ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΟΔΟΙΠΟΡΙΚΩΝ Πάροδος Αριστοτέλους 18, 263 35, Πάτρα Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη 2610 367372 Ντονάδος Αντώνης 2610 367661 : 2610-367657 E-mail: odoip@eap.gr URL: http://www.eap.gr Πάτρα, 01/09/2015 Προς μέλη Δ.Ε.Π. του Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέμα: Μετακινήσεις των μελών Δ.Ε.Π. του Ε.Α.Π. για τη συμμετοχή σε Συνέδρια Σχετικά με τις μετακινήσεις των μελών Δ.Ε.Π. του Ε.Α.Π., που αφορούν σε συμμετοχή σε Συνέδρια στο Εσωτερικό ή στο Εξωτερικό θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δαπανών μετακινούμενων υπαλλήλων εντός και εκτός Επικράτειας και άλλες διατάξεις», όπως αυτός τροποποιήθηκε από το Ν.3833/2010 - Απόφαση του Υπουργού Οικονομικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/6.8.1999) «Δικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δαπανών μετακινούμενων υπαλλήλων εντός και εκτός της Επικράτειας και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκε με την υπ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ. 01.12.1999) απόφαση - Ν.3861/2010 (Φ.Ε.Κ./Α/112) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμου πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο Πρόγραμμα Διαύγεια και άλλες διατάξεις», και τις σχετικές αποφάσεις της Διοικούσας Επιτροπής του Ε.Α.Π., το συνολικό ποσό για τις εν λόγω μετακινήσεις δεν μπορεί να ξεπερνά το ύψος των 600 ανά ακαδημαϊκό έτος, ενώ η διαδικασία που ακολουθείται πριν και μετά από τη μετακίνηση αναλύεται ως κάτωθι:
Πριν τη μετακίνηση: Απαραίτητη προϋπόθεση πριν τη μετακίνηση είναι η ύπαρξη της σχετικής Απόφασης της Διοικούσας Επιτροπής (Δ.Ε.) με την οποία έχει εγκριθεί η άδεια της συμμετοχής του μέλους Δ.Ε.Π. στο συγκεκριμένο Συνέδριο. Στη συνέχεια, συμπληρώνεται το έντυπο «ΦΟΡΜΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕΛΩΝ ΔΕΠ» και αποστέλλεται το αργότερο πέντε (5) εργάσιμες ημέρες πριν την ημερομηνία αναχώρησης στην ηλεκτρονική διεύθυνση odoip@eap.gr. Επισημαίνεται ότι απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή στη συμπλήρωση και αποστολή του εντύπου «ΦΟΡΜΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕΛΩΝ ΔΕΠ», διότι η μη έγκαιρη αποστολή του συνεπάγεται αδυναμία εκκαθάρισης της εν λόγω δαπάνης. Μετά από τη μετακίνηση: Μετά από τη μετακίνηση συμπληρώνονται και αποστέλλονται τα παρακάτω δικαιολογητικά: 1. Ημερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης Συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο (Το έντυπο επισυνάπτεται.) 2. Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα αναγράφεται ότι: «η δαπάνη αυτή δεν θα πληρωθεί από άλλη πηγή, πέραν αυτής που αναφέρεται στην εντολή μετακίνησης.» 3. Δικαιολογητικά μετακίνησης (ανάλογα με το μέσο μετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω.) 4. Δικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υπάρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω.) 5. Βεβαίωση συμμετοχής στο συνέδριο (αντίγραφο) 6. Επίσημο πρόγραμμα συνεδρίου (αντίγραφο) 2
7. Απόδειξη δαπάνης συμμετοχής στο συνέδριο (αντίγραφο) Πρόσκληση για τη συμμετοχή στο συνέδριο (αντίγραφο) ή 8. Εργασία που παρουσιάστηκε (αντίγραφο) Επισημαίνεται ότι: - Τα δικαιολογητικά 1 4 που προσκομίζονται πρέπει να είναι πρωτότυπα. - Τα δικαιολογητικά στα οποία αναγράφονται προσωπικά στοιχεία (π.χ. απόδειξη παροχής υπηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία πελάτη κ.λπ.) θα πρέπει να εκδίδονται με τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων και όχι με τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα πρέπει να αποστέλλονται στο Τμήμα Οικονομικών Υποθέσεων εντός 10 ημερών από την ημερομηνία μετακίνησης, και συγκεκριμένα στην ταχυδρομική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο Τμήμα Οικονομικών Υποθέσεων Γραφείο Οδοιπορικών Πάροδος Αριστοτέλους 18 263 35 Πάτρα Οι δαπάνες που δύνανται να καλύπτονται είναι οι εξής: Α. Δαπάνες μετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ημερήσια αποζημίωση και αναλύονται ακολούθως: Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα με το μέσο μετακίνησης) ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Καταβάλλεται: το αντίτιμο των εισιτηρίων Απαιτούνται: πρωτότυπα εισιτήρια 3
ΤΡΕΝΟ Οι μετακινούμενοι με τρένο έχουν το δικαίωμα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωμα χρήσης κλινάμαξας Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιμο των εισιτηρίων Απαιτούνται: πρωτότυπα εισιτήρια Σε περίπτωση χρήσης κλινάμαξας, και εφόσον παρακρατηθεί το πρωτότυπο παραστατικό που αφορά στο κόστος της κλινάμαξας από την εταιρεία (π.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λπ.), θα πρέπει να προσκομισθεί πρωτότυπη βεβαίωση της συγκεκριμένης εταιρείας στην οποία θα αναφέρονται τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων, τα στοιχεία της μετακίνησης και ότι είναι πάγια τακτική της εταιρείας να παρακρατεί τα πρωτότυπα παραστατικά που αφορούν στο κόστος της κλινάμαξας. ΠΛΟΙΟ Οι μετακινούμενοι με πλοίο έχουν το δικαίωμα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωμα χρήσης κλίνης Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιμο των εισιτηρίων Απαιτούνται: πρωτότυπα εισιτήρια Επισήμανση: Η δαπάνη για μεταφορά οχήματος δεν καλύπτεται και ως εκ τούτου δεν πρέπει να προσκομίζονται ανάλογα παραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι μετακινούμενοι με αεροπλάνο έχουν το δικαίωμα χρήσης μόνο της οικονομικής θέσης, ανεξαρτήτως κόστους. Καταβάλλεται: το αντίτιμο των εισιτηρίων Απαιτούνται: α) πρωτότυπη Απόδειξη πώλησης Εισιτηρίων από την αεροπορική εταιρεία ή το πρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην οποία θα πρέπει να αναφέρονται οι συγκεκριμένοι αριθμοί των εισιτηρίων οι οποίοι αναγράφονται και στις κάρτες επιβίβασης. β) πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης (boarding pass) είτε από το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδρομίου είτε εκτυπωμένες ηλεκτρονικά. Σημειώνεται ότι οι εκτυπωμένες Επιβεβαιώσεις κράτησης, η εξόφληση καθώς και ο τρόπος πληρωμής (μετρητοίς, πιστωτική κάρτα κ.λπ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δαπάνης. 4
Επισήμανση: Τυχόν επιβαρύνσεις που αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι οποίες έχουν πραγματοποιηθεί χωρίς υπαιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. ΙΔΙΟΚΤΗΤΟ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Οι μετακινούμενοι με ιδιόκτητο μεταφορικό μέσο έχουν το δικαίωμα χρήσης επιβατικού αυτοκινήτου (Ι.Χ.), το οποίο μπορεί να ανήκει είτε στους ίδιους είτε σε συζύγους τους. Καταβάλλεται: το αντίτιμο των εισιτηρίων του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριμένη διαδρομή. Απαιτούνται: α) Υπεύθυνη Δήλωση (Υ.Δ.) στην οποία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη μετάβαση των μετακινουμένων από την έδρα τους στον τόπο διεξαγωγής του Συνεδρίου χρησιμοποιήθηκε Ι.Χ. αυτοκίνητο. Σημειώνεται ότι είναι απαραίτητη η αναγραφή στην Υ.Δ. του αριθμού κυκλοφορίας του αυτοκινήτου καθώς και του αριθμού άδειας οδήγησης. β) πρωτότυπες αποδείξεις διοδίων της παραπάνω διαδρομής. Η μετακίνηση μέσω οδών χωρίς διόδια ή η πληρωμή των διοδίων ηλεκτρονικά θα πρέπει να αναγράφεται στην Υ.Δ. Για την τελευταία περίπτωση (πληρωμή των διοδίων ηλεκτρονικά) θα πρέπει να αναγράφεται στην Υ.Δ. και ο αύξων αριθμός (serial number) της συσκευής. ΤΑΞΙ Οι μετακινούμενοι έχουν το δικαίωμα χρήσης ΤΑΞΙ από την έδρα τους στον τόπο διεξαγωγής του Συνεδρίου. Καταβάλλεται: το αντίτιμο των εισιτηρίων υπεραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριμένη διαδρομή. Απαιτούνται: πρωτότυπες αποδείξεις ΤΑΞΙ (στις οποίες αναγράφονται το όνομα του οδηγού, ο αριθμός του αυτοκινήτου, το ποσό και η διαδρομή). ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν καλύπτονται δαπάνες, και επομένως δεν θα πρέπει να αποστέλλονται παραστατικά, που αφορούν σε αστικές μετακινήσεις στην έδρα ή στον τόπο διεξαγωγής του Συνεδρίου (π.χ. αστικό ΚΤΕΛ, ΜΕΤΡΟ, ΤΑΞΙ κ.λπ.). 5
Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΔΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δαπάνη διανυκτέρευσης καλύπτεται μόνο στην περίπτωση που η απόσταση από την έδρα των μετακινουμένων είναι: α) μεγαλύτερη από 160 χιλιόμετρα, εφόσον μετακινούνται με ιδιόκτητο αυτοκίνητο, β) μεγαλύτερη από 120 χιλιόμετρα, εφόσον μετακινούνται με συγκοινωνιακό μέσο, γ) μεγαλύτερη από 20 ναυτικά μίλια, εφόσον μετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. Για τα Συνέδρια στο Εσωτερικό η διανυκτέρευση μπορεί να γίνει σε κάθε τύπο ξενοδοχειακής μονάδας, πανσιόν ή ενοικιαζόμενου δωματίου. Για τα Συνέδρια στο Εξωτερικό η διανυκτέρευση μπορεί να γίνει σε ξενοδοχείο έως τεσσάρων (4*) αστέρων (σε περίπτωση που δεν διευκρινίζεται στην απόδειξη παροχής υπηρεσιών, απαιτείται βεβαίωση από το ξενοδοχείο). Καταβάλλεται για Συνέδρια στο Εσωτερικό: το ποσό που αναγράφεται στην απόδειξη και αφορά αποκλειστικά στη διαμονή, το οποίο σε κάθε περίπτωση δεν μπορεί να ξεπερνά το ποσό των 52,82 ανά ημέρα διανυκτέρευσης. Το ποσό αυτό (52,82 ) προσαυξάνεται κατά 20% κατά τη θερινή περίοδο Ιουλίου Σεπτεμβρίου. Απαιτείται: πρωτότυπο δελτίο (απόδειξη) παροχής υπηρεσιών από την ξενοδοχειακή μονάδα, πανσιόν ή ενοικιαζόμενο δωμάτιο και το οποίο θα πρέπει να έχει εκδοθεί με τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων και όχι με τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Καταβάλλεται για Συνέδρια στο Εξωτερικό: το ποσό που αναγράφεται στην απόδειξη και αφορά αποκλειστικά στη διαμονή, εφόσον η διανυκτέρευση πραγματοποιήθηκε σε ξενοδοχείο έως και τεσσάρων (4*) αστέρων. Απαιτείται: πρωτότυπο δελτίο (απόδειξη) παροχής υπηρεσιών από την ξενοδοχειακή μονάδα, πανσιόν ή ενοικιαζόμενο δωμάτιο και το οποίο θα πρέπει να έχει εκδοθεί με τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων και όχι με τα στοιχεία του Ε.Α.Π. 6
Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει μέσω πρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε μαζί με την πρωτότυπη θεωρημένη απόδειξη πληρωμής του πρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων θα πρέπει να επισυνάπτεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού αποδεικτικού (voucher ή fax) προς το ξενοδοχείο από το εν λόγω πρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. Το γεγονός της διανυκτέρευσης σε ιδιόκτητο, συγγενικό, φιλικό σπίτι κ.λπ. θα πρέπει να αναγράφεται σε Υπεύθυνη δήλωση καθώς και η ταχυδρομική διεύθυνση του εν λόγω σπιτιού. Στην περίπτωση αυτή καταβάλλεται μόνο η ημερήσια αποζημίωση, όπως αναφέρεται αναλυτικά παρακάτω. Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης για συμμετοχή σε Συνέδριο στο Εσωτερικό ορίζεται σε 29,35, ανεξάρτητα από τη θέση ή το βαθμό των μετακινουμένων και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (29,35 ), όταν οι μετακινούμενοι διανυκτερεύουν σύμφωνα με τις προϋποθέσεις του άρθρου 8 του Ν.2685/1999. 2. Το 1/3 της ημερησίας αποζημίωσης (9,78 ): Ι) Για την ημέρα επιστροφής μετά από διανυκτέρευση ΙΙ) Για απόσταση άνω των 40 χιλ. ή 10 ναυτικών μιλίων και επιστρέφοντες αυθημερόν στην έδρα τους, καθώς και από νησί σε νησί άνω των 5 ναυτικών μιλίων. Το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης για συμμετοχή σε Συνέδριο στο Εξωτερικό ορίζεται σε 105 ανά ημέρα και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (105 ), σύμφωνα με το άρθρο 21 του Ν.2685/1999: Ι) Για κάθε ημέρα παραμονής και διανυκτέρευσης στη χώρα μετάβασης ΙΙ) Για την ημέρα μετάβασης και διανυκτέρευσης ΙΙΙ) Για την ημέρα επιστροφής όταν είναι ημέρα εργασιών και μετά από διανυκτέρευση (σημειώνεται ότι αν η επιστροφή πραγματοποιηθεί την 7
επόμενη ημέρα της λήξης των εργασιών του μετακινουμένου, δεν δίνεται ημερήσια αποζημίωση διότι θεωρείται ημέρα επιστροφής) ΙV) Σε περίπτωση πρόσκλησης, όταν προσφέρεται από την ίδια ή άλλη πηγή, μόνο το αντίτιμο του εισιτηρίου και τα έξοδα διανυκτέρευσης. 2. Συμπληρωματικό ποσό της δικαιούμενης ολόκληρης, σε περίπτωση καταβολής μέρους της αποζημίωσης αυτής από άλλη πηγή. 3. Μειωμένη κατά 50% (52,50 ): Ι) Σε περίπτωση αυθημερόν μετάβασης και επιστροφής από την Ελλάδα στο Εξωτερικό ΙΙ) Σε περίπτωση που παρέχεται δωρεάν ημιδιατροφή ή διατροφή με μειωμένες τιμές. 4. Μειωμένη κατά 75% (26,25 ) σε περίπτωση μετακίνησης με πληρωμένα ή καλυμμένα όλα τα έξοδα διατροφής και διανυκτέρευσης από φορέα άλλον από εκείνο στον οποίο ανήκει ο μετακινούμενος. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν καλύπτονται δαπάνες, και επομένως δεν θα πρέπει να αποστέλλονται παραστατικά, που αφορούν σε διατροφή (αποδείξεις εστιατορίων κ.λπ.). Διαδικασία Καταβολής Αποζημίωσης Τα ποσά που δικαιούνται τα μέλη Δ.Ε.Π. μετά την εκκαθάριση των δαπανών μετακίνησης θα καταβάλλονται στον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό που έχουν γνωστοποιήσει στο Γραφείο Μισθοδοσίας για την καταβολή των αμοιβών τους. Η καταβολή γίνεται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμής με πίστωση τραπεζικού λογαριασμού στον οποίο τα μέλη Δ.Ε.Π. θα πρέπει να είναι κύριοι δικαιούχοι. Τέλος, σε περίπτωση που υπάρξει αλλαγή του τραπεζικού λογαριασμού, είναι απαραίτητη η έγκαιρη γραπτή ενημέρωση τόσο του Γραφείου Μισθοδοσίας όσο και του Γραφείου Οδοιπορικών. Για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη 2610 367372 Ντονάδο Αντώνη 2610 367661 : 2610 367657 E-mail: odoip@eap.gr URL: http://www.eap.gr 8
Παρακαλείσθε για την πιστή τήρηση των ανωτέρω, προκειμένου για την ταχεία διεκπεραίωση της πληρωμής των μετακινήσεών σας. Η Αναπλ. Προϊσταμένη του Τμήματος Οικονομικών Υποθέσεων Ελένη Πανίτσα 9