13PROC

Transcript

1 ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ (ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ) 13PROC Διακήρυξη Διαπραγμάτευσης υπ Αριθμ. 5/13 Επιλογή Τεχνικού Συμβούλου για τον Ανασχεδιασμό του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας της ΓΔΟΣΥ ως Τελικού Δικαιούχου για την Υλοποίηση Συγχρηματοδοτούμενων Δράσεων του ΥΠΕΘΑ ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΗΣ ΤΟΠΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ημερομηνία Ημέρα Ώρα Στρατόπεδο Παπάγου 5 Ιουλ 2013 Παρασκευή 12:00 π.μ. ΓΔΟΣΥ/ΔΙΔΕΑΠ Προϋπολογισθείσα δαπάνη: συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ Συνοπτικά στοιχεία: Αναθέτουσα Αρχή Αντικείμενο Προϋπολογισµός (χωρίς ΦΠΑ) Αριθμός & Ημερομηνία Απόφασης Ένταξης σχετικής Πράξης (αντί Ανάληψης Υποχρέωσης) Χρηματοδότηση Υπουργείο Εθνικής Άμυνας/ Γενική Διεύθυνση Οικονομικού Σχεδιασμού και Υποστήριξης Επιλογή Τεχνικού Συμβούλου για τον Ανασχεδιασμό του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας της ΓΔΟΣΥ Δέκα Πέντε Χιλιάδες Ευρώ ( ) Α.Π. 9951/ΕΥΣΣΑΑΠ 456/5 Μαρ. 13 Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και εθνικοί πόροι (συγχρηματοδότηση)

2 Διάρκεια Εκατόν Ενενήντα (190) ημέρες από την υπογραφή της σύμβασης Φόρος εισοδήματος Ο προβλεπόμενος από το άρθρο 24 του Ν. 2198/98 Έχοντας υπ όψιν: α. Τις διατάξεις του Ν.2286/95 «Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και Ρυθμίσεις Συναφών Θεμάτων» (ΦΕΚ Α 19), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει β. Τις διατάξεις του Ν.2362/95 «Περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των Δαπανών του Κράτους και Άλλες Διατάξεις» (ΦΕΚ. 247 Α ), όπως τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε με το Ν.3871/10 «Δημοσιονομική Διαχείριση και Ευθύνη» (ΦΕΚ 141 Α ) γ. Τις διατάξεις του Ν.3614/07 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο » (ΦΕΚ Α 267), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει δ. Τις διατάξεις του Ν.3861/10 «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 112 Α ) ε. Τις διατάξεις του Ν.4152/13 «Επείγοντα μέτρα εφαρμογής των νόμων 4046/2012,4093/2012 και 4127/2013.» (ΦΕΚ Α 107) στ. Το ΠΔ 4/02 «Εκτέλεση Ενεργειών Τεχνικής Βοήθειας» (ΦΕΚ Α 3), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει ζ. Το ΠΔ 118/07 «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου» (ΦΕΚ Α 150), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει η. Την με αρ. πρωτ. 9537/ /ΥΠΟΙΟ/ΓΓΕΑ περί εφαρμογής της Ερμηνευτικής Ανακοίνωσης της Επιτροπής (2006/C 179/02) σχετικά με την Ανάθεση Δημοσίων Συμβάσεων. θ. Την Πράξη Συλλογικής Απόφασης (ΣΑ) με Κωδικό 2013ΣΕ του Φορέα (Κωδ. ΣΑ Π/Υ Ε0378) ι. Την απόφαση ένταξης της Πράξης στον Άξονα Προτεραιότητας 01 του Επιχειρησιακού Προγράμματος (ΕΠ) «Τεχνική Υποστήριξη Εφαρμογής» ια. Την υπ αριθμ /6 Ιουλ. 12 απόφαση ΥΕΘΑ περί ανάθεσης αρμοδιοτήτων στους Υφυπουργούς ιβ. Την απόφαση διενέργειας διαπραγμάτευσης με στοιχεία Φ.800/106/131327/Σ1115/10 Ιουν 13/ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ, με την οποία ο Δντής ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ εξουσιοδοτήθηκε για την υπογραφή του σχεδίου της διακήρυξης

3 Π Ρ Ο Κ Η Ρ Υ Σ Σ Ο Υ Μ Ε 1. Διαπραγμάτευση χωρίς δημοσίευση της προκήρυξης για την επιλογή τεχνικού συμβούλου για τον ανασχεδιασμό του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας της ΓΔΟΣΥ ως τελικού δικαιούχου για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων δράσεων του ΥΠΕΘΑ κατά τις απαιτήσεις των Προτύπων ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και ΕΛΟΤ 1429:2008, με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή. 2. Οι όροι της διαπραγμάτευσης διαλαμβάνονται στα Παραρτήματα της παρούσας ως ακολούθως: α. «Α»: Γενικοί και Ειδικοί Όροι β. «Β»: Περιγραφή - Προδιαγραφές γ. «Γ»: Σχέδιο Σύμβασης 3. Η διαπραγμάτευση διενεργείται από επιτροπή που συγκροτήθηκε με ειδική προς τούτο απόφαση και οι σχετικές αποφάσεις ή έγγραφα που προβλέπονται επί των εισηγήσεών της εκδίδονται από ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ. 4. Πληροφορίες θα δίδονται από τη ΓΔΟΣΥ/ΔΙΔΕΑΠ (Μεσογείων , ΤΚ , Στρατόπεδο Παπάγου, τηλ , fax: , e- mail: info@dideap.mil.gr ) και τυχόν ενστάσεις θα εξετάζονται από ειδικά συγκροτηθείσα προς τούτο επιτροπή. 5. Οι προσφορές πρέπει να περιέλθουν έγγραφες στην επιτροπή που εδρεύει στη ΓΔΟΣΥ/ΔΙΔΕΑΠ (ως τα στοιχεία της προηγούμενης παραγράφου) εντός πέντε (5) ημερών από την αποστολή της παρούσας, μη επιτρεπομένων εναλλακτικών προσφορών. 6. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ηµεροµηνία και ώρα είναι εκπρόθεσµες και επιστρέφονται. 7. Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε 190 μέρες από την ημερομηνία υπογραφής της.

