ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΜΗΜΑ Β ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Ταχ. Δ/νση : Μεσογείων 14-18 Ταχ. Κώδικας : 115 10 Α.Φ.Μ. : 090169858 Δ.Ο.Υ. : ΙΒ ΑΘΗΝΩΝ Πληρ.: κ. Φ. Σπηλιώτη (fspi@ gsrt. gr ) Τηλ.: 2107458000, fax: 2107714153 Αθήνα : 04-03-2013 Αρ.πρ.: 2339 Α Π Ο Φ Α Σ Η ΘΕΜΑ : Προκήρυξη διενέργειας επαναληπτικού πρόχειρου διαγωνισμού για την επιλογή αναδόχου για το έργο << Διοργάνωση ημερίδων, συνεδρίων και Μικτών Διακρατικών Επιτροπών στο πλαίσιο των Διμερών, πολυμερών και περιφερειακών Ε & Τ συνεργασιών >> ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ: Η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Έχοντας υπόψη: 1.Τις διατάξεις : α)του άρθρου 90 του Π.Δ. 63/22 Απριλίου 2005, (ΦΕΚ/Α/98/2005) Κωδικοποίηση της νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και Κυβερνητικά όργανα, β)του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19/Α/95) Προμήθειες του Δημόσιου τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων, γ)του Ν.2362/95 (ΦΕΚ 247/Α/95) Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Kράτους και άλλες διατάξεις, όπως τροποποιήθηκε με το Ν. 3871/2010 (ΦΕΚ 141/Α/2010), 1
δ)της με αρ. πρωτ. 35130/739/2010 Κ.Υ.Α. (ΦΕΚ 1291/Α/2010) Αύξηση των χρηματικών ποσών του άρθρου 83 παρ. 1 του Ν. 2362/1995 για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων. ε)του Ν. 3833/2010 (ΦΕΚ 40/Α/2010) Προστασία της εθνικής οικονομίας Επείγοντα μέτρα για την αντιμετώπιση τις δημοσιονομικής κρίσης, στ)του Ν. 3871/2010 (ΦΕΚ 141/Α/2010) Δημοσιονομική Διαχείριση και Ευθύνη, ζ)του Ν. 3548/2007 (ΦΕΚ 68/Α/2007) Καταχώρηση δημοσιεύσεων των φορέων του Δημοσίου στο νομαρχιακό και τοπικό τύπο και άλλες διατάξεις, η)του Ν. 3861/2010 (ΦΕΚ 112/Α/2010) Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις, θ) Tου Ν.1514/85 (ΦΕΚ 13/Α) «Ανάπτυξη της επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας»και της τροποποίησης αυτού Ν.2919/01, (ΦΕΚ 128/Α), ι)του Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150/A/07) Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου, κ )του Ν. 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013» που δημοσιεύτηκε στο (ΦΕΚ 267/Α / 03-12-2007 ),όπως ισχύει. λ) Την με αρ. πρωτ. 14053/ ΕΥΣ1749 /27.03.08 Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης, όπως ισχύει. μ) Την υπ αριθμ Ε(2007)5338/26.10.2007 απόφαση της Επιτροπής των ΕΚ για την έγκριση του Επιχειρησιακού Προγράμματος Ανταγωνιστικότητα και Επιχειρηματικότητα για κοινοτική ενίσχυση από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης στο πλαίσιο του στόχου σύγκλισης στις περιφέρειες της Ελλάδας CCI2007GR161PO001 όπως κάθε φορά ισχύει. 2. Την με αρ. πρωτοκ. 441/21/Α2/28/01/2011 Απόφαση ένταξης της Οριζόντιας πράξης «Διμερείς, πολυμερείς και περιφερειακές Ε&Τ συνεργασίες - Ενέργειες συμμετοχής και οργάνωσης μεικτών επιτροπών και workshops». 3. Την υπ αριθμ. 10599 (ΔΚΗ/Α)1079/30.7.2012 (ΦΕΚ 362 / 30-07-2012 ) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων, με την οποία διορίζεται ως μετακλητός Γενικός Γραμματέας, Προϊστάμενος της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας του Υπουργείου Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων, ο κος Μάγκλαρης Βασίλειος. 4. Την υπ αριθμ. 17049 (ΔΗΚ/Α)1784(ΦΕΚ 3546/Β/31-12-2012) Απόφαση : << Μεταβίβαση στον Γενικό Γραμματέα Έρευνας και Τεχνολογίας και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων και Τμημάτων της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας (ΓΓΕΤ) του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού, στον 2
Προϊστάμενο και στους Προϊσταμένους Μονάδων της ΕΥΔΕ ΕΤΑΚ του δικαιώματος να υπογράφουν «Με εντολή Υπουργού»>> 5.Το Π.Δ 98 / 10.08.2012 (ΦΕΚ 160 / Α / 10.08.2012 ) Τροποποίηση του Π.Δ 85/2012 << Ίδρυση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών (Α 141 ) ( Άρθρο 1 παρ. 1 και άρθρο 2 παρ. 1 ). 6. Το Π.Δ. 86 / 21.06.2012 (ΦΕΚ 141/Α/21.06.2012 ) Διορισμός Υπουργών Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών 7. Το Π.Δ 88 / 04.07.2012 (ΦΕΚ 143 / Α / 04.07.2012 ) Τροποποίηση του Π.Δ 85/2012 << Ίδρυση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών (Α 141 ) ( Άρθρο 1 παρ. 1 ). 8. Το από 12-04-12 Υπηρεσιακό Σημείωμα της Δ/νσης Διεθνούς Συνεργασίας/ Τμήμα Β Διακρατικών Σχέσεων περί ανάγκης διενέργειας πρόχειρου διαγωνισμού για την επιλογή αναδόχου λόγω του ότι ο ανοιχτός διαγωνισμός που προηγήθηκε για το συγκεκριμένο έργο κρίθηκε άγονος και είναι επιτακτική η άμεση υλοποίηση του έργου. 9. Ότι η χρηματοδότηση του έργου είναι εξασφαλισμένη και θα πραγματοποιηθεί από τον κωδικό έργου 2011ΣΕ013800004 της ΣΑΕ 0138 της ΓΓΕΤ. ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ Πρόχειρο επαναληπτικό διαγωνισμό σε Ευρώ, με γραπτές σφραγισμένες προσφορές & κριτήριο αξιολόγησης-κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά, για την επιλογή αναδόχου που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου «Διοργάνωση ημερίδων, συνεδρίων και Μικτών Διακρατικών Επιτροπών στο πλαίσιο των Διμερών, πολυμερών και περιφερειακών Ε & Τ συνεργασιών». Η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά θα προκύψει από τη στάθμιση της βαθμολογίας των τεχνικών και οικονομικών προσφορών των διαγωνιζομένων. Το συγκεκριμένο έργο συγχρηματοδοτείται από την Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση (μέσω του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης, (ΕΤΠΑ) στο πλαίσιο της Οριζόντιας Πράξης "Διμερείς, πολυμερείς και περιφερειακές Ε&Τ συνεργασίες - Ενέργειες συμμετοχής και οργάνωσης μεικτών επιτροπών και workshops" που υλοποιεί η ΓΓΕΤ, η οποία έχει ενταχθεί στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ και στα Περιφερειακά Επιχειρησιακά Προγράμματα «Μακεδονίας Θράκης», «Κρήτης Νήσων Αιγαίου», «Θεσσαλίας Στερεάς Ελλάδας Ηπείρου» και «Αττικής». Ο προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται μέχρι του ποσού των εξήντα χιλιάδων ευρώ ( 60.000 ευρώ πλέον αναλογούντος ΦΠΑ). Η παρούσα απόφαση Προκήρυξης και το συνοδευτικό υλικό με τα στοιχεία του διαγωνισμού, θα αναρτηθούν στην ιστοσελίδα www. gsrt. gr, της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας, του Υπουργείου Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων, από όπου μπορεί να τα ανακτήσει κάθε ενδιαφερόμενος. 3
Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό πρέπει να υποβάλλουν προσφορές, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα προκήρυξη το αργότερο μέχρι την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού που είναι στις 27-03-2013, ημέρα Τετάρτη και ώρα 12:00, στον 4 ο όροφο, αίθουσα 412, του κτιρίου της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας (ΓΓΕΤ), (ΥΠΔΜΘ) επί της λεωφόρου Μεσογείων 14-18, περιοχή Αμπελοκήπων Αθήνας. Οι ενδιαφερόμενοι θα υποβάλουν τον φάκελο προσφοράς τους, καταθέτοντάς τον αυτοπροσώπως ή με ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό τους, στο Πρωτόκολλο της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας, ή αποστέλλοντάς τον ταχυδρομικά με συστημένη επιστολή ή Courier στην ως άνω διεύθυνση. Στην περίπτωση της ταχυδρομικής αποστολής η Υπηρεσία ουδεμία ευθύνη φέρει για τον χρόνο και το περιεχόμενο των φακέλων προσφοράς που θα αποσταλούν. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται, ακόμη και εάν η σφραγίδα του ταχυδρομείου ή το συνοδευτικό αποστολής αναφέρουν ημερομηνία και ώρα προγενέστερη της καταληκτικής του διαγωνισμού. Τα στοιχεία, οι όροι και οι προδιαγραφές του Διαγωνισμού αναφέρονται στα ακόλουθα παραρτήματα: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α.ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ B.ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ.ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ.ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ καθηγ. Βασίλης Μάγκλαρης Κοινοποίηση: ΕΥΔ-ΕΠΑΕ Εσωτε ρική Διανομή: 1. Γραφείο κ. Γεν. Γραμματέα Ε & Τ 2. Δ/νση Διοικητικού /τμήμα Οικονομικού 3. Ειδικός Λογαριασμός ΓΓΕΤ 4. Δ/νση Πληροφορικής (προκειμένου να αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της ΓΓΕΤ) 4
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΔΙΑ ΒΙΟΥ ΜΑΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑΣ, ΥΠΟΔΟΜΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ ΚΑΙ ΔΙΚΤΥΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ Διαγωνισμός Αντικείμενο : ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Πρόχειρος επαναληπτικός διαγωνισμός με κριτήριο αξιολόγησης-κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά. Διοργάνωση ημερίδων, συνεδρίων και Μικτών Διακρατικών Επιτροπών στο πλαίσιο των Διμερών, πολυμερών και περιφερειακών Ε & Τ συνεργασιών. Καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών: Τετάρτη, 27 / 03 /13, ώρα 12.00 Τόπος υποβολής ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ, προσφορών: ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ Κεντρικό Πρωτόκολλο (στο ισόγειο) Διεύθυνση: Λεωφόρος Μεσογείων 14-18, Αμπελόκηποι, Αθήνα, Τ.Κ. 11510 Αποσφράγιση προσφορών: Τετάρτη, 27/ 03 / 13, ώρα Ελλάδος 12.00 μμ Αναθέτουσα Αρχή: ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ Παραλαβή προκήρυξης: Κριτήριο επιλογής Αναδόχου: Προϋπολογισμός έργου: ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΕΘΝΟΥΣ Ε&Τ. ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ Τμήμα Β Διακρατικών Σχέσεων Ιστοσελίδα www. gsrt. gr, της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας, του Υπουργείου Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. Η επιλογή του Αναδόχου θα γίνει με βάση την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά. Η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά θα προκύψει από τη στάθμιση της βαθμολογίας των τεχνικών και οικονομικών προσφορών των διαγωνιζομένων. Ο προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται σε 60.000,00 ευρώ 5
