Κανονισμός Υπηρεσιακών Ταξιδιών To Ε.Ι.Ε καλύπτει το κόστος των μετακινήσεων του προσωπικού του καθώς και των συνεργατών του εφόσον μετακινούνται κατ εντολή του Ιδρύματος, με σκοπό την εκτέλεση εργασιών εκτός έδρας, στο εσωτερικό και το εξωτερικό. Στο καλυπτόμενο κόστος ατόμων που δεν έχουν συμβατική σχέση εργασίας δεν συμπεριλαμβάνεται ημερήσια αποζημίωση, εκτός και εάν προβλέπεται από οποιαδήποτε μορφής άλλη σύμβαση. Σε περιπτώσεις εξωτερικών συνεργατών είναι δυνατόν να καλυφθούν οι δαπάνες μετακίνησης, διαμονής και διατροφής με τα αντίστοιχα παραστατικά. Προφανώς οι δαπάνες διατροφής δεν πρέπει να υπερβαίνουν το ύψος των ως κατωτέρω οριζομένων ποσών για τις ημερήσιες αποζημιώσεις. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ 1. Το αίτημα προέγκρισης των μετακινήσεων πρέπει να γίνεται το αργότερο 5 ημέρες πριν τη μετακίνηση, πλην των περιπτώσεων που τεκμηριωμένα δεν υπήρχε σχετική ενημέρωση και η ανάγκη μετακίνησης προέκυψε ξαφνικά. Η φόρμα του αιτήματος περιγράφει τον ακριβή προορισμό, τις ημερομηνίες, τον σκοπό του ταξιδιού, το σχετικό έργο και τον προϋπολογισμό των δαπανών μετακίνησης και διαμονής. Το αίτημα συνοδεύεται όπου υπάρχει δυνατότητα από σχετικά αποδεικτικά στοιχεία (πρόγραμμα συνεδρίου ή συνάντησης εργασίας, προσκλήσεις κλπ). Επισημαίνεται ότι σε περιπτώσεις μετακίνησης ατόμων που δεν έχουν συμβατική σχέση με το ΕΙΕ απαιτούνται οποιαδήποτε τεκμήρια υπάρχουν που αιτιολογούν την μετακίνηση. 2. Μετά την πραγματοποίηση της μετακίνησης απαιτείται η συμπλήρωση του Απολογιστικού, συνοδευόμενη από όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά.
ΟΡΙΑ ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ ΣΤΟ ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΟ ΚΟΣΤΟΣ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ Ανώτατο όριο ημερών εκτός έδρας ανά έτος: 60 ημέρες, πλην εξαιρέσεων κατόπιν απόφασης Δ.Σ. ΚΑΛΥΠΤΟΜΕΝΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 1. ΜΕΣΟ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ Α. Μέσα μαζικά μεταφοράς (ΜΜΜ), π.χ. αεροπλάνα, τρένα, πλοία, λεωφορεία κ.λπ. Απαιτούνται: απόκομμα εισιτηρίου, κάρτες επιβίβασης, αποδείξεις αγοράς/εξόφλησης εισιτηρίων Καλύπτονται εισιτήρια ΜΜΜ για μετακίνηση από αεροδρόμιο/ λιμάνι /σταθμό τραίνου σε ξενοδοχείο και αντιστρόφως. Δεν καλύπτονται εισιτήρια για άλλες μετακινήσεις, κατά την διάρκεια του ταξιδιού. Καλύπτονται δαπάνες ταξί, μόνο στις περιπτώσεις μετακίνησης από και προς το αεροδρόμιο / λιμάνι /σταθμό τραίνου, όταν δεν υπάρχει άλλος τρόπος πρόσβασης ή όταν η μετάβαση με ΜΜΜ είναι δύσκολη (π.χ. λόγω ιδιαιτεροτήτων τόπου προορισμού ή θεμάτων υγείας του μετακινούμενου ή όταν ο μετακινούμενος πρέπει να βρίσκεται νωρίτερα από τις 8.30 π.μ. στον τόπο αναχώρησης ή επιστρέφει μετά τις 9.00 μ.μ.), και υπό την προϋπόθεση ότι η δαπάνη ταξί είναι επιλέξιμη δαπάνη για το εκάστοτε ερευνητικό έργο (ως άμεση ή ως έμμεση δαπάνη). Β. Χρήση Ι.Χ. Απαραίτητη προϋπόθεση για την κάλυψη της χιλιομετρικής αποζημίωσης στην μετακίνηση με Ι.Χ. είναι η ύπαρξη διοδίων για την απόδειξη της μετακίνησης (όπου το συντομότερο συγκοινωνιακό δίκτυο έχει διόδια). Το ποσό της χιλιομετρικής αποζημίωσης είναι 0,20 /χλμ. για αυτοκίνητα και 0,07 /χλμ. για μηχανές. Επισημαίνεται ότι η χιλιομετρική αποζημίωση στα πλαίσια Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης ή Κοινοτικών Πρωτοβουλιών ή του Ταμείου Συνοχής είναι 0,15 /χλμ. Καλύπτονται δαπάνες μετακίνησης από και προς αεροδρόμιο με Ι.Χ. καθώς και δαπάνες στάθμευσης (parking) στο αεροδρόμιο μέχρι 50, υπό την προϋπόθεση ότι τα έξοδα στάθμευσης είναι επιλέξιμη δαπάνη για το εκάστοτε ερευνητικό έργο (ως άμεση δαπάνη). Γ. Χρήση μισθωμένου οχήματος στον τόπο προορισμού Πρόβλεψη στην εντολή μετακίνησης Μισθωτήριο από την εταιρεία μίσθωσης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Τιμολόγιο βενζίνης ΔΕΝ αναγνωρίζεται ως δαπάνη. Προβλέπεται χιλιομετρική αποζημίωση ύψους 0,15 /χλμ.
