ΕΞ. ΕΠΕΙΓΟΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ, ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΓΕΝ. Δ/ΝΣΗ : ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ : ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Ταχ. Δ/νση : Μεσογείων 96 Ταχ. Κώδ. : 115 27 ΑΔΑ: ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Αθήνα, 31-3-2017 Αριθμ. Πρωτ: 28253 Προς: Κοιν: κ.κ Προϊσταμένους των 1. Εφετείων 2. Εισαγγελιών Εφετών 3. Πρωτοδικείων (με την παράκληση να κοινοποιηθεί η παρούσα στα Ειρηνοδικεία και Πταισματοδικεία της Περιφέρειάς τους) 4. Εισαγγελιών Πρωτοδικών 1. Άρειος Πάγος 2. κ. Γεώργιο Παπαγεωργίου, Πρόεδρο της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής (ΕΠΠΕ) του έργου "Ψηφιακή Καταγραφή, Αποθήκευση Και Διάθεση Πρακτικών συνεδριάσεων Δικαστηρίων με ΣΔΙΤ" (σύμβαση 86786/2015). Δια της γραμματέως κ. Αντωνίνας Κατσίρη 2. Profile Digital Services Νέα Σμύρνη Αττικής, Λεωφ. Συγγρού 199, fax: 210-9301222 ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Θέμα: Ενημέρωση για το έργο "Ψηφιακή Καταγραφή, Αποθήκευση Και Διάθεση Πρακτικών συνεδριάσεων Δικαστηρίων με ΣΔΙΤ" Την 21.12.2015 και κατόπιν διαγωνιστικής διαδικασίας υπεγράφη μεταξύ του Υπουργείου Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων και της Ανώνυμης Εταιρείας Ειδικού Σκοπού «PROFILE DIGITAL SERVICES Α.Ε» (Ιδιωτικός Φορέας Σύμπραξης: ΙΦΣ) η αριθμ. 86786/21.12.2015 Σύμβαση Σύμπραξης με αντικείμενο την ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος και υποδομών για την ψηφιακή καταγραφή, αρχειοθέτηση και διάθεση των πρακτικών των συνεδριάσεων των δικαστηρίων στα Πρωτοδικεία και Εφετεία (πολιτικά και ποινικά) και στα Ειρηνοδικεία της χώρας. Μέχρι πρότινος η μαγνητοφώνηση και απομαγνητοφώνηση των πρακτικών γινόταν μόνο στα Πρωτοδικεία της χώρας (σε όλα τα πολυμελή και στα μονομελή Αθηνών, Πειραιά, Θεσσαλονίκης) καθώς και στα Ειρηνοδικεία Αθήνας, Θεσσαλονίκης, Πειραιά με την χρήση εξωτερικού Αναδόχου. Στα άλλα δικαστήρια, η τήρηση πρακτικών γινόταν χειρόγραφα από τον γραμματέα έδρας, ο οποίος ετοίμαζε και τα τελικά πρακτικά. Με την ως άνω Σύμβαση Σύμπραξης επιδιώκεται ο εκσυγχρονισμός και η επέκταση της διαδικασίας αυτής στα Πρωτοδικεία, Εφετεία και Ειρηνοδικεία όλης της χώρας.
Ως ημερομηνία έναρξης διαθεσιμότητας των υπηρεσιών ορίστηκε η 25-10-2016. Δεδομένου ότι έκτοτε έχει παρέλθει ικανό χρονικό διάστημα για την επισήμανση και επίλυση των προβλημάτων που εντοπίστηκαν κατά την έναρξη λειτουργίας του ΟΣΠΔ, σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα: 1. Σύμφωνα με τη Σύμβαση ο γραμματέας και ο δικαστής θα ελέγχουν και θα πιστοποιούν την ακρίβεια του παραγόμενου πρακτικού και θα το επικυρώνουν με τη χρήση ηλεκτρονικής σήμανσης κλπ, καθώς σκοπός του παρόντος έργου είναι η ενίσχυση της διαδικασίας μετάβασης προς μία ηλεκτρονική δικαιοσύνη. 