16PROC

Transcript

1 ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ TMHMA ΑΓΟΡΩΝ & ΠΡΟΧΕΙΡΩΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ Αρ. πρωτ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Παρνασσού 6, Αγ. Ι. Ρέντης Πληρ.: Δ. Σταυρόπουλος Τηλ.: , Fax.: , ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Νο ΣΥΝΟΠΤΙΚΟΥ ΑΝΟΙΚΤΟΥ ΜΕΙΟΔΟΤΙΚΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ ΤΗΝ ΠΛΕΟΝ ΣΥΜΦΕΡΟΥΣΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΒΑΣΕΙ ΤΙΜΗΣ, ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΚΑΤΑΛΟΓΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΙΑΤΡΙΚΩΝ ΦΑΚΕΛΩΝ ΚΑΙ ΦΑΚΕΛΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ, ΣΤΟ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΠΥΡΟΣ MILLENIUM III, ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΑΙ ΣΤΗΝ Ο.ΣΥ. Α.Ε. 1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΣΥΝΟΠΤΙΚΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Η εταιρεία ΟΔΙΚΕΣ ΣΥΓΚΟΙΝΩΝΙΕΣ Α.Ε. -Ο.ΣΥ. Α.Ε.- που έχει την έδρα της στον Αγ. Ι. Ρέντη, στην οδό Παρνασσού 6, προκηρύσσει τον υπ αριθ / 2016 πρόχειρο ανοικτό μειοδοτικό διαγωνισμό με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, αποκλειστικά βάσει τιμής, για την ανάθεση της υπηρεσίας ψηφιοποίησης, καταλογογράφησης και ηλεκτρονικής διαχείρισης ιατρικών φακέλων και φακέλων προσωπικού, στο υφιστάμενο σύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ MILLENIUM III, που χρησιμοποιείται στην Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Η προϋπολογισθείσα δαπάνη ανέρχεται στο ποσό των ,00 πλέον του αναλογούντος Φ.Π.Α. 24%, ήτοι ,00, συνολικού ποσού ,00. Το αντικείμενο της Διακήρυξης περιγράφεται αναλυτικά στα σχετικά Παραρτήματα αυτής, τα οποία αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της. Τονίζεται δε ότι η προσφορά πρέπει να καλύπτει το σύνολο της υπηρεσίας, όπως περιγράφεται στο σχετικές Τεχνικές Προδιαγραφές της παρούσης, αποκλειόμενης κάθε προσφοράς που θα αναφέρεται σε μέρος αυτής. 1

2 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ: ,00 πλέον του αναλογούντος Φ.Π.Α. (Η Ο.ΣΥ. Α.Ε. διατηρεί το δικαίωμα κατακύρωσης για ολόκληρη ή μεγαλύτερη κατά 30% ή έως 50% μικρότερη της επί μέρους ζητούμενης υπηρεσίας και εντός του εγκεκριμένου Προϋπολογισμού) CPV: ΟΡΙΣΜΟΙ Οι ακόλουθοι όροι θα έχουν, πλην της περιπτώσεως που τα συμφραζόμενα απαιτούν διαφορετικά, τις έννοιες που τους αποδίδονται στη συνέχεια: «Αναθέτουσα Αρχή» Η Ανώνυμη Εταιρεία Οδικές Συγκοινωνίες «Ο.ΣΥ. Α.Ε.» που εδρεύει στον Αγ. Ι. Ρέντη, οδός Παρνασσού 6, δυνάμει της υπ αριθ / 10 / 2016 Απόφασης του Δ.Σ., προκηρύσσει τον διαγωνισμό αυτό. «Υπηρεσία Διενέργειας Διαγωνισμού» Η Διεύθυνση Προμηθειών της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. «Αρμόδιος Υπηρεσίας Διενέργειας» Πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες του διαγωνισμού από τους: 2.1. κ.κ. Ι. Κολιάτο, τηλ , dieuthpromitheion@ethel.gr και 2.2. κ.κ. Δ. Σταυρόπουλο, τηλ και 3. ΝΟΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ & ΙΣΧΥΟΥΣΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τις διατάξεις: Του Ν. 4412/2016 (ΦΕΚ Α 147/ ) «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών» (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ). α) Τις διατάξεις του Ν.3920/2011 (Φ.Ε.Κ. 33/Β/ ) β) Την πράξη συγχώνευσης ΚΥΑ 28738/2638/ (Φ.Ε.Κ. 1454/Β/ ) των εταιρειών Ε.ΘΕ.Λ. Α.Ε. και Η.Λ.Π.Α.Π. Α.Ε. με απορρόφηση της τελευταίας από την πρώτη. Του Ν. 4013/11 (Φ.Ε.Κ. 204/Α ) Σύσταση ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων. και άλλες διατάξεις όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει. 4. Του Ν.4250/ , άρθρο 3 περί της «Απλούστευσης των διαδικασιών προμηθειών Δημοσίου». 5. Του Ν. 3861/2010 (Φ.Ε.Κ. Α/112/ ) Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις. 6. Του Π.Δ. 113/10 (ΦΕΚ 194/Α) «Ανάληψη υποχρεώσεων από τους διατάκτες» Οι σε εκτέλεση των ανωτέρω διατάξεων εκδοθείσες αποφάσεις, καθώς και λοιπές διατάξεις που αναφέρονται ρητά ή απορρέουν από τα οριζόμενα στα συμβατικά τεύχη της διακήρυξης και γενικότερα κάθε διάταξη (Νόμος, Διάταγμα, Απόφαση, σχετική εγκύκλιος κλπ.) που διέπει την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης έστω και αν δεν αναφέρονται ρητά παραπάνω ή στα άρθρα της παρούσας διακήρυξης. Με τους όρους που περιγράφονται στο σύνολο της παρούσας Διακήρυξης καθώς και στα επισυναπτόμενα Παραρτήματά της που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος αυτής και του προαναφερόμενου νομικού πλαισίου, ανεξάρτητα αν αυτό περιλαμβάνεται ή όχι στα επόμενα άρθρα της παρούσας διακήρυξης. 2

3 4. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΗΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ Το πλήρες τεύχος της Διακήρυξης διατίθεται σε ηλεκτρονική μορφή μέσω της διαδικτυακής πύλης του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ.) καθώς και στο διαδικτυακό ιστότοπο της Διαύγειας, Επιπλέον, το έντυπο δύναται να αποσταλεί και ηλεκτρονικά από την αρμόδια Υπηρεσία Διενέργειας του διαγωνισμού. 5. ΤΟΠΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΤΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΣΤΗΝ ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΗ ΠΥΛΗ ΤΟΥ Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ & ΩΡΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές υποβάλλονται στα Κεντρικά Γραφεία, Παρνασσού 6, Τ.Κ Άγ. Ι. Ρέντης, Κεντρική Γραμματεία (Ισόγειο Γραφείο 9). 01 /11 / /11 / / 11 / 2016 και ώρα 14:00 ΗΜΕΡΑ ΤΕΤΑΡΤΗ Οι συμμετέχοντες έχουν το δικαίωμα να παρευρίσκονται στην διαδικασία αποσφράγισης των προσφορών από την αρμόδια Επιτροπή Αξιολόγησης, έπειτα από την υποβολή σχετικής δήλωσης κατά το στάδιο υποβολής των προσφορών. Μετά την παρέλευση της καταληκτικής ημερομηνίας και ώρας, δεν υπάρχει η δυνατότητα υποβολής προσφοράς. Το διάστημα συλλογής-παραλαβής των προσφορών ορίζεται εντός της προθεσμίας των δεκαπέντε (15) ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία δημοσίευσης της Διακήρυξης στο ΚΗΜΔΗΣ, σύμφωνα με το άρθρο 121 του Ν. 4412/ ΓΛΩΣΣΑ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Επίσημη γλώσσα της διαδικασίας του διαγωνισμού και της σύμβασης είναι η Ελληνική και σε αυτή πρέπει να συντάσσονται όλα τα σχετικά έγγραφα του διαγωνισμού, οι προσφορές των υποψηφίων και η σύμβαση. Κάθε ξενόγλωσσο κείμενο ή πιστοποιητικό πρέπει να συνοδεύεται από ακριβή μετάφρασή του στα Ελληνικά (πλην αγγλόφωνων τεχνικών κειμένων, φυλλαδίων κ.λπ.). Σε περίπτωση διαφωνίας στη μετάφραση επικρατεί η διατύπωση στην ελληνική γλώσσα. Στα δημόσια έγγραφα και δικαιολογητικά αλλοδαπής χώρας, εφαρμόζεται η Συνθήκη της Χάγης της , που κυρώθηκε με το ν. 1497/1984 (Α' 188). 3

