Ονομασία πολιτικής: Κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης Αρχική έκδοση Τμήμα Ανθρώπινων Πόρων

Transcript

1 Ιστορικό αναθεώρησης Αριθμός αναθεώρησης Ημερομηνία Περιγραφή αλλαγής Αναθεωρημένο από: 1 Αρχική έκδοση Τμήμα Ανθρώπινων Πόρων 1.1 Πολιτική επικαιροποιημένη με αναφορά στον GDPR. Τμήμα Ανθρώπινων Πόρων

2 1. Εισαγωγή Τα τηλεοπτικά συστήματα κλειστού κυκλώματος (CCTV) είναι εγκατεστημένα στις εγκαταστάσεις υπό τον έλεγχο της Dawn Meats (στο εξής «η Εταιρεία») με σκοπό την παροχή προστασίας και ασφάλειας σε όλους τους υπαλλήλους και τους εργολάβους της Εταιρείας και σε όλους τους επισκέπτες των ιδιόκτητων χώρων της Εταιρείας. Οι φωτογραφίες μπορεί κατόπιν να εγγράφονται σε DVR (Digital Video Recorder), βιντεοταινία ή DVD ή άλλον μηχανισμό ψηφιακής εγγραφής. Η Εταιρεία είναι ένας φορέας επεξεργασίας δεδομένων αναφορικά με τα προσωπικά δεδομένα που διαχειρίζεται, επεξεργάζεται και αποθηκεύει. Τα Προσωπικά Δεδομένα ορίζονται βάσει του Άρθρου 4 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων της ΕΕ («GDPR»). 2. Σκοπός της πολιτικής Ο σκοπός αυτής της πολιτικής είναι να περιγράψει τη χρήση των συσκευών λήψης του επιτόπιου κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης (CCTV). Οι συσκευές λήψης του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης βρίσκονται τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά των εγκαταστάσεων της Εταιρείας. Η Εταιρεία έχει το δικαίωμα να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες που αποκτά μέσω του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης για πειθαρχικούς σκοπούς. Ο οργανισμός διασφαλίζει ότι η χρήση του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης πληρεί τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) του Πεδίο εφαρμογής Όλοι οι υπάλληλοι, περιλαμβανομένου του προσωπικού ασφαλείας, των εργολάβων και των επισκεπτών της μονάδας, είναι υποχρεωμένοι να τηρούν αυτή την πολιτική. Όσον αφορά τους υπαλλήλους και τους εργολάβους, η αδυναμία τήρησης αυτής της υποχρέωσης ενδέχεται να επιφέρει πειθαρχικές κυρώσεις που μπορεί να φτάσουν μέχρι και την απόλυση ή/και τη μόνιμη απομάκρυνση κατά περίπτωση. 4. Διαδικασίες Οι κάμερες του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης είναι εγκατεστημένες τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά στις εγκαταστάσεις της Εταιρείας με σκοπό την παροχή προστασίας και ασφάλειας σε όλους τους υπαλλήλους και τους εργολάβους της Εταιρείας και σε όλους τους επισκέπτες των ιδιόκτητων χώρων της Εταιρείας, τη διασφάλιση της ασφάλειας των εγκαταστάσεων και των συναφών περιουσιακών στοιχείων, τη βελτίωση των συνθηκών υγείας και ασφάλειας και την παρακολούθηση της απόδοσης και συμπεριφοράς των υπαλλήλων. Οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν ότι σε περίπτωση λήψης πειθαρχικών ή άλλων ερευνητικών μέτρων, το μαγνητοσκοπημένο υλικό του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης μπορεί να αναζητηθεί και να χρησιμοποιηθεί όταν μπορεί να συμβάλει στη διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι η Εταιρία ή/και οι 2

