AGM Εγχειρίδιο χρήστη

Transcript

1 AGM Εγχειρίδιο χρήστη Ημερομηνία: 22/03/2017 Έκδοση: 1.2. Έκδοση λογισμικού: V1.38.3

2 Πίνακας περιεχομένων 1. Εισαγωγή Ορισμός Αποποίηση ευθύνης Χρήση της υπηρεσίας ταυτοποίησης EU Login Οι ρόλοι των χρηστών του AGM Ανταποκριτής Πώς να γίνετε ανταποκριτής Κατάρτιση και αποστολή του καταλόγου συμμετεχόντων Επεξεργασία του καταλόγου συμμετεχόντων Συμμετέχων Σύνδεση ως συμμετέχων Εισαγωγή στοιχείων πληρωμής Τροποποίηση στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού Σύνδεση τραπεζικού λογαριασμού Συμπλήρωση και υποβολή αίτησης επιστροφής εξόδων Τροποποίηση αίτησης επιστροφής εξόδων Ειδοποιήσεις Ειδοποιήσεις που αποστέλλονται σε ανταποκριτές Ειδοποιήσεις που αποστέλλονται σε συμμετέχοντες

3 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1. Ορισμός Ο ιστότοπος του εργαλείου AGM (Νέα πύλη για τις συνεδριάσεις της ΕΕ) διευκολύνει τη διοργάνωση των συνεδριάσεων εμπειρογνωμόνων στην Επιτροπή καθώς και την επιστροφή εξόδων. Προς το παρόν ο ιστότοπος λειτουργεί δοκιμαστικά για περιορισμένο αριθμό ομάδων εμπειρογνωμόνων και επιτροπών. Εάν η λειτουργία του αποδειχθεί επιτυχής, το AGM θα χρησιμοποιηθεί για όλες τις ομάδες εμπειρογνωμόνων. Το AGM παρέχει στους εμπειρογνώμονες τη δυνατότητα: να λαμβάνουν προσκλήσεις για συνεδριάσεις (καθώς και την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης και άλλες πληροφορίες) να επιβεβαιώνουν τη συμμετοχή τους να καταχωρίζουν τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού τους να δημιουργούν και να στέλνουν ηλεκτρονικά την αίτηση επιστροφής των εξόδων τους Αποποίηση ευθύνης Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο παρόν εγχειρίδιο διατίθενται μόνο για σκοπούς καθοδήγησης και περιγράφουν τον τρόπο χρήσης της εφαρμογής AGM. Δεν υπάρχουν εγγυήσεις όσον αφορά την ακρίβεια των περιγραφών λόγω του εξελισσόμενου χαρακτήρα του συστήματος. Δεν πρέπει επ ουδενί να θεωρείται ότι οι πληροφορίες αυτές αντικαθιστούν το δίκαιο της ΕΕ ούτε να εκλαμβάνονται ως νομική ερμηνεία της Επιτροπής Χρήση της υπηρεσίας ταυτοποίησης EU Login Το AGM χρησιμοποιεί την υπηρεσία EU login ως μοναδική μέθοδο ταυτοποίησης. Ανατρέξτε στις συχνές ερωτήσεις στην πύλη AGM για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας στο EU login και πώς να επαναφέρετε τον κωδικό πρόσβασής σας στο EU login. 3

4 2. ΟΙ ΡΟΛΟΙ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΟΥ AGM 2.1. Ανταποκριτής Ως ανταποκριτής, είστε το σημείο επαφής για το μέλος της επιτροπής ή της ομάδας εμπειρογνωμόνων που έχει προσκληθεί σε μια συνεδρίαση. Θα χρησιμοποιήσετε το AGM για να δηλώσετε στην Επιτροπή τα ονόματα των συμμετεχόντων στην αντιπροσωπεία σας (άτομα του φορέα σας τα οποία θα συμμετάσχουν στη συνεδρίαση). Μπορείτε να καταρτίσετε τον κατάλογο συμμετεχόντων εκτός του AGM. Όταν ο κατάλογος είναι έτοιμος, μπορείτε να τον εισαγάγετε στο σύστημα. Θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διοργανωτή της συνεδρίασης, το οποίο θα περιέχει την πρόσκληση, την ημερήσια διάταξη και άλλες πληροφορίες σχετικά με τη συνεδρίαση. Στο ίδιο μήνυμα θα βρείτε επίσης έναν σύνδεσμο προς το AGM, μέσω του οποίου θα έχετε πρόσβαση ως ανταποκριτής της αντιπροσωπείας. Πρέπει να προσέχετε σε ποιον διαβιβάζετε τον συγκεκριμένο σύνδεσμο, δεδομένου ότι μέσω αυτού οποιοσδήποτε μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση ως ανταποκριτής. Για να χρησιμοποιήσετε το AGM, πρέπει να καταχωρίσετε τα στοιχεία κάθε συμμετέχοντος. Μόλις ολοκληρωθεί ο κατάλογος, θα πρέπει να τον στείλετε στον διοργανωτή της συνεδρίασης Πώς να γίνετε ανταποκριτής Όπως προαναφέρθηκε, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο θα περιέχει την πρόσκληση και άλλες πληροφορίες για τη συνεδρίαση καθώς και έναν σύνδεσμο για το AGM. Παρακάτω, μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα πρόσκλησης που αποστέλλεται σε έναν ανταποκριτή. Το μήνυμα έχει δύο κύρια μέρη: 1) την πρόσκληση με τα συνημμένα αρχεία 2) οδηγίες για το πώς μπορεί να γίνει κανείς ανταποκριτής, καθώς και άλλους συνδέσμους για περισσότερες πληροφορίες. Θα λάβετε την πρόσκληση ως συνημμένο αρχείο, ενώ θα μπορείτε επίσης να διαβάσετε το κείμενο της πρόσκλησης στο κύριο σώμα του μηνύματος. 4

