Διοίκηση Έργου. Ενότητα 6: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ. Σαμαρά Ελπίδα Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων (Κοζάνη)

Transcript

1 Διοίκηση Έργου Ενότητα 6: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ Σαμαρά Ελπίδα Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων (Κοζάνη)

2 Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2

3 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο TEI Δυτικής Μακεδονίας και στην Ανώτατη Εκκλησιαστική Ακαδημία Θεσσαλονίκης» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3

4 Σκοποί ενότητας Μεθοδολογία μείωσης κινδύνου σε ανεκτά επίπεδα. 4

5 Περιεχόμενα ενότητας Κίνδυνος. Επιχειρηματικός Κίνδυνος. Ανάλυση των κινδύνων. Μεθοδολογία διαχείρισης ΕΚ. Οι σημαντικότεροι κίνδυνοι. 5

6 Κίνδυνος Ο κίνδυνος ορίζεται ως «ένα αβέβαιο γεγονός ή κατάσταση που, σε περίπτωση που προκύψει, έχει θετική ή αρνητική συνέπεια σε κάποιο στόχο του έργου». Ο κίνδυνος λοιπόν είναι ένα γεγονός για το οποίο, εξ ορισμού, δεν μπορούμε να αποφανθούμε για το αν θα συμβεί ή όχι. Η διαχείριση κινδύνων είναι η διαδικασία μέσω της οποίας επιτυγχάνεται ο εντοπισμός, η ανάλυση, η αντιμετώπιση και η παρακολούθηση των κινδύνων που αφορούν ένα συγκεκριμένο έργο. 6

7 Επιχειρηματικός Κίνδυνος (1/2) Έννοια ΕΚ Τι είναι ΕΚ? Η πιθανότητα μια επιχείρηση να μην επιτύχει τους στόχους της και να εφαρμόσει τις στρατηγικές της. έκθεση σε κίνδυνο ζημίας (downside risk). ενδεχόμενο για κέρδος (upside potential). Αυξανόμενη σημασία: ταχύτητα οικονομικών / πολιτικών αλλαγών. εντονότερος ανταγωνισμός. διεθνοποίηση πρακτικών. κατάργηση οικονομικών συνόρων. 7

8 Επιχειρηματικός Κίνδυνος (2/2) Η διαχείριση κινδύνων (risk management) ενός έργου περιλαμβάνει τα παρακάτω στάδια: 1. Προσδιορισμός των κινδύνων. 2. Ανάλυση των κινδύνων ως προς: την πιθανότητα (%). τα αποτελέσματα (καταστροφικά, σοβαρά, υποφερτά, ασήμαντα). 3. Προγραμματισμός διαχείρισης. Στρατηγικές αποφυγής. Στρατηγικές ελαχιστοποίησης του αποτελέσματος. Εναλλακτικά σχέδια (contingency plan). 4. Παρακολούθηση των κινδύνων και αναθεώρηση του σχεδίου. 8

9 Προσδιορισμός των κινδύνων Ο εντοπισμός των κινδύνων αφορά στον εντοπισμό όλων των κινδύνων που είναι πιθανό να επηρεάσουν τους στόχους ενός έργου και ταυτόχρονα στην καταγραφή τους. Η καταγραφή των χαρακτηριστικών κάθε κινδύνου γίνεται ξεχωριστά για τον κάθε ένα, συνήθως, σε ειδικές φόρμες που ονομάζονται φύλλα κινδύνων (risk sheet). 9

10 Ανάλυση των κινδύνων Η ανάλυση των κινδύνων χρησιμοποιείται, αφενός για να καθορισθεί το μέγεθος της συνέπειας του κινδύνου στους στόχους του έργου και η πιθανότητα εμφάνισης του κινδύνου και αφετέρου για να ταξινομηθούν οι κίνδυνοι με βάση τη συνολική τους βαρύτητα. Το στάδιο της ανάλυσης των κινδύνων μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε ποιοτικά ή ποσοτικά. Η ποιοτική ανάλυση είναι η πλέον διαδεδομένη καθώς χρειάζεται μικρότερο αριθμό δεδομένων για να εφαρμοσθεί, δε χρειάζεται εξειδικευμένα εργαλεία λογισμικού και είναι γενικά λιγότερο χρονοβόρος σε σχέση με την ποσοτική ανάλυση. 10

