ΑΠΟΦΑΣΗ. Εσωτερικός Κανονισμός για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων του Υπουργείου Τουρισμού.

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ & ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΝΕΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Αμαλίας 12, Τ.Κ ΑΘΗΝΑ Πληροφορίες: Ρ. Παναγιώτη, Στ. Λαγάνης Μ. Μανουσάκη, Μ. Κιάμου Τηλ.: 210/ Fax.: Αθήνα, 29/10/2014 Α. Π. : ΑΠΟΦΑΣΗ ΘΕΜΑ: Εσωτερικός Κανονισμός για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων του Υπουργείου Τουρισμού. Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Έχοντας υπόψη: 1. Το Ν. 3979/2011 (ΦΕΚ 138, τ.α) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις», όπως ισχύει και ειδικότερα τα άρθρα 1, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 22, 25 και Το Ν. 3861/2010 (ΦΕΚ 112, τ.α) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις», όπως ισχύει. 3. Το Ν. 3528/2007 (ΦΕΚ 26, τ.α) «Κύρωση του Κώδικα κατάστασης Δημόσιων Πολιτικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων ΝΠΔΔ» και ειδικότερα το άρθρο Το Ν. 2472/1997 (ΦΕΚ 50, τ.α) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα», όπως ισχύει. 5. Το Ν. 2690/1999 (ΦΕΚ 45, τ.α) «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» και ειδικότερα τα άρθρα 3, 5 και Το άρθρο 90 του «Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Οργανα», που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του π.δ. 63/2005 (ΦΕΚ 98, τ.α)». 7. Το π.δ. 25/2014 (ΦΕΚ 44, τ.α) «Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων». 8. Την από και με αριθμό ΥΑΠ/Φ40.4/1/989 (ΦΕΚ 1301, τ.β) απόφαση του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης», 9. Την από και με αριθμό ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 (ΦΕΚ 1317, τ.β) απόφαση του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο». 1

2 10. Το π.δ. 85/2012 (ΦΕΚ 141, τ.α) «Ίδρυση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών», όπως τροποποιήθηκε, με το π.δ. 98/2012 (Φ.Ε.Κ. 160, τ.α) και ισχύει. 11. Το π.δ. 86/2012 (ΦΕΚ 141, τ.α) «Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών». 12. Το π.δ. 112/2014 (ΦΕΚ 179, τ.α) «Οργανισμός Υπουργείου Τουρισμού». 13. Την ανάγκη εκσυγχρονισμού της Δημόσιας Διοίκησης, αλλά και της μείωσης του κόστους λειτουργίας της, με την αξιοποίηση των υφιστάμενων υποδομών του Υπουργείου Τουρισμού καθώς και των υπηρεσιών που παρέχονται από το Εθνικό Δίκτυο Δημόσιας Διοίκησης «Σύζευξις». 14. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται επιβάρυνση σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού. Άρθρο 1 Ορισμοί 1. Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο, με την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011, που εκδίδεται από δημόσια υπηρεσία ή φορέα από το οποίο προκύπτει με μηχαναγνώσιμο τρόπο η εκδούσα αρχή, η ημερομηνία έκδοσης και είναι δυνατή η ανίχνευση οποιασδήποτε αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου μετά την έκδοση ή υπογραφή του. 2. Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Έγγραφο: Είναι αυτό που φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του έχοντος την αρμοδιότητα για την τελική υπογραφή του. 3. Συντάκτης Ηλεκτρονικού Εγγράφου: Ο δημιουργός σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές εφαρμογές γραφείου. 4. Χειριστής αρμόδιος για το χειρισμό του συστήματος διαχείρισης/διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων είναι κάθε υπάλληλος στον οποίο έχουν αποδοθεί αντίστοιχα δικαιώματα στην εφαρμογή ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ή/και διαχείρισης εγγράφων. 5. Προηγμένη ψηφιακή / ηλεκτρονική υπογραφή: Ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο τέτοιο, ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων. 6. Προσθήκη προηγμένης ψηφιακής / ηλεκτρονικής υπογραφής: Δημιουργείται με «ασφαλή διάταξη δημιουργίας υπογραφής» (Α.Δ.Δ.Υ.) και αποσκοπεί στην ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος, ο οποίος έχει πιστοποιηθεί από την Εθνική Πύλη Δημόσιας Διοίκησης ΕΡΜΗΣ, και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου σε χρόνο μεταγενέστερο της υπογραφής του. 7. Μεταδεδομένα ηλεκτρονικών εγγράφων: Σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα, τους ηλεκτρονικούς φακέλους (ηλεκτρονικά Αρχεία) και επιτρέπουν την αναζήτηση, ανεύρεση, ταύτιση, ανάκτηση, πρόσβαση, 2

