1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΝΙΚΑΙΑΣ ΑΓ. ΙΩΑΝΝΗ ΡΕΝΤΗ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Δ/ΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ & ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Π.Τσαλδάρη 10 Ταχ.κώδικας: 18450 ΝΙΚΑΙΑ Τηλ.: 210-4278241,198,126 Φαξ: 210-4278127 Νίκαια :15/05/2013 Αρ.Πρωτ.: 32167 ΘΕΜΑ: «Ανάθεση σχετικά με τις εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου του αρχείου επιδοματούχων του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ιωάννη Ρέντη, εκπαίδευση προσωπικού και ετήσια τεχνική υποστήριξη μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής προνοιακών επιδομάτων σε βάρος του Κ.Α. 00.6142.0004 (Αμοιβή και επεξεργασία καταβολής των προνομιακών επιδομάτων ) του προϋπολογισμού εξόδων του Δήμου Νίκαιας- Αγ.Ι.Ρέντη, οικονομικού έτους 2013 και έως του ποσού των 5.600,00 (πέντε χιλιάδων εξακοσίων Ευρώ) συμπ/νου Φ.Π.Α. 23%». Ο Δήμος Νίκαιας Αγ. Ιωάννη Ρέντη, προκειμένου για την κάλυψη των αναγκών του τμήματος Κοινωνικών Υπηρεσιών του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ιωάννη Ρέντη, ενδιαφέρεται για την προμήθεια ηλεκτρονικής εφαρμογής προνοιακών επιδομάτων συνολικής δαπάνης έως ύψους ποσού 5.600,00 (πέντε χιλιάδων εξακοσίων Ευρώ) συμπ/νου Φ.Π.Α. 23%», σε βάρος του Κ.Α. 00.6142.0004 (Αμοιβή και επεξεργασία καταβολής των προνομιακών επιδομάτων) του προϋπολογισμού εξόδων του Δήμου οικονομικού έτους 2013, για τον οποίο έχει προβλεφθεί σχετική πίστωση και υπάρχει επαρκές υπόλοιπο για την κάλυψη του, σύμφωνα με τη με αριθ. 126/2013 απόφαση του Δημ Συμβουλίου περί : «Έγκρισης για εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου του αρχείου επιδοματούχων του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ιωάννη Ρέντη, εκπαίδευση προσωπικού και ετήσια τεχνική υποστήριξη μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής προνοιακών επιδομάτων, που θα υποστηρίζεται μηχανογραφικά για την έκδοση Προνομιακών Επιδομάτων, με ανάθεση συμφωνα με το Προεδρικό Διάταγμα 28/80 (Φ.Ε.Κ 11/15-1-1980, τ. Β ) ύψους ποσού 5.600,00 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23% του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ι. Ρέντη, σε βάρος του Κ.Α. 00.6142.0004 (Αμοιβή και επεξεργασία καταβολής των προνομιακών επιδομάτων ) του προϋπολογισμού εξόδων του Δήμου Νίκαιας- Αγ.Ι.Ρέντη, οικονομικού έτους 2013», η οποία έχει αναρτηθεί στην επίσημη ιστοσελίδα του Δήμου και στον ιστότοπο διαύγεια με ΑΔΑ : ΒΕ5ΠΩΚΑ-ΚΗ1, τη με αριθ. 423/26-04-2013 Πρόταση Ανάληψης Υποχρέωσης περί «Έγκρισης δέσμευσης πίστωσης ύψους ποσού
2 5.600,00 (πέντε χιλιάδων εξακοσίων Ευρώ συμπ/νου Φ.Π.Α. 23%)» σε βάρος του ως άνω κωδικού, η οποία εγκρίθηκε με την υπ. αριθ. 183/26-04-2013 απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής περί «Έγκρισης δαπάνης και διάθεσης πίστωσης ύψους ποσού 5.600,00 (πέντε χιλιάδων εξακοσίων Ευρώ), (συμπ/νου ΦΠΑ 23%) για τις εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου του αρχείου επιδοματούχων του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ι. Ρέντη, εκπαίδευση προσωπικού και ετήσια τεχνική υποστήριξη μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής προνοιακων επιδομάτων σε βάρος του Κ.