Ανακοίνωση προστασίας δεδομένων

Transcript

1 Ανακοίνωση προστασίας δεδομένων Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) είναι ένας νέος νόμος της ΕΕ που τίθεται σε ισχύ σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ, περιλαμβανομένης της Ιρλανδίας στις 25 Μαΐου Ο GDPR μεταρρυθμίζει τη νομοθεσία της ΕΕ περί προστασίας δεδομένων. Ο GDPR προστατεύει τα δικαιώματα απορρήτου των ατόμων και θέτει επιπλέον απαιτήσεις στους οργανισμούς για τη διαφύλαξη των προσωπικών δεδομένων των ατόμων που συλλέγουν, χρησιμοποιούν και αποθηκεύουν. Η Dawn Meats (εφεξής Η Εταιρία ) έχει συντάξει αυτή την Ανακοίνωση Προστασίας Δεδομένων ως τον ρυθμιστή των προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων προκειμένου να αποδείξει την ακλόνητη δέσμευσή μας στην προστασία της ιδιωτικής ζωής και να ενημερώσει τους υπαλλήλους ως προς τα στοιχεία που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε σχετικά με την απασχόλησή σας. Αν έχετε τυχόν απορίες σχετικά με αυτή την ανακοίνωση, παρακαλούμε επικοινωνήστε με τον Διευθυντή Προγράμματος Προστασίας Δεδομένων στο gdpr@dawnmeats.com. Αυτή η ανακοίνωση εξηγεί τι πληροφορίες σχετικά με εσάς επεξεργαζόμαστε, γιατί επεξεργαζόμαστε τις πληροφορίες σας, με ποιους μοιραζόμαστε τις πληροφορίες σας και περιγράφει τα δικαιώματά σας σχετικά με τις πληροφορίες σας. Αρχές προστασίες δεδομένων βάσει του GDPR Οι αρχές της προστασίας δεδομένων συνίστανται στο ότι τα δεδομένα πρέπει να: Υφίστανται δίκαιη, νόμιμη και διαφανή επεξεργασία, Χρησιμοποιούνται μόνο με τρόπους που να είναι συμβατοί με τον σκοπό για τον οποίο δίνονται, Είναι σωστά και ενημερωμένα, Κατάλληλα, σχετικά και περιορισμένα σε ό,τι είναι αναγκαίο για τον σκοπό για τον οποίο δίνονται, Διατηρούνται μόνο για καθορισμένο/ους, σαφή/είς και νόμιμο/ους σκοπό/ούς Διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα χρειάζεται, Διατηρούνται ασφαλή και προστατευμένα. Προσωπικά δεδομένα Τα προσωπικά δεδομένα είναι οποιαδήποτε πληροφορία που σχετίζεται με ένα προσδιορισμένο ή προσδιορίσιμο άτομο εν ζωή (στο εξής ένα 'υποκείμενο δεδομένων'). Για την εταιρία αυτό σημαίνει οποιαδήποτε πληροφορία που σχετίζεται με τους υπαλλήλους της. Ο ορισμός δεν περιλαμβάνει μόνο ονόματα, διευθύνσεις και άλλα στοιχεία σχετικά με την ταυτότητα ενός υπαλλήλου αλλά και επιγραμμικά αναγνωριστικά ταυτότητας όπως διεύθυνση IP και δεδομένα τοποθεσίας. Τα δεδομένα που προσδιορίζουν τους υπαλλήλους είναι παραδείγματα προσωπικών δεδομένων. Όλες οι προσωπικές πληροφορίες που διατηρεί η Εταιρία για εσάς προστατεύονται από τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων. Η Εταιρία αναλαμβάνει τις ευθύνες της βάσει αυτής της νομοθεσίας με σοβαρότητα και διατηρεί κάποια ή όλα τα παρακάτω προσωπικά στοιχεία για εσάς - όνομα, διεύθυνση, ημερομηνία γέννησης, προσωπικό , προσωπικό αριθμό τηλεφώνου, οικογενειακή κατάσταση, συγγενείς, εκπαιδευτικό ή επαγγελματικό ιστορικό, ιστορικό και Έκδοση 1 ΤΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΕΞΕΛΕΓΚΤΑ 1

