ΓΕΝΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Transcript

1 ΓΕΝΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ I. ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 2 II. ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 3 III. ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΣΥΛΛΕΓΟΥΜΕ ΚΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΟΜΑΣΤΕ... 3 IV. ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 7 Α. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μαθητών της Σχολής... 7 Β. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων γονέων/κηδεμόνων των μαθητών της Σχολής... 9 Γ. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των συμμετεχόντων σε εκδηλώσεις που διοργανώνει/συνδιοργανώνει η Γερμανική Σχολή Αθηνών Δ. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στα πλαίσια Επιτήρησης των χώρων της Γερμανικής Σχολής από κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης (CCTV) V. ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΤΡΙΤΟΥΣ Α. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων εντός της Γερμανικής Σχολής Αθηνών Β. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων σε συνδεδεμένους με εμάς φορείς Γ. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων σε έμπιστους εξωτερικούς παρόχους Δ. Αποδέκτες των δεδομένων Ε. Διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων εκτός Ελλάδος VI. ΝΟΜΙΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ VII. ΤΙ ΘΑ ΣΥΜΒΕΙ ΕΑΝ ΔΕΝ ΜΑΣ ΔΩΣΕΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ; VIII. ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ IX. ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ X. ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΑΣ Δικαίωμα πρόσβασης Δικαίωμα διόρθωσης Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας Δικαίωμα φορητότητας Δικαίωμα εναντίωσης Δικαίωμα να μην υπόκεισθε σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης Δικαίωμα διαγραφής XI. ΥΠΟΒΟΛΗ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ XII. ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

2 I. ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα για εμάς. Όπως κάθε οργανισμός, είναι απαραίτητο και για εμάς να τηρούμε ορισμένες πληροφορίες για εσάς, για λόγους διαχείρισης των σχέσεων μας μαζί σας, για την προσφορά υπηρεσιών προς εσάς αλλά και για λόγους εξυπηρέτησης των δραστηριοτήτων μας. Η παρούσα Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων έχει ως σκοπό της, να σας ενημερώσει για το πως συλλέγουμε τα προσωπικά σας δεδομένα, τι κάνουμε με αυτά, πως τα φροντίζουμε, για πόσο καιρό τα κρατάμε, τις επιλογές που έχετε, αναφορικά με την επεξεργασία τους και φυσικά για τα δικαιώματα σας. Να είστε βέβαιος/η ότι θα χειριζόμαστε τις πληροφορίες αυτές πάντοτε με κατάλληλο τρόπο και πάντα σύμφωνα με τις διατάξεις της σχετικής ισχύουσας νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Για την συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, που λαμβάνει χώρα μέσω της ιστοσελίδας μας, εφαρμογή έχει η ειδική Πολιτική Προστασίας Δεδομένων της Ιστοσελίδας που βρίσκεται αναρτημένη εκεί. ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΓΙΑ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΑ; Στα πλαίσια αυτής της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων οι όροι «Γερμανική Σχολή», «Σχολή», «εμείς», «εμάς», «δικό μας» αναφέρονται στον οργανισμό με την επωνυμία Σύλλoγoς Γερμαvικής Σχoλής Αθηvώv (Deutschen Schule Athen - Deutscher Schulverein Athen), με τα εξής στοιχεία επικοινωνίας: Δημοκρίτου 6 & Γερμανικής Σχολής Αθηνών, τ.κ , Μαρoύσι, Αττικής, Ελλάδα Τηλ.: , φαξ: , sekretariat@dsathen.gr ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (DPO) Επειδή η Γερμανική Σχολή Αθηνών αντιμετωπίζει τις υποχρεώσεις της σχετικά με τη προστασία των προσωπικών δεδομένων σοβαρά, έχει ήδη διορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO), με τον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε στα εξής στοιχεία: ΔΙΚΗΓΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΤΣΙΜΙΚΑΛΗΣ ΚΑΛΟΝΑΡΟΥ Νεοφύτου Βάμβα 1, 10674, Αθήνα Τηλ.: , Info@athenslegal.gr 2

3 II. ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 1. Τι είναι τα προσωπικά δεδομένα; Ο ορισμός των προσωπικών δεδομένων είναι εξαιρετικά ευρύς και περιλαμβάνει κάθε πληροφορία η οποία σε αφορά. Μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες όπως είναι το όνομα, τα στοιχεία επικοινωνίας σου, στοιχεία πληρωμών, στοιχεία που αφορούν την εργασία σου κ.ο.κ. 2. Έκταση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων; Κατά βάση επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα των μαθητών μας, των κηδεμόνων τους, όσων συναλλάσσονται μαζί μας, των αποφοίτων μας και οποιουδήποτε τρίτου, ο οποίος απευθύνεται στη Γερμανική Σχολή Αθηνών με κάποιο συγκεκριμένο αίτημα ή την επισκέπτεται, μόνον εφόσον και στο βαθμό που είναι απαραίτητο για να διαχειριστούμε τις μεταξύ μας σχέσεις, να προσφέρουμε τις υπηρεσίες μας, να ανταποκριθούμε σε αιτήματα που λαμβάνουμε κλπ. Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, στηρίζεται κατά κανόνα στην εκτέλεση της σύμβασης με τους μαθητές μας και τους κηδεμόνες αυτών καθώς και στην επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας. Μόνον κατ εξαίρεση στηριζόμαστε στην συγκατάθεση των υποκειμένων. III. ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΣΥΛΛΕΓΟΥΜΕ ΚΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΟΜΑΣΤΕ Συλλέγουμε κι επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα για συγκεκριμένους σκοπούς και δεν τα υποβάλλουμε σε περαιτέρω επεξεργασία, χωρίς προηγουμένως να σας έχουμε ενημερώσει και μόνον αφού έχουμε λάβει, όπου αυτή απαιτείται, τη συγκατάθεσή σας. Είναι απαραίτητο να τηρούμε ορισμένες πληροφορίες για εσάς, για λόγους διαχείρισης των σχέσεων μας μαζί σας αλλά και για λόγους λειτουργίας της Γερμανικής Σχολής Αθηνών. Αναλυτικές πληροφορίες για τα προσωπικά δεδομένα που τηρούμε και για τους σκοπούς για τους οποίους τα χρησιμοποιούμε παρέχονται κατωτέρω. α/α Α. Πράξη επεξεργασίας Εγγραφή μαθητών, παροχή εκπαίδευσης και διαχείριση της σχέσης μας Σας αφορά αν είστε: Μαθητής ή απόφοιτος της Σχολής Γιατί τα ζητάμε; Ποια δεδομένα; Νομική βάση Για να σε εγγράψουμε στη Γερμανική Σχολή Αθηνών, ως μαθητή ώστε να παράσχουμε υπηρεσίες εκπαίδευσης, για να μπορούμε να διαχειριζόμαστε τη Όνομα, Επώνυμο, γονέων/κηδεμόνων Στοιχεία Επικοινωνίας (τηλέφωνο, , διεύθυνση κατοικίας) Ηλικία/ημερομηνία γέννησης Αντίγραφο Αστυνομικής Ταυτότητας/Διαβατηρίου ΑΜΚΑ ΑΦΜ Εκπλήρωση της σύμβασης μέλους ή λήψη μέτρων για τη σύναψή της Συμμόρφωση προς έννομες μας υποχρεώσεις Η επιδίωξη των εννόμων 3

