Βαθμός Ασφαλείας Αθήνα, 18 Απριλίου 2013 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚHTIΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Δ/ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ & ΠΑΡ/ΤΑΣ Ταχ. Δ/νση : Μενάνδρου 41-43 Ταχ. Κώδικας : 104 37 ΑΘΗΝΑ Πληροφορίες : Μ. Ελευθεριάδου Τηλέφωνο : 210-52.39.972 FAX : 210-52.22.994 E-mail : dieforga @ ika.gr Αριθμ. Πρωτ. Ε99/10 Βαθμός Προτ/τας ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Αριθμ:22 Π Ρ Ο Σ : Τους Αποδέκτες του Πίνακα Α Θ Ε Μ Α: «Υπενθύμιση οδηγιών σχετικά με την εκκαθάριση αρχείων.- Επικαιροποίηση εγκ. 89/1993. Επισημάνσεις επί του θέματος της εκκαθάρισης αρχείων» ΣΧΕΤ. ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ : 1. Η εγκύκλιος 89/93 2. Η με αριθμ. Πρωτ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15-9-2011 εγκύκλιος του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Στο πλαίσιο του επιχειρούμενου ανασχεδιασμού της οργανωτικής δομής του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, υλοποιείται σε ευρεία κλίμακα η συνένωση ασφαλιστικών περιοχών περισσότερων μονάδων ή τμημάτων τους. Ένα από τα σοβαρά ζητήματα που ανακύπτουν ως απόρροια της δράσης αυτής, είναι η διαχείριση των αρχείων των μονάδων. Έχει διαπιστωθεί, ότι δεν τηρούνται οι νόμιμες διαδικασίες περί εκκαθάρισης των αρχείων, γεγονός που επιφέρει οικονομική επιβάρυνση του Ιδρύματος, λόγω της ανάγκης μίσθωσης επιπλέον χώρων για τη στέγαση αρχείων. Για το λόγο αυτό η τήρηση της υποχρέωσης αυτής θα ελέγχεται στο εξής από τη Διεύθυνση Επιθεώρησης. 1
Όπως είναι γνωστό η περιοδική εκκαθάριση αρχείων είναι επιβεβλημένη και πρέπει, με ευθύνη του Διευθυντή κάθε οργανικής μονάδας να γίνεται μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε έτους, κατά τη διαδικασία που προβλέπεται στη σχετική εγκύκλιο και σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο που διέπει αυτήν, το οποίο έχει καθοριστεί από τα κατωτέρω προεδρικά διατάγματα: Π.Δ. 768/1980 «Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου» (ΦΕΚ 186/τ.Α /1980), Π.Δ. 87/81 «Περί εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών και των Ν.Π.Δ.Δ.» (ΦΕΚ 27/τ.Α /81), Π.Δ. 128/1986 «Εκκαθάριση των Αρχείων των Ασφαλιστικών Οργανισμών (Ν.Π.Δ.Δ.), πλην Ο.Γ.Α., αρμοδιότητας Υπουργείου Υγείας, Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων- Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων» (47/τ.Α /1986). Με την παρούσα εγκύκλιο : Α) Υπενθυμίζουμε συνοπτικά την ακολουθητέα διαδικασία εκκαθάρισης αρχείων Β) Επικαιροποιούμε τις οδηγίες της εγκυκλίου 89/93 ως προς τα εξής: Ως προς τις Υπηρεσίες που είναι αρμόδιες για την εκποίηση του αρχειακού υλικού που χαρακτηρίζεται ως καταστρεπτέο, μετά την κατάργηση του ΟΔΔΥ. Ως προς τις Υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους. Ως προς την υποχρέωση των Μονάδων μας για τον ορισμό υπαλλήλων -συνδέσμων για την επικοινωνία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και τη γνωστοποίηση των στοιχείων τους σε αυτά και Γ) Παρέχουμε διευκρινήσεις επισημάνσεις επί του θέματος της εκκαθάρισης αρχείων. 2