Χρηματοδότηση: Διάρκεια ισχύος προσφορών (πλέον αναλογούντος ΦΠΑ ). Ελλάδα και Ευρωπαϊκή Ένωση, μέσω του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης. Εκατόν είκοσι (120) ημέρες από την επόμενη μέρα της διενέργειας του διαγωνισμού. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ B ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΡΟΣ I : 1.Η διενέργεια επαναληπτικού πρόχειρου διαγωνισμού με κριτήριο κατακύρωσης τη συμφερότερη προσφορά έχει σκοπό την εξεύρεση αναδόχου για τη διοργάνωση ημερίδων, συνεδρίων και Μικτών Διακρατικών Επιτροπών στο πλαίσιο των Διμερών, πολυμερών και περιφερειακών Ε & Τ συνεργασιών. 2. Οι τεχνικές προδιαγραφές του ανωτέρω έργου αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης προκήρυξης. 3. Δικαίωμα συμμετοχής Στο διαγωνισμό μπορούν να συμμετάσχουν: Φυσικά ή νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, ή ενώσεις ή κοινοπραξίες αυτών που ασκούν τις ανωτέρω δραστηριότητες & υποβάλλουν κοινή προσφορά. Στην περίπτωση των ενώσεων δεν απαιτείται να έχουν λάβει συγκεκριμένη νομική μορφή προκειμένου να υποβάλουν προσφορά. Τα μέλη της Κοινοπραξίας ευθύνονται, έκαστος έναντι της Αναθέτουσας Αρχής, αδιαιρέτως, αλληλεγγύως και εις ολόκληρον, για την εκτέλεση του έργου Οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν τουλάχιστον τριετή (3) αποδεδειγμένη ενασχόληση και ικανότητες, σημαντική και τεκμηριωμένη εμπειρία στον τομέα της διοργάνωσης εκδηλώσεων και ημερίδων/workshops ή σε άλλες συναφείς δραστηριότητες. 4. Η προϋπολογισθείσα δαπάνη θα ανέρχεται στο ποσόν των 60.000,00 ευρώ (πλέον αναλογούντος ΦΠΑ ), θα βαρύνει τις πιστώσεις της Οριζόντιας Πράξης "Διμερείς, πολυμερείς και περιφερειακές Ε&Τ συνεργασίες - Ενέργειες συμμετοχής και οργάνωσης μεικτών επιτροπών και workshops " και θα βαρύνει τη ΣΑΕ 0138, κωδικός έργου 2011ΣΕ013800004 (κωδ. ΟΠΣ 302432) 5. Η διάρκεια του έργου Η διάρκεια του έργου ορίζεται έως 31-12-2015. 6
6. Ισχύς της σύμβασης (χρόνος εκτέλεσης): Η σύμβαση που θα υπογραφεί θα έχει ισχύ για χρονικό διάστημα έως 31-12-15 από την ημ/νία υπογραφής της. Η ΓΓΕΤ διατηρεί το δικαίωμα λύσης της σύμβασης οποτεδήποτε μετά από προηγούμενη προειδοποίηση προς τον αντισυμβαλλόμενο (ανάδοχο) δύο (2) μηνών και χωρίς οποιαδήποτε υποχρέωση του Ελληνικού Δημοσίου προς αποζημίωση του αντισυμβαλλόμενου. 7. Κατάρτιση και υποβολή προσφορών: 7.1. Οι προσφορές πρέπει να έχουν συνταχθεί στην ελληνική γλώσσα, να είναι δακτυλογραφημένες και να μη φέρουν ξύσματα, παράτυπες διορθώσεις, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ. Θα πρέπει να είναι καθαρογραμμένες και μονογραμμένες από τον διαγωνιζόμενο, η δε αρμόδια επιτροπή διενέργειας του διαγωνισμού, κατά τον έλεγχο θα μονογράψει τις διορθώσεις, προσθήκες, κ.λ.π., θα τις σφραγίσει και θα επιβεβαιώσει ότι αυτές έγιναν πριν την αποσφράγιση της προσφοράς. Η προσφορά απορρίπτεται, όταν υπάρχουν σε αυτή διορθώσεις που την καθιστούν ασαφή, κατά την κρίση της επιτροπής. 7.2. Η αποστολή-κατάθεση των προσφορών πρέπει να γίνεται τις εργάσιμες ημέρες και ώρες με καταληκτική ημερομηνία την 27/03/13. Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν σε δύο (2) αντίγραφα που θα τεθούν μέσα στον ίδιο φάκελο προσφοράς σφραγισμένο. Σε ένα από τα δύο αντίγραφα και σε κάθε σελίδα αυτού, που θα είναι μονογραμμένη, θα γράφεται ή λέξη "ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ" και αυτό θα είναι το επικρατέστερο του άλλου αντιτύπου, σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ τους. Η αρίθμηση των σελίδων είναι υποχρεωτική. 7.3. Ο φάκελος της προσφοράς πρέπει να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του Διαγωνιζομένου και να αναφέρει ευκρινώς τις ακόλουθες ενδείξεις: η λέξη ΠΡΟΣΦΟΡΑ με κεφαλαία γράμματα, ο πλήρης τίτλος της υπηρεσίας που διενεργεί τον διαγωνισμό δηλαδή: ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ Δ/ΝΣΗ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΜΗΜΑ Β ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Μεσογείων 14-10, Αμπελόκηποι, Αθήνα > ο αριθμός πρωτοκ. της απόφασης προκήρυξης 7
Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΚΑΘΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους φακέλους: Α) Φάκελο με την ένδειξη «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ» ο οποίος θα περιλαμβάνει τα ακόλουθα: α. "Δικαιολογητικά Συμμετοχής" α.1)υπεύθυνη δήλωση του Ν.1599/1986 (Α/75), του κατά περίπτωση νόμιμου εκπροσώπου του υποβάλλοντος την προσφορά, με θεώρηση του γνησίου της υπογραφής, όπως εκάστοτε ισχύει, στην οποία: i) θα αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού, ii) θα δηλώνεται ότι μέχρι και την ημέρα υποβολής της προσφοράς τους: - δεν τελούν σε πτώχευση ούτε τελούν σε διαδικασία κήρυξης πτώχευσης, εκκαθάρισης, παύσης εργασιών, αναγκαστικής διαχείριση, ή πτωχευτικού συμβιβασμού, αναστολής εργασιών, η σε διαδικασία συνδιαλλαγής ή δεν τελεί σε ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται από τις διατάξεις της χώρας εγκατάστασής του, iii) iv) - δεν έχουν καταδικαστεί με αμετάκλητη απόφαση για κάποιο αδίκημα της περ. 1 εδ, α της παρ. 2 του άρθρου 6 του ΠΔ 118/2007 και του