3 διαχείριση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα. 8. Ηλεκτρονικός Φάκελος (Αρχείο): Σύνολο εγγράφων και δεδομένων που έχουν συγκροτηθεί οργανικά είτε από τους χειριστές του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση μίας υπόθεσης είτε με έλλογη ομαδοποίηση κατά την ταξινόμηση των εγγράφων και δεδομένων που απαρτίζουν το φάκελο (αρχείο). 9. Κανόνες διαχείρισης Ηλεκτρονικού Φακέλου (Αρχείου): Οι κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν: α) στον τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός Αρχείου, β) στον τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων σε ένα Αρχείο, γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείμενα ενός ηλεκτρονικού Αρχείου, όπως είναι τα έγγραφα, οι φάκελοι και τα δεδομένα τους, καθώς και δ) στον καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης και ενεργειών των χρηστών στα αντικείμενα του ηλεκτρονικού Αρχείου. 10. Χρονοσήμανση: Αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν, με ασφάλεια, την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μία πράξη ή ενέργεια. 11. Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο: Το πληροφοριακό σύστημα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των διακινούμενων εγγράφων με όποιο μέσο κι αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται. Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρμογής Αντικείμενο 1. Ο παρών κανονισμός αφορά: 1.1. στην έκδοση και διακίνηση μη διαβαθμισμένων ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων και αρχείων με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), εντός των Υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισμού και προς τους λοιπούς φορείς του δημόσιου τομέα στην κατάρτιση, σύνταξη, προώθηση για υπογραφή, δημιουργία ακριβούς αντιγράφου, διεκπεραίωση των εξερχόμενων και το χειρισμό εισερχόμενων εγγράφων, καθώς και στην εξακρίβωση της γνησιότητας και μη αλλοίωσης των παραπάνω εγγράφων σε κάθε ως άνω βήμα/ενέργεια. 2. Ο παρών κανονισμός ισχύει με την επιφύλαξη της τήρησης των προϋποθέσεων, των όρων και των περιορισμών που προβλέπονται από την κείμενη νομοθεσία, ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα, την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και την περαιτέρω χρήση των πληροφοριών του δημόσιου τομέα. Άρθρο 3 Δημιουργία σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου, διακίνηση αυτού στη διοικητική ιεραρχία προς υπογραφή, πρωτοκόλληση και διεκπεραίωσή του. 1. Η διαδικασία παραγωγής, υπογραφής και τελικής έκδοσης ενός ηλεκτρονικού εγγράφου γίνεται με μέριμνα του συντάκτη του εν λόγω εγγράφου ή του νόμιμου αναπληρωτή του ή του αρμόδιου, για τη διοικητική υποστήριξη της Διεύθυνσης που 3

