Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου

Transcript

1 ΣΥΚΙΕΣ 12/06/2018 ΑΡΙΘΜ.ΠΡΩΤ:18465 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΝΕΑΠΟΛΗΣ - ΣΥΚΕΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ «Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου» CPV: Υπηρεσίες Σάρωσης (Σκαναρίσματος) Υπηρεσίες Χρονομεριστικής μίσθωσης Πακέτα Λογισμικού Βάσεων Δεδομένων Υπηρεσίες Υποστήριξης Συστημάτων Πληροφορικής ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου Προϋπολογισμού ,00 (Συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24%) 1

2 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΝΕΑΠΟΛΗΣ - ΣΥΚΕΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ «Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου» 1. ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ-ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Αντικείμενο της μελέτης είναι η ψηφιοποίηση του αρχείου του δημοτολογίου που αποτελείται περίπου από μερίδες (φακέλους) και η αποθήκευσή του σε βάση δεδομένων που με την χρήση ειδικού λογισμικού ο υπάλληλος του Δήμου θα μπορεί να καλεί οποιαδήποτε μερίδα πληκτρολογώντας τον κωδικό της δίνοντας του την δυνατότητα εκτύπωσης, επεξεργασίας, διαγραφής κλπ. Περιγραφή Υπάρχουσας κατάστασης Το αρχείο των φακέλων Δημοτολογίων, είναι κατανεμημένο σε 2 ορόφους του κτιρίου που στεγάζεται το Δημαρχιακό Μέγαρο Συκεών. Ο χώρος υλοποίησης θα είναι στο υπόγειο του ιδίου κτιρίου πλησίον και κάτω του ΚΕΠ όπου ο Δήμος έχει διαμορφώσει ειδικό χώρο με μεταλλικές συρόμενες ντουλάπες όπου και θα μεταφερθεί και τοποθετηθεί το σύνολο των φακέλων του Δημοτολογίου μετά την ψηφιοποίηση του. Το περιεχόμενο των αρχείων περιλαμβάνει : φάκελοι Δημοτολογίων (κατ εκτίμηση) 10 σελίδες Α4, Α3+ μέσο όρο ανά φάκελο ( κατ εκτίμηση ) ΣΤΟΧΟΣ Θα υλοποιηθεί σε δύο φάσεις: Α ΦΑΣΗ: ψηφιοποίηση των φακέλων Δημοτολογίων καταχώρηση του αριθμού Δημοτολογίου, με σκοπό το στοιχείο ( πεδίο ) αυτό να είναι και κριτήριο αναζήτησης. 2

3 Β ΦΑΣΗ: Δημιουργία λογισμικού, όπου θα γίνει μετάπτωση των καταχωρημένων από την πρώτη φάση δεδομένων μαζί με τα ψηφιοποιημένα αρχεία, με σκοπό γρήγορη αναζήτηση αρχείων από τους εξουσιοδοτημένους χρήστες. Δυνατότητα προσθήκης νέων φακέλων, δυνατότητα προσθήκης νέων σελίδων σε υπάρχοντες φακέλους, κλπ. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Α ΦΑΣΗΣ Α. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση φακέλων Δημοτολογίων. Οι φάκελοι είναι αποθηκευμένοι στο κτίριο του παλαιού Δημαρχείου Συκεών. Ο κάθε φάκελος αποτελείται από μέσο όρο 10 φύλλα διαφόρων μεγεθών μεγέθους μικρότερου Α3+, με εγγραφές και στις δύο όψεις του φύλλου, σε άγνωστο ποσοστό. Συνολικά θα ψηφιοποιηθούν χ 10 = σελίδες διαφόρων μεγεθών, με μεγαλύτερο το Α3+ Β. ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ Ο εξοπλισμός που θα πρέπει να διαθέτει το κάθε ένα από τα συνεργία υλοποίησης, είναι ο εξής : Επαγγελματικό SCANNER Με χαρακτηριστικά τουλάχιστον: Μέγεθος Σάρωσης: Τύπος Σαρωτή: Οπτική Ανάλυση: Ταχύτητα Σάρωσης: Κύκλος Λειτουργίας (Ημερησίως): Α3 Adf 300 dpi 50 ppm/ 100 ipm σελ. Η/Υ ΤΥΠΟΥ SERVER για την αποθήκευση των δεδομένων: ΟΘΟΝΗ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΙΟ ΠΟΝΤΙΚΙ Γ. ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ Η ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση θα γίνει σε ειδική εφαρμογή η οποία θα επιτρέπει την γρήγορη ψηφιοποίηση δύο όψεων και την εισαγωγή μεταδεδομένων (τεκμηρίωση), η οποία ταυτόχρονα θα προστατεύει και θα ελέγχει τον χειριστή-χρήστη, για αποφυγή τυχόν αστοχιών. Τα μεταδεδομένα που θα μπορούν να τεκμηριωθούν θα πρέπει να είναι σύμφωνα με το πρότυπο τεκμηρίωσης του Doublin Core και κατά προτίμηση να υποστηρίζει το πρότυπο extdoublincore. Η εφαρμογή θα πρέπει να διαθέτει άμεση προεπισκόπηση ψηφιοποιημένου αρχείου και να επιτρέπει άμεσο έλεγχο της ποιότητας ψηφιοποίησης. Θα πρέπει να έχει ενσωματωμένα εργαλεία και φίλτρα άμεσης διόρθωσης ποιότητας της τελικής εικόνας. Η 3

