Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ - ΗΡΩΝ»-

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ - ΗΡΩΝ»- Υποέργο 1-Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Αναθέτουσα Αρχή: Πανεπιστήμιο Κρήτης-Ειδικός Λογαριασμός Προϋπολογισμός: Ενενήντα τέσσερις χιλιάδες εφτακόσια δέκα πέντε ευρώ και σαράντα πέντε λεπτά (94.715,45 ) πλέον ΦΠΑ-Εκατό δεκαέξι χιλιάδες πεντακόσια ευρώ(116.500,00 )συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ Διάρκεια: 9 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός διαγωνισμός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: 304118

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ - ΗΡΩΝ»- Υποέργο 1-Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ... 5 ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ... 6 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 9 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου...9 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας...9 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης...10 Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου...11 Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)...12 Α1.1.5 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 13 Α1.1.6 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα...15 Α1.1.7 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών...16 Α1.1.8 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών...16 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...19 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου...19 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη...75 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου...76 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...76 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου...78 Α3.1 Νέες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες επαυξημένης λειτουργικότητας...78 Α3.2 Αρχιτεκτονική του Ενιαίου Πληροφορικού Περιβάλλοντος Διαχείρισης Φοιτητολογίου (Ε.Π.ΔΦ)...83 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου...86 Α3.4 Λειτουργικές Ενότητες που υπάγονται οι νέες ηλεκτρονικές...86 Α3.4.1 Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προ/κών & Μετ/κών φοιτητών και Προγραμμάτων Σπουδών...87 Α3.4.2 Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης...87 Α3.4.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών...87 Α3.4.4 Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών...89 Α3.4.5 Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Φοιτητών μέσω διαδικτύου...89 Α3.4.6 Υποσύστημα Εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου...90 Α3.4.7 Υποσύστημα Διαχείρισης Στατιστικών Στοιχείων...91 Α3.4.8 Υποσύστημα Διαχείριση συγγραμμάτων...93 Σελίδα 2 από 130

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ - ΗΡΩΝ»- Υποέργο 1-Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου Α3.4.9 Υποσύστημα Διαχείρισης φοιτητικής μέριμνας για στέγαση, σίτιση, περίθαλψη και υποτροφίες...94 Α3.4.10 Υποσύστημα Φωνητικής Πύλης...95 Α3.4.11 Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών...95 Α3.4.12 Υποσύστημα Προεγγραφών φοιτητών...96 Α3.4.13 Υποσύστημα Κεντρικής Γραμματείας...97 Α3.4.14 Υποσύστημα Δικτυακής Πύλης Αναζήτησης Πιστοποιητικών...100 Α3.4.15 Υποσύστημα Διαχείρισης ροών εργασιών...100 Α3.4.16 Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου...101 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων εσωτερικών υπηρεσιών του Ενιαίου Πληροφορικού Περιβάλλοντος Διαχείρισης Φοιτητολογίου (Ε.Π.ΔΦ)...102 Α3.6 Διαλειτουργικότητα...103 Α3.7 Πολυκαναλική προσέγγιση...108 Α3.8 Απαιτήσεις Ασφάλειας...110 Α3.9 Απαιτήσεις Ευχρηστίας των νέων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, επαυξημένης λειτουργικότητας...112 Α3.10 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας...113 Α3.11 Κατηγορίες Χρηστών του Ε.Π.ΔΦ...113 Α3.11.1 Διαχειριστές Συστήματος...114 Α3.11.2 Διαχειριστές Ενιαίου Πληροφορικού Περιβάλλον Διαχείρισης Φοιτητολογίου...114 Α3.11.3 Χρήστες Αυξημένων Αρμοδιοτήτων (power users)...114 Α3.11.4 Εσωτερικοί Χρήστες...115 Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και διακριτές φάσεις παρακολούθησης της εξέλιξης υλοποίησης...115 Α3.13 Πίνακας Παραδοτέων...119 Α3.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου...121 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών...121 Α5 Α4.1 Υπηρεσίες Αξιοποίησης Δεδομένων...121 Α4.2 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης...122 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας σε όλη την έκταση εφαρμογής του Ενιαίου Πληροφορικού Περιβάλλον Διαχείρισης Φοιτητολογίου...123 Α4.4 Υπηρεσίες Παραγωγικής λειτουργίας χρήσης των νέων υπηρεσιών σε πραγματικές επιχειρησιακές συνθήκες...124 Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»...124 Α4.6 Υπηρεσίες Συντήρησης...125 Α4.7 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών...126 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου...128 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης...128 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου...129 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας...129 Σελίδα 3 από 130

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ - ΗΡΩΝ»- Υποέργο 1-Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου...129 Σελίδα 4 από 130

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ Α. ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ ΓΕΝΙΚΑ ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Β. ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ ΕΡΓΟΥ ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΕΔ ΕΛΚΕ Ε.Π.ΔΦ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων της ΣΘΤΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Ενιαίο Πληροφορικό Περιβάλλον Διαχείρισης Φοιτητολογίου Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα 5

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΣΘΤΕ ΦΕΚ ΠΕΣ ΒΔ ή DΒ ECTS DS Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Σχολή Θετικών & Τεχνολογικών Επιστημών Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/ects/index_ en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/recognition/diplo ma_en.html ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 1 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» πράξης με τίτλο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης Ήρων». Σκοπός του προτεινόμενου υποέργου είναι η παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και ολοκλήρωσης του υφιστάμενου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου. Συγκεκριμένα το έργο στοχεύει στην αναβάθμιση και την επέκταση των δυνατοτήτων του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου έτσι ώστε μέσα από ένα Ενιαίο Πληροφορικό Περιβάλλον Διαχείρισης Φοιτητολογίου (Ε.Π.ΔΦ) να είναι δυνατή η παροχή νέων και εγγυημένου επιπέδου ποιότητας ηλεκτρονικών υπηρεσιών, όπου οι τελικοί χρήστες να απολαμβάνουν μέσω πολλαπλών μέσων διαδικτύου (π.χ. web browsers, smartphones, Φωνητικής Πύλης, κτλ.) επαυξημένης λειτουργικότητας και ποιότητας υπηρεσίες, με δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On) σε θέματα φοίτησης, προγραμμάτων σπουδών, φοιτητικής μέριμνας, κτλ. του Ιδρύματος. Πιο συγκεκριμένα, με την ένταξη των γραμματειών των 17 προπτυχιακών τμημάτων και των 25 μεταπτυχιακών τμημάτων του Παν/πιστημίου Κρήτης στο Ε.Π.ΔΦ προβλέπεται η παροχή πρότυπων ψηφιακών υπηρεσιών προς τους 20.340 περίπου φοιτητές (προπτυχιακοί, μεταπτυχιακοί, υποψήφιοι διδάκτορες, Erasmus). Παράλληλα θα διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, όπως την ηλεκτρονική υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ, την Εθνική Διαδικτυακή Πύλη ΕΡΜΗΣ καθώς και με τα συστήματα, α)κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυΐας, β) κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (SMS) γ)mobile portal της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. Το Ίδρυμα αναμένει μετά την ολοκλήρωση του έργου, να είναι σε θέση, πέραν από τις βασικές λειτουργίες του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης φοιτητικών θεμάτων, να παρέχει τις 6

