ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ. Ηράκλειο 09/07/2014. Αρ. πρωτ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ. Έχοντας υπόψη τις διατάξεις:

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ Ηράκλειο 09/07/2014 Αρ. πρωτ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Έχοντας υπόψη τις διατάξεις: 1. του ισχύοντος Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Πανεπιστημίου Κρήτης όπως εγκρίθηκε με την με αρ. 172/ απόφαση της Ολομέλειας της Επιτροπής Ερευνών και με την απόφαση 263/ της Συγκλήτου του ΠΚ (καλούμενου ως ΟΧΔ) 2. της ΚΥΑ 679/ , των Υπουργών Οικονομίας και Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων «Τροποποίηση και αντικατάσταση της ΚΥΑ Β1/819/88 Β- 920/ » (ΦΕΚ Β-826/ ) ως ισχύει, η οποία απέκτησε ισχύ νόμου δυνάμει του άρθρου 36 του ν. 3794/09, ΦΕΚ Α 156/ και τροποποιήθηκε δυνάμει του άρθρου 36 του Ν. 3848/2010 (ΦΕΚ Α 71/ ) 3. της απόφασης της 430/ συνεδρίας της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης, με την οποία εγκρίθηκε η διεξαγωγή του διαγωνισμού και οι προδιαγραφές για την υλοποίηση του υποέργου 2 «ΠΣ Λειτουργικών Υπηρεσιών» κα 3416 στα πλαίσια του προγράμματος με τίτλο

2 «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων» προκηρύσσουμε πρόχειρο διαγωνισμό με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά για την υλοποίηση του υποέργου 2 «ΠΣ Λειτουργικών Υπηρεσιών» στα πλαίσια του έργου με τίτλο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης Ήρων-κα Το έργο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ) και από Εθνικούς Πόρους μέσω του Επιχειρησιακού Προγράμματος Ψηφιακή Σύγκλιση. Η προθεσμία κατάθεσης των προσφορών είναι την.. και ώρα 14:30. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στον διαγωνισμό πρέπει να υποβάλουν με οποιοδήποτε τρόπο, αλλά με δική τους αποκλειστικά ευθύνη για την εμπρόθεσμη κατάθεση, έγγραφη σφραγισμένη προσφορά, μέχρι την προθεσμία που αναφέρεται παραπάνω στα κάτωθι στοιχεία: Ειδικός Λογαριασμός Πανεπιστήμιο Κρήτης Βούτες, Κτίριο Διοίκησης, Ηράκλειο Κρήτης Υπόψη κ. Μαρία Καλυβά με την ένδειξη για διαγωνισμό με αριθμό διακήρυξης.. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται.

3 Πληροφορίες: 1. Για διαδικαστικά θέματα σχετικά με το διαγωνισμό :κ. Μαρία Καλυβά, Τηλ. (+30) & , φαξ: (+30) , από την Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ηράκλειο 2. Για τις προδιαγραφές της διακήρυξης: κος Γιάννης Φραγκιαδάκης, τηλ ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 1. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ Αντικείμενο του διαγωνισμού είναι η αναβάθμιση των πληροφοριακών συστημάτων ΕΛΚΕ, προσωπικού και μισθοδοσίας στα πλαίσια του Υποέργου 2 - ΠΣ Λειτουργικών Υπηρεσιών της Πράξης Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης Ήρων. Συγκεκριμένα το έργο στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού και Μισθοδοσίας 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων και Διαχείριση Έργων του Ειδικού Λογαριασμού Η αναλυτική τεχνική περιγραφή του έργου περιλαμβάνεται στο Παράρτημα Α της προκήρυξης 2. ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΗΣ

4 Ο προϋπολογισμός της δαπάνης ανέρχεται στο ποσό των εξήντα δύο χιλιάδων διακοσίων πενήντα ευρώ ( ) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ πενήντα χιλιάδων εξακοσίων εννέα ευρώ και εβδομήντα πέντε λεπτών (50.609,75 ) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. 3. ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Ο διαγωνισμός θα γίνει τη και ώρα. π.μ. στα γραφεία του Ειδικού Λογαριασμού στις Βούτες, στο Κτίριο Διοίκησης του Πανεπιστημίου Κρήτης. 4. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ - ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Ι. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Στο διαγωνισμό μπορούν να λάβουν μέρος κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, ημεδαπό ή αλλοδαπό, ή ενώσεις και κοινοπραξίες αυτών τα οποία μπορούν να εκτελέσουν το ζητούμενο έργο με τις προδιαγραφές και τους ειδικούς όρους της παρούσας διακήρυξης. Αποκλείεται από τη συμμετοχή στο διαγωνισμό κάθε προσφέρων που έχει εκδοθεί σε βάρος του αμετάκλητη καταδικαστική απόφαση που αφορά σε ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω αδικήματα: Α) συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 της κοινής δράσης της 98/773/ΔΕΥ του Συμβουλίου. Β) δωροδοκία, όπως αυτή ορίζεται αντίστοιχα στο άρθρο 3 της πράξης του Συμβουλίου της 26ης Μαΐου 1997 και στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της κοινής δράσης της 98/742/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου Γ) απάτη, κατά την έννοια του άρθρου 1 της σύμβασης σχετικά με την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων Δ) νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, όπως ορίζεται στο άρθρο 1 της οδηγίας 91/308/ΕΟΚ του Συμβουλίου, της 10ης Ιουνίου 1991, για την πρόληψη χρησιμοποίησης του χρηματοπιστωτικού συστήματος για την

5 νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Ε) κάποιο από τα αδικήματα του Αγορανομικού Κώδικα, σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής τους δραστηριότητας ΣΤ) κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, της απάτης, της εκβίασης, της πλαστογραφίας, της ψευδορκίας, της δωροδοκίας και της δόλιας χρεοκοπίας. Δεν θα γίνουν δεκτοί στο διαγωνισμό οι προσφέροντες για τους οποίους συντρέχει κάποια από τις ακόλουθες περιπτώσεις: Α) Τελούν υπό πτώχευση, εκκαθάριση ή παύση εργασιών, αναγκαστική διαχείριση ή πτωχευτικό συμβιβασμό, αναστολή εργασιών ή τελούν σε ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται από τις διατάξεις της χώρας εγκατάστασής τους. Β) Έχει κινηθεί σε βάρος τους διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση, εκκαθάρισης, αναγκαστικής διαχείρισης, πτωχευτικού συμβιβασμού ή οποιαδήποτε άλλη παρόμοια διαδικασία προβλεπόμενη από τις διατάξεις της χώρας εγκατάστασής τους. Γ) Έχουν καταδικασθεί βάσει δικαστικής απόφασης που έχει ισχύ δεδικασμένου, σύμφωνα με τις διατάξεις της χώρας όπου εκδόθηκε η απόφαση, και η οποία διαπιστώνει αδίκημα σχετικό με την επαγγελματική διαγωγή τους. Δ) Έχουν διαπράξει σοβαρό επαγγελματικό παράπτωμα συναφές με το αντικείμενο του διαγωνισμού ή σε σχέση με την επαγγελματική τους ιδιότητα που αποδεδειγμένως διαπιστώθηκε με οποιοδήποτε μέσο διαθέτει η αναθέτουσα αρχή. Ε) Δεν έχουν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις τους, όσον αφορά στην καταβολή των εισφορών κοινωνικής ασφάλισης, σύμφωνα με τις διατάξεις τόσο της χώρας εγκατάστασής τους όσο και του Ελληνικού δικαίου. ΣΤ) Δεν έχουν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις τους όσον αφορά στην πληρωμή των φόρων και τελών, σύμφωνα με τις διατάξεις τόσο της χώρας εγκατάστασής τους όσο και του Ελληνικού δικαίου. Ζ) Είναι ένοχοι σοβαρών ψευδών δηλώσεων κατά την παροχή των πληροφοριών που απαιτούνται κατ εφαρμογή του άρθρου 43 του ΠΔ 60/2007 ή όταν δεν έχουν παράσχει τις πληροφορίες αυτές.