4 εφαρμογή θα πρέπει κατ ελάχιστον να υποστηρίζει σύνδεση με TWAIN scanners, WIA Devices, Book- Scanners και Camera Devices. Δ. ΣΥΝΕΡΓΕΙΑ Θα υπάρχει ένας υπεύθυνος για όλα τα συνεργεία ο οποίος θα έρχεται σε συνεννόηση με τον υπάλληλο που θα οριστεί από τον Δήμο για την οργάνωση και την εξέλιξη της διαδικασίας. Κάθε Συνεργείο Σάρωσης αποτελείται τουλάχιστον από δύο (2) άτομα : Ειδικός Σάρωσης -Τεκμηρίωσης Άτομο που ασχολείται με την αποσύρραψη και την τακτοποίηση του φακέλου. Ρόλος του Υπευθύνου Συνεργείου Σάρωσης καθημερινή επικοινωνία με το Φορέα καθημερινή προετοιμασία υλικού προς παραγωγή παραλαβή και παράδοση των φακέλων έλεγχος ποιότητας ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης έλεγχος παραγωγής Ρόλος του Ειδικού Σάρωσης έλεγχος του εξοπλισμού και της καλής λειτουργίας του ψηφιοποίηση των εγγράφων τεκμηρίωση των εγγράφων Ε. ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ 1. Παραλαβή φακέλων ημερήσιας παραγωγής από το Φορέα 2. Διαδικασία ετοιμασίας των εγγράφων: αποσύρραψη, ίσιωμα κλπ. 3. Παράδοση των έτοιμων εγγράφων στον Υπεύθυνο Σάρωσης 4. Σάρωση και τεκμηρίωση 5. Οπτικός έλεγχος ψηφιοποιημένου εγγράφου 6. Τακτοποίηση φακέλου μετά τη σάρωση 7. Παράδοση στο φορέα των ψηφιοποιημένων 8. Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος των σαρωμένων στο τέλος της ημέρας. 4