4 7. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ 16PROC Υποψήφιοι ή προσφέροντες και σε περίπτωση ενώσεων, τα μέλη αυτών, μπορούν, σύμφωνα με το άρθρο 255 του Ν. 4412/ΦΕΚ/Α/ , να είναι φυσικά ή νομικά πρόσωπα εγκατεστημένα σε: α) Κράτος - μέλος της Ένωσης β) Κράτος μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου ΕΟΧ γ) Τρίτες χώρες που έχουν υπογράψει τη συμφωνία δημοσίων συμβάσεων του Παγκόσμιου Οργανισμού Εμπορίου, η οποία κυρώθηκε με το Ν. 2513/1997 δ) Τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην ανωτέρω περίπτωση (γ) και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεση δημοσίων συμβάσεων Οι ενώσεις και οι κοινοπραξίες δεν υποχρεούνται να λάβουν ορισμένη νομική μορφή προκειμένου να υποβάλουν προσφορά. Η επιλεγείσα ένωση ή κοινοπραξία υποχρεούται να πράξει τούτο εάν κατακυρωθεί σε αυτή η σύμβαση και εφόσον η λήψη ορισμένης νομικής μορφής είναι αναγκαία για την ορθή εκτέλεση της σύμβασης. Στις περιπτώσεις υποβολής προσφοράς από ένωση οικονομικών φορέων, όλα τα μέλη της ευθύνονται έναντι της Αναθέτουσας Αρχής αλληλεγγύως και εις ολόκληρον. Σε περίπτωση ανάθεσης της σύμβασης στην ένωση, η ευθύνη αυτή εξακολουθεί μέχρι πλήρους εκτέλεσης της σύμβασης. 8. ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΤΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Κατά τα λοιπά, ο διαγωνισμός θα γίνει σύμφωνα με τα παρακάτω παραρτήματα που επισυνάπτονται στην παρούσα και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος αυτής: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β ΛΟΙΠΟΙ ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΑΝΟΙΚΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΓΓΥΗΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΚΑΛΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 9. ΔΙΑΘΕΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ-ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΙΣ Η αναθέτουσα αρχή προσφέρει ελεύθερη, πλήρη, άμεση και δωρεάν πρόσβαση στα έγγραφα της σύμβασης από την ημερομηνία δημοσίευσης της προκήρυξης/γνωστοποίησης σύμφωνα με το άρθρο 65 του ν. 4412/ΦΕΚ/Α/ ή την ημερομηνία αποστολής της πρόσκλησης επιβεβαίωσης ενδιαφέροντος. Εφόσον έχουν ζητηθεί εγκαίρως, η αναθέτουσα αρχή παρέχει σε όλους τους προσφέροντες που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης σύμβασης συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τις προδιαγραφές και οποιαδήποτε σχετικά δικαιολογητικά, το αργότερο έξι (6) ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας που έχει οριστεί για την παραλαβή των προσφορών. Οποιοδήποτε επιπλέον αίτημα προσφέροντος αναφορικά με ζητήματα που δεν αφορούν προδιαγραφές και οποιαδήποτε σχετικά δικαιολογητικά θα πρέπει να τεκμηριώνεται με βάση τη σχετική νομοθεσία (άρθρο 65 του ν. 4412/ΦΕΚ/Α/ ), σε διαφορετική περίπτωση δεν θα εξετάζεται. Ψηφιακά υπογεγραμμένο από 4

5 Ιωάννης Κολιάτος 16PROC Διευθυντής Προμηθειών ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ : ΟΔΙΚΕΣ ΣΥΓΚΟΙΝΩΝΙΕΣ Α.Ε. (Ο.ΣΥ. Α.Ε.) ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΕΙΔΟΥΣ ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΚΑΤΑΛΟΓΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΙΑΤΡΙΚΩΝ ΦΑΚΕΛΩΝ ΚΑΙ ΦΑΚΕΛΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ, ΣΤΟ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΠΥΡΟΣ MILLENIUM III, ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΑΙ ΣΤΗΝ Ο.ΣΥ. Α.Ε. ΚΩΔΙΚΟΣ CPV: ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΘΕΙΣΑ ΔΑΠΑΝΗ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ Ο ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΒΑΡΥΝΕΙ ΣΥΝΟΛΟ ΚΡΑΤΗΣΕΩΝ ΕΠΙ ΤΗΣ % ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑΣ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ ΤΕΥΧΟΥΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ,00 πλέον του αναλογούντος Φ.Π.Α. Η ΠΛΕΟΝ ΣΥΜΦΕΡΟΥΣΑ ΑΠΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΠΟΨΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ, ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ ΒΑΣΕΙ ΤΗΣ ΤΙΜΗΣ ΤΟΝ ΑΡΧΙΚΟ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ ΤΟΥ ΕΤΟΥΣ 2016 Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ επιβαρύνεται με κράτηση 0,06% εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης (άρθρο 4, παρ.3 Ν. 4013/ 2011 υπέρ Ε.Α.Α.ΔΗ.ΣΥ.) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, καθώς και κάθε άλλη νόμιμη κράτηση υπέρ δημοσίου. ΝΑΙ diavgeia.gov.gr 5

6 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β - ΛΟΙΠΟΙ ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΑΝΟΙΚΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 1. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 1.1. Τρόπος υποβολής προσφορών Οι προσφορές υποβάλλονται από τους συμμετέχοντες μέχρι την καταληκτική ημερομηνία και ώρα που ορίζει η παρούσα διακήρυξη, στην Ελληνική γλώσσα, σε κλειστό σφραγισμένο φάκελο το αργότερο μέχρι 16/11/ 2016, ημέρα ΤΕΤΑΡΤΗ και ώρα 14:00 μ.μ., στη Κεντρική Γραμματεία της Ο.ΣΥ. Α.Ε (Παρνασσού 6, Αγ. Ιωάννης Ρέντης, Τ.Κ Πειραιά). Σημειώνεται πως δεν θα αξιολογούνται προσφορές που δεν θα έχουν πρωτόκολλο από την Κεντρική Γραμματεία της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Στο εξωτερικό του φακέλου θα πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς: 1. Η φράση ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΤΗΝ Ο.ΣΥ. Α.Ε με κεφαλαία γράμματα. 2. Ο αριθμός αίτησης : Τα στοιχεία του αποστολέα Περιεχόμενο φακέλου προσφορών Μέσα στον κυρίως φάκελο προσφοράς θα πρέπει να τοποθετηθούν δύο σφραγισμένοι υποφάκελοι: 1. Τα ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ και ΤΕΧΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ της προσφοράς πρέπει να τοποθετηθούν σε χωριστό σφραγισμένο υποφάκελο μέσα στον κυρίως φάκελο, με την ένδειξη «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ-ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ». Εντός του ως άνω φακέλου, θα πρέπει να υποβάλλεται: Όλα τα νομιμοποιητικά έγγραφα κάθε συμμετέχοντος για την απόδειξη των ιδιοτήτων κάθε τύπου επιχείρησης (Ε.Π.Ε., Ο.Ε., Ε.Ε., Α.Ε. κλπ.) και της εξουσίας έκδοσης παραστατικού εκπροσώπησης στην κείμενη διαγωνιστική διαδικασία. Υπεύθυνη Δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 (Α 75), όπως εκάστοτε ισχύει, όπου να δηλώνεται ότι: - Αποδέχεται ανεπιφύλακτα τους όρους της παρούσας προκήρυξης. - Η προσφορά συντάχθηκε σύμφωνα με τους όρους της παρούσας προκήρυξης, των οποίων οι προσφέροντες έλαβαν πλήρη και ανεπιφύλακτη γνώση. - Η υποβαλλόμενη προσφορά καλύπτει το σύνολο της ζητούμενης υπηρεσίας. - Τα στοιχεία που αναφέρονται στην προσφορά, καθώς και κάθε άλλο υποβληθέν δικαιολογητικό είναι αληθή και ακριβή. - Παραιτείται από κάθε δικαίωμα αποζημίωσής του σχετικά με οποιαδήποτε απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής για αναβολή ή ακύρωση-ματαίωση του διαγωνισμού. - Συμμετέχει σε μία προσφορά στο πλαίσιο του παρόντος διαγωνισμού. Η προσφορά θα πρέπει να δίνεται βάσει των τεχνικών χαρακτηριστικών τα οποία περιγράφονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του κείμενου διαγωνισμού, όπου θα συνάγεται η πλήρης αποδοχή τους. 6

