1 η Συνάντηση Επιτροπής Παρακολούθησης ΠΤΑ Περιφέρειας Πελοποννήσου Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 Ανάπτυξη Συστήµατος Παρακολούθησης της Αστάθειας Κλιτύων για την Πρόληψη Κατολισθήσεων και Εκπαίδευση των Τοπικών ηµοσίων Αρχών στην Περιφέρεια Πελοποννήσου ΧΜ ΕΟΧ (50%) Π Ε (50%) ιοίκηση του Έργου Γιώργος Παπαδέλλης Υπεύθυνος Έργου Πολ. Μηχ. ΕΜΠ, MSc IBM, MSc CE
ΟΜΗ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ 6 ΕΠΙΠΕ ΩΝ 1 Επιτροπή Χρηµατοδοτικού Μηχανισµού Γραφείο Χρηµατοδοτικού Μηχανισµού 2 ΕΘΝΙΚΟ ΣΗΜΕΙΟ ΕΠΑΦΗΣ Ειδική Υπηρεσία ιαχείρισης και Παρακολούθησης Ταµείου Συνόχής (ΕΥ & ΠΤΣ) Υπουργείο Οικονοµίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας 3 ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗΣ ΕΤΑΙΡΟΣ Περιφέρεια Πελοποννήσου (-> ΠΤΑ) 4 ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗ ΕΠ. (ΕΤ. 2,3) ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ Πρόεδρος: Εκπρ. Προέδρου ΠΤΑ Μέλη: Συντονιστής και Εκπρ. Εταίρων ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡ. Πολιτικοί Εκπρόσωποι (ΕΤ. 1, 4, 5, 6, 7, 8) 5 ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΚΤΗΣ ΟΡΚΩΤΟΣ ΛΟΓΙΣΤΗΣ Auditor (ΠΤΑ) ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ (ΠΤΑ) ΟΙΚ. ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ Οικον. Υπεύθυνος (ΠΤΑ) 6 ΤΟΠΙΚΟΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ & ΟΜΑ Α ΕΡΓΟΥ Οριζόντιες και Ανά ράση Οµάδες Εργασίας (Όλοι οι Εταίροι) Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 1
ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗΣ ΕΤΑΙΡΟΣ ΕΧΕΙ ΤΗΝ ΑΠΟΛΥΤΗ ΕΥΘΥΝΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΑΠΕΝΑΝΤΙ ΣΤΗΝ ΕΙ ΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ ΣΥΝΟΧΗΣ ΚΑΙ ΣΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΙΚΟΥ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΕΟΧ ΟΤΙ ΗΠΟΤΕ ΚΑΝΕΙ Ο ΟΠΟΙΟΣ ΗΠΟΤΕ ΕΤΑΙΡΟΣ ΠΕΡΝΑΕΙ ΜΕΣΑ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΓΚΡΙΣΗ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Ο ΟΠΟΙΟΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΕΙ ΤΗ ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΠΟΡΕΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ, ΤΗΝ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΑΠΑΝΩΝ ΚΑΙ ΤΙΣ ΑΠΟΡΡΟΦΗΣΕΙΣ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΑ ΘΕΜΑΤΑ ΤΩΝ ΕΤΑΙΡΩΝ ΚΑΙ ΑΠΕΝΑΝΤΙ ΣΤΙΣ ΑΡΧΕΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΕΙ ΠΛΗΡΩΣ Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ Η ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΑΠΑΝΩΝ ΚΑΙ ΜΙΑ ΠΡΟΣ ΜΙΑ ΟΙ ΑΠΑΝΕΣ ΤΩΝ ΕΤΑΙΡΩΝ ΕΛΕΓΧΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΟΡΚΩΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΙΝ ΚΑΤΑΤΕΘΟΥΝ ΣΤΗΝ ΑΡΧΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 2
ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ (ΕΠΕ ΕΠΕ) οµή 1. Εννέα (9) Μέλη, 2. Πρόεδρος: Εκπρόσωπος του Γενικού Γραµµατέα Περιφέρειας Πελοποννήσου, 3. Μέλη: Υπεύθυνος Έργου, 7 Τοπικοί ιαχειριστές. Αρµοδιότητες 1. Θεσπίζει τους όρους της υλοποίησης του έργου, 2. Εξετάζει παροδικά την πρόοδο του έργου (δράσεις, οικονοµικά και χρονοδιάγραµµα), 3. ιασφαλίζει και υποστηρίζει τον καθορισµό πολιτικής διάδοσης και στρατηγικής, 4. Εκπροσωπεί επίσηµα το έργο στην ΕΥ &ΠΤΣ και στην Επιτροπή ΧΜ ΕΟΧ, 5. Εγκρίνει τις τεχνικές και οικονοµικές εκθέσεις προ της υποβολής τους, 6. Αναλύει τα αποτελέσµατα του έργου. Συναντήσεις 1. Έξι (6) συναντήσεις στη διάρκεια του έργου, 2. Μία (1) εισαγωγική, τέσσερις (4) ενδιάµεσες και µία (1) τελική. Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 3
ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ (ΕΠΕ ΕΠΕ) Συναντήσεις Επιτροπής Παρακολούθησης 1 η έως 25 Ιουνίου 2010 µαζί µε την εισαγωγική εκδήλωση του έργου 2 η έως 15 Οκτωβρίου 2010 3 η έως 17 εκεµβρίου 2010 6 η έως 30 Απριλίου 2011 µαζί µε την εκδήλωση λήξης του έργου 5 η έως 4 Μαρτίου 2011 4 η έως 14 Ιανουαρίου 2011 Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 4
ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ (ΥΕ ΥΕ) 1. ιασφάλιση της υψηλής ποιότητας των παραδοτέων, 2. Παρακολούθηση της τήρησης του χρονοδιαγράµµατος και του προϋπολογισµού, 3. Εκπόνηση εκθέσεων προόδου, 4. ιασφάλιση τήρησης υποχρεώσεων των εταίρων για τις Αρχές (ποιότητα & χρόνος), 5. ιασφάλιση επαρκούς διάδοσης του έργου σε φορείς και Αρχές, 6. ιασφάλιση της παρακολούθησης τήρησης των δεικτών, 7. ιασφάλιση της επικοινωνίας µε εταίρους και Αρχές. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ (ΟΥΕ ΟΥΕ) 1. Συνεχής παρακολούθηση απορροφήσεων εταίρων ανά κατηγορία δαπανών και δράση, 2. ιασφάλιση της επιλεξιµότητας δαπανών, 3. Παρακολούθηση της οικονοµικής κατάστασης του έργου µέσω συνθετικών πινάκων, 4. ιασφάλιση της υλοποίησης του οικονοµικού ελέγχου δαπανών, 5. Εκπόνηση οικονοµικών εκθέσεων, 6. Παρακολούθηση αλλαγών µεταξύ κατηγοριών δαπανών και δράσεων, 7. Παροχή απαντήσεων στην Αρχή Πληρωµής, 8. Έλεγχος πληρωµών του Προγράµµατος και κατανοµής τους στους εταίρους. Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 5
ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ (ΕΕ ΕΕ) 1. Πέντε (5) µέλη, δύο (2) επιστήµονες ειδικοί από έκαστο εκ των δύο (2) εταίρων (ΕΤ. 2,3) και ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος του Συντονιστή Εταίρου, 1. Πέντε (5) συναντήσεις, 2. Συναντώνται τις ηµέρες συναντήσεων της Επιτροπής Παρακολούθησης, 3. Υπεύθυνη για την επιστηµονική αριστεία των δράσεων και την παρακολούθηση των δεικτών. ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ (ΣΥΕ ΣΥΕ) 1. Έξι (6) µέλη που δεν πραγµατοποιούν συναντήσεις, 2. Ένας (1) ο ανώτερος - πολιτικός εκπρόσωπος ανά εταίρο (ΕΤ. 1, 4, 5, 6, 7, 8), 3. Υπεύθυνη για τοπικά θέµατα (τόπος δράσεων, κοινά δελτία τύπου, κλπ), 4. Αποφάσεις µέσα από τυπικά κανάλια επικοινωνίας που αποστέλλονται στην ΕΠΕ. ΤΟΠΙΚΟΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ (Τ Τ ) 1. Επτά (7) Τοπικοί ιαχειριστές ένας για κάθε έναν από τους εταίρους ΕΤ. 2-8, 2. Αρµοδιότητες του Υπευθύνου Έργου για τον φορέα τους, 3. Καθηµερινή επικοινωνία µε τον ΥΕ και τον ΟΥΕ, 4. Συµµετοχή στις συναντήσεις της Επιτροπής Παρακολούθησης. Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 6
ΕΤΑΙΡΟΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΙ ΡΑΣΕΩΝ Γιατί? Ποιός? Για Αποτελεσµατική Αξιοποίηση της Εξειδίκευσης των Εταίρων Για την Αποδέσµευση Ευθυνών από τον Συντονιστή Εταίρο Για τη Βέλτιστη Παρακολούθηση των ράσεων του Έργου Για την Προσαρµογή Εξειδίκευσης σε ράσεις ΣΥΝΤ. ΕΤ. ράση 5 - Συντονισµός/ ιοίκηση του Έργου και ιάχυση και Αξιοποίηση των Αποτελεσµάτων του Έργου ΕΤ. 2 ράση 1 - Έρευνα Αγοράς και Καθορισµός Περιοχών Παρακολούθησης ράση 2 - Καταγραφή και Παρακολούθηση της Αστάθειας του Εδάφους ΕΤ. 3 ράση 3 Σχεδίαση/ Ανάπτυξη Γεωγραφικού Συστήµατος Πληροφοριών και Υπηρεσίας στο ιαδίκτυο ράση 4 - Εκπαίδευση στην Παρακολούθηση του Συστήµατος, τη ιάγνωση Προβληµάτων και τη Λήψη Μέτρων για την Πρόληψη Κατολισθήσεων Τρίπολη, 1 η Ιουνίου 2010 7
ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ιαδικτυακή Πύλη Έργου (Project Cooperation Intranet) Ενηµέρωση εταίρων για την πρόοδο του έργου Ενηµέρωση για τις εργασίες των άλλων εταίρων Παραδοτέα Εκθέσεις προόδου Ενηµέρωση για εκδηλώσεις και παραδοτέα Οργάνωση συναντήσεων και έκθεση συµπερασµάτων Σύστηµα ιοικησης και Οικονοµικής Παρακολούθησης του Έργου Ο Συντονιστής Έργου θα παράξει φόρµες και διαδικασίες για τη διοίκηση του έργου Ο Συντονιστής Έργου θα παρέχει: - Εργαλεία για την παρακολούθηση προόδου - Φόρµες για εκθέσεις προόδου φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου - Φόρµες για παραδοτέα Τρίπολη,, 1 η Ιουνίου 2010 8
ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΙΑΧΥΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Επικοινωνία µέσω E-mail και Εγγράφων Ανάπτυξη λίστας e-mails έργου, Κάθε εταίρος θα ορίσει τελικούς αποδέκτες, Επίσηµη γλώσσα επικοινωνίας είναι τα ελληνικά, Η επικοινωνία από κάθε εταίρο θα φεύγει προς όλους µε κοινοποίηση. ιαδικτυακή Πύλη Έργου Όλοι οι εταίροι θα µπορούν να αναρτήσουν πληροφορίες στη διαδικτυακή πύλη του έργου. Πρακτικά Συναντήσεων Ο οργανωτής συνάντησης παράγει τα πρακτικά και τα αποστέλλει σε όλους τους εταίρους, Οι εταίροι σχολιάζουν, ο οργανωτής δέχεται τις αλλαγές, προσαρµόζει και αποστέλλει σε όλους τα τελικά. Athens, 19 th February 2009 9
Γιώργος Παπαδέλλης Υπεύθυνος Έργου Πολ. Μηχ. ΕΜΠ, MSc IBM, MSc CE Τηλ.: (+30) 210 7781065 Fax: (+30) 211 1826126 GSM: 6932 363132 E-mail: papadellis@meton.gr EL0071