Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Transcript

1 ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO 2009 ISSN Ειδική έκθεση αριθ. 5 Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ EL

2

3 Ειδική έκθεση αριθ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ (δυνάμει του άρθρου 248, παράγραφος 4, δεύτερο εδάφιο, ΕΚ) ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO

4 2 EYPΩΠAÏKO EΛEΓKTIKO ΣYNEΔPIO 12, rue Alcide De Gasperi 1615 Luxembourg LUXEMBOURG Τηλ Φαξ Internet: Ειδική έκθεση αριθ Περισσότερες πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση παρέχονται από το Διαδίκτυο μέσω του εξυπηρετητή Europa ( Βιβλιογραφικό δελτίο υπάρχει στο τέλος του τεύχους. Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, 2009 ISBN Ευρωπαϊκές Κοινότητες, 2009 Επιτρέπεται η αναπαραγωγή με αναφορά της πηγής. Printed in Belgium

5 3 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Παράγραφος I VI ΣΥΝΟΨΗ 1 8 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1 4 ΙΣΤΟΡΙΚΟ 5 7 ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ 8 ΟΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 9 12 ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΥΡΙΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ 19 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΠΑΓΙΩΝ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΩΝ 20 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ ΕΥΑΙΣΘΗΤΕΣ ΘΕΣΕΙΣ ΘΕΣΠΙΣΕ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΖΟΥΝ ΧΡΗΣΤΗ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΜΕΤΡΗΣΗ ΚΑΙ ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΤΑΠΙΣΤΕΥΜΑΤΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΣΤΙΜΩΝ Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΚΑΙ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΤΡΑΠΕΖΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ 39 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; ΘΕΣΠΙΣΕ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΖΟΥΝ ΧΡΗΣΤΗ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

6 4 ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΣΥΝΟΨΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ I. Η διαχείριση των ταμειακών διαθεσίμων στην Επιτροπή πραγματοποιείται από δύο Γενικές Διευθύνσεις (ΓΔ): τη ΓΔ Προϋπολογισμού (ΓΔ BUDG) και τη ΓΔ Οικονομικών και χρηματοδοτικών υποθέσεων (ΓΔ ECFIN). Η ΓΔ BUDG είναι αρμόδια για την ταμειακή διαχείριση του συνόλου του προϋπολογισμού που διαχειρίζεται η Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένου του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης. Η ΓΔ ECFIN είναι αρμόδια για την ταμειακή διαχείριση άλλων εκτός προϋπολογισμού στοιχείων και για την επένδυση των κοινοτικών κεφαλαίων. II. Κύριος στόχος του ελέγχου ήταν η αξιολόγηση της ποιότητας της διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων της Επιτροπής, και ειδικότερα του κατά πόσον η Επιτροπή: α) συμμορφώθηκε με τους κανόνες και τους κανονισμούς που εφαρμόζονται στη διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων, και β) θέσπισε συστήματα εσωτερικού ελέγχου τα οποία διασφαλίζουν χρηστή ταμειακή διαχείριση. III. Το Συνέδριο εξέτασε τους ακόλουθους κύριους τομείς διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων: α) τη συνολική οργάνωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων της Επιτροπής β) τη διαχείριση κινδύνου των δραστηριοτήτων ταμειακής διαχείρισης γ) τη μέτρηση και τη συγκριτική αξιολόγηση των επιδόσεων δ) τον ταμειακό προγραμματισμό και τις προβλέψεις ε) τη διαχείριση των καταπιστευματικών λογαριασμών στ) τη διαχείριση των προστίμων ζ) τη διαδικασία πληρωμών και τη διαχείριση των τραπεζικών λογαριασμών και η) τους ανθρώπινους πόρους. IV. Οι τρεις κύριες νομικές απαιτήσεις είναι οι εξής: α) η Επιτροπή πρέπει να μεριμνά ώστε να διαθέτει επαρκή κεφάλαια για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών οι οποίες προκύπτουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού β) η Επιτροπή πρέπει να θεσπίσει συστήματα διαχείρισης των διαθεσίμων, τα οποία επιτρέπουν την κατάρτιση προβλέψεων ταμειακών ροών και γ) η Επιτροπή πρέπει να διαθέτει τα ποσά που εγγράφονται εις πίστωση των λογαριασμών ιδίων πόρων κατά το μέτρο που είναι αναγκαίο για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών της που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού. V. Τα κύρια συμπεράσματα του Συνεδρίου έχουν ως εξής: η Επιτροπή συμμορφώθηκε γενικά με τις βασικές διατάξεις που προβλέπονται στην κοινοτική νομοθεσία

7 5 ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΣΥΝΟΨΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ η Επιτροπή θέσπισε συνετές διαδικασίες πρόβλεψης της ταμειακής διαχείρισης, οι οποίες διασφαλίζουν ότι διαθέτει επαρκή κεφάλαια για την κάλυψη των ταμειακών απαιτήσεων που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού VI. Οι κύριες συστάσεις του Συνεδρίου έχουν ως εξής: η Επιτροπή πρέπει να βελτιώσει την τεκμηρίωση των διαδικασιών πρόβλεψης των ταμειακών ροών της οι διαδικασίες της Επιτροπής για τη μεταφορά κεφαλαίων μεταξύ των λογαριασμών ιδίων πόρων των κρατών μελών δεν ήταν επαρκώς τεκμηριωμένες ως αποτέλεσμα των διατάξεων του κανονισμού για τους ίδιους πόρους των Κοινοτήτων, συσσωρεύονται σημαντικά υπόλοιπα κατά τη διάρκεια του δεύτερου εξαμήνου του έτους λόγω της μεταφοράς ιδίων πόρων στους λογαριασμούς που ανοίγονται από τα κράτη μέλη στο όνομα της Επιτροπής βάσει των πιστώσεων του προϋπολογισμού οι υπάρχουσες διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου όσον αφορά την εκτέλεση των πληρωμών και τους τραπεζικούς λογαριασμούς ήταν συνολικά αποτελεσματικές ωστόσο, σε αντίθεση προς τη ΓΔ ECFIN, η ΓΔ BUDG δεν τεκμηρίωσε τη διαχείριση των κινδύνων που απορρέουν από τις δραστηριότητες διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων ούτε θέσπισε διαδικασίες για την αξιολόγηση όλων των πτυχών των επιδόσεών της η Επιτροπή πρέπει να αναλύσει τον τρόπο λειτουργίας του ισχύοντος συστήματος λογαριασμών ιδίων πόρων με στόχο τη μείωση των υπολοίπων στους εν λόγω λογαριασμούς κατά τη διάρκεια του δεύτερου εξαμήνου του έτους η Επιτροπή πρέπει να θεσπίσει διαδικασίες οι οποίες θα διασφαλίζουν τον συντονισμό των δραστηριοτήτων διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων η ΓΔ BUDG πρέπει να βελτιώσει την τεκμηρίωση της διαχείρισης κινδύνου της και την εμβέλεια της μέτρησης των επιδόσεών της και η Επιτροπή πρέπει να θέσει ως προτεραιότητα την εξεύρεση βέλτιστης λύσης στην αντιμετώπιση των προσωρινά εισπραχθέντων προστίμων. η έλλειψη συντονισμού μεταξύ των ΓΔ της Επιτροπής σε έναν τομέα όπου είναι αναγκαίος ένας κοινός τρόπος προσέγγισης για ζητήματα, όπως η διαχείριση και ο έλεγχος του κινδύνου. Τούτο οδήγησε στην κατάσταση κατά την οποία τα όρια των λογαριασμών για την τήρηση των κεφαλαίων σε εμπορικές τράπεζες καθορίστηκαν από τις οικείες ΓΔ χωρίς να ληφθεί υπόψη η συνολική έκθεση κινδύνου της Επιτροπής με κάθε εμπορική τράπεζα και τα πρόστιμα τηρούνται σε ειδικούς τρεχούμενους λογαριασμούς τραπεζών και, επομένως, υπάρχει αυξημένος κίνδυνος απώλειας.