4 το εκδίδει, Χειριστή του συστήματος διαχείρισης / διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων. 2. Η διαδικασία πρωτοκόλλησης, αρχειοθέτησης, διεκπεραίωσης και αποστολής του ηλεκτρονικού εγγράφου γίνεται με μέριμνα του Προϊσταμένου του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη της Διεύθυνσης Διοικητικού ή του νομίμως εξουσιοδοτημένου για την αναπλήρωσή του υπαλλήλου του ιδίου Τμήματος. 3. Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου δημιουργεί το έγγραφο με χρήση επεξεργαστή κειμένου και σύμφωνα με τα πρότυπα εγγράφων που έχουν δημιουργηθεί και αναρτηθεί στο σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων της Υπηρεσίας. 4. Στο σχέδιο του εγγράφου τίθεται στην πρώτη σελίδα πλαίσιο κειμένου με τη λέξη «ΣΧΕΔΙΟ». 5. Το σχέδιο του εγγράφου (Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Έγγραφο:) υπογράφεται ψηφιακά από τη διοικητική ιεραρχία, με την ακόλουθη διαδικασία: 5.1. Οι υπογράφοντες το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου υπηρεσιακοί παράγοντες έχουν καταλήξει στον τύπο και το περιεχόμενό του, πριν την εισαγωγή του στο σύστημα διαχείρισης/διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων, όπου εισάγεται από το συντάκτη του ή τον χειριστή του συστήματος διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων της οικείας Διεύθυνσης Εν συνεχεία το σχέδιο αρχειοθετείται και λαμβάνει έναν αριθμό (αριθμός σχεδίου εγγράφου) με τον οποίο ο συντάκτης και οι αρμόδιοι για την υπογραφή του δύνανται να το αναζητούν, προκειμένου να πληροφορούνται την πρόοδό του. Όταν πρόκειται για υπηρεσιακά έγγραφα, ο αριθμός σχεδίου εγγράφου ταυτίζεται με τον τελικό αριθμό πρωτοκόλλου Με την εισαγωγή του ηλεκτρονικού εγγράφου στο σύστημα διαχείρισης/διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων καταχωρίζονται σε αυτό και τα μεταδεδομένα του συγκεκριμένου εγγράφου, όπως: το θέμα, ο τελικώς υπογράφων, οι εντός και εκτός υπηρεσίας αποδέκτες, οι υπηρεσίες ή και τα πρόσωπα προς τα οποία κοινοποιείται, εάν αποτελεί απάντηση σε άλλο, προηγηθέν, έγγραφο, το οποίο προσδιορίζεται με τον αριθμό πρωτοκόλλου του, τα έγγραφα με τα οποία συσχετίζεται (προσδιορίζονται με τον αριθμό πρωτοκόλλου τους στο Υπουργείο Τουρισμού) και τα σε αυτό επισυναπτόμενα, αν αναρτάται στη Διαύγεια ή/και δημοσιεύεται σε Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως, κ.λπ Το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου προσυπογράφεται με την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του συντάκτη του Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου και ο κάθε αρμόδιος για την υπογραφή του, εφόσον έχει αντίθετη γνώμη για την εντελλόμενη ενέργεια, διατυπώνει τις επιφυλάξεις του με την προσθήκη αντιρρήσεων, παρατηρήσεων, επιφυλάξεων κ.λπ σχολίων, σε ειδικό πεδίο, στο σχέδιο του εγγράφου (Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Έγγραφο), κατά την υπογραφή του με τη χρήση του συστήματος προηγμένης ψηφιακής υπογραφής. 4

5 5.6. Κάθε αρμόδιος για την υπογραφή του σχεδίου του ηλεκτρονικού εγγράφου, αφού το υπογράψει, το προωθεί/αναθέτει στο επόμενο μέλος της διοικητικής ιεραρχίας, που είναι αρμόδιο για την υπογραφή του Όλοι οι χειριστές του συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, οι οποίοι κατά την εκτέλεση των υπηρεσιακών τους καθηκόντων διακινούν ηλεκτρονικά υπηρεσιακά έγγραφα ή έχουν προμηθευθεί ασφαλή διάταξη δημιουργίας υπογραφής (Α.Δ.Δ.Υ.), για τη δημιουργία και θέση της ηλεκτρονικής υπογραφής τους σε υπηρεσιακά έγγραφα, υποχρεούνται όπως, καθημερινά και σε τακτά χρονικά διαστήματα, ελέγχουν την θυρίδα τους, ώστε να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη, κατά τα ανωτέρω, δημιουργία και διακίνηση των ηλεκτρονικών υπηρεσιακών εγγράφων Ο τελικός υπογράφων της διοικητικής ιεραρχίας (το όργανο στο οποίο ανήκει η αρμοδιότητα έκδοσης του εγγράφου ή το όργανο που είναι νόμιμα εξουσιοδοτημένο γι αυτήν) αφού υπογράψει το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου, το επιστρέφει στο συντάκτη του ή στον χειριστή του συστήματος διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων της αρμόδιας Διεύθυνσης ή άλλο υπάλληλο που ορίζεται από την Υπηρεσία, ο οποίος επιβεβαιώνει ότι το σχέδιο του εγγράφου έχει υπογραφεί από όλους τους αρμοδίους Εάν κατά τη διάρκεια της ως άνω διαδικασίας, λήψης υπογραφών από τη διοικητική ιεραρχία, και πριν τη διεκπεραίωση του υπογραφέντος σχεδίου του εγγράφου, παραστεί ανάγκη τροποποίησης αυτού, ως προς το περιεχόμενό του, τότε το έγγραφο τροποποιείται με τη χρήση επεξεργαστή κειμένου και, μέσω της διαχείρισης εκδόσεων του σχεδίου του, το νέο έγγραφο αναρτάται στο σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων της Υπηρεσίας ως νέα έκδοση του προηγηθέντος, προκειμένου να διακινηθεί εκ νέου στη διοικητική ιεραρχία. 