4 8. Το προϋπολογισθέν ποσό ανέρχεται στις δέκα πέντε χιλιάδες ευρώ ( ) χωρίς ΦΠΑ, για το οποίο έχει αναληφθεί η σχετική υποχρέωση. 9. Η παροχή των εν λόγω υπηρεσιών θα συγχρηματοδοτηθεί μέσω του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και εθνικούς πόρους. Χολαργός, 20 Ιουν 13 Υπτγος (Ο) Ιωάννης Μπούρος Διευθυντής ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ Ακριβές Αντίγραφο Σγός (Ο) Σ. Δανιήλ ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/Τμ. Προμηθειών ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ «Α»: Γενικοί και Ειδικοί Όροι «Β»: Περιγραφή - Προδιαγραφές «Γ»: Σχέδιο Σύμβασης

5 Παράρτημα «Α» στην υπ αριθμ. 5/13 Διακήρυξη Διαπραγμάτευσης ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 1. Κάθε διαγωνιζόμενος (π.χ. εταιρεία εάν είναι νομικό πρόσωπο) οφείλει να καταθέσει, επί ποινή αποκλεισμού, φάκελο προσφοράς με τα ακόλουθα στοιχεία: α. Υπεύθυνη δήλωση της παρ.4 του άρθρου 8 του Ν.1599/86 (ΦΕΚ Α 75) όπως εκάστοτε ισχύει, θεωρημένη για το γνήσιο της υπογραφής, στην οποία θα δηλώνει ότι: (1) Η κατατεθείσα προσφορά συντάχθηκε σύμφωνα με τους όρους της παρούσας διακήρυξης και ότι αυτοί γίνονται αποδεκτοί στο σύνολο τους (2) Μέχρι και την ημέρα υποβολής της προσφοράς, δεν έχει καταδικαστεί με αμετάκλητη απόφαση, για έναν ή περισσότερους λόγους που απαριθμούνται κατωτέρω: (α) Συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 της κοινής δράσης της 98/773/ΔΕΥ του Συμβουλίου. (β) Δωροδοκία, όπως αυτή ορίζεται αντίστοιχα στο άρθρο 3 της πράξης του Συμβουλίου της 26ης Μαΐου 1997 και στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της κοινής δράσης 98/742/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου. (γ) Απάτη, κατά την έννοια του άρθρου 1 της Σύμβασης σχετικά με την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. (δ) Νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, όπως ορίζεται στο άρθρο 1 της οδηγίας 91/308/EOK του Συμβουλίου, της 10ης Ιουνίου 1991, για την πρόληψη χρησιμοποίησης του χρηματοπιστωτικού συστήματος για τη νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. (3) Μέχρι και την ημέρα υποβολής της προσφοράς, δεν έχει καταδικασθεί με αμετάκλητη απόφαση για: (α) Κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, εκβίασης, πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας, δόλιας χρεοκοπίας. (β) Κάποιο από τα αδικήματα του Αγορανομικού Κώδικα που είναι σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής του δραστηριότητας. β. Αποδεικτικό ότι είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμερος.

