Το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 και η σχέση του µε άλλα συστήµατα διαχειριστικής επάρκειας

Το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 και η σχέση του µε άλλα συστήµατα διαχειριστικής επάρκειας Τοµέας Βιοµηχανικής ιοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΕΜΠ Μετροτεχνικό Εργαστήριο Ενότητες 1. Το πρότυπο ISO9001:2000 2. Οι απαιτήσεις των Συστηµάτων ιαχειριστικής Επάρκειας της Μεταβατικής Περιόδου 3. Το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 2 1

Στρατηγικό σχέδιο ΥΠΟΙΟ ΕΥΡΩΠΑΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ ΥΠΟΙΟ - ΕΣΠΑ 2007-2013 (Ν. 3614/2007) Μεταβατική περίοδος ISO 9001 ιοικητική επαλήθευση ιαδικασίες ιενέργεια σύµφωνα ελέγχου µε απαιτήσεις ΥΠΟΙΟ ΕΛΟΤ 1429:2008 (Ενεκρίθη 7/7/2008) 3 Στρατηγικό σχέδιο ΥΠΟΙΟ 2013 Λήξη ΕΣΠΑ Κανονική Περίοδος 01/09 Πιστοποίηση ΕΛΟΤ 1429 Έναρξη ισχύος Προτύπου ΕΛΟΤ 1429 Μεταβατική Περίοδος Έγκριση προτύπου ΕΛΟΤ 1429 05/07 Εγκύκλιος 4670 - ΥΠΟΙΟ προς τελικούς δικαιούχους 4 2

Τι ονοµάζουµε πρότυπα; Πρότυπα είναι τεκµηριωµένες συµφωνίες που περιέχουν τεχνικές προδιαγραφές ή άλλα ακριβή κριτήρια που µπορούν να χρησιµοποιηθούν σαν κανόνες, κατευθυντήριες οδηγίες, ή ορισµοί χαρακτηριστικών ώστε να εξασφαλίσουν ότι υλικά, προϊόντα, διαδικασίες και υπηρεσίες είναι κατάλληλα για τον σκοπό που προορίζονται. 5 Η φιλοσοφία των Συστηµάτων ιαχείρισης Ποιότητας Ο Τίτλος ISO δεν προέρχεται από τα αρχικά International Organization for Standardization (IOS) αλλά από την ελληνική λέξη «ίσος» βασισµένος στο συσχετισµό της «ισότητας» και του «προτύπου». 6 3

Αντικείµενο του προτύπου ISO9001:2000 Ο όρος «προϊόν» εφαρµόζεται µόνο στο προϊόν ή υπηρεσία που προορίζεται για έναν πελάτη Απαιτήσεις για ένα Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας όπου ένας οργανισµός α) χρειάζεται να αποδείξει την ικανότητά του να παρέχει µε συνέπεια προϊόν το οποίο ικανοποιεί τις απαιτήσεις των πελατών τις κανονιστικές απαιτήσεις β) σκοπεύει να αυξήσει την ικανοποίηση των πελατών µε εφαρµογή του συστήµατος που περιλαµβάνει διεργασίες για τη διαρκή βελτίωση του συστήµατος διασφάλιση της συµµόρφωσης µε τις απαιτήσεις των πελατών διασφάλιση της συµµόρφωσης µε τις κανονιστικές απαιτήσεις 7 Μοντέλο συστήµατος διαχείρισης της ποιότητας ιαρκής βελτίωση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας Ευθύνη της ιοίκησης Πελάτες Πελάτες ιαχείριση Πόρων Μέτρηση, ανάλυση και βελτίωση Ικανοποίηση Απαιτήσεις Εισερχόµενα Υλοποίηση Προϊόντων Προϊόν Εξερχόµενα ραστηριότητες που προσθέτουν αξία Ροή Πληροφοριών 8 4

