ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ ΕΝ ΙΑΜΕΣΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σ. Καράγιωργα - 84100 Ερµούπολη Τηλ.: 2281360800 Telefax: 2281360860 Ιστότοπος: www.notioaigaio.gr E-mail : notioaigaio@mou.gr Πληροφορίες : Β. Αραγιάννης ΕΠΕΙΓΟΝ - FAX Ερµούπολη, 27.05.2008 A.Π.: οικ. 5642 Προς: - ΟΤΑ Α & Β βαθµού Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου - ιοίκηση 2ης Υγειονοµικής Περιφ. Πειραιά & Αιγαίου - ΕΠΑΝΟΜ Α.Ε. Κοινοποίηση: ΥπΟιΟ Ε.Υ. Στρατηγικής, Σχεδιασµού & Αξιολόγησης Αν. Προγραµµάτων 1 η ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚ ΗΛΩΣΗΣ ΕΝ ΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΠΕΡΙΟ ΟΥ 2007-2013 ΚΑΤΑ ΤΗ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟ Ο Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ Έχοντας υπόψη: 1. Το άρθρο 90 του «Κώδικα Νοµοθεσίας για την Κυβέρνηση και Κυβερνητικά Όργανα» που κυρώθηκε µε το άρθρο πρώτο του Π.. 63/2005 (ΦΕΚ 98/Α/22.04.2005). 2. Την µε αριθµ. 5/01.04.2004 Απόφαση Π.Υ.Σ. (ΦΕΚ 93/02.04.2004, τεύχος Γ) «περί διορισµού του κ. Χαράλαµπου Κόκκινου στη θέση του µετακλητού Γενικού Γραµµατέα Περιφέρειας µε βαθµό 1ο των ειδικών θέσεων στην Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου». 3. Το Ν. 3614/03.12.2007 «ιαχείριση, έλεγχος και εφαρµογή αναπτυξιακών παρεµβάσεων για την προγραµµατική περίοδο 2007-2013» (ΦΕΚ 267/Α/03.12.2007) και ειδικότερα τις διατάξεις των άρθρων 5 και 22. 4. Την µε Α.Π. E (2007) 1389/28.03.2007 Απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την έγκριση του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς της Ελλάδας. 5. Την υπ αριθµ Ε (2007) 5439/06.11.2007 Απόφασης της Επιτροπής των ΕΚ για την έγκριση του Περιφερειακού Επιχειρησιακού Προγράµµατος «Κρήτης και Νήσων Αιγαίου», όπως ισχύει κάθε φορά. 6. Την Κοινή Υπουργική Απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών και Οικονοµίας & Οικονοµικών µε Α.Π. 9775/ΕΥΣ 1130 / 29.02.2008 µε θέµα: «Τροποποίηση της υπ αρ. 41540/Γ ΚΠΣ/275ΚΥΑ / 08.12.2000 (ΦΕΚ 1501Β ) κοινής υπουργικής απόφασης Σύστασης Ειδικής Υπηρεσίας στην Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου µε σκοπό την αναδιάρθρωση της υπηρεσίας σύµφωνα µε το άρθρο 6 του Ν. 3614/2007. 1
7. Την Υπουργική Απόφαση του Υφυπουργού Οικονοµίας & Οικονοµικών µε Α.Π. 1258/ΕΥΣ 281 / 11.01.08 (ΦΕΚ55 Β/18.01.2008) µε θέµα: «Ρυθµίσεις για τη διαδικασία επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007-2013, µέχρι την έκδοση του ελληνικού προτύπου διοίκησης και διαχείρισης έργων (µεταβατική περίοδος)» 8. Την µε Α.Π. 4670/ΕΥΣ 551 / 01.02.2008 εγκύκλιο του Υπ.Οι.