3 υπάλληλοι (ή οι εκπρόσωποί τους) ενδέχεται να ζητήσουν πρόσβαση στο μαγνητοσκοπημένο υλικό του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης αν θεωρηθεί ότι είναι σχετικό ή/και ότι μπορεί να συμβάλει σε οποιαδήποτε έρευνα ή πειθαρχική διαδικασία. Σημειώνουμε εντούτοις ότι το δικαίωμα πρόσβασης στο μαγνητοσκοπημένο υλικό του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης είναι περιορισμένο βάσει της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων (π.χ. σε περίπτωση φωτογραφιών τρίτου μέρους) οπότε η Εταιρεία έχει το δικαίωμα να παρέχει φωτογραφικά στιγμιότυπα σχετικών απεικονίσεων αντί για ζωντανές φωτογραφίες εφόσον χρειαστεί. Όλοι οι υπάλληλοι της Dawn Meats πρέπει να συντάσσονται με τις δραστηριότητες ασφαλείας της Εταιρείας και πρέπει να αντιλαμβάνονται ότι η μέριμνα της ελαχιστοποίησης των οικονομικών ζημιών αποτελεί βασική προτεραιότητα για την Dawn Meats. 5. Τοποθεσία συσκευών λήψης Η τοποθεσία των συσκευών λήψης του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης στις εγκαταστάσεις της Εταιρείας αποτελεί πρωταρχικό μέλημα για την Εταιρεία κατά τη λειτουργία του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης. Η Εταιρεία δεν επιδιώκει την τοποθέτηση των συσκευών λήψης του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης με σκοπό την παρακολούθηση των χώρων των εγκαταστάσεων στους οποίους τα άτομα θα έχουν την εύλογη προσδοκία της ιδιωτικότητας. 6. Ενημέρωση Σήμανση Ένα αντίτυπο αυτής της Πολιτικής Κλειστού Κυκλώματος Τηλεόρασης θα διατίθεται κατόπιν αίτησης στο προσωπικό, τους εργολάβους και τους επισκέπτες των εγκαταστάσεων της Εταιρείας σύμφωνα με τα δικαιώματά τους ως υποκείμενα δεδομένων βάσει της νομοθεσίας. Η πολιτική αυτή περιγράφει τον σκοπό της παρακολούθησης μέσω κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης και παρέχει στοιχεία επικοινωνίας για όσους θέλουν να συζητήσουν τη χρήση από την Εταιρεία του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης και κατευθυντήριες γραμμές για τη χρήση του εντός της Εταιρείας. Θα υπάρχει η κατάλληλη σήμανση στις εγκαταστάσεις στις οποίες είναι εγκατεστημένη/εγκατεστημένες κάμερα/ες κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης προκειμένου να γνωστοποιείται η λειτουργία κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης. Στη σήμανση θα περιλαμβάνονται το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του Υπεύθυνου Επεξεργασίας Δεδομένων και οδηγίες για το πώς μπορεί να αποκτήσει κανείς πρόσβαση στην πολιτική κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης προκειμένου να κατανοήσει τον συγκεκριμένο σκοπό λειτουργίας της κάμερας κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης. 7. Αποθήκευση και διατήρηση Όλα τα καταγεγραμμένα δεδομένα που συλλέγονται μέσω του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης της Εταιρείας θα διατηρούνται κατά κανόνα από την Εταιρεία για έναν ημερολογιακό μήνα εκτός και αν απαιτείται διαφορετικά για επιχειρησιακούς ή κανονιστικούς λόγους. Εντούτοις, ο 3

4 οργανισμός έχει το δικαίωμα να διατηρήσει φωτογραφίες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα όταν υπάρχουν αντικειμενικοί λόγοι και το μαγνητοσκοπημένο υλικό θα διατηρείται μόνο για όσο καιρό χρειαστεί σε αυτές τις περιπτώσεις. Όλα τα καταγεγραμμένα δεδομένα θα αποθηκεύονται από την Εταιρεία σε ασφαλές μέρος και η Εταιρεία θα τηρεί μητρώο πρόσβασης που θα καταγράφει όλα τα άτομα που θα αποκτούν πρόσβαση σε αυτά τα καταγεγραμμένα δεδομένα. Η πρόσβαση στα καταγεγραμμένα δεδομένα θα περιορίζεται από την Εταιρεία σε προσωπικό εξουσιοδοτημένο από την Εταιρεία να έχει πρόσβαση σε αυτά τα καταγεγραμμένα