Ενισχυτική διδασκαλία στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης

Transcript

1 Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Αθήνας Ενισχυτική διδασκαλία στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Ενότητα 4: Θέματα ανάλυσης και σχεδιασμού Πληροφοριακών Συστημάτων. Μελέτη Περίπτωσης Χ. Σκουρλάς Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ Το περιεχόμενο του μαθήματος διατίθεται με άδεια Creative Commons εκτός και αν αναφέρεται διαφορετικά Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 1

2 Θέματα ανάλυσης και σχεδιασμού Πληροφοριακών Συστημάτων Σα βασικό θέμα προς διεκπεραίωση από τον αναγνώστη παραθέτουμε μία ενδιαφέρουσα μελέτη περιπτώσεως. Πριν από τη διεκπεραίωση, ο αναγνώστης καλείται να μελετήσει κάποιες εμβόλιμες σημειώσεις θεωρίας που ελπίζουμε ότι θα τον διευκολύνουν αρκετά στην εργασία του. Αν υπάρχουν προβλήματα θα πρέπει να καταφύγει σε βιβλία σχετικά με Πληροφοριακά Συστήματα και Ανάλυση. Μελέτη Περιπτώσεως : Μηχανοργάνωση μίας Εκπαιδευτικής Εταιρείας Η εκπαιδευτική εταιρεία Management Information Technology training (MIT) οργάνωνε, από το έτος ίδρυσής της (1990), σεμινάρια επιμόρφωσης για διάφορες ομάδες στόχους (target groups): Προσωπικό εταιρειών Άνεργους πτυχιούχους, τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, ηλικίας άνω των 25 ή νέους απόφοιτους δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Τα σεμινάρια γίνονταν σε συνεργασία, συχνά, με άλλους φορείς (πχ. τοπική αυτοδιοίκηση) και ήταν, κατά κανόνα, επιδοτούμενα (πχ. από την ΕE, το κράτος) Άτομα με ειδικές ανάγκες. Και τα σεμινάρια αυτά γίνονταν σε συνεργασία με άλλους φορείς και ήταν επιδοτούμενα. Η εταιρεία ΜΙΤ είχε μία θυγατρική εταιρεία, την ACTIVE BASE, η οποία και αναλάμβανε την υποστήριξη εργασιών της ΜΙΤ (πχ. εξοπλισμό διεξαγωγής των σεμιναρίων, συγγραφή προγραμμάτων) αλλά και μελετητικό ή συμβουλευτικό έργο σε τρίτους. Στην εταιρεία ήταν σε λειτουργία ένα πρόγραμμα υπολογιστή που κάλυπτε κάποιες από τις ανάγκες της εταιρείας. Η εταιρεία ΜΙΤ, όπως και άλλες εταιρείες του χώρου, παρέχει την εκπαιδευτική δραστηριότητά της, πλέον, σαν ιδιωτικό ΚΕΚ. Ζητούμενο Προς το παρόν, θα υποθέσουμε ότι αναλαμβάνετε, ως νέος συνεργάτης της εταιρείας ΜΙΤ, το έργο της βελτίωσης της μηχανοργάνωσής της με στόχο τη σχεδίαση και υλοποίηση ενός σύγχρονου συστήματος. Μη γνωρίζοντας, επακριβώς, το θέμα της λειτουργίας εταιρειών, όπως η ΜΙΤ, και των δραστηριοτήτων της, αποφασίζετε να οργανώσετε : 1) Συνεντεύξεις με υπευθύνους της εταιρείας 2) Συμπλήρωση Ερωτηματολογίου από καθηγητές (εισηγητές) και εκπαιδευόμενους. Θέλετε, τέλος, να συλλέξετε και να αναλύσετε έντυπα που χρησιμοποίησε ή χρησιμοποιεί η εταιρεία, εκτυπώσεις από το παλαιότερο σύστημα, γραμμογράφηση αρχείων κ.τ.λ. 2

3 Για όλα αυτά, δίδονται κάποια στοιχεία παραδείγματα στη συνέχεια ώστε να μπορέσετε να κατανοήσετε κάποιες διαδικασίες και κυρίως για να έχετε ένα παράδειγμα του τρόπου εργασίας. Έτσι αφού μελετήσετε κάποια στοιχεία σχετικά με την αποτύπωση της παλαιάς δραστηριότητας της εταιρείας μπορείτε να μελετήσετε κάποιο συγκεκριμένο ΚΕΚ. Στη συνέχεια, μπορείτε να προχωρήσετε σε αποτύπωση του νέου συστήματος και, ενδεχομένως, σε περιγραφή της μετάπτωσης από το παλαιό στο νέο σύστημα. Σημειώσεις για μία εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα Στην ενότητα αυτή διατυπώνουμε τέσσερις ερωτήσεις και προσπαθούμε να απαντήσουμε στα πλαίσια της «κλασσικής» ανάλυσης συστημάτων: 1) Τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) και τι είναι ο κύκλος ζωής του; Αν υποτεθεί ότι παίζουμε το ρόλο του Αναλυτή Συστημάτων (ενδεχομένως και του προγραμματιστή, ταυτόχρονα) και εργαζόμαστε για την ανάλυση και το σχεδιασμό ενός Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) ενός Οργανισμού ή μιας Επιχείρησης τότε είναι χρήσιμο να θεωρούμε ότι: Το ΠΣ μπορεί να μοντελοποιηθεί σαν ένα σύστημα κοινωνικών συσχετίσεων μεταξύ ανθρώπων που πρέπει να επιτελέσουν/ υποστηρίξουν τις λειτουργίες του Οργανισμού ή της Eπιχείρησης χρησιμοποιώντας ή παρέχοντας, ανάλογα με το ρόλο τους, τα απαραίτητα μέσα. Το πλαίσιο των δραστηριοτήτων των ανθρώπων αυτών καθορίζεται από τους περιορισμούς που επιβάλει η οργανωτική δομή του οργανισμού. Επομένως, στην κλασική ανάλυση το ΠΣ αντιμετωπίζεται σαν ένα κοινωνικό σύστημα αποτελούμενο από τέσσερις (4) συσχετιζόμενες συνιστώσες: Αρχιτεκτονική και Οργανωτική δομή Συνήθως, εκφράζεται με οργανόγραμμα που αποτυπώνει τη συσχέτιση Διευθύνσεων, Τμημάτων κ.τ.λ. και συνοδεύεται από επεξηγηματικό κείμενο που περιγράφει λειτουργίες υπο-τμημάτων, προσωπικό κ.α. Ενσωματώνει τα παρακάτω: 1) Συσχετίσεις μεταξύ Διευθύνσεων, Τμημάτων κ.τ.λ. 2) Κανόνες, κανονισμούς και τιμολόγια σύμφωνα με τα οποία παρέχονται υπηρεσίες 3) Κατανομή εργασιών, συντονισμός υπο-τμημάτων κ.τ.λ. 4) Ρόλος ατόμων 5) Δομή επικοινωνιών που απαιτείται για το συντονισμό και την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων Λειτουργίες 3