Ο. µε θέµα: «Οδηγίες προς τις ΕΥ για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων περιόδου 2007-2013 για το διάστηµα µέχρι την έναρξη εφαρµογής του Ελληνικού Προτύπου ιοίκησης & ιαχείρισης Έργων (µεταβατική περίοδος)» Κ Α Λ Ε Ι Τους παρακάτω υνητικούς ικαιούχους πράξεων των επιχειρησιακών προγραµµάτων του ΕΣΠΑ της περιόδου 2007-2013: Υπουργείο Εθνικής Παιδείας & Θρησκευµάτων ΟΤΑ Α και Β βαθµού Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου ιοίκηση 2ης Υγειονοµικής Περιφέρειας Πειραιά & Αιγαίου ΕΠΑΝΟΜ ΑΕ για την υποβολή αίτησης - φακέλου προκειµένου να εξεταστεί η διαχειριστική τους επάρκεια κατά τη µεταβατική περίοδο (µέχρι την έκδοση και εφαρµογή του Ελληνικού Προτύπου ιοίκησης και ιαχείρισης Έργων), σύµφωνα µε το άρθρο 22 παρ. 2 του Ν. 3614/2007 όπως αυτό εξειδικεύτηκε µε την 1258/ΕΥΣ 281 / 11.01.2008 Υπουργική Απόφαση που ρυθµίζει τις διαδικασίες επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007-2013. 1. ΤΥΠΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΠΕΡΙΟ ΟΣ ΙΣΧΥΟΣ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Για το ικαιούχο που θα υποβάλει αίτηση-φάκελο επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας και θα λάβει εκπεφρασµένη θετική γνώµη, θα εκδοθεί από την Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου έγγραφο επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας, το οποίο κατ ελάχιστο θα ικανοποιεί τις απαιτήσεις που προβλέπονται για την κατηγορία Α και Β (επιβεβαίωση τύπου Α και τύπου Β). Συγκεκριµένα, ο φορέας αυτός θα µπορεί να εκτελεί πράξεις: µε τεχνικό αντικείµενο (δηµόσια έργα υποδοµής), όπως έργα οικοδοµικά, συγκοινωνιακά και δικτύων κοινής ωφέλειας, υδραυλικά, περιβάλλοντος, λιµενικά/αλιευτικά, βιοµηχανικής ανάπτυξης, ενέργειας, τηλεπικοινωνιών και δικτύων κ.α., καθώς και των τεχνικών µελετών τους. Υπενθυµίζεται ότι το έγγραφο επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας σχετίζεται µόνο µε το είδος και τις ιδιαιτερότητες των δράσεων και όχι µε τον προϋπολογισµό των έργων που ο φορέας υλοποιεί ή θα υλοποιήσει. (επιβεβαίωση τύπου Α) και έργα χωρίς τεχνικό αντικείµενο (υπηρεσίες και προµήθειες), όπως έργα/δράσεις προµήθειας και εγκατάστασης εξοπλισµού, δηµιουργίας και εγκατάστασης συστηµάτων πληροφορικής, ανάθεσης υπηρεσιών συµβούλων και λοιπών υπηρεσιών που δεν σχετίζονται µε την υλοποίηση τεχνικών έργων, κατάρτισης και συµβουλευτικής κ.α. (επιβεβαίωση τύπου Β) 2
Επισηµαίνεται ότι η επιβεβαίωση τύπων Α & Β δεν καλύπτει τον φορέα για την επάρκεια εκτέλεσης ειδικών δράσεων, δηλαδή εξειδικευµένων δράσεων ΕΚΤ, καθώς και λοιπών δράσεων, οι οποίες υλοποιούνται µε ίδια µέσα (δράσεις επιχειρήσεων ΟΤΑ, ΜΚΟ κα) για τις οποίες απαιτείται υποχρεωτικά επιβεβαίωση τύπου Γ. Το έγγραφο επιβεβαίωσης που θα χορηγηθεί θα καλύπτει τις υπηρεσιακές µονάδες, οι οποίες θα έχουν περιγραφεί στην αίτηση του φορέα (και εποµένως θα επιβεβαιωθεί η επάρκεια των διαδικασιών τους). Η επιβεβαίωση εποµένως δεν θα καλύπτει την επάρκεια άλλων υπηρεσιακών µονάδων του φορέα οι οποίες δεν περιγράφονται στην αίτησή