνική Αναφορά για την Υπηρεσία 2: Ιδρυματικό Αποθετήριο 18