7 Οι υποψήφιοι θα πρέπει, στην τεχνική προσφορά τους, να αναφερθούν ξεχωριστά σε κάθε απαίτηση των περιγραφών προδιαγραφής, σύμφωνα με το Παράρτημα. 2. Τα ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ της προσφοράς, επί ποινή απορρίψεως, τοποθετούνται σε χωριστό σφραγισμένο υποφάκελο, επίσης μέσα στον κυρίως φάκελο, με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ». Στην οικονομική προσφορά θα πρέπει να δηλώνεται το συνολικό κόστος των ζητούμενων υπηρεσιών χωρίς Φ.Π.Α.. Επισημαίνεται ότι το συνολικό κόστος θα αναλύεται περαιτέρω, για κάθε προσφερόμενη υπηρεσία, σύμφωνα με τα ζητούμενα του Παραρτήματος. Προσφορές που δεν θα υποβληθούν εγκαίρως και με την παραπάνω περιγραφόμενη μορφή, δεν θα γίνουν αποδεκτές και δεν θα αποσφραγιστεί ο υποφάκελος της οικονομικής προσφοράς. Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους προσφέροντες στο διαγωνισμό για εκατόν ογδόντα (180) ημέρες από την επόμενη ημέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών του διαγωνισμού. Προσφορά που ορίζει χρόνο ισχύος μικρότερο του παραπάνω αναφερομένου απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Ανακοίνωση κατακύρωσης του διαγωνισμού μπορεί να γίνει και μετά τη λήξη της ισχύος της προσφοράς, δεσμεύει όμως τον προσφέροντα, μόνο εφόσον αυτός το αποδεχθεί εγγράφως. Διευκρινίσεις: Σε ότι αφορά το σύνολο των απαιτούμενων για προσκόμιση εγγράφων και αναφορικά με την επικύρωση των αντιγράφων αυτών ισχύουν τα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 1 του Ν. 4250/2014. Σε περίπτωση συνυποβολής με την προσφορά στοιχείων και πληροφοριών εμπιστευτικού χαρακτήρα η γνωστοποίηση των οποίων στους συνδιαγωνιζόμενους θα έθιγε τα έννομα συμφέροντά τους, τότε ο προσφέρων οφείλει να σημειώνει επ αυτών την ένδειξη «πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα». Εφόσον ένας προσφέρων χαρακτηρίζει πληροφορίες της προσφοράς του ως «πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα» λόγω ύπαρξης τεχνικού ή εμπορικού απορρήτου, με βάση το άρθρο 257 του Ν. 4412/ΦΕΚ/Α/ στη σχετική δήλωσή του, αναφέρει ρητά όλες τις σχετικές διατάξεις νόμου ή διοικητικές πράξεις που επιβάλλουν την εμπιστευτικότητα της συγκεκριμένης πληροφορίας. Δεν χαρακτηρίζονται ως εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με τις τιμές μονάδος, τις προσφερόμενες ποσότητες, την οικονομική προσφορά και τα στοιχεία της τεχνικής προσφοράς που χρησιμοποιούνται για την αξιολόγησή της. Βάσει του Άρθρου 21 του Ν. 4412/2016 η Αναθέτουσα Αρχή δεν αποκαλύπτει πληροφορίες που της έχουν διαβιβάσει οικονομικοί φορείς και τις οποίες έχουν χαρακτηρίσει ως εμπιστευτικές, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, των τεχνικών ή εμπορικών απορρήτων και των εμπιστευτικών πτυχών των προσφορών. 2. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ- ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η αποσφράγιση γίνεται από την επιτροπή αξιολόγησης των Προσφορών του εν λόγω διαγωνισμού με την παρακάτω διαδικασία: Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος των Προσφορών και ο υποφάκελος Δικαιολογητικών και Τεχνικής Προσφοράς και μονογράφονται όλα τα Δικαιολογητικά και τα στοιχεία της Τεχνικής Προσφοράς κατά φύλλο. Στη συνέχεια η επιτροπή αξιολόγησης των Προσφορών θα προβεί στην αξιολόγηση των δικαιολογητικών και των Τεχνικών Προσφορών κάθε προσφέροντος και θα συντάξει σχετικό πρακτικό το οποίο θα γνωστοποιηθεί σε όλους τους συμμετέχοντες του διαγωνισμού. 7

8 Μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς και της ενημέρωσης των διαγωνιζομένων, θα γίνει η αποσφράγιση των Οικονομικών Προσφορών των διαγωνιζομένων, για όσες κρίθηκαν από την επιτροπή αποδεκτές. Οι υποφάκελοι Οικονομικών Προσφορών για όσες προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές στο στάδιο της αξιολόγησης των δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς, δεν αποσφραγίζονται αλλά επιστρέφονται στους δικαιούχους. Η επιτροπή αξιολόγησης του διαγωνισμού μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης των Οικονομικών Προσφορών κάθε προσφέροντος, θα συντάξει σχετικό πρακτικό όπου θα εμφανίζεται η κατάταξη των Προσφορών με βάση την χαμηλότερη τιμή, όπου θα αναδεικνύεται ο μειοδότης του διαγωνισμού. Το αποτέλεσμα της αξιολόγησης θα κοινοποιείται σε όλους τους διαγωνιζόμενους, έπειτα από σχετική Απόφαση του αρμοδίου οργάνου. Οι συμμετέχοντες έχουν το δικαίωμα να παρευρίσκονται στην διαδικασία αποσφράγισης των προσφορών από την αρμόδια Επιτροπή Αξιολόγησης, έπειτα από την υποβολή σχετικής δήλωσης κατά το στάδιο υποβολής των προσφορών. 3. ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ Οι συμμετέχοντες στη διαγωνιστική διαδικασία έχουν πρόσβαση στα έγγραφα με τον τρόπο και στο χρόνο που ορίζεται από τις κατά περίπτωση κείμενες διατάξεις και την ισχύουσα νομοθεσία, αιτιολογώντας πλήρως το αίτημά τους. 4. ΧΡΟΝΟΣ ΙΣΧΥΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους προσφέροντες στο διαγωνισμό για εκατόν ογδόντα (180) ημέρες από την επόμενη ημέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών. Προσφορά που ορίζει χρόνο ισχύος μικρότερο του παραπάνω αναφερομένου απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Η ισχύς της προσφοράς μπορεί να παρατείνεται εγγράφως, εφόσον τούτο ζητηθεί από την Ο.ΣΥ. Α.Ε., πριν από τη λήξη της, κατ ανώτατο όριο για χρονικό διάστημα ίσο με το προβλεπόμενο από τη διακήρυξη και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 97 του Ν. 4412/ΦΕΚ/Α/ ). Μετά τη λήξη και του παραπάνω ανωτάτου ορίου χρόνου παράτασης ισχύος της προσφοράς, τα αποτελέσματα του διαγωνισμού υποχρεωτικά ματαιώνονται, εκτός εάν η Ο.ΣΥ. Α.Ε. κρίνει, κατά περίπτωση, αιτιολογημένα ότι η συνέχιση του διαγωνισμού εξυπηρετεί το δημόσιο συμφέρον, οπότε οι συμμετέχοντες στο διαγωνισμό μπορούν να επιλέξουν, είτε να παρατείνουν την προσφορά τους, εφόσον τους ζητηθεί πριν την πάροδο του ανωτέρω ανωτάτου ορίου, παράταση της προσφοράς τους, είτε όχι. Στην τελευταία περίπτωση, η διαδικασία του διαγωνισμού συνεχίζεται με όσους παρέτειναν τις προσφορές τους. Οι προσφέροντες οφείλουν να απαντήσουν και σε αρνητική περίπτωση ή σε περίπτωση που δεν υπάρξει απάντηση, θεωρείται ότι η αίτηση ενδιαφέροντος και οι προσφορές αποσύρονται και οι ενδιαφερόμενοι δεν συμμετέχουν περαιτέρω στη διαδικασία. Στις περιπτώσεις αυτές, κανένα δικαίωμα αποζημίωσης κλπ. δεν υφίσταται για τους ως άνω προσφέροντες. Ανακοίνωση κατακύρωσης του διαγωνισμού μπορεί να γίνει και μετά τη λήξη της ισχύος της προσφοράς, δεσμεύει όμως τον προσφέροντα, μόνο εφόσον αυτός το αποδεχθεί. Επισημαίνεται ότι: Περιπτώσεις προσφορών που παρουσιάζουν αποκλίσεις από τους απαράβατους όρους της Διακήρυξης συνεπάγονται απόρριψη των προσφορών. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Μετά την κατάθεση της προσφοράς, επί νομίμως υποβληθέντων δικαιολογητικών, οι διαγωνιζόμενοι παρέχουν διευκρινίσεις μόνο όταν αυτές ζητούνται από αρμόδιο όργανο κατόπιν εγγράφου της Υπηρεσίας, μετά τη σχετική γνωμοδότηση του οργάνου. Από τις διευκρινίσεις, οι οποίες παρέχονται, σύμφωνα με τα παραπάνω, λαμβάνονται υπόψη μόνο εκείνες που αναφέρονται στα σημεία για τα οποία υποβλήθηκε σχετικό αίτημα από το αρμόδιο όργανο. 8