του. Οι φορείς που θα λάβουν έγγραφο επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας, θα µπορούν να το χρησιµοποιήσουν για όλα τα συγχρηµατοδοτούµενα προγράµµατα και θα συνοδεύει κάθε µελλοντική πρόταση τους προς αυτά, µέχρι την έναρξη εφαρµογής του νέου Ελληνικού Προτύπου ιαχείρισης Έργων. Σε κάθε περίπτωση, δικαιούχος που θα λάβει επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας κατά τη µεταβατική περίοδο, οφείλει να πιστοποιηθεί σύµφωνα µε το Ελληνικό Πρότυπο ιοίκησης και ιαχείρισης Έργων, µέσω των µηχανισµών που θα προβλεφθούν για το σκοπό αυτό. 2. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΤΩΝ ΙΚΑΙΟΥΧΩΝ Οι γενικές απαιτήσεις οι οποίες καθορίζονται για τους δικαιούχους κατά τη µεταβατική περίοδο (σύµφωνα µε την ΥΑ 1258/ΕΥΣ 281 / 11.01.2008) είναι οι ακόλουθες : (i) Η συµβατότητα του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του δικαιούχου µε το κοινοτικό δίκαιο σχετικά µε την ανάθεση και διαχείριση δηµοσίων συµβάσεων (ii) Ο ορισµός των υπηρεσιών και των αρµοδίων οργάνων που είναι υπεύθυνα για τις διαδικασίες προγραµµατισµού και ωρίµανσης πράξεων, διενέργειας διαγωνισµού ανάθεσης και διαχείρισης συµβάσεων, παρακολούθησης και πιστοποίησης του φυσικού αντικειµένου και οικονοµικής διαχείρισης έργου (iii) Η τεκµηρίωση των ανωτέρω διαδικασιών µε τη µορφή εγχειριδίου, που χρησιµοποιεί για τη λειτουργία του ο δικαιούχος (iv) Η επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδοµής του δικαιούχου, η οποία διασφαλίζει επαρκή λειτουργικότητα και ασφαλή αποθήκευση διαχείριση πληροφοριών και αρχείων Η Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή προκειµένου να επιβεβαιώσει ότι ο υνητικός ικαιούχος πληροί τις παραπάνω απαιτήσεις θα εξετάσει τα ακόλουθα: Ι. Συµβατότητα του εφαρµοζόµενου θεσµικού πλαισίου λειτουργίας του φορέα µε το κοινοτικό δίκαιο σχετικά µε την ανάθεση και διαχείριση δηµοσίων συµβάσεων Η διασφάλιση της υλοποίησης των έργων σύµφωνα µε τους κανόνες του Κοινοτικού ικαίου, αλλά και µε πλήρη εφαρµογή όλων των εθνικών διατάξεων που είναι υποχρεωτικές ανάλογα µε τη νοµική µορφή του φορέα, ιδίως σε περιπτώσεις φορέων που εφαρµόζουν ειδικό κανονιστικό πλαίσιο για την ανάθεση, εκτέλεση και διαχείριση έργων, προµηθειών και υπηρεσιών, είναι πρωτεύουσας σηµασίας. Συγκεκριµένα θα εξετάζεται: ότι ο φορέας έχει την αρµοδιότητα υλοποίησης πράξεων η συµβατότητα του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του µε το Κοινοτικό δίκαιο και παράλληλα η εφαρµογή από τον φορέα όλων των εθνικών ρυθµίσεων που τον 3
