Ενισχυτική διδασκαλία στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης

Transcript

1 Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Αθήνας σελίδα 1 Ενισχυτική διδασκαλία στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Ενότητα 1: Επισκόπηση Πληροφοριακών Συστημάτων. Σχέση Πληροφοριακών Συστημάτων και Βάσεων Δεδομένων. Θέματα Σχεδιάσης και Υλοποίησης Πληροφριακών Συστημάτων. Χ. Σκουρλάς Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ Το περιεχόμενο του μαθήματος διατίθεται με άδεια Creative Commons εκτός και αν αναφέρεται διαφορετικά Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους.

2 σελίδα 2

3 Ενισχυτική διδασκαλία Πληροφοριακά Συστήματα. Χρήστος Σκουρλάς, σελίδα 3 Σκοπός Στις σημειώσεις αυτές σκοπός μας είναι να κάνουμε μία απλή παρουσίαση - επισκόπηση των Πληροφοριακών Συστημάτων. Επιπλέον, σκοπός μας είναι να να περιγράψουμε τη σχέση Πληροφοριακών Συστημάτων και Βάσεων Δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων είναι ένα σημαντικό εργαλείο για να δημιουργήσουμε και να υποστηρίξουμε Πληροφοριακά Συστήματα. Ο στόχος μας: Θα δούμε βασικές έννοιες σχετικά με τα Πληροφοριακά Συστήματα και τις Βάσεις Δεδομένων. Προσδοκώμενα αποτελέσματα: Όταν θα μελετήσεις αυτές τις σημειώσεις και με τις γνώσεις που θα αποκτήσεις θα μπορείς να κατανοήσεις και να περιγράψεις ένα Πληροφοριακό Σύστημα. Επιπλέον, θα μάθεις να σχεδιάζεις βάσεις δεδομένων που αποτελούν την «καρδιά» των Πληροφοριακών Συστημάτων. Έννοιες κλειδιά: Δεδομένα, πληροφορία και γνώση Οργανόγραμμα, λειτουργίες, μέσα και ανθρώπινοι ρόλοι σε ένα Πληροφοριακό Σύστημα Ανάλυση, σχεδιασμός και υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Ανάλυση Δεδομένων Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων Σχεσιακή Βάση δεδομένων

4 Κανονικοποίηση Στη συνέχεια κάνουμε κατά σειρά: 1) Μία εισαγωγή στις έννοιες δεδομένα, πληροφορία και γνώση. 2) Μία εισαγωγή σε έννοιες της Επιχείρησης / Οργανισμού / Εταιρείας. Η επιχείρηση / οργανισμός / εταιρεία αντιμετωπίζεται ως Κοινωνικό Σύστημα σελίδα 4 Στη συνέχεια διατυπώνουμε τέσσερις βασικές ερωτήσεις και προσπαθούμε να τις απαντήσουμε. Να ποιες είναι οι ερωτήσεις αυτές: 1 Τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ); 2 Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες του αναλυτή πληροφοριακών συστημάτων; 3 Ποια είναι τα κύρια εργαλεία του αναλυτή; 4 Ποια είναι τα «τυπικά» στάδια της ανάλυσης και του σχεδιασμού πληροφοριακών συστημάτων; Τέλος, συζητάμε σημαντικά θέματα σχεδιασμού (πχ Μοντελοποίηση) και υλοποίησης του Πληροφοριακού Συστήματος.

5 Δεδομένα (Data), πληροφορία (information) και γνώση (knowledge) Σήμερα διαπιστώνεται «έκρηξη» στην παραγωγή δεδομένων-στοιχείων (data), πληροφοριών (information) και γνώσης (knowledge) σε όλους τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας: Επιχείρηση, Επιστήμη, Ιατρική, Οικονομία, Περιβάλλον, Σπορ, Ψυχαγωγία κ.λπ. Για να κατανοήσουμε τις έννοιες που σχετίζονται άμεσα με το Πληροφοριακό σύστημα πρέπει να ξεκαθαρίσουμε τη διαφορά στις έννοιες: δεδομένα (Data), πληροφορία (information) και γνώση (knowledge) σελίδα 5 Διαφορά δεδομένων, πληροφορίας και γνώσης - Παράδειγμα Μία τραπεζική εφαρμογή είναι ένα σύνολο προγραμμάτων που χρησιμοποιεί η τράπεζα για να κάνει καλύτερα τις εργασίες της. Για παράδειγμα, μία τραπεζική εφαρμογή μπορεί να αφορά διαχείριση πιστωτικών καρτών. Δεδομένα -Στοιχεία Τα δεδομένα-στοιχεία της τραπεζικής εφαρμογής διαχείρισης πιστωτικών καρτών είναι καταχωρημένα στους παρακάτω πίνακες της βάσης δεδομένων: Πελάτης Κωδικός_ πελάτη Όνομα Ηλικία Αριθμός_πιστωτι κής_κάρτας Σπουδές ΝΙΚΟΥ ΔΗΜΟΤΙΚΟ ΣΠΥΡΟΥ ΛΥΚΕΙΟ Κινήσεις _Πελάτη Κωδικός_Κίνησης Κωδικός_ πελάτη Ποσό Αιτιολόγηση Ημερομηνία ΡΟΥΧΑ DVD ΔΙΔΑΚΤΡΑ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΡΟΥΧΑ

6 Κάθε κίνηση είναι μία γραμμή στον πίνακα Κινήσεις _Πελάτη. Πληροφορία Ο υπάλληλος που ελέγχει τις κινήσεις εκτυπώνει καταστάσεις σε μηνιαία βάση (ή και συχνότερα) ανά πελάτη. Επιπλέον, έχει συγκριτικά στοιχεία κίνησης κάρτας ανά μήνα. Αυτές οι καταστάσεις και τα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε αυτές είναι η πληροφορία που έχει ανά πελάτη. σελίδα 6 Να οι κινήσεις του πελάτη ΝΙΚΟΥ για τους μήνες Οκτώβριο και Νοέμβριο Κωδικός_ πελάτη Όνομα Ηλικία Αριθμός_πιστωτι κής_κάρτας Σπουδές ΝΙΚΟΥ ΔΗΜΟΤΙΚΟ Μηνιαίες κινήσεις πελάτη: ΝΙΚΟΥ ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2010 Κωδικός_Κίνησης Ποσό Αιτιολόγηση Ημερομηνία ΡΟΥΧΑ 10/10/ DVD 20/10/2010 ΣΥΝΟΛΟ ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ ΔΙΔΑΚΤΡΑ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 01/11/ ΡΟΥΧΑ ΣΥΝΟΛΟ Γνώση (Knowledge) Στη διάθεση του υπαλλήλου είναι μία λίστα με καταγεγραμμένα τα σημεία που πρέπει να προσέξει. Πρώτο στη λίστα είναι το εξής: «Αν ο πελάτης έχει ασυνήθιστα μεγάλη χρέωση τον τρέχοντα μήνα σε σχέση με τους προηγούμενους τότε πρέπει να εξετάσεις το ζήτημα! Κάτι συμβαίνει!». Αυτή η λίστα που έχει ο υπάλληλος περιλαμβάνει την καταγεγραμμένη δηλαδή τη ρητή γνώση. Έτσι ο υπάλληλος πρέπει να εξετάσει το ζήτημα. Θα μπορούσε όμως ο υπάλληλος εξετάζοντας τα στοιχεία στις εκτυπωθείσες κινήσεις να διαπιστώσει ότι οι μηνιαίες δαπάνες είναι παρόμοιες. Για παράδειγμα θα μπορούσε το συνολικό ποσό για τον Οκτώβριο να είναι 1100 και για το Νοέμβριο 1273,80.