9 Οι παραπάνω διευκρινίσεις ή συμπλήρωση αφορούν μόνο τις ασάφειες, επουσιώδεις πλημμέλειες ή πρόδηλα τυπικά σφάλματα που επιδέχονται διόρθωση ή συμπλήρωση, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 102, παρ. 2 και 4 του Ν. 4412/2016. Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται. 5. ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Όλοι οι περιεχόμενοι στην Προκήρυξη όροι και απαιτήσεις είναι υποχρεωτικοί για τους Προσφέροντες. Απόκλιση από τους υποχρεωτικούς όρους και απαιτήσεις (ποσοτικούς και ποιοτικούς) έχει ως συνέπεια τον αποκλεισμό του Προσφέροντος. Επιπλέον, Προσφορά απορρίπτεται όταν: I. Είναι αόριστη ή ανεπίδεκτη εκτίμησης ή είναι υπό αίρεση ή μη συνοδευόμενη από τη ζητούμενη εγγυητική επιστολή (εάν αυτή ζητείται) ή μη σύμφωνη με τους όρους της Διακήρυξης. II. Δεν παρέχονται οι υπηρεσίες που ορίζει η Διακήρυξη. III. Δεν υποβληθούν τα δικαιολογητικά που προβλέπει η Διακήρυξη. IV. Περιλαμβάνει επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις των όρων της Διακήρυξης ή δίδεται για μέρος του ζητούμενου έργου που διακηρύχθηκε. V. Δεν έχει σφραγισμένα σε ιδιαίτερους φακέλους τα δικαιολογητικά, την τεχνική προσφορά και την οικονομική προσφορά. VI. Εφόσον από την προσφορά δεν προκύπτει με σαφήνεια η προσφερόμενη τιμή η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές και σε περίπτωση υποβολής τους απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 6. ΤΙΜΕΣ Οι τιμές θα πρέπει να δίδονται σε ΕΥΡΩ. - Προσφορές που δεν δίνουν τις τιμές σε ΕΥΡΩ ή που καθορίζουν σχέση ΕΥΡΩ προς ξένο νόμισμα, θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. - Η αναγραφή της τιμής σε ΕΥΡΩ, μπορεί να γίνεται με δύο δεκαδικά ψηφία. - Εφόσον από την προσφορά δεν προκύπτει με σαφήνεια η προσφερόμενη τιμή ή δεν δίδεται ενιαία τιμή για ολόκληρη την προσφερόμενη ποσότητα, η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. - Προσφορές που θέτουν όρο αναπροσαρμογής της τιμής απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 7. ΑΝΑΔΕΙΞΗ ΜΕΙΟΔΟΤΗ Μειοδότης ανακηρύσσεται η συμμετέχουσα εταιρεία που θα προσφέρει την πλέον συμφερότερη από οικονομική άποψη προσφορά, βάσει τιμής, για το σύνολο των ζητούμενων υπηρεσιών. 8. ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ Ο Ανάδοχος δεσμεύεται για την τήρηση των αναγραφομένων χρονοδιαγραμμάτων, όπως περιγράφονται στο Παράρτημα καθώς και στην πλήρη ολοκλήρωση της παροχής των υπηρεσιών του, εντός του χρονικού ορίου των έξι μηνών, από την ημερομηνία υπογραφής της Σύμβασης. 9

10 9. ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΙΜΗΜΑΤΟΣ 16PROC Η πληρωμή του τιμήματος θα γίνεται στον ΑΝΑΔΟΧΟ μετά από 45 ημέρες από την τελευταία ημέρα του μήνα έκδοσης του τιμολογίου, μετά την κατάθεση των παρακάτω παραστατικών: Το σχετικό τιμολόγιο. Πρακτικό οριστικής, ποιοτικής και ποσοτικής παραλαβής της υπηρεσίας από την αρμόδια Επιτροπή και εφόσον δεν υπάρχουν διαφορές. Φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα για είσπραξη χρημάτων κατά την πληρωμή, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Κάθε άλλο δικαιολογητικό που τυχόν ήθελε ζητηθεί, από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή. Σημειώνεται ότι, σε κάθε πληρωμή θα παρακρατούνται όλες οι τυχόν εκάστοτε ισχύουσες νόμιμες κρατήσεις προμηθειών Δημοσίου, οι οποίες μέχρι σήμερα ανέρχονται σε: κράτηση 0,06% εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης (άρθρο 4, παρ.3 Ν. 4013/ 2011 υπέρ Ε.Α.Α.ΔΗ.ΣΥ.) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, καθώς και κάθε άλλη νόμιμη κράτηση υπέρ δημοσίου. Ο αναλογούν Φ.Π.Α. θα επιβαρύνει την Ο.ΣΥ. Α.Ε ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ Ένσταση κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού ή της νομιμότητας διενέργειάς του, ή της συμμετοχής προμηθευτή σ αυτόν, υποβάλλεται, σύμφωνα με το άρθρο 127 του Ν. 4412/2016 ως εξής: Για την άσκηση ένστασης κατά της διακήρυξης η ένσταση υποβάλλεται μέχρι πέντε (5) ημέρες πριν από την καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών. Για το παραδεκτό της άσκησης ποσού ίσου με ένα επί τοις εκατό (1%) επί της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης. Ένσταση κατά της πράξης της αναθέτουσας αρχής μπορεί να κατατεθεί ενώπιον της αναθέτουσας αρχής εντός πέντε (5) ημερών από την κοινοποίηση της προβαλλόμενης πράξης στον ενδιαφερόμενο οικονομικό φορέα. Για το παραδεκτό της άσκησης ένστασης, απαιτείται, με την κατάθεση της ένστασης, η καταβολή παραβόλου υπέρ Δημοσίου ποσού ίσου με ένα επί τοις εκατό (1%) επί της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης. Το παράβολο αυτό είναι δημόσιο έσοδο και επιστρέφεται με πράξη της αναθέτουσας αρχής αν η ένσταση γίνει δεκτή από το αποφασίζον διοικητικό όργανο. Η ένσταση υποβάλλεται ενώπιον της αναθέτουσας αρχής, η οποία αποφασίζει σύμφωνα με τα οριζόμενα και στο άρθρο 127 Ν.4412/ΦΕΚ/Α/ , εντός προθεσμίας δέκα (10) ημερών μετά την άπρακτη πάροδο της οποίας τεκμαίρεται η απόρριψη της ένστασης. Ενστάσεις που υποβάλλονται για οποιουσδήποτε άλλους από τους προαναφερόμενους λόγους προ της υπογραφής της σύμβασης δεν γίνονται δεκτές. Όσον αφορά την κατάθεση των σχετικών παραβόλων, όπου απαιτείται, εκδίδονται με τη διαδικασία που ορίζεται από το TAXISNET του Υπουργείου Οικονομικών, υποβάλλονται από τους πιστοποιημένους οικονομικούς φορείς χρήστες σε μορφή αρχείου.pdf και προσκομίζονται εντός τριών (3) εργασίμων ημερών και σε έντυπη μορφή (πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο) στην αρμόδια υπηρεσία βάσει του Ν. 3943/2011 (Α 66) και της Υπουργικής Απόφασης «περί ηλεκτρονικού παραβόλου» ΠΟΛ 1163/3-7-13(Β 1675), όπως κάθε φορά αυτά ισχύουν. 11. ΣΥΝΑΨΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Σύμφωνα με το άρθρο 316 του Ν.4412/ΦΕΚ/Α/ , ο αναθέτων φορέας προσκαλεί τον ανάδοχο, στον οποίο κατακυρώνεται η προμήθεια, να προσέλθει για την υπογραφή της σύμβασης εντός (20) ημερών, από την κοινοποίηση της σχετικής έγγραφης ειδικής πρόσκλησης. 10