6. Το υπογεγραμμένο έγγραφο πρωτοκολλάται με την ακόλουθη διαδικασία: 6.1. Το υπογεγραμμένο από όλη τη διοικητική ιεραρχία Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Έγγραφο (σχέδιο εγγράφου) επιστρέφει στο συντάκτη του Όταν πρόκειται για υπηρεσιακό υπογεγραμμένο έγγραφο διεκπεραιώνεται άμεσα από το συντάκτη του, ο οποίος το δρομολογεί προς τους αποδέκτες του, διαφορετικά το δρομολογεί προς το Τμήμα Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη παραλαμβάνει το έγγραφο και, αφού ελέγξει εάν φέρει την ψηφιακή υπογραφή του τελικώς υπογράφοντα, το πρωτοκολλά (του αποδίδει αριθμό πρωτοκόλλου εξερχομένου εγγράφου και ημερομηνία) Εφόσον το έγγραφο οφείλει να αναρτηθεί στο πρόγραμμα Διαύγεια, χωρίς προηγουμένως να έχει δημοσιευθεί σε Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως, ο Προϊστάμενος του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη αποστέλλει το έγγραφο στο συντάκτη του, ο οποίος, αφού το αναρτήσει στο Πρόγραμμα «Διαύγεια», το δρομολογεί εκ νέου (το αποστέλλει και πάλι) στο 5

6 Τμήμα Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη, γνωστοποιώντας και τον αριθμό ΑΔΑ που έλαβε το έγγραφο Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη δημιουργεί ψηφιακό αντίγραφο του εγγράφου (αντίγραφο χωρίς ψηφιακές υπογραφές), το οποίο φέρει την ημερομηνία, τον αριθμό πρωτοκόλλου εξερχομένου εγγράφου και τον τυχόν ΑΔΑ που έχει αποδοθεί στο έγγραφο, πλαίσιο κειμένου με τη λέξη «Ακριβές Αντίγραφο», το ονοματεπώνυμο και τον τίτλο του, καθώς και την ψηφιακή του υπογραφή με χρήση χρονοσήμανσης. 7. Το υπογεγραμμένο (από τον Προϊστάμενο του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη) ακριβές αντίγραφο του ηλεκτρονικού εγγράφου διακινείται και διεκπεραιώνεται με την ακόλουθη διαδικασία: 7.1. Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη αποστέλλει ηλεκτρονικά (δρομολογεί) το ακριβές αντίγραφο του ηλεκτρονικού εγγράφου αφενός στο συντάκτη του και αφετέρου στους εντός της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Τουρισμού αποδέκτες του Στην περίπτωση που το έγγραφο απευθύνεται σε εξωτερικούς αποδέκτες, οι οποίοι διαθέτουν γραμματοθυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχουν επισήμως γνωστοποιήσει αυτήν στο Υπουργείο, ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου τους αποστέλλει το ακριβές αντίγραφο αυτού με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, έχοντας ενεργοποιήσει την αίτηση για αποστολή αποδεικτικού παράδοσης και ανάγνωσης αυτού Στην περίπτωση που το έγγραφο απευθύνεται σε εξωτερικούς αποδέκτες, οι οποίοι δεν διαθέτουν γραμματοθυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο συντάκτης του τυπώνει το ακριβές αντίγραφο του ηλεκτρονικού εγγράφου, μεριμνά για την υπογραφή και τη σφράγισή του από τον Προϊστάμενο του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη και αφού αναγράψει σε φάκελο τα στοιχεία του εγγράφου (εκδίδουσα Διεύθυνση και αριθμό πρωτοκόλλου) καθώς και τα στοιχεία των παραληπτών του (αποδέκτη, πλήρη ταχυδρομική διεύθυνση και είδος ταχυδρομικής αποστολής), το προωθεί προς το Τμήμα Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη για την τελική του διεκπεραίωση Εφόσον το έγγραφο οφείλει να δημοσιευθεί σε Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως, ο