8 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 6 ΙΣΤΟΡΙΚΟ 1. Ο προϋπολογισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης παρέχει χρηματοδότηση σε ευρύ φάσμα δράσεων στην Ευρωπαϊκή Ένωση και εκτός αυτής. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εκτελεί τον προϋπολογισμό με δική της ευθύνη σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό 1 και εντός των ορίων των πιστώσεων του προϋπολογισμού. Στο πλαίσιο της εκτέλεσης του προϋπολογισμού, η Επιτροπή εκτέλεσε το 2007 πληρωμές προς τρίτους ύψους 1,5 εκατομμυρίου περίπου. Στους εν λόγω τρίτους περιλαμβάνονται από μόνιμοι υπάλληλοι και συνταξιούχοι της ΕΕ, δημόσιες αρχές κρατών μελών που διαχειρίζονται κεφάλαια έως ιδιωτικές επιχειρήσεις και ιδιώτες που επωφελούνται άμεσα ενισχύσεων στο πλαίσιο κοινοτικών καθεστώτων. Το 2007 οι συνολικές πληρωμές της Επιτροπής ανήλθαν σε 114 δισεκατομμύρια ευρώ. 2. Για τη χρηματοδότηση των πληρωμών αυτών πρέπει να υπάρχουν άμεσα διαθέσιμοι δημοσιονομικοί πόροι. Δύο είναι οι κύριες κατηγορίες εσόδων: οι ίδιοι πόροι και τα λοιπά έσοδα 2. Τα σημαντικότερα στοιχεία εσόδων είναι οι ίδιοι πόροι που υπολογίζονται βάσει του φόρου προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ) και οι ίδιοι πόροι που βασίζονται στο ακαθάριστο εθνικό εισόδημα (ΑΕΕ) των κρατών μελών. Κάθε κράτος μέλος ανοίγει λογαριασμούς στο όνομα της Επιτροπής στους οποίους καταβάλλονται σε μηνιαία βάση οι αντίστοιχες εισφορές του σε ίδιους πόρους (βλ. πλαίσιο 1). 1 Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, της 25ης Ιουνίου 2002, για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (ΕΕ L 248 της , σ. 1), όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1995/2006, (ΕΕ L 390 της , σ. 1) και τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1525/2007 (ΕΕ L 343 της , σ. 9). 2 Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. κεφάλαιο 4 της ετήσιας έκθεσης του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου για το οικονομικό έτος ΠΙΝΑΚΑΣ 1 ΜΕΤΡΗΤΑ ΚΑΙ ΙΣΟΔΥΝΑΜΑ ΜΕΤΡΗΤΩΝ (σε εκατ. ευρώ) Υπόλοιπο στις Υπόλοιπο στις Λογαριασμοί σε δημόσια ταμεία και σε κεντρικές τράπεζες κρατών μελών Τρεχούμενοι λογαριασμοί Λογαριασμοί πάγιων προκαταβολών Μετρητά προς είσπραξη 2 3 Βραχυπρόθεσμες καταθέσεις και άλλα ισοδύναμα μετρητών Ταμειακά διαθέσιμα περιορισμένης χρήσης (πρόστιμα) Μετρητά και ισοδύναμα μετρητών Ταμείο Εγγυήσεων Σύνολο Πηγή: Ετήσιοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, οικονομικό έτος 2007.

9 7 3. Επιπλέον, η Επιτροπή ανοίγει τραπεζικούς λογαριασμούς σε κεντρικές και εμπορικές τράπεζες για την εκτέλεση πληρωμών προς τρίτους και προβαίνει σε εισπράξεις άλλες από τις εισφορές σε ίδιους πόρους των κρατών μελών στον προϋπολογισμό. Τα κεφάλαια μεταφέρονται τακτικά από τους λογαριασμούς ιδίων πόρων στους τραπεζικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται για τις πληρωμές. Στους εν λόγω λογαριασμούς πληρωμών πρέπει να διατηρούνται επαρκή κεφάλαια ώστε να διασφαλίζεται η αδιάλειπτη χρηματοδότηση των κοινοτικών δραστηριοτήτων. Στις 31 Δεκεμβρίου 2007, το συνολικό υπόλοιπο όλων των λογαριασμών ανερχόταν σε 19 δισεκατομμύρια ευρώ (βλ. πίνακα 1). 4. Η Επιτροπή θέσπισε συστήματα για τη διαχείριση των ταμειακών πράξεων, και ειδικότερα των ταμειακών ροών (εισπράξεις και πληρωμές), του ανοίγματος και της τήρησης τραπεζικών λογαριασμών, των ταμειακών προβλέψεων και της διαχείρισης της ρευστότητας. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ 5. Σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό και τους κανόνες εφαρμογής, η ταμειακή διαχείριση περιλαμβάνεται στα καθήκοντα του υπολόγου 3. Παρότι δεν παρέχεται συνολικός ορισμός της ταμειακής διαχείρισης ή των κύριων συνιστωσών της, τα επιμέρους καθήκοντα τα οποία περιλαμβάνονται συνήθως στην ταμειακή διαχείριση, όπως η διαχείριση τραπεζικών λογαριασμών και οι διαδικασίες πληρωμών και συμφωνίας, περιγράφονται επαρκώς αναλυτικά. 3 Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2342/2002 της Επιτροπής της 23ης Δεκεμβρίου 2002 για τη θέσπιση των κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (EK, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (ΕΕ L 357 της , σ. 1) όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1261/2005 (ΕΕ L 201 της , σ. 3), τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1248/2006 (ΕΕ L 227 της , σ. 3) και με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 478/2007 (ΕΕ L 111 της , σ. 13). 4 Άρθρο 61, παράγραφος 1, στοιχείο στ), και παράγραφος 3 του δημοσιονομικού κανονισμού. 5 Άρθρο 58 των κανόνων εφαρμογής. 6. Ο δημοσιονομικός κανονισμός ορίζει ότι ο υπόλογος είναι, μεταξύ άλλων καθηκόντων, υπεύθυνος για την ταμειακή διαχείριση, και ότι μόνον ο υπόλογος είναι εξουσιοδοτημένος να διαχειρίζεται μετρητά και ισοδύναμα μετρητών 4. Επιπλέον, οι κανόνες εφαρμογής ορίζουν ότι ο υπόλογος φροντίζει ώστε η Επιτροπή να έχει στη διάθεσή της επαρκή χρηματικά ποσά για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού και δημιουργεί συστήματα διαχείρισης των μετρητών που του επιτρέπουν να καταρτίζει ταμειακές προβλέψεις 5.

10 8 7. Ο κανονισμός για τους ίδιους πόρους των Κοινοτήτων 6 περιλαμβάνει διατάξεις σχετικά με την ταμειακή διαχείριση. Οι εν λόγω διατάξεις θεσπίζουν το χρηματοδοτικό πλαίσιο εντός του οποίου πρέπει να λειτουργεί η Επιτροπή και καθορίζουν τους στόχους ταμειακής διαχείρισης της Επιτροπής. Οι σημαντικότερες διατάξεις στο πλαίσιο της παρούσας έκθεσης παρουσιάζονται στο πλαίσιο 1. ΟΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 8. Δύο Γενικές Διευθύνσεις της Επιτροπής εμπλέκονται σε δραστηριότητες ταμειακής διαχείρισης: η ΓΔ BUDG και η ΓΔ ECFIN. Η ΓΔ BUDG είναι αρμόδια για τη διαχείριση των ταμειακών διαθεσίμων του συνόλου του προϋπολογισμού που διαχειρίζεται η Επιτροπή, καθώς και του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης. Η ΓΔ ECFIN είναι αρμόδια για την ταμειακή διαχείριση άλλων εκτός προϋπολογισμού στοιχείων, τα οποία είναι κυρίως η υπό εκκαθάριση Ευρωπαϊκή Κοινότητα Άνθρακα και Χάλυβα (ΕΚΑΧ), τα δάνεια και οι επενδύσεις κεφαλαίων της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ευρατόμ και ορισμένα κεφάλαια τα οποία διαχειρίζονται χρηματοπιστωτικά ιδρύματα βάσει εντολής της Επιτροπής 7. Στο διάγραμμα 1 παρουσιάζεται επισκόπηση του συστήματος ταμειακής διαχείρισης της Επιτροπής και στο πλαίσιο 2 συνοψίζονται τα κύρια καθήκοντά της. 6 Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1150/2000 του Συμβουλίου της 22ας Μαΐου 2000 για την εφαρμογή της απόφασης 94/728/ΕΚ, Ευρατόμ για το σύστημα των ιδίων πόρων των Κοινοτήτων (ΕΕ L 130 της , σ. 1) όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2028/2004 (ΕΕ L 352 της , σ. 1). 7 Η ΓΔ ECFIN διαχειρίζεται διάφορα χρηματοπιστωτικά μέσα τα οποία σχετίζονται με τις ταμειακές πράξεις της εκτός δραστηριοτήτων προϋπολογισμού. Σε αυτές περιλαμβάνονται πράξεις που σχετίζονται με τη διαχείριση περίπου 2,2 δισεκατομμυρίων ευρώ τα οποία αντιπροσωπεύουν τα περιουσιακά στοιχεία της υπό εκκαθάριση ΕΚΑΧ και άλλα κεφάλαια των οποίων η διαχείριση έχει ανατεθεί σε τρίτους και τραπεζικές πράξεις (δανειοληπτικές και δανειοδοτικές δραστηριότητες) για τις οποίες η ανοικτή θέση λήψης/ χορήγησης δανείων της ΕΚ, της Ευρατόμ και της υπό εκκαθάριση ΕΚΑΧ ανερχόταν σε σχεδόν 1,8 δισεκατομμύρια ευρώ στο τέλος του ΠΛΑΙΣΙΟ 1 ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΙΔΙΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ Ανοίγονται λογαριασμοί για ιδίους πόρους στο όνομα της Επιτροπής στο δημόσιο ταμείο ή στον οργανισμό που έχει ορίσει κάθε κράτος μέλος. Τα κράτη μέλη πιστώνουν τους πόρους στους εν λόγω λογαριασμούς, οι οποίοι τηρούνται χωρίς έξοδα 8. Την πρώτη εργάσιμη ημέρα κάθε μηνός, ένα δωδεκατημόριο των ποσών που προβλέπονται στον προϋπολογισμό για τον σκοπό αυτό πιστώνεται στον λογαριασμό των πόρων ΦΠΑ και ΑΕΕ 9. Η Επιτροπή διαθέτει τα ποσά που εγγράφονται εις πίστωση των λογαριασμών κατά το μέτρο που είναι αναγκαίο για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών της που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού Άρθρα 6, παράγραφος 1, και 9, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1150/2000, όπως τροποποιήθηκε. 9 Άρθρο 10, παράγραφος 3, του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1150/2000, όπως τροποποιήθηκε. 10 Άρθρο 12, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1150/2000.

