ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη Ντονάδος Αντώνης Τηλ.: 2610367660 2610367661 Fax: 2610367105 e-mail: odoip@eap.gr Διεύθυνση: Πάροδος Αριστοτέλους 18, 26335, Πάτρα Πάτρα: 20/09/2018 Προς µέλη.ε.π. του Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέµα: Μετακινήσεις των µελών.ε.π. του Ε.Α.Π. Oι δα άνες ου καλύ τονται για µετακινήσεις των µελών.ε.π. του Ε.Α.Π., οι ο οίες ραγµατο οιούνται σε κάθε ερί τωση σύµφωνα µε το Ακαδηµαϊκό Ηµερολόγιο Σ ουδών, αφορούν στους αρακάτω λόγους: Ο.Σ.Σ. (Οµαδικές Συµβουλευτικές Συναντήσεις) Ο..Π. (Συναντήσεις Οµάδων ιδακτικού Προσω ικού) το ανώτερο έως και 5 ανά ακαδ. έτος Ενδιάµεσες Εξετάσεις Τελικές Εξετάσεις Ε αναλη τικές Εξετάσεις Παρουσίαση ι λωµατικών Εργασιών Ε.Π.Σ. (Ε ιτρο ές Προγραµµάτων Σ ουδών) το ανώτερο έως και 3 ανά ακαδ. έτος
Ε ισηµαίνεται ότι: Οι αρα άνω συναντήσεις µ ορούν να ορίζονται µόνο κατά τη διάρκεια του ακαδηµαϊκού έτους. Εξαίρεση α οτελούν οι αρουσιάσεις δι λωµατικών εργασιών, οι ο οίες ραγµατο οιούνται και µετά το έρας του ακαδ. έτους. Ειδικότερα, όσον αφορά στις Συναντήσεις Οµάδων ιδακτικού Προσω ικού και Ε ιτρο ές Προγραµµάτων Σ ουδών (Ο..Π. & Ε.Π.Σ.), οι ιευθυντές των Προγραµµάτων Σ ουδών ή οι Συντονιστές των Θεµατικών Ενοτήτων υ οχρεούνται τουλάχιστον δέκα (10) ηµέρες ριν την ηµεροµηνία των συναντήσεων (Ο..Π., Ε.Π.Σ.) να ενηµερώσουν το Τµήµα Εκ αίδευσης του Ε.Α.Π., ροκειµένου να ενηµερωθεί το Ακαδηµαϊκό Ηµερολόγιο Σ ουδών. Τονίζεται ότι η καταβολή των οδοι ορικών εξόδων για τις εν λόγω συναντήσεις (Ο..Π., Ε.Π.Σ.) είναι εφικτή µόνο στην ερί τωση ου έχει ακολουθηθεί λήρως η ως άνω διαδικασία. Σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως αυτός τρο ο οιήθηκε α ό το Ν.4336/2015 - Α όφαση του Υ ουργού Οικονοµικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/6.8.1999) «ικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός της Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως τρο ο οιήθηκε µε την υ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ. 01.12.1999) α όφαση, η διαδικασία η ο οία ακολουθείται µετά α ό τη µετακίνηση, και οι δα άνες ου δύνανται να αναγνωριστούν και να εκκαθαριστούν, αναλύονται αρακάτω: Μετά α ό τη µετακίνηση συµ ληρώνονται και α οστέλλονται τα αρακάτω δικαιολογητικά: 1. Ηµερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης 2
Συµ ληρωµένο και υ ογεγραµµένο ξεχωριστά για κάθε µία συνάντηση (Το έντυ ο ε ισυνά τεται). 2. Υ εύθυνη ήλωση στην ο οία θα αναγράφεται ότι: «η δα άνη αυτή δεν θα ληρωθεί α ό άλλη ηγή, έραν αυτής ου αναφέρεται στην εντολή µετακίνησης», καθώς και ό,τι άλλο α αιτείται αναφορικά µε τα δικαιολογητικά των δα ανών ό ως αναλύονται στη συνέχεια. 3. ικαιολογητικά µετακίνησης (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 4. ικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υ άρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) Ε ισηµαίνεται ότι: - Σε κάθε ερί τωση θα ρέ ει να ροσκοµίζονται τα ρωτότυ α δικαιολογητικά. - Τα δικαιολογητικά στα ο οία αναγράφονται ροσω ικά στοιχεία (.χ. α όδειξη αροχής υ ηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία ελάτη κ.λ.) θα ρέ ει να εκδίδονται µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα ρέ ει να α οστέλλονται στο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων εντός 10 ηµερών α ό την ηµεροµηνία µετακίνησης, και συγκεκριµένα στην ταχυδροµική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανε ιστήµιο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων Γραφείο Οδοι ορικών Πάροδος Αριστοτέλους 18 263 35 Πάτρα Οι δα άνες ου δύνανται να καλύ τονται είναι οι εξής: Α. α άνες µετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ηµερήσια α οζηµίωση και αναλύονται ακολούθως: Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) 3
ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια ΤΡΕΝΟ Οι µετακινούµενοι µε τρένο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλινάµαξας Α θέσης. Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Σε ερί τωση χρήσης κλινάµαξας, και εφόσον αρακρατηθεί το ρωτότυ ο αραστατικό ου αφορά στο κόστος της κλινάµαξας α ό την εταιρεία (.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λ.), θα ρέ ει να ροσκοµισθεί ρωτότυ η βεβαίωση της συγκεκριµένης εταιρείας στην ο οία θα αναφέρονται τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων, τα στοιχεία της µετακίνησης και ότι είναι άγια τακτική της εταιρείας να αρακρατεί τα ρωτότυ α αραστατικά ου αφορούν στο κόστος της κλινάµαξας. ΠΛΟΙΟ Οι µετακινούµενοι µε λοίο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλίνης Α θέσης. Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Η δα άνη για µεταφορά οχήµατος δεν καλύ τεται και ως εκ τούτου δεν ρέ ει να ροσκοµίζονται ανάλογα αραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι µετακινούµενοι µε αερο λάνο έχουν το δικαίωµα χρήσης µόνο της οικονοµικής θέσης. Α αιτούνται: α) ρωτότυ η Α όδειξη ώλησης Εισιτηρίων α ό την αερο ορική εταιρεία ή το ρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην ο οία θα ρέ ει να αναφέρονται οι συγκεκριµένοι αριθµοί των εισιτηρίων οι ο οίοι αναγράφονται στις κάρτες ε ιβίβασης και στις ε ιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. β) ρωτότυ ες κάρτες ε ιβίβασης (boarding pass) είτε α ό το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδροµίου είτε εκτυ ωµένες ηλεκτρονικά. γ) ε ιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. 4
Σηµειώνεται ότι, η εξόφληση καθώς και ο τρό ος ληρωµής (µετρητοίς, ιστωτική κάρτα κ.λ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δα άνης. Ε ισήµανση: α) Η α όδειξη ώλησης εισιτηρίων θα ρέ ει να αφορά α οκλειστικά και µόνο στη συγκεκριµένη µετακίνηση και α οκλειστικά και µόνο στο µέλος.ε.π. ιαφορετικά δεν δύναται να εκκαθαριστεί η δα άνη. β) Τυχόν ε ιβαρύνσεις ου αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι ο οίες έχουν ραγµατο οιηθεί χωρίς υ αιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. Ι ΙΩΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Για τις µετακινήσεις µε ιδιωτικής χρήσης µεταφορικό µέσο: του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: α) Υ εύθυνη ήλωση (Υ..) στην ο οία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη µετάβαση των µετακινουµένων α ό την έδρα τους στον τό ο διεξαγωγής της συγκεκριµένης συνάντησης χρησιµο οιήθηκε ιδιωτικής χρήσης µεταφορικό µέσο. Σηµειώνεται ότι είναι α αραίτητη η αναγραφή στην Υ.. του αριθµού κυκλοφορίας του ιδιωτικής χρήσης µεταφορικού µέσου καθώς και του αριθµού άδειας οδήγησης. β) οι ρωτότυ ες α οδείξεις διοδίων της αρα άνω διαδροµής. Σηµείωση: Η ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά θα ρέ ει να αναφέρεται στην Υ.. καθώς και ο αύξων αριθµός (serial number) της συσκευής. Ε ι λέον, θα ρέ ει να α οστέλλεται συνηµµένα Ανάλυση Λογαριασµού ιελεύσεων. ΤΑΞΙ Οι µετακινούµενοι έχουν το δικαίωµα χρήσης ΤΑΞΙ α ό την έδρα τους στον τό ο συνάντησης. υ εραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: ρωτότυ ες α οδείξεις ΤΑΞΙ (στις ο οίες αναγράφονται το όνοµα του οδηγού, ο αριθµός του αυτοκινήτου, το οσό και η διαδροµή). 5
Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δα άνη διανυκτέρευσης καλύ τεται µόνο στην ερί τωση ου η α όσταση α ό την έδρα των µετακινουµένων είναι: α) µεγαλύτερη α ό 160 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε ιδιωτικής χρήσης µέσο, β) µεγαλύτερη α ό 120 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε συγκοινωνιακό µέσο, γ) µεγαλύτερη α ό 20 ναυτικά µίλια, εφόσον µετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. Ε ισήµανση: Για τον υ ολογισµό της χιλιοµετρικής α όστασης, θα χρησιµο οιείται λέον, σύµφωνα µε την υ. ΝΣγ/οικ.41648/Φ. ΕΓΚΥΚΛ. (07-06- 2017), το «ιαδραστικό Εργαλείο Υ ολογισµού Χιλιοµετρικών Α οστάσεων (.Ε.Υ.Χ.Α.)», το ο οίο βρίσκεται στον δικτυακό τό ο https://kmd.ggde.gr/. Η διανυκτέρευση µ ορεί να γίνει σε κάθε τύ ο ξενοδοχειακής µονάδας, ανσιόν ή ενοικιαζόµενου δωµατίου. Ε ίσης, η δα άνη διανυκτέρευσης για κάθε συνάντηση καλύ τεται µόνο για µία ηµέρα (η ο οία θα ρέ ει να είναι η ίδια µε την ηµέρα συνάντησης ή η ακριβώς ροηγούµενη) και σε κάθε ερί τωση στον ίδιο τον τό ο της συνάντησης και όχι σε ενδιάµεσο σταθµό. Καταβάλλεται: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή. Το οσό της καταβολής σε κάθε ερί τωση δεν µ ορεί να ξε ερνά το οσό των 80. Α αιτείται: ρωτότυ ο δελτίο (α όδειξη) αροχής υ ηρεσιών α ό τη ξενοδοχειακή µονάδα, ανσιόν ή ενοικιαζόµενο δωµάτιο και το ο οίο θα ρέ ει να έχει εκδοθεί µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Ε ίσης, θα ρέ ει να αναφέρεται α οκλειστικά στη µία (1) διανυκτέρευση του µέλους.ε.π. (1 ατόµου). Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει µέσω ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε µαζί µε την ρωτότυ η α όδειξη αροχής υ ηρεσιών του ρακτορείου ή του γραφείου ταξιδίων θα ρέ ει να ε ισυνά τεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού α οδεικτικού (voucher ή fax) ρος το ξενοδοχείο α ό το εν λόγω ρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. 6
Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης ορίζεται στα 40 και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (40 ), όταν οι µετακινούµενοι διανυκτερεύουν σύµφωνα µε τις ροϋ οθέσεις του άρθρου 11 του Ν.4336/2015. 2. Κατά το ήµισυ (20 ), όταν οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν ενώ δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της α όστασης του ροορισµού α ό την έδρα τους. 3. Το 1/4 της ηµερησίας α οζηµίωσης (10 ), όταν οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν και δεν δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της α όστασης του ροορισµού α ό την έδρα τους. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά ου αφορούν σε διατροφή (α οδείξεις εστιατορίων κ.λ.). ιαδικασία Καταβολής Α οζηµίωσης Τα οσά ου δικαιούνται τα µέλη.ε.π. µετά την εκκαθάριση των δα ανών µετακίνησης θα καταβάλλονται στον ίδιο τρα εζικό λογαριασµό ου έχουν γνωστο οιήσει στο Γραφείο Μισθοδοσίας για την καταβολή των αµοιβών τους. Η καταβολή γίνεται µέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωµής µε ίστωση τρα εζικού λογαριασµού στον ο οίο τα µέλη.ε.π. θα ρέ ει να είναι κύριοι δικαιούχοι. Τέλος, σε ερί τωση ου υ άρξει αλλαγή του τρα εζικού λογαριασµού, είναι α αραίτητη η έγκαιρη γρα τή ενηµέρωση τόσο του Γραφείου Μισθοδοσίας όσο και του Γραφείου Οδοι ορικών. Για ο οιαδή οτε διευκρίνιση ή ληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη 2610 367660 Ντονάδο Αντώνη 2610 367661 : 2610 367105 E-mail: odoip@eap.gr URL: http://www.eap.gr Παρακαλείσθε για την ιστή τήρηση των ανωτέρω, ροκειµένου για την ταχεία διεκ εραίωση της ληρωµής των µετακινήσεών σας. 7