Ποιότητα Βαθµός στον οποίο ένα σύνολο εγγενών χαρακτηριστικών πληροί απαιτήσεις. Πρακτικά πρόκειται για την ικανοποίηση των αναγκών και των προσδοκιών του πελάτη. Πελάτης είναι οργανισµός ή πρόσωπο που παραλαµβάνει ένα προϊόν. Καταναλωτής, πελάτης, τελικός χρήστης, λιανοπώλης, επικαρπωτής και αγοραστής Ενδιαφερόµενο µέρος είναι πρόσωπο ή οµάδα που έχει ενδιαφέρον σε ότι αφορά την επίδοση ή την επιτυχία του οργανισµού. Πελάτες, ιδιοκτήτες, υπάλληλοι, προµηθευτές, τραπεζίτες, ενώσεις, συνεταίροι ή εταιρεία. 9 ιεργασία - Προϊόν Περιορισµοί Ελεγχος Είσοδος Πληροφορίες Υλικά Οδηγίες ιεργασία Πόροι Εντολές Πρότυπα Κανονισµοί Συµφωνίες Ανθρώπινο δυναµικό Μηχανές Εργαλεία Υπολογιστές Πληροφορίες Προϊόντα ιεργασία είναι το σύνολο αλληλοσχετιζόµενων δραστηριοτήτων το οποίο µετασχηµατίζει εισερχόµενα σε εξερχόµενα. Εξοδος Τα εισερχόµενα µιας διεργασίας είναι συνήθως εξερχόµενα µιας άλλης διεργασίας Οι διεργασίες σε έναν οργανισµό πρέπει να είναι προγραµµατισµένες, να εκτελούνται σε ελεγχόµενες συνθήκες και να έχουν στόχο την αύξηση αξίας Προϊόν είναι το αποτέλεσµα των διεργασιών. 10 5

Βασικά χαρακτηριστικά συστηµάτων ποιότητας Σύστηµα ιαχείρισης ιεργασίες ιαδικασίες 11 Συνεχής βελτίωση Act How to improve next time? Check Did things happen according to plan? Plan What to do? How to do it? Do Do what was planned Σχεδιάζω: καθιερώνω τους αντικειµενικούς σκοπούς και τις διεργασίες που είναι απαραίτητες για να παραχθούν αποτελέσµατα σε συµφωνία µε τις απαιτήσεις των πελατών και τις πολιτικές του οργανισµού Εκτελώ: Θέτω σε εφαρµογή τις διεργασίες Ελέγχω: Παρακολουθώ και µετρώ τις διεργασίες και το προϊόν ως προς τις πολιτικές, τους αντικειµενικούς σκοπούς και τις απαιτήσεις για το προϊόν και εκθέτω τα αποτελέσµατα Ενεργώ: Αναλαµβάνω δράσεις για τη διαρκή βελτίωση της επίδοσης των διεργασιών 12 6

Αντικείµενο των κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας µεταβατικής περιόδου Έγκαιρη, οικονοµική και ποιοτική εκτέλεση των συγχρηµατοδοτούµενων έργων ενίσχυση της διοικητικής αποτελεσµατικότητας µεγαλύτερος βαθµός υπευθυνότητας των τελικών δικαιούχων διευρυµένες και αυστηρότερες ελεγκτικές και δηµοσιονοµικές διαδικασίες αυστηρότητα του προγραµµατισµού δηµοσιονοµική αυστηρότητα απαίτηση ύπαρξης πιστοποιηµένων συστηµάτων και µηχανισµών διαχείρισης, παρακολούθησης και ελέγχου 13 Απαιτήσεις για την επάρκεια των δικαιούχων Η συµβατότητα του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του δικαιούχου µε το κοινοτικό δίκαιο σχετικά µε την ανάθεση και διαχείριση δηµοσίων συµβάσεων. Ο ορισµός των υπηρεσιών και των αρµοδίων οργάνων που είναι υπεύθυνα για τις διαδικασίες προγραµµατισµού και ωρίµανσης πράξεων, διενέργειας διαγωνισµού ανάθεσης και διαχείρισης συµβάσεων, παρακολούθησης και πιστοποίησης του φυσικού αντικειµένου, οικονοµικής διαχείρισης έργου. Η τεκµηρίωση των ανωτέρω διαδικασιών µε τη µορφή εγχειριδίου, που χρησιµοποιεί για τη λειτουργία του ο δικαιούχος. Η επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδοµής του δικαιούχου, η οποία διασφαλίζει επαρκή λειτουργικότητα και ασφαλή αποθήκευση διαχείριση πληροφοριών και αρχείων. 14 7