7 Τότε, όμως, ένας έμπειρος υπάλληλος διαπιστώνει ότι ο κάτοχος της κάρτας, που είναι απόφοιτος πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης, ηλικίας 78 ετών, πληρώνει με κάρτα επιστημονικό συνέδριο. Η λίστα που έχει στη διάθεσή του ο υπάλληλος δεν περιλαμβάνει κάτι σχετικό. Παρά το γεγονός αυτό ο έμπειρος υπάλληλος γνωρίζει ότι η πληροφορία που έχει πρέπει να διερευνηθεί. Αυτή η γνώση είναι παράδειγμα άρρητης γνώσης που πρέπει να καταγραφεί. σελίδα 7

8 Επιχείρηση/Οργανισμός/Εταιρεία ως Κοινωνικό Σύστημα Ένα κοινωνικό σύστημα περιλαμβάνει ένα σύνολο ανθρώπων που έχουν κάποια σχέση μεταξύ τους και έχουν κοινούς στόχους, δράση κ.λπ. Στη συνέχεια, με τον όρο επιχείρηση/οργανισμό/εταιρεία εννοούμε (ένα κοινωνικό σύστημα που περιλαμβάνει) ένα σύνολο ανθρώπων που εργάζονται στην επιχείρηση / οργανισμό / εταιρεία, και μέσω ορθολογιστικά συντονισμένων ενεργειών, επιδιώκουν την επίτευξη κάποιου στόχου. σελίδα 8 Για παράδειγμα, στις αρμοδιότητες της ανώνυμης εταιρείας Ο.Α.Σ.Α. Α.Ε. Οργανισμός Αστικών Συγκοινωνιών Αθήνας σύμφωνα με το Άρθρο 1 του Νόμου 2669/98 «ανήκουν ο σχεδιασμός, ο προγραμματισμός, η οργάνωση, ο συντονισμός, ο έλεγχος και η παροχή του συγκοινωνιακού έργου με όλα τα Μέσα Μαζικής Μεταφοράς (ΜΜΜ) στην ευρύτερη περιοχή των Αθηνών.» «Η εκτέλεση του συγκοινωνιακού έργου στην περιοχή αρμοδιότητας του ΟΑΣΑ γίνεται με τα παρακάτω μέσα από τις Εταιρείες Παροχής Συγκοινωνιακού Έργου (ΕΠΣΕ, Άρθρο 14, παρ. 3β, Ν. 3297/ 2004). 1. Λεωφορεία, Εταιρεία Θερμικών Λεωφορείων (Ε.ΘΕ.Λ. Α.Ε.) 2. Τρόλεϊ, Ηλεκτροκίνητα Λεωφορεία Περιοχής Αθηνών Πειραιώς (Η.Λ.Π.Α.Π. Α.Ε.) 3. Τρεις (3) γραμμές μετρό: Γραμμή 1, Ηλεκτρικοί Σιδηρόδρομοι Αθηνών - Πειραιώς (Η.Σ.Α.Π. Α.Ε.) Γραμμές 2 και 3, Αττικό Μετρό Εταιρία Λειτουργίας (Α.Μ.Ε.Λ. Α.Ε.) 4. Τρεις (3) γραμμές τραμ, ΤΡΑΜ Α.Ε. 5. Γραμμές προαστιακού σιδηροδρόμου, Γενική Διεύθυνση Προαστιακών Μεταφορών της ΤΡΑΙΝΟΣΕ Α.Ε.» «Πρωταρχικός στόχος του Ομίλου ΟΑΣΑ αποτελεί η αξιοπιστία, η συνέπεια και η ταχύτητα στην εξυπηρέτηση του επιβατικού κοινού στην ευρύτερη περιοχή των Αθηνών. Καθημερινό μέλημα αποτελεί η ποιοτική και ποσοτική βελτίωση των υπηρεσιών του σε συνδυασμό με τη διαρκή προσφορά στο κοινωνικό σύνολο.» Υποσυστήματα οργανισμού / επιχείρησης Ενας οργανισμός, μπορεί να θεωρηθεί ότι αποτελείται από τρία υποσυστήματα, καθένα από τα οποία επεξεργάζεται, παράγει ή ελέγχει διαφορετικά πράγματα Συγκεκριμένα: 1.Το φυσικό σύστημα παραγωγής, που μετασχηματίζει την πρώτη ύλη σε προϊόν σύμφωνα με τις εντολές που παίρνει από το (υπό) σύστημα διοίκησης.

9 2.Το σύστημα διοίκησης / λήψης αποφάσεων, που επεξεργάζεται τις πληροφορίες και τα δεδομένα που παίρνει από το σύστημα παραγωγής πληροφοριών και δίνει εντολές στο φυσικό σύστημα παραγωγής και 3.Το πληροφοριακό σύστημα, που αποτελεί το συνδετικό κρίκο των δύο άλλων υποσυστημάτων, φροντίζοντας για τη ροή των πληροφοριών ανάμεσά τους (Κιουντούζης, 1997). σελίδα 9 Βασικός ρόλος της διοίκησης ενός οργανισμού είναι η αξιολόγηση των πληροφοριών που μέσω του πληροφοριακού συστήματος φτάνουν σε αυτή, με στόχο τη λήψη αποφάσεων σύμφωνων με τη στρατηγική του οργανισμού. Η στρατηγική αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι ενός οργανισμού, συνδεδεμένου στενά με τη χρήση της πληροφορικής. Το Παράδειγμα της Γαλακτοβιομηχανίας Μπε-Μπε Η Μπε-Μπε είναι γνωστή μεγάλη γαλακτοβιομηχανία και έχει δημιουργήσει πάνω από 200 γαλακτοκομικά προϊόντα που απευθύνονται σε καταναλωτές τόσο στην Ελλάδα όσο και διεθνώς, κυρίως στις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης αλλά και την Ασία, την Αμερική, την Αυστραλία. Έχει τρία (3) εργοστάσια στην Ελλάδα και ένα (1) στην Αμερική. Το ανθρώπινο δυναμικό της ξεπερνά τους 1000 εργαζόμενους και ο τζίρος της είναι της τάξεως των 500 εκατομμυρίων ευρώ. Η Μπε-Μπε, επιπλέον, έχει ένα άρτια οργανωμένο δίκτυο διανομής στην Ελλάδα, που ξεπερνά τα 450 φορτηγά-ψυγεία διανομής. Σύστημα Παραγωγής Είναι υπεύθυνο για την συνολική διαχείριση των τεχνικών και παραγωγικών διαδικασιών των εργοστασίων. Οι κύριες πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται για τα προϊόντα είναι το φρέσκο αγελαδινό γάλα, ημιεπεξεργασμένη μάζα αγελαδινού και αιγοπρόβειου τυριού (μπασκί), συμπυκνωμένο γάλα χαμηλών λιπαρών, κρέμα γάλακτος καθώς και τα φρούτα και λοιπά συστατικά που περιλαμβάνονται σε ορισμένα προϊόντα γιαουρτιού. Στα εργοστάσια οι πρώτες ύλες μετασχηματίζονται σε γαλακτοκομικά προϊόντα: τυποποιημένο γιαούρτι, γάλα, τυρί, επιδόρπια. Σύστημα Διοίκησης Έχει την συνολική εποπτεία της λειτουργίας της επιχείρησης. Καθορίζει τους μακροπρόθεσμους στρατηγικούς στόχους και επιβλέπει την υλοποίηση τους. Έχει την ευθύνη της παρακολούθησης της αποτελεσματικότητας και λειτουργικότητας της εταιρείας. Πληροφοριακό Σύστημα Οι μεγάλες γαλακτοβιομηχανίες και γενικότερα οι μεγάλες βιομηχανίες τροφίμων χρησιμοποιούν για τη μηχανογράφησή τους Enterprise Resource Planning - ERP σύστημα. Η γαλακτοβιομηχανία Μπε-Μπε έχει ένα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα που βασίζεται σε γνωστό ERP σύστημα. Περιλαμβάνει διάφορες συνιστώσες:

10 Η συνιστώσα για τη χρηματοοικονομική (Financial) λειτουργία της επιχείρησης χρησιμοποιείται από διευθυντές και στελέχη για την έκδοση τιμολογίων, αποδείξεων πληρωμών, κοστολόγηση προϊόντων κλπ. Η συνιστώσα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (Human Resources) χρησιμοποιείται, επίσης, από διευθυντές και στελέχη. Αφορά την έκδοση μισθοδοσίας και την αξιολόγηση των εργαζομένων. σελίδα 10 Η συνιστώσα διαχείρισης παραγωγής (Production) χρησιμοποιείται από διευθυντές και στελέχη για τον έλεγχο των αποθεμάτων και την παραγωγή των προϊόντων. Η συνιστώσα διαχείρισης υλικού (Material Management) χρησιμοποιείται από διευθυντές μέσου επιπέδου από την αρχική αίτηση αγοράς μέχρι και την τελική αγορά του προϊόντος και τη διαχείρηση των αποθεμάτων και το οικονομικό κόστος της αποθήκευσής των εμπορευμάτων. Τέλος, χρησιμοποιείται ένα σύστημα για τις πωλήσεις των υποκαταστημάτων που ενημερώνει τον οικονομικό διευθυντή όπως επίσης και ένα σύστημα που συλλέγει στατιστικά στοιχεία πωλήσεων και ενημερώνει τους διευθυντές μέσου επιπέδου σχετικά με την πορεία των πωλήσεων της επιχείρησης. Επεξήγηση του όρου Enterprise Resource Planning Αντιγράφουμε από την ΒΙΚΙΠΑΙΔΕΙΑ (Σεπτέμβριος 2015) «Τα συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (enterprise resource planning systems) ενσωματώνουν εσωτερικές και εξωτερικές πληροφορίες διαχείρισης σε έναν ολόκληρο οργανισμό συνδυάζοντας χρηματοδότηση/λογιστική, κατασκευή, πωλήσεις και υπηρεσίες, διαχείριση πελατειακών σχέσεων κτλ. Τα συστήματα ERP αυτοματοποιούν αυτές τις δραστηριότητες με μια ολοκληρωμένη εφαρμογή λογισμικού. Ο σκοπός τους είναι να διευκολύνουν τη ροή των πληροφοριών μεταξύ όλων των επιχειρησιακών λειτουργιών μέσα στα όρια της οργάνωσης και να καταφέρουν τις συνδέσεις προς τα έξω με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Τα συστήματα ERP μπορούν να εκτελεστούν σε μια ποικιλία υλικού και διαμορφώσεις δικτύου που απασχολούν συνήθως μια βάση δεδομένων ως αποθήκη για πληροφορίες». Στρατηγική Οι στρατηγικές πρωτοβουλίες της γαλακτοβιομηχανίας περιλαμβάνουν: (i) διατήρηση της ηγετικής θέσης στην ελληνική αγορά γιαουρτιού και επιδορπίων γάλακτος, (ii) επένδυση στις διεθνείς αγορές όσον αφορά το γιαούρτι, (iii) αύξηση του μεριδίου στα σύγχρονα τυποποιημένα τυριά, (iv) ενδυνάμωση της θέσης στην αγορά του γάλακτος ψυγείου