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» ακόλουθες προστιθέμενης αξίας, επαυξημένης λειτουργικότητας, καθολικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Παράλληλα, μέσω του έργου, θα επιτευχθεί διασύνδεση του φοιτητολογίου με την κεντρική υποδομή που αναπτύσσεται ταυτόχρονα μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 (βλέπε αναλυτικά ενότητα Α3.6 Διαλειτουργικότητα). Προς τους φοιτητές 1. Προεγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών 2. Δυνατότητα εμφάνισης και επεξεργασίας προσωπικών στοιχείων που αφορούν μόνο τους ίδιους, όπως: εμφάνιση στοιχείων φοιτητή, όπως επώνυμο, όνομα, στοιχεία εγγραφής στο τμήμα, στοιχεία διευθύνσεων και τηλεφώνων 3. Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web, email ή SMS 4. Δυνατότητα ενημέρωσης των φοιτητών από τις Γραμματείες με αποστολή ατομικών ή μαζικών email μέσω άντλησης συγκεκριμένων στοιχείων (πεδίων) από λίστες (π.χ. βαθμολόγιο, λίστα φοιτητών κλπ.) τα οποία θα τοποθετούνται σε συγκεκριμένα σημεία μέσα σε πρότυπα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας τα οποία θα καλύπτουν τις περισσότερες περιπτώσεις 5. Διασύνδεση με τον ΕΥΔΟΞΟ και δυνατότητα δήλωσης συγγραμμάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής 6. Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση 7. Αυτόματη αμφίδρομη αναζήτηση συγκεκριμένων πιστοποιητικών από ΚΕΠ με παράλληλη ενημέρωση για το στάδιο της διαδικασίας χορήγησης 8. Πληροφόρηση μέσω Φωνητικής Πύλης για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων 9. Προσωποποιημένη πληροφόρηση μέσω Φωνητικής Πύλης για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας (θα απαιτείται ταυτοποίηση) 10. Προσωποποιημένη πληροφόρηση μέσω Φωνητικής Πύλης για τη πρόοδο της διπλωματικής/πτυχιακής εργασίας 11. Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) 12. Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, email ή sms 13. Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής 14. Δυνατότητα επιλογής προγράμματος σπουδών ή/και κατεύθυνσης (υπό προϋποθέσεις που θα ορίζονται από τη Γραμματεία) εφόσον το Τμήμα το επιτρέπει (παράμετρος στη διαχείριση τμήματος) 15. Δυνατότητα επιλογής Ειδίκευσης (υπό προϋποθέσεις που θα ορίζονται από τη Γραμματεία) εφόσον το Τμήμα το επιτρέπει (παράμετρος στη διαχείριση τμήματος) 16. Αιτήσεις φοιτητών για δικαίωμα Σίτισης/Στέγασης/Περίθαλψης 17. Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές 18. Δυνατότητα ηλεκτρονικής πληρωμής διδάκτρων (για μεταπτυχιακούς φοιτητές) μέσω σύνδεσης με σχετικό τραπεζικό σύστημα 7

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Προς τα μέλη ΔΕΠ 1. Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, email, sms 2. Δυνατότητα προβολής και βαθμολόγησης μόνο των φοιτητών οι οποίοι ανήκουν στο τμήμα της τάξης που διδάσκει ο διδάσκων 3. Δυνατότητα προβολής και μερικής επεξεργασίας από τους διδάσκοντες στις εργασίες τις οποίες επιβλέπουν 4. Δυνατότητα καταχώρησης βαθμών ασκήσεων, προόδων κλπ των τάξεων για τις οποίες είναι υπεύθυνος κάθε διδάσκων 5. Δυνατότητα αποστολής μαζικών ενημερωτικών μηνυμάτων προς τους φοιτητές των μαθημάτων/τάξεων του διδάσκοντα μέσω email. 6. Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, email ή sms 7. Αυτόματη δέσμευση αιθουσών και εργαστηρίων από ημερολόγιο πρόγραμμα 8. Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Προς τις Γραμματείες των σχολών 1. Κεντρική ενημέρωση στοιχείων ειδικά για τα τμήματα όπως για παράδειγμα τα προσφερόμενα μαθήματα σε ένα συγκεκριμένο εξάμηνο Προς τους διαχειριστές των εφαρμογών / φοιτητές / αποφοίτους / πολίτες /Υπουργείο Παιδείας 1. Έκδοση τυποποιημένων στατιστικών αναφορών 2. Αίτηση για λήψη συγγραμμάτων μέσω ΕΥΔΟΞΟΣ, 3. Αυθεντικοποίηση και παροχή όλων των ηλεκτρονικών υπηρεσιών και μέσω της εθνικής πύλης ΕΡΜΗΣ 8

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΥΔ ΨΣ Πανεπιστήμιο Κρήτης - Επιτροπή Ερευνών http://www.digitalplan.gov.gr/portal/ http://www.uoc.gr http://elke.uoc.gr ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων ΕΔΔ - Επιτροπή Διενέργειας Βλ. παρ. Α1.1.3 Διαγωνισμού ΕΠΠ - Επιτροπή Βλ. παρ. Α1.1.3 Παρακολούθησης και Παραλαβής Υπεύθυνος έργου Καθ. Δ. Πλεξουσάκης Δ/ντής ΕΕΔ Συντονιστής οριζόντιας Δράσης Καθ. Γ. Τζιρίτας Αντιπρύτανης Υποδομών Π.Κ http://www.minedu.gov.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το Πανεπιστήμιο Κρήτης λειτουργεί σε τρείς πανεπιστημιουπόλεις, δύο στο Ηράκλειο και μία στο Ρέθυμνο. Διαθέτει εν λειτουργία 17 προπτυχιακά και 25 μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών. Η διάρθρωση του ανάγεται σε Σχολές, Τμήματα, Τομείς, Εργαστήρια, Κλινικές, Μουσεία και λοιπές μονάδες με τις οποίες επιτελείται η ακαδημαϊκή του λειτουργία. Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης φοιτούν συνολικά περί τις 20.340 φοιτητές εκ των οποίων 17.560 είναι προπτυχιακοί, 1.531 μεταπτυχιακοί, 1.173 διδάκτορες και 76 Erasmus. φοιτητές. Στα ερευνητικά του προγράμματα απασχολούνται περισσότεροι από 373 ερευνητές. To διδακτικό προσωπικό του Ιδρύματος αποτελείται από 648 μέλη (511 Δ.Ε.Π., 53 ΕΕΔΙΠ και 84 διδάσκοντες ΠΔ407. Η λειτουργία του υποστηρίζεται από 420 και πλέον διοικητικούς υπαλλήλους, μέλη Ειδικού Διοικητικού και Τεχνικού Προσωπικού και Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού. Το Πανεπιστήμιο Κρήτης στοχεύοντας πάντοτε στη μετεξέλιξή του σε e-university προχώρησε, με ίδιους πόρους, στη προμήθεια Πληροφοριακών Συστημάτων όπως Φοιτητολόγιο, Διαχείριση Προσωπικού, Λογιστήριο Εμπορική Παρακολούθηση, Μισθοδοσία και Πρωτόκολλο και μεριμνά για την οριζόντια διάθεση ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω αυτών. Τις υπηρεσίες αυτές συμπληρώνει με επιπλέον υπηρεσίες μέσω της χρήσης του πληροφοριακού συστήματος Διαχείρισης Έργων που προμηθεύτηκε μέσω του e-university. Όλα τα πληροφοριακά αυτά συστήματα υποστηρίζονται από το Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων (ΕΕΔ) της Σχολής Θετικών & Τεχνολογικών Επιστημών (ΣΘΤΕ). Για το συγκεκριμένο έργο και όσον αφορά στην αποτύπωση και διαμόρφωση των λειτουργικοτήτων της αναβάθμισης και επέκτασης του Φοιτητολογίου υπήρξε συνεργασία του ΕΕΔ 9