Α. 00.6142.0004 (Αμοιβή και επεξεργασία καταβολής των προνομιακών επιδομάτων) του προϋπολογισμού εξόδων του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ι. Ρέντη, οικονομικού έτους 2013», η οποία έχει αναρτηθεί στην επίσημη ιστοσελίδα του Δήμου και στον ιστότοπο Διαύγεια με ΑΔΑ : ΒΕΝΓΩΚΑ- ΑΙΧ καθώς και τη με αρ. πρωτ. 24506/09-04-2013 Τεχνική Περιγραφή του Τμήματος Κοινωνικών Υπηρεσιών του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ι. Ρέντη. Οι εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου του αρχείου των επιδοματούχων, θα πραγματοποιηθεί με βάση τις διατάξεις του Π.Δ.28/80 (ΦΕΚ 11 Α /15-01-1980) περί εκτελέσεως έργων και προμηθειών Ο.Τ.Α., και με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή. Επί της καθαρής τιμολογιακής αξίας πραγματοποιείται παρακράτηση φόρου εισοδήματος σε ποσοστό 8% σύμφωνα με το άρθρο 24 του N.2198/94 (Φ.Ε.Κ. 43 Α/22-3-94). καθώς και παρακράτηση 0,10% υπέρ της Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων σύμφωνα με το αρθρο 4 του Ν.4013/2011 (Φ.Ε.Κ 204/15-09/2011). Οι εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου του αρχείου των επιδοματούχων του Δήμου, θα πραγματοποιηθεί εντός διαστήματος ενός (1) έτους, κατόπιν συνεννόησης με το τμήμα Κοινωνικών Υπηρεσιών του Δήμου. Η πληρωμή της αξίας της εργασίας θα πραγματοποιείται κατόπιν της Βεβαίωσης Καλής Εκτέλεσης των Εργασιών από την αρμόδια Επιτροπή Παραλαβής του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ι. Ρέντη, όπως αυτή ορίστηκε σύμφωνα με την υπ αριθ. 11/21-01-2013 απόφασης του Δημ. Συμβουλίου Παρακαλούμε σε περίπτωση ενδιαφέροντος όπως αποστείλετε σύμφωνα με τα ανωτέρω, την προσφορά σας βασισμένη στις προϋποθέσεις που αναφέρονται στη με αρ. πρωτ. 24506/09-04-2013 Τεχνική Περιγραφή του Τμήματος Κοινωνικών Υπηρεσιών του Δήμου και την παραδώσετε στο Τμήμα Προμηθειών Υλικών & Εξοπλισμού Υπηρεσιών, έως και την Δευτέρα 20/05/2013 και ώρα 15:30μ.μ, σε ΚΛΕΙΣΤΟ & ΣΦΡΑΓΙΣΜΕΝΟ φάκελο εκεί που εσωκλείεται, στον οποίο θα αναγράφονται ευκρινώς τα ακόλουθα: α.η ένδειξη "ΠΡΟΣΟΧΗ - ΝΑ ΜΗΝ ΑΝΟΙΧΘΕΙ Ο ΦΑΚΕΛΟΣ" με κεφαλαία γράμματα β.h λέξη "ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ" με κεφαλαία γράμματα γ.τα πλήρη στοιχεία του αποστολέα. δ.αφορά: «Ανάθεση σχετικά με τις εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου του αρχείου επιδοματούχων του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ιωάννη Ρέντη, εκπαίδευση προσωπικού και ετήσια τεχνική υποστήριξη μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής προνοιακών επιδομάτων του τμήματος Κοινωνικών Υπηρεσιών του Δήμου Νίκαιας Αγ. Ιωάννη Ρέντη». Επισημαίνεται ότι η προσφορά πρέπει να είναι υπογεγραμμένη και σφραγισμένη. Οι προσφέροντες υποχρεούνται με την προσφορά τους να υποβάλλουν σε ξεχωριστό κλειστό και σφραγισμένο φάκελο όπισθεν εκεί που
3 εσωκλείεται και στον οποίο θα αναγράφεται η ένδειξη «Υπεύθυνη Δήλωση», Δήλωση του Ν.1599/86 νομίμως θεωρημένη την ημέρα κατάθεσης της προσφοράς από Δημόσια Αρχή, στην οποία θα δηλώνονται τα εξής: 1. Έλαβα γνώση των όρων του διαγωνισμού τους οποίους και και αποδέχομαι πλήρως. 2. Δεν υπάρχουν νομικοί περιορισμοί στη λειτουργία της Επιχείρησης. 3. Δεν έχω αποκλεισθεί, από την συμμετοχή σε διαγωνισμούς του Δημοσίου. 4. Δεν έχω κάνει ψευδείς ή ανακριβείς δηλώσεις κατά την παροχή πληροφοριών που ζητούνται από την Υπηρεσία. 5. Δεν έχω υποπέσει σε σοβαρά παραπτώματα κατά την άσκηση της επαγγελματικής μου δραστηριότητας. 6. Θα είμαι συνεπής στην εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων που ζητούνται από την Υπηρεσία. Η μη προσκόμιση των παραπάνω δικαιολογητικών, αλλά και η διαπίστωση κατά τον έλεγχο σοβαρής ανειλικρίνειας των στοιχείων συνεπάγεται τον αποκλεισμό από τον διαγωνισμό. Οι τεχνικές προδιαγραφές θα παραλαμβάνονται από τους ενδιαφερόμενους από το Τμήμα Προμηθειών Υλικών & Εξοπλισμού Υπηρεσιών του Δήμου (Π. ΤΣΑΛΔΑΡΗ 10) κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες ενώ παράλληλα θα είναι αναρτημένες στην επίσημη ιστοσελίδα του Δήμου και στη διαδρομή www.nikaia-rentis.gov.gr. (προκηρύξειςδιακηρύξεις-διαγωνισμοί). Η παρούσα ανακοίνωση και η Τεχνική Περιγραφή να αναρτηθούν αμελλητί στον ιστότοπο ΔΙΑΥΓΕΙΑ καθώς και στην επίσημη ιστοσελίδα του Δήμου (www.nikaia-rentis.gov.gr), από την επομένη ημέρα της υπογραφής της για διάστημα έξι (6) ημερών, με ευθύνη της προϊσταμένης του Τμήματος Προμηθειών Υλικών & Εξοπλισμού Υπηρεσιών. Ο ΑΝΤΙΔΗΜΑΡΧΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΤΟΥΝΤΑΣ Σ. ΚΑΝΕΛΛΟΣ Συννημ: Τεχνική Περιγραφή
4 ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Αρ. Πρωτ.: 24506 /9-4-2013 Η παρούσα τεχνική έκθεση αφορά: Εφαρμογή προνοιακών επιδομάτων,η οποία θα πρέπει να υποστηρίζει μηχανογραφικά τις παρακάτω ενέργειες που θα εκτελούν οι υπηρεσίες : Κατάθεση αίτησης χορήγησης επιδόματος και δικαιολογητικών Πρωτοκόλληση αίτησης χορήγησης επιδόματος Δημιουργία φακέλου δικαιούχου επιδόματος Διενέργεια κοινωνικής έρευνας, σε περίπτωση που για την αναγνώριση του δικαιώματος του αιτούντος χορήγηση επιδόματος απαιτείται Σύνταξη απόφασης χορήγησης επιδόματος. Έγκριση απόφασης χορήγησης επιδόματος Πρωτοκόλληση απόφασης χορήγησης επιδόματος. Ενημέρωση μητρώου δικαιούχων επιδομάτων Σύνταξη και αποστολή ειδοποίησης για αναθεώρηση ή παράταση χορήγησης επιδόματος πρόνοιας. Κατάθεση αίτησης επανεπιδότησης ή παράτασης ισχύος χορήγησης επιδόματος πρό-νοιας και δικαιολογητικών Πρωτοκόλληση αίτησης επανεπιδότησης ή παράτασης ισχύος χορή γη σης επιδόματος πρό νοιας. Διενέργεια κοινωνικής έρευνας, σε περίπτωση που για την αναγνώριση του δικαιώματος του αιτούντος επανεπιδότηση ή παράταση της ισχύος χορήγη σης επιδόματος απαιτείται Σύνταξη απόφασης συνέχισης επιδόματος. Έγκριση απόφασης συνέχισης επιδόματος. Πρωτοκόλληση απόφασης συνέχισης επιδόματος. Ενημέρωση καρτέλας δικαιούχου επιδόματος Κατάθεση αίτησης διακοπής χορήγησης επιδόματος πρόνοιας και δικαιολογητικών στη Διεύθυνση/Τμήμα Κοινωνικής Πρόνοιας. Πρωτοκόλληση αίτησης διακοπής χορήγησης επιδόματος πρόνοιας Σύνταξη απόφασης διακοπής επιδόματος Έγκριση απόφασης διακοπής επιδόματος Πρωτοκόλληση απόφασης διακοπής επιδόματος. Ενημέρωση καρτέλας δικαιούχου επιδόματος
5 Κατάθεση αίτησης με θέμα τη συνέχιση επιδότησης από άλλη Κοινω νική Πρόνοια και δικαιολογητικών στη Διεύθυνση/Τμήμα Κοινωνικής Πρόνοιας Πρωτοκόλληση αίτησης συνέχισης επιδότησης από άλλη. Δημιουργία φακέλου δικαιούχου επιδόματος. Σύνταξη απόφασης συνέχισης επιδότησης από άλλη Έγκριση απόφασης συνέχισης επιδότησης από άλλη Πρωτοκόλληση απόφασης συνέχισης επιδότησης από άλλη Ενημέρωση μητρώου δικαιούχων επιδομάτων Κατάθεση αίτησης μεταφοράς κατοικίας σε άλλη Κοινωνική Πρόνοια και δικαιολογητικών στη Διεύθυνση/Τμήμα Κοινωνικής Πρόνοιας Πρωτοκόλληση αίτησης μεταφοράς κατοικίας σε άλλη Σύνταξη απόφασης διακοπής χορήγησης επιδόματος λόγω μετα φο ράς κατοικίας σε άλλη. Έγκριση απόφασης διακοπής επιδόματος λόγω μεταφοράς κατοικίας σε άλλη Πρωτοκόλληση απόφασης διακοπής επιδόματος λόγω μετα φο ράς κατοι κίας σε άλλη Ενημέρωση καρτέλας δικαιούχου επιδόματος Υπολογισμός Επιδομάτων ανά δικαιούχο Έκδοση ενταλμάτων πληρωμής επιδομάτων πρόνοιας Έκδοση κατάστασης πληρωμής επιδομάτων πρόνοιας Έγκριση για έκδοση χρηματικού εντάλματος από τα αρμόδια όργανα της Διεύθυνσης/Τμήματος Κοινωνικής Πρόνοιας Παραγωγή ηλεκτρονικού αρχείου για ΔΙΑΣ Αποστολή αρχείου και Πληρωμή Επιδομάτων Πρόνοια από την ΔΙΑΣ Φόρτωση Αρχείου Επιστροφών ΔΙΑΣ Συμπλήρωση προβλεπόμενων δελτίων Αποστολή δελτίων στο ΚΗΥΚΥ Σύνταξη έκθεσης κοινωνικής έρευνας ή έκθεσης αξιολόγησης Προνοιακού Φορέα Έγκριση έκθεσης κοινωνικής έρευνας ή έκθεσης αξιολόγησης Προ νοια κού Φορέα από τα αρμόδια όργανα του Δήμου Επίσης η εφαρμογή θα πρέπει να είναι δικτυακή και μέσω internet και η βάση δεδομένων θα είναι καταχωρημένη στην εταιρία που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου. H εταιρία θα πρέπει να εκτελεί καθημερινό backup των δεδομένων τα οποία θα είναι διαθέσιμα όποτε αυτά χρειαστούν. Εργασίες που θα πρέπει να εκτελεστούν πριν την παραγωγική λειτουργία του συστήματος είναι οι παρακάτω: Η μετάπτωση του αρχείου των επιδοματούχων του Δήμου Νίκαιας Αγίου Ιωάννη Ρέντη. Η εκκαθάριση και ο τελικός έλεγχος του Μητρώου των ήδη υπαρχόντων εγγραφών.
6 Εκπαίδευση των υπαλλήλων που θα χειρίζονται την εφαρμογή. Η εκπαίδευση θα πρέπει να υποδεικνύει σε αυτούς πως γίνονται στο σύστημα οι παραπάνω ενέργειες καθώς και ότι άλλο απαιτείται για την παραγωγική λειτουργία του συστήματος. Η εκπαίδευση θα πρέπει να είναι τουλάχιστον τριών ημερών (οκτώ ώρες ημερησίως) και για όσους υπαλλήλους χρειαστεί. Τέλος η ανάδοχος εταιρία θα πρέπει να παρέχει ετήσια υποστήριξη για τις εξής υπηρεσίες: Υπηρεσίες για πληρωμή των επιδομάτων: o Εξαγωγή Αρχείου από το σύστημα Προνοιακών Επιδομάτων στο σύστημα ΔΙΑΣ, σε κάθε πληρωμή. o Φόρτωμα Αρχείου στο σύστημα ΔΙΑΣ. o Ενημέρωση της εφαρμογής με τα δεδομένα επεξεργασίας και των επιστροφών του ΔΙΑΣ. Υποβοήθηση στη παραμετροποίηση του συστήματος Σεμινάριο για την εκπαίδευση στο σύστημα και την επίλυση αποριών χρήσης του συστήματος. Ο ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΗΣ Τ.Π.Ε. ΣΥΝΤΑΞΑΣ Ο ΜΠΑΜΠΟΥΚΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ ΜΕΛΕΤΙΟΣ ΝΕΖΗΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Εργασίες μετάπτωσης, εκκαθάρισης και ελέγχου 1.440,00 Εκπαίδευση προσωπικού 1.080,00 Ετήσια τεχνική υποστήριξή 2.020,00 Σύνολο 4.540,00 ΦΠΑ (23%) 1.044,20 Σύνολο με ΦΠΑ (23%) 5.584,20 Ο ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΗΣ Τ.Π.Ε. ΣΥΝΤΑΞΑΣ Ο ΜΠΑΜΠΟΥΚΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ ΜΕΛΕΤΙΟΣ ΝΕΖΗΣ