6 γ. Δύο (2) τουλάχιστον υποφακέλους παρομοίων έργων του κατά το παρελθόν, ανεξαρτήτως προϋπολογισμού, ώστε να αποδεικνύει ότι διαθέτει εμπειρία στην ανάπτυξη Συστημάτων Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας που σχετίζονται με μελέτη, ανάπτυξη και εγκατάσταση, προς κάλυψη των απαιτήσεων σύμφωνα με τα πρότυπα ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και ΕΛΟΤ 1429:2008 ή ισοδυνάμων. δ. Πιστοποιητικό του οικείου Επιμελητηρίου, ώστε να διαπιστώνεται η εγγραφή του διαγωνιζόμενου σε αυτό, το οποίο θα κατατίθεται και προς πιστοποίηση του ειδικού επαγγέλματός του. Εναλλακτικά, η άσκηση του επαγγέλματός του μπορεί να πιστοποιείται με κατάθεση βεβαίωσης αρμόδιας αρχής. ε. Βιογραφικό/ά σημείωμα/τα του/των στελέχους/ών που θα αναλάβει/ουν την εκτέλεση του έργου. στ. Οικονομική προσφορά που θα περιέχει την προσφερόμενη τιμή για το συμβατικό αντικείμενο και το ποσοστό του ΦΠΑ. 2. Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους προσφέροντες στον διαγωνισμό από την επόμενη της διενέργειας του διαγωνισμού για χρονικό διάστημα εξήντα (60) ημερών. Προσφορές στις οποίες καταγράφεται βραχύτερος χρόνος ισχύος θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 3. Οι ενστάσεις που υποβάλλουν οι διαγωνιζόμενοι κατά αποφάσεων της ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ σε οποιοδήποτε στάδιο αξιολόγησης των προσφορών, θα πρέπει να απευθύνονται προς την επιτροπή ενστάσεων της διαπραγμάτευσης, σημειώνοντας ότι αφορούν ένσταση για τη συγκεκριμένη διαπραγμάτευση και να κατατίθενται στη ΓΔΟΣΥ/ΔΙΔΕΑΠ (διεύθυνση Μεσογείων , ΤΚ , Στρατόπεδο Παπάγου) Αθήνα εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την ημέρα που θα παραληφθεί η σχετική απόφαση της ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ. 4. Ενστάσεις που υποβάλλονται για οποιουσδήποτε άλλους λόγους, εκτός από τους προαναφερόμενους, δεν γίνονται δεκτές. 5. Για την παρακολούθηση της παροχής των υπηρεσιών, θα συγκροτηθεί επιτροπή καλής εκτέλεσης των παρασχεθεισών υπηρεσιών, ήδη Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής (ΕΠΠ), με μέριμνα ΓΔΟΣΥΔΙΔΕΑΠ. Η εν λόγω επιτροπή θα ελέγχει τις παρεχόμενες υπηρεσίες ποσοτικά - ποιοτικά σε καθημερινή βάση και μετά την ολοκλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων του αναδόχου για κάθε παραδοτέο, θα συντάσσει πρακτικό οριστικής παραλαβής. Σε αυτό, θα βεβαιώνεται και ότι οι απαιτούμενες υπηρεσίες παρασχέθηκαν καλώς και σύμφωνα µε τους όρους της σύμβασης. 6. Η πληρωμή θα πραγματοποιηθεί:

7 α. Κατά τρόπο σύμφωνο με την κείμενη νομοθεσία περί προμηθειών μέσω ΕΣΠΑ μετά την οριστική ποσοτική και ποιοτική λήψη υπηρεσιών κάθε παραδοτέου και με την αναλογία που περιγράφεται στο Παράρτημα «Β» της παρούσας. β. Κατόπιν προσκόμισης των προβλεπόμενων από το άρθρο 35 του ΠΔ 118/07 και την ισχύουσα νομοθεσία δικαιολογητικών περί εξόφλησης τίτλων πληρωμής - είσπραξης απαιτήσεων από το Δημόσιο (αποδεικτικά φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας κ.λ.π.). γ. Εντός εξήντα (60) ημερών από την επομένη της προσκόμισης του τιμολογίου από τον ανάδοχο, μετά την πάροδο των οποίων η Υπηρεσία καθίσταται υπερήμερη. Το τιμολόγιο δεν μπορεί να προσκομισθεί πριν την έκδοση των πρακτικών και, εάν αυτό εκδοθεί ως συνοδευτικό φορολογικό στοιχείο παροχής υπηρεσιών, η ως άνω προθεσμία υπολογίζεται από την επομένη της σύνταξης πρακτικού. 7. Ο ανάδοχος επιβαρύνεται με κάθε νόμιμη ασφαλιστική εισφορά ή κράτηση υπέρ Νομικών Προσώπων ή άλλων Οργανισμών που βαρύνει κατά νόμο τον πάροχο των υπηρεσιών, τυχόν φόρους, δασμούς, κρατήσεις υπέρ τρίτων και κάθε άλλη δαπάνη που θα πραγματοποιήσει. 8. Κατά την εξόφληση των τιμολογίων, θα παρακρατείται φόρος εισοδήματος 8% επί του ποσού των τιμολογίων χωρίς ΦΠΑ. 9. Ο προμηθευτής οφείλει να τηρήσει ως απόρρητες οποιασδήποτε φύσης και είδους μη αδιαβάθμητες πληροφορίες που περιέρχονται σε αυτόν τυχαία ή ένεκα της παροχής των υπηρεσιών. Η υποχρέωση αυτή καταλαμβάνει το πάσης φύσεως προσωπικό και τους συνεργάτες του προμηθευτή. Δεν δικαιούται δε αυτός να χρησιμοποιήσει μη αδιαβάθμητες πληροφορίες για σκοπό άλλον από την εκτέλεση των συμβατικών του υποχρεώσεων ή να γνωστοποιεί μη αδιαβάθμητες πληροφορίες σε οποιοδήποτε τρίτο, εκτός εκείνων που βρίσκονται σε άμεση ή έμμεση επαγγελματική εξάρτηση από τον προμηθευτή κατά την εκτέλεση της σύμβασης. Κατ εξαίρεση, αναπόδραστης της παροχής μη αδιαβάθμητων πληροφοριών, αυτές θα πρέπει να δίδονται προς οποιονδήποτε τρίτο (φυσικό ή νομικό πρόσωπο) εμπιστευτικά και μόνο στον βαθμό που είναι αναγκαίο για την εκτέλεση των συμβατικών υποχρεώσεων. 10. Η Υπηρεσία μπορεί να καταγγείλει τη σύμβαση εγγράφως, εφ όσον δεν τηρούνται οι όροι της και η πληρωμή του αναδόχου θα αφορά μόνο στις υπηρεσίες που τυχόν παρασχέθηκαν μέχρι την καταγγελία. Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση ανωτέρας βίας του αναδόχου, η οποία πρέπει να τεκμηριώνεται γραπτώς από τον ανάδοχο εντός είκοσι (20) ημερών από τα περιστατικά που τη συνέστησαν, με προσκόμιση εκ μέρους του και των αποδεικτικών στοιχείων. 11. Δεν επιτρέπεται η εκχώρηση δικαιωμάτων ή υποχρεώσεων του αναδόχου που απορρέουν από τη σύμβαση χωρίς έγγραφη συγκατάθεση της Υπηρεσίας.