4 Επεξεργασία δεδομένων γονέων και κηδεμόνων, μαθητών της Γερμανικής Σχολής Αθηνών μεταξύ μας σχέση και για να μπορούμε να επιδιώκουμε τα έννομα συμφέροντά μας. Για να διαβιβάζουμε τις απαραίτητες πληροφορίες στο Υπουργείο Παιδείας, και στις λοιπές αρμόδιες υπηρεσίες Για να μπορούμε να προσφέρουμε τις υπηρεσίες εκπαίδευσης στους μαθητές μας, να συμμορφωνόμαστε προς τις Στοιχεία πρόσβασης και χρήσης των πληροφοριακών μας συστημάτων (username, password, διεύθυνση κλπ.) Φωτογραφίες και βίντεο που λαμβάνουμε στα πλαίσια σχολικών εκδηλώσεων ή για χρήση σε σχολικά έντυπα (π.χ. Jahrbuch) Ιατρικά δεδομένα που συλλέγονται στα πλαίσια της συμπλήρωσης και τήρησης του Ατομικού Δελτίου Υγείας μαθητών αλλά και κατά την επίσκεψή των μαθητών στη γιατρό, στη νοσοκόμα ή στη ψυχολόγο της Σχολής (ιατρικό ιστορικό, χρόνιες παθήσεις, ιατρικές εξετάσεις, γνωματεύσεις γιατρών κλπ.) Πληροφορίες σχετικά με την απόδοση, επίδοση, διαγωγή σου και τη φοίτησή κλπ. (αναλυτική βαθμολογία, βαθμοί σε διαγωνίσματα, απουσίες, κυρώσεις, βραβεία κλπ.) Δήμος / Δημοτική Ενότητα στον οποίο είναι εγγεγραμμένος/η ο/η μαθητής/τρια και αριθμός μητρώου ή δημοτολογίου Ενιαίος Αριθμός Εκπαίδευσης μαθητή Στοιχεία φοίτησης (απουσίες) Στοιχεία διαγωγής Ονοματεπώνυμο Στοιχεία Επικοινωνίας (προσωπικά και επαγγελματικά), όπως σταθερό και κινητό τηλέφωνο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμφερόντων μας, να καταγράφουμε και να προωθούμε τις εκδηλώσεις και δραστηριότητες μας Η συγκατάθεσή των μαθητών ή αυτή των γονέων, όπου έχει ζητηθεί ειδικώς Εκπλήρωση της σύμβασης ή λήψη μέτρων για τη σύναψη σύμβασης Συμμόρφωση προς έννομες μας 4

5 Β. Γονέας/ Κηδεμόνας/ οικονομικός υπόχρεος υποχρεώσεις που μας επιβάλλει η νομοθεσία και να διατηρούμε σχέσεις με τους μας. Διεύθυνση κατοικίας Ηλικία, Γένος, Επαγγελματικό Προφίλ (Θέση, μισθός, απόδοση κλπ.), Στοιχεία Ταυτοποίησης (ΑΔΤ, ΑΜΚΑ κλπ.), ΑΦΜ, ΔΟΥ, λοιπά φορολογικά στοιχεία όπου ζητούνται (π.χ. για την παροχή έκπτωσης διδάκτρων) κλπ. Στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών ή μέσων πληρωμών Προσωπικό Υπόβαθρο (Οικογενειακή Κατάσταση, Εκπαίδευση κτλ.) Φωτογραφίες από εκδηλώσεις που πραγματοποιεί η Σχολή υποχρεώσεις Η επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας, να διατηρούμε συναλλακτικές σχέσεις με τους πελάτες μας αλλά και να τεκμηριώνουμε και να προβάλλουμε τις δραστηριότητες κι εκδηλώσεις μας Η συγκατάθεση όπου αυτή έχει ζητηθεί ειδικώς 5

6 Γ. Διοργάνωση και διαχείριση εκδηλώσεων της Γερμανικής Σχολής Αθηνών Μαθητές, γονείς, διδακτικό προσωπικό, απόφοιτοι, διοικητικό προσωπικό, τρίτοι Για να επεξεργαστούμε τη δήλωση συμμετοχής σας στην εκάστοτε εκδήλωση που διοργανώνει η Σχολή και να επικοινωνούμε μαζί σας σχετικά με αυτήν, για να εκπληρώνουμε τις υποχρεώσεις μας, που πηγάζουν από το νόμο και για να τεκμηριώνουμε, καταγράφουμε και να προβάλλουμε τις εκδηλώσεις και τις δραστηριότητες μας μέσω φωτογραφιών ή/και βίντεο. Όνομα, Επώνυμο, Στοιχεία Επικοινωνίας (τηλέφωνο, , διεύθυνση κατοικίας ή εργασίας) Φωτογραφίες και βίντεο από την εκάστοτε εκδήλωση, που σας απεικονίζουν Όπου υπάρχουν επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας: εταιρεία, θέση, οδός, τ.κ., πόλη, σταθερό ή/και κινητό τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση, (κατά περίπτωση αν είστε απόφοιτος της Σχολής και αν μιλάτε Γερμανικά) Επιδόσεις, σε τυχόν εκδηλώσεις που συμμετέχετε (π.χ. Sportabzeichen) Δηλώσεις εγγραφών σε εκδηλώσεις (π.χ. αγώνας Μαραθωνίου, Summer Camp, Jugend Musiziert), όπου ισχύει Εκπλήρωση της σύμβασης ή λήψη μέτρων για τη σύναψη σύμβασης Συμμόρφωση προς υποχρεώσεις μας που πηγάζουν από το νόμο Η συγκατάθεσή σας, όπου αυτή έχει ζητηθεί ειδικώς Η επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας, να τεκμηριώνουμε, καταγράφουμε και να προβάλλουμε τις εκδηλώσεις και τις δραστηριότητες μας Δ. Επιτήρηση των χώρων της Γερμανικής Σχολής από κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης Μαθητές, γονείς, διδακτικό προσωπικό, διοικητικό προσωπικό, τρίτοι Η προστασία και η ασφάλεια προσώπων, αγαθών και των εγκαταστάσεων της Σχολής Εικόνες που συλλέγονται από το κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης που είναι εγκατεστημένο περιμετρικά των εγκαταστάσεων της Σχολής (όχι εντός των σχολικών χώρων) Έννομο συμφέρον μας για την προστασία και ασφάλεια προσώπων, αγαθών και των εγκαταστάσεων της Σχολής Περισσότερες πληροφορίες Συλλέγουμε ή/και επεξεργαζόμαστε πληροφορίες για εσάς πάντοτε κι αποκλειστικά εφόσον συντρέχει μια από τις νομικές βάσεις επεξεργασίας που προβλέπονται από τη νομοθεσία. Δεν θα χρησιμοποιήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα σου για σκοπούς που είναι ασύμβατοι με αυτούς που αναφέρονται στην παρούσα Πολιτική, χωρίς προηγουμένως να σας έχουμε ειδοποιήσει και να έχουμε ζητήσει, όπου αυτό απαιτείται, την συγκατάθεσή σας. Επίσης, δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους. 6