11 9 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ 1 ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ Δημοσιονομικός κανονισμός και κανόνες εφαρμογής Κανονισμός για τους ίδιους πόρους Κράτη μέλη Θεσμικά όργανα της ΕΕ Δικαιούχοι Προμηθευτές ΓΔ BUDG Χρηματοπιστωτικά ιδρύματα Διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων Σύστημα εσωτερικού ελέγχου της ΓΔ BUDG Προγραμματισμός Προβλέψεις Διαχείριση κινδύνου Εισπράξεις Πληρωμές Τραπεζικοί λογαριασμοί Σύστημα εσωτερικού ελέγχου της ΓΔ ECFIN Προγραμματισμός Προβλέψεις Διαχείριση κινδύνου Εισπράξεις Πληρωμές Τραπεζικοί λογαριασμοί και διαχείριση περιουσιακών στοιχείων Πηγή: Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

12 10 ΠΛΑΙΣΙΟ 2 ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΩΝ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ Ταμειακός προγραμματισμός και προβλέψεις Προβλέψεις ταμειακών ροών (εκτιμήσεις εισροών και εκροών) Διάθεση από λογαριασμούς ιδίων πόρων (λογαριασμοί δημόσιου ταμείου και κεντρικής τράπεζας) Διαχείριση εισπράξεων και πληρωμών Τήρηση και έλεγχος αρχείων τρίτων Εκτέλεση και παρακολούθηση πράξεων πληρωμών Αντιστοίχιση των εισπράξεων με τα εντάλματα είσπραξης που εκδίδουν οι διατάκτες Συμφωνίες τραπεζικών λογαριασμών Πράξεις συναλλάγματος Διαχείριση τραπεζικών λογαριασμών Άνοιγμα και κλείσιμο τραπεζικών λογαριασμών Επιλογή εμπορικών τραπεζών (διαδικασίες προκήρυξης διαγωνισμού) Έλεγχος τραπεζικών τόκων και εξόδων Διαχείριση λογαριασμών πάγιων προκαταβολών Διαχείριση καταπιστευματικών λογαριασμών Διαχείριση προστίμων Διαχείριση επενδύσεων

13 ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Κύριος στόχος του ελέγχου ήταν η αξιολόγηση της ποιότητας της διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων της Επιτροπής. Για τον σκοπό αυτό, εξετάσθηκαν δύο ερωτήματα: Συμμορφώνεται η Επιτροπή με τους κανόνες και τους κανονισμούς που εφαρμόζονται στη διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων; Θέσπισε η Επιτροπή συστήματα εσωτερικού ελέγχου τα οποία διασφαλίζουν χρηστή ταμειακή διαχείριση; 10. Το Συνέδριο διερεύνησε το δεύτερο ερώτημα επιλέγοντας και εξετάζοντας τους κύριους τομείς της ταμειακής διαχείρισης της Επιτροπής, η οποία υλοποιείται από τη ΓΔ BUDG και τη ΓΔ ECFIN. Οι εν λόγω τομείς είναι οι εξής: α) η συνολική οργάνωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης ταμειακών διαθεσίμων της Επιτροπής β) η διαχείριση κινδύνου των δραστηριοτήτων ταμειακής διαχείρισης γ) η μέτρηση και η συγκριτική αξιολόγηση των επιδόσεων δ) η διαχείριση των καταπιστευματικών λογαριασμών ε) η διαχείριση των προστίμων στ) η διαδικασία πληρωμών και η διαχείριση των τραπεζικών λογαριασμών και ζ) οι ανθρώπινοι πόροι. 11. Ο έλεγχος δεν αφορούσε τις διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί για τη διαχείριση της χρηματοδότησης των λοιπών θεσμικών οργάνων και οργανισμών της Κοινότητας καθώς και των ευρωπαϊκών οργανισμών, ούτε τις επενδυτικές αποφάσεις της ΓΔ ECFIN όσον αφορά τη διαχείριση των λοιπών εκτός προϋπολογισμού στοιχείων, συμπεριλαμβανομένων των δανειοληπτικών δραστηριοτήτων για τη χρηματοδότηση κοινοτικών δανείων. Στην ετήσια έκθεσή του το Συνέδριο αναφέρεται στη διαχείριση του Ταμείου Εγγυήσεων για τις εξωτερικές δράσεις από την Επιτροπή και στη συμμόρφωση προς την οικεία νομοθεσία των χρηματοδοτικών πράξεων της υπό εκκαθάριση Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα (ΕΚΑΧ). Ο έλεγχος επικεντρώθηκε στα οικονομικά έτη 2006 και Λήφθηκαν επίσης υπόψη οι εξελίξεις στις πρακτικές της Επιτροπής κατά το πρώτο εξάμηνο του Ο έλεγχος περιέλαβε επισκέψεις στη ΓΔ BUDG και στη ΓΔ ECFIN. Συλλέχθηκαν αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου μέσω εξέτασης και αξιολόγησης των υφιστάμενων κανόνων και διαδικασιών, εξέτασης της τεκμηρίωσης, των ελέγχων των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου και των συναλλαγών, καθώς και μέσω συνεντεύξεων. Για τις ανάγκες της σύγκρισης, εξετάσθηκαν επίσης οι πρακτικές ταμειακής διαχείρισης άλλων δημόσιων οργάνων και πραγματοποιήθηκε επισκόπηση της σχετικής ακαδημαϊκής βιβλιογραφίας.

14 ΚΥΡΙΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 12 ΣΥΜΜΟΡΦΩΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ 13. Οι τρεις κύριες νομικές διατάξεις που καθορίζουν τη φύση της ταμειακής διαχείρισης που πρέπει να ασκεί η Επιτροπή είναι οι εξής: α) η Επιτροπή πρέπει να φροντίζει ώστε να έχει στη διάθεσή της επαρκή χρηματικά ποσά για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού 11 Άρθρο 58 των κανόνων εφαρμογής. 12 Άρθρο 12, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1150/2000. β) η Επιτροπή πρέπει να δημιουργεί συστήματα διαχείρισης των μετρητών, που της επιτρέπουν να καταρτίζει ταμειακές προβλέψεις 11 γ) η Επιτροπή πρέπει να διαθέτει τα ποσά που εγγράφονται εις πίστωση των λογαριασμών ιδίων πόρων κατά το μέτρο που είναι αναγκαίο για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών της που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού Το Συνέδριο έλεγξε κατά πόσον τα συστήματα και οι διαδικασίες που έχει θεσπίσει η Επιτροπή και τα μέτρα που λήφθηκαν σε σχέση με τα στοιχεία α) και γ) του σημείου 13 ήταν σύμφωνα προς τις εν λόγω διατάξεις. Ο έλεγχος του Συνεδρίου δεν ανέδειξε καμία σημαντική περίπτωση μη συμμόρφωσης προς τις προαναφερθείσες διατάξεις. 15. Όπως αναφέρεται στην παράγραφο 2, οι ίδιοι πόροι ΦΠΑ και ΑΕΕ αποτελούν τα σημαντικότερα στοιχεία εσόδων του κοινοτικού προϋπολογισμού. Οι εν λόγω πόροι πιστώνονται στους λογαριασμούς που ανοίγει κάθε κράτος μέλος στο όνομα της Επιτροπής, σε μηνιαία δωδεκατημόρια του συνολικού σχετικού προϋπολογισμού τους. Επομένως, με εξαίρεση την αναγκαιότητα παροχής προκαταβολικής χρηματοδότησης στο Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Εγγυήσεων (βλ. σημείο 16) κατά τους πρώτους μήνες του έτους, η πίστωση πόρων στους προαναφερθέντες λογαριασμούς της Επιτροπής δεν βασίζεται σε πραγματικές ταμειακές ανάγκες, αλλά στο μερίδιο του ετήσιου προϋπολογισμού των κρατών μελών. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο προϋπολογισμός είναι ισοσκελισμένος, ο κίνδυνος να μην διαθέτει η Επιτροπή επαρκή κεφάλαια για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών που απορρέουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού είναι συνεπώς χαμηλός. Ως αποτέλεσμα της προαναφερθείσας μεθόδου συγκέντρωσης ιδίων πόρων που θεσπίζεται από τον κανονισμό των Κοινοτήτων, σε συνδυασμό με τις συνέπειες ενός επιπέδου εκτέλεσης του προϋπολογισμού κατώτερου του προγραμματισμένου, συσσωρεύονται σημαντικά υπόλοιπα στους εν λόγω λογαριασμούς ιδίων πόρων κατά τη διάρκεια του δεύτερου

