EΠΕΙΓΟΝ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ : ΑΜΕΣΩΝ ΕΝΙΣΧΥΣΕΩΝ & ΑΓΟΡΑΣ ΤΜΗΜΑ : ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΦΟΡΕΩΝ Αθήνα, 4 Απριλίου 2014 Πληροφορίες: Ασημάκης Ταξιάρχης Αρ. Πρωτ. 39723 ΠΡΟΣ: ΩΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ Κοιν: Υπουργείο Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων - ΥΠ.Α.Α.Τ. Δ/νση ΠΑΠ ΔΕΝΔΡΟΚΗΠΕΥΤΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ Β Αχαρνών 2 Τ.Κ 10176 ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΘΕΜΑ: Εγχειρίδιο διαδικασιών που αφορούν στα επιχειρησιακά προγράμματα Οργανώσεων Παραγωγών στους τομείς των οπωροκηπευτικών και μεταποιημένων οπωροκηπευτικών. ΓΕΝΙΚΑ Αναφορικά με το παραπάνω θέμα και σε εφαρμογή των οριζομένων στις Κ.Υ.Α. υπ αριθμ 266355/11.2.2009 (ΦΕΚ 594/Β /2009) και στις τροποποιητικές Κ.Υ.Α. υπ αριθμ 3568/93548/13.9.2012 (ΦΕΚ 2496/Β 2012), Κ.Υ.Α. υπ αριθμ 4748/106075/3.9.2013 και στην Υ.Α υπ αριθμ 286886/22.4.2009 καθώς και μετά τις υποδείξεις των υπηρεσιών της Ε.Ε και από τις εκθέσεις άλλων φορέων (οργανισμός πιστοποίησης, ΥΠ.Α.Α.Τ Δ/νση ελέγχου δαπανών ), καθώς και από ερωτήματα που έχουν τεθεί στην υπηρεσία μας, θέτουμε κατ αρχάς υπόψη σας ότι για μεγαλύτερη αξιοπιστία του συστήματος ελέγχου των επιχειρησιακών προγραμμάτων στον τομέα οπωροκηπευτικών των Ο.Π. απαιτείται μία ορθή, ενιαία και καθολική εφαρμογή επί όλων των προβλεπόμενων διαδικασιών τόσο από τις αρμόδιες ελεγκτικές υπηρεσίες όσο και από τους ελεγχόμενους φορείς. Το σύστημα αυτό καθορίζεται από συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες που αποβλέπουν στα εξής:
Στη πιστή τήρηση και εφαρμογή του Επιχειρησιακού Ταμείου (Ε.Τ) για τα Ε.Π του 2014 και μετά, καθώς οι κινήσεις του λογαριασμού πρέπει να αποτυπώνουν πλήρως τις εξοφλημένες δράσεις και να εξοφλούνται αποκλειστικά μέσω του ειδικού λογαριασμού που τηρείται από την οργάνωση για αυτόν το σκοπό. Καμία δαπάνη δεν θα θεωρείται επιλέξιμη προς ενίσχυση εκτός λογαριασμού. Για τα ήδη υλοποιηθέντα Ε.Π του 2013 και εφόσον υπάρχουν εξοφλημένες δαπάνες εκτός λογαριασμού θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και οι τραπεζικές κινήσεις προς τους προμηθευτές προς επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης της δράσης. Την αποτροπή ύπαρξης παραγωγών μελών ταυτόχρονα σε δύο ή περισσότερες οργανώσεις παραγωγών για το ίδιο χρονικό διάστημα. Στον ακριβή προσδιορισμό των εκτάσεων που εκμεταλλεύονται τα μέλη, των ποσοτήτων που παραδίδονται καθώς και τον προσδιορισμό της εμπορικής αξίας τους σύμφωνα με τις ισχύουσες οδηγίες. Η ΟΠ να πληροί τους όρους και τα κριτήρια αναγνώρισης τόσο κατά τη περίοδο του έτους αναφοράς όσο και κατά τη στιγμή της υλοποίησης και πληρωμής. Στο να προάγουν και να προτρέπουν στη παραγωγή προϊόντων καλύτερης ποιότητας. Να μην παρεμποδίζονται τα νόμιμα συμφέροντα των ελεγχομένων. 1.ΕΛΕΓΧΟΙ Τα παρακάτω έχουν σχέση με την ορθή και ενιαία εφαρμογή του συστήματος ελέγχων από τις αρμόδιες προς τούτο ελεγκτικές αρχές (Δ.Α.Ο.Κ - επιτροπές) ώστε να διασφαλίζεται η νομιμότητα και η κανονικότητα των πληρωμών στον τομέα των οπωροκηπευτικών και μεταποιημένων οπωροκηπευτικών για Ο.