συντάκτης του το αποστέλλει, (σε έντυπη μορφή και - αποθηκευμένο σε κατάλληλο μαγνητικό μέσο- σε ηλεκτρονική μορφή), προς το Εθνικό Τυπογραφείο για δημοσίευση, είναι δε, ακολούθως, υπεύθυνος για τον έλεγχο της δημοσίευσης αυτής και τη γνωστοποίηση, προς το Τμήμα Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη, του αριθμού του Φύλλου Εφημερίδας της Κυβερνήσεως στο οποίο το εν λόγω έγγραφο δημοσιεύεται. Εφόσον το έγγραφο οφείλει, μετά τη δημοσίευσή του σε Φύλλο Εφημερίδας της Κυβέρνησης, να αναρτηθεί και στο πρόγραμμα Διαύγεια, η σχετική ανάρτηση πραγματοποιείται από το συντάκτη του εγγράφου, σύμφωνα με τη διαδικασία της παραγράφου 6.4 του παρόντος και στη συνέχεια το έγγραφο διεκπεραιώνεται με τη διαδικασία των επόμενων παραγράφων. 6

7 8. Η δημιουργία και προώθηση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου για λήψη ψηφιακής υπογραφής, που περιγράφεται στο παρόν άρθρο, χρησιμοποιεί τις παρούσες υποδομές του Υπουργείου Τουρισμού. Άρθρο 4 Διαχείριση εισερχόμενων εγγράφων 1. Τα εισερχόμενα έγγραφα καταχωρίζονται, από υπάλληλο του Τμήματος Γραμματείας - Ενημέρωσης του Πολίτη του Υπουργείου, στο σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων της Υπηρεσίας, ως εξής: 1.1. Έγγραφα σε έντυπη μορφή: Στο σύστημα εισάγονται τα στοιχεία του εγγράφου, όπως: ο αποστολέας του (φυσικό πρόσωπο) ή η αρχή που το εξέδωσε, η ημερομηνία και ο αριθμός πρωτοκόλλου που αυτό φέρει, το θέμα του, η υπηρεσία στην οποία το έγγραφο απευθύνεται, τα τυχόν έγγραφα με τα οποία συσχετίζεται (προσδιορίζονται με τον αριθμό πρωτοκόλλου τους στο Υπουργείο Τουρισμού) κ.λπ Στο έγγραφο αποδίδεται αριθμός ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου από το σύστημα και ο υπάλληλος, θέτοντας σφραγίδα εισερχομένου επί του εγγράφου, αναγράφει στην κατάλληλη θέση τον αριθμό αυτόν, πριν το έγγραφο ψηφιοποιηθεί Το έγγραφο συσχετίζεται με τον αριθμό πρωτοκόλλου που του έχει αποδοθεί από το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, χρεώνεται δε και αποστέλλεται στην αρμόδια οργανική μονάδα με ηλεκτρονικό τρόπο, αλλά και ως πρωτότυπο. Σε περίπτωση που υπάρχουν συναρμόδιες υπηρεσίες, αυτές λαμβάνουν το έγγραφο μόνο με ηλεκτρονικό τρόπο Έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή: Πρόκειται για τα έγγραφα που περιέρχονται στο Υπουργείο Τουρισμού μέσω της ειδικής διεύθυνσης, που αποτελεί τη γραμματοθυρίδα του Υπουργείου στο Διαδίκτυο Στο σύστημα εισάγονται τα στοιχεία των ηλεκτρονικών εγγράφων και ακολούθως, για κάθε ένα τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα, τηρείται, αντίστοιχα, η διαδικασία των παραγράφων έως και του παρόντος άρθρου Οι υπάλληλοι του Υπουργείου είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο των ηλεκτρονικών γραμματοκιβωτίων του λογαριασμού τους, για τυχόν εισερχόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα από λοιπούς φορείς του δημοσίου. Σε περίπτωση που υπάρχουν, οι παραλήπτες τους, τα προωθούν, αμελλητί, με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην ειδική διεύθυνση που αποτελεί τη γραμματοθυρίδα του Υπουργείου στο Διαδίκτυο, ώστε να ακολουθηθεί, στη συνέχεια, η διαδικασία των παραγράφων έως και του παρόντος άρθρου. 7

8 1.3. Εισερχόμενα που δεν είναι δυνατή ή δεν επιτρέπεται εκ του νόμου η ψηφιοποίησή τους, όπως π.χ. τόμοι βιβλίων, δεμένες προσφορές ή προσφορές για διαγωνισμούς, δικαιολογητικά πληρωμών, κ.λπ. ακολουθούν τη συμβατική διαδικασία χρέωσης, ενώ ψηφιοποιείται και διακινείται ηλεκτρονικά μόνο το διαβιβαστικό τους. Άρθρο 5 Έναρξη Ισχύος Ο Κανονισμός αυτός ισχύει για το Υπουργείο Τουρισμού από την έναρξη ισχύος των διατάξεων του π.δ. 112/2014. Ακριβές Αντίγραφο Η ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Μαρία Μανουσάκη Αναπλ. Προϊσταμένη Τμήματος Γραμματείας & Διεκπεραίωσης ΟΛΓΑ ΚΕΦΑΛΟΓΙΑΝΝΗ 8