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» με εκπροσώπους από τη Δ/νση Εκπαίδευση & Έρευνας, τις Γραμματείες των προ/κών και μετ/κών τμημάτων καθώς και το Γραφείο Φοιτητικής Μέριμνας. Τέλος, όσον αφορά στη δομή υποδοχής και λειτουργίας του έργου, θα συμμετέχουν: Α) Η Δ/νση Εκπαίδευση & Έρευνας, οι Γραμματείες των προ/κών τμημάτων και μετ/κών τμημάτων και το Γραφείο Φοιτητικής Μέριμνας στη φάση της μελέτης εφαρμογής για τον λεπτομερή καθορισμό των λειτουργικών απαιτήσεων του συστήματος. Οι Γραμματείες των τμημάτων και το Γραφείο Φοιτητικής Μέριμνας θα συμμετέχουν και στη Πιλοτική και δοκιμαστική Παραγωγική λειτουργία. Β) Το Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων στο συνολικό σχεδιασμό των ηλεκτρονικών υπηρεσιών με έμφαση σε θέματα τεχνολογιών και ολοκλήρωσης με άλλα ΠΣ του Ιδρύματος καθώς και σε θέματα υποστήριξης του συστήματος. Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης O φορέας υλοποίησης του έργου είναι ο Ειδικός Λογαριασμός του Πανεπιστημίου Κρήτης. Ο Ειδικός Λογαριασμός του Πανεπιστημίου Κρήτης διαχειρίζεται τα κονδύλια που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή, και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του Πανεπιστημίου ή και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Διοικείται από την Επιτροπή Ερευνών, η οποία είναι συλλογικό αιρετό όργανο του Πανεπιστημίου, με σκοπό την υλοποίηση της ερευνητικής πολιτικής του Ιδρύματος. Η Επιτροπή Ερευνών απαρτίζεται από εκπροσώπους όλων των τμημάτων του Πανεπιστημίου, ενώ ως πρόεδρος της Επιτροπής ορίζεται ένας από τους τρεις αντιπρυτάνεις. Οι εκπρόσωποι των τμημάτων, οι οποίοι είναι μέλη ΔΕΠ, ορίζονται από το Γ.Σ. των τμημάτων και η θητεία τους είναι τριετής. Προκειμένου να προσδιορίζει την ερευνητική της πολιτική και να αποφασίζει για τα τρέχοντα θέματα που αφορούν στη διαχείριση των έργων, η Επιτροπή συνεδριάζει είτε ως ολομέλεια, είτε μέσω της εξουσιοδοτημένης επταμελούς επιτροπής της. Το οργανόγραμμα του φορέα υλοποίησης 10

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Ρόλος του φορέα υλοποίησης στο έργο Ο ρόλος του φορέα υλοποίησης, είναι εποπτικός, διαχειριστικός, συντονιστικός και χρηματοδοτικός. Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε λειτουργούν ήδη είτε αναπτύσσονται, σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Έτσι η έγκαιρη υλοποίησή τους από τους αντίστοιχους φορείς (ΥΠΔΒΜΘ, GUNET, κλπ.) και πάντως πριν τη λήξη της περιόδου εγγύησης καλής λειτουργίας του παρόντος Έργου, είναι ένα από τους βασικούς παράγοντες: για την επιτυχή έκβαση του Έργου τη μη επιβάρυνση του Ιδρύματος με την υλοποίηση των απαιτούμενων διασυνδέσεων 11

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού (ΕΔΔ): Ο Διαγωνισμός θα διενεργηθεί από μία τριμελή Επιτροπή που ορίζεται από το επταμελές όργανο της Επιτροπής Ερευνών. Η Επιτροπή Διαγωνισμού αναλαμβάνει το άνοιγμα και την αποσφράγιση των προσφορών, κρίνει για το παραδεκτό ή μη των προσφορών αυτών και υπογράφει το πρακτικό επιλογής, αιτιολογώντας πλήρως την επιλογή της. Ο ΕΥ υποβάλλει το πρακτικό επιλογής στο επταμελές όργανο της Επιτροπής Ερευνών, που είναι αρμόδιο για την κατακύρωση του διαγωνισμού ή έχει την εξουσία να αποφασίσει: 1.την τροποποίηση των όρων της διακήρυξης και την επανάληψη της 2.τη ματαίωση του διαγωνισμού 3.την προσφυγή στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής (ΕΠΠ): Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής παρακολουθεί την εκτέλεση της προμήθειας και συντάσσει και υπογράφει το πρωτόκολλο παραλαβής. Επιτροπή Ενστάσεων (ΕΕΝ):Η Επιτροπή Ενστάσεων επιλαμβάνεται όλων των προσφυγών και ενστάσεων που αφορούν το διαγωνισμό και εισηγείται στην Επιτροπή Ερευνών που είναι αρμόδια για την κρίση των ενστάσεων. Τα μέλη της είναι υποχρεωτικά διάφορα από τα μέλη της Επιτροπής Διενέργειας του Διαγωνισμού. 12

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Α1.1.5 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η Αναθέτουσα Αρχή είναι οργανωμένη σε Σχολές και Τμήματα όπως όλα τα Α.Ε.Ι. Σε κάθε Τμήμα λειτουργεί Γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Επιπλέον λειτουργεί το Τμήμα Φοιτητικής Μέριμνας το οποίο είναι υπεύθυνο για όλα τα θέματα που άπτονται των παροχών Σίτισης, Στέγασης και Περίθαλψης των φοιτητών. Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης οι Γραμματείες όλων των τμημάτων του, 17 προπτυχιακών και 25 μετ/κών, διαθέτουν μία ομογενοποιημένη έκδοση Λογισμικού Φοιτητολογίου - Ηλεκτρονικής Γραμματείας, με τα ακόλουθα υποσυστήματα σε πλήρη λειτουργία: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών/Μεταπτυχικών Φοιτητών και Προγραμμάτων Σπουδών 2. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης 3. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 4. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών 5. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο 6. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου 7. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου 8. Υποσύστημα διαχείρισης Στατιστικών Στοιχείων 9. Υποσύστημα διαχείρισης Συγγραμμάτων (δεν είναι διασυνδεδεμένο με ΕΥΔΟΞΟ) 10. Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας 11. Υποσύστημα erestaurant 12. Υποσύστημα Φωνητικής Πύλης Με τα προαναφερθέντα υποσυστήματα υποστηρίζει πλήρως τις παρακάτω διαδικασίες: Διαχείριση δεδομένων προπτυχιακών/μεταπτυχιακών φοιτητών Διαχείριση Προγραμμάτων Σπουδών Εγγραφές φοιτητών (διαχείριση ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων (εισαγωγή, διαγραφή, μεταβολή) Έκδοση καταστάσεων (βαθμολογίας, πιστοποιητικών, αναλυτικών βαθμολογιών κτλ) Διαχείριση βαθμολογίας Ανακήρυξη πτυχιούχων Διαχείριση διπλωματικών εργασιών Διαχείριση πρακτικών ασκήσεων 13