8 12. Για την επίλυση των διαφορών των συμβαλλομένων, αρμόδια είναι τα δικαστήρια Αθηνών. Επγός (Ο) Χρίστος Γκιώνης Τμχης ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/ Τμ. Προμηθειών Ακριβές Αντίγραφο Σγός (Ο) Σ. Δανιήλ ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/Τμ. Προμηθειών

9 Παράρτημα «Β» στην υπ αριθμ. 5/13 Διακήρυξη Διαπραγμάτευσης 1. ΣΚΟΠΟΣ ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ - ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Σκοπός του έργου είναι η ποιοτική αναβάθμιση του υπάρχοντος Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας (Σ.Δ.Ε.Π.) προκειμένου να αναθεωρηθεί, να βελτιωθεί, να ενσωματωθούν οι όποιες διοικητικές, οργανωτικές και λειτουργικές αλλαγές προέκυψαν κατά τη διάρκεια των προηγούμενων ετών, αλλά και να διορθωθούν οι δυσλειτουτουργίες που εμφανίστηκαν κατά την εφαρμογή των διαδικασιών αυτού. Η επιτυχής ολοκλήρωση του έργου θα έχει ως αποτέλεσμα την προετοιμασία και την ετοιμότητα του ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ για την πρώτη αξιολόγηση το έτος 2014 για την εκ νέου πιστοποίηση του σύμφωνα με τα πρότυπα ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και ΕΛΟΤ 1429:2008, ως τελικού δικαιούχου για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων δράσεων. 2. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Αντικείμενο του έργου είναι η μελέτη, ανάπτυξη και εγκατάσταση Συστήματος, για την κάλυψη των απαιτήσεων Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας σύμφωνα με τα πρότυπα ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και ΕΛΟΤ 1429:2008. Το παραπάνω Σύστημα θα αποτελέσει την μετεξέλιξη του υπάρχοντος, στο ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ, Συστήματος και θα φέρει όλα τα χαρακτηριστικά ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, προσαρμοσμένου στις απαιτήσεις και τη λειτουργία του οργανισμού ώστε μετά την εγκατάστασή του να εξασφαλίζει: - Τη συμβατότητα του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του οργανισμού, με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο σχετικά με την ανάθεση και διαχείριση δημοσίων συμβάσεων, - Το σαφή καθορισμό των αρμοδιοτήτων των υπηρεσιών και των αρμοδίων οργάνων που είναι υπεύθυνα για τις διαδικασίες προγραμματισμού και ωρίμανσης πράξεων, διενέργειας διαγωνισμού ανάθεσης και διαχείρισης συμβάσεων, παρακολούθησης και πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου, οικονομικής διαχείρισης έργων, απόδοσης έργων και τήρησης των φακέλων έργων, - Την τεκμηρίωση των ανωτέρω διαδικασιών με την μορφή εγχειριδίου, που θα χρησιμοποιεί οργανισμός, - Την ορθή διαχείριση πληροφοριών και αρχείων μέσω της υφιστάμενης υλικοτεχνικής υποδομής του οργανισμού. Το αντικείµενο του έργου ειδικότερα θα περιλαµβάνει τα εξής: Επισκόπηση Εφαρμοζόμενων Διαδικασιών και της λίστας ισχύουσας νομοθεσίας. Αποτύπωση της υφιστάµενης διάρθρωσης και λειτουργίας του Οργανισμού.

10 Ανάλυση της υφιστάμενης οργανωτικής δοµής µε περιγραφή των αρµοδιοτήτων ανά µονάδα και ανά θέση εργασίας. Επανεξέταση και επικαιροποίηση των υπαρχόντων διαδικασιών εντύπων και εγγράφων Σχεδιασµός νέων διαδικασιών καθώς και των εντύπων και υποδειγµάτων εγγράφων που σχετίζονται με αυτές. Παρουσίαση τεκμηριωμένης πρότασης για την κατάλληλη οργανωτική δομή µε περιγραφή των αρµοδιοτήτων ανά µονάδα και ανά θέση εργασίας. Εντοπισμός κρίσιμων, για την λειτουργία του οργανισμού, δραστηριοτήτωνδιεργασιών και περιγραφή εναλλακτικών σεναρίων αντιμετώπισης και διαχείρισης κινδύνων. Ανάπτυξη συστήµατος στοχοθέτησης (καθορισμός στόχων και προσδιορισµός δεικτών µέτρησης). Τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας με σύνταξη του εγχειριδίου ποιότητας, των διαδικασιών και των τυποποιημένων εντύπων του Συστήματος. Καθορισμός διεργασίας μετάπτωσης από το υφιστάμενο στο ποιοτικά αναβαθμισμένο ΣΔΕΠ. Εκπαίδευση και υποστήριξη της Υπηρεσίας στην εφαρµογή του Συστήµατος. Συγκεκριµένα το προσωπικό της Υπηρεσίας θα πρέπει να εκπαιδευτεί στην εφαρµογή του συστήµατος, στη δηµιουργία αρχείων για την παρακολούθηση της επίδοσης του συστήµατος και στη διεξαγωγή εσωτερικών επιθεωρήσεων λειτουργίας του συστήµατος. Εσωτερική Επιθεώρηση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας για τη διαπίστωση της συµµόρφωσης µε τα Πρότυπα. Υποβολή αίτησης φακέλου σε Φορέα Πιστοποίησης, Υποστήριξη της Υπηρεσίας για την Πιστοποίηση του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας από ιαπιστευµένο Φορέα 3. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ Στα παραδοτέα του έργου περιλαμβάνονται : Παραδοτέο Α ιαγνωστική Έκθεση, στην οποία θα: Αποτυπώνεται η υφιστάµενη κατάσταση του Οργανισμού όσον αφορά, στη διάρθρωση και λειτουργία της, καθώς και στην καταλληλότητα των διαδικασιών, εντύπων και εγγράφων του υπάρχοντος ΣΔΕΠ, με προτάσεις για τις απαιτούµενες αλλαγές με σκοπό να εναρµονιστεί µε τις απαιτήσεις των προτύπων. Παρουσιάζεται αναλυτικά, η προτεινόμενη κατάλληλη οργανωτική δοµή του Οργανισμού, µε περιγραφή των αρµοδιοτήτων ανά µονάδα και ανά θέση εργασίας (job description).