αφορούν σε σχέση µε την ανάθεση και διαχείριση δηµοσίων συµβάσεων (έργων, προµηθειών και υπηρεσιών) ΙΙ. Οργανωτική οµή (απαραίτητες υπηρεσίες και όργανα του δυνητικού δικαιούχου και αντίστοιχες διαδικασίες) Η Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή θα εξετάσει τις υπηρεσίες ή/και τα αρµόδια όργανα του φορέα που προτείνεται να είναι υπεύθυνα για τις ακόλουθες διαδικασίες : α. Προγραµµατισµού έργων - ενεργειών β. Σχεδιασµού και ωρίµανσης έργων γ. ιενέργειας διαγωνισµού, ανάθεσης και διαχείρισης σύµβασης για τις περιπτώσεις δηµόσιων συµβάσεων δ. Παρακολούθησης και πιστοποίησης φυσικού αντικειµένου έργου ε. Οικονοµικής διαχείρισης έργου Οι αρµόδιες υπηρεσιακές µονάδες για τις ανωτέρω διαδικασίες θα µπορεί να αποτελούν είτε αυτόνοµες λειτουργικές µονάδες µε συγκεκριµένες αρµοδιότητες, είτε υποσύνολα µονάδων µε σαφώς καθορισµένες αρµοδιότητες και µε προσδιορισµένη περιγραφή καθηκόντων. Πρέπει επίσης µε την αίτηση - φάκελο του φορέα να καθοριστούν τα αρµόδια όργανα που είναι επιφορτισµένα µε τη λήψη των απαιτούµενων αποφάσεων για τις ανωτέρω διαδικασίες. Οι αρµόδιες υπηρεσίες, τα αρµόδια όργανα και οι υπεύθυνοι, πρέπει να αποτυπωθούν στο συνηµµένο τυποποιηµένο έντυπο που συνοδεύει την παρούσα (Τυποποιηµένο έντυπο Ι). Για την περίπτωση επιβεβαίωσης τύπου Α, θα πρέπει κατ ελάχιστο να υπάρχει συγκροτηµένη Τεχνική Υπηρεσία, η οποία θα πρέπει να διαθέτει σχετική αρµοδιότητα επίβλεψης παρακολούθησης δηµοσίων έργων / τεχνικών µελετών και διενέργειας αντίστοιχων διαγωνισµών. Η υπηρεσία αυτή θα πρέπει να είναι στελεχωµένη κατ ελάχιστο µε τρεις υπαλλήλους ΠΕ ή ΤΕ (µονίµους ή αορίστου χρόνου) εκ των οποίων οι δύο υποχρεωτικά διπλωµατούχοι µηχανικοί Πολυτεχνείου ή Πολυτεχνικής Σχολής ή µηχανικοί πτυχιούχοι ΤΕΙ. Πρέπει, επίσης, να υπάρχει συγκροτηµένη Οικονοµική Υπηρεσία στην οποία θα περιλαµβάνεται στο µόνιµο δυναµικό της υπάλληλος ΠΕ ή ΤΕ οικονοµικού τίτλου σπουδών. Για την περίπτωση επιβεβαίωσης τύπου Β, θα πρέπει να υπάρχει αντίστοιχη οργανική µονάδα (για τη διενέργεια διαγωνισµών και ανάθεση / παρακολούθηση συµβάσεων) αποτελούµενη κατ ελάχιστο από τρεις υπαλλήλους (µονίµους ή αορίστου χρόνου) εκ των οποίων ένας υποχρεωτικά ΠΕ. Σε κάθε περίπτωση, για να µπορεί ένας φορέας να αποδείξει την διαχειριστική του επάρκεια, για τις ελάχιστες απαιτούµενες υπηρεσίες/όργανα (προγραµµατισµού, ωρίµανσης, διαχείρισης δηµοσίων συµβάσεων/επιλογής ωφελουµένων, παρακολούθησης / πιστοποίησης φυσικού αντικειµένου και οικονοµικής διαχείρισης) θα πρέπει να εξασφαλίζει στην οργανωτική του δοµή τις ανωτέρω λειτουργίες και να µη στηρίζεται σε υπηρεσίες άλλων φορέων, πλην των περιπτώσεων που από τη νοµοθεσία έχει δηµιουργηθεί ξεχωριστό νοµικό πρόσωπο που αναλαµβάνει κάποια από τις λειτουργίες του φορέα (όπως π.χ. τα Περιφερειακά Ταµεία). Στην περίπτωση αυτή θα εκδίδεται επιβεβαίωση που θα καλύπτει και αυτά τα νοµικά πρόσωπα, εφόσον η σχετική αίτηση περιλαµβάνει σχετική τεκµηρίωση. 4