Α) ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ Συνοπτικά η διαδικασία εκκαθάρισης περιλαμβάνει τα εξής βήματα: Βήμα 1 ο : Συγκρότηση Τριμελούς Επιτροπής Σε κάθε οργανική μονάδα συστήνεται Τριμελής Επιτροπή, η οποία επιφορτίζεται με το έργο της εκκαθάρισης. Αρμοδιότητα για τη σύστασή της έχει ο Διευθυντής κάθε οργανικής μονάδας. (Επισυνάπτεται σχέδιο απόφασης συγκρότησης της Τριμελούς Επιτροπής ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 1-) Βήμα 2 ο : Εξέταση φακέλων του αρχείου Σύνταξη πρακτικού εκκαθάρισης Η Επιτροπή συνεδριάζει με παρόντα όλα τα μέλη, εξετάζει τους φακέλους του αρχείου και χαρακτηρίζει τα έγγραφα ως α) καταστρεπτέα, β) διατηρητέα στο διηνεκές και γ) διατηρητέα για ορισμένο χρόνο, κατ εφαρμογή των διατάξεων των ανωτέρω ΠΔ. Από τα διατάγματα αυτά, το (Π.Δ. 128/86) ως ειδικότερο για τους ασφαλιστικούς οργανισμούς, κατισχύει στις περιπτώσεις που κάποιο θέμα ρυθμίζεται διαφορετικά από τα γενικότερα διατάγματα. Η Επιτροπή καταγράφει σε πίνακες την περίληψη και τη χρονολογία των κατά την κρίση της καταστρεπτέων εγγράφων και τηρεί πρακτικά κατά τη διάρκεια των εργασιών της, τα οποία υπογράφονται από όλα τα μέλη της. Λαμβάνει τις αποφάσεις της κατά πλειοψηφία, αναφερομένης στα πρακτικά και της άποψης της μειοψηφίας. Στο σημείο αυτό επισημαίνεται ότι, αν για ορισμένα καταστρεπτέα έγγραφα ή στοιχεία κριθεί πως είναι αναγκαίο να διατηρηθούν στην Υπηρεσία για μεγαλύτερο χρόνο από αυτόν που ορίζουν οι διατάξεις των άρθρων 3 του Π.Δ. 768/80 και 2 του Π.Δ. 128/86, τότε επαναχαρακτηρίζονται, κατά την κρίση των ως άνω επιτροπών, όχι όμως για χρόνο περισσότερο από το διπλάσιο. 3
Βήμα 3 ο : Έκδοση απόφασης Οι Επιτροπές υποβάλλουν τα σχετικά πρακτικά με τους πίνακες προς την υπηρεσία τους προκειμένου να εκδοθεί απόφαση καταστροφής ή διατήρησης του αρχειακού υλικού, υπογεγραμμένη από τον αρμόδιο Διευθυντή. (Επισυνάπτεται σχέδιο στο οποίο περιλαμβάνεται α) ο ΠΙΝΑΚΑΣ των προς καταστροφή ή διατήρηση εγγράφων β) το ΠΡΑΚΤΙΚΟ της Επιτροπής και γ) η ΑΠΟΦΑΣΗ του αρμοδίου οργάνου-υποδειγμα 2-). Βήμα 4 ο : Πρόσκληση Γενικών Αρχείων του Κράτους Μετά την έκδοση της απόφασης καταστροφής, καλούνται εγγράφως και επί αποδείξει τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.), προκειμένου να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα. Τα Γ.Α.Κ. ενδιαφέρονται για το αρχειακό υλικό με την ευρεία του έννοια. Ως τέτοιο θεωρείται το υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες, ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του, έγγραφα αλλά και οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λπ.), καθώς και το υλικό που αποθηκεύτηκε σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι[cd], κ.ά. Η προθεσμία εντός της οποίας τα Γ.Α.Κ. θα πραγματοποιήσουν την προαναφερόμενη επιλογή, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 του Π.Δ. 87/81 (ΦΕΚ 27/Α/81), οι οποίες αντικατέστησαν αυτές της παραγράφου 2 του άρθρου 7 του Π.Δ. 768/80, είναι εννέα (9) μήνες προκειμένου για Υπηρεσίες του νομού Αττικής και ένας (1) χρόνος προκειμένου για Υπηρεσίες των λοιπών νομών της χώρας. Εάν το αναφερόμενο προς εκκαθάριση υλικό, βάσει της απάντησης-έγκρισης από τα Γ.Α.Κ., χαρακτηριστεί ιστορικού ενδιαφέροντος, πρέπει, κατόπιν συνεννοήσεως μεταξύ των δύο υπηρεσιών, να αποστέλλεται στην Υπηρεσία των Γενικών Αρχείων του Κράτους ή να φυλάσσεται στην Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ μέχρι νεωτέρων οδηγιών, ενώ για το χαρακτηριζόμενο ως καταστρεπτέο, ακολουθείται το επόμενο βήμα. 4