11 Οργανωσιακή μνήμη H οργανωσιακή μνήμη (organizational memory) μιας επιχείρησης σχετίζεται με τη δυνατότητα να μεταδίδονται και να διατηρούνται πληροφορίες, από παλαιότερα σε νεότερα μέλη του κοινωνικού συστήματος. (Stein E.W., 1995). Στα πλαίσια του οργανισμού, παρατηρούμε ότι η οργανωσιακή μνήμη είναι το μέσο με το οποίο η γνώση του παρελθόντος συνδέεται με δραστηριότητες του παρόντος, συμβάλλοντας κατ αυτό τον τρόπο σε υψηλότερα επίπεδα αποδοτικότητας (Stein E.W., 1995). Δραστηριότητες που σχετίζονται με τον παραπάνω ορισμό είναι η λήψη αποφάσεων, η σχεδίαση, η καθοδήγηση, η επικοινωνία κοκ. σελίδα 11 Η γνώση ενός οργανισμού φυλάσσεται σε μια ειδική βάση, η οποία μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως εξής (O Leary, 1998): γνώση σχετική με προτάσεις που ο οργανισμός έκανε στο παρελθόν (proposals knowledge repository), γνώση που αφορά νέα σχετικά με συγκεκριμένους τομείς του οργανισμού (news knowledge repository), γνώση που αφορά στον τρόπο με τον οποίο μπορούν να γίνουν ορισμένα πράγματα με τον καλύτερο τρόπο (best practices repository) και γνώση σχετική με τις δεξιότητες των ατόμων που καθορίζουν και το ποιος είναι ο ειδικός σε κάθε αντικείμενο (experts knowledge repository). Βασική μέριμνα παραμένει η ελαχιστοποίηση των αναγκών για δημιουργία λογισμικού (Abecker et al., 1998). Οι οργανισμοί δεν είναι διατεθειμένοι να επενδύσουν μεγάλα ποσά σε καινοτομικές τεχνολογίες που δεν παρέχουν σαφή οφέλη σε σύντομο χρονικό διάστημα. Αυτό οδήγησε πολλούς ερευνητές να προτείνουν ότι οι οργανωσιακές μνήμες θα πρέπει να εξερευνούν την ήδη διαθέσιμη πληροφορία (κυρίως από βάσεις δεδομένων και ηλεκτρονικά κείμενα ή έγγραφα), παρέχοντας οφέλη με ελάχιστο κόστος. Βιβλιογραφία 1. Abecker A., Bernardi A., Hinkelmann K., Kuhn O. and M. Sintek (1998a). Techniques for Organizational Memory Information Systems, DFKI Document D O Leary D. (1998). Using AI in knowledge management: Knowledge Bases and Ontologies. IEEE Intelligent Systems, May/June 1998, pp Stein E. W., (1995). Organizational Memory: Review of concepts and Recommendations for Management, International Journal of Information Management, Vol. 15, No 2 pp Κιουντούζης Ε. (1997). Μεθοδολογίες Ανάλυσης και σχεδιασμού Πληροφοριακών Συστημάτων, εκδ. Ε. Μπένου, Αθήνα.

12 Τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ); Αρχίζουμε με ένα απόσπασμα από τις σημειώσεις των Ε. Κεχρή και Δ. Δρανίδη, εισηγητών του μαθήματος Πληροφοριακά Συστήματα Ι, Τμήμα Πληροφορικής ΤΕΙ Θεσ/κης σελίδα 12 «Τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα που βασίζονται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή (Η/Υ) συλλέγουν, αποθηκεύουν, αναλύουν και διαχέουν δεδομένα και πληροφορίες. Με τον τρόπο αυτό υποστηρίζουν τις λειτουργίες μίας επιχείρησης και παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται στην διοίκησή της για αποτελεσματικότερες αποφάσεις. Τα πληροφοριακά συστήματα εκτός από τους υπολογιστές περιλαμβάνουν τους ανθρώπους που συλλέγουν και χρησιμοποιούν τις πληροφορίες, τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή, την οργάνωση και την χρήση των πληροφοριών, τα μέσα στα οποία καταχωρούνται οι πληροφορίες κλπ.» Ακολουθεί απόσπασμα που βασίζεται στις σημειώσεις των Μ. Δενδρινού, Χ. Παπαθεοδώρου εισηγητών του μαθήματος Πληροφοριακά Συστήματα, Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών Επιστήμη Πληροφορίας Ιόνιο Πανεπιστήμιο TEI Αθήνας «Πληροφοριακό Σύστημα Είναι ο συνεκτικός κρίκος των υποσυστημάτων μιας επιχείρησης Λειτουργεί όπως το κυκλοφοριακό σύστημα σε ένα οργανισμό Στοχεύει στη βέλτιστη λειτουργία του όλου συστήματος Συνεισφέρει στη δημιουργία αλλαγών ώστε η επιχείρηση να προσαρμόζεται στο περιβάλλον της.» «Πληροφοριακό Σύστημα είναι Ολοκληρωμένο σύστημα που περιλαμβάνει: Αρχές, διαδικασίες, οργανωτική δομή Προσωπικό δεδομένα Υλικό, εγκαταστάσεις, δίκτυα επικοινωνιών και λογισμικό που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και με το περιβάλλον με σκοπό την παραγωγή και διαχείριση πληροφορίας για την υποστήριξη των λειτουργιών ενός οργανισμού.» Να και ένα πολύ γνωστό σχήμα στο οποίο φαίνονται Στοιχεία του Πληροφοριακού Συστήματος και πως αλληλεπιδρούν μεταξύ τους.

13 σελίδα 13 Συμπεράσματα Το Π.Σ. είναι ένα κοινωνικο-τεχνικό σύστημα. Υποστηρίζει τις λειτουργίες μιας επιχείρησης. Πρέπει να συνεξετάζεται με την επιχείρηση. Βασικές παράμετροι μελέτης επιχείρησης: δομή, διαδικασίες, άνθρωποι, τεχνολογία. Μέγεθος, οργάνωση, πόροι, ψυχολογία, βαθμός χρήσης νέων τεχνολογιών και εμπιστοσύνη στις νέες τεχνολογίες Υπάρχουν Πληροφοριακά συστήματα που δεν εξυπηρετούν την επιχείρηση στην οποία λειτουργούν ή ανεβάζουν το κόστος λειτουργίας της. Μία προσέγγιση επαγγελματία (a practitioner s approach) στις έννοιες οργανισμός, επιχείρηση, εταιρεία. Θα εξετάσουμε τις έννοιες στην αρχή, κυρίως, «πρακτικά» χρησιμοποιώντας παραδείγματα. Παραδείγματα οργανισμών, επιχειρήσεων και εταιρειών είναι: ΟΤΕ, ΕΛΤΑ, ο δήμος της Αθήνας, η Εθνική Βιβλιοθήκη, η Δημόσια Κεντρική βιβλιοθήκη Βεροίας, η αλυσίδα Super Markets «Σκλαβενίτης», τα καταστήματα με επωνυμία «ΖΑΡΑ», τα ΝΑΥΠΗΓΕΙΑ Ελευσίνας, η γαλακτοβιομηχανία ΦΑΓΕ, το ΤΕΙ Αθήνας. Άσκηση Διαβάστε τα παρακάτω κείμενα ή βρείτε (και) άλλα στο διαδίκτυο και γράψτε μικρή περιγραφή (5-10 γραμμές) για τρία από τα παραπάνω παραδείγματα οργανισμών, επιχειρήσεων και εταιρειών. Για παράδειγμα γράψτε σύντομα τι είναι, ποιες δραστηριότητες έχει κ.λπ.

