«ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΕΡΡΩΝ»

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ NOMOΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Προϋπολογισμός Δαπάνης: ,40 (με Φ.Π.Α. 24%) Αριθμ. Μελέτης: ΜΗΧ - 4 «ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΕΡΡΩΝ» Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α 1. ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ 2. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 3. ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ 4. ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

2 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ NOMOΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Προϋπολογισμός Δαπάνης: ,40 (με Φ.Π.Α. 24%) Αριθμ. Μελέτης: ΜΗΧ - 4 «ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΕΡΡΩΝ» ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ Με την παρούσα μελέτη προβλέπεται η ψηφιοποίηση αρχειοθετημένων φακέλων αποφάσεων του Δημοτολογίου του Δήμου Σερρών, συνολικής δαπάνης ,40. Στην ανωτέρω τιμή συμπεριλαμβάνεται και οι υπηρεσίες ανάρτησης του παραγόμενου ψηφιακού προϊόντος σε ηλεκτρονικό αποθετήριο που θα υποδείξει ο Δήμος Σερρών. Η προμήθεια διέπεται από τις διατάξεις: του Ν. 2286/95 «Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και Ρυθμίσεις Συναφών θεμάτων», όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, 4412/2016. όπως αυτή τροποποιήθηκε και εξακολουθεί να ισχύει, με την προϋπόθεση ότι συμβιβάζεται με τις διατάξεις του Ν.2286/95, του Ν.3463/06 «Κώδικας Δήμων και Κοινοτήτων» του άρθρου 157 του Ν.4281/2014 Η εν λόγω προμήθεια θα καλύψει τις ανάγκες των Υπηρεσιών του Δήμου. Η δαπάνη για την προμήθεια προϋπολογίζεται στο ποσό των ,00 πλέον Φ.Π.Α. 24% δηλαδή συνολικά στο ποσό των ,40, είναι εγγεγραμμένη στον προυπολογισμό του έτους 2016 και προβλέπεται να καλυφθεί από τα Δημοτικά έσοδα. Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

3 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ NOMOΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Προϋπολογισμός Δαπάνης: ,40 (με Φ.Π.Α. 24%) Αριθμ. Μελέτης: ΜΗΧ - 4 «ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΕΡΡΩΝ» ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ - ΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Αντικείμενο του έργου Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση αρχειοθετημένων φακέλων αποφάσεων του Δήμου Σερρών όπου ο κάθε ένας έχει από 1-4 εκτυπωμένες αποφάσεις. Κάθε απόφαση περιέχει κατά ΜΟ 3 σελίδες μεγέθους Β4 (οι περίπου φάκελοι) ή Α4. Οι περισσότερες σελίδες είναι συρραμμένες. Ο τύπος των φακέλων είναι κρεμαστός σε ειδικά ράφια. Επίσης υπάρχουν 20 βιβλία με ΜΟ 200 σελίδες μεγέθους το πολύ Α4. Η ψηφιοποίηση θα γίνει σε χώρο που θα διαθέσει ο Δήμος. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Ψηφιοποίηση Η διαδικασία ψηφιοποίησης περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες για τη μετατροπή του συμβατικού αρχείου και την αποθήκευση των τεκμηρίων, σε ηλεκτρονική μορφή, άμεσα αναγνώσιμη από προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή. Α) ΣΑΡΩΣΗ Για τη μετατροπή του αρχείου σε ψηφιακή μορφή, απαιτείται η ψηφιοποίηση του με τη μέθοδο της σάρωσης. Ο ανάδοχος, ο οποίος αναλαμβάνει την υποχρέωση και την ευθύνη για την σάρωση του αρχείου, θα πρέπει να γνωρίζει ότι λόγω της παλαιότητας του αρχείου απαιτείται από την πλευρά του πολύ προσεκτική μεταχείριση των εγγράφων. Η Αναθέτουσα Αρχή θα παρέχει τη μέγιστη δυνατή βοήθεια στον Ανάδοχο, η οποία όμως θα έχει συντονιστικό και καθοδηγητικό χαρακτήρα. Ο ανάδοχος υποχρεούται να χρησιμοποιήσει για την ψηφιοποίηση τον κατάλληλο εξοπλισμό και λογισμικό. Για τα βιβλία θα χρησιμοποιηθεί εξοπλισμός που να μην απαιτεί το πλήρες άνοιγμα του βιβλίου για την σάρωση. Λόγω της αξίας και της κακής φυσικής κατάστασης αρκετών τεκμηρίων του συμβατικού αρχείου, ενδεχόμενα κάποια τεκμήρια να απαιτούν την σάρωση τους με bookscanner ή και επίπεδο σαρωτή και όχι με συσκευή που διαθέτει αυτόματη τροφοδοτική διάταξη (feeder). Αποσυρραφή επιτρέπεται αλλά θα ακολουθείται από άμεση συρραφή. Έγγραφα που δεν έχουν σαρωθεί σωστά θα απορρίπτονται και θα σαρώνονται εκ νέου. Αν το αποτέλεσμα παραμένει μη ικανοποιητικό τότε ο ανάδοχος μπορεί να προτείνει άλλη λύση ψηφιοποίησης με δικό του εξοπλισμό, η οποία όμως δεν θα επιδεινώσει την φυσική κατάσταση του πρωτοτύπου. Το παραχθέν ψηφιοποιημένο αντικείμενο θα πρέπει να είναι σε συμβατή και αξιοποιήσιμη μορφή όπως και τα υπόλοιπα.

4 Ο Ανάδοχος οφείλει επίσης να φροντίσει για την κατάλληλη μεταχείριση των πρωτοτύπων κατά τη διάρκεια της σάρωσης, διότι τα περισσότερα από αυτά βρίσκονται σε κακή κατάσταση. Τα ψηφιακά αντίγραφα που θα προκύψουν πρέπει να έχουν ικανοποιητική ποιότητα, δηλαδή να είναι όσο το δυνατόν πιστότερα αντίγραφα των πρωτοτύπων. Η ποιότητα των ψηφιακών αντιγράφων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από ποικίλους παράγοντες τεχνικής φύσης, οι τιμές των οποίων επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα. Οι πιο σημαντικοί από αυτούς είναι η ανάλυση και το χρωματικό βάθος. Ωστόσο, η κλιμάκωση της ποιότητας των ψηφιακών αντιγράφων έχει ως αποτέλεσμα την κλιμάκωση του όγκου των ψηφιακών αρχείων που δημιουργούνται, καθώς και των απαιτήσεων του συστήματος (δυνατότητες αποθήκευσης, υπολογιστική ισχύς, μνήμη, κ.