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Διαχείριση θεμάτων Σίτισης-Εστιατορίων, Στέγασης, Περίθαλψης Πρόσβαση σε υποδομές και παροχές του Ιδρύματος Το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου στηρίζεται σε ευέλικτη δομή της βάσης δεδομένων, που επιτρέπει ταχύτερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβαση στις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Παρέχει τη δυνατότητα για: α) εξασφάλιση πρόσβασης μόνο εξουσιοδοτημένων ατόμων στα στοιχεία β) διαβάθμιση εργασιών αναλόγως του επιπέδου σημαντικότητας της εργασίας και το βαθμό εξουσιοδότησης του χρήστη (ως χρήστες θεωρούνται το προσωπικό των Γραμματειών, οι καθηγητές και οι φοιτητές) Είναι μοντέρνας αρχιτεκτονικής πολλών επιπέδων και λειτουργεί με βάση δεδομένων MS SQL Server 2008. Το ανωτέρω λογισμικό, καλύπτει όλες τις διαδικασίες των γραμματειών και επιπλέον προσφέρει βασικές ψηφιακές υπηρεσίες στους φοιτητές και καθηγητές. Στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα υπάρχει δυνατότητα έκδοσης ψηφιακού πιστοποιητικού (Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού ΕΔΕΤ), τόσο για τους διακομιστές που ανήκουν στο domain uoc.gr όσο και για τους χρήστες που είναι καταχωρημένοι στον κατάλογο LDAP. Το υφιστάμενο σύστημα Φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής και ανεξάρτητα από το Τμήμα που ανήκει το προσφερόμενο το μάθημα (Μαθήματα επιλογής από άλλα τμήματα - Κοινά Μαθήματα) Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών Οι παραπάνω υπηρεσίες προσφέρονται στους φοιτητές και μέσω της Φωνητικής Πύλης 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Πρόσβαση σε καρτέλα φοιτητή Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Ιστορικά στοιχεία αναφορικά με την βαθμολογία των φοιτητών Το Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου υποστηρίζεται από το Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων (ΕΕΔ) της Σχολής Θετικών & Τεχνολογικών Επιστημών (ΣΘΤΕ). 14

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Α1.1.6 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η ακαδημαϊκή οργάνωση της Αναθέτουσας Αρχής καθώς και η στελέχωση των Γραμματειών, όσον αφορά στο προσωπικό που ασχολείται με τα προ/κά και μετ/κά προγράμματα σπουδών, διαμορφώνεται σήμερα ως εξής: Α/Α ΣΧΟΛΗ ΤΜΗΜΑ Προσωπικό Γραμματειών ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΑΓΩΓΗΣ 1 ΠΑΙΔΑΓΩΓΙΚΟ ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ 3 2 ΠΑΙΔΑΓΩΓΙΚΟ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΧΟΛΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ 3 ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΥΓΕΙΑΣ 3 ΤΜΗΜΑ ΙΑΤΡΙΚΗΣ 11 ΣΧΟΛΗ ΘΕΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ 4 ΤΜΗΜΑ ΒΙΟΛΟΓΙΑΣ 4 5 ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΥΛΙΚΩΝ 4 6 ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ 5 7 ΤΜΗΜΑ ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΩΝ ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΩΝ 3 8 ΤΜΗΜΑ ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΩΝ 3 9 ΤΜΗΜΑ ΦΥΣΙΚΗΣ 3 10 ΤΜΗΜΑ ΧΗΜΕΙΑΣ 4 ΣΧΟΛΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ 11 ΤΜΗΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΟΛΟΓΙΑΣ 3 12 ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ 3 13 ΤΜΗΜΑ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ 3 14 ΤΜΗΜΑ ΨΥΧΟΛΟΓΙΑΣ 3 ΦΙΛΟΣΟΦΙΚΗ ΣΧΟΛΗ 15 ΤΜΗΜΑ ΙΣΤΟΡΙΑΣ ΚΑΙ 3 ΑΡΧΑΙΟΛΟΓΙΑΣ 16 ΤΜΗΜΑ ΦΙΛΟΛΟΓΙΑΣ 3 17 ΤΜΗΜΑ ΦΙΛΟΣΟΦΙΚΩΝ ΚΑΙ 3 ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ 15

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Επιπλέον λειτουργεί το Γραφείο της Φοιτητικής Μέριμνας που είναι υπεύθυνο για όλα τα θέματα που άπτονται των θεμάτων Σίτισης, Στέγασης και Περίθαλψης των φοιτητών. Α1.1.7 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Σε κάθε Σχολή και Τμήμα λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Οι διεργασίες (business processes) που υλοποιούν οι γραμματείες των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Σίτιση, Περίθαλψη Φοιτητών 1 Εκτιμάται ότι από την εκτέλεση των ως άνω διεργασιών, σε ένα ποσοστό 98% παρατηρείται ομοιογένεια τόσο όσον αφορά στο αριθμό των δεδομένων που ζητούνται και τηρούνται (forms) όσο και στο περιεχόμενο / ποιότητα της πληροφορίας. Μετρήσιμη χρήση / αυτοματοποίηση διεργασιών υφιστάμενου ΟΠΣ Τιμή Αυτοματοποίηση διεργασιών 90% Η χρήση από τις Γραμματείες 100% Η χρήση από το Γραφείο Φοιτητικής Μέριμνας 90% Η χρήση από φοιτητές 95% Η χρήση από μέλη ΔΕΠ και συμβασιούχους καθηγητές (ΠΔ 407/80) 95% Α1.1.8 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης, και συγκεκριμένα στις κτιριακές εγκαταστάσεις της πανεπιστημιούπολης Βουτών Ηρακλείου, βρίσκεται σε πιλοτικό στάδιο η λειτουργία υποδομής 1 Σήμερα η εν λόγω υπηρεσία παρέχεται από το Γραφείο Φοιτητικής Μέριμνας, ωστόσο με το νέο νόμο πλαίσιο προβλέπεται η ένταξη της στις Γραμματείες. 16