14 Οργανισμός Τηλεπικοινωνιών της Ελλάδος (ΟΤΕ A.E.) ( Ο Οργανισμός Τηλεπικοινωνιών της Ελλάδος (ΟΤΕ A.E.) είναι ο μεγαλύτερος τηλεπικοινωνιακός πάροχος στην Ελλάδα, ενώ μαζί με τις θυγατρικές του αποτελεί σήμερα έναν από τους κορυφαίους τηλεπικοινωνιακούς oμίλους στην Νοτιοανατολική Ευρώπη. Ο ΟΤΕ είναι μία από τις πέντε μεγαλύτερες εταιρείες στο Χρηματιστήριο Αθηνών σύμφωνα με την κεφαλαιοποίηση, ενώ οι μετοχές του διαπραγματεύονται στο διεθνές χρηματιστήριο του Λονδίνου. Μετά από συμφωνία ανάμεσα στην Ελληνική Κυβέρνηση και την Deutsche Telekom, από τις 5 Νοεμβρίου 2008, κατείχαν ο καθένας 25% συν μία μετοχή του μετοχικού κεφαλαίου του ΟΤΕ. Από 31 Ιουλίου 2009, μετά από την πώληση επιπλέον 5% μετοχών και δικαιωμάτων ψήφου του Ελληνικού Δημοσίου, το ποσοστό του Ελληνικού Δημοσίου στον ΟΤΕ ανέρχεται σε 20% και της Deutsche Telekom σε 30%. Ο Όμιλος ΟΤΕ προσφέρει, ευρυζωνικές υπηρεσίες, σταθερή και κινητή τηλεφωνία, επικοινωνία δεδομένων υψηλών ταχυτήτων και υπηρεσίες μισθωμένων γραμμών. Παράλληλα με τις κύριες τηλεπικοινωνιακές του δραστηριότητες, στην Ελλάδα, δραστηριοποιείται και στους τομείς των δορυφορικών επικοινωνιών, των ακινήτων και της εκπαίδευσης. Ο Όμιλος ΟΤΕ απασχολεί περίπου άτομα σε 4 χώρες. σελίδα 14 Όραμα Όραμα του ΟΤΕ είναι να προσφέρει ολοκληρωμένες τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες υψηλού επιπέδου έτσι ώστε να αποτελεί την πρώτη επιλογή των πελατών στην Ελλάδα και τη Ν.Α Ευρώπη, καθώς και να ενεργεί ως «υπεύθυνος πολίτης», έτσι ώστε η παρουσία και η δράση του να προσθέτουν αξία σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στις χώρες όπου δραστηριοποιείται. Στρατηγική Οι βασικές στρατηγικές επιδιώξεις της εταιρείας είναι: Βελτιστοποίηση όλων των διαδικασιών του ΟΤΕ μέσα από βιώσιμες μειώσεις κόστους, και διαρκής βελτίωση στην ευελιξία και την παραγωγικότητα Επέκταση της διείσδυσης της ευρυζωνικότητας στην εγχώρια αγορά και διατήρηση της ηγετικής θέσης του ΟΤΕ με μέγιστη αξιοποίηση των ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων της εταιρείας, μέσω της παροχής καινοτόμων προϊόντων, υπηρεσιών και ολοκληρωμένων λύσεων τηλεπικοινωνιών και πληροφορικής Αξιοποίηση της σύγκλισης των τεχνολογιών με τη δημιουργία εμπορικών προτάσεων, και συνεχής βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών Εστίαση σε εγχώριες και διεθνείς δραστηριότητες που παρουσιάζουν προοπτικές περαιτέρω ανάπτυξης Ενίσχυση της στενότερης συνεργασίας των θυγατρικών τόσο μεταξύ τους όσο και με τη μητρική εταιρεία.

15 Δημόσια Κεντρική βιβλιοθήκη Βεροίας H Βιβλιοθήκη με λίγα λόγια ( Η Βιβλιοθήκη είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου και υπάγεται στο Υπουργείο Εθνικής Παιδείας & Θρησκευμάτων. Εποπτεύεται από Εφορεία με τριετή θητεία, η οποία ορίζεται από την Περιφέρεια. Αριθμεί πάνω από μέλη σήμερα και το 2007 δάνεισε τεκμήρια στην Κεντρική Βιβλιοθήκη. Η Δημόσια Βιβλιοθήκη Βέροιας παρέχει τις υπηρεσίες της μέσω του Κεντρικού της κτηρίου, του παρατήματος, και των δύο Κινητών Βιβλιοθηκών της, οι οποίες επισκέπτονται περισσότερα από 50 δανειστικά κέντρα, σε περιοχές της Κ.Δ. Μακεδονίας. Το Παράρτημα της, στεγάζεται στο σχολικό συγκρότημα του 7ου και 11ου σχολείου δίπλα στο Αρχαιολογικό Μουσείο. Η συλλογή της περιλαμβάνει πάνω από τόμους βιβλίων ( από αυτούς είναι καταχωρημένοι σε ηλεκτρονική μορφή) και μπορούν να αναζητηθούν μέσω του διαδικτύου. Εκτός από το έντυπο υλικό η συλλογή περιλαμβάνει και οπτικοακουστικό υλικό (VHS, DVD, CD-ROM, DVD- ROM, CD μουσικής). σελίδα 15 Καταστήματα ZARA Εταιρεία ( Η αλυσίδα Zara είναι μια από τις σημαντικότερες εταιρείες διεθνούς μόδας. Ανήκει στην Inditex, έναν από τους μεγαλύτερους ομίλους διανομής παγκοσμίως. Ο πελάτης αποτελεί το κέντρο του ιδιαίτερου μοντέλου επιχειρηματικότητας, το οποίο περιλαμβάνει τον σχεδιασμό, την κατασκευή, τη διανομή και την πώληση μέσω του δικού της μεγάλου δικτύου καταστημάτων. Περισσότερες πληροφορίες από την ιστοσελίδα της εταιρείας του ομίλου Inditex: Inditex is one of the world's largest fashion retailers, welcoming shoppers at its eight store formats -Zara, Pull & Bear, Massimo Dutti, Bershka, Stradivarius, Oysho, Zara Home and Uterqüe - boasting stores in 77 countries. The first Zara shop opened in 1975 in A Coruña, Spain, a city in which the Group first began doing business and which is still home to its headquarters. Its stores can now be found in prime locations in more than 400 cities in Europe, the Americas, Asia and Africa. Zara welcomes shoppers in 77 countries to its network of stores in upscale locations in the world's largest cities. The retailer's international footprint proves that national borders are no hindrance to a shared fashion culture. Άσκηση Αναφέρατε τουλάχιστον τρία δικά σας παραδείγματα οργανισμών / εταιρειών / επιχειρήσεων χωρίς εκτενή περιγραφή.

