ΕΘΝΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ (Ε.Κ.Ε.Τ.Α.) / Κεντρική Διεύθυνση (ΚΔ) Θεσσαλονίκη, 19-03-2019 Αριθμ. Πρωτ.: 000698 ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ KAI ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ «Παροχή υπηρεσιών μεταφοράς, εστίασης και οργάνωσης εκδηλώσεων για την υλοποίηση συνάντησης εργασίας» Το Εθνικό Κέντρο Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης (ΕΚΕΤΑ) / Κεντρική Διεύθυνση (ΚΔ), νομικό πρόσωπο ιδιωτικού δικαίου, μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, που εδρεύει στη Θέρμη Θεσσαλονίκης, 6ο χλμ. Οδού Χαριλάου-Θέρμης, προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο (φυσικό ή νομικό πρόσωπο, ή ενώσεις και κοινοπραξίες αυτών) να υποβάλει πρόταση προσφορά, μη δεσμευτική για το ΕΚΕΤΑ, σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές της παρούσας πρόσκλησης, για την ανάθεση του έργου : «Παροχή υπηρεσιών μεταφοράς, εστίασης και οργάνωσης εκδηλώσεων για την υλοποίηση συνάντησης εργασίας» Η συνολική δαπάνη του έργου δεν πρέπει να υπερβαίνει τις πέντε χιλιάδες τριακόσια ενενήντα ευρώ (5.390,00 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ήτοι: διακόσια πενήντα ευρώ (250,00 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για την ΟΜΑΔΑ A, χίλια πενήντα ευρώ (1.050,00 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για την ΟΜΑΔΑ Β, επτακόσια είκοσι ευρώ (720,00 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για την ΟΜΑΔΑ Γ, εννιακόσια πενήντα ευρώ (950,00 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για την ΟΜΑΔΑ Δ και δύο χιλιάδες τετρακόσια είκοσι ευρώ (2.420,00 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για την ΟΜΑΔΑ Ε. Οι υποψήφιοι θα πρέπει να έχουν αποδεδειγμένη επαγγελματική εμπειρία στην υλοποίηση αντίστοιχων έργων και η προσφορά τους να πληροί τις Τεχνικές Προδιαγραφές της παρούσας Πρόσκλησης. Οι ενδιαφερόμενοι παρακαλούνται όπως υποβάλουν κλειστό (σφραγισμένο) φάκελο έγγραφης προσφοράς. Προσφορές μπορούν να υποβληθούν είτε για το σύνολο κάθε ομάδας (για μία ή περισσότερες ομάδες), είτε για το σύνολο του έργου, που αποτελεί αντικείμενο της παρούσας πρόσκλησης όπως προσδιορίζεται ειδικότερα στις τεχνικές προδιαγραφές αυτής με τα εξής στοιχεία: ΠΡΟΣΦΟΡΑ για «Παροχή υπηρεσιών μεταφοράς, εστίασης και οργάνωσης εκδηλώσεων για την υλοποίηση συνάντησης εργασίας» ΟΜΑΔΑ A ή ΟΜΑΔΑ Β ή ΟΜΑΔΑ Γ ή ΟΜΑΔΑ Δ ή ΟΜΑΔΑ Ε Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν μέχρι την Τρίτη, 26 Μαρτίου 2019 και ώρα 11:00 πμ στην ακόλουθη διεύθυνση: ΕΚΕΤΑ / ΚΔ Θεσσαλονίκη: 6ο χλμ. Χαριλάου Θέρμης, Κτίριο Θερμοκοιτίδας, Γραφείο Ι12 (Ισόγειο), 57001 Θέρμη Θεσσαλονίκης Μονάδα Προμηθειών και Περιουσίας Υπεύθυνος παραλαβής προσφορών: κα Παπαχρήστου Αλεξάνδρα, τηλ. +30 2310 498138 Για τη λήψη της τελικής απόφασης και επιλογής, μεταξύ των προσφορών που πληρούν τις τεχνικές προδιαγραφές της παρούσας Πρόσκλησης, θα συνεκτιμηθούν: α) Το ύψος της οικονομικής προσφοράς β) H πληρότητα και αρτιότητα της πρότασης