6 Σε κάθε περίπτωση δεν θα πρέπει να έχει επιβληθεί στον υποψήφιο ανάδοχο η ποινή του αποκλεισμού από διαγωνισμούς και δεν πρέπει να έχουν τεθεί νομικοί περιορισμοί στη λειτουργία της επιχείρησης ΙΙ. ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές συντάσσονται στην Ελληνική γλώσσα, με εξαίρεση τους τεχνικούς όρους που μπορούν να αναφέρονται και στην Αγγλική, και πρέπει να είναι καθαρογραμμένες και μονογραμμένες, να μη φέρουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες ή διορθώσεις. Εάν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, πρέπει να είναι καθαρογραμμένη και μονογραμμένη από τον προσφέροντα. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό θα πρέπει να καταθέσουν έγγραφη προσφορά που θα αφορά στο συνολικό προκηρυσσόμενο έργο Στο διαγωνισμό δεν γίνονται δεκτές εναλλακτικές προσφορές. Οι προσφορές μπορούν να υποβληθούν με οποιοδήποτε τρόπο στην προαναφερθείσα διεύθυνση μέχρι την ημερομηνία και την ώρα που ορίζει η διακήρυξη και παραλαμβάνονται με απόδειξη (αρ. πρωτοκόλλου). Οι προσφορές υποβάλλονται μέσα σε σφραγισμένο φάκελο, στον οποίο αναγράφονται ευκρινώς: η λέξη ΠΡΟΣΦΟΡΑ ο αριθμός διακήρυξης και η ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού τα στοιχεία του αποστολέα Ο κύριος φάκελος της προσφοράς επιβάλλεται να περιλαμβάνει τρεις διακριτούς, σφραγισμένους φακέλους, ήτοι: σφραγισμένο φάκελο των δικαιολογητικών συμμετοχής, το περιεχόμενο του οποίου περιγράφεται αναλυτικά στο Άρθρο 5 της παρούσης

7 σφραγισμένο φάκελο της τεχνικής προσφοράς ο οποίος περιέχει την τεχνική προσφορά των συμμετεχόντων και συμπληρωμένους τους πίνακες συμμόρφωσης του Παραρτήματος Β. σφραγισμένο φάκελο της οικονομικής προσφοράς ο οποίος περιέχει την οικονομική προσφορά των συμμετεχόντων μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Το ποσοστό του ΦΠΑ θα πρέπει να αναφέρεται ξεχωριστά. Οι επιμέρους ως άνω φάκελοι φέρουν, πέραν από τις ενδείξεις του κυρίως φακέλου κατά τα οριζόμενα στο παρόν άρθρο, την ένδειξη «Δικαιολογητικά Συμμετοχής», «Τεχνική Προσφορά» και «Οικονομική Προσφορά», αντίστοιχα. Οι τιμές που προτείνονται από τον προσφέροντα είναι δεσμευτικές για τον ανάδοχο. Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τον προσφέροντα για 120 ημέρες τουλάχιστον από την επομένη της διενέργειας του διαγωνισμού. Η ισχύς της προσφοράς μπορεί να παραταθεί εφόσον ζητηθεί από την υπηρεσία. Αύξηση τιμών των υπηρεσιών από τυχόν λάθη και παραλείψεις από την πλευρά του ανάδοχου δεν γίνονται αποδεκτές. Μετά την κατάθεση της προσφοράς δεν γίνεται δεκτή, αλλά απορρίπτεται ως απαράδεκτη, κάθε διευκρίνιση ή τροποποίηση της προσφοράς ή απόκρουση όρου της πρόσκλησης. Διευκρινίσεις δίνονται από τους προσφέροντες μόνο όταν ζητούνται από το αρμόδιο όργανο. 5. ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Οι συμμετέχοντες στον διαγωνισμό υποχρεούνται να υποβάλλουν, με ποινή αποκλεισμού, μέσα στο κυρίως φάκελο της προσφοράς, ξεχωριστά από τους φακέλους τεχνικής και οικονομικής προσφοράς, τα εξής: Α. Υπεύθυνη δήλωση 1 της παρ. 4 του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 (Α 75), όπως εκάστοτε ισχύει, στην οποία : 1

8 Να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού στον οποίο συμμετέχουν. Να δηλώνεται ότι, μέχρι και την ημέρα υποβολής της προσφοράς τους: 1. είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, Επιμελητήριο ή επαγγελματική ένωση, και κατέχουν όλες τις νόμιμες άδειες ίδρυσης και λειτουργίας, τις οποίες μπορούν να θέσουν στη διάθεση της αναθέτουσας αρχής μόλις της ζητηθεί, 2. δεν έχουν καταδικασθεί για συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, δωροδοκία, απάτη ή νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. 3. δε βρίσκονται σε πτώχευση, εκκαθάριση, παύση δραστηριοτήτων, αναγκαστική διαχείριση ή αναγκαστικό συμβιβασμό και δεν έχει κινηθεί εναντίον τους διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση, εκκαθάριση αναγκαστική διαχείριση ή πτωχευτικός συμβιβασμός 4. δεν έχουν καταδικασθεί για αδίκημα που αφορά στην επαγγελματική τους διαγωγή, βάσει απόφασης με ισχύ δεδικασμένου δεν έχουν διαπράξει επαγγελματικό παράπτωμα, 5. είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμεροι, και η υποβαλλόμενη προσφορά 1. συντάχθηκε σύμφωνα με τους όρους της παρούσας Προκήρυξης, των οποίων ο προσφέρων έλαβε γνώση και ανεπιφύλακτα αποδέχεται. 2. τα στοιχεία που αναφέρονται σε αυτήν είναι αληθή και ακριβή 6. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Υποδείγµατα σχετικών δηλώσεων συµπεριλαµβάνονται στο Παράρτηµα Γ

9 Ι. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η αποσφράγιση των προσφορών θα γίνει δημόσια την ημέρα, ώρα και στον τόπο που ορίζεται ανωτέρω στην παρούσα από την αρμόδια επιτροπή Διαγωνισμού του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης, παρουσία των συμμετεχόντων αυτοπροσώπως, ή των εκπροσώπων τους, οι οποίοι πρέπει να προσκομίσουν εξουσιοδότηση που τους δίνει το δικαίωμα να παρευρίσκονται στην αποσφράγιση των προσφορών. ΙΙ. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την Επιτροπή Διαγωνισμού, σε κλειστή συνεδρίαση της, με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Για την επιλογή της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς αξιολογούνται μόνο οι προσφορές που : εμπεριέχουν ορθά τα δικαιολογητικά συμμετοχής (υπεύθυνη δήλωση) όπως αυτά ορίζονται στο άρθρο 5 της παρούσης και είναι αποδεκτές σύμφωνα με τους καθοριζόμενους όρους στις τεχνικές προδιαγραφές της διακήρυξης Η αξιολόγηση γίνεται με βάση τα βαθμολογούμενα στοιχεία αξιολόγησης, όπως αυτά αναφέρονται στους παρακάτω πίνακες. Προδιαγραφές Τεχνικής Λύσης 70% Προτεινόμενη Αρχιτεκτονική Τεχνικά και 10% Τεχνολογικά Χαρακτηριστικά Λύσης Κάλυψη Λειτουργικών Προδιαγραφών Υπηρεσιών 25% Τεχνική Λύση για τη Διαχείριση Χρηστών 5% Τεχνική Λύση και Χαρακτηριστικά 20%