11 Η υπογραφή του συμφωνητικού έχει αποδεικτικό χαρακτήρα. Εάν ο ανάδοχος δεν προσέλθει να υπογράψει τη σύμβαση μέσα στο απαιτούμενο διάστημα, κηρύσσεται έκπτωτος και η κατακύρωση γίνεται στον προσφέροντα που υπέβαλε την αμέσως επόμενη χαμηλότερη τιμή ή την επόμενη πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, αποκλειστικά βάσει τιμής. Αν κανένας από τους προσφέροντες δεν προσέλθει για την υπογραφή της σύμβασης, η διαδικασία ανάθεσης ματαιώνεται, σύμφωνα με την περίπτωση (β) της παρ. 1 του άρθρου 317 του Ν.4412/ΦΕΚ/Α/ Για την καλή εκτέλεση των όρων της Σύμβασης, ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ είναι υποχρεωμένος να καταθέσει εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης που να καλύπτει το 5% της συνολικής συμβατικής αξίας της προμήθειας προ Φ.Π.Α.. Επισημαίνεται, ότι ο χρόνος ισχύος της εγγυητικής επιστολής καλής εκτέλεσης της προς υπογραφή σύμβασης, θα παραμείνει σε πλήρη ισχύ μέχρι την εκπλήρωση όλων των υποχρεώσεων που θα αναλάβει ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ, δηλαδή θα ισχύει μέχρι την επιστροφή της στην Τράπεζα. 12. ΜΑΤΑΙΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Η Ο.ΣΥ. Α.Ε. με ειδικά αιτιολογημένη απόφασή της, μετά από γνώμη του αρμόδιου οργάνου, ματαιώνει τη διαδικασία σύναψης δημόσιας σύμβασης: α) εφόσον η διαδικασία απέβη άγονη είτε λόγω μη υποβολής προσφοράς είτε λόγω απόρριψης όλων των προσφορών ή αιτήσεων ή αποκλεισμού όλων των προσφερόντων ή συμμετεχόντων, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4412/ΦΕΚ/Α/ και τα έγγραφα της σύμβασης ή β) στην περίπτωση του τελευταίου εδαφίου της παρ. 5 του άρθρου 316. Ματαίωση της διαδικασίας ανάθεσης μπορεί να λάβει χώρα με ειδικώς αιτιολογημένη απόφαση της Ο.ΣΥ. Α.Ε., μετά από γνώμη του αρμόδιου οργάνου, στις ακόλουθες περιπτώσεις: α) λόγω παράτυπης διεξαγωγής της διαδικασίας ανάθεσης, β) αν οι οικονομικές και τεχνικές παράμετροι που σχετίζονται με τη διαδικασία ανάθεσης άλλαξαν ουσιωδώς και η εκτέλεση του συμβατικού αντικειμένου δεν ενδιαφέρει πλέον τον αναθέτοντα φορέα ή τον φορέα για τον οποίο προορίζεται το υπό ανάθεση αντικείμενο, γ) αν λόγω ανωτέρας βίας, δεν είναι δυνατή η κανονική εκτέλεση της σύμβασης, δ) αν η προσφορά κριθεί ως μη συμφέρουσα από οικονομική άποψη, ε) στην περίπτωση της παρ. 4 του άρθρου 97 του Ν.4412/ΦΕΚ/Α/ , στ) για τους αναθέτοντες φορείς που είναι αναθέτουσες αρχές, για άλλους λόγους δημοσίου συμφέροντος. Αν διαπιστωθούν σφάλματα ή παραλείψεις σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης, ο αναθέτων φορέας μπορεί, μετά από γνώμη του αρμόδιου οργάνου, να ακυρώσει μερικά τη διαδικασία ή να αναμορφώσει ανάλογα το αποτέλεσμά της ή να αποφασίσει την επανάληψή της από το σημείο που εμφιλοχώρησε το σφάλμα ή η παράλειψη. Όταν συντρέχουν οι λόγοι για τη ματαίωση της διαδικασίας που αναφέρονται στις παραγράφους α και β, ο αναθέτων φορέας ακυρώνει τη διαδικασία σύναψης σύμβασης για ολόκληρο το αντικείμενο της σύμβασης ή, εφόσον οι λόγοι αυτοί συνδέονται με τμήμα της σύμβασης, για το εν λόγω τμήμα, εφόσον επιτρέπεται η κατάθεση τέτοιων προσφορών. Ο αναθέτων φορέας διατηρεί, επίσης, το δικαίωμα, μετά από γνώμη του αρμοδίου οργάνου, να αποφασίσει, παράλληλα με την ακύρωση ή τη ματαίωση της διαδικασίας σύναψης και την επανάληψη οποιασδήποτε φάσης της διαδικασίας σύναψης, με τροποποίηση ή μη των όρων της ή να προσφύγει στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης, εφόσον στην τελευταία αυτή περίπτωση πληρούνται οι όροι και οι προϋποθέσεις των άρθρων 266 και 269 του Ν.4412/ΦΕΚ/Α/ ΚΥΡΩΣΕΙΣ Σε περίπτωση μη εμπρόθεσμης (δηλαδή μέσα στις προθεσμίες που ορίζονται από την ισχύουσα Νομοθεσία, την Σύμβαση και την παρούσα Διακήρυξη) ή σε περίπτωση μη εκτέλεσης ή μη καλής εκτέλεσης οποιουδήποτε από τους όρους της Σύμβασης, η Ο.ΣΥ. Α.Ε. με την προϋπόθεση ότι δεν ορίζεται οτιδήποτε διαφορετικό από την κείμενη Νομοθεσία, έχει τα παρακάτω δικαιώματα: α) Να καταγγείλει τη Σύμβαση και να κηρύξει έκπτωτο τον παραπάνω ΑΝΑΔΟΧΟ. 11

12 β) Να απαιτήσει τους τόκους υπερημερίας που αναλογούν σε κάθε ημέρα καθυστέρησης απόδοσης των ποσών που οφείλει ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ. γ) Να απαιτήσει με κάθε νόμιμο μέσο την επανόρθωση κάθε θετικής ή αποθετικής ζημίας της. δ) Να εφαρμόσει τα αναφερόμενα στο ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ του Ν.4412/ ΓΕΝΙΚΑ Επίλυση διαφορών Η παρούσα Διακήρυξη και η Σύμβαση που θα υπογραφεί με βάση αυτή, διέπονται αποκλειστικά από το Ελληνικό Δίκαιο. Για τυχόν διαφορά ή διένεξη που θα ανακύψει κατά την εκτέλεση της σύμβασης αρμόδια είναι τα Δικαστήρια Πειραιά. Στη σύμβαση, μπορεί να ορισθεί, για την επίλυση διαφορών αντί της προσφυγής στα Δικαστήρια η προσφυγή των συμβαλλομένων σε διαιτησία, που θα ορίζεται από την ισχύουσα, κάθε φορά, σχετική νομοθεσία. Σε αυτή την περίπτωση οι αποφάσεις της διαιτησίας, θα είναι υποχρεωτικές για τους συμβαλλόμενους. Τροποποίηση της σύμβασης Κατά τα λοιπά για την εκτέλεση της σύμβασης (παράταση, μετάθεση χρόνου παράδοσης κ.λ.π.) ισχύουν τα αναφερόμενα στο ΤΜΗΜΑ II ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ του ν. 4412/2016. Συμπληρ ωματικά στοιχεία παρούσας διακήρυξης Για ότι τυχόν δεν προβλέπεται στην παρούσα, ισχύουν οι διατάξεις του Ν. 4412/2016 και οι λοιπές σχετικές διατάξεις, που διέπουν τη διενέργεια του παρόντος διαγωνισμού. Άγ. Ι. Ρέντης, 01 / 11 / 2016 Ψηφιακά υπογεγραμμένο από Ιωάννης Κολιάτος Διευθυντής Προμηθειών ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ παραρτήματα: 1. Τεχνικές προδιαγραφές (σελίδα 13) 2. Υπόδειγμα εγγυητικής επιστολής καλής εκτέλεσης (σελίδες 2) 3. Υπόδειγμα Σύμβασης (σελίδες 3) 12

13 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Διακήρυξη συνοπτικού μειοδοτικού διαγωνισμού με σφραγισμένες προσφορές και με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή, συνολικής δαπάνης ,00 μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, για την επιλογή Αναδόχου υλοποίησης του έργου «Ψηφιοποίηση, καταλογογράφηση και ηλεκτρονική διαχείριση ιατρικών φακέλων και φακέλων προσωπικού στο υφιστάμενο σύστημα Πάπυρος Millennium III που χρησιμοποιείται στην Ο.ΣΥ. Α.Ε.» σύμφωνα με τα όσα αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α του παρόντος. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ANTIKEIMENO ΕΡΓΟΥ Αντικείμενο του παρόντος έργου είναι η ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση των ιατρικών φακέλων και φακέλων προσωπικού της Ο.ΣΥ. Α.Ε. σε συνδυασμό με την επέκταση του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροής εργασιών Πάπυρος Millennium III που χρησιμοποιείται ως Υποσύστημα Διαχείρισης Αλληλογραφίας στην Ο.ΣΥ. Α.Ε., για την ηλεκτρονική διαχείριση αυτών. Ειδικότερα, το αντικείμενο του παρόντος διαγωνισμού αποτελείται από τα παρακάτω δύο τμήματα: Α. Επέκταση του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης εγγράφων Α1. Υποσύστημα Διαχείρισης Ιατρικών Φακέλων με σκοπό την οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων των ασθενών και διασύνδεση των πληροφοριακών στοιχείων των ασθενών με τα εισαχθέντα έγγραφα. Α2. Υποσύστημα Διαχείρισης Φακέλων Προσωπικού με σκοπό την οργανωμένη τήρηση εγγράφων προσωπικού (βιογραφικά, πιστοποιητικά, διπλώματα, άδειες κτλ.) σε Ηλεκτρονικούς Φακέλους, αντικαθιστώντας το φυσικό αρχείο και τις αργές διαδικασίες αναζήτησης εγγράφων. Πιο συγκεκριμένα στο αντικείμενο της σύμβασης που θα συναφθεί με τον Ανάδοχο του παρόντος διαγωνισμού περιλαμβάνονται: - Προμήθεια οκτώ (8) νέων αδειών χρήσης του συστήματος Πάπυρος. - Ανάλυση απαιτήσεων και παραμετροποίηση υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος. - Εισαγωγή στοιχείων της οργανωτικής δομής, της ιεραρχίας και των αρμοδιοτήτων των υπαλλήλων Καθορισμός κανόνων πρόσβασης και ρόλων χρηστών. - Εγκατάσταση του λογισμικού στις υφιστάμενες υποδομές εξοπλισμού και λογισμικού συστημάτων, τηρώντας ανεξάρτητη την εγκατάσταση των ιατρικών φακέλων. - Παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης στους χρήστες και στους διαχειριστές του συστήματος. 13