11 Προγραμματισμός διαχείρισης Κατόπιν, καθορίζονται ενέργειες αντιμετώπισης με βάση συγκεκριμένες στρατηγικές όπως οι: - Αποφυγή. - Μεταφορά. - Ελάφρυνση και - Αποδοχή. Οι όποιες αποφάσεις καταχωρούνται στο φύλλο του κάθε κινδύνου. Οι επιλεγμένες ενέργειες πρέπει να είναι ανάλογες με την έκθεση του κινδύνου, και να επιλύουν το πρόβλημα με οικονομικά αποδεκτό τρόπο. 11

12 Παρακολούθηση των κινδύνων και αναθεώρηση του σχεδίου Σε αυτό το στάδιο ελέγχεται η υλοποίηση των ενεργειών, καθώς επίσης και η αποτελεσματικότητά τους. Διορθωτικές κινήσεις καθορίζονται και επανεκτιμούνται τα χαρακτηριστικά των κινδύνων (πιθανότητα εμφάνισης και συνέπεια). Ολόκληρη η διαδικασία επαναλαμβάνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα ώστε να εντοπισθούν νέοι κίνδυνοι και να ενημερωθούν τα φύλλα των υφιστάμενων κινδύνων. 12

13 Μεθοδολογία διαχείρισης ΕΚ Προσδιορισμός επιχειρηματικών στόχων. Προσδιορισμός επιπέδου αποδεκτού κινδύνου. Ταυτοποίηση κινδύνων. Μέτρηση κινδύνων. Καθορισμός τρόπων αντιμετώπισης. Δημοσιοποίηση της στρατηγικής διαχείρισης. 13

14 Κίνδυνοι του έργου (1/2) Τα αποτελέσματα ενός κινδύνου μπορούν να επηρεάσουν: Το έργο. Το προϊόν. Την επιχείρηση. Χωρίζουμε τους κινδύνους στις παρακάτω κατηγορίες: Τεχνολογία. Προσωπικό. Οργάνωση και δομή της επιχείρησης. Εργαλεία. Απαιτήσεις. Εκτίμηση. 14

15 Κίνδυνοι του έργου (2/2) Ρόλος των μοντέλων να διευκολύνουν τη διαδικασία λήψης απόφασης για την επιλογή του έργου. Επιλογή μοντέλου ώστε να αξιολογεί τα εν δυνάμει έργα με βάση το βαθμό που αυτά ικανοποιούν τους στρατηγικούς στόχους και την αποστολή της εταιρείας. Ερωτήσεις τύπου: - Θα μεγιστοποιήσει τα κέρδη? - Θα μεγιστοποιήσει την αξιοποίηση εργατικού δυναμικού? - Νέες αγορές? - Εικόνα εταιρείας? - Όρια κινδύνου? - Κτλ. Αν δώσουμε μια αριθμητική τιμή σε κάθε έργο που θα μπορούσε να αναληφθεί δημιουργούμε μια ιεραρχία διαφορετικών έργων ανάλογα με το πόσο συμβάλει το καθένα από αυτά στην επιτυχία της εταιρείας. Σχέση ανάμεσα σε αναμενόμενα αποτελέσματα στρατηγικούς στόχους. 15

16 Οι σημαντικότεροι κίνδυνοι Σύμφωνα με τον Boehm (1991) οι σημαντικότεροι κίνδυνοι ενός έργου ανάπτυξης λογισμικού είναι: Έλλειψη προσωπικού. Μη ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα. Κακή κατανόηση των απαιτήσεων. Δύσχρηστη διεπαφή του χρήστη με το λογισμικό. Λογισμικό υπερβολικά περίπλοκο για τις ανάγκες του πελάτη. Μη ύπαρξη ελέγχου σε αλλαγές απαιτήσεων. Προβλήματα σε επαναχρησιμοποιούμενα εξαρτήματα ή σε εξωτερικό λογισμικό. Προβλήματα σε έργα που εκτελούνται από τρίτους. Χαμηλός χρόνος απόκρισης. Έργο πέρα από τις δυνατότητες της τεχνολογίας. 16

