Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση. Αναβάθμιση της ποιότητας της εκπαίδευσης και προώθηση της κοινωνικής ενσωμάτωσης στις 3 Περιφέρειες Σταδιακής Εξόδου

Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας Κωδικός Πράξης ΟΠΣ: 335662 Τίτλος Πράξης: ΜΟΔΙΠ Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα: Άξονας Προτεραιότητας: Στοιχεία επιστημονικά υπεύθυνου του έργου: Πακέτο Εργασίας 4: Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση Αναβάθμιση της ποιότητας της εκπαίδευσης και προώθηση της κοινωνικής ενσωμάτωσης στις 3 Περιφέρειες Σταδιακής Εξόδου Πέτρος Καριώτογλου, Πάρκο Αγίου Δημητρίου, 50100, Κοζάνη, 2461056637, modip@uowm.gr Ποιότητα Διοικητικών Υπηρεσιών Παραδοτέο 4.2: Αναφορά με τα αποτελέσματα της έρευνας έτους 2013 - Αξιολόγηση Διοικητικών Υπηρεσιών, Υποδομών και Φοιτητικής Μέριμνας των Τμημάτων ΠΔΜ

Πίνακας Περιεχομένων ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 3 ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ΤΜΗΜΑΤΩΝ... 4 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ... 5 ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΑ ΔΕΛΤΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΥΠΟΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΦΟΙΤΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΔΜ... 7 ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ... 7 ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ... 12 ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 16 ΠΑΙΔΑΓΩΓΙΚΟ ΤΜΗΜΑ ΝΗΠΙΑΓΩΓΩΝ... 19 ΤΜΗΜΑ ΕΙΚΑΣΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΩΝ ΤΕΧΝΩΝ... 22 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΥΠΟΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΦΟΙΤΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΔΜ... 26 ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΥΠΟΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΦΟΙΤΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΔΜ (2013)... 30 ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ... 30 ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ... 32 ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 33 ΤΜΗΜΑ ΝΗΠΙΑΓΩΓΩΝ... 35 ΤΜΗΜΑ ΕΙΚΑΣΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΩΝ ΤΕΧΝΩΝ... 36 ΠΟΡΙΣΜΑ ΕΜΠΕΙΡΙΚΗΣ ΈΡΕΥΝΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ... 38 ~ 2 ~

Εισαγωγή Προκειμένου για την αξιολόγηση των διοικητικών υπηρεσιών, υποδομών και φοιτητικής μέριμνας των Τμημάτων ΠΔΜ προτάθηκε στο έργο ΕΣΠΑ της ΜΟΔΙΠ, η εμπειρική έρευνα αξιολόγησης του επιπέδου των υπηρεσιών που προσφέρονται σε μέλη ΔΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, Διοικητικούς Υπαλλήλους, Προπτυχιακούς, Μεταπτυχιακούς Φοιτητές και Υποψήφιους Διδάκτορες σε επίπεδο Τμήματος. Για να καταστεί δυνατή η αξιολόγηση, προηγήθηκε η σύνταξη ενός ερωτηματολογίου έρευνας. το οποίο συμπληρώνεται από όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου, τα οποία αξιολογούν τις υπηρεσίες του Τμήματος στο οποίο ανήκουν μία φορά για κάθε ημερολογιακό έτος. Η εν λόγω εμπειρική έρευνα αξιολόγησης αποτιμά την καταλληλότητα, λειτουργικότητα, αποδοτικότητα και την ποιότητα εν γένει των παρεχόμενων διοικητικών υπηρεσιών. Στην παρούσα έκθεση παρατίθενται τα γραφήματα με τα στατιστικά των αποτελεσμάτων αξιολόγησης κάθε Τμήματος για το ημερολογιακό έτος 2013 καθώς επίσης περιγράφονται τα πορίσματα της εμπειρικής έρευνας αξιολόγησης, τυχόν αδυναμίες, ελλείψεις και προβλήματα καθώς και προτάσεις για την αντιμετώπισή τους και την εν γένει βελτίωση των παρεχόμενων διοικητικών υπηρεσιών υποδομών και φοιτητικής μέριμνας. ~ 3 ~

Γραμματείες Τμημάτων Οι Γραµµατείες των Ακαδηµαϊκών Τµηµάτων, οι οποίες λειτουργούν σε επίπεδο Τµήµατος, έχουν τις εξής αρµοδιότητες: ιεκπεραιώνουν όλα τα θέµατα που αφορούν στις προπτυχιακές και µεταπτυχιακές σπουδές (εγγραφές, έκδοση καταλόγων, πιστοποιητικών και διπλωµάτων, έκδοση φοιτητικών ταυτοτήτων, θεώρηση βιβλιαρίου υγείας, κλπ). υποστηρίζουν γραµµατειακά τη λειτουργία των συλλογικών οργάνων των Ακαδηµαϊκών Τµηµάτων ( ιοικητικό Συµβούλιο Γενική Συνέλευση), διεκπεραιώνουν τις αποφάσεις τους και παρακολουθούν την εκτέλεσή τους. Προωθούν τις διαδικασίες προκήρυξης θέσεων, εκλογής και εξέλιξης του ιδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού καθώς και την προκήρυξη θέσεων, πλήρωση και εξέλιξη του λοιπού προσωπικού του Τµήµατος. Μεριµνούν για την κατάρτιση και προώθηση στη διοίκηση του προγράµµατος σπουδών. Παρακολουθούν και φροντίζουν για την εφαρµογή του ωρολογίου προγράµµατος και τη διεξαγωγή των εξετάσεων. Προβαίνουν στις αναγκαίες ενέργειες για την έκδοση συγγραµµάτων και σηµειώσεων και φροντίζουν για την έκδοση απόφασης από τα όργανα του Τµήµατος για τη διανοµή τους. Επιµελούνται των αιτηµάτων των φοιτητών και τους παρέχουν κάθε πληροφορία. Τηρούν το πρωτόκολλο εισερχόµενης και εξερχόµενης αλληλογραφίας στο Τµήµα. Ευθύνονται για την τήρηση των αρχείων των φοιτητών, την καταχώρηση των εγγράφων, των βαθµολογίων κλπ. Φροντίζουν για την σύνταξη και διανοµή των ωριαίων και ωρολογίων προγραµµάτων. ~ 4 ~

Διαδικασία Αξιολόγησης Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί µία σηµαντική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου που απαιτείται να διαδραµατίζει σηµαντικό ρόλο στην επίτευξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών στόχων του Πανεπιστηµίου. Απαιτείται η δέουσα σηµασία στη διαδικασία της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση της Γραµµατείας Τµήµατος διεξάγεται από επιτροπή η οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΜ Εκπρόσωπο της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης Πρόεδρο Τµήµατος Φλώρινας (για τµήµατα της Κοζάνης) Πρόεδρο Τµήµατος Κοζάνης (για τµήµατα της Φλώρινας) 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον προϊστάµενο του τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση συζητούνται µία σειρά από θέµατα όπως: Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις. Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Π.χ Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού ~ 5 ~

4. Ο προϊστάµενος της Γραµµατείας είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο παραδίδεται στην επιτροπή αξιολόγησης. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την υπηρεσία του Τμήματος στο οποίο ανήκουν μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. ~ 6 ~

Απογραφικά Δελτία Εσωτερικής Αξιολόγησης Διοικητικών Υπηρεσιών Υποδομών και Φοιτητικής Μέριμνας των Τμημάτων ΠΔΜ Τμήμα Μηχανολόγων Μηχανικών ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Μηχανολόγων Μηχανικών Τζήκας Βάϊος Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Σκοπός είναι η ομαλή, εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία της Γραμματείας στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της που μεταξύ των άλλων είναι και η ενημέρωση των συλλογικών οργάνων λήψης αποφάσεων για την ισχύουσα νομοθεσία, καθώς και για κάθε νομικό και γενικό διοικητικό θέμα που ανακύπτει. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Μέλη ΔΕΠ Φοιτητές Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Το Οργανόγραμμα της υπηρεσίας έχει ως εξής: Βάιος Τζήκας Προϊστάμενος της Υπηρεσίας Γ ΠΕ Διοικητικού/Οικονομικού (Μ.Υ) Θεοδώρα Κίτσογλου Υπάλληλος Γραμματείας Ε ΤΕ Διοικητικού/Λογιστικού (ΙΔΑΧ) Θεοδώρα Τριγώνη Υπάλληλος Γραμματείας Ε ΤΕ Διοικητικού/Λογιστικού (ΙΔΑΧ) Άννα Τζήκα Υπάλληλος Γραμματείας Ε ΠΕ Διοικητικού/Οικονομικού (ΙΔΑΧ) Μιχαήλ Μίγγος Υπάλληλος Γραμματείας Ε ΤΕ Μηχανικών (ΙΔΑΧ) ~ 7 ~

Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης για όλα τα θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητες του Τμήματος. 2. Οργάνωση των εγγραφών φοιτητών σε κάθε ακαδημαϊκό έτος και εξάμηνο. 3. Έκδοση, μετά από αίτηση του φοιτητή, πιστοποιητικών εγγραφής στο Τμήμα, αναλυτικών βαθμολογιών και άλλων σχετικών Βεβαιώσεων (συμμετοχή σε εξετάσεις, βαθμολογική κατάταξη κ.λ.π.). 4. Κεντρική καταχώρηση της βαθμολογίας των φοιτητών. 5. Τήρηση πρωτοκόλλου. 6. Σύνταξη, δακτυλογράφηση, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας του Τμήματος. 7. Έκδοση ωρολογίων προγραμμάτων μαθημάτων και εξεταστικών περιόδων. 8. Μέριμνα για το συντονισμό της εκπαιδευτικής δραστηριότητας σε θέματα που αναφέρονται στο ωρολόγιο πρόγραμμα και στην πραγματοποίηση των εξετάσεων. 9. Μέριμνα για τις διαδικασίες που αφορούν στις εγγραφές, διακοπές σπουδών διαγραφές, μετεγγραφές και κατατακτήριες εξετάσεις. 10. Τήρηση μητρώων φοιτητών, διπλωματούχων, καθώς και τα μητρώα των Υποψηφίων Διδακτόρων και Διδακτόρων. 11. Έκδοση, μετά από αίτηση των Υπ. Διδακτόρων των ανάλογων πιστοποιητικών. 12. Σύνταξη σε συνεργασία με τα Μέλη ΔΕΠ του Τμήματος του πίνακα Οικονομικών αναγκών και του Προϋπολογισμού του Τμήματος από τον τακτικό Προϋπολογισμό του Πανεπιστημίου. 13. Διεκπεραίωση των οικονομικών του Τμήματος από τον Τακτικό Προϋπολογισμό ( Προεγκρίσεις Πρακτικά Παραλαβής-Βεβαιώσεις καταχώρησης στο βιβλίο Παγίων κλπ). 14. Διεκπεραίωση των δικαιολογητικών μετακινήσεων των μελών ΔΕΠ (για εκλεκτορικά, εξέταση διδακτορικών, συνέδρια κλπ.). 15. Χρήση του προγράμματος ΔΙΑΥΓΕΙΑ για την ανάρτηση των εγγράφων του Τμήματος όπου απαιτείται.(πράξεις, Προσκλήσεις, Συγκρότηση συλλογικών οργάνων κλπ). 16. Αποστολή Στατιστικών Στοιχείων τόσο στο Υπουργείο όσο και στη Στατιστική Υπηρεσία Κοζάνης. 17. Παροχή στατιστικών στοιχείων στα πλαίσια της ΜΟΔΙΠ. 18. Οργάνωση Γενικών Συνελεύσεων Τμήματος και τήρηση πρακτικών. 19. Οργάνωση Γενικών Συνελεύσεων Ειδικής Σύνθεσης και τήρηση πρακτικών 20. Ορκωμοσίες υποψήφιων διπλωματούχων. 21. Οργάνωση Κατατακτήριων εξετάσεων. 22. Διεκπεραίωση αλληλογραφίας. 23. Έκδοση πιστοποιητικών (αντίγραφα Διπλωμάτων, αναλυτικές βαθμολογίες, βεβαιώσεις Σπουδών κλπ). ~ 8 ~

24. Σύνταξη καταλόγου συγγραμμάτων- καταχώρηση στον ΕΥΔΟΞΟ. 25. Τεχνική Υποστήριξη Υπολογιστών σε επίπεδο Hardware/Software. 26. Υποβοήθηση Διοικητικού/Εκπαιδευτικού Προσωπικού σε θέματα Τεχνολογίας. 27. Διαχείριση δημοσιεύσεων της ιστοσελίδας του τμήματος & Τεχν. Υποστήριξη. 28. Επισκευή/Συντήρηση λοιπών περιφερειακών συσκευών (φωτοτυπικά /projectors κλπ). 29. Έλεγχος Ακαδημαϊκών Ταυτοτήτων. Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Μέριμνα για τη διάθεση των εκπαιδευτικών βοηθημάτων στους φοιτητές. 2. Δανεισμός βιβλίων από τη Βιβλιοθήκη στα μέλη ΔΕΠ, Φοιτητές, Υπ. Διδάκτορες κλπ. 3. Καταγραφή των βιβλίων στο Πρωτόκολλο της Βιβλιοθήκης. 4. Καταγραφή των Σπουδαστικών και των Διπλωματικών Εργασιών. 5. Επιτηρήσεις σε εξετάσεις. 6. Σύνταξη-Διαμόρφωση Διπλωμάτων. 7. Θέματα βιβλιοθήκης (παραγγελίες συγγραμμάτων). 8. Υποβοήθηση Φοιτητών σε θέματα τεχνολογίας. 9. Επίλυση προβλημάτων στην ηλεκτρονική γραμματεία με θέματα που έχουν να κάνουν με τους λογαριασμούς και την πρόσβαση των φοιτητών. 10. Έλεγχος ηλεκτρολογικού εξοπλισμού σε 1 ο βαθμό διάγνωσης. 11. Υποβοήθηση προγραμμάτων ERASMUS και IASTE. 12. Υποβοήθηση ερευνητικών προγραμμάτων. 13. Υποβοήθηση εκδηλώσεων Τμήματος. 14. Υποβοήθηση σε στατιστικές έρευνες άλλων φορέων (ΑΕΙ). Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Κατά προσέγγιση για ένα ακαδημαϊκό έτος Δημιουργία 130 Μητρώων και Φακέλων Νεοεισερχομένων φοιτητών. 1.000 Ανανεώσεις εγγραφών (500 ανά εξάμηνο). Καταχωρήσεις 225 βαθμολογιών για μαθήματα (75 μαθήματα για τρεις εξεταστικές). Πρωτόκολλο περίπου για 1000 έγγραφα (εισερχόμενα-εξερχόμενα). 2500 Βεβαιώσεις σπουδών, Επίσημα Πιστοποιητικά. 500 Αναλυτικές βαθμολογίες. 150 Πιστοποιητικά Στρατολογίας. 2 Ωρολόγια Προγράμματα. ~ 9 ~

3 Προγράμματα Εξεταστικής. Τήρηση 70 περίπου Μητρώων Υπ. Διδακτόρων. 20 Βεβαιώσεις Υπ. Διδακτόρων. 17 Διαγραφές Φοιτητών. 10 Διακοπές σπουδών. 60 Σπουδαστικές Εργασίες. 65 Διπλωματικές Εργασίες. 100 Προεγκρίσεις-Τιμολόγια. 100 Πρακτικά Παραλαβής Βεβαιώσεις Καταχώρησης στο Βιβλίο Παγίων. 20 Δικαιολογητικά Μετακινήσεων Μελών ΔΕΠ. 60 Αναρτήσεις στο Πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 10 περίπου Γενικές Συνελεύσεις Τμήματος. 8 περίπου Γενικές Συνελεύσεις Ειδικής Σύνθεσης. 3 ορκωμοσίες. 50 περίπου εκδόσεις πτυχίων. 3 x Επισκευές περίπου την εβδομάδα σε επίπεδο Hardware. 4 x Επισκευές την εβδομάδα σε επίπεδο Software. Κατά μέσο όρο 5 κλήσεις την ημέρα για τεχνική υποστήριξη, εκπαίδευση στη χρήση λογισμικού ή τεχνικές συμβουλές από το διοικητικό προσωπικό, το ακαδημαϊκό προσωπικό και τους φοιτητές. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Συνεργασία της Υπηρεσίας με όλες τις ακαδημαϊκές, διοικητικές και τεχνικές μονάδες του ΠΔΜ στο πλαίσιο λειτουργίας του Τμήματος. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ΚΕΠ όλης της Χώρας. Α.Ε.Ι του Εσωτερικού και του Εξωτερικού. Στρατολογίες όλης της Χώρας. ΙΚΥ. Σχολεία Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης όλης της χώρας. ΔΟΑΤΑΠ. Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού. ΕΛΣΤΑΤ. Συνεργασία της υπηρεσίας με το πρόγραμμα ΕΥΔΟΞΟΣ για θέματα που αφορά σε συγγράμματα για την κάλυψη των αναγκών των φοιτητών, και για θέματα παραγγελίας συγγραμμάτων για τη βιβλιοθήκη του Τμήματος. Συνεργασία με τις υπηρεσίες ΕΥΔΟΞΟΣ καθώς και με τις υποδομές του πανεπιστημίου για ~ 10 ~