5 Κάνοντας κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο, θα γίνετε ανταποκριτής για τη συγκεκριμένη συνεδρίαση. Θα χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό σας ECAS για να συνδεθείτε στο AGM και θα εμφανιστούν τα στοιχεία της συνεδρίασης. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε τον κατάλογο συμμετεχόντων. 5

6 Όλοι οι σύνδεσμοι στο κείμενο αποποίησης ευθύνης οδηγούν στον ιστότοπο του AGM. Εκεί, θα βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το AGM (συχνές ερωτήσεις, στοιχεία επικοινωνίας για υποστήριξη κ.λπ.). Κάντε κλικ στον σύνδεσμο που περιλαμβάνεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γίνετε ανταποκριτής για τη συνεδρίαση και να καταρτίσετε τον κατάλογο συμμετεχόντων στο AGM Κατάρτιση και αποστολή του καταλόγου συμμετεχόντων Ως ανταποκριτής για μια συνεδρίαση, πρέπει να αποστείλετε στον διοργανωτή της συνεδρίασης τον κατάλογο συμμετεχόντων στην αντιπροσωπεία σας. Αφού κάνετε κλικ στον σύνδεσμο για να γίνετε ανταποκριτής, θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη: Εδώ μπορείτε να δείτε και πάλι το κείμενο της πρόσκλησης και να έχετε πρόσβαση στα σχετικά έγγραφα. Χρησιμοποιήστε το «Navigation Menu» (Μενού πλοήγησης) για να έχετε πρόσβαση σε διάφορα 6

7 μενού επιλογών στο AGM. Κάντε κλικ στην επιλογή «Participants» (Συμμετέχοντες) στο μενού πλοήγησης. Εδώ θα δείτε το όνομά σας ως ανταποκριτή. Εάν δείτε περισσότερα από ένα ονόματα, αυτό σημαίνει ότι η πρόσκληση έχει αποσταλεί (ή διαβιβαστεί) και σε άλλους αποδέκτες οι οποίοι δέχτηκαν τον ρόλο του ανταποκριτή. Σημείωση: μόνον ένας ανταποκριτής μπορεί να στείλει τον κατάλογο συμμετεχόντων όποιος ενεργήσει πρώτος. Κάτω από την επικεφαλίδα «Delegation Participants» (Συμμετέχοντες στην αντιπροσωπεία) έχετε τη δυνατότητα αποστολής κενού καταλόγου (Send empty list) ή προσθήκης συμμετεχόντων (Add participant). Αφού προσθέσετε τους συμμετέχοντες, θα εμφανίζονται στο σημείο αυτό. Ο ανταποκριτής μπορεί να προσθέσει τον εαυτό του ως συμμετέχοντα κάνοντας κλικ στην επιλογή «Add as participant» (Προσθήκη με την ιδιότητα του συμμετέχοντος) και συμπληρώνοντας τις υποχρεωτικές πληροφορίες. Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία, πατήστε «Update» (Επικαιροποίηση): Για να προσθέσετε περισσότερους συμμετέχοντες, επιλέξτε «as a new participant of this member» (ως νέου συμμετέχοντος αυτού του μέλους) για να προσκαλέσετε έναν συμμετέχοντα που δεν έχει λάβει ποτέ μέρος σε συνεδρίαση μέσω του AGM, διαφορετικά μπορείτε να αναζητήσετε τον 7

8 συμμετέχοντα με βάση το όνομά του επιλέγοντας «from the last X meetings» (από τις τελευταίες X συνεδριάσεις). Θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη. Καταχωρίστε τα στοιχεία των συμμετεχόντων. Συμπληρώστε όλα τα πεδία. Σημείωση: η επιλογή «Entitled to claim expenses» (Δικαιούχος επιστροφής εξόδων) ισχύει μόνο για ορισμένους συμμετέχοντες. Ανατρέξτε στους κανόνες που αναφέρονται στην πρόσκληση για να δείτε πόσοι συμμετέχοντες δικαιούνται να ζητήσουν επιστροφή εξόδων. Στη συνέχεια επιλέξτε «Add» (Προσθήκη). 8

9 Ο συμμετέχων θα εμφανιστεί στην ενότητα «Delegation Participants» (Συμμετέχοντες στην αντιπροσωπεία). Στη συνέχεια, αν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε και άλλον συμμετέχοντα. Αφού προσθέσετε έναν συμμετέχοντα, θα δείτε την ένδειξη «New» (Νέο) δίπλα στο όνομά του, που σημαίνει ότι ο συγκεκριμένος συμμετέχων αποτελεί νέο πρόσωπο που προστίθεται στον κατάλογο. Στη στήλη «Attendance» (Συμμετοχή) βλέπετε ένα ερωτηματικό («?»). (Ο ανταποκριτής που προσθέτει τον εαυτό του μπορεί ήδη να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του). Παρότι μπορεί εσείς να γνωρίζετε την πληροφορία αυτή ως ανταποκριτής, ο συμμετέχων θα την επιβεβαιώσει στο AGM. Για την επεξεργασία των στοιχείων ενός συμμετέχοντος ή τη διαγραφή του από τον κατάλογο, κάντε κλικ στο κουμπί «Actions» (Ενέργειες) δίπλα στον συμμετέχοντα. 9

10 Όταν ολοκληρώσετε τον κατάλογο των συμμετεχόντων, κάντε κλικ στο κουμπί «Send Participants» (Αποστολή συμμετεχόντων) για να τον στείλετε στον διοργανωτή της συνεδρίασης. Εμφανίζεται το ακόλουθο μήνυμα πατήστε «Accept» (Αποδοχή) για να στείλετε τον κατάλογο. Αφού στείλετε τον κατάλογο, δεν μπορείτε πλέον να τον επεξεργαστείτε σε αυτή την οθόνη. Θα λάβετε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης, το οποίο θα σας ενημερώνει ότι ο κατάλογος συμμετεχόντων έχει αποσταλεί στον διοργανωτή της συνεδρίασης. Το ίδιο μήνυμα εμφανίζεται και στο μενού ειδοποιήσεων στο AGM. Ταυτόχρονα, κάθε συμμετέχων που περιλαμβάνεται στον κατάλογό σας θα λάβει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το οποίο θα ενημερώνεται ότι έχει δηλωθεί για συμμετοχή σε συνεδρίαση. 10