Π που υλοποιούν επιχειρησιακά προγράμματα 1.1 Επιτροπές παραλαβής δράσεων των Ε.Π Οι επιτροπές παραλαβής δράσεων των Ε.Π κατά τον έλεγχο: - ελέγχουν και επιβεβαιώνουν τις παραδόσεις των μελών ή μη -υπολογίζουν την προκύπτουσα εμπορική αξία (εφαρμόζοντας το άρθρο 50 του Καν(ΕΕ)543/11) τόσο για το έτος του (Ε.Π) όσο και του έτους αναφοράς (υποχρεωτική αναγραφή στο πρακτικό), με βάση τα στοιχεία του ελέγχου της και όχι μνημονεύοντας στοιχεία άλλων υπηρεσιών ή φορέων (π.χ ορκωτούς λογιστές). - τηρούν στο αρχείο τους όλα τα παραστατικά έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν κατά τον έλεγχο για να είναι στη διάθεση (φωτοαντίγραφα κ.λ.π.) οποτεδήποτε αυτά ζητηθούν - προσδιορίζουν τον ακριβή αριθμό μελών - επιβεβαιώνουν τα πρωτότυπα παραστατικά δαπανών (τιμολόγια ) στα οποία θα πρέπει υποχρεωτικά να υπάρχει η ένδειξη έχει χρηματοδοτηθεί από τον Καν.. και κατόπιν να θεωρούνται ή να υπογράφονται από τα μέλη της επιτροπής. Κανένα τιμολόγιο χωρίς την εν λόγω ένδειξη δεν θεωρείται επιλέξιμο προς ενίσχυση. - αναζητούν τις πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης και εφόσον δεν υπάρχουν, αποδέχονται προσκόμιση βεβαίωσης μόνο από την αεροπορική εταιρεία. Δεν γίνονται δεκτές βεβαιώσεις από το πρακτορείο ταξιδίων και δεν θεωρούνται επιλέξιμες οι αντίστοιχες δαπάνες ανεξάρτητα από την ύπαρξη παραστατικού δαπανών (τιμολόγιο). - επιβεβαιώνει ότι στις περιπτώσεις παροχής υπηρεσιών τρίτων με την Ο.Π έχει συνταχθεί και υποβληθεί ιδιωτικό συμφωνητικό θεωρημένο από την Δ.Ο.Υ με ακριβή αναφορά των παρεχομένων υπηρεσιών. - επιβεβαιώνει ότι τα στοιχεία του πάγιου εξοπλισμού αναγράφονται ακριβώς επί των τιμολογίων (σειριακός αριθμός, τύπος κ.λ.π.). - Στη κίνηση του Ε.Τ. δεν γίνονται αποδεκτές με μετρητά πληρωμές άνω των 500 ευρώ.
- Για τα εφόδια ή μέσα παραγωγής που διενεμήθησαν στα μέλη πραγματοποιεί δειγματοληπτικό έλεγχο στις εγκαταστάσεις των προς επιβεβαίωση της υλοποίησης της δράσης (π.χ λάστιχα ποτίσματος, φυτά κ.λ.π.) και μέσα στην χρονική περίοδο του (Ε.Π). Τον αριθμό και τις λεπτομέρειες των ελέγχων τις καθορίζει η επιτροπή λαμβάνοντας υπόψη το ύψος, το είδος της δαπάνης και άλλους παραμέτρους κατά την κρίση της. Τα σχόλια και οι παρατηρήσεις που αφορούν τις δράσεις ή μέρος της δράσης θα πρέπει να καταλήγουν σε σαφές οικονομικό αντίκτυπο όσον αφορά την επιλεξιμότητα ή μη των δαπανών (μη επιλέξιμη δράση ή ποσοστό μη επιλέξιμης δράσης κατά περίπτωση) και να καταγράφεται επί του πρακτικού. Κατόπιν ενημερώνεται εγγράφως η ελεγχόμενη οργάνωση στην οποία κοινοποιείται το πρακτικό της επιτροπής προκειμένου και εφόσον υπάρχουν αντιρρήσεις να προσφύγει σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες. 1.2 Επιτροπές καλής λειτουργίας Με ευθύνη των Δ.Α.Ο.Κ στον φάκελο που θα αποσταλεί στον Ο.Π.Ε.Κ.Ε.Π.Ε. για πληρωμή, θα πρέπει να υπάρχει η έκθεση/ή και το πρακτικό της επιτροπής καλής λειτουργίας, τα οποία θα αφορά απαραιτήτως το έτος υλοποίησης του Ε.Π. 1.3 Οργανώσεις Παραγωγών Πέραν των άλλων υποχρεώσεων που ορίζονται από τις κείμενες εθνικές και κοινοτικές διατάξεις οι Ο.