14 Β. Υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης αρχείου Β1. Υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης του υφιστάμενου αρχείου των ιατρικών φακέλων. Β2. Υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης του υφιστάμενου αρχείου Προσωπικού. Για τη ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση θα χρησιμοποιηθούν διεθνώς αναγνωρισμένα τεχνολογικά πρότυπα και οδηγίες, προσαρμοσμένα στις ιδιαίτερες απαιτήσεις της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Στο πλαίσιο του έργου θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί από τον Ανάδοχο εργαστήριο ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης στις εγκαταστάσεις της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να δημιουργήσει όσους σταθμούς εργασίας απαιτηθούν, στο χώρο που βρίσκονται τα φυσικά αρχεία της Ο.ΣΥ. Α.Ε., κατά την κρίση του προκειμένου να διασφαλίσει την ολοκλήρωση του αντικειμένου της ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης μέσα στο καθορισμένο χρονικό διάστημα. Ειδικότερα, το έργο περιλαμβάνει: την ψηφιοποίηση, με τη μέθοδο της σάρωσης, του υφιστάμενου αρχειακού υλικού έντυπης μορφής των ιατρικών φακέλων και των φακέλων προσωπικού της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. την επεξεργασία και εν τέλει βελτίωση της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων (εφόσον κατά ή μετά τη σάρωση διαπιστωθεί μη αποδεκτή ποιότητα σάρωσης). την καταλογογράφηση (χαρακτηρισμό σε συγκεκριμένα πεδία / μεταδεδομένα) των σαρωμένων εγγράφων. τον ποιοτικό έλεγχο των παραγόμενων ψηφιακών προϊόντων - καταχωρημένων εγγράφων, με τρόπο που να διασφαλίζεται η ακεραιότητα των δεδομένων και η αποφυγή λαθών (λάθη στην καταχώρηση στοιχείων, διπλή καταχώρηση του ίδιου εγγράφου κ.λπ.). την υποστήριξη της διαδικασίας μετάπτωσης των σαρωμένων εγγράφων στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασιών Πάπυρος. ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Το παρόν έργο έχει ως κύριο στόχο την αποτελεσματική διαχείριση των ψηφιακών εγγράφων της Ο.ΣΥ. Α.Ε. και τη βέλτιστη αξιοποίηση των πληροφοριών του φορέα. Το έργο της ψηφιοποίησης των ιατρικών φακέλων και φακέλων προσωπικού σε συνδυασμό με την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση αυτών έχει ως σκοπό την καταπολέμηση των καθημερινών επαναλαμβανόμενων διαδικασιών με χαρτί, που επιβαρύνουν σημαντικά την λειτουργία του φορέα και τη μείωση της γραφειοκρατίας. Συγκεκριμένα: Η έντυπη μορφή του προς ψηφιοποίηση υλικού το καθιστά ευπαθές, ενώ η συχνή διάθεσή του στους υπαλλήλους επιβαρύνει την ακεραιότητα του υλικού. Η διαχείριση του έντυπου αρχείου έχει αυξημένες απαιτήσεις. Λόγω του μεγάλου όγκου του έντυπου αρχείου, ο εντοπισμός μιας συγκεκριμένης πληροφορίας απαιτεί, ορισμένες φορές, σημαντικό χρόνο. Μέρος του υλικού έχει υποστεί φθορές από την πάροδο του χρόνου. 14

15 Η υιοθέτηση εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τόσο στην Ο.ΣΥ. Α.Ε. όσο και στους υπαλλήλους του, τα ακόλουθα πλεονεκτήματα: Βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων. Μείωση των απαιτούμενων φυσικών χώρων αποθήκευσης. Ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων. Ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων. Αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα. Απλοποίηση της καθημερινής εργασίας των υπαλλήλων με την παροχή ενός ενιαίου περιβάλλοντος εργασίας. Αύξηση της ασφάλειας με χρήση κανόνων κρυπτογράφησης και ψηφιακών υπογραφών. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ & ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Στις παραγράφους που ακολουθούν περιγράφονται: Α) Οι απαιτήσεις παραμετροποίησης του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροής εργασιών Πάπυρος προκειμένου να υποστηρίζεται η Ηλεκτρονική Διαχείριση Ιατρικών Φακέλων και η Ηλεκτρονική Διαχείριση Φακέλων Προσωπικού. Β) Το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό, οι απαιτήσεις αναφορικά με τις ζητούμενες υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης και η μεθοδολογία βάσει της οποίας ο Ανάδοχος οφείλει να δημιουργήσει το τελικό παραγόμενο ψηφιακό υλικό, με έμφαση στα βήματα που διασφαλίζουν την ασφάλεια του πρωτογενούς υλικού και την ποιότητα των παραγόμενων ψηφιακών τεκμηρίων. Αναλυτικότερα: Α) Τα απαιτούμενα υποσυστήματα θα πρέπει να καλύπτουν τις απαιτήσεις διαχείρισης και διακίνησης όλων των εγγράφων για ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους. Αναλυτικότερα, στα πλαίσια του έργου θα πρέπει να καλυφθούν οι ακόλουθες λειτουργικές απαιτήσεις: - Ψηφιοποίηση όλων των εντύπων στην πύλη εισόδου των εγγράφων. - Εισαγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων ( s, fax,.doc,.pdf, κτλ) με δυνατότητα χρήσης κατάλληλης εργαλειοθήκης από το περιβάλλον του MS Office. - Ταξινόμηση, Αρχειοθέτηση και Οργάνωση του αρχείου της κάθε διεύθυνσης / τμήματος. - Δυνατότητα απενεργοποίησης λειτουργικότητας διακίνησης δρομολόγησης εγγράφων. - Δυνατότητα απενεργοποίησης προώθησης εγγράφων σε χρήστες και ρόλους με καθορισμό προθεσμίας διεκπεραίωσης, προτεραιότητας, σχολίων, κλπ. - Ασφάλεια πρόσβασης σε πληροφοριακά στοιχεία και έγγραφα. - Δυνατότητα δημιουργίας προφίλ χρηστών για πιο γρήγορη ανάθεση δικαιωμάτων. - Καταγραφή ιστορικού ενεργειών, διαδικασιών όπου θα περιγράφεται κάθε βήμα, πότε ελήφθη, πότε απαντήθηκε, η απόφαση που ελήφθη, όνομα, ημερομηνία κλπ. - Απλοποιημένη διαδικασία δημιουργίας αναφορών κατόπιν σχετικής έγκρισης. - Κρυπτογράφηση εγγράφου για τη διασφάλιση τόσο της πιστοποίησης της ταυτότητας του υπογράφοντος όσο και για την ασφαλή ροή των εγγράφων στο δίκτυο, ώστε να μη μπορούν να χρησιμοποιηθούν από μη νόμιμους χρήστες. 15

16 - Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων Κειμένου (OCR) σε έγγραφα και εικόνες κυρίως για τη χρήση σε αναζητήσεις. - Δυνατότητα απενεργοποίησης εκτύπωσης, αποστολής μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου η αποθήκευσης για ένα έγγραφο. - Επίσης οι χρήστες του συστήματος (ιατρείο και προσωπικό) πρέπει να έχουν τη δυνατότητα για: Δημιουργία νέου φακέλου Προσθήκη νέου υποφακέλου ή και υποφακέλου εντός των υπαρχόντων. Προσθήκη νέων αρχείων σε υπάρχον υποφάκελο ή μετακίνηση αρχείων από υποφάκελο σε υποφάκελο. Δυνατότητα προσθήκης και διαχείρισης των μεταδεδομένων κατόπιν εξουσιοδότησης. Διαγραφή ψηφιοποιημένου εγγράφου, υποφακέλου, φακέλου κατόπιν εξουσιοδότησης. Αναζήτηση εγγράφων με πολλαπλά κριτήρια (μεταδεδομένα + OCR) Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης και παραμετροποίησης του συστήματος ο ανάδοχος οφείλει να υποβάλει πρόγραμμα εκπαίδευσης για όλες τις κατηγορίες των χρηστών του προτεινόμενου συστήματος. Ειδικότερα η εκπαίδευση περιλαμβάνει εκπαίδευση διαχειριστών και εκπαίδευση τελικών χρηστών του συστήματος ως προς τη χρήση του συστήματος αλλά και ως προς τη ψηφιοποίηση μελλοντικών νέων αρχείων που θα γίνεται αργότερα από τους υπαλλήλους της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Στα παραδοτέα του Συστήματος θα περιλαμβάνεται και το αντίστοιχο υλικό τεκμηρίωσης (εγχειρίδια χρήσης, κλπ.) σε γραπτή και ηλεκτρονική μορφή που θα απευθύνεται στους χρήστες του Συστήματος και θα τους υποστηρίζει με σκοπό τη βέλτιστη εκμετάλλευσή του. Επίσης παράδοση στους διαχειριστές της εφαρμογής τεχνικών εγχειριδίων παρουσίασης της βάσης δεδομένων και συσχέτισης πινάκων. Πιλοτική Λειτουργία Μετά την ολοκλήρωση της υλοποίησης του συστήματος, ο Ανάδοχος πρέπει να θέσει το σύστημα σε Πιλοτική Λειτουργία κάτω από πραγματικές συνθήκες για χρονικό διάστημα ενός (1) Μήνα. Η Πιλοτική Λειτουργία του Συστήματος αναφέρεται στο πρώτο στάδιο της πραγματικής λειτουργίας του και διέπεται από τις παρακάτω αρχές: Έχει προκαθορισμένο, σύντομο χρονικό διάστημα. Με τη συμμετοχή μιας περιορισμένης, αλλά αντιπροσωπευτικής ομάδας χρηστών, καλύπτει το σύνολο των επιχειρησιακών διαδικασιών. Καλύπτει το σύνολο των λειτουργιών του συστήματος. Χρησιμοποιεί το σύνολο των διαθέσιμων πληροφοριών του συστήματος. Στο πλαίσιο αυτής της αρχικής πιλοτικής περιόδου λειτουργίας ο ανάδοχος οφείλει να παρέχει τις παρακάτω υπηρεσίες: Σχεδιασμό και εκτέλεση δοκιμών και ελέγχων αποδοχής από την αναθέτουσα αρχή 16