άρθρου 43 παρ. 1 του ΠΔ 60/2007. θα δηλώνεται ότι είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους, θα δηλώνεται ότι δεν έχουν κηρυχθεί έκπτωτοι και δεν έχουν τιμωρηθεί με αποκλεισμό από τους διαγωνισμούς προμηθειών ή υπηρεσιών του δημόσιου τομέα και δεν έχουν αποκλεισθεί τελεσίδικα από Δημόσια Υπηρεσία, ΝΠΔΔ, ή ΝΠΙΔ του Δημοσίου τομέα επειδή δεν εκπλήρωσαν τις συμβατικές τους υποχρεώσεις, v) θα δηλώνεται ότι δεν έχουν κριθεί ποτέ από αρμόδιο όργανο ένοχοι ψευδών δηλώσεων, κατά την παροχή πληροφοριών που τους ζητήθηκαν από τις Αναθέτουσες Αρχές, σχετικά με την ανταπόκρισή τους σε κριτήρια ποιοτικής επιλογής τους. vi) vii) θα δηλώνεται ότι συνέταξαν την προσφορά σύμφωνα με τους όρους της παρούσας προκήρυξης, των οποίων έλαβαν γνώση και τους οποίους αποδέχονται ανεπιφύλακτα και θα δηλώνεται ότι αναλαμβάνουν την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών κατακύρωσης, από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόμενη υπεύθυνη δήλωση. 8
α.2) i ) Παραστατικό εκπροσώπησης, είτε ο υποψήφιος Ανάδοχος συμμετέχει στο διαγωνισμό με τον νόμιμο εκπρόσωπό του, είτε με τρίτο πρόσωπο. Στην περίπτωση Ένωσης/Κοινοπραξίας Προμηθευτών, πρέπει να κατατεθούν για κάθε μέλος της Ένωσης η υπεύθυνη δήλωση και τα δικαιολογητικά των ανωτέρω περιπτώσεων α1 και α2. Η ένωση προμηθευτών υποβάλλει κοινή προσφορά, η οποία υπογράφεται υποχρεωτικά, είτε από όλους τους προμηθευτές, που αποτελούν την ένωση, είτε από κάθε εκπρόσωπό τους εξουσιοδοτημένο από το νόμιμο όργανο. Στην προσφορά απαραιτήτως πρέπει να προσδιορίζεται η έκταση και το είδος της συμμετοχής του κάθε μέλους της ένωσης προμηθευτών. α.3) Νομιμοποιητικό έγγραφο των συμμετεχόντων στο διαγωνισμό όπως ισχύον καταστατικό, ΦΕΚ ίδρυσης και τις τυχόν τροποποιήσεις του για ΑΕ και ΕΠΕ, ή επικυρωμένο αντίγραφο καταστατικού και τις τροποποιήσεις του για τις ΟΕ και ΕΕ. β. «Στοιχεία τεκμηρίωσης ελαχίστων κριτηρίων ποιοτικής επιλογής» β.1) Δικαιολογητικά πιστοποίησης τεχνικής ικανότητας Δραστηριότητες-εξειδίκευση εταιρείας στον τομέα της διοργάνωσης εκδηλώσεων ημερίδων / workshops /συνεδρίων (θα πρέπει να έχει οργανώσει τουλάχιστον 30 εκδηλώσεις). Γενικές πληροφορίες για τα χαρακτηριστικά, τη δραστηριότητα, την τεχνική υποδομή, το απασχολούμενο προσωπικό και τη δυνατότητα παραγωγής του ζητούμενου Έργου και έγκαιρης ανταπόκρισης στις απαιτήσεις αυτού. Κατάλογο και συνοπτική περιγραφή των κυριοτέρων εκδηλώσεων (συνεδρίων / ημερίδων / επιστημονικών εκδηλώσεων και πολιτιστικών διοργανώσεων) τα οποία υλοποίησαν οι υποψήφιοι κατά την προηγούμενη τριετία στην Ελλάδα ή στην αλλοδαπή, με προϋπολογισμούς έργων, φορείς ανάθεσης ημερομηνίες και χώρους διεξαγωγής). Κάθε άλλο στοιχείο που τεκμηριώνει την επάρκεια και εμπειρία του προσφέροντα για το συγκεκριμένο έργο (π.χ έτη συνεχούς λειτουργίας της εταιρείας με βασικό αντικείμενο την οργάνωση συνεδρίων και εκδηλώσεων κ.τ.λ. ) Εμπειρία Ομάδας έργου (Βιογραφικά σημειώματα) Οι συμμετέχοντες στην ομάδα έργου πρέπει να έχουν τουλάχιστον τριετή (3) αποδεδειγμένη ενασχόληση και σημαντική και τεκμηριωμένη εμπειρία στον τομέα της διοργάνωσης εκδηλώσεων ημερίδων/workshops/συνεδρίων (να έχουν διοργανώσει τουλάχιστον 10 εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής τους πορείας) ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν στις ιδιαιτερότητες του συγκεκριμένου έργου. Παράλληλα, θα πρέπει να τεκμηριώνεται η εμπειρία και ικανότητα του υπεύθυνου που θα συντονίσει το έργο (να έχει συντονίσει και ολοκληρώσει 9
με επιτυχία στα προηγούμενα χρόνια τουλάχιστον 10 σχετικές εκδηλώσεις όπως ημερίδες / συνέδρια/ workshops). β.2) β.3) Πιστοποιητικά ποιότητας Πιστοποιητικά που εκδίδονται από επίσημα γραφεία ποιοτικού ελέγχου που βεβαιώνουν την ποιότητα των προσφερομένων υπηρεσιών. Δικαιολογητικά πιστοποίησης χρηματοοικονομικής ικανότητας Υπεύθυνη Δήλωση περί του ολικού ύψους του κύκλου εργασιών και περί του κύκλου εργασιών ως προς την παροχή αναλόγων ως προς το είδος των ζητούμενων υπηρεσιών κατά την διάρκεια της τριετίας (2009,2010, 2011). Σε περίπτωση ενώσεων ή κοινοπραξιών που υποβάλλουν κοινή προσφορά, η υπεύθυνη δήλωση προσκομίζεται για κάθε μέλος της ένωσης ή κοινοπραξίας. Β) Φάκελο με την ένδειξη ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ σφραγισμένο, ο οποίος θα περιλαμβάνει τις τεχνικές προδιαγραφές-ειδικούς όρους του έργου, όπως περιγράφονται στο Παράρτημα Γ της παρούσας προκήρυξης. Γ) Φάκελο, επί ποινή ακυρότητας, με την ένδειξη ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ, σφραγισμένο, ο οποίος θα περιλαμβάνει: - την προσφερόμενη τιμή σε ευρώ, - το ποσοστό Φ.Π.Α. και - το χρόνο ισχύος της προσφοράς. ΜΕΡΟΣ II 1. Ισχύς Προσφορών Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψηφίους αναδόχους για τέσσερις (4) μήνες (ή 120 ημέρες ) από την επόμενη μέρα της διενέργειας του διαγωνισμού. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Η ισχύς των προσφορών είναι δυνατό να παραταθεί, εφόσον ζητηθεί από την Επιτροπή Διενέργειας, κατά ανώτατο όριο για χρονικό διάστημα ίσο με το μισό του παραπάνω οριζόμενου. Μετά τη λήξη και του παραπάνω ανωτάτου ορίου χρόνου παράτασης ισχύος της προσφοράς, τα αποτελέσματα του διαγωνισμού υποχρεωτικά ματαιώνονται, εκτός εάν η αναθέτουσα αρχή κρίνει, κατά περίπτωση, αιτιολογημένα ότι η συνέχιση του διαγωνισμού εξυπηρετεί το δημόσιο συμφέρον, οπότε οι συμμετέχοντες στον διαγωνισμό μπορούν να επιλέξουν, είτε να παρατείνουν την προσφορά τους, εφόσον τους ζητηθεί πριν την πάροδο του ανωτέρω ανωτάτου ορίου, είτε όχι. Στην τελευταία περίπτωση η διαδικασία του διαγωνισμού συνεχίζεται με όσους παρέτειναν τις προσφορές τους. Προσφορές εναλλακτικές, αόριστες και εκείνες που δε μπορούν να εκτιμηθούν ή περιέχουν ανακριβή στοιχεία, δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 10
2. Αποσφράγιση προσφορών - Κατακύρωση Η αποσφράγιση και αξιολόγηση των προσφορών θα λάβει χώρα από την αρμόδια Επιτροπή την Τετάρτη 27/03/13 και ώρα 12:00 στα γραφεία της ΓΓΕΤ, Μεσογείων 14-18, στον 4ο όροφο, γραφείο 412. 2.1 Για την αποσφράγιση των προσφορών ισχύουν τα εξής: α) Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος. β) Αποσφραγίζονται και μονογράφονται οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς και μονογράφεται κατά φύλλο η πρωτότυπη προσφορά, από όλα τα μέλη της Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης. γ) Ο φάκελος της οικονομικής προσφοράς θα αποσφραγισθεί μετά την τυπική αποδοχή των δικαιολογητικών και της τεχνικής προσφοράς. Ο πρωτότυπος φάκελος θα μονογραφηθεί από όλα τα μέλη της Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης κατά φύλλο. δ) Οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών, για όσες τεχνικές ή επί των δικαιολογητικών προσφορές, δεν κρίθηκαν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται αλλά επιστρέφονται. ε) Η καθαρή τιμή (χωρίς Φ.Π.Α.) θα λαμβάνεται υπόψη για την σύγκριση των προσφορών. 2.2 Μετά την αξιολόγηση των προσφορών, ο προσφέρων, στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση, εντός προθεσμίας δέκα (10 ) ημερών από την κοινοποίηση της σχετικής έγγραφης ειδοποίησης σ αυτόν από την Υπηρεσία, οφείλει να υποβάλει στην Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης του διαγωνισμού, σε σφραγισμένο φάκελο, τα εξής έγγραφα και δικαιολογητικά εις διπλούν, τα οποία αποσφραγίζονται και ελέγχονται από αυτήν: α) Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής έκδοσης του τελευταίου εξαμήνου, πριν από την κοινοποίηση της ως άνω έγγραφης ειδοποίησης, από το οποίο να προκύπτει ότι δεν τελούν σε πτώχευση και επίσης δεν τελούν σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση εκκαθάριση, παύση εργασιών, αναγκαστική διαχείριση, πτωχευτικό συμβιβασμό, αναστολή εργασιών ή διαδικασία συνδιαλλαγής β) Απόσπασμα ποινικού μητρώου του τελευταίου τριμήνου από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος ή οι νόμιμοι εκπρόσωποι σε περίπτωση νομικού προσώπου, δεν έχουν καταδικαστεί με αμετάκλητη καταδικαστική απόφαση για συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, δωροδοκία, απάτη, νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, αδίκημα σχετικό με την επαγγελματική διαγωγή του, 11
σοβαρό επαγγελματικό παράπτωμα συναφές με το αντικείμενο του διαγωνισμού, ψευδή δήλωση ή άρνηση παροχής πληροφοριών και γενικότερα για κάποιο αδίκημα από τα οριζόμενα στο άρθρο 6 του ΠΔ 118/2007. Τα νομικά πρόσωπα πρέπει να το προσκομίζουν για τους διαχειριστές, στις περιπτώσεις των εταιρειών περιορισμένης ευθύνης και των προσωπικών εταιρειών και για τον πρόεδρο και διευθύνοντα σύμβουλο για τις ανώνυμες εταιρείες. γ) Πιστοποιητικό που εκδίδεται από αρμόδια κατά περίπτωση αρχή, από το οποίο να προκύπτει ότι κατά την ημερομηνία της ως άνω ειδοποίησης, είναι ενήμεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους που αφορούν τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης, (κύριας και επικουρικής) και ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις τους. Στην περίπτωση ενώσεων προμηθευτών, οφείλουν να προσκομίσουν τα παραπάνω δικαιολογητικά των περιπτώσεων α έως και γ, για κάθε προμηθευτή που συμμετέχει στην Ένωση. 3. Αξιολόγηση Προσφορών Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την αρμόδια επιτροπή η οποία θα συσταθεί για το σκοπό αυτό. Η Επιτροπή Αξιολόγησης εισηγείται σχετικά αφού αξιολογήσει τις προσφορές με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα προσφορά. 4. Σύμβαση- E γγυήσεις 4.1. Ο υποψήφιος ανάδοχος που θα αναδειχθεί μειοδότης, θα υπογράψει τη σχετική σύμβαση, στην οποία θα καθοριστούν οι λοιπές λεπτομέρειες. Κατά την υπογραφή της σύμβασης ο ανάδοχος, στον οποίο θα κατακυρωθεί η παροχή υπηρεσιών, υποχρεούται να καταθέσει Εγγύηση καλής εκτέλεσης, η οποία να καλύπτει ποσοστό 10 % επί της συνολικής αξίας της σύμβασης χωρίς το Φ.Π.Α., σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 25 του ΠΔ 118/07. Η εγγυητική κατατίθεται προ ή κατά την υπογραφή της σύμβασης και επιστρέφεται μετά την οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή και ύστερα από την εκκαθάριση τυχόν απαιτήσεων από τους δύο συμβαλλομένους. 4.2. Ο ανάδοχος, στον οποίο κατακυρώνεται το έργο, είναι υποχρεωμένος να προσέλθει σε δέκα (10) ημέρες από την ημερομηνία κοινοποίησης της ανακοίνωσης να υπογράψει σχετική σύμβαση προσκομίζοντας και την προβλεπόμενη εγγύηση καλής εκτέλεσης αυτής. Ο ανάδοχος μπορεί να προσέλθει για υπογραφή της σύμβασης το αργότερο μέσα σε δεκαπέντε (15) ημέρες, στην περίπτωση αυτή όμως ισχύει το άρθρο 23, παρ 3 του Π.Δ.118/2007. Αν παρέλθει η ανωτέρω προθεσμία, χωρίς ο ανάδοχος να παρουσιασθεί για να υπογράψει τη σύμβαση, κηρύσσεται έκπτωτος με 12
