ΜΕΤΟΧΙΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ & ΠΡΟΝΟΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΜΕΙΟΔΟΤΙΚΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ ΓΙΑ ΤΟ ΕΡΓΟ «ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗΣ & ΕΠΕΚΤΑΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΑΠΥΡΟΣ ΜΙΙΙ ΣΤΟ Μ.Τ.Π.Υ» ΑΘΗΝΑ ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2014
2 Ε Λ Λ Η Ν Ι Κ Η Η Μ Ο Κ Ρ Α Τ Ι Α ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ & ΠΡΟΝΟΙΑΣ ΜΕΤΟΧΙΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ Αθήνα, 23/10/2014 ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ Αριθ.Πρωτ.: 79149 ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ Ταχ. Δ/νση : Λυκούργου 12 10551 Αθήνα Πληροφορίες : Χρυσοβιτσιώτη Β. Τηλέφωνο : 2131500095-97 FAX : 2103251014 E mail : economics@mtpy.gr ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΣ ΜΕΙΟΔΟΤΙΚΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ για την επιλογή αναδόχου για το έργο με τίτλο «Παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και επέκτασης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος ΜΙΙΙ στο Μ.Τ.Π.Υ» ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΘΕΙΣΑ ΔΑΠΑΝΗ ΚΑΕ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Δευτέρα 3 Νοεμβρίου 2014 ΩΡΑ: ΤΟΠΟΣ: 10.00 π.μ. ΛΥΚΟΥΡΓΟΥ 12, ΑΘΗΝΑ 6 ος ΟΡΟΦΟΣ, ΓΡΑΦΕΙΟ ΣΥΛΛΟΓΟΥ Μ.Τ.Π.Υ. 40.000,00 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 7123 «Προμήθεια Η/Υ, λογισμικού και λοιπού συναφούς βοηθητικού εξοπλισμού»
3 ΑΠΟΦΑΣΗ Έχοντας υπόψη: 1. Τις διατάξεις του Ν. 2286/95 «Προμήθειες του δημόσιου τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων», όπως τροποποιήθηκε με το Ν. 4281/2014 (ΦΕΚ 160/Α). 2. Το Π.Δ. 118/2007 (ΦΕΚ 150/Α) «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου», κατά το μέρος που οι διατάξεις του δεν αντίκεινται στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. 3. Το Ν. 3316/2005 (ΦΕΚ 42/Α) «Ανάθεση και εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων εκπόνησης μελετών και παροχής συναφών υπηρεσιών και άλλες διατάξεις». 4. Το Π.Δ. 422/1981 (ΦΕΚ 114/Α) «Κωδικοποίηση των περί Μ.Τ.Π.Υ. διατάξεων», όπως τροποποιήθηκε & ισχύει. 5. Το Ν. 2362/1995 (ΦΕΚ 247/Α) «Περί Δημόσιου Λογιστικού ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με το Ν. 3871/2010 «Δημοσιονομική Διαχείριση και ευθύνη» (ΦΕΚ 141/Α) και το Π.Δ. 113/2010. 6. Την οδηγία 2004/18/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 31ης Μαρτίου 2004, περί συντονισμού των διαδικασιών συνάψεων συμβάσεων Κρατικών Προμηθειών, όπως τροποποιήθηκε με την οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005. 7. Τον Κανονισμό 1251/2011 για την τροποποίηση των οδηγιών 2004/17/ΕΚ, 2004/18/ΕΚ και 2009/81/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου όσον αφορά τα κατώτατα όρια εφαρμογής τους κατά τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων. 8. Την Οδηγία 2007/66/ΕΚ για την τροποποίηση των οδηγιών 89/665/ΕΟΚ και 92/13/ΕΟΚ του Συμβουλίου όσον αφορά τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών προσφυγής στον τομέα σύναψης δημοσίων συμβάσεων. 