2. Απαραίτητη προϋπόθεση για την ορθή και αποδοτική λειτουργία του συστήματος είναι ο σύμφωνος με τις προδιαγραφές του χειρισμός. Ως εκ τούτου οι γραμματείς έδρας παρακαλούνται να ακολουθούν τη διαδικασία που τους επιδείχθηκε από τον Ανάδοχο κατά την εκπαίδευση. Ιδιαίτερη έμφαση απαιτείται να δοθεί στην ενεργοποίηση των ηλεκτρονικών υπολογιστών κατά την έναρξη της και την άμεση απενεργοποίησή τους κατά τη λήξη, διαφορετικά επιβαρύνεται το σύστημα με κενά αρχεία ήχου που επιβραδύνουν τους χρόνους μεταφοράς των πρακτικών της συνεδρίασης. Εξ ίσου σημαντική για την αποδοτικότητα του συστήματος είναι και η ορθή σήμανση έναρξης και λήξης της κάθε υπόθεσης κατά τη διάρκεια της. Διαφορετικά παρατηρείται το φαινόμενο ενιαίων πρακτικών για το σύνολο της και όχι ανά υπόθεση που είναι το ορθό. 3. Η διαφορά της παρούσας σύμβασης με τις προηγούμενες συμβάσεις ηχογράφησηςαποηχογράφησης ως προς τον τρόπο πληρωμής έγκειται στο γεγονός ότι πλέον η αμοιβή του Αναδόχου δεν διενεργείται με βάση τις ώρες ηχογράφησης-αποηχογράφησης αλλά με δεδομένη ετήσια ενιαία χρέωση η οποία απομειώνεται κατά τον τρόπο που περιγράφεται στο Παράρτημα 6 της Σύμβασης: Μηχανισμός Πληρωμών (απομειώσεις μη διαθεσιμότητας, απομειώσεις απόδοσης υπηρεσιών, απομειώσεις αναφοράς). Ως εκ τούτου οι χρήστες του συστήματος θα πρέπει να αναφέρουν κάθε σχετικό περιστατικό- πρόβλημα- σφάλμα στο ΟΣΠΔ. Η διαδικασία αναφοράς και καταγραφής των σφαλμάτων-προβλημάτωνπεριστατικών απομείωσης είναι η ακόλουθη: Α. Είσοδος και σύνδεση του διαχειριστή συστήματος/ γραμματέα με τους κωδικούς του στο ηλεκτρονικό σύστημα επικοινωνίας και αναφοράς του έργου http://redmine.ospd.gr/. Επιλογή του εικονιδίου «Έργα» και ακολούθως «Λειτουργία ΟΣΠΔ». Β. Καταγραφή του εκάστοτε περιστατικού στην καρτέλα «Νέο Θέμα» και υποβολή. Στην καρτέλα αυτή δέον είναι να συμπληρώνονται όλα τα πεδία, εναλλακτικά τα υποχρεωτικά πεδία. Ένα περιστατικό καταχωρείται ως «Σφάλμα» στην περίπτωση που αφορά σε γενικές γραμμές την λειτουργία του συστήματος ηχογράφησης κατά την ακροαματική διαδικασία (λειτουργία Η/Υ, μικροφωνικής εγκατάστασης, λογισμικού κλπ), την έγκαιρη αποηχογράφηση και ανέβασμα του αρχείου στο Τοπικό Αποθετήριο Πρακτικών και στο Κεντρικό Αποθετήριο Πρακτικών, τη λειτουργία αναζήτησης και εύρεσης πρακτικού σε ηχογραφημένα και αποηχογραφημένα αρχεία, τη λειτουργία του portal κλπ. Τα σχετικά περιστατικά που αποτελούν σφάλμα καθώς και οι συμβατικοί χρόνοι αποκατάστασής τους αποτυπώνονται στους ακόλουθους πίνακες που αποτελούν μέρος της Σύμβασης Σύμπραξης.
ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΑ ΠΟΥ ΚΑΤΑΧΩΡΟΥΝΤΑΙ ΩΣ ΣΦΑΛΜΑ Κ ΟΔΗΓΟΥΝ ΣΕ ΑΠΟΜΕΙΩΣΗ α/α Λειτουργία Απαίτηση 1. Ηχογράφηση στις αίθουσες συνεδρίασης και σε γραφεία Δικαστών 2. Δημιουργία ψηφιακά υπογεγραμμένου με χρονοσήμανση, τεκμηρίου ηχογράφησης από την πρωτότυπη ηχογράφηση με υπομνηματισμό 3. Δημιουργία ψηφιακά υπογεγραμμένου με χρονοσήμανση, αποηχογραφημένου αρχείου, με υπομνηματισμό 4. Δημιουργία αντιγράφου του ψηφιακά υπογεγραμμένου με χρονοσήμανση, τεκμηρίου από την πρωτότυπη ηχογράφηση με υπομνηματισμό 5. Δημιουργία αντιγράφου του ψηφιακά υπογεγραμμένου με χρονοσήμανση, αποηχογραφημένου αρχείου, με υπομνηματισμό Λειτουργία όλων των θέσεων ηχογράφησης στην έναρξη και κατά τη διάρκεια της Απόθεση του τεκμηρίου ηχογράφησης στο Τοπικό Σύστημα μετά τη λήξη της Απόθεση του οριστικού αποηχογραφημένου αρχείου στο Τοπικό Σύστημα μετά τη λήξη της Απόθεση του αντιγράφου του τεκμηρίου στο Κεντρικό Αποθετήριο μετά τη λήξη της ακροαματικής διαδικασίας Απόθεση του αντιγράφου του αποηχογραφημένου αρχείου στο Κεντρικό Αποθετήριο μετά τη λήξη της Περίοδος Αποκατάστασης (σε πρώτα λεπτά της ώρας) 60 15 900 της επόμενης εργάσιμης 180 1080 της επόμενης εργάσιμης α/α Λειτουργία Συστήματος Περίοδος Αποκατάστασης (σε πρώτα λεπτά της ώρας) 1. Λειτουργία αναζήτησης σε τεκμήρια ηχογράφησης και αποηχογραφημένα αρχεία 60 2. Λειτουργία υποβολής αιτήματος για διάθεση πρακτικών 30 3. Λειτουργία ιχνηλάτησης πορείας αιτήματος και διάθεσης πρακτικών 30 4. Λειτουργία ενημέρωσης πολιτών, δικηγόρων κλπ 30 5. Λειτουργία διαλειτουργικότητας με άλλους φορείς 120 Εν γένει συνίσταται η καταχώρηση των εκάστοτε προβλημάτων ως «Σφάλμα», εκτός από αυτά που προδήλως δεν αποτελούν τέτοια, όπως για παράδειγμα χορήγηση νέων κωδικών, υποβοήθηση στη χρήση του συστήματος, κλπ. Τα θέματα αυτά θα πρέπει να καταχωρούνται στην κατηγορία «Γενικό Αίτημα» και όχι ως σφάλματα, διότι αλλοιώνουν την εικόνα
λειτουργίας του συστήματος και δυσχεραίνουν σημαντικά τον υπολογισμό του τρόπου πληρωμής του Αναδόχου. Πέρα από την ανωτέρω διαδικασία αναφοράς και καταγραφής μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος, παρέχεται και η δυνατότητα αναφοράς με τους κάτωθι τρόπους: 1. Με Fax που θα αποστέλλει ο διαχειριστής προς το Help Desk του ΙΦΣ το οποίο θα κοινοποιείται και προς την ΕΠΠΕ του έργου 2. Με email που θα αποστέλλει ο διαχειριστής προς το Help Desk του ΙΦΣ το οποίο θα κοινοποιείται και προς την ΕΠΠΕ του έργου 3. Με τηλεφωνική επικοινωνία με το Help Desk του ΙΦΣ. Σε όλους τους ανωτέρω τρόπους αναφοράς, το Help Desk του ΙΦΣ καταγράφει άμεσα το δηλωθέν περιστατικό στο http://redmine.ospd.gr/. Ο καταγεγραμμένος χρόνος αστοχίας ταυτίζεται με αυτόν του fax, του email και της τηλεφωνικής κλήσης. Η επιλογή της ορθής κατηγορίας καταχώρισης του περιστατικού από το Help Desk του ΙΦΣ θα πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τα ανωτέρω. Τυχόν εσφαλμένη καταχώριση ενός περιστατικού σε άλλη κατηγορία (πχ. καταχώριση σφάλματος ως θέμα χρήσης ή γενικό αίτημα), όπως επίσης και εσφαλμένος χρόνος καταχώρισης της αστοχίας, ελέγχεται από τους διαχειριστές/ γραμματείς των δικαστηρίων, την ΕΠΠΕ του έργου και το ΥΔΔΑΔ και ενεργοποιεί τα αντίστοιχα άρθρα του Παραρτήματος 6 της Σύμβασης Σύμπραξης. Όπως επισημάνθηκε ανωτέρω, όταν ένα περιστατικό καταχωρείται ως «Σφάλμα», προβλέπονται συγκεκριμένοι χρόνοι αποκατάστασής τους. Ο ΙΦΣ συμπληρώνει τον χρόνο κατά τον οποίο αποκαταστάθηκε η λειτουργία και ο διαχειριστής του συστήματος/ γραμματέας