Βήμα 5 ο : Εκποίηση υλικού Μετά την επιλογή των εγγράφων από τα ΓΑΚ ή την παρέλευση άπρακτης της προθεσμίας που έχει ταχθεί, ακολουθείται η διαδικασία εκποίησης των χαρακτηρισθέντων ως καταστρεπτέων εγγράφων, με έγγραφη αναγγελία από την ενδιαφερόμενη Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (ανά νομό) προς τις κατά τόπους αρμόδιες Τελωνειακές Αρχές, προκειμένου να γίνουν όλες οι απαραίτητες ενέργειες για την παραλαβή και εκποίηση του προς αχρήστευση υλικού. Κατόπιν, οι Τελωνειακές Αρχές, προβαίνουν, κατά τα προβλεπόμενα της (Κ.Υ.Α. Δ6Β/1036140/ΕΞ 2012/12, ΦΕΚ 606/τ.Β /5-3-2012), στη διαδικασία ανάθεσης της εκποίησης του υλικού σε εταιρείες, δήμους κ.ά., για ανακύκλωση ή δημοπράτηση, αναλόγως της ποσότητας και της εμπορικής του αξίας. Βήμα 6 ο :Διατήρηση των εγγράφων των σχετικών με τη διαδικασία εκκαθάρισης Τα σχετικά με τη διαδικασία εκκαθάρισης έγραφα, δηλ. τα πρακτικά, οι πίνακες, η οι αποφάσεις, τα έγγραφα προς και από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους καθώς και προς τις αρμόδιες Τελωνειακές Αρχές, διατηρούνται στο διηνεκές. Β). ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΟΔΗΓΙΩΝ ΤΗΣ ΕΓΚΥΚΛΙΟΥ 89/93 1. Ως προς τις αρμόδιες υπηρεσίες για εκποίηση αρχειακού υλικού Σύμφωνα με το άρθρο 13 του Ν. 1041/1980 η διαχείριση και εκποίηση πάσης φύσεως υλικού, που ανήκει στην κυριότητα Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, τελείται από τον Οργανισμό Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού Α.Ε. (Ο.Δ.Δ.Υ.), απαγορευμένης της εκποίησεώς τους από άλλο όργανο. Με την Κ.Υ.Α. Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012, ΦΕΚ 606/τ.Β /5-3-2012, ο Ο.Δ.Δ.Υ. καταργήθηκε και οι αρμοδιότητές του μεταβιβάστηκαν στις Τελωνειακές Αρχές του Υπουργείου Οικονομικών. Οι αρχές αυτές υπάγονται στην αρμοδιότητα της Γενικής Διεύθυνσης Τελωνείων και Ε.Φ.Κ. (Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης) του Υπουργείου Οικονομικών και είναι οι εξής: α.διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού [Σταδίου 60 Τ.Κ. 10564 Αθήνα, τηλ.:210-3243200] έχει έδρα στο Νομό Αττικής και η κατά τόπον αρμοδιότητά της εκτείνεται στους Νομούς Αττικής, Βοιωτίας, Εύβοιας, Ευρυτανίας, 5
Φθιώτιδας, Φωκίδας, Αργολίδας, Κορινθίας, Λέσβου, Σάμου, Χίου, Δωδεκανήσου, Κυκλάδων, Ηρακλείου, Λασιθίου, Ρεθύμνης και Χανίων. β.τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Τελωνείου Πατρών [Κτήριο Λιμένα, Τ.Κ. 26110 Πάτρα, τηλ.:2610-335644] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας, Ηλείας, Αρκαδίας, Λακωνίας, Μεσσηνίας, Ζακύνθου, Κεφαλληνίας και Λευκάδος. γ.τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Α Τελωνείου Εισαγωγών- Εξαγωγών Θεσσαλονίκης [Βασιλέως Ηρακλείου 13, Τ.Κ. 54642 Θεσσαλονίκη, τηλ.:2310-229076] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Δράμας, Έβρου, Καβάλας, Ξάνθης, Ροδόπης, Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Κιλκίς, Πέλλας, Πιερίας, Σερρών, Χαλκιδικής, Γρεβενών, Καστοριάς, Κοζάνης και Φλώρινας. δ.τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Τελωνείου Λάρισας [Φαρσάλων 21, Τ.Κ. 41110 Λάρισα, τηλ.:2410-531792] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Καρδίτσας, Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Άρτας, Θεσπρωτίας, Ιωαννίνων, Πρέβεζας και Κέρκυρας. 2. Ως προς τις Υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, έχουν Υπηρεσίες σε πολλούς νομούς της χώρας. Οι Υπηρεσίες του Ιδρύματος που εδρεύουν στο νομό Αττικής θα απευθύνονται στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ.-Δάφνης 61, Τ.Κ. 15452, Ψυχικό Τηλ:210-6782200, 210-6782239, 210-6782221 ΦΑΞ:210-6782215 και e-mail: archives@gak.gr, ενώ οι λοιπές Υπηρεσίες θα απευθύνονται στην αντίστοιχη Υπηρεσία Γ.Α.Κ. στο νομό όπου βρίσκεται η έδρα τους. Σε περιοχές όπου δεν λειτουργεί Υπηρεσία των Γ.Α.Κ. θα απευθύνεστε στην πλησιέστερη Υπηρεσία αυτών με κοινοποίηση του εγγράφου σας στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ. στην ανωτέρω διεύθυνση. 6