11 Επεξεργασία του καταλόγου συμμετεχόντων Ο κατάλογος των συμμετεχόντων έχει αποσταλεί στον διοργανωτή της συνεδρίασης προς επικύρωση. Τώρα πρέπει να περιμένετε νεότερα από τον διοργανωτή της συνεδρίασης. Ο διοργανωτής της συνεδρίασης μπορεί να αποφασίσει να επικυρώσει τον κατάλογο χωρίς καμία παρατήρηση, ή μπορεί να σας ζητήσει να πραγματοποιήσετε αλλαγές. Σε κάθε περίπτωση, θα λάβετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χωριστή ειδοποίηση στο AGM. Εάν ο διοργανωτής της συνεδρίασης σάς ζητήσει να επεξεργαστείτε περαιτέρω τον κατάλογο συμμετεχόντων, θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Για την επεξεργασία του καταλόγου συμμετεχόντων, μεταβείτε στο AGM και ανοίξτε τη συγκεκριμένη συνεδρίαση. 11

12 Ανοίξτε το μενού «Participants» (Συμμετέχοντες) και η οθόνη αυτή θα εμφανιστεί πλέον σε επεξεργάσιμη μορφή. Επιλέξτε τον συμμετέχοντα που επιθυμείτε να διαγράψετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Actions» (Ενέργειες) που βρίσκεται δίπλα στο όνομά του. Επιλέξτε «Remove» (Διαγραφή) για να διαγράψετε τον συμμετέχοντα από τον κατάλογο. Εάν διαπιστώσετε ότι τα στοιχεία ενός συμμετέχοντος είναι εσφαλμένα, μπορείτε να τα επεξεργαστείτε κάνοντας κλικ στο κουμπί «Actions» (Ενέργειες) που βρίσκεται δίπλα στο όνομά του. Στη συνέχεια επιλέξτε «Edit» (Επεξεργασία). 12

13 Κάντε κλικ στο κουμπί «Update» (Επικαιροποίηση) για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Αφού έχετε πραγματοποιήσει όλες τις απαιτούμενες αλλαγές, στείλτε τον κατάλογο συμμετεχόντων στον διοργανωτή της συνεδρίασης προς επικύρωση. Θα λάβετε νέο μήνυμα επιβεβαίωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χωριστή ειδοποίηση στο AGM, μέσω των οποίων θα ενημερωθείτε ότι ο κατάλογος έχει αποσταλεί στον βοηθό της συνεδρίασης προς επικύρωση. Ταυτόχρονα, ο συμμετέχων που διαγράφηκε θα λάβει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο οποίο θα αναφέρεται ότι έχει διαγραφεί από τον κατάλογο Συμμετέχων Ο «συμμετέχων» είναι ένας εμπειρογνώμονας που συμμετέχει σε μια συνεδρίαση. Ο συμμετέχων μπορεί να είναι μέλος αντιπροσωπείας (συνήθως προτείνεται από τον ανταποκριτή) ή να συμμετέχει ως ιδιώτης (προσκαλείται απευθείας από τον διοργανωτή). Ο συμμετέχων θα λάβει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο του προτείνεται να συμμετάσχει σε μια συνεδρίαση. Το μήνυμα θα περιέχει σύνδεσμο προς το AGM. Ως συμμετέχων, μπορείτε μέσω του AGM να έχετε πρόσβαση στην πρόσκληση και σε άλλες πληροφορίες σχετικά με τη συνεδρίαση. Πρώτα, λαμβάνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο σας προτείνεται να συμμετάσχετε σε μια συνεδρίαση. 13

14 Το μήνυμα αυτό περιλαμβάνει σύνδεσμο για να ενεργοποιήσετε το προφίλ χρήστη που διαθέτετε για τη συγκεκριμένη συνεδρίαση. Χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο που περιλαμβάνεται στο μήνυμα για να αποδεχθείτε ή να αρνηθείτε την πρόσκληση, και υποβάλετε τα προσωπικά σας στοιχεία για να αποκτήσετε ηλεκτρονική κάρτα πρόσβασης για την είσοδό σας στο κτίριο Σύνδεση ως συμμετέχων Κάντε κλικ στον σύνδεσμο με τον τίτλο της πρόσκλησης για τη συνεδρίαση και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα στοιχεία του λογαριασμού ECAS που διαθέτετε. Την πρώτη φορά που ανοίγετε μια συνεδρίαση, θα πρέπει να συνδέσετε τη συνεδρίαση αυτή με το δικό σας προφίλ χρήστη. Αυτό θα χρειαστεί να το κάνετε μία φορά για κάθε ομάδα συνεδριάσεων. 14

15 Επιλέξτε «Activate my profile» (Ενεργοποίηση του προφίλ μου), και στη συνέχεια θα εμφανιστεί η πρόσκληση για τη συνεδρίαση. Εδώ μπορείτε να διαβάσετε την πρόσκληση, να δείτε τυχόν συνημμένα αρχεία και να επιβεβαιώσετε τη συμμετοχή σας. Κάτω από τον τίτλο της πρόσκλησης για τη συνεδρίαση θα δείτε το μήνυμα «You have not confirmed the attendance to this meeting yet» (Δεν έχετε επιβεβαιώσει ακόμη τη συμμετοχή σας σε αυτή τη συνεδρίαση). Εδώ θα πρέπει να επιλέξετε «Υes» (Ναι) για να επιβεβαιώσετε τη συμμετοχή σας και εάν πρόκειται για συνεδρίαση με διάρκεια περισσότερων ημερών, προεπιλέγονται όλες οι ημέρες. Μπορείτε να αναιρέσετε την επιλογή των ημερών κατά τις οποίες δεν θα συμμετάσχετε στη συνεδρίαση. Εάν αναιρεθεί η επιλογή όλων των ημερών, η ένδειξη συμμετοχής μετατρέπεται σε «No» (Όχι). 15

