ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 7 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η πιστοποίηση και παραλαβή/απολογισμός του φυσικού αντικειμένου και η παραλαβή των αντίστοιχων παραδοτέων του έργου, σύμφωνα με τους όρους και τις προδιαγραφές της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης εκτέλεσης έργου με ίδια μέσα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ3-04: Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Δ3-05: Υλοποίηση Έργου με ίδια μέσα Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ4-05: Έλεγχος τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Δ6-01: Ολοκλήρωση Έργου Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτείται από τη. Ενδέχεται να ακολουθήσει, τροφοδοτούμενη από τα αποτελέσματα της. Πραγματοποιείται παράλληλα και τροφοδοτεί τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση/εις ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο (παραδοτέα του αναδόχου ή του έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα).

2 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 7 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Πρωτόκολλα παραλαβής (ή απόρριψης) έργου ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου, με βάση το μηχανισμό πιστοποίησης. 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006 «Θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης», άρθρο 15, (δ). Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Δεκεμβρίου 2013, περί καθορισμού κοινών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής, το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5 και άρθρο 25 παρ.1 και 2. Ν. 4314/2014 σχετικά με την διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο και λοιπές διατάξεις. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ) Απόφαση 81986/ΕΥΘΥ712 σχετικά με τους εθνικού κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα του ΕΣΠΑ Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις»

3 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από 7 ΠΔ 432/ «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/ (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Παράδοση φυσικού αντικειμένου 2. Διενέργεια πιστοποίησης 3. Αξιολόγηση από την Επιτροπή Παραλαβής ή/ και την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής 4. Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης/ Άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης μηχανισμού πιστοποίησης 7.1. ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Ο ανάδοχος ή ο Υπεύθυνος Έργου στην περίπτωση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, υποχρεούται να παραδίδει/ απολογίζει το φυσικό αντικείμενο του έργου, τμηματικά ή στο σύνολό του, σύμφωνα με τους όρους, τις προδιαγραφές και τις προθεσμίες παράδοσης που ορίζει η σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα. Το φυσικό αντικείμενο παραδίδεται/ απολογίζεται στην αρμόδια Επιτροπή Παραλαβής ή την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής για έργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη σχετική σύμβαση, η αρμόδια Επιτροπή Παραλαβής ελέγχει και παραλαμβάνει το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο ως προς την ποσότητα, την ποιότητα και τις προθεσμίες παράδοσης.

4 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 7 Στην περίπτωση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα η αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής προβαίνει στις αντίστοιχες διαδικασίες τμηματικά και κατά την ολοκλήρωση του έργου. Ανάλογα με τη φύση του έργου και τα σχετικά παραδοτέα και εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά από τη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου μπορεί να λάβει μία από τις παρακάτω μορφές ή να αποτελέσει συνδυασμό τους: Διοικητική πιστοποίηση (επαλήθευση): Η διοικητική πιστοποίηση συνίσταται στην εξέταση όλων των αποδεικτικών στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου που υποβάλλονται από τον ανάδοχο ή τον Υπεύθυνο Έργου στην περίπτωση εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, στο πλαίσιο των υποχρεώσεών τους και σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική σύμβαση ή εγκριτική απόφαση. Η διοικητική πιστοποίηση εφαρμόζεται κυρίως στις περιπτώσεις έργων, το φυσικό αντικείμενο των οποίων μπορεί να πιστοποιηθεί στη βάση εγγράφων και αποδεικτικών στοιχείων, χωρίς να απαιτείται επιτόπου επίσκεψη της Επιτροπής Παραλαβής ή της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής. Επιτόπια επαλήθευση: Εφόσον η φύση του έργου ή η σχετική σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα το επιβάλουν ή εφόσον κρίνεται σκόπιμο από τα μέλη της αρμόδιας Επιτροπής Παραλαβής ή της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής, η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου πραγματοποιείται στο πλαίσιο αυτοψίας στους χώρους υλοποίησης του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Παραλαβής ή η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής προγραμματίζει επίσκεψη στο έργο, σύμφωνα με τις οριζόμενες στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα προθεσμίες παράδοσης του φυσικού αντικειμένου ή και με βάση τα στοιχεία προόδου του έργου (βλ. Δ4-02: "Έλεγχος προόδου έργου Παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος"). Η επίσκεψη πραγματοποιείται μετά τη γνωστοποίηση από τον ανάδοχο ή τον Υπεύθυνο Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) για την ολοκλήρωση μέρους ή του συνόλου του έργου. Στο πλαίσιο της αυτοψίας, η Επιτροπή Παραλαβής ή η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής διαπιστώνει το βαθμό προόδου του έργου και τη συμφωνία της πραγματικής υλοποίησης με τα αντίστοιχα δηλωθέντα στοιχεία προόδου του έργου, τη νομιμότητα και κανονικότητα της εκτέλεσης του έργου, καθώς και την τήρηση όλων των λοιπών υποχρεώσεων του αναδόχου ή του Υπεύθυνου Έργου στην περίπτωση των ιδίων μέσων, σε σχέση με το υλοποιούμενο έργο. Επίσης λαμβάνει εικόνα για τυχόν προβλήματα που προκύπτουν κατά την υλοποίηση του έργου, προκειμένου να προτείνει εφικτές και αποτελεσματικές λύσεις, στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών".