εξ αποστάσεως εκπαίδευση όπως η e-class. Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Η υπηρεσία καταφέρνει να έχει πολύ καλές επιδόσεις σε όλες τις δραστηριότητες της. Θα μπορούσε να βελτιωθεί η πλήρης μηχανογράφηση του συστήματος των βαθμολογιών και των ωρολογίων προγραμμάτων. Η καλύτερη διαχείριση των αιθουσών από πλευράς κατάρτισης του ωρολογίου προγράμματος. Η λειτουργίας της βιβλιοθήκης θα μπορούσε να είναι καλύτερη, αλλά δεν υπάρχει το εξειδικευμένο προσωπικό. Επίσης η υπηρεσία εξειδικεύεται στην Επισκευή ηλεκτρονικών υπολογιστών και καταφέρνει να συντηρεί τον εξοπλισμό σε αρκετά καλή κατάσταση δεδομένου των περιορισμών σε ανταλλακτικά. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Στο επόμενο χρονικό διάστημα θα υλοποιηθεί η ηλεκτρονική καταχώρηση των βαθμολογιών από τους διδάσκοντες, ενώ γίνεται προσπάθεια να λυθούν προβλήματα του λογισμικού που αφορά τον οδηγό σπουδών έτσι ώστε να γίνονται ηλεκτρονικά οι δηλώσεις από τους ίδιους τους φοιτητές. Η λειτουργία βιβλιοθήκης θα μπορούσε να βελτιωθεί και να φτάσει σε άριστο επίπεδο για τα δεδομένα του ΠΔΜ εάν συνενωθεί με την βιβλιοθήκη του ΤΜΠΤ και εισέρθει σε μια κουλτούρα «Κεντρικής Βιβλιοθήκης Αναγνωστηρίου». Γενικότερα, η υπηρεσία, σε συνεργασία με την Διοίκηση και τα άλλα Τμήματα του ΠΔΜ πρέπει να συντάξουν αρχικά ένα «εγχειρίδιο οδηγιών» (έως ότου να εκδοθεί και θεσμοθετηθεί ο εσωτερικός κανονισμός) που να απαντάει και να περιγράφει τις διαδικασίες χειρισμού των οποιαδήποτε προβλημάτων που προκύπτουν και τις περισσότερες φορές είναι κοινά για όλα τα Τμήματα του ΠΔΜ. Το εγχειρίδιο αυτό θα είναι πρόδρομος του νέου κανονισμού με βάση το νέο νομοθετικό πλαίσιο που διέπει την τριτοβάθμια εκπαίδευση. Η τακτικότερη συνεργασία, τόσο με τη Διοίκηση του Τμήματος όσο και με κάθε ένα μέλος ΔΕΠ ξεχωριστά, θα μπορούσε να επιλύσει κάποια προβλήματα που ανακύπτουν. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Δεν αφορά όλα τα μέλη του προσωπικού Συμμετοχή σε σεμινάριο Η/Υ για 5 ημέρες. Συμμετοχή σε σεμινάρια της CARDISOFT για τις νέες δυνατότητες της ηλεκτρονικής γραμματείας. Συμμετοχή σε επιμόρφωση της Microsoft για τα Windows Services. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Είναι πλέον αναγκαία η συμμετοχή όλου του Προσωπικού (και του Προϊσταμένου συμπεριλαμβανομένου) σε ενότητες σεμιναρίων που διοργανώνοντα από το ΕΚΔΔΑ ~ 11 ~

περιφερειακά. Δυστυχώς, ο φόρτος εργασίας και η απαίτηση φυσικής παρουσίας προσωπικού στη Γραμματεία τις κρίσιμες περιόδους υλοποίησης των σεμιναρίων, αποτέλεσαν τροχοπέδη για τη συμμετοχή μας. Ευελπιστούμε στο άμεσο μέλλον να δηλώσουμε συμμετοχή και να προταθούμε ως συμμετέχοντες. Εξειδικευμένη εκπαίδευση σε περιβάλλον MacOS, Linux, Windows Server, προτείνεται για τον Τεχνικό Υπάλληλο του Τμήματος. Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών Ιωάννα Μπενιουδάκη Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Η άμεση διεκπεραίωση όλων των διοικητικών και φοιτητικών θεμάτων και η διοικητική σύνδεση του Τμήματος Μηχανικών Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών με το Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας. Η ενημέρωση, συνεργασία και εξυπηρέτηση τόσο των φοιτητών όσο και του ακαδημαϊκού προσωπικού (μέλη ΔΕΠ, Ε.Ε.ΔΙ.Π. κ.λ.π). Η διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας του Τμήματος, η συνεργασία με την κεντρική διοίκηση του Πανεπιστημίου και τις γραμματείες άλλων Τμημάτων. Τέλος, η σύνδεση με την τοπική κοινωνία μέσα από ένα σύνολο ενεργειών διευκόλυνσης και εξυπηρέτησης πολιτών. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Οι φοιτητές του Τμήματός μας, το διδακτικό και εργαστηριακό προσωπικό. Κατ επέκταση, διάφοροι φορείς (πχ. Οικονομικό Επιμελητήριο Δυτικής Μακεδονίας, Σύλλογος Νεανικής Επιχειρηματικότητας, κ.α) τους οποίους η υπηρεσία μας διευκολύνει να διοργανώνουν εκδηλώσεις και σεμινάρια. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Η Γραμματεία του Τμήματος Μηχανικών Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών στελεχώνεται ~ 12 ~

από την Προϊσταμένη Γραμματείας, κα Ιωάννα Μπενιουδάκη, μόνιμη υπάλληλο ΠΕ- Διοικητικού-Οικονομικού και τη κα Δέσποινα Βαβλιάρα, υπάλληλο ΙΔΑΧ, ΠΕ-Διοικητικού. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Διαδικασίες που αφορούν σε εγγραφές νεοεισαχθέντων φοιτητών, όλων των κατηγοριών, κατατακτήριες εξετάσεις. Τήρηση μηχανογραφημένου αρχείου προπτυχιακών φοιτητών και υποψήφιων διδακτόρων, στο οποίο περιλαμβάνονται προγράμματα σπουδών, δηλώσεις μαθημάτων, βαθμολογίες, αναλυτικές βαθμολογίες, στοιχεία σχετικά με τις υποτροφίες και τη χορήγηση πτυχίων. Σύνταξη ωρολογίων προγραμμάτων μαθημάτων και εξετάσεων, συντονισμός εκπαιδευτικής διαδικασίας. Εξυπηρέτηση αιτημάτων φοιτητών όπως η έκδοση πιστοποιητικών και η πληροφόρηση για θέματα που αφορούν την εκπαιδευτική διαδικασία, όχι μόνο κατά τις ώρες εξυπηρέτησης του κοινού, αλλά και οποιαδήποτε στιγμή ζητηθεί από την υπηρεσία μας. Παρακολούθηση - υποστήριξη των φακέλων των μελών ΔΕΠ του Τμήματος. Γραμματειακή υποστήριξη συλλογικών οργάνων του Τμήματος, καθώς και συλλογικών αποφάσεων και διαδικασιών. Τήρηση πρωτοκόλλου Τμήματος. Διεκπεραίωση εισερχόμενης εξερχόμενης αλληλογραφίας. Τήρηση Αρχείου του Τμήματος. Οικονομική διαχείριση. Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Η τήρηση πρακτικών της Γενικής Συνέλευσης και της Γενικής Συνέλευσης Ειδικής Σύνθεσης του Τμήματος και η εκτέλεση των αποφάσεών τους. 2. Στατιστικά στοιχεία φοιτητών. 3. Ο έλεγχος και η έγκριση της Ακαδημαϊκής Ταυτότητας. 4. Διανομή βιβλίων μέσω του Προγράμματος "Εύδοξος". 5. Έκδοση Οδηγών Σπουδών του Τμήματος. 6. Οι διαδικασίες προκήρυξης, πλήρωσης θέσεων και εξέλιξης του διδακτικού και λοιπού προσωπικού. 7. Διαδικασίες αναγορεύσεως διδακτόρων. 8. Προκηρύξεις και προσλήψεις διδασκόντων με το Π.Δ. 407/80 ή έκτακτου διδακτικού προσωπικού. 9. Η διαδικασία ηλεκτρονικής ανάρτησης των ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα του Τμήματος 10. Η διαδικασία ηλεκτρονικής ανάρτησης εγγράφων στο Πρόγραμμα "ΔΙΑΥΓΕΙΑ". 11. Ορκωμοσίες και έκδοση τίτλων σπουδών. ~ 13 ~