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Data Center. Η συγκεκριμένη εγκατάσταση συμπεριλαμβάνει το σύνολο του αναγκαίου αποθηκευτικού και δικτυακού εξοπλισμού και έχει σχεδιαστεί και υλοποιείται σύμφωνα με τα πλέον σύγχρονα διεθνή ειδικά πρότυπα για την φιλοξενία πληροφοριακών συστημάτων έχοντας πάντα σαν γνώμονα την υψηλή διαθεσιμότητα, την ασφάλεια και την δυνατότητας άρτιας τεχνικής υποστήριξης. Τη λειτουργία του έχει αναλάβει το ΕΕΔ. Το Ίδρυμα αναμένει ότι με τη λειτουργία του θα αυξηθεί κατακόρυφα η διαθεσιμότητα των πληροφοριακών συστημάτων και οι παρεχόμενες υπηρεσίες που θα φιλοξενηθούν, εξασφαλίζοντας με αυτό τον τρόπο σημαντική οικονομία κλίμακας τόσο σε υπολογιστικό εξοπλισμό όσο και σε ανθρώπινους πόρους. Αντίστοιχα, το Ίδρυμα έχει αναπτύξει ένα σύγχρονο δίκτυο κορμού που εκτείνεται σε όλα τα σημεία παρουσίας του. Οι δικτυακές υποδομές, τόσο σε κεντρικό όσο και σε τοπικό επίπεδο, έχουν σχεδιαστεί και υλοποιούνται με γνώμονα την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας τους και την παροχή υπηρεσιών υψηλού επιπέδου. Για την διασφάλιση της εύρυθμης και αποδοτικότερης λειτουργίας των ηλεκτρονικών υπηρεσιών έχει ήδη υλοποιηθεί οπτικός δακτύλιος διπλής όδευσης (τύπου ring) στον οποίο και έχουν συνδεθεί το σύνολο των κτιριακών εγκαταστάσεων των τμημάτων καθώς και το Data Center. Η εξυπηρέτηση των αναγκών δικτυακής διασύνδεσης του ιδρύματος επιτυγχάνεται με την κεντρική σύνδεση του ιδρύματος στο ΕΔΕΤ, και κατ επέκταση στο διαδίκτυο, από τις εγκαταστάσεις της Λ. Κνωσού με ταχύτητα 10Gbps και τα εσωτερικά δίκτυα των τμημάτων και υπηρεσιών του ιδρύματος αποτελούνται από δίκτυα διανομής και πρόσβασης switched Ethernet σε ταχύτητες Gigabit Ethernet και 10/100Mbps αντίστοιχα. Παράλληλα με τις υπηρεσίες ενσύρματης δικτύωσης υπάρχει εγκατεστημένη ευρεία βάση παροχής ασύρματης πρόσβασης, η οποία συμπληρώνει τις ενσύρματες υποδομές του Πανεπιστημίου με τρόπο οικονομικό, γρήγορο και αξιόπιστο, φτάνοντας σε κάθε γωνία, ακόμα και σε χώρους όπου η εγκατάσταση καλωδίωσης είναι πρακτικά ανέφικτη. Παρέχονται υπηρεσίες ασύρματης δικτυακής διασύνδεσης που προσφέρουν εκτεταμένη κάλυψη των χώρων εκπαιδευτικής δραστηριότητας. Πιο συγκεκριμένα καλύπτονται τα αμφιθέατρα διδασκαλίας, οι βιβλιοθήκες καθώς και μεγάλος αριθμός εργαστηρίων και χώρων μελέτης / σεμιναρίων. Επίσης, καλύπτονται οι χώροι αυξημένης συνάθροισης μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας όπως είναι τα κυλικεία, τα εστιατόρια καθώς και χώροι συναντήσεων / συνεδριάσεων. Με το τρόπο αυτό δημιουργείται ένα ενιαίο δίκτυο που δίνει σε κάθε μέλος της Πανεπιστημιακής Κοινότητας, αλλά και σε επισκέπτες, άμεση και εύκολη πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες δικτύου και τις πηγές πληροφόρησης που προσφέρονται από το Πανεπιστήμιο αλλά και το διαδίκτυο. Αναφορικά με τα Πληροφοριακά Συστήματα στο Πανεπιστήμιο Κρήτης, με ίδιους πόρους και μέσω προμηθειών και σχετικών συμβάσεων συντήρησης, έχουν εγκατασταθεί και λειτουργούν τα ακόλουθα πληροφοριακά συστήματα: Φοιτητολόγιο, Διαχείριση προσωπικού, Λογιστήριο Εμπορική Παρακολούθηση, Μισθοδοσία, Προμήθειες Δημοσίου, Πρωτόκολλο και Διαχείριση Επιτροπής Ερευνών (Διαχείριση έργων, Λογιστική Διαχείριση και Πρωτόκολλο). Ιδιαίτερα και σε σχέση με το παρόν έργο, το Ε.Π.ΔΦ θα φιλοξενηθεί στην υπολογιστική υποδομή που φιλοξενείται το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου το οποίο κάνει χρήση της τεχνολογίας Virtualization και είναι εγκατεστημένο σε 3 εικονικούς εξυπηρετητές (Virtual Servers) που φιλοξενούνται σε ένα φυσικό εξυπηρετητή με λειτουργικό σύστημα Windows 2008, σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα: o 1 DATABASE SERVER με τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Λειτουργικό: Windows 2008 R2 Βάση δεδομένων: MS SQL 2008 R2 17

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» CPU: 4 x 2,7GHz (Xeon X5650) RAM: 2GB HDD: 200 GB o 1 APPLICATION SERVER με τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Λειτουργικό: Windows 2008 R2 CPU: 4 x 2,7GHz (Xeon X5650) RAM: 4GB HDD: 100 GB o 1 WEB SERVER με τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Λειτουργικό: Windows 2008 R2 CPU: 4 x 2,7GHz (Xeon X5650) RAM: 2GB HDD: 500 GB Η βάση δεδομένων που χρησιμοποιείται είναι η MS SQL Server 2008. 18