γ) Η τεχνική και επαγγελματική ικανότητα των υποψηφίων δ) Ο χρόνος παράδοσης Η υποβολή της προσφοράς συνεπάγεται την πλήρη και ανεπιφύλακτη αποδοχή από τον υποψήφιο Ανάδοχο όλων των όρων της παρούσας πρόσκλησης. Ο Ανάδοχος πριν την υπογραφή της σύμβασης ή την ανάθεση υποχρεούται να προσκομίσει: α) Απόσπασμα ποινικού μητρώου 1 β) Τελευταία τροποποίηση του καταστατικού της εταιρείας ή οποιοδήποτε άλλο επίσημο νομιμοποιητικό έγγραφο από το οποίο προκύπτει ο νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρείας, εφόσον ο προσφέρων είναι νομικό πρόσωπο γ) Φορολογική ενημερότητα σε ισχύ δ) Ασφαλιστική ενημερότητα σε ισχύ ε) Οποιοδήποτε άλλο δικαιολογητικό τυχόν ζητηθεί από την Αναθέτουσα Αρχή στα πλαίσια εφαρμογής της ισχύουσας περί δημοσίων συμβάσεων νομοθεσίας. Τον Ανάδοχο βαρύνουν οι ακόλουθες κρατήσεις: α) Ο προβλεπόμενος φόρος εισοδήματος β) Κράτηση ύψους 0,06%, υπέρ της Αρχής Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών (ΑΕΠΠ), η οποία επιβάλλεται επί της συνολικής αξίας κάθε αρχικής, τροποποιητικής ή συμπληρωματικής σύμβασης προ φόρων και κρατήσεων (άρθρο 350 παρ. 3 Ν. 4412/2016 & Κ.Υ.Α. 1191/2017 ΦΕΚ 969 Β /22-03-2017). Επί της παραπάνω κράτησης επιβάλλεται τέλος χαρτοσήμου 3%, πλέον εισφοράς υπέρ ΟΓΑ ποσοστού 20%, υπολογιζόμενου επί το τέλος χαρτοσήμου. γ) Κράτηση ύψους 0,06%, υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΑΑΔΗΣΥ), η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, χωρίς ΦΠΑ, της αρχικής και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης (άρθρο 4 παρ. 3 του Ν. 4013/2011, όπως ισχύει & Υ.Α. 5143/2014 ΦΕΚ 3335 Β /11-12-2014). Επί της παραπάνω κράτησης επιβάλλεται τέλος χαρτοσήμου 3%, πλέον εισφοράς υπέρ ΟΓΑ ποσοστού 20%, υπολογιζόμενου επί το τέλος χαρτοσήμου. Στοιχεία επικοινωνίας για πληροφορίες και διευκρινίσεις: Παπαδοπούλου Κατερίνα τηλ. +30 2310 498206, email: kpap@certh.gr Για το ΕΚΕΤΑ / ΚΔ Κωνσταντόπουλος Αθανάσιος Διευθυντής ΚΔ & Πρόεδρος ΔΣ 1 Η υποχρέωση προσκόμισης του αποσπάσματος ποινικού μητρώου αφορά: i) Στην περίπτωση φυσικού προσώπου, το φυσικό αυτό πρόσωπο, ii) Στην περίπτωση Ε.Π.Ε., Ι.Κ.Ε., Ο.Ε. και Ε.Ε. τους διαχειριστές, iii) Στην περίπτωση Α.Ε. τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, καθώς και όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, iv) Σε κάθε άλλη περίπτωση νομικού προσώπου το/τους νόμιμο/ους εκπρόσωπο/ους του, καθώς και τα πρόσωπα που είναι μέλη του διοικητικού, διευθυντικού ή εποπτικού οργάνου του εν λόγω οικονομικού φορέα ή έχουν εξουσία εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου σε αυτό.
ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ Γενικά Το Εθνικό Κέντρο Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης (ΕΚΕΤΑ), στο πλαίσιο υλοποίησης του ερευνητικού έργου «Fostering Clusters Interregional Collaboration and Integration into International Value Chains - ClusterFY, που συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξη (ΕΤΠΑ) και από εθνικούς πόρους, μέσω του προγράμματος «Interreg Europe» - Ερευνητικό Χρηματοδοτούμενο Έργο «PGI02158», πρόκειται να οργανώσει τριήμερη Συνάντηση Εργασίας από τις 27 εως τις 29 Μαρτίου 2019 και προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο να υποβάλλει πρόταση προσφορά μη δεσμευτική για το ΕΚΕΤΑ, σύμφωνα με τις ακόλουθες ειδικές προδιαγραφές έργου: Ειδικές Προδιαγραφές έργου Ομάδα Α: Υπηρεσίες μεταφοράς Προϋπολογισμός: 250,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 1. 1 η ημέρα συνάντησης (27.03.2019) Μεταφορά 30 ατόμων, για τις ανάγκες υλοποίησης εκπαιδευτικής επίσκεψης (study visit) σε οργανισμούς που εδρεύουν στην ευρύτερη περιοχή της Ζώνης Καινοτομίας Θεσσαλονίκης (με αναχώρηση από και επιστροφή στο κέντρο της Θεσσαλονίκης). Η μετακίνηση περιλαμβάνει 4-5 σημεία επίσκεψης με αντίστοιχες στάσεις και αναμονή. Το ακριβές πρόγραμμα της εκπαιδευτικής επίσκεψης θα κοινοποιηθεί στον ανάδοχο με την ανάθεση της σχετικής υπηρεσίας. 2. 3 η μέρα συνάντησης (29.03.2019) Μεταφορά 30 ατόμων από το κέντρο της πόλης της Θεσσαλονίκης στις εγκαταστάσεις του Εθνικού Κέντρου Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης (ΕΚΕΤΑ) στη Θέρμη (6ο χλμ. Οδού Χαριλάου-Θέρμης) και επιστροφή. Η μεταφορά προς και από το ΕΚΕΤΑ θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το πρόγραμμα της τριήμερης συνάντησης εργασίας το οποίο θα κοινοποιηθεί στον ανάδοχο με την ανάθεση της σχετικής υπηρεσίας. Ομάδα Β: Υπηρεσίες εστίασης Προϋπολογισμός: 1.050,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ Οι υπηρεσίες της Ομάδας Β περιγράφονται συνοπτικά στον παρακάτω Πίνακα 1: Πίνακας 1 α/α Υπηρεσία Εστίασης (ΜΕΡΟΣ Α) Αριθμός Άτομα 1 1 η ημέρα συνάντησης (27.03.2019) : διάλειμμα για καφέ 1 30 2 1 η ημέρα συνάντησης (27.03.2019) : γεύμα 1 30 3 3 η μέρα συνάντησης (29.03.2019) : διάλειμμα για καφέ 1 20 4 3 η μέρα συνάντησης (29.03.2019) : γεύμα 1 20
Πιο συγκεκριμένα: 1. Τη 1 η μέρα της συνάντησης (27.03.2019) Ένα διάλειμμα για καφέ (πρωί) στο οποίο θα προσφέρονται σε μπουφέ καφές, τσάι, χυμοί, αναψυκτικά, νερά, διάφορα αρτοποιήματα (πιττάκια σφολιάτας, βουτήματα και κέικ κλπ). Ένα γεύμα (το μεσημέρι) στο οποίο θα προσφέρονται σε μπουφέ σαλάτες, κρεατικά, ζυμαρικά, πατάτες ή ρύζι, ψωμί, γλυκά, αναψυκτικά και νερά. 2. Την 3 η μέρα της συνάντησης (29.03.2019) Ένα διάλειμμα για καφέ (πρωί) στο οποίο θα προσφέρονται σε μπουφέ καφές, τσάι, χυμοί, αναψυκτικά, νερά, διάφορα αρτοποιήματα (πιττάκια σφολιάτας, βουτήματα και κέικ κλπ). Ένα γεύμα (το μεσημέρι) στο οποίο θα προσφέρονται σε μπουφέ σαλάτες, κρεατικά, ζυμαρικά, πατάτες ή ρύζι, ψωμί, γλυκά, αναψυκτικά και νερά. Οι παραπάνω υπηρεσίες που αφορούν στην Ομάδα Β, θα προσφέρονται στο χώρο του ΕΚΕΤΑ, με την πιθανότητα ο καφές της 1 ης ημέρας της συνάντησης να προσφερθεί σε διαφορετικό χώρο επίσκεψης σύμφωνα με το πρόγραμμα που θα διαμορφωθεί και θα κοινοποιηθεί εγκαίρως στον ανάδοχο (με την ανάθεση της σχετικής υπηρεσίας). Ομάδα Γ: Υπηρεσίες εστίασης - οργάνωση δείπνου Προϋπολογισμός: 720,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ Οι υπηρεσίες της Ομάδας Γ περιγράφονται συνοπτικά στον Πίνακα 2: Πίνακας 2 α/α Υπηρεσία Εστίασης Αριθμός Άτομα 1 Δείπνο 27.03.2019 1 25 30 Ο Ανάδοχος θα αναλάβει να παρέχει τις υπηρεσίες εστίασης δείπνο, εκτός των εγκαταστάσεων του ΕΚΕΤΑ, σε κατάλληλο και ευχάριστο χώρο - εστιατόριο (είτε δικό του, είτε τρίτου), στο ιστορικό κέντρο της Θεσσαλονίκης. Στην τιμή προσφοράς του Αναδόχου περιλαμβάνεται και η δαπάνη εξεύρεσης και χρήσης του χώρου (εστιατορίου) όπου θα παρασχεθεί το δείπνο. Πιο συγκεκριμένα, ο ανάδοχος θα αναλάβει να παρέχει υπηρεσίες εστίασης-δείπνο, στις 27.03.2019, το οποίο θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα παρακάτω: Κυρίως πιάτο για κάθε συμμετέχοντα με κρεατικά ή ψαρικά επιλογής (δυνατότητα επιλογής και για χορτοφάγους) Σαλάτες και ορεκτικά Ποτά (κρασί, μπύρα, μεταλλικό νερό, αναψυκτικά, χυμοί) Επιδόρπιο Η ακριβής ώρα παράθεσης του δείπνου θα γνωστοποιηθεί στον Ανάδοχο που θα αναλάβει τη συγκεκριμένη υπηρεσία.