Για διευκόλυνσή σας, επισυνάπτεται επικαιροποιημένος πίνακας με τις Υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους, τον οποίο αντλήσαμε από την ιστοσελίδα www.gak.gr 3. Υποχρέωση των Μονάδων μας για τον ορισμό υπαλλήλων-συνδέσμων για την επικοινωνία με τα ΓΑΚ και τη γνωστοποίηση των στοιχείων τους σε αυτά. Η ενημέρωση των Γενικών Αρχείων του Κράτους αποτελεί απαραίτητο βήμα της διαδικασίας εκκαθάρισης, διότι κανένα έγγραφο δεν μπορεί να καταστραφεί χωρίς την προηγούμενη έγκρισή τους. Με τη με αριθμ. πρωτ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15-9-2011 εγκύκλιο του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, με θέμα τη «Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων του ευρύτερου δημόσιου φορέα», ζητείται από όλες τις δημόσιες υπηρεσίες να ορίσουν υπαλλήλους συνδέσμους με τα ΓΑΚ και να γνωστοποιήσουν τα στοιχεία τους τόσο στα Γ.Α.Κ. όσο και στο Υπουργείο. Μετά από σχετικές διευκρινίσεις που λάβαμε από την ανωτέρω υπηρεσία, η γνωστοποίηση θα γίνει από κάθε οργανική Μονάδα που διατηρεί αρχεία. Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούνται όλοι οι Προϊστάμενοι των οργανικών Μονάδων του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ επιπέδου διεύθυνσης, να ορίσουν έναν υπάλληλο ως υπεύθυνο για το αρχείο, ο οποίος θα αποτελεί το σύνδεσμο με τα Γ.Α.Κ. Τα στοιχεία του υπαλλήλου αυτού θα πρέπει να γνωστοποιηθούν με έγγραφο στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ.-Δάφνης 61,Τ.Κ. 15452, Ψυχικό Τηλ: 210-6782239, 210-6782218 &, 210-6782221. Το έγγραφο αυτό θα κοινοποιείται και στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης- Γενική Διεύθυνση Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών Διεύθυνση Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας - Τμήμα Συνθηκών Εργασίας και Παραγωγικότητας -Βασ. Σοφίας 15,Τ.Κ. 10674 Αθήνα- τηλ. 213-1313126 fax: 213-1313175. Γ).ΔΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ-ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ ΕΠΙ ΤΟΥ ΘΕΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ 1. Το θεσμικό αυτό πλαίσιο εκκαθάρισης των αρχείων αφορά τόσο το αδιαβάθμητο υλικό (άρθρο 1 παρ.1 ΠΔ 128/1986) δηλαδή αυτό που δεν έχει χαρακτηριστεί με 7
βαθμό ασφαλείας, όσο και το διαβαθμισμένο, πλην εκείνου του υλικού για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού ΚΑΕΔΥ{άκρως απόρρητα- απόρρητα και εμπιστευτικά έγγραφα}, δεδομένου ότι η σχετική περί Γ.Α.Κ. νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό. (άρθρο 1 παρ. 3 του Π.Δ. 768/80 και ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15-9-2011 εγκύκλιος του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης). 