ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟIΚΟΝΟΜIΚΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ. Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών. Ευρήματα Ελεγκτών για ζητήματα που πρέπει να αποφεύγονται

Transcript

1 α 10 Γ οι CΟΜΗΙΤΤΕΟ το EXCELLENCE -==EFQM Ε.Δ. ΥΠ. ΑΡ. 92/2010 ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟIΚΟΝΟΜIΚΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΠΡΟΣ: Ακαδημαϊκό και Διοικητικό Προσωπικό ΑΠΟ: Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών ΘΕΜΑ: Ευρήματα Ελεγκτών για ζητήματα που πρέπει να αποφεύγονται όσο αφορά σε συγχρηματοδοτούμενα έργα από τα Διαρθρωτικά Ταμεία, το Ταμείο Συνοχής, το Ταμείο Αλιείας, τα Ταμεία Αλληλεγγύης ή έργα που λαμβάνουν απευθείας χρηματοδότηση μέσω συμφωνιών χρηματοδότησης με την Ε.Ε. ΗΜΕΡ.: 21 lουλίου 201 Ο Αναφορικά με το πιο πάνω θέμα επιθυμώ να σας γνωστοποιήσω τα ευρήματα των ελέγχων που έγιναν κατά τα έτη 2008 και 2009 στην Κύπρο για έργα που συγχρηματοδοτήθηκαν από Κοινοτικούς Πόρους, όπως αυτά έχουν καταγραφεί από το Εθνικό Ταμείο της Κυπριακής Δημοκρατίας σε επιστολή με ημερομηνία 21 lουνίου 201 Ο (Παράρτημα Ι). Η κοινοποίηση των ευρημάτων στόχο έχει τη βελτίωση των συστημάτων διαχείρισης και την αποφυγή οικονομικών διορθώσεων από την Ε.Ε. / ) ~--~-"- ~~:;;.ήv Aνδ~ας Χριστοφίδης Διευθυντής Διοίκησης και Οικονομικών ΑΧΙΣΜ

2 ι! ι: Ί ι:" ΙΥ "" Ι.:,: χ ΚΥΠΡΙΑΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤιΑ Αρ. Εγκυκλίου: 1663 Αρ. Φακ.: /5, Αρ. Τηλ: Αρ.Φαξ: lουνίου 2010 r;-~~--'-'~'~~~_.'"-"""". ΠΛΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ κυπρογ Ι ΓΡι\ιi'cir:~; ιλιευθυντη ί ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ \JIKOI,;QMlkΩf'l ιc Ι 10''1 Ι ι 1 ' EΛHΦθH: "" "" ~\.ι.ά'"": 1 ΥΠΟΓΡΑΦΗ;,".. C!..ί:C.~... J ΓΕΝΙΚΟ ΛOΓlΣTHPIO ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤιΑΣ 1441 ΛΕΥΚΩΣΙΑ ΕΘΝΙΚΟ ΤΑΜΕΙΟ J{oos: J!OO!cpO ΛΥιloψιοο Ιί.ιζ ΔΔο ::φοί6loρε I " '/0 EIαJC~ιrc5lίflaιj i!!2 Πίνακας Αποδεκτών (Κατάλογοι Α και Β) Θέμα: Αποτελέσματα ελέγχων που έχει διεξάγει στην Κύπρο ο ελεγκτικός οίκος Moore Stephens εκ μέρους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (ΕΕ) για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα από την Προενταξιακή Βοήθεια και τη Μεταβατική Διευκόλυνση Αναφέρομαι στο πιο πάνω θέμα και επιθυμώ να σας γνωστοποιήσω τα ευρήματα των ελέγχων που έγιναν κατά τα έτη 2008 και 2009 στην Κύπρο για έργα που συγχρηματοδοτήθηκαν από Κοινοτικούς πόρους μέσω των Χρηματοδοτικών Μηχανισμών της Προενταξιακής Βοήθειας και της Μεταβατικής Διευκόλυνσης. Διευκρινίζετ!:!' ότ-,_~~ συγκεκριμένες συστάσεις δεν μπορούν να τύχοιιν πλέον εφαρμο'υ'ής σίί:! έργα της.. iίρoενταξιαkης-80ήθeίciς και της-μεταβατικής Διευκόλυνσης γιαϊγεχουνηδη ολοκληρωθεί κωγιατα ΠΧεΊσταπρσγράμ!:'?τα.. έχουll υπ~~.λ-'lε3.ε~()ι~ελικέ~t:.γ]λιιjσει~δαπάνι;)~-στηvέe-- Σαν αποτέλεσμα το Γενικό Λογιστήριο έκρινε σκόπιμο να ενημερώσει όλα τα Υπουργεία/Κυβερνητικά Τμήματα καθώς και ΗμικραTlκούς Οργανισμούς, Πανεπιστήμια και άλλους φορείς που ήδη υλοποιούν συγχρηματοδοτούμενα έργα από τα Διαρθρωτικά Ταμεία, το Ταμείο Συνοχής, το Ταμείο Αλιείας, τα Ταμεία Αλληλεγγύης ή που λαμβάνουν απευθείας χρηματοδότηση μέσω Συμφωνιών Χρηματοδότησης με την ΕΕ με στόχο τη λήψη των κατάλληλων μέτρων για αποφυγή παρόμοιων περιστατικών με στόχο τ[] βελτίωσα των συστl]μάτων διαχείρισης και την αποφυγή οικονομικών διορθώσεων από την ΕΞΕ' ~ Διευκρινίζεται ότι για τα συγκεκριμένα ευρήματα έχουν ήδη δοθεί οι απαραίτητες πληροφορίες και επεξηγήσεις στους ελεγκτές και την ΕΕ από το Εθνικό Ταμείο και αναμένεται το κλείσιμο τους με το επικείμενο κλείσιμο των προγραμμάτων των Χρηματοδοτικών Μνημονίων Τονίζεται ότι κάποια από τα ευρήματα θεωρήθηκαν πολύ σοβαρά και έγιναν επιστροφές των ποσών της κοινοτικής συνεισφοράς Γωνία Μιχαήλ Καραολή & Γρηγόρη Αυξεντίου, 1441 Λευκωαία Τηλ.: Φαξ: , Ιστοαελίδα: Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: accοuπιaπιgeπeral@ιreasυrygοv.cυ