9. Το Ν. 3886/2010 (ΦΕΚ 173/Α) «Δικαστική προστασία κατά τη σύναψη δημόσιων συμβάσεων - Εναρμόνιση της ελληνικής νομοθεσίας με την Οδηγία 89/665/ΕΟΚ κλπ.». 10. Το Ν. 3310/2005 (ΦΕΚ 30/Α) «Μέτρα για τη διασφάλιση της διαφάνειας και την αποτροπή καταστρατηγήσεων κατά τη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων», όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του Ν. 3414/2005 (ΦΕΚ 279/Α). 11. Το Ν. 3588/2007 «Πτωχευτικός Κώδικας» (ΦΕΚ 153/Α). 12. Τη με αρ. 20977/2007 (ΦΕΚ 1673/Β) Κοινή απόφαση των Υπουργών Ανάπτυξης και Επικρατείας με θέμα: «Δικαιολογητικά για την τήρηση των μητρώων του Ν. 3310/2005, όπως τροποποιήθηκε με το Ν. 3414/2005». 13. Το Ν. 2859/2000 «Κύρωση Κώδικα Νόμου Προστιθέμενης Αξίας» (ΦΕΚ 248/Α), όπως τροποποιήθηκε με το Ν. 3336/2005 (ΦΕΚ 96/Α). 14. Το Ν. 2198/1994 (άρθρο 24) «Αύξηση Αποδοχών Δημοσίων Υπαλλήλων και άλλες διατάξεις» περί παρακράτησης φόρου εισοδήματος (ΦΕΚ 43/Α).
4 15. Το Ν. 3861/2010 (ΦΕΚ 112/Α) «Ενίσχυση της διαφάνειας µε την υποχρεωτική ανάρτηση νόµων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραµµα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις». 16. Την αναγκαιότητα πραγματοποίησης της δαπάνης για την παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και επέκτασης του συστήματος διαχείρισης εγγράφου Πάπυρος ΜΙΙΙ του Μ.Τ.Π.Υ. 17. Την Απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Ταμείου που λήφθηκε κατά τη με αρ. 38 η /20-10-2014 Συνεδρίασή του και αφορά την έγκριση της διενέργειας Πρόχειρου Μειοδοτικού Διαγωνισμού, με δημοσίευση, για την επιλογή αναδόχου για το έργο με τίτλο «Παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και επέκτασης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος ΜΙΙΙ στο Μ.Τ.Π.Υ». 18. Τη με αριθ. πρωτ. 79276/23-10-2014 Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης η οποία αφορά την έγκριση δέσμευσης πίστωσης ποσού ύψους 40.000,00 (ΑΔΑ ΩΒΜΣΗ-5Υ7) σε βάρος της πίστωσης του ΚΑΕ 7123 «Προμήθεια Η/Υ, λογισμικού και λοιπού συναφούς βοηθητικού εξοπλισμού» του προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2014 του ΜΤΠΥ. 19. Γενικότερα, κάθε νομοθετική ή κανονιστική διάταξη σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο, που διέπει την ανάθεση και εκτέλεση της παρούσας σύμβασης, έστω και αν δεν αναφέρεται ρητά παραπάνω. ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΟΥΜΕ Πρόχειρο διαγωνισμό σε Ευρώ με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή για την επιλογή αναδόχου για το έργο με τίτλο «Παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και επέκτασης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος ΜΙΙΙ στο Μ.Τ.Π.Υ». Το ύψος της προϋπολογισθείσας δαπάνης ανέρχεται στο ποσό των σαράντα χιλιάδων ευρώ (40.000,00 ) συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α και βαρύνει την πίστωση ΚΑΕ 7123 «Προμήθεια Η/Υ, λογισμικού και λοιπού συναφούς βοηθητικού εξοπλισμού» του προϋπολογισμού του ΜΤΠΥ οικονομικού έτους 2014. 