2. ΔΙΑΜΟΝΗ Το ύψος δαπάνης διανυκτέρευσης διαμορφώνεται ανάλογα με την προέλευση χρηματοδότησης του ταξιδιού (χρέωση τακτικού προϋπολογισμού ή ερευνητικού έργου), σε συνάρτηση πάντα με τη χώρα προορισμού και σε ξενοδοχείο 4 αστέρων για τους ερευνητές και τους Δ/ντές και 3 αστέρων για το υπόλοιπο προσωπικό. Η χρέωση σε ερευνητικά έργα θα γίνεται στο πλαίσιο προϋπολογισμού του έργου και σύμφωνα με τον κανονισμό του χρηματοδότη (Ε.Ε. κλπ). Διευκρινίζεται ότι σε περιπτώσεις που οι διοργανωτές της συνάντησης συνιστούν τη διαμονή σε συγκεκριμένα ξενοδοχεία (π.χ. σε περιπτώσεις συνεδρίων), τότε είναι δυνατή η διαμονή στα σε ξενοδοχεία υψηλότερης κατηγορίας. Ο μετακινούμενος, όμως, πρέπει να μεριμνά ώστε το κόστος διαμονής να είναι εύλογο. Επισημαίνεται ότι το κόστος διανυκτέρευσης στα πλαίσια Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης ή Κοινοτικών Πρωτοβουλιών ή του Ταμείου Συνοχής δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 64,00 για ξενοδοχεία εκτός Ν. Αττικής και Θεσσαλονίκης και τα 88,00 για ξενοδοχεία των Ν. Αττικής και Θεσσαλονίκης. Τα ανωτέρω όρια τιμών προσαυξάνονται κατά 20% την θερινή περίοδο. Το κόστος διανυκτέρευσης αναγνωρίζεται για αποστάσεις α) άνω των 120χλμ από την έδρα όταν η μετακίνηση γίνεται με Μαζικά Μέσα ή β) άνω των 160 χλμ όταν η μετακίνηση γίνεται με Ι.Χ. Για αποστάσεις μικρότερες, η μετακίνηση γίνεται υποχρεωτικά αυθημερόν. Εξαιρούνται οι περιπτώσεις που τα Μ.Μ. δεν επιτρέπουν την αυθημερόν μετακίνηση. Επίσης, σε εξαιρετικές περιπτώσεις όπου η διανυκτέρευση εξασφαλίζει την αποδοτικότερη εργασία (π.χ. συμμετοχή σε συνέδρια ή άλλες επιστημονικές αποστολές), επιτρέπεται η διανυκτέρευση και για μικρότερες των ως άνω αποστάσεων. Απαιτούνται τα παραστατικά του ξενοδοχείου ή ταξιδιωτικού γραφείου στο όνομα του Ε.Ι.Ε. και αναφέρουν το όνομα του υπαλλήλου. Σε περίπτωση που το ξενοδοχείο εξοφλείται κατά την αναχώρηση, τότε το παραστατικό μπορεί να βγει στο όνομα του υπαλλήλου. Σε περίπτωση φιλοξενίας απαιτείται υπεύθυνη δήλωση από τον μετακινηθέντα ότι φιλοξενήθηκε. 3. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Ημερήσια αποζημίωση δικαιούνται μόνο οι υπάλληλοι και οι υπότροφοι. Οι λοιποί συμβασιούχοι συνεργάτες του Ε.Ι.Ε. δικαιούνται ημερήσια αποζημίωση μόνον εάν προβλέπεται στη σύμβασή τους. Α. ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ Το ποσό της ημερήσιας αποζημίωση για τις μετακινήσεις του εσωτερικού είναι: Για κάθε διανυκτέρευση 45 Για την ημέρα επιστροφής πληρώνεται ως ημερησία αποζημίωση το 1/3 της προβλεπόμενης αποζημίωσης, εκτός των περιπτώσεων που η ημέρα επιστροφής ήταν
