ΠΙΝΑΚΑΣΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ 10... 2 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.1 : ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΠΡΟΣ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΦΟΡΕΑ... 2 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.2: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΙΝΑΚΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ... 4 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.3: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΕΠΙΚΕΙΜΕΝΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ... 5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.4: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΔΙΑΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ... 9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.5.1: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΙΔΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ... 12 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.5.2: ΣΥΝΟΠΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ 15 1
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ 10 1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.1 : ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΠΡΟΣ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΦΟΡΕΑ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ, ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ Αθήνα,. Αριθ. Πρωτ:.. Βουρνάζου 4 Τ.Κ. 101 68, Αθήνα.@elsyn.gr ΠΡΟΣ: 1.. (Επωνυμία ελεγχόμενου φορέα)..(ταχυδρομική διεύθυνση ελεγχόμενου φορέα) Θέμα : Παρακολούθηση συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του (επωνυμία φορέα) για το οικονομικό έτος Σχετ : α).. β) Κύριοι, Στο πλαίσιο της παρακολούθησης συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του φορέα σας από το Ελεγκτικό Συνέδριο (περιγραφή Έκθεσης Ελέγχου αρ. πρωτ. ΧΧΧ/ΧΧΧ/ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ), για τη χρήση που έληξε 31 Δεκεμβρίου 20ΧΧ, και ειδικότερα αναφορικά με τον Πίνακα Συστάσεων (Παράρτημα ΧΧ της έκθεσης ελέγχου), παρακαλείσθε να περιγράψετε για κάθε σύσταση: (1) τις διορθωτικές ενέργειες στις οποίες έχετε προβεί μέχρι σήμερα, (2) την πρόοδο υλοποίησης τους, (3) τους λόγους μη υλοποίησης, εάν υπάρχουν τέτοιες περιπτώσεις και (4) τον πιθανό αντίκτυπό τους στις ισχύουσες πολιτικές και διαδικασίες. Παρακαλούμε όπως μας παράσχετε την απάντησή σας με επιστολή(στη διεύθυνση ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ, Τσόχα &Βουρνάζου 4, Τ.Κ. 10168 Αθήνα, υπόψη ΧΧΧ) και μέσω σχετικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e mail: XXXX@elsyn.gr) χάριν συντομίας), εντός της εύλογης προθεσμίας των 20 ημερολογιακών ημερών. Με εκτίμηση, 1 Τα ακόλουθα υποδείγματα δέον όπως τροποποιούνται, συνδυάζονται και προσαρμόζονται στα δεδομένα και τις συνθήκες του εκάστοτε ελέγχου. 2
Η/Ο Επίτροπος 3