10 Διαλειτουργικότητας Κάλυψη Προδιαγραφών Ασφάλειας, Πολυκαναλικής Διάθεσης, Ανοιχτών Προτύπων, Ευχρηστίας και 10% Προσβασιμότητας Προδιαγραφές Υπηρεσιών 20% Καταλληλότητα Μεθοδολογίας Υλοποίησης και Προσαρμογή στις Τεχνολογικές Απαιτήσεις και 5% Προδιαγραφές Υπηρεσίες Εκπαίδευσης 5% Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας 5% Υπηρεσίες Υποστήριξης 5% Μεθοδολογία Οργάνωσης και Υλοποίησης Έργου 10% Οργάνωση Υλοποίησης Έργου (Φάσεις, Παραδοτέα, 10% Ορόσημα, Χρονοδιάγραμμα) ΣΥΝΟΛΟ: 100% Η βαθμολογία των επί μέρους στοιχείων των προσφορών είναι 100 βαθμοί για τις περιπτώσεις που καλύπτονται ακριβώς όλοι οι απαράβατοι όροι. Η βαθμολογία αυτή αυξάνεται έως 110 βαθμούς όταν υπερκαλύπτονται οι τεχνικές προδιαγραφές. Η σταθμισμένη βαθμολογία του κάθε στοιχείου των ομάδων είναι το γινόμενο του επί μέρους συντελεστή βαρύτητας του στοιχείου επί τη βαθμολογία του και η συνολική βαθμολογία της κάθε προσφοράς είναι το άθροισμα των σταθμισμένων βαθμολογιών όλων των στοιχείων και των δύο ομάδων. Για τη διαμόρφωση της συγκριτικής τιμής, λαμβάνεται υπόψη η τιμή της προσφοράς. Πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά είναι εκείνη που παρουσιάζει τον μικρότερο λόγο της τιμής προσφοράς (συγκριτικής) προς την βαθμολογία της. Η Επιτροπή Διαγωνισμού μπορεί να ζητεί διευκρινίσεις επί των όρων της

11 προσφοράς κάθε ενδιαφερομένου κατά τη διάρκεια της αξιολόγησής των προσφορών μέχρι την αποπεράτωση της αξιολόγησης τους και αυτό θα σημειώνεται στο σχετικό πρακτικό αξιολόγησης. Προσφορά που είναι αόριστη και ανεπίδεκτη εκτίμησης ή είναι υπό αίρεση, απορρίπτεται ως απαράδεκτη, μετά από προηγούμενη γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου αξιολόγησης των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού. Προσφορές που παρουσιάζουν, κατά την κρίση του αρμοδίου οργάνου αξιολόγησης αποτελεσμάτων, ουσιώδεις αποκλίσεις από τους όρους και τις τεχνικές προδιαγραφές της διακήρυξης απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Αντίθετα δεν απορρίπτονται προσφορές εάν οι παρουσιαζόμενες αποκλίσεις κρίνονται ως επουσιώδεις. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την αρμόδια επιτροπή του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης. 7. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ - ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η Επιτροπή Διαγωνισμού υποβάλλει στο αρμόδιο για την έγκριση του αποτελέσματος του διαγωνισμού όργανο, που είναι η Επιτροπή Ερευνών ολόκληρο το φάκελο του διαγωνισμού με γνωμοδότησή της. Η Επιτροπή Ερευνών διατηρεί το δικαίωμα να αποφασίσει εναλλακτικά: Α. Την κατακύρωση του διαγωνισμού σε ένα ανάδοχο και την υπογραφή σχετικής σύμβασης Β. Την επανάληψη του διαγωνισμού με τροποποίηση ή μη των όρων της διακήρυξης. Γ. Τη ματαίωση του διαγωνισμού και την προσφυγή στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης Δ. την οριστική ματαίωση του διαγωνισμού

12 Η κατακύρωση ανακοινώνεται εγγράφως στον ανακηρυχθέντα προμηθευτή, ο οποίος είναι υποχρεωμένος να προσέλθει σε 15 ημέρες για την υπογραφή της σχετικής σύμβασης. Με την ανακοίνωση, η σύμβαση θεωρείται συναφθείσα & το έγγραφο της σύμβασης που ακολουθεί έχει αποδεικτικό μόνο χαρακτήρα. Ο ανάδοχος που δεν θα προσέλθει μέσα στην προθεσμία που του ορίσθηκε με την ανακοίνωση της κατακύρωσης σ αυτόν της ανάθεσης της προμήθειας να υπογράψει τη σχετική σύμβαση, κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος. Ο διαγωνισμός μπορεί να κατακυρωθεί στον επόμενο. Ο ανάδοχος αναφορικά με τη σύμβαση υπάγεται στην αρμοδιότητα των ελληνικών δικαστηρίων. 8. ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Στην προσφορά τους οι συμμετέχοντες (εντός του φακέλου της οικονομικής προσφοράς) θα πρέπει να επιλέγουν έναν από τους κάτωθι τρόπους πληρωμής: Α. Πληρωμή του συνόλου του συμβατικού τιμήματος μετά την ολοκλήρωση του έργου Β. Τμηματική πληρωμή του αναδόχου με βάση τα ορόσημα τα οποία περιγράφονται στο παράρτημα Α, ενότητα 7.2. Στην περίπτωση αυτή, η πληρωμή θα γίνει ως εξής: Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συμβατικού τιμήματος με την ολοκλήρωση του 2 ου ορόσημου. Ποσοστό εξήντα τοις εκατό (60%) του συμβατικού τιμήματος με την ολοκλήρωση του 3 ου ορόσημου. Το υπόλοιπο τριάντα τοις εκατό (30%) του συμβατικού τιμήματος με την ολοκλήρωση του 4 ου ορόσημου, που σηματοδοτεί και την ολοκλήρωση του συνολικού έργου. Προϋπόθεση πληρωμής είναι η έγκαιρη και επαρκής χρηματοδότησή του έργου.

13 Ο ανάδοχος θα εκδίδει τα νόμιμα παραστατικά, στα κάτωθι στοιχεία: Επωνυμία: Ειδικός Λογαριασμός Πανεπιστημίου Κρήτης ΑΦΜ: , ΔΟΥ: Ρεθύμνου. Διεύθυνση: Βούτες, Κτίριο Διοίκησης, Ηράκλειο Κρήτης Παρατηρήσεις: Αφορά διαγωνισμό με αρ. Διακήρυξης.. Η εξόφληση θα γίνεται από την γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης μέσω των τραπεζών Πειραιώς και Ε.Τ.Ε. (τα τυχόν τραπεζικά έξοδα βαρύνουν τον ανάδοχο), κατά κανόνα εντός 90 ημερών από την παραλαβή του σχετικού τιμολογίου από τον ανάδοχο (με προϋπόθεση την έγκαιρη και επαρκή χρηματοδότηση του έργου από το Φορέα Χρηματοδότησης). 9. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΣΤΑΣΕΩΝ Κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού, της συμμετοχής προμηθευτή σ' αυτόν και της νομιμότητας της διενέργειάς του έως και την κατακυρωτική απόφαση επιτρέπεται ένσταση. Η ένσταση υποβάλλεται εγγράφως στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού (διεύθυνση άρθρο 1) ως εξής: α) Κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού μέσα στο μισό του χρονικού διαστήματος από τη δημοσίευσή της διακήρυξης μέχρι την ημερομηνία λήξεως της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Για τον καθορισμό της προθεσμίας αυτής συνυπολογίζονται και οι ημερομηνίες της δημοσίευσης και της υποβολής των προσφορών. Μετά την παρέλευση του χρόνου αυτού ένσταση με αυτήν την αιτία απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Η ένσταση εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης, συνοδευόμενη από γνωμοδότηση της Επιτροπής Ενστάσεων, η οποία συγκροτείται σύμφωνα με τα οριζόμενα στον ΟΧΔ, και η σχετική απόφαση εκδίδεται το αργότερο τρεις (3) εργάσιμες ημέρες πριν από την διενέργεια του διαγωνισμού. β) Κατά της συμμετοχής προμηθευτή σ' αυτόν ή της νομιμότητας της διενέργειας ως προς την διαδικασία παραλαβής και αποσφράγισης των προσφορών, κατά τη