ΙΙΙ. Τεκµηρίωση διαδικασιών διαχείρισης (ύπαρξη εγχειριδίων) Στην αίτηση φάκελο επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας που θα υποβάλλονται πρέπει να περιγράφονται σε εγχειρίδιο/α, κατ ελάχιστο, οι ανωτέρω αναφερθείσες διαδικασίες που χρησιµοποιούνται. Η ύπαρξη εγχειριδίου διαδικασιών (οι οποίες καθορίζονται εγγράφως και εφαρµόζονται κατά τη λειτουργία του φορέα) αποτελεί µια από τις πιο σηµαντικές απαιτήσεις για την απόδειξη της διαχειριστικής ικανότητας του δυνητικού δικαιούχου. Η τεκµηρίωση των διαδικασιών διαχείρισης µπορεί είτε να συνδυάζεται µε την πιθανή εφαρµογή πιστοποιηµένου Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας (σύµφωνα µε το πρότυπο ISO 9001 1 ) από τον φορέα είτε όχι. Περίπτωση 1: ικαιούχοι, που διαθέτουν σε ισχύ πιστοποίηση κατά ISO 9001 Εφόσον ο δυνητικός δικαιούχος διαθέτει πιστοποίηση σε ισχύ σύµφωνα µε το πρότυπο ISO 9001 2 κατά το χρόνο που γίνεται η επιβεβαίωση, το πεδίο εφαρµογής της πιστοποίησης πρέπει να καλύπτει την υλοποίηση έργων δηµόσιου χαρακτήρα (ανάλογα µε τον τύπο της επιβεβαίωσης) και το πιστοποιηµένο Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας (Σ Π) να καλύπτει τις υπηρεσίες /όργανα (και τις προβλεπόµενες διαδικασίες) της παραγράφου II. Περίπτωση 2: Εφαρµογή τεκµηριωµένων διαδικασιών µε τη χρήση εγχειριδίων Στην περίπτωση αυτή ο δυνητικός δικαιούχος πρέπει να έχει προετοιµάσει και χρησιµοποιεί τεκµηριωµένες (γραπτές) διαδικασίες (µε εγχειρίδιο/α που έχει θέσει σε εφαρµογή), οι οποίες καλύπτουν τις υπηρεσίες / όργανα της παραγράφου ΙΙ. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται να υποβληθεί στα συνηµµένα δικαιολογητικά της αίτησης φακέλου και η απόφαση του αρµοδίου οργάνου του φορέα µε την οποία έχει τεθεί σε εφαρµογή η χρήση των εγχειριδίων διαδικασιών. IV. Ελάχιστες προϋποθέσεις επάρκειας υλικοτεχνικής υποδοµής Η αίτηση φάκελος που θα υποβληθεί, οφείλει να αποδεικνύει ότι ο φορέας διαθέτει µια ελάχιστη απαιτούµενη υλικοτεχνική υποδοµή, η οποία θα διασφαλίζει την επαρκή λειτουργικότητα και την ασφαλή αποθήκευση διαχείριση των πληροφοριών και των αρχείων. Για το λόγο αυτό και ανεξάρτητα από το µέγεθος του ο φορέας θα πρέπει να αποδεικνύει ότι διαθέτει κατ ελάχιστο τα ακόλουθα: µηχανογραφηµένη οικονοµική διαχείριση τήρηση του Ελληνικού Λογιστικού Σχεδίου ή άλλου κλαδικού σχεδίου (π.χ. διπλογραφικό σύστηµα για δήµους) για τους φορείς για τους οποίους το προβλέπει η σχετική νοµοθεσία ηλεκτρονική διασύνδεση των απαιτούµενων µονάδων (π.χ. της Τεχνικής Υπηρεσίας) µε βάσεις πληροφοριών (π.χ. ΓΓ Ε, SIMAP, Εθνικό Τυπογραφείο κ.α.). Επίσης πρέπει ο φορέας να διαθέτει Ηλεκτρονική διασύνδεση µε το σύστηµα Ηλεκτρονικής Υποβολής του ΟΠΣ. βιβλιοθήκη (ή ηλεκτρονική βιβλιοθήκη) µε το ισχύον θεσµικό πλαίσιο για την υλοποίηση έργων, µε πρότυπα τεύχη προκηρύξεων (ανάλογα µε τα έργα που υλοποιεί ο 1 ή ανάλογα διεθνή πρότυπα αντίστοιχων απαιτήσεων 5