16 Στο πτυσσόμενο μενού κάντε κλικ στο όνομα του προφίλ σας για να καταχωρίσετε τα προσωπικά σας στοιχεία. 16

17 Στη σελίδα αυτή θα βρείτε πληροφορίες σχετικά με τον λογαριασμό σας EU login. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία αυτά κάνοντας κλικ στο κουμπί «Change» (Αλλαγή) δίπλα σε κάθε επικεφαλίδα. Θα πρέπει να εισαγάγετε τα στοιχεία του προφίλ σας και των εγγράφων ταυτότητάς σας. Οι διοργανωτές της συνεδρίασης χρειάζονται τις πληροφορίες αυτές για να προετοιμαστούν και να ζητήσουν την ηλεκτρονική κάρτα πρόσβασής σας στον χώρο της συνεδρίασης. Αφού συμπληρωθούν οι πληροφορίες αυτές, θα παραμένουν σε ισχύ και θα βρίσκονται αποθηκευμένες στο προφίλ σας. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να τις καταχωρίσετε μόνο μία φορά και να τις επικαιροποιείτε μόνον εάν είναι απαραίτητο. Συμπληρώστε την ενότητα «Profile details» (Στοιχεία προφίλ) και πατήστε «Save» (Αποθήκευση). Συμπληρώστε την ενότητα «Identity documents» (Έγγραφα ταυτότητας): Επιλέξτε «Add new document» (Προσθήκη νέου εγγράφου) για να καταχωρίσετε τα στοιχεία του εγγράφου ταυτότητάς σας: 17

18 Επιλέξτε το είδος εγγράφου καταχωρίστε τον αριθμό, την ημερομηνία λήξης και τη χώρα έκδοσης. Έπειτα, επιλέξτε «Update» (Επικαιροποίηση) για να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες. Θυμηθείτε να επικαιροποιήσετε τη συγκεκριμένη ενότητα όταν λήξει το ισχύον έγγραφο ταυτότητας. Σε κάθε πρόσκληση για συνεδρίαση θα σας ζητείται να καταχωρίσετε τα στοιχεία του προφίλ σας. Αφού τα καταχωρίσετε, τα στοιχεία αυτά παραμένουν σε ισχύ στο AGM, ωστόσο σας συνιστούμε να ελέγχετε αν οι πληροφορίες που έχετε εισαγάγει εξακολουθούν να είναι έγκυρες. Με το κουμπί «Edit» (Επεξεργασία) που βρίσκεται δίπλα στα στοιχεία του εγγράφου, μπορείτε να επικαιροποιήσετε ή να αφαιρέσετε το υπάρχον έγγραφο. Πρόσβαση στη σελίδα αυτή παρέχεται επίσης μέσω του συνδέσμου που περιλαμβάνεται στην πρόσκληση Εισαγωγή στοιχείων πληρωμής Όταν ο κατάλογος συμμετεχόντων επικυρωθεί από τον διοργανωτή της συνεδρίασης (οι αντιπροσωπείες που προσκαλούνται απευθείας επικυρώνονται ταυτόχρονα με την αποστολή της πρόσκλησης για τη συνεδρίαση), όλοι οι συμμετέχοντες, συμπεριλαμβανομένου του ανταποκριτή, θα λάβουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χωριστή ειδοποίηση στο AGM. Εάν δεν δικαιούστε να ζητήσετε επιστροφή εξόδων, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα στο μήνυμα που θα λάβετε δεν θα αναφέρεται η συγκεκριμένη διαδικασία. 18

19 Εάν δικαιούστε επιστροφή των εξόδων ταξιδίου, θα λάβετε την ίδια ειδοποίηση, η οποία θα περιέχει μήνυμα με το οποίο θα σας ζητείται να καταχωρίσετε τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού σας στο AGM. 19

20 Συνδεθείτε στο AGM χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό σας EU login για να δείτε τον κατάλογο συνεδριάσεων («Meetings list»): Στον κατάλογο συνεδριάσεων «Meetings» εμφανίζονται όλες οι επόμενες ή προηγούμενες συνεδριάσεις στις οποίες έχει προσκληθεί ο συμμετέχων. Για τις συνεδριάσεις για τις οποίες δικαιούστε να λάβετε επιστροφή των εξόδων σας, οι σχετικές πληροφορίες θα εμφανίζονται στη στήλη «Expenses Claim» (Αίτηση επιστροφής εξόδων). Στο παραπάνω παράδειγμα, η κατάσταση της αίτησης εμφανίζεται ως «Draft» (Υπό επεξεργασία) και τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού δεν έχουν καταχωριστεί. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο «Go to expenses claim» (Μετάβαση στην αίτηση επιστροφής εξόδων) για να μεταβείτε στο δελτίο της αίτησης. (Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αίτηση επιστροφής εξόδων, βλέπε Συμπλήρωση και υποβολή αίτησης επιστροφής εξόδων. Στην παρούσα ενότητα εξηγείται μόνο ο τρόπος συμπλήρωσης των στοιχείων του τραπεζικού λογαριασμού σας.) 20

21 Τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού σας αποθηκεύονται στη δεύτερη καρτέλα του δελτίου. Επιλέξτε την καρτέλα «Bank account» (Τραπεζικός λογαριασμός) ή κάντε κλικ στο κουμπί «Enter bank account» (Εισαγωγή τραπεζικού λογαριασμού) στην ενότητα «Status» (Κατάσταση). Εμφανίζεται η οθόνη «Bank account» (Τραπεζικός λογαριασμός). 21