14 διάρκεια διεξαγωγής του ιδίου του διαγωνισμού και μέχρι την επόμενη εργάσιμη ημέρα από αυτήν κατά την οποία ο ενιστάμενος έλαβε γνώση του σχετικού φακέλου. Η ένσταση αυτή δεν επιφέρει αναβολή ή διακοπή του διαγωνισμού αλλά εξετάζεται, σύμφωνα με τα ανωτέρω, κατά την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού από την Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης και εκδίδεται η σχετική απόφαση μετά από γνωμοδότησή της επιτροπής ενστάσεων του διαγωνισμού. Η ένσταση κατά της συμμετοχής προμηθευτή σε διαγωνισμό κοινοποιείται επιμέλεια του ενισταμένου υποχρεωτικά σ' αυτόν κατά του οποίου στρέφεται εντός 2 ημερών από την υποβολή της. γ) Κατά της νομιμότητας της διενέργειας του διαγωνισμού έως και την κατακυρωτική απόφαση, μέσα σε χρονικό διάστημα τριών (3) εργασίμων ημερών από την κοινοποίηση της κατακυρωτικής απόφασης, με οποιοδήποτε τρόπο, στους συμμετέχοντες. Η ένσταση αυτή κοινοποιείται επιμέλεια του ενισταμένου υποχρεωτικά σ' αυτόν κατά του οποίου στρέφεται εντός 2 ημερών από της υποβολής της και εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης και εκδίδεται η σχετική απόφαση μετά από γνωμοδότηση της επιτροπής ενστάσεως του διαγωνισμού το αργότερο σε δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από την λήξη της προθεσμίας υποβολής ενστάσεων. Ενστάσεις που υποβάλλονται για οποιουσδήποτε άλλους λόγους, εκτός τους προαναφερόμενους δεν γίνονται δεκτές. Το αποτέλεσμα επί της σχετικής ενστάσεως κοινοποιείται στους ενισταμένους χωρίς υπαίτια καθυστέρηση της Γραμματείας της Επιτροπής Ερευνών. Οι ενιστάμενοι λαμβάνουν πλήρη γνώση της απόφασης μετά την κοινοποίηση του σώματός της σε αυτούς από την Επιτροπή Ερευνών με φροντίδα τους. 10. ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΕΠΙΒΑΡΥΝΣΕΙΣ Η καθαρή αξία των παραστατικών υπόκειται σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος

15 βάσει του Ν. 2238/94 (ΦΕΚ 151/Α/94) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Επί της αξίας της σύμβασης που θα υπογραφεί, και της τυχόν συμπληρωματικής της, εκτός Φ.Π.Α., θα πραγματοποιείται κράτηση ύψους 0,10% δυνάμει του άρθρου 4 του ν. 4013/11, όπως ισχύει. Οι δασμοί, φόροι και λοιπές δημοσιονομικές επιβαρύνσεις βαρύνουν τον Ανάδοχο. 11. Εγγυήσεις Οι υποψήφιοι ανάδοχοι υποχρεούνται να καταθέσουν: «Εγγύηση Καλής Εκτέλεσης της Σύμβασης» (πριν ή κατά την υπογραφή της σύμβασης) «Εγγύηση Καλής Λειτουργίας (πριν από την έναρξη του χρόνου καλής λειτουργίας) Οι εγγυήσεις εκδίδονται από πιστωτικά ιδρύματα ή άλλα νομικά πρόσωπα που λειτουργούν νόμιμα στα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης και έχουν σύμφωνα με τα ισχύοντα το δικαίωμα αυτό. Τα αντίστοιχα έγγραφα των εγγυήσεων, αν δεν είναι διατυπωμένα στην Ελληνική, θα πρέπει να συνοδεύονται από επίσημη μετάφραση. Με την εγγυητική επιστολή που αποτελεί αυτοτελή σύμβαση το πιστωτικό ίδρυμα αναλαμβάνει την υποχρέωση να καταβάλλει ορισμένο ποσό μετά από απλή έγγραφη ειδοποίηση του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης, χωρίς να μπορεί να ερευνά, ούτε αν πράγματι υπάρχει ούτε αν είναι νόμιμη η απαίτηση (κύρια οφειλή). Όλες οι εγγυήσεις πρέπει να περιλαμβάνουν καταρχήν: i) Την ημερομηνία έκδοσης. i) Τον εκδότη.

16 ii) Την υπηρεσία προς την οποία απευθύνεται. iii) Τον αριθμό της εγγύησης. iv) Το ποσόν που καλύπτει η εγγύηση. v) Την πλήρη επωνυμία και τη διεύθυνση του προμηθευτή υπέρ του οποίου εκδίδεται η εγγύηση. vi) την ημερομηνία λήξης της ισχύος της εγγύησης vii) Τους όρους ότι: 1. Η εγγύηση παρέχεται ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα, ο δε εκδότης παραιτείται της ένστασης της διζήσεως 2. Το ποσόν της εγγύησης τηρείται στην διάθεση της Υπηρεσίας που διενεργεί τον διαγωνισμό και θα καταβληθεί ολικά ή μερικά μέσα σε τρεις (3) ημέρες μετά από απλή έγγραφη ειδοποίηση. 3. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσόν της κατάπτωσης υπόκειται σε πάγιο τέλος χαρτοσήμου. 4. Ο εκδότης της εγγύησης υποχρεούται να προβεί στην παράταση της ισχύος της εγγύησης ύστερα από έγγραφο της αρμόδιας υπηρεσίας, που θα υποβληθεί πριν από την ημερομηνία λήξης της εγγύησης. Εγγύηση καλής εκτέλεσης της σύμβασης Ο προμηθευτής στον οποίο έγινε η κατακύρωση ή η ανάθεση, υποχρεούται να καταθέσει εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύμβασης, το ύψος της οποίας αντιστοιχεί σε ποσοστό 10% της συνολικής συμβατικής αξίας, χωρίς τον ΦΠΑ. Η εγγύηση κατατίθεται προ ή κατά την υπογραφή της σύμβασης. Η εγγύηση καλής εκτέλεσης περιλαμβάνει εκτός των παραπάνω προϋποθέσεων, τον αριθμό της σχετικής σύμβασης και το αντικείμενό της. Ο χρόνος ισχύος τα εγγύησης πρέπει να

17 είναι μεγαλύτερος από το συμβατικό χρόνο κατά δύο(2) μήνες. Εγγύηση καλής λειτουργίας Για την καλή λειτουργία του Έργου, πριν από την έναρξη του χρόνου καλής λειτουργίας, ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταθέσει Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας, η αξία της οποίας θα ανέρχεται σε ποσοστό 2,5% του συμβατικού τιμήματος μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και ο χρόνος ισχύος της θα πρέπει να ισούται με το χρόνο εγγύησης καλής λειτουργίας. 12. ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 1. Το κείμενο της διακήρυξης είναι ισχυρότερο από κάθε άλλο κείμενο σχετικό με τον διαγωνισμό εκτός από προφανή σφάλματα και παραδρομές. 2.Περίληψη της παρούσας διακήρυξη θα αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του Ειδικού Λογαριασμού του Π.Κ. και στην ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου Κρήτης Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης Γεώργιος Τζιρίτας