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το αντικείμενο του έργου αφορά στην επαύξηση της λειτουργικότητας των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται από το υφιστάμενο πληροφοριακό σύστημα Φοιτητολογίου, ώστε μέσα από ένα Ενιαίο Πληροφορικό Περιβάλλον Διαχείρισης Φοιτητολογίου (Ε.Π.ΔΦ) να είναι δυνατή η παροχή νέων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, εγγυημένου επιπέδου ποιότητας όπου οι τελικοί χρήστες μέσω πολλαπλών μέσων διαδικτύου (π.χ. web browsers, smartphones, Φωνητικής Πύλης, κτλ.) να λαμβάνουν επαυξημένης λειτουργικότητας υπηρεσίες σε σχέση με θέματα φοίτησης, το πρόγραμμα σπουδών, την φοιτητική μέριμνα, κτλ. του Πανεπιστημίου Κρήτης. Αναλυτικότερα: Θα πραγματοποιηθεί αναβάθμιση του υφιστάμενου Φοιτητολογίου σε Web περιβάλλον Θα αναπτυχθεί υπηρεσία Κεντρικής Γραμματείας Θα βελτιωθεί η διαδικασία εγγραφών προεγγραφών σε προπτυχιακό και μεταπτυχιακό επίπεδο Θα αναπτυχθεί υπηρεσία Αιτούντων φοιτητών Θα αναβαθμιστούν τα υποσυστήματα Φοιτητικής Μέριμνας και Χρονικού Προγραμματισμού σύμφωνα με τις σχετικές προδιαγραφές Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση των υποσυστημάτων Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών, Προγραμμάτων Σπουδών, Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών, Διαχείρισης Χρηστών, Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης, Εξυπηρέτησης Φοιτητών μέσω Διαδικτύου, Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω Διαδικτύου, Διαχείρισης Στατιστικών Στοιχείων, με πολυγλωσσικό περιβάλλον, έτσι ώστε ο χρήστης να έχει δικαίωμα επιλογής της γλώσσας που επιθυμεί από τουλάχιστον δύο γλώσσες: Ελληνικά Αγγλικά. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η υποστήριξη και άλλων γλωσσών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Θα ανασχεδιαστεί η υπάρχουσα Φωνητική Πύλη έτσι ώστε στα περισσότερα στάδια της υλοποίησής του να στηριχθεί στις αρχές του ανοικτού λογισμικού χρησιμοποιώντας ταυτόχρονα νέες και καινοτόμες τεχνολογίες αναγνώρισης ομιλίας και text to speech. Το υποσύστημα θα διασυνδεθεί με το ΠΣ Φοιτητολογίου. Επιπλέον θα διασυνδεθεί και με τα υπόλοιπα ΠΣ του Ιδρύματος αποσκοπώντας στη καλύτερη και αμεσότερη εξυπηρέτηση του φοιτητή και του συναλλασσόμενου προμηθευτή με παράλληλο αποτέλεσμα στη παραγωγικότητα και την καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού του Ιδρύματος. Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση των υποδομών με κεντρικά συστήματα που θα αναπτυχθούν στην οριζόντια δράση της Πρόσκλησης 21.1. Στο πλαίσιο του παρόντος έργου οι Γραμματείες των προπτυχιακών (17) και μεταπτυχιακών Τμημάτων (25) του Πανεπιστημίου Κρήτης θα υποστηριχτούν από το Ενιαίο Πληροφορικό 19

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο Κρήτης - Ήρων»-Υποέργο 1 «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου» Περιβάλλον Διαχείρισης Φοιτητολογίου (Ε.Π.ΔΦ) παρέχοντας επαυξημένης λειτουργικότητας ηλεκτρονικές υπηρεσίες, προς κάθε πολίτη που αναζητεί πληροφόρηση ή συναλλάσσεται με το Ίδρυμα με έμφαση σε προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους περίπου 20.342 πολίτες φοιτητές (προπτυχιακοί, μεταπτυχιακοί, υποψήφιοι διδάκτορες) και στα 648 μέλη του Διδακτικού προσωπικού. Οι νέες ψηφιακές υπηρεσίες που θα προσφέρονται από το Πανεπιστήμιο Κρήτης κατηγοριοποιούνται ως εξής: Ψηφιακές Υπηρεσίες Ενημέρωσης για τους υποψήφιους φοιτητές Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για τους φοιτητές Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για τους μεταπτυχιακούς φοιτητές Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για τους διδακτορικούς φοιτητές Ψηφιακές Υπηρεσίες για το διδακτικό προσωπικό Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για όλους τους ενδιαφερόμενους Ακολουθεί πίνακας όπου ομαδοποιούνται οι λειτουργικότητες σε λειτουργικές ενότητες χρησιμοποιώντας τον ενδεικτικό όρο «Υποσύστημα». Για αποφυγή σύγχυσης μεταξύ υφιστάμενης και νέας (ζητούμενης) λειτουργικότητας παρατίθενται οι μεν έναντι των δε μαζί και με τις απαιτήσεις ανταλλαγής πληροφορίας με τρίτα συστήματα. 20

21

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 1 Υποσύστημα Διαχείρισης δεδομένων Προ/κών & Μετ/κών φοιτητών και Προγραμμάτων Σπουδών 1. Διαχείριση Στοιχείων Φοιτητών (προπτυχιακών, μεταπτυχιακών, υποψηφίων διδακτόρων) 2. Διαχείριση εγγραφής νέων φοιτητών και διαχείρισης προσωπικών στοιχείων 3. Διαχείριση εγγραφών, καταγραφής μεταβολών σπουδαστικής κατάστασης φοιτητών (Προεγγραφή, αναστολή φοίτησης, ποινών, διαγραφή, ανακήρυξη, ορκωμοσία) 4. Δυνατότητα καταχώρησης ψηφιακής φωτογραφίας του φοιτητή 1. Επέκταση του υποσυστήματος σε Web περιβάλλον 2. Ενσωμάτωση ροών εργασιών στο σύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για την καταγραφή των επιχειρησιακών διεργασιών (business processes) του Ιδρύματος 3. Σύνδεση με το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο του κάθε Τμήματος 4. Παροχή πολυγλωσσικού web περιβάλλοντος για το σύνολο της λειτουργικότητας 1-10 της (Β), έτσι ώστε ο χρήστης να έχει δικαίωμα επιλογής της γλώσσας που επιθυμεί από τουλάχιστον δύο γλώσσες: Ελληνικά Αγγλικά. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η υποστήριξη και άλλων γλωσσών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Διασύνδεση με τις Πλατφόρμες Ασύγχρονης Τηλεκπαίδευσης Moodle και eclass Διασύνδεση με το ΠΣ του ΕΛΚΕ του Π.Κ. 5. Δυνατότητα παραμετροποίησης του ορισμού ενεργών, ανενεργών, επί πτυχίω, λιμναζόντων 6. Χορήγηση πτυχίων, 22

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) ανακήρυξη πτυχιούχων Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 7. Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων και καταχώρηση βαθμών 8. Διαχείριση βελτιώσεων βαθμολογίας 9. Διαχείριση Προγραμμάτων σπουδών, στοιχείων μαθημάτων, διπλωματικές εργασίες 10. Η βαθμολογία των φοιτητών υπολογίζεται (και να εκτυπώνεται προαιρετικά σε όλα τα σχετικά πιστοποιητικά) και σε ποσοστό επί τοις εκατό (percentiles). Για παράδειγμα, Φοιτητής ΧΧ, βαθμολογία 7-65% σημαίνει ότι ο φοιτητής ΧΧ βαθμολογήθηκε με 7 και είχε καλύτερο βαθμό από το 65% των συμφοιτητών του 11. Διαχείριση 23

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) προαπαιτουμένων για τη δήλωση του μαθήματος Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 12. Διαχείριση κατευθύνσεων 13. Διαχείριση ειδικεύσεων 14. Διαχείριση σύνδεσης προσωπικού με μαθήματα 15. Διαχείριση Αιτήσεων 16. Διαδικασίες Διαχείρισης Απουσιών 17. Έκδοση πιστοποιητικών, διαχείριση αναφορών 18. Υποστηρίζεται η έκδοση DIPLOMA SUPPLEMENT στα ελληνικά και στα αγγλικά, όπως προβλέπεται από το νόμο 3374/2005 και την Υπουργική απόφαση Φ5/89656/Β3, ΦΕΚ 1466/13-8-2007 και προδιαγραφές (και δείγμα) που ορίζονται στα ανωτέρω αλλά και στο 24