22 Στην οθόνη αυτή παρουσιάζονται οι τραπεζικοί λογαριασμοί τους οποίους έχετε χρησιμοποιήσει για διάφορες αιτήσεις επιστροφής εξόδων. Στο παραπάνω παράδειγμα, δεν υπάρχουν προηγούμενοι τραπεζικοί λογαριασμοί, καθώς αυτή είναι η πρώτη συνεδρίαση στην οποία λαμβάνει μέρος ο συγκεκριμένος συμμετέχων Προσθήκη νέου τραπεζικού λογαριασμού για εμπειρογνώμονες δημόσιων φορέων Επιλέξτε «Add new bank account» (Προσθήκη νέου τραπεζικού λογαριασμού) για να αρχίσετε να συμπληρώνετε τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού: Η νομική οντότητα συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα ABAC οι πληροφορίες αυτές αφορούν τη χώρα προέλευσης της αντιπροσωπείας του δημόσιου φορέα (στην προκειμένη περίπτωση η αντιπροσωπεία προερχόταν από το Ηνωμένο Βασίλειο). Στα στοιχεία λογαριασμού επιλέξτε επίσης τη χώρα η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη επειδή ο λογαριασμός μπορεί να βρίσκεται σε διαφορετική χώρα από τη χώρα της αντιπροσωπείας. Αφού επιλέξετε τη χώρα, θα ενεργοποιηθούν τα πεδία «IBAN», «Account number» (Αριθμός λογαριασμού) 22

23 και «Name of account holder» (Όνομα δικαιούχου του λογαριασμού), τα οποία και θα πρέπει να συμπληρωθούν ως υποχρεωτικές πληροφορίες. Υπάρχουν τρεις εξαιρέσεις, οι οποίες αφορούν: τον λογαριασμό του Υπουργείου Οικονομικών της Ιρλανδίας τους λογαριασμούς υπουργείων της Γαλλίας (λογαριασμοί που τηρούνται στην υπηρεσία δημοσιονομικού και λογιστικού ελέγχου του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών (Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel MINEFI) τους ιταλικούς λογαριασμούς που τηρούνται στο κεντρικό ταμείο του κράτους (Tesoreria Centrale Dello Stato) Ο εμπειρογνώμονας που εκπροσωπεί κράτος μέλος μπορεί να χρησιμοποιεί αυτούς τους λογαριασμούς (σε περίπτωση που ο κωδικός IBAN και ο αριθμός λογαριασμού δεν είναι διαθέσιμοι και ο εμπειρογνώμονας έχει μόνο τον αριθμό αναφοράς λογαριασμού δημόσιου ταμείου) επιλέγοντας τον σύνδεσμο «Treasury account» (Λογαριασμός δημόσιου ταμείου) και συμπληρώνοντας στη συνέχεια ως αριθμό λογαριασμού έναν ειδικό κωδικό τον οποίο του παρέχει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Για να λάβετε τον ειδικό κωδικό, στείλτε μήνυμα στη διεύθυνση αναφέροντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το υπουργείο και τη χώρα σας, καθώς και τον λογαριασμό που επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε (εάν έχετε προηγούμενο δελτίο αποζημίωσης εμπειρογνώμονα, παρακαλείστε να το επισυνάψετε). Το πεδίο IBAN επιτρέπει μόνο την καταχώριση του ορθού πλήθους γραμμάτων και αριθμών για κάθε χώρα. Αφού συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα πεδία στα στοιχεία λογαριασμού, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί «Verify» (Επαλήθευση). Εάν ο τραπεζικός λογαριασμός υπάρχει ήδη στο σύστημα ABAC, [αφού επιλέξετε «Confirm» (Επιβεβαίωση) στο προειδοποιητικό μήνυμα που σας ρωτά αν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε τον νέο αυτό λογαριασμό που προστέθηκε) μπορείτε να προχωρήσετε στην υποβολή του τραπεζικού λογαριασμού: 23

24 Εάν ο τραπεζικός λογαριασμός αποτελεί νέα προσθήκη στο σύστημα ABAC, θα ανοίξει νέο παράθυρο στο οποίο ο εμπειρογνώμονας θα πρέπει να συμπληρώσει, ως υποχρεωτικά στοιχεία, τις ενότητες «Account Holder» (Δικαιούχος λογαριασμού) και «Bank Branch» (Κατάστημα τράπεζας). Εάν επιλέξετε να επιβεβαιώσετε ότι είστε ο δικαιούχος του λογαριασμού, είναι υποχρεωτικό να προσθέσετε πρόσφατο αντίγραφο κίνησης λογαριασμού: 24

25 Εάν σημειώσετε την επιλογή ότι δεν είστε ο δικαιούχος του λογαριασμού, αφού αποθηκεύσετε τις πληροφορίες και επιβεβαιώσετε τη δημιουργία τραπεζικού λογαριασμού, θα πρέπει να εκτυπώσετε το δελτίο τραπεζικών στοιχείων, να ζητήσετε από τον κάτοχο του λογαριασμού να το υπογράψει και έπειτα να το σκανάρετε και να το τηλεφορτώσετε. Σε αυτή την περίπτωση δεν είναι υποχρεωτικό να υποβάλετε πρόσφατο αντίγραφο κίνησης λογαριασμού, ωστόσο, αν δεν το υποβάλετε, το δελτίο τραπεζικών στοιχείων θα πρέπει να φέρει επίσης σφραγίδα και υπογραφή του εκπροσώπου της τράπεζας: 25

26 Τηλεφορτώστε το υπογεγραμμένο έντυπο και αποθηκεύστε το, αφού επιβεβαιώσετε την επικαιροποίηση, το υπογεγραμμένο έντυπο θα είναι διαθέσιμο στα στοιχεία λογαριασμού, και μπορείτε να επιλέξετε τον τραπεζικό λογαριασμό και να τον υποβάλετε προς επικύρωση: Αφού ο τραπεζικός λογαριασμός υποβληθεί προς επικύρωση, ο εμπειρογνώμονας θα ενημερωθεί με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν απαιτείται διόρθωση των στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού ή αν χρειάζεται άλλος τραπεζικός λογαριασμός: 26