λπ.). Κατά συνέπεια, το ζητούμενο στο παρόν έργο είναι να βρεθεί το σημείο ισορροπίας ανάμεσα στην ποιότητα και το μέγεθος των ψηφιακών αντιγράφων. Η ελάχιστη απαίτηση όσον αφορά τα κείμενα του αρχείου είναι να είναι πλήρως ευανάγνωστα σε όλες τους τις λεπτομέρειες. Καθώς τα τεκμήρια που θα ψηφιοποιηθούν ποικίλουν σε μορφή και μέγεθος (Β4, Α4) και φυσική κατάσταση, τα χαρακτηριστικά της ψηφιακής αποτύπωσής τους πιθανόν να ποικίλουν αναλόγως. Η σάρωση των εντύπων θα γίνει με βάθος χρώματος 8 bit κλίμακας του γκρι (grayscale). Ωστόσο, είναι πιθανόν για ορισμένα έγγραφα τα οποία να απαιτηθεί έγχρωμη ψηφιοποίηση είτε για λόγους ευκρίνειας, είτε για λόγους πιστότητας του πρωτοτύπου (διατήρηση ιστορικότητας). Η αποθήκευση των ψηφιακών αντιγράφων θα γίνεται σε μορφή.pdf. Η ανάλυση θα είναι τουλάχιστον 300 dpi. Επιτρέπεται και ανάλυση σε 600 dpi αρκεί να το προκύπτον αρχείο να μην είναι πολύ μεγάλο και δύσχρηστο. Κάθε τεκμήριο θα αποτελεί από μόνο του ένα ολόκληρο αρχείο.pdf. Το σύνολο των αρχείων που προκύπτει από τα τεκμήρια ενός πρωτότυπου φακέλου (που αντιστοιχεί σε μια Απόφαση) θα περιλαμβάνεται σε ειδικό φάκελο αρχείων. Β) ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ (δημιουργία Βάσης δεδομένων) Η ψηφιοποίηση περιλαμβάνει επίσης την υπηρεσία τεκμηρίωσης κάθε απόφασης με την καταχώρηση σε βάση δεδομένων ενδεικτικά των εξής μεταδεδομένων: 1. Τίτλο δηλωτικό του σαρωμένου τεκμηρίου(φακέλου) 2. αριθμός απόφασης 3. ημερομηνία απόφασης 4. θέμα 5. απόφαση Το σύνολο των στοιχείων που θα καταχωρήσει ο Ανάδοχος θα έχει την σύμφωνη γνώμη του Δήμου. Στις υποχρεώσεις του Αναδόχου συμπεριλαμβάνεται και η ανάπτυξη ενός συστήματος ενιαίας ονοματολογίας των παραγόμενων φακέλων και αρχείων (π.χ. τα ονόματα να είναι δηλωτικά του ψηφιοποιημένου τεκμηρίου). Επιθυμητό είναι ο τρόπος ονοματολογίας των αρχείων που θα χρησιμοποιηθεί, να διευκολύνει τη σύνδεση ανάμεσα στο πρωτότυπο τεκμήριο και το ψηφιακό του αντίγραφο, καθώς και τη σύνδεση ανάμεσα στο κύριο ψηφιακό αντίγραφο και το ψηφιακό αρχείο προβολής. Το σύστημα ενιαίας ονοματολογίας θα πρέπει να λάβει υποχρεωτικά την έγκριση της υπηρεσίας. Παράδοση Τα ψηφιοποιηθέντα αρχεία θα παραδοθούν στην Αναθέτουσα Υπηρεσία αποθηκευμένα σε δυο (2) εξωτερικές συσκευές αποθήκευσης (USB δίσκοι), πανομοιότυπες, που κάθε μια θα περιλαμβάνει:

5 1. όλες τις ψηφικές εικόνες των σελίδων των αποφάσεων ομαδοποιημένες ανά απόφαση σε αρχεία pdf. 2. Βάση δεδομένων με όλα τα στοιχεία της καταχώρισης των αποφάσεων. Στην βάση θα υπάρχει επίσης η διασύνδεση των δεδομένων κάθε απόφασης με τα αντίστοιχο αρχείο pdf. Ο ανάδοχος υποχρεούται επίσης να αναρτησει το παραγόμενο υλικό (αρχεία εικόνων και βάση δεδομένων) σε ηλεκτρονικό αποθετήριο που θα του υποδείξει ο Δήμος, καθώς και την μετάπτωσή του σε ανάλογες εφαρμογές που διαθέτει ο Δήμος ή πρόκειται να προμηθευτεί Έλεγχος Ποιότητας Ο έλεγχος ποιότητας αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της διαδικασίας ψηφιοποίησης, διότι διασφαλίζει την επίτευξη των αρχικών προσδοκιών σχετικά με την ποιότητα του αποτελέσματος. Συμπεριλαμβάνει τεχνικές και διαδικασίες πιστοποίησης της ποιότητας, της ακρίβειας και της συνέπειας του ψηφιακού προϊόντος και συμβάλλει στην ανακάλυψη προβλημάτων της διαδικασίας ψηφιοποίησης. Ο Ανάδοχος οφείλει να ελέγξει ποιοτικά τα ψηφιακά αντίγραφα που θα δημιουργηθούν. Οι έλεγχοι των ψηφιακών αντιγράφων θα πραγματοποιούνται παρουσία της Επιτροπής Ποιοτικής Ποσοτικής Παραλαβής (ΕΠΠΠ) προαιρετικά κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ψηφιοποίησης, αλλά υποχρεωτικά μετά την ολοκλήρωσή της. Η ποιότητα των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων θα ελεγχθεί με υποκειμενικά κριτήρια (οπτική εξέταση της εικόνας). Τα βασικά σημεία ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνουν κατ ελάχιστον τα ακόλουθα: τις 2 μορφές των ψηφιακών αρχείων, ήτοι τα κύρια αντίγραφα, τα αρχεία προβολής και τα αρχεία προεπισκόπησης. Η διαδικασία του ελέγχου ποιότητας προϋποθέτει τον καθορισμό αποδεκτών ή μη αποδεκτών ορίων και χαρακτηριστικών, ώστε να είναι εμφανές, αν ένα ψηφιακό αντικείμενο είναι ικανοποιητικό ή όχι. Τα ελάχιστα στοιχεία στα οποία προτείνεται να εστιάζεται ο έλεγχος ποιότητας είναι: 1) Η ύπαρξη ψηφιακών αντιγράφων για όλα τα πρωτότυπα που ψηφιοποιήθηκαν και η εξασφάλιση ότι δεν υπάρχουν διπλές ψηφιοποιήσεις. 2) Η χρήση κατάλληλης ονοματολογίας και συγκεκριμένης κωδικοποίησης των δεδομένων που θα ψηφιοποιηθούν. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να συνεργαστεί με την Αναθέτουσα Αρχή (ΕΠΠΠ και χρήστες) για την ανάπτυξη του συστήματος ονοματολογίας και κωδικοποίησης. 3) Τον έλεγχο των μεταδεδομένων ως προς την πληρότητά τους. Την ύπαρξη δηλαδή πληροφοριών για κάθε απόφαση καθώς την πλήρη και ορθή κάλυψη των πεδίων των μεταδεδομένων Διαδικασία Παραλαβής 1) Η παραλαβή των ψηφιοποιημένων αρχείων θα γίνει από την Επιτροπή Ποιοτικής Ποσοτικής Παραλαβής (ΕΠΠΠ) προαιρετικά κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ψηφιοποίησης, αλλά υποχρεωτικά μετά την ολοκλήρωσή της. 2) Η οριστική παραλαβή περιλαμβάνει την παραλαβή των ψηφιοποιημένων αρχείων. Σε περίπτωση βλαβών ή λοιπών προβλημάτων που θα προκύψουν σε αυτό το διάστημα, ο ανάδοχος οφείλει να τις αποκαταστήσει σε διάστημα 10 ημερών από την γνωστοποίησή τους. Παράδοση

6 Το προς ψηφιοποίηση υλικό θα παραδίδεται τμηματικά από το τμήμα Δημοτολογίου, στην έδρα της υπηρεσίας, στον ανάδοχο και ειδικότερα ανά φάκελο, μετά από καταμέτρηση του προς ψηφιοποίηση υλικού παρουσία του αναδόχου και της ΕΠΠΠ και υπογραφή σχετικού πρωτοκόλλου παράδοσης - παραλαβής. Ιδιαίτερη προσοχή θα δοθεί στην αποφυγή διπλών ψηφιοποιήσεων. Χρόνος υλοποίησης Ο συνολικός χρόνος υλοποίησης του έργου εκτιμάται σε τέσσερεις (4) μήνες. Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

