Ενισχυτική διδασκαλία

Transcript

1 Ενισχυτική διδασκαλία Πληροφοριακά Συστήματα (Information Systems). Διδάσκων: Χ. Σκουρλάς, Α θ ή ν α

2 Σκοπός του μαθήματος είναι η παρουσίαση των απαραίτητων εννοιών ώστε οι φοιτητές να κατανοήσουν την τεχνολογία Πληροφοριακών Συστημάτων. Χ. Σκουρλάς

3 Κύριος στόχος του μαθήματος είναι να εφοδιάσει τους φοιτητές µε εισαγωγικές γνώσεις έτσι ώστε να κατανοήσουν βασικά θέματα σχεδίασης και υλοποίησης Πληροφοριακών Συστημάτων.

4 Στην ενότητα αυτή διατυπώνουμε τέσσερις ερωτήσεις και προσπαθούμε να απαντήσουμε στα πλαίσια της «κλασσικής» ανάλυσης συστημάτων: 1) Τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) και τι είναι ο κύκλος ζωής του; Αν υποτεθεί ότι παίζουμε το ρόλο του Αναλυτή Συστημάτων (ενδεχομένως και του προγραμματιστή, ταυτόχρονα) και εργαζόμαστε για την ανάλυση και το σχεδιασμό ενός Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) ενός Οργανισμού ή μιας Επιχείρησης τότε είναι χρήσιμο να θεωρούμε ότι: Το ΠΣ μπορεί να μοντελοποιηθεί σαν ένα σύστημα κοινωνικών συσχετίσεων μεταξύ ανθρώπων που πρέπει να επιτελέσουν/ υποστηρίξουν τις λειτουργίες του Οργανισμού ή της Eπιχείρησης χρησιμοποιώντας ή παρέχοντας, ανάλογα με το ρόλο τους, τα απαραίτητα μέσα. Το πλαίσιο των δραστηριοτήτων των ανθρώπων αυτών καθορίζεται από τους περιορισμούς που επιβάλει η οργανωτική δομή του οργανισμού.

5 στην κλασική ανάλυση το ΠΣ αντιμετωπίζεται σαν ένα κοινωνικό σύστημα αποτελούμενο από τέσσερις (4) συσχετιζόμενες συνιστώσες: Αρχιτεκτονική και Οργανωτική δομή Συνήθως, εκφράζεται με οργανόγραμμα που αποτυπώνει τη συσχέτιση Διευθύνσεων, Τμημάτων κ.τ.λ. και συνοδεύεται από επεξηγηματικό κείμενο που περιγράφει λειτουργίες υπο-τμημάτων, προσωπικό κ.α. Ενσωματώνει τα παρακάτω: 1) Συσχετίσεις μεταξύ Διευθύνσεων, Τμημάτων κ.τ.λ. 2) Κανόνες, κανονισμούς και τιμολόγια σύμφωνα με τα οποία παρέχονται υπηρεσίες 3) Κατανομή εργασιών, συντονισμός υπο-τμημάτων κ.τ.λ. 4) Ρόλος ατόμων 5) Δομή επικοινωνιών που απαιτείται για το συντονισμό και την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων

6 Λειτουργίες Περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών του Οργανισμού/Επιχείρησης και των αναγκών των πελατών του Μέσα Όταν αναφερόμαστε σε μέσα, ιδιαίτερη έμφαση δίδεται στα στοιχεία (data) και στις πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον Οργανισμό/Επιχείρηση. Η πληροφορία αποτελεί αντικείμενο μελέτης σε όλες τις συνιστώσες του ΠΣ (Σύμφωνα με πολλές γνωστές μεθοδολογίες, ενδιαφέρει ιδιαίτερα η αποτύπωση της ροής της πληροφορίας στον οργανισμό και η μοντελοποίηση δεδομένων). Ενδιαφέρουν, ακόμη, ο εξοπλισμός, το λογισμικό, τα μέσα επικοινωνίας κ.τ.λ.

7 Προσωπικό Συμπεριλαμβάνει αριθμό και είδος προσωπικού και απαιτούμενες δεξιότητες, επίπεδο εκπαίδευσης, περιοχή(ές) εξειδίκευσης κ.τ.λ.

8 2) Ποιες είναι οι συνηθέστερες / κύριες δραστηριότητες του αναλυτή συστημάτων; Κατά την άποψή μου δύο είναι οι κύριες εργασίες: Αποτύπωση του υπάρχοντος συστήματος Προτάσεις για νέο (μελλοντικό) σύστημα Όπως είναι προφανές ενδιαφέρει ιδιαίτερα ο προσεκτικός σχεδιασμός και η πραγματοποίηση της μετάπτωσης από το υπάρχον στο νέο σύστημα.