και ημέρα εργασίας στον τόπο μετακίνησης, οπότε πληρώνεται το σύνολο της προβλεπόμενης αποζημίωσης. Β. ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ Το ποσό της ημερήσιας αποζημίωση για τις μετακινήσεις στο εξωτερικό είναι: Για κάθε διανυκτέρευση είναι 95 όσον αφορά μετακινήσεις ερευνητών και Διευθυντών και 80 όσον αφορά σε μετακινήσεις άλλων υπαλλήλων, όταν η μετακίνηση δεν γίνεται στα πλαίσια Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης ή Κοινοτικών Πρωτοβουλιών ή του Ταμείου Συνοχής. Σε περιπτώσεις που η μετακίνηση γίνεται στα πλαίσια έργων χρηματοδοτούμενων από τα ανωτέρω Ταμεία ή Πρωτοβουλίες, τότε η ημερήσια αποζημίωση ανέρχεται σε 80 Για κάθε διανυκτέρευση πέραν των 15 συνεχόμενων διανυκτερεύσεων, η ανωτέρω αποζημίωση μειώνεται κατά το ήμισυ. Για την ημέρα επιστροφής πληρώνεται ως ημερησία αποζημίωση το 50% της προβλεπόμενης, εκτός των περιπτώσεων που η ημέρα επιστροφής ήταν και ημέρα εργασίας στον τόπο μετακίνησης, οπότε πληρώνεται το σύνολο της προβλεπόμενης αποζημίωσης. Κατά τον απολογισμό των εξόδων σε διαφορετικό νόμισμα απαιτείται η απόδειξη της μετατροπής σε συνάλλαγμα για την επιβεβαίωση της ισοτιμίας ή άλλο τεκμήριο. Επιτρέπεται η περαιτέρω διαμονή εκτός έδρας με έξοδα του υπαλλήλου, κατόπιν εγκρίσεως των προϊσταμένων διευθυντών, και σε περιπτώσεις εργασίμων ημερών με προεγκεκριμένη κανονική άδεια. 4. ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΕ ΣΥΝΕΔΡΙΑ - ΗΜΕΡΙΔΕΣ - ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ Στις περιπτώσεις που υπάρχει κόστος συμμετοχής απαιτούνται τα αντίστοιχα παραστατικά (αποδείξεις κλπ) Απαιτούνται παραστατικά συμμετοχής στην εκδήλωση ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης, π.χ. βεβαίωση συμμετοχής, παραστατικό εγγραφής, πρόγραμμα, περίληψη της ανακοίνωσης (poster, ομιλία κ.λπ.) και οτιδήποτε άλλο είναι αποδεικτικό της παρουσίας του υπαλλήλου. 5. ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ 5.1. Σε περίπτωση που καλύπτονται έξοδα μετακίνησης από άλλο φορέα (π.χ. διοργανωτή εκδήλωσης), απαιτείται υπεύθυνη δήλωση του μετακινούμενου για τις δαπάνες που καλύπτονται από τον άλλο φορέα, στις περιπτώσεις που θα ζητηθεί από το ΕΙΕ κάλυψη μέρους των δαπανών μετακίνησης. Διευκρινίζεται ότι: α) εάν ο άλλος φορέας καλύπτει τη διανυκτέρευση μόνο, ο υπάλληλος λαμβάνει ολόκληρη την ημερήσια αποζημίωση από το Ε.Ι.Ε.
β) εάν ο άλλος φορέας καλύπτει διανυκτέρευση και διατροφή, ο υπάλληλος θα λάβει το 75% της ημερήσιας αποζημίωσης γ) εάν ο άλλος φορέας παρέχει και οποιαδήποτε χρηματική αποζημίωση, τότε αυτή αφαιρείται από την ημερήσια αποζημίωση του υπαλλήλου. 5.2 Σε περιπτώσεις απώλειας εισιτηρίου-καρτών επιβίβασης θα πρέπει να υποβληθεί τουλάχιστον η απόδειξη πώλησης ή πληρωμής και υπεύθυνη δήλωση απώλειας, σε διαφορετική περίπτωση δεν πληρώνεται το κόστος μετακίνησης. 5.3 Σε περιπτώσεις που τα έξοδα του ταξιδιού/μετακίνησης καλύπτονται από την τακτική επιχορήγηση, τότε εφαρμόζονται και οι περιορισμοί που θέτει ο Ν. 2685/1999 ως ισχύει.