7 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ NOMOΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Προϋπολογισμός Δαπάνης: ,40 (με Φ.Π.Α. 24%) Αριθμ. Μελέτης: ΜΗΧ - 4 «ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΕΡΡΩΝ» 3. ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Α/Α ΕΙ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΜΟΝΑΔΑ ΔΑΠΑΝΗ ΔΟΣ ΤΙΜΗ ΜΟΝΑΔΟΣ 1 Σάρωση Β4,Α Σελίδες 50, ,00 2 Καταχώριση δεδομένων σε Έγγραφα 30, ,00 ειδική Βάση δεδομένων ΑΘΡΟΙΣΜΑ ,00 Φ.Π.Α. 24% ,40 ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΔΑΠΑΝΗ ,40 Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

8 «ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΣΕΡΡΩΝ» 4. ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Άρθρο 1 «Αντικείμενο υπηρεσιών» Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση αρχειοθετημένων φακέλων αποφάσεων του Δημοτολογίου του Δήμου Σερρών όπου ο κάθε ένας έχει από 1-4 εκτυπωμένες αποφάσεις. Κάθε απόφαση περιέχει κατά μέσο όρο 3 σελίδες μεγέθους Β4 (οι περίπου φάκελοι) ή Α4. Οι περισσότερες σελίδες είναι συρραμμένες. Ο τύπος των φακέλων είναι κρεμαστός σε ειδικά ράφια. Επίσης υπάρχουν 20 βιβλία με μέσο όρο 200 σελίδες μεγέθους το πολύ Α4. Η ψηφιοποίηση αφορά όλες τις αποφάσεις δημοτολογίου του Δήμου και γίνεται σε δυο στάδια: Σάρωση και τεκμηρίωση. Άρθρο 2 «Ισχύουσες διατάξεις» Η διενέργεια της προμήθειας διέπεται από τις διατάξεις του Ν. 2286/95 «Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και Ρυθμίσεις Συναφών θεμάτων», όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, του Ενιαίου Κανονισμού Προμηθειών Ο.Τ.Α με την Υπουργική απόφαση 11389/93 Φ.Ε.Κ. 185/ Τ.Β, του εν ισχύ Δ.Κ.Κ. Ν. 3463/06 περί κυρώσεως Δημοτικού και Κοινοτικού Κώδικα του άρθρου 117 Ν 4412/16 και 157 του Ν.4281/2014. Συμβατικά στοιχεία κατά σειρά ισχύος α) Συγγραφή υποχρεώσεων β) Ενδεικτικός προϋπολογισμός γ) Τεχνικές προδιαγραφές δ) Τεχνική Έκθεση Άρθρο 3«Συμβατικά στοιχεία» Άρθρο 4 «Τόπος παράδοσης» Οι υπηρεσίες ψηφιοποίησης θα παρασχεθούν σε χώρο που θα διαθέσει ο Δήμος. Άρθρο 5 «Χρόνος παράδοσης» Ο χρόνος εκτέλεσης των υπηρεσιών ψηφιοποίησης ορίζεται στο μέγιστο τέσσερεις (4) μήνες από την υπογραφή του αντίστοιχου συμφωνητικού. Άρθρο 6 «Τροποποιήσεις - Προσθήκες» Η σύμβαση μπορεί να τροποποιηθεί αν και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν εγγράφως προς τούτο. Ο Δήμος Σερρών μπορεί οποτεδήποτε μέσα στα όρια της σύμβασης να ζητήσει από τον ανάδοχο να επιχειρήσει οποιαδήποτε τροποποίηση σε μέρος των παρεχόμενων υπηρεσιών, εφόσον έχουν εξασφαλισθεί οι απαιτούμενες σχετικές εγκρίσεις. Άρθρο 7 «Μετάθεση του χρόνου ολοκλήρωσης»