9 3) Ποια τα κύρια εργαλεία του αναλυτή; Η συνέντευξη, τα ερωτηματολόγια, η συλλογή και ανάλυση υλικού (εντύπων, εκτυπώσεων κ.τ.λ.), οι διαγραμματικές τεχνικές (data flow diagram, Entity-Relationship model, κ.τ.λ.) κ.τ.λ. Αυτά τα εργαλεία, συχνά, συνδέονται με συγκεκριμένες μεθοδολογίες (ανάλυσης κ.τ.λ.) που μπορεί να χρησιμοποιεί / υιοθετεί ο χώρος εργασίας σας.

10 4) Ποια τα «τυπικά» στάδια της ανάλυσης και του σχεδιασμού του ΠΣ; Υπάρχει μία μεγάλη συζήτηση και βιβλιογραφία γύρω από τις μεθοδολογίες και τα εργαλεία στο θέμα αυτό. Συνήθως, κάθε πρόταση αναφέρεται στον κύκλο ζωής του συστήματος, προσπαθεί να «τοποθετήσει» την ανάλυση αναφορικά με τον κύκλο ζωής του συστήματος, προδιαγράφει τις εργασίες της, δίνει επόμενες φάσεις κ.τ.λ. Έμφαση δίδεται, συνήθως, στη μελέτη σκοπιμότητας, στην επιλογή και αξιολόγηση εξοπλισμού και στην μετάπτωση στο νέο σύστημα.

11 Διατύπωση του προβλήματος Το πρόβλημα της υλοποίησης και σχεδίασης Εξειδικευμένων Πληροφοριακών Συστημάτων ή Υποσυστημάτων σε χαμηλής, μεσαίας ή ακόμα και υψηλής, ωρίμανσης οργανισμούς σε συνδυασμό με την απαίτηση για χαμηλό κόστος, υψηλή ταχύτητα εφαρμογής με περιορισμένους ανθρώπινους και υλικούς πόρους ανάγεται στην απλοποίηση των μεθοδολογικών προσεγγίσεων και των εργαλείων και στην επιλογή των κατάλληλων.

12 ΕΝΑ «ΠΡΑΚΤΙΚΟ» ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΛΥΣΗΣ, ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ & ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Το μεθοδολογικό πλαίσιο Το Πληροφοριακό σύστημα (Π.Σ.) αντιμετωπίζεται (system view), στην εργασία μας, σαν ένα σύνολο που πρέπει να μελετηθεί σε κατευθύνσειςάξονες, όπως: 1. Οργανωτική δομή (οργανόγραμμα) και Αρχιτεκτονική συστήματος 2. πιθανοί χρήστες - ομάδες χρηστών 3. λειτουργίες του ΠΣ και παρεχόμενες υπηρεσίες 4. απαιτούμενα μέσα (resources) 5. συμμετοχή σε σχήματα συνεργασίας 6. προσωπικό - ρόλοι εμπλεκομένων προσώπων 7. πρότυπα υιοθετούμενα / χρησιμοποιούμενα στις λειτουργίες/ υπηρεσίες 8. ωριμότητα (maturity) τεχνολογίας και χρηστών 9. Οικονομικά στοιχεία 10. Προβολή του έργου και των υπηρεσιών (exploitation) 11. Tυποποίηση (και φιλικότητα) της Διεπαφής (interface) του χρήστη 12. Mετάπτωση στο νέο σύστημα.

13 Κύριες δραστηριότητες και παραδοτέα ανάλυσης συστημάτων 1) Καθορισμός Πιθανών χρηστών ( και ομάδων χρηστών) του ΠΣ Η εμπειρία μας έδειξε ότι αποτελεί κύριο τμήμα (ή και αντικείμενο ξεχωριστής) μελέτης σε κάθε περίπτωση η έρευνα αγοράς και ο καθορισμός των πιθανών χρηστών του ΠΣ. Συνοπτικά (και κάπως αξιωματικά) : Ένα ΠΣ σύστημα βασίζεται στους χρήστες του και υπάρχει για αυτούς. Σε αρκετές περιπτώσεις τα ΠΣ ή πολλά υποσυστήματά τους, οικοδομούνται χωρίς να υπάρχει πλήρως αποτυπωμένη η σχετική ανάγκη. Σε αρκετές περιπτώσεις δεν υπάρχουν ικανοποιητικά ποσοτικά στοιχεία από τη χρήση του ΠΣ Σε αρκετές περιπτώσεις δεν έχει προηγηθεί έρευνα αγοράς που να περιλαμβάνει πιθανούς χρήστες.