4 Περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών του Οργανισμού/Επιχείρησης και των αναγκών των πελατών του Μέσα Όταν αναφερόμαστε σε μέσα, ιδιαίτερη έμφαση δίδεται στα στοιχεία (data) και στις πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον Οργανισμό/Επιχείρηση. Η πληροφορία αποτελεί αντικείμενο μελέτης σε όλες τις συνιστώσες του ΠΣ (Σύμφωνα με πολλές γνωστές μεθοδολογίες, ενδιαφέρει ιδιαίτερα η αποτύπωση της ροής της πληροφορίας στον οργανισμό και η μοντελοποίηση δεδομένων). Ενδιαφέρουν, ακόμη, ο εξοπλισμός, το λογισμικό, τα μέσα επικοινωνίας κ.τ.λ. Προσωπικό Συμπεριλαμβάνει αριθμό και είδος προσωπικού και απαιτούμενες δεξιότητες, επίπεδο εκπαίδευσης, περιοχή (ές) εξειδίκευσης κ.τ.λ. 2) Ποιες είναι οι συνηθέστερες / κύριες δραστηριότητες του αναλυτή συστημάτων; Κατά την άποψή μου δύο είναι οι κύριες εργασίες: Αποτύπωση του υπάρχοντος συστήματος Προτάσεις για νέο (μελλοντικό) σύστημα Όπως είναι προφανές ενδιαφέρει ιδιαίτερα ο προσεκτικός σχεδιασμός και η πραγματοποίηση της μετάπτωσης από το υπάρχον στο νέο σύστημα. 3) Ποια τα κύρια εργαλεία του αναλυτή; Η συνέντευξη, τα ερωτηματολόγια, η συλλογή και ανάλυση υλικού (εντύπων, εκτυπώσεων κ.τ.λ.), οι διαγραμματικές τεχνικές (data flow diagram, Entity-Relationship model, κ.τ.λ.) κ.τ.λ. Αυτά τα εργαλεία, συχνά, συνδέονται με συγκεκριμένες μεθοδολογίες (ανάλυσης κ.τ.λ.) που μπορεί να χρησιμοποιεί / υιοθετεί ο χώρος εργασίας σας. Στο σχήμα δίδεται ένα συγκεκριμένο παράδειγμα διαγραμματικής τεχνικής, τα διαγράμματα χρήσης δεδομένων - Data Usage Diagrams (βλέπε μεθοδολογία Jackson). Είναι ένα απλό παράδειγμα χρήσης διαγραμματικής τεχνικής για την ανάλυση των στοιχείων ενός εντύπου. Πιο συγκεκριμένα, τα διαγράμματα χρήσης δεδομένων περιγράφουν τα στοιχεία που βλέπει κάποιος στη φόρμα και συσχετίσεις αυτών των στοιχείων. Για μία φόρμα Χρονοπρογραμματισμού ωρών διδάσκοντος (Hourly Teacher Schedule) το διάγραμμα (data usage diagram) μπορεί να είναι αυτό του σχήματος : 4

5 Municipality Course Subject Teacher Schedule * Date Theory Time Practical Time Topic Signature 4) 4) Ποια τα «τυπικά» στάδια της ανάλυσης και του σχεδιασμού του ΠΣ; Υπάρχει μία μεγάλη συζήτηση και βιβλιογραφία γύρω από τις μεθοδολογίες και τα εργαλεία στο θέμα αυτό. Συνήθως, κάθε πρόταση αναφέρεται στον κύκλο ζωής του συστήματος, προσπαθεί να «τοποθετήσει» την ανάλυση αναφορικά με τον κύκλο ζωής του συστήματος, προδιαγράφει τις εργασίες της, δίνει επόμενες φάσεις κ.τ.λ. Έμφαση δίδεται, συνήθως, στη μελέτη σκοπιμότητας, στην επιλογή και αξιολόγηση εξοπλισμού και στην μετάπτωση στο νέο σύστημα. Αν υποτεθεί ότι ενδιαφέρεστε για μία επισκόπηση της βιβλιογραφίας στο θέμα των ΠΣ και την ανάλυση μπορείτε να ανατρέξετε σε πολλά εγχειρίδια. Ενδεικτικά αναφέρω, το συνοπτικό και καλογραμμένο : Avizon and Fitzgerald, Information systems development: Methodologies, Techniques and Tools, McGraw-Hill, 2 nd Ed Αν ενδιαφέρεστε για μία ολοκληρωμένη, γενικότερη, θεώρηση, που να περιλαμβάνει και την Ανάλυση, μπορείτε να μελετήσετε (και να αξιοποιήσετε sites που αναφέρονται εκεί και, κυρίως, το δικτυακό τόπο το γνωστό σύγγραμμα : Roger Pressman, Software Engineering A practitioner s approach, McGraw-Hill, 4 th Ed., 1997 Τέλος, υπάρχουν και γνωστά ελληνικά συγγράμματα πχ. Ε. Κιουντούζη, Μεθοδολογίες Ανάλυσης και σχεδιασμού Πληροφοριακών Συστημάτων, Εκδόσεις Μπένου, 5