απόφαση του Γενικού Γραμματέα, ύστερα από γνωμοδότηση των αρμοδίων οργάνων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 34, του Π.Δ.118/2007. 4.3 Ο ανάδοχος υποχρεούται να εκπληρώνει όλες τις υποχρεώσεις του απέναντι στο Δημόσιο και στους ασφαλιστικούς φορείς. Σε περίπτωση που δεν τηρούνται αυτές, η αναθέτουσα Αρχή έχει το δικαίωμα να τον κηρύξει έκπτωτο. Ο ανάδοχος εγγυάται ότι η εργασία θα εκτελείται με προσοχή και επιμέλεια. 5. Πληρωμή K ρατήσεις 5.1. Η εξόφληση των τιμολογίων θα γίνεται μετά από κάθε ολοκλήρωση συγκεκριμένης δράσης του έργου "Διμερείς, πολυμερείς και περιφερειακές Ε&Τ συνεργασίες - Ενέργειες συμμετοχής και οργάνωσης μεικτών επιτροπών και workshops" από τις πιστώσεις της ΣΑΕ 0138, κωδικός έργου 2011ΣΕ013800004 ( κωδ ΟΠΣ 302432) 5.2. Ο ανάδοχος-μειοδότης επιβαρύνεται με τις νόμιμες κρατήσεις ενώ ο φόρος προστιθέμενης αξίας (Φ.Π.Α.) βαρύνει το Ελληνικό Δημόσιο. Τα συμβαλλόμενα μέρη θα καταβάλουν κάθε προσπάθεια ώστε κάθε διαφορά, αμφισβήτηση ή διαφωνία που τυχόν προκύψει είτε ως προς την ερμηνεία είτε ως προς την εκτέλεση της σύμβασης και τις αξιώσεις που γεννώνται από αυτή, θα επιλύεται με διαπραγματεύσεις, σε πνεύμα καλής συνεργασίας, εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος, από την ημερομηνία της έγγραφης διατύπωσης της διαφωνίας από ένα από τα συμβαλλόμενα μέρη. Για θέματα που δεν ρυθμίζονται με την παρούσα έχουν εφαρμογή οι διατάξεις περί προμηθειών του Δημοσίου. Σε κάθε περίπτωση, αρμόδια για την επίλυση τυχόν διαφορών είναι τα Δικαστήρια των Αθηνών. 6. Επιλογή Αναδόχου Η επιλογή αναδόχου και η κατακύρωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού θα γίνει με απόφαση του Γενικού Γραμματέα Έρευνας και Τεχνολογίας. 7. Παραλαβή Εργου Η Παραλαβή του έργου θα γίνει από αρμόδια επιτροπή που θα συσταθεί με μεταγενέστερη απόφαση. 8. Ενστάσεις - Προσφυγές Οι ενστάσεις ή προσφυγές ενώπιον δικαστικών ή διοικητικών αρχών κατά των αποφάσεων της Αναθέτουσας Αρχής διέπονται από τις διατάξεις του Ν. 3886/10 όπως κάθε φορά ισχύει και του ΠΔ 118/2007. 13
9. Ενημέρωση ενδιαφερόμενων Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να ζητούν διευκρινίσεις για το περιεχόμενο της παρούσας Διακήρυξης, στο Τμήμα της Διεύθυνσης Διεθνούς Επιστημονικής και Τεχνολογικής Συνεργασίας Τμήμα Β Διακρατικών Σχέσεων : ΣΤΑΜΕΛΟΥ ΙΦΙΓΕΝΕΙΑ, τηλ. 210 7458097, e-mail: esta @ gsrt. gr και ΣΠΗΛΙΩΤΗΣ ΦΙΛΙΠΠΟΣ, τηλ. 210 7458113, e-mail: fspi@ gsrt. gr ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ-ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ-ΠΑΡΟΧΗ ΥΛΙΚΩΝ- ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 1. Περιγραφή του αντικειμένου Το αντικείμενο του έργου του Αναδόχου αφορά στην παροχή υπηρεσιών προς την ΓΓΕΤ για τη διοργάνωση Μικτών Επιτροπών, ημερίδων/διημερίδων, συνεδρίων και workshops που θα υλοποιηθούν μέσω των διμερών, πολυμερών και περιφερειακών Ε + Τ συνεργασιών που συνάπτει η ΓΓΕΤ στο πλαίσιο Συμφωνιών της Ελλάδας με άλλες χώρες. Το αντικείμενο περιγράφεται στις επόμενες παραγράφους: 1.1 Διοργάνωση Μικτών Επιτροπών Κατά την εκτέλεση της σύμβασης, ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την παροχή υπηρεσιών για την κάλυψη των αναγκών διοργάνωσης των Μικτών Επιτροπών, σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής. Η σύνοδος της Μικτής Επιτροπής είναι συνήθως τριήμερης διάρκειας, με παράλληλες δραστηριότητες πλην της καθεαυτού εκδήλωσης. Μία τυπική Μικτή Επιτροπή περιλαμβάνει: - Μεταφορά της ξένης αντιπροσωπείας από το αεροδρόμιο στο ξενοδοχείο και αντίστροφα. - Μεταφορά προς και από τον χώρο της εκδήλωσης. - Οργάνωση της διεξαγωγής της εκδήλωσης, με πιθανή ανάγκη παρουσίας μεταφραστή. - Επίσημο δείπνο και γεύμα εργασίας. - Επίσκεψη σε δημόσιο ερευνητικό/ ακαδημαϊκό οργανισμό στην Αθήνα/ Θεσ/νικη ή άλλη πόλη της Ελλάδας και δυνητικά μια επίσκεψη πολιτιστικού περιεχομένου (αρχαιολογικός χώρος, μουσείο κλπ). - Προσφορά αναμνηστικών. 1.2 Διοργάνωση Ημερίδων / Διημερίδων Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την οργάνωση ημερίδων / διημερίδων σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής. ΟΙ Διμερείς ή πολυμερείς Συμφωνίες Ε & Τ Συνεργασίας και τα αντίστοιχα πρωτόκολλα που υπογράφονται μεταξύ των κρατών κατά τη διάρκεια της συνόδου των 14