12. Ανταποδοτικές υποτροφίες. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) 1. Αριθμός εγγράφων εισερχόμενης εξερχόμενης αλληλογραφίας: 500. 2. Αριθμός πιστοποιητικών αναλυτικής βαθμολογίας: 100. 3. Αριθμός Βεβαιώσεων Σπουδών: 600. 4. Αριθμός πιστοποιητικών στρατολογίας: 60. 5. Έκδοση αποφάσεων και διεκπεραίωση: 60-80. 6. Προεγκρίσεις Τιμολογίων: 60-80. 7. Έκδοση τίτλων σπουδών: 40. 8. Αριθμός Ανακοινώσεων: 300. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων. Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού. Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης. Τμήμα Γραμματείας Διοικούσας Επιτροπής. Γραφείο Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής. Επιτροπή Ερευνών. Γραμματείες άλλων Τμημάτων του Πανεπιστημίου Δυτ. Μακεδονίας. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Συνεργασία με το Δήμο Κοζάνης για θέματα που αφορούν ανακύκλωση, αστική συγκοινωνία, διαμόρφωση εξωτερικού χώρου, κ.α. Συνεργασία με τοπικούς φορείς και συλλόγους για την παραχώρηση χώρου και αντίστοιχων διευκολύνσεων για τη διοργάνωση ημερίδων, σεμιναρίων, εκθέσεων και εκδηλώσεων. Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Πολύ καλές επιδόσεις: α) Στην άμεση εξυπηρέτηση των φοιτητών με την εξίσου άμεση έκδοση πιστοποιητικών αναλυτικής βαθμολογίας, βεβαιώσεων φοίτησης, αντιγράφων πτυχίων, αποφοιτηρίων (διαγραφές), αναστολής σπουδών, κ.α. ~ 14 ~

β) Στην άμεση ενημέρωση των φοιτητών και του διδακτικού προσωπικού με την ανάρτηση γενικών ανακοινώσεων, αποτελεσμάτων των εξετάσεων, προκηρύξεων υποτροφιών, μεταπτυχιακών, κ.α. και γενικά θεμάτων που τους αφορούν, στον οικείο χώρο του Τμήματος, αλλά και με αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Δραστηριότητες που θα μπορούσαν να βελτιωθούν: α) Η δυνατότητα online υποβολής αιτημάτων ηλεκτρονικά και η δυνατότητα εκτύπωσης των βεβαιώσεων κυρίως από τον ίδιο τον φοιτητή, χωρίς να χρειάζεται να προσέλθει στη Γραμματεία. β) Η δυνατότητα εισαγωγής των βαθμολογιών από τους ίδιους τους διδάσκοντες. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. 1. Εμπλουτισμός των προγραμμάτων μηχανοργάνωσης των Γραμματειών. 2. Περιορισμός γραφειοκρατίας. 3. Επιμόρφωση προσωπικού στη χρήση νέων τεχνολογιών/προγραμμάτων. 4. Ενίσχυση του διοικητικού προσωπικού. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Επιμόρφωση τεσσάρων ωρών από την εταιρεία του Προγράμματος Διαχείρισης της Γραμματείας, σε θέματα αναβάθμισης του προγράμματος που το παρακολούθησε η μοναδική υπάλληλος της Γραμματείας, χωρίς να έχει παρακολουθήσει τη βασική εκπαίδευση πάνω στο Πρόγραμμα. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Μεγάλη ανάγκη επιμόρφωσης του προσωπικού στη χρήση νέων τεχνολογιών και προγραμμάτων, αλλά και σε θέματα διοίκησης, οργάνωσης, διαχείρισης καταστάσεων και κρίσεων και δημοσίων σχέσεων. Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις 1. Ευέλικτο σχήμα μεταξύ κεντρικής διοίκησης, γραμματειών και Υπουργείου Παιδείας. 2. Καλύτερη Μηχανοργάνωση. ~ 15 ~

Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Ηλέκτρα Φράι Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. 1. Υλοποίηση όλων των απαιτούμενων διοικητικών διαδικασιών και εργασιών που απαιτούνται για την έκδοση τίτλων σπουδών. 2. Ενημέρωση, συνεργασία, εξυπηρέτηση φοιτητών-ακαδημαϊκού προσωπικού (καθηγητές, Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π. κ.λ.π). 3. Άμεση διεκπεραίωση πάσης φύσεως διοικητικών θεμάτων, διαφάνεια διαδικασιών στο πλαίσιο εξυπηρέτησης και ενημέρωσης πολιτών. 4. Διασφάλιση εύρυθμης λειτουργίας, αγαστή συνεργασία με γραμματείες άλλων Τμημάτων και με την Κεντρική Διοίκηση. 5. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση φοιτητών- ακαδημαϊκού προσωπικού. 6. Συνεργασία φοιτητών-γραμματείας και εξυπηρέτησή τους. 7. Συνεργασία διοικητικού προσωπικού καθηγητών και εξυπηρέτησή τους. 8. Διαφάνεια διαδικασιών στην ενημέρωση και εξυπηρέτηση πολιτών. 9. Άμεση διεκπεραίωση διοικητικών θεμάτων. 10. Εύρυθμη λειτουργία. 11. Συνεργασία με Τμήματα και Κεντρική Διοίκηση. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές, Καθηγητές, πολίτες, συνεργαζόμενες υπηρεσίες και φορείς, απόφοιτοι. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Τέσσερις (04) διοικητικοί υπάλληλοι ως εξής: Γραμματέας ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού. Υπάλληλος ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού υπεύθυνος Π.Μ.Σ. και οικονομικών θεμάτων. Υπάλληλος ΕΤΕΠ υπεύθυνη φοιτητικών θεμάτων. Υπάλληλος ΙΔΑΧ γραμματειακή υποστήριξη-βοηθητικό προσωπικό. ~ 16 ~

Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Ενασχόληση με φοιτητικά θέματα. 2. Εγγραφές προπτυχιακών φοιτητών και φοιτητών με κατατακτήριες εξετάσεις. 3. Προετοιμασία Συνεδριάσεων συλλογικού οργάνου. 4. Προετοιμασία όλων των σταδίων εκλογής-εξέλιξης Καθηγητών. 5. Ενασχόληση με Οικονομικά Θέματα. 6. Κατατακτήριες εξετάσεις. 7. Υποστήριξη Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών(εγγραφές μεταπτυχιακών φοιτητών. 8. Υποστήριξη Προγράμματος Διδακτορικών Σπουδών. 9. Ανάρτηση αποφάσεων στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 10. Ενημέρωση/Πληροφόρηση φοιτητών-ακαδημαϊκού προσωπικού-πολιτών. 11. Επεξεργασία Στατιστικών Στοιχείων και αποστολή τους στη Διοίκηση. 12. Πρωτόκολλο Αρχειοθέτηση. 13. Διεκπεραίωση πάσης φύσεως διοικητικών διαδικασιών. 14. Απονομή πτυχίων-ορκωμοσία. 15. Έκδοση βεβαιώσεων σπουδών. 16. Αποστολή φοιτητικών Υποτροφιών στο ΙΚΥ. 17. Διαδικασία παραλαβής Αιτήσεων Σίτισης και Στέγασης και αποστολή στη διοίκηση. 18. Έγκριση και έλεγχος ακαδημαϊκής ταυτότητας και διανομής συγγραμμάτων. 19. Xoρήγηση Πιστοποιητικών από το αρχείο της πρώην Παιδαγωγικής Ακαδημίας. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Τα κάτωθι στοιχεία αφορούν στο ακαδημαϊκό έτος 2011-2012 Εισερχόμενα-Εξερχόμενα Πρωτοκόλλου: 1423. Πάσης φύσεως πιστοποιητικά που αφορούν σε φοιτητικά θέματα (αναλυτικές βαθμολογίες- Πιστοποιητικά Στρατολογίας- Διαγραφής-Πτυχία και Αντίγραφα Πτυχίων): 1841. Στατιστικά δελτία για το Πανεπιστήμιο και το Υπουργείο Παιδείας περίπου 10. Απόδοση τιμολογίων και οδοιπορικών κατά το οικονομικό έτος 2012: Εξήντα εφτά (67) προεγκρίσεις και ισάριθμες αποδόσεις. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Ακαδημαϊκών θεμάτων. Διοίκησης και Προσωπικού. ~ 17 ~

Οικονομικής Διαχείρισης. Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής. Γραφείο Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής. Επιτροπή Ερευνών. Γραμματείες Τμημάτων Π.Δ.Μ. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Υ.ΠΑΙ.Θ.Π.Α Συνεργασία με άλλα Υπουργεία και φορείς. Α.Ε.Ι. της ημεδαπής. Α.Ε.Ι. της αλλοδαπής (ERASMUS). Στατιστική Υπηρεσία. Πολίτες. Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Πολύ καλές επιδόσεις 1. Φοιτητικά. 2. Άμεση διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών. 3. Εκλογές-Εξελίξεις Καθηγητών. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. 1. Εμπλουτισμός των προγραμμάτων μηχανοργάνωσης των Γραμματειών. 2. Απλούστευση διαδικασιών προς διευκόλυνση των πολιτών - Περιορισμός γραφειοκρατίας. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Συνεργασία με τη εταιρία Cardisoft για ενημέρωση σχετική με το λογισμικό πρόγραμμα που χρησιμοποιεί η Γραμματεία στα φοιτητικά θέματα. Συμμετοχή στη ψηφιακή σύγκλιση. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Στη χρήση νέων τεχνολογιών/ προγραμμάτων. Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Έλλειψη εξειδικευμένου τεχνικού προσωπικού. ~ 18 ~