7 IV. ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Α. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μαθητών της Σχολής 1. Περιγραφή κι έκταση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων Η Γερμανική Σχολή Αθηνών, συλλέγει κι επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένων των μαθητών της στα πλαίσια της παροχής υπηρεσιών εκπαίδευσης εντός των πλαισίων που ορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία. Στα πλαίσια αυτά η Γερμανική Σχολή Αθηνών συλλέγει κι επεξεργάζεται τα δεδομένα που αναφέρονται αναλυτικά, στη σειρά Α, του πίνακα της Ενότητας ΙΙΙ ανωτέρω. Η επεξεργασία λαμβάνει χώρα με ηλεκτρονικά αλλά και χειροκίνητα μέσα. Για την προστασία των προσωπικών δεδομένων λαμβάνουμε τα ανά περίπτωση, κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. 2. Νομική βάση της επεξεργασίας Νομική βάση για την συλλογή κι επεξεργασία των εν λόγω πληροφοριών και προσωπικών δεδομένων είναι: α) Η εκτέλεση σύμβασης μεταξύ του μαθητή ή των γονέων/κηδεμόνων του, σε σχέση με τις υπηρεσίες που αναφέρονται στην επόμενη παράγραφο της παρούσης (άρθρο 6, παρ.1 εδ. β του ΓΚΠΔ) β) Η συμμόρφωση προς έννομες υποχρεώσεις της Σχολής (άρθρο 6, παρ.1 εδ. γ του ΓΚΠΔ) γ) Η επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας, για να καταγράφουμε και να προωθούμε τις εκδηλώσεις και δραστηριότητες μας (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. στ του ΓΚΠΔ). δ) Η συγκατάθεση των μαθητών μας ή των γονέων/κηδεμόνων τους, όπου αυτή έχει ζητηθεί ειδικώς (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. α του ΓΚΠΔ). 3. Σκοπός της επεξεργασίας Η Γερμανική Σχολή Αθηνών επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για τους εξής σκοπούς: (i) Για τους σκοπούς της εγγραφής, μετεγγραφής, φοίτησης των μαθητών στη Σχολή (ii) Για τη διαχείριση της εν γένει, μεταξύ μας σχέσης (π.χ. επικοινωνία, ενημέρωση για εκδηλώσεις κλπ.) (iii) Για την συμμετοχή σε εκδηλώσεις που διοργανώνει/συνδιοργανώνει η Σχολή (iv) Για την εκπλήρωση υποχρεώσεων της Σχολής, που πηγάζουν από την ισχύουσα εκπαιδευτική και λοιπή νομοθεσία 7

8 Όλα οι ανωτέρω σκοποί, αποτελούν τις Συμβατικές μας Υποχρεώσεις. 4. Διάρκεια της αποθήκευσης Τα προσωπικά δεδομένα των μαθητών μας, διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο, για την επίτευξη των σκοπών για τα οποία αρχικά συλλέχθηκαν. Σε κάθε περίπτωση, τηρούμε τις εξής προθεσμίες: α) Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέχθηκαν στα πλαίσια των Συμβατικών Υποχρεώσεων μας, δηλαδή της παροχής εκπαίδευσης όπως είναι αυτά που περιέχονται στα Ατομικά Δελτία Μαθητή διατηρούνται εις το διηνεκές, όπως ορίζει η εφαρμοστέα εκπαιδευτική νομοθεσία. β) Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέχθηκαν στα πλαίσια της επιδίωξης των εννόμων συμφερόντων μας, διατηρούνται για το σύνολο του χρονικού διαστήματος για το οποίο ο εκάστοτε μαθητής φοιτεί στη Σχολή καθώς και διάστημα 5 ετών από το τελευταίο έτος της φοίτησής του στη Σχολή. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως είναι για την θεμελίωση νομικών αξιώσεων, ερωτημάτων των αρμοδίων αρχών και τυχόν ειδικότερες ρυθμίσεις νόμων ενδέχεται να διατηρήσουμε τα προσωπικά δεδομένα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. β) Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέχτηκαν δυνάμει της συγκατάθεσης των μαθητών ή της συγκατάθεση των γονέων/κηδεμόνων τους, θα διατηρηθούν μέχρι την ανάκληση της συγκατάθεσης τους. Σε μεμονωμένες περιπτώσεις, μπορεί το δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης ή η διαγραφή των δεδομένων να είναι περιορισμένα κατά περιεχόμενο ή χρόνο ή ακόμα και να αποκλείονται, ιδίως στην περίπτωση ήδη τυπωθέντων και παραδοθέντων εντύπων ή δημοσιεύσεων ή λήψεων (downloads) (καθότι σε αυτή τη περίπτωση είναι αδύνατη μια εκ των υστέρων διαγραφή). Εάν απεικονίζεστε μαζί με άλλα πρόσωπα (όπως π.χ. στην περίπτωση σχολικών εκδηλώσεων), δεν υπάρχει υποχρέωση διαγραφής της φωτογραφίας, αλλά αρκεί το να σας καταστήσουμε μη αναγνωρίσιμο (π.χ. μέσω της θόλωσης). γ) Όλα τα ιατρικά δεδομένα και δεδομένα υγείας, διατηρούνται έως και για τρία (3) έτη, από το έτος κατά το οποίο ο εκάστοτε μαθητής έπαψε να φοιτεί στη Σχολή 5. Αποδέκτες των δεδομένων Τα προσωπικά δεδομένα των μαθητών, ενδέχεται να γνωστοποιηθούν: α) στις αρμόδιες δημόσιες αρχές (π.χ. Υπουργείο Παιδείας), όπου αυτό απαιτείται β) σε άλλα σχολεία στα πλαίσια σχολικών εκδηλώσεων ή σε άλλους φορείς που διοργανώνουν εκδηλώσεις γ) παρόχους υπηρεσιών με τους οποίους συνεργάζεται η Σχολή δ) παρόχους υπολογιστικού νέφους (π.χ. τα των μαθητών τηρούνται επί του παρόντος στην υπηρεσία της Microsoft Office