14 2) Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης (ή αποτύπωση του ΠΣ) Γίνεται με τη μέθοδο ελεύθερων συνεντεύξεων / συζητήσεων (που περιλαμβάνουν διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων) με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών. Συνοδεύεται από ερωτηματολόγια, συλλογή εντύπων, παρατήρηση λειτουργίας σε πραγματικές συνθήκες κ.τ.λ. Για την έγκυρη καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης του ΠΣ αλλά και των μελλοντικών απαιτήσεων από τις λειτουργίες, τις υπηρεσίες κτλ. (αλλά και σε πολλές άλλες από τις περιπτώσεις του παραπάνω πλαισίου) είναι πολύ χρήσιμο να ακολουθείται μία απλή μεθοδολογία:

15 Να διατυπώνονται κύρια σενάρια (Use Cases) χρησιμοποίησης του συστήματος, περιγραφής της λειτουργίας του, περιγραφής των ρόλων των εμπλεκομένων χρηστών στο ΠΣ κτλ. Για την διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων κατά τις συνεντεύξεις, αν εφαρμόζετε συγκεκριμένη μεθοδολογία υπάρχουν συγκεκριμένες υποδείξεις διαφορετικά ακολουθείται το πλαίσιο που καθορίζεται από γνωστές λίστες ελέγχου (checklists). Πολλές φορές κρίνεται σκόπιμο να γίνονται συνεντεύξεις για επιμέρους θέματα όχι μόνο με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών.

16 3) Προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας (ή προμελέτη) Συνήθως, γίνεται από τον ίδιο τον οργανισμό, έχει σύντομη διάρκεια (1/2 έως 1 ½ μήνα) και καθορίζει τις προδιαγραφές για τη μελέτη σκοπιμότητας (που θα ακολουθήσει). Πιο συγκεκριμένα καθορίζει: Προϋπολογισμό μελέτης σκοπιμότητας Χρόνο εκπόνησης Ζητούμενα (εύρος έργου, πιθανές λύσεις που πρέπει να εξεταστούν κ.τ.λ.)

17 4) Μελέτη σκοπιμότητας Περιγράφει εναλλακτικές λύσεις (σενάρια) και επιλέγει προτείνει την επικρατέστερη λύση παραθέτοντας επιχειρήματα σχετικά με: Οικονομική σκοπιμότητα (cost benefit analysis) Τεχνική σκοπιμότητα ενώ παράλληλα καλύπτει / διερευνά άλλες πλευρές εξαρτώμενες από το συγκεκριμένο έργο π.χ. Νομικά παρακλάδια, πιθανές εμπλοκές, διαχείριση απορρήτων πληροφοριών κ.τ.λ. Χρησιμοποιεί την προμελέτη και ως ένα βαθμό προδιαγράφει το νέο, προτεινόμενο σύστημα. Συνήθως, υπάρχουν τρία τουλάχιστον σενάρια: «φτωχό», συντηρητικό Ενδιάμεσο Προχωρημένο Αν οι συνθήκες το επιτρέπουν αποφεύγουμε το πρώτο σενάριο.

18 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας 4.1) Εισαγωγή Μια σύντομη διατύπωση του προβλήματος το περιβάλλον υλοποίησης του συστήματος (τεχνολογικό πλαίσιο κ.τ.λ.) περιορισμοί που επιδρούν στο έργο (project) 4.2) Σύνοψη και προτάσεις για Διοίκηση (management) 4.3) Σενάρια Εναλλακτικές λύσεις Παρουσίαση εναλλακτικών λύσεων Κριτήρια επιλογής λύσης Προτεινόμενη λύση 4.4) Περιγραφή συστήματος (σύμφωνα με το επικρατέστερο σενάριο / λύση) Συντομευμένη μορφή του υλικού που περιλαμβάνεται (ή θα περιληφθεί) στις Προδιαγραφές του νέου συστήματος (system specification) 4.5) Ανάλυση κόστους ωφέλειας (cost benefit analysis) Το πρόβλημα στην περίπτωση αυτή είναι ότι συνήθως το κόστος είναι χειροπιαστό, όχι όμως και το όφελος. 4.6) Υπολογισμός τεχνικού ρίσκου 4.7) Νομικά παρακλάδια εμπλοκές (legal ramifications) 4.8) Άλλα κρίσιμα σημεία (topics) εξαρτώμενα από το έργο