Παιδαγωγικό Τμήμα Νηπιαγωγών ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Παιδαγωγικό Τμήμα Νηπιαγωγών Ελένη Φωτιάδου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. 1. Υλοποίηση όλων των απαιτούμενων διοικητικών διαδικασιών και εργασιών που απαιτούνται για την έκδοση τίτλων σπουδών. 2. Ενημέρωση, συνεργασία, εξυπηρέτηση φοιτητών-ακαδημαϊκού προσωπικού (καθηγητές, Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π. κ.λ.π). 3. Άμεση διεκπεραίωση πάσης φύσεως διοικητικών θεμάτων, διαφάνεια διαδικασιών στο πλαίσιο εξυπηρέτησης και ενημέρωσης πολιτών. 4. Διασφάλιση εύρυθμης λειτουργίας, αγαστή συνεργασία με γραμματείες άλλων Τμημάτων και με την Κεντρική Διοίκηση. 5. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση φοιτητών- ακαδημαϊκού προσωπικού. 6. Συνεργασία φοιτητών-γραμματείας και εξυπηρέτησή τους. 7. Συνεργασία διοικητικού προσωπικού καθηγητών και εξυπηρέτησή τους. 8. Διαφάνεια διαδικασιών στην ενημέρωση και εξυπηρέτηση πολιτών. 9. Άμεση διεκπεραίωση διοικητικών θεμάτων. 10. Εύρυθμη λειτουργία. 11. Συνεργασία με Τμήματα και Κεντρική Διοίκηση. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές, Καθηγητές, πολίτες, συνεργαζόμενες υπηρεσίες και φορείς, απόφοιτοι. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Τέσσερις (04) διοικητικοί υπάλληλοι, ως εξής: Γραμματέας- ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού (μόνιμη). Υπεύθυνος φοιτητικών θεμάτων: ΔΕ Διοικητικών Γραμματέων (Ι.Δ.Α.Χ.). Υπεύθυνος οικονομικών θεμάτων : ΔΕ Τεχνικών (Ι.Δ.Α.Χ.). Υπεύθυνος Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων: ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού (μόνιμος). ~ 19 ~

Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Ενασχόληση με φοιτητικά θέματα. 2. Εγγραφές προπτυχιακών φοιτητών και φοιτητών με κατατακτήριες εξετάσεις. 3. Προετοιμασία Συνεδριάσεων συλλογικού οργάνου. 4. Προετοιμασία όλων των σταδίων εκλογής-εξέλιξης Καθηγητών. 5. Ενασχόληση με Οικονομικά Θέματα. 6. Κατατακτήριες εξετάσεις. 7. Υποστήριξη Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών (Εγγραφή μεταπτυχιακών φοιτητών). 8. Υποστήριξη Προγράμματος Διδακτορικών Σπουδών (Εγγραφή υποψήφιων διδακτόρων). 9. Ανάρτηση αποφάσεων στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 10. Ενημέρωση/Πληροφόρηση φοιτητών-ακαδημαϊκού προσωπικού-πολιτών. 11. Επεξεργασία Στατιστικών Στοιχείων και αποστολή τους στη Διοίκηση. 12. Έκδοση βεβαιώσεων σπουδών. 13. Αποστολή φοιτητικών Υποτροφιών στο ΙΚΥ. 14. Διαδικασία παραλαβής Αιτήσεων Σίτισης και Στέγασης και αποστολή στη Διοίκηση. 15. Έγκριση και έλεγχος ακαδημαϊκής ταυτότητας και διανομής συγγραμμάτων. 16. Πρωτόκολλο Αρχειοθέτηση. 17. Διεκπεραίωση πάσης φύσεως διοικητικών διαδικασιών. 18. Απονομή πτυχίων-ορκωμοσία. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) ~ 20 ~

Τα κάτωθι στοιχεία αφορούν στο ακαδημαϊκό έτος 2011-2012 Εισερχόμενα-Εξερχόμενα Πρωτοκόλλου: 1338. Πάσης φύσεως πιστοποιητικά που αφορούν σε φοιτητικά θέματα (αναλυτικές βαθμολογίες- Πιστοποιητικά Στρατολογίας- Διαγραφής-Πτυχία και Αντίγραφα Πτυχίων): 667. Πιστοποιητικό για τη χορήγηση στεγαστικού επιδόματος : 450. Εκδιδόμενες βεβαιώσεις προπτυχιακών φοιτητών, όπου δεν απαιτείται αριθμός πιστοποιητικού: 2.500. Εκδιδόμενες βεβαιώσεις μεταπτυχιακών φοιτητών, όπου δεν απαιτείται αριθμός πιστοποιητικού: 405. Στατιστικά δελτία για το Πανεπιστήμιο και το Υπουργείο Παιδείας: 10. Απόδοση τιμολογίων και οδοιπορικών κατά το οικονομικό έτος 2012: Εκατόν είκοσι έξι (146), εκ των οποίων εξήντα τρεις (73) προεγκρίσεις και ισάριθμες αποδόσεις. Αποφάσεις και προτάσεις του Τμήματος προς την Κεντρική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου, ενδιαφερόμενους (μη μετρήσιμο). Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Ακαδημαϊκών θεμάτων. Διοίκησης και Προσωπικού. Οικονομικής Διαχείρισης. Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής. Γραφείο Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής. Επιτροπή Ερευνών. Γραμματείες Τμημάτων Π.Δ.Μ. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Υ.ΠΑΙ.Θ.Π.Α Συνεργασία με άλλα Υπουργεία και φορείς. Α.Ε.Ι. της ημεδαπής. Α.Ε.Ι. της αλλοδαπής (ERASMUS). Στατιστική Υπηρεσία. Πολίτες. Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Πολύ Καλές επιδόσεις ~ 21 ~

1. Φοιτητικά. 2. Άμεση διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών. 3. Εκλογές-Εξελίξεις Καθηγητών. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. 1. Εμπλουτισμός των προγραμμάτων μηχανοργάνωσης των Γραμματειών. 2. Απλούστευση διαδικασιών προς διευκόλυνση των πολιτών - Περιορισμός γραφειοκρατίας. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Συνεργασία με τη εταιρία Cardisoft για ενημέρωση σχετική με το λογισμικό πρόγραμμα που χρησιμοποιεί η Γραμματεία στα φοιτητικά θέματα. Συμμετοχή στη ψηφιακή σύγκλιση. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Στη χρήση νέων τεχνολογιών/προγραμμάτων. Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Έλλειψη εξειδικευμένου τεχνικού προσωπικού. Τμήμα Εικαστικών και Εφαρμοσμένων Τεχνών ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Εικαστικών και Εφαρμοσμένων Τεχνών Κωνσταντινίδης Χρήστος Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. 1. Υλοποίηση όλων των απαιτούμενων διοικητικών διαδικασιών και εργασιών που απαιτούνται για την έκδοση τίτλων σπουδών. 2. Ενημέρωση, συνεργασία, εξυπηρέτηση φοιτητών-ακαδημαϊκού προσωπικού (καθηγητές, Ε.ΔΙ.Π. κ.λ.π). 3. Άμεση διεκπεραίωση πάσης φύσεως διοικητικών θεμάτων, διαφάνεια διαδικασιών στο ~ 22 ~