9 Β. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων γονέων/κηδεμόνων των μαθητών της Σχολής 1. Περιγραφή κι έκταση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων Η Γερμανική Σχολή Αθηνών, συλλέγει κι επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένων των γονέων/κηδεμόνων/οικονομικών υπόχρεων που συμβάλλονται με αυτήν ή/και προβαίνουν σε καταβολές διδάκτρων. Η επεξεργασία αυτή λαμβάνει χώρα σύμφωνα με την εκάστοτε σύμβαση που συνάπτεται, μεταξύ Σχολής και του εκάστοτε γονέα/κηδεμόνα/ οικονομικού υπόχρεου. Η επεξεργασία των δεδομένων μπορεί να προκύπτει και από τη συμμετοχή σας, σε εκδηλώσεις της Σχολής Στα πλαίσια αυτά η Γερμανική Σχολή Αθηνών συλλέγει κι επεξεργάζεται τα εξής δεδομένα: i. Ονοματεπώνυμο ii. Στοιχεία Επικοινωνίας (προσωπικά και επαγγελματικά), όπως σταθερό και κινητό τηλέφωνο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου iii. Διεύθυνση κατοικίας iv. Ηλικία, v. Γένος, vi. Επαγγελματικό Προφίλ (Θέση, μισθός, απόδοση κλπ.), vii. Στοιχεία Ταυτοποίησης (ΑΔΤ, ΑΜΚΑ κλπ.), viii. ΑΦΜ, ΔΟΥ, λοιπά φορολογικά στοιχεία όπου ζητούνται (π.χ. για την παροχή έκπτωσης διδάκτρων) κλπ. ix. Στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών ή μέσων πληρωμών x. Προσωπικό Υπόβαθρο (Οικογενειακή Κατάσταση, Εκπαίδευση κτλ.) xi. Φωτογραφίες από εκδηλώσεις που πραγματοποιεί η Σχολή Η επεξεργασία λαμβάνει χώρα με ηλεκτρονικά αλλά και χειροκίνητα μέσα. Για την προστασία των προσωπικών δεδομένων λαμβάνουμε τα ανά περίπτωση, κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. 2. Νομική βάση της επεξεργασίας Νομική βάση για την συλλογή κι επεξεργασία των εν λόγω πληροφοριών και προσωπικών δεδομένων είναι: α) Η εκτέλεση σύμβασης σε σχέση με τις υπηρεσίες που αναφέρονται στην επόμενη παράγραφο της παρούσης ή η λήψη μέτρων για τη σύναψη σύμβασης (άρθρο 6, παρ.1 εδ. β του ΓΚΠΔ) β) Η συμμόρφωση προς έννομες υποχρεώσεις του Επιμελητηρίου, όπως είναι αυτές, της φορολογικής κι εκπαιδευτικής νομοθεσίας κλπ. (άρθρο 6, παρ.1 εδ. γ του ΓΚΠΔ) γ) Η επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας, για να διατηρούμε συναλλακτικές σχέσεις με τους πελάτες μας (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. στ του ΓΚΠΔ). 9

10 δ) Ειδικά, ως προς την επεξεργασία των φωτογραφιών και βίντεο από εκδηλώσεις της Σχολής, αυτή μπορεί να στηρίζεται στην επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας, για να διατηρούμε συναλλακτική σχέση με το νομικό πρόσωπο-πελάτη μας (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. στ του ΓΚΠΔ). ε) Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, η συγκατάθεση των γονέων/ κηδεμόνων/ οικονομικών υπόχρεων, όπου αυτή έχει ζητηθεί ειδικώς (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. α του ΓΚΠΔ). Στην περίπτωση που δεν μας δώσετε τα προσωπικά σας δεδομένα δεν θα είμαστε σε θέση να ανταποκριθούμε στο αίτημά σας, να λάβουμε μέτρα για τη σύναψη σύμβασης, να ανταποκριθούμε στις υποχρεώσεις μας εξ αυτής ή να συμμορφωθούμε στις υποχρεώσεις που μας επιβάλλει η νομοθεσία. 3. Σκοπός της επεξεργασίας Η Γερμανική Σχολή Αθηνών επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για τους εξής σκοπούς: (i) Για τη λήψη μέτρων για τη κατάρτιση σύμβασης, την εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων της, την παροχή των συμβατικώς συμφωνηθέντων παροχών, συμπεριλαμβανομένων της έγερσης πιθανών αξιώσεων σε σχέση με τη σύμβαση (ii) Για τη διαχείριση παραπόνων και διενέξεων σε σχέση με τη σύμβαση (iii) Για την εκπλήρωση υποχρεώσεων της Γερμανικής Σχολής Αθηνών, που πηγάζουν από το νόμο, όπως είναι π.χ. η έκδοση φορολογικών παραστατικών (iv) Η αντιμετώπιση και η έγερση αξιώσεων που πηγάζουν από τη σύμβαση Οι σκοποί i-iii προσδιορίζονται ως «Συμβατικές Υποχρεώσεις». (v) Για την αποστολή ενημερώσεων σχετικά με το εκπαιδευτικό πρόγραμμα των μαθητών, τα νέα, τις υπηρεσίες κι εκδηλώσεις που διοργανώνει/προσφέρει η Γερμανική Σχολή Αθηνών (όπως π.χ. η αποστολή Newsletter, προσκλήσεις σε εκδηλώσεις, αποστολή ερωτηματολογίων) κλπ. παρέχοντας ωστόσο πάντοτε τη δυνατότητα διαγραφής από την εν λόγω υπηρεσία (Unsubscribe). Οι αποστολές αυτές, μπορεί να λαμβάνουν χώρα, τόσο ηλεκτρονικά όσο και μέσω ταχυδρομείου. 4. Διάρκεια της αποθήκευσης Τα προσωπικά δεδομένα γονέων/κηδεμόνων/οικονομικών υπόχρεων διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο, για την επίτευξη των σκοπών για τα οποία αρχικά συλλέχθηκαν. Σε κάθε περίπτωση, τηρούμε τις εξής προθεσμίες: α) Για τις Συμβατικές Υποχρεώσεις μας (παροχή εκπαιδευτικών υπηρεσιών) διατηρούνται τα προσωπικά δεδομένα για τη χρονική διάρκεια της Σύμβασης (συμπεριλαμβανομένων τυχόν επεκτάσεων της) καθώς και διάστημα 10 ετών από τη λήξη της ή για όσο χρόνο ορίζει η σχετική νομοθεσία( π.χ. φορολογική). Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως είναι για την θεμελίωση νομικών αξιώσεων, ερωτημάτων των αρμοδίων αρχών και τυχόν ειδικότερες ρυθμίσεις νόμων, 10