5 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Η ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Για τις περιπτώσεις έργων με ανάθεση σε τρίτους (συμβάσεις προμηθειών/ υπηρεσιών), μετά την ολοκλήρωση της διοικητικής ή επιτόπιας εξέτασης του φυσικού αντικειμένου, η Επιτροπή Παραλαβής αξιολογεί τα σχετικά ευρήματα. Σε περίπτωση που διαπιστωθούν ελλείψεις, η Επιτροπή μπορεί να προτείνει διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες εντός των χρονικών ορίων και σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται στη σύμβαση. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Παραλαβής συντάσσει και αποστέλλει στον ανάδοχο σχετική επιστολή, που περιγράφονται με σαφήνεια οι συστάσεις της. Στις περιπτώσεις σημαντικών αποκλίσεων ή παραλείψεων που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και αποδοτική υλοποίηση του έργου, ακολουθείται η διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Το σύνολο των προαναφερόμενων στοιχείων, τα οποία εξετάζονται κατά τη αξιολόγηση από την Επιτροπή Παραλαβής του έργου καταγράφονται σε πρακτικά, τα οποία συνυπογράφονται από τα μέλη της Επιτροπής. Αντίστοιχη με τα ανωτέρω διαδικασία ακολουθείται και για την περίπτωση των έργων που υλοποιούνται με ίδια μέσα, όπου μετά τη διαβίβαση των αποδεικτικών εγγράφων για την περάτωση των επιμέρους φάσεων του φυσικού αντικειμένου από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής είναι αρμόδια για την αξιολόγησή τους. Ομοίως σε περίπτωση που διαπιστωθούν ελλείψεις, η Επιτροπή προτείνει διορθωτικές ενέργειες εντός συγκεκριμένων χρονικών ορίων. Τα μέλη των Επιτροπών παρακολουθούν και ελέγχουν τη συμμόρφωση του αναδόχου ή Υπεύθυνου Έργου (στην περίπτωση των ιδίων μέσων) με τις συστάσεις τους ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Ή ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ / ΆΛΛΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Η διαδικασία πιστοποίησης, τμήματος ή του συνόλου, του φυσικού αντικειμένου του έργου ολοκληρώνεται με τη σύνταξη Πρωτοκόλλου από την αρμόδια Επιτροπή που έχει συγκροτηθεί για το σκοπό αυτό. Ανάλογα με τα ευρήματα της Επιτροπής, το Πρωτόκολλο μπορεί να είναι: 1. Πρωτόκολλο Παραλαβής: Συντάσσεται στις περιπτώσεις που η Επιτροπή Παραλαβής δεν διαπιστώσει σοβαρές ελλείψεις ή αποκλίσεις από τις οριζόμενες, στη σύμβαση προδιαγραφές και κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου προκειμένου να δρομολογηθούν οι διαδικασίες καταβολής της αναλογούσας πληρωμής στον ανάδοχο. 2. Πρωτόκολλο Απόρριψης: Συντάσσεται στις περιπτώσεις σοβαρών αποκλίσεων από τα οριζόμενα στη σύμβαση τεχνικά, λειτουργικά και λοιπά χαρακτηριστικά του φυσικού αντικειμένου του έργου και περιλαμβάνει επαρκή τεκμηρίωση της απόρριψης. Κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και στη Μονάδα Διαχείρισης

6 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 6 από 7 Έργων και στη συνέχεια ακολουθούν οι σχετικές διαδικασίες, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο θεσμικό πλαίσιο και τους συμβατικούς όρους. Ο Υπεύθυνος Έργου και η Μονάδα Διαχείρισης Έργων ενεργοποιούν τη διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Κατ αντιστοιχία των ανωτέρω, στην περίπτωση έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα, η Μονάδα Διαχείρισης Έργων εγκρίνει ή απορρίπτει τα αποδεικτικά περάτωσης των επιμέρους φάσεων προόδου του φυσικού αντικειμένου. Τα στοιχεία τεκμηρίωσης της διενεργηθείσας πιστοποίησης αποτελούν και σε αυτή την περίπτωση εισροή για την πληρωμή των δαπανών του έργου, αλλά και για την ενεργοποίηση της διαδικασίας Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών", σε περίπτωση διαπίστωσης προβλημάτων και δυσχερειών επί της υλοποίησης του έργου, τόσο από τον Υπεύθυνο Έργου και τη Μονάδα Διαχείρισης Έργων όσο και από την Επιτροπή Παραλαβής και την Επιτροπή Παρακολούθησης & Παραλαβής.

7 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 7 από 7 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Επιτροπή Παραλαβής Έργου (προμήθειες και υπηρεσίες) - Διενέργεια πιστοποίησης (διοικητική ή και επιτόπια επαλήθευση) υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου έργου - Διατύπωση συστάσεων - Έλεγχος συμμόρφωσης - Έκδοση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Έργου / Έγκριση των αποδεικτικών εγγράφων για την περάτωση των επιμέρους φάσεων προόδου του φυσικού αντικειμένου - Ενημέρωση του Υπεύθυνου Έργου και της Μονάδας Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου - Διενέργεια πιστοποίησης (διοικητική ή και επιτόπια επαλήθευση) υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου έργου (για περιπτώσεις έργων που υλοποιούνται με ίδια μέσα) - Παραλαβή του συνόλου του έργου μετά την ολοκλήρωσή του 9. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ / / 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Παραδοτέο φυσικό αντικείμενο (ανάλογα με τη φύση του έργου) και έγγραφα παράδοσης / απολογισμού του Πρακτικά Αξιολόγησης από τις Επιτροπές Παραλαβής έργου/ Παρακολούθησης και Παραλαβής έργου Έγγραφα συστάσεων προς τον ανάδοχο ή τον Υπεύθυνο Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) Πρωτόκολλα Παραλαβής (ή Απόρριψης) έργων ή αποδεικτικά της περάτωσης των επιμέρους φάσεων προόδου του φυσικού αντικειμένου