6 Σημειώσεις επισκόπησης του προβλήματος σύγκρισης και επιλογής της μεθοδολογίας σχεδιασμού και ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος Υπάρχουν πάρα πολλές προσεγγίσεις (μεθοδολογίες, τεχνικές, εργαλεία κτλ) για την ανάλυση, το σχεδιασμό και την ανάπτυξη ενός ΠΣ. Στη βιβλιογραφία υπάρχει ο όρος ζούγκλα μεθοδολογιών ανάπτυξης ΠΣ [Avizon Fitzgerald]. Για να δούμε το πρόβλημα, το 1988 οι μεθοδολογίες ξεπερνούσαν τις 300 ενώ το 1994 ο αριθμός τους ξεπερνούσε τις Οι μεθοδολογίες έχουν ένα συγκεκριμένο προσανατολισμό σε ότι αφορά τους στόχους τους: Προσπαθούν να καλύψουν συνολικά την οργάνωση και λειτουργία της επιχείρησης και του πληροφοριακού συστήματος, παρέχουν Enterprise Modelling tools κ.τ.λ. Προσφέρουν ένα πλαίσιο Μοντελοποίησης δεδομένων (data modelling). Καλύπτουν την Ανάλυση απαιτήσεων και την αρχιτεκτονική λογισμικού. Όλο και συχνότερα πλέον, υιοθετείται μία αντικειμενοστρεφής προσέγγιση πχ. UML Πολύ διαδεδομένη είναι και η υποστήριξη σε Δομημένες τεχνικές ανάλυσης και σχεδιασμού πληροφοριακών συστημάτων (structured analysis and design techniques) Σχεδόν όλες περιλαμβάνουν μια πρόταση για τον κύκλο ανάπτυξης του όλου εγχειρήματος, μιας αναδιοργάνωσης μιας υπηρεσίας ή του πληροφοριακού της συστήματος ή του απαραίτητου λογισμικού. Η μέχρι σήμερα πρακτική είναι να συγκροτούνται μεθοδολογίες υπό τη μορφή μίας θεωρίας ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων και συλλογών τεχνικών, εργαλείων και περιγραφικών γλωσσών επιμέρους όψεων του συστήματος. Γνωστές μεθοδολογίες είναι : Information Engineering (IE) του Martin Yourdon Systems Method Jackson Systems Development Merise Structured Systems Analysis and Design Methodology (SSADM) OMT Booch UML και πολλές άλλες. Το χαρακτηριστικό των περισσοτέρων μεθόδων είναι ότι είναι γενικές και ότι απευθύνονται σε ειδικούς προϋποθέτοντας ένα σχετικά υψηλό βαθμό ωρίμανσης (maturity) 6

7 Είναι αρκετά συνηθισμένο στην πράξη το γεγονός ότι υπάρχουν περιπτώσεις που οι μεθοδολογίες αυτές προκειμένου να αξιοποιηθούν αποτελεσματικά χρειάζονται είτε προσαρμογές ή απλοποιήσεις. Κυρίως αυτό συναντάται όταν έχουμε: Εξειδικευμένα συστήματα ή υποσυστήματα πληροφοριακών συστημάτων. Δοκιμασμένες αρχιτεκτονικές ΠΣ ή τυποποιημένες διαδικασίες από εξωτερικούς παράγοντες. Αδυναμία, λόγω περιορισμένης ωρίμανσης, αποτελεσματικής αξιοποίησης μεθόδων. Διατύπωση του προβλήματος Το πρόβλημα της υλοποίησης και σχεδίασης Εξειδικευμένων Πληροφοριακών Συστημάτων ή Υποσυστημάτων σε χαμηλής, μεσαίας ή ακόμα και υψηλής, ωρίμανσης οργανισμούς σε συνδυασμό με την απαίτηση για χαμηλό κόστος, υψηλή ταχύτητα εφαρμογής με περιορισμένους ανθρώπινους και υλικούς πόρους ανάγεται στην απλοποίηση των μεθοδολογικών προσεγγίσεων και των εργαλείων και στην επιλογή των κατάλληλων. ΕΝΑ «ΠΡΑΚΤΙΚΟ» ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΛΥΣΗΣ, ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ & ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Το μεθοδολογικό πλαίσιο Το Πληροφοριακό σύστημα (Π.Σ.) αντιμετωπίζεται (system view), στην εργασία μας, σαν ένα σύνολο που πρέπει να μελετηθεί σε κατευθύνσειςάξονες, όπως: 1. Οργανωτική δομή (οργανόγραμμα) και Αρχιτεκτονική συστήματος 2. πιθανοί χρήστες - ομάδες χρηστών 3. λειτουργίες του ΠΣ και παρεχόμενες υπηρεσίες 4. μέσα (resources) απαιτούμενα 5. συμμετοχή σε σχήματα συνεργασίας 6. προσωπικό - ρόλοι εμπλεκομένων προσώπων 7. πρότυπα υιοθετούμενα / χρησιμοποιούμενα στις λειτουργίες/ υπηρεσίες 8. ωριμότητα (maturity) τεχνολογίας και χρηστών 9. Οικονομικά στοιχεία 10. Προβολή του έργου και των υπηρεσιών (exploitation) 11. Tυποποίηση (και φιλικότητα) της Διεπαφής (interface) του χρήστη 12. Mετάπτωση στο νέο σύστημα. Κύριες δραστηριότητες και παραδοτέα ανάλυσης συστημάτων 1) Καθορισμός Πιθανών χρηστών ( και ομάδων χρηστών) του ΠΣ Η εμπειρία μας έδειξε ότι αποτελεί κύριο τμήμα (ή και αντικείμενο ξεχωριστής) μελέτης σε κάθε περίπτωση η έρευνα αγοράς και ο καθορισμός των πιθανών χρηστών του ΠΣ. Συνοπτικά (και κάπως αξιωματικά) : Ένα ΠΣ σύστημα βασίζεται στους χρήστες του και υπάρχει για αυτούς. 7