11 ενδέχεται να διατηρήσουμε τα προσωπικά δεδομένα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. β) Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται στα πλαίσια εκδηλώσεων που διοργανώνει η Σχολή (φωτογραφίες ή βίντεο), διατηρούνται στο αρχείο της Σχολής επ αόριστον εκτός εάν η συλλογή κι επεξεργασία τους στηρίζεται στη συγκατάθεσή σας οπότε, θα διατηρηθούν μέχρι την ανάκληση της συγκατάθεσης σας. Σε μεμονωμένες περιπτώσεις, μπορεί το δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης ή η διαγραφή των δεδομένων να είναι περιορισμένα κατά περιεχόμενο ή χρόνο ή ακόμα και να αποκλείονται, ιδίως στην περίπτωση ήδη τυπωθέντων και παραδοθέντων εντύπων ή δημοσιεύσεων ή λήψεων (downloads) (καθότι σε αυτή τη περίπτωση είναι αδύνατη μια εκ των υστέρων διαγραφή). Εάν απεικονίζεστε μαζί με άλλα πρόσωπα (όπως π.χ. στην περίπτωση σχολικών εκδηλώσεων), δεν υπάρχει υποχρέωση διαγραφής της φωτογραφίας, αλλά αρκεί το να σας καταστήσουμε μη αναγνωρίσιμο (π.χ. μέσω της θόλωσης). γ) Για τους σκοπούς επικοινωνίας, που αναφέρονται στην προηγηθείσα παράγραφο 3, τα προσωπικά δεδομένα των γονέων/κηδεμόνων/οικονομικών υπόχρεων, διατηρούνται για το διάστημα ισχύος της συμβατικής σχέσης καθώς και δια διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη της Σύμβασης. Γ. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των συμμετεχόντων σε εκδηλώσεις που διοργανώνει/συνδιοργανώνει η Γερμανική Σχολή Αθηνών 1. Περιγραφή κι έκταση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων Η Γερμανική Σχολή Αθηνών, συλλέγει κι επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των φυσικών προσώπων που εγγράφονται, δηλώνουν συμμετοχή και συμμετέχουν σε εκδηλώσεις που διοργανώνει η ίδια ή συνδιοργανώνει με άλλους φορείς. Στα πλαίσια αυτά η Σχολή συλλέγει κι επεξεργάζεται τα εξής δεδομένα: i. Όνομα, Επώνυμο, ii. Στοιχεία Επικοινωνίας (τηλέφωνο, , διεύθυνση κατοικίας ή εργασίας) iii. Φωτογραφίες και βίντεο από την εκάστοτε εκδήλωση, που σας απεικονίζουν iv. Όπου υπάρχουν επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας: εταιρεία, θέση, οδός, τ.κ., πόλη, σταθερό ή/και κινητό τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση, (κατά περίπτωση αν είστε απόφοιτος της Σχολής και αν μιλάτε Γερμανικά) v. Επιδόσεις, σε τυχόν εκδηλώσεις που συμμετέχετε (π.χ. Sportabzeichen), όπου ισχύει vi. Δηλώσεις εγγραφών σε εκδηλώσεις (π.χ. αγώνας Μαραθωνίου, Summer Camp, Jugend Musiziert), όπου ισχύει Η επεξεργασία λαμβάνει χώρα με ηλεκτρονικά αλλά και χειροκίνητα μέσα. Ειδικά όσον αφορά τις φωτογραφίες και τα βίντεο που λαμβάνονται στις εκδηλώσεις, αυτά χρησιμοποιούνται για σκοπούς τεκμηρίωσης και προώθησης των δραστηριοτήτων κι εκδηλώσεων της Σχολής και καθίστανται διαθέσιμα, μέσω της ιστοσελίδας της, 11

12 τους λογαριασμούς που τυχόν διατηρεί σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως π.χ. στο facebook, ενώ χρησιμοποιούνται σε δελτία τύπου και στο Newsletter του Επιμελητηρίου. Για την προστασία των προσωπικών δεδομένων λαμβάνουμε τα ανά περίπτωση, κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. 2. Νομική βάση της επεξεργασίας Νομική βάση για την συλλογή κι επεξεργασία των εν λόγω πληροφοριών και προσωπικών δεδομένων είναι: α) Η εκτέλεση σύμβασης σε σχέση με την συμμετοχή σας στην εκάστοτε εκδήλωση (άρθρο 6, παρ.1 εδ. β του ΓΚΠΔ) β) Η συμμόρφωση προς έννομες υποχρεώσεις της Σχολής (άρθρο 6, παρ.1 εδ. γ του ΓΚΠΔ), όπου αυτό απαιτείται (π.χ. εκπαιδευτική, φορολογική νομοθεσία κλπ.). γ) Ειδικά, ως προς την επεξεργασία των φωτογραφικών ή/και βίντεο, αυτή μπορεί να στηρίζεται στη συγκατάθεσή σας, όπου σας έχει ρητώς ζητηθεί (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. α του ΓΚΠΔ) ή δ) Στην επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων μας, για να τεκμηριώνουμε, καταγράφουμε και να προβάλλουμε τη δραστηριότητά της Σχολής (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. στ του ΓΚΠΔ). 3. Σκοπός της επεξεργασίας Η Γερμανική Σχολή Αθηνών επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για τους εξής σκοπούς: (i) Για να επεξεργαστούμε τη δήλωση συμμετοχής σας στην εκάστοτε Εκδήλωση στην οποία συμμετέχετε και να επικοινωνούμε μαζί σας σχετικά με αυτήν (ii) Για την εκπλήρωση υποχρεώσεων της Σχολής, που πηγάζουν από το νόμο (iii) Για να τεκμηριώνει, καταγράφει και να προβάλλει τη δραστηριότητά της μέσω φωτογραφιών ή/και βίντεο. 4. Διάρκεια της αποθήκευσης Τα προσωπικά δεδομένα σας, διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο, για την επίτευξη των σκοπών για τα οποία αρχικά συλλέχθηκαν. Σε κάθε περίπτωση, τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για διάστημα δέκα (10) ετών από τη λήξη της εκάστοτε εκδήλωσης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως είναι για την θεμελίωση νομικών αξιώσεων, ερωτημάτων των αρμοδίων αρχών και τυχόν ειδικότερες ρυθμίσεις νόμων, ενδέχεται να διατηρήσουμε τα προσωπικά δεδομένα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. 5. Αποδέκτες των δεδομένων 12

13 Θα καταστήσουμε διαθέσιμο τον κατάλογο των συμμετεχόντων στην εκάστοτε εκδήλωση, στους υπόλοιπους συμμετέχοντες, στην εκάστοτε εκδήλωση, όμως θα σας έχουμε ενημερώσει σχετικά κατά την εγγραφή σας στην εκδήλωση καθώς και σε φορείς με τους οποίους συνδιοργανώνουμε μια εκδήλωση. Δ. Συλλογή κι επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στα πλαίσια Επιτήρησης των χώρων της Γερμανικής Σχολής από κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης (CCTV) 1. Περιγραφή κι έκταση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων Η Γερμανική Σχολή Αθηνών, συλλέγει κι επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένων και συγκεκριμένα δεδομένα εικόνας, μέσω από εάν σύστημα κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης, με αποκλειστικό σκοπό την προστασία και ασφάλεια προσώπων και αγαθών της Σχολής. Η επεξεργασία λαμβάνει χώρα με ηλεκτρονικά μέσα και για την προστασία των προσωπικών δεδομένων λαμβάνουμε τα ανά περίπτωση, κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. 2. Νομική βάση της επεξεργασίας Νομική βάση για την συλλογή κι επεξεργασία των εν λόγω πληροφοριών και προσωπικών δεδομένων είναι η επιδίωξη του έννομου συμφέροντός μας να προστατεύουμε την ασφάλεια προσώπων και αγαθών (Άρθρο 6, παρ.1, εδ. στ του ΓΚΠΔ). 3. Σκοπός της επεξεργασίας Αποκλειστικός σκοπός της επεξεργασίας των δεδομένων είναι η προστασία και η ασφάλεια των προσώπων (μαθητών, γονέων, προσωπικού, επισκεπτών της Σχολής κλπ.) και αγαθών της Σχολής. 4. Διάρκεια της αποθήκευσης Οι ληφθείσες εικόνες αποθηκεύονται για διάστημα δεκαπέντε (15) ημερών, οπότε και πραγματοποιείται επανεγγραφή επί του δίσκου. 5. Αποδέκτες των δεδομένων Τα δεδομένα εικόνας, δεν γνωστοποιούνται σε τρίτους εκτός αν προκύψει λόγος ή ανάγκη διερεύνησης αδικημάτων. V. ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΤΡΙΤΟΥΣ ΟΡΙΣΜΕΝΕΣ ΦΟΡΕΣ, ΕΙΝΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ ΝΑ ΜΟΙΡΑΖΟΜΑΣΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΑ ΑΛΛΑ ΚΑΙ ΜΕ ΕΜΠΙΣΤΟΥΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥΣ ΤΡΙΤΟΥΣ Α. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων εντός της Γερμανικής Σχολής Αθηνών 13

14 Θα επεξεργαστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα αποκλειστικά για τους σκοπούς που αναφέραμε παραπάνω. Για να το κάνουμε αυτό, θα πρέπει να αποκτήσουν πρόσβαση σε αυτά, εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι του προσωπικού μας. Β. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων σε συνδεδεμένους με εμάς φορείς Μπορεί να μοιραστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα με άλλους, συνδεδεμένους με τη Γερμανική Σχολή Αθηνών φορείς, εφόσον αυτό είναι απαραίτητο. Γ. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων σε έμπιστους εξωτερικούς παρόχους Όπως κάθε οργανισμός, χρησιμοποιούμε κι εμείς ενίοτε, τρίτους παρόχους υπηρεσιών προκειμένου να μπορούμε να διεξάγουμε τις δραστηριότητες μας αποτελεσματικότερα και προκειμένου να εξασφαλίζουμε με συνέπεια τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούμε. Σε ορισμένες περιπτώσεις αυτά τα τρίτα προς εμάς μέρη θα έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα. Όπου χρησιμοποιούμε τρίτα μέρη τα οποία επεξεργάζονται τα προσωπικά σας δεδομένα για λογαριασμό μας, διεξάγουμε προηγουμένως ελέγχους, προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα προστασίας για την διαφύλαξη των προσωπικών σου δεδομένων. Κατά τη διάρκεια της συνεργασίας μας με αυτούς τους παρόχους, η οποία έχει ρυθμιστεί συμβατικά, παρακολουθούμε την απόδοσή τους (όπως και αυτή των εγκεκριμένων υπεργολάβων τους), προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα σου παραμένουν ασφαλή. Οποιοσδήποτε τρίτος προς εμάς πάροχος υπηρεσιών, λαμβάνει από εμάς εντολές για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, το κάνει αυτό μόνον: για τους ίδιους σκοπούς για τους οποίους μπορούμε κι εμείς να τα χρησιμοποιούμε (όπως αναφέρονται παραπάνω) εφόσον είναι απαραίτητο προκειμένου να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του απέναντι μας και σύμφωνα με τους τρόπους που εμείς του υποδεικνύουμε και σύμφωνα με τις οδηγίες μας. Δ. Αποδέκτες των δεδομένων Για την εκπλήρωση των Συμβατικών μας Υποχρεώσεων καθώς και των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκουμε, ενδέχεται να κοινοποιήσουμε τα δεδομένα σας, στους εξής αποδέκτες, πάντοτε εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου: α) Παρόχους υπηρεσιών στους τομείς του λογιστηρίου, διοίκησης, νομικής υποστήριξης, ασφάλισης υγείας, υποστήριξης πληροφοριακών συστημάτων, φωτογράφους, τυπογράφους κλπ. β) Παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους και προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών 14