16 Άσκηση Γράψτε ένα παράδειγμα οργανισμού / εταιρείας / επιχείρησης με μικρή περιγραφή (5-10 γραμμές) που να γνωρίζετε καλά. Αν δε γνωρίζετε δοκιμάστε να περιγράψετε το τμήμα ή τη σχολή που φοιτάτε. Για παράδειγμα διαβάστε την παρακάτω περιγραφή του τμήματος Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ στο οποίο φοιτάτε και γράψτε δική σας περιγραφή. σελίδα 16 Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ του Τ.Ε.Ι. Αθήνας Το Τμήμα Πληροφορικής του Τ.Ε.Ι. Αθήνας δημιουργήθηκε στο πλαίσιο του νόμου 1404/83, ως Τμήμα της Σχολής Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.ΕΦ.) με όνομα «Τμήμα Ανάλυσης και Προγραμματισμού Η/Υ», και δέχθηκε τους πρώτους σπουδαστές του τον Οκτώβριο του Οι πρώτοι, που ολοκλήρωσαν με επιτυχία το προπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών του Τμήματος, αποφοίτησαν το Το ακαδημαϊκό έτος , το Τμήμα μετονομάστηκε σε Τμήμα Πληροφορικής. Αρχικά, το Τμήμα Πληροφορικής ξεκίνησε τη λειτουργία του με 3 μόνιμους καθηγητές, πολλούς έκτακτους και μία εργαστηριακή αίθουσα με ένα σύστημα Cromemco. Με την υλικοτεχνική υποδομή και το προσωπικό που διέθετε, παρείχε μία εξειδίκευση στον τομέα της Επιστήμης της Πληροφορικής, που αφορούσε στο λογισμικό (software) εφαρμογών/συστήματος. Η διάρκεια σπουδών ήταν τριετής (6 εξάμηνα) και ολοκληρωνόταν με μία εξάμηνη πρακτική άσκηση σε φορείς του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα. Από το χειμερινό εξάμηνο του ακαδημαϊκού έτους , η διάρκεια σπουδών έγινε τετραετής (8 εξάμηνα). Από το χειμερινό εξάμηνο του ακαδημαϊκού έτους υλοποιούνται στο πλαίσιο του Προγράμματος Σπουδών δύο Κύκλοι Μαθημάτων: ο Κύκλος Πληροφοριακών Συστημάτων και Εφαρμογών και ο Κύκλος Επικοινωνιακών και Υπολογιστικών Συστημάτων. Ο τελειόφοιτος ολοκληρώνει τις σπουδές του στο 8ο εξάμηνο σπουδών με την εκπόνηση της Πτυχιακής Εργασίας και την εκπλήρωση της Πρακτικής Άσκησης. Σήμερα, το Τμήμα Πληροφορικής έχει στη διάθεσή του 8 σύγχρονα εργαστήρια με δικτυακή υποδομή υψηλών ταχυτήτων, 24 μόνιμα μέλη Εκπαιδευτικού Προσωπικού και 40 περίπου εργαστηριακούς και επιστημονικούς συνεργάτες. Το Τμήμα Πληροφορικής ήταν ένα από τα πρώτα πέντε Τμήματα της Ανώτατης Εκπαίδευσης τα οποία αξιολογήθηκαν από εξωτερικούς αξιολογητές της Αρχής Διασφάλισης Ποιότητας (Α.ΔΙ.Π.). Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης ήταν ιδιαίτερα θετικά. Τον Ιούνιο 2009, το Τμήμα Πληροφορικής του Τ.Ε.Ι. Αθήνας γιόρτασε τα 25 χρόνια από την ίδρυσή του με την πραγματοποίηση εορταστικής εκδήλωσης κεντρικός ομιλητής της οποίας ήταν ο διακεκριμένος Καθηγητής του Τμήματος Πληροφορικής, του Πανεπιστημίου της California στο Berkeley των Η.Π.Α. Χρήστος Παπαδημητρίου.

17 Το Πληροφοριακό Σύστημα σαν κοινωνικό σύστημα Το Πληροφοριακό Σύστημα το αντιμετωπίζουμε σαν ένα κοινωνικό σύστημα αποτελούμενο από τέσσερις (4) συσχετιζόμενες συνιστώσες: 1. Αρχιτεκτονική-Οργανωτική δομή του Πληροφοριακού Συστήματος 2. Λειτουργίες του Πληροφοριακού Συστήματος 3. Μέσα (resources) που χρησιμοποιούμε στο Πληροφοριακό Σύστημα 4. Προσωπικό (personnel) που θα απασχολείται στο στο Πληροφοριακό Σύστημα σελίδα 17 Αναλυτής Συστημάτων είναι ο επιστήμονας (συνήθως επιστήμονας της πληροφορικής) που ασχολείται με την ανάλυση και το σχεδιασμό ενός Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) ενός Οργανισμού ή μιας Επιχείρησης. Παράδειγμα Θα υποθέσουμε ότι παίζετε το ρόλο του Αναλυτή Συστημάτων και αναλαμβάνετε να σχεδιάσετε το Πληροφοριακό Σύστημα μιας βιβλιοθήκης. Τότε θα πρέπει να πείτε: 1. Πως πρέπει να είναι οργανωμένη η βιβλιοθήκη δηλαδή ποιά τμήματα πρέπει να έχει κ.λπ. 2. Ποιες λειτουργίες υποστηρίζει η βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα η βιβλιοθήκη: A) καταγράφει σε Η/Υ ποια βιβλία αγοράζει, B) δανείζει βιβλία, Γ) έχει μία ιστοσελίδα με όλα τα βιβλία της (Open Access Catalog) για να μας εξυπηρετεί κ.λπ. 3. Ποια μέσα έχει. Υπολογιστές, φωτοτυπικά μηχανήματα, προγράμματα οργάνωσης της βιβλιοθήκης, γραφεία εξυπηρέτησης κ.λπ 4. Τι ακριβώς κάνει κάθε υπάλληλος της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα δύο υπάλληλοι καταγράφουν τα βιβλία. Ένας υπάλληλος κάνει τις παραγγελίες.

18 1.1 Αρχιτεκτονική και Οργανωτική δομή του Πληροφοριακού Συστήματος H οργανωτική δομή του Πληροφοριακού Συστήματος, συνήθως, εκφράζεται με οργανόγραμμα που περιγράφει τη σχέση Διευθύνσεων, Τμημάτων, Γραφείων κ.λπ. Συνοδεύεται από επεξηγηματικό κείμενο που περιγράφει σύντομα κάποιες λειτουργίες και το προσωπικό των τμημάτων κ.λπ. σελίδα 18 Παράδειγμα: Οργανόγραμμα βιβλιοθήκης 1.2 Λειτουργίες Περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών του Οργανισμού/Επιχείρησης και των αναγκών των πελατών του. Σύμφωνα με πολλές γνωστές μεθοδολογίες, ενδιαφέρει ιδιαίτερα η αποτύπωση της ροής της πληροφορίας στον οργανισμό και η μοντελοποίηση δεδομένων. 1.3 Μέσα (resources) Όταν αναφερόμαστε σε μέσα, ιδιαίτερη έμφαση δίδεται στα στοιχεία (data) και στις πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον Οργανισμό/Επιχείρηση. Ενδιαφέρουν, ακόμη, ο εξοπλισμός, το λογισμικό, τα μέσα επικοινωνίας κ.λπ. 1.4 Προσωπικό (personnel) Συμπεριλαμβάνει αριθμό και είδος προσωπικού και απαιτούμενες δεξιότητες, επίπεδο εκπαίδευσης, περιοχή ή περιοχές εξειδίκευσης κ.λπ. έτσι ώστε να διεκπεραιώνονται/υποστηρίζονται οι λειτουργίες με τη χρήση των μέσων του οργανισμού.

19 1) Ποιες είναι οι συνηθέστερες, κύριες δραστηριότητες του αναλυτή συστημάτων; Αποτύπωση (περιγραφή) του υπάρχοντος συστήματος Περιγραφή και Προτάσεις για το νέο (μελλοντικό) σύστημα Μετάπτωση από το υπάρχον στο νέο σύστημα. Με τον όρο μετάπτωση εννοούμε ότι πρέπει να περιγράψουμε πως θα πάμε από το υπάρχον σύστημα στο νέο. σελίδα 19 2) Ποια τα κύρια εργαλεία του αναλυτή; Η συνέντευξη, τα ερωτηματολόγια, η συλλογή και ανάλυση υλικού (δηλαδή εντύπων, εκτυπώσεων κ.λπ. που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση), οι διαγραμματικές τεχνικές: Διάγραμμα Ροής Δεδομένων (data flow diagram), Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων (Entity- Relationship model) κ.λπ. 4) Ποια τα «τυπικά» στάδια της ανάλυσης και του σχεδιασμού του ΠΣ; Εξαρτάται από τις μεθοδολογίες και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιήσουμε.

20 Άσκηση Δώστε ένα δικό σας παράδειγμα Πληροφοριακού Συστήματος. Περιγράψτε για παράδειγμα το Πληροφοριακό Σύστημα του τμήματος Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ του ΤΕΙ Αθήνας. Για να βοηθηθείτε δείτε τον οδηγό σπουδών και την ιστοσελίδα του τμήματος ( Να και ένα πιθανό οργανόγραμμα του τμήματος. σελίδα 20 Για να συμπληρώσετε το οργανόγραμμά σας για κάθε «ορθογώνιο παραλληλόγραμμο» γράψτε σύντομη περιγραφή. Ακολουθεί μικρό παράδειγμα που συμπλήρωσα με κείμενα που πήρα από την ιστοσελίδα. Να τι θα περιγράψω.