1. ΤΟΠΟΣ ΚΑΙ ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο διαγωνισμός θα διενεργηθεί τη Δευτέρα 3 Νοεμβρίου 2014 και ώρα 10:00 π.μ στο Γραφείο του Συλλόγου στον 6 ο όροφο του κτιρίου του ΜΤΠΥ επί της οδού Λυκούργου 12 Αθήνα. 2. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ Αντικείμενο του διαγωνισμού είναι παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και επέκτασης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασιών Πάπυρος Millennium ΙΙΙ που χρησιμοποιείται ήδη στο ΜΤΠΥ. Συνοπτικά το έργο θα περιλαμβάνει τα εξής: Αναβάθμιση προϊόντων Πάπυρος ΜΙΙΙ για 130 χρήστες
5 Αναβάθμιση υποσυστήματος Διαχείρισης Αλληλογραφίας (Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο) Αναβάθμιση υποσυστήματος Διαχείρισης Αποφάσεων Δ.Σ. Υποσύστημα Διαχείρισης Φακέλων Υποθέσεων Εγκατάσταση αναβαθμισμένης έκδοσης Πάπυρος και διενέργεια σχετικών ελέγχων (testplans) εύρυθμης λειτουργίας Προσαρμογή Μοντέλου Ασφάλειας Εκπαίδευση χρηστών Ετήσιο Συμβόλαιο Συντήρησης Υποστήριξης (Πάπυρος MIII Software Update License & Support) Αναλυτικότερα, θα περιλαμβάνει τους ακόλουθους άξονες: 1. Αναβάθμιση προϊόντων Πάπυρος Millennium III Αναβάθμιση των υφιστάμενων αδειών χρήσης της πλατφόρμας Διαχείρισης Εγγράφων & Ροών Εργασιών Πάπυρος ΜΙΙΙ, ώστε να υποστηρίζεται η πλήρης ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων με χρήση ροών εργασιών (workflows)για την πρόσβαση εκατόν τριάντα (130) χρηστών. Συγκεκριμένα, οι χρήστες που έχουν πρόσβαση στο σύστημα να μπορούν να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά όλα τα έγγραφα της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας και να είναι σε θέση να πρωτοκολλούν, να δημιουργούν έγγραφα, να τα διακινούν ηλεκτρονικά και να τα υπογράφουν ψηφιακά με χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών, των οποίων τα ψηφιακά πιστοποιητικά εκδίδονται από την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ). Υποστήριξη διαβαθμίσεων (εμπιστευτικά, απλά κλπ) για την πρόσβαση των χρηστών στα ψηφιακά έγγραφα. Υποστήριξη μέσω web service clients της υποβολής στοιχείων σε τρίτους φορείς. 2. Αναβάθμιση υποσυστήματος Διαχείρισης Αλληλογραφίας (Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο) Αναβάθμιση του υφιστάμενου Υποσυστήματος Διαχείρισης Αλληλογραφίας (Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο) για την υποστήριξη ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων με χρήση ψηφιακών υπογραφών. Παραμετροποίηση των υφιστάμενων φορμών πρωτοκόλλου και αυτοματοποίηση διαδικασίας ψηφιοποίησης - πρωτοκόλλησης εγγράφων με χρήση barcodes και αλλαγή μεθόδου παραγωγής εκτυπωτικών αναφορών. Καθιέρωση υποχρεωτικής καταχώρησης του ΑΜΚΑ κατά την πρωτοκόλληση, για κατηγορίες εισερχομένων εγγράφων (πχ αιτήσεις απονομής μερίσματος) που συνδέονται με μετόχους καταθέτες / μερισματούχους.