18 Παράρτημα Α. Τεχνική Περιγραφή Έργου 1. Εισαγωγή Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση των δυνατοτήτων των Πληροφοριακών Συστημάτων που διαθέτει το Πανεπιστήμιο Κρήτης, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές, τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές: Διαχείριση Προσωπικού και Μισθοδοσίας Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων και Διαχείριση Έργων του Ειδικού Λογαριασμού 2. Συνοπτική παρουσίαση του Πανεπιστημίου Κρήτης Το Πανεπιστήμιο Κρήτης ιδρύθηκε το Έδρα του πανεπιστημίου ορίστηκε το Ρέθυμνο, όπου αποφασίστηκε να παραμείνουν οι θεωρητικές σχολές και να εγκατασταθούν στο Ηράκλειο οι θετικές. Οι πρώτοι φοιτητές εισήχθησαν το Τη χρονιά εκείνη λειτούργησε το Τμήμα Μαθηματικών στο Ηράκλειο, με ογδόντα πρωτοετείς φοιτητές και η, ενιαία ακόμη τότε, Φιλοσοφική Σχολή στο Ρέθυμνο με εκατόν σαράντα περίπου φοιτητές. Σήμερα το Πανεπιστήμιο Κρήτης διαθέτει πέντε σχολές (Φιλοσοφική, Κοινωνικών Επιστημών, Επιστημών Αγωγής, Θετικών και Τεχνολογικών Επιστημών, και Επιστημών Υγείας), με δεκαέξι τμήματα που καλύπτουν έναν ευρύτατο επιστημονικό χώρο. Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης φοιτούν περίπου φοιτητές (προπτυχιακοί, μεταπτυχιακοί και υποψήφιοι διδάκτορες). Αντίστοιχα το διδακτικό και ερευνητικό προσωπικό όλων των βαθμίδων αποτελείται από περίπου 550 μέλη Διδακτικού και Ερευνητικού Προσωπικού, ενώ οι διδακτικές, ερευνητικές και διοικητικές δραστηριότητες υποστηρίζονται από περίπου 400 διοικητικούς υπαλλήλους. Το Πανεπιστήμιο Κρήτης διαθέτει μία πλούσια και εξαιρετικά οργανωμένη

19 Βιβλιοθήκη, Μουσείο Φυσικής Ιστορίας, Αστεροσκοπείο, πολλά Ερευνητικά Εργαστήρια ενσωματωμένα στα τμήματα, ενώ διατηρεί στενές σχέσεις με το Ινστιτούτο Τεχνολογίας και Έρευνας και το Ελληνικό Κέντρο Θαλάσσιων Ερευνών, καθώς και δεσμούς με πολλά πανεπιστήμια και ερευνητικά ιδρύματα άλλων χωρών. Οι αξιολογήσεις του εκπαιδευτικού και του ερευνητικού έργου του Πανεπιστημίου Κρήτης από ανεξάρτητες αρχές και η σταδιοδρομία των αποφοίτων του αποδεικνύουν την ποιότητα της ακαδημαϊκής του λειτουργίας. Το Πανεπιστήμιο Κρήτης, ένα πανεπιστήμιο της ελληνικής περιφέρειας, έχει σημαντική θέση στο στερέωμα της ευρωπαϊκής έρευνας και της διεθνούς επιστημονικής κοινότητας έχοντας πάντοτε στέρεους δεσμούς με τον τόπο που το φιλοξενεί και την ελληνική κοινωνία. Οι προσφερόμενες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Κρήτης είναι πολλαπλές, και αποβλέπουν στην εξυπηρέτηση τόσο της Πανεπιστημιακής κοινότητας στις ποικίλες υποθέσεις της, όσο και των πολιτών που απευθύνονται στο Πανεπιστήμιο. Οι υπηρεσίες του Πανεπιστημίου, σε πολλά σημεία, μαρτυρούν το σύνθετο πλέγμα δραστηριοτήτων των Ανώτερων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων της χώρας μας. 3. Οργάνωση και λειτουργία του Πανεπιστημίου Κρήτης Το Πανεπιστήμιο Κρήτης είναι νομικό πρόσωπο δημοσίου δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση. Τελεί υπό την εποπτεία του κράτους δια του Υπουργού Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, ενισχύεται οικονομικά απ' αυτό και λειτουργεί βάσει των σχετικών νόμων. Ο οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου περιγράφεται στο ΦΕΚ 240/ , ενώ η λειτουργία του Ιδρύματος βασίζεται στην απόφαση της 143ης/ συνεδρίασης της Συγκλήτου. Και τα δύο παραπάνω κείμενα βρίσκονται διαθέσιμα στον ιστότοπο του Πανεπιστημίου ( 4. Υφιστάμενη κατάσταση Τα σχετιζόμενα με το έργο υφιστάμενα συστήματα και υποδομές πληροφορικής, έχουν ως εξής: ΤΜΗΜΑ Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος)

20 ΤΜΗΜΑ Διεύθυνση Διοικητικών Υποθέσεων Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος) Υποσύστημα Διοικητικού (Προσωπικού) Το υφιστάμενο σύστημα είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής, έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον MSSQL, και δεν προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, κτλ). Προμηθευτής : Cardisoft Α.Ε. Διεύθυνση Οικονομικών Υποθέσεων - Τμήμα Μισθοδοσίας ΕΛ Το υφιστάμενο σύστημα είναι εφαρμογή της εταιρείας OTS: Μισθοδοσία OTS Υποσύστημα ΕΛ Χρησιμοποιούνται οι εξής εφαρμογές: Α) Εφαρμογή Λογιστικής Β) Εφαρμογή Μισθοδοσίας Γ) Εφαρμογή Διαχείρισης Έργων Δ) Εφαρμογή Παρακολούθησης Έργων Ε) Εφαρμογή Δημοσίευσης Αναρτήσεων στη Διαύγεια Ζ) Εφαρμογή Πρωτοκόλλου, διαχείρισης εγγράφων και συνεδριάσεων. Οι εφαρμογές Α, Β και Γ λειτουργούν με αρχιτεκτονική Client- Server και η προμήθεια τους έγινε το 2008 από την εταιρεία OTS. Η εφαρμογή Δ είναι διαδυκτιακή (web), αναπτύχθηκε από την εταιρεία OTS και λειτουργεί από το 2008 ως πλατφόρμα παρακολούθησης των έργων από τους επιστημονικά υπεύθυνους.

21 ΤΜΗΜΑ Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος) Η εφαρμογή Ε είναι επίσης διαδικτυακή (web), έχει αναπτυχθεί από την εταιρεία OTS και λειτουργεί από το 2012 στον Ειδικό Λογαριασμό. Η εφαρμογή ηλ. πρωτοκόλλου, διαχείρισης εγγράφων και διαχείρισης συνεδριάσεων της Επιτροπής είναι εγκατεστημένη και λειτουργεί από το 2005 και η προμήθεια της έγινε από την εταιρεία Archimedia. Όλες οι εφαρμογές λειτουργούν σε περιβάλλον MS Windows και η βάση δεδομένων είναι MS SQL Server. Το Πανεπιστήμιο Κρήτης δεσμεύεται να δώσει κάθε απαραίτητη πληροφορία την οποία διαθέτει και είναι σε θέση να γνωρίζει σχετικά με τα υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα και την τεχνολογία ανάπτυξης, τις διεπαφές, τη λειτουργικότητα, την τεκμηρίωση και την τεχνολογία κατασκευής τους (βάση δεδομένων, interfaces κλπ), στον Ανάδοχο. 5. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου 5.1 Αντικείμενο του Έργου Το Έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση των λειτουργικοτήτων των Πληροφοριακών Συστημάτων που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών για την κάλυψη των καθημερινών αναγκών τόσο για την λειτουργία των υπηρεσιών του, όσο και για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων. Θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, όπως αυτές μεταξύ άλλων περιγράφονται στο νόμο 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις», πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα αφορούν την υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το έργο του σε σύνδεση με την εκπαιδευτική κοινότητα αλλά και την κοινωνία. Τα μέλη της εκπαιδευτικής

22 κοινότητας, εξωτερικοί συνεργάτες, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Συγκεκριμένα, το Έργο στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού και Μισθοδοσίας 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων και Διαχείριση Έργων του Ειδικού Λογαριασμού Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ό,τι αφορά τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 5.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης προς τους εργαζόμενους του και τους συναλλασσόμενους του Καλύτερη αξιοποίηση των μέχρι τώρα σχετικών επενδύσεων Σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Πανεπιστημίου Κρήτης στο νέο περιβάλλον Αξιοποίηση της μέχρι τώρα σημαντικής εμπειρίας του Πανεπιστημίου Κρήτης σε σχετικά θέματα και συμβολή στην απόκτηση πολύτιμης τεχνογνωσίας Μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων Βελτίωση της εξυπηρέτησης των ενδιαφερόμενων για διαγωνισμούς Βελτίωση της ενημέρωσης των συναλλασσόμενων. 5.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει το εκπαιδευτικό και διοικητικό προσωπικό του Ιδρύματος, τους φοιτητές (προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς), καθώς και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους (προμηθευτές, εργολήπτες, μελετητές, συμβούλους κλπ). Στόχος του έργου είναι οι υπηρεσίες οι οποίες θα αναπτυχθούν να χρησιμοποιηθούν από το σύνολο της ακαδημαϊκής κοινότητας.