27 Προσθήκη νέου τραπεζικού λογαριασμού για εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα Επιλέξτε «Add new bank account» (Προσθήκη νέου τραπεζικού λογαριασμού) για να αρχίσετε να συμπληρώνετε τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού σας: Το πεδίο IBAN επιτρέπει μόνο την καταχώριση του ορθού πλήθους γραμμάτων και αριθμών για κάθε χώρα. Εάν καταχωρίσετε λανθασμένο κωδικό IBAN ή αριθμό λογαριασμού, η οικονομική υπηρεσία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα σας ενημερώσει μετά τη διαδικασία επαλήθευσης. Όλα τα πεδία είναι υποχρεωτικά εκτός από το πεδίο «VAT number» (Αριθμός φορολογικού μητρώου ΦΠΑ»). 27

28 Αφού συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα πεδία, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Verify (Επαλήθευση). Στην επόμενη οθόνη, θα ερωτηθείτε αν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τραπεζικό λογαριασμό για την αίτηση επιστροφής των εξόδων σας: Επιλέξτε «Ok», και στην επόμενη οθόνη επιβεβαιώστε τη χρήση αυτού του τραπεζικού λογαριασμού για τη συγκεκριμένη αίτηση επιστροφής εξόδων: 28

29 Τροποποίηση στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού Κατά τη διαδικασία επικύρωσης του τραπεζικού λογαριασμού, η οικονομική υπηρεσία μπορεί να σας ζητήσει να προχωρήσετε σε τροποποίηση των στοιχείων του τραπεζικού λογαριασμού σας ή σε καταχώριση νέου τραπεζικού λογαριασμού. Σε αυτή την περίπτωση, θα λάβετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποίηση στο AGM. Στο παρακάτω παράδειγμα, η οικονομική υπηρεσία ζητεί από τον συμμετέχοντα να επικαιροποιήσει το όνομα του δικαιούχου του λογαριασμού, αλλάζοντάς το από ονοματεπώνυμο φυσικού προσώπου σε εταιρική επωνυμία. Εδώ μπορείτε να δείτε ότι η εμπειρογνώμονας καταχώρισε κατά λάθος το δικό της ονοματεπώνυμο αντί για την εταιρική επωνυμία κατά τη συμπλήρωση των στοιχείων του τραπεζικού λογαριασμού της. 29

30 Κάντε κλικ στον σύνδεσμο που περιλαμβάνεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συνδεθείτε στο AGM χρησιμοποιώντας τα στοιχεία του λογαριασμού σας ECAS. Με τον τρόπο αυτό, θα μεταβείτε στην οθόνη όπου εμφανίζονται τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού. Πατήστε στο εικονίδιο «Edit» (Επεξεργασία) και θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη: 30

31 Η οθόνη προβάλλεται σε επεξεργάσιμη μορφή. εξακολουθούν να υπάρχουν. Όποια στοιχεία έχετε ήδη καταχωρίσει Το μόνο που χρειάζεται είναι να πραγματοποιήσετε τις απαραίτητες αλλαγές και να κάνετε κλικ στο κουμπί «Verify» (Επαλήθευση) Σύνδεση τραπεζικού λογαριασμού Ένας τραπεζικός λογαριασμός ο οποίος έχει επικυρωθεί και έχει χρησιμοποιηθεί για συνεδρίαση που εντάσσεται σε ομάδα συνεδριάσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για άλλη συνεδρίαση της ίδιας ομάδας, χωρίς να χρειάζεται να επικυρωθεί εκ νέου. Εάν όμως επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τραπεζικό λογαριασμό για συνεδρίαση που ανήκει σε άλλη ομάδα συνεδριάσεων, θα πρέπει να τον συνδέσετε με τη νέα ομάδα συνεδριάσεων. Στο παραπάνω παράδειγμα, ο συμμετέχων πρέπει να υποβάλει τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού του για να του επιστραφούν τα έξοδά του για τη συνεδρίαση με τίτλο «Notification» που ανήκει στην ομάδα συνεδριάσεων «New wave». Κάτω από την ένδειξη «Available bank accounts» (Διαθέσιμοι τραπεζικοί λογαριασμοί) μπορείτε να δείτε τον τραπεζικό λογαριασμό που χρησιμοποιήθηκε στην ομάδα συνεδριάσεων «BUDG AGM Acceptance». Κάντε κλικ στην επιλογή αυτού του τραπεζικού λογαριασμού και στην επόμενη οθόνη 31

32 κάντε κλικ στο κουμπί «Submit bank details» (Υποβολή στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού) για να συνδέσετε τον λογαριασμό με τη νέα ομάδα συνεδριάσεων: Συμπλήρωση και υποβολή αίτησης επιστροφής εξόδων Εάν δικαιούστε να ζητήσετε επιστροφή εξόδων, μπορείτε να υποβάλετε την αίτησή σας μόνο μετά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης και αφού πρώτα ο διοργανωτής της συνεδρίασης επιβεβαιώσει τη συμμετοχή σας. Θα λάβετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποίηση, μέσω των οποίων θα ενημερωθείτε ότι ο διοργανωτής της συνεδρίασης έχει επιβεβαιώσει τη συμμετοχή σας. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο που περιλαμβάνεται στο μήνυμα για να μεταβείτε στο AGM και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα στοιχεία του λογαριασμού σας ECAS. 32