Μικτών Επιτροπών προβλέπουν, παράλληλα με την υλοποίηση κοινών ερευνητικών έργων, τη διοργάνωση εκδηλώσεων όπως ημερίδες/διημερίδες, συνέδρια, συμπόσια, workshops κλπ που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια υλοποίησης των πρωτοκόλλων. Μία τυπική ημερίδα / διημερίδα περιλαμβάνει τα ακόλουθα: - Διαμονή των συμμετεχόντων σε ξενοδοχείο - Διεξαγωγή της εκδήλωσης σε χώρο που θα ενοικιαστεί ειδικά για το σκοπό αυτό. - Ενοικίαση κατάλληλου ηλεκτρονικού εξοπλισμού (οθόνη/νες, projector, laptop κλπ) - Μεταφραστικές υπηρεσίες σε περίπτωση συμμετοχής ξένων προσκεκλημένων (κυρίως στην αγγλική γλώσσα). - Δείπνο και ελαφρύ γεύμα (μπουφές το μεσημέρι) - Καφέ, τσάι, βουτήματα καθ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης - Φάκελο με γραφική ύλη και πρόγραμμα για κάθε συμμετέχοντα. 1.3 Διοργάνωση Workshops/Συνεδρίων /Συμποσίων Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει επίσης τη διοργάνωση workshops/ συνεδρίων / συμποσίων, σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής. Τα workshop/ συνέδρια /συμπόσια που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο διακρατικής ή/ και πολυμερούς Συμφωνίας περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: - Διαμονή των συμμετεχόντων σε ξενοδοχείο (με ημιδιατροφή) - Αεροπορικές μετακινήσεις των Ελλήνων συμμετεχόντων στο εσωτερικό - Ενοικίαση κατάλληλου συνεδριακού χώρου - Ενοικίαση κατάλληλου ηλεκτρονικού εξοπλισμού (οθόνη/νες, projector, laptop κλπ) - Μεταφραστικές υπηρεσίες για την κάλυψη των ξένων προσκεκλημένων(κυρίως στην αγγλική γλώσσα). - Μεταφορά προς και από τον χώρο της εκδήλωσης. - Επίσκεψη σε αξιοθέατα με ξενάγηση. - Επίσημο δείπνο - Καφέ, τσάι, βουτήματα καθόλη τη διάρκεια της εκδήλωσης - Φάκελο με γραφική ύλη και πρόγραμμα για κάθε συμμετέχοντα 2. Διαδικασία Η Υπηρεσία ενημερώνει εγγράφως τον Ανάδοχο τουλάχιστον 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την πραγματοποίηση της εκδήλωσης για την ανάγκη παροχής των υπηρεσιών του. Εντούτοις θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι, σε ορισμένες περιπτώσεις, προκύπτουν απρόβλεπτες επείγουσες ανάγκες διοργάνωσης κάποιας εκδήλωσης, στις οποίες ο ανάδοχος θα πρέπει ανταποκριθεί. Στην έγγραφη ειδοποίηση αναγράφονται οι ποσότητες και προσδιορίζονται οι λοιπές λεπτομέρειες (τόπος εκδήλωσης, ονομ/νυμο μετακινουμένων κλπ). 15
3. Γενικές Προδιαγραφές - Απαιτήσεις - Ποσότητες Και στους τρεις ανωτέρω τύπους εκδηλώσεων θα τηρηθούν κατ ελάχιστον οι ακόλουθες προδιαγραφές: Προδιαγραφή Διαμονή Αεροπορικές μετακινήσεις Οδικές μεταφορές Ξενάγηση Απαίτηση Σε ξενοδοχείο τριών αστέρων και άνω, στο κέντρο της πόλης όπου διεξάγεται η εκδήλωση. Διανυκτέρευση με πρωινό (ημιδιατροφή για τα workshops) σε μονόκλινο δωμάτιο. Επισημαίνεται ότι πρόκειται για επίσημες αποστολές ξένων κρατών και χρήζουν αντίστοιχης εξυπηρέτησης υψηλών προδιαγραφών. Μετακίνηση με επιστροφή, στην οικονομική θέση (σε κατάλληλες ώρες). Μετακίνηση εντός της πόλης όπου διεξάγεται η εκδήλωση με μισθωμένα οχήματα χωρητικότητας έως και 10-15 ατόμων. Το όχημα θα είναι διαθέσιμο για τη μετακίνηση των συμμετεχόντων από το αεροδρόμιο στο ξενοδοχείο και αντίστροφα, από το ξενοδοχείο προς το χώρο της εκδήλωσης και αντίστροφα, καθώς επίσης και για τις ξεναγήσεις (όπου απαιτούνται). Η ξενάγηση σε αξιοθέατα / αρχαιολογικούς χώρους θα γίνεται από εξειδικευμένο προσωπικό στην αγγλική ή σε άλλη γλώσσα. Αίθουσα εκδήλωσης Εξοπλισμός αίθουσας Μετάφραση Ελαφρύ γεύμα / γεύμα εργασίας Δείπνο Καφές, τσάι, Όπου απαιτείται, θα μισθώνεται αίθουσα κατάλληλη για τη διεξαγωγή της εκδήλωσης. Η χωρητικότητα της αίθουσας θα είναι έως 200 άτομα, ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης. Η αίθουσα θα διαθέτει τις κατάλληλες υποδομές, ώστε να δέχεται τις Η/Μ εγκαταστάσεις ή / και οπτικοακουστικό εξοπλισμό και μεταφραστική καμπίνα. Κατάλληλος ηλεκτρονικός εξοπλισμός (μικροφωνική εγκατάσταση, μία έως τρεις οθόνες plasma ή LCD, projector, laptop κλπ). Παράλληλη μετάφραση κυρίως στην αγγλική γλώσσα( ή σε άλλη διεθνή γλώσσα ανάλογα με τις ανάγκες της εκδήλωσης) για έξι ώρες ανά ημέρα (κυρίως στις περιπτώσεις των προηγούμενων παραγράφων 1.2 & 1.3. Συμπεριλαμβάνεται τυχόν εξοπλισμός (ακουστικά για τους συμμετέχοντες κλπ). Μπουφές στο χώρο της εκδήλωσης Πλήρες δείπνο (με ποτό) σε αντιπροσωπευτικό εστιατόριο, καλών προδιαγραφών, της πόλης όπου διεξάγεται η εκδήλωση. Θα είναι διαθέσιμα σε παρακείμενο χώρο καθ όλη τη διάρκεια 16