5 ΣΤ. ΠΑΡΑΓΩΓΗ-ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Ο χρόνος υλοποίησης δεν μπορεί να ξεπερνά τους 6 μήνες. Ζ. ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ Μετά την υλοποίηση της φάσης σάρωσης και διεξαγωγή ποιοτικού και ποσοτικού ελέγχου των ψηφιοποιημένων αρχείων, θα γίνει μετάπτωση των δεδομένων στην κεντρική βάση του Φορέα. Η σύνδεση των δυο βάσεων είναι το ID του φακέλου. Οι ψηφιοποιημένες σελίδες του φακέλου θα είναι ένα αρχείο PDF, στα 300 dpi, 2 bit (black and white). ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΦΑΣΗΣ Α. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Δημιουργία λογισμικού, για χρήση από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του Δήμου, με σκοπό γρήγορη αναζήτηση, προβολή και εκτύπωση των φακέλων. Τα στοιχεία αυτά θα είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή αμέσως μετά το τέλος της Α φάσης του έργου. Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Η εφαρμογή αναζήτησης των φακέλων Δημοτολογίου θα είναι προσβάσιμη από τον χρήστη μετά από τη διαδικασία login στο σύστημα. Τα στοιχεία εισαγωγής: όνομα χρήστη (username) ειδικός κωδικός (password) θα δίνονται με μια διαδικασία εγγραφής στο σύστημα που θα ελέγχεται από την υπηρεσία. Μετά από την είσοδο στο σύστημα ο χρήστης θα μπορέσει να κάνει αναζήτηση του φακέλου με κριτήρια αναζήτησης όσα στοιχεία έχουν καταχωρηθεί στα μεταδεδομένα των ψηφιοποιημένων κριτηρίων. Η εφαρμογή θα παρέχει τη δυνατότητα εκτύπωσης διάφορων στατιστικών στοιχείων χρήσης. Το λογισμικό θα περιέχει σύστημα καταγραφής όλων των αιτημάτων και κινήσεων των χρηστών. SERVER Ο ανάδοχος μετά το πέρας της ψηφιοποίησης θα παρέχει στον Δήμο έναν Ηλεκτρονικό Υπολογιστή Τύπου Server που θα περιέχει όλη την βάση δεδομένων με τα ψηφιοποιημένα αρχεία καθώς και το λογισμικό για χρονική διάρκεια 2 ετών. 5

6 Ο server θα έχει κατ ελάχιστον τα παρακάτω χαρακτηριστικά : INTEL i5 4CORES 8GB DDR3 RAM 120GB SSD (ΓΙΑ ΤΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΚΑΙ ΤΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ) 3ΤΒx 2 TEMAXIA (ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ RAID 1) 3TBx 1ΤΕΜΑΧΙΑ ΟΘΟΝΗ 22 ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΙΟ ΠΟΝΤΙΚΙ 6

7 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΝΕΑΠΟΛΗΣ - ΣΥΚΕΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ «Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου» 2. ΠΡΟΜΕΤΡΗΣΗ ΕΙΔΟΣ ΜΟΝΑΔΑ Α/Α ΜΕΤΡΗΣΗΣ 1 Ψηφιοποίηση Φακέλων Δημοτολογίου Φάκελοι ΠΟΣΟΤΗΤΑ (κατ εκτίμηση) 2 Λογισμικό Τεμάχιο 1 3 Υπηρεσίες Υποστήριξης Έτη 2 4 Μίσθωση Η/Υ Τύπου Server Έτη 2 7

8 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΝΕΑΠΟΛΗΣ - ΣΥΚΕΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ «Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου» 3. ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Α/Α ΕΙΔΟΣ ΜΟΝΑΔΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑ Ψηφιοποίηση Φακέλων Φάκελοι (κατ εκτίμησ Δημοτολογίου η) 2 Λογισμικό Τεμάχιο 1 3 Υπηρεσίες Υποστήριξης Έτη 2 4 Μίσθωση Υ/Η Τύπου Server Έτη 2 ΤΙΜΗ ΣΥΝΟΛΟ ΜΟΝΑΔΑΣ 0, , , ,00 300,00 600,00 200,00 400,00 ΣΥΝΟΛΟ (Χωρίς ΦΠΑ) ΣΥΝΟΛΟ (Συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24%) , ,00 Η προϋπολογιζόμενη δαπάνη του έργου ανέρχεται στο ποσό των ,00 μαζί με τον ΦΠΑ 24% και βαρύνει τον προϋπολογισμό του Δήμου. 8