11 Παρουσιάζεται επικαιροποιημένη και συμπληρωμένη λίστα ισχύουσας νομοθεσίας (εθνικής και κοινοτικής) όσον αφορά: στην υλοποίηση των έργων / πράξεων (και ιδιαίτερα στους τομείς που αφορούν τις δημόσιες συμβάσεις, την ισότητα και μη διάκριση, το περιβάλλον και την επιλεξιμότητα των δαπανών). στη λειτουργία της Γενικής Δ/νσης Οικονομικού Σχεδιασμού και Υποστήριξης (ΓΔΟΣΥ), ως Δικαιούχου (π.χ. αλλαγές σε αρμοδιότητες, καθώς και πιο γενικά θέματα όπως οικονομική διαχείριση, δημόσιο λογιστικό κλπ.). Το παραπάνω παραδοτέο Α, θα πρέπει να υποβληθεί εντός τριάντα (30) ηµερών από την υπογραφή της σύµβασης. Με την παραλαβή του παραδοτέου Α από την ΕΠΠ, η οποία θα γίνει εντός πέντε (5) ημερών από την επίσημη παράδοση του, θα αποδεσμευτεί το 20% του συμβατικού τιμήματος του έργου. Παραδοτέο Β Τεκμηρίωση του Συστήματος η οποία θα αποτελείται από: Εγχειρίδιο ιαχείρισης Ποιότητας, στο οποίο θα αποτυπώνεται η διάρθωση και οργανωτική δομή του Οργανισμού µε περιγραφή των αρµοδιοτήτων ανά µονάδα και ανά θέση εργασίας (job description). Εγχειρίδιο διαδικασιών, στο οποίο θα αποτυπώνεται το σύνολο των απαιτούμενων διαδικασιών του οργανισμού, με διαγραμματική μορφή, (flow chart), αλλά και αναλυτική περιγραφή αυτών, καθώς και περιγραφή εναλλακτικών σεναρίων αντιμετώπισης και διαχείρισης κινδύνων για τις κρίσιμες διαδικασίες για την λειτουργία του οργανισμού, συνοδευόμενες με τα σχετιζόμενα έντυπα και υποδείγματα ενύπων. ιάγραµµα αλληλεπίδρασης διαδικασιών. Σύστημα στοχοθέτησης (καθορισμός στόχων και προσδιορισµός δεικτών µέτρησης). Μνημόνια ενεργειών στα οποία θα καθορίζεται και αποτυπώνεται το σύνολο των αρμοδιοτήτων, υπευθυνοτήτων και υποχρεώσεων όλων των εμπλεκομένων στην διαχείριση των έργων, σε κάθε φάση του έργου.(π.χ για υπέυθυνο έργου, οικονομικό υπόλογο, επιτροπές διαβούλευσης, διενέργειας διαγωνισμών, παρακολούθησης και παραλαβής έργων, αναπτυξιακών γραφείων, προϊστάμενων και διευθυνουσών υπηρεσιών, τεχνικών υπηρεσιών κ.τ.λ). Πίνακας τεκµηρίωσης του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας (τηρούµενα αρχεία,έντυπα και υποδείγµατα).