πλαίσιο εξυπηρέτησης και ενημέρωσης πολιτών. 4. Διασφάλιση εύρυθμης λειτουργίας, αγαστή συνεργασία με γραμματείες άλλων Τμημάτων και με την Κεντρική Διοίκηση. 5. Οργάνωση εισιτηρίων εξετάσεων. 6. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση φοιτητών- ακαδημαϊκού προσωπικού. 7. Συνεργασία φοιτητών-γραμματείας και εξυπηρέτησή τους. 8. Συνεργασία διοικητικού προσωπικού καθηγητών και εξυπηρέτησή τους. 9. Διαφάνεια διαδικασιών στην ενημέρωση και εξυπηρέτηση πολιτών. 10. Άμεση διεκπεραίωση διοικητικών θεμάτων. 11. Εύρυθμη λειτουργία. 12. Συνεργασία με Τμήματα και Κεντρική Διοίκηση. 13. Συνεργασία με το κοινό. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές, διδάσκοντες, πολίτες, συνεργαζόμενες υπηρεσίες, απόφοιτοι. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Η υπηρεσία έχει έναν μόνιμο διοικητικό υπάλληλο κατηγορίας Δ.Ε. και έναν Ε.Τ.Ε.Π. κατηγορίας Δ.Ε. και αντικείμενο «Κόσμημα», ο οποίος παράλληλα με τα καθήκοντά του στο εργαστήριο Κοσμήματος εργάζεται και στη Γραμματεία του Τμήματος. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Φοιτητικά θέματα. 2. Εγγραφές προπτυχιακών φοιτητών και φοιτητών με κατατακτήριες εξετάσεις. 3. Διαδικασία Συνεδρίασης συλλογικού οργάνου. 4. Διαδικασία εκλογής/εξέλιξης Καθηγητών. 5. Διαδικασία πρόσληψης Ειδικών Επιστημόνων βάσει του ΠΔ 407/80. 6. Διαδικασία Οικονομικών Θεμάτων. 7. Διαδικασία Εισιτηρίων εξετάσεων. 8. Διαδικασία Κατατακτηρίων εξετάσεων. 9. Διαδικασία Πληροφόρησης φοιτητών-ακαδημαϊκού προσωπικού-πολιτών. 10. Διαδικασία Επεξεργασίας Στατιστικών Στοιχείων και αποστολή τους στη Διοίκηση. 11. Πρωτόκολλο Αρχειοθέτηση. 12. Διαδικασία παραλαβής αιτήσεων σίτισης και στέγασης. 13. Έκδοση βεβαιώσεων σπουδών. 14. Έγκριση και έλεγχος ακαδημαϊκής ταυτότητας και διανομής συγγραμμάτων. 15. Απονομή Πτυχίων Ορκωμοσία. 16. Διοικητικές διαδικασίες. ~ 23 ~

17. Συντήρηση κτιρίων του Τμήματος σε Φλώρινα, Πρώτη, Μεσονήσι, Ψαράδες. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) 1. Εισερχόμενα-Εξερχόμενα Πρωτοκόλλου: 877 το ακαδημαϊκό έτος 2011-2012. 2. Οργάνωση και ολοκλήρωση της διαδικασίας των εισιτηρίων εξετάσεων. 3. Οργάνωση και ολοκλήρωση της διαδικασίας των κατατακτηρίων εξετάσεων. 4. Πάσης φύσεως πιστοποιητικά που αφορούν σε φοιτητικά θέματα περίπου 1.000. 5. Πιστοποιητικό για τη χορήγηση στεγαστικού επιδόματος : 200. 6. Διοικητική υποστήριξη του Προγράμματος Διευρυμένης Πρακτικής Άσκησης. 7. Απογραφικά δελτία για το Πανεπιστήμιο και το Υπουργείο Παιδείας περίπου 10. 8. Αποφάσεις και προτάσεις του Τμήματος προς την Κεντρική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου, ενδιαφερόμενους, Υπουργείο (μη μετρήσιμο). 9. Εκδιδόμενες βεβαιώσεις όπου δεν απαιτείται αριθμός πιστοποιητικού: 200. Στατιστικά δελτία για το Πανεπιστήμιο και το Υπουργείο Παιδείας περίπου 10. 10. Απόδοση τιμολογίων και οδοιπορικών κατά το οικονομικό έτος 2012: εκατό (100). Προεγκρίσεις και ισάριθμες αποδόσεις. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου 1. Ακαδημαϊκών θεμάτων. 2. Διοίκησης και Προσωπικού. 3. Οικονομικής Διαχείρισης. 4. Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής. 5. Γραφείο Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής. 6. Επιτροπή Ερευνών. 7. Τεχνική Υπηρεσία. 8. Κοσμητεία Παιδαγωγικής Σχολής. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Υ.ΠΑΙ.Θ.Π.Α Συνεργασία με άλλα Υπουργεία και φορείς. Α.Ε.Ι. της ημεδαπής. Στατιστική Υπηρεσία. Πολίτες. Δήμο Φλώρινας. Περιφέρεια. ~ 24 ~

Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. 1. Χρόνος διεκπεραίωσης υποθέσεων. 2. Συνεργασία με υπηρεσίες, φοιτητές και πολίτες. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. 1. Εμπλουτισμός των προγραμμάτων μηχανοργάνωσης των Γραμματειών. 2. Προσθήκη έμψυχου δυναμικού. 3. Απλούστευση διαδικασιών προς διευκόλυνση των πολιτών - Περιορισμός γραφειοκρατίας. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) 1. Συνεργασία με τη εταιρία Cardisoft για ενημέρωση σχετική με το λογισμικό πρόγραμμα που χρησιμοποιεί η Γραμματεία στα φοιτητικά θέματα. 2. Συμμετοχή στη ψηφιακή σύγκλιση. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Στη χρήση νέων τεχνολογιών/προγραμμάτων. Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Έλλειψη εξειδικευμένου τεχνικού προσωπικού. ~ 25 ~

Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Διοικητικών Υπηρεσιών, Υποδομών και Φοιτητικής Μέριμνας Τμήματος ΠΔΜ Βαθμολογική κλίμακα 0: Δεν γνωρίζω/δεν απαντώ 1: Καθόλου / Πολύ δυσαρεστημένος 2: Λίγο/ Δυσαρεστημένος 3: Μέτρια / Ούτε Δυσαρεστημένος ούτε ευχαριστημένος 4: Πολύ / Ευχαριστημένος 5: Πάρα Πολύ/ Πολύ ευχαριστημένος 1. Ημερομηνία συμπλήρωσης του ερωτηματολογίου Αυτόματη ενημέρωση ημερομηνίας 2. Παρακαλούμε επιλέξτε την ιδιότητα σας Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Μέλος ΔΕΠ Ε.Ε.ΔΙ.Π. Ε.Τ.Ε.Π. Διοικητικός Υπάλληλος Μεταπτυχιακός φοιτητής / Υποψήφιος Διδάκτορας Προπτυχιακό Φοιτητής Άλλος χρήστης ~ 26 ~

3. Παρακαλούμε αξιολογήστε σημειώνοντας βαθμό ικανοποίησης σας σχετικά με τα παρακάτω: Α. Πόσο αποτελεσματικές θεωρείτε πως είναι οι παρεχόμενες υπηρεσίες και το ωράριο λειτουργίας της Γραμματείας του Τμήματος για την εξυπηρέτησή σας; 0 1 2 3 4 5 1. Ωράριο εξυπηρέτησης της γραμματείας 2. Ταχύτητα διεκπεραίωσης της υπόθεσης του συναλλασσόμενου 3. Αποτελεσματικότητα διεκπεραίωσης της υπόθεσης του συναλλασσόμενου 4. Ευγένεια, προθυμία, πρωτοβουλία του προσωπικού 5. Επίπεδο γνώσης του αντικειμένου του προσωπικού 6. Επάρκεια του προσωπικού Β. Πόσο ικανοποιητική για τις ανάγκες του Τμήματος είναι: 7. Ωράριο εξυπηρέτησης της βιβλιοθήκης 8. Η οργάνωση της βιβλιοθήκης 9. Οι υπηρεσίες πληροφόρησης 10. Η λειτουργία των εργαστηρίων 0 1 2 3 4 5 ~ 27 ~

Γ. Πώς αξιολογείτε την ιστοσελίδα του Τμήματος ως προς: 11. Δομή/ Λειτουργικότητα / Εμφάνιση 12. Περιεχόμενο / Επικαιροποίηση 0 1 2 3 4 5 Δ. Πόσο αποτελεσματικές είναι οι υποδομές και υπηρεσίες πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών του Τμήματος; 13. Ταχύτητα πρόσβασης στο Διαδίκτυο 14. Ευκολία πρόσβασης σε μονάδα εργασίας 15. Επάρκεια και ποιότητα εξοπλισμού πληροφορικής 16. Κατάσταση λειτουργίας εξοπλισμού 17. Διαθέσιμο ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ για τις ανάγκες των σπουδών 18. Προθυμία εξυπηρέτησης από τεχνικό προσωπικό 19. Επίπεδο γνώσης του αντικειμένου του τεχνικού προσωπικού 0 1 2 3 4 5 Ε. Αξιολόγηση υπηρεσιών φοιτητικής μέριμνας 0 1 2 3 4 5 20. Πόσο αποτελεσματική είναι η πολιτική του Τμήματος για την ομαλή ένταξη των νεοεισερχόμενων φοιτητών στο Τμήμα 21. Πόσο αποτελεσματική είναι η πολιτική του Τμήματος για την ενημέρωση των φοιτητών σε θέματα οδηγού σπουδών και επιλογών που απαιτούνται 22. Πόσο αποτελεσματική είναι η πολιτική του Τμήματος για την ~ 28 ~