2 λεπτομέρειες τρέχουσας θέσης, βιογραφικά, εφαρμογές και ιστορικά συνεντεύξεων, συστατικές επιστολές, αξιολογήσεις ή αναθεωρήσεις απόδοσης, τραπεζικά στοιχεία, ιατρικά ιστορικά, αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, άδεια εργασίας, ποινικό μητρώο, αποδοχές, μπόνους, ιστορικά χρήσης ίντερνετ ή , φωτογραφίες κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης, ιστορικά πειθαρχικών ερευνών/συναντήσεων ή καταγγελιών, συνταξιοδοτικά και άλλα ασφαλιστικά έγγραφα, στοιχεία μισθοδοσίας και άλλα συναφή στοιχεία. Ειδικής κατηγορίας (ευαίσθητα) προσωπικά δεδομένα 'Ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων είναι ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων σχετικών με το προφίλ ενός ατόμου: φυλή ή εθνικότητα πολιτικές, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις σεξουαλική ζωή ή σεξουαλικός προσανατολισμός υγεία γενετικά ή βιομετρικά δεδομένα ή συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις. Υπάρχουν πρόσθετες απαιτήσεις για την προστασία ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων από τους οργανισμούς. Στην Dawn Meats οι ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που επεξεργαζόμαστε είναι οι πληροφορίες σχετικά με την εικόνα και την υγεία σας. Θα επεξεργαστούμε τη συμμετοχή σας σε συνδικαλιστικές οργανώσεις όταν μας το ζητήσετε, αλλά μπορείτε να μας ζητήσετε να σταματήσουμε αυτή τη διαδικασία σε οποιοδήποτε στάδιο. Δεν ζητάμε ειδικά πληροφορίες για θρησκευτικές πεποιθήσεις ή εθνικότητα αλλά με βάσει τις πληροφορίες που παρέχετε για παράδειγμα για διατροφικές ανάγκες ενδέχεται κατά περίπτωση να επεξεργαστούμε αυτές τις πληροφορίες. Επεξεργασία δεδομένων Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μπορεί να καλύψει πολλές διαφορετικές χρήσεις αυτών των προσωπικών δεδομένων (σε ηλεκτρονική ή σε φυσική μορφή), περιλαμβανομένων της συλλογής, της καταγραφής, της αποθήκευσης, της προσαρμογής, της χρήσης, της γνωστοποίησης και της διαγραφής δεδομένων. Ο GDPR καλύπτει προσωπικά δεδομένα που φυλάσσονται σε ηλεκτρονική ή σε φυσική μορφή αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα, φυσικά αρχεία, , εικόνες ή ιστορικά ατόμων. Νομική βάση επεξεργασίας Ως εργοδότης σας, χρειάζεται να διατηρούμε και να επεξεργαζόμαστε ορισμένες πληροφορίες, όπως αναφέρονται παραπάνω, για εσάς, για σκοπούς τυπικής απασχόλησης και διαχείρισης ανθρώπων πόρων, στα πλαίσια της σύμβασής μας μαζί σας, για να εκπληρώνουμε τις νόμιμες υποχρεώσεις μας, να προστατεύουμε το ζωτικό συμφέρον του υποκειμένου των δεδομένων και να προστατεύουμε τα νόμιμα επιχειρηματικά μας συμφέροντα. Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε πληροφορίες για εσάς κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης, κατά τη διάρκεια της εργασιακής μας σχέσης και μετά από τη λήξη της εργασιακής μας σχέσης. Τα προσωπικά δεδομένα αποκτούνται απευθείας από εσάς Σε ορισμένες περιστάσεις, θα χρειαστεί ωστόσο να αποκτήσουμε δεδομένα από εσωτερικά τρίτα μέρη, για παράδειγμα, από τον προϊστάμενό σας, ή από εξωτερικά τρίτα μέρη, για παράδειγμα, συστάσεις από προηγούμενους εργοδότες, φορολογικές αρχές κτλ. Ενδέχεται επίσης να αποκτήσουμε πληροφορίες από δημόσια διαθέσιμες πηγές όπως μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Έκδοση 1 ΤΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΕΞΕΛΕΓΚΤΑ 2