9 Μετάθεση χρόνου ολοκλήρωση έργου γίνεται, έπειτα από γραπτή αίτηση του αναδόχου, στην περίπτωση ύπαρξης σοβαρότατων λόγων που συνιστούν αντικειμενική αδυναμία εμπρόθεσμης υλοποίησής του ή στην περίπτωση που συντρέχουν λόγοι που συνιστούν ανωτέρα βία είναι δυνατή χωρίς την επιβολή κυρώσεων. Άρθρο 8 «Ανωτέρα Βία» Κανένα από τα συμβαλλόμενα μέρη δεν ευθύνεται για παράλειψη εκπλήρωσης των συμβατικών υποχρεώσεών του αν η παράλειψη αυτή είναι απόρροια ανώτερης βίας, υπό την προϋπόθεση ότι η επικαλούμενη ανώτερη βία αποδεικνύεται δεόντως και επαρκώς. Σαν ανώτερη βία εννοείται κάθε γεγονός απρόβλεπτο και αναπότρεπτο που καθιστά απολύτως αδύνατη την εκτέλεση της σύμβασης. Ο ανάδοχος υποχρεούται μέσα σε είκοσι (20) μέρες από τότε που συνέβησαν τα περιστατικά που συνιστούν την ανώτερη βία, να αναφέρει εγγράφως αυτά και να προσκομίσει στον Δήμο Σερρών τα απαραίτητα στοιχεία. Σε περίπτωση που ο ανάδοχος μέσα στην ανωτέρω προθεσμία δεν αναφέρει τα περιστατικά και δεν προσκομίσει τα απαιτούμενα αποδεικτικά στοιχεία, στερείται του δικαιώματος να επικαλεσθεί την ύπαρξη ανώτερης βίας. Ο Δήμος Σερρών υποχρεούται να απαντήσει εντός είκοσι (20) ημερών στην προαναφερόμενη αναφορά του αναδόχου. Αν ο Δήμος Σερρών δεν απαντήσει εντός του ανωτέρου χρονικού διαστήματος, θα θεωρείται ότι έχει γίνει αποδεκτή από αυτόν το εν λόγω γεγονός ανωτέρας βίας. Άρθρο 9 «Παραλαβή Οριστική Παραλαβή» Η παραλαβή γίνεται από Επιτροπή παραλαβής σύµφωνα µε τον τρόπο και κατά το χρόνο που ορίζεται από τη σύµβαση και τη σχετική νοµοθεσία. Η παράδοση των προσφερόµενων υλικών και υπηρεσιών θα γίνει εντός τριών μηνών από την υπογραφή της σύµβασης. Η Επιτροπή παραλαβής συγκροτείται µε απόφαση του ηµοτικού Συµβουλίου, αποτελείται από τρεις υπαλλήλους του ήµου και σ' αυτήν ορίζεται και ο πρόεδρος της. Εφόσον απαιτούνται ειδικές γνώσεις, ένα τουλάχιστον µέλος της επιτροπής πρέπει να έχει την αντίστοιχη ειδικότητα. Η παραλαβή των υλικών πραγµατοποιείται µέσα στον καθορισµένο από τη σύµβαση χρόνο, σύµφωνα µε το άρθρο 222 του Ν 4412/16. Κατά τη διαδικασία παραλαβής των προϊόντων καλείται να παραστεί εφόσον το επιθυµεί ο προµηθευτής και διενεργείται ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος. Εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά στη σύµβαση ο ποιοτικός έλεγχος διενεργείται µε ένα ή µε όλους τους παρακάτω τρόπους ανάλογα µε το υλικό: α) Με µακροσκοπικό έλεγχο β) Με πρακτική δοκιµασία. Σε περίπτωση που η σύµβαση προβλέπει ότι παραλαβή γίνεται µετά από µακροσκοπικό έλεγχο αφού αυτός διενεργηθεί συντάσσεται οριστικό πρωτόκολλο παραλαβής ή απόρριψης. Σε περίπτωση που η σύµβαση προβλέπει ότι η παραλαβή γίνεται µετά και από άλλο ή