17 Τεχνική υποστήριξη (προληπτική και διορθωτική συντήρηση) του πληροφοριακού συστήματος Διόρθωση των σφαλμάτων και ενσωμάτωση κρίσιμων βελτιώσεων που δεν αλλοιώνουν τη βασική λειτουργικότητα του λογισμικού, κρίνονται όμως απαραίτητες από την αναθέτουσα αρχή Σε περίπτωση που κατά την περίοδο Πιλοτικής Λειτουργίας, εμφανισθούν προβλήματα ή διαπιστωθεί ότι δεν πληρούνται κάποιες από τις προδιαγραφόμενες απαιτήσεις, ο Ανάδοχος οφείλει να προβαίνει άμεσα στις απαραίτητες βελτιωτικές παρεμβάσεις και αναπροσαρμογές, ώστε το Σύστημα, μετά το πέρας της Πιλοτικής Λειτουργίας, να είναι έτοιμο για παραγωγική εκμετάλλευση εντός των χρονικών ορίων. Β) Στις παραγράφους που ακολουθούν περιγράφεται το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό, οι απαιτήσεις αναφορικά με τις ζητούμενες υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης και η μεθοδολογία βάσει της οποίας ο Ανάδοχος οφείλει να δημιουργήσει το τελικό παραγόμενο ψηφιακό υλικό, με έμφαση στα βήματα που διασφαλίζουν την ασφάλεια του πρωτογενούς υλικού και την ποιότητα των παραγόμενων ψηφιακών τεκμηρίων. 1. Υλικό προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση Τμήμα Α: Ιατρικοί Φάκελοι Το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό αφορά τους ιατρικούς φακέλους με συνολικό αριθμό σελίδων, το οποίο περιέχει έγγραφα Α3, Α4, Α5, φωτοτυπημένους υπερήχους και ένα 6σέλιδο έντυπο-χαρτόνι διπλωμένο που είναι ο «Ατομικός Φάκελος Υγείας Εργαζομένου», ως επί το πλείστον σελίδες Α4. Τμήμα Β: Φάκελοι Προσωπικού Το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό αφορά τους φακέλους προσωπικού με συνολικό αριθμό σελίδων, το οποίο περιέχει έγγραφα Α3, Α4 και Α5 και κάποια μηχανογραφικά έντυπα. Η ψηφιοποίηση θα ξεκινήσει από το ενεργό αρχείο όσον αφορά τα στοιχεία του φάκελου προσωπικού. Η τελική καταμέτρηση θα αποδεικνύεται από το πλήθος των ψηφιοποιημένων εγγράφων που θα παραδοθούν. Η τελική αποτίμηση θα εξαρτηθεί από το πλήθος αυτών. 2. Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης - Απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας σάρωσης Για την ψηφιοποίηση - σάρωση του αρχειακού υλικού θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν σαρωτές εγγράφων, που θα υποστηρίζουν κατ ελάχιστο τα ακόλουθα: Σάρωση που να διασφαλίζει την ακεραιότητα των εγγράφων, δηλαδή σάρωση που να μην προκαλεί φθορές στα έγγραφα. Υψηλές ταχύτητες σάρωσης ώστε να διασφαλιστεί η υλοποίηση της δράσης εντός του προδιαγεγραμμένου χρονοδιαγράμματος. 17

18 Υψηλή ποιότητα σάρωσης, με εφαρμογή κατάλληλου φωτισμού, κατάλληλων χαρακτηριστικών σάρωσης κ.λπ., ώστε να μη δυσχεραίνεται η εργασία καταχώρησης των εγγράφων. Οι σαρωτές θα συνοδεύονται από ειδικό λογισμικό που θα δίνει τη δυνατότητα επεξεργασίας και εν τέλει βελτίωσης της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων, ενέργεια που αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου (εφόσον απαιτηθεί βελτίωση της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων). Ο κάθε σαρωτής εγγράφων θα είναι συνδεδεμένος με υπολογιστικό σύστημα επαρκούς επεξεργαστικής ισχύος, το οποίο θα χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των σαρωμένων εικόνων και την αποθήκευσή τους στα κατάλληλα μέσα (π.χ. σκληρός ή / και οπτικός δίσκος). Επίσης θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι τα υπολογιστικά συστήματα που θα χρησιμοποιηθούν θα συνεργάζονται ομαλά με τους σαρωτές ώστε να εφαρμόζεται η ταχύτερη δυνατή σάρωση και επεξεργασία, όπου αυτή απαιτηθεί. Οι σαρωτές - εκτυπωτές και το υπολογιστικό σύστημα που θα χρησιμοποιηθούν θα πρέπει να καλύπτουν κατ ελάχιστον τις παρακάτω τεχνικές απαιτήσεις σάρωσης: Οπτική ανάλυση (Optical Resolution) μεγαλύτερη ή ίση με 200 dpi. Δυνατότητα έγχρωμης εκτύπωσης και εκτύπωσης σε τόνους του γκρι (grayscale) Λογισμικό επεξεργασίας των σαρωμένων εγγράφων, με δυνατότητα διαχωρισμού σελίδας, χαρακτηρισμού εγγράφων, ευθυγράμμισης, αφαίρεσης θορύβου. Δυνατότητα αποθήκευσης των σαρωμένων εικόνων κατ ελάχιστον σε αρχεία τύπου TIFF, JPEG, PDF, multipage TIFF, BMP, GIF. Δυνατότητα αποθήκευσης των σαρωμένων εικόνων σε οπτικούς δίσκους μεγάλης χωρητικότητας (π.χ. DVD). Ο αλγόριθμος συμπίεσης που θα χρησιμοποιηθεί θα πρέπει να είναι ο CCITT G4 για ασπρόμαυρα έγγραφα και ο JPEG για τόνους του γκρι και έγχρωμα έγγραφα. Κατά την διαδικασία της σάρωσης θα πρέπει να γίνεται έλεγχος και επεξεργασία των εικόνων πριν αποθηκευτούν, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται: Η βελτιστοποίηση του οπτικού αποτελέσματος Η ευθυγράμμιση της σαρωμένης σελίδας Η αφαίρεση του κενού περιθωρίου Η αφαίρεση της καμπυλότητας της σελίδας Η ακεραιότητα των σαρωμένων στοιχείων Η αποτύπωση όλων πληροφοριών που είναι καταγεγραμμένες στο πρωτότυπο έγγραφο. Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει στην προσφορά τους να περιγράψουν αναλυτικά τον τρόπο με τον οποίο θα διασφαλίσουν τα παραπάνω. Διευκρινίζεται ότι : 1. Ο εξοπλισμός και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση των υφιστάμενου αρχειακού υλικού θα είναι κυριότητας του Αναδόχου και δεν αποτελεί παραδοτέο του παρόντος έργου. Μετά την παράδοση του έργου, η σάρωση θα γίνεται από το προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. μέσα από το περιβάλλον του συστήματος Πάπυρος και με τη χρήση σαρωτών της εταιρείας. 18