3 Επεξεργασία Οι πληροφορίες που διατηρούμε και επεξεργαζόμαστε θα χρησιμοποιούνται για σκοπούς διαχείρισης και διοίκησης. Τις διατηρούμε και τις χρησιμοποιούμε προκειμένου να μπορούμε να λειτουργήσουμε την επιχείρησή μας, να διαχειριστούμε την εργασιακή μας σχέση με εσάς αποτελεσματικά, νόμιμα και καταλλήλως, και να προστατέψουμε τα δικαιώματα και τα συμφέροντα των υπαλλήλων. Αυτό περιλαμβάνει τη χρήση των πληροφοριών σας για να μπορούμε να διαχειριζόμαστε την εργασιακή σύμβαση, να εκπληρώνουμε τις νομικές υποχρεώσεις, να διεκδικούμε τα νόμιμα συμφέροντά μας και να προστατεύουμε τη νομική μας θέση σε περίπτωση δικαστικών διώξεων έναντι της Εταιρίας μας. Για τους σκοπούς αυτούς, ενδέχεται από καιρό σε καιρό να χρειάζεται να γνωστοποιήσουμε τις προσωπικές σας πληροφορίες σε τρίτα μέρη όταν είμαστε εκ του νόμου υποχρεωμένοι να το κάνουμε ή όταν η σύμβαση απασχόλησης το απαιτεί ή μας το επιτρέπει, για παράδειγμα διαβιβάζουμε ορισμένες πληροφορίες σε μεσίτες/εντολοδόχους συνταξιοδότησης, ή σε ασφαλιστές, σε ελεγκτές/ηθικούς ελεγκτές, σε φορολογικές αρχές, στην επιτροπή σχέσεων χώρου εργασίας, στο Υπουργείο Κοινωνικής Ασφάλισης και σε γιατρούς. Ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να γνωστοποιήσουμε πληροφορίες για να εκπληρώσουμε τυχόν νομικές ή κανονιστικές υποχρεώσεις. Η Εταιρία παίρνει όλα τα εύλογα μέτρα όπως απαιτείται εκ του νόμου προκειμένου να διασφαλίσει την ασφάλεια, την εμπιστευτικότητα και την ακεραιότητα των προσωπικών σας πληροφοριών. Η Εταιρία ενδέχεται να διαβιβάσει τα προσωπικά σας δεδομένα σε άλλες εταιρίες του ομίλου εντός του ΕΟΧ για σκοπούς που άπτονται της απασχόλησής σας ή της διαχείρισης των δραστηριοτήτων της εταιρίας. Η Εταιρία ενδέχεται να χρειαστεί να μοιραστεί προσωπικά δεδομένα περιλαμβανομένων των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων με άλλες συναφείς οντότητες εγκαταστημένες στην αλλοδαπή. Αυτό ενδέχεται να αφορά τη διαβίβαση δεδομένων, περιλαμβανόμενων των προσωπικών ευαίσθητων δεδομένων σας, σε μια χώρα που μπορεί να μην έχει την ίδια προστασία δεδομένων όπως η Ιρλανδία. Διατήρηση προσωπικών δεδομένων Οποιοδήποτε επεξεργασμένο προσωπικό δεδομένο σχετικά με εσάς διατηρείται μόνο για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται ή σε εναρμόνιση με σχετικές θεσμοθετημένες περιόδους διατήρησης ή άλλες κανονιστικές απαιτήσεις που μπορεί να επηρεάσουν τις περιόδους διατήρησης. Η Εταιρία έχει εφαρμόσει κατάλληλα μέτρα για να εξασφαλίσει ότι τα προσωπικά σας δεδομένα καταστρέφονται με ασφάλεια έγκαιρα και συνεκτικά όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα. Τι συμβαίνει αν δεν μας δώσετε τα στοιχεία σας; Σε κάποιες περιπτώσεις, μπορεί να αρνηθείτε να μας δώσετε τα προσωπικά σας δεδομένα. Εντούτοις, δεδομένου ότι χρειαζόμαστε σχετικές πληροφορίες για να διαχειριζόμαστε αποτελεσματικά και επαρκώς την εργασιακή μας σχέση, ενδέχεται να μην είμαστε σε θέση να συνεχίσουμε την εργασιακή μας σχέση μαζί σας αν αρνηθείτε να μας δώσετε αυτά τα προσωπικά δεδομένα. Δημιουργία προφίλ ή αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων Δεν θα υποβάλλεστε σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή σε δημιουργία προφίλ. Έκδοση 1 ΤΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΕΞΕΛΕΓΚΤΑ 3

4 Τα δικαιώματά σας βάσει της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων Έχετε τα κάτωθι δικαιώματα βάσει της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων, αν και η ικανότητά σας να ασκήσετε αυτά τα δικαιώματα ενδέχεται να υπόκειται σε ορισμένες προϋποθέσεις: το δικαίωμα να λάβετε ένα αντίγραφο ή/και πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που διατηρούμε για εσάς, μαζί με άλλες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία από εμάς αυτών των προσωπικών δεδομένων, το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση οποιουδήποτε ανακριβούς δεδομένου που διατηρείται για εσάς, ή αν έχουμε ελλιπείς πληροφορίες, μπορείτε να ζητήσετε να ενημερώσουμε τις πληροφορίες με τρόπο ώστε να είναι ολοκληρωμένες, το δικαίωμα, υπό ορισμένες περιστάσεις, να ζητήσετε να διαγράψουμε τα προσωπικά δεδομένα σας, το δικαίωμα, υπό ορισμένες περιστάσεις, να ζητήσετε να σταματήσουμε να επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα σας για συγκεκριμένους σκοπούς, ή να εναντιωθείτε στην χρήση από εμάς των προσωπικών σας δεδομένων ή στον τρόπο με τον oποίο τα επεξεργαζόμαστε, το δικαίωμα, υπό ορισμένες περιστάσεις, να διαβιβάσετε τα προσωπικά δεδομένα σας σε άλλον οργανισμό, το δικαίωμα να εναντιωθείτε στην αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή/και στη δημιουργία προφίλ το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων. Επιπλέον πληροφορίες Αυτή η ανακοίνωση προστασίας δεδομένων είναι μη συμβατική. Αν έχετε απορίες σχετικά με αυτή την Ανακοίνωση Προστασίας Δεδομένων ή σας προβληματίζει κάτι ως προς το πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας, παρακαλούμε επικοινωνήστε με τον Διευθυντή Προστασίας Δεδομένων στο ή με το Τμήμα Ανθρώπινων Πόρων της μονάδας σας. Αναθεώρηση Αυτή η ανακοίνωση προστασίας δεδομένων θα αναθεωρείται από καιρό σε καιρό λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στη νομοθεσία και την εμπειρία από την πρακτική εφαρμογή της ανακοίνωσης. Η πρώτη αναθεώρηση της ανακοίνωσης θα πραγματοποιηθεί μετά από δύο έτη λειτουργίας. Γνωστοποιώ την παραλαβή και επιβεβαιώνω ότι έχω διαβάσει και κατανοήσει αυτή την Ανακοίνωση Προστασίας Δεδομένων. Όνομα υπαλλήλου (εγγράφως): Έκδοση 1 ΤΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΕΞΕΛΕΓΚΤΑ 4

5 Υπογραφή υπαλλήλου: Ημερομηνία: Ιστορικό αναθεώρησης Αριθμός έκδοσης Αιτία αλλαγής Ημερομηνία εφαρμογής Τμήμα 1 Αρχική έκδοση Τμήμα Ανθρώπινων Πόρων Έκδοση 1 ΤΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΕΞΕΛΕΓΚΤΑ 5