19 5) Εκπόνηση προδιαγραφών και πρόταση νέου συστήματος Βασίζεται στη μελέτη σκοπιμότητας και προτείνει ένα από τα εκεί περιγραφόμενα σενάρια συμπεριλαμβάνοντας αναλυτικότερα τις προδιαγραφές. Είναι ενδιαφέρον να επισημανθεί ότι, συχνά, υπάρχει ένα είδος «ωρίμανσης» προδιαγραφών: Στην προμελέτη προτείνεται η αγορά / δημιουργία και λειτουργία βάσης δεδομένων Στη μελέτη σκοπιμότητας προτείνεται η αγορά εφαρμογής (προγραμμάτων) που δεν είναι δεμένη με συγκεκριμένη πλατφόρμα εξοπλισμού (proprietary). Στο στάδιο εκπόνησης αναλυτικών, λεπτομερών προδιαγραφών επιλέγεται συγκεκριμένη εφαρμογή (ες) που εξασφαλίζει (ουν) ανεξαρτησία από συγκεκριμένη πλατφόρμα.

20 Διακήρυξη Όροι και προδιαγραφές (μειοδοτικού) διαγωνισμού για την προμήθεια του συστήματος Αξιολόγηση

21 Οι διαφάνειες που ακολουθούν έχουν ως στόχο να παρουσιάσουμε σύντομα τα περιεχόμενα των επόμενων διαλέξεων.

22 Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης 1. Οργανόγραμμα Επιτροπή Εποπτείας Βιβλιοθήκης Διευθυντής/τρια Γραμματεία / Γραφείο Προσωπικού Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών Τμήμα Συλλογών Γραφείο Προσκτήσεων Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών Τμήμα Υπηρεσιών Χρηστών Γραφείο Πληροφόρησης, Δανεισμού και Διαδανεισμού Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών Γραφείο Υποστήριξη Ηλεκτρονικών Μαθημάτων Γραφείο Τεχνολογιών Πληροφόρησης Τμήμα Συστημάτων και Τεχνολογίας Γραφείο Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης Γραφείο Ψηφιακών Εφαρμογών, Έρευνας και Ανάπτυξης Θεματικές βιβλιοθήκες Περιφερειακές βιβλιοθήκες Φοιτητικά αναγνωστήρια

23 2. Λειτουργίες Παραδείγματα Επιτροπή Εποπτείας Βιβλιοθήκης, Διευθυντής/τρια, Γραμματεία / Γραφείο Προσωπικού Τήρηση Πρωτοκόλλου και αρχείου εγγράφων και Διεκπεραίωση και τήρηση όλων των εγγράφων της βιβλιοθήκης (εισερχόμενα, εξερχόμενα, αλληλογραφία, έγγραφα διαγωνισμού) Τήρηση πρακτικών των συνεδριάσεων της επιτροπής εποπτείας Διαχείριση αρχείου Προσωπικού Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης 1. Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Σύνδεσμος με την Οικονομική Υπηρεσία του Ιδρύματος Διαχείριση προϋπολογισμού και εποπτεία εξόδων Διαχείριση εσόδων Έλεγχος τιμολογίων προσκτήσεων υλικού 2. Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών Σύνδεσμος με την Τεχνική Υπηρεσία του Ιδρύματος Συντήρηση, επισκευές και ασφάλεια χώρων και εξοπλισμού βιβλιοθήκης

24 Τμήμα Συλλογών 1. Γραφείο Προσκτήσεων Περιοδικά Βιβλία Διαγωνισμός προμήθειας περιοδικών Διαγωνισμός βιβλιοδεσίας Παραγγελίες τίτλων περιοδικών στους προμηθευτές Παραλαβή, έλεγχος και καταγραφή στον online κατάλογο Αλληλογραφία με τους εκδότες και τους προμηθευτές Διεκπεραίωση τιμολογίων σε συνεργασία με οικονομική υπηρεσία Προμήθεια βιβλίων Ηλεκτρονικό υλικό Παραλαβή, πρώτη επεξεργασία βιβλιακού υλικού (σφραγίδα, αριθμός εισαγωγής, παράδοση σε θεματικές/περιφερειακές βιβλιοθήκες κ.λπ.) 2. Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων Βιβλιοθηκονομική επεξεργασία (περιγραφική καταλογογράφηση) και Holdings στο σύστημα αυτοματισμού βιβλιοθήκης Παραλαβή και επεξεργασία διδακτικών βιβλίων Καταλογογράφηση θεματική Αρχεία καθιερωμένων όρων