Κατηγοριοποίηση φορέων επιβεβαίωσης µε βάση το είδος των πράξεων Ανάλογα µε το είδος των πράξεων που προτίθεται να αναλάβει ο δικαιούχος φορέας, η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας κατηγοριοποιείται ως εξής: Επιβεβαίωση τύπου Α, για έργα µε τεχνικό αντικείµενο και πιο συγκεκριµένα δηµόσια έργα υποδοµής και τεχνικές µελέτες. Επιβεβαίωση τύπου Β, για έργα χωρίς τεχνικό αντικείµενο και πιο συγκεκριµένα έργα και δράσεις προµηθειών και υπηρεσιών. Επιβεβαίωση τύπου Γ, µόνο για εξειδικευµένες δράσεις ΕΚΤ, καθώς και λοιπές δράσεις που υλοποιούνται µε ίδια µέσα, οι οποίες θα προσδιορισθούν µε τη συνεργασία Εθνικής Αρχής Συντονισµού και αρµοδίων ιαχειριστικών Αρχών. 15 Απαιτήσεις για την επάρκεια των δικαιούχων - διαδικασίες Οι βασικές απαιτήσεις οι οποίες καθορίζονται για τους δικαιούχους είναι οι ακόλουθες : Νοµοθεσία Προγραµµατισµός έργωνενεργειών Οργανόγραµµα - υπευθυνότητες ιαδικασίες Υποδοµή Τεχνικά έργα Υπηρεσίες Προµήθειες Σχεδιασµός και ωρίµανση έργων ιενέργεια διαγωνισµού, ανάθεση σύµβασης /επιλογή ωφελουµένων Παρακολούθηση και διαχείριση έργου Πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου Οικονοµική διαχείριση έργου 16 8

Εγκύκλιος µεταβατικής περιόδου Α Β Γ 1. ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1:ΕΠΑΡΚΕΣ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑ 1.1 Πρόβλεψη σχετικής αρµοδιότητας υλοποίησης έργων 1.2 Συµβατότητα θεσµικού πλαισίου µε το εθνικό και κοινοτικό δίκτυο Training_Κριτήρια_ ιαχειριστικής_επάρκειας.doc 17 Αντικείµενο του προτύπου ΕΛΟΤ 1429 ΕΛΟΤ 1429:2008 «ιαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις» Τα έργα δηµοσίου χαρακτήρα καλύπτουν ανάγκες του κοινωνικού συνόλου και αποσκοπούν στην ανάπτυξη την κοινωνική συνοχή και τη βελτίωση της ποιότητας ζωής των πολιτών. απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιούν οι οργανισµοί ώστε να αποδεικνύουν την ικανότητά τους να υλοποιούν έργα δηµοσίου χαρακτήρα και να βελτιώνουν συνεχώς τις επιδόσεις τους στη λειτουργία και έλεγχο των διεργασιών τους σύµφωνα µε το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο. 18 9

Μοντέλο συστήµατος διαχειριστικής επάρκειας ΕΛΟΤ 1429:2008 ΕΛΟΤ 1429:2008 19 Επίτευξη των στόχων των έργων µε την αποδοτικότερη αξιοποίηση των διατιθέµενων πόρων ωφελούµενοι του έργου: τελικοί χρήστες του προϊόντος του έργου ή οι αποδέκτες του αποτελέσµατος του έργου ικανοποίηση χρηστών έργου: αντίληψη των χρηστών του αποτελέσµατος του έργου για το βαθµό κάλυψης των αναγκών τους και την ικανοποίηση των απαιτήσεών τους ενδιαφερόµενα µέρη: περιλαµβάνονται κυρίως οι άµεσα ωφελούµενοι του έργου αλλά και το ευρύτερο κοινωνικό σύνολο 20 10