6 Σύνδεση των εισερχομένων εγγράφων επιπλέον των υποθέσεων και με υπεύθυνο/ους ανά υπόθεση (άντληση στοιχείων από την εφαρμογή «Υποθέσεις» του CRM της SingularLogic. Παραλαβή από κοινό αποθετήριο (repository) των ψηφιακών εγγράφων που δημιουργούνται στα συστήματα CRM και ERP της SingularLogic με βάση μοναδικό στοιχείο ταυτοποίησης ώστε να διενεργείται : o αυτόματη πρωτοκόλληση και ψηφιακή αποστολή σε λίστα αποδεκτών (εσωτερικοί εξωτερικοί) o αυτόματη ανάρτηση μέσω σύνδεσης με το σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑ των αναφορών που παράγονται στο σύστημα ERP o αυτόματη αποστολή μέσω σύνδεσης με το σύστημα ΤΑΧΙS των οικονομικών καταστάσεων και εντύπων που παράγονται από το σύστημα ERP, σύμφωνα με τον μορφότυπο που απαιτείται (PDF, XML κλπ.). 3. Αναβάθμιση υποσυστήματος Διαχείρισης Αποφάσεων Δ.Σ. Αναβάθμιση του υφιστάμενου Υποσυστήματος Διαχείρισης Αποφάσεων Δ.Σ. με δυνατότητες παρακολούθησης της εξέλιξης των αποφάσεων (χρεώσεις σε στελέχη για υλοποίηση κλπ.). Υποστήριξη της δυνατότητας αυτόματης ανάρτησης απόφασης στη «Διαύγεια». 4. Υποσύστημα Διαχείρισης Φακέλων Υποθέσεων Υλοποίηση Υποσυστήματος Διαχείρισης Φακέλων Υποθέσεων, για την οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων του ΜΤΠΥ, με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της υπάρχουσας διαδικασίας, το οποίο θα υποστηρίζει: Ένταξη των ψηφιακών εγγράφων σε λογικές ενότητες (πχ ανά ΑΜΚΑ) ούτως ώστε να δημιουργείται ψηφιακός φάκελος. Υποστήριξη διαβαθμίσεων (εμπιστευτικά, απλά κλπ) για την πρόσβαση των χρηστών στα ψηφιακά έγγραφα. Κατηγοριοποίηση των ψηφιακών εγγράφων σε πάγια (αποθήκευση σε ψηφιακή μορφή για πάντα) και απλά (αποθήκευση σε ψηφιακή μορφή μέχρι την ολοκλήρωση του κύκλου ζωής τους).
7 Ειδικότερα: - Δημιουργία Ηλεκτρονικών Φακέλων Υποθέσεων για την οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων των μετόχων και μερισματούχων του ΜΤΠΥ. - Όλα τα έγγραφα που παράγονται ηλεκτρονικά από το CRM ή/και το ERP του ΜΤΠΥ να φυλάσσονται μέσω κατάλληλων διεπαφών στο σύστημα Πάπυρος. - Ψηφιακή αρχειοθέτηση των εγγράφων που αφορούν τους μετόχους μερισματούχους, κατηγοριοποίηση και ένταξη αυτών στον ηλεκτρονικό φάκελο. - Ηλεκτρονικός φάκελος Υπόθεσης που θα περιέχει όλα τα έγγραφα που την αφορούν και θα είναι προσβάσιμη μέσω του συστήματος Πάπυρος αλλά και μέσω διεπαφής με το CRM. - Δυνατότητα σύνδεσης με την εφαρμογή Διαχείρισης Αλληλογραφίας για αυτόματη απόδοση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου στα εισαχθέντα έγγραφα. - Εύκολη αναζήτηση και άμεση πρόσβαση σε όλα τα σχετικά με τους μετόχους μερισματούχους έγγραφα και πληροφορίες. - Σύνδεση με τα συστήματα ERP και CRM της SingularLogic προκειμένου οι χρήστες να έχουν άμεση πρόσβαση από αυτά τα συστήματα στα ψηφιακά έγγραφα (πχ με τον αριθμό πρωτοκόλλου για εισερχόμενα / στοιχείο ταυτοποίησης για εξερχόμενα από CRM/ERP ) ή τους ψηφιακούς φακέλους (πχ ΑΜΚΑ μερισματούχου). 