23 5.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Το ίδρυμα διαθέτει και λειτουργεί πλήρως και παραγωγικά τα βασικά υποσυστήματα που αναφέρονται στις περιοχές: 1) Διαχείριση Προσωπικού και Μισθοδοσίας, 2) Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων και Διαχείριση Έργων του Ειδικού Λογαριασμού Ζητούμενο του διαγωνισμού, είναι: 1. Η διατήρηση όλων αυτών των λειτουργικοτήτων στο 100% και 2. Η προσθήκη όλων των πρόσθετων λειτουργικοτήτων όπως ακριβώς περιγράφονται στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση των ανωτέρω υποσυστημάτων με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, θα πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς τη διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συν-λειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον, εξασφαλίζοντας την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. Προς τούτο: 1. Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί και να διασφαλίσει ότι θα ολοκληρώσει πλήρως τις νέες ζητούμενες λειτουργικότητες με τις υφιστάμενες, όπως αυτές περιγράφονται στην ενότητα 4 «Υφιστάμενη Κατάσταση». 2. O υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί επί ποινή αποκλεισμού ότι εφόσον κληθεί από την αναθέτουσα αρχή (κατά τη φάση της τεχνικής αξιολόγησης) θα παρουσιάσει τις βασικές λειτουργικότητες όλων των υποσυστημάτων που περιλαμβάνονται στο έργο. Σε περίπτωση που δεν καλυφθούν από τον (τους) Ανάδοχο (-ους) οι απαιτήσεις της αναθέτουσας αρχής τότε δύναται να απορρίψει την τεχνική προσφορά του (των) Αναδόχου (- χων). 6. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου 6.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Περιγραφή Υπηρεσίας Απαιτούμενα στοιχεία Στοιχεία αποτελέσματος Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο

24 (δεδομένα εισόδου) (δεδομένα εξόδου) «ηλεκτρονικοπ οίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προσωπικού Αιτήσεις αδειών, Κωδικός Αίτηση Άδειας 3 παρακολούθηση πορείας Υπαλλήλου αίτησης (username και password) Αυτόματη ενημέρωση για Κωδικός Ενημέρωση για 4 έγκριση χορήγησης άδειας Υπαλλήλου έγκριση μέσω μέσω web, ή sms (username και web, ή password) SMS Αυτόματη ενημέρωση Κωδικός Ενημέρωση για 4 χορήγησης επιδόματος, Υπαλλήλου χορήγηση μέσω μισθολογικών κλιμακίων, (username και web, ή εξέλιξης μέσω web, ή password) SMS sms Προβολή του προσωπικού Κωδικός Πρόσβαση στον 3 φάκελου (παρακολούθηση Υπαλλήλου φάκελο στοιχείων εξέλιξης, αδειών, (username και υπηρεσιακών μεταβολών, password) επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων) Αιτήματα χορηγήσεων Κωδικός Έκδοση 4 βεβαιώσεων/ εντύπων Υπαλλήλου Πιστοποιητικών (έπειτα από ταυτοποίηση) (username και password) Υπηρεσίες για τον ΕΛ Πρωτοκόλληση εισερχομένων Κωδικός Ενημέρωση 3 και εξερχομένων εγγράφων Υπαλλήλου Μοναδικού με δυνατότητα (username και Αριθμού

25 ψηφιοποίησης, password) κατηγοριοποίησης (νοητοί φάκελοι) και σύνδεσης τους με τα έργα ή/και συναλλασσόμενους του Ειδ. Λογαριασμού Δυνατότητα αναζήτησης Κωδικός Ενημέρωση 3 βάση αριθμού πρωτοκόλλου, Υπαλλήλου υπόθεσης ημερομηνίας καταχώρησης, (username και κειμένου στο θέμα ή στις password) παρατηρήσεις, κωδικό έργου, αποστολέα και αποδέκτη Ανάθεση/χρέωση και Κωδικός Παραλαβή 3 αποστολή των Υπαλλήλου εγγράφων πρωτοκολλημένων εγγράφων (username και σε μεμονωμένα άτομα ή password) ομάδες ατόμων, εντός ή εκτός Ειδικού Λογαριασμού Δυνατότητα πρόσβασης Κωδικός Παραλαβή 3 μέσω διαδικτύου και Υπαλλήλου εγγράφων περιορισμού ενεργειών (username και (προβολή, καταχώρηση password) εγγράφων) βάση ρόλων των χρηστών ή/και των ομάδων Διαδικτυακό σύστημα Κωδικός Ενημέρωση 3 ανάρτησης αιτημάτων προς Υπαλλήλου Αιτημάτων έγκριση, αυτόματη (username και πρωτοκόλληση τους και password) συσχέτιση τους με τα διαχειριζόμενα έργα Δυνατότητα έγκρισης Κωδικός Ενημέρωση 3 (αποδοχής ή απόρριψης) από Υπαλλήλου έγκρισης τους διαχειριστές με σχόλια (username και και ενημέρωσης των password) εισηγητών Δυνατότητα Κωδικός Ενημέρωση 3

26 κατηγοριοποίησης θεμάτων, εξαγωγής της ημερήσιας διάταξης και αποστολής της στα μέλη της Επιτροπής μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος Ανάρτηση των αποφάσεων της Επιτροπής, δυνατότητα εξαγωγής του πρακτικού της συνεδρίασης και ενημέρωση των εισηγητών μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος Αυτόματη ανάρτηση των αποφάσεων της επιτροπής στην ιστοσελίδα της Διαύγειας Διαδικτυακή παρακολούθηση των διοικητικών και οικονομικών στοιχείων των έργων από τους υπευθύνους και τις γραμματείες τους Δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων σχετικών με τα έργα, αυτόματη πρωτοκόλληση τους και ενημέρωση των υπευθύνων για την Υπαλλήλου (username ημερίσιας και διάταξης με password) Κωδικός Ενημέρωση 2 Υπαλλήλου αποφάσεων με (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Ενημέρωση 2 αποφάσεων Παρακολούθησ 3 η διοικητικών και οικονομικών στοιχείων των έργων Αιτήματα 3 έργων, Αριθμός Πρωτοκόλλου και Παρακολούθησ η στοιχείων των πορεία/κατάσταση τους έργων (στάδιο υποβολής, στάδιο ελέγχου, έγκριση, απόρριψη, κ.λ.π.) Δημιουργία προσκλήσεων Κωδικός Ενημέρωση 3 εκδήλωσης ενδιαφέροντος, Υπαλλήλου Πρόσκλησης συσχέτιση τους με τα έργα (username και εκδήλωσης και ανάρτηση τους σε password) ενδιαφέροντος διαδικτυακή πλατφόρμα Δυνατότητα Κωδικός Ενημέρωση 3

27 ανάρτησης/υποβολής Υπαλλήλου αρχείων αρχείων προτάσεων από τους (username και προτάσεων και ενδιαφερόμενους και password) Αριθμός αυτόματη πρωτοκόλληση Πρωτοκόλλου τους Παραγωγή πρακτικού Κωδικός Ενημέρωση 3 αξιολόγησης από τον Υπαλλήλου πρακτικού υπεύθυνο του έργου και (username και αξιολόγησης ανάρτησης του στην password) ιστοσελίδα της Διαύγειας κατόπιν ελέγχου των διαχειριστών και έγκρισης από τη Επιτροπή Ερευνών 6.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Το πληροφοριακό σύστημα που αποτελεί αντικείμενο της παρούσας διακήρυξης θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Οι παρεχόμενες υπηρεσίες θα πρέπει να στοχεύουν μέσω των αρχιτεκτονικών επιλογών τους: Στην πρόσβαση των τηρουμένων πληροφοριών με τρόπο ενιαίο και ασφαλή, διασφαλίζοντας την εγκυρότητα των σχετικών δεδομένων σε περίπτωση πρόσβασης από πολλαπλά σημεία, Στην παροχή πρόσβασης στην τηρούμενη πληροφορία/υπηρεσίες, από εσωτερικά ή εξωτερικά κυβερνητικά συστήματα, μέσω ανοικτών, ευρέως διαδεδομένων προτύπων, για παράδειγμα μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών (Web services).