βουτήματα Φάκελος εκδήλωσης της εκδήλωσης. Καλαίσθητος φάκελος που θα περιλαμβάνει το πρόγραμμα της εκδήλωσης, μπλοκ και στυλό διαρκείας. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι οι αίθουσες που θα φιλοξενήσουν τις εκδηλώσεις, τα ξενοδοχεία, οι εγκαταστάσεις και τα οχήματα να είναι σύμφωνα με τις κατευθυντήριες Οδηγίες της Ε.Ε. για την προσβασιμότητα των ΑΜΕΑ και το αντίστοιχο εθνικό νομικό πλαίσιο. Δεδομένου ότι σε ορισμένες περιπτώσεις προκύπτει επείγουσα ανάγκη άμεσης διοργάνωσης μιας εκδήλωσης θα πρέπει να εκτιμηθεί από τους προσφέροντες ο ελάχιστος δυνατός χρόνος ανταπόκρισής τους σε κάθε ένα από τα 3 είδη δράσεων. 4. ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΣ ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΣΗΣ ΣΤΙΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Στη συνέχεια παρατίθεται πίνακας στον οποίο οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να ακολουθήσουν ως βάση περιγραφής των προτάσεων/ επιλογών τους δίνοντας σχετικά παραδείγματα μεθοδολογίας διοργάνωσης για κάθε ένα από τους 3 τύπους εκδηλώσεων (Μικτή επιτροπή/ημερίδα/ συνέδριο) κλπ, με βάση π.χ. δύο μεγάλες πόλεις όπως Αθήνα /Θεσσαλονίκη (τι επιλογές-προτάσεις θα γίνουν για τη διοργάνωση μιας εκδήλωσης,π.χ ξενοδοχείων, εστιατορίων, αιθουσών, ξεναγήσεων κλπ). Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι οι Μικτές επιτροπές συνίστανται κυρίως από ανώτατους κρατικούς λειτουργούς Υπουργούς, Υφυπουργούς, Γενικούς Γραμματείς, Πρέσβεις, και υψηλόβαθμα στελέχη τα Δημόσιας Διοίκησης της Ελλάδας και των συνεργαζομένων κρατών. Επιπλέον, όπως ήδη έχει προαναφερθεί, οι εκδηλώσεις απευθύνονται σε διακεκριμένους επιστήμονες της επιχειρηματικής και ερευνητικής κοινότητας της Ελλάδας και των ξένων κρατών και επομένως απαιτείται άρτια διοργάνωση και παροχή υπηρεσιών αντίστοιχων προδιαγραφών. Προδιαγραφή Απαίτηση Κατανόηση των Στόχων του Έργου/προτάσεις για πρωτότυπες και 17
Διαμονή Αίθουσα εκδήλωσης Εξοπλισμός αίθουσας Οδικές μεταφορές Σε ξενοδοχείο τριών αστέρων και άνω, στο κέντρο της πόλης όπου διεξάγεται η εκδήλωση. Διανυκτέρευση με πρωινό (ημιδιατροφή για τα workshops) σε μονόκλινο δωμάτιο. Αναφέρατε προτάσεις συγκεκριμένων ξενοδοχείων σε Αθήνα /Θεσσαλονίκη Ενοικίαση κατάλληλου συνεδριακού χώρου για τη διεξαγωγή της εκδήλωσης. Η χωρητικότητα της αίθουσας θα είναι έως 200 άτομα, ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης. Αναφέρατε συγκεκριμένες προτάσεις συγκεκριμένων σε Αθήνα /Θεσσαλονίκη, εξηγήσετε τους λόγους της επιλογής και της υπηρεσίες που προσφέρουν οι προτεινόμενοι χώροι. Ενοικίαση κατάλληλου ηλεκτρονικός εξοπλισμός (μικροφωνική εγκατάσταση, οθόνη/ες, projector, laptop κλπ. Προτείνετε σχετικό εξοπλισμό ανάλογα με την αίθουσα που προτείνετε να λάβει χώρα η εκδήλωση Μετακίνηση εντός της πόλης όπου διεξάγεται η εκδήλωση με μισθωμένα οχήματα χωρητικότητας έως 10-15 ατόμων. Το όχημα θα είναι διαθέσιμο για τη μετακίνηση των συμμετεχόντων από το αεροδρόμιο στο ξενοδοχείο και δημιουργικές λύσεις. Τρόπος υλοποίησης των δράσεων του έργου - συγκεκριμένες προτάσεις και επιλογές για τις αναγκαίες εργασίες διοργάνωσης εκδηλώσεων. Επίσης εκτίμηση του ελάχιστου δυνατού χρόνου ανταπόκρισής σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης σε κάθε ένα από τα 3 είδη δράσεων. 18
αντίστροφα, από το ξενοδοχείο προς το χώρο της εκδήλωσης και αντίστροφα, καθώς επίσης και για τις ξεναγήσεις (όπου απαιτούνται). Προτείνετε τύπο οχήματος / τρόπο ανταπόκρισης στη συγκεκριμένη ανάγκη. Ξενάγηση Η ξενάγηση σε αξιοθέατα / αρχαιολογικούς χώρους θα γίνεται από εξειδικευμένο προσωπικό στην αγγλική ή σε άλλη γλώσσα. Προτείνετε ξεναγήσεις για τις δύο πόλεις. Μετάφραση Ελαφρύ γεύμα / γεύμα εργασίας Δείπνο Αναμνηστικά δώρα Παράλληλη μετάφραση κυρίως στην αγγλική γλώσσα( ή σε άλλη διεθνή γλώσσα ανάλογα με τις ανάγκες της εκδήλωσης) για έξι ώρες ανά ημέρα. Συμπεριλαμβάνεται τυχόν εξοπλισμός (ακουστικά για τους συμμετέχοντες κλπ). Αναφέρατε τρόπο ανταπόκρισης στις ανάγκες κάθε τύπου εκδήλωσης. Μπουφές στο χώρο της εκδήλωσης. Αναφέρατε ενδεικτικό μενού. Πλήρες δείπνο (με ποτό) σε αντιπροσωπευτικό εστιατόριο της πόλης όπου διεξάγεται η εκδήλωση. Επιθυμητό είναι οι τιμές για τα εστιατόρια να μην υπερβαίνουν τα 40 ευρώ ανά άτομο μαζί με τα ποτά, με εξαίρεση τα επίσημο γεύματα ή δείπνα. Αναφέρατε παράδειγμα επιλογής εστιατορίου και ενδεικτικό μενού. Οι τιμές για τα αναμνηστικά δώρα δεν θα πρέπει να ξεπερνούν τα 30 ευρώ ανά αντικείμενο, εκτός των δώρων 19
Καφές, τσάι, βουτήματα Φάκελος εκδήλωσης για Υπουργούς και Γενικούς Γραμματείς. Αναφέρατε παραδείγματα Θα είναι διαθέσιμα σε παρακείμενο χώρο καθ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης. Αναφέρατε παράδειγμα μπουφέ Καλαίσθητος φάκελος που περιλαμβάνει το πρόγραμμα της εκδήλωσης, μπλοκ και στυλό διαρκείας. Πρόταση φακέλου 5. ΠΙΝΑΚΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Οι τιμές θα δοθούν σε ευρώ αριθμητικώς, θα αναγράφονται κατά μονάδα και σε μερικά σύνολα κατά είδος δαπάνης, καθώς και συνολικά κατά προσφορά. Στη συνέχεια παρατίθενται οι ζητούμενες ενέργειες και οι ενδεικτικές ποσότητες ανά δράση. Επισημαίνεται ότι εκτιμώμενες επιμέρους ποσότητες που αναγράφονται στους παρακάτω Πίνακες υπόκεινται σε μεταβολή εντός του εύρους ±40% εντός του συνολικού προϋπολογισμού. Α. Μικτή Επιτροπή Μ.Μ. Ποσότητα Τιμή Μονάδας Διανυκτερεύσεις Αρ. 30 (ατομικές) Δείπνα (ατομικά) Αρ. 150 Γεύματα (ατομικά) Αρ. 150 Ενοικίαση αυτοκινήτου ημέρες 18 Μεταφορά / ξενάγηση ημέρες 9 Αναμνηστικά δώρα Αρ. 25 ΣΥΝΟΛΟ Α= Σύνολο Β. Ημερίδα/Διημερίδα/ Μ.Μ. Ποσότητα Τιμή Μονάδας Διανυκτερεύσεις Αρ. 45 (ατομικές) Δείπνα (ατομικά) Αρ. 45 Γεύματα (ατομικά) Αρ. 45 Σύνολο 20