8 Σε αρκετές περιπτώσεις τα ΠΣ ή πολλά υποσυστήματά τους, οικοδομούνται χωρίς να υπάρχει πλήρως αποτυπωμένη η σχετική ανάγκη. Σε αρκετές περιπτώσεις δεν υπάρχουν ικανοποιητικά ποσοτικά στοιχεία από τη χρήση του ΠΣ Σε αρκετές περιπτώσεις δεν έχει προηγηθεί έρευνα αγοράς που να περιλαμβάνει πιθανούς χρήστες. 2) Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης (ή αποτύπωση του ΠΣ) Γίνεται με τη μέθοδο ελεύθερων συνεντεύξεων / συζητήσεων (που περιλαμβάνουν διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων) με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών. Συνοδεύεται από ερωτηματολόγια, συλλογή εντύπων, παρατήρηση λειτουργίας σε πραγματικές συνθήκες κ.τ.λ. Για την έγκυρη καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης του ΠΣ αλλά και των μελλοντικών απαιτήσεων από τις λειτουργίες, τις υπηρεσίες κτλ. (αλλά και σε πολλές άλλες από τις περιπτώσεις του παραπάνω πλαισίου) είναι πολύ χρήσιμο να ακολουθείται μία απλή μεθοδολογία: Να διατυπώνονται κύρια σενάρια (Use Cases) χρησιμοποίησης του συστήματος, περιγραφής της λειτουργίας του, περιγραφής των ρόλων των εμπλεκομένων χρηστών στο ΠΣ κτλ. Για την διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων κατά τις συνεντεύξεις, αν εφαρμόζετε συγκεκριμένη μεθοδολογία υπάρχουν συγκεκριμένες υποδείξεις διαφορετικά ακολουθείται το πλαίσιο που καθορίζεται από γνωστές λίστες ελέγχου (checklists). Πολλές φορές κρίνεται σκόπιμο να γίνονται συνεντεύξεις για επιμέρους θέματα όχι μόνο με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών. 3) Προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας (ή προμελέτη) Συνήθως, γίνεται από τον ίδιο τον οργανισμό, έχει σύντομη διάρκεια (1/2 έως 1 ½ μήνα) και καθορίζει τις προδιαγραφές για τη μελέτη σκοπιμότητας (που θα ακολουθήσει). Πιο συγκεκριμένα καθορίζει: Προϋπολογισμό μελέτης σκοπιμότητας Χρόνο εκπόνησης Ζητούμενα (εύρος έργου, πιθανές λύσεις που πρέπει να εξεταστούν κ.τ.λ.) 4) Μελέτη σκοπιμότητας Περιγράφει εναλλακτικές λύσεις (σενάρια) και επιλέγει προτείνει την επικρατέστερη λύση παραθέτοντας επιχειρήματα σχετικά με: Οικονομική σκοπιμότητα (cost benefit analysis) Τεχνική σκοπιμότητα ενώ παράλληλα καλύπτει / διερευνά άλλες πλευρές εξαρτώμενες από το συγκεκριμένο έργο π.χ. Νομικά παρακλάδια, πιθανές εμπλοκές, διαχείριση απορρήτων πληροφοριών κ.τ.λ. Χρησιμοποιεί την προμελέτη και ως ένα βαθμό προδιαγράφει το νέο, προτεινόμενο σύστημα. Συνήθως, υπάρχουν τρία τουλάχιστον σενάρια: 8

9 «φτωχό», συντηρητικό Ενδιάμεσο Προχωρημένο Αν οι συνθήκες το επιτρέπουν αποφεύγουμε το πρώτο σενάριο. Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας 4.1) Εισαγωγή Μια σύντομη διατύπωση του προβλήματος το περιβάλλον υλοποίησης του συστήματος (τεχνολογικό πλαίσιο κ.τ.λ.) περιορισμοί που επιδρούν στο έργο (project) 4.2) Σύνοψη και προτάσεις για Διοίκηση (management) 4.3) Σενάρια Εναλλακτικές λύσεις Παρουσίαση εναλλακτικών λύσεων Κριτήρια επιλογής λύσης Προτεινόμενη λύση 4.4) Περιγραφή συστήματος (σύμφωνα με το επικρατέστερο σενάριο / λύση) Συντομευμένη μορφή του υλικού που περιλαμβάνεται (ή θα περιληφθεί) στις Προδιαγραφές του νέου συστήματος (system specification) 4.5) Ανάλυση κόστους ωφέλειας (cost benefit analysis) Το πρόβλημα στην περίπτωση αυτή είναι ότι συνήθως το κόστος είναι χειροπιαστό, όχι όμως και το όφελος. 4.6) Υπολογισμός τεχνικού ρίσκου 4.7) Νομικά παρακλάδια εμπλοκές (legal ramifications) 4.8) Άλλα κρίσιμα σημεία (topics) εξαρτώμενα από το έργο 5) Εκπόνηση προδιαγραφών και πρόταση νέου συστήματος Βασίζεται στη μελέτη σκοπιμότητας και προτείνει ένα από τα εκεί περιγραφόμενα σενάρια συμπεριλαμβάνοντας αναλυτικότερα τις προδιαγραφές. Είναι ενδιαφέρον να επισημανθεί ότι, συχνά, υπάρχει ένα είδος «ωρίμανσης» προδιαγραφών: Στην προμελέτη προτείνεται η αγορά / δημιουργία και λειτουργία βάσης δεδομένων Στη μελέτη σκοπιμότητας προτείνεται η αγορά εφαρμογής (προγραμμάτων) που δεν είναι δεμένη με συγκεκριμένη πλατφόρμα εξοπλισμού (proprietary). Στο στάδιο εκπόνησης αναλυτικών, λεπτομερών προδιαγραφών επιλέγεται συγκεκριμένη εφαρμογή (ες) που εξασφαλίζει (ουν) ανεξαρτησία από συγκεκριμένη πλατφόρμα. 6) Διακήρυξη Όροι και προδιαγραφές (μειοδοτικού) διαγωνισμού για την προμήθεια του συστήματος 7) Αξιολόγηση 9