21 σελίδα 21 Πρόεδρος (Προϊστάμενος) Δρ. Κλειώ Σγουροπούλου Γενική Συνέλευση Η Γενική Συνέλευση απαρτίζεται από το Εκπαιδευτικό Προσωπικό(Ε.Π.) του Τμήματος και έναν εκπρόσωπο φοιτητών. Παλαιότερα στη ΓΣ συμμετείχαν και εκπρόσωποι των φοιτητών, σε αριθμό ίσο προς το 40% του αριθμού των μελών του Ε.Π. του Τμήματος. Συμβούλιο Τμήματος Το συμβούλιο του Τμήματος απαρτίζεται από τον πρόεδρο (προϊστάμενο) του τμήματος, και τους διευθυντές (υπευθύνους) των Τομέων. Παλαιότερα περιελάμβανε και έναν εκπρόσωπο των σπουδαστών και έναν εκπρόσωπο του Ε.Τ.Π., εφόσον συζητούνταν θέματα που αφορούσαν μέλη του Ε.Τ.Π. Δρ. Κλειώ Σγουροπούλου, Πρόεδρος (προϊσταμένη) Τμήματος Δρ. Βασίλειο Μάμαλη, Διευθυντή (Υπεύθυνο) Τομέα Τεχνολογίας Υπολογιστικών Συστημάτων και Δικτύων Υπολογιστών Δρ. Αικατερίνη Γεωργούλη, Διευθυντή (Υπεύθυνο) Τομέα Πληροφοριακών Συστημάτων & Εφαρμογών Δρ. Χρήστο Κοίλια, Διευθυντή (Υπεύθυνο) Τομέα Μαθημάτων Υποδομής & Προγραμματισμού

22 Άσκηση Λειτουργίες Περιγράψτε δύο-τρεις λειτουργίες: Πως γράφεστε κάθε εξάμηνο και δηλώνετε μαθήματα σελίδα 22 Πως ζητάτε βεβαίωση σπουδών Πως θα πάρετε το πάσο Μέσα Γράψτε παραδείγματα μέσων που έχει το τμήμα πχ Αίθουσες διδασκαλίας (πόσες;) Εργαστήρια (ποιά;) Γραφεία εξυπηρέτησης σπουδαστών (ποιά;) Computers (που; πχ σε γραμματεία, σε ) και προγραμματα πχ open e-class Ρόλοι ανθρώπων Τι κάνει ο κ. Γιώργος στο γραφείο εξυπηρέτησης σπουδαστών πχ ανεβάζει τους βαθμούς στο open e-class κ.λπ Τι κάνει ο κ. Απόστολος πχ. Έχει το γραφείο του στο υπόγειο και φροντίζει όλα τα εργαστήρια μας να δουλεύουν σωστά. Επίσης, φροντίζει να λειτουργούν σωστά οι Η/Υ της γραμματείας Τι κάνει ένας καθηγητής πχ ανεβάζει ασκήσεις και σημειώσεις στο e-class

23 Μελέτη Περίπτωσης - Πληροφοριακό Σύστημα βιβλιοθήκης 1. Οργανόγραμμα σελίδα 23 Διευθυντής/τρια Γραμματεία / Γραφείο Προσωπικού Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών Τμήμα Συλλογών Γραφείο Προσκτήσεων (δηλαδή παραγγελιών) Γραφείο Καταλογογράφησης Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών Τμήμα Υπηρεσιών Χρηστών Γραφείο Πληροφόρησης, Δανεισμού και Διαδανεισμού Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών Άσκηση Να γράψετε μικρή περιγραφή για τουλάχιστον ένα τμήμα μίας υπαρκτής βιβλιοθήκης. Τι υπηρεσίες προσφέρει κ.λπ.

24 2. Λειτουργίες Παραδείγματα Διευθυντής/τρια, Γραμματεία / Γραφείο Προσωπικού σελίδα 24 Τήρηση Πρωτοκόλλου και αρχείου εγγράφων και Διεκπεραίωση και τήρηση όλων των εγγράφων της βιβλιοθήκης (εισερχόμενα, εξερχόμενα, αλληλογραφία, έγγραφα διαγωνισμού) Διαχείριση αρχείου Προσωπικού Άσκηση Τι είναι πρωτόκολλο; Να σχεδιάσετε ένα υποθετικό πρωτόκολλο Να σχεδιάσετε αρχείο (πίνακες) με στοιχεία προσωπικού Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Διαχείριση προϋπολογισμού και εποπτεία εξόδων Διαχείριση εσόδων Έλεγχος τιμολογίων προσκτήσεων υλικού Άσκηση Γράψτε τι είναι προϋπολογισμός, τι είναι έσοδα και έξοδα μιας επιχείρησης. Σχεδιάστε ένα τιμολόγιο. Σχεδιάστε ένα έντυπο παραγγελίας. Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών Συντήρηση, επισκευές και ασφάλεια χώρων και εξοπλισμού βιβλιοθήκης Τμήμα Συλλογών Γραφείο Προσκτήσεων (παραγγελιών) Περιοδικά Διαγωνισμός προμήθειας περιοδικών Διαγωνισμός βιβλιοδεσίας Παραγγελίες τίτλων περιοδικών στους προμηθευτές Παραλαβή, έλεγχος και καταγραφή στον online κατάλογο Αλληλογραφία με τους εκδότες και τους προμηθευτές Διεκπεραίωση τιμολογίων σε συνεργασία με Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών

25 Βιβλία Προμήθεια βιβλίων Ηλεκτρονικό υλικό Παραλαβή, πρώτη επεξεργασία βιβλιακού υλικού (σφραγίδα, αριθμός εισαγωγής κ.λπ.) Γραφείο Καταλογογράφησης Βιβλιοθηκονομική επεξεργασία (περιγραφική καταλογογράφηση) και Holdings στο σύστημα αυτοματισμού βιβλιοθήκης Παραλαβή και επεξεργασία διδακτικών βιβλίων Καταλογογράφηση θεματική Αρχεία καθιερωμένων όρων σελίδα 25 Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Διαχείριση πτυχιακών εργασιών Διαχείριση δωρεών Απογραφή, αποθήκευση, απόσυρση υλικού Βιβλιοδέτηση υλικού Συντήρηση υλικού Τμήμα Υπηρεσιών Χρηστών Γραφείο Πληροφόρησης, Δανεισμού και Διαδανεισμού Εξυπηρέτηση χρηστών και δανεισμός Ηλεκτρονική Εξυπηρέτηση χρηστών μέσω Web εφαρμογής Διατήρηση ιστοσελίδας Καθοδήγηση και ενημέρωση χρηστών στο ηλεκτρονικό αναγνωστήριο Άσκηση Δώστε παραδείγματα λειτουργιών στην περίπτωση του Γραφείου Εκπαίδευσης Χρηστών Γράψτε ποιους θα εκπαιδεύετε (πχ φοιτητές) και σε τι (πχ πώς να βρίσκουν τα βιβλία)

26 Συνέντευξη Ερωτηματολόγιο Συλλογή εντύπων Πως προετοιμάζουμε μία συνέντευξη και ένα ερωτηματολόγιο Υπάρχουν πέντε (5) απαραίτητα βήματα: Διάβασε σχετικό υλικό με το Πληροφοριακό Σύστημα Καθόρισε στόχους Αποφάσισε από ποιους θα πάρεις συνέντευξη Προετοίμασέ τους Αποφάσισε για τύπο ερωτήσεων και δομή. σελίδα 26 Το ερωτηματολόγιο, συχνά, ακολουθεί, συμπληρώνει και επιβεβαιώνει μία συνέντευξη. Ποιοι οι θεμελιώδεις τύποι ερωτήσεων Ανοικτές (open ended), δηλαδή ερωτήσεις που επιτρέπουν κάθε απάντηση Κλειστές (closed), δηλαδή ερωτήσεις που περιορίζουν / δεσμεύουν τις απαντήσεις κατά προκαθορισμένο τρόπο Ποια η δομή της συνέντευξης Υπάρχουν τρεις βασικές δομές συνέντευξης: Δομή πυραμίδας (pyramid), όπου αρχίζουμε με λεπτομερείς, κλειστές ερωτήσεις και συνεχίζουμε με πιο γενικές. Δομή χωνιού (funnel), όπου αρχίζουμε με ανοικτές γενικές ερωτήσεις και προχωρούμε με ειδικές κλειστές ερωτήσεις Δομή διαμαντιού (diamond), όπου συνδυάζονται οι δύο προηγούμενες με αποτέλεσμα, συνήθως, τη χρονική επιμήκυνση της συνέντευξης. Ποια η δομή του ερωτηματολογίου Περιλαμβάνει, τουλάχιστον, τις παρακάτω υποενότητες: Προκαταρκτικά, όπου πληροφορούμε τον ερωτώμενο για το σκοπό της έρευνας, τη σημασία της κ.τ.λ. Ενότητα ερωτήσεων, όπου διατυπώνονται με σαφή, σύντομο και απλό τρόπο οι ερωτήσεις μας. Ανάλογα με το αντικείμενο η ενότητα αυτή, συνήθως, υποδιαιρείται σε υποενότητες. Επίλογος Ευχαριστίες Τέλος, πρέπει να αναφερθεί ότι η συνέντευξη πρέπει να εξασφαλίζει ειδική άδεια για τη συλλογή εντύπων που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