Π οφείλουν να τηρούν πλήρη στοιχεία για τα μέλη τους και κυρίως για τις καλλιεργούμενες εκτάσεις και τις παραδοθείσες ποσότητες ( έλεγχος παραδόσεων - στρεμματικές αποδόσεις ). Ως εκ τούτου οφείλουν να ενημερώνουν ότι για να είναι μέλη απαραίτητη προϋπόθεση είναι η υποχρέωσή τους να δηλώνουν τις καλλιέργειες τους στο Ο.Σ.Δ.Ε. Τα στοιχεία των δηλώσεων θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη για την ενημέρωση του αρχείου των Ο.Π και για την καλή λειτουργία τους. Επίσης ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται όταν στα πλαίσια των Ε.Π υπάρχουν δαπάνες για προσωπικό ( τεχνικό, γεωπονικό ) επιλέξιμες είναι μόνο αυτές που αφορούν την στήριξη αποκλειστικά στα μέλη τους. Ως εκ τούτου με ευθύνη των Ο.Π θα πρέπει να υπάρχουν τα υποστηρικτικά έγγραφα που να τεκμηριώνουν αυτά (ανάθεση αρμοδιοτήτων με σαφή περιγραφή του έργου π.χ έλεγχος στην παραγωγή-παραλαβή προϊόντων των παραγωγών μελών). 1.4 Διασταυρωτικοί έλεγχοι Προκειμένου να διευκολυνθούν οι έλεγχοι των επιτροπών και κυρίως όσον αφορά για τον ακριβή προσδιορισμό των μελών, τις καλλιεργούμενες εκτάσεις και τις παραδοθείσες ποσότητες, είναι αναγκαίο οι Ο.Π να αποστείλουν ηλεκτρονικά στις αρμόδιες υπηρεσίες των περιφερειακών ενοτήτων με ηλεκτρονικό τρόπο ( excel - αποστολή με e mail ) συμπληρωμένο το συν πίνακα για τα έτη 2011, 2012 και 2013. Με ευθύνη των Δ.Α.Ο.Κ είναι αναγκαίο να αποσταλούν στον Ο.Π.Ε.Κ.Ε.Π.Ε ( με e-mail ) στην ηλεκτρονική διεύθυνση οι εν λόγω καταστάσεις μέχρι 14 Απριλίου 2014 προκειμένου να γίνουν οι προβλεπόμενοι διασταυρωτικοί έλεγχοι με τα στοιχεία της βάσης δεδομένων της ενιαίας αίτησης ενίσχυσης. 2. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ
Στον φάκελο πληρωμής προς στον Ο.Π.Ε.Κ.Ε.Π.Ε είναι αναγκαίο να υποβληθούν όλα τα παραστατικά δαπανών ( τιμολόγια ) για τα οποία αιτείται η καταβολή της ενίσχυσης. Δεν αποστέλλεται κανένας φάκελος προς πληρωμή στον Ο.Π.Ε.Κ.Ε.Π.Ε εφόσον η οργάνωση τελεί υπό ανάκληση αναγνώρισης ή αναστολή αναγνώρισης. Ως εκ τούτου οι αρμόδιες επιτροπές οφείλουν άμεσα και πριν από την καταληκτική ημερομηνία αποστολής των φακέλων πληρωμής στον Ο.Π.Ε.Κ.Ε.Π.Ε να έχουν ολοκληρώσει το έργο τους. Κατά τα λοιπά ισχύουν οι κείμενες εθνικές και κοινοτικές διατάξεις. Καλούνται όλοι οι εμπλεκόμενοι ( ΔΑΟΚ, Ο.Π και παραγωγοί ) στα πλαίσια του δημοσίου συμφέροντος για την διασφάλιση της καταβολής των κοινοτικών ενισχύσεων να τηρούν πιστά τις ανωτέρω διαδικασίες. ΣΥΝ. Πίνακας Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΓΡΗΓΟΡΙΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΑΚΟΣ Εσωτερική διανομή: - Δ/νση Εσωτερικού Ελέγχου - Δ/νση Τεχνικών Ελέγχων - Περ/κές Δ/νσεις ΟΠΕΚΕΠΕ ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ - Περιφερειακές Ενότητες ( για ενημέρωση των Ο.Π )
ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΩΝ
. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΜΕΛΩΝ ( Αφορά το έτος 2 0 ) Α/Α ΝΟΜΟΣ ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ ΠΟΛΗ ή ΧΩΡΙΟ ΕΠΩΝΥΜΟ ΟΝΟΜΑ ΠΑΤΡ ή ΣΥΖ Α.Φ.Μ ΤΟΠΟΣ / ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ Υ.Σ Ο ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