10 Το κρίσιμο στοιχείο της Ωριμότητας (maturity) (τεχνολογίας αλλά και των χρηστών ) Με τον όρο ωριμότητα (maturity) αναφερόμαστε κατά κύριο λόγο στη ωριμότητα της τεχνολογίας που χρησιμοποιείται στο ΠΣ. Αναφερόμαστε, επίσης, στην ωριμότητα του οργανισμού στη χρήση της τεχνολογίας αυτής και στην ωριμότητα των χρηστών (user groups) του ΠΣ. Κρίνεται, τέλος, απαραίτητη η σύγκριση του επιπέδου των χρηστών του ΠΣ με το επίπεδο των χρηστών διεθνώς. Σε κάθε περίπτωση, είναι απαραίτητο να εξεταστεί η παράμετρος της ωριμότητας της τεχνολογίας αλλά και των ανθρώπων που θα κάνουν ανάπτυξη του συστήματος, αλλά και των χρηστών. Κατα συνέπεια η ωριμότητα θα είναι κύριο κριτήριο για την απάντηση σε πιθανές τεχνικές ερωτήσεις, όπως οι παρακάτω που έχουν επιλεγεί για να φωτίσουν την όλη τεχνολογική προσέγγιση μας: Ο οργανισμός είναι έτοιμος για μια αρχιτεκτονική ολοκληρωμένου ΠΣ που θα περιλαμβάνει Web και βάση; Υπάρχει δυνατότητα να γραφτούν εφαρμογές για τους χρήστες των υποσυστημάτων έτσι ώστε η πρόσβαση στο Κεντρικό σύστημα να γίνεται με βάση της αρχές της Java; Υπάρχει εμπειρία σε θέματα ασφάλειας ώστε να επιτρέψουμε στα επιμέρους υποσυστήματα να μπορούν να προσφέρουν συνδέσμους (links) σε κατάλληλες πληροφορίες μέσα στο ΠΣ αλλά και σε τρίτους ενδιαφερόμενους; 10

11 Τα εργαλεία που θα χρησιμοποιήσουμε Σενάρια ή περιπτώσεις (use cases) Το σενάριο είναι, κατά την άποψή μας, το κύριο εργαλείο που μπορεί να μας βοηθήσει να ανιχνεύσουμε προβλήματα, ουσιαστικές λειτουργίες που απουσιάζουν και να στοιχειοθετήσομε τις απαιτήσεις από το σύστημα στο μέλλον. Στη συνέχεια δίνουμε συγκεκριμένο παράδειγμα σεναρίου. Η διαχείριση ακολουθεί τις βασικές αρχές της περίφημης μεθόδου του Jacobson απλοποιώντας, όμως, το συμβολισμό και άλλα στοιχεία αναπαράστασης της μεθόδου. Ο ενδιαφερόμενος μπορεί να ανατρέξει στο κλασικό : Ivar Jacobson et. al., Object Oriented Software Engineering. A Use Case driven approach, Addison-Wesley, 1992 σε γνωστά συγγράμματα ανάλυσης ή σε εγχειρίδια της UML. Παραδείγματα σεναρίων λειτουργιών μίας Ελληνικής Βιβλιοθήκης Εθνικής εμβέλειας. Σενάριο: Εκχώρηση διεθνούς αριθμού βιβλίου (ISBN) από το αντίστοιχο τμήμα της Ελληνικής Βιβλιοθήκης Εθνικής εμβέλειας (ΕΒΕ) Σ1) Ο εκδότης προσκομίζει δυο αντίτυπα του βιβλίου που πρόκειται να κυκλοφορήσει / εκδοθεί στο Τμήμα εκχώρησης ISBN που βρίσκεται στο κεντρικό κτίριο της ΕΒΕ. Σ2) Καταχωρούνται στοιχεία περιγραφικής και θεματικής καταλογογράφησης σε προσωπικούς υπολογιστές (PC), με το γνωστό λογισμικό ΕΚΤ ΑΒ. Σ3) Δίδεται χειρόγραφη απόδειξη στον εκδότη. Σ4) Ένα αντίτυπο αποστέλλεται πίσω στους εκδότες. Σ5) Ένα αντίτυπο αποστέλλεται στο παράρτημα στο εκεί τμήμα Καταλόγων της ΕΒΕ. Σενάριο: Διαχείριση βιβλίων που υποχρεούται να καταθέτει κάθε εκδότης (ΚΝΠ-Κατά Νομό Προσφορά) στο Τμήμα Εισαγωγής της ΕΒΕ. Σ1) Ο εκδότης προσκομίζει 2 αντίτυπα του βιβλίου του (του ίδιου βιβλίου όπως και παραπάνω) στο Τμήμα Εισαγωγής που βρίσκεται στο Κεντρικό κτίριο της ΕΒΕ. Σ2) Δίδεται χειρόγραφη απόδειξη στον εκδότη. Σ3) Στη συνέχεια καταχωρούνται μόνο στοιχεία περιγραφικής καταλογογράφησης στη βάση (χρησιμοποιείται το γνωστό λογισμικό LIB AD). Σ4) Τα δύο αντίτυπα στέλνονται στο παράρτημα στο Τμήμα Καταλόγων. Η αποστολή αντιτύπων γίνεται περιοδικά. Σ5) Τα βιβλία παραλαμβάνονται. Σ6) Δεν συμπληρώνεται η αναγραφή που έγινε στο Τμήμα Εισαγωγής με πρόσβαση στο λογισμικό LIB AD αλλά γίνεται καταλογογράφηση από την αρχή σε άλλο υπολογιστή με το γνωστό λογισμικό ISIS, δηλαδή επαναλαμβάνεται η περιγραφική καταλογογράφηση σε ξεχωριστή βάση. Σ7) Τα βιβλία τοποθετούνται σε ειδικό χώρο στο Παράρτημα. 11