Τεκµηρίωση του Σ ΕΠ Εγχειρίδιο Σ ΕΠ Εγχειρίδιο ιαδικασιών Έγγραφα Σ ΕΠ Αρχεία Σ ΕΠ 21 έσµευση της ιοίκησης Η διοίκηση του οργανισµού πρέπει να αποδεικνύει τη δέσµευσή της για τη διασφάλιση της διαχειριστικής επάρκειας στην υλοποίηση έργων και τη συνεχή βελτίωση της ικανότητας του οργανισµού για την υλοποίηση έργων µε αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα Η δέσµευση της διοίκησης αποδεικνύεται µε: δηµιουργία κατάλληλου εργασιακού κλίµατος µέσω και παροχής κινήτρων για την επίτευξη στόχων και αποτελεσµάτων εξασφάλιση των απαιτούµενων πόρων για την αποτελεσµατική λειτουργία του συστήµατος ανάθεση δραστηριοτήτων και τη διασφάλιση αποτελεσµατικής εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας παρακολούθηση ετήσιου προγραµµατισµού έργων διεξαγωγή των ανασκοπήσεων του συστήµατος και τη λήψη και υποστήριξη υλοποίησης αποφάσεων για ενέργειες βελτίωσης. 22 11

Οργάνωση Η διοίκηση του οργανισµού πρέπει να διασφαλίζει τις οργανωτικές προϋποθέσεις υλοποίησης των έργων µέσω του καθορισµού και γνωστοποίησης των ρόλων στην υλοποίηση και υποστήριξη των έργων και της αποτελεσµατικής εσωτερικής επικοινωνίας. 23 Οργανωτική δοµή - λειτουργίες αρµόδια για: α) προγραµµατισµό έργων και ενεργειών β) σχεδιασµό και ωρίµανση έργων γ) διενέργεια διαγωνισµών και ανάθεσης συµβάσεων δ) διαχείριση έργου και πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου ε) οικονοµική διαχείριση των έργων και στ) εσωτερικό έλεγχο. 24 12

Υπεύθυνος έργου οµάδα έργου Σε κάθε έργο η διοίκηση του οργανισµού πρέπει να ορίζει υπεύθυνο έργου και οµάδα έργου µε σαφώς καθορισµένους ρόλους. 25 Οµάδα έργου Η οµάδα έργου επιλέγεται µε βάση την κατηγορία του έργου, τις απαιτούµενες γνώσεις και ικανότητες, τη διαθεσιµότητα των στελεχών και τα την εµπειρία τους. 26 13

Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα Ο οργανισµός πρέπει να εξασφαλίσει την ύπαρξη µηχανογραφικής υποδοµής διαχείρισης έργων. Η µηχανογραφική υποδοµή διαχείρισης έργων µπορεί να υποστηρίζει: 27 Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα α) τη δοµή ανάλυσης των εργασιών β) τον χρονοπρογραµµατισµό των έργων γ) τη διαχείριση πόρων δ) την οικονοµική διαχείριση και την παρακολούθηση του προϋπολογισµού των έργων ε) την παραγωγή περιοδικών αναφορών 28 14

ιεργασίες έναρξης του έργου Περιλαµβάνουν τις απαιτούµενες ενέργειες για την εξασφάλιση της ωρίµανσης και της χρηµατοδότησης, (π.χ. µε την έγκριση του τεχνικού δελτίου και την ένταξη του έργου στο επιχειρησιακό πρόγραµµα). 29 Φάκελος έργου Το σύνολο των πληροφοριών που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου ταξινοµούνται και αρχειοθετούνται στο φάκελο έργου, για κάθε φάση υλοποίησης. 30 15

ιεργασίες Σχεδιασµού Ο οργανισµός πρέπει να εκπονεί σχέδιο διαχείρισης του έργου, µε βάση το τεχνικό δελτίο, για να καθοδηγήσει την εκτέλεση και τον έλεγχό του. 31 Σχέδιο ιαχείρισης του Έργου Το σχέδιο διαχείρισης έργου περιλαµβάνει: α) αντικείµενο του έργου που περιλαµβάνει τις φάσεις του έργου, τη δοµή ανάλυσης των εργασιών του και τον ορισµό των παραδοτέων. β) οργάνωση έργου γ) πρόγραµµα ελέγχων, δ) χρονοδιάγραµµα έργου, ε) δείκτες παρακολούθησης, 32 16