15 13 εξαμήνου του έτους (βλ. πίνακα 1). Οι ίδιοι πόροι του προϋπολογισμού τροποποιούνται μόνον ως αποτέλεσμα αναθεώρησης του κοινοτικού προϋπολογισμού 13. Δεδομένου ότι η διαδικασία αυτή είναι ιδιαίτερα χρονοβόρα, τα πλεονασματικά κεφάλαια δεν αποδίδονται στα κράτη μέλη όσο γρήγορα θα έπρεπε. 16. Ο κανονισμός ορίζει ότι η καταβολή των πόρων ΦΠΑ και ΑΕΕ μπορεί να ζητηθεί εκ των προτέρων, εντός ορισμένων ορίων, κατά τους πρώτους μήνες του έτους προκειμένου να χρηματοδοτηθούν οι πληρωμές του ΕΓΤΕ. Η Επιτροπή καταρτίζει μηνιαίες ταμειακές προβλέψεις ώστε να καθορισθεί κατά πόσον απαιτούνται προκαταβολές ίδιων πόρων για την κάλυψη των πληρωμών. Το Συνέδριο παρατήρησε ότι η υπάρχουσα τεκμηρίωση δεν ήταν ούτε πρόσφατα επικαιροποιημένη ούτε παρείχε επαρκείς λεπτομέρειες της μεθοδολογίας που χρησιμοποιείται για την εκπόνηση των εν λόγω προβλέψεων ταμειακών ροών. Επιπλέον, χρηματοοικονομικές πληροφορίες σχετικά με τις ταμειακές απαιτήσεις, οι οποίες καλύπτουν περίπου 85 % των δαπανών του προϋπολογισμού, παρέχουν μόνον τρεις ΓΔ 14, εκ των οποίων οι δύο παρέχουν τις εν λόγω πληροφορίες σε άτυπη βάση μόνο στην αρμόδια για την ταμειακή διαχείριση μονάδα της ΓΔ BUDG. 13 Στην περίπτωση του προϋπολογισμού του 2007, πραγματοποιήθηκε σημαντική επιστροφή στις αρχές του ΓΔ Γεωργίας και αγροτικής ανάπτυξης, ΓΔ Περιφερειακής πολιτικής και ΓΔ Απασχόλησης, κοινωνικών υποθέσειων και ισότητα ευκαιριών. 15 Η ΓΔ BUDG διαχειριζόταν συνολικά 33 τραπεζικούς λογαριασμούς σε 30 τράπεζες σε 26 κράτη μέλη. 17. Η Επιτροπή θέσπισε επίσης μια άλλη διαδικασία πρόβλεψης της ταμειακής διαχείρισης. Κύριος στόχος της είναι να διασφαλίζεται ότι υπάρχουν επαρκή κεφάλαια σε κάθε λογαριασμό που τηρείται σε εμπορική τράπεζα για την εκτέλεση των πληρωμών. Πρόκειται για ένα αποτελεσματικό αυτοματοποιημένο εργαλείο, το οποίο παρέχει τη δυνατότητα στην Επιτροπή αφενός να παρακολουθεί τα τραπεζικά υπόλοιπα και αφετέρου να εξασφαλίζει τη διαθεσιμότητα κεφαλαίων Τέλος, η Επιτροπή θέσπισε μια τρίτη διαδικασία ταμειακών προβλέψεων, με στόχο τη μεταφορά κεφαλαίων μεταξύ των λογαριασμών ιδίων πόρων των κρατών μελών με σκοπό την εναρμόνιση των υπολοίπων των εν λόγω λογαριασμών με τις αντίστοιχες συνεισφορές τους στον προϋπολογισμό. Οι υπολογισμοί στους οποίους βασίζονται τα ποσά που μεταφέρονται στηρίζονται εν μέρει σε εκτιμήσεις σχετικά με τις μελλοντικές ταμειακές ροές. Το Συνέδριο παρατήρησε ότι η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε για την εκπόνηση των προβλέψεων δεν ήταν επαρκώς τεκμηριωμένη, και ότι οι εκτιμήσεις που πραγματοποιήθηκαν δεν ελέγχθηκαν στη συνέχεια ως προς την ορθότητά τους. Το γεγονός αυτό έχει προσωρινές συνέπειες στα υπόλοιπα των λογαριασμών που έχουν ανοιχθεί από κάθε κράτος μέλος στο όνομα της Επιτροπής (βλ. σημείο 2).

16 14 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΠΑΓΙΩΝ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΩΝ 19. Οι λογαριασμοί πάγιων προκαταβολών μπορούν να συσταθούν για την είσπραξη εσόδων και για την πληρωμή δαπανών χαμηλού ύψους. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, π.χ. πράξεις εξωτερικής βοήθειας, οι εν λόγω λογαριασμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωρίς κανέναν περιορισμό όσον αφορά τα ποσά των συναλλαγών πληρωμής 16. Οι απαιτήσεις που ορίζονται στους κανόνες εφαρμογής και στις εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές που θεσπίσθηκαν για τις διαδικασίες προκήρυξης διαγωνισμού για την επιλογή των τραπεζών δεν τηρήθηκαν στις περισσότερες από τις περιπτώσεις που εξέτασε το Συνέδριο. Επιπλέον, η διαδικασία επιλογής δεν τεκμηριώνεται κατάλληλα στο ένα τρίτο των περιπτώσεων που εξετάσθηκαν. ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ ΕΥΑΙΣΘΗΤΕΣ ΘΕΣΕΙΣ 20. Εφαρμόζοντας τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής, η ΓΔ ECFIN διενήργησε αξιολόγηση κινδύνου (βλ. σημείο 26), βάσει της οποίας το 2004 ορισμένες θέσεις χαρακτηρίσθηκαν ως ευαίσθητες. Δεδομένου ότι ο σχετικός κατάλογος είναι μάλλον παλαιός, πρέπει να αξιολογηθεί εκ νέου στο πλαίσιο της αξιολόγησης κινδύνου της ΓΔ, η οποία πρόκειται να ολοκληρωθεί σύντομα. Η αξιολόγηση κινδύνου της ΓΔ BUDG για το 2008 κατέληξε στη διαπίστωση ότι μόνον μία θέση στη μονάδα που είναι αρμόδια για την ταμειακή διαχείριση χαρακτηρίσθηκε ως ευαίσθητη, και τούτο παρά τη φύση και το σημαντικό ύψος του όγκου και της αξίας των συναλλαγών που διεκπεραιώνει καθημερινά η εν λόγω μονάδα. ΘΕΣΠΙΣΕ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΖΟΥΝ ΧΡΗΣΤΗ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; 16 Άρθρο 63, παράγραφος 1, του δημοσιονομικού κανονισμού, όπως τροποποιήθηκε. 17 Ανάλογα με τη φύση του οργανισμού του δημόσιου τομέα, οι δομές ταμειακής διαχείρισης μπορούν να περιλαμβάνουν ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων. Ένας ορισμός της ταμειακής διαχείρισης, ο οποίος παρέχεται από το Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (Ηνωμένο Βασίλειο) έχει ως εξής: «Η ταμειακή διαχείριση περιλαμβάνει τη διαχείριση των ταμειακών ροών, τις τραπεζικές συναλλαγές, τις συναλλαγές της χρηματαγοράς και τις συναλλαγές της κεφαλαιαγοράς, τον αποτελεσματικό έλεγχο των κινδύνων που συνδέονται με τις εν λόγω δραστηριότητες, καθώς και την επιδίωξη βέλτιστων επιδόσεων συναφών προς τους εν λόγω κινδύνους» [Management in the public services, code of practice and cross-sectoral guidance notes (Διαχείριση στις δημόσιες υπηρεσίες, κώδικας πρακτικής και διατομεακές κατευθυντήριες σημειώσεις), 2001, Chartered Institute of Public Finance and Accountancy, Ηνωμένο Βασίλειο]. ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 21. Οι μεγάλες εμπορικές οργανώσεις συστήνουν τμήματα ταμειακής διαχείρισης, απώτερος στόχος των οποίων είναι να συμβάλλουν στη μεγιστοποίηση της εταιρικής κερδοφορίας και να διασφαλίζουν ταυτόχρονα την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων και τη διαθεσιμότητα επαρκών ταμειακών αποθεμάτων για τη χρηματοδότηση πράξεων. Ομοίως, πολλοί οργανισμοί του δημόσιου τομέα έχουν συστήσει δομές ταμειακής διαχείρισης με στόχο την παροχή στήριξης στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού τους 17. Ανεξάρτητα από τη φύση της οργάνωσης, η αποτελεσματική ταμειακή διαχείριση συμβάλλει σημαντικά στην επιτυχία του οργανισμού.