12 Σ8) Περιοδικά γίνεται μεταφορά της βάσης στοιχείων από τον υπολογιστή με το σύστημα ISIS στον υπολογιστή με το σύστημα LIB AD (επειδή τα δύο λογισμικά υποστηρίζουν το πρότυπο Unimarc ). Συμπέρασμα Τα τρία υποσυστήματα (LIB AD, ISIS, ΕΚΤ ΑΒ) λειτουργούν ανεξάρτητα χωρίς αντιπαραβολή στοιχείων και καταγράφουν συχνά τα ίδια βιβλία Συνέντευξη Ερωτηματολόγιο Συλλογή εντύπων Πως προετοιμάζουμε μία συνέντευξη ή / και ένα ερωτηματολόγιο Υπάρχουν πέντε (5) απαραίτητα βήματα: Διάβασε σχετικό υλικό Καθόρισε στόχους Αποφάσισε από ποιους θα πάρεις συνέντευξη Προετοίμασέ τους Αποφάσισε για τύπο ερωτήσεων και δομή. Το ερωτηματολόγιο, συνήθως, ακολουθεί, συμπληρώνει και επιβεβαιώνει μία συνέντευξη. Ποιοι οι θεμελιώδεις τύποι ερωτήσεων Ανοικτές (open ended), δηλαδή ερωτήσεις που επιτρέπουν κάθε απάντηση Κλειστές (closed), δηλαδή ερωτήσεις που περιορίζουν / δεσμεύουν τις απαντήσεις κατά προκαθορισμένο τρόπο Ποια η δομή της συνέντευξης Υπάρχουν τρεις βασικές δομές συνέντευξης: Δομή πυραμίδας (pyramid), όπου αρχίζουμε με λεπτομερείς, κλειστές ερωτήσεις και συνεχίζουμε με πιο γενικές. Δομή χωνιού (funnel), όπου αρχίζουμε με ανοικτές γενικές ερωτήσεις και προχωρούμε με ειδικές κλειστές ερωτήσεις Δομή διαμαντιού (diamond), όπου συνδυάζονται οι δύο προηγούμενες με αποτέλεσμα, συνήθως, τη χρονική επιμήκυνση της συνέντευξης. Ποια η δομή του ερωτηματολογίου Περιλαμβάνει, τουλάχιστον, τις παρακάτω υποενότητες: Προκαταρκτικά, όπου πληροφορούμε τον ερωτώμενο για το σκοπό της έρευνας, τη σημασία της κ.τ.λ. 12

13 Ενότητα ερωτήσεων, όπου διατυπώνονται με σαφή, σύντομο και απλό τρόπο οι ερωτήσεις μας. Ανάλογα με το αντικείμενο η ενότητα αυτή, συνήθως, υποδιαιρείται σε υποενότητες. Επίλογος Ευχαριστίες Τέλος, πρέπει να αναφερθεί ότι η συνέντευξη πρέπει να εξασφαλίζει ειδική άδεια για τη συλλογή εντύπων που χρησιμοποιεί η εταιρεία. 13

14 Επισκόπηση της ανάλυσης και της σχεδίασης της ΜΙΤ Υπόβαθρο Πολλές φορές, υπάρχει ελάχιστη διαθέσιμη καταγεγραμμένη πληροφορία / τεκμηρίωση (εκθέσεις, ανασκοπήσεις κ.τ.λ.). Έτσι, σε πρώτη προσέγγιση, αφού μελετηθούν τα στοιχεία αυτά για να βοηθηθείτε στην κατανόηση της λειτουργίας της εταιρείας η ανάλυση ξεκινά ουσιαστικά με τις συνεντεύξεις. Συνεντεύξεις Στη μελέτη περιπτώσεως θα μπορούσατε να ακολουθήσετε την εξής πορεία: Σχεδίαση συνέντευξης (εων) Αρχική (preliminary) συνέντευξη με Εκπαιδευτικό Διευθυντή (Education Director and/or General Manager) Καταγραφή. Η πρώτη συνέντευξη επειδή συνήθως δεν υπάρχει πλούσιο υλικό πρέπει να έχει δομή χωνιού: Ανοικτές ερωτήσεις που προοδευτικά οδηγούν σε κλειστές. Μετά από αυτή τη συνέντευξη μπορούν να καθοριστούν οντότητες και συσχετίσεις και να γίνει μία πρώτη προσπάθεια σχεδιασμού μοντέλου Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΜΟΣ). Στο σημείο αυτό πρέπει να επισημάνουμε ότι μία πληρέστερη προσέγγιση θα έπρεπε, ενδεχομένως, να αποτυπώσει τη ροή της πληροφορίας πχ. με χρήση διαγραμμάτων ροής δεδομένων. Επόμενη (follow-up) ) συνέντευξη πχ. με Εκπαιδευτικό Διευθυντή (Education Director and General Manager) Καταγραφή Η επόμενη συνέντευξη πρέπει να προετοιμαστεί πολύ προσεκτικά. Οι ερωτήσεις σχεδιάζονται και ομαδοποιούνται κατά αντικείμενο. Είναι σκόπιμο οι ερωτήσεις να δομηθούν με τη μέθοδο της πυραμίδας ώστε να οριστεί, αρχικά, το αντικείμενο με κλειστές σύντομες ερωτήσεις πριν προχωρήσουμε σε ανοικτές που θα διευρύνουν την κατανόηση. Η συνέντευξη μπορεί να ολοκληρωθεί με σύντομη ανασκόπηση για να επιβεβαιωθεί η κατανόηση των απαντήσεων. Τελική (final interview) ) συνέντευξη πχ. με Γενικό Διευθυντή (General Director) Καταγραφή Η συνέντευξη θα προσπαθήσει να επαληθεύσει το μοντέλο πληροφορίας, να απαντήσει σε κάποιες σημαντικές ερωτήσεις και να βελτιώσει την κατανόηση του συστήματος. Η τελική κατά κανόνα βασίζεται σε κλειστές ερωτήσεις. Λίστα με Συμπεράσματα που αποτυπώσατε και σχεδίαση ΜΟΣ. Παραδείγματα ερωτήσεων στη δεύτερη συνέντευξη Γενικές ερωτήσεις 1) Οργανώνετε αίθουσες και χρόνους σεμιναρίων ή απλά εισηγητές, εκπαιδευόμενους και μηχανήματα; 2) Τα σεμινάρια έχουν επικεφαλείς εισηγητές ή οργανωτές πουείναι επικεφαλείς χωρίς να διδάσκουν; 14