δεδομένα («Εξουσιοδοτημένο Προσωπικό») 8. Επεξεργασία φωτογραφιών Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για την επεξεργασία των φωτογραφιών του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης πρέπει να ενεργούν πάντα σύμφωνα με τις θεσπισμένες διαδικασίες και πρέπει να διασφαλίζουν πάντα την ασφάλεια των δεδομένων. Όποιος υπάλληλος χρησιμοποιεί το κλειστό ή τις φωτογραφίες του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης με αθέμιτο τρόπο ενδέχεται να υποστεί πειθαρχικά μέτρα στα οποία μπορεί να περιλαμβάνεται ακόμα και η απόλυση. Μη εξουσιοδοτημένη χρήση είναι οποιαδήποτε επεξεργασία δεν συνάδει με τον αρχικό σκοπό των δεδομένων, περιλαμβάνοντας ενδεικτικά: της γνωστοποίησης φωτογραφιών που περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα σε μη εξουσιοδοτημένο τρίτο μέρος, περιλαμβανομένων άλλων υπαλλήλων της μη εξουσιοδοτημένης επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων μέσω αντιγραφής των φωτογραφιών σε δίσκο, ιστότοπο ή σε έντυπη μορφή της κυκλοφορίας φωτογραφιών που περιέχουν προσωπικά δεδομένα μέσω ή της ανάρτησης φωτογραφιών που περιέχουν προσωπικά δεδομένα στο διαδίκτυο. 9. Πρόσβαση σε φωτογραφίες και γνωστοποίηση σε τρίτα μέρη Η πρόσβαση σε και η κοινοποίηση φωτογραφιών που καταγράφονται μέσω του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης ελέγχεται προσεκτικά και θα περιορίζεται αποκλειστικά και μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Εντούτοις, αν το εξουσιοδοτημένο άτομο χρειάζεται βοήθεια στην εξακρίβωση του προσωπικού κατά την εξέταση του μαγνητοσκοπημένου υλικού, θα λαμβάνει υποστήριξη από τους διευθυντές/προϊσταμένους του σχετικού τμήματος επί του θέματος και μόνο όπως απαιτείται. Η πρόσβαση τρίτων μερών στις φωτογραφίες θα επιτρέπεται μόνο σε περιορισμένες και συγκεκριμένες περιπτώσεις εγκεκριμένες εκ του νόμου. 10. Αιτήσεις πρόσβασης Βάσει του Νόμου περί Προστασίας Δεδομένων, τα άτομα έχουν το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά τους δεδομένα που διατηρεί η Εταιρία υπό τον όρο πάντα ότι αυτά τα καταγεγραμμένα δεδομένα υπάρχουν τη στιγμή της σχετικής αίτησης π.χ. δεν έχουν διαγραφεί και υπό τον όρο επίσης ότι δεν ισχύει απαλλαγή/απαγόρευση αποδέσμευσης αυτών των καταγεγραμμένων δεδομένων. Αυτό ισχύει εξίσου και για το προσωπικό και για το κοινό. Όλες οι αιτήσεις πρέπει να 4

5 γίνονται γραπτώς. Οι αιτήσεις πρέπει να προωθούνται στον Συντονιστή GDPR και στο μόλις λαμβάνονται, και η αίτηση καταγράφεται. Όποια άτομα ζητούν πρόσβαση σε φωτογραφίες πρέπει να υποβάλλουν στον οργανισμό τα εξής: κατάλληλες πληροφορίες για τον εντοπισμό των φωτογραφιών επαρκείς πληροφορίες για να μπορέσει ο οργανισμός να πιστοποιήσει ότι ο αιτών έχει εύλογο δικαίωμα να ζητάει πρόσβαση δύο είδη ταυτότητας με φωτογραφία, π.χ. αντίγραφο διαβατηρίου, άδειας οδήγησης ή οποιουδήποτε άλλου εγγράφου ταυτοποίησης καθώς και αποδεικτικό διεύθυνσης κατοικίας. Αυτές οι πληροφορίες θα χρησιμοποιούνται μόνο για σκοπούς ταυτοποίησης και θα διατηρούνται μόνο για το αναγκαίο χρονικό διάστημα. Θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στις αιτήσεις που αφορούν την κοινοποίηση φωτογραφιών τρίτων μερών. Στις περιπτώσεις στις οποίες τα σχετικά καταγεγραμμένα δεδομένα ταυτοποιούν και άλλο άτομο, αυτά τα καταγεγραμμένα δεδομένα μπορούν να αποδεσμευτούν από την Εταιρεία μόνο προς το υποκείμενο των δεδομένων εφόσον