17 Με σκοπό την επίτευξη αποτελεσματικής ταμειακής διαχείρισης, παραμένοντας εντός των ορίων του κανονιστικού πλαισίου της κοινοτικής νομοθεσίας (βλ. σημείο 7), η Επιτροπή ανέθεσε την ταμειακή διαχείριση του κοινοτικού προϋπολογισμού στη ΓΔ BUDG και την ταμειακή διαχείριση των εκτός προϋπολογισμού στοιχείων 18 και τη δραστηριότητα επένδυσης των κοινοτικών κεφαλαίων στη ΓΔ ECFIN 19 (βλ. σημεία 6 και 8). Λαμβάνοντας υπόψη τους αντίστοιχους τομείς εμπειρογνωμοσύνης τους και τον ρόλο, καθώς και τις αρμοδιότητες των δύο αυτών ΓΔ στην υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος εργασίας της Επιτροπής και στην εκτέλεση του κοινοτικού προϋπολογισμού, αυτός ο καταμερισμός των αρμοδιοτήτων απηχεί την καθημερινή πραγματικότητα των ταμειακών πράξεων 20. Ανεξάρτητα από τα προαναφερθέντα, παρατηρήθηκε ότι κάθε ΓΔ λειτουργεί τελείως ανεξάρτητα όσον αφορά τη διαχείριση και τον έλεγχο των ταμειακών δραστηριοτήτων της. Ως αποτέλεσμα αυτού του καταμερισμού, δεν υπάρχει στην πραγματικότητα καμία μονάδα με συνολική αρμοδιότητα για τις πράξεις ταμειακής διαχείρισης της Επιτροπής και δεν υπάρχει συντονισμός σε έναν τομέα στον οποίο απαιτείται κοινή προσέγγιση σε θέματα όπως η διαχείριση και ο έλεγχος των κινδύνων. 23. Για παράδειγμα, για τον έλεγχο του κινδύνου απώλειας που συνεπάγεται η τήρηση κεφαλαίων σε λογαριασμούς σε εμπορικές τράπεζες, η ΓΔ BUDG και η ΓΔ ECFIN έχουν θεσπίσει τα δικά τους όρια όσον αφορά τα μέγιστα ποσά των εν λόγω κεφαλαίων που θα τηρούνται σε συγκεκριμένες τράπεζες. Οι δύο ΓΔ χρησιμοποίησαν διαφορετικές μεθοδολογίες για τον καθορισμό των ορίων χωρίς να συνεκτιμήσουν τη συνολική έκθεση σε κίνδυνο της Επιτροπής με την κάθε εμπορική τράπεζα. Αυτό οφείλεται σε έλλειψη επικοινωνίας και συντονισμού μεταξύ των δύο ΓΔ στον τομέα της διαχείρισης ταμειακών διαθεσίμων. Οι πρακτικές ταμειακής διαχείρισης της Επιτροπής δεν στοχεύουν στη μείωση της συνολικής έκθεσης της Επιτροπής σε χρηματοοικονομικές απώλειες. 18 Με εξαίρεση την ταμειακή διαχείριση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, η διαχείριση του οποίου πραγματοποιείται από τη ΓΔ BUDG. 19 Ο υπόλογος παρέχει τη συγκατάθεσή του για το άνοιγμα και το κλείσιμο λογαριασμών σε χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και τη γνώμη του σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που θεσπίζονται για τις ταμειακές πράξεις της ΓΔ. 20 Η ΓΔ ECFIN διεκπεραιώνει μικρότερο αριθμό πράξεων πληρωμής υψηλής αξίας σε σύγκριση με τη ΓΔ BUDG. Για τη ΓΔ ECFIN, η εμπρόθεσμη εκτέλεση πληρωμών είναι πολύ σημαντική. Η ΓΔ χρειάζεται συχνά να προβαίνει σε πληρωμές εντός πολύ αυστηρών προθεσμιών ακολούθως μιας επενδυτικής απόφασης. Συνήθως, οι πληρωμές πρέπει να εκτελούνται το αργότερο εντός δύο ημερών και υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες οι πληρωμές πρέπει να πραγματοποιηθούν κατά την ημέρα έκδοσης της εντολής. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ 24. Οι μονάδες πρέπει να διενεργούν αξιολογήσεις κινδύνων για κάθε σημαντική επιχειρηματική διαδικασία προκειμένου να προσδιορίζονται και να αναλύονται οι βασικοί κίνδυνοι όσον αφορά την επίτευξη των στόχων τους. Βάσει των αξιολογήσεων αυτών, πρέπει να αποφασίζονται τα ενδεδειγμένα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για τη διαχείριση και την παρακολούθηση των προσδιορισθέντων κινδύνων.

18 Η ΓΔ BUDG δεν διενήργησε καμία ειδική αξιολόγηση κινδύνων για τις πράξεις ταμειακής διαχείρισης. Στις γενικές αξιολογήσεις κινδύνων του 2007 και του 2008 που πραγματοποίησε η ΓΔ BUDG, προσδιορίσθηκαν μόνον δύο κίνδυνοι όσον αφορά τις πράξεις ταμειακής διαχείρισης: η έλλειψη προσωπικού στην ενότητα «αρχεία τρίτων» (βλ. σημείο 36) και ο κίνδυνος απώλειας των καταθέσεων προσωρινά εισπραχθέντων προστίμων σε εμπορικές τράπεζες (βλ. σημείο 33). Ανεξάρτητα από αυτό, η Επιτροπή δημοσίευσε για πρώτη φορά επισκόπηση των κινδύνων που σχετίζονται με τις ταμειακές πράξεις της στους ετήσιους λογαριασμούς των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για το Η εν λόγω επισκόπηση περιλαμβάνει κινδύνους που απορρέουν από τη διαχείριση των καθημερινών πράξεων της Επιτροπής, λειτουργικούς, συναλλαγματικούς, πιστωτικούς, καθώς και κινδύνους επιτοκίου και κινδύνους που απορρέουν από τη διαχείριση προσωρινά εισπραχθέντων προστίμων (βλ. σημείο 33). Δεν εντοπίσθηκαν έγγραφα τα οποία να αποδεικνύουν την ενεργό διαχείριση και παρακολούθηση των προαναφερθέντων κινδύνων. 21 Ετήσιοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, οικονομικό έτος 2007, Τόμος I (ενοποιημένες δημοσιονομικές καταστάσεις και ενοποιημένες εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού), τμήμα 7 (Διαχείριση οικονομικού κινδύνου). 26. Παρότι διενεργήθηκαν αξιολογήσεις κινδύνου όσον αφορά τα χρηματοπιστωτικά μέσα στην περίπτωση σημαντικών αλλαγών, η τελευταία συνολική αξιολόγηση κινδύνων της ΓΔ ECFIN διενεργήθηκε το Η εν λόγω αξιολόγηση περιλάμβανε αξιολόγηση του αντικτύπου και του ενδεχομένου δυνητικών κινδύνων για τις ταμειακές πράξεις και τις πράξεις στις χρηματοπιστωτικές αγορές. Επιπλέον, το 2004, η ΓΔ ECFIN θέσπισε μια λειτουργία διαχείρισης κινδύνου για την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων και την παρακολούθηση σε επίπεδο μονάδας και δραστηριότητας. Για τους κινδύνους που προσδιορίσθηκαν στις προαναφερθείσες αξιολογήσεις, εκπονούνται τακτικά εκθέσεις κινδύνων και πραγματοποιούνται συσκέψεις καθ όλη τη διάρκεια του έτους για την παρακολούθηση της έκθεσης στον κίνδυνο (βλ. πλαίσιο 3). Το Συνέδριο εξέτασε τις εν λόγω εκθέσεις και παρατήρησε ότι οι κύριοι κίνδυνοι που αναφέρονται στη συνέχεια έτυχαν παρακολούθησης και ότι τα όρια για κάθε επενδυτική κατηγορία ελέγχονταν τακτικά από τη ΓΔ, η οποία έλαβε διορθωτικά μέτρα όπου αυτό κρίθηκε αναγκαίο: α) κίνδυνος αγοράς: πρόκειται για τις δυνητικές απώλειες που θα μπορούσαν να προκύψουν από δυσμενείς διακυμάνσεις της αγοράς περιλαμβάνει τον κίνδυνο επιτοκίου, δηλαδή τη διακύμανση των μελλοντικών ταμειακών ροών ενός χρηματοπιστωτικού μέσου λόγω μεταβολών στα επιτόκια της αγοράς, και τον συναλλαγματικό κίνδυνο, δηλαδή τους συναλλαγματικούς κινδύνους που οφείλονται στο γεγονός ότι ένα χρηματοπιστωτικό μέσο εκφράζεται σε νόμισμα άλλο εκτός του ευρώ β) πιστωτικός κίνδυνος: πρόκειται για τις δυνητικές απώλειες ενός χαρτοφυλακίου που μπορούν να προκύψουν από την αθέτηση των υποχρεώσεων ενός αντισυμβαλλομένου ή από την επιδείνωση της φερεγγυότητάς του, όπως, για παράδειγμα, η υποβάθμισή του από οργανισμό αξιολόγησης της πιστοληπτικής ικανότητας γ) επιχειρησιακός κίνδυνος: πρόκειται για τον κίνδυνο απωλειών που απορρέει από την ακαταλληλότητα ή την αστοχία εσωτερικών διαδικασιών, ανθρώπων και συστημάτων και από εξωτερικά συμβάντα.