15 3) Τι σεμινάρια προσφέρετε σε Δήμους; 4) Πως κατηγοριοποιείτε τον εξοπλισμό που δανείζετε (στους δήμους κ.τ.λ.) για τη διεξαγωγή των σεμιναρίων; Ερωτήσεις για Δήμους 1) Πως κωδικοποιείτε τους Δήμους; 2) Πως είναι οργανωμένα τα σεμινάρια (πχ. κάθε σεμινάριο έχει πολλά θέματα subjects και κάθε θέμα διδάσκεται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα); 3) Ποια η διάρκεια των σεμιναρίων; 4) Μπορείτε να αναλύσετε την επιλογή των εκπαιδευομένων; Ερωτήσεις για επιχειρήσεις / εταιρείες 1) Τα σεμινάρια είναι ταυτόσημα για εταιρείες και Δήμους; 2) Πως κωδικοποιείτε τις εταιρείες; 3) Ποιος παίρνει παρουσίες και ρυθμίζει γενικά τα θέματα φοίτησης του προσωπικού εταιρειών; Ερωτήσεις για το μέλλον 1) Πως βλέπετε την ανάπτυξη της εταιρείας στο εγγύς και στο απώτερο μέλλον; Έντυπο αποτύπωσης Παράδειγμα σχετικό με ΜΙΤ Ερωτώμενος (Interviewee): κος Αστέρης Θέση (Position): Διευθυντής εκπαίδευσης Στόχοι συνέντευξης (Objectives of the interview). Ημερομηνία (Date): 28/6/2015 Θέμα (Subject): Εταιρεία ΜΙΤ 1) Κατανόηση σε γενικές γραμμές της εταιρείας 2) Καθοριςμός δραστηριοτήτων 3) Καθορισμός στόχων για τις επόμενες συνεντεύξεις Αξιολόγηση συνέντευξης (Were the objectives meet?) Ναι, πιστεύω ότι έχω κατανοήςει την εταιρεία, πως εργάζεται / λειτουργεί, τις περιοχές που δραστηριοποιείται και μπορώ να διατυπώσω ερωτήσεις για Περαιτέρω συνεντεύξεις. Έχω, επιπλέον, μία βάση για τη μοντελοποίηση της εταιρείας. 15

16 Main points (Κύρια σημεία) 1) Η εταιρεία ΜΙΤ οργανώνει σεμινάρια παρέχοντας καθηγητές και εξοπλισμό. 2) Έχει τρεις Περιοχές δραστηριότητας: Εταιρείες, Δήμους, άτομα με ειδικές ανάγκες. Η συνεργασία με Δήμους σχεδόν μονοπωλεί τη δραστηριότητά της και συνίσταται κατά κύριο λόγο στην εκπαίδευση / επιμόρφωση Νέων αποφοίτων λυκείου και Ανέργων Πτυχιούχων ΑΕΙ/ΤΕΙ ηλικίας μεγαλύτερης των 25. 3) Προς το Παρόν οργανώνονται περίπου 100 σεμινάρια για 15 Δήμους ετησίως. Οι αριθμοί αυτοί αναμένεται να αυξηθούν στο μέλλον. 4) Οι εκπαιδευόμενοι παρακολουθούν ένα μόνο σεμινάριο κάθε φορά και επιδοτούνται, κυρίως, με χρήματα της ΕE. 5) Κάθε σεμινάριο, έχει ένα τίτλο, υποδιαιρείται σε θέματα (subjects) και διαξάγεται καθημερινά επί 5ωρο, συνήθως επί 4μηνο. 6) Κάθε θέμα έχει ένα εκπαιδευτή ( εισηγητή ) ενώ ένας εκπαιδευτής μπορεί να διδάσκει πολλά θέματα σε πολλά σεμινάρια. 7) Ο πελάτης είναι υπεύθυνος για τις αίθουσες διδασκαλίας. 8) Οι επιχειρήσεις και τα άτομα με ειδικές ανάγκες απαιτούν σεμινάρια προσαρμοσμένα στις ανάγκες τους. 9) Οι Δήμοι επιλέγουν σεμινάρια από μία λίστα 15 διαφορετικών τύπων σεμιναρίων. 10) Η εταιρεία αναλαμβάνει παρουσιολόγια σπουδαστών / καθηγητών για κάθε σεμινάριο και χρησιμοποιεί μία γραμματές ανά Δήμο. 11) Σε περίπτωση απουσίας ένας εκπαιδευόμενος ή ειςηγητής δεν πληρώνεται κ.τ.λ. Παραδείγματα ερωτήσεων στην τελική συνέντευξη 1) Για τα σεμινάρια που συγχρηματοδοτούνατι από Κυβέρνηση / ΕE τα χρήματα πληρώνονται απ ευθείας στην εταιρεία; 2) Θα μπορούσα να συλλέξω τις απαραίτητες πληροφορίες / στοιχεία (documents) που κρατάτε για τους καθηγητές και τους σπουδαστές; 3) Για τα χρηματοδοτούμενα σεμινάρια εμπλέκεστε σε θέματα πληρωμών των εκαπιδευομένων ή απλά και μόνο στις λεπτομέρειες της παρακολούθησης των σεμιναρίων (απουσίες κ.τ.λ.); Ερωτηματολόγια για τη μελέτη περιπτώσεως Στη μελέτη περιπτώσεως θα μπορούσατε να ακολουθήσετε την εξής πορεία: Πρώτα θα σχεδίασετε τα ερωτηματολόγια σας. Μία συνηθισμένη δομή ερωτηματολογίου είναι: Εισαγωγή (ποιος είστε, πως και γιατί ρωτάτε κ.τ.λ.) Γενικές ερωτήσεις 16