η/οι σχετική/ές φωτογραφία/ες στα σχετικά καταγεγραμμένα δεδομένα μπορούν ευλόγως να αποκρυφτούν/ανωνυμοποιηθούν/παραμορφωθούν με μεγάλα εικονοστοιχεία προκειμένου να μην μπορεί να αναγνωριστεί κανένα άλλο άτομο ή εφόσον το/τα άλλο/α άτομο/α έχει δώσει ρητή συγκατάθεση για την αποδέσμευση αυτών των καταγεγραμμένων δεδομένων στο υποκείμενο των δεδομένων. Αν η/οι σχετική/ές φωτογραφίες που αποτελούν τα καταγεγραμμένα δεδομένα είναι σε τόσο κακή ποιότητα ώστε να μην μπορεί να ταυτοποιηθεί με σαφήνεια ένα άτομο, αυτή η φωτογραφία μπορεί να θεωρηθεί από την Εταιρεία ως μη προσωπικό δεδομένο και η Εταιρεία μπορεί να ενημερώσει το σχετικό υποκείμενο των δεδομένων που έχει κάνει το σχετικό αίτημα για το εύρημα αυτό και μπορεί να αρνηθεί να παραδώσει τα σχετικά καταγεγραμμένα δεδομένα στη βάση αυτή. Στις περιπτώσεις στις οποίες τα καταγεγραμμένα δεδομένα που αποτελούν αντικείμενο αίτησης δεν δύναται να αντιγραφούν σε άλλη συσκευή, ή σε άλλες ειδικές περιπτώσεις, η Εταιρεία θα προσπαθήσει να παραδώσει καρέ από τα σχετικά καταγεγραμμένα δεδομένα αντί για βιντεοσκοπημένο υλικό στο υποκείμενο των δεδομένων. Στην περίπτωση απόρριψης μιας αίτησης πρόσβασης, η Εταιρεία θα τεκμηριώνει τα εξής: την ταυτότητα του ατόμου που κάνει την αίτηση, την ημερομηνία της αίτησης, την αιτία της απόρριψης της αίτησης παράδοσης των ζητούμενων φωτογραφιών. Το έγγραφο ακολούθως θα υπογράφεται και θα χρονολογείται και θα παρέχεται στο άτομο που έχει κάνει την αίτηση πρόσβασης στα δεδομένα. Αιτήματα από την An Garda Síochána (Αστυνομική Διεύθυνση Ιρλανδίας): 5

6 Αν η An Garda Siochána ζητήσει φωτογραφίες του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης για συγκεκριμένη έρευνα, η Εταιρία θα πρέπει να αισθανθεί ικανοποίηση διότι τότε θα βρίσκεται σε εξέλιξη πραγματική έρευνα. Οι πληροφορίες συμπερίληψης καταγεγραμμένων δεδομένων που έχει αποκτήσει η Εταιρεία μέσω του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης θα γνωστοποιούνται από την Εταιρεία μόνο στην An Garda Síochána κατόπιν έγκρισης από τον Διευθυντή Επιχειρήσεων Ομίλου/Μονάδας σε συνεργασία με το άτομο που είναι αρμόδιο για τον GDPR. Αν μια αρχή επιβολής του νόμου, όπως η An Garda Síochána, ζητήσει καταγεγραμμένα δεδομένα για συγκεκριμένη έρευνα, η εταιρεία θα ζητήσει αυτό το αίτημα να γίνει γραπτώς επισημαίνοντας ότι η An Garda Síochána ερευνά μια ποινική υπόθεση. Είναι στη διακριτική ευχέρεια της Εταιρείας να ζητήσει νομική συνδρομή επί τέτοιων αιτήσεων της An Garda Síochána. Οι κατευθυντήριες γραμμές του Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων περί της χρήσης του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης διαχωρίζουν ανάμεσα σε αίτηση της An Garda Síochána για την πρόσβαση σε καταγεγραμμένα δεδομένα στις εγκαταστάσεις και σε αίτηση απομάκρυνσης ή μεταφόρτωσης αντιγράφου των καταγεγραμμένων δεδομένων. Η Εταιρεία θα ζητάει πάντα γραπτή επιβεβαίωση από την An Garda Síochána σε ό,τι αφορά τις αιτήσεις απομάκρυνσης ή μεταφόρτωσης καταγεγραμμένων δεδομένων και θα ζητάει η γραπτή αίτηση να είναι σε χαρτί που θα φέρει το λογότυπο της An Garda Síochána και να αναγράφει τις λεπτομέρειες των ζητούμενων καταγεγραμμένων δεδομένων και τη νομική βάση αυτής της αίτησης. Σε έκτακτες περιπτώσεις, η Εταιρεία μπορεί να διεκπεραιώνει προφορικές αιτήσεις της An Garda Síochána για τη θέαση ή την πρόσβαση σε καταγεγραμμένα δεδομένα, και μετά η An Garda Síochána θα στέλνει γραπτή αίτηση. 