28 6.3 Γενικές αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν τα πληροφοριακά συστήματα που αποτελούν αντικείμενο του Έργου σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. Αρχιτεκτονική n - tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών o Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) και του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, για

29 τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στο χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων Ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα. Χρήση συλλογής εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, η οποία θα είναι συμβατή με την επιλεχθείσα βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο αυτό απαιτείται: Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας του χρήστη με το σύστημα (GUI) για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους. Ενσωμάτωση υποστήριξης βοήθειας και οδηγιών προς τους χρήστες. Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς. Δυνατότητα ανάλυσης και παρουσίασης των πληροφοριών είτε με προκαθορισμένη μορφή είτε με δυναμική μορφή (πίνακες, γραφικά, στατιστικά κ.λ.π.). Δυνατότητα ανταλλαγής επεξεργάσιμων στοιχείων από και προς εργαλεία υποστήριξης εργασιών γραφείου Ενιαίο περιβάλλον πρόσβασης για τις εξωστρεφείς πρόσθετες υπηρεσίες στο σύνολο των υποσυστημάτων και εφαρμογών μέσω web Interface. 6.4 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Οι πρόσθετες εξωστρεφείς υπηρεσίες, θα πρέπει να υλοποιηθούν ώστε να υποστηρίζουν: Αρχιτεκτονική τουλάχιστον τριών (3) επιπέδων (3-tier architecture): επίπεδο παρουσίασης (Presentation Layer), επίπεδο εφαρμογής ή επιχειρησιακής λογικής (Application Layer) και επίπεδο αποθήκευσης/πρόσβασης στα δεδομένα (Data Access Layer)

30 Ανάπτυξη Βασισμένη σε Αυτόνοµες οµικές Μονάδες (Component Based Development) Υπηρεσιοστραφή Αρχιτεκτονική (Service-Oriented Architecture - SOA) Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο της βάσης δεδομένων. Θα πρέπει να υποστηρίζονται οι ευρέως διαδεδομένες βάσεις δεδομένων (ενδεικτικά MS SQL, MySQL, Oracle, DB2, Informix κλπ). Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής ώστε: Να υπάρχει δυνατότητα για περαιτέρω ανάπτυξη. Να υπάρχει δυνατότητα για διασύνδεση με άλλα συστήματα. Να προσφέρει λειτουργικότητες συλλογής και επεξεργασίας πληροφοριών (και από τρίτα συστήματα) για διοικητική πληροφόρηση και στατιστική επεξεργασία. Το σύστημα θα πρέπει να παραδοθεί πλήρως παραμετροποιημένο στις ανάγκες του Πανεπιστημίου Κρήτης. Η παραμετροποίηση αφορά στην αναγνώριση και υλοποίηση των υποσυστημάτων που μπορούν με κατάλληλη τροποποίηση να ικανοποιήσουν το σύνολο των λειτουργικών απαιτήσεων του Ιδρύματος. Οι υπηρεσίες παραμετροποίησης: Αναγνωρίζουν τις λειτουργικές απαιτήσεις του Πανεπιστημίου, οι οποίες μπορούν να καλυφθούν από το σύστημα με παραμετροποίηση Προσδιορίζουν τον τρόπο παραμετροποίησης του Πληροφοριακού Συστήματος με την πλήρη υποστήριξη των απαιτήσεων που περιγράφονται στη διακήρυξη και θα προκύψουν κατά τη φάση της εκπόνησης της μελέτης εφαρμογής. Αναγνωρίζουν τις παραμέτρους του συστήματος Καθορίζουν τις τιμές των παραμέτρων Καταγράφουν τον τρόπο παραμετροποίησης, τις παραμέτρους ανά λειτουργία / διαδικασία και τις τιμές τους Παραμετροποιούν τα υποσυστήματα σύμφωνα με τις τιμές των παραμέτρων Εκτελούν ελέγχους καλής λειτουργίας των υποσυστημάτων με τις παραμέτρους αυτές Προσαρμόζουν τα αρχικά σενάρια χρήσης Ολοκληρώνουν το σύνολο του λογισμικού με παραμετροποίηση και ανάπτυξη όπου απαιτείται.

31 6.5 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων) Στη συνέχεια περιγράφονται οι βασικές απαιτήσεις για κάθε ένα από τα υποσυστήματα της νέας εφαρμογής. Σημειώνεται ότι τα ζητούμενα λειτουργικά χαρακτηριστικά των επιμέρους υποσυστημάτων διαμορφώθηκαν έχοντας σαν βασικό κριτήριο την ανάγκη διατήρησης και βελτίωσης του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων του Ιδρύματος. Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων» Το σύστημα Διαχείρισης Ερευνητικών Προγραμμάτων αφορά στο σύνολο των παρακάτω συστημάτων ειδικά παραμετροποιημένων για τον Ειδικό Λογαριασμό (ΕΛ) του Πανεπιστημίου Κρήτης. Η αναλυτική περιγραφή αυτών, αφορά τα ακόλουθα σημεία τα οποία αναλύονται στον αντίστοιχο πίνακα συμμόρφωσης (Β.2.1) 3.1 Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού 3.2 Διαδικτυακή Διαχείριση Παρακολούθησης Έργων (Επέκταση) 3.3 Διαχείριση Αιτημάτων 3.4 Διαχείριση Συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών 3.5 Διαχείριση Προσκλήσεων 3.6 Πρωτοκόλληση Αιτημάτων 3.7 Διαχείριση Εγγράφων Το υφιστάμενο σύστημα του ΕΛ που διαχειρίζεται τις Οικονομικές Υποθέσεις, τα Έργα και το Προσωπικό(ΕΛ)/Μισθοδοσία θα παραμείνει ανέπαφο. Ο Ανάδοχος του έργου θα αναλάβει την επέκταση του με τις προαναφερόμενες λειτουργικότητες. Η πλειοψηφία των επεκτάσεων θα είναι ανεξάρτητες από το υφιστάμενο σύστημα. Όπου απαιτηθεί διασύνδεση με το υφιστάμενο το Πανεπιστήμιο θα παραδώσει ό,τι απαιτηθεί για να μπορέσει να υλοποιήσει ο Ανάδοχος τις διασυνδέσεις. Εφόσον ακολουθήσει όσα προβλέπονται στην ενότητα 6.8 για τη Διαλειτουργικότητα δεν θα αντιμετωπίσει κανένα πρόβλημα στην υλοποίηση των επεκτάσεων. Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού και Μισθοδοσίας» ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ Τα υφιστάμενα στο Πανεπιστήμιο υποσυστήματα τα οποία απαρτίζουν τη λειτουργική ενότητα διαχείρισης προσωπικού και μισθοδοσίας είναι τα ακόλουθα: Υποσύστημα Διαχείρισης Προσωπικού: Το υποσύστημα αυτό αποτελεί το βασικό