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.2: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΙΝΑΚΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣΕΠΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ (ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟΣ ΦΟΡΕΑΣ) (ΧΡΗΣΗ) ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΕ ΤΙΤΛΟ " " Προετοιμάστηκε από: Ημερομηνία: Εγκρίθηκε από: Ημερομηνία: α/α 1 2 3 4 5 6. Συστάσεις Απάντηση Ελεγχόμενου Φορέα Προτεραιότητα Χρονικός Ορίζοντας (Υ/Μ/Χ) Διορθωτικές Ενέργειες Πρόοδος Υλοποίησης Λόγοι μη υλοποίησης Αντίκτυπος (εάν υπάρχει) 4
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.3: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΕΠΙΚΕΙΜΕΝΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ, ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ Αθήνα,. Αριθ. Πρωτ:.. Βουρνάζου 4 Τ.Κ. 101 68, Αθήνα.@elsyn.gr ΠΡΟΣ: 2.. (Επωνυμία ελεγχόμενου φορέα)..(ταχυδρομική διεύθυνση ελεγχόμενου φορέα) Θέμα : Γνωστοποίηση των όρων διενέργειας επικείμενης παρακολούθησης συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του (επωνυμία φορέα) για το οικονομικό έτος Σχετ : α).. β) Το Ελεγκτικό Συνέδριο είναι, κατά το Σύνταγμα (άρθρο 98), τον Κώδικα Δημοσίου Λογιστικού (ν. 2362/1995,όπως ισχύει) και τον οργανικό νόμο που διέπει τη λειτουργία του (ν. 4129/2013, όπως ισχύει), επιφορτισμένο με τον δημοσιονομικό έλεγχο των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης, με σκοπό τη διασφάλιση της σύννομης και χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης των εσόδων και δαπανών τους. Οι έλεγχοι και οι λοιπές ελεγκτικές δραστηριότητες που διενεργεί το Ελεγκτικό Συνέδριο οργανώνονται σε ετήσια βάση, σύμφωνα με το εγκεκριμένο από την Ολομέλειά του, Ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχων και τα πορίσματα αυτών περιλαμβάνονται στην Ετήσια Έκθεση αποτελεσμάτων που υποβάλλεται στη Βουλή των Ελλήνων, κατά περίπτωση δε, και στην Έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου επί του απολογισμού και ισολογισμού του Κράτους. Με την παρούσα επιστολή, σας ενημερώνουμε ότι στο πλαίσιο του Προγράμματος Ελέγχων έτους ΧΧΧΧ, που εγκρίθηκε με τα Πρακτικά της ΧΧ Γεν. Συν./ΧΧ.ΧΧ.ΧΧΧΧ της Ολομέλειας του Δικαστηρίου, το Ελεγκτικό Συνέδριο διενεργεί έλεγχο με αντικείμενοτην παρακολούθηση συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του φορέα σας από το Ελεγκτικό Συνέδριο (περιγραφή του θέματος της Έκθεσης Ελέγχου αρ. πρωτ. ΧΧΧ/ΧΧΧ/ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ).. για τη χρήση.. (θα αναγραφεί το έτος ή τα έτη 5
αναφοράς που ελέγχθηκαν). Η παρακολούθηση συμμόρφωσης θα διενεργηθεί από έως. (χρόνος ελέγχου) από την ομάδα που έχει οριστεί για το σκοπό αυτό με την Απόφαση του Προέδρου του Ελεγκτικού Συνεδρίου και αποτελείται από τους : Προκειμένου η παρακολούθηση συμμόρφωσης να διενεργηθεί με ακρίβεια, αντικειμενικότητα και ταχύτητα, καλείστε, σύμφωνα με το άρθρο 27 περ. α του ν. 4129/2013, να παρέχετε κάθε δυνατή συνδρομή και να διευκολύνετε τη συνεργασία των υπηρεσιών σας στο έργο των παραπάνω ελεγκτών. Περαιτέρω, παρακαλούμε όπως λάβετε υπόψη σας τις ακόλουθες διευκρινήσεις, όπου περιγράφονται το αντικείμενο και οι όροι διενέργειας της παρακολούθησης συμμόρφωσης. Σκοπός της παρακολούθησης συμμόρφωσης Ο σκοπός της παρακολούθησης συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του φορέα σας από το Ελεγκτικό Συνέδριο (περιγραφή του θέματος της Έκθεσης Ελέγχου αρ. πρωτ. ΧΧΧ/ΧΧΧ/ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ).. για τη χρήση.. είναι η εξακρίβωση κι επιβεβαίωση: (1) των διορθωτικών ενεργειών, στις οποίες έχετε προβεί μέχρι σήμερα για κάθε σύσταση, (2) της προόδου υλοποίησής τους, (3) των λόγων μη υλοποίησης, εάν υπάρχουν τέτοιες περιπτώσεις και (4) του πιθανού αντίκτυπού τους στις ισχύουσες πολιτικές και διαδικασίες. Ο έλεγχος θα διενεργηθεί σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις των κειμένων δημοσιονομικών κανόνων δικαίου και στο πλαίσιο των αρχών και προτύπων του Διεθνούς Οργανισμού των Ανωτάτων Ελεγκτικών Ιδρυμάτων (INTOSAI), τα οποία εγγυώνται μεταξύ άλλων την ανεξαρτησία, την ακεραιότητα και την αντικειμενικότητα των μελών της ομάδας ελέγχου σε σχέση με την παρούσα παρακολούθηση συμμόρφωσης. Η παρακολούθηση συμμόρφωσης περιλαμβάνει την απόκτηση, εξέταση και αξιολόγηση επαρκών και αξιόπιστων ελεγκτικών τεκμηρίων. Η επιλογή των διαδικασιών απόκτησης, εξέτασης και αξιολόγησης των ανωτέρω τεκμηρίων, επαφίεται στην κρίση των ελεγκτών. Διαδικασία της παρακολούθησης συμμόρφωσης Η παρακολούθηση συμμόρφωσης θα διενεργηθεί σε δύο φάσεις. Κατά την πρώτη φάση θα ζητηθεί ενημέρωση από τη Διοίκηση, τόσο προφορικώς όσο και εγγράφως, επί των διορθωτικών ενεργειών και του βαθμού επίτευξης των επιδιωκόμενων 6
αποτελεσμάτων. Κατά τη δεύτερη φάση, θα διενεργηθούν από τους ελεγκτές επισκέψεις σε υπηρεσίες, τμήματα και αρχεία προκειμένου να επαληθευθούν τα όσα εμπεριέχονται τόσο στην έγγραφη όσο και στην προφορική απάντηση και να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητά τους. Κατά τα ανωτέρω στάδια καλείστε να παρέχετε κάθε δυνατή συνδρομή στους ελεγκτές και ιδίως: - πρόσβαση σε κάθε πληροφορία που είναι σχετική με το αντικείμενο της παρακολούθησης συμμόρφωσης και αναγκαία για την απρόσκοπτη ολοκλήρωση αυτής όπως αρχεία, τεκμηρίωση, εκθέσεις οικονομικής και διοικητικής φύσεως, - διευκόλυνση στην επικοινωνία των ελεγκτών με τις καθ ύλην αρμόδιες με το αντικείμενο της παρακολούθησης συμμόρφωσης υπηρεσίες και τους υπαλλήλους της, - παροχή συμπληρωματικών πληροφοριών και τεκμηρίων που τυχόν ζητηθούν για τους σκοπούς της παρακολούθησης συμμόρφωσης, - έγγραφη επιβεβαίωση για την ακρίβεια των πληροφοριών και το περιεχόμενο των στοιχείων, τεκμηρίων, εγγράφων κλπ που θα λάβουν οι ελεγκτές στο πλαίσιο της παρακολούθησης συμμόρφωσης και - παραχώρηση κατάλληλου χώρου και μέσων. Τα προκαταρτικά ευρήματα της παρακολούθησης συμμόρφωσης θα γνωστοποιηθούν στον (θα αναγραφεί η επωνυμία ή ο τίτλος της ελεγχόμενης υπηρεσίας) για την οριστικοποίησή τους. Επί των ανωτέρω προκαταρτικών ευρημάτων η υπηρεσία σας δύναται να διατυπώσει, εντός εύλογης προθεσμίας που θα καθορίσει η ομάδα ελέγχου, τις αντιρρήσεις της και να προσκομίσει συμπληρωματικά στοιχεία. Τα οριστικά ευρήματα θα καταχωρηθούν σε Έκθεση Παρακολούθησης Συμμόρφωσης. Αντίγραφο της παραπάνω εκθέσεως θα κοινοποιηθεί στο.. (θα αναγραφεί το μονοπρόσωπο ή πολυμελές όργανο διοίκησης του φορέα στον οποίο εντάσσονται οι υπηρεσίες που ελέγχθηκαν) καθώς και στον. (θα αναγραφεί το όργανο που τυχόν ασκεί εποπτεία στο φορέα στον οποίο ανήκουν οι ελεγχθείσες από την ομάδα υπηρεσίες ή είναι εμπλεκόμενος στον έλεγχο φορέας ). Περαιτέρω, η ως άνω Έκθεση με τις τυχόν απαντήσεις σας, καθώς και τις απαντήσεις των εμπλεκομένων στην παρακολούθηση συμμόρφωσης φορέων επί των οριστικών ευρημάτων, ενδέχεται να παρουσιασθεί στις αρμόδιες Επιτροπές της Βουλής και ακολούθως περίληψή της να δημοσιευθεί σε έντυπα και ηλεκτρονικά μέσα μαζικής ενημέρωσης. 7