11. Ευθύνες Η γενική ευθύνη για το κλειστό του οργανισμού ανήκει στον Διευθυντή Επιχειρήσεων Τομέα. Η πρόσβαση στο κλειστό και στο μαγνητοσκοπημένο υλικό επιτρέπεται αποκλειστικά και μόνο στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Ο Διευθυντής Επιχειρήσεων Τομέα/Μονάδας της Εταιρείας θα: Διασφαλίζει ότι η χρήση των συστημάτων κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης από την Εταιρεία γίνεται σύμφωνα με την πολιτική που έχει καθορίσει η Εταιρεία (όπως ισχύει από καιρό σε καιρό) Επιβλέπει και συντονίζει την χρήση από την Εταιρεία του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης και παρακολούθησης στις εγκαταστάσεις και εντός αυτών Διασφαλίζει ότι όλα τα υφιστάμενα συστήματα κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης και παρακολούθησης της Εταιρείας θα αξιολογούνται ως προς τη συμμόρφωσή τους με αυτή την πολιτική Διασφαλίζει ότι η χρήση των συστημάτων κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης και παρακολούθησης από την Εταιρεία συμβαδίζει με τις κατευθυντήριες γραμμές του 6

7 Γραφείου του Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων και πληροί τις νομικές υποχρεώσεις της Εταιρείας Ελέγχει τις τοποθεσίες των συσκευών λήψης στις εγκαταστάσεις και θα είναι υπεύθυνος για την αποδέσμευση τυχόν καταγεγραμμένων δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί και αποθηκευτεί σύμφωνα με την πολιτική αυτή Διασφαλίζει ότι οι ταινίες που περιέχουν καταγεγραμμένα δεδομένα δεν έχουν αντιγραφεί για αποδέσμευση με διαφορετικό τρόπο από αυτόν που προβλέπει η πολιτική αυτή Διασφαλίζει ότι η εμβέλεια θέασης από τις κάμερες σταθερής θέσης του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης που έχει εγκαταστήσει και λειτουργεί η Εταιρεία συμβαδίζει με την πολιτική αυτή εσωτερικά και εξωτερικά Λαμβάνει υπόψη τις παρατηρήσεις, τα σχόλια και τα παράπονα του προσωπικού, των εργολάβων και των επισκεπτών σχετικά με ενδεχόμενες παραβιάσεις της ιδιωτικής ζωής ή του απορρήτου λόγω της τοποθεσίας μιας συγκεκριμένης κάμερας κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης ή του συναφούς εξοπλισμού στις εγκαταστάσεις Διασφαλίζει ότι διατηρείται επαρκή σήμανση σε κατάλληλες και ευδιάκριτες τοποθεσίες σε συμφωνία με την πολιτική αυτή Διασφαλίζει ότι, κατά περίπτωση, οι εξωτερικές κάμερες που αποτελούν μέρος του συστήματος κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης δεν λειτουργούν με παρεμβατικό τρόπο όσον αφορά την τοποθεσία και τη θέαση γειτονικών κατοικιών και τηρούν τις εύλογες προσδοκίες ιδιωτικότητας των ατόμων Διασφαλίζει ότι τα καταγεγραμμένα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε DVR, κλειδιά USB/ DVD/ ψηφιακά αρχεία/cd αποθηκεύονται για περιορισμένη χρονική περίοδο και μετά διαγράφονται εκτός και αν είναι απαραίτητα στα πλαίσια ποινικής έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας (ποινικής ή αστικής) ή άλλης χρήσης καλή τη πίστει όπως εγκρίνει ο Διευθυντής Επιχειρήσεων Ομίλου/Μονάδας της Εταιρείας Διασφαλίζει ότι ο έλεγχος των συσκευών λήψης από την Εταιρεία δεν παραβιάζει τις εύλογες προσδοκίες ιδιωτικότητας των ατόμων στους δημόσιους χώρους 12. Αναθεώρηση Αυτή η πολιτική θα αναθεωρείται τακτικά λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στη νομοθεσία και την εμπειρία από την πρακτική εφαρμογή της πολιτικής. 7