5. Υπηρεσίες εγκατάστασης & εκπαίδευσης χρηστών Εγκατάσταση αναβαθμισμένης έκδοσης Πάπυρος και διενέργεια σχετικών ελέγχων (testplans) εύρυθμης λειτουργίας Προσαρμογή Μοντέλου Ασφάλειας. Υπηρεσίες εκπαίδευσης: εκπαίδευση της κεντρικής γραμματείας (διάρκειας 2 ανθρωποημερών), της γραμματείας Δ.Σ. (διάρκειας 1 ανθρωποημέρας), των χρηστών που θα διαχειρίζονται το υποσύστημα Διαχείρισης Φακέλων Υποθέσεων (διάρκειας 2 ανθρωποημερών) και εκπαίδευση υπολοίπων χρηστών (διάρκειας 5 ανθρωποημερών) οι οποίοι θα έχουν πρόσβαση στο σύστημα. Στις υπηρεσίες εκπαίδευσης να συμπεριλαμβάνονται και υπηρεσίες επιτόπιας εκπαίδευσης χρηστών (on job training) σε πραγματικές συνθήκες λειτουργίας για την καλύτερη προσαρμογή των χρηστών στο νέο περιβάλλον εργασίας. 6. Συντήρηση Υποστήριξη Λογισμικού Το πλαίσιο συντήρησης να περιλαμβάνει το σύνολο των υποσυστημάτων Πάπυρος Millennium III και την υποστήριξη των εφαρμογών που χρησιμοποιεί το Μ.Τ.Π.Υ. Στις παροχές Συντήρησης Υποστήριξης να παρέχονται τα ακόλουθα:
8 Επίλυση δυσλειτουργιών (bugs) και διόρθωση λειτουργικότητας του λογισμικού Πάπυρος ΜΙΙΙ στην περίπτωση που δεν λειτουργεί σύμφωνα με τις προδιαγραφές για τις οποίες κατασκευάστηκε. Παροχή όλων των νέων εκδόσεων του Πάπυρος Millennium III χωρίς να χρεώνεται κόστος ανάπτυξης αλλά μόνον το κόστος εγκατάστασης. Κατά προτεραιότητα ανταπόκριση για την επίλυση τυχόν προβλημάτων που μπορεί να παρατηρηθούν κατά την χρήση της εφαρμογής. Τηλεφωνική υποστήριξη και πρόσβαση στο Κέντρο Αναφοράς Βλαβών(Help Desk). Το HelpDesk να είναι διαθέσιμο καθ όλη την περίοδο συντήρησης και κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες, καταγράφοντας τα αιτήματα των χρηστών, δρομολογώντας τα σε αρμόδιους χειριστές για την επίλυση των προβλημάτων και υποστηρίζοντας τηλεφωνικά και μέσω διαδικτύου τους χρήστες και διαχειριστές της εφαρμογής. Παροχή υπηρεσιών προληπτικής συντήρησης της εφαρμογής Πάπυρος ΜΙΙΙ, δύο (2) φορές το χρόνο. 3. ΤΡΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στον διαγωνισμό θα πρέπει να υποβάλουν ή αποστείλουν τις προσφορές τους (τεχνικές και οικονομικές) εγγράφως, σύμφωνα με τα αναφερόμενα στο Π.Δ. 118/07 στην Ελληνική γλώσσα, ή σε επικυρωμένη μετάφραση στην Ελληνική γλώσσα, μέσα σε ένα ενιαίο σφραγισμένο φάκελο, σε δύο αντίγραφα, με οποιονδήποτε τρόπο, στο Μ.Τ.Π.Υ., Λυκούργου 12 και θα πρέπει να έχουν πρωτοκολληθεί το αργότερο έως την ημερομηνία και ώρα διενέργειας του διαγωνισμού. Όσες προσφορές κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και θα επιστρέφονται χωρίς να αποσφραγισθούν από την Υπηρεσία. Σε ένα από τα δύο αντίγραφα και σε κάθε σελίδα αυτού, που θα είναι μονογραμμένη, θα γράφεται η λέξη ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ και αυτό θα είναι επικρατέστερο του άλλου αντιτύπου, σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ τους. Οι προσφορές δεν πρέπει να φέρουν ξέσματα, παράτυπες διορθώσεις, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ., ενώ θα πρέπει να είναι με τα ίδια στοιχεία εκτυπωτικής μηχανής. Η αρμόδια Επιτροπή κατά τον έλεγχο θα μονογράψει τις διορθώσεις, προσθήκες, κλπ. και γενικά θα επιβεβαιώσει ότι αυτές έγιναν πριν την αποσφράγιση της προσφοράς. Εναλλακτικές προσφορές δε γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Εάν υποβληθούν τυχόν εναλλακτικές προσφορές δεν θα ληφθούν υπόψη. Ο υποψήφιος ανάδοχος, ο οποίος θα υποβάλλει τέτοιας φύσης προτάσεις, δε δικαιούται σε καμία περίπτωση να διαμαρτυρηθεί ή να επικαλεστεί λόγους προσφυγής κατά της απόρριψης των προτάσεων αυτών. Ο ενιαίος φάκελος της προσφοράς πρέπει απαραίτητα να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του διαγωνιζόμενου και να γράφει ευκρινώς τις ενδείξεις:
9 ΠΡΟΣΦΟΡΑ (µε κεφαλαία) ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ & ΠΡΟΝΟΙΑΣ Μ.Τ.Π.Υ. - ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΙΑΚΗΡΥΞΗ ΜΕ ΑΡ. ΠΡΩΤ. 79149/23-10-2014 Ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού 3-11-2014 ΠΡΟΧΕΙΡΟΣ ΜΕΙΟΔΟΤΙΚΟΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ για το Έργο «Παροχή υπηρεσιών αναβάθμισης και επέκτασης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων Πάπυρος ΜΙΙΙ στο Μ.Τ.Π.Υ» Ο ενιαίος φάκελος κάθε προσφοράς θα πρέπει να περιλαμβάνει τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους και σφραγισμένους φακέλους: Α. Φάκελο με την ένδειξη «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ» που περιλαμβάνει (πρωτότυπο και αντίγραφο): Υπεύθυνη δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν. 1599/1986/Α 75), όπως εκάστοτε ισχύει, στην οποία αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού στον οποίο συμμετέχουν και στην οποία δηλώνεται ότι για τον εν λόγω διαγωνισμό: - δεν τελούν σε πτώχευση ή σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση - είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους - δεν τελούν υπό κοινή εκκαθάριση του κ.ν. 2190/1920 - δεν τελούν σε αποκλεισμό με βάση αμετάκλητη απόφαση του Υπουργείου Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας κατά τα άρθρα 18, 34, 39 του Π.Δ. 118/2007 κατά την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού - αποδέχονται όλους τους όρους της Διακήρυξης πλήρως και ανεπιφυλάκτως και θα εκπληρώσουν τις υποχρεώσεις τους σύμφωνα με την παρούσα διακήρυξη, την προσφορά και την σύμβαση. - αναλαμβάνουν την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόμενη υπεύθυνη δήλωση. Η ανωτέρω Υπεύθυνη δήλωση δύναται να φέρει ημερομηνία εντός των τελευταίων τριάντα ημερολογιακών ημερών προ της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών και δεν απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής από αρμόδια διοικητική αρχή ή τα ΚΕΠ. Σε περίπτωση μη προσκόμισης των ως άνω δικαιολογητικών, ο συμμετέχων στον διαγωνισμό αποκλείεται. Β. Φάκελο με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», ο οποίος θα περιλαμβάνει τεχνικά στοιχεία σύμφωνα με την τεχνική περιγραφή του έργου, όπως αναφέρονται στο άρθρο 7 της παρούσας. Γ. Φάκελο με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», στην οποία θα αναφέρεται: - η προσφερόμενη τιμή του ως άνω έργου χωρίς ΦΠΑ - ο ΦΠΑ που επιβαρύνει την τιμή του ως άνω έργου, σε ποσοστό επί τοις εκατό (%) και σε ποσό.