Η ποιότητα των υλικών για την παρασκευή των εδεσμάτων (η οποία δύναται να τεκμηριωθεί με κάθε πρόσφορο τρόπο), αποτελεί στοιχείο που θα ληφθεί υπόψη κατά την αξιολόγηση. Ομάδα Δ: Υπηρεσίες εστίασης - οργάνωση δείπνου Προϋπολογισμός: 950,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ Οι υπηρεσίες της Ομάδας Δ περιγράφονται συνοπτικά στον Πίνακα 3: Πίνακας 3 α/α Υπηρεσίες Εστίασης Αριθμός Άτομα 1 Δείπνο 28.03.2019 1 35 40 Ο Ανάδοχος θα αναλάβει να παρέχει τις υπηρεσίες εστίασης δείπνο, εκτός των εγκαταστάσεων του ΕΚΕΤΑ, σε κατάλληλο και ευχάριστο χώρο - εστιατόριο (είτε δικό του, είτε τρίτου), στο ιστορικό κέντρο της Θεσσαλονίκης. Στην τιμή προσφοράς του Αναδόχου περιλαμβάνεται και η δαπάνη εξεύρεσης και χρήσης του χώρου (εστιατορίου) όπου θα παρασχεθεί το δείπνο. Πιο συγκεκριμένα, ο ανάδοχος θα αναλάβει να παρέχει υπηρεσίες εστίασης-δείπνο, στις 28.03.2019 το οποίο θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα παρακάτω: Κυρίως πιάτο για κάθε συμμετέχοντα με κρεατικά ή ψαρικά επιλογής (δυνατότητα επιλογής και για χορτοφάγους) Σαλάτες και ορεκτικά Ποτά (κρασί, μπύρα, μεταλλικό νερό, αναψυκτικά, χυμοί) Επιδόρπιο Η ακριβής ώρα παράθεσης του δείπνου θα γνωστοποιηθεί στον Ανάδοχο που θα αναλάβει τη συγκεκριμένη υπηρεσία. Η ποιότητα των υλικών για την παρασκευή των εδεσμάτων (η οποία δύναται να τεκμηριωθεί με κάθε πρόσφορο τρόπο), αποτελεί στοιχείο που θα ληφθεί υπόψη κατά την αξιολόγηση. Ομάδα Ε: Υπηρεσίες οργάνωσης εκδήλωσης/σεμιναρίου Προϋπολογισμός: 2.420,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ Οι υπηρεσίες της Ομάδας Ε αφορούν την οργάνωση μονοήμερου σεμιναρίου τη 2 η μέρα της συνάντησης (28.03.2019) και θα πρέπει να καλύπτουν τις ακόλουθες ανάγκες: Ενοικίαση αίθουσας σε κεντρικό ξενοδοχείο της Θεσσαλονίκης, 5 αστέρων, με εύκολη σύνδεση με τα ΜΜΕ και parking Η χωρητικότητα της αίθουσας θα είναι για 50-60 άτομα Η αίθουσα πρέπει να διαθέτει εξοπλισμό ήχου και εικόνας Παροχή wifi για όλους τους συμμετέχοντες στους χώρους διεξαγωγής του σεμιναρίου Δύο μονόκλινα δωμάτια για 1 διανυκτέρευση στις 27.03 (Το κόστος των διανυκτερεύσεων συμπεριλαμβάνεται στην προσφορά του Αναδόχου) Η ημερίδα θα ξεκινήσει στις 08:30 και θα διαρκέσει μέχρι τις 17:30 με τρία διαλείμματα. Στο πρώτο και στο τελευταίο διάλειμμα θα προσφέρονται καφές, τσάι, νερό και διάφορα αρτοποιήματα (κουλουράκια, κέικ κλπ) για 50-60 άτομα (κόστος ανά άτομο). Το κόστος για την υπηρεσία αυτή συμπεριλαμβάνεται στην προσφορά του Αναδόχου.