ενημέρωση των φοιτητών σε θέματα επαγγελματικού προσανατολισμού και μεταπτυχιακών σπουδών 23. Πόσο αποτελεσματική είναι η πολιτική του Τμήματος για την αντιμετώπιση προσωπικών προβλημάτων που επηρεάζουν τις σπουδές σας ΣΤ. Αξιολόγηση υπηρεσιών πάσης φύσεως που χρησιμοποιεί το τμήμα 0 1 2 3 4 5 24. Επάρκεια και ποιότητα των υλικών της βιβλιοθήκης 25. Επάρκεια και ποιότητα κοινόχρηστου τεχνικού εξοπλισμού 26. Επάρκεια και ποιότητα χώρων και εξοπλισμού σπουδαστηρίων 27. Επάρκεια και ποιότητα χώρων αιθουσών διδασκαλίας 28. Επάρκεια και ποιότητα κοινόχρηστων χώρων αναμονής - κυλικείου 29. Επάρκεια και ποιότητα για υποστήριξη ΑΜΕΑ Ζ. Σε περίπτωση που αξιολογήσατε με 1 ή 2 στα παραπάνω παρακαλούμε να αιτιολογήσετε την απάντηση σας. Ελεύθερο κείμενο Η. Παρακαλούμε αναφέρετε οποιαδήποτε υπόδειξη, παρατήρηση ή γνώμη σας για τη βελτίωση των υπηρεσιών που πιστεύετε πρέπει να ληφθεί υπόψη από τη διοίκηση του Τμήματος. Ελεύθερο κείμενο ~ 29 ~

Αποτελέσματα Αξιολόγησης Διοικητικών Υπηρεσιών, Υποδομών και Φοιτητικής Μέριμνας των Τμημάτων ΠΔΜ Έτους 2013 Τμήμα Μηχανολόγων Μηχανικών ~ 30 ~

~ 31 ~

Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών ~ 32 ~

Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης ~ 33 ~

~ 34 ~

Τμήμα Νηπιαγωγών ~ 35 ~

Τμήμα Εικαστικών και Εφαρμοσμένων Τεχνών ~ 36 ~

~ 37 ~

Πόρισμα Εμπειρικής Έρευνας Αξιολόγησης Με το πέρας της ηλεκτρονικής αξιολόγησης των διοικητικών υπηρεσιών για κάθε Τμήμα του Ιδρύματος, η ΜΟΔΙΠ σε συνάντηση που πραγματοποιήθηκε μετά τη λήξη του έτους 2013, συγκέντρωσε και επεξεργάστηκε τους πίνακες με τα στατιστικά αποτελέσματα των αξιολογήσεων αποτυπώνοντας την εξής αναφορά: Παρά τη σταθερή ή και γενικά βελτιωμένη εικόνα του Πανεπιστημίου, θεωρείται απαραίτητη, λόγω του ολοένα και αυξανόμενου φοιτητικού πληθυσμού, η αναβάθμιση των υποδομών και η αύξηση του διοικητικού και εκπαιδευτικού προσωπικού, προκειμένου να βελτιωθούν η ποιότητα σπουδών, υποδομών και το συνολικό έργο. Πιο συγκεκριμένα, με βάση τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων μεγάλο ποσοστό βαθμολογίας σημειώνει η ταχύτητα και η αποτελεσματικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών των γραμματειών και η διεκπεραίωση των υποθέσεών τους. Η άμεση έκδοση πιστοποιητικών αναλυτικής βαθμολογίας, βεβαιώσεων φοίτησης, αντιγράφων πτυχίων, αποφοιτηρίων (διαγραφές), αναστολής σπουδών, κ.α. με την εξίσου άμεση εξυπηρέτηση και ενημέρωση τόσο των φοιτητών όσο και του διδακτικού προσωπικού σχετικά με αναρτήσεις γενικών ανακοινώσεων, αποτελεσμάτων των εξετάσεων, προκηρύξεων υποτροφιών, μεταπτυχιακών, κ.α αποτελούν ένα από τα δυνατά σημεία του διοικητικού προσωπικού των γραμματειών ΠΔΜ παίζοντας καθοριστικό ρόλο στη λειτουργία του Τμήματος και καθιστώντας την ιδιαίτερα σημαντική ως υπηρεσία. Ικανοποιητικά μεγάλο είναι και το ποσοστό βαθμολογίας του επιπέδου γνώσης του αντικειμένου, η ευγένεια και η προθυμία του διοικητικού προσωπικού. Η συνεχή κατάρτιση επιμόρφωση, η διάθεση για δουλειά, το φιλότιμο, η ατομική προσπάθεια, η μεθοδικότητα, η οργανωτική ικανότητα δημιουργούν τις συνθήκες για πολύ καλές επιδόσεις σε όλες τις διαδικασίες. Ωστόσο, με την αποκλειστική χρήση της τεχνολογίας και την ανάγκη για συνεχή εκπαίδευση και εξειδίκευση, όπως η συμμετοχή σε σεμινάρια της CARDISOFT για τις νέες δυνατότητες της ηλεκτρονικής γραμματείας και ο εμπλουτισμός στα προγράμματα μηχανοργάνωσης των Γραμματειών, θα μπορούσαν να βελτιωθούν ακόμη περισσότερο. Xαμηλό ποσοστό αξιολόγησης σημειώνεται σε ερώτηση που αφορά το ωράριο εξυπηρέτησης της γραμματείας για τους φοιτητές το οποίο είναι 11:00 με 13:00. Η επέκταση του ωραρίου εξυπηρέτησης φοιτητών από δύο σε τρεις ώρες ή η έκδοση ηλεκτρονικών πιστοποιητικών από τις Γραμματείες είναι ζητήματα τα οποία η ΜΟΔΙΠ θα ενισχύσει. Η συνεχής μεγέθυνση (αύξηση Τμημάτων, αύξηση μελών ΔΕΠ, αύξηση φοιτητών) του Πανεπιστημίου επιβάλλει την αναγκαία πρόσληψη προσωπικού. Η έλλειψη διοικητικού προσωπικού, η οποία σε συνδυασμό με τον μεγάλο όγκο εργασιών των γραμματείων δυσχεραίνει σημαντικά το έργο τους. Είναι απαραίτητη λοιπόν η στελέχωση των γραμματειών ~ 38 ~

των Τμημάτων με τουλάχιστον 3 υπαλλήλους για κάθε Τμήμα, για να μπορέσουν να ανταποκριθούν στις αυξανόμενες ανάγκες. Εξίσου σημαντικό ζήτημα στο οποίο η ΜΟΔΙΠ συζήτησε εκτενώς, είναι η καταλληλότητα των υποδομών της βιβλιοθήκης των Τμημάτων του ΠΔΜ. Συγκεκριμένα αναφέρουμε τα εξής: Η βιβλιοθήκη των Τμημάτων της Φλώρινας είναι κοινή και για τα 4 (τώρα πια 3) Τμήματα. Διαθέτει 3 υπαλλήλους και είναι ανοιχτή στους φοιτητές από 9 π.μ. ως 6μμ. Είναι αναγκαίος ο εμπλουτισμός της σε τίτλους. Διαθέτει ηλεκτρονική καταλογογράφηση, είναι συνδεδεμένη με το Σύστημα Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (Heal-link), ενώ καλύπτει και υπηρεσίες διαδανεισμού. Η βιβλιοθήκη του ΤΜΜ στεγάζεται σε έναν περιορισμένο χώρο του κτιρίου όπου γίνονται τα μαθήματα και διαθέτει μία μάλλον περιορισμένη συλλογή τίτλων που αφορούν τη Μηχανολογία και η οποία απαιτείται να ενισχυθεί περαιτέρω. Σε γενικές γραμμές, η οργάνωση της βιβλιοθήκης δεν είναι ικανοποιητική γιατί στερείται εξειδικευμένου προσωπικού (βιβλιοθηκονόμου) και δεν είναι συνεχώς ανοικτή. Ο δανεισμός γίνεται κατόπιν συνεννόησης με τη Γραμματεία του Τμήματος ή/και τους Καθηγητές. Η έλλειψη προσωπικού έχει κρατήσει τη δανειστική βιβλιοθήκη του ΤΜΜ κλειστή τα τελευταία δύο χρόνια ενώ αυτή τη στιγμή το πρόβλημα αντιμετωπίζεται με την υποστήριξη φοιτητών που αμείβονται με ανταποδοτικές υποτροφίες από το Τμήμα. Ως αντιστάθμισμα αναπτύχθηκε ανεξάρτητο Αναγνωστήριο στο Τμήμα που καλύπτει τις σχετικές ανάγκες του Τμήματος. Η βιβλιοθήκη του ΤΜΠΤ διαθέτει περισσότερους από 1110 τίτλους σε περισσότερα από 3300 αντίτυπα. Στη βιβλιοθήκη κανονικά απασχολείται ένα άτομο, το οποίο βρίσκεται σε νόμιμη άδεια. Καθήκοντα βιβλιοθηκονόμου εκτελεί διοικητική υπάλληλος, χωρίς όμως τα αντίστοιχα προσόντα. Η πρόσβαση σε ηλεκτρονικές βιβλιοθήκες γίνεται μέσω του εθνικού δικτύου HealLink. Η επιτροπή εξωτερικής αξιολόγησης σχολίασε τη μικρή χρονική διάρκεια κατά την οποία η βιβλιοθήκη είναι ανοιχτή καθημερινά. Προς αυτήν την κατεύθυνση, απασχολούνται πλέον στη βιβλιοθήκη φοιτητές του Τμήματος, μέσω του θεσμού των ανταποδοτικών υποτροφιών, έτσι ώστε να είναι προσβάσιμος ο χώρος και τα απογεύματα. Επιπλέον, η επιτροπή αξιολόγησης θεώρησε πως το υλικό της βιβλιοθήκης χρειάζεται περαιτέρω ενίσχυση. Για το λόγο αυτό, κάθε μέλος ΔΕΠ στην αρχή της χρονιάς συντάσσει προϋπολογισμό για το επόμενο έτος, στο οποίο προβλέπεται κονδύλιο για την αγορά νέων βιβλίων. ~ 39 ~