Αναλόγως των ευρημάτων της παρακολούθησης συμμόρφωσης, ενδέχεται να καταστεί αναγκαία η διενέργεια εκ νέου ελέγχου στην υπηρεσία σας που θα διενεργήσει το Ελεγκτικό Συνέδριο στο πλαίσιο υλοποίησης επόμενου ετήσιου προγράμματος ελέγχου. Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 8
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.4: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΔΙΑΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ (Ελεγχόμενος Φορέας) (Διεύθυνση Ελεγχόμενου Φορέα) Θέμα:. (Προς το Ελεγκτικό Συνέδριο) (Ημερομηνία) 2 Η παρούσα επιστολή διαβεβαίωσης χορηγείται αναφορικά με την παρακολούθηση συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του.. (συμπληρώνεται ο τίτλος του ελεγχόμενου φορέα) από το Ελεγκτικό Συνέδριο ( περιγραφή Έκθεσης Ελέγχου αρ. πρωτ. ΧΧΧ/ΧΧΧ/ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ), για τη χρήση που έληξε την 31η Δεκεμβρίου 20ΧΧ Αναγνωρίζουμε την ευθύνη μας για τη λειτουργία του φορέα σε συμμόρφωση με το ισχύον νομοθετικό και ρυθμιστικό πλαίσιο, καθώς και για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και τη διατήρηση εσωτερικών δικλίδων, που διασφαλίζουν την επίτευξη των γενικότερων στόχων του φορέα, όπως τη διαφύλαξη των περιουσιακών του στοιχείων και πόρων, την εύρυθμη, οικονομική, αποδοτική, αποτελεσματική και σύμφωνη με τους δεοντολογικούς κανόνες εκτέλεση των λειτουργιών του, την πρόληψη και την καταστολή φαινομένων απάτης και διαφθοράς και την κατάρτιση και παρουσίαση Οικονομικών Καταστάσεων, απαλλαγμένων από ουσιώδη σφάλματα που οφείλονται σε απάτη ή λάθη, με παράλληλη εκπλήρωση των υποχρεώσεων λογοδοσίας που διασφαλίζουν τη χρηστή δημόσια διακυβέρνηση. Επιβεβαιώνουμε (σύμφωνα με την καλύτερη δυνατή γνώση και πεποίθησή μας, έχοντας θέσει τα διερευνητικά ερωτήματα που θεωρήσαμε απαραίτητα για το σκοπό της κατάλληλης πληροφόρησής μας), ότι: Όλες οι πληροφορίες, οι οποίες περιγράφονται στην απαντητική επιστολή μας με ημερομηνία. και αρ.πρωτ. και ειδικότερα: (1) οι διορθωτικές ενέργειες στις οποίες έχουμε προβεί μέχρι σήμερα, (2) η πρόοδος υλοποίησης τους, (3) οι πιθανοί λόγοι μη υλοποίησης και (4) ο αντίκτυπος τους στις ισχύουσες πολιτικές και διαδικασίες, πλήρεις και ακριβείς. είναι 2 Οι έγγραφες διαβεβαιώσεις οφείλουν να έχουν ημερομηνία όσο το δυνατόν πλησιέστερη στην ημερομηνία της έκθεσης ελέγχου. 9
Έχουμε εκπληρώσει τις ευθύνες μας για τη λειτουργία του ελεγχόμενου φορέα σε συμμόρφωση με το ισχύον νομοθετικό και ρυθμιστικό πλαίσιο, καθώς και για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και τη διατήρηση εσωτερικών δικλίδων που προλαμβάνουν, εντοπίζουν και διορθώνουν ουσιώδη σφάλματα, ανακρίβειες και απάτη. Όλες οι συναλλαγές έχουν εγγραφεί στα λογιστικά αρχεία και αντανακλώνται στις οικονομικές καταστάσεις. Οι δραστηριότητες και οι συναλλαγές του φορέα είναι σύμφωνες με το ισχύον νομοθετικό και ρυθμιστικό πλαίσιο, καθώς και με τις σχετικές οδηγίες με τις οποίες ο φορέας οφείλει να συμμορφώνεται. Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου λειτούργησε αποτελεσματικά καθόλη τη διάρκεια της κλειόμενης χρήσης ή σας έχουμε γνωστοποιήσει όλες τις αδυναμίες στο σχεδιασμό και τη λειτουργία του συστήματος εσωτερικού ελέγχου τις οποίες γνωρίζουμε και οι οποίες αφορούν (συμπληρώνεται κατάλληλα). Ο εσωτερικός έλεγχος του φορέα λειτούργησε αποτελεσματικά καθόλη τη διάρκεια της κλειόμενης χρήσης. Αναγνωρίζουμε την ευθύνη μας για την λήψη κατάλληλων μέτρων, προκειμένου να επιτευχθεί συμμόρφωση με τις συστάσεις σας, όπως διατυπώθηκαν στην προαναφερθείσα Έκθεση Ελέγχου. Συμπληρώνεται με οποιαδήποτε άλλα θέματα που ο ελεγκτής μπορεί να θεωρήσει ενδεδειγμένα. Παρεχόμενες πληροφορίες Σας έχουμε παράσχει: o Πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες για τις οποίες είμαστε ενήμεροι ότι είναι σχετικές με το αντικείμενο της παρακολούθησης συμμόρφωσης και αναγκαίες για την απρόσκοπτη ολοκλήρωση αυτού, όπως αρχεία, τεκμηρίωση, εκθέσεις οικονομικής και διοικητικής φύσεως και άλλα θέματα, o Πρόσθετες πληροφορίες που έχετε ζητήσει από εμάς για το σκοπό της παρακολούθησης συμμόρφωσης, και o Απεριόριστη πρόσβαση σε πρόσωπα εντός του φορέα, από τα οποία θεωρήσατε ότι είναι απαραίτητο να αποκτήσετε ελεγκτικά τεκμήρια. Σας έχουμε γνωστοποιήσει όλες τις πληροφορίες σε σχέση με απάτη ή υποψία απάτης που επηρεάζει τον φορέα, για την οποία είμαστε ενήμεροι και στην οποία εμπλέκονται: 10
o Η διοίκηση, o Οι εργαζόμενοι που έχουν σημαντικούς ρόλους στις εσωτερικές δικλίδες, ή o Άλλοι, όπου η απάτη θα μπορούσε να έχει ουσιώδη επίπτωση στις οικονομικές καταστάσεις. (ΔΠΕ 240) Σας έχουμε γνωστοποιήσει όλες τις πληροφορίες σε σχέση με καταγγελίες για απάτη, ή υποψίες απάτης, οι οποίες γνωστοποιήθηκαν από εργαζομένους, πρώην εργαζομένους, αναλυτές, ρυθμιστικές αρχές ή άλλους. (ΔΠΕ 240) Σας έχουμε γνωστοποιήσει όλες τις γνωστές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης ή υποψίας μη συμμόρφωσης με νόμους και κανονισμούς. (ΔΠΕ 250) Σας έχουμε γνωστοποιήσει όλα τα γεγονότα μετά τη λήξη της ελεγχόμενης περιόδου τα οποία επηρεάζουν το αντικείμενο της παρακολούθησης συμμόρφωσης. Σας έχουμε γνωστοποιήσει όλες τις γνωστές πραγματικές ή πιθανές δικαστικές διενέξεις και αξιώσεις, οι οποίες επηρεάζουν το αντικείμενο της παρακολούθησης συμμόρφωσης. Σας έχουμε γνωστοποιήσει την ερμηνεία μας επί των απαιτήσεων συμμόρφωσης που ενδεχομένως έχουν ποικίλες ερμηνείες. Συμπληρώνεται με οποιαδήποτε άλλα θέματα που ο ελεγκτής μπορεί να θεωρήσει απαραίτητα. Η διοίκηση 11