10 4. ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους προσφέροντες για ενενήντα (90) ημέρες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Εάν προκύψει θέμα παράτασης της ισχύος των προσφορών η Αναθέτουσα Αρχή απευθύνει έγγραφο ερώτημα προς τους προσφέροντες, πριν τη λήξη ισχύος των προσφορών, σχετικά με την πρόθεση αποδοχής της παράτασης για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι προσφέροντες οφείλουν να απαντήσουν μέσα σε πέντε (5) εργάσιμες ημέρες. Ανακοίνωση επιλογής αναδόχου μπορεί να γίνει και μετά τη λήξη της ισχύος της προσφοράς, δεσμεύει όμως τον προσφέροντα μόνο εφόσον αυτός το αποδεχθεί. Σε περίπτωση άρνησης του επιλεχθέντος, η ανάθεση γίνεται στον δεύτερο κατά σειρά επιλογής. 5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Η αποσφράγιση και η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την Επιτροπή Διενέργειας του διαγωνισμού που έχει οριστεί για το σκοπό αυτό. Η Επιτροπή αφού λάβει υπόψη τα στοιχεία των προσφορών και τη συμφωνία αυτών με τους όρους του παρόντος, προβαίνει στην οριστική κατάταξη των προσφορών και γνωμοδοτεί για την κατακύρωση του διαγωνισμού υπέρ του τελικά επικρατέστερου προμηθευτή. Η κατακύρωση ή μη του αποτελέσματος του διαγωνισμού, στον κατά την κρίση της Επιτροπής ανάδοχο, γίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο του Ταμείου. 6. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ο Ανάδοχος στον οποίο κατακυρώνεται το έργο, είναι υποχρεωμένος μέσα σε (10) ημέρες από την κοινοποίηση σ αυτόν της κατακύρωσης να προσέλθει για την υπογραφή της σύμβασης, προσκομίζοντας Εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύμβασης που θα ανέρχεται στο 10% της συνολικής αξίας του προσφερομένου έργου, χωρίς Φ.Π.Α. 7. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Το μέγιστο αποδεκτό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου είναι: ΦΑΣΗ 1. Ανάλυση απαιτήσεων Μελέτη Εφαρμογής. Διάρκεια: 1 μήνας Στη φάση αυτή ο ανάδοχος σε συνεργασία με το ΜΤΠΥ θα αποτυπώσει τις ακριβείς απαιτήσεις παραμετροποίησης του λογισμικού, τις απαιτήσεις εκπαίδευσης χρηστών και θα αξιολογήσει την προσφερόμενη υποδομή εγκατάστασης του συστήματος. Παραδοτέο: Τεύχος ανάλυσης απαιτήσεων Μελέτη εφαρμογής
11 ΦΑΣΗ 2. Παραμετροποίηση του λογισμικού Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών. Διάρκεια: 2 μήνες Στη φάση αυτή ο ανάδοχος οφείλει να παράσχει τις υπηρεσίες παραμετροποίησης που προδιαγράφονται στις λειτουργικές και τεχνικές απαιτήσεις (Μελέτη Εφαρμογής). Συγκεκριμένα: - Αναβάθμιση υποσυστήματος διαχείρισης αλληλογραφίας (Ηλ. Πρωτόκολλο) - Αναβάθμιση υποσυστήματος διαχείρισης αποφάσεων Δ.