φορέας), µε υπάρχοντες οδηγούς ή κείµενα αναφοράς (πρότυπα τεύχη της ΓΓ Ε, πρότυπα συµβάσεων έργων, οδηγούς ΜΟ, κτλ.). σύστηµα ηλεκτρονικής παρακολούθησης έργων τεχνική υποστήριξη της υποδοµής (αφορά κατά κύριο λόγο τη µηχανογραφική υποδοµή) χώρους και τρόπους ασφαλούς τήρησης φύλαξης των πληροφοριών και των κύριων αρχείων Η εκπλήρωση των ανωτέρω προϋποθέσεων θα βεβαιώνεται µε τη συµπλήρωση από το φορέα των σχετικών πεδίων στο τυποποιηµένο έντυπο Ι. Οι απαιτήσεις και τα κριτήρια παρουσιάζονται αναλυτικά στη συνηµµένη εγκύκλιο οδηγιών του ΥπΟιΟ µε Α.Π. 4670/ΕΥΣ 551/01.02.08 (συνηµµένο 4 / σχετ. 8). 3. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΞΕΤΑΣΗΣ ΤΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Η διαδικασία εξέτασης των αιτήσεων - φακέλων θα γίνει σύµφωνα µε τα ακόλουθα: (i) Έλεγχος πληρότητας των στοιχείων της αίτησης φακέλου Σε αυτό το στάδιο τα αρµόδια στελέχη της Ενδιάµεσης ιαχειριστικής Αρχής θα ελέγχουν ότι έχουν συµπληρωθεί όλα τα αναγκαία πεδία που σχετίζονται µε την κατηγορία επιβεβαίωσης που αιτείται ο υνητικός ικαιούχος. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι υπάρχουν σηµεία τα οποία δεν έχουν συµπληρωθεί ενώ θα έπρεπε, αποστέλλεται σχετική επιστολή προς τον δυνητικό δικαιούχο µε την οποία του ζητείται η υποβολή πρόσθετων στοιχείων για την πληρότητα της αίτησης φακέλου, θέτοντας συγκεκριµένη χρονική προθεσµία για την απόκριση του φορέα. (ii) Εξέταση της Αίτησης Φακέλου Η αίτηση - φάκελος της επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας θα εξεταστεί από την Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή µε τη χρήση σχετικής λίστας ελέγχου - φύλλου αξιολόγησης, βασιζόµενη στα στοιχεία του φακέλου της αίτησης του δυνητικού δικαιούχου. Στην περίπτωση, που ο δικαιούχος διαθέτει σε ισχύ πιστοποίηση κατά ISO 9001 (ή άλλο αντίστοιχο πρότυπο), δεν απαιτείται υποχρεωτικά, για την επιβεβαίωση της επάρκειας, αυτοψία επιθεώρηση από στελέχη της Ενδιάµεσης ιαχειριστικής Αρχής (εκτιµώντας ότι ο φορέας καλύπτεται από την πιστοποίηση που έχει λάβει), εκτός εάν κριθεί από την Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή ότι κατά την εξέταση του φακέλου της αίτησης υπάρχουν ερωτηµατικά που την καθιστούν αναγκαία. Σε διαφορετική περίπτωση (ο φορέας δεν διαθέτει σε ισχύ ISO 9001 κατά τα οριζόµενα παραπάνω) η επιβεβαίωση απαιτεί υποχρεωτικά αυτοψία επιθεώρηση. Στην περίπτωση αυτή η σχετική λίστα ελέγχου φύλλο αξιολόγησης θα εµπεριέχει και την έκθεση αυτοψίας. Σχέδιο της λίστας ελέγχου επισυνάπτεται (συνηµµένο 2). Οποιαδήποτε επικαιροποίηση της θα δηµοσιευτεί στην ιστοσελίδα της Υπηρεσίας www.notioaigaio.gr και στην ιστοσελίδα του ΕΣΠΑ www.espa.gr. Η αυτοψία θα αποτελεί επιθεώρηση εφαρµογής των διαδικασιών της παραγράφου 2.ΙΙ όπως αυτές περιγράφονται στα εγχειρίδια καθώς και επιβεβαίωση ότι εξασφαλίζονται οι ελάχιστες απαιτήσεις υλικοτεχνικής υποδοµής της παραγράφου 2.IV. Η Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή έχει το δικαίωµα να ζητήσει την πρόσθετη απόδειξη της κάλυψης κάποιων κριτηρίων από τον φορέα προκειµένου να ολοκληρώσει την επιβεβαίωση της επάρκειας του, ή να ζητήσει την υποβολή πρόσθετων στοιχείων ή 6