που καταχώρησε το περιστατικό, ελέγχει εάν συμφωνεί με τον χρόνο αυτό. Στην περίπτωση που ο διαχειριστής του συστήματος/ γραμματέας δεν συμφωνεί με την καταγραφή του χρόνου αποκατάστασης θα πρέπει να κάνει σχετική διόρθωση αναφέροντας στα σχόλια τους λόγους διόρθωσης. Στην περίπτωση που ο ΙΦΣ δεν συμφωνεί με τον νέο χρόνο αποκατάστασης, θα ενημερώνει την ΕΠΠΕ του έργου, η οποία θα γνωμοδοτεί για τον ορθό χρόνο αποκατάστασης, χωρίς να απαιτείται περαιτέρω εμπλοκή των γραμματέων/ διαχειριστών. Στην περίπτωση που ένα σφάλμα δεν έχει καταχωρηθεί από το γραμματέα μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος επικοινωνίας, αλλά έχει αναφερθεί μέσω fax, email, τηλεφωνικής κλήσης, ο διαχειριστής/ γραμματέας ελέγχει τόσο τον χρόνο αποκατάστασης, όσο και την κατηγορία που αυτό καταχωρήθηκε από τον ΙΦΣ. Για παράδειγμα σε περίπτωση που ο γραμματέας αναφέρει με fax, email ή τηλεφωνική κλήση ότι ένα πρακτικό δεν έχει ανέβει στο Τοπικό Αποθετήριο μετά τη λήξη της αυτό συνιστά «Σφάλμα» και έχει συγκεκριμένους χρόνους αποκατάστασης με βάση τον ανωτέρω πίνακα και ως εκ τούτου ο γραμματέας θα πρέπει να ελέγξει τόσο το χρόνο αποκατάστασης όσο και αν ο ΙΦΣ καταχώρισε το περιστατικό ως «Σφάλμα» και όχι ως «Γενικό Αίτημα» «Θέμα Χρήσης» κλπ και να αναφέρει τυχόν αντίρρησή του ως προς την ορθή καταχώριση. Γι αυτό συνιστάται η αναφορά και καταχώρηση των σφαλμάτων μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος αναφοράς και επικοινωνίας του έργου (http://redmine.ospd.gr/), ώστε να αποφευχθεί η επιβάρυνση των γραμματέων/ διαχειριστών συστήματος με διπλό έλεγχο.
Ο έλεγχος από τους γραμματείς ως προς τη σωστή καταχώριση και το χρόνο αποκατάστασης συνιστάται να γίνεται σε ημερήσια και το αργότερο σε εβδομαδιαία βάση. Προκειμένου δε να διασφαλιστεί η ορθότητα και νομιμότητα των πληρωμών με βάση τη διαθεσιμότητα του συστήματος, τα δικαστήρια θα πρέπει να ορίσουν υπεύθυνο/υπεύθυνους για την παρακολούθηση της καλής λειτουργίας του συστήματος, τους οποίους θα γνωρίσουν στην αρμόδια ΕΠΠΕ στην ηλεκτρονική διεύθυνση που σημειώνεται κατωτέρω και με την οποία θα συνεργάζονται καθ όλη τη διάρκεια του έργου. Σημειώνεται ότι πλέον δεν υφίσταται η υποχρέωση υποβολής πρωτοκόλλων για τις ώρες ηχογράφησης- αποηχογράφησης, θα πρέπει ωστόσο κάθε δικαστήριο να έχει εικόνα των ωρών ηχογράφησης- αποηχογράφησης που έχουν καταγραφεί ανά τρίμηνο. 4. Σημειώνεται επίσης ότι άλλη μία διαφορά της παρούσας σύμβασης με τις προηγούμενες συμβάσεις, έγκειται στη δυνατότητα ηχογράφησης και της ποινικής διαδικασίας. Όσον αφορά τους όρους και τις προϋποθέσεις για την αποηχογράφηση της ποινικής διαδικασίας, αλλά και τυχόν νέα ζητήματα ως προς τη χρήση του ΟΣΠΔ θα ακολουθήσει νεότερη ενημέρωση. Σε κάθε περίπτωση οι χρήστες του συστήματος θα πρέπει να έρχονται σε επικοινωνία με τον ΙΦΣ και την ΕΠΠΕ του έργου που ορίστηκε με την 97315/29-12-2016 απόφαση (ΑΔΑ:7Γ6ΟΩ-ΔΓ4), για οποιαδήποτε προβλήματα αφορούν τον νέο τρόπο ηχογράφησης-αποηχογράφησης. Σημειώνεται δε ότι η επικοινωνία με την αρμόδια ΕΠΠΕ θα πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή fax: Στοιχεία επικοινωνίας της ΕΠΠΕ του έργου: E-mail: eppesdit@justice.gov.gr Fax: 210-77.67.196 Σας γνωρίζουμε τέλος ότι το κείμενο της Σύμβασης με τα Παραρτήματα της βρίσκεται αναρτημένο προς διευκόλυνσή σας στη διεύθυνση http://www.ministryofjustice.gr/site/portals/0/uploaded_files/uploaded_24/sumbashsump rakshs.zip. Ακριβές Αντίγραφο Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΣΑΡΛΗΣ Δ. Κατράς