27 ΘΕΜΑ Θέλετε να δημιουργήσετε ένα Σπουδαστικό Forum για τους σπουδαστές του τμήματος Μηχανικών Πληροφορικής του ΤΕΙ Αθήνας. Θέλετε να αποφασίσετε ποια θέματα θα καλύπτει. Γράψτε ερωτήσεις που θα κάνετε σε συμφοιτητές σας για να αποφασίσετε. σελίδα 27 Μελέτη Περίπτωσης: Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Βιβλιοθήκης (Library Automation System) Έστω ότι η εταιρεία Library Automation στην οποία εργάζεστε αναλαμβάνει την οργάνωση της νέας σπουδαστικής βιβλιοθήκης La Galeria που θα λειτουργεί παράλληλα ως κέντρο πληροφόρησης σε μικρή επαρχιακή πόλη. Δικό σας έργο είναι η δημιουργία και λειτουργία καταλόγου βιβλίων και η οργάνωση της ταξινόμησης των βιβλίων στα ράφια. Μετά από σχετικές συζητήσεις (interviews) με το προσωπικό μαθαίνετε ότι οι βιβλιοθηκονόμοι καταλογραφούν τα βιβλία, δηλαδή καταχωρούν τα στοιχεία των βιβλίων (τίτλο, εκδότη, συγγραφείς κ.λπ.) σε βάση δεδομένων. Επιπλέον, μαθαίνετε ότι χρησιμοποιούν το δεκαδικό σύστημα ταξινόμησης ( Dewey Decimal Classification (DDC) ή Dewey Decimal System ) για να οργανώσουν τα βιβλία της βιβλιοθήκης στα ράφια Με το δεκαδικό σύστημα που ανέπτυξε ο Melvil Dewey το 1876 (φυσικά το σύστημα έχει τροποποιηθεί επεκταθεί πάνω από είκοσι φορές από τότε) οι βιβλιοθηκονόμοι, αλλά και οι έμπειροι χρήστες της βιβλιοθήκης, τοποθετούν τα βιβλία στα ράφια με τέτοιο τρόπο ώστε να τα βρίσκουν εύκολα και επίσης να τα επιστρέφουν εύκολα στη θέση τους. Το σύστημα Dewey χρησιμοποιείται σε περισσότερες από βιβλιοθήκες σε περισσότερες από 130 χώρες! Το σύστημα DDC οργανώνει (ή τουλάχιστον προσπαθεί να οργανώσει) την ανθρώπινη γνώση σε δέκα κύριες κατηγορίες (classes): 000 Computer science, information & general works 100 Philosophy and psychology 200 Religion 300 Social sciences 400 Language 500 Science (including mathematics)

28 600 Technology/Applied Science 700 Arts and recreation 800 Literature 900 History, geography, and biography σελίδα 28 Κάθε κύρια κατηγορία (main classes) υποδιαιρείται σε δέκα διευθύνσεις (divisions). Κάθε διεύθυνση (division) υποδιαιρείται σε δέκα ενότητες (sections). Επομένως έχουμε 10 κύριες κατηγορίες (main classes), 100 διευθύνσεις (divisions) και 1000 ενότητες (sections). Να οι πρώτες από τις 1000 ενότητες: 000 Computer science, information & general works 001 Knowledge 002 The book 003 Systems 004 Data processing & computer science 005 Computer programming, programs & data 006 Special computer methods 007 [Unassigned] 008 [Unassigned] 009 [Unassigned] Από τις συνεντεύξεις προέκυψε ότι η άμεση (online) πρόσβαση στα στοιχεία του καταλόγου θα γίνεται μέσω διαδικτύου ώστε να επιτρέπει στους σπουδαστές να βλέπουν στον υπολογιστή τους αν υπάρχει ένα βιβλίο στη βιβλιοθήκη και επιπλέον να τους παρέχονται στοιχεία ώστε να το βρούν εύκολα όταν πάνε στη βιβλιοθήκη. Ακολουθούν παραδείγματα: Παράδειγμα 1ο Στοιχεία καταλόγου Database, a primer / υπό Date, C. J. Reading, Mass: Addison-Wesley, Θέματα: Database management ISBN: Description: 265 p.; 24 cm.

29 Πληροφορίες Αντιτύπου Location: TEI Αθήνας - Κεντρική Βιβλιοθήκη Call number: Βιβλίο DAT1 Διαθέσιμο σελίδα 29 Παράδειγμα 2ο Στοιχεία καταλόγου Information systems development: methodologies, techniques and tools / υπό Avison, D. E., Fitzgerald, G. London: McGraw-Hill, Θέματα: Ανάλυση συστημάτων System analysis Σχεδιασμός συστημάτων System design ISBN: Description: 505 p.: ill.; 23 cm. Edition: 2nd ed. Πληροφορίες Αντιτύπου Location: TEI Αθήνας - Κεντρική Βιβλιοθήκη Call number: Βιβλίο 003 AVI 1 Διαθέσιμο Άσκηση Βρείτε δύο βιβλία για βάσεις δεδομένων χρησιμοποιώντας την ιστοσελίδα της βιβλιοθήκης του ΤΕΙ.

30 Άσκηση Τι σημαίνουν τα γράμματα μετά τους αριθμούς στις δύο ταξινομήσεις; DAT1 003 AVI 1 Υπόδειξη (αντιγράφουμε από τη Wikipedia) σελίδα 30 Books are placed on the shelf in increasing numerical order of the decimal number, e.g. 050, 220, 330, , 331. When two books have the same classification number the second line of the call number (usually the first letter or letters of the author's last name, the title if there is no identifiable author) is placed in alphabetical order. Άσκηση Βρείτε τα δύο παραπάνω βιβλία στη βιβλιοθήκη

31 Ανάλυση δεδομένων (data analysis) - Μοντελοποίηση Θέλετε τώρα να σχεδιάσετε ένα κατάλογο για τα βιβλία της βιβλιοθήκης. Μετά από τη σχετική ανάλυση δεδομένων καταλήγετε στους εξής επιχειρησιακούς κανόνες - περιορισμούς: σελίδα Τα βιβλία στη βιβλιοθήκη θα είναι ταξινομημένα με το δεκαδικό σύστημα Dewey. Κάθε βιβλίο θα έχει ένα κωδικό Dewey 2. Κάθε βιβλίο μπορεί να έχει πολλά θέματα και για ένα θέμα μπορεί να έχουμε πολλά βιβλία. 3. Κάθε βιβλίο έχει ένα μοναδικό ISBN (Διεθνή Αριθμό Βιβλίου) και έναν ακριβώς τίτλο. 4. Κάθε βιβλίο έχει τουλάχιστον ένα συγγραφέα και ένας συγγραφέας έχει γράψει ένα ή περισσότερα βιβλία. 5. Κάθε βιβλίο έχει ένα μόνο εκδότη και κάθε εκδότης εκδίδει ένα ή περισσότερα βιβλία. 6. Κάθε εκδότης έχει μία μόνο διεύθυνση και ένα μοναδικό όνομα. 7. Σε κάθε συγγραφέα εκχωρείται ένας μοναδικός αριθμός ώστε να μπορεί να γίνει διάκριση σε περίπτωση συνωνυμίας. 8. Μπορούν να υπάρχουν πολλά αντίτυπα ενός βιβλίου στη βιβλιοθήκη. Βεβαίως κάθε αντίτυπο έχει μοναδικό κωδικό αριθμό (unique accession number). Ακολουθεί μοντελοποίηση:

32 σελίδα 32 Η αντίστοιχη Σχεσιακή Βάση Δεδομένων είναι η παρακάτω: BOOK (ISBN, Title, PubName, DeweyDode) COPY (AccessionNo, ISBN) AUTHOR (AuthorNo, Surname, Fname) SUBJECT(SubjectCode, Name) WRITER (ISBN, AuthorNo) BOOK_SUBJECT(ISBN, SubjectCode) PUBLISHER (PubName, Address) Θα πρέπει να οριστούν τουλάχιστον τρεις κατηγορίες χρηστών: 1) Βιβλιοθηκονόμος (librarian) 2) Αναγνώστης (reader) 3) Διαχειριστής (administrator)

33 Άσκηση Να σχεδιάσετε τους πίνακες της βάσης δεδομένων και να γράψετε στοιχεία βιβλίων κ.λπ. σελίδα 33 Βιβλιογραφία

34 Υλοποίηση Άσκηση Υλοποιήστε ένα διευθυνσιογράφο για τις ανάγκες της βιβλιοθήκης με χρήση MS ACCESS. σελίδα 34 Υπόδειξη Δημιουργία της βάσης δεδομένων agenda με MS ACCESS Θα μάθουμε να φτιάχνουμε μία απλή βάση δεδομένων για να γράφουμε τα τηλέφωνα των φίλων μας. Επιλέγω Blanc Database και δίνω σαν όνομα της βάσης δεδομένων που θα φτιάξω το όνομα agenda.accdb. Διαλέγω Design View Ζητά όνομα για τον πίνακα

35 Του γράφω μία, μία τις στήλες. σελίδα 35 Και μπορώ να δώσω και αρχικές τιμές σε στήλες που θα μπορώ να τις αλλάζω αν θέλω. Να όλες οι στήλες.