15 γ) Οργανισμούς και φορείς του Δημοσίου, των οποίων το δικαίωμα απόκτησης πρόσβασης στα εν λόγω δεδομένα, προβλέπεται ρητά από τη κείμενη νομοθεσία δ) Φορείς με τους οποίους συνδιοργανώνουμε εκδηλώσεις στις οποίες έχετε δηλώσει συμμετοχή Όταν λαμβάνουμε αίτημα να κοινοποιήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα, ελέγχουμε πάντοτε ότι ο φορέας που υποβάλλει το σχετικό αίτημα χρειάζεται πράγματι να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτά και ότι εφαρμόζονται κατάλληλα μέτρα προστασίας κατά τη μεταφορά των σχετικών δεδομένων. Ε. Διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων εκτός Ελλάδος Δεν θα μεταφέρουμε τα προσωπικά σας δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ο οποίος απαρτίζεται από τις χώρες της Ε.Ε., το Λιχτενστάιν, τη Νορβηγία και την Ισλανδία) χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση σας. VI. ΝΟΜΙΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Καθώς εδρεύουμε στην Ελλάδα, όπου έχουν εφαρμογή οι ευρωπαϊκοί κανόνες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, πρέπει να σας ενημερώσουμε για την νομική βάση στην οποία στηρίζεται η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Στις ενότητες που προηγήθηκαν αναφέρονται οι επιμέρους νομικές βάσεις, κατά περίπτωση. Ωστόσο καλό είναι να γνωρίζετε ότι γενικά στηριζόμαστε πάντοτε σε μία από τις ακόλουθες νομικές βάσεις: Στη συγκατάθεσή σας, εφόσον σας την έχουμε ζητήσει ρητά (άρθρο 6 παρ.1 εδ. α του ΓΚΠΔ). Μπορείτε να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε αλλά αυτή η ανάκληση, δεν θίγει την νομιμότητα οποιασδήποτε πράξης επεξεργασίας που έγινε πριν από την ανάκλησή της. Για να εκτελέσουμε σύμβαση της οποίας είστε συμβαλλόμενο μέρος ή για να λάβουμε μέτρα για να συνάψουμε σύμβαση, μετά από δικό σας αίτημα (άρθρο 6 παρ.1 εδ. β του ΓΚΠΔ) Για να συμμορφωθούμε με υποχρέωση που μας επιβάλλει κάποιος νόμος και προκειμένου να επιλύουμε δικαστικές διαφορές, να αντιμετωπίζουμε αξιώσεις εναντίον μας και να εξασκούμε τα δικαιώματά μας (άρθρο 6 παρ.1 εδ. γ του ΓΚΠΔ) Για να εξυπηρετήσουμε τα έννομα συμφέροντά μας, ώστε να λειτουργούμε έναν αποδοτικό οργανισμό και να διευκολύνουμε τις συναλλαγές μας, χωρίς ποτέ τα συμφέροντά μας αυτά, να αποβαίνουν σε βάρος του πρωτεύοντος συμφέροντος σας στην ιδιωτική ζωή (άρθρο 6 παρ.1 εδ. στ του ΓΚΠΔ). Ως «έννομα συμφέροντά μας» νοούνται τα δικαιώματά μας να διεξάγουμε επιτυχή, αποτελεσματική και ασφαλή δραστηριότητα προς όφελος όλων των προσώπων που διατηρούν συμφέροντα στη Γερμανική Σχολή Αθηνών. 15

16 Επισημαίνεται ότι ενδέχεται να επεξεργαστούμε προσωπικά σας δεδομένα στηριζόμενοι σε περισσότερες νομικές βάσεις, ανάλογα με τον ειδικό σκοπό για τον οποίο τα χρησιμοποιούμε. VII. ΤΙ ΘΑ ΣΥΜΒΕΙ ΕΑΝ ΔΕΝ ΜΑΣ ΔΩΣΕΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ; Εάν δεν μας δώσετε τα προσωπικά σας δεδομένα, ενδέχεται: (i) να μην είμαστε σε θέση να καταρτίσουμε τη μεταξύ μας σύμβαση ή να μην είμαστε σε θέση να εκπληρώσουμε τις υποχρεώσεις μας, από τη μεταξύ μας σύμβαση. (ii) να μην μπορούμε να ανταποκριθούμε σε αίτημα που μας υποβάλλετε (iii) να μην είμαστε σε θέση να συμμορφωθούμε προς την ισχύουσα νομοθεσία VIII. ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Δεν λαμβάνουμε αποφάσεις που σας αφορούν, αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας. IX. ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΡΑΤΑΜΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΑΣΦΑΛΗ ΚΑΙ ΜΟΝΟΝ ΓΙΑ ΟΣΟ ΚΑΙΡΟ ΤΑ ΧΡΕΙΑΖΟΜΑΣΤΕ 1. Υποσχόμαστε να κρατάμε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνον για όσο καιρό τα χρειαζόμαστε Τα προσωπικά δεδομένα σας, διαγράφονται ή κλειδώνονται μόλις εκλείψει ο σκοπός για τον οποίο αρχικά συνελλέγησαν κι αποθηκεύτηκαν. Ωστόσο, ακόμα και σε αυτή τη περίπτωση, δεν αποκλείεται να διατηρήσουμε τα δεδομένα για μακρότερο χρονικό διάστημα, εφόσον επιβάλλεται από την ισχύουσα νομοθεσία. Η διαγραφή ή το κλείδωμα των δεδομένων θα λάβει χώρα, όταν κάποια από τις εφαρμοστέες περιόδους διατήρησης των δεδομένων παρέλθει, εκτός και αν υπάρχει υποχρέωση για την περαιτέρω αποθήκευση των δεδομένων. Εάν η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στην οποία προβαίνουμε: Στηρίζεται στη συγκατάθεσή σας, θα τηρούμε κι επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνον για όσο καιρό, αυτή παραμένει ισχυρή, (σημειώστε ότι μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή). Είναι απαραίτητη για την εκτέλεση μεταξύ μας σύμβασης ή γίνεται στα πλαίσια προετοιμασιών για τη σύναψή της, θα διατηρήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο καιρό διαρκεί αυτή η σχέση και αφού λήξει η μεταξύ μας σχέση, για όσο χρονικό διάστημα ορίζει η σχετική, εφαρμοστέα νομοθεσία, εφόσον και στο βαθμό που αυτό είναι απαραίτητο. Γίνεται για την επιδίωξη νόμιμων συμφερόντων μας, (όπως π.χ. για να διευκολύνουμε τη μεταξύ μας συνεργασία) θα διατηρήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο καιρό είναι απαραίτητο για να πετύχουμε αυτά. 16

