ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη Ντονάδος Αντώνης Πάτρα: 12/10/2016 Τηλ. : 2610367660 2610367661 Fax: 2610367105 e-mail : odoip@eap.gr Διεύθυνση: Πάροδος Αριστοτέλους 18, 26335, Πάτρα Προς α) εξωτερικούς Εκλέκτορες Εκλεκτορικών Σωµάτων Ε.Α.Π. β) εξωτερικούς Κριτές Εξέτασης ιδακτορικών ιατριβών Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέµα: Μετακινήσεις των µελών.ε.π. άλλων Α.Ε.Ι. για συµµετοχή τους σε συνεδριάσεις Εκλεκτορικών Σωµάτων ή Ε ιτρο ών Εξέτασης ιδακτορικών ιατριβών του Ε.Α.Π. Σχετικά µε τις µετακινήσεις των µελών.ε.π. άλλων Α.Ε.Ι. ου αφορούν σε συµµετοχή σε Εκλεκτορικά Σώµατα για την εκλογή µελών.ε.π. του Ε.Α.Π. ή σε Ε ταµελείς Ε ιτρο ές για εξέταση ιδακτορικών ιατριβών, η διαδικασία ου ακολουθείται αναλύεται αρακάτω: Σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως αυτός τρο ο οιήθηκε α ό το Ν.4336/2015 - Α όφαση του Υ ουργού Οικονοµικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/6.8.1999) «ικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός της Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως τρο ο οιήθηκε µε την υ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ. 01.12.1999) α όφαση, και τις σχετικές α οφάσεις της ιοικούσας Ε ιτρο ής του Ε.Α.Π.,
η διαδικασία η ο οία ακολουθείται µετά α ό τη µετακίνηση, και οι δα άνες ου δύνανται να αναγνωριστούν και να εκκαθαριστούν, έχει ως εξής: Μετά α ό τη µετακίνηση συµ ληρώνονται και α οστέλλονται στο Γραφείο Οδοι ορικών του Ε.Α.Π. τα αρακάτω δικαιολογητικά: 1. Ηµερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης Συµ ληρωµένο και υ ογεγραµµένο (Το έντυ ο ε ισυνά τεται.) 2. Υ εύθυνη ήλωση στην ο οία θα αναγράφεται ότι: «η δα άνη αυτή δεν θα ληρωθεί α ό άλλη ηγή, έραν του Ελληνικού Ανοικτού Πανε ιστηµίου.», καθώς και ό,τι άλλο α αιτείται αναφορικά µε τα δικαιολογητικά των δα ανών ό ως αναλύονται στη συνέχεια. 3. ικαιολογητικά µετακίνησης (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 4. ικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υ άρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 5. Εντολή Μετακίνησης του Πανε ιστηµίου ου ανήκει ο µετακινούµενος για την εν λόγω µετακίνηση 6. Πρόσκληση α ό το Ε.Α.Π. για συµµετοχή στο εκλεκτορικό σώµα ή στην ε ταµελή ε ιτρο ή για την εξέταση διδακτορικής διατριβής (αντίγραφο) 7. IBAN τρα εζικού λογαριασµού ροκειµένου να κατατεθεί το οσό µετά α ό την εκκαθάριση των δα ανών µετακίνησης (αντίγραφο). (Ε ισηµαίνεται ότι στον εν λόγω λογαριασµό θα ρέ ει ο µετακινούµενος να είναι ο ρώτος δικαιούχος.) Ε ισηµαίνεται ότι: 2
- Τα δικαιολογητικά 1 5 ου ροσκοµίζονται ρέ ει να είναι ρωτότυ α. - Τα δικαιολογητικά στα ο οία αναγράφονται ροσω ικά στοιχεία (.χ. α όδειξη αροχής υ ηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία ελάτη κ.λ.), θα ρέ ει να εκδίδονται µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα ρέ ει να α οστέλλονται στο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων εντός 10 ηµερών α ό την ηµεροµηνία µετακίνησης, και συγκεκριµένα στην ταχυδροµική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανε ιστήµιο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων Γραφείο Οδοι ορικών Πάροδος Αριστοτέλους 18 263 35 Πάτρα Οι δα άνες ου δύνανται να καλύ τονται είναι οι εξής: Α. α άνες µετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ηµερήσια α οζηµίωση και αναλύονται ακολούθως: Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια ΤΡΕΝΟ Οι µετακινούµενοι µε τρένο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλινάµαξας Α θέσης. Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια 3
Ε ισήµανση: Σε ερί τωση χρήσης κλινάµαξας, και εφόσον αρακρατηθεί το ρωτότυ ο αραστατικό ου αφορά στο κόστος της κλινάµαξας α ό την εταιρεία (.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λ.), θα ρέ ει να ροσκοµισθεί ρωτότυ η βεβαίωση της συγκεκριµένης εταιρείας στην ο οία θα αναφέρονται τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων, τα στοιχεία της µετακίνησης και ότι είναι άγια τακτική της εταιρείας να αρακρατεί τα ρωτότυ α αραστατικά ου αφορούν στο κόστος της κλινάµαξας. ΠΛΟΙΟ Οι µετακινούµενοι µε λοίο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλίνης Α θέσης. Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Η δα άνη για µεταφορά οχήµατος δεν καλύ τεται και ως εκ τούτου δεν ρέ ει να ροσκοµίζονται ανάλογα αραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι µετακινούµενοι µε αερο λάνο έχουν το δικαίωµα χρήσης µόνο της οικονοµικής θέσης. Α αιτούνται: α) ρωτότυ η Α όδειξη ώλησης Εισιτηρίων α ό την αερο ορική εταιρεία ή το ρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην ο οία θα ρέ ει να αναφέρονται οι συγκεκριµένοι αριθµοί των εισιτηρίων οι ο οίοι αναγράφονται στις κάρτες ε ιβίβασης και στις ε ιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. β) ρωτότυ ες κάρτες ε ιβίβασης (boarding pass) είτε α ό το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδροµίου είτε εκτυ ωµένες ηλεκτρονικά. γ) ε ιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. Σηµειώνεται ότι, η εξόφληση καθώς και ο τρό ος ληρωµής (µετρητοίς, ιστωτική κάρτα κ.λ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δα άνης. Ε ισήµανση: α) Η α όδειξη ώλησης εισιτηρίων θα ρέ ει να αφορά α οκλειστικά και µόνο στη συγκεκριµένη µετακίνηση και α οκλειστικά και µόνο στο µέλος.ε.π. ιαφορετικά δεν δύναται να εκκαθαριστεί η δα άνη. β) Τυχόν ε ιβαρύνσεις ου αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι ο οίες έχουν ραγµατο οιηθεί χωρίς υ αιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. 4
Ι ΙΩΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Για τις µετακινήσεις µε ιδιωτικής χρήσης µεταφορικό µέσο: του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: α) Υ εύθυνη ήλωση (Υ..) στην ο οία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη µετάβαση των µετακινουµένων α ό την έδρα τους στον τό ο διεξαγωγής της συγκεκριµένης συνάντησης χρησιµο οιήθηκε ιδιωτικής χρήσης µεταφορικό µέσο. Σηµειώνεται ότι είναι α αραίτητη η αναγραφή στην Υ.. του αριθµού κυκλοφορίας του ιδιωτικής χρήσης µεταφορικού µέσου καθώς και του αριθµού άδειας οδήγησης. β) όλες οι ρωτότυ ες α οδείξεις διοδίων της αρα άνω διαδροµής. Σηµείωση: Η ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά θα ρέ ει να αναφέρεται στην Υ.. καθώς και ο αύξων αριθµός (serial number) της συσκευής. Ε ι λέον, θα ρέ ει να α οστέλλεται συνηµµένα Ανάλυση Λογαριασµού ιελεύσεων. ΤΑΞΙ Οι µετακινούµενοι έχουν το δικαίωµα χρήσης ΤΑΞΙ α ό την έδρα τους στον τό ο συνάντησης. υ εραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: ρωτότυ ες α οδείξεις ΤΑΞΙ (στις ο οίες αναγράφονται το όνοµα του οδηγού, ο αριθµός του αυτοκινήτου, το οσό και η διαδροµή). Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δα άνη διανυκτέρευσης καλύ τεται µόνο στην ερί τωση ου η α όσταση α ό την έδρα των µετακινουµένων είναι: α) µεγαλύτερη α ό 160 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε ιδιωτικής χρήσης µέσο, β) µεγαλύτερη α ό 120 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε συγκοινωνιακό µέσο, γ) µεγαλύτερη α ό 20 ναυτικά µίλια, εφόσον µετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. 5
Η διανυκτέρευση µ ορεί να γίνει σε κάθε τύ ο ξενοδοχειακής µονάδας, ανσιόν ή ενοικιαζόµενου δωµατίου. Ε ίσης, η δα άνη διανυκτέρευσης για κάθε συνάντηση καλύ τεται µόνο για µία ηµέρα (η ο οία θα ρέ ει να είναι η ίδια µε την ηµέρα συνάντησης ή η ακριβώς ροηγούµενη) και σε κάθε ερί τωση στον ίδιο τον τό ο της συνάντησης και όχι σε ενδιάµεσο σταθµό. Καταβάλλεται: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή. Το οσό της καταβολής σε κάθε ερί τωση δεν µ ορεί να ξε ερνά το οσό των 80. Α αιτείται: ρωτότυ ο δελτίο (α όδειξη) αροχής υ ηρεσιών α ό τη ξενοδοχειακή µονάδα, ανσιόν ή ενοικιαζόµενο δωµάτιο και το ο οίο θα ρέ ει να έχει εκδοθεί µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Ε ίσης, θα ρέ ει να αναφέρεται α οκλειστικά στη µία (1) διανυκτέρευση του µέλους.ε.π. (1 ατόµου). Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει µέσω ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε µαζί µε την ρωτότυ η θεωρηµένη α όδειξη ληρωµής του ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων θα ρέ ει να ε ισυνά τεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού α οδεικτικού (voucher ή fax) ρος το ξενοδοχείο α ό το εν λόγω ρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης ορίζεται στα 40 και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (40 ), όταν οι µετακινούµενοι διανυκτερεύουν σύµφωνα µε τις ροϋ οθέσεις του άρθρου 11 του Ν.4336/2015. 2. Κατά το ήµισυ (20 ), όταν οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν ενώ δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της α όστασης του ροορισµού α ό την έδρα τους. 6
3. Το 1/4 της ηµερησίας α οζηµίωσης (10 ), όταν οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν και δεν δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της α όστασης του ροορισµού α ό την έδρα τους. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά ου αφορούν σε διατροφή (α οδείξεις εστιατορίων κ.λ.). ιαδικασία Καταβολής Α οζηµίωσης Η καταβολή γίνεται µέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωµής µε ίστωση τρα εζικού λογαριασµού στον ο οίο τα µέλη.ε.π. θα ρέ ει να είναι κύριοι δικαιούχοι. Για ο οιαδή οτε διευκρίνιση ή ληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη 2610 367660 Ντονάδο Αντώνη 2610 367661 : 2610 367657 E-mail: odoip@eap.gr URL: http://www.eap.gr Παρακαλείσθε για την ιστή τήρηση των ανωτέρω, ροκειµένου για την ταχεία διεκ εραίωση της ληρωµής των µετακινήσεών σας. 7