17 Επιτήρηση Η πρόοδος του έργου πρέπει να ελέγχεται σε τακτικά διαστήματα. Ο έλεγχος γίνεται με αναφορές και σε συναντήσεις του έργου. Στοιχεία προς έλεγχο μπορεί να είναι: Τα ορόσημα που έχουν / δεν έχουν επιτευχθεί. Ανάλωση πόρων. Ανοικτά θέματα. Σχόλια του προσωπικού. Χρήση της τεχνολογίας. Παραγωγικότητα. Ποιότητα. 17

18 Οργάνωση ομάδων (1/2) Μπορούμε να οργανώσουμε τις ομάδες υλοποίησης με τους παρακάτω τρόπους: Δημοκρατικά και αποκεντρωμένα (democratic decentralised). Οι αποφάσεις λαμβάνονται ομαδικά και όλα τα μέλη της ομάδας επικοινωνούν μεταξύ τους. Ελεγχόμενα και αποκεντρωμένα (controlled decentralised). Υπάρχει αρχηγός στην ομάδα που ελέγχει τις ενέργειες, αλλά η εργασία και η επικοινωνία γίνεται ομαδικά. Ελεγχόμενα και με κεντρική επικοινωνία (controlled centralised). Ο αρχηγός της ομάδας αναλαμβάνει τόσο τον έλεγχο όσο και την επικοινωνία της ομάδας. Οι γραμμές επικοινωνίας είναι κάθετες. 18

19 Οργάνωση ομάδων (2/2) Επιλέγουμε το είδος της ομάδας σύμφωνα με τους παρακάτω παράγοντες: Δυσκολία του προβλήματος (δύσκολο -> DD). Μέγεθος του προβλήματος (μεγάλος -> CC, CD). Χρόνος που η ομάδα θα βρίσκεται μαζί (μεγάλος -> DD). Κατά πόσο το πρόγραμμα μπορεί να χωριστεί σε μικρότερα τμήματα (αν ναι -> CC, CD). Απαιτούμενη ποιότητα και αξιοπιστία (μεγάλη -> CC, CD). Αυστηρότητα στην τήρηση του χρόνου παράδοσης (αν ναι -> CC). Απαιτούμενη από το έργο επικοινωνία μεταξύ των μελών. 19

20 Παράδειγμα στελέχωσης (1/2) Η εταιρία NuMega (Sullivan 2001) οργανώνει την ανάπτυξη των προϊόντων γύρω από δύο ομάδες: Κύρια ομάδα. Ασχολείται με: Διαχείριση του έργου. Ανάπτυξη λογισμικού. Διασφάλιση ποιότητας. Εκπαίδευση χρηστών. Ευχρηστία (usability) λογισμικού. Διεπαφή χρήστη. Οργάνωση της τελικής έκδοσης. 20

21 Παράδειγμα στελέχωσης (2/2) Ομάδα υποστήριξης. Ασχολείται με: Διαχείριση του προϊόντος. Διάθεση στην αγορά. Υποστήριξη. Διαχείριση του ελέγχου beta. 21

22 Καθήκοντα μετά την υλοποίηση Μετά την υλοποίηση του έργου καλό είναι να γίνεται μια ανάλυση με τα παρακάτω στοιχεία: Παρατηρήσεις σχετικά με την αποτελεσματικότητα των μεθόδων που χρησιμοποιήθηκαν. Προβλήματα που παρουσιάστηκαν και πως θα μπορούσαν να αποφευχθούν. Προτάσεις για βελτίωση της διεργασίας ανάπτυξης. Λογισμικό που αναπτύχθηκε και μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί. 22