12 Οδηγίες για την εφαρµογή και παρακολούθηση του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας. Διεργασία για την ομαλή μετάπτωση από το υφιστάμενο στο ποιοτικά αναβαθμισμένο ΣΔΕΠ. Το σχέδιο του παραδοτέου Β, θα πρέπει να υποβληθεί εντός (εξήντα) 60 ηµερών από την παραλαβή του παραδοτέου Α. Ο Οργανισμός θα υποβάλλει το παραπάνω σχέδιο για έγκριση στα αρμόδια όργανα. Ο χρόνος ελέγχου και έγκρισης εκτιμάται σε είκοσι (20) ημέρες. Μετά την ενσωμάτωση από τον ανάδοχο σε χρονικό διάστημα πέντε (5) ημερών, τυχόν αλλαγών που προκύψουν, ο ανάδοχος θα υποβάλλει το τελικό παραδοτέο Β. Με την παραλαβή του παραδοτέου Β από την ΕΠΠ, η οποία θα γίνει εντός πέντε (5) ημερών από την επίσημη παράδοση του, θα αποδεσμευτεί το 40% του συμβατικού τιμήματος του έργου. Παραδοτέο Γ ιενέργεια σεµιναρίων για την παρουσίαση του Συστήματος και την εκπαίδευση του εμπλεκόμενου προσωπικού του Οργανισμού για την εφαρμογή του καθώς και για την ομαλή μετάπτωση από το υφιστάμενο στο νέο. Η εκπαίδευση θα γίνει σε χώρους του ΥΠΕΘΑ, με εκπαιδευτικό υλικό από τον ανάδοχο για αριθμό πενήντα (50) ατόμων σε δύο ισάριθμους κύκλους εκπαιδεύσεων διάρκειας μίας (1) ημέρας αντίστοιχα. Πιλοτική εφαρμογή του Συστήματος από τον Οργανισμό για χρονικό διάστημα τριάντα (30) ημερών με υποστήριξη από τον ανάδοχο στην αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων. Έκθεση ευρημάτων πλήρους κύκλου εσωτερικών επιθεωρήσεων για τη διαπίστωση της συµµόρφωσης µε τα Πρότυπα και προτάσεις για την άρση τυχόν µη συµµορφώσεων. Αίτηση για πιστοποίηση του Οργανισμού σε Διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης, ο οποίος θα επιλεγεί από τον Οργανισμό. Οποιαδήποτε άλλη αναφορά είναι αναγκαία για την Πιστοποίηση της Υπηρεσίας µέχρι την έκδοση του πιστοποιητικού και την απάντηση σε τυχόν παρατηρήσεις /προτάσεις βελτίωσης/ µη συµµορφώσεις του Φορέα Πιστοποίησης. Το παραπάνω παραδοτέο Γ, θα πρέπει να υποβληθεί εντός (εξήντα) 60 ηµερών από την παραλαβή του παραδοτέου Β. Με την παραλαβή του παραδοτέου Γ από την ΕΠΠ, η οποία θα γίνει εντός πέντε (5) ημερών από την επίσημη παράδοση του, θα αποδεσμευτεί το 40% του συμβατικού τιμήματος του έργου.

13 Το Έργο παραλαμβάνεται οριστικά µετά την πλήρη και προσήκουσα ολοκλήρωσή του, µε την υποβολή και των τεσσάρων παραδοτέων από τον Ανάδοχο και την έκδοση Πρωτοκόλλου Οριστικής Παραλαβής και Βεβαίωσης Ολοκλήρωσης του Έργου από την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου που θα συσταθεί και θα συγκροτηθεί στο ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ. Επγός (Ο) Χρίστος Γκιώνης Τμχης ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/ Τμ. Προμηθειών Ακριβές Αντίγραφο Σγός (Ο) Σ. Δανιήλ ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/Τμ. Προμηθειών

14 Παράρτημα «Γ» στην υπ αριθμ. 5/13 Διακήρυξη Διαπραγμάτευσης ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Μεταξύ Υπουργείου Εθνικής Άμυνας (ΥΠΕΘΑ) και για το έργο με τίτλο Ανασχεδιασμός του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας της ΓΔΟΣΥ, Τελικού Δικαιούχου για την Υλοποίηση Συγχρηματοδοτούμενων δράσεων του ΥΠΕΘΑ, κατά τις απαιτήσεις των Προτύπων ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και ΕΛΟΤ 1429:2008 Στην Αθήνα, σήμερα, δυνάμει της απόφασης με στοιχεία Φ.800/., μεταξύ του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας/Γενική Διεύθυνση Οικονομικού Σχεδιασμού και Υποστήριξης (εφεξής αναθέτουσα Αρχή), που εδρεύει στην Αθήνα (Λ. Μεσογείων ) και εκπροσωπείται νόμιμα από τον Προϊστάμενο Οικονομικών Υπηρεσιών του ΥΠΕΘΑ Υπτγο (Ο) Ιωάννη Μπούρο και τ.., που εδρεύει στ.. (οδός., αριθμ...), και εκπροσωπείται νόμιμα από τ.. (ΑΔΤ., ΑΦΜ..), η οποία θα αποκαλείται στο εξής χάριν συντομίας «Ανάδοχος», συμφωνήθηκαν και έγιναν αμοιβαία αποδεκτά τα ακόλουθα: Άρθρο 1 Αντικείμενο 1. Αντικείμενο της παρούσας αποτελεί η ποιοτική αναβάθμιση του υπάρχοντος Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας και Ποιότητας (ΣΔΕΠ) προκειμένου αυτό να αναθεωρηθεί, να βελτιωθεί, να ενσωματωθούν οι όποιες διοικητικές, οργανωτικές και λειτουργικές αλλαγές προέκυψαν κατά τη διάρκεια των προηγούμενων ετών, αλλά και να διορθωθούν οι δυσλειτουργίες που εμφανίστηκαν κατά την εφαρμογή των διαδικασιών αυτού. 2. Η επιτυχής ολοκλήρωση του έργου αποβλέπει και στην έγκαιρη προετοιμασία του ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ για την πρώτη αξιολόγηση από αρμόδιο φορέα κατά το έτος 2014 προς εκ νέου πιστοποίησή του ως τελικού δικαιούχου για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων δράσεων σύμφωνα με τα πρότυπα ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και ΕΛΟΤ 1429:2008.