19 17 ΜΕΤΡΗΣΗ ΚΑΙ ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ 27. Η διαχείριση πρέπει να παρακολουθεί τις επιδόσεις θεσπίζοντας συστήματα συλλογής πληροφοριών σχετικά με την υλοποίηση των επιλεγμένων δραστηριοτήτων. Τα εν λόγω συστήματα πρέπει να χρησιμοποιούν δείκτες για την αξιολόγηση των επιδόσεων σε σχέση με τους στόχους 22. Επιπλέον, η συγκριτική αξιολόγηση είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται στη διαχείριση, μέσω της οποίας οι οργανώσεις αξιολογούν διάφορες πτυχές των διαδικασιών και των επιδόσεών τους σε σχέση με βέλτιστες πρακτικές και λαμβάνουν διορθωτικά μέτρα. 22 Οι έννοιες αυτές τεκμηριώνονται στο πρότυπο εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής αριθ. 5 «Στόχοι και δείκτες επιδόσεων». 28. Η ΓΔ BUDG θέσπισε ορισμένους δείκτες «υψηλού επιπέδου», οι οποίοι συνδέονται με τις ταμειακές πράξεις της. Οι εν λόγω δείκτες περιλήφθηκαν στο μηνιαίο σύστημα πίνακα ελέγχου των αποτελεσμάτων της ΓΔ και παραπέμπουν σε πράξεις πληρωμών (τουλάχιστον μία πληρωμή ημερησίως), στις διαδικασίες τραπεζικής συμφωνίας (αριθμός μη συμφωνηθέντων στοιχείων για διάστημα άνω των 30 ημερών) και στη διαχείριση των αρχείων τρίτων. Αυτοί οι «υψηλού επιπέδου» δείκτες δεν καλύπτουν όλους τους τομείς των πράξεων διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων και δεν διαπιστώθηκε κανένα αποδεικτικό στοιχείο κατάλληλων σημείων αναφοράς. ΠΛΑΙΣΙΟ 3 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΑΠΟ ΤΗ ΓΔ ECFIN Τριμηνιαία έκθεση κινδύνων σχετικά με τις χρηματοοικονομικές δραστηριότητες μιας μονάδας της ΓΔ ECFIN για το τρίμηνο που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2007 (αποσπάσματα) Η αναταραχή στη χρηματοπιστωτική αγορά, γνωστή επίσης ως κρίση των ενυπόθηκων δανείων υψηλού κινδύνου (sub-prime), συνεχίσθηκε κατά την περίοδο που καλύπτει η έκθεση. Η εμπλεκόμενη επιχειρησιακή μονάδα και η μονάδα διαχείρισης κινδύνου συνέχισαν τη στενή παρακολούθηση της εξέλιξης της εν λόγω κρίσης κατά τους τελευταίους μήνες, προκειμένου να αξιολογήσουν τον ενδεχόμενο αντίκτυπό της στο χαρτοφυλάκιο ταμειακής διαχείρισης ομολόγων και τραπεζικών καταθέσεων. Όσον αφορά τον πιστωτικό κίνδυνο, εκπονήθηκε επικαιροποιημένη ανάλυση του χαρτοφυλακίου ομολόγων και των τραπεζικών αντισυμβαλλομένων. Παρακολουθείται επίσης ο κίνδυνος συγκέντρωσης. Πρόκειται για τον κίνδυνο που απορρέει από τη διάθεση υπερβολικά υψηλού ποσοστού ομολόγων ή καταθέσεων σε συγκεκριμένη χώρα ή σε συγκεκριμένο τομέα, μέσο ή τύπο συναλλαγής. Παρακολουθείται επίσης ο επιχειρησιακός κίνδυνος όσον αφορά τις ταμειακές πράξεις. Η συμμόρφωση προς τις εσωτερικές διαδικασίες και τους πρότυπους κανονισμούς ελέγχθηκε βάσει της εξέτασης δείγματος συναλλαγών σε κινητές αξίες και καταθέσεων που πραγματοποιήθηκαν κατά την υπό εξέταση περίοδο, και τα αποτελέσματα του τριμήνου αποτέλεσαν αντικείμενο έκθεσης και ανάλυσης.

20 Η ΓΔ ECFIN χρησιμοποιεί έναν δείκτη αγοράς 23 ως σημείο αναφοράς για την εξέταση των επιδόσεων του χαρτοφυλακίου τίτλων και μετρητών της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα (ΕΚΑΧ) και του Ταμείου Εγγυήσεων για τις εξωτερικές δράσεις. Για τον συγκεκριμένο δείκτη, θεσπίσθηκαν όρια ανοχής και, όταν οι πραγματικές μηνιαίες επιδόσεις του χαρτοφυλακίου βρέθηκαν εκτός των ορίων, η ΓΔ έλαβε μέτρα για τη διόρθωση του χαρτοφυλακίου. Ωστόσο, το σημείο αναφοράς που θα χρησιμοποιείτο για την εξέταση των επιδόσεων των λοιπών χαρτοφυλακίων, και ειδικότερα των προϊόντων της χρηματαγοράς, όπως οι καταθέσεις που διαχειρίζεται η ΓΔ, βρισκόταν στο στάδιο της προετοιμασίας κατά το χρόνο διενέργειας του ελέγχου. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΤΑΠΙΣΤΕΥΜΑΤΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ 30. Καταπιστευματικοί λογαριασμοί συστήνονται για ορισμένα προγράμματα δαπανών της ΕΕ στο πλαίσιο ειδικών συμφωνιών που συνάπτονται από την Επιτροπή, στις οποίες ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα ενεργεί ως εξουσιοδοτημένος αντιπρόσωπος της Επιτροπής. Με άλλα λόγια, οι λογαριασμοί αυτοί ανοίγονται σε ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, προκειμένου αυτό να διαχειρίζεται άμεσα τα κεφάλαια και να προβαίνει σε πληρωμές για λογαριασμό της Επιτροπής. Η Επιτροπή μεταφέρει κεφάλαια στους καταπιστευματικούς αυτούς λογαριασμούς για την κάλυψη μελλοντικών πληρωμών. Το συνολικό ποσό των κεφαλαίων που τηρούνταν σε τέτοιου είδους λογαριασμούς στα τέλη του 2007 ανερχόταν σε περίπου 970 εκατομμύρια ευρώ 24 το μεγαλύτερο μέρος, περίπου 900 εκατομμύρια ευρώ, αφορά βραχυπρόθεσμες καταθέσεις και το υπόλοιπο τρεχούμενους λογαριασμούς (βλ. πίνακα 1). 31. Ο έλεγχος του Συνεδρίου κατέδειξε ότι δεν υπάρχουν σαφείς κανόνες για τη σύσταση των εν λόγω καταπιστευματικών λογαριασμών. Επιπλέον, δεν υπάρχει σαφής στρατηγική για τη βελτιστοποίηση των τόκων που παράγουν οι εν λόγω λογαριασμοί. Ο έλεγχος του Συνεδρίου κατέδειξε ότι οι όροι των συμβάσεων που συνάφθηκαν με χρηματοπιστωτικούς διαμεσολαβητές διαφέρουν, γεγονός που μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα σημαντικές διαφοροποιήσεις στην απόδοση των εν λόγω λογαριασμών 25. Πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι οι διαφοροποιήσεις αυτές μπορούν να αποδοθούν εν μέρει στις διαφορετικές νομικές βάσεις, συχνότητες πληρωμών και ημερομηνίες λήξης. 23 Ο δείκτης iboxx δημοσιεύεται από την «Deutsche Börse AG» βάσει τιμών από διάφορους παρόχους. Σύμφωνα με τη ΓΔ ECFIN, αποτελεί πρότυπο της αγοράς εκατομμύρια ευρώ από το ποσό αυτό αφορούν ειδικές συμφωνίες που σύναψαν οι ΓΔ της Επιτροπής με την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων (ΕΤΕπ) και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Επενδύσεων (ΕΤΕ). 25 Για παράδειγμα, για τον υπολογισμό των τόκων στις συμβάσεις που συνάφθηκαν μεταξύ της Επιτροπής και της ΕΤΕπ και που αφορούν τους λογαριασμούς των επισφαλών κεφαλαίων και των επιδοτήσεων επιτοκίου εφαρμόζονται διαφορετικοί κανόνες από εκείνους που χρησιμοποιούνται για τους λογαριασμούς του Ευρωμεσογειακού φορέα επενδύσεων και εταιρικής σχέσης (FEMIP). Το Συνέδριο υπολόγισε ότι οι τόκοι που παράχθηκαν έως το τέλος του 2006 στους λογαριασμούς FEMIP θα ήταν αυξημένοι κατά περίπου 0,8 εκατομμύρια ευρώ, εάν είχε χρησιμοποιηθεί η μέθοδος τοκοφορίας που εφαρμόζεται για τους λογαριασμούς επισφαλών κεφαλαίων και επιδοτήσεων επιτοκίου. 26 Γραφείο συνεργασίας Europe- Aid, ΓΔ Διεύρυνσης, ΓΔ Έρευνας, ΓΔ Περιφερειακής πολιτικής, ΓΔ Εξωτερικών σχέσειων και ΓΔ Ανάπτυξης. 32. Δεν υπάρχει συνολική εποπτεία της διαχείρισης των κεφαλαίων που τηρούνται στα εν λόγω χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. Η ΓΔ ECFIN διαθέτει την αναγκαία εμπειρογνωμοσύνη και τα αναγκαία συστήματα για τη διασφάλιση αποτελεσματικής εποπτείας. Τον Ιούλιο του 2007 η ΓΔ ECFIN παρείχε τις υπηρεσίες της στον τομέα της διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων στις έξι εμπλεκόμενες ΓΔ 26. Ως εκ τούτου, υπογράφηκαν συμφωνίες μεταξύ της ΓΔ ECFIN και δύο ΓΔ.