3 στη\! ΕΕ. Δίπλα από κάθε εύρημα καταγράφεται η σοβαρόιηια του ευριίμαως κω κοτά πόσο έγινε αποκοπή ποσού. Συνοπτικά αναφέρω πιο κάτω τα κυριότερα ευρήματα των ελεγκτών: 1. Αγορά εξοπλισμού που παρέμεινε αχρησιμοποίητος μετά το πέρας του συμβολαίου επειδή το εργαστήριο στο οποίο θα στεγαζόταν δεν ανεγέρθηκε. Η έλλειψη συντονισμού, η μη έγκαφη ολοκλήρωση του εργαστηρίου που είχε σαν αποτέλεσμα να μην εγκατασταθεί ο εξοπλισμός και να μην αξιοποιηθεί εντός των χρονικών πλαισίων υλοποίησης του έργου είχε ως συνέπεια η ΕΕ να ζητήσει την ανάκτηση του ποσού του συγκεκριμένου εξοπλισμού από το Εθνικό Ταμείο (αποκοπή ποσού). 2. Πληρωμή ποσών για σίτιση/καφέδες σε συνέδριο με έκδοση παραγγελίας αντί Τιμολογίου. Η έλλειψη των παρασταtlκών/τιμολογίων κρίθηκε ως σοβαρή και σαν αποτέλεσμα αναμένεται η αποκοπή ποσού για τα συγκεκριμένα παρασταtlκά (αποκοπή ποσού). 3. Απευθείας ανάθεση πρόσθετων εργασιών σε ανάδοχο από Δικαιούχο (grant beneficiary) χωρίς διαδικασία προσφορών (αποκοπή ποσού) 4. Η σημαία της ΕΕ δεν τοποθετήθηκε στο υλικό του συνεδρίου (πρόγραμμα/ημερήσια διάταξη) με αποτέλεσμα την ορlζόνtlα αποκοπή ποσού 2% του ποσού του συμβολαίου (αποκοπή ποσού) 5. Έγκριση και προώθηση Τιμολογίου από τον Υπεύθυνο έργου για πληρωμή του ανάδοχου στη βάση του τελικού προσχεδίου της Έκθεσης αντί στη βάση της τελικής έκθεσης. Σύμφωνα με τους ελεγκτές το συγκεκριμένο εύρημα εμπεριέχει τον κίνδυνο μη ολοκλήρωσης όλων των συμβαtlκών υποχρεώσεων των αναδόχων και συστήνουν όπως δεν εγκρίνονται τα Τιμολόγια για πληρωμή από τον Υπεύθυνο έργου ή την επιτροπή παρακολούθησης της σύμβασης πριν την παράδοση του τελικού παραδοτέου (Εύρημα συστήματος: Μέτριος κίνδυνος, μη αποκοπή ποσού) Όπως ανtlλαμβάνεστε τα πιο πάνω ευρήματα είναι σοβαρά γι' αυτό παρακαλώ όπως προβαίνετε σε όλες Τις αναγκαίες ενέργειες παρακολούθησης και συντονισμού της υλοποίησης και ολοκλήρωσης των συγχρηματοδοτούμενων έργων υπό την ευθύνη σας με βάση το νομικό πλαίσιο και Τις διαδικασίες που διέπουν την υλοποίηση τους έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η επίτευξη των στόχων τους και να διασφαλίζεται η βιωσιμότητα και η λειτουργικότητα τους μετά την ολοκλήρωση της χρηματοδότησης. Σε αντίθετη περίπτωση υπάρχει ο κίνδυνος απώλειας κοlνοtlκών πόρων και επιστροφής ποσών στην ΕΕ ενέργεια η οποία δεν είναι επιθυμητή ιδιαίτερα κατά την περίοδο κρίσης που διανύουμε. Λά αρος Στ. Λαζάρου Γενικός Λογιστής της Δημοκρατίας ΜΜΑ Γωνία Μιχαήλ Καραολή & Γρηγόρη Αυξεντ/ου, 1441 Λευκωσία Τηλ.: Φαξ: , Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: accountant.genera/@treasuιy.gov.cy Ιστοσελίδα:

4 «ΠΙΝΑΚΑΣ Α» ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ 1. Γενικό Εισαγγελέα της Δημοκρατίας, 2. Πρόεδρο Επιτροπής Δημόσιας Υπηρεσίας, 3. Πρόεδρο Επιτροπής Εκπαιδευτικής Υπηρεσίας, 4. Αρχηγό Αστυνομίας, 5. Γενικό Ελεγκτή, 6. Επίτροπο Νομοθεσίας και Επίτροπο Προστασίας των Δικαιωμάτων του Παιδιού 7. Επίτροπο Διοικήσεως, 8. Πρόεδρο Επιτροπής Προστασίας Ανταγωνισμού, 9. Αρχιπρωτοκολλητή, 10. Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, 11. Έφορο Εσωτερικού Ελέγχου, 12. Εφορο Υπηρεσίας Εποmείας και Ανάπτυξης Συνεργατικών Εταιρειών, 13. Πρόεδρο Εφοριακού Συμβουλίου, 14. Πρόεδρο Αναθεωρητικής Αρχής Προσφορών, 15. Έφορο Ελέγχου Κρατικών Ενισχύσεων, 16. Προϊστάμενο Διοίκησης Προεδρίας, 17. Γραμματέα Υπουργικού Συμβουλίου, 18. Συντονιστής Εναρμόνισης, 19. Γενικό Διευθυντή Βουλής των Αντιπροσώπων 20. Γενικό Διευθυντή Γραφείου Πρ ογραμματισμού 21. Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Άμυνας 22. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Γεωργίας Φυσικών Πόρων και Περιβάλλοντος Διευθυντή Τμήματος Γεωργίας Διευθυντή Κτηνιατρικών Υπηρεσιών Διευθυντή Τμήματος Δασών Διευθυντή Τμήματος Αναπτύξεως Υδάτων