15 ΑΡΘΡΟ 2 Διάρκεια Ισχύος Η χρονική διάρκεια της παρούσας ορίζεται σε εκατόν ενενήντα (190) ημέρες από την υπογραφή της. ΑΡΘΡΟ 3 Συμβατικό Τίμημα Το συμβατικό τίμημα του έργου ανέρχεται στο ποσό συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ %. ΑΡΘΡΟ 4 Τιμολόγηση Τρόπος Πληρωμής 1. Το συμβατικό τίμημα για την εκτέλεση του αντικειμένου της παρούσας θα καταβάλλεται με επιταγές που θα εκδίδονται στο όνομα του αναδόχου, μετά την παραλαβή των νόμιμων δικαιολογητικών πληρωμής της παραγράφου 4 της παρούσας και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 44 της υπ Αριθμ /ΕΥΘΥ/1212/30 Ιουν Υπουργικής Απόφασης (ΦΕΚ 1088 Β ). 2. Η δαπάνη βαρύνει τον Προϋπολογισμό Δημοσίων Επενδύσεων (Κωδικός Έργου 2013ΣΕ ) και, ως εκ τούτου, ισχύουν οι συναφώς νόμιμες απαλλαγές. 3. Η πληρωμή θα πραγματοποιηθεί ως κατωτέρω: α. Με την παραλαβή του παραδοτέου Α από την ΕΠΠ, η οποία θα γίνει εντός πέντε (5) ημερών από την επίσημη παράδοση του, το 20% του συμβατικού τιμήματος. β. Με την παραλαβή του παραδοτέου Β από την ΕΠΠ, η οποία θα γίνει εντός πέντε (5) ημερών από την επίσημη παράδοση του, το 40% του συμβατικού τιμήματος. γ. Με την παραλαβή του παραδοτέου Γ από την ΕΠΠ, η οποία θα γίνει εντός πέντε (5) ημερών από την επίσημη παράδοση του, το 40% του συμβατικού τιμήματος. 4. Το ποσό θα εξοφληθεί με βάση τα νόμιμα δικαιολογητικά πληρωμής και τα λοιπά στοιχεία που προβλέπονται από το άρθρο 35 του Κανονισμού Προμηθειών Δημοσίου (ΠΔ 118/07) και την ισχύουσα νομοθεσία για την εξόφληση τίτλων πληρωμής ή την είσπραξη απαιτήσεων από το Δημόσιο και τα ΝΠΔΔ, καθώς και κάθε άλλο δικαιολογητικό που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες ελέγχου πληρωμής. Κατ ελάχιστον, απαιτούνται:

16 α. Τιμολόγιο του προμηθευτή. β. Πρωτόκολλο οριστικής ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής. γ. Εξοφλητική απόδειξη του προμηθευτή. Δημόσιο. δ. Αποδεικτικό ενημερότητας του προμηθευτή για χρέη προς το ε. Ασφαλιστική ενημερότητα του προμηθευτή για το απασχολούμενο προσωπικό του. 5. Κατά την πληρωμή, παρακρατείται φόρος εισοδήματος 8% επί της καθαρής συμβατικής αξίας των υπηρεσιών εργασιών και χορηγείται σχετική βεβαίωση από την Υπηρεσία (Ν.2198/94). Σε περίπτωση παροχής Υπηρεσιών από Έλληνα αντιπρόσωπο οίκου του εξωτερικού, το ποσοστό της ανωτέρω παρακράτησης φόρου εισοδήματος για το ποσό της αμοιβής του ανέρχεται σε 15% (Ν.1882/90). ΑΡΘΡΟ 5 Παράδοση Παραλαβή 1. Για την παρακολούθηση της παροχής των υπηρεσιών, θα συγκροτηθεί επιτροπή καλής εκτέλεσης, ήδη Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής (ΕΠΠ) με μέριμνα ΓΔΟΣΥ/ΔΙΔΕΑΠ και συμμετοχή των εμπλεκομένων φορέων της ΓΔΟΣΥ. 2. Η επιτροπή θα ελέγχει τις παρεχόμενες υπηρεσίες ποσοτικά - ποιοτικά σε καθημερινή βάση και μετά την ολοκλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων του αναδόχου για κάθε παραδοτέο, θα συντάσσει πρακτικό οριστικής παραλαβής. Σε αυτό, θα βεβαιώνεται ότι οι υπηρεσίες παρασχέθηκαν σύμφωνα με την τεχνική περιγραφή - προδιαγραφές της προηγηθείσας διαπραγμάτευσης ως Παράρτημα «Α» της παρούσας. 3. Η επιτροπή μπορεί να εξετάζει από κοινού με τον Ανάδοχο και τη δυνατότητα σύντμησης του χρόνου υλοποίησης του έργου. ΑΡΘΡΟ 6 Ανωτέρα Βία 1. Ως ανωτέρα βία νοείται κάθε γεγονός απρόβλεπτο, το οποίο στη συγκεκριμένη περίπτωση δεν μπορεί να αποτραπεί έστω και με τη λήψη μέτρων άκρας επιμέλειας και σύνεσης, ένεκα του οποίου καθίσταται ανέφικτο στον Ανάδοχο να προβεί ο ίδιος ή μέσω τρίτων στην εκπλήρωση των υποχρεώσεών του.