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) σύνδεσμο: http://ec.europa.eu/ed ucation/lifelonglearningpolicy/doc1239_en.htm Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 2 Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης 1. Γεννήτρια αναφορών 2. Δυνατότητα έκδοσης πιστοποιητικού είτε ατομικά ανά φοιτητή, είτε για ομάδες φοιτητών (σειριακά ή μη ΑΜ) 3. Κλήση συγκεκριμένης εκτύπωσης ή κλήση καταλόγου εκτυπώσεων από τα κυριότερα σημεία της εφαρμογής 4. Δυνατότητα χρήσης διαφόρων μορφών πηγών δεδομένων 5. Δυνατότητα σχεδιασμού επιπλέον πρότυπων αναφορών 6. Δυνατότητα χρήσης συγκεντρωτικών 1. Υφιστάμενες λειτουργικότητες σε web περιβάλλον 1. Κριτήρια επιλογής εγγραφών με βάση οποιαδήποτε τηρούμενο στοιχείο καθώς και συναρτήσεων 2. Δυνατότητα χρήσης κάθε τηρούμενου πεδίου της ΒΔ και επιπλέον δυνατότητα προσθήκης ή/και αφαίρεσης οποιοδήποτε πεδίου 4. Έκδοση της Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης η οποία χορηγείται στους φοιτητές (προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς), προκειμένου να έχουν υγειονομική περίθαλψη, όταν μετακινούνται στο εξωτερικό 5. Έκδοση του diploma supplement και σε επίπεδο Μάστερ σύμφωνα με υπόδειγμα που θα προσκομίσει το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα κατά τη φάση 25

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) συναρτήσεων, αθροίσματος, μέσου όρου, συχνότητας κλπ. 7. Δυνατότητα επιλεκτικής εμφάνισης των πεδίων στην εκτύπωση 8. Υποστήριξη δυναμικών φίλτρων για κάθε αναφορά (report) 9. Δυνατότητα προεκτύπωσης των πιστοποιητικών στην οθόνη 10. Καταχώρηση, διαχείριση και υπολογισμός αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου του Τμήματος Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) της μελέτης εφαρμογής 6. Θα επιχειρηθεί η πλήρης ομογενοποίηση των εκδιδόμενων πιστοποιητικών από τα Τμήματα/Σχολές του ΠΚ 7. Παροχή πολυγλωσσικού περιβάλλοντος για το σύνολο της βασικής λειτουργικότητας ώστε ο χρήστης να έχει δικαίωμα επιλογής της γλώσσας που επιθυμεί από τουλάχιστο δύο γλώσσες: Ελληνικά και Αγγλικά κατά το χρόνο υποβολής της προσφοράς. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η υποστήριξη και παροχή και άλλων γλωσσών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 11. Δυνατότητα επέμβασης στο κείμενο του κάθε είδους πιστοποιητικού ώστε να τροποποιείται η μορφή και να προσαρμόζεται αναλόγως για κάθε Τμήμα 26

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) ξεχωριστά Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 12. Δυνατότητα επιλογής του υπογράφοντος από λίστα τιμών (Ο γραμματέας/ο Διευθυντής κλπ) 3 Υποσύστημα Διαχείρισης Χρονικού Προγραμματισ μού Αιθουσών 1. Διαχείριση ειδικών πληροφοριών, όπως ώρες διδασκαλίας ανά εβδομάδα, διδάσκοντες, γραπτή ή προφορική εξέταση, κλπ. 2. Διαχείριση των αιθουσών διδασκαλίας, αμφιθεάτρων ή λοιπών αιθουσών, δυνατότητες εξοπλισμού τους 3. Αυτόματη άντληση των σχετικών δεδομένων (φοιτητές, δηλώσεις, διδάσκοντες κλπ) από την κεντρική ΒΔ του Φοιτητολογίου 1. Υφιστάμενες λειτουργικότητες σε web περιβάλλον 2. Επέκταση του υποσυστήματος μέσω ενός web interface, το οποίο θα διαχειρίζεται τα ωρολόγια προγράμματα 3. Επέκταση της εφαρμογής ώστε να υποστηρίζει τον χαρακτηρισμό των χώρων διδασκαλίας ως αίθουσα, αμφιθέατρο ή εργαστήριο 4. Εισαγωγή απαιτήσεων διδασκόντων για προτιμώμενες (ή / και συνεχόμενες) ημέρες, χρόνο μεταφοράς μεταξύ μαθημάτων 5. Επέκταση της εφαρμογής ώστε να υποστηρίζει την επιλογή συνεχόμενων ημερών ή/και συνεχόμενων ωρών σε περίπτωση ύπαρξης πολλαπλής διδασκαλίας ( πχ εργαστήριο που απαιτεί πολλές Διασύνδεση με τις Πλατφόρμες Ασύγχρονης Τηλεκπαίδευσης Moodle και eclass : για την παροχή στην πλατφόρμα στοιχείων των μαθημάτων, των φοιτητών που τα δήλωσαν και των καθηγητών που τα διδάσκουν του κάθε τμήματος Διασύνδεση με Σύστημα Διαχείρισης Ακινήτων των ιδρυμάτων της Γ θμιας εκπαίδευσης για την αναζήτηση των αιθουσών διδασκαλίας. 27

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) ομάδες φοιτητών ή διδασκαλία δεύτερου μαθήματος) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 6. Επέκταση της εφαρμογής ώστε να υποστήριζει την εισαγωγή απαιτήσεων Μαθήματος (Οπτικοαουστικός εξοπλισμός, συγκεκριμένες μέρες και ώρες διδασκαλίας κλπ.) 7. Αυτόματη άντληση του πλήθους των φοιτητών ανά Τμήμα Μαθήματος από τις δηλώσεις 8. Αυτόματη άντληση των στοιχείων των μαθημάτων (τύπος μαθήματος, ECTS, εξάμηνο μαθήματος) 9. Εμφάνιση και εκτύπωση όλων των συνδυασμών με: τις ελάχιστες διενέξεις μαθημάτων την ελάχιστη αλληλοκάλυψη στο πρόγραμμα των φοιτητών (ανά εξάμηνο μαθήματος σύμφωνα με το πρότυπο πρόγραμμα σπουδών) 10. Δυνατότητα δημιουργίας συνεχούς πρόγραμμα για πρωτοετείς 28

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 11. Επίσης, να καλύπτονται οι παρακάτω λειτουργικότητες όσο αφορά στις ιδιότητες των αιθουσών διδασκαλίας, αμφιθεάτρων και εργαστηρίων: χωρητικότητα φοιτητών για μάθημα χωρητικότητα φοιτητών για εξετάσεις διαχείριση συγκρούσεων γεγονότων και λήψη αποφάσεων (συγκρούσεις πολλαπλής διάθεσης, ωρών διαθεσιμότητας, εβδομαδιαίου συνόλου ωρών, γενικού συνόλου ωρών, συγκρούσεις χρόνων μετακίνησης, μεγεθών τοποθεσιών κτλ) 12. Διαχείριση ειδικών πληροφοριών όπως ώρες διδασκαλίας ανά εβδομάδα, διδάσκοντες, ακαδημαϊκό τμήμα και τομέα που ανήκει ο διδάσκων, γραπτή ή προφορική εξέταση, δηλώσεις μαθημάτων από άλλα ακαδημαϊκά 29