17 Γίνεται επειδή το επιβάλλει διάταξη νόμου, θα διατηρήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο καιρό ορίζει αυτή η διάταξη. 2. Υποσχόμαστε να κρατάμε τα προσωπικά σας δεδομένα ασφαλή Θα χειριζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα πάντοτε με τον κατάλληλο τρόπο και θα τα κρατάμε ασφαλή. Για να το πετύχουμε αυτό εφαρμόζουμε πολιτικές, πρότυπα και διαδικασίες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και φροντίζουμε για την τήρησή τους. Λαμβάνουμε πειθαρχικά μέτρα σε βάρους του προσωπικού και των συνεργατών μας όπου αυτό είναι απαραίτητο, προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα παραμένουν ασφαλή. X. ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΑΣ Είναι σημαντικό, οι πληροφορίες που τηρούμε για εσάς στα αρχεία μας, να είναι επίκαιρες και ακριβείς. Εάν κάποιο στοιχείο που σας αφορά, αλλάξει, σας παρακαλούμε να μας ενημερώσετε. Εάν έχετε οποιαδήποτε απορία ή προβληματισμό σχετικά με τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων ή επιθυμείτε να εξασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στα εξής στοιχεία: Δημοκρίτου 6 & Γερμανικής Σχολής Αθηνών, τ.κ , Μαρoύσι, Αττικής, Ελλάδα Τηλ.: , φαξ: , sekretariat@dsathen.gr Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε απευθείας με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της Γερμανικής Σχολής Αθηνών, στα εξής στοιχεία: ΔΙΚΗΓΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΤΣΙΜΙΚΑΛΗΣ ΚΑΛΟΝΑΡΟΥ Νεοφύτου Βάμβα 1, 10674, Αθήνα Τηλ.: , Info@athenslegal.gr Εντός ορισμένων ορίων που θέτει η νομοθεσία για την προστασία προσωπικών δεδομένων, έχετε τα εξής δικαιώματα: Δικαίωμα πρόσβασης Να ζητήσετε να μάθετε από εμάς τι είδους προσωπικά δεδομένα τηρούμε για εσάς, για ποιους σκοπούς τα επεξεργαζόμαστε, σε ποιους τα κοινοποιούμε, το χρονικό διάστημα αποθήκευσής τους καθώς και να λάβετε αντίγραφό τους σε κοινώς χρησιμοποιούμενο ηλεκτρονικό μορφότυπο, κλπ. 17

18 Δικαίωμα διόρθωσης Να μας ζητήσετε να διορθώσουμε τυχόν προσωπικά σας δεδομένα που τηρούμε και είναι ανακριβή ή να μας ζητήσετε να τα συμπληρώσουμε εφόσον είναι ελλιπή. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας Να μας ζητήσετε να περιορίσουμε τον τρόπο που χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα εφόσον συντρέχει μία από τις περιπτώσεις που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία. Δικαίωμα φορητότητας Να ζητήσετε να λάβετε τα προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν και μας έχετε παράσχει, σε κοινώς χρησιμοποιούμενη μορφή (π.χ. excel,.pdf), εφόσον η επεξεργασία στην οποία προβαίνουμε στηρίζεται είτε στη συγκατάθεσή σας είτε στην εκτέλεση σύμβασης και υπό τον όρο ότι η επεξεργασία γίνεται με αυτοματοποιημένα μέσα. Δικαίωμα εναντίωσης Να μην χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα κατά κάποιον συγκεκριμένο τρόπο για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάσταση σας, σύμφωνα με όσα προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία. Δικαίωμα να μην υπόκεισθε σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα Να μας ζητήσετε να μην υπόκεισθε σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα και να ζητήσεις να υπάρξει ανθρώπινη παρέμβαση. Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης Εφόσον στηριζόμαστε στη συγκατάθεσή σας, έχετε δικαίωμα να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή. Σε περίπτωση που ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας, η ανάκληση δεν θα θίξει την νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση μέχρι την ανάκλησή της. Περιορισμοί των δικαιωμάτων ανάκλησης της συγκατάθεσης ή διαγραφής των δεδομένων σας, ειδικά για φωτογραφίες και βίντεο που σας απεικονίζουν κι έχουν ληφθεί σε εκδηλώσεις, σεμινάρια ή εκπαιδεύσεις που διοργανώνει η Γερμανική Σχολή Αθηνών Σε μεμονωμένες περιπτώσεις, μπορεί το δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης ή η διαγραφή των δεδομένων σας, να είναι περιορισμένα κατά περιεχόμενο ή χρόνο 18

19 ή ακόμα και να αποκλείονται, ιδίως στην περίπτωση ήδη τυπωθέντων και παραδοθέντων εντύπων ή δημοσιεύσεων ή ήδη αποσταλθέντων εσωτερικών επικοινωνιών (καθότι σε αυτή τη περίπτωση είναι αδύνατη μια εκ των υστέρων διαγραφή). Εάν απεικονίζεστε μαζί με άλλα πρόσωπα (όπως π.χ. στην περίπτωση φωτογραφίας που απεικονίζει μεγαλύτερο πλήθος), δεν υπάρχει υποχρέωση διαγραφής της φωτογραφίας, αλλά αρκεί το να σας καταστήσουμε μη αναγνωρίσιμο (π.χ. μέσω της θόλωσης). Θα λάβουμε επίσης υπόψη τα συμφέροντά σας, σύμφωνα με τις διαθέσιμες τεχνολογίες και το κόστος υλοποίησης των κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων που πρέπει να λάβουμε. Οι νομικές βάσεις για αυτούς τους περιορισμούς προκύπτουν από τον ΓΚΠΔ και το εθνικό δίκαιο προστασίας προσωπικών δεδομένων καθώς και από τα συνταγματικά προστατευόμενα δικαιώματα της ελευθερίας της έκφρασης και της ελευθερίας της πληροφόρησης. Δικαίωμα διαγραφής Να μας ζητήσετε να διαγράψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία. XI. ΥΠΟΒΟΛΗ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ Εάν έχετε κάποιο παράπονο για τον τρόπο που χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα, έχετε το δικαίωμα να υποβάλλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή, που για την Ελλάδα είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ( XII. ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Θα φροντίζουμε να ενημερώνουμε αυτή την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων για κάθε ουσιαστική αλλαγή που αφορά τον τρόπο με τον οποίο επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, ενθαρρύνοντας σας, να διαβάζετε για τις αλλαγές ώστε να παραμένετε ενήμερος/η. Η τελευταία ενημέρωση της παρούσας Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, έλαβε χώρα την