2. Κατά τα οριζόμενα της εγκυκλίου 89/93, γίνεται διαχωρισμός του αρχείου σε παλαιό (έγγραφα που εκδόθηκαν μέχρι 31-12-1993) και νέο (έγγραφα από 1-1- 1994 και εφεξής). Η διάκριση αυτή δεν έχει πλέον νόημα, αφού υποχρέωση εκκαθάρισης υπάρχει, με βάση τις οδηγίες περιοδικά, κατ έτος, περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα, των οποίων ο χρόνος διατήρησης λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του προηγούμενου έτους, και πρέπει να γίνεται εντός του πρώτου τριμήνου. Αν έχει πραγματοποιηθεί εκκαθάριση, τα πράγματα θα απλοποιηθούν κατά πολύ, δεδομένου, ότι η ετήσια εκκαθάριση δεν θα απαιτεί τόσο χρόνο και κόπο. 3. Σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, το υλικό που δεν τυγχάνει υπηρεσιακής χρησιμότητας, είναι το ανενεργό υλικό. Όμως, το ανενεργό υλικό δεν πρέπει να χαρακτηρίζεται άχρηστο ή καταστρεπτέο, διότι, βάσει του ορισμού αυτής της κατηγορίας υλικού, το υλικό που στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δε σημαίνει ότι στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας. Με τα άρθρα 1 και 2 του ν.1946/90(φεκ 69/Α/14-5-1991) Γενικά Αρχεία του Κράτους και άλλες διατάξεις, τα δημόσια αρχεία διακρίνονται στις ακόλουθες κατηγορίες: α)στα ανενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν το υλικό που δεν έχει πια υπηρεσιακή χρησιμότητα και έχει υποστεί τη διαδικασία της εκκαθάρισης κατά τις κείμενες διατάξεις. Το υλικό αυτό εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή φυλάσσεται στον οικείο φορέα, έως ότου δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις της παραλαβής του από την αρχειακή υπηρεσία. β)στα ημιενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν τα έγγραφα, των οποίων έληξε ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας και στα οποία πρέπει να γίνει εκκαθάριση. γ)στα τρέχοντα αρχεία, που περιλαμβάνουν τα αρχεία που έχουν ακόμα υπηρεσιακή χρησιμότητα. 8
δ)στα αρχεία διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, που παρά την παλαιότητα τους, εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα. Τα αρχεία της κατηγορίας αυτής, που απαιτείται να διατηρούνται στο διηνεκές, δύναται να κατατίθενται στα Γ.Α.Κ., με ειδικό πρωτόκολλο. Η υπηρεσία των Γ.Α.Κ. η οποία αναλαμβάνει τη φύλαξη του αρχειακού υλικού αυτής της κατηγορίας, υποχρεούται να το θέτει στη διάθεση της ενδιαφερόμενης υπηρεσίας σε πρώτη ζήτηση και στο κοινό με την επιφύλαξη των διατάξεων του ν.1599/1986(φεκ 75Α). 4. Ενόψει των οργανωτικών μεταβολών των υπηρεσιών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, οι υπηρεσίες μας, πέραν της υποχρεωτικής εκκαθάρισης των αρχείων, πρέπει να προχωρήσουν στην εκκαθάριση των πάσης φύσεως πλεοναζόντων και μη αναγκαιούντων ή πεπαλαιωμένων κινητών πραγμάτων σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 13 του ν. 1041/1980 (ΦΕΚ 75 Α ) και στο Π.Δ. 413/1998/(ΦΕΚ291/Α ). Το φαινόμενο της συσσώρευσης άχρηστου υλικού μέσα στους χώρους των υπηρεσιών, πρέπει να εκλείψει, δεδομένων των προβλημάτων που δημιουργεί ως προς την υγιεινή και την ασφάλεια των εργαζομένων, ως προς τη λειτουργία των υπηρεσιών και τη διευκόλυνση της εργασίας μας. Τέλος, σας γνωρίζουμε, ότι για τυχόν διευκρινήσεις ή πρόσθετες πληροφορίες η υπηρεσία μας βρίσκεται στη διάθεσή σας. Συνημμένα:1. Π.Δ. 768/80 & 128/86 Φ.(13) 2. ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ Ι & ΙΙ Φ.(2) 3. Πίνακας των Γ.Α.Κ. Φ.(3) 4. Εγκύκλιος του Υ.Δι.Μ. Η.Δ. Φ.(6) Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ Δ/ΝΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματειακής Υποστήριξης και Διοικητικής Μέριμνας ΛΟΥΡΙΔΟΥ ΑΝΤΩΝΙΑ 9