33 Μεταβείτε στον κατάλογο συνεδριάσεων και επιλέξτε «Go to expenses claim» (Μετάβαση στην αίτηση επιστροφής εξόδων). Η κατάσταση της αίτησης εμφανίζεται ως «Draft» (Υπό επεξεργασία) δίπλα στη συνεδρίαση για την οποία επιβεβαιώθηκε η συμμετοχή σας. Εάν δεν έχετε καταχωρίσει ακόμη τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού σας, θα εμφανιστεί το μήνυμα «please enter bank account details» (καταχωρίστε τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού) δίπλα στην αίτηση επιστροφής εξόδων. Μπορείτε να μάθετε εδώ πώς να επεξεργαστείτε τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού σας. Η αίτηση επιστροφής εξόδων περιλαμβάνει 3 βασικές ενότητες: Στοιχεία για το ταξίδι Έξοδα Κατάσταση Στην πάνω δεξιά γωνία εμφανίζονται οι συνεδριάσεις στις οποίες έχετε συμμετάσχει («Attended sessions»), όπως επιβεβαιώθηκαν από τον διοργανωτή της συνεδρίασης. 33

34 Στην ενότητα «Travel Details» (Στοιχεία για το ταξίδι) επιλέξτε «Edit» (επεξεργασία) (στο κάτω μέρος της ενότητας) για να καταχωρίσετε τα στοιχεία του δρομολογίου σας συμπληρώνοντας τα ακόλουθα πεδία: «Place of work» (Τόπος εργασίας) «Country» (Χώρα) «Departure details» (Στοιχεία αναχώρησης) «Arrival Details» (Στοιχεία άφιξης) 34

35 «Expert s comments» (Παρατηρήσεις εμπειρογνώμονα) (εδώ μπορείτε να προσθέσετε παρατηρήσεις για να επεξηγήσετε τυχόν ζητήματα). Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» (Αποθήκευση) για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες. Στην ενότητα «Expenses» (Έξοδα), μπορείτε να προσθέσετε είδη εξόδων κάνοντας κλικ στο πτυσσόμενο μενού «Select expense type» (Επιλογή είδους εξόδων). Στη συνέχεια επιλέξτε «Add expense» (Προσθήκη εξόδων). Τα είδη εξόδων μπορεί να διαφέρουν από τον προαναφερθέντα κατάλογο, ανάλογα με τους κανόνες της ομάδας συνεδριάσεων στην οποία συμμετέχετε. Στη συνέχεια, προσθέστε τα διάφορα είδη εξόδων. Έξοδα καταλύματος («Accommodation»): Συμπληρώστε τον αριθμό διανυκτερεύσεων. Τηλεφορτώστε τα δικαιολογητικά, όπως το τιμολόγιο του ξενοδοχείου (επιτρέπονται μόνο μη επεξεργάσιμα συνημμένα αρχεία: PDF, JPG, PNG, TIF, TIFF, BMP και GIF, και θα πρέπει να υποβάλετε τουλάχιστον ένα δικαιολογητικό για κάθε αίτηση επιστροφής εξόδων). 35

36 Αφού προσθέσετε το είδος εξόδων καταλύματος, αυτό θα εμφανιστεί στον Κατάλογο εξόδων («List of Expenses»). Ημερήσια αποζημίωση («Daily allowance»): Συμπληρώστε τον αριθμό των διανυκτερεύσεων και τηλεφορτώστε τα δικαιολογητικά σας. Επιλέξτε «Update» (Επικαιροποίηση) για να αποθηκευτούν οι πληροφορίες. Έξοδα αεροπορικών εισιτηρίων («Airplane»): Συμπληρώστε το ποσό που καταβλήθηκε («Price paid») και επιλέξτε το αντίστοιχο νόμισμα («Currency»). Εάν αγοράσατε εισιτήριο διακεκριμένης θέσης («Business class ticket»), θα πρέπει να τηλεφορτώσετε δικαιολογητικά έγγραφα τα οποία να εξηγούν τους λόγους. Τηλεφορτώστε τα δικαιολογητικά σας έγγραφα και επιλέξτε «Update» (Επικαιροποίηση) για να αποθηκευτούν οι πληροφορίες. 36

37 Κατάλογος εξόδων («Expenses»): Εδώ θα εμφανίζονται όλα τα είδη εξόδων που έχετε καταχωρίσει. Υπάρχει κουμπί «Edit» (Επεξεργασία) δίπλα σε κάθε είδος εξόδων, σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνετε αλλαγές. Κάθε είδος εξόδων εμφανίζεται σε χωριστή στήλη. Τυχόν παρατηρήσεις που έχει καταχωρίσει ο διοργανωτής της συνεδρίασης κατά τη διαδικασία επικύρωσης θα εμφανίζονται στη στήλη «Request for Modification» (Αίτημα τροποποίησης). Κατάσταση («Status») Η ενότητα αυτή παρέχει μια γενική επισκόπηση των σταδίων που πρέπει να ολοκληρώσετε προτού υποβάλετε την αίτηση επιστροφής των εξόδων σας. Τα στάδια που δεν έχετε ακόμη ολοκληρώσει εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Τα στάδια που έχετε ολοκληρώσει επιτυχώς εμφανίζονται με πράσινο χρώμα. Στο παράδειγμα που ακολουθεί, μόνο το πρώτο και το τελευταίο στάδιο έχουν ολοκληρωθεί. Αυτό σημαίνει ότι ο τραπεζικός λογαριασμός είναι έγκυρος και ότι έχει επιβεβαιωθεί η συμμετοχή από τον διοργανωτή της συνεδρίασης. Ωστόσο, υπάρχουν 3 στάδια που εμφανίζονται ακόμη με κόκκινο χρώμα τα στοιχεία για το ταξίδι, τα έξοδα και τα δικαιολογητικά έγγραφα. 37

38 Η αίτηση εξακολουθεί να εμφανίζεται ως «Draft» (Υπό επεξεργασία) έως ότου ολοκληρωθούν όλα τα στάδια. Όταν ολοκληρωθούν όλα τα στάδια, εμφανίζονται με πράσινο χρώμα και η κατάσταση της αίτησης μετατρέπεται σε «Ready to Submit» (Έτοιμη για υποβολή). Ενεργοποιείται το κουμπί «Submit claim» (Υποβολή αίτησης): Επιλέξτε «Submit claim» (Υποβολή αίτησης) για να υποβάλετε την αίτηση επιστροφής εξόδων προς επικύρωση. Θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη, η οποία περιέχει μια δήλωση («Declaration»). Κάντε κλικ στο τετραγωνίδιο για να υπογράψετε τη δήλωση και επιλέξτε «Submit reimbursement» (Υποβολή αίτησης επιστροφής εξόδων). 38