Η βελτίωση της διάταξης της βιβλιοθήκης όπως ο εμπλουτισμός με καινούριες και χρήσιμες εκδόσεις, η ενίσχυση αναλώσιμου και τεχνολογικού εξοπλισμού, ο καθορισμός ενός περισσότερα ευέλικτου ωραρίου εξυπηρέτησης των φοιτητών, η απόκτηση αντικλεπτικού συστήματος, η επαφή με άλλα ακαδημαϊκά ιδρύματα ώστε να επιδιωχθούν μελλοντικές συνεργασίες όσον αφορά την πρόσβαση σε άλλες βάσεις δεδομένων αποτελούν τα άμεσα σχέδια για την οργάνωση και τη λειτουργία των βιβλιοθηκών των Τμημάτων του Ιδρύματος προκειμένου να φτάσουν σε άριστο επίπεδο για τα δεδομένα του ΠΔΜ. Χαμηλό ποσοστό αξιολογήσεων παρατηρείται στη καταλληλότητα των κτιριακών εγκαταστάσεων των Τμημάτων και κυρίως της Πολυτεχνικής Σχολής η οποία λόγω της διασποράς των κτηρίων στην Κοζάνη συνιστά θέμα μείζονος σημασίας αντιμετωπίζοντας ιδιαίτερο πρόβλημα στη διαθεσιμότητα των αιθουσών διδασκαλίας αλλά και πληροφόρησης για τους φοιτητές. Ωστόσο ελλείψεις και δυσκολίες σχετικά με το περιορισμένο αριθμό αιθουσών παρατηρούνται σε όλα τα Τμήματα του Πανεπιστημίου καθώς ο αριθμός των φοιτητών του ΠΔΜ αυξάνεται κάθε χρόνο. Καθίσταται επιτακτική η ανάγκη επέκτασης του κτιρίου ή δημιουργίας νέου, το οποίο να πληρεί τις σημερινές αλλά και τις αυριανές ανάγκες του ΠΔΜ. Επισημαίνεται ότι δεν υπάρχουν εκπαιδευτικά εργαστήρια, αλλά προς τούτο διαμορφωμένες αίθουσες με τη προσθήκη σχετικών πειραματικών διατάξεων και Η/Υ. Οποιαδήποτε εκπαιδευτικά εργαστήρια είναι απαραίτητο να υλοποιηθούν στο πλαίσιο της εκπαιδευτικής διαδικασίας, πραγματοποιούνται στους χώρους των ερευνητικών εργαστηρίων. Λόγω της μικρής χωρητικότητας τους, όμως, τα εκπαιδευτικά εργαστήρια που διεξάγονται εκεί, διεξάγονται κατά ομάδες. Επιπροσθέτως, δεν υπάρχει επαρκές τεχνικό προσωπικό (ΕΤΕΠ) για τη στελέχωση των εργαστηρίων Φυσικών Επιστημών, Υπολογιστών, κ.ά. Απαιτούνται τουλάχιστον 2 άτομα κατά τμήμα. Ειδικότερα για το ΤΜΜ (αλλά και το ΤΜΠΤ) απαιτείται η στελέχωσή του με εξειδικευμένο εργαστηριακό προσωπικό που θα επιβλέπει τη λειτουργία και συντήρηση του εργαστηριακού εξοπλισμού που θα προμηθευθεί μέσα από κονδύλια του ΕΣΠΑ της Περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας αλλά και του Τοπικού Πόρου Ανάπτυξης. Η ΜΟΔΙΠ θα πρέπει να λάβει σοβαρά υπόψη και να διασφαλίσει δε την ποιότητα των Τμημάτων του ΠΔΜ καθώς απαιτούνται βελτιωτικές επεμβάσεις στις υποστηρικτικές υποδομές όλων των Τμημάτων εξασφαλίζοντας την επάρκεια και την ποιότητα τόσο στον εξοπλισμό πληροφορικής όσο και στην διαθεσιμότητα των κατάλληλων λογισμικών για τις ανάγκες των σπουδών των φοιτητών σε όλα τα εργαστήρια και αίθουσες πληροφόρησης των Τμημάτων του ΠΔΜ. Επισημαίνεται ότι η ΜΟΔΙΠ έχει στείλει στην ΑΔΙΠ σχετικούς πίνακες που αφορούν την καταγραφή των αιθουσών διδασκαλίας και τις θέσεις εργασίας αυτών, για κάθε Τμήμα του Ιδρύματος. ~ 40 ~

Εξίσου σημαντικό ζήτημα το οποίο χρήζει βελτίωσης είναι οι ιστοσελίδες των Τμημάτων οι οποίες στην εποχή των ΤΠΕ πρωτίστως αποτελούν τη βιτρίνα των Τμημάτων και δη του Πανεπιστημίου αλλά κυρίως επιταχύνουν την ροή των πληροφοριών καθώς είναι η ταχύτερα αναπτυσσόμενη μορφή των μέσων ενημέρωσης και πληρορφόρησης για τους φοιτητές του ΠΔΜ. Οι ιστοσελίδες θα πρέπει να διαμορφωθούν κατάλληλα τόσο ως προς την δομή, τη λειτουργικότητα τους όσο και ως προς την εμφάνισήτους. Η μετάφραση τους εις την αγγλική γλώσσα και η συνεχής ενήμέρωσή τους από μόνιμο προσωπικό, το οποίο θα είναι υπεύθυνο για την λειτουργία τους κρίνονται ενέργειες απαραίτητες και άμεσα αναγκαίες. Σε αυτό το σημείο είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι διαδικασίες τακτικού συστηματικού ελέγχου, αξιολόγησης, αναθεώρησης και βελτίωσης της καταλληλότητας και αποτελεσματικότητας των υπηρεσιών υποστήριξης που διατίθενται στους φοιτητές διενεργούνται υπεύθυνα από τους αρμοδίους της κάθε υποδομής και υπηρεσίας στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων και των καθηκόντων τους. Πέραν τούτου, το ΠΔΜ έχει εδώ και πολλά χρόνια θεσμοθετήσει, με αποφάσεις της ΔΕ ή των ΓΣ, σχετικές Επιτροπές, π.χ. σίτισης και καθαριότητας για την καλύτερη δυνατή υποστήριξη των φοιτητών του σε όλα τα επίπεδα, όπως η επιτροπή συμβουλευτικής και ενταξιακής πολιτικής. Επίσης στο Ίδρυμα με την πράξη αριθμ. 3590/12-3-2014, όρισε τα μέλη της Επιτροπής Φοιτητικής Μέριμνας, η οποία και είναι αρμόδια για τα ζητήματα που αφορούν τους φοιτητές. Ωστόσο, δεν υπάρχει μέχρι σήμερα πρωτοβουλία για πιστοποίηση διασφάλισης ποιότητας από εξωτερικούς φορείς (π.χ. διασφάλιση ολικής ποιότητας ISO). Εν κατακλείδι, η ΜΟΔΙΠ θεωρεί ότι η ουσιαστική συζήτηση και η αξιοποίηση των αποτελεσμάτων των αξιολογήσεων από τα τμήματα, η δημιουργία κλίματος συνεχούς βελτίωσης και η όσο το δυνατόν μεγαλύτερη απαλοιφή της γραφειοκρατίας και η βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, αποτελούν πάντα το μεγάλο ζητούμενο για όλα τα ακαδημαικά Τμήματα του Ιδρύματος. Τα δεδομένα αξιολόγησης θα πρέπει να αξιοποιούνται συνεχώς με το κατάλληλο δυνατό τρόπο έτσι ώστε το προσωπικό και οι φοιτητές να αισθανθούν κατά μείζονα λόγο θετικά τη συμμετοχή τους στη διαδικασία αξιολόγησης συγκεντρώνοντας μελλοντικά μεγαλύτερο αριθμό αξιολογήσεων, εξασφαλίζοντας και διασφαλίζοντας την ποιότητα των διοικητικών υποδομών και φοιτητικής μέριμνας όλων των Τμημάτων του Ιδρύματος. ~ 41 ~