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.5.1: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΙΔΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ, ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ Αθήνα,. Αριθ. Πρωτ:.. Βουρνάζου 4 Τ.Κ. 101 68, Αθήνα.@elsyn.gr ΠΡΟΣ: 3.. (Επωνυμία ελεγχόμενου φορέα)..(ταχυδρομική διεύθυνση ελεγχόμενου φορέα) Κοιν. Θέμα : Ειδική έκθεση παρακολούθησης συμμόρφωσης επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του (επωνυμία φορέα) για το οικονομικό έτος Σχετ : α).. β) Ο σκοπός τηςπαρούσαςειδικής έκθεσης είναινα περιγράψει τα αποτελέσματα της παρακολούθησης συμμόρφωσης 3 επί των συστάσεων της Έκθεσης Ελέγχου του.. (συμπληρώνεται ο τίτλος του ελεγχόμενου φορέα) από το Ελεγκτικό Συνέδριο ( περιγραφή Έκθεσης Ελέγχου αρ. πρωτ. ΧΧΧ/ΧΧΧ/ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ), για τη χρήση που έληξε την 31η Δεκεμβρίου 20ΧΧ. Αρχικά απεστάλη επιστολή παρακολούθησης συμμόρφωσης επί των συστάσεων της προαναφερθείσας Έκθεσης Ελέγχου προς τον. (ονομασία ελεγχόμενου φορέα). Ειδικότερα ζητήθηκαν πληροφορίες, για κάθε σύσταση, σχετικά με: (1) τις διορθωτικές ενέργειες, οι οποίες έχουν λάβει χώρα μέχρι και την ημερομηνία έκδοσης της παρούσας έκθεσης, (2) την πρόοδο υλοποίησής τους, (3) τους λόγους μη υλοποίησης, εάν υπάρχει τέτοια περίπτωση και (4) τον πιθανό αντίκτυπό τους στις ισχύουσες πολιτικές και διαδικασίες. Στη συνέχεια πραγματοποιήθηκε συνάντηση με τη Διοίκηση του (ονομασία ελεγχόμενου φορέα) προκειμένου να συζητηθεί αναλυτικότερα το περιεχόμενο της επιστολής και να δοθούν οι τυχόν αναγκαίες διευκρινίσεις. 3 Από ομάδα ελέγχου, η οποία συγκροτήθηκε με την υπ αριθμ. /..... Απόφαση του Προέδρου του Ε.Σ. 12
Η διαδικασία παρακολούθησης συμμόρφωσης ολοκληρώθηκε με τη διενέργεια περιορισμένων επισκέψεων της ομάδας ελέγχου σε υπηρεσίες, τμήματα και αρχεία προκειμένου να επαληθευθεί δείγμα των εκτελεσθεισών διορθωτικών ενεργειών και να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητά τους. Το δείγμα είναι μη στατιστικό και βασίζεται στην κρίση της ομάδας ελέγχου. Το γενικό συμπέρασμα είναι ότι (περιγραφή του γενικού συμπεράσματος της παρακολούθησης συμμόρφωσης παραπομπή σε Παράρτημα με γράφημα, στο οποίο απεικονίζεται το % των ευρημάτων ανά στάδιο προόδου υλοποίησης επί του συνόλου). Ακολουθεί περιγραφή και συνοπτικός πίνακας (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 9.5.1) των αποτελεσμάτων της διαδικασίας παρακολούθησης συμμόρφωσης ανά ελεγκτικό εύρημα και σύσταση. Σε κάθε σύσταση, αναφέρεται η πρόοδος υλοποίησης της καθώς και μία περίληψη των σχετικών ενεργειών και/ή ενδεχόμενων δυσκολιών μέχρι και την ημερομηνία έκδοσης της παρούσας έκθεσης. Η «πρόοδος υλοποίησης» διακρίνεται σε τέσσερα επίπεδα: (1) «εκτελέστηκε», (2) «σε εξέλιξη», (3) «εκτελέστηκε μερικώς» και (4) «δεν εκτελέστηκε». 13
1. (Περιγραφή περιοχής ελέγχου, π.χ. Αμοιβές Προσωπικού) (Περιγραφή του ελεγκτικού ευρήματος)... Σύσταση (Περιγραφή της σύστασης ελέγχου)... Πρόοδος υλοποίησης (Επιλέγεται ένα από τα τέσσερα επίπεδα της προόδου υλοποίησης) (Περιγραφή των διορθωτικών ενεργειών και του αντίκτυπου τους ή των λόγων μη υλοποίησης) 2.. 14
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.5.2: ΣΥΝΟΠΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ α/α 1 2 3 4 5 6. Συστάσεις Απάντηση Ελεγχόμενου Φορέα Προτεραιότητα Χρονικός Ορίζοντας (Υ/Μ/Χ) Διορθωτικές Ενέργειες Πρόοδος Υλοποίησης Λόγοι μη υλοποίησης Αντίκτυπος (εάν υπάρχει) 15
16