39 Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα με πράσινο χρώμα στο πάνω μέρος της οθόνης, με το οποίο θα επιβεβαιώνεται ότι η αίτησή σας υποβλήθηκε και η κατάσταση θα μετατραπεί σε «Submitted» (Υποβλήθηκε). Στον κατάλογο συνεδριάσεων, εμφανίζεται επίσης ότι η αίτηση υποβλήθηκε («Submitted»): Τροποποίηση αίτησης επιστροφής εξόδων Η αίτηση επιστροφής εξόδων πρέπει να περάσει από διαδικασία επικύρωσης. Εάν υπάρχει οποιοδήποτε πρόβλημα με την αίτησή σας, ο διοργανωτής θα σας ζητήσει να την τροποποιήσετε. Θα λάβετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο θα περιέχει σύνδεσμο προς την αίτηση επιστροφής εξόδων: 39

40 Στο παραπάνω παράδειγμα, ο διοργανωτής ζητεί από τον συμμετέχοντα να τροποποιήσει αίτηση επιστροφής εξόδων για τη συνεδρίαση «All United». Ο λόγος σημειώνεται με επισήμανση με κίτρινο χρώμα. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο που περιλαμβάνεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μεταβείτε στην αίτηση. Η κατάσταση της αίτησης είναι «Ready to submit» (Έτοιμη για υποβολή). Κάντε κλικ στο κουμπί «Go to expenses claim» (Μετάβαση στην αίτηση επιστροφής εξόδων) και με κύλιση προς τα κάτω μεταβείτε στην ενότητα «Expenses» (Έξοδα). 40

41 Στη στήλη «Request for modification» (Αίτημα τροποποίησης) θα δείτε τον λόγο για τον οποίο ζητείται η τροποποίηση. Κάντε κλικ στο κουμπί «Edit» (Επεξεργασία) για να πραγματοποιήσετε τις αλλαγές: Για να τηλεφορτώσετε κάποιο αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί «Select files» (Επιλογή αρχείων). Επιλέξτε «Update» (Επικαιροποίηση) για να αποθηκευτούν οι πληροφορίες. Προχωρήστε εκ νέου στην υποβολή της αίτησης προς επικύρωση. Αφού ο διοργανωτής επικυρώσει την αίτησή σας για επιστροφή εξόδων, η κατάσταση στη στήλη «Expenses Claim (Αίτηση επιστροφής εξόδων) θα μετατραπεί σε «VALIDATED» (ΕΠΙΚΥΡΩΘΗΚΕ): 41

42 2.3. Ειδοποιήσεις Ως ανταποκριτής ή ως συμμετέχων θα λαμβάνετε διάφορες αυτόματες ειδοποιήσεις στο AGM. Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται σε πρόσωπα (πραγματικούς χρήστες του AGM). Παράλληλα με κάθε ειδοποίηση, θα λαμβάνετε επίσης μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο αποστέλλεται στη διεύθυνση που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε τον λογαριασμό ECAS. Οι ειδοποιήσεις εμφανίζονται στην καρτέλα ειδοποιήσεων («Notifications») όταν πραγματοποιούνται ορισμένες ενέργειες. Κατάλογος ειδοποιήσεων που αποστέλλονται σε ανταποκριτές Κατάλογος ειδοποιήσεων που αποστέλλονται σε συμμετέχοντες (εμπειρογνώμονες) Ειδοποιήσεις που αποστέλλονται σε ανταποκριτές Μεταβείτε στον ιστότοπο του AGM και επιλέξτε την καρτέλα «Notifications» (Ειδοποιήσεις) στην κεντρική οθόνη: Εδώ μπορείτε να δείτε όλες τις ειδοποιήσεις που έχετε λάβει ως ανταποκριτής, π.χ.: 42

43 επιβεβαίωση ότι έχετε αποστείλει τον κατάλογο συμμετεχόντων στον διοργανωτή της συνεδρίασης, υπενθύμιση ότι πρέπει να υποβάλετε τον κατάλογο συμμετεχόντων, ακόμη και αν είναι κενός, ενημέρωση ότι ο διοργανωτής της συνεδρίασης σάς έχει ζητήσει τροποποίηση του καταλόγου συμμετεχόντων, ενημέρωση για την επικύρωση του καταλόγου συμμετεχόντων από τον διοργανωτή της συνεδρίασης Ειδοποιήσεις που αποστέλλονται σε συμμετέχοντες Μεταβείτε στον ιστότοπο του AGM και επιλέξτε την καρτέλα «Notifications» (Ειδοποιήσεις) στην κεντρική οθόνη: Εδώ θα δείτε όλες τις ειδοποιήσεις που έχετε λάβει ως εμπειρογνώμονας, π.χ.: ενημέρωση ότι έχετε δηλωθεί για να συμμετάσχετε σε συνεδρίαση, ενημέρωση ότι η συμμετοχή σας επικυρώθηκε, ενημέρωση για τη δυνατότητα υποβολής της αίτησης επιστροφής των εξόδων σας (εάν δικαιούστε να λάβετε επιστροφή εξόδων) θα λάβετε αυτή την ειδοποίηση όταν ο διοργανωτής της συνεδρίασης επιβεβαιώσει τη συμμετοχή σας στη συνεδρίαση μετά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, 43

44 αίτημα για τροποποίηση της αίτησης επιστροφής των εξόδων σας θα λάβετε αυτή την ειδοποίηση εάν υπάρξει οποιοδήποτε πρόβλημα με την αίτησή σας, επιβεβαίωση της αποστολής του τραπεζικού εμβάσματος μέσω SWIFT. 44