Στο δεύτερο διάλειμμα θα προσφερθεί γεύμα σε μπουφέ που θα περιλαμβάνει σαλάτες, κρεατικά, ζυμαρικά, πατάτες ή ρύζι, ψωμί, γλυκά, αναψυκτικά και νερά (ενδεικτικά) για 50-60 άτομα (κόστος ανά άτομο). Το κόστος για την υπηρεσία αυτή συμπεριλαμβάνεται στην προσφορά του Αναδόχου. Επισημαίνονται τα ακόλουθα: 1. Οι ενδιαφερόμενοι δύνανται να καταθέσουν προσφορά είτε για κάθε Ομάδα (υποχρεωτικά όμως για το σύνολο της κάθε Ομάδας) είτε για το σύνολο των Ομάδων της παρούσας πρόσκλησης 2. Η υλοποίηση των υπηρεσιών εστίασης που περιγράφονται σε όλες τις ομάδες θα γίνει τμηματικά και ανάλογα με τις ημερομηνίες διοργάνωσης και το πρόγραμμα της τριήμερης συνάντησης εργασίας 3. Στις υπηρεσίες εστίασης οι προσφέροντες οφείλουν να συμπεριλάβουν την παροχή εξοπλισμού εστίασης (τραπέζι, μπουφέ, τραπέζια σερβιρίσματος, σερβίτσια, κλπ.) καθώς και ενός (1) ατόμου εξειδικευμένου, το οποίο θα παράσχει υπηρεσίες εγκατάστασης και απεγκατάστασης εξοπλισμού εστίασης, καθώς και άλλες υπηρεσίες σχετικές με την ομαλή λειτουργία του μπουφέ (π.χ. σερβίρισμα, καθάρισμα κ.α.) 4. Τα είδη του μενού που θα προσφέρονται (Ομάδα Β) στα μεσημεριανά γεύματα θα πρέπει να διαφοροποιούνται ελαφρώς μεταξύ των ημερών 5. Τα δείπνα των Ομάδων Γ και Δ θα πρέπει να διεξαχθούν σε διαφορετικούς χώρους και με διαφορετικό μενού 6. Οι προσφέροντες οφείλουν να συμπεριλάβουν στα γεύματα και στα δείπνα που περιγράφονται σε όλες τις ομάδες και πιάτα για χορτοφάγους (vegetarians) 7. Η προσφορά που θα κατατεθεί θα πρέπει να είναι αναλυτική, με ένδειξη του προσφερόμενου τιμήματος συνολικά και κατ άτομο (τιμή χωρίς ΦΠΑ, τον αναλογούντα ΦΠΑ και τιμή με ΦΠΑ) για τις ανωτέρω υπηρεσίες από τις οποίες θα προκύπτει το συνολικό προσφερόμενο τίμημα 8. Ο Ανάδοχος θα λάβει υπόψη ότι το τελικό κόστος των υπηρεσιών των Ομάδων Γ και Δ θα διαμορφωθεί από τον αριθμό των ατόμων που τελικά θα συμμετέχουν σε κάθε ένα από τα δύο δείπνα 9. Οι ανωτέρω προδιαγραφές καθορίζουν τις ελάχιστες απαιτήσεις των ζητούμενων υπηρεσιών και, συνεπώς, προσφορές με επιπλέον προσφερόμενα χαρακτηριστικά, πέραν των ανωτέρω, δεν απορρίπτονται, αλλά συνεκτιμώνται, υπό την προϋπόθεση ότι είναι στα πλαίσια του ανώτατου προϋπολογισμού της παρούσας Πρόσκλησης 10. Ο Ανάδοχος υποχρεούται, καθ όλη τη διάρκεια εκτέλεσης των ανωτέρω υπηρεσιών, να συνεργάζεται με την Αναθέτουσα Αρχή (ΕΚΕΤΑ), να λαμβάνει υπόψη του και να συμμορφώνεται προς τις οδηγίες, υποδείξεις και παρατηρήσεις της, για την άρτια υλοποίηση του έργου του