διευκρινίσεων, ή τέλος να ζητήσει τη συµµόρφωση σε σχέση µε συγκεκριµένες αποκλίσεις που διαπίστωσε, θέτοντας συγκεκριµένο χρόνο για την ανταπόκριση του φορέα. Σε περίπτωση έκφρασης αρνητικής άποψης, αυτή θα τεκµηριωθεί µε σχετική επιστολή προς το δυνητικό δικαιούχο, στην οποία θα αιτιολογείται η απόρριψη µε βάση συγκεκριµένα στοιχεία, τα οποία προέκυψαν από την ανωτέρω διαδικασία είτε κατά την διοικητική επαλήθευση είτε κατά την αυτοψία/ επιθεώρηση. Στην περίπτωση αυτή ο δυνητικός δικαιούχος έχει τη δυνατότητα να επανυποβάλει πρόταση µε αίτηµα επιβεβαίωσης της διαχειριστικής του επάρκειας σε κατάλληλο χρόνο αφού καλύψει τις ελλείψεις αδυναµίες που παρατηρήθηκαν. Σε περίπτωση έκφρασης θετικής άποψης θα πραγµατοποιηθεί η έκδοση εγγράφου επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας κατά τη µεταβατική περίοδο, η οποία σε ότι αφορά στην παρούσα πρόσκληση θα περιλαµβάνει τις κατηγορίες Α και Β (επιβεβαίωση τύπου Α και τύπου Β). 4. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ- ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Για αναλυτικότερες πληροφορίες σχετικά µε την υποβολή των αιτήσεων - φακέλων, και άλλες σχετικές διευκρινίσεις µπορείτε να απευθύνεστε στον κ. Βαγγέλη Αραγιάννη στο τηλέφωνο 2281360823, e-mail: evagarag@mou.gr Περαιτέρω γενικές πληροφορίες για τα θέµατα της Επιβεβαίωσης ιαχειριστικής Επάρκειας ικαιούχων της Προγραµµατικής Περιόδου 2007-2013 καθώς και τα σχετικά µε αυτά έγγραφα βρίσκονται δηµοσιευµένα στην ιστοσελίδα του ΕΣΠΑ: www.espa.gr, ενώ επιπλέον διευκρινιστικές ερωτήσεις (που δεν αφορούν την παρούσα πρόσκληση) µπορούν να διατυπώνονται στο email: infoespa@mnec.gr. Πληροφορίες για το Περιφερειακό Επιχειρησιακό Πρόγραµµα «Κρήτης & Νήσων Αιγαίου 2007-2013», το σύστηµα διαχείρισης του ΠΕΠ, το θεσµικό πλαίσιο υλοποίησης των πράξεων που εντάσσονται στο εν λόγω Πρόγραµµα, τους κανόνες επιλεξιµότητας δαπανών των πράξεων, καθώς και οποιαδήποτε πληροφορία για την υποβολή των προτάσεων στο πλαίσιο του ΠΕΠ «Κρήτης & Νήσων Αιγαίου» βρίσκονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.notioaigaio.gr. Ο ανωτέρω δικτυακός τόπος αποτελεί βασικό εργαλείο επικοινωνίας της Ενδιάµεσης ιαχειριστικής Αρχής µε το σύνολο των ενδιαφεροµένων για το Πρόγραµµα και ανακοινώνεται σε αυτόν κάθε σχετική πληροφορία. 