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) τμήματα, επόπτες, ημέρες διδασκαλίας, ημερομηνίες εξετάσεων (Φεβρουαρίου - Ιουνίου - Σεπτεμβρίου), βάρδιες εξετάσεων Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 13. Θα πρέπει να παρέχεται δυνατότητα εισαγωγής περιορισμών κατά την κατάρτιση ενός προγράμματος. Παραδείγματα: Για ένα εξάμηνο οι ώρες διδασκαλίας δεν πρέπει να ξεπερνούν τις 8 ώρες ημερησίως, για μερικά ακαδημαϊκά τμήματα να ξεκινούν στις 9.00, η λήξη των μαθημάτων είναι στις 20.00 καθημερινά, οι αίθουσες διατίθενται από τις 8.00-20.00 καθημερινά, ώρες καθηγητών να μην συμπίπτουν με άλλων τμημάτων και άλλοι πολλοί περιορισμοί Για το πρόγραμμα εξετάσεων, πρέπει οι ώρες ανά ημέρα να είναι συνεχόμενες, οι αίθουσες να είναι διαθέσιμες, οι επόπτες να είναι επαρκείς και να μην εποπτεύουν σε άλλο ακαδημαϊκό 30

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) τμήμα, ο φοιτητής του τμήματος να μπορεί να εξεταστεί και σε μάθημα άλλου τμήματος κλπ. Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 14. Θα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα υπολογισμού των συγκρούσεων πολλών γεγονότων με την εισαγωγή των κατάλληλων κριτηρίων, και δυνατότητα προβολής συγκρούσεων του ίδιου τύπου, καθώς επίσης και όλων των συγκρούσεων που σχετίζονται με ένα αντικείμενο (τοποθεσία, συμμετέχων, ενότητα, ομάδα). Οι συγκρούσεις που μπορεί να διαχειριστεί ο χρήστης θα πρέπει να είναι τουλάχιστο οι εξής: (Διπλή κράτηση, Μέγεθος τοποθεσιών, Μετακίνηση: έλεγχος των μετακινήσεων, διαθεσιμότητα, Όρια χρόνου διάθεσης, Πολλαπλά γεγονότα για τον έλεγχο της κατανομής των ωρών του προγράμματος ενοτήτων). 15. Αντίστοιχη διαδικασία ελέγχου και υπολογισμού συγκρούσεων και για τις εξετάσεις 16. Όλες οι εκτυπώσεις θα πρέπει να 31

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) γίνονται μέσω των Reporting Tools που διαθέτει ήδη το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 17. H εφαρμογή θα πρέπει να μπορεί να λειτουργήσει και σε stand alone περιβάλλον 18. Παροχή πολυγλωσσικού περιβάλλοντος για το σύνολο της λειτουργικότητας της εν λόγω λειτουργικής ενότητας, έτσι ώστε ο χρήστης να έχει δικαίωμα επιλογής της γλώσσας που επιθυμεί από τουλάχιστον δύο γλώσσες: Ελληνικά Αγγλικά. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η υποστήριξη και άλλων γλωσσών της Ευρωπαϊκής Ένωσης 4 Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών 1. Διαχείριση ρόλων χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων στο λογισμικό της Γραμματείας 2. Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο λειτουργικού 1. Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, εγγραφών, βάσεων δεδομένων και αρχείων 2. Ασφαλής διαχείριση, καταχώρηση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης 3. Ολοκλήρωση της καταγραφής γεγονότων και ενεργειών (logging) Διασύνδεση με Σύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Μητρώου (Identity management) του ιδρύματος για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών εγγραφής των φοιτητών του ιδρύματος στις επιμέρους υπηρεσίες. 32

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) συστήματος, εφαρμογής, βάσης δεδομένων και αρχείων Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις (πχ. Αλλαγή βαθμολογίας φοιτητών) Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 3. Δυνατότητα ενεργοποίησης και απενεργοποίησης ενός χρήστη 4. Κρυπτογράφηση κωδικών πρόσβασης και μεταφοράς δεδομένων πάνα από ανασφαλή δίκτυα 4. Ορισμός αριθμητικού κωδικού για την υποστήριξη μελλοντικών τηλεφωνικών εφαρμογών (voice portals), που ενδέχεται να αναπτύξει το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα. 5. Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και υποδομής PKI, στα σημεία που θα καθοριστούν στη μελέτη εφαρμογής 5. Σύνδεση με την Υπηρεσία Καταλόγου (LDAP) και SSO του ΠΚ 6. Κρυπτογράφηση για τη μεταφορά δεδομένων (Secure Socket Layer protocol- SSL) πάνω από ανασφαλή δίκτυα 7. Υποστήριξη υποδομής Shibboleth 8. Υποστήριξη υποδομής Pubcookie 9. Υποστήριξη υποδομής CAS 10. Παροχή πολυγλωσσικού περιβάλλοντος για το σύνολο της λειτουργικότητας της εν λόγω λειτουργικής ενότητας, έτσι ώστε ο χρήστης να έχει δικαίωμα επιλογής 33

Α/Α Λειτουργική ενότητα (Α) Υφιστάμενη λειτουργικότητα (Β) Νέα (επαυξημένη) λειτουργικότητα (Γ) της γλώσσας που επιθυμεί από τουλάχιστον δύο γλώσσες: Ελληνικά Αγγλικά. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η υποστήριξη και άλλων γλωσσών της Ευρωπαϊκής Ένωσης Ανταλλαγή δεδομένων με τρίτα συστήματα / επαναχρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπηρεσιών (Δ) Εξειδίκευση στο Μέρος Γ (Ε) 5 Υποσύστημα Εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου 1. Παροχή γενικών πληροφοριών των τμημάτων και του Ιδρύματος (προγράμματα σπουδών, προγράμματα διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, ανακοινώσεις τμήματος, διαθέσιμες υποτροφίες - βραβεία τμήματος 2. Προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως εμφάνιση προγράμματος σπουδών φοιτητή, εμφάνιση δηλώσεων τρέχουσα και προηγουμένων περιόδων, δημιουργία και αλλαγή νέας δήλωσης, εμφάνιση προγράμματος εξετάσεων, εμφάνιση 1. Δυνατότητα εμφάνισης προσωπικών στοιχείων και δυνατότητα επεξεργασίας κάποιων από αυτά. Τα επεξεργάσιμα στοιχεία θα είναι συγκεκριμένα και η δυνατότητα επεξεργασίας θα επιτρέπεται ή όχι από τον διαχειριστή του συστήματος 2. Εμφάνιση των στοιχείων της διπλωματικής εργασίας την οποία έχει αναλάβει 3. Επέκταση του υφιστάμενου συστήματος ώστε να μην επιτρέπεται η ηλεκτρονική υποβολή κενής δήλωσης δηλαδή εγγραφή στο εξάμηνο χωρίς δήλωση μαθημάτων. Θα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα ρύθμισης ώστε η δήλωση μαθημάτων να ταυτίζεται με την εγγραφή του φοιτητή στο εξάμηνο ή 34