17 2. Σε όσες περιπτώσεις ο ανάδοχος επικαλείται ανωτέρα βία ως λόγο αδυναμίας συμμόρφωσης προς τις συμβατικές του υποχρεώσεις, είναι υποχρεωμένος κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 37 του ΠΔ 118/07 μέσα σε είκοσι (20) ημέρες από τα περιστατικά που συνιστούν την ανωτέρα βία, να αναφέρει αυτά εγγράφως στην αναθέτουσα Αρχή και να προσκομίσει τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Στην περίπτωση κατά την οποία ο Ανάδοχος δεν προσκομίσει τέτοια στοιχεία, αυτός στερείται του δικαιώματος να επικαλεστεί λόγο ανωτέρας βίας για μη εκπλήρωση των συμβατικών του υποχρεώσεων. 3. Γεγονότα που εντάσσονται στο πλαίσιο των κινδύνων της επαγγελματικής δραστηριότητας του Ανάδοχο και μπορεί να επηρεάσουν δυσμενώς την εκπλήρωση των συμβατικών του υποχρεώσεων, δεν συνιστούν λόγους ανωτέρας βίας. ΑΡΘΡΟ 7 Καταγγελία Σύμβασης 1. Σε περίπτωση μη τήρησης των όρων της παρούσας από τον ανάδοχο πλην των περιπτώσεων του άρθρου 6 αυτής ή εάν παύσει ο λόγος σύναψής της και η δυνατότητα χρηματοδότησής της από πλευράς της αναθέτουσας Αρχής, η τελευταία μπορεί να διακόψει την παρούσα άμεσα ή μία (1) εβδομάδα μετά την έγγραφη ενημέρωση του Αναδόχου αντιστοίχως. 2. Ειδικά στην περίπτωση κατά την οποία η Αναθέτουσα Αρχή διαπιστώσει μη προσήκουσα εκπλήρωση των υποχρεώσεων του Αναδόχου, επισημαίνει αυτό εγγράφως στον Ανάδοχο και ορίζει εύλογη προθεσμία για επανόρθωση. Ο Ανάδοχος υποχρεούται μέσα στην οριζόμενη προθεσμία, είτε να συμμορφωθεί προς τις υποδείξεις αυτές, είτε να διατυπώσει εγγράφως τις αντιρρήσεις του. 3. Στην περίπτωση άπρακτης παρέλευσης της εν λόγω προθεσμίας ή εάν ο Ανάδοχος δεν συμμορφωθεί με τις τελικές υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής, η παρούσα καταγγέλλεται με αιτιολογημένη απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής, ο Ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος και διακόπτεται η χρηματοδότηση. 4. Σε περίπτωση καταγγελίας της παρούσας: α. Ο Ανάδοχος παραδίδει στην Αναθέτουσα Αρχή όλα τα στοιχεία που έχει στη διάθεσή του. β. Η Αναθέτουσα Αρχή καταβάλλει στον Ανάδοχο το μέρος της αμοιβής που αντιστοιχεί στις ήδη προσφερθείσες υπηρεσίες.

18 ΑΡΘΡΟ 8 Τροποποίηση Σύμβασης Όλοι οι όροι της παρούσας συμφωνούνται ως ουσιώδεις και τροποποίηση αυτών μπορεί να γίνει μόνο εγγράφως, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις και μετά από προηγούμενη σχετική απόφαση της αναθέτουσας Αρχής. ΑΡΘΡΟ 9 Εμπιστευτικότητα 1. Ο Ανάδοχος οφείλει να τηρεί απόρρητες οποιασδήποτε φύσης και είδους πληροφορίες που περιέρχονται σε αυτόν, τυχαία ή ένεκα της παρούσας. Η υποχρέωση αυτή καταλαμβάνει και το πάσης φύσεως προσωπικό του Αναδόχου. 2. Ο Ανάδοχος δεν δικαιούται να χρησιμοποιήσει τις εν λόγω πληροφορίες για σκοπό άλλον από τον αναγκαίο για την εκτέλεση των συμβατικών του υποχρεώσεων και να τις γνωστοποιεί σε οποιονδήποτε άλλον τρίτο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, εκτός όσων βρίσκονται σε άμεση ή έμμεση επαγγελματική εξάρτηση από τον Ανάδοχο για την εκτέλεση της παρούσας. Η αποκάλυψη πληροφοριών σε οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο θα πρέπει να γίνεται εμπιστευτικά και μόνο στο βαθμό που αυτό είναι αναγκαίο για την εκτέλεση των συμβατικών υποχρεώσεων. ΑΡΘΡΟ 10 Επίλυση Διαφορών Για τη επίλυση των διαφορών των συμβαλλομένων, αρμόδια είναι τα δικαστήρια Αθηνών. ΑΡΘΡΟ 11 Τελικοί Όροι 1. Μετά τα παραπάνω συμφωνηθέντα και συνομολογηθέντα, συντάχθηκε η παρούσα, η οποία, αφού αναγνώσθηκε και βεβαιώθηκε, υπογράφεται νόμιμα από τους συμβαλλομένους σε τρία (3) όμοια πρωτότυπα αντίτυπα.

19 2. Από τα τρία (3) αντίτυπα της παρούσας, ένα (1) δίδεται στη ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ, ένα (1) στη ΓΔΟΣΥ/ΔΙΔΕΑΠ και ένα (1) στον Ανάδοχο. Οι συμβαλλόμενοι Για το ΥΠΕΘΑ Ο Δντής ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ Για τον Ανάδοχο. Υποστράτηγος (Ο) Ιωάννης Μπούρος ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Α: Τεχνική Περιγραφή - Προδιαγραφές Β: Προσφορά Αναδόχου Επγός (Ο) Χρίστος Γκιώνης Τμχης ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/ Τμ. Προμηθειών Ακριβές Αντίγραφο Σγός (Ο) Σ. Δανιήλ ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ/Τμ. Προμηθειών