19 2. Για τον εξοπλισμό και το λογισμικό σάρωσης που θα χρησιμοποιηθεί, ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει και να υποβάλλει όλες τις απαιτούμενες νόμιμες άδειες, τις οποίες η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να ελέγξει οποιαδήποτε στιγμή. 3. Ο εξοπλισμός και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση των υφιστάμενου αρχειακού υλικού θα εγκατασταθεί στο χώρο της Ο.ΣΥ. Α.Ε. που είναι το φυσικό αρχείο εντός Αττικής που θα προσδιορίσει η Αναθέτουσα Αρχή και όπου θα πραγματοποιηθεί η ψηφιοποίηση. 4. Η αποσυρραφή και η επανασυρραφή θα γίνεται από τον φορέα. 3. Ψηφιοποιημένο Υλικό Σάρωσης Το ψηφιοποιημένο υλικό σάρωσης που θα συνοδεύει τη σάρωση κάθε εγγράφου θα είναι: 1. Αρχείο που δημιουργείται κατά τη διαδικασία της σάρωσης, σε πλήρες μέγεθος. 2. Αρχείο εγγράφου μικρότερου μεγέθους (μέγιστο μέγεθος 150 KB). 3. Μεταδεδομένα (metadata) που θα αφορούν στο συγκεκριμένο έγγραφο. 4. Αναφορά Ελέγχου 4. Υπηρεσίες καταλογογράφησης - Μεταδεδομένα Ο Ανάδοχος θα πρέπει να τεκμηριώσει τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μεριμνώντας για τη συντακτική και σημασιολογική συμβατότητά τους με διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα αλλά και μεταξύ τους. ΙΑΤΡΙΚΟΙ ΦΑΚΕΛΟΙ Τα μεταδεδομένα που θα προβλέψει ο Ανάδοχος για κάθε ιατρικό φάκελο θα συνίστανται από τα εξής πεδία: Αριθμός Μητρώου (ΑΜ) (6ψηφία), το οποίο αναφέρεται στο φάκελο «Ατομικός Φάκελος Υγείας Εργαζομένου». Στην συνέχεια, για κάθε φάκελο, ο ανάδοχος του έργου θα αντλήσει τα παρακάτω μεταδεδομένα από αρχείο σε μορφή excel το οποίο θα παραδοθεί από την Ο.ΣΥ. Α.Ε. και θα συμπληρωθούν τα παρακάτω απαιτούμενα πεδία στο παραδοτέο υποσύστημα. Ονοματεπώνυμο, Έτος γέννησης υπαλλήλου, Ημερομηνία διακοπής εργασίας, Ημερομηνία πρόσληψης, Τρέχουσα Ειδικότητα Για κάθε ιατρικό φάκελο θα υπάρχουν οι παρακάτω 6 υποφάκελοι: 1. Βεβαιώσεις καταλληλόλητας κατά την πρόσληψη. 2. Γνωματεύσεις καταλληλόλητας μετά από προληπτικούς περιοδικούς ιατρικούς ελέγχους. 19

20 3. Γνωματεύσεις καταλληλότητας μετά από μακρά ασθένεια. 4. Γνωματεύσεις μετά από αίτημα εργαζομένου 5. Εξετάσεις. 6. Λοιπά. Για κάθε εξέταση (έγγραφο) που καταχωρείται στο φάκελο εξετάσεις πρέπει να προβλεφθεί ένα πεδίο στο οποίο θα αναγράφεται η ημερομηνία της εξέτασης και η οποία ημερομηνία θα καταχωρείται τη στιγμή της ψηφιοποίησης. ΦΑΚΕΛΟΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Τα μεταδεδομένα που θα προβλέψει ο Ανάδοχος για κάθε φάκελο του προσωπικού θα συνίστανται από τα εξής: Αριθμός Μητρώου (ΑΜ) (6ψηφία), το οποίο αναφέρεται στο φάκελο «Φάκελος Προσωπικού Εργαζομένου». Στην συνέχεια, για κάθε φάκελο, ο ανάδοχος του έργου θα αντλήσει τα παρακάτω μεταδεδομένα από αρχείο σε μορφή excel το οποίο θα παραδοθεί από την Ο.ΣΥ. Α.Ε. και θα συμπληρωθούν τα απαιτούμενα πεδία στο παραδοτέο υποσύστημα. Ονοματεπώνυμο, Έτος γέννησης υπαλλήλου, Ημερομηνία διακοπής εργασίας, Ημερομηνία πρόσληψης, Τρέχουσα Ειδικότητα Τα έγγραφα των φακέλων της πρώην Ε.ΘΕ.Λ. είναι κατηγοριοποιημένα σε 3 υποφακέλους ενώ οι υπόλοιποι φάκελοι που ανήκουν στον πρώην Η.Λ.Π.Α.Π. δεν έχουν κατηγοριοποίηση. Και στις 2 περιπτώσεις για κάθε φάκελο θα δημιουργηθούν 3 υποφάκελοι: Δικαιολογητικά πρόσληψης Δικαιολογητικά μισθοδοσίας Λοιπά έγγραφα Για τους φακέλους του Η.Λ.Π.Α.Π. οι υποφάκελοι Δικαιολογητικά πρόσληψης και Δικαιολογητικά μισθοδοσίας θα είναι κενοί αλλά θα μπορούν αργότερα να γεμίσουν από τους χρήστες της Ο.ΣΥ. Α.Ε. μετακινώντας αρχεία από τον υποφάκελο ΛΟΙΠΑ. Μετά το πέρας της ψηφιοποίησης κάθε φακέλου ο ανάδοχος θα έχει δημιουργήσει μια ετικέτα barcode που θα επικολλείται στο φυσικό φάκελο αμέσως μετά το πέρας της επανατοποθέτησης όλων των εγγράφων σε αυτόν, ώστε να είναι ευκρινής άμεσα αν κάποιος φάκελος είναι ψηφιοποιημένος η όχι. Το αναφερόμενο barcode θα είναι διαχειρίσιμο από το σύστημα και θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κριτήριο αναζήτησης από τους χρήστες του 20

21 συστήματος. Η ετικέτα εκτός από το barcode θα αναγράφει το ΑΜ του εργαζόμενου καθώς και το παρακάτω λεκτικό με συμπληρωμένη την ημερομηνία από το σύστημα: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ 1ης ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ: 5. Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος παραγόμενων προϊόντων σάρωσης Ο Ανάδοχος υποχρεούται, κατά τη διάρκεια των εργασιών σάρωσης και καταλογογράφησης κάθε εγγράφου, να πραγματοποιεί ποιοτικούς ελέγχους στα παραγόμενα προϊόντα. Σκοπός του ποιοτικού ελέγχου ως προς το σαρωμένο υλικό και τη σχετική καταλογογράφηση είναι να επιβεβαιωθεί ότι τα παραγόμενα ψηφιακά προϊόντα είναι σύμφωνα με τις απαιτήσεις της προκήρυξης και με βάση το αρχικό αναλογικό υλικό. Επίσης, ο Ανάδοχος υποχρεούται με το πέρας της σάρωσης και τεκμηρίωσης κάθε πακέτου, να πραγματοποιεί ποσοτικούς ελέγχους στα παραγόμενα προϊόντα. Σκοπός του ποσοτικού ελέγχου είναι να επαληθευτεί ότι σαρώθηκε και τεκμηριώθηκε το σύνολο των εγγράφων που προδιαγράφονται. Οι ποιοτικοί έλεγχοι που θα εκτελούνται θα περιλαμβάνουν κατ ελάχιστον τα παρακάτω: Έλεγχο της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων. Σκοπός των συγκεκριμένων ελέγχων είναι να εξασφαλιστεί ότι η ποιότητα σάρωσης θα είναι σύμφωνη με την ποιότητα που προδιαγράφεται στη παρούσα διακήρυξη. Στις περιπτώσεις που θα διαπιστώνεται σε μία σάρωση εγγράφου απόκλιση από το πρωτότυπο, τότε αυτή θα περνά από επεξεργασία ή θα πραγματοποιείται νέα σάρωση. Οι ποιοτικές απαιτήσεις σάρωσης είναι οι εξής: i. Οι σαρωμένες σελίδες πρέπει να είναι πλήρεις, να περιλαμβάνουν δηλαδή το σύνολο των πληροφοριών που απεικονίζονται στο πρωτογενές Υλικό. ii. iii. Στις σαρωμένες εικόνες δεν πρέπει να εμφανίζονται γραμμές θορύβου από κακή σάρωση (bad scan lines), κενά τμήματα εικόνας καθώς και διπλά είδωλα λόγω αστοχίας στη σάρωση. Επίσης, δεν πρέπει να εμφανίζονται γρατσουνιές (scratches), σκόνη, βρωμιά (lint), λεκέδες / κηλίδες, στίγματα καθώς και άλλα ελαττώματα / ατέλειες, εκτός αυτών που προέρχονται από το πρωτογενές Υλικό. Ανάλυση σάρωσης (dpi/ppi, βάθος χρώματος κλπ) σύμφωνα με τις απαιτήσεις της προκήρυξης. Έλεγχο της καταλογογράφησης / των μεταδεδομένων. Σκοπός των συγκεκριμένων ελέγχων είναι να εξασφαλιστεί ότι τα μεταδεδομένα που θα έχουν καταχωρηθεί από τον Ανάδοχο είναι σύμφωνα με το περιεχόμενο του πρωτότυπου Υλικού που δόθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή. Τυχόν λάθη που θα διαπιστώνονται σε αυτούς τους ελέγχους θα διορθώνονται άμεσα από τον Ανάδοχο. Έλεγχο της ορθότητας στην κωδικοποίηση των αρχείων, των φακέλων και των μέσων αποθήκευσης. Σκοπός των συγκεκριμένων ελέγχων είναι να εξασφαλιστεί ότι ακολουθείται το μοντέλο κωδικοποίησης που θα αποφασιστεί. Τυχόν λάθη που θα διαπιστώνονται σε αυτούς τους ελέγχους θα διορθώνονται άμεσα από τον Ανάδοχο. Ο υποψήφιος Ανάδοχος καλείται να περιγράψει στην Τεχνική του Προσφορά τη μεθοδολογία ελέγχων που θα εφαρμόσει. 21