Σχέδιο ιαχείρισης του Έργου Το σχέδιο διαχείρισης έργου περιλαµβάνει: στ) διαχείριση κινδύνων, ζ) οικονοµική διαχείριση, η) σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας και θ) διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών 33 ιεργασίες εκτέλεσης: Εκτέλεση µε ίδια µέσα Ανάθεση συµβάσεων µε δηµόσιο διαγωνισµό Ο οργανισµός πρέπει να αποφασίζει για τον τρόπο εκτέλεσης του έργου, ή τµήµατος αυτού και τον τρόπο ανάθεσης ανάλογα µε το είδος του έργου, τον εγκεκριµένο προϋπολογισµό του και σύµφωνα µε τις εφαρµοστέες νοµικές και κανονιστικές απαιτήσεις και εγκριτικές πράξεις. 34 17

Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου Ο οργανισµός πρέπει να διατηρεί αρχεία, π.χ. στο φάκελο έργου, που τεκµηριώνουν την εκτέλεση του έργου σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα ή/και τον κατάλληλο χειρισµό των µη συµµορφώσεων, αποκλίσεων ή ζητηµάτων που προκύπτουν κατά την εκτέλεση. 35 ιεργασίες ολοκλήρωσης του έργου Ο οργανισµός κατά την ολοκλήρωση του έργου και πριν το διαχειριστικό κλείσιµο του έργου, πρέπει να τεκµηριώνει ότι: α) έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του έργου β) έχουν ελεγχθεί και εγκριθεί τα παραδοτέα του έργου 36 18

Ολοκλήρωση του έργου γ) έχουν υποβληθεί τα προβλεπόµενα σχέδια συντήρησης ή/και λειτουργίας των παραδοτέων του έργου, αν απαιτείται, δ) έχει συµπληρωθεί ο φάκελος του έργου και διατηρείται κατάλληλα ώστε να χρησιµοποιηθεί για τη λειτουργία και συντήρηση του έργου, ε) έχει βεβαιωθεί η περαίωση των εργασιών σύµφωνα µε τις εφαρµοστέες διατάξεις 37 Απολογισµός, ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων Εσωτερικές επιθεωρήσεις Ο οργανισµός, όπου απαιτείται, πρέπει να προγραµµατίζει και να διενεργεί εσωτερικές επιθεωρήσεις ώστε να αναγνωρίζονται οι µη συµµορφώσεις του συστήµατος και να αξιολογείται η λήψη σχετικών διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών. Εξωτερικοί έλεγχοι Κατά τη διενέργεια εξωτερικών ελέγχων και επιθεωρήσεων, ο οργανισµός πρέπει να παρέχει τα απαραίτητα στοιχεία. 38 19

ιαχείριση παραπόνων Ο οργανισµός πρέπει να καθιερώνει διαδικασίες που επιτρέπουν την υποβολή καταγγελιών και παραπόνων που άπτονται θεµάτων των υλοποιούµενων έργων λαµβάνοντας υπόψη τις ισχύουσες κανονιστικές διατάξεις 39 Απολογισµός, ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων Απολογισµός και συµπεράσµατα για βελτίωση και µελλοντική αξιοποίηση Ο απολογισµός πρέπει να παρέχει τα αντικειµενικά δεδοµένα που τεκµηριώνουν τη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση για παροχή πόρων, λήψη διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών και βελτίωση π.χ. κατά την ανασκόπηση και τον ετήσιο προγραµµατισµό. Για το σκοπό αυτό, ο οργανισµός µπορεί να αξιολογεί, ανά έργο: α) το βαθµό ικανοποίησης των στόχων του έργου, β) το βαθµό ικανοποίησης των αναγκών των ωφελουµένων του έργου από το τελικό προϊόν, γ) τις αποκλίσεις τήρησης του σχεδίου διαχείρισης του έργου και δ) την αποδοτικότητα του έργου. 40 20

41 21