5 (στ) Διευθυντή Τμήματος Γεωλογικής Επισκόπησης (θ) Διευθυντή Μετεωρολογικής Υπηρεσίας Διευθυντή Τμήματος Αναδασμού Διευθυντή Υπηρεσίας Μεταλλείων (ι) Διευθυντή Ινστιτούτου Γεωργικών Ερευνών (ια) Διευθυντή Τμήματος Αλιείας και Θαλάσσιων Ερευνών (ιβ) Διευθυντή Υπηρεσίας Περιβάλλοντος. 23. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημοσίας Τάξεως Προϊστάμενο Πυροσβεστικής Υπηρεσίας Κύπρου Διευθυντή Τμήματος Φυλακών 24. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εμπορίου, Βιομηχανίας και Τουρισμού Έφορος Εταιρειών και Επίσημος Παραλήπτης 25. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων Διευθυντή Τμήματος Εργασίας Διευθυντή Υπηρεσιών Κοινωνικών Ασφαλίσεων Διευθυντή Υπηρεσιών Κοινωνικής Ευημερίας Διευθυντή Κέντρου Παραγωγικότητας (στ) Διευθυντή Ανώτερου Ξενοδοχειακού Ινστιτούτου Κύπρου 26. (θ) (ι) (α) Διευθυντή Ανώτερου Τεχνολογικού Ινστιτούτου Διευθυντή Τμήματος Επιθεώρησης Εργασίας Διευθυντή Υπηρεσίας Εργασιακών Σχέσεων Διευθύντρια Τμήματος Κοινωνικής Ενσωμάτωσης Ατόμων με αναπηρία Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εσωτερικών Έπαρχο Λευκωσίας Επαρχο Λεμεσού Επαρχο Λάρνακας Επαρχο Αμμοχώστου (στ) (8) (ι) Επαρχο Πάφου Διευθυντή Τμήματος Πολεοδομίας και Οικήσεως Διευθυντή Τμήματος Αρχείου Πληθυσμού και Μεταναστεύσεως Διευθυντή Τμήματος Κτηματολογίου και Χωρομετρίας Διευθυντή Γραφείου Τύπου και Πληροφοριών

6 (ι α) Διοικητή Πολιτικής Άμυνας (ιβ) (ιγ) Προϊστάμενο Υπηρεσίας Ασύλου Διευθυντή Υπηρεσίας Μέριμνας και Αποκαταστάσεως Εκτοπισθέντων 27. Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εξωτερικών 28. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Οικονομικών Διευθυντή Τελωνείων Διευθυντή Τμήματος Εσωτερικών Προσόδων Διευθυντή Στατιστικής Υπηρεσίας Διευθυντή Τμήματος Κρατικών Αγορών και Προμηθειών (στ) Διευθυντή Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού Διευθυντή Τυπογραφείου Διευθυντή Τμήματος Υπηρεσιών Πληροφορικής 29. Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού 30. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Συγκοινωνιών και Έργων Διευθυντή Τμήματος Δημοσίων Έργων Διευθυντή Τμήματος Αρχαιοτήτων Διευθυντή Τμήματος Πολιτικής Αεροπορίας Διευθυντή Τμήματος Εμπορικής Ναυτιλίας (στ) Διευθυντή Τμήματος Ταχυδρομικών Υπηρεσιών (θ) Διευθυντή Τμήματος Οδικών Μεταφορών Διευθυντή Τμήματος Ηλεκτρομηχανολογικών Υπηρεσιών Διευθυντή Τμήματος Ηλεκτρονικών Επικοινωνιών 30. (α) Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Υγείας Διευθυντή Φαρμακευτικών Υπηρεσιών Διευθυντή Γενικού Χημείου Διευθυντή Ιατρικών Υπηρεσιών και Υπηρεσιών Δημόσιας Υγείας Διευθυντή Οδοντιατρικών Υπηρεσιών (στ) Διευθυντή Υπηρεσιών Ψυχικής Υγείας

7 «ΠΙΝΑΚΑΣ Β» ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ 1. Αρχή Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού Κύπρου 2. Γενικό Διευθυντή Αρχής Λιμένων Κύπρου 3. Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού 4. Αντιναρκωτικό Συμβούλιο Κύπρου 5. Ελεγκτική Υπηρεσία Συνεργατικών Εταιρειών 6. Επίτροπος Ρυθμίσεως Ηλεκτρονικών Επικοινωνιών και Ταχυδρομείων 7. Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο Κύπρου 8. Ίδρυμα Ενέργειας Κύπρου 9. Ίδρυμα Πολιτισμού Κύπρου 1 Ο.Ίδρυμα Προώθησης Έρευνας 11. Ινστιτούτο Νευρολογίας και Γενετικής Κύπρου 12. Οργανισμός Νεολαίας Kύπ~ 13. Πανεπιστήμιο Κύπρου / 14. Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου 15. Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου 16. Γενικό Διευθυντή Ογκολογικού Τράπεζας Κύπρου