άλλους ελέγχους πέραν µακροσκοπικού που δεν µπορούν να γίνουν από την επιτροπή παραλαβής ή µε τα µέσα ελέγχου που διαθέτει ο ήµος συντάσσεται πρωτόκολλο προσωρινής παραλαβής από την επιτροπή παραλαβής µετά από µακροσκοπικό έλεγχο και τους τυχόν άλλους ελέγχους που γίνονται. Το οριστικό πρωτόκολλο παραλαβής ή απόρριψης συντάσσεται µετά την ολοκλήρωση όλων των προβλεποµένων από τη σύµβαση ελέγχων. Άρθρο 10 «Πλημμελής κατασκευή» Εάν κατά την παραλαβή του ψηφιοποιημένου υλικού δεν είναι σύμφωνα με τις προδιαγραφές τις μελέτης και την προσφορά του αναδόχου τότε ο ανάδοχος υποχρεούται να επαναψηφιοποιήσει το τμήμα εκείνο του αρχείου που

10 κρίνεται μη αποδεκτό. Άρθρο 11 «Φόροι, Τέλη, Κρατήσεις» Ο ανάδοχος υπόκειται σε όλους τους, βάσει των κείμενων διατάξεων, φόρους, τέλη, κρατήσεις που θα ισχύουν κατά την ημέρα της διενέργειας της προμήθειας. Ο Φ.Π.Α. βαρύνει τον Δήμο. Άρθρο 12 «Υπογραφή Σύμβασης Εγγυητική Επιστολή καλής εκτέλεσης» Μετά τη σχετική έγκριση της απόφασης για την ανάδειξη αναδόχου, αυτός υποχρεούται να προσέλθει σε χρόνο, όχι περισσότερο των είκοσι (20), για την υπογραφή της σύμβασης και να καταθέσει εγγυητική επιστολή 5% επί της συμβατικής δαπάνης μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. για την καλή εκτέλεση της σύμβασης, όπως ορίζουν οι κείμενες διατάξεις (άρθρο 157 του Ν.4281/2014).και άρθρο 72 Ν 4412/16. Αν ο ανάδοχος δεν προσέλθει μέσα στη παραπάνω προθεσμία για την υπογραφή της σύμβασης ή δεν προσκομίσει την εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης της σύμβασης, μπορεί να κηρυχθεί έκπτωτος. Άρθρο 13 «Υπεργολαβία» Ο ανάδοχος δεν δύναται ν αναθέτει τμήματα του έργου σε υπεργολάβο / υπεργολάβους, αν αυτό δεν έχει δηλωθεί στην προσφορά του. Σε περίπτωση αποδεδειγμένης διακοπής της συνεργασίας του αναδόχου με υπεργολάβο/ υπεργολάβους η εκτέλεση του έργου θα συνεχίζεται από τον ανάδοχο ή από νέο συνεργάτη/υπεργολάβο με σκοπό την πλήρη υλοποίηση του έργου, μετά από τη σύμφωνη γνώμη του Δήμου Σερρών. Σε κάθε περίπτωση, την πλήρη ευθύνη για την ολοκλήρωση του έργου, φέρει αποκλειστικά ο ανάδοχος. Άρθρο 14 «Πτώχευση» Αν ο ανάδοχος πτωχεύσει ή εκδοθεί εντολή κατάσχεσης εναντίον του ή συμβιβαστεί με τους πιστωτές του ή σε περίπτωση εταιρείας αυτή αρχίσει να διαλύεται χωρίς τούτο να αποτελεί εκούσια διάλυση από τα μέλη της εταιρείας με σκοπό την ανασυγκρότηση ή συγχώνευση και συνέχιση των εργασιών της, ο Δήμος Σερρών έχει την ευχέρεια να τερματίσει τη σύμβαση πάραυτα με γραπτή ειδοποίηση προς τον ανάδοχο, το σύνδικο ή τον εκκαθαριστή ή προς οιοδήποτε πρόσωπο ανατίθεται η εκτέλεση αυτής της σύμβασης ή μπορεί να δώσει στο σύνδικο της πτώχευσης ή στον εκκαθαριστή ή σε άλλο πρόσωπο τη δυνατότητα της εκτέλεσης της σύμβασης μετά την παροχή