32 υποσύστημα του ΠΣ και περιλαμβάνει: Μητρώο εργαζομένων με: Στοιχεία μισθοδοσίας, στοιχεία πρόσληψης, σπουδών, πρόσθετης εκπαίδευσης, οικογενειακής κατάστασης, στρατιωτικής κατάστασης, μεταβολών, αποσπάσεων - μετατάξεων, αξιολόγησης και λοιπά προσωπικά στοιχεία. Καταχώρηση αιτήσεων και εγκρίσεων αδειών παρακολούθηση υπολοίπων. Καταχώρηση πρόσθετης εκπαίδευσης και σεμιναρίων που συμμετέχει. Παρακολούθηση και υπενθυμίσεις για πλήρωση χρόνου αλλαγής κλιμακίων χρονοεπιδομάτων κλπ. Έκδοση βεβαιώσεων και αποφάσεων πάσης φύσεως. Έκδοση μητρώου και στατιστικών καταστάσεων, σύμφωνα με τα υποδείγματα της ΕΣΥ και των προϊστάμενων αρχών. Οργανόγραμμα στελέχωση. Υποσύστημα Μισθοδοσίας: Περιλαμβάνει τα ακόλουθα: Μητρώο εργαζομένων με: Βασικά στοιχεία ταυτότητας, στοιχεία πρόσληψης, στοιχεία αποδοχών επιδομάτων, φορολογικά στοιχεία, ασφαλιστικά ταμεία, τράπεζες κλπ. Παραμετρικά στοιχεία περιόδων, κλιμακίων, ταμείων, επιδομάτων, κλπ. Εκκαθάριση μισθοδοσιών και αποδοχών πάσης φύσεως: Μονίμων, εκτάκτων, ωρομισθίων, μελών ΔΕΠ (πρόσθετων αποδοχών π.χ. εκπαιδευτικών αδειών, με έλεγχο του εκάστοτε ανώτατου ορίου αποδοχών), Προέδρων, Αντιπροέδρων, βασικών αποδοχών, επιδομάτων, υπερωριών, αναδρομικών κλπ. Εκτυπώσεις πάσης φύσεως: Μητρώου, εκκαθαριστικών σημειωμάτων, μισθοδοτικών καταστάσεων, βεβαιώσεων αποδοχών κοκ. Παραγωγή ηλεκτρονικών αρχείων για τράπεζες, ασφαλιστικά ταμεία και λοιπούς φορείς όπως το ΓΛΚ. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ - ΕΠΕΚΤΑΣΗ Ο Ανάδοχος θα πρέπει να ολοκληρώσει το υφιστάμενο σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού και Μισθοδοσίας προσθέτοντας τις παρακατω λειτουργικότητες. Υποσύστημα Web: Το υποσύστημα για την αυτόματη εξυπηρέτηση των μελών της Ακαδημαϊκής Κοινότητας μέσω Web. Οι ψηφιακές υπηρεσίες θα προσφέρονται προς όλα τα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας. Στη συνέχεια παρατίθενται οι ελάχιστες ψηφιακές υπηρεσίες που θα πρέπει να

33 αναπτυχθούν: Ψηφιακές Υπηρεσίες Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους εργαζόμενους 2.1. Αιτήσεις αδειών, παρακολούθηση πορείας αίτησης Αυτόματη ενημέρωση για έγκριση χορήγησης άδειας μέσω web, Αυτόματη ενημέρωση χορήγησης επιδόματος, μισθολογικών κλιμακίων, εξέλιξης μέσω web, Προβολή του προσωπικού φάκελου (παρακολούθηση στοιχείων εξέλιξης, αδειών, υπηρεσιακών μεταβολών, επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων) 2.5. Αιτήματα χορηγήσεων βεβαιώσεων/ εντύπων (έπειτα από ταυτοποίηση) 2.6. Δυνατότητα παρακολούθησης ορίων στα πλαίσια της δήλωσης του νόμου 1256 Επίπεδο Υπηρεσίας Σημειώνεται ότι ο Ανάδοχος του Έργου δύναται να αντικαταστήσει την υφιστάμενη εφαρμογή Διαχείρισης Προσωπικού και Μισθοδοσίας με εξ'ολοκλήρου νέα εφαρμογή, εφόσον όμως το προσφερόμενο λογισμικό θα καλύπτει τις προαναφερόμενες βασικές λειτουργικότητες. 6.6 Διαχείριση χρηστών Η πρόσβαση των χρηστών θα γίνεται μέσω απλών προσωπικών υπολογιστών, εφοδιασμένων με κοινούς web browsers όπως Microsoft Internet Exlporer, Μozilla Firefox, και λειτουργικό Windows, MacOS, Linux, κτλ. Θα πρέπει κατ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι: 1. Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων. 2. Ασφαλής διαχείριση των κωδικών πρόσβασης. 3. Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης καθώς και η διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης. 4. Κεντρικό σύστημα διαχείρισης χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων. 5. Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο λειτουργικού συστήματος, βάσης δεδομένων και εφαρμογών.

34 Σημειώνεται ότι η μέθοδος ταυτοποίησης με χρήση αναγνωριστικού και συνθηματικού θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για το σύνολο των χρηστών, εσωτερικών χρηστών, όπως διδακτικό και διοικητικό προσωπικό και διαχειριστές συστημάτων, και εξωτερικών χρηστών, όπως προμηθευτές. Για την ταυτοποίηση των χρηστών θα πρέπει να αξιοποιηθεί η υπηρεσία καταλόγου (LDAP) του Πανεπιστημίου Κρήτης. Θα δημιουργηθούν δύο τουλάχιστον ομάδες χρηστών: Διαχειριστές του συστήματος Χρήστες του συστήματος Οι ομάδες χρηστών θα οριστικοποιηθούν στην Φάση 1 «Μελέτη Εφαρμογής». 6.7 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Τα πληροφοριακά συστήματα που αποτελούν αντικείμενο του παρόντος Έργου, θα εγκατασταθούν σε εικονικές μηχανές στο Κέντρο Δεδομένων που διαθέτει το Πανεπιστήμιο Κρήτης. Ο ανάδοχος θα πρέπει να αναφέρει στη φάση της Μελέτης Εφαρμογής τα χαρακτηριστικά του εξοπλισμού που απαιτείται. Σημειώνεται ότι συστήνεται η χρήση ανοικτών τεχνολογιών για το λειτουργικό σύστημα και οποιοδήποτε άλλο λογισμικό απαιτηθεί. Σε κάθε περίπτωση, οποιαδήποτε κόστη αδειών χρήσης, για παράδειγμα για το λειτουργικό σύστημα, βαραίνουν τον ανάδοχο. 6.8 Διαλειτουργικότητα Οι εφαρμογές θα πρέπει να υλοποιηθούν με πρότυπα ανοικτής αρχιτεκτονικής, τα οποία θα προσφέρουν τις κατάλληλες διεπαφές (Application Programming Interfaces - APIs), για την ολοκλήρωση και διασύνδεση που απαιτείται από τη διακήρυξη. Οι εφαρμογές θα υποστηρίζουν τις κατάλληλες τεχνολογίες (XML, Web Services, κ.ο.κ.) ώστε να είναι δυνατή η διασύνδεση και επικοινωνία τους στο πλαίσιο λειτουργίας τους. Στο σχεδιασμό και την υλοποίηση των εφαρμογών θα πρέπει να ληφθούν υπόψη από τον Ανάδοχο οι κατευθύνσεις διαλειτουργικότητας που αφορούν τη: α) Διασυνδεσιμότητα (Interconnection), β) την Ολοκλήρωση και διαμόρφωση δεδομένων, γ) την Διαχείριση Περιεχομένου και Metadata, δ) την Πρόσβαση Πληροφοριών. Επιπλέον θα χρησιμοποιηθούν κατ αποκλειστικότητα πρωτόκολλα