ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη Ντονάδος Αντώνης Τηλ.: 2610 367660 2610 367661 Fax: 2610 367105 e-mail: odoip@eap.gr Διεύθυνση: Πάροδος Αριστοτέλους 18, 263 35, Πάτρα Πάτρα: 22/09/2017 Προς μέλη Δ.Ε.Π. του Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέμα: Μετακινήσεις των μελών Δ.Ε.Π. του Ε.Α.Π. Oι δαπάνες που καλύπτονται για μετακινήσεις των μελών Δ.Ε.Π. του Ε.Α.Π., οι οποίες πραγματοποιούνται σε κάθε περίπτωση σύμφωνα με το Ακαδημαϊκό Ημερολόγιο Σπουδών, αφορούν στους παρακάτω λόγους: Ο.Σ.Σ. (Ομαδικές Συμβουλευτικές Συναντήσεις) Ο.Δ.Π. (Συναντήσεις Ομάδων Διδακτικού Προσωπικού) το ανώτερο έως και 5 ανά ακαδ. έτος Τελικές Εξετάσεις Επαναληπτικές Εξετάσεις Παρουσίαση Διπλωματικών Εργασιών Ε.Π.Σ. (Επιτροπές Προγραμμάτων Σπουδών) το ανώτερο έως και 3 ανά ακαδ. έτος
Επισημαίνεται ότι: Η διάρκεια του ακαδημαϊκού έτους είναι 10 μήνες (από 1 η Οκτωβρίου έως 31 η Ιουλίου). Κατά το διάστημα αυτό και μόνο αυτό μπορούν να ορίζονται οι παραπάνω συναντήσεις. Εξαίρεση αποτελούν οι παρουσιάσεις διπλωματικών εργασιών, οι οποίες πραγματοποιούνται και μετά το πέρας του ακαδ. έτους. Ειδικότερα, όσον αφορά στις Συναντήσεις Ομάδων Διδακτικού Προσωπικού και Επιτροπές Προγραμμάτων Σπουδών (Ο.Δ.Π. & Ε.Π.Σ.), οι Διευθυντές των Προγραμμάτων Σπουδών ή οι Συντονιστές των Θεματικών Ενοτήτων υποχρεούνται τουλάχιστον δέκα (10) ημέρες πριν την ημερομηνία των συναντήσεων (Ο.Δ.Π., Ε.Π.Σ.) να ενημερώσουν το Τμήμα Εκπαίδευσης του Ε.Α.Π., προκειμένου να ενημερωθεί το Ακαδημαϊκό Ημερολόγιο Σπουδών. Τονίζεται ότι η καταβολή των οδοιπορικών εξόδων για τις εν λόγω συναντήσεις (Ο.Δ.Π., Ε.Π.Σ.) είναι εφικτή μόνο στην περίπτωση που έχει ακολουθηθεί πλήρως η ως άνω διαδικασία. Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δαπανών μετακινούμενων υπαλλήλων εντός και εκτός Επικράτειας και άλλες διατάξεις», όπως αυτός τροποποιήθηκε από το Ν.4336/2015 - Απόφαση του Υπουργού Οικονομικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/6.8.1999) «Δικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δαπανών μετακινούμενων υπαλλήλων εντός και εκτός της Επικράτειας και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκε με την υπ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ. 01.12.1999) απόφαση, η διαδικασία η οποία ακολουθείται μετά από τη μετακίνηση, και οι δαπάνες που δύνανται να αναγνωριστούν και να εκκαθαριστούν, αναλύονται παρακάτω: Μετά από τη μετακίνηση συμπληρώνονται και αποστέλλονται τα παρακάτω δικαιολογητικά: 2
1. Ημερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης Συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο ξεχωριστά για κάθε μία συνάντηση (Το έντυπο επισυνάπτεται). 2. Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα αναγράφεται ότι: «η δαπάνη αυτή δεν θα πληρωθεί από άλλη πηγή, πέραν αυτής που αναφέρεται στην εντολή μετακίνησης», καθώς και ό,τι άλλο απαιτείται αναφορικά με τα δικαιολογητικά των δαπανών όπως αναλύονται στη συνέχεια. 3. Δικαιολογητικά μετακίνησης (ανάλογα με το μέσο μετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω.) 4. Δικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υπάρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω.) Επισημαίνεται ότι: - Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να προσκομίζονται τα πρωτότυπα δικαιολογητικά. - Τα δικαιολογητικά στα οποία αναγράφονται προσωπικά στοιχεία (π.χ. απόδειξη παροχής υπηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία πελάτη κ.λπ.) θα πρέπει να εκδίδονται με τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων και όχι με τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα πρέπει να αποστέλλονται στο Τμήμα Οικονομικών Υποθέσεων εντός 10 ημερών από την ημερομηνία μετακίνησης, και συγκεκριμένα στην ταχυδρομική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο Τμήμα Οικονομικών Υποθέσεων Γραφείο Οδοιπορικών Πάροδος Αριστοτέλους 18 263 35 Πάτρα Οι δαπάνες που δύνανται να καλύπτονται είναι οι εξής: Α. Δαπάνες μετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ημερήσια αποζημίωση και αναλύονται ακολούθως: 3
Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα με το μέσο μετακίνησης) ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Απαιτούνται: πρωτότυπα εισιτήρια ΤΡΕΝΟ Οι μετακινούμενοι με τρένο έχουν το δικαίωμα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωμα χρήσης κλινάμαξας Α θέσης. Απαιτούνται: πρωτότυπα εισιτήρια Επισήμανση: Σε περίπτωση χρήσης κλινάμαξας, και εφόσον παρακρατηθεί το πρωτότυπο παραστατικό που αφορά στο κόστος της κλινάμαξας από την εταιρεία (π.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λπ.), θα πρέπει να προσκομισθεί πρωτότυπη βεβαίωση της συγκεκριμένης εταιρείας στην οποία θα αναφέρονται τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων, τα στοιχεία της μετακίνησης και ότι είναι πάγια τακτική της εταιρείας να παρακρατεί τα πρωτότυπα παραστατικά που αφορούν στο κόστος της κλινάμαξας. ΠΛΟΙΟ Οι μετακινούμενοι με πλοίο έχουν το δικαίωμα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωμα χρήσης κλίνης Α θέσης. Απαιτούνται: πρωτότυπα εισιτήρια Επισήμανση: Η δαπάνη για μεταφορά οχήματος δεν καλύπτεται και ως εκ τούτου δεν πρέπει να προσκομίζονται ανάλογα παραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι μετακινούμενοι με αεροπλάνο έχουν το δικαίωμα χρήσης μόνο της οικονομικής θέσης. Απαιτούνται: α) πρωτότυπη Απόδειξη πώλησης Εισιτηρίων από την αεροπορική εταιρεία ή το πρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην οποία θα πρέπει να αναφέρονται οι συγκεκριμένοι αριθμοί των εισιτηρίων οι οποίοι αναγράφονται στις κάρτες επιβίβασης και στις επιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. β) πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης (boarding pass) είτε από το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδρομίου είτε εκτυπωμένες ηλεκτρονικά. γ) επιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. 4
Σημειώνεται ότι, η εξόφληση καθώς και ο τρόπος πληρωμής (μετρητοίς, πιστωτική κάρτα κ.λπ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δαπάνης. Επισήμανση: α) Η απόδειξη πώλησης εισιτηρίων θα πρέπει να αφορά αποκλειστικά και μόνο στη συγκεκριμένη μετακίνηση και αποκλειστικά και μόνο στο μέλος Δ.Ε.Π. Διαφορετικά δεν δύναται να εκκαθαριστεί η δαπάνη. β) Τυχόν επιβαρύνσεις που αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι οποίες έχουν πραγματοποιηθεί χωρίς υπαιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. ΙΔΙΩΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Για τις μετακινήσεις με ιδιωτικής χρήσης μεταφορικό μέσο: του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριμένη διαδρομή. Απαιτούνται: α) Υπεύθυνη Δήλωση (Υ.Δ.) στην οποία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη μετάβαση των μετακινουμένων από την έδρα τους στον τόπο διεξαγωγής της συγκεκριμένης συνάντησης χρησιμοποιήθηκε ιδιωτικής χρήσης μεταφορικό μέσο. Σημειώνεται ότι είναι απαραίτητη η αναγραφή στην Υ.Δ. του αριθμού κυκλοφορίας του ιδιωτικής χρήσης μεταφορικού μέσου καθώς και του αριθμού άδειας οδήγησης. β) οι πρωτότυπες αποδείξεις διοδίων της παραπάνω διαδρομής. Σημείωση: Η πληρωμή των διοδίων ηλεκτρονικά θα πρέπει να αναφέρεται στην Υ.Δ. καθώς και ο αύξων αριθμός (serial number) της συσκευής. Επιπλέον, θα πρέπει να αποστέλλεται συνημμένα Ανάλυση Λογαριασμού Διελεύσεων. ΤΑΞΙ Οι μετακινούμενοι έχουν το δικαίωμα χρήσης ΤΑΞΙ από την έδρα τους στον τόπο συνάντησης. υπεραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριμένη διαδρομή. Απαιτούνται: πρωτότυπες αποδείξεις ΤΑΞΙ (στις οποίες αναγράφονται το όνομα του οδηγού, ο αριθμός του αυτοκινήτου, το ποσό και η διαδρομή). 5
Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΔΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δαπάνη διανυκτέρευσης καλύπτεται μόνο στην περίπτωση που η απόσταση από την έδρα των μετακινουμένων είναι: α) μεγαλύτερη από 160 χιλιόμετρα, εφόσον μετακινούνται με ιδιωτικής χρήσης μέσο, β) μεγαλύτερη από 120 χιλιόμετρα, εφόσον μετακινούνται με συγκοινωνιακό μέσο, γ) μεγαλύτερη από 20 ναυτικά μίλια, εφόσον μετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. Επισήμανση: Για τον υπολογισμό της χιλιομετρικής απόστασης, θα χρησιμοποιείται πλέον, σύμφωνα με την υπ. ΝΣγ/οικ.41648/Φ. ΕΓΚΥΚΛ. (07-06- 2017), το «Διαδραστικό Εργαλείο Υπολογισμού Χιλιομετρικών Αποστάσεων (Δ.Ε.Υ.Χ.Α.)», το οποίο βρίσκεται στον δικτυακό τόπο https://kmd.ggde.gr/. Η διανυκτέρευση μπορεί να γίνει σε κάθε τύπο ξενοδοχειακής μονάδας, πανσιόν ή ενοικιαζόμενου δωματίου. Επίσης, η δαπάνη διανυκτέρευσης για κάθε συνάντηση καλύπτεται μόνο για μία ημέρα (η οποία θα πρέπει να είναι η ίδια με την ημέρα συνάντησης ή η ακριβώς προηγούμενη) και σε κάθε περίπτωση στον ίδιο τον τόπο της συνάντησης και όχι σε ενδιάμεσο σταθμό. Καταβάλλεται: το ποσό που αναγράφεται στην απόδειξη και αφορά αποκλειστικά στη διαμονή. Το ποσό της καταβολής σε κάθε περίπτωση δεν μπορεί να ξεπερνά το ποσό των 80. Απαιτείται: πρωτότυπο δελτίο (απόδειξη) παροχής υπηρεσιών από τη ξενοδοχειακή μονάδα, πανσιόν ή ενοικιαζόμενο δωμάτιο και το οποίο θα πρέπει να έχει εκδοθεί με τα προσωπικά στοιχεία των μετακινουμένων και όχι με τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Επίσης, θα πρέπει να αναφέρεται αποκλειστικά στη μία (1) διανυκτέρευση του μέλους Δ.Ε.Π. (1 ατόμου). Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει μέσω πρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε μαζί με την πρωτότυπη θεωρημένη απόδειξη πληρωμής του πρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων θα πρέπει να επισυνάπτεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού αποδεικτικού (voucher ή fax) προς το ξενοδοχείο από το εν λόγω πρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. 6
Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης ορίζεται στα 40 και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (40 ), όταν οι μετακινούμενοι διανυκτερεύουν σύμφωνα με τις προϋποθέσεις του άρθρου 11 του Ν.4336/2015. 2. Κατά το ήμισυ (20 ), όταν οι μετακινούμενοι επιστρέφουν αυθημερόν ενώ δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της απόστασης του προορισμού από την έδρα τους. 3. Το 1/4 της ημερησίας αποζημίωσης (10 ), όταν οι μετακινούμενοι επιστρέφουν αυθημερόν και δεν δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της απόστασης του προορισμού από την έδρα τους. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν καλύπτονται δαπάνες, και επομένως δεν θα πρέπει να αποστέλλονται παραστατικά που αφορούν σε διατροφή (αποδείξεις εστιατορίων κ.λπ.). Διαδικασία Καταβολής Αποζημίωσης Τα ποσά που δικαιούνται τα μέλη Δ.Ε.Π. μετά την εκκαθάριση των δαπανών μετακίνησης θα καταβάλλονται στον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό που έχουν γνωστοποιήσει στο Γραφείο Μισθοδοσίας για την καταβολή των αμοιβών τους. Η καταβολή γίνεται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμής με πίστωση τραπεζικού λογαριασμού στον οποίο τα μέλη Δ.Ε.Π. θα πρέπει να είναι κύριοι δικαιούχοι. Τέλος, σε περίπτωση που υπάρξει αλλαγή του τραπεζικού λογαριασμού, είναι απαραίτητη η έγκαιρη γραπτή ενημέρωση τόσο του Γραφείου Μισθοδοσίας όσο και του Γραφείου Οδοιπορικών. Για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη 2610 367660 Ντονάδο Αντώνη 2610 367661 : 2610 367105 E-mail: odoip@eap.gr URL: http://www.eap.gr Παρακαλείσθε για την πιστή τήρηση των ανωτέρω, προκειμένου για την ταχεία διεκπεραίωση της πληρωμής των μετακινήσεών σας. 7