εγγύησης για την ακριβή και πιστή εκτέλεσή της μέχρι του ποσού που μπορεί να συμφωνηθεί. Αν αρχίσει να ισχύει ένα από τα περιστατικά που περιγράφονται παραπάνω, ο ανάδοχος παραδίδει σε αυτό δωρεάν τα σχέδια, υποδείγματα ή προδιαγραφές λογισμικού που χρειάζονται για την εξασφάλιση ικανοποιητικής λειτουργίας του έργου. Άρθρο 15 «Εχεμύθεια» Ο ανάδοχος και ο Δήμος Σερρών κρατούν μυστική κάθε πληροφορία που περιέρχεται στην αντίληψή τους από την εκτέλεση της σύμβασης και δεν αποκαλύπτουν τέτοιες πληροφορίες σε τρίτα πρόσωπα χωρίς την γραπτή συμφωνία του ετέρου μέρους, ενώ ο ανάδοχος επιβάλλει αυτή την υποχρέωση και στους καθ' οιονδήποτε τρόπο μετ αυτού συνδεομένων για την εκτέλεση το παρόντος έργου. Ο ανάδοχος και ο Δήμος Σερρών αποκαλύπτουν εμπιστευτικές πληροφορίες σε όσους υπαλλήλους ασχολούνται άμεσα με το περιεχόμενο της σύμβασης ή χρησιμοποιούν τον εξοπλισμό πληροφορικής και διασφαλίζουν ότι αυτοί οι υπάλληλοι είναι εν γνώσει και συμφωνούν με τις υποχρεώσεις εχεμύθειας. Σε περίπτωση που υπάρξει διαρροή πληροφοριών, η οποία αποδεδειγμένα οφείλεται στον ανάδοχο, ο Δήμος Σερρών διατηρεί το δικαίωμα να κάνει χρήση των διατάξεων «περί πνευματικής ιδιοκτησίας» και να

11 κοστολογήσει και απαιτήσει πληρωμή για όλες τις άμεσες και έμμεσες, θετικές ή αποθετικές ζημίες που θα έχει κατά περίπτωση υποστεί, καθώς επίσης και να προβεί στη λύση της σύμβασης, με υπαιτιότητα του αναδόχου. Άρθρο 16 «Περιορισμός Ευθύνης» Ο ανάδοχος θα ευθύνεται για οποιαδήποτε ζημία υποστεί ο Δήμος Σερρών λόγω μη εκπλήρωσης των συμβατικών του υποχρεώσεων, με τους κατωτέρω αναφερόμενους περιορισμούς. (α) Ο ανάδοχος δεν θα έχει ευθύνη για οποιαδήποτε ζημία οφειλομένη σε πράξη ή παράλειψη ή αθέτηση ατόμων που δεν ανήκουν στο προσωπικό του αναδόχου ή των καθ' οιονδήποτε τρόπον συνδεομένων με αυτόν για την εκτέλεση του παρόντος έργου. (β) Ο ανάδοχος δεν θα ευθύνεται για οποιαδήποτε ζημία οφειλόμενη σε λόγους ανωτέρας βίας εάν ο ανάδοχος δεν λάβει ειδοποίηση από την υπηρεσία για τους λόγους ανωτέρας βίας εντός ημερών από το συμβάν. Ο ανάδοχος δεν έχει καμία ευθύνη απέναντι στον πελάτη ή σε τρίτο, για οποιαδήποτε ζημία, που προέρχεται από την χρήση του εξοπλισμού. Άρθρο 17 «Πληρωμή» Η πληρωμή θα γίνει εξολοκλήρου μετά την οριστική παραλαβή της προμήθειας και όλων των απαιτούμενων υπηρεσιών με το ανάλογο τιμολόγιο. Η αμοιβή του αναδόχου για την εκτέλεση της προμήθειας θα καταβληθεί με χρηματικό ένταλμα εκδιδόμενο σε βάρος της οικείας πίστωσης του δημοτικού προϋπολογισμού, εφόσον έχει τακτοποιήσει προηγουμένως τις πάσης φύσεως υποχρεώσεις που τον βαρύνουν και απορρέουν από την οικεία σύμβαση και έχουν παραδοθεί τα είδη καλώς και χωρίς, εν γένει, προβλήματα. Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

12