9 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΝΕΑΠΟΛΗΣ - ΣΥΚΕΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ «Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης του Αρχείου του Δημοτολογίου» 4. ΕΙΔΙΚΗ ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Άρθρο 1 ο Αντικείμενο του έργου Αντικείμενο της μελέτης είναι η ψηφιοποίηση του αρχείου του δημοτολογίου που αποτελείται περίπου από μερίδες (φακέλους) και η αποθήκευσή του σε βάση δεδομένων που με την χρήση ειδικού λογισμικού ο υπάλληλος του Δήμου θα μπορεί να καλεί οποιαδήποτε μερίδα πληκτρολογώντας τον κωδικό της δίνοντας του την δυνατότητα εκτύπωσης, επεξεργασίας, διαγραφής κλπ. Άρθρο 2 ο Χρόνος & τόπος παράδοσης Ο ανάδοχος υποχρεούται να παραδώσει το σύνολο των φακέλων ψηφιοποιημένο και το λογισμικό σε πλήρη λειτουργία εντός 6 μηνών. Άρθρο 3 ο -Τρόπος πληρωμής Η σύμβαση θα έχει διάρκεια 30 μήνες.(6 μήνες υλοποίησης και 24 Υποστήριξης και Μίσθωσης Η/Υ) Το 30% της συμβατικής αξίας της ψηφιοποίησης των φακέλων θα καταβληθεί στον ανάδοχο μετά την ψηφιοποίηση φακέλων. Το υπόλοιπο 70% καθώς και η συμβατική αξία του λογισμικού θα καταβληθεί με την ολοκλήρωση των υπηρεσιών και την παραλαβή των παραδοτέων που περιγράφονται στο τεύχος. Οι υπηρεσίες Υποστήριξης και Μίσθωσης Η/Υ θα τιμολογηθούν με την παρέλευση 24 μηνών από την τελική ημερομηνία παράδοσης, δηλαδή με την λήξη της σύμβασης. Όλα τα παραπάνω θα τιμολογηθούν με την έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής που θα συνοδεύονται από τα νόμιμα δικαιολογητικά. Άρθρο 4 ο - Υποστήριξη Ο χρόνος υποστήριξης του λογισμικού και της βάσης δεδομένων θα είναι δύο (2) έτη. Άρθρο 5 ο Παρεχόμενες υπηρεσίες κατά τη διάρκεια της υποστήριξης 9

10 Ως συντήρηση νοείται: Εγκατάσταση πιθανών νέων εκδόσεων Επίλυση προβλημάτων (bugs) Eπίλυση προβλημάτων και αποριών δια τηλεφώνου κάθε εργάσιμη ημέρα. Απομακρυσμένη υποστήριξη μέσω της τηλεπικοινωνιακής υποδομής Ο ανάδοχος έχει την υποχρέωση να παρέχει Τεχνική Υποστήριξη. Ως τεχνική υποστήριξη ορίζεται η τηλεφωνική ή άλλη επικοινωνία ή επέμβαση τεχνικού στο λογισμικό και αποσκοπεί στην υποστήριξη της καθημερινής λειτουργίας και παρέχεται στο εκπαιδευμένο προσωπικό του Δήμου. Επί τόπου παροχή υπηρεσιών: θα γίνεται από εξειδικευμένο προσωπικό του Αναδόχου που θα παρέχει την εργασία, τα ανταλλακτικά ή και την ολοκληρωτική αντικατάσταση των υλικών και όλα τα αναλώσιμα υλικά, που απαιτούνται για την διατήρηση της καλής λειτουργίας. Τα υλικά για τυχόν επισκευή ή αντικατάσταση και κάθε φύσεως ανταλλακτικά θα είναι του κατασκευαστή του κάθε μηχανήματος (γνήσια ανταλλακτικά). Ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταθέσει επίσης στην τεχνική προσφορά πιστοποιητικό ISO 9001: 2000 ή αντίστοιχο ισοδύναμο. Αφορά την ομάδα 1 Άρθρο 6 ο Χρόνος απόκρισης κατά τη διάρκεια της υποστήριξης-εγγύησης Οι βλάβες μπορούν να δηλώνονται κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες και θα εξυπηρετούνται επιτόπια από το τεχνικό υποστήριξης εντός έξη (6) ωρών από τη λήψη της ειδοποίησης. Η αίτηση παροχής υπηρεσιών θα γίνεται τηλεφωνικά ή με fax ή με ή με επίσημο έγγραφο της υπηρεσίας. Συκιές 12/06/2018 Ο ΣΥΝΤΑΞΑΣ ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ ΣΑΛΟΝΙΔΗΣ ΚΥΡΙΑΚΟΣ Τ.Ε. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΠΟΛΥΧΡΟΝΙΑΔΗΣ ΓΙΑΝΝΗΣ ΠΕ 01/ΙΔΑΧ/Α Αναπληρωτής Προϊστάμενος Αυτ. Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής 10