5. Ο ΗΓΙΕΣ & ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΦΑΚΕΛΩΝ Η υποβολή της αίτησης - φακέλου πρέπει να πραγµατοποιηθεί µε τη χρήση του τυποποιηµένου εντύπου που επισυνάπτεται στη παρούσα πρόσκληση, Αίτηση - Τυποποιηµένο Έντυπο Ι [συνηµµένο 1]. Με την υποβολή της αίτησης - φακέλου του ο δυνητικός δικαιούχος πρέπει να δηλώσει, στο Τυποποιηµένο Έντυπο Ι (στοιχεία φορέα - τεκµηρίωση), µε πληρότητα και σαφήνεια την κάλυψη των απαιτήσεων µε βάση τα ισχύοντα για την κατηγορία του κριτήρια και να επισυνάψει τα απαιτούµενα έγγραφα / δικαιολογητικά. Στο έντυπο αυτό θα περιγράφονται οι εµπλεκόµενες υπηρεσιακές µονάδες του για τις οποίες θα ελεγχθεί η διαχειριστική επάρκεια. Τα ελάχιστα έγγραφα / δικαιολογητικά τα οποία πρέπει να συνυποβάλλονται µε την αίτηση φάκελο του δικαιούχου είναι : ΦΕΚ ίδρυσης /σύστασης ή/και καταστατικό, 7
Εσωτερικοί κανονισµοί λειτουργίας, αναθέσεων κτλ, Οργανόγραµµα φορέα / διαγράµµατα ροής εργασιών (κατ ελάχιστο για τις λειτουργίες υλοποίησης έργων), Απόσπασµα εγκεκριµένου εσωτερικού κανονισµού υπηρεσιών ή άλλου σχετικού εγγράφου στο οποίο θα προσδιορίζονται οι αρµοδιότητες των εµπλεκόµενων µονάδων και οργάνων στις λειτουργίες υλοποίησης έργων καθώς η περιγραφή θέσεων των υπευθύνων τους, Αντίγραφο του Πιστοποιητικού ISO (εφόσον υπάρχει), Εγχειρίδιο(α) διαδικασιών (σε ηλεκτρονική µορφή - π.χ. CD), Λίστα και υποδείγµατα τυποποιηµένων εντύπων (σε ηλεκτρονική µορφή), Βιογραφικά ελάχιστων προβλεπόµενων στελεχών µονάδας διαγωνισµών συµβάσεων και οικονοµικής υπηρεσίας, Αποφάσεις των αρµοδίων οργάνων του φορέα για την εφαρµογή των διαδικασιών και την ανάθεση πρόσθετων αρµοδιοτήτων σε υπηρεσίες ή όργανα. Επιπρόσθετα στο Τυποποιηµένο Έντυπο Ι πρέπει να καταγράφεται και η εµπειρία του φορέα σε αντίστοιχης φύσης / είδους έργα. Επισηµαίνεται ότι η εµπειρία αυτή λαµβάνεται υπ όψη επικουρικά. Η έλλειψη της δεν θα αποτελεί ικανό λόγο µη επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας. Στο σχετικό έντυπο ο φορέας πρέπει να περιλάβει όλες τις πράξεις, τις οποίες ανέλαβε να υλοποιήσει από οποιοδήποτε Επιχειρησιακό Πρόγραµµα κατά την περίοδο 2000 2006, ανεξαρτήτως του βαθµού υλοποίησης τους. Η υποβολή αίτησης φακέλου είναι δυνατή από τη δηµοσίευση της παρούσας στην ιστοσελίδα της Ενδιάµεσης ιαχειριστικής Αρχής (www.notioaigaio.gr). Η καταληκτική ηµεροµηνία υποβολής ορίζεται να είναι η 31 η /07/2008 Η αίτηση - φάκελος µπορεί να υποβληθεί σε έντυπη και ηλεκτρονική µορφή στην Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου, στη διεύθυνση Σάκη Καράγιωργα, 84100 Σύρος, τις ώρες 9.00 16.00 όλες τις εργάσιµες ηµέρες. Η αίτηση - φάκελος είναι δυνατόν να υποβληθεί και ταχυδροµικώς, επί αποδείξει µε ηµεροµηνία υποβολής την ηµεροµηνία αποστολής. Αίτηση Φάκελος που θα υποβληθεί χωρίς τη χρήση των τυποποιηµένων εντύπων απορρίπτεται. Εσωτερική ιανοµή: -Γραφείο Γεν. Γραµµατέα -Γραφείο Ε Α Ν. ωδεκανήσου Συνηµµένα: 1. Αίτηση - Τυποποιηµένο Έντυπο Ι 2. Σχέδιο υποδείγµατος του Τυποποιηµένου Εντύπου ΙΙ - Λίστας ελέγχου φύλλου Αξιολόγησης 3. Τυποποιηµένο Έντυπο ΙΙΙ- Έγγραφο Επιβεβαίωσης 4. Εγκύκλιος οδηγιών του ΥπΟιΟ (σχετ. 8) Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΣ ΚΟΚΚΙΝΟΣ 8