Σ. - Υποσύστημα διαχείρισης φακέλων Υποθέσεων. Παραδοτέο: Εγχειρίδιο νέων διαδικασιών ΦΑΣΗ 3. Εγκατάσταση λογισμικού. Διάρκεια: 1/2 μήνας Στη φάση αυτή ο ανάδοχος οφείλει να παράσχει τις υπηρεσίες εγκατάστασης των παραπάνω υποσυστημάτων. Συγκεκριμένα: - Εγκατάσταση αναβαθμισμένης έκδοσης Πάπυρος ΜΙΙΙ - Διενέργεια σχετικών ελέγχων - Προσαρμογή μοντέλου Ασφαλείας. Παραδοτέο: Παράδοση των εφαρμογών σε μαγνητικό μέσο και εγχειρίδια χρηστών (έντυπα και σε ηλεκτρονική μορφή) ΦΑΣΗ 4. Εκπαίδευση χρηστών. Διάρκεια: 1½ μήνας Στη φάση αυτή ο ανάδοχος οφείλει να παράσχει τις υπηρεσίες εκπαίδευσης. Στις υπηρεσίες εκπαίδευσης συμπεριλαμβάνονται και υπηρεσίες επιτόπιας εκπαίδευσης χρηστών (on job training) σε πραγματικές συνθήκες λειτουργίας για την καλύτερη προσαρμογή των χρηστών στο νέο περιβάλλον εργασίας. Παραδοτέο: Τεκμηρίωση Εκπαιδευτικού Υλικού (έντυπα και σε ηλεκτρονική μορφή), Πρόγραμμα Εκπαίδευσης, Πιστοποίηση πραγματοποίησης Εκπαίδευσης από την αρμόδια Υπηρεσία του ΜΤΠΥ. 8. ΚΥΡΩΣΕΙΣ ΠΟΙΝΙΚΗ ΡΗΤΡΑ Η μη απόκριση στις συμβατικές υποχρεώσεις του Αναδόχου, πέραν των προβλεπομένων από το Π.Δ. 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου», συνεπάγεται επιβολή ποινικής ρήτρας για κάθε ημερολογιακή μέρα καθυστέρησης, το ύψος της οποίας θα ανέρχεται στο 2 % επί του συνολικού ποσού της σύμβασης χωρίς τον Φ.Π.Α.
12 9. ΠΛΗΡΩΜΗ ΕΠΙΒΑΡΥΝΣΕΙΣ Η πληρωμή των υπηρεσιών θα γίνεται μετά το πέρας κάθε φάσης, όπως περιγράφεται στο άρθρο 7 του παρόντος και συγκεκριμένα: Α) Με την περάτωση των υπηρεσιών που αφορούν την α φάση «Ανάλυση απαιτήσεων Μελέτη Εφαρμογής».. ποσό ίσο με το 1/4 της συμβατικής αξίας πλέον Φ.Π.Α. Β) Με την περάτωση των υπηρεσιών που αφορούν την β φάση «Παραμετροποίηση του λογισμικού Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών».. ποσό ίσο με το 1/4 της συμβατικής αξίας πλέον Φ.Π.Α. Γ) Με την περάτωση των υπηρεσιών που αφορούν την γ φάση «Εγκατάσταση λογισμικού».. ποσό ίσο με το 1/4 της συμβατικής αξίας πλέον Φ.Π.Α. Δ) Με την περάτωση των υπηρεσιών που αφορούν την δ και τελευταία φάση του έργου «Εκπαίδευση χρηστών».. ποσό ίσο με το 1/4 της συμβατικής αξίας πλέον Φ.Π.Α. Η πιστοποίηση των παραδοτέων κάθε φάσης θα πραγματοποιηθεί από την αρμόδια Επιτροπή που έχει συσταθεί ειδικά για το σκοπό αυτό. Προϋπόθεση για τη πληρωμή είναι η προσκόμιση από τον Ανάδοχο, μετά το πέρας κάθε φάσης του έργου, του σχετικού τιμολογίου και αποδεικτικού φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας. Ο Ανάδοχος επιβαρύνεται με κράτηση 3% υπέρ του Μ.Τ.Π.Υ., 2% χαρτόσημο επί Μ.Τ.Π.Υ. και 20% Ο.Γ.Α. επί του χαρτοσήμου και 8% φόρο εισοδήματος (βάσει του Ν.4110/2013 άρθρο 6). Επίσης βαρύνεται με κράτηση 0,10% πλέον χαρτοσήμου και ΟΓΑ χαρτοσήμου, η οποία υπολογίζεται επί του ποσού κάθε πληρωμής (ήτοι με την έκδοση κάθε χρηματικού εντάλματος), προ φόρου και κρατήσεων του συμβατικού τιμήματος, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4146/2013, υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων. Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΟΥ Δ.Σ ΤΟΥ Μ.Τ.ΠΥ ΠΑΥΛΟΣ ΠΕΡΡΑΤΗΣ