36 Στη στήλη ΧΩΡΑ έβαλα αρχική τιμή ΕΛΛΑΔΑ. σελίδα 36

37 Τώρα θα γεμίσουμε τον πίνακα με στοιχεία. σελίδα 37 Να και τα στοιχεία Παρατήρησε στο κάτω μέρος της οθόνης Με τη βοήθειά του μπορείς να πας σε όποια γραμμή θέλεις. Ακόμη μπορείς να βρεις κάτι. Δίνεις ΝΙΚΟΥ βρίσκει όλη τη γραμμή.

38 Σώσε αυτά που έγραψες. σελίδα 38 Πως θα φτιάξεις δική σου φόρμα Την έφτιαξε και σου δείχνει τον πρώτο πελάτη με το τηλέφωνό του.

39 σελίδα 39 Παρατήρησε στο κάτω μέρος της οθόνης Διάλεξε Και θα δεις και τα στοιχεία του επόμενου πελάτη που έβαλες. Για να βάλεις και τρίτο πελάτη πήγαινε στο Και διάλεξε

40 δηλαδή New Blanc Record Φέρνει άδεια την οθόνη για να τη γεμίσεις σελίδα 40 Κοιτάς να είσαι σε FORM VIEW Τη γεμίζεις

41 σελίδα 41 και σώζεις Μπορείς να φτιάξεις ένα report για να τυπώνεις αυτά που έβαλες.

42 σελίδα 42 Διάλεξε όλες τις στήλες Διάλεξε Επόμενο

43 σελίδα 43 Διάλεξε Επόμενο Διάλεξε FINISH.

44 Να τελικά τι έφτιαξες Πίνακα που μπορείς να χρησιμοποιήσεις άμεσα. Να και τα στοιχεία που έχει. σελίδα 44 Φόρμα για να βλέπεις τι στοιχεία έβαλες αλλά και για να τα αλλάζεις. Report για να τυπώνεις ότι στοιχεία έβαλες. Εδώ βλέπεις τους πελάτες αλφαβητικά.

45 Κύριες δραστηριότητες και παραδοτέα ανάλυσης συστημάτων 1) Καθορισμός Πιθανών χρηστών ( και ομάδων χρηστών) του ΠΣ Αποτελεί αντικείμενο ξεχωριστής μελέτης η έρευνα αγοράς και ο καθορισμός των πιθανών χρηστών του ΠΣ. σελίδα 45 2) Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης (το λέμε και αποτύπωση του Πληροφοριακού Συστήματος - ΠΣ) Γίνεται με τη μέθοδο συνεντεύξεων / συζητήσεων (που περιλαμβάνουν διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων) με ανθρώπους της επιχείρησης / φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών. Συνοδεύεται από ερωτηματολόγια, συλλογή εντύπων, παρατήρηση λειτουργίας σε πραγματικές συνθήκες κ.τ.λ. Για την έγκυρη καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης του ΠΣ αλλά και των μελλοντικών απαιτήσεων από τις λειτουργίες, τις υπηρεσίες κτλ. (αλλά και σε πολλές άλλες από τις περιπτώσεις του παραπάνω πλαισίου) είναι πολύ χρήσιμο να ακολουθείται μία απλή μεθοδολογία: Να διατυπώνονται κύρια σενάρια (Use Cases) χρησιμοποίησης του συστήματος, περιγραφής της λειτουργίας του, περιγραφής των ρόλων των εμπλεκομένων χρηστών στο ΠΣ κτλ. Για τη διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων κατά τις συνεντεύξεις, αν εφαρμόζετε συγκεκριμένη μεθοδολογία υπάρχουν συγκεκριμένες υποδείξεις διαφορετικά ακολουθείται το πλαίσιο που καθορίζεται από γνωστές λίστες ελέγχου (checklists). Πολλές φορές κρίνεται σκόπιμο να γίνονται συνεντεύξεις για επιμέρους θέματα όχι μόνο με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών. 3) Προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας (ή προμελέτη) Συνήθως, γίνεται από τον ίδιο τον οργανισμό, έχει σύντομη διάρκεια (1/2 έως 1 ½ μήνα) και καθορίζει τις προδιαγραφές για τη μελέτη σκοπιμότητας (που θα ακολουθήσει). Πιο συγκεκριμένα καθορίζει: Προϋπολογισμό μελέτης σκοπιμότητας Χρόνο εκπόνησης Ζητούμενα (εύρος έργου, πιθανές λύσεις που πρέπει να εξεταστούν κ.τ.λ.) 4) Μελέτη σκοπιμότητας Περιγράφει εναλλακτικές λύσεις (σενάρια) και επιλέγει προτείνει την επικρατέστερη λύση παραθέτοντας επιχειρήματα σχετικά με:

46 Οικονομική σκοπιμότητα (cost benefit analysis) Τεχνική σκοπιμότητα ενώ παράλληλα καλύπτει / διερευνά άλλες πλευρές εξαρτώμενες από το συγκεκριμένο έργο π.χ. Νομικά παρακλάδια, πιθανές εμπλοκές, διαχείριση απορρήτων πληροφοριών κ.τ.λ. Χρησιμοποιεί την προμελέτη και ως ένα βαθμό προδιαγράφει το νέο, προτεινόμενο σύστημα. σελίδα 46 Συνήθως, υπάρχουν τρία τουλάχιστον σενάρια: «φτωχό», συντηρητικό Ενδιάμεσο Προχωρημένο Αν οι συνθήκες το επιτρέπουν αποφεύγουμε το πρώτο σενάριο. Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας 4.1) Εισαγωγή Μια σύντομη διατύπωση του προβλήματος το περιβάλλον υλοποίησης του συστήματος (τεχνολογικό πλαίσιο κ.τ.λ.) περιορισμοί που επιδρούν στο έργο (project) 4.2) Σύνοψη και προτάσεις για Διοίκηση (management) 4.3) Σενάρια Εναλλακτικές λύσεις Παρουσίαση εναλλακτικών λύσεων Κριτήρια επιλογής λύσης Προτεινόμενη λύση 4.4) Περιγραφή συστήματος (σύμφωνα με το επικρατέστερο σενάριο / λύση) Συντομευμένη μορφή του υλικού που περιλαμβάνεται (ή θα περιληφθεί) στις Προδιαγραφές του νέου συστήματος (system specification) 4.5) Ανάλυση κόστους ωφέλειας (cost benefit analysis) Το πρόβλημα στην περίπτωση αυτή είναι ότι συνήθως το κόστος είναι χειροπιαστό, όχι όμως και το όφελος. 4.6) Υπολογισμός τεχνικού ρίσκου 4.7) Νομικά παρακλάδια εμπλοκές (legal ramifications) 4.8) Άλλα κρίσιμα σημεία (topics) εξαρτώμενα από το έργο 5) Εκπόνηση προδιαγραφών και πρόταση νέου συστήματος Βασίζεται στη μελέτη σκοπιμότητας και προτείνει ένα από τα εκεί περιγραφόμενα σενάρια συμπεριλαμβάνοντας αναλυτικότερα τις προδιαγραφές. Είναι ενδιαφέρον να επισημανθεί ότι, συχνά, υπάρχει ένα είδος «ωρίμανσης» προδιαγραφών: Στην προμελέτη προτείνεται η αγορά / δημιουργία και λειτουργία βάσης δεδομένων Στη μελέτη σκοπιμότητας προτείνεται η αγορά εφαρμογής (προγραμμάτων) που δεν είναι δεμένη με συγκεκριμένη πλατφόρμα εξοπλισμού (proprietary).

47 Στο στάδιο εκπόνησης αναλυτικών, λεπτομερών προδιαγραφών επιλέγεται συγκεκριμένη εφαρμογή (ες) που εξασφαλίζει (ουν) ανεξαρτησία από συγκεκριμένη πλατφόρμα. 6) Διακήρυξη Όροι και προδιαγραφές (μειοδοτικού) διαγωνισμού για την προμήθεια του συστήματος σελίδα 47 7) Αξιολόγηση

48 Σημειώματα Σημείωμα Αναφοράς Copyright ΤΕΙ Αθήνας, Χ. Σκουρλάς, Χ. Σκουρλάς, «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης. Ενότητα 1: Ενισχυτική διδασκαλία στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης». Έκδοση: 1.0. Αθήνα Διαθέσιμο από τη δικτυακή διεύθυνση: σελίδα 48 Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς το Σημείωμα Αδειοδότησης τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει) μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων Το Έργο αυτό κάνει χρήση των ακόλουθων έργων: