ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Π Ε Ρ Ι Φ Ε Ρ Ε Ι Α Κ Ρ Η Τ Η Σ ΓΕΝ. Δ/ΝΣΗ ΕΣΩΤ. ΛΕΙΤ/ΓΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Α.Δ.Α.Μ.: Ηράκλειο, 22/01/2015 Αρ. πρωτ.: 9694 ΣΥΜΒΑΣΗ Ποσού εννέα χιλιάδων πεντακοσίων ευρώ (9.500,00 ) με το ΦΠΑ για την «Υποστήριξη διαδικασίας καταχώρησης, Παραμετροποίηση Εφαρμογής, Διαχείριση και Παρουσίαση Αποτελεσμάτων Βουλευτικών Εκλογών 2015» Άρθρο 1 ο ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΜΕΡΗ 1. Αρναουτάκης Σταύρος, Περιφερειάρχης Κρήτης, ως νόμιμος εκπρόσωπος της Περιφέρειας Κρήτης, πλ. Ελευθερίας, Ηράκλειο, ΑΦΜ 99757938 2. Λυμπεράκης Νικόλαος, νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρείας «Multimedia Systems Center Α.Ε.», Περίδου 10, τ.κ. 73135, Χανιά, ΑΦΜ 094389637, Α' Δ.Ο.Υ Χανίων. Άρθρο 2 ο ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Στο Ηράκλειο, σήμερα στις 21/01/2015, στα γραφεία της Περιφέρειας Κρήτης, οι ως άνω συμβαλλόμενοι έχοντας υπόψη τις διατάξεις του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19Α) «Προμήθειες του δημοσίου τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων», του Π.Δ. 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου», του Ν. 2362/1995 (ΦΕΚ 247 Α ) «Περί δημόσιου Λογιστικού», του Ν. 3852/2010 (ΦΕΚ 87 Α ) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Πρόγραμμα Καλλικράτης», του Π.Δ. 26/2012 (άρθρο 130) «Κωδικοποίηση σ' ενιαίο κείμενο των διατάξεων της νομοθεσίας για την εκλογή βουλευτών», την αριθμ. 11/2015 (πρακτικό Νο 1/12-01-2015) απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής συμφωνούν, συνομολογούν και συναποδέχονται τα ακόλουθα: Άρθρο 3 ο ΠΡΟΟΙΜΙΟ Η Περιφέρεια Κρήτης με την παρούσα σύμβαση αναθέτει στην εταιρεία Multimedia Systems Center Α.Ε. που θα ονομάζεται στο εξής «Ανάδοχος» το έργο: 1
«Υποστήριξη διαδικασίας καταχώρησης, Παραμετροποίηση Εφαρμογής, Διαχείριση και Παρουσίαση Αποτελεσμάτων Βουλευτικών Εκλογών 2015» Άρθρο 4 ο ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ- ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Αντικείμενο της παρούσης σύμβασης καθώς και τα στοιχεία του υπό ανάθεση έργου περιγράφονται παρακάτω καθώς και στην από 02/01/2015 (αρ. πρωτ. 4269/13-01-2015) προσφορά του Αναδόχου, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης. 1. Παραμετροποίηση εφαρμογής του Συστήματος καταχώρησης και παρουσίασης των εκλογικών αποτελεσμάτων, το οποίο θα υποστηρίζει το σύνολο των διαδικασιών που απαιτούνται για την προετοιμασία, την καταχώρηση και την παρουσίαση των εκλογικών αποτελεσμάτων. Αναλυτικότερα, τα χαρακτηριστικά της είναι: Α. Καταχώρηση Αποτελεσμάτων 1. Εύχρηστο περιβάλλον καταχώρησης και επιβεβαίωσης/διόρθωσης αποτελεσμάτων για συγκεντρωτικά και αναλυτικά αποτελέσματα 2. Ενσωματωμένοι πολλαπλοί μηχανισμοί ελέγχου εγκυρότητας των στοιχείων καταχώρησης 3. Καταγραφή του ατόμου που πραγματοποιεί κάθε καταχώρηση 4. Πρόσθετα εργαλεία για την καλύτερη οργάνωση και παρακολούθηση της διαδικασίας καταχώρηση εισερχόμενων τηλεγραφημάτων καταχώρηση εισερχόμενων φαξ κατάσταση καταχώρησης εκλογικών τμημάτων, συνολικά ή ανά ΕΤ (ώρα εισαγωγής και επιβεβαίωσης συγκεντρωτικών και αναλυτικών αποτελεσμάτων) λίστες εκλογικών τμημάτων για ακαταχώρητα, καταχωρημένα και μη επιβεβαιωμένα, καταχωρημένα και επιβεβαιωμένα, τόσο για συγκεντρωτικά όσο και αναλυτικά αποτελέσματα 5. Διασφάλιση της ακεραιότητας εγγραφών και της ορθότητας των δεδομένων, με τη χρήση κατάλληλων μεθόδων ελέγχου κατά την εισαγωγή των δεδομένων από τους χρήστες και κατά την εγγραφή αυτών των στοιχείων στη Βάση Δεδομένων. 2
Β. Παρουσίαση Αποτελεσμάτων 1. Προβολή συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε επίπεδο Κρήτης, Νομών, Δήμων, Εκλογικών Τμημάτων, σε μορφή πινάκων και γραφημάτων 2. Εμφάνιση κατανομής ψήφων των κομμάτων ανά νομό, δήμο, εκλογικό τμήμα 3. Εμφάνιση χάρτη κατανομής ψήφων ανά νομό/δήμο 4. Εμφάνιση χάρτη εξέλιξης της καταμέτρησης ανά νομό/δήμο 5. Εμφάνιση λεπτομερή πίνακα όλων των συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων 6. Παρουσίαση αναλυτικών αποτελεσμάτων (υποψηφίων) σε επίπεδο Νομών, Δήμων, Εκλογικών Τμημάτων σε μορφή πινάκων 7. Δυνατότητα ταξινόμησης των υποψηφίων αλφαβητικά βάσει αριθμού ψήφων που έλαβαν 8. Εμφάνιση λεπτομερή πίνακα όλων των αναλυτικών αποτελεσμάτων 9. Εξαγωγή αποτελεσμάτων σε αρχεία τύπου.xls 10. Προβολή όλων των ειδών των αποτελεσμάτων σε εκτυπώσιμη μορφή 2. Εργασίες προετοιμασίας και ολοκλήρωσης κάθε εκλογικής διαδικασίας. Η προετοιμασία αφορά την ενημέρωση της απαραίτητης πληροφορίας στη βάση δεδομένων (εκλογικά τμήματα, κόμματα ή συνδυασμοί, υποψήφιοι κτλ) για όλη την Κρήτη. Στα πλαίσια της προετοιμασίας του δικτύου της Περιφέρειας για τη διαδικασία καταχώρησης των αποτελεσμάτων, θα παρέχονται από την Εταιρεία MSC ΑΕ όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και τεχνικές προδιαγραφές που απαιτούνται στο προσωπικό μηχανογράφησης κάθε Περιφερειακής Ενότητας. Παράλληλα θα πραγματοποιηθεί εκπαίδευση των διαχειριστών των Περιφερειακών Ενοτήτων για τη χρήση της εφαρμογής και τις εργασίες παραμετροποίησης που απαιτούνται στο δίκτυο της Περιφέρειας. Η ολοκλήρωση αφορά την ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων μετά το πέρας των εκλογών στον μόνιμο ιστότοπο που λειτουργεί η Περιφέρεια Κρήτης ειδικά για τα αποτελέσματα των εκλογών (www.crete-ekloges.gr), όπου προβάλλονται συνολικά τα αποτελέσματα των τελευταίων χρόνων. 3
3. Τεχνικές παράμετροι συστήματος και διαδικασιών Για την καταχώρηση των αποτελεσμάτων θα χρησιμοποιηθούν δύο (2) εξυπηρετητές αποκλειστικά γι αυτό το σκοπό. Ο 1ος εξυπηρετητής θα είναι ο κύριος στον οποίο θα γίνεται η καταχώρηση των αποτελεσμάτων από κάθε νομό, ενώ ο 2ος εξυπηρετητής θα ενεργοποιηθεί σε περίπτωση που ο 1ος τεθεί εκτός λειτουργίας για οποιοδήποτε λόγο. Για την παρουσίαση των αποτελεσμάτων προς το κοινό θα λειτουργήσει ειδικός ιστότοπος (www.crete-ekloges.gr) για την Περιφέρεια Κρήτης και θα χρησιμοποιηθούν τουλάχιστον τέσσερις (4) εξυπηρετητές αποκλειστικά γι αυτό το σκοπό. Η κίνηση σε όλους τους εξυπηρετητές θα κατανέμεται τυχαία και ομοιόμορφα για τους χρήστες που συνδέονται για να δουν τα αποτελέσματα. Σε κάθε περίπτωση όλοι οι εξυπηρετητές θα είναι συγχρονισμένοι ώστε να ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο με τις νέες πληροφορίες αποτελεσμάτων που θα καταχωρούνται από το αρμόδιο προσωπικό. Προκειμένου να αποφευχθούν προβλήματα προσβασιμότητας από το κοινό και ανεξαρτήτως παρόχου, οι εξυπηρετητές θα κατανεμηθούν γεωγραφικά σε διαφορετικά σημεία σε οργανωμένα data centers και με γρήγορη γραμμή διασύνδεσης στο διαδίκτυο. Όλα τα κύρια υπολογιστικά συστήματα που θα παρέχονται τη νύκτα των εκλογών θα είναι για αποκλειστική χρήση για την εκλογική διαδικασία της Περιφέρειας Κρήτης, και δεν θα γίνει χρήση από άλλες περιφέρειες ή άλλους πελάτες της εταιρείας. 4. Προδιαγραφές ασφαλείας Για να διασφαλιστεί η μη εξουσιοδοτημένη καταχώρηση αποτελεσμάτων από αναρμόδια άτομα, θα γίνουν οι εξής ρυθμίσεις: 1. Περιορισμός της πρόσβασης καταχώρησης βάσει IP διεύθυνσης 2. Χρήση username και password για το προσωπικό που θα συμμετάσχει στη διαδικασία καταχώρησης 3. Λειτουργία του ιστότοπου καταχώρησης με πρωτόκολλο κρυπτογράφησης (https/tls) για την προστασία των στοιχείων πρόσβασης Για την εξασφάλιση ότι η διαδικασία καταχώρησης δεν θα διακοπεί σε περίπτωση φόρτου ή διακοπής της γραμμής σύνδεσης κάθε Περιφερειακής Ενότητας στο διαδίκτυο 4
θα υπάρχει πρόβλεψη διασύνδεσης μέσω εναλλακτικής γραμμής (π.χ. static ADSL) για κάθε σημείο καταχώρησης. Σε περίπτωση υπερφόρτωσης του συστήματος λόγω μεγάλης επισκεψιμότητας από το κοινό θα έχει προβλεφθεί η ενεργοποίηση χρονοκαθυστέρησης ανά χρήστη στην προβολή αποτελεσμάτων (π.χ. ανά 3 λεπτά) Συνολικά οι παραπάνω υπηρεσίες με τα επί μέρους χαρακτηριστικά τους διασφαλίζουν την απρόσκοπτη λειτουργία της όλης διαδικασίας καταχώρησης και παρουσίασης εκλογικών αποτελεσμάτων εφόσον έχουν προβλεφθεί όλα τα πιθανά σενάρια δυσλειτουργίας και οι τρόποι αντιμετώπισης τους και επομένως η διαδικασία δεν θα διακοπεί σε περίπτωση: αστοχίας υλικού ή λογισμικού οποιουδήποτε εξυπηρετητή υπερφόρτωσης του συστήματος λόγω μεγάλου όγκου επισκέψεων και σελιδοπροβολών αστοχίας των γραμμών σύνδεσης στο διαδίκτυο Τέλος θα γίνονται εφεδρικά αντίγραφα της βάσης δεδομένων (backup) σε τακτά χρονικά διαστήματα (ανάλογα με τη ροή των αποτελεσμάτων ειδικά τις ώρες αιχμής κάθε 10 λεπτά). 5. Τεχνική Προετοιμασία και υποστήριξη των Εκλογών Η τεχνική υποστήριξη περιλαμβάνει τα ακόλουθα: 1. έλεγχο των υπολογιστικών συστημάτων που θα χρησιμοποιηθούν τις ημέρες των εκλογών για την καταχώρηση της πληροφορίας 2. πολλαπλές δοκιμές του συνόλου του συστήματος ακολουθώντας τις διαδικασίες και τα σενάρια που θα εφαρμοστούν κατά την ημέρα των εκλογών. 3. παραμετροποίηση και έλεγχος της δυνατότητας online σύνδεσης των ενδιαφερόμενων ΜΜΕ για μετάδοση των αποτελεσμάτων της εκλογικής διαδικασίας σε πραγματικό χρόνο. Την ημέρα των εκλογών η Multimedia Systems Center AE θα διαθέσει από ένα μηχανικό πληροφορικής για κάθε Περιφερειακή Ενότητα, ο οποίος θα παραμείνει στους χώρους των Π.Ε. που γίνεται η διαδικασία καταχώρησης- παρουσίασης των αποτελεσμάτων έως ότου περαστούν τα αποτελέσματα από τα εκλογικά τμήματα κάθε Νομού. 5
Η υποστήριξη παρέχεται με φυσική παρουσία με σκοπό να επιλυθούν οποιαδήποτε προβλήματα ή δυσλειτουργίες εμφανισθούν στην όλη διαδικασία καθώς και για την υποστήριξη του προσωπικού που θα έχει επιφορτιστεί με την καταχώρηση των αποτελεσμάτων. 6. Online διασύνδεση ΜΜΕ στη βάση δεδομένων των αποτελεσμάτων. Στα πλαίσια της υπηρεσίας η ανάδοχος εταιρεία θα παρέχει ρύθμιση των τεχνικών παραμέτρων που απαιτούνται για τη διασύνδεση των ενδιαφερόμενων ΜΜΕ σε πραγματικό χρόνο προκειμένου να αντλούν τα αποτελέσματα απ ευθείας από την κεντρική βάση δεδομένων, διατηρώντας παράλληλα όλες τις προδιαγραφές ασφαλείας για να αποφευχθεί οποιαδήποτε δυσλειτουργία του συστήματος. Επίσης είναι απαραίτητος ο συνεχής έλεγχος επιτυχούς λειτουργίας πριν και κατά τη διάρκεια μετάδοσης των αποτελεσμάτων λαμβάνοντας υπ' όψιν ότι τα αποτελέσματα μεταδίδονται ζωντανά στα τοπικά τηλεοπτικά κανάλια. Στα πλαίσια αυτής της υπηρεσίας δεν προβλέπεται η παροχή τεχνικής βοήθειας προς τα ΜΜΕ για τον τρόπο χρήσης της βάσης δεδομένων και την εξαγωγή στατιστικών, γραφημάτων κλπ. Άρθρο 5 ο ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η ολοκλήρωση του έργου ορίζεται τρεις (03) μέρες μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης της εκλογικής διαδικασίας (της 25ης Ιανουαρίου 2015) ήτοι: 1. όλων των υπηρεσιών που περιγράφονται στο άρθρο 4 2. της ανάρτησης των τελικών αποτελεσμάτων στην ιστοσελίδα της Περιφέρειας Κρήτης. Άρθρο 6 ο ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την υποχρέωση υλοποίησης των αναφερόμενων στο άρθρο 4 ενεργειών καθώς και ό,τι άλλο περιγράφεται στην από 02/01/2015 προσφορά του καθώς και την ομαλή λειτουργία και υποστήριξη του πληροφοριακού συστήματος κατά τις ημερομηνίες διεξαγωγής των εκλογών. Τα δικαιώματα της εφαρμογής στην τελική της μορφή θα παραχωρηθούν στη Περιφέρεια Κρήτης και αφορούν την αποκλειστική χρήση της εφαρμογής από την 6
Περιφέρεια Κρήτης. Η συγκεκριμένη εφαρμογή καλύπτει πλήρως τη διεξαγωγή Βουλευτικών Εκλογών σύμφωνα με τις τρέχουσες ανάγκες και απαιτήσεις. Η εφαρμογή θα εγκατασταθεί σε έναν (1) μόνιμο server της Περιφέρειας Κρήτης στο Ηράκλειο, με δυνατότητα προβολής αποτελεσμάτων μέσω Σύζευξις ή μέσω της static adsl και θα παραδοθεί και σε δύο αντίγραφα σε ψηφιακό μέσο (CD ή DVD). Το πληροφοριακό σύστημα θα παραδοθεί στην Περιφέρεια Κρήτης και συγκεκριμένα στις/στους παρακάτω Υπαλλήλους, οι οποίοι οφείλουν να συντάξουν εντός δεκαπέντε (15) ημερών πρωτόκολλο παραλαβής και καλής εκτέλεσης του έργου: 1. Μίχος Αριστείδης, Προϊστάμενος Τμήματος Σχεδιασμού & Υποστήριξης Συστημάτων Φορέα Π.