23 Μέθοδοι και Τεχνικές Ανάλυσης Κινδύνου - παραδείγματα Ευκαιρίες (upside risk). Έρευνα αγοράς. Αναζήτηση έργων (prospecting). Δοκιμαστική προώθηση προϊόντος / υπηρεσίες (test marketing). Έρευνα και Ανάπτυξη. Ανάλυση επιχειρησιακή επίπτωσης (business impact analysis). 23

24 Αμφότερα (1/2) Μοντελοποίηση εξαρτήσεων (dependency modelling). Ανάλυση SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). (Δυνατά σημεία, Αδυναμίες, Ευκαιρίες, Απειλές). Δενδρική ανάλυση γεγονότων (event tree analysis). Σχεδιασμός επιχειρηματικής συνέχειας. Ανάλυση BPEST (Business, Political, Economic, Social, Technological) - (Επιχειρησιακού, Πολιτικού, Οικονομικού, Κοινωνικού, Τεχνολογικού περιβάλλοντος). Προσομοίωση πραγματικής εναλλακτικής λύσης (real option modelling). Λήψη απόφασης υπό συνθήκες κινδύνου και αβεβαιότητας. 24

25 Αμφότερα (2/2) Στατιστική εξαγωγή συμπερασμάτων (statistical inference). Στατιστικές μετρήσεις κεντρικής τάσης (μέσου όρου, κλπ.) και διασποράς (central tendency and dispersion measures). Ανάλυση PESTLE (Political, Economic, Social, Technical, Legal, Environmental) - (Πολιτικού, Οικονομικού, Κοινωνικού, Τεχνικού, Νομικού, Περιβαλλοντικού περιβάλλοντος). 25

26 Απειλές (downside risks) Ανάλυση απειλών (threat analysis). Δενδρική ανάλυση σφαλμάτων (Fault tree analysis). FMEA (Failure Mode & Effect Analysis) Ανάλυση τρόπου αστοχίας και επίπτωσης. 26

27 Οι 10 μεγάλοι επιχειρηματικοί κίνδυνοι για το 2009 (1/2) Οι επιπτώσεις της χρηματοοικονομικής κρίσης είναι ο σημαντικότερος κίνδυνος που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες του ασφαλιστικού κλάδου, σύμφωνα με νέα έκθεση της Ernst & Young, που προσδιορίζει τους 10 σημαντικότερους επιχειρηματικούς κινδύνους που αντιμετωπίζει ο κλάδος, όπως ιεραρχήθηκαν από περισσότερους από 100 κορυφαίους αναλυτές του κλάδου. 27

28 Οι 10 μεγάλοι επιχειρηματικοί κίνδυνοι για το 2009 (2/2) Οι δέκα σημαντικότεροι κίνδυνοι για τη φετινή χρονιά είναι: 1. η κρίση των χρηματοπιστωτικών αγορών, 2. ο κίνδυνος μοντελοποίησης, 3. η κανονιστική παρέμβαση, 4. η διαχείριση του κύκλου για την ανάληψη γενικών ασφαλειών, 5. οι γεωπολιτικές κρίσεις, 6. οι δημογραφικές μετατοπίσεις στις βασικές αγορές, 7. οι αναδυόμενες αγορές, το δίκτυο διανομής, οι νομικοί κίνδυνοι και τέλος, 8. η κλιματική αλλαγή και τα καταστροφικά γεγονότα. 28

29 Βιβλιογραφία Rory Burke, Διαχείριση Έργου, 2014 Project Management, Εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ, [ISBN ] Σημειώσεις Συγγραφέα. 29

30 Τέλος Ενότητας

31 Σημείωμα Αναφοράς Copyright ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, Σαμαρά Ελπίδα. «Διαχείριση Έργων». Έκδοση: 1.0. Κοζάνη Διαθέσιμο από τη δικτυακή διεύθυνση: 31

32 Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο. που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο. που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο. Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. 32

33 Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς. το Σημείωμα Αδειοδότησης. τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων. το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει). μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. 33