21 19 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΣΤΙΜΩΝ 33. Η Επιτροπή επιβάλλει πρόστιμα σε περίπτωση παραβίασης των κανόνων του ανταγωνισμού από κράτη μέλη ή επιχειρήσεις. Τα πρόστιμα που καταβάλλονται στην Επιτροπή σε περιπτώσεις εκκρεμών διαφορών τηρούνται προσωρινά σε ειδικούς καταθετικούς λογαριασμούς σε εμπορικές τράπεζες, και δεν είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν για τη χρηματοδότηση καμίας άλλης κοινοτικής δραστηριότητας 27. Ο όγκος των προστίμων που τηρούνται ως ταμειακά διαθέσιμα με περιορισμό χρήσης αυξήθηκε σημαντικά από 2,9 δισεκατομμύρια ευρώ στις 31 Δεκεμβρίου 2006 σε 5 δισεκατομμύρια ευρώ στις 31 Δεκεμβρίου Τηρούνται λογαριασμοί στις ακόλουθες έξι τράπεζες: Fortis, BBVA, ING Belgium, KBC, ING NL και Citibank. 34. Παρότι καταρτίσθηκαν και εφαρμόζονται κάποιες άτυπες κατευθυντήριες γραμμές, δεν έχει θεσπιστεί σαφής πολιτική για τη διαχείριση των εν λόγω προστίμων. Στις εν λόγω κατευθυντήριες γραμμές, η ΓΔ BUDG αντιμετωπίζει την έκθεση στον κίνδυνο καθορίζοντας μια ειδική ελάχιστη απαιτούμενη πιστοληπτική διαβάθμιση Moody s ή ισοδύναμη και περιορίζοντας το άνοιγμά της σε κάθε εμπορική τράπεζα (βλ. σημείο 23). Ανεξάρτητα από τα προαναφερθέντα, ο κίνδυνος τήρησης τόσο μεγάλων χρηματικών ποσών σε ειδικούς τρεχούμενους λογαριασμούς εμπορικών τραπεζών παραμένει και πρέπει να αντιμετωπισθεί αποτελεσματικά. Κατά τον χρόνο διενέργειας του ελέγχου, η ΓΔ BUDG και η ΓΔ ECFIN αναζητούσαν βέλτιστη λύση στο πρόβλημα της ταμειακής διαχείρισης των σημαντικών αυτών κεφαλαίων, με στόχο την ελαχιστοποίηση του κινδύνου απώλειας και την ταυτόχρονη εξασφάλιση εύλογης απόδοσης. ΠΙΝΑΚΑΣ 2 ΕΠΙΛΕΓΜΕΝΑ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Αριθμός πληρωμών που διεκπεραίωσε η ΓΔ BUDG Αριθμός πληρωμών που διεκπεραίωσε η ΓΔ ECFIN Επικυρώσεις φακέλων τραπεζικών λογαριασμών Τροποποιήσεις φακέλων τραπεζικών λογαριασμών Επικυρώσεις αρχείων τρίτων Όγκος τροποποιήσεων αρχείων τρίτων Πηγή: Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει των δεδομένων που παρείχε η Επιτροπή.

22 20 Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΚΑΙ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΤΡΑΠΕΖΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ 35. Κάθε χρόνο εκτελείται και διεκπεραιώνεται σημαντικός αριθμός ταμειακών συναλλαγών και από τις δύο ΓΔ (βλ. πίνακα 2). Το Συνέδριο εξέτασε στις οικείες μονάδες τους βασικούς εσωτερικούς ελέγχους που αφορούν τη διαδικασία εκτέλεσης των πληρωμών, όπως τη διάκριση των καθηκόντων, την επικύρωση τρίτων, τα δικαιώματα πρόσβασης και την αναφορά εξαιρέσεων. Δεν παρατηρήθηκαν σημαντικές αδυναμίες. Οι εσωτερικοί έλεγχοι λειτουργούσαν συνολικά αποτελεσματικά, τόσο στη ΓΔ BUDG όσο και στη ΓΔ ECFIN. 36. Πριν από τη διεκπεραίωση μιας πληρωμής, πρέπει να δημιουργηθεί ένα αρχείο τρίτου στο μηχανογραφημένο σύστημα λογιστικής καταχώρισης της Επιτροπής, το οποίο θα περιέχει τραπεζικά στοιχεία και πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα του παραλήπτη. Το 2006 υπήρξε σημαντική καθυστέρηση περίπου τεσσάρων έως έξι εβδομάδων για τη διεκπεραίωση αιτημάτων σύστασης και τροποποίησης αρχείων τρίτων. Το πρόβλημα διευθετήθηκε από τη ΓΔ BUDG το 2007 αυξάνοντας τους ανθρώπινους πόρους στην οικεία μονάδα. 28 Παραδείγματα συναλλαγών σε συνάλλαγμα: i) τραπεζικοί λογαριασμοί τηρούνται σε νομίσματα άλλα εκτός του ευρώ με σκοπό την εκτέλεση πληρωμών που εκφράζονται στα εν λόγω νομίσματα ανάλογα με τις ανάγκες, μεταφέρονται κεφάλαια στους εν λόγω λογαριασμούς από λογαριασμούς σε ευρώ, και ii) οι ίδιοι πόροι που καταβάλλονται από κράτη μέλη σε νομίσματα άλλα εκτός του ευρώ μετατρέπονται σε ευρώ ανάλογα με τις ταμειακές ανάγκες. 37. Η Επιτροπή θέσπισε επίσης διαδικασίες με στόχο να διασφαλίσει ότι: α) οι συναλλαγές που διεκπεραιώνονται από τις εμπορικές τράπεζες στους λογαριασμούς της Επιτροπής συμφωνούνται σε τακτική βάση με τις αντίστοιχες εγγραφές στο λογιστικό σύστημα της Επιτροπής, προκειμένου να εντοπίζονται και να αντιμετωπίζονται τυχόν διαφορές β) οι τόκοι και τα τραπεζικά έξοδα ελέγχονται τακτικά ώστε να διασφαλίζεται η ορθότητα των ποσών που εισπράττονται και καταβάλλονται γ) η διεκπεραίωση των συναλλαγών σε συνάλλαγμα εκτελείται ορθά Το Συνέδριο εξέτασε την υλοποίηση των προαναφερθεισών διαδικασιών. Δεν παρατηρήθηκαν σημαντικές αδυναμίες και οι διαδικασίες που θεσπίσθηκαν ήταν κατάλληλες και, γενικά, λειτουργούσαν αποτελεσματικά τόσο στη ΓΔ BUDG όσο και στη ΓΔ ECFIN. Παρ όλα αυτά, η συναλλαγματική πολιτική θεσπίσθηκε επίσημα από τη ΓΔ BUDG μόλις τον Φεβρουάριο του 2008.