17 Ερωτήσεις για τα σεμινάρια Ερωτήσεις γύρω από Ρόλους εμπλεκομένων Ερωτήσεις για οικονομικά στοιχεία Επίλογος (ευχαριστίες κ.τ.λ.) Μετά θα επεξεργαστείτε μία Λίστα με συμπεράσματα που αποτυπώσατε και θα προχωρήσετε στη σχεδίαση ΜΟΣ. Παραδείγματα ερωτήσεων των ερωτηματολογίων σας για την εταιρεία ΜΙΤ 1) Πως βλέπετε τη λειτουργία της εταιρείας; 2) Θα μπορούσατε να περιγράψετε την οργανωτική δομή της; 3) Πως πρωτοακούσατε για την εταιρεία; (Διαφήμιση, φίλος / συνάδελφος, επικοινωνία με πρωτοβουλία της εταιρείας, αλλιώς ) 4) Τι περιελάμβανε η διαδικασία επιλογής; (Συνέντευξη κ.τ.λ.) 5) Σε ποιους φορείς διδάσκετε; (Συγκεκριμένη λίστα φορέων) 6) Σε ποια σεμινάρια διδάσκετε; (Συγκεκριμένες λίστες ομαδοποιημένες κατά αντικείμενο) 7) Ποια η διάρκεια αυτών των σεμιναρίων; 8) Ποια θέματα (subjects) διδάσκετε στα σεμινάρια και πόσες ώρες την εβδομάδα; 9) Εμπλέκεστε σε δημοσιοποίηση / διαφήμιση της εταιρείας και των σεμιναρίων; 10) Συμμετέχετε στην επιλογή σπουδαστών; Αν ναι ποια διαδικασία ακολουθείτε; (συνέντευξη, γραπτή εξέταση, προσόντα, συστάσεις, υπόδειξη, αλλιώς πως) 11) Πως αξιολογείτε τους σπουδαστές; 12) Πως πληρώνεστε; ( Ανά ενότητα Μηνιαίως κ.τ.λ.) 13) Πληρώνεστε σε περίπτωση ασθένειας; 14) Ποιος ελέγχει την παρουσία σας; (γραμματέας,...) 15) Πληρώνεστε έξοδα μετακίνησης; Αν ναι τότε αυτά είναι καθορισμένα (fixed to your status) ή τα ζητάτε υποβάλλοντας δικαιολογητικά (claimed by you) 16) Πληρώνεστε το ίδιο ποσό ανεξάρτητα από το είδος του σεμιναρίου; Αν όχι πως διαφοροποιείται η πληρωμή; (διαφορετικοί τύποι σεμιναρίων έχουν διαφορετική κλίμακα αμοιβής rate, καθε σεμινάριο έχει δική του κλίμακα, οι συνεργαζόμενοι δήμοι έχουν μία δική τους κλίμακα, αλλιώς πως) 17) Πόσες φόρμες συμπληρώνετε και κάθε πότε; 18) Πιστεύετε ότι όλες αυτές οι φόρμες είναι ουσιώδεις; 17

18 Συλλογή εντύπων για την εταιρεία ΜΙΤ Παράδειγμα εντύπου MIT Doc15 Business:... Month :... Name :... Teacher Monthly Registration Form Date Course Start Time Finish Time Total Hours Signat ure Actual Hours Total Hours per Month Secretary Ανάλυση των στοιχείων των εντύπων και σχεδίαση ΜΟΣ Μετά την ολοκλήρωση των συνεντεύξεων και της παραπάνω εργασίας (ή και κατά τη διάρκεια τους) αρχίζει η διαδικασία σχεδίασης του Ενοιολογικού μοντέλου (Conceptual model) και στη συνέχεια η σχεδίαση του σχεσιακού μοντέλου (Relational model Normalization) και της διεπαφής του χρήστη. Ακολουθεί παράδειγμα μοντέλου δεδομένων (ΜΟΣ) που περιγράφει το Πληροφοριακό σύστημα. Το ΜΟΣ σχεδίασε κάτω απο την επίβλεψή μου ο Richard Hulme στα πλαίσια της διπλωματικής εργασίας του (Master of Science in Information Technology, Aston University) που πραγματοποιήθηκε κατά ένα μέρος στην Ελλάδα. 18

19 19

20 Σημειώματα Σημείωμα Αναφοράς Copyright ΤΕΙ Αθήνας, Χ. Σκουρλάς, Χ. Σκουρλάς, «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης. Ενότητα 4: Θέματα ανάλυσης και σχεδιασμού Πληροφοριακών Συστημάτων. Μελέτη Περίπτωσης». Έκδοση: 1.0. Αθήνα Διαθέσιμο από τη δικτυακή διεύθυνση: Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς το Σημείωμα Αδειοδότησης τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει) μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων Το Έργο αυτό κάνει χρήση των ακόλουθων έργων: 20