25 1. Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών Διαχείριση πτυχιακών εργασιών Διαχείριση δωρεών Απογραφή, αποθήκευση, απόσυρση υλικού Βιβλιοδέτηση υλικού Συντήρηση υλικού Τμήμα Υπηρεσιών Χρηστών 1. Γραφείο Πληροφόρησης, Δανεισμού και Διαδανεισμού Εξυπηρέτηση χρηστών και δανεισμός Ηλεκτρονική Εξυπηρέτηση χρηστών μέσω Web εφαρμογής Διατήρηση ιστοσελίδας Καθοδήγηση και ενημέρωση χρηστών στο ηλεκτρονικό αναγνωστήριο Δώστε παραδείγματα στις παρακάτω περιπτώσεις 2. Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών 3. Γραφείο Υποστήριξη Ηλεκτρονικών Μαθημάτων 4. Γραφείο Τεχνολογιών Πληροφόρησης

26 assign (πίνακας που καταχωρεί ποιοί υπάλληλοι απασχολούνται σε ποιά έργα) Empno Proj_code A_Time project (πίνακας έργων) Proj_code Description 100 PAYROLL 200 PERSONNEL 300 SALES emp (πίνακας υπαλλήλων) Empno Ename Job Hiredate Mgr Sal Comm Deptno 10 Codd ANALYST 1/1/ Elmasri ANALYST 2/5/ Navathe SALESMAN 7/7/ Date PROGRAMMER 4/5/ dept (πίνακας τμημάτων) Deptno Dname Loc 10 ACCOUNTING ATHENS 20 SALES LONDON 30 RESEARCH ATHENS 40 PAYROLL LONDON

27 Η μοντελοποίηση Όταν θέλουμε να μοντελοποιήσουμε ένα σύστημα βάσης δεδομένων σχεδιάζουμε ένα ειδικό μοντέλο για όλες τις εφαρμογές που μας ενδιαφέρουν, το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΜΟΣ). Το μοντέλο αναπαριστά όλες τις οντότητες (entities) και τις μεταξύ τους συσχετίσεις (relationships).

28 Συμβολισμοί Peter Chen Navathe Elmasri Oracle Designer Case Tool UML MS ACCESS

29 Συμβολισμός Peter Chen: American Elections

30 YEAR WINNER W_ VOTE S W- PARTY W_ STATE LOSER L_ VOTES L_ PART Y EISENHOWER EISENHOWER KENNEDY JOHNSON NIXON NIXON NIXON CARTER REAGAN REAGAN REAGAN BUSH CLINTON CLINTON TEXAS TEXAS MASS. TEXAS CALIF. CALIF CALIF. STEVENSON STEVENSON NIXON GOLDWATER HUMPHREY WALLACE McGOVERN FORD CARTER ANDERSON MONDALE DOUKAKIS BUSH PERAULT IND IND IND =UBLICAN, =OCRAT, IND=INDEPENDENT

31 Ανάλυση δεδομένων (data analysis) Μοντελοποίηση - Κανονικοποίηση Δείγμα δεδομένων και Περιορισμοί (constraints) Κανονικοποίηση Τρίτη Κ.Μ. Μορφή Boyce-Codd Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΜΟΣ) Γράφουμε περιορισμούς (constraints): Year χαρακτηρίζει μοναδικά την εκλογική αναμέτρηση year winner, w-votes, w-party, w_state (Το έτος χαρακτηρίζει μοναδικά κάποιες στήλες που περιγράφουν την εκλογική αναμέτρηση. Δηλαδή αν σκεφτούμε το έτος μίας εκλογικής αναμέτρησης τότε αυτομάτως έρχεται στο μυαλό μας ακριβώς ένας νικήτης, ο Πρόεδρος, ακριβώς ένα κόμμα, αυτό που νίκησε στις εκλογές κτλ.) winner w_party, w_state (Ο νικητής, ανήκει ισόβια ως υποψήφιος στο ίδιο κόμμα και ξεκινά από την ίδια πολιτεία) year, loser l_votes

32 PRESIDENTS WINNER W- PARTY W_ STATE EISENHOWER KENNEDY JOHNSON NIXON CARTER REAGAN BUSH CLINTON TEXAS MASS. TEXAS CALIF. LOSERS LOSER L_ PARTY STEVENSON NIXON GOLDWATER HUMPHREY WALLACE McGOVERN FORD CARTER ANDERSON MONDALE DOUKAKIS BUSH PERAULT IND IND IND ELECTIONWINNER YEAR WINNER W_ VOTES EISENHOWER EISENHOWER KENNEDY JOHNSON NIXON NIXON CARTER REAGAN REAGAN BUSH CLINTON ELECTIONLOSER YEAR LOSER L_ VOTES STEVENSON STEVENSON NIXON GOLDWATER HUMPHREY WALLACE McGOVERN FORD CARTER ANDERSON MONDALE DOUKAKIS BUSH PERAULT

33

34 Ερωτήσεις