23 21 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ 39. Τόσο η ΓΔ BUDG όσο και η ΓΔ ECFIN εφαρμόζουν τις τυποποιημένες διαδικασίες της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων. Οι εν λόγω διαδικασίες περιλαμβάνουν την πρόσληψη, την αξιολόγηση και την επαγγελματική κινητικότητα των υπαλλήλων που εμπλέκονται στην ταμειακή διαχείριση. Ο έλεγχος του Συνεδρίου επιβεβαίωσε ότι έχουν εκπονηθεί κατάλληλες περιγραφές θέσεων εργασίας και ότι οι υπάλληλοι διαθέτουν ενδεδειγμένα προσόντα και επαρκή προϋπηρεσία σχετική με τα καθήκοντα που συνδέονται με τις θέσεις τους. Η μονάδα της ΓΔ BUDG που είναι αρμόδια για την ταμειακή διαχείριση λειτουργεί με περιορισμένο αριθμητικά και εξαιρετικά έμπειρο προσωπικό. Η χαμηλή εναλλαγή του προσωπικού τα τελευταία χρόνια έχει δημιουργήσει ένα σχετικά σταθερό περιβάλλον εργασίας. Στην περίπτωση, ωστόσο, αποχώρησης βασικών υπαλλήλων εντός σύντομου χρονικού διαστήματος, και λαμβάνοντας υπόψη την απουσία τεκμηρίωσης σε ορισμένες διαδικασίες (βλ. σημεία 16 και 18), υπάρχει σημαντικός κίνδυνος για τη συνέχιση των εργασιών, ο οποίος πιθανόν να έχει αντίκτυπο στη διαχείριση και στον έλεγχο των ταμειακών δραστηριοτήτων της Επιτροπής.

24 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ 22 ΣΥΜΜΟΡΦΩΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; 40. Η Επιτροπή συμμορφώθηκε συνολικά με τις κύριες νομικές διατάξεις που προβλέπονται από τον κανονισμό για τους ίδιους πόρους των Κοινοτήτων καθώς και από τους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού (σημεία 13 και 14). 41. Η Επιτροπή έχει θεσπίσει αξιόπιστες και αποτελεσματικές διαδικασίες προβλέψεων ταμειακής διαχείρισης, οι οποίες διασφαλίζουν ότι διαθέτει επαρκή κεφάλαια για την κάλυψη των ταμειακών αναγκών που προκύπτουν από την εκτέλεση του προϋπολογισμού (σημείο 17). 42. Μια συνέπεια της απαίτησης του κανονισμού για τους ίδιους πόρους των Κοινοτήτων που αφορά τη μεταφορά ιδίων πόρων στους λογαριασμούς που ανοίγονται από τα κράτη μέλη στο όνομα της Επιτροπής βάσει των πιστώσεων του προϋπολογισμού είναι η συσσώρευση σημαντικών υπολοίπων κατά το δεύτερο εξάμηνο του έτους. Δεδομένου ότι η διαδικασία τροποποίησης του προϋπολογισμού είναι ιδιαίτερα χρονοβόρα, τα πλεονασματικά κεφάλαια δεν αποδίδονται στα κράτη μέλη όσο γρήγορα θα έπρεπε (σημείο 15). 43. Η εφαρμογή των διαδικασιών της Επιτροπής με στόχο: α) τη μεταφορά κεφαλαίων μεταξύ των λογαριασμών ιδίων πόρων των κρατών μελών και β) τον καθορισμό της αναγκαιότητας, κατά τους πρώτους μήνες του έτους, προκαταβολής ιδίων πόρων για την κάλυψη πληρωμών, δεν ήταν επαρκώς τεκμηριωμένη ούτε πρόσφατα επικαιροποιημένη. Οι εκτιμήσεις που χρησιμοποιήθηκαν για τη μεταφορά κεφαλαίων μεταξύ των λογαριασμών ιδίων πόρων των κρατών μελών δεν ελέγχθηκαν στη συνέχεια ως προς την ορθότητά τους (σημεία 15 έως 18). ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ Η Επιτροπή πρέπει να αναλύσει τη λειτουργία του υφιστάμενου συστήματος των λογαριασμών ιδίων πόρων, με στόχο τη μείωση των υπολοίπων στους εν λόγω λογαριασμούς κατά τη διάρκεια του δεύτερου εξαμήνου του έτους. Η Επιτροπή πρέπει να βελτιώσει την τεκμηρίωση των διαδικασιών πρόβλεψης των ταμειακών ροών της και να ελέγξει την ορθότητα των εκτιμήσεων που χρησιμοποιήθηκαν για τις μεταφορές των ιδίων πόρων των κρατών μελών.

25 23 ΘΕΣΠΙΣΕ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΖΟΥΝ ΧΡΗΣΤΗ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ; 44. Συνολικά, οι υφιστάμενες διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου που αφορούν την εκτέλεση των πληρωμών και τους τραπεζικούς λογαριασμούς ήταν αποτελεσματικές. Ωστόσο, σε αντίθεση προς τη ΓΔ ECFIN, δεν εντοπίστηκε καμία τεκμηρίωση στη ΓΔ BUDG η οποία να αποδεικνύει την ενεργό διαχείριση και παρακολούθηση των κινδύνων που απορρέουν από τις ταμειακές δραστηριότητες ούτε θεσπίστηκαν διαδικασίες για την αξιολόγηση όλων των πτυχών των επιδόσεών της (σημεία 24 έως 29 και 35 έως 38). 45. Ως αποτέλεσμα της απόφασης της Επιτροπής να καταμερίσει τις πράξεις ταμειακής διαχείρισης μεταξύ της ΓΔ ECFIN και της ΓΔ BUDG, δεν υπάρχει καμία μονάδα με συνολική αρμοδιότητα για τη διαχείριση των διαθεσίμων της Επιτροπής. Παρατηρήθηκε απουσία συντονισμού μεταξύ των δύο ΓΔ της Επιτροπής σε έναν τομέα όπου είναι αναγκαίος ένας κοινός τρόπος προσέγγισης για ζητήματα, όπως η διαχείριση και ο έλεγχος του κινδύνου. Τούτο οδήγησε στην κατάσταση κατά την οποία τα όρια των λογαριασμών για την τήρηση των κεφαλαίων με εμπορικές τράπεζες καθορίστηκαν από τις οικείες ΓΔ χωρίς να ληφθεί υπόψη η συνολική έκθεση κινδύνου της Επιτροπής με κάθε εμπορική τράπεζα (σημεία 21 έως 23). 46. Δεν έχουν θεσπιστεί σαφείς κανόνες για τη σύσταση καταπιστευματικών λογαριασμών και δεν υπάρχει συνολική εποπτεία όλων των κεφαλαίων που τηρούνται στα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. Επομένως, δεν εξασφαλίζεται η βελτιστοποίηση της τοκοφορίας (σημεία 30 έως 32). 47. Η αξία των προσωρινά εισπραχθέντων προστίμων που τηρούνται σε τρεχούμενους λογαριασμούς εμπορικών τραπεζών υπερδιπλασιάσθηκε τα τελευταία χρόνια, φθάνοντας τα 5 δισεκατομμύρια ευρώ. Η προσέγγιση αυτή εκθέτει την Επιτροπή σε κίνδυνο απωλειών στην περίπτωση πτώχευσης της τράπεζας. Δεν θεσπίσθηκε βέλτιστη προσέγγιση για την καλύτερη διαχείριση των κινδύνων που συνδέονται με τη διατήρηση των εν λόγω ποσών (σημεία 33 και 34).

26 24 ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ Η Επιτροπή πρέπει να θεσπίσει διαδικασίες για τη βελτίωση της εποπτείας των δραστηριοτήτων ταμειακής διαχείρισης καθώς και για τη βελτίωση του συντονισμού μεταξύ των δύο οικείων ΓΔ. Στον τομέα της ταμειακής διαχείρισης, η ΓΔ BUDG πρέπει να βελτιώσει την τεκμηρίωση της διαχείρισης κινδύνου της και την εμβέλεια της μέτρησης των επιδόσεών της. Πρέπει να θεσπιστεί ομοιόμορφη πολιτική καθώς και κατάλληλες κατευθυντήριες γραμμές για το άνοιγμα καταπιστευματικών λογαριασμών και για τη διαχείριση των κεφαλαίων της Επιτροπής που τηρούνται στους εν λόγω λογαριασμούς. Η Επιτροπή πρέπει να θέσει ως προτεραιότητα την εξεύρεση βέλτιστης λύσης στην αντιμετώπιση των προσωρινά εισπραχθέντων προστίμων. Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 30ής Απριλίου Για τo Ελεγκτικό Συvέδριo Vítor Manuel da Silva Caldeira Πρόεδρoς