Κ. 2. Μπονάτος Στέλιος, Προϊστάμενος Τμήματος Υποστήριξης Περιφερειακών Συστημάτων Π.Κ. 3. Μανωλαράκη Αικατερίνη, Προϊσταμένη Τμήματος Πληροφορικής Π.Ε. Χανίων. Άρθρο 7 ο ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ - ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ - ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Το συνολικό ποσό της Σύμβασης ανέρχεται στα 9.500,00 (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) για την υποστήριξη της εκλογικής διαδικασίας των Βουλευτικών Εκλογών της 25 ης Ιανουαρίου 2015. Η πληρωμή της δαπάνης θα γίνει με την εξόφληση 100% της συμβατικής αξίας με ΦΠΑ μετά την οριστική παράδοση και παραλαβή όλων των αρχείων της εφαρμογής. Ο ανάδοχος βαρύνεται με όλες τις νόμιμες κρατήσεις. Το τιμολόγιο και τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά για την πληρωμή θα υποβληθούν στην Δ/νση Οικονομικού της Περιφέρειας Κρήτης για έλεγχο και ενταλματοποίηση της δαπάνης. Άρθρο 8 ο ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΚΑΛΗΣ ΠΙΣΤΗΣ Τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν να καταβάλλουν κάθε προσπάθεια για την επιτυχή εκτέλεση του έργου. Ο ανάδοχος αναλαμβάνει την υποχρέωση να ανταποκριθεί καλόπιστα σε όλους τους όρους που πηγάζουν από την σύμβαση. Η Περιφέρεια Κρήτης αναλαμβάνει να συμβάλλει με την χορήγηση στοιχείων και κάθε αναγκαίας πληροφορίας για την απρόσκοπτη εκτέλεση του έργου. 7
Άρθρο 9 ο ΡΗΤΡΕΣ- ΕΠΙΛΥΣΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ Σε περίπτωση αστοχίας του συστήματος με υπαιτιότητα του αναδόχου, η Περιφέρεια Κρήτης, μπορεί να ζητήσει αποζημίωση, για την ζημιά που υφίσταται λόγω μειώσεως της αξιοπιστίας του. Για την επίλυση κάθε διαφοράς ή διαφωνίας που θα προκύπτει από τη σύμβαση και θα αφορά στην εκτέλεση και εφαρμογή της αρμόδια είναι τα δικαστήρια του Ηρακλείου. Άρθρο 10 ο ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις εφόσον συμφωνήσουν προς τούτο και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη μπορεί να τροποποιηθεί η παρούσα σύμβαση. Άρθρο 11 ο ΛΟΙΠΟΙ ΟΡΟΙ Για όλα τα λοιπά θέματα αναφορικά με την προμήθεια η οποία πραγματοποιείται με την σύμβαση αυτή, ισχύουν οι όροι της από 02/01/2015 τεχνικής και οικονομικής προσφοράς του αναδόχου που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της σύμβασης καθώς επίσης και τα αναφερόμενα στον Κανονισμό Προμηθειών (Π.Δ. 118/2007). Η υπογραφή της παρούσας σύμβασης σημαίνει και την πλήρη αποδοχή όλων των όρων της σύμβασης από τα συμβαλλόμενα μέρη. Ύστερα από αυτά συντάχθηκε η παρούσα, η οποία αφού διαβάστηκε και βεβαιώθηκε, υπογράφεται νόμιμα από τους συμβαλλόμενους σε (3) πρωτότυπα. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ Ο Περιφερειάρχης Κρήτης Για την εταιρεία